Termes de Référence

(48489-2010-010)
Consultant(e) specialisé(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD à Kigali-Rwanda

Rwanda

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OBJECTIF

L’objectif de cette consultance et la revue du système existant de classement et d’archivage dans les bureaux du Programme des Nations Unies pour Le Développement (PNUD) au Rwanda. Proposer, développer et mettre en place un système approprié de classement et archivage manuel et (aussi de préférence numérisé) pour aider dans le classement, archivage et recherche des documents. L’organisation des archives de PNUD a principalement pour objectifs de : Faciliter le repérage rapide de l’information indispensable à l’administration ; Faciliter la continuité dans l’administration par l’identification et par la préservation des documents administratifs ; Monter un système de traitement, de classement et d’archivage de dossiers, courriers entrants et sortants, rapports, documents, et autres revues périodiques ; Fournir aux unités et au personnel concerné une méthode uniforme de classification et de recherche aisée de leurs documents ; Sauvegarder la mémoire institutionnelle stable et authentique ; Optimiser l’espace de travail.

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CONTEXTE DE LA CONSULTATION

Avec l’évolution de ses activités et la multiplicité de ses programmes d’intervention auprès des partenaires nationaux du gouvernement , de la société civile, des autres agences du Système des Nations Unies (SNU) et des partenaires en développement, la production de documentation fournissant des données substantives et qualitatives pour ses programmes, et les nombreuses autres sollicitations dont il est souvent l’objet, le PNUD, malgré l’informatisation de plus en plus poussée avec comme objectif de base « moins de papier », se retrouve dans la nécessité de les gérer et de les classer selon des normes d’archivages bien définies. Il est absolument indispensable d’organiser de façon dynamique cette documentation et de doter le personnel d’un système de classement efficace, de manière à minimiser les temps de recherche. A cet effet, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Rwanda a jugé indispensable de recourir aux services d’un documentaliste/archiviste expérimenté pour l’aider à monter un système de classement et d’archivage des documents papier
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ANNEX I_TOR_48489-2010-010_Archives_UNDP_2010-07_Rev00

1.1.7 3. 4 4.1.1.1. le (la) consultant (e) va : Un plan de classement des archives du PNUD élaboré pour : Retrouver facilement une information recherchée et documents .8 3. Organiser une formation aux techniques d’archivage pour le personnel concerné .1 4.1.5 3.Termes de Référence (48489-2010-010) Consultant(e) specialisé(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD à Kigali-Rwanda Rwanda 3 MANDAT Ce mandat s’exercera sous la supervision directe du Directeur de pays Adjoint Chargé des Opérations du PNUD au Rwanda à qui devront être remis des rapports ad hoc décrivant les activités menées. 3. Saisir les notices bibliographiques dans la base de données . conservées et facilement accessibles.2 3.1 3. les leçons apprises.1 3. les difficultés rencontrées.1.1 4. Les archives de UNDP organisées.1.1. 3. Installer un logiciel documentaire et créer une base de données correspondant aux besoins . 2 ANNEX I_TOR_48489-2010-010_Archives_UNDP_2010-07_Rev00 . Recherche aisée .4 Responsabilités du (de la) consultant(e) : Faire un état des lieux et analyser les besoins des utilisateurs des archives de PNUD .1.3 3.1.1.4 RESULTATS ATTANDUS Pendant la durée du contrat.2 4.6 3. les conclusions et recommandations appropriées. les constats. Coter et indexer les documents pour donner une identité au document créé. Inventorier les documents existants générés et/ou reçus par PNUD . UN rapport de mission sera soumis à la direction du PNUD à la fin de cette consultance.3 4. le personnaliser et lui reconnaitre des attributs caractéristiques qui permettront de le retrouver ultérieurement de façon sûre . Trier les documents à archiver en collaboration avec les services producteurs . les résultats obtenus en terme.9 Conditionner dans des boîtes d’archives et ranger les documents selon un plan de classement et d’archivage .1.

Bureau des finances.3 5. 6 6. Avoir une expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans minimum dans le classement/archivage manuel.2. MODALITES DE PAYMENT ET AUTRES CONSIDERATIONS Le (la) candidat (e) sélectionné(e) commencera dès que la procédure de recrutement sera achevée. Compréhension des TDR (plan de travail et méthodologie) .2 4.1.1.5 5.2 Résultats spécifiques : Les bureaux suivants disposent d’un système de classement efficient et les responsables de documents sont dotés de moyens de techniques leur permettant de classer et de retrouver plus facilement les documents : 4.1 5.2 Seule la soumission des consultant(e)s nationaux (ales) sera acceptée.7 QUALIFICATIONS Le (la) candidat(e) doit avoir une expérience et les qualifications suivantes : Documentaliste/ archiviste de niveau universitaire (Licence).6 5.2 5. Unité Programme.1 5.4 5.3 3 ANNEX I_TOR_48489-2010-010_Archives_UNDP_2010-07_Rev00 .1 4.1.1. Le (a) consultant(e) sera recruté(e) aux conditions des contrats « Special Service Agreement (SSA) » du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) pour une durée n’excédant pas trois (3) mois Les paiements seront effectués après certifications du travail accompli par le PNUD 6.4 Bureau de la chargée des ressources humaines . Avoir une formation dans le domaine de e-documentation. 5 5.1. Bureau de la chargée des approvisionnements .1 6.2.3 4.1.2. Parler couramment le Français et/ou l’Anglais.Termes de Référence (48489-2010-010) Consultant(e) specialisé(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD à Kigali-Rwanda Rwanda 4.2. Expérience avec les bailleurs de fonds et organisations internationales serait un atout .1. Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans minimum dans le classement/archivage numérisé.

1 7.1.2 8.3 8. Documentaliste/ archiviste de niveau universitaire (Licence) [Maximum: 15 points] . Autres informations pouvant démontrer votre qualification et expérience dans ce domaine.1.3 8 8. Expérience avec les bailleurs de fonds et organisations internationales serait un atout [Maximum: 5 points] .1.1 8.2 8. Pour être qualifie(e) le (la) candidat(e) doit avoir au moins 70 points.Termes de Référence (48489-2010-010) Consultant(e) specialisé(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD à Kigali-Rwanda Rwanda 7 7.4 7. L’offre d’emploi sera attribuée au candidat national ou a la candidate nationale qui passera les deux phases de notation sur dossier et d’interview. Avoir une expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans minimum dans le classement/archivage manuel [Maximum: 10 points] .1. Compréhension des TDR (plan de travail et méthodologie) [Maximum: 50 points] .1 7. veuillez soumettre les documents suivants Lettre de motivation.4 8.2 SOUMISSIONS Si vous êtes intéressé(e)s à cette offre d’emploi et que vous avez les qualifications requises.1 8.4 8. Parler couramment le Français et/ou l’Anglais [Maximum: 5 points] . 7. Avoir une formation dans le domaine de e-documentation [Maximum: 5 points] .1. la mention à ne pas ouvrir avant la date limite de soumission sera nécessaire) Veuillez noter que la soumission par message électronique est aussi acceptée (voir l’avis de vacance de poste).6 8.3 7.3 8.5 8.1.1.7 8.1.1. CV accompagnés des documents de justification .5 ANNEX I_TOR_48489-2010-010_Archives_UNDP_2010-07_Rev00 4 .1.2 7. PROCESSUS DE SELECTION Les Soumissions des candidat(e)s seront évaluées en fonction des critères suivants. [Total 100 points]. Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans minimum dans le classement/archivage numérisé [Maximum: 10 points] . Le (la) candidat(e) sélectionné(e)pourrait être appelé(e) à passer une interview. Liste de personnalités de référence avec détails des travaux accomplis dans le même domaine . Les candidatures féminines sont vivement encouragées.1. La soumission sera préparée et envoyée sous deux enveloppes fermées (Proposition Techniques et Proposition Financière) ou par fichier attaché (si elle est envoyée par message électronique.