Dinámica Propuesta para las Reuniones Distritales Período 2004-2005

Representación Distrital de Rotaract Distrito 4870 Dinámica Propuesta para las Reuniones Distritales
1. Introducción
Para iniciar un cambio necesitamos estar bien informados sobre qué queremos cambiar. Por supuesto no vamos a modificar drásticamente la forma en que veníamos trabajando, pero creo conveniente hacer las correspondientes aclaraciones para que todos sepamos dónde estamos parados y dónde queremos estarlo. La presente dinámica es simplemente un conjunto de explicaciones por las que me gustaría que todos los que vamos a trabajar en las mesas entendamos, trabajemos y vivamos.

El por qué de las reuniones
Una reunión consiste en una discusión cara a cara entre tres o más personas, en la que cada uno tiene un interés común e igual oportunidad de expresar su opinión, y cuyo objetivo es llegar a alguna forma de acción o de decisión unificada. Es importante el hecho de que se tome a las reuniones como formas de actuar, y no como simples debates. Para eso necesitamos que se fomente la utilidad del diálogo y del “estar informados” en los clubes.

¿Qué venimos a hacer a las reuniones distritales?
Varios de nosotros hemos comentado la utilidad de una reunión distrital en el 4870, y hablamos de informarse sobre los demás clubes, a fomentar el compañerismo en el distrito, a capacitarnos. Estamos totalmente de acuerdo con esos tres importantísimos aspectos; pero hacia donde queremos enfocar el trabajo es que los clubes crezcan a partir de las reuniones distritales. Es decir, que dichos eventos funcionen como motivadores, como grandes oportunidades, como herramienta, como visión de un distrito. Volviendo a la pregunta principal; decidí comentar algo sobre eso:

• Venimos a apuntar algunos datos que nos pueden ser de enorme ayuda (un mail que puede ser la puerta hacia un
buen proyecto, por ej.).

• Venimos a recibir papeles, de los cuales se leerán la mitad (sólo las personas comprometidas las leen hasta el
último renglón).

• A representar a nuestro club (desde el presidente hasta el más nuevo aspirante). • Venimos a creer que es informativa; y que sólo nosotros podemos hacerla productiva. • A pasar un buen rato, a compartir con otros clubes este hermoso mundo llamado Rotaract.

¿Cuándo empieza y cuando termina una reunión de presidentes?
Para esta pregunta habría una respuesta obvia, la cual sería: “empieza a las 9 de la mañana y termina a las 6 de la tarde”. Pero eso no es lo que buscamos. La idea a desarrollar vale tanto para las reuniones de presidentes como para cualquier otra reunión en esta y otras organizaciones. Lo que queremos destacar es la preparación para una reunión. El crecimiento concreto de las organizaciones como Rotaract no se producen las reuniones, se produce entre reuniones. Con esto queremos decir que la cantidad de trabajo producido, la cantidad de información asimilada entre reuniones va a ser el factor determinante para que la siguiente reunión sea productiva. Bajémoslo al plano de los clubes. Todos sabemos que en las reuniones ordinarias de nuestros clubes se cruza mucha información, nos hacemos cargo de algunas actividades, y prometemos que para la próxima reunión la traemos hecha. Ahora bien, aquí entra a jugar el compromiso con la institución y los tiempos que manejemos en la semana, un tema difícil de llevar en Rotaract. Pero ¿qué pasaría si nadie, ningún integrante del club, se dedicara al menos

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media hora en toda la semana; y llegaría a la próxima reunión tal como fue a la otra? Para no ponernos trágicos, vamos a pensarlo del otro modo, del ideal: Todos leyeron todos los mails que se mandaron durante la semana Todos cumplieron con lo que se habían comprometido Todos se reunieron con alguien para trabajar, se llegó a algo y luego fue comunicado al resto de los integrantes. Todos tienen algo importante para decir en la reunión. Pensándolo así, esto sería el paraíso, no? Pero sabemos que eso es muy difícil de lograr, aunque no imposible. Creemos que todo depende del compromiso rotaractiano del cual venimos hablando hace tiempo.

Módulos paralelos de Trabajo / Proyectos de Servicio
Seguramente, hay otros integrantes de Rotaract que no comparten la idea de que una reunión distrital sea útil. Comúnmente son los aspirantes, los socios más nuevos, aquellos que prefieren la “acción antes que la información”, o aquellos que no tienen ganas de escuchar nada referido a reglamentos, Rotary Internacional y demás yerbas. Para eso, diseñamos un módulo de trabajo que comience paralelamente con la reunión. De esta forma obtenemos dos cosas: que en la mesa se queden las personas que quieren trabajar; y que aquellos que no le interesen los temas a tratar en la reunión; se capacite o haga alguna actividad de servicio; la cual será planificada por el club anfitrión.

Equipos de Trabajo
Estos serán sin duda los protagonistas de las reuniones. Lo que se busca es la conformación de equipos sólidos, con integrantes de distintos clubes si se puede; que debatan y compartan metas, métodos de trabajo e ideas. Sabiendo que las distancias son grandes, y que las demás vías de comunicación no llegan a igualar una reunión cara a cara; sugerimos a cada equipo de trabajo que todos sus integrantes se reúnan antes, durante o después de los eventos distritales; con el fin de efectivizar sus comunicaciones y fomentar el compañerismo. Uno de los grandes objetivos es poder formar equipos entre los comités de los clubes. Tal es el caso de que todos los comités de Servicios en el Club estén comunicados. El tema a desarrollar ahora son los módulos que tendrán a su cargo los equipos de trabajo; para lo cual tendremos que hacer diversas clasificaciones: Equipos a nivel Distrito: Relaciones Públicas, Extensión, Capacitación y Compañerismo Equipos a nivel Club: Comunidad, Club, Desarrollo Profesional e Internacionales Equipos a nivel Agencia: Trabajo en Conjunto, Recursos Humanos, Relaciones Públicas e Internacionales Áreas de trabajo a nivel Rotary: La Fundación Rotaria, otros programas de RI (a definir)

Cada reunión distrital, se trabajará sobre un equipo (área) distinto. Por ejemplo, en la reunión N° X se trabajará sobre los equipos a nivel club. Entonces, los equipos de Comunidad, Club, Desarrollo Profesional e Internacionales prepararán módulos de trabajo con temáticas a definir por ellos mismos. En el caso de los equipos de Agencia,

Espacios de los clubes
Para intentar cambiar la monotonía de que cada representante del club informe los proyectos realizados; cuando tranquilamente se puede realizar por otros medios (boletines, gacetillas, mails) se intentará trabajar los siguientes aspectos: Estado de los clubes (a nivel grupo, amistad, motivación, y compromiso) Sugerencias (a la representación u otros clubes) – Promoción del trabajo en conjunto Reclamos (a la representación u otros clubes) Ideas

Marco Institucional de las Reuniones Distritales
Nuestro manual de procedimiento define a las reuniones distritales como:

Dinámica Propuesta para las Reuniones Distritales Período 2004-2005
El propósito de la reunión distrital de Clubes Rotaract es promover proyectos de servicio en la comunidad, aumentar la comprensión internacional y fomentar el desarrollo profesional en un contexto de amistad y camaradería. Del mismo modo, insta a los clubes a promover proyectos de servicio: Los Clubes Rotaract congregados en una reunión distrital de Rotaract, podrán, con el voto de una mayoría que represente las tres cuartas partes de los Clubes Rotaract del distrito decidir la realización de una obra distrital de servicio y la creación de un Fondo Distrital de Rotaract destinado a recaudar fondos para dicha obra. Todas las contribuciones para ese Fondo deberán ser voluntarias. La obra de servicio y el Fondo deberán ser aprobados por el gobernador de distrito. Los planes específicos que se formulen para el desarrollo del proyecto, así como las instrucciones que se den con respecto al uso del Fondo, deberán también contar con la aprobación del gobernador y de las tres cuartas partes de los Clubes Rotaract del distrito. El gobernador de distrito designará un comité distrital que tendrá a su cargo la formación y administración del Fondo distrital de Rotaract, este comité estará compuesto por rotaractianos del distrito y un rotario, por lo menos, integrante del Comité Distrital de Rotaract. El Fondo distrital de Rotaract será depositado en una cuenta bancaria en la que se indicará claramente que el Fondo es propiedad del distrito de Rotaract y que no pertenece a ningún rotaractiano o Club Rotaract. Por esta razón, debemos aprovechar la internacionalidad que esta institución nos da y trabajar en conjunto en pos de nuestras comunidades. Y para dejarnos sin excusas, nuestro Gobernador Distrital nos da total apoyo par realizaciones de Subvenciones Compartidas, lo cual nos da posibilidades de trabajar en grande. La mesa está servida. Emmanuel Lanza Vice-Representante Distrital Período 2004-2005 Luis Seia Representante Distrital de Rotaract Período 2004 - 2005

Referencia bibliográfica
   Manual de Procedimiento de Rotaract Manual de Instrucción para el Representante Distrital de Rotaract Las Comunicaciones en la Dirección de Empresas, Robert Breth

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