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CENTRO DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO EMPRESARIAL DE VENEZUELA S.A. C.C. El Parral, Piso 3 Oficina 315. Barquisimeto, Edo. Lara Telf.

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CAPACITACIN Y ADIESTRAMIENTO AL USUARIO Sub- Sistema

Contabilidad Presupuestaria

Datos Generales: Nmero de horas: Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad General, Carcter: Obligatorio

Mayo 2008

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Introduccin El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitacin necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema PROYECTO RORAIMA. En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los procesos que conforman a cada Sub Sistema a fin de cumplir con los objetivos establecidos. Descripcin General En primer lugar definiremos a PROYECTO RORAIMA como: Sistema de Informacin Automatizado para la Integracin de la Gestin Administrativa, Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educacin y Entes Autnomos del Estado PROYECTO RORAIMA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y automatizados, para asegurar, un flujo de informacin adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organizacin con el fin de mejorar la gestin administrativa, financiera y no financiera de Institutos o Entes Autnomos Est compuesto por los siguientes Sub Sistemas:

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Definicin de Trminos. Es necesario Definir los trminos que se manejarn antes de realizar un recorrido por el funcionamiento de PROYECTO RORAIMA: Clasificador Presupuestario: Aqu estn descritos los diferentes tipos de gastos que pueden existir traducidos en partidas. En la administracin pblica el Presupuesto se lleva mediante Proyectos y Acciones. Hay que tener en cuenta que: Categora Presupuestaria: Quien Gasta. Partida Presupuestaria: Tipos de Gastos. Cdigo Presupuestario: Donde se genera el gasto y cual es el tipo de gasto. PROYECTOS

ACCIONES CENTRALIZADAS

ACCIONES ESPECFICAS

CATEGORIAS Momentos Presupuestarios.

PARTIDAS

Precompromisos: Este tipo de documento es generado al realizarse un apartado de dinero dentro del presupuesto, este apartado de dinero esta basado en Costos Estimados (Solicitud de Compra). Compromisos: Se realizan luego del precompromiso. Es la Orden de Compra como tal. El apartado de dinero aqu es en base a Costos Reales. Causados: Se acepta la deuda una vez conforme con lo solicitado. Se origina con una orden de Pago que refiere a un compromiso. Si se registra un causado en presupuesto, esta accin o movimiento no genera comprobante contable en la contabilidad financiera. Pagados: Es la disminucin o cancelacin de la deuda. Se origina con una Orden de Pago, la emisin de un cheque, una Nota de debito, etc.

Observaciones: Se puede comprometer por un monto igual o menor al precompromiso. Los causados tienen una relacin directa con una Orden de Pago.

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Se considera que el presupuesto esta ejecutado cuando esta causado. Se puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar con una fecha menor a la fecha del compromiso. Modificaciones Presupuestarias: Traslados (Positivos o Negativos): Cambio de conceptos de gastos de una cuenta a otra. Para la realizacin de Traslados se deben realizar de partidas iguales, es decir, no se pueden trasladar fondos de partidas distintas en un proyecto. Los traslados pueden ser: De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas. De muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma partida. De muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias partidas. Crditos Adicionales: Inyeccin o prstamo de recursos. Adiciones/ Disminuciones: Son utilizados para reflejar los ingresos extraordinarios (adiciones) o un recorte de presupuesto (disminuciones). Ajustes: Se hacen cuando no se termina de pasar por los momentos presupuestarios y ya no se le dar ejecucin a ese presupuesto. Los ajustes se deben realizar en el sentido contrario en que fue realizado el documento. Se debe ajustar hasta el documento con el que se afect la disponibilidad.

Por Ejemplo: PRECOMPROMISO Al ajustar: PAGADO CAUSADO COMPROMISO PRECOMPROMISO COMPROMISO CAUSADO PAGADO

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Sub-Sistema de Contabilidad Presupuestaria Este sub-sistema mantiene una base de datos actualizada de la distribucin institucional del presupuesto de gastos, clasificando los crditos presupuestarios, de acuerdo con la responsabilidad de las unidades en el cumplimiento de los objetivos y metas de cada programa o proyecto. Permite mantener un estricto control en la ejecucin y ordenacin de los compromisos. Produce informacin consolidada de la ejecucin global, precompromisos, compromisos, causados, pagados, traslados, adiciones/ disminuciones y ajustes de ejecucin, que facilita la toma de decisiones durante todas las etapas del proceso administrativo. Este Sub-Sistema involucra los siguientes procesos: Definiciones Especficas Niveles Presupuestarios Ttulos Presupuestarios Asignacin Inicial Asignar Partidas Documentos: Precompromisos Compromisos Causados Pagados Ajustes Artculos de Ley Ejecucin Presupuestaria Ejecucin Global Precomprometer Comprometer Causar Pagar Solicitud de Traslados Aprobacin de Solicitud de Traslado Traslados Adiciones/Disminuciones Ajustes Ejecucin Mantenimiento Cierre del Perodo Cerrar Etapa de Definicn Ejecucin Presupuestaria Reportes

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Descripcin de Procesos. Definiciones Especficas: 1. Niveles Presupuestarios: Tablas: CPDEFNIV CPNIVELES CPPEREJE Proceso que tiene como funcin Definir la estructura presupuestaria, el ejercicio presupuestario y el nivel de disponibilidad. Se define un formato para el cdigo presupuestario para ello:

Seleccionamos en el Clasificador de Categoras el nmero de rupturas que tendr el centro de gastos. Seleccionamos en el Clasificador de Partidas el nmero de rupturas que tendr la partida Seleccionamos en el Nivel de Disponibilidad el nivel donde se le dar la asignacin al ttulo presupuestario. Los niveles presupuestarios sern definidos una sola vez.

Se deben manejar por lo menos cuatro niveles en las partidas (PartidaGenrica-Especfica-Sub Especfica).

En esta pantalla se nos presenta la opcin de Asignacin Peridica (Si No) que se tildar dependiendo del ttulo presupuestario al que se le vaya a dar asignacin inicial. Se recomienda que se comience con las peridicas. Se debe seleccionar la fecha de Inicio y Fin del Ejercicio as como el Perodo correspondiente e ingresar el Inicio de Correlativo AEP y el documento de Precompromiso Traslado. El Sistema maneja una ejecucin presupuestaria global. Por aqu se cierran los Perodos Presupuestarios.

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2. Ttulos Presupuestarios: Tabla: CPDEFTIT En dicho proceso se definen todos los ttulos o cdigos presupuestarios los cuales deben cumplir con la teora de la escalera. En cuanto a los Cdigos Presupuestarios deben ser incluidos de acuerdo a su jerarqua y deben llegar al ltimo nivel; de no existir un determinado nivel debe ser rellenado con un cero En cuanto a los Ttulos Presupuestarios, se pueden crear en cualquier momento del Ejercicio; aquellos que sean de ltimo nivel se les asigna una cuenta contable. Ejemplo: PR-AC-PAR-GE-ES-SE Donde: PR: Proyecto AC: Actividad PAR: Partida GE: Genrica

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ES: Especifica SE: Sub especifica 01 01-01 01-01-401 01-01-401-01 01-01-401-01-01 01-01-401-01-01-00 Programa central de apoyo Direccin y coordinacin superior Gasto de Personal Sueldos, Salarios y Otras Retribuciones Sueldos bsicos personal fijo a tiempo completo Sueldos bsicos personal fijo a tiempo completo

En esta parte es donde sucede la Integracin con Contabilidad.

Cmo se integra con el Sub-Sistema de Contabilidad? En Datos Contables se le asocia a cada cdigo presupuestario de ltimo nivel una cuenta contable. La mayora de las veces la asociacin se da entre gastos y gastos, sin embargo existen excepciones como por ejemplo, a una cuenta 4-04 se le puede asociar una cuenta de activo o a una cuenta 4-11 se le asocian cuentas de pasivo. Para Modificar un Ttulo Presupuestario:

Seleccionamos del catlogo el Ttulo Presupuestario a modificar Seguidamente ingresamos la nueva descripcin Presupuestario ya que es el nico campo modificable Presionamos (foto) Podemos consultar nuevamente a travs del catlogo el Ttulo Presupuestario para confirmar que ha sido modificado con xito del Ttulo

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Para Eliminar un Ttulo Presupuestario, este no debe tener una Asignacin Inicial ni movimientos en la Ejecucin Presupuestaria. 3. Asignacin Inicial: Tabla: CPASIINI En dicho proceso se asigna el Monto inicial a cada Cdigo Presupuestario. Cuando la etapa de definicin est cerrada el Sistema no permitir guardar informacin. Al cargar la asignacin Inicial se debe definir: Datos del Cdigo Presupuestario Datos de la Asignacin Asignacin Peridica

Si la asignacin es Peridica se debe seleccionar la Partida, indicar el Ao y Monto, y automticamente este es distribuido por el Sistema en los doce meses. Por el contrario si es No Peridica se debe seleccionar la Partida, indicar el Ao y se debe dar el monto de la asignacin en el mes o en los meses que se desee.

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4. Asignar Partidas

Seleccionar la Categora Presupuestaria Origen Seleccionar Categora Presupuestaria Destino Automticamente se vacan Presupuestarias Origen en la tabla todas las Categoras

Seleccionar la Categora a asociar

4. Documentos: En este mdulo se deben repasar los conceptos de Precompromiso, Compromiso, Causado, Pagado y Ajustes. 4.1. Precompromisos: Tabla: CPDOCPRC Ac se definen los documentos que se utilizarn para realizar precompromisos durante la Ejecucin Presupuestaria. Para definirlos:

Se ingresa el Tipo de Documento que har referencia al Precompromiso Ingresar el Nombre Extendido asociado y Abreviado asociado al Precompromiso ms comunes: Solicitudes de

Documentos de Precompromiso adquisicin de algo (compra o servicio).

El Sistema valida la disponibilidad del precompromiso. Document. SAE Precomp. + Comp. Causado Pagado Disponib. -

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Para Modificar un Documento de Precompromiso:


Seleccionamos del catlogo el documento a modificar El sistema mostrar la informacin registrada Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado Al realizar la modificacin se presiona (foto) El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados Aceptamos guardar los cambios. Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron registrados

Para Eliminar un Documento de Precompromiso:


Seleccionamos del catlogo el documento a eliminar El sistema mostrar los datos del Documento Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado El sistema verifica si se desea eliminar el documento Aceptamos la confirmacin de eliminar el registro Al consultar nuevamente el documento observaremos que te ya no se encuentra registrado.

4.2. Compromisos: Tabla: CPDOCCOM Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para realizar compromisos durante la Ejecucin Presupuestaria.

Se ingresa el Tipo de Documento Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificar al Compromiso Se debe indicar si refiere a un precompromiso y si afecta o no el monto del precompromiso, del compromiso y de la disponibilidad.

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Document. O/C(S) OC/D

Precomp. No Afecta +

Compr. + +

Causado

Pagado

Disponib. No Afecta (-)

Para Modificar un Documento de Compromiso:


Seleccionamos del catlogo el documento a modificar El sistema mostrar la informacin registrada Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado Al realizar la modificacin se presiona (foto) El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados Aceptamos guardar los cambios. Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron registrados

Para Eliminar un Documento de Compromiso:


Seleccionamos del catlogo el documento a eliminar El sistema mostrar los datos del Documento

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Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado

4.3. Causados: Tabla: CPDOCCAU Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para registrar un causado durante la Ejecucin Presupuestaria.

Se ingresa el Tipo de Documento Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificar al Causado Se debe indicar si el documento refiere a un precompromiso, a un compromiso o si no refiere a ninguno y si afecta o no el monto del precompromiso, del compromiso, del causado o de la disponibilidad. Precomp. No Afecta + No Afecta Compr. + + + Causado + Pagado Disponib. No Afecta (-) No Afecta

Document. O/P S/P OPRP(Ref. precom)

El documento conocido como Orden de Pago Extrapresupuesto no refiere a ningn documento presupuestario y no debe afectar ningn momento.

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Para Modificar un Documento de Causado:


Seleccionamos del catlogo el documento a modificar El sistema mostrar la informacin registrada Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado Al realizar la modificacin se presiona (foto) El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados Aceptamos guardar los cambios. Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron registrados

Para Eliminar un Documento de Causado:


Seleccionamos del catlogo el documento a eliminar El sistema mostrar los datos del Documento Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado

4.4. Pagados: Tabla: CPDOCPAG Proceso en el cual se definen los documentos que se utilizarn para registrar un pago durante la Ejecucin Presupuestaria.

Se ingresa el Tipo de Documento Se asigna el Nombre extendido y Abreviado que identificar al Pagado Se debe indicar si refiere a algn otro documento (precompromiso, compromiso, causado) o no refiere a ninguno y si afecta o no el monto de los documentos anteriores y de la disponibilidad. Precomp. No Afecta + Compr. No Afecta + Causado No Afecta + Pagado + + Disponib. No Afecta (-)

Document. CHE o ND NDGB

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Para Modificar un Documento de Pagado:


Seleccionamos del catlogo el documento a modificar El sistema mostrar la informacin registrada Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado Al realizar la modificacin se presiona (foto) El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados Aceptamos guardar los cambios. Al consultar nuevamente el documento podremos observar que los cambios fueron registrados

Para Eliminar un Documento de Tipo Pagado:


Seleccionamos del catlogo el documento a eliminar El sistema mostrar los datos del Documento Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado El sistema verifica si se desea eliminar el Documento

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Aceptamos eliminar el Documento Al consultar nuevamente el catlogo podremos observar que el ocumento ya ha sido eliminado.

4.5. Ajustes: Tabla: CPDOCAJU Proceso en el que se definen los documentos que se utilizarn para registrar un ajuste durante la Ejecucin Presupuestaria.

Se ingresa el Tipo de Documento a utilizar para el registro del ajuste Ingresar el Nombre Extendido y Abreviado del Tipo de Documento Se debe indicar a que documento (precompromiso, compromiso, causado, pagado) se le est realizando el ajuste.

Para Modificar un Documento de tipo Ajuste:


Seleccionamos del catlogo el documento a modificar El sistema mostrar la informacin registrada Solo se puede realizar modificaciones en cuanto al Nombre Extendido y al Abreviado Al realizar la modificacin se presiona (foto)

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El sistema verifica si se desea guardar los cambios realizados Aceptamos guardar los cambios. Al consultar nuevamente el documento de tipo ajuste podremos observar que los cambios fueron registrados

Para Eliminar un Documento de Ajuste:


Seleccionamos del catlogo el documento a eliminar El sistema mostrar los datos del Documento Presionar (foto) para eliminar el documento seleccionado El sistema verifica si se desea eliminar el documento de ajuste Aceptamos eliminar el ajuste Al consultar nuevamente en el catlogo podremos observar que el ajuste ya fu eliminado.

Ejecucin Presupuestaria 1. Ejecucin Global: Tabla: CPASIINI Proceso que permite consultar la Ejecucin Presupuestaria para un perodo especfico global. Permite realizar un anlisis rpido de la Ejecucin de una partida presupuestaria en un determinado perodo. Se debe Seleccionar el Cdigo Presupuestario y el Perodo a consultar, seguidamente el sistema muestra el valor actual de cada Partida, el cual se genera de la siguiente formula:

Asignacin Actual = Asignacin Actual - ( Precompromisos + Ajustes)


El perodo 00 es el perodo de Ejecucin Global, el totaliza la suma desde el perodo 01 hasta el perodo 12. En un perodo especfico se puede dar que un eslabn tenga un monto mayor al padre, pero en la ejecucin global no.

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La disponibilidad de una partida, va a depender de si fu afectada por algn momento presupuestario (Precompromiso, Compromiso, Causado o Pagado.), es genera de la siguiente fmula:

Disponibilidad = Asig. Inicial + Traslados(+) + Aumentos Traslados(-) Disminuciones.


2. Precomprometer: Tablas: CPPRECOM CPIMPPRC Proceso en el cual se realiza el registro de un Precompromiso. Para ello es necesario:

Se debe colocar la referencia del Precompromiso Seleccionar del precompromiso calendario la Fecha en la que se realiza el

Ingresar la Descripcin que haga referencia al Precompromiso Seleccionar el Cdigo del Beneficiario Seleccionar la Referencia del Precompromiso

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Seguidamente en las Imputaciones Presupuestarias se selecciona los cdigos Preupuestarios involucrados en el Precompromiso Se asignan los Presupuestario montos a precomprometer de cada cdigo

3. Comprometer: Tablas: CPCOMPRO CPIMPCOM En el caso de un compromiso que refiera a un Precompromiso, se debe:

Ingresar la referencia del Compromiso Seleccionar del calendario la Fecha en la que se realiza el compromiso Ingresar la Descripcin que haga referencia al Compromiso

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Seleccionar el Precompromiso

tipo

de

Compromiso

que

haga

referencia

al

Si se compromete un precompromiso; al momento de seleccionar dicho precompromiso automticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias En caso tal de que el monto del Compromiso sea menor que el Monto Precomprometido se debe ingresar el nuevo monto a comprometer. El sistema calcula y muestra el Monto Total del Compromiso, los saldos, la disponibilidad de cada Cdigo Presupuestario y en caso de generarse ajuste muestra los saldos correspondientes.

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4. Causar: Tablas: CPCAUSAD CPIMPCAU Los causados tienen una relacin directa con una orden de pago. Los tipos de causado ms comunes son:

Ordenes de Pago Directas, son causados directos que precomprometen, causan y afectan la disponibilidad. Causados que refieren a un compromiso, nicamente afectan la disponibilidad.

Se considera que el Presupuesto esta ejecutado cuando esta causado. Se puede causar varias veces un mismo compromiso y nunca se puede causar con una fecha menor a la fecha del compromiso . En caso de un Causado que refiera a un Compromiso:

Ingresar la Referencia del Causado Ingresar la Fecha en la que se est registrando el Causado Seleccionar el Tipo de Causado que haga referenvia al Compromiso Seleccionar el Compromiso al que hace referencia Si se est Causando un Compromiso; al momento de seleccionar dicho Compromiso automticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias. El sistema calcula y muestra el Monto Total Causado, el saldo y el monto y saldo de los ajustes en caso de existir

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5. Pagar: Tablas: CPPAGOS CPIMPPAG Emisin de cheque a una orden de pago. Por lo general siempre se cancela el monto de la orden de pago. Tambin se pueden hacer pagos directos, por ejemplo una nota de debito por servicios bancarios. En caso de un Pagado que refiera a un Causado:

Ingresar la Referencia del Pagado Ingresar la Fecha en la que se registra el Pagado Seleccionar el Tipo de Pagado Seleccionar el Compromiso al que hace referencia

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Si se est Pagando un Causado; al momento de seleccionar dicho Causado automticamente se cargan las Imputaciones Presupuestarias. El sistema calcula y muestra el Monto Total Pagado, el Monto Disponible por cada Cdigo Presupuestario, los saldos y el monto de los ajustes en caso de existir

6. Solicitud de Traslado: Tablas: CPTRASLA CPMOVTRA Proceso en el cual se registran los traslados de dinero de una partida a otra durante la Ejecucin Presupuestaria. Los traslados pueden ser:

De una a muchas: Donde una sola partida sede dinero a varias partidas.

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De muchas a una: Donde varias partidas seden dinero a una misma partida. De muchas a muchas: Donde varias partidas seden dinero a varias partidas.

Para registrar un traslado:


Asignamos el nmero de Referencia al traslado Ingresamos la fecha del traslado Se ingresa la Descripcin que haga referencia al traslado Seleccionar el artculo de ley a utilizar al momento de autorizar el traslado Seleccionar el Tipo de Traslado Seleccionar el Tipo de Gasto Seleccionar si el traslado es de: una a muchas, de muchas a una de muchas a muchas Pestaa Solicitud de Traslado

Seleccionar el cdigo Presupuestario Origen Seleccionar el cdigo Presupuestario Destino Ingresar el Monto a trasladar

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En la Pestaa Justificacin se registra la justificacin por la cual se est realizando la solicitud de un determinado traslado

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La Solicitud de Traslado va a generar un precompromiso en el presupuesto y lo realiza la partida que ceder el dinero. Una vez elaborado el traslado se anula el Precompromiso. Tomar en cuenta que: Monto de traslado < Monto Disponible. 7. Traslados Una vez que la solicitud de Traslado ha sido aprobada se procede en este proceso a registrar el Traslado a realizarce. Para registrar el Traslado aprobado:

Seleccionar del catlogo de solicitudes de traslados aprobadas el traslado a registrar. Automticamente el sistema muestra los datos correspondientes a la solicitud de traslado Ingresar el periodo correspondiente al traslado Presionar (foto) El sistema verifica si se desea guardar la informacin Presionamos opcin Aceptar

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7. Adiciones/ Disminuciones: Tablas: CPADIDIS CPMOVADI Esta pantalla permite aumentar presupuestaria de una o varias partidas. o disminuir la disponibilidad

Las Adiciones se usan para reflejar ingresos extraordinarios y las Disminuciones reflejan un recorte de presupuesto. Para registrar la Adicin/Disminucin se debe:

Ingresar la Referencia de la Adicin/Disminucin a registrar Seleccionar el nmero de perodos a registrar Ingresar la Fecha a realizarce la Adicin/Disminucin Ingresar si el crdito es de Tipo Adicin Disminucin Pestaa Movimientos

Seleccionar el Cdigo Presupuestario al cual se va a realizar la Adicin/Disminucin segn sea el caso Ingresar el perodo

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Ingresar el Monto de la Adicin/Disminucin y automticamente se mostrar el Monto Disponible del Cdigo Presupuestario

En la Pestaa Financiamiento se ingresa los datos del Financiamiento

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En la Pestaa Justificacin se ingresa el motivo de justificacin por el cual se realiza la Adicin/Disminucin

8. Ajustes a Ejecucin: Tablas: CPAJUSTE CPMOVAJU En este proceso se registran los ajustes efectuados a los compromisos, causados o pagados (reconsideraciones, ajustes a contratos, etc.) dque se generan durante la Ejecucin Presupuestaria Ajuste a Compromiso: Asig. 1000 Prec Comp Caus 250 Pag Disp Se realizan dos ajustes, uno por el compromiso y otro por el precompromiso.

300 300 <50> <50> 250 250

250 700 750

Ajuste a Causado Directo: Asig. 1000 Prec Comp Caus 300 <50> 250 Pag 250 Disp 700 750 El monto del ajuste es por la diferencia, es decir, por el monto que se le esta devolviendo a la partida.

300 300 <50> <50> 250 250

Para registrar un Ajuste:

Ingresamos los Datos al Ajuste


Referencia del Ajuste Fecha del Ajuste

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Descripcin que hace referencia al ajuste

En Tipo de Ajuste ingresamos el Cdigo del Tipo de Ajuste que se est realizando En Datos del Movimiento:

Seleccionamos el momento presupuestario al que se le va a realizar el Ajuste. El sistema muestra los datos del Movimiento Muestra los Cdigos Presupuestarios a los que se les realizar el ajuste Ingresamos el Monto del Ajuste

Presionamos (foto) El sistema verifica si se desea guardar los cambios Presionamos (Foto) Para consultar el Ajute registrado podemos seleccionarlo del Catlogo

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Mantenimiento 1. Cierre del Perodo Se debe seleccionar el perodo a ser cerrado y el rango de fecha en el cual se desea que se produzca el cierre (desde-hasta). Es importante destacar que una vez cerrado un determinado perodo, no se podr realizar inclusiones o actualizaciones que modifiquen el Presupuesto.

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2. Cierre de la Etapa de Definicin: Proceso en el cual una vez cerrada la Etapa de Definicin no se podrn hacer modificaciones en la Asignacin Inicial de los Ttulos Presupuestarios.

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Reportes: Explicar del Mdulo de Reportes, los ms importantes. Hacer resaltar el uso de los filtros para la bsqueda en los mismos. Tips para recordar. 1.- Toda orden de pago de retencin es extrapresupuesto, es decir que no afecta nada y se puede definir como O/PE 2.- Las ordenes de pago de nomina y de aportes se definen igual a la orden de pago directa 3.- Si una partida esta sobregirada en el periodo 00 se debe generar el reporte de Consolidado de Ejecucin para esa partida y se ubica el documento que la sobregir y la fecha, luego se hace un traslado con fecha menor a la del documento 4.- Los Traslados son realizados por periodos y nunca al periodo 00 5.- Si se Anula un precompromiso, la disponibilidad la va a devolver en la fecha en que se hizo la anulacin y no en la fecha en que se hizo el precompromiso. 6.- La Etapa de Definicin debe estar cerrada para poder empezar a imputar presupuestariamente. 7.- El Reporte Consolidado de Ejecucin mostrara los movimientos que se realizaron a un cdigo presupuestario determinado. 8.- Cuando se este reactualizando Maestros en Presupuesto, nadie debe estar haciendo nada en el Sistema. 9.- Periodo 00: encierra el ejercicio presupuestario completo(los 12 periodos) 10.- Contablemente al registrar un precompromiso no ha pasado nada en cuanto a movimientos. 11.- Los documentos deben relacionarse de uno en uno. La relacin entre documentos debe ser: compromiso-causado-pagado, es decir un causado no puede hacer referencia a dos compromisos. Para ello existe el Sistema de tesorera que si permite que una orden de pago (causado) haga referencia a n compromisos, igual con emisin de cheques o ND (pagados) que pueden cancelar 1 o n rdenes de pago mediante la modalidad de pago compuesto. 12.- Cuando se le va a hacer una inyeccin de dinero a una partida que no tenga asignacin inicial, se le deber dar asignacin inicial igual a cero.

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