Health Canada

Sant Canada

Rapport de vrification final

Vrification de la gestion des immobilisations

Dcembre 2009

Vrification de la gestion des immobilisations

Table des matires

Sommaire ........................................................................................................................... ii Introduction....................................................................................................................... 1 Contexte ......................................................................................................................... 1 Objectif........................................................................................................................... 1 Porte de la vrification et dmarche.......................................................................... 1 Constatations, recommandations et rponses de la direction....................................... 3 Cadre stratgique.......................................................................................................... 3 Contrles internes ......................................................................................................... 5 Comptabilisation des acquisitions et des dispositions de biens dans les tats financiers........................................................................................................................ 6 Systmes dinformation ................................................................................................ 7 Annexe A : Immobilisations corporelles au 31 mars 2009 .......................................... 10 Annexe B Lignes denqute et critres de vrification .............................................. 11

Version traduite. La version anglaise de ce rapport doit prvaloir en cas dincohrence

Sant Canada Bureau de la vrification et de la responsabilisation

Vrification de la gestion des immobilisations

Sommaire
Le 31 mars 2009, Sant Canada devait grer des immobilisations qui avaient une valeur comptable nette de 139,4 millions de dollars et taient situes dun bout lautre du Canada. Cette vrification visait dterminer si Sant Canada a mis en place un cadre adquat de contrle de gestion des immobilisations (c.--d. des biens dont le cot initial stablissait 10 000 $ ou plus) et si les oprations portant sur les immobilisations sont consignes dans le systme financier conformment aux politiques et aux procdures applicables du Conseil du Trsor du Canada et du Ministre. Le Bureau de la vrification et de la responsabilisation a effectu cette vrification conformment aux Normes de vrification interne du gouvernement du Canada et lon a examin suffisamment de donnes pertinentes et obtenu suffisamment de renseignements et dexplications pour fournir une garantie raisonnable lappui de la conclusion de la vrification. En rponse aux recommandations formules au cours dexamens effectus en 2007 et en 2008, le Ministre a lanc rcemment le nouveau Cadre de politique sur la gestion des biens et le projet de Politique sur la comptabilisation des immobilisations. Une fois mis en uvre au complet, ce nouveau cadre pourrait resserrer les processus et les contrles du Ministre qui ont trait la gestion de ses biens. Cela dit, il faudrait largir le mandat du nouveau Comit de gestion des biens pour y inclure des aspects financiers comme les conventions comptables et les registres qui ont trait la gestion des biens, en plus des aspects oprationnels (p. ex., achat et identification des biens, transferts, liminations, etc.). Sinspirant des leons tires de lexamen des immobilisations ralis en 2008, la Direction gnrale du contrleur ministriel a amlior la surveillance de ses immobilisations, notamment en procdant un dnombrement annuel obligatoire de toutes les immobilisations. On a toutefois encore besoin dun processus qui garantira que toutes les dpenses consacres des projets dimmobilisations sont capitalises. Compte tenu des rsultats de lanalyse dun chantillon de transactions comptables enregistres au cours des exercices 2007-2008 et 2008-2009, la vrification a rvl que ces transactions taient pour la plupart conformes aux politiques du Conseil du Trsor, ainsi quaux politiques et procdures de Sant Canada. Des mesures correctives simposaient dans trois domaines seulement. La direction accepte les recommandations de ce rapport et sest engage prendre des mesures comme en tmoigne la prsentation dun plan daction. Les rponses dtailles suivent les recommandations dans le rapport.
______________________________________________________________________________________ Sant Canada Bureau de la vrification et de la responsabilisation ii

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Introduction
Contexte
Selon lorientation tablie par le Conseil du Trsor, il faut traiter comme des immobilisations les lments dactif qui cotent plus de 10 000 $. Au 31 mars 2009, Sant Canada devait grer des immobilisations qui avaient une valeur comptable nette de 139,4 millions de dollars (Annexe A) et taient situes dun bout lautre du Canada. Un solide programme de gestion des biens et un systme efficace de contrle internes sont essentiels pour garantir que les biens sont achets un moment appropri, quils sont entretenus efficacement et quils contribuent raliser les priorits du Ministre. La gestion des immobilisations comporte des aspects la fois oprationnels et financiers. Sur le plan oprationnel, les gestionnaires de centres de cots doivent grer les biens suivant une approche fonde sur le cycle de vie, c.--d. quils sont chargs de la planification, de lacquisition, de lexploitation, de lutilisation et de lentretien des immobilisations, ainsi que de leur disposition. Dans ce rle, ils reoivent lappui de la Direction de la gestion des biens de la Direction gnrale du contrleur ministriel (DGCM), qui leur donne une orientation fonctionnelle. Sur le plan financier, la Direction des oprations financires, qui fait aussi partie de la DGCM (y compris les services financiers des directions gnrales et des rgions), est charge de consigner les cots et lamortissement des immobilisations du ministre.

Objectif
Cette vrification visait dterminer si Sant Canada a mis en place un cadre adquat de contrle de gestion des immobilisations et si les oprations portant sur des immobilisations sont consignes dans le systme financier conformment aux politiques et procdures applicables du Conseil du Trsor et du Ministre.

Porte de la vrification et dmarche

Le Bureau de la vrification et de la responsabilisation a effectu la vrification conformment au plan de vrification fonde sur le risque tabli par Sant Canada, que le Comit ministriel de la vrification a approuv le 3 avril 2008. La vrification a t ralise conformment aux Normes de vrification interne du gouvernement du Canada et lon a analys suffisamment de donnes pertinentes et obtenu suffisamment de renseignements et dexplications pour fournir une garantie raisonnable lappui de la conclusion de la vrification.

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La vrification a port sur les contrles appliqus au cadre de gestion des biens de Sant Canada. Elle sest concentre sur les principaux contrles tablis dans les lignes directrices du Bureau du contrleur gnral sur les contrles de gestion de base. Ces lignes directrices sont conformes aux dix lments du Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement fdral. La direction a approuv les critres de vrification tirs de ces contrles (Annexe B). La vrification a port notamment sur les politiques, les pratiques et les procdures en place au cours de lexercice 2007-2008 et 2008-2009. Les travaux de vrification sur le terrain furent complts en juillet 2009. Dans lvaluation des principaux contrles du processus de gestion des biens, la dmarche de vrification a consist notamment : revoir les politiques pertinentes du Conseil du Trsor du Canada et de Sant Canada qui ont trait la gestion des biens; interviewer les agents financiers principaux des directions gnrales et des personnes cls de diverses directions; et tudier divers documents, rapports et dossiers comptables. La vrification a aussi consist vrifier un chantillon discrtionnaire de 90 oprations consignes au cours des exercices 2007-2008 et 2008-2009 pour dterminer si lon avait appliqu des processus et des contrles cls, y compris ceux qui portent sur lautorisation et la consignation des transactions. Cet chantillon comportait 45 acquisitions (dont on a vrifi lamortissement dans 10 cas) et 45 dispositions ou mises hors service. En plus, on a vrifi un chantillon discrtionnaire de 10 oprations supplmentaires pour dterminer si elles ont t consignes au cours du bon exercice. Comme il ne sagissait pas dune vrification dattestation financire, la vrification a exclu lanalyse des montants consigns dans les tats financiers du Ministre. La vrification na pas port sur les biens immobiliers ou sur des biens intangibles (comme les droits dauteur et les brevets), qui ne sont pas capitaliss, et les biens dont le cot initial natteignait pas 10 000 $.

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Constatations, recommandations et rponses de la direction

Cadre stratgique
Critres de vrification Les politiques et les pouvoirs en matire de gestion financire sont tablis, diffuss et revus priodiquement. Il existe des politiques et des lignes directrices en vigueur sur la protection des immobilisations. Modernisation des politiques lautomne de 2007, Sant Canada procdait une valuation de ltat de prparation afin de dterminer sa capacit de satisfaire aux exigences du Bureau du contrleur gnral, soit de faire vrifier les tats financiers du Ministre. Le rapport qui a dcoul de cette valuation prsentait des recommandations visant amliorer la gestion des immobilisations de Sant Canada. Un dnombrement physique effectu par le Ministre en 2008 a en outre dmontr la ncessit de resserrer les contrles exercs sur la protection des biens. On a rpondu en laborant un plan daction et la Division du contrle interne de la DGCM a t charge den surveiller la mise en uvre. Ce plan daction a entran le remplacement de la Politique sur la gestion des biens (2003) par une nouvelle srie de politiques sur la gestion des biens qui est entre en vigueur le 1er janvier 2009. Cette srie de politiques comprend la mise en uvre graduelle des mesures suivantes : Cadre de la Politique sur la gestion des biens, qui dfinit les politiques ministrielles et les instruments de politique connexes tablissant une orientation stratgique prcise au sujet des diverses catgories de biens; Politique sur la gestion des biens, qui porte sur la gestion fonde sur le cycle de vie de tous les biens meubles, lexclusion des vhicules moteur; Normes de gestion des biens, qui indiquent les procdures obligatoires au sujet de la gestion du cycle de vie des biens; Politique sur la comptabilisation des immobilisations (en dveloppement), qui vise assurer que les immobilisations sont comptabilises de faon uniforme et approprie pendant tout leur cycle de vie dans les tats financiers et les rapports du Ministre; Guide de prparation des inventaires de biens, qui dcrit les diffrents types de biens, ainsi que la faon de les consigner, de les surveiller et den disposer; Guide de la gestion du parc automobile, qui vise assurer que les vhicules du Ministre sont grs conformment lapproche de la gestion du matriel fonde sur le cycle de vie.

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La nouvelle srie de politiques et le document dorientation sont diffuss aux gestionnaires de centres de cots sur lintranet du Ministre. La revue des politiques sur la gestion des biens a aussi t rendue ncessaire par lintroduction de la nouvelle Politique sur le contrle interne du Conseil du Trsor du Canada qui exige que lAdministrateur gnral (Sous-ministre) signe annuellement la Dclaration de responsabilit de la direction englobant le contrle interne en matire de rapports financiers du ministre, qui va introduire les tats financiers du ministre partir de lexercice 2009-2010.

Intgration oprationnelle et financire Au moment o lon a effectu la vrification, la Direction de la gestion des biens et du matriel prparait aussi le mandat dun nouveau Comit de gestion des biens. Elle rdigeait aussi un protocole de contrle interne et un plan de vrification qui inclura des examens priodiques des dossiers et des politiques sur les biens. La DGCM est confiante que ces nouvelles mesures aideront resserrer les contrles de gestion des biens. On a toutefois not que le mandat du comit en question porte avant tout sur la gestion oprationnelle des biens (p. ex., achat et identification, transfert, disposition, etc.) plutt que sur des aspects financiers (c.--d. comment ces biens sont comptabiliss dans les tats financiers du Ministre et protgs au moyen de contrles internes adquats). Le comit ne comptait en outre pas de membres des milieux financiers. Cest pourquoi les aspects oprationnels et financiers de la gestion des biens pendant leur cycle de vie ntaient pas intgrs. Recommandation no. 1 Le Contrleur ministriel devrait veiller ce que lon modifie le mandat et la composition du Comit de gestion des biens afin de faciliter lintgration des aspects oprationnels et financiers sous-jacents. Rponse de la direction Le Contrleur ministriel va sassurer de lharmonisation des aspects de la gestion financire et oprationnelle des immobilisations Sant Canada en utilisant une structure de gouvernance qui existe actuellement au Conseil de la haute direction Finances, valuation et responsabilisation (CHD-FER) avec lappui et des rapports de comits au niveau du travail comme le Comit de gestion des biens (CGB). Les rapports du Comit de gestion des biens prsents par lintermdiaire du CHD FER, y compris les principales dcisions sur les aspects de la gestion financire et oprationnelle. Le mandat du CGB va tre modifi afin dy inclure un reprsentant des

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Finances (aspects de la gestion financire) et pour quil reflte son lien officiel avec le CHD FER. Cette mesure sera mise en uvre en dcembre 2009.

Contrles internes
Critres de vrification On vrifie priodiquement les biens et les dossiers pour sassurer de les biens existent vraiment et quils sont tous enregistrs. Des examens sont faits afin danalyser, de comparer et dexpliquer les carts financiers. Examen des immobilisations Au cours de lexercice 2008-2009, afin de mieux comprendre la situation des biens de Sant Canada, la Direction de la gestion des biens et du matriel a lanc un exercice appel Vrification de linventaire des biens. La vrification comportait aussi un dnombrement physique, effectu partir des chiffres en vigueur le 31 mars 2008, qui a entran dimportants ajustements au module de comptabilisation des immobilisations du systme financier SAP. Cet examen a produit des renseignements prcieux sur ltat des dossiers relatifs aux biens et les ajustements ncessaires pour les mettre jour. Conformment au projet de Politique sur la comptabilisation des immobilisations, la Direction de la gestion des biens et du matriel est maintenant charge de procder un examen annuel de toutes les immobilisations et den transmettre les rsultats la Direction des oprations financires, qui est charge en retour de mettre jour le module de comptabilisation des immobilisations du systme financier SAP. Cette opration inclut un rapprochement de tous les dossiers sur les immobilisations contenus dans le systme SAP. Cet exercice devrait aussi inclure une analyse des ajustements comme ceux qui furent identifis au cours du dnombrement physique effectu en 2008 et la mise en uvre de mesures correctives. Travaux en cours Des immobilisations sont cres linterne, comme des applications informatiques qui ne sont pas facilement disponibles sur le march ouvert. Au cours du dveloppement, ces lments dactif sont considrs comme des travaux en cours aux fins de la comptabilisation. Les cots (c.--d. salaires et services professionnels) associs au dveloppement de ces lments dactif doivent tre consigns comme il se doit dans des comptes temporaires jusqu ce quils soient mis en service. Au cours de la priode de vrification, la Direction des oprations financires a repr des cas o des dpenses importantes furent comptabilis par erreur comme charges de fonctionnement et dentretien alors quelles constituaient en ralit des dbourss affrentes des travaux en cours . Il fallait donc effectuer des rajustements en fin
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dexercice. La Direction est en train dtablir des mesures correctives pour rgler ce problme manuellement, une fois par trimestre dans lattente de la mise en uvre dune solution automatise. Recommandation no. 2 Le Contrleur ministriel devrait demander quon mette en uvre un processus pour assurer que toutes les dpenses consacres des projets dimmobilisation sont capitalises. Rponse de la direction Un module dans le systme financier SAP est actuellement en cours de dveloppement afin dautomatiser la capitalisation des travaux en cours. Par contre, ce module ne sera pas oprationnel avant juillet 2010. Dans lintervalle, la Direction gnrale du contrleur ministriel va continuer dutiliser un processus manuel existant pour capitaliser les travaux en cours affrents des projets dimmobilisations une fois par trimestre en 20092010. Le nouveau module du systme SAP va commencer capitaliser automatiquement les travaux en cours en 2010-2011.

Comptabilisation des acquisitions et des dispositions de biens dans les tats financiers
Critre de vrification Les oprations sont consignes dans les systmes dinformation financire de Sant Canada de faon exacte et opportune de faon appuyer le traitement de linformation. Acquisitions et dispositions On a analys un chantillon discrtionnaire de 100 transactions pour dterminer si elles taient consignes et tayes comme il se doit. Lexercice portait notamment sur lacquisition de biens, lamortissement, les dispositions et les radiations. Dans le cas de lchantillon choisi, il fut constat que les acquisitions et les liminations taient consignes comme il se doit, cest--dire que : les biens taient enregistrs dans les bons comptes de grand-livre et consigns au cours du bon exercice et la bonne valeur; les descriptions taient exactes; les transactions sappuyaient sur des documents approuvs; le gain ou la perte sur disposition tait comptabilis exactement; lamortissement tait calcul suivant les taux prescrits.

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Il y avait non-conformit aux politiques et aux procdures dans trois domaines, dont un sera abord dans la prochaine section du rapport ( Systmes dinformation ). Conformment aux principes comptables gnralement reconnus et au projet de Politique sur la comptabilisation des immobilisations, il faut que les biens soient comptabiliss leur cot historique dorigine. Lorsque les renseignements sur les cots dorigine ne sont pas disponibles (c.--d. quil ny a pas de facture en dossier), la section 7.4 de la Politique dcrit comment dterminer la valeur dun bien au moyen dvaluations indpendantes ou par comparaison avec dautres biens immobiliss qui ont des caractristiques et des dates dacquisition semblables afin dtablir le cot historique. Dans sept cas sur les 21 analyss, il ny avait pas de renseignements dappui en dossier pour appuyer le caractre adquat du montant auquel on avait comptabilis lactif immobilis. Dans le contexte de lanalyse des acquisitions de biens, trois analyses portaient sur des transactions pour lesquelles les lignes directrices pour le regroupement dlments dactif et de biens en construction sappliquaient. Dans ces trois cas, on a mal appliqu les lignes directrices et lon na pas comptabilis les biens leur cot dacquisition complet. Recommandation no. 3 Le Contrleur ministriel devrait veiller ce quon applique mieux les politiques du Ministre sur la documentation des recapitalisations, ainsi que le traitement comptable des biens regroups et des biens en construction. Rponse de la direction La Direction gnrale du contrleur ministriel complte actuellement la rdaction de la nouvelle Politique sur la comptabilisation des immobilisations. Une fois quelle aura t approuve et mise en place, cette politique va dboucher sur un processus formel et uniforme pour la capitalisation des immobilisations, incluant la prise en compte des informations concernant les travaux en cours tout au long du processus de dveloppement. La mme politique va prvoir une orientation prcise dans le cas des biens regroups.

Systmes dinformation
Critre de vrification Les systmes dinformation appuient la gestion des biens fonde sur le cycle de vie.

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Fiches dimmobilisation et dossiers dentretien de lquipement Le systme SAP contient deux modules qui portent sur les biens. Le premier module, qui contient les fiches dimmobilisation, sert aux fins comptables et suit le cot historique et lamortissement accumul des biens de Sant Canada dont la valeur dpasse 10 000 $. Le deuxime module, qui contient les fiches de lquipement, tient des donnes oprationnelles sur les biens, y compris les cots de fonctionnement et des dtails sur lutilisation et lentretien des biens. On trouve des carts entre les donnes contenues dans ces deux modules. Par exemple, la vrification de linventaire des biens de 2008 a rvl que 1 060 des 1 454 biens nouvellement acquis avaient t ajouts aux fiches dimmobilisation, mais non aux fiches de lquipement. Lanalyse des transactions ralises au cours de cette vrification a rvl plusieurs cas o les cots dacquisition des biens consigns dans la fiche dimmobilisation diffraient des renseignements trouvs dans la fiche de lquipement correspondante. Ces carts sont attribuables au fait que les deux modules ne sont pas intgrs et que lon neffectue pas de rapprochements priodiques pour assurer luniformit de leurs donnes respectives. Cela compromet donc la fiabilit et lintgrit de linformation. Recommandation no. 4 Le Contrleur ministriel devrait mettre en uvre des mesures pour assurer luniformit des deux principaux systmes dinformation qui saisissent des donnes sur les biens. Rponse de la direction On procdera un rapprochement annuel des deux modules du systme SAP afin dassurer luniformit continue entre les deux systmes. La Direction gnrale du contrleur ministriel procdera une analyse de faisabilit pour intgrer et relier les deux modules du systme SAP qui saisissent des donnes sur les biens. Cette analyse aura lieu au cours de la premire moiti de 2010-2011. Si elle est juge faisable, cette amlioration pourrait tre termine avant la fin de mars 2011. Les produits livre et dates dachvement prvues correspondantes se dtaillent ainsi: Inventaire des immobilisations (dcembre 2009); Rapprochement des immobilisations et ajustement requis (mars 2010); Analyse de faisabilit (juin 2010); Intgration des deux modules qui saisissent des donnes sur les biens dans le systme SAP (mars 2011).

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Conclusion
En rponse aux recommandations prsentes au cours des examens effectus en 2007 et 2008, le Ministre a lanc le nouveau Cadre de la Politique de gestion des biens et le projet de Politique sur la comptabilisation des immobilisations. Ces mesures pourraient resserrer les processus et les contrles du Ministre qui servent la gestion de ces biens en clarifiant les rles et les responsabilits des parties qui interviennent dans la gestion des immobilisations. Il faudrait largir le mandat du nouveau Comit de gestion des biens pour y inclure des aspects financiers et oprationnels. Le Ministre a amlior la surveillance de ses immobilisations, mais on a encore besoin dun processus pour assurer que les dpenses consacres aux projets dimmobilisations sont capitalises. Lanalyse des oprations a dmontr surtout que le Ministre se conformait aux politiques du Conseil du Trsor, ainsi quaux politiques et aux procdures de Sant Canada.

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Annexe A : Immobilisations corporelles au 31 mars 2009

Catgorie de biens Terrains Btiments Ouvrages et infrastructure Amliorations locatives Machines et quipement Vhicules Biens en construction Total Politiques comptables

Cot (milliers de $) 1,180 131,591 504 19,583 191,238 22,119 15,524 381,739

Amortissement accumul (milliers de $)

0 91,187 0 19,085 118,318 13,779 0 242,369

Valeur comptable nette (milliers de $) 1,180 40,404 504 498 72,920 8,340 15,524 139,370

Les immobilisations corporelles et les amliorations locatives qui ont un cot initial de 10 000 $ ou plus sont comptabilises leur cot d'acquisition. Sant Canada ne capitalise pas les biens intangibles, oeuvres d'art et trsors historiques qui ont une valeur culturelle, esthtique ou historique, les biens immeubles situs dans les rserves indiennes, ni les collections de muse. L'amortissement des immobilisations est directe sur la dure utile estimative de l'immobilisation, de la faon suivante : Catgorie de biens Btiments Ouvrages et infrastructure Amliorations locatives Machines et quipement Sous-catgorie de biens Btiments Ouvrages et infrastructure Amliorations locatives Machines et quipement Matriel informatique Logiciels informatiques Autre quipement Vhicules moteur Autres vhicules Priode d'amortissement 25 ans 25 ans Dure du bail, max. 40 ans 8 12 ans 3 5 ans 3 ans 10 12 ans 4 7 ans 10 ans

Vhicules Autres vhicules

Source : tats financiers de Sant Canada

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Annexe B Lignes denqute et critres de vrification

Lignes denqute no. 1 : Suffisance et efficacit du cadre de contrle de gestion des immobilisations. Critres de vrification : Les politiques et les pouvoirs sur la gestion financire sont tablis, diffuss et revus rgulirement. Il existe des politiques et des lignes directrices en ce qui a trait la protection des immobilisations. On vrifie priodiquement les biens et les dossiers pour sassurer de les biens existent vraiment et quils sont tous enregistrs. Des examens sont faits afin danalyser, de comparer et dexpliquer les carts financiers. Les systmes dinformation appuient la gestion des biens fonde sur le cycle de vie.

Lignes denqute no. 2 : Conformit aux politiques et procdures pertinentes du Conseil du Trsor et du Ministre en ce qui a trait la comptabilisation des oprations portant sur les immobilisations. Critre de vrification : Les oprations sont consignes dans les systmes dinformation financire de Sant Canada de faon exacte et opportune pour appuyer le traitement de linformation.

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