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unternehmens-Wikis – wie ging das früher ohne?
Prof. Dr. Andrea Back

Wiki-Anwendungen erweisen sich als wahre Produktivitätswunder, wenn die umstellung auf die neue Arbeitsweise gelingt. Die Einsatzmöglichkeiten sind äusserst vielfältig.

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er Begriff «Wiki» ist durch den Erfolg der Wikipedia bekannt. Das hawaiianische Wort wiki wiki heisst so viel wie schnell oder zügig. Cunningham, der Wiki-Erfinder, nannte seine Entwicklung zuerst Wiki Wiki Web. Der Anwendungsfall Enzyklopädie ist jedoch nicht repräsentativ für das, was UnternehmensWikis alles leisten. Sie kommen in ganz verschiedenen Anwendungsfeldern und unter anderen Organisationsprinzipien zum Einsatz: Für Software-Dokumentationen, Verkaufsauskünfte, Best-PracticeSammlungen und Handbücher aller Art sowie in der Projektabwicklung bis hin zu dynamischen Intranets. Wiki-Lösungen in Unternehmen müssen andere Anforderungen erfüllen als eine weböffentliche Enzyklopädie. Es braucht z. B. differenzierte Zugangsberechtigungen, Integrationsmöglichkeiten mit vorhandenen Applikationen wie ERP- und Office Software und zur Qualitätssicherung andere Organisationsprinzipien als bei Wikipedia. Die Bedingungen für den Effekt der kollektiven Intelligenz, eine grosse Anzahl und Diversität aktiv beitragender Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben.

Wiki-Anwendungen sind vielfältig.

In einer Studie haben wir Wiki-Fallstudien analysiert: Die vielfältigen Einsatzund Gestaltungsmöglichkeiten von Wikis zeigt das abgebildete Klassifikationsraster. Eine von Sorgente in unserer Forschungsgruppe durchgeführte Analyse von Fallbeispielen ergab elf verbreitete Einsatzfelder und sieben Aktivitäten, die darin eine jeweils verschieden grosse Rolle spielen.

ohne «Wiki-Way» fehlten der Software die PS
Wiki-Software erlaubt es allen Nutzern, ob technisch affin oder nicht, einfach und schnell Einträge zu verfassen, zu editieren und zu kommentieren. Im Wiki-Dokument wird immer direkt die aktuellste Version angezeigt, frühere Versionen mit ihrem Änderungsverlauf werden automatisch gespeichert. Wikis sind wie eine Datenbank frei verlinkter Websites; die Inhalte werden von mehreren Nutzern in einem kollaborativen Schreibprozess erstellt. Mehrwert gegenüber traditionellen Systemen bringen die wiki-weite Suche, idealerweise auch in Dateianhängen, und die Möglichkeit, sich durch selbst definierte RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Nicht nur die Softwarefunktionalität macht den Erfolg einer Wiki-Anwendung aus, sondern vor allem auch die Arbeitsweise in Wiki-Kultur, der sogenannte Wiki-Way. Das heisst, dass die Offenheit nicht ohne Not eingeschränkt wird, dass die Ausgangsstruktur sich selbst organisiert frei weiter entwickeln kann, und
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Alinea bei «in einer Studie…» und bei «Die vielfältigen…» umbruchtechnisch gelöscht und den text zusammengefügt.

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dass die Dynamik und Einfachheit nicht durch redaktionelle Freigabeprozesse behindert werden. Auf Qualitätssicherung wird dabei natürlich nicht verzichtet. Sie wird zwar auch von der Autoren Community mit erledigt, muss jedoch einer Kümmerer-Rolle aufgetragen werden. Diese Aufgabe, Struktur und Inhalte zu redigieren, wird Wiki-Gardening genannt.

dungen. Allein das von fünf Universitäten laufend aktualisierte Fallstudiennetzwerk e20cases.org für den D-A-CH-Raum enthält über 50 Fallbeispiele, die nach Kriterien wie Branche, Unternehmensgrösse, Abteilung/Geschäftsprozess und Einsatzfeld selektiert werden können.

links
• Videointerviews mit Anwendern und Forschungsergebnisse: Blog www.business20experts.unisg.ch • Fallstudien zu Enterprise 2.0: Plattform e20cases.org (mehr als 50 zu Enterprise Wikis): www.e20cases.org/fallstudien/allefallstudien/ • Weiterbildung zu Arbeiten mit Social Media: Seminar www.Arbeitspraxis20.ch • Lesenswert: Was bringen eigentlich Wikis? 18 Antworten von Anwendern: http://wissenswert.iwi.unisg. ch/?p=1129 Im Vergleich zur Abwicklung über Dateiablage und E-Mail-Verschickung mit Anhängen bringt das eine enorme Arbeitserleichterung.

lebendige informationsdrehscheiben, statt Wissensfriedhöfe
Im Wissensmanagement der ersten Generation gab es oft Wissensdatenbanken, die eher Wissensfriedhof als lebendige Informationsdrehscheibe waren. Da gerade in der Explorationsphase mit Wikis auch gescheiterte Projekte zu verzeichnen sind, mögen manche denken, die Idee von offenen zentralen Wissenssammlungen sei tot und nur die kommunikationsorientierten Social Media – wie Blogs, Mikroblogging sowie interne Soziale Netzwerke und Communities – seien erfolgversprechend. Wikis zählen jedoch zu den häufigsten und erfolgreichsten Enterprise-2.0-Anwenit business 1/2012

Wikis funktionieren auch im Kleinen und in Echtzeit
In meiner eigenen Arbeitspraxis arbeite ich oft mit Wikis, ohne immer gleich «Wiki» zu denken. Google Docs benutze ich viel für einzelne Dokumente, d. h. Tabellen und Texte, die laufend inkrementell aktualisiert werden und zu denen mehrere Leute beitragen. Realtime-Editieren durch mehrere Nutzer ist z. B. in Telefonkonferenzen fürs Protokollieren praktisch. Wikis im Kleinen finden sich auch als eine Funktion in Kollaborationsplattformen. Dort heissen sie oft nicht Wiki, sondern Writeboard oder sind eine Page mit EditFunktion. Sie eignen sich z. B. für Brainstorming, FAQ-Sammlungen oder um Besprechungspunkte für Telefonkonferenzen und Protokolle zusammenzutragen.

tipps für Auswahl und Einführung
Wo die Gestaltungsmöglichkeiten so vielfältig sind, geht es nicht ohne zu experimentieren und oft auch nicht ohne mal zu

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scheitern, sprich dazuzulernen. Es gibt auch nicht das eine beste Wiki und nicht den einen richtigen Weg zur Wiki-Einführung. Bei der Planung einer Wiki-Lösung sind zuerst die Zielgruppe und der konkrete Anwendungsfall mit ihren individuellen Anforderungen zu analysieren, bevor man an das Technische geht. Bei der Softwareevaluation ist das Vergleichsportal WikiMatrix (www.wikimatrix.org) hilfreich. Im einen Fall ist eine druckvolle Wiki-Einführung erfolgreich, bei der die bisherigen Systeme und Arbeitsweise abgestellt werden. In anderen Fällen gelingt die Transformation zur Wiki-Arbeitsweise fliessend, weil sich die Nutzer nach und nach der neuen Lösung anschliessen. Auch wer klein anfängt, z. B. mit einem Meeting-Wiki, sollte schon eine erste Vision für das zum Unternehmen passende Wiki-Ecosystem entwickeln. Allgemein gültige Empfehlungen sind: Ohne einfachste Bedienung, d. h. WYSIWYG-Editor und Anmeldung mit den vertrauten Zugangsdaten, hat es ein Wiki sehr schwer. Die meisten Nutzer haben Hemmungen, ins Wiki zu schreiben oder gar etwas zu überschreiben. Wo Führungskräfte die Wiki-Arbeitsweise vorleben, gewinnen sie Mitmacher. Die Hemmschwelle wird auch niedriger, wenn man ein Wiki bereits beim Start vorstrukturiert und mit Inhalten füllt. Damit die Qualität hoch bleibt, muss sich jemand ums WikiGardening kümmern. Alle Nutzer, besonders jedoch die Person, welche die Definitionsmacht hat, wie gearbeitet wird, sollen gerade in der Umstellungsphase die Geduld aufbringen, von «Abweichlern» immer wieder die Wiki-Arbeitsweise einzufordern. Lebendig bleibt ein Wiki, wenn es zur alltäglichen Arbeit in einer Organisation einfach dazugehört. Wissens-Wiki im IT-Betrieb und Notfall-Management bei der SFS services SFS services konsolidierte die vorher verstreuten Infos zur Dokumentation der Systemumgebung in ein Wiki (hier MediaWiki), wo die Infos jetzt zeitnaher gepflegt werden. Es enthält u. a. das Notfallhandbuch, Links zur Performance-Überwachung, Checklisten und die Journalführung zu den periodischen Kontrollen. Praktisch ist die direkte Verlinkung von SAP-Fehlercodes zu Wiki-Dokumentationsseiten. Dynamisches Intranet bei Synaxon Die Geschäftsleitung von Synaxon gestaltet das ganze Intranet im Wiki-Konzept. Der Treiber, CEO Frank Roebers, erklärt seine Überlegungen und Erfahrungen in der Videointerviewserie www.business20experts.iwi.unisg.ch/category/casefriday/synaxon-casefriday/. Man startete früh mit MediaWiki und bleibt vorerst dabei. ■
* Ausführliche Fallbeschreibungen finden Sie auf www.e20cases.org (Kategorien orange und gold) und in der 3. Auflage des Buchs «Back/Gronau/ Tochtermann: Web 2.0 in der Unternehmenspraxis» (ab Sommer 2012).

Anwendungsbeispiele*
Wiki-Way Projektmanagement in verteilten Teams bei Swiss Re Die Projektkommunikation und -dokumentation mit E-Mail und ExcelSheets wird durch Wiki-Pages (auf der Jive Plattform Ourspace) ersetzt, u. a. für Roles & Responsibilities, Open Topics und Risks. Der Wiki-Way bringt virtuelle Teams auf eine gemeinsame Plattform, schafft Transparenz und ermöglicht Selbstorganisationseffekte.

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