Cdigo: DG-E-P-02

PROCEDIMIENTO

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CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVO
Garantizar que los registros del sistema de gestin de la calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses sean establecidos, mantenidos y dispuestos de acuerdo con criterios institucionales.

2. ALCANCE
El control de los registros del sistema de gestin de la calidad comprende desde la identificacin de los mismos hasta su disposicin y aplica a todas las unidades organizacionales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

3. DEFINICIONES
3.1. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas1. Nota N 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Nota N 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin INFORMACIN: Datos que poseen significado2. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.3 ACCESO A DOCUMENTOS: Posibilidad y condiciones de utilizacin de los documentos del archivo, previsto en los actos normativos.4 GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.5
Con formato: Numeracin y vietas

3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Con formato: Numeracin y vietas Con formato: Numeracin y vietas

1 Norma NTC ISO 9000:2000 , Sistemas de Gestin de la calidad, Fundamentos y Vocabulario, numeral 3.7.6 2 Norma NTC ISO 9000:2000 , Sistemas de Gestin de la calidad, Fundamentos y Vocabulario, numeral 3.7.1 3 Norma NTCGP 1000:2004 , Norma Tcnica de calidad en la Gestin Pblica, numeral 3.28.. 4 Archivo Nacional de Cuba, Academia de Ciencias de Cuba. Diccionario de Archivologa. Editorial Academia. Ao 1990 P5. 5 Norma NTCGP 1000:2004. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin pblica. Numeral 3.28.

Participaron en la elaboracin Participaron en la modificacin y de la versin 01 revisin de la versin 03 Miguel Arturo Velsquez Acevedo
Esperanza Jimnez Cendales

Aprob: Dr. Pedro Gabriel Franco Maz Director General Fecha Firma

Grace Alexandra Terreros Ibaez

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CONTROL DE REGISTROS

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series y sus tipos documentales correspondientes, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital.6 3.7. ARCHIVO DE GESTIN: En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin de la oficina; el tiempo de permanencia en este archivo depende de que el documento se encuentre en trmite y de la frecuencia de consulta del mismo.7 3.8. ARCHIVO CENTRAL: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando estn en su segundo ciclo de vida (semiactivos).8 3.9. ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.9 3.10. SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

3.6.

Con formato: Numeracin y vietas

4. PRODUCTO O SERVICIO:
Registros del sistema de gestin de la calidad controlados.

5. NORMATIVIDAD.
5.1. 5.2. 5.3. Norma NTC-ISO 9001:2000: Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.. Norma NTCGP 1000: 2004, Norma Tcnica de calidad en la Gestin Pblica. Norma NTC-ISO 17025:2005: Requisitos Generales Para la Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibracin. INFRAESTRUCTURA:
6.1.1. TECNOLGICOS: Computador con software para procesamiento de texto y hoja de clculo. 6.1.2. LOGSTICOS: Insumos de oficina. 6.1.3. REAS DE TRABAJO: rea de archivo que garantice la proteccin de los registros del sistema de gestin de la calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (libre de humedades, filtraciones de agua, con control de acceso).

6. RECURSOS.
6.1.

6.2. 6.3.

HUMANOS
Funcionarios con conocimiento de este procedimiento.

METODOLGICOS:
Procedimiento Control de documentos, cdigo DG-E-P-01. Procedimiento Administracin documental, cdigo DG-A-P12.

Ley 594 de 2000 Ley general de archivos y otras disposiciones. TITULO I Objeto, mbito de aplicacin, definiciones fundamentales y principios generales. Artculo 3. 7 OP CIT. 4 8 OP CIT. 4 9 OP CIT. 4

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CONTROL DE REGISTROS

7. DESARROLLO: DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD Disear el sistema de control de los registros tcnicos y de la calidad del sistema de gestin de la calidad. Controlar los registros tcnicos y de la calidad del sistema de gestin de la calidad. REA RESPONSABLE Unidad Organizacional del INMLCF. CARGO DEL RESPONSABLE Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

No

REGISTRO Formato DG-E-P02-F01, Listado Maestro De Registros. Formato: DG-E-P02-F02 Control de acceso a los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Acta de disposicin de los registros del sistema de gestin de la calidad.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

7.1.

ACTIVIDAD No 1. DISEAR EL SISTEMA DE CONTROL DE LOS REGISTROS TCNICOS Y DE LA CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.
DESCRIPCIN DE LA TAREA Identificar de manera nica los registros del sistema de gestin de la calidad. Vase procedimiento Control de Documentos REA RESPONSABLE CARGO DEL RESPONSABLE Jefe del rea Responsable de Control de Documentos REGISTRO

N.

1.1

rea Responsable de Control de Documentos

Documento del Sistema de Gestin de la Calidad, aprobado.

Relacionar los registros del Sistema de Gestin de la Calidad, teniendo en cuenta que cada documento del SGC enumera los 1.2 registros asociados a l (Numeral correspondiente a Registros Tcnicos y de la Calidad.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Formato DG-EP-02-F01, Jefe de la Unidad Listado Maestro Organizacional De del INMLCF. Registros.colum na REGISTRO.

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CONTROL DE REGISTROS

N.

DESCRIPCIN DE LA TAREA

REA RESPONSABLE

CARGO DEL RESPONSABLE

REGISTRO

Clasificar el soporte de los registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Las categoras son: impreso (soporte papel), electrnico (discos duros, disquetes, discos compactos, 1.3 video discos compactos, etc.) u otro (aquellos que no pueden ser incluidos en las categoras anteriores, tales como videocintas, rollos fotogrficos, cintas de audio). Establecer el responsable del diligenciamiento de la informacin, as como de su frecuencia de recoleccin. Para el caso de registros electrnicos, se debe 1.4 definir adems, el responsable de realizar los respaldos (back up), su frecuencia y el soporte (por ejemplo, discos compactos, video discos compactos, etc.). Definir el lugar de archivo de los registros del Sistema de Gestin de la Calidad, de tal forma que se garantice su preservacin y su 1.5 fcil accesibilidad.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Formato DG-EP-02-F01, Jefe de la Unidad Listado Maestro Organizacional De Registros., del INMLCF. columna TIPO DE SOPORTE.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Formato DG-EP-02-F01, Listado Maestro Jefe de la Unidad De Registros., Organizacional columnas del INMLCF. RECOLECCIN DEL REGISTRO y RESPALDO (BACK UP). Formato DG-EP-02-F01, Jefe de la Unidad Listado Maestro Organizacional De Registros. del INMLCF. columna ARCHIVO DE GESTIN. Formato DG-EP-02-F01, Listado Maestro Jefe de la Unidad De Registros., Organizacional columnas del INMLCF. ARCHIVO DE GESTIN y ARCHIVO CENTRAL.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Determinar los tiempos de retencin de los registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Esta informacin debe ser consistente con lo establecido en 1.6 la Tabla de Retencin Documental, del procedimiento ADMINISTRACIN DOCUMENTAL, cdigo DG-AP12.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Cdigo: DG-E-P-02

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CONTROL DE REGISTROS

N.

DESCRIPCIN DE LA TAREA

REA RESPONSABLE

CARGO DEL RESPONSABLE

REGISTRO

Determinar la disposicin de los registros (qu se har con los registros, luego de cumplido su tiempo de archivo): Conservacin 1.7 total, eliminacin, microfilmacin o seleccin. La disposicin determinada debe ser consistente con lo establecido en la Tabla de Retencin Documental. Establecer el control de acceso a los registros del Sistema de Gestin de la Calidad, teniendo en cuenta que salvo las disposiciones 1.8 legales en contrario, los dems son pblicos.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Formato DG-EP-02-F01, Jefe de la Unidad Listado Maestro Organizacional De Registros., del INMLCF. columna DISPOSICIN. Formato DG-EP-02-F02, Control de acceso a los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

7.2.

ACTIVIDAD No 2. CONTROLAR LOS REGISTROS TCNICOS Y DE LA CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.
CARGO DEL RESPONSABLE

N.

DESCRIPCIN DE LA TAREA

REA RESPONSABLE

REGISTRO

Recolectar la informacin requerida en los registros establecidos en los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, identificados en la tarea 1 de la actividad 1. En necesario tener en cuenta: 1. El registro debe ser legible. 2. Las fechas se deben registrar con el formato AAAA-MM-DD. 2.1 3. No se debe utilizar lpiz. 4. No debe borrarse bajo ninguna circunstancia la informacin original registrada. 5. Las correcciones a la informacin diligenciada en los registros debe hacerse trazando una lnea sobre la informacin que se desea corregir,

Unidad Organizacional del INMLCF.

Funcionario Asignado

Registros

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CONTROL DE REGISTROS

N.

DESCRIPCIN DE LA TAREA

REA RESPONSABLE

CARGO DEL RESPONSABLE

REGISTRO

garantizando que quede legible y consignando la nueva informacin acompaada de la firma y fecha de quien la registr. 6. Todo registro debe estar firmado por quien(es) recolect (aron) la informacin. Proteger la informacin de los registros electrnicos de tal manera que se impida la prdida o modificacin de los datos originales (control de acceso a las reas, control de acceso a medios informticos, claves o contraseas 2.2 de acceso a computadores, claves o contraseas de usuario, claves o contraseas de apertura de archivos, claves o contraseas de proteccin de archivos contra escritura, respaldos (back up), firewalls, antivirus, entre otros. Archivar los registros de acuerdo con lo establecido en el Formato DG-E-P-02-F01, Listado Maestro de Registros. 2.3 Se debe garantizar que el sistema de organizacin del archivo permita la oportuna consulta de los registros. Disponer los registros del Sistema de Gestin de la Calidad de 2.4 acuerdo con lo establecido en el Listado Maestro de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

Informacin electrnica protegida.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

Registros archivados.

Unidad Organizacional del INMLCF.

Jefe de la Unidad Organizacional del INMLCF.

Acta de disposicin.

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CONTROL DE REGISTROS

8. RESPONSABLES
Son responsables de la implementacin y mantenimiento de este procedimiento, todos los jefes de las Unidades Organizacionales del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Son responsables de la aplicacin de este procedimiento, todos los funcionarios que en desarrollo de sus actividades utilicen registros del sistema de gestin de la calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

9. REGISTROS TCNICOS Y DE LA CALIDAD

TEM 9.1 9.2 DESCRIPCIN Listado Maestro de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Control de Acceso a los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad. CDIGO DG-E-P-01-F01. DG-E-P-01-F02.

10. BIBLIOGRAFA
10.1. Norma NTCGP 1000: 2004, Norma Tcnica de calidad en la Gestin Pblica. 10.2. Norma NTC-ISO 9000:2000: Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

11. HISTORIA DEL DOCUMENTO

VERSIN ELABORACIN O MODIFICACION NOMBRE FECHA REVISIN NOMBRE FECHA APROBACIN NOMBRE Y CARGO FECHA MODIFICACION

01

Esperanza Jimnez Cendales Esperanza Jimnez Cendales

Informac in no disponibl e. 2008-0703

Informacin no disponible. Teresa Prez Hernndez Jairo Caldern

02

Informaci Informacin n no disponible no disponible. . Miguel Arturo Velsquez 2008-07- Acevedo, Jefe 08 de la Divisin de Ciencias Forenses.

Informac Informacin disponible. in no disponibl e.

no

Informacin disponible.

no

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CONTROL DE REGISTROS

VERSIN

ELABORACIN O MODIFICACION NOMBRE FECHA

REVISIN NOMBRE FECHA

APROBACIN NOMBRE Y CARGO FECHA

MODIFICACION

03

Miguel Arturo Velsquez Acevedo

2008-0804

Grace Alexandra Terreros Ibez

2008-0811

Pedro Gabriel Franco Maz, Director General.

Se adecu el procedimiento a los requisitos establecidos en la NTCGP 1000:2004. Se ampli el alcance a todas las unidades organizacionales del Instituto. Se disminuyeron las actividades. Se simplificaron algunas tareas. Se modificaron los dos (2) formatos del procedimiento.

12. ANEXOS
ANEXO A B NOMBRE Listado Maestro de Registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Cdigo DG-E-P-01-F01. Control de Acceso a los Registros del Sistema de Gestin de la Calidad. Cdigo DG-E-P-01F02.

13. NDICE
NUMERAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 DESCRIPCIN Objetivo Alcance Definiciones Producto o servicio Normatividad Recursos Desarrollo: Descripcin del procedimiento Responsables Registros Tcnicos y de la Calidad Bibliografa Historia del documento Anexos ndice PAGINA 1 1 1 2 2 2 3 6 7 7 7 8 8

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CONTROL DE REGISTROS

ANEXO A: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD,

INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
REGISTRO NOMBRE CDIGO * RECOLECCIN DEL REGISTRO RESPALDO (BACK UP) ARCHIVO DE GESTIN TIEMPO RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL TIEMPO RESPONSABLE CF DISPOSICIN* E M S TIPO DE RESPONSABLE FRECUENCIA RESPONSABLE FRECUENCIA LUGAR SOPORTE

*DISPOSICIN: CT: Conservacin total; E: Eliminacin; M: Microfilmacin; S: Seleccin.

CDIGO DG-E-P-02-F01.

Cdigo del formato DG-E-P-02-F01

Cdigo: DG-E-P-02

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CONTROL DE REGISTROS

ANEXO B: CONTROL DE ACCESO A LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD CONTROL DE ACCESO A LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA EL ACCESO AL REGISTRO IDENTIFICACIN DEL REGISTRO POR CONSULTAR NOBRE DE LA PERSONA AUTORIZADA PARA CONSULTAR EL REGISTRO CONSULTA FECHA DE LA SITIO EN EL QUE SE HACE LA CONSULTA CONSULTA OBJETIVO DE LA FIRMA DE LA PERSONA QUE CONSULTA FECHA Y FIRMA DE QUIEN RECIBI EL REGISTRO LUEGO DE LA CONSULTA

CDIGO DG-E-P-02-F02.

Cdigo del formato DG-E-P-02-F02

Cdigo: DG-E-P-02

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