PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 1 de 6 1.

OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para asegurar el control de los productos y servicios no conformes que se presenten en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para a los productos y servicios no conformes generados en los procesos de artes gráficas y de publicación de actos administrativos. 3. DEFINICIONES  Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.  Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.  Especificación: Documento que establece requisitos.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
NOTA 1 Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. NOTA 2 Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación.

 Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.  Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. 4. RESPONSABLE Los responsables de los procesos de Artes Gráficas y de Publicación son los responsables de garantizar la identificación y tratamiento de los productos y servicios no conformes.

5. POLÍTICAS  Se deberá definir el tratamiento a seguir con cada producto o servicio no conforme velando siempre por garantizar la satisfacción de los clientes y la optimización de los recursos de la entidad.  Cuando se presentan no conformes que implican grandes pérdidas de dinero para la entidad, su tratamiento deberá ser definido por la Gerencia.  Cuando se presente incumplimiento en la fecha de compromiso de entrega se debe comunicar al cliente antes de que este se acerque a la entidad por los productos.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 2 de 6 6. PROCEDIMIENTO O DESARROLLO Las actividades de seguimiento a los servicios en la organización son:  Artes Gráficas Revisión de las materias primas para producción. Verificación del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseño, Maquinas, Acabados). Verificación del producto contratado con externos Evaluación del cumplimiento en la entrega de los productos con respecto a la fecha de compromiso. Devoluciones, quejas y reclamos de los clientes.  Publicación Revisión de los actos administrativos entregados para publicación por los clientes. Verificación de las publicaciones realizadas. Evaluación del cumplimiento en la publicación. Quejas y reclamos de los clientes. Los servicios no conformes se detectan cuando se están llevando a cabo las actividades mencionadas anteriormente o cuando los clientes los manifiestan. Los servicios no conformes que se pueden presentar en la entidad se encuentran en la tabla anexa. Los productos no conformes se identifican de la siguiente manera:  Artes Gráficas Para el caso de las materias primas, se ubican en la estantería o recipiente, según su tamaño, identificados como “PRODUCTOS NO CONFORMES”. Para el caso de los productos en proceso o terminados, se envuelven en papel de empaque en el cual se escribe el número de orden de producción con color rojo y se ubican en la estantería o recipiente, según su tamaño, identificados como “PRODUCTOS NO CONFORMES”. Así mismo en la orden de producción correspondiente se registra el no conforme presentado.  Publicación Para las gacetas en las cuales se haya presentado algún no conforme, se ubican en la carpeta de “PUBLICACIONES NO CONFORMES”, tanto física como digital. Así mismo en el formato “Radicación de Gacetas” FO-M-PB-01 se registra el no conforme presentado.

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DETECTAR EL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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IDENTIFICAR EL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 3 de 6 DEFINIR EL TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME APLICAR EL TRATAMIENTO DEFINIDO PARA EL SERVICIO NO CONFORME VERIFICAR NUEVAMENTE EL SERVICIO NO CONFORME ANALIZAR LOS SERVICIOS NO CONFORMES CRÍTICOS O REPETITIVOS Una vez identificado el servicio no conforme este es analizado con el fin de definir el tratamiento a aplicar. Los posibles tratamientos y los cargos que tienen autoridad para definirlos se encuentran especificados en la tabla anexa. De acuerdo al tratamiento que hayan definido los cargos que tienen autoridad para hacerlo, se procede a llevarlos a cabo por parte de los responsables que se encuentran identificados en la tabla anexa. Una vez se haya aplicado el tratamiento definido para el servicio no conforme, estos se deben revisar nuevamente para garantizar la eficacia de dicho tratamiento. Las actividades definidas para llevar a cabo dichas verificaciones se encuentran en la tabla anexa. Trimestralmente se consolida y analiza la información de los servicios no conformes presentados en el último período. Cuando se identifican servicios no conformes repetitivos o críticos (de alto impacto para la entidad o el cliente) se procede a plantear acciones correctivas, de acuerdo al especificado en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PD-A-SG-05

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7. ACTIVIDADES DE CONTROL ACTIVIDADES Identificar oportunamente el producto o servicio no conforme para evitar que sea entregado al cliente sin el debido cumplimiento de los requisitos especificados. Verificar el tratamiento a los productos y servicios no conformes. Realizar el análisis de los productos no conformes críticos o repetitivos. RESPONSABLE Todo el personal relacionado con artes gráficas y publicación. Quien haya identificado el no conforme Responsables de los procesos de artes gráficas y publicación OBSERVACIONES

1. Revisó (Firma)_________________________ 1. Aprobó (Firma)_________________________ 2. Nombre______________________________ 2. Nombre______________________________ 3. Cargo________________________________ 3. Cargo________________________________ 4. Fecha _______________________________ 4. Fecha _______________________________

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 4 de 6 ANEXO - TABLA DE TRATAMIENTO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES PROCESO FUENTE NO CONFORME Materias primas que no cumplen las especificaciones Revisión de las materias primas para producción. ARTES GRAFICAS Materias primas deterioradas o en mal estado TRATAMIENTO Devolución al proveedor Reclasificación para uso interno en otra actividad Desecho RESPONSABLE Almacenista VERIFICACION Revisión de la materia prima cuando sea remitida por el proveedor nuevamente Revisión de entrega y adecuada disposición interna Verificación de la destrucción y disposición para desecho Validación con el cliente de su conformidad con el producto Validación con el responsable del proceso de su conformidad con el producto REGISTRO Devolución a proveedor (XXXX) Salida de almacén (XXXX) Acta de destrucción o baja (XXXX) Documento de concesión del cliente (XXXXX) Entrega al cliente (XXXX) Orden de producción (XXXXXXX) (Nota del responsable del proceso)

Almacenista

Almacenista

Verificación del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseño, Maquinas, Acabados).

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX Concesión por parte del cliente XXXXXXXX AQUÍ VAN TODAS LAS OPCIONES DE NO CONFORMES QUE APARECEN EN LA ORDEN DE Concesión interna PRODUCCION

Responsable proceso de artes gráficas

Responsable proceso de artes gráficas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 5 de 6 PROCESO FUENTE Verificación del producto en las diferentes etapas del proceso (Diseño, Maquinas, Acabados). Evaluación del cumplimiento en la entrega de los productos con respecto a la fecha de compromiso. NO CONFORME TRATAMIENTO Reclasificación para uso interno en otra actividad Desecho RESPONSABLE Responsable proceso de artes gráficas Responsable proceso de artes gráficas VERIFICACION Revisión de entrega y adecuada disposición interna Verificación de la destrucción y disposición para desecho REGISTRO Salida de almacén (XXXX) Acta de destrucción o baja (XXXX) Orden de producción (XXXXXXX) (Nota del responsable del proceso) Entrega al cliente (XXXX) Documento de concesión del cliente (XXXXX) Entrega al cliente (XXXX) Salida de almacén (XXXX) Acta de destrucción o baja (XXXX)

IGUAL QUE EL ANTERIOR

ARTES GRAFICAS

Incumplimiento de la fecha compromiso de entrega al cliente

Comunicación previa con el cliente

Responsable proceso de artes gráficas

Verificación de la ejecución de la llamada al cliente

Concesión por parte del cliente Devoluciones, IGUAL QUE EL quejas y reclamos ANTERIOR de los clientes. Reclasificación para uso interno en otra actividad Desecho

Responsable proceso de artes gráficas Responsable proceso de artes gráficas Responsable proceso de artes gráficas

Validación con el cliente de su conformidad con el producto Revisión de entrega y adecuada disposición interna Verificación de la destrucción y disposición para desecho

PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES CODIGO VERSIÓN F. APROBACIÓN PÁGINA PD-A-SG-03 001 Página 6 de 6 PROCESO FUENTE NO CONFORME Revisión de los actos Acto administrativo administrativos ilegible o entregados para incompleto publicación por los clientes. Acto administrativo ilegible o incompleto en la Verificación de las gaceta publicaciones realizadas. Datos errados en la presentación de la gaceta Evaluación del Publicación de cumplimiento en la gaceta no realizada publicación. o tardía Acto administrativo Quejas y reclamos ilegible o de los clientes. incompleto en la gaceta TRATAMIENTO Solicitar al cliente otra copia del acto administrativo Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados Publicación inmediata de la gaceta Comunicación al cliente Realizar nuevamente la gaceta corrigiendo los inconvenientes encontrados RESPONSABLE Responsable del proceso de publicación VERIFICACION Revisión del nuevo acto administrativo entregado REGISTRO Radicación de Gacetas (XXXXX). Radicación de Gacetas (XXXXX). Nueva versión de la gaceta. Radicación de Gacetas (XXXXX). Nueva versión de la gaceta. Radicación de Gacetas (XXXXX). Radicación de Gacetas (XXXXX). Nueva versión de la gaceta.

Responsable del proceso de publicación Responsable del proceso de publicación

Revisión de la nueva versión de la gaceta

PUBLICACION

Revisión de la nueva versión de la gaceta

Responsable del proceso de publicación

Revisión de la publicación de la gaceta

Responsable del proceso de publicación

Revisión de la nueva versión de la gaceta