Ponencia sobre la Organizacin y Conservacin del Archivo Histrico de la Facultad de Derecho de la U de la R. 1881 a 1985.

Autores: Archivlogo Vctor Barranco Garca. Pasante Gabriel Queijo Fellosa.

Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009. 8vo CAM. Historia de la Facultad de Jurisprudencia.

La Facultad de Jursprudencia (despus Derecho) surge como institucin en un proceso de acciones administrativas y situaciones polticas que conllevaron a la fundacin de la Universidad de la Repblica y a la Facultad de Jurisprudencia, entre los aos 1833 a 1849, fue la nica facultad que funcion hasta 1876. Desde entonces hasta la actualidad ha vivido perodos de evolucin de sus estructuras administrativas as como la constante ampliacin de sus cometidos, slo interrumpido durante la dictadura militar en el ao 1973, retomada la autonoma y la democratizacin en el ao 1985 hasta el presente esta institucin desarrolla 5 carreras en el campo del derecho, con una poblacin estudiantil que supera los 14 000 estudiantes. Su evolucin docente ha estado condicionada por dos grandes factores: el proceso general de nuestra enseanza universitaria y el proceso de la vida jurdica nacional. En su desarrollo y sus funciones gener una cantidad importante de documentacin administrativa que hoy constituye un fondo documental importante. La Facultad de Derecho fue protagonista de grandes acontecimientos nacionales en sus 160 aos de vida. Uno de los ms importantes logros de la casa de estudios fue la consagracin de su Ley Orgnica en el ao 1958. Sufri varias reformas en su desarrollo institucional, y tuvo otros tantos intentos fallidos de mejoras, muchas veces limitados por los autoritarismos. Se resisti a las dictaduras y luch para defender al

Estado democrtico, sufriendo la impotencia de la intervencin que padeci en la dcada del setenta del siglo pasado. Por esta Facultad se formaron las ms grandes figuras intelectuales de nuestro pas, como docentes, estudiantes y egresados, que tanto contribuyeron al Estado de derecho, impuesto desde la Constitucin, enriquecieron la cultura y el pensamiento poltico y social de nuestra nacin. Los Documentos de la Facultad: Se trata de un importante acervo documental, que abarca 3 siglos, ltimas dcadas del siglo XIX, todo el siglo XX y los primeros 6 aos de este nuevo siglo. Su contenido est relacionado con las actividades administrativas, culturales y cientficas, con el trazo de la vida social uruguaya. Ah encontramos notas y expedientes sobre los programas docentes, los planes de investigacin y extensin universitaria, documentos variados de la contabilidad. La administracin, la docencia, sobre los estudiantes y los funcionarios de la facultad. Encontramos diferentes tipologas documentales, que constituyen series documentales de actas del gobierno de la facultad y la Universidad. Informes , Notas, Correspondencias, Controles, Asistencias, Evaluaciones, Exmenes Libres y Reglamentados, Certificaciones, Matrculas, Ttulos, Exoneraciones, Prrrogas, Libros de Conocimientos, Libros copiadores con documentos de diferentes tipos, todos manuscritos, Libros Mayores de Contabilidad, de Actas de Arqueo y Cajas, Expedientes de Estudiantes de las carreras de Notariado, Procuracin, Abogaca y Traductorado (Existen ms de 5000 Expedientes de Estudiantes comprendidos entre los aos: 1882-1967). La documentacin acadmica aparece en este subfondo desde 1879, y la documentacin administrativa de la Facultad va desde 1886 hasta 1985, y posterior a esta fecha hasta el presente la documentacin producida por la institucin se encuentra en el sector administrativo. Las condiciones de su conservacin. Para apreciar la importancia del Archivo Histrico de la Facultad de Derecho, primero deben saber el contenido, el estado en que se encontr. Los antecedentes conocidos sobre el archivo de la Universidad, as como el archivo de la Facultad, se debieron dar en el conjunto del proceso de su Instalacin y desarrollo, en el actual edificio de nuestra Facultad y que comparte la Direccin de la universidad.

En el proceso del tiempo y el funcionamiento administrativo de la facultad, se fueron acumulando un sinnmero de documentos productos de su gestin, que se conservaron con diferentes criterios y condiciones, pero el 22 de octubre de 1976, las autoridades interventoras de la Universidad entregaron al Archivo General de la Nacin 77 cajas de documentos que databan de 1827 al 1945, y posteriormente continu el envo del perodo 1946-1953, documentos perteneciente a la Universidad y de la Facultad de Derecho tambin. Ms nunca se supo de stos, hasta que en el ao 2000 se logr elaborar el Catlogo del Archivo de la U de la R (1827-1885) primer tomo, y el segundo tomo (1886 1904), hecho por las archivlogas Alicia Casas de Barrn, Mnica Bez y la historiadora Mara Blanca Paris de Oddone, en conmemoracin del 150 Aniversario de la Instalacin de la Universidad, y entre los cuales se comprueba de la existencia de documentos de la Facultad de Derecho de fecha: 1836 al 1885. En 1985 el CDC (Consejo Directivo Central) por resolucin del 29 de octubre decidi crear una comisin para el estudio de los problemas relativos al Archivo de la Universidad, que concluy en la solicitud de la devolucin de ste por la importancia que posee para el estudio de la historia y la identidad de la Universidad, al Ministerio de Educacin y Cultura, al cual pertenece el AGN, pero nunca hubo respuestas. Aunque parezca increble slo a partir del ao 2005 y con la designacin de una nueva direccin , que recay en la archivloga y licenciada Alicia Casas de Barrn, se pudo acceder al contenido del Archivo General de la Nacin con profundidad, tras un largo proceso de trabajo archivstico se puede conocer el contenido real y el estado de conservacin de la documentacin universitaria en ese lugar. Al producirse el movimiento de los documentos, se corrobor que hubo documentos de la Facultad que no fueron enviados a ese destino y eso lo comprueba la presencia de documentos de diferentes pocas en nuestro archivo histrico actual, en proceso de organizacin. En estos ltimos 21 aos (1985 - 2006) la documentacin ms antigua de la Facultad es depositada y trasladada a lugares sin condiciones adecuadas, estuvo depositada en la Casona (casa utilizada como depsito de la facultad) donde se encontraba en malas condiciones de conservacin, predominado su suciedad, los insectos, los roedores, y una alteracin de su medio ambiente, que conllev a sufrir diferentes grados de deterioro.con diferentes criterios en su conservacin, y la documentacin de aos recientes en diferentes depsitos o supuestos Archivos, tambien en difciles condiciones de organizacin y conservacin.

Adems se sum el hecho de un gran aumento de la produccin de documentos al asumir la institucin nuevas competencias y nuevas tecnologas, como el expediente electrnico que facilit el incremento de las gestiones pero que conllev a la impresin de dichas gestiones administrativas. Ya en el ao 2005 se comienza a revertir la situacin archivstica de este sub- fondo documental, y se impone el criterio de unificar todos los documentos que se encontraban dispersos. Las Razones para su rescate: La documentacin contenida en este archivo administrativo constituye un acervo documental y testimonio de la identidad y la memoria de nuestra casa de estudios. Dada la importancia de la documentacin de este archivo es necesario que la misma est disponible para cualquier investigacin cientfica, social o cultural. A pesar de la prdida de la documentacin extrada de la Facultad, en el perodo de facto, se cuenta con un importante Patrimonio Documental que hay que rescatar del olvido y la destruccin, mediante un trabajo extraordinario, se debe conservar adecuadamente estos documentos porque toda su informacin testimonia y documenta el nacimiento y desarrollo de la Facultad y la Universidad de la Repblica, adems de formar parte del Patrimonio Cultural del pas. Lograr convencer de que era necesario su rescate, parte de la del ingreso del archivlogo Victor Barranco desde el ao 2003, marcando pautas archivisticas en el tratamiento de estos documentos, estos registran obligaciones y compromisos institucionales, que se constituyen en prueba de los derechos de todos los ciudadanos y que es la Memoria y comprensin de la Historia de la Universidad, que contribuye al conocimiento. Con la fundamentacin de que la Facultad de Derecho jug un papel central en la formacin de las lites polticas y culturales del Uruguay, con significativa proyeccin latinoamericana, se comprende que este archivo, es una fuente primaria de informacin. El Rescate a travs de la colaboracin de ADAI. Recuperar este archivo, fue desde entonces un propsito y una tarea ardua, pero buscando, convenciendo y demostrando resultados, sumando las voluntades de la administracin, mediante la aplicacin de

las tcnicas adecuadas, se comenz a preparar para el futuro a un archivo que conserva la historia de nuestra casa universitaria. Como no exista un archivo organizado, no exista su inclusin en los presupuestos de la institucin, no exista recursos para sus implementaciones. A partir del ao 2004 se comenz a buscar aprobaciones para buscar recursos financieros a travs de un proyecto de elaboracin propia para presentarlo a la Agencia de Cooperacin Espaola. El Proyecto plantea la Organizacin de todos los documentos, su limpieza y colocacin en cajas. Lograr una mejor conservacin de este Archivo Histrico de la Facultad de Derecho, mediante tcnicas archivsticas, terminando el mismo en un proceso de Digitalizacin para su respaldo y reproduccin a otros soportes en el tiempo, ya que la microfilmacin es un proceso ms caro y la Digitalizacin es de ms facil manejo para su Difusin, y permite su reproduccin, conservacin y futura migracin a otros soportes que sean ms avanzados en el tiempo. El hecho conllev a que se valorara la posibilidad de destinar un aporte financiero por parte de la Facultad durante el ao 2005, como complemento a los gastos del proyecto que present a la Agencia de Cooperacin Espaola. El proyecto de la Organizacin y Conservacin del Archivo Histrico de la Facultad de Derecho, fue aprobado por las autoridades de ADAI y conllev un paciente y largo trabajo, que se desarroll en tres etapas entre los aos 2005 al 2009. El proceso de la organizacin y su Preservacin mediante la aplicacin de las tcnicas archivsticas adecuadas, dejara al archivo histrico disponible para prestar un servicio a los investigadores y usuarios en general. Dejar preparado el Archivo Histrico para una futura aplicacin de tcnicas de descripcin de las dems series documentales contenidas en el sub- Fondo Documental universitario, ya que el Fondo Documental lo constituye la Universidad en su conjunto, adems de medidas de conservacin que garanticen su mayor permanencia en el tiempo.

El proceso del rescate: El sub - Fondo Documental est constituido por documentos en soporte papel, por el gran volumen del mismo se realiz el inicio de la organizacin y procesos tcnicos en 3 etapas de trabajo, comenzando en el ao 2005: 1ra. Etapa: comprendi la documentacin del siglo XIX, y los primeros 25 aos del siglo XX. El proceso que se llev a cabo consisti en desarrollar 3 actividades que conllevaron varias tareas: 1- La instalacin del Archivo: Acondicionamiento del local designado por las autoridades, que requiri de limpieza profunda con lijado de los pisos de madera y varios encerados (anteriormente exista un depsito en el lugar). Se efectu limpieza de pisos y ventanas, pintura de paredes y techos, Refaccin de la electricidad y la iluminacin, Medicin y Distribucin de los espacios, armado de las Estanteras, su limpieza (por ser stas recicladas). 2- Traslado de la Documentacin: Desde la Casona mediante la contratacin de un camin, y desde el saln 25 donde estaba depositada parte de la documentacin, se complementa el traslado de 100 metros lineales de documentos, la colocacin en las estanteras segn la clasificacin primaria establecida de antemano, hasta el trasiego a mano por 18 de julio desde el Archivo General de la U de la R de algunos cientos de cajas de cartn en desecho que fueron recicladas y etiquetadas para su nuevo uso. 3- Aplicacin del proceso tcnico archivstico: Se realizaron diferentes actividades de carcter tcnico como lo es la Clasificacin y la Ordenacin de los documentos aplicando las normas ISO y parmetros internacionales, se utiliz asesoramiento de un docente de la especialidad y se realizaron diferentes controles de calidad del proceso empleado. En esta etapa del desarrollo del proyecto se cont con la elaboracin de los funcionarios de Intendencia y Servicios Generales. El primer instrumento realizado fue un Inventario Somero sobre todo el contenido del archivo, con el objetivo de conocer de su contenido. Posteriormente se realiz una Base de Datos en Winisis, elaborando un Inventario para el registro de los documentos del siglo 19. Se elaboraron otros instrumentos de archivo informacin: para la bsqueda de la

Inventario Somero para documentos entre 1890 y 1925. Censo de Estudiantes de Abogaca 1875 a 1902. Censo de Estudiantes de Notariado 1884 a 1892.

Registro de Estudiante de Abogaca 1875 a 1901. ndice Onomstico de Estudiantes de Abogaca y Notariado 1875 a 1902. Inventario Analtico 1892 a 1908. Organigrama institucional para el perodo 1875 a 1925. Desarrollo del Cuadro de Clasificacin para la estructura orgnica-funcional de la poca. Estos instrumentos se efectuaron con la contribucin de los estudiantes que se contrataron, con la participacin honoraria de otros profesionales y estudiantes de archivologa, y con estudiantes que realizaron sus Tesis de Grado dentro del perodo 1875 a 1949. 2da. Etapa: Abarc la documentacin de primeros 45 aos del siglo XX. Se elaboraron los siguientes instrumentos para las bsquedas: Inventario Descriptivo para el perodo 1935 a 1949. ndice Onomstico de Estudiantes de Abogaca 1940 a 1948. Inventario Descriptivo e ndice Onomstico de Estudiantes de Procuracin 1935 a 1948. Inventario Descriptivo e ndice Onomstico de Estudiantes Notariado entre 1935 y 1949. Inventario Descriptivo de Secretara de 1935 a 1949. Inventario Descriptivo e ndice cronolgico de Libros y Actas entre 1935 y 1948. Se Digitaliz 4315 documentos encuadernados correspondiente a diferentres tipos documentales, entre ellos, Informes, Notas y actas del perodo 1879 a 1945. Se elabor el Inventario Descriptivo para estos documentos en formato electrnico utilizando el software LASERFICHE. 3ra Etapa: Consisti en la Digitalizacin de 4700 documentos comprendidos entre 1907 y 1958, se elabor la descripcin archivstica aplicando las normas ISAD (G), utilizando el mismo software. Se emple un sistema de descripcin normalizado y automatizado, realizando la lectura y revisin del contenido de 10 Libros copiadores, que conllev a la elaboracin de un registro de 279 hojas con el lenguaje tcnico establecido para aplicar su vinculacin al OCR (Reconocimiento ptico de Caracteres) aplicado al software en cuestin. Este trabajo conllev 7 meses de elaboracin, incluyendo el escaneo, la digitalizacin y el control de calidad del proceso. La Digitalizacin se efectu considerando que es el proceso de mejor manejo, ms actualizado y econmico y con posibilidades ms factibles de poderlo transferir a otro soporte en el futuro al avanzar el desarrollo de la tecnologa.

Este proceso permite almacenar una gran cantidad de documentos y su fcil manipulacin y transportacin ayudar a una mayor difusin de la informacin contenida en ellos. Desde el punto de vista de la conservacin de los documentos, se logra evitar el manejo de los documentos originales y adems evitar la prdida total de su contenido si desaparecen los actuales soportes en los que se mantienen.

El Proceso tcnico archivstico: Se efectu en el desarrollo de las 3 fases del proyecto ya planteados anteriormente, para la que se conjugaron los recursos materiales, econmicos y humanos aportados por ADAI y la Facultad. La estructura de la Instalacin, Distribucin y Funcionamiento del Archivo se implement con tres reas de trabajo: rea de depsito Documental, rea Tcnica y rea Pblica y/o Sala de Reuniones. La organizacin archivstica consiste en la aplicacin de principios y normas tcnicas especificas, en base a eso se propuso planificar, Implantar y Evaluar un Sistema de Gestin de la Documentacin Administrativa, que promueva la ejecucin de las tareas tcnicas archivsticas ms importantes para la Organizacin, la Descripcin, la Conservacin y hacer accesible el sub fondo documental Administrativo e Histrico . La organizacin archivstica const de la implementacin de una serie de tareas: Estudio de la Estructura y Desarrollo de la Institucin: Conocer su estructura organizativa, las Unidades que lo constituyen, las diversas escalas centrales o descentralizadas: la Direccin, las Divisiones, los Departamentos, las Secciones y/ o Filiales. La naturaleza de las relaciones internas, tanto orgnico- jerrquicas como de gestin. Conocer las Finalidades u Objetivos de la Entidad, los Cometidos y Competencias de cada uno de los diferentes niveles o escalas que la integran. Con ello se prepar las siguientes etapas. El Relevamiento Documental: Relevamiento Documental minucioso, de todos los tipos de documentos que se elaboran en la Facultad, con el objeto de su posible clasificacin. Para ello se revis todas las estructuras administrativas de donde se gener dicha documentacin, as como las funciones que cumplen; para identificar y contribuir a la identificacin de los tipos y series documentales. Para ello se utiliz un formulario tcnico elaborado por el tcnico archivlogo.

Organigrama Se estudi a las estructuras orgnicas- funcionales actuales, su evolucin en el tiempo de vida de la institucin, lo que nos permiti continuar con otros procedimientos archivsticos posteriormente. La importancia radica en que nos proporciona el origen documental y su futura organizacin a partir de la estructura actual. Elaboracin de un Cuadro de Clasificacin: Definicin de una estructura jerrquica y lgica que refleje las funciones y las actividades del organismo, funciones que generan la creacin o recepcin de los documentos, as como lograr la identidad propia de cada grupo documental, que lo distingue como nico y los relaciona jerrquicamente con los dems, sin dar lugar a la ambigedad. Adems es un instrumento inestimable para la localizacin conceptual de las Series Documentales. Se emplean los recursos anteriores. Identificacin de las Series Documentales: Los documentos deben ser devueltos a su orden original, aquel que tuvieron cuando fueron creados, por consiguiente, no slo segn el fondo de procedencia, sino dispuestos en el seno del grupo de documentos producidos y que reflejan el modo de ser y de funcionar de la Institucin que los ha creado, sobre la base de las competencias de la organizacin, de la estructura, y de los procedimientos. La tipologa documental nos proporcion una escala de valores o atributos, que nos permiti definir las series documentales, al identificar dichas estructuras orgnicas- funcionales y sus competencias y posteriormente determinar sus valores sustantivos o facilitativos. Planificacin del trabajo de la Organizacin: La planificacin de la organizacin estuvo dada a partir del Sistema elegido previo conocimiento detallado de las funciones que desarrolla el organismo y los documentos producidos. La utilidad del Cuadro de Clasificacin, y una disposicin complementaria del lugar de la documentacin, nos prepar la posibilidad de elegir el mtodo de ordenacin adecuado. Se emplearon los recursos tcnicos al caso. Plan de Descripcin: El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesible el sub fondo documental de la Facultad de Derecho. Se utilizaron recursos tcnicos empleados en una Programacin Descriptiva. Se debe formular un programa descriptivo a fin de proporcionar con prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo. Posteriormente se decidi la profundidad conque ser necesario describir cada agrupacin documental y en consecuencia el tipo de procedimiento para llevarlo a cabo. As como el tipo de Instrumentos Descriptivos que se elaboraron, como inventarios, ndices y otros instrumentos de control, incluyendo la utilizacin de la automatizacin de los mismos, para lo cual se

utilizaron las normas internacionales de descripcin archivstica ISAD (G). Y los futuros instrumentos a elaborar. Medidas Tcnicas y/ o asesoramiento de Tratamiento Documental: Propuestas para el expurgo de los documentos: Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Se aplic formulario establecido por las autoridades del AGN. Estudio del Ciclo Vital de los documentos, y la fase de desarrollo del archivo, su eliminacin o conservacin definitiva se distinguen en funcin de: La utilidad administrativa y legal de los documentos. Su utilidad histrica. Perodo de utilidad corriente: documentos conservados en la administracin de origen. Perodo de utilidad definitiva: documentos conservados en el archivo histrico. Se realiza en la actualidad una Tabla de Plazos de Valoracin para la conservacin y eliminacin documental, segn las regulaciones administrativas pblicas y de los intereses legales y administrativos de la Facultad de Derecho. Se incluyeron otras propuestas de medidas tcnicas para el mejor manejo y conservacin de la documentacin, segn las caractersticas de cada lugar dentro de la Institucin. Estudio de Estructuracin para el Servicio del Archivo: No exista ningn servicio de archivo, puesto que no exista ste como una unidad administrativa y si diferentes depsitos y pequeos archivos de gestin en las oficinas. Tras su instalacin, se analiz el servicio que pueda brindar el archivo, logrando la recuperacin de la informacin de forma precisa y en tiempo razonable para la Administracin. Se plante el desarrollo de una funcin cultural a travs de un servicio educativo e investigativo, partiendo de las fuentes primarias de la informacin histrica de la Facultad, y desarrollar otras tantas actividades como prstamos, exposiciones, publicaciones, elaboracin de web del archivo. Informatizacin y creacin de Bases de Datos Archivsticas: Se informatiza utilizando el software utilizado en las diferentes fases del proyecto, con la alternativa de utilizar otros que se adecuen al servicio y funcionamiento interno del archivo, as como la determinacin de descriptores normalizados, para la creacin de las Bases de Datos, para la recuperacin ms eficiente de dicha informacin. Tambin el acceso a la documentacin y la informacin, depender de factores internos de la institucin, sus regulaciones, manejo y conservacin de la documentacin electrnica, entre otros factores. Se emplean recursos tcnicos, normas y procedimientos.

Se comenz la elaboracin de los documentos de trabajo a utilizar posteriormente para el desarrollo de las tareas de la Gestin Documental: Normas Bsicas de organizacin y gestin de los archivos de las oficinas de las diferentes dependencias de la Facultad. El cuadro de clasificacin de la institucin. El cuadro de clasificacin de la oficina. El catlogo de tipos documentales de la oficina. Las normas de transferencias al archivo central de la facultad. Las normas de expurgo o eliminacin controlada de documentos de las oficinas. Todos estos documentos utilizando las normas tcnicas archivsticas en su elaboracin, constituyen una herramienta de trabajo til para la organizacin y la gestin documental: control eficiente del volumen y manejo de la informacin. Se constituir con ellos un Manual de Procedimientos para el manejo, control y planificacin del trabajo archivstico.

Programa de Servicios y Difusin Cultural:

Se establece un Servicio de asistencia a la Administracin, brindndole toda la Informacin contenida en el Archivo, que sea necesaria para la determinacin de decisiones administrativas y un Servicio de Consulta para la Investigacin, la Docencia y el Estudio como Difusin Cultural y de Actividades que permitan dar a conocer su contenido, como Patrimonio Documental de la Facultad de Derecho. 1. Dentro del Servicio de extensin archivstica y a travs de un vnculo con los gremios profesionales de los archivistas se desarrolla una lnea de investigacin basada en la elaboracin de proyectos, en el eje de un PROGRAMA DE SERVICIO Y DIFUSIN CULTURAL para el que se crea un espacio denominado: CENTRO DE REFERENCIA e INVESTIGACIN PARA ACADEMICOS, PROFESIONALES Y ESTUDIANTES que consiste en aplicar la extensin archivstica universitaria como un espacio vital para los acadmicos, profesionales y estudiantes, adems se vincula con el espacio ya logrado de la web del archivo, que se dio a conocer en el 160 aniversario de la instalacin de la Facultad, as como de la Universidad en el ao 1849, este centro de referencia pretende buscar y desarrollar lneas de trabajo para la investigacin mediante el manejo de la informacin, su estudio y para la elaboracin de proyectos, preparacin y presentacin de Ponencias, apoyo para la preparacin de Eventos Cientficos y su Difusin. Mediante este espacio se desarrollar una Funcin Cultural a travs de un servicio educativo, partiendo de las Fuentes Primarias Documentales que existen y ayudar a desarrollar otras actividades culturales como creacin de espacios web, boletines electrnicos, Exposiciones y Publicaciones.

Autores:

Archivlogo Vctor Barranco Garca. Pasante Gabriel Queijo Fellosa.

Montevideo, 17 al 21 de noviembre de 2009. 8vo CAM.