Manual Introductorio de

ÍNDICE
• ÍNDICE Página 2

• PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA E.A.S.Y.® • RECORRIDO POR E.A.S.Y.® CONTABILIDAD GENERAL BANCOS VENTAS COMPRAS INVENTARIOS EXPEDIENTES SISTEMA ADMINISTRACIÓN

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Presentación del sistema Administrativo - Contable

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PRESENTACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE ADMINISTRATIVOE.A.S.Y.® es un programa administrativo-contable en español, dirigido a satisfacer las necesidades desde los mas pequeños, medianos y hasta los grandes negocios en desarrollo. Requiere conocimientos básicos de contabilidad y algo de experiencia en el uso de computadoras. Este programa cuenta con una interfaz gráfica, con un módulo para cada área de un negocio. Cada módulo despliega un diagrama de flujo lógico de sus funciones, seleccionables directamente con un clic en el mouse. Todas las funciones están disponibles por medio del menú estándar; tiene mas de 80 reportes específicos seleccionables fácilmente con múltiples criterios de selección e impresión y con diversas opciones de formatos. Las utilidades que este programa ofrece están relacionadas con la contabilidad en general, caja y bancos, cuentas por cobrar y ventas, compras y cuentas por pagar, expedientes, inventarios y administración; además de las funciones de formas configurables, flexibilidad en los reportes, asientos cambiables, costos por actividad, expedientes electrónicos, sección de instalación y ayuda en línea extensiva. Para un Gerente que desea ocupar su tiempo en: Administrar su Empresa, en Reforzar los Centros de Producción generadores de utilidades, en llevar un mejor Control de los Gastos y en Proyectar su Negocio ... E.A.S.Y.® es la SOLUCIÓN . “ La Información precisa que Ud. requiere estará al instante al alcance de su mano, aumentando de esta manera la competitividad de su organización “. Hoy en día no se puede concebir en el mundo de los negocios, que en las Empresas se pretenda clasificar la información contable y administrativa en forma manual, de la misma manera: las decisiones que Ud. debe tomar en cada momento (basadas en la información que Ud. recibe de su personal en forma exacta o inexacta, a tiempo o no), son tan importantes para el desarrollo de su Compañía que no pueden quedar a la suerte; por ello y sabiendo que su tiempo es demasiado valioso para consumirlo, desperdiciándolo en tareas tediosas, la Empresa HIGHWARE! pone a sus órdenes, el Mejor, más Fácil y Completo Sistema Administrativo - Contable, E.A.S.Y.® E.A.S.Y.® Es un conjunto de programas Administrativos - Contables integrados, orientados a dar soluciones en todas áreas a Empresas Comerciales, Industriales y de Servicios.

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E.A.S.Y.® le organizará sus registros contables, y le proporcionará información exacta y al instante (que ya no tendrá que hacerla manualmente) permitiendo que Ud. en cualquier momento pueda analizar los siguientes aspectos de su Empresa: • Las ESTADÍSTICAS DE LAS ventas y COMPRAS por vendedor, cliente, por año, mes, actual o anterior • Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar vencidas o por vencer, más de 30-60-90 días. • Los Resultados , por año, presente o anterior, >>>Presupuesto comparar con lo Real. por Actividad, Línea o Sucursal.(a partir de la versión de Mayo-2002)<<< • El Balance GENERAL y los estados financieros mensuales (totales, o parciales) por áreas y por niveles. • Los Inventarios, en cada uno de sus productos le presenta un listado completo a quienes se les ha vendido; puede facturar un producto terminado, entonces E.A.S.Y.® descuenta el inventario en el kardex de cada uno de las partes que los componen,... ¿ Cuánto producto hay en la bodega,... ¿ Cuánto producto hay que producir o comprar y a quién ?... ¿ De qué ventas facturadas no hemos entregados todo el producto, Qué producto tengo alterno para vender en caso de faltar el que me pide el cliente. Como ha sido cancelada una Factura u Orden de Compra • Los EXPEDIENTES de sus clientes con información individual de las ventas, pagos e historia de cada uno.. • ASUNTOS PENDIENTES, pagos y depósitos repetitivos, cuentas por cobrar , por pagar, productos por comprar y producir pendientes, descuentos por expirar, tareas que realizar, etc... ¡ ES FANTÁSTICO !

E.A.S.Y.® es sin lugar a dudas el mejor Sistema integrado de su clase a un precio sin competencia. Entre los atributos y módulos que contiene tenemos que: E.A.S.Y.® Tiene más de 40 reportes específicos fácilmente configurables con múltiples criterios de selección e impresión con diversas opciones de formatos, los cuales satisfacen todas sus requerimientos, también le permite exportar e importar selectivamente datos, información desde y hacia otros programas de Windows®, ***además Ud. define el perfil de los usuarios restringiendo el acceso a módulos y a la información vital de la Empresa y de su contabilidad.*** (próximamente) E.A.S.Y.®. es el único Programa Administrativo - Contable totalmente Integrado diseñado para las plataformas estándares y de mayor proyección : Windows ® y Macintosh® con todos los atributos de los entornos mencionados , editado en idioma Español que otorga ayuda en línea por pantalla,. Estas características permiten que el usuario elija su computadora y la tecnología que desee de acuerdo a sus necesidades y conveniencia; también le provee de todas las

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herramientas adecuadas para que Ud. pueda resolver problemas que comúnmente requieren la asistencia de un técnico especialista; por otra parte, el Programa le permite llevar la información de varias compañías; además E.A.S.Y.® de manera periódica está siendo permanentemente actualizado en todos sus módulos. Si Ud. necesita facturar su tiempo en forma de horas de consulta, o de asesoría, con E.A.S.Y.® le resultará fácil hacerlo, así como los pagos que hagan sus clientes de las mencionadas facturas. E.A.S.Y.® tiene diseños a colores , ventanas con capacidad de búsqueda, por códigos o captura de registros, características que permiten que el registro y localización de datos sea rápido y eficiente a la vez que se adapta fácilmente a las necesidades y especificaciones de su Empresa.

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RECORRIDO RECORRIDO POR LA INTERFASE DE

A continuación, analizaremos, tras un breve recorrido, a cada uno de los ocho módulos que lo conforman, así como a cada una de las funciones dentro de ellos.

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LOS MODULOS SON:

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Catálogo de Cuentas Utilice la función Catálogo de Cuentas para generar o modificar la lista de Cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos de Ventas, Gastos, Otros Ingresos y Otros Gastos.

Analizar Balance General La función Analizar Balance General es una forma rápida, poderosa e interactiva de revisar sus cuentas de Activo, Pasivo y Capital, en este año, el año anterior, o efectuar comparaciones contra sus presupuestos o el año anterior en un mes o en período de meses acumulados.

Asientos al Diario General Use la Función Asientos al Diario General para realizar asientos de transacciones simples o repetitivas que no se puedan realizar con los Módulos Control, Ventas, Compras, o Inventarios.

Analizar Resultados La función Analizar Resultados es una forma rápida, poderosa e interactiva de revisar sus cuentas de Ingresos o Ventas, Costos o

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Compras, Gastos, Otros Gastos, y Otros Ingresos, en este año, el año anterior, o efectuar comparaciones contra sus presupuestos o el año anterior , en un mes o en período de meses acumulados.

Diario General Una función que permite ver las transacciones registradas por medio de la Función Realizar Asientos al Diario General.

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Elaborar Cheques Utilice esta sección para realizar el pago de todos los gastos que Ud. realice, desde cada una de las cuentas de su Activo que manejen efectivo, siempre y cuando no sea a un Proveedor , a quienes se les paga por medio de la función realizar un pago del Mayor de Compras., Las cuentas desde las cuales Ud. puede elaborar cheques pueden ser, Caja, Caja Registradora, Caja Chica, Bancos, Cheques protestados, Posfechados, Caja Dólares, etc.

Imprimir Cheques Seleccione la función Imprimir Cheques, para imprimir los cheques registrados en cualquiera de estas tres secciones: Elaborar un Cheque (Control de Cheques), Realizar un Pago (Mayor de Compras, y elaborar un Cheque de Reembolso (Aplicar Notas de Crédito del módulo Mayor de Compras). Ud. puede utilizar formas impresas de Cheques y Sobres o Configurar la impresión de los Cheques de acuerdo a sus cheques actuales. NOTA IMPORTANTE: Si Ud. está utilizando cheques en formas continuas, ajuste la página a tamaño oficio. Si está utilizando Cheques para impresora Láser, ajústelo a Tamaño Carta.

Permite esta función que simultáneamente , Ud. contabilice y sea aplicado el gasto a un centro de Costos o Actividad determinada Cuenta de Cheques Seleccionada Todas las cuentas con privilegio de chequera se encuentran listadas en este menú instantáneo. Si no se encuentra su cuenta de cheques, vaya al Catálogo de Cuentas del Módulo Mayor General seleccione la cuenta y asígnele privilegio de chequera.

Conciliar Cuentas Ud. podrá efectuar fácilmente sus conciliaciones Bancarias con esta función, simplemente elija la cuenta en la que va a trabajar y marque las transacciones que han llegado en el registradas en el estado de cuenta del Banco. Analizar Flujo de Efectivo Con esta función se puede efectuar un estimado de la liquidez que la empresa va a tener en un tiempo de 30 - 60 - 90 días tomando en cuenta las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos repetitivos, etc. Realizar Depósitos Utilice esta sección para registrar los ingresos de todos los valores que Ud. reciba , a cada una de las cuentas de su Activo que manejen efectivo, siempre y cuando no sean valores entregados por los clientes, a quienes se les registra sus pagos por medio de la función aplicar un pago del Mayor de Ventas, Las

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cuentas a las cuales Ud. puede registrar depósitos pueden ser, Caja, Caja Registradora, Caja Chica, Bancos, Cheques protestados, Posfechados, Caja Dólares, etc. Permite esta función que simultáneamente, Ud. contabilice. Diario de Ingresos Una función que permite ver las transacciones de ingresos de efectivo

registradas por medio de realizar un Depósito o Aplicar un Pago. Diario de Egresos Una función que permite ver las transacciones de egresos de efectivo registradas por medio de realizar un Pago o elaborar un cheque.

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Formas de Embarque Genere una lista de formas de Embarque para que sean seleccionados e insertos en el campo EMBARQUE de una Factura. Comentarios Ud. puede crear una lista de comentarios para que sean impresos en sus Facturas, completando las mismas en forma mas rápida y sencilla.

Facturar Ventas Ud. puede elaborar facturas productos o de servicios.

de Factura de Servicios Elabore una Factura de Servicios, cuando usted quiera vender algo que no se encuentre en la lista de Artículos Escriba los detalles de la venta , registrando la descripción o concepto, la cuenta de Ventas o Ingresos y el Importe de la venta. . También asigne cualquier pago realizado en el momento de la venta. Cuando Ud. registre la venta , el pago incrementa el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo deudor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por cobrar, creando una cuenta por cobrar abierta Para elaborar una factura de Servicios, seleccione la función Facturar Ventas, Seleccione el botón circular SERVICIOS.

Factura de Artículos Elabore una Factura de Artículos, cuando usted quiera vender algo de la lista de Artículo ( un dispositivo, una hora de consulta, un producto). Escriba los detalles de las ventas de artículos. También asigne cualquier pago realizado en el momento de la venta. Cuando Ud. registre la venta , el pago incrementa el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo deudor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por cobrar, creando una cuenta por cobrar abierta Para elaborar una factura de artículos, seleccione la función Facturar Ventas, Seleccione el botón circular artículos.

Facturas Pendientes Tanto las Facturas de Artículos como las Facturas de Servicios, se pueden dejar pendientes. Al dejar pendiente una Factura, la venta no queda registrada, simplemente se archiva el pedido para una entrega futura. Si se

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asigna un importe en el campo anticipo, este es considerado como un depósito anticipado e incrementa ( Haber) su cuenta ligada de anticipos, y pasa el dinero (Debe) a su cuenta ligada de cheques. Para registrar depósitos adicionales a una factura pendiente, utilice la función Aplicar un pago. Cuando el pedido es enviado, Ud. debe desplegar la Factura Pendiente y Registrarla.

Aplicar Notas de Crédito Cuando algo esta mal en una Factura Registrada (una devolución , un ajuste, etc.) Ud. debe crear una factura de ajuste nueva. Si la Factura nueva tiene un Saldo deudor negativo, se le llama Nota de crédito. La Función Aplicar Notas de Crédito le permite librarse, de estas Notas de Crédito de su libros , al aplicar el importe de la Nota de Crédito, a otra Factura o al elaborar un Cheque de Reembolso

Analizar Ventas La Función Analizar Ventas es una forma rápida, poderosa e interactiva, de revisar la ventas por Artículos, Clientes o Vendedor, en este año, el anterior o comparar entre ambos; en un mes o en todo el año. Imprimir Facturas Le permite imprimir sus Facturas Abiertas, Canceladas , Pendientes, y puede Ud Imprimir Estados de Cuentas Le permite Imprimir Estados de Cuentas de su clientes con el movimiento de las operaciones realizadas o del movimiento de cada una de las Facturas,

Aplicar un Pago Cuando un cliente paga una Factura, utilice la Función Aplicar un Pago. para ajustar la cuenta por cobrar abierta.

Analizar Cuentas por Cobrar La Función Analizar Cuentas por Cobrar , es una forma rápida, poderosa e interactiva, de revisar quienes le deben dinero y desde cuando le deben.

Otras Ventas Seleccione la función Otras Ventas para registrar una venta que no se requiere facturar, Recuerde si Ud. lo prefiere puede usar la Factura de Servicios. Asigne las cuentas de las ventas, y los importes y si es aplicable el IVA en Ventas, También asigne cualquier pago realizado en el momento de la venta. Cuando Ud. registre la venta , el pago incrementa el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo deudor es

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aplicado a su cuenta ligada de cuentas por cobrar, creando una cuenta por cobrar abierta

Provisión de Retenciones Una de las mas preciadas funciones de la nueva versión de EASY es la provisión de las Retenciones en la fuente al Vender, ya que el sistema controla en forma automatica si el cliente nos puede o no efectuar Retenciones por las Ventas, deduciéndola al mismo tiempo de sus montos por cobrar.

Diario de Ingresos Una función que permite ver las transacciones de ingresos de efectivo registradas por medio de realizar un Depósito o Aplicar un Pago.

Diario de Ventas Una función que permite ver las transacciones de las Ventas de Artículo o Servicios registradas. Condiciones de Pago Nueva función incorporada al Sistema que le permite vender a crédito, inclusive con cuota inicial o sin ella y estableciendo intereses de financiamiento, Ud. Puede vender con cuotas diarias semanales, mensuales, trimestrales etc.

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Formas de Embarque Genere una lista de formas de Embarque para que sean seleccionados e insertos en el campo EMBARQUE de una Orden de Compras. Comentarios Ud. puede crear una lista de comentarios para que sean impresos en sus Ordenes de Compras, completando las mismas en forma mas rápida y sencilla. Ordenes de Compras Ud. puede elaborar Ordenes de Compras de productos o de servicios. Ordenes de Compras de Artículos Elabore una Ordenes de Compras de Artículos, cuando usted quiera comprar algo de la lista de Artículo ( un dispositivo, una hora de consulta, un producto). Escriba los detalles de las Compras de artículos. También asigne cualquier pago realizado en el momento de la compra. Cuando Ud. registre la Orden de Compra , el pago disminuye el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por pagar o proveedores, creando una cuenta por pagar abierta Para elaborar una Orden de Compra de artículos, seleccione la Función Ordenes de Compras, Seleccione el botón circular ARTÍCULOS. Ordenes de Compras de Servicios Elabore una Ordenes de Compras de Servicios, cuando usted quiera comprar algo que no se encuentre en la lista de Artículos. Escriba los detalles de la compra, registrando la descripción o concepto, la cuenta de Compras o Costos y el Importe de la compra. También asigne cualquier pago realizado en el momento de la compra. Cuando Ud. registre la compra , el pago disminuye el saldo de su

cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por pagar, creando una cuenta por pagar abierta Para elaborar una Orden de Compra de Servicios, seleccione la función Facturar Compras, Seleccione el botón circular SERVICIOS. Compras Pendientes Tanto las Orden de Compra de Artículos como las Orden de Compra de Servicios, se pueden dejar pendientes. Al dejar pendiente una Orden de Compra, la compra no queda registrada, simplemente se archiva el pedido para una recepción futura. Aplicar Notas de Débito Cuando algo esta mal en una Orden de Compra Registrada (una devolución , un ajuste, etc.) Ud. debe crear una Orden de Compra de ajuste nueva. Si la Orden de Compra nueva tiene un Saldo acreedor negativo, se le llama Nota de Débito. La Función Aplicar Notas de Débito le permite librarse, de estas Notas de Débito de su libros , al aplicar el importe de la Nota de Débito, a otra Orden de Compra o al elaborar un Cheque de Reembolso. Realizar un Pago Cuando Ud. paga una Orden de Compra, utilice la Función Aplicar un Pago. para ajustar la cuenta por pagar abierta. Si el cliente envía un depósito para una Compra pendiente , también utilice esta función para registrar el pago. Analizar Cuentas por Cobrar La Función Analizar Cuentas por Pagar , es una forma rápida, poderosa e interactiva, para revisar a quienes les debe dinero y desde cuando lo debe. Imprimir Orden de Compra Le permite imprimir sus Orden de Compra, Canceladas , Pendientes,

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También asigne cualquier pago realizado en el momento de la Compras. Cuando Ud. registre la Compras , el pago disminuye el saldo de su cuenta ligada cheques y el saldo acreedor es aplicado a su cuenta ligada de cuentas por pagar, creando una cuenta por pagar abierta Diario de Egresos Una función que permite ver las transacciones de egresos de efectivo registradas por medio de elaborar un cheque o Aplicar un Pago. Diario de Compras Una función que permite ver las transacciones de las Compras registradas de Artículo o Servicios.

Otras Compras Seleccione la función Otras Compras para registrar una compra que no se requiere facturar, Recuerde si Ud. lo prefiere puede usar la Orden de Compra de Servicios. Asigne las Cuentas de las Compras, y los importes y si es aplicable el IVA en Compras,

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Cambiar Precios La Función Cambiar Precios es una poderosa herramienta para calcular y cambiar los precios de ventas actuales, tomando en cuenta el costo promedio o ultimo costo de los artículos y estableciendo en base el margen, incremento o cantidad fija. y además no tener que pasar a la ventana Lista de Artículos y hacer el cambio de uno en uno. Ajustar Inventarios Por medio de esta herramienta puede realizar el valor de su inventario inicial o asignar perdidas de inventarios a una cuenta de gastos por mermas. Lista de Artículos Un artículo puede ser una Unidad Física como un zapato o un tarro de pintura, pero también puede ser algo Intangible como 1 hora de consulta. Genere una Lista de Artículos si Ud. desea utilizar la Función de Facturar de E.A.S.Y.®

Transferir Inventarios Utilice esta función para registrar la transformación de materia prima en producto en proceso o producto terminado. Escriba la cantidad tomada de materia prima como negativa, y luego escriba la cantidad de productos terminados o en proceso como positivos. E.A.S.Y.® ajusta las cantidades y valores del inventario. Producir Inventarios Cuando registra que un artículo de inventarios esta compuesto de otros artículos. Ud. puede anotar los artículos requeridos para producirlo. Seleccione la Función Producir Inventario para transferir el inventario de sus parte (materia prima) al producto terminado. Contar inventario Utilice esta función para registrar su inventario físico. Si el conteo difiere de lo que E.A.S.Y.® piensa que Ud. tiene , automáticamente prepara un ajuste de inventario para conciliar la diferencia. Nota. Antes de Contar su Inventario físico, usted puede imprimir el reporte de Hojas de Conteo de su inventario

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Registrar Expedientes Use esta función para registrar la información nueva de todos sus clientes, proveedores, empleados y contactos personales. Revisar Expedientes Use esta función para revisar la información nueva de todos sus clientes, proveedores, empleados y contactos personales. Registrar Eventos La agenda de E.A.S.Y.® esta diseñada para manejar las necesidades de soporte a sus clientes, Utilice esta Función para Registrar las veces que llama, visita, paga o lleva cabo algún evento con algún expediente. La Agenda también registra el tiempo ocupado para el

evento. Si factura su tiempo Ud. encontrará esta función especialmente útil. Revisar Eventos Utilice la función revisar eventos para desplegar los eventos de algún expediente seleccionado. Categorías Una categoría es un Código alfanumérico que Ud. puede asignar a los expedientes. Por ejemplo asigne a todos sus prospectos, la dígitos “01” o utilice los dígitos “02” a los expedientes que Ud. utiliza para enviar una tarjeta Navideña . La Selección de Categorías de E.A.S.Y.® le permite asignar un nombre a estas categorías de dos dígitos para ayudarlo a recordar lo que significan.

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Además el modulo Sistema y nuevas características añadidas en la versión 6.5.4 en relación a la anterior

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Lista de Actividades Actividades Una Actividad es todo aquello para lo cual sea elabora un Estado de Resultados por separado. La Actividad puede ser un simple Proyecto o un Centro de Costos e Ingresos. Cada vez que Ud. realice un asiento contable a una cuenta de resultados esto es Ingresos o Ventas, Costos o Compras y, Gastos; usted puede asignar el importe a una actividad. En cualquier momento E.A.S.Y.® puede generar un resumen de Resultados para una actividad específica.

Tasas de IVA Escriba las tasas de IVA utilizadas por su negocio. Se pueden establecer diferentes códigos si su negocio paga o cobra impuestos de diferentes tasas.

Configurar a E.A.S.Y.® Esta función solo podrá ser utilizada por personal de LOGISOFT Autorizado a fin de hacer valida la garantía sobre su programa.

Instalar a E.A.S.Y.® Esta es una Lista interactiva de gran ayuda que contiene los pasos necesarios para Instalar el Mayor General, el Mayor de Ventas, el Mayor de Compras.

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