Programacin del Entrenamiento Administrativo Facilitadora: TSU Migdhalia Cubilln Mata

I Parte. La Administracin Concepto Orgenes Procesos Administrativos Principios para la Estructura de la Organizacin Tipos de Organizacin Flujogramas Formularios II Parte. La Contabilidad Concepto Obligaciones de Ley Tipos de Cuentas Clasificacin de las Cuentas Libro Diario Libro Mayor Caja Chica Balances de Comprobacin Hoja de Trabajo Conciliaciones Bancarias III Parte. Legislacin Laboral El Salario El contrato de Trabajo Tipos de Nominas Das hbiles y feriados. Su tratamiento. Horas extras Primas Deducciones de Ley: SSO, LPH, Paro Forzoso, Ince. IV Parte. Procesos Administrativos Vitales Pasos a seguir para preparar la informacin de inters para el contador Reportes Control de facturacin Control de la Cuenta de Banco. Impuesto al Debito Bancario y otros movimientos bancarios Libro de Cuentas por Cobrar Libro de Cuentas por Pagar Libro de Compras-Ventas Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado

LA CONTABILIDAD
Es la forma ordenada de registrar y clasificar todas las transacciones de una organizacin comercial. Para que toda empresa pueda ser prospera debe llevar un registro constante en trminos monetarios, as como un control de ingresos y egresos, todo esto a travs de un sistema contable preciso y claro A travs de la contabilidad podemos llevar un control de todas nuestras obligaciones y deberes, as como tambin de nuestros recursos y derechos. Al llevarla con fidelidad esta nos va a permitir tener una imagen clara en cualquier momento de la situacin financiera de la empresa, as como tambin prever las probabilidades y porvenires de la empresa.

TENEDURAS DE LIBROS
Dentro del amplio mundo de la contabilidad, tenemos la rama que se encarga de recopilar, clasificar y registrar cronolgicamente las operaciones diarias de acuerdo a ciertas tcnicas y disposiciones legales.

DISPOSICIONES DEL CDIGO DE COMERCIO VENEZOLANO

Segn el Articulo 32 del C.C.V. la contabilidad debe ser llevada en idioma castellano y estar comprendida, en su mnima obligacin, por el Libro Diario, Libro Mayor y el de Inventarios. En el Libro Diario se asentaran da por da las operaciones q haga el comerciante (Articulo 34)

El Articulo 36 de la mencionada Ley nos prohbe al contable:

Alterar orden y fecha de las operaciones. Dejar espacios en blanco. Borrar los asientos o parte de ellos. Alterar o mutilar la foliatura de los libros.

LAS CUENTAS
A travs de las cuentas se representa la unidad bsica de la contabilidad. Estas a su vez estn divididas en Reales y Nominales. La cuenta consta de tres componentes: Titulo, Debe y Haber.

TITULO
DEBE CARGO CARGAR DEBITO DEBITAR HABER ABONO ABONAR CREDITO ACREDITAR

Clasificacin De La Cuentas Cuentas Reales: estn constituidas por todos los bienes, derechos u obligaciones q integran el balance general de una empresa y permanecen siempre abiertas en los libros, en trminos contables se les denomina Cuentas de Activos, Pasivos, Capital y Valoracin de Activos. Cuentas Nominales o de Resultados: esta representada por todos los ingresos y
egresos con que a una compaa forma sus estados de ganancias y perdidas. Las mismas deben cerrarse al final de cada ejercicio econmico a travs de asientos de cierres.

Cuentas de Valoracin de Activos: estas cuentas nos permiten reflejar la parte

gastada, consumida o perdida de ciertos Activos, con esto se consigue el valor real de los Activos que posee la empresa.

HABER ABONO ABONAR CREDITO ACREDITAR

CUENTAS DE ACTIVOS
Son los bienes y derechos q posee una organizacin, los cuales tienen un valor comercial.

Clasificacin Del Activo 1.- Activos Corrientes y Circulantes Disponible: Constituye el dinero en efectivo q posee la empresa. Ej, Caja, Caja Chica,
Banco.

Realizable: Constituido por las Cuentas por Cobrar, Efectos por Cobrar, inventarios de mercanca e inversiones temporales. Prepagado: Constituida por los gastos que la empresa realiza por anticipado. 2.- Efectos y Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
Son crditos concedidos por la empresa que tienen un vencimiento mayor al ejercicio econmico (Cuentas por Cobrar a Largo Plazo, Efectos por Cobrar a Largo Plazo, Hipotecas por Cobrar a Largo Plazo

3.- Inversiones Permanentes

Constituidas por las inversiones en Valor a Largo Plazo (bonos y Acciones), inversiones en edificios, terrenos y otros activos fijos no usados en el negocio.

4.- Activo Fijo

Activos fijos Tangibles: Depreciables y no Depreciables.

Siendo los Activos Fijos Tangibles Depreciables aquellos de larga duracin y de gran valor, con los que realizamos nuestras actividades diarias, los cuales sufren efecto de depreciacin. Ej Edificio, mobiliario, vehculos, equipos, etc.

Los Activos Fijos Tangibles No Depreciables son aquellos que renen las mismas caractersticas de los anteriores pero q no sufren efectos de depreciacin. Ej Terrenos.

Activos Fijos Intangibles: Aquellos que no se pueden ver ni tocar pero representan
valores de la empresa. Ej patentes, marcas de fabricas, derechos de autor, etc.

5.- Cargos Diferidos

Gastos que la empresa realiza por anticipado pero que benefician a largo plazo. Ej gastos de organizacin, publicidad pagada a largo plazo, mejoras a propiedad ajena arrendada. Estas cuentas se deben amortizar anualmente hasta q desaparezcan del libro diario.

6.- Otros Activos

Aquellos que no se pueden clasificar en ninguna de las categoras anteriores. Ej depsitos dados en garanta, efectos por cobrar protestados, etc.

CUENTAS PASIVOS
Son compromisos u obligaciones que tiene la empresa en terceras personas.

Clasificacin Del Pasivo 1.- Pasivos Corrientes o Circulantes

Son compromisos que la empresa debe cumplir a corto plazo. Ej cuentas por pagar, efectos por pagar, sobregiro bancarios, sueldos y salarios por pagar, etc.

2.- Pasivo Fijo, Consolidado o a Largo Plazo

Son los compromisos que la empresa debe cumplir a Largo Plazo. Ej hipotecas por pagar, prestamos bancarios a largo plazo por pagar, bonos por pagar, etc.

3.- Pasivos Eventuales, Apartados o de Contingencia

Constituidos por cuentas que representan montos estimados de gastos cargados a operaciones de uno o ms ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carcter eventual. Ej efectos por cobrar descontados, litigios pendientes, apartados de prestaciones sociales, etc.

4.- Crditos Diferidos

Son ingresos que la empresa recibe por anticipado. Ej alquiler de maquinarias recibido por anticipado, intereses recibidos por anticipados

5.- Otros Pasivos

aquellos que no puedan ser clasificados en ningunas de las anteriores categoras. Ej apartados al ISLR, apartados para prestaciones sociales, depsitos recibidos en garanta, etc.

CUENTA CAPITAL
Compromisos que la empresa tiene con su dueo o dueos.

CAPITAL = ACTIVO PASIVO

LA ECUACIN CONTABLE

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

La ecuacin contable o del patrimonio esta constituida por los tres grandes grupos q albergan todos los bienes de una empresa, adems de los derechos de acreedores y propietarios. La ecuacin del equilibrio, como tambin se le llama, refleja en un momento determinado la situacin financiera de una organizacin. Cabe destacar que dentro de los grupos que conforman esta ecuacin deben encontrarse todas las operaciones comerciales de la empresa.

Teoras Del Cargo y Del Abono

No hay Deudor sin Acreedor ni Acreedor sin Deudor La partida doble o teora del Cargo y del Abono es el principio mediante el cual se efecta el doble registro para cada operacin comercial. Lo que podramos resumir en que la suma de las cuentas registradas por el Debe debe ser siempre igual a la suma de las registradas por el Haber.

Reglas Del Cargo y Del Abono

Todo lo que es por Cobrar es un Activo. Todo lo que es por Pagar es un Pasivo. Todo lo que se Recibe por adelantado es un Pasivo. Todo lo que se Paga por adelantado es un Activo. Las Compras son Gastos, mientras que las Ventas son Ingresos.

Se debe Cargar:
Cuando ingresa un bien a la empresa (Activo). Cuando la empresa cancela algun pago (Egreso). Cuando se genera un gasto. Una deuda a favor de la empresa.

Se debe Abonar:
Cuando sale un Activo (Venta). Cuando se cobra una deuda. Cuando la empresa contrae una deuda.

LIBRO DIARIO PRINCIPAL

Es uno de los tres libros exigidos por el Cdigo de Comercio de Venezuela, en sus artculos 32, 33, 34, 102, 917 y 918 estn tipificados los aspectos legales a que debe acatarse.

Manejo Del Libro Diario

El Libro Diario se trabaja en hojas de contabilidad de dos columnas, una para el Debe y otra para el Haber, en las cuales se registraran todos los cargos y abonos de los diferentes asientos diarios de las operaciones mercantiles de la empresa. Los registros diarios deben poseer las siguientes caractersticas:

Fecha: indica el da de la operacin comercial, vale destacar que el ao se colocara solo una vez
por pgina, el mes se colocara debajo del ao y no ha de volver a repetirse a menos q cambie. Cada asiento deber ir acompaado de sus fechas respectivas.

Cuenta y explicacin: es el cuerpo del asiento, el cual deber incluir nmero correlativo,
cuenta(s) deudora(s), cuenta acreedora y una clara explicacin del respectivo asiento.

Referencia: se escribir el nmero del folio del Libro Mayor al cual fue pasada la partida que
aparece en la misma columna.

Clases De Asientos Se clasifican en Simples y Compuestos Simples: Cuando solo hay una cuenta Deudora y una sola cuenta Acreedora. Compuestos
De una cuenta Deudora y varias Acreedoras De varias cuentas Deudoras y una sola Acreedora. De varias cuentas Deudoras y varias Acreedoras.

EL LIBRO MAYOR PRINCIPAL

En este libro se asentaran todas las operaciones realizadas en el libro diario, una cuenta en cada folio, para luego obtener el saldo de cada cuenta en un movimiento determinado.

Manejo Del Libro Mayor Cuenta: nombre de la cuenta. Cdigo: numero del cdigo de la cuenta, si la empresa tiene alguna codificacin al respecto. Folio: numero del folio de que se trate. Fecha: se usa igual que en el libro diario. Explicacin: se explica de una manera muy resumida. Referencia: indica el nmero de folio del libro diario y el nmero de la transaccin.

BALANCE DE COMPROBACIN
Peridicamente o cuando las circunstancias lo exijan se prepara un Balance de Comprobacin, este puede ser por Sumas o por Saldos. Para obtener es Balance de Comprobaron por Sumas, sumamos el Debe y el Haber de cada cuenta del Libro Mayor Principal, y para obtener el Balance de Comprobacin por Saldos, tomamos el ultimo saldo (Dbito o crdito) que tenga cada cuenta del Libro Mayor Principal. El Balance de Comprobacin por Sumas representa el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado y el Balance de Comprobacin por Saldos representa el estado de presentacin a la fecha de dicha cuenta. El Balance de Comprobacin no es un estado financiero, su elaboracin es de mero tramite de control y comprobacin. Mediante el Balance Comprobacin se obtiene la informacin para determinar las tendencias bajo los cuales se esta moviendo la empresa y as establecer en un momento determinado si una cuenta ha disminuido o si ha tenido un comportamiento normal. Cabe la posibilidad de que existan errores y omisiones que en un Balances de Comprobacin Cuadrado puede esconder como los siguientes: Omisin total de un asiento en el Libro Diario. Omisin total de un pase del Libro Diario al Libro Mayor. Registros en cuentas incorrectas. Registros de cantidades de ms o menos en el Libro Diarios o en el Libro Mayor.

Objetivos De Balance De Comprobacin

1. Establecer que los registros en los libros estn correctos, o en su defecto localizarlos y corregir los errores. 2. Analizar el movimiento de cada cuenta (Balance de Comprobacin por Sumas). 3. Analizar el movimiento de cada cuenta a la fecha (Balance de Comprobacin por Saldos). 4. Programar polticas de continuidad, correccin o innovacin a que haya lugar, respecto a la administracin y el personal administrativo.

Localizacin Y Correccin De Errores

1. Tener la seguridad de que el Balance de Comprobacin cuadrado indica que todo esta correcto, se compara el total del Balance de Comprobacin por sumas con el total del Debe y del Haber de libro diario. 2. Se deben revisar todos los registros hechos en el libro diario. 3. Se deben revisar todos los pases al libro mayor. 4. El saldo normal de cada cuenta esta determinado por su movimiento.

5. Al detectar un error u omisin, su correccin contable, se levanta el asiento correcto a la fecha en que se detecto dicho error u omisin (Art. 37 C.C.V.) 6. La correccin se complementa colocando un parntesis rojo en los lados izquierdo y derecho del asiento incorrecto (indica que esta correcto) 7. Los errores detectados se dividen entre dos, ya que puede suceder que esa cantidad de ms de un lado determinado (Debe Haber), corresponda al otro lado. 8. Una gran Mayora de los errores corresponden a la llamada Transposicin de cifras

BALANCE GENERAL
Es un estado financiero o de situacin que agrupa los bienes, derechos, obligaciones y patrimonio, mostrando con su informacin la situacin Econmica Contable de una empresa en un momento determinado.

A=P+C

Presentacin Del Balance General

1.- El Encabezamiento Nombre de la empresa. Nombre del estado financiero. Fecha. 2.- El Cuerpo Los Activos, los cuales se presentan segn su clasificacin y de acuerdo a su grado de liquidez (Activos Corrientes) El Pasivo y el Capital, se presentan de acuerdo con su divisin y clasificacin.

ESTADOS DE GANANCIAS Y PRDIDAS

Entre los estados financieros, el Estado de Ganancias y Prdidas, tambin llamado Estado de Resultados, destaca por su importancia en base a sus registros, este consta de dos partes fundamentales: a) Fecha o periodo al cual se refiere. b) Causas resumidas que motivaron a los resultados obtenidos (Ingresos y Egresos)

Datos Para Preparar Un Estado De Ganancias Y Prdidas 1.- Calcular las Ventas Netas: se obtiene restando a las ventas brutas todas las
devoluciones, rebajas y descuentos en ventas. 2.- Calcular el Costo de Ventas: se comienza con el costo del inventario inicial, a este se le suma las compras netas, las cuales se obtienen sumndole a las compras brutas todos los gastos que estas ocasionaron a la empresa y luego restando todas las rebajas, descuentos y devoluciones en ventas. Luego de sumar el inventario inicial con las compras netas se obtiene el total de mercanca disponible para la venta. A este monto se le descontara el inventario final de mercanca con los cual se obtiene el costo de venta. 3.- Ganancias o Prdidas Bruta en Ventas: en la obtencin de este subtotal intervienen el total de ventas netas y el total del costo de ventas, si las primeras fueran mayores que el segundo, estaramos hablando de una ganancia bruta en ventas, de lo contrario se hablara de prdidas. 4.- Ganancias o Prdidas Operacionales: al resultado obtenido anteriormente se le han de restar los gastos operacionales en ventas. 5.- Ganancias o Prdidas despus de otros ingresos y egresos: en las operaciones normales de una empresa se pueden realizar operaciones distintas al objetivo de stas, estos datos deben intervenir tambin en el clculo de la ganancia o prdida del ejercicio econmico. Al resultado obtenido en el rengln anterior le restaremos y sumaremos los egresos e ingresos, respectivamente, para as obtener la Utilidad Bruta del Ejercicio. 6.- Utilidad Neta del Ejercicio: a la utilidad bruta se le descontar el Impuesto sobre la Renta y cualquier otra reserva que estime la empresa, as se obtendr la utilidad o prdida neta del ejercicio.

HOJA DE TRABAJO
La estructura estndar de la hoja de trabajo usa doce (12) columnas, que corresponden a seis (6) columnas dobles, que conciernen a los seis (6) balances que se preparan en esta hoja: Balance de Comprobacin. Ajustes. Balance de Comprobacin Ajustado. Costo de Venta. Estado de Ganancias y Perdidas. Balance General.

Ajustes
Al final de un cierre econmico o en cualquier momento que se desee conocer la situacin de una organizacin se pueden realizar los Estados Financieros para lo cual es preciso, sincerar o ajustar todas aquellas cuentas que as lo requieran, como por ejemplo los cargos y crditos diferidos. Tambin se utilizan los ajustes para cerrar las cuentas participantes en el Costo de Ventas y el Estado de Ganancias y Perdidas, que como ya sabemos son todas las cuentas de ingresos y egresos o cuentas nominales.

MANEJO DEL EFECTIVO CAJA, CAJA CHICA Y CONCILIACIN BANCARIA

En la gran mayora las empresas utilizan tres mtodos para manejar el efectivo: Caja, Caja chica y Banco. En la cuenta de Banco se manejan casi todas las operaciones de entradas y salidas de dinero, por cuestiones de seguridad, control, movilidad, rendimiento, relaciones institucionales, comerciales y bancarias.

Caja Chica
Por medio de la Caja Chica realizamos los gastos menores y va a depender de la naturaleza del negocio la cantidad del fondo fijo y el monto mximo de pago.

Creacin Del Fondo De Caja Chica

En Trminos Prcticos: se crea haciendo un cheque a nombre del cajero por la cantidad que se ha elegido que sea el monto fijo, el cajero cobra el cheque y lo deposita en la caja chica. En Trminos Contables: se crea debitando caja chica por la cantidad del fondo fijo elegido y acreditando esta misma cantidad al banco.

Cuando Se Maneja Contablemente La Caja Chica?

1. Cuando se crea su fondo fijo 2. Cuando se modifica dicho fondo para aumentarlo o disminuirlo 3. Cuando se saca de los libros de contabilidad.

Control De Caja Chica

Se debe orientar en dos direcciones: Cuidar el dinero que se tiene en el fondo fijo, y se debe tener cuidado que no se hagan pagos que no estn autorizados. Para llevar un control de las salidas de caja chica se utiliza el comprobante de egreso de caja chica. Cabe destacar que la autorizacin del comprobante debe ser hecha por una persona ajena al cajero.

Reembolso De Caja Chica

En Trminos Prcticos: para rembolsar la caja chica se hace un cheque al cajero por la cantidad que sumen los comprobantes de egresos que ste haya pagado. En Trminos Contables: se debitan las cuentas de egresos que originaron las salidas de caja chica y se acredita banco.

Conciliacin Bancaria
Mensualmente el banco nos emite y enva un resumen de los movimientos de nuestra cuenta bancaria, el cual conocemos como Estado de Cuenta, el saldo que ste muestra en la mayora de los casos, no coinciden con el saldo que tenemos en nuestros libros de banco, para sincerar este saldo usamos el procedimiento conocido como Conciliacin Bancaria, la cual tiene por objeto encontrar el saldo correcto de la cuenta banco. Siempre se debe tener en cuenta que nosotros somos un pasivo para el banco, porque ste nos debe el dinero que nos guarda en las cuentas corrientes y si somos para el banco un pasivo, nuestra cuenta corriente en los libros de banco aumenta por el haber, por lo tanto toda nota de crdito aumentar nuestra cuenta y toda nota de dbito disminuir nuestra cuenta.

Aumento Y Disminuciones De Nuestra Cuenta Corriente

NL: Nuestros Libros NL LB: Libros del Banco LB

En nuestros libros banco aumenta por el Debe porque es un Activo Corriente disponible. Para realizar la conciliacin bancaria debemos confrontar la informacin que tenemos en nuestros libros con la informacin que tiene el banco en sus libros y que viene en el estado de cuenta.

Trminos Usados En La Conciliacin Bancaria Cheques en Trnsito: son cheques que la empresa ha pagado, pero por diferentes razones no
han sido presentado al banco para su cobro. Depsito en Trnsito: son depsitos a los cuales el banco aun no les ha dado entrada por una u otra razn. Los Cheques y Depsitos Fantasmas: son cheques y depsitos de terceros que por error el banco nos carga o debita, respectivamente, a nuestra cuenta. Baile de Nmeros: sucede cuando intercambiamos las posiciones de dos o mas nmeros dentro de una cifra, alterando el monto real.

Intereses: debido a la variabilidad de .las tasas de intereses es trabajoso determinar cuanto nos
abonar el banco por concepto de intereses. Omisiones: son cheques o depsitos que por diversas razones dejamos de registrar en nuestra cuenta. Comisiones y Gastos de Cobranzas: estos gastos figuran en los libros del banco, pero no figuran en los nuestros debido que no cocemos las cifras hasta no revisar el estado de cuentas. Giros Cobrados por el Banco a Nuestro Nombre: dichas cantidades figuran en los libros del banco, pero no figuran en los nuestros, y corresponden a giros que hemos dado al banco al cobro. Notas de Dbito: todas las notas de dbito disminuyen nuestras cuentas en los libros de banco, porque los pasivos disminuyen por el debe y nosotros para el banco somos un pasivo. Notas de Crdito: todas las notas de crditos aumentan nuestras cuentas en los libros del banco, porque los pasivos aumentan por el Haber y nosotros para el banco somos un pasivo.