Aplicacin Prctica de los Procesos Administrativos en la empresa LACTEOS MUU

ADMINISTRACION

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La aplicacin de los procesos administrativos de una empresa es vital para su correcto funcionamiento en el tiempo, adems permite alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.

SILVANA ROJAS PAOLA VASCONEZ PABLO ARELLANO SANTIAHO GOMEZ DANILO AUTA

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Introduccin
Los procesos administrativos son de vital importancia en la vida de las empresas, la planificacin como una de las herramientas importantes en la planeacin de las actividades nos permite proyectarnos a futuro y nos permite plantearnos metas claras especificas y sobre todo alcanzables, la organizacin nos permite tener dentro de la empresa un ambiente llevadero y por sobre todo saber qu papel es el que desempea cada una de las personas en la empresa, la direccin como su nombre lo indica la realizan las personas que estn al frente de la compaa para lograrlo utilizan tcnicas como la motivacin llevando as al cumplimiento de las metas establecidas, el control como una de los componentes principales dentro de la administracin debe ser rigurosa de acuerdo con el tipo de empresa sin un buen control no se podra llegar a conseguir los objetivos planteados. En el presente trabajo utilizaremos la planificacin, la organizacin, la direccin y control en la empresa de Lateos Muu, se determinara un problema y adems se propondr una posible solucin.

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1. ANTECEDENTES: La Empresa LACTEOS MUU es una entidad jurdica que tiene por objeto la produccin y distribucin de lacteos, los cuales son denominados como productos de consumo masivo. La empresa lleva en el mercado 35 aos, orientando su producto a un segmento popular y mantenindose lder 30 aos dentro del cantn Cuenca.

Problemtica: En el ltimo ao la participacin de mercado EN LECHE ha disminuido en un 30% aproximadamente, debido a falta de disponibilidad del producto en Cuenca. i. Supuestos: Segn el seguimiento que se le ha dado al producto se determin que este no se encontraba en todos los puntos de venta. b. Objetivo General Incrementar la participacin de venta deleche en Cuenca en un corto plazo de 6 meses. c. Objetivos especficos i. Redisear el Plan de Ventas y de Distribucin. ii. Realizar promociones en ventas al Distribuidor y al cliente. 2. DESARROLLO a. PLANIFICACIN 1. Diseo de Canales Los diseos de canales constituyen uno de los aspectos ms importantes para la distribucin y en efecto para la venta del producto, por lo tanto se lograr estimar tiempos especficos, de acuerdo al nmero de visitas que recibir el distribuidor intermediario, en este caso tiendas y supermercados. Los diseos de estos canales lograrn cubrir el territorio urbano de la ciudad de Cuenca, de manera que logre disponibilidad en el mercado. Actualmente la distribucin del producto se encuentra dispuesta de la siguiente manera:

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Los puntos de venta que tienen stock estn de manera ms concentrada alrededor del Punto de Produccin

Con un sistema de transporte y distribucin poco desarrollada, la amplitud de mercado se limita a las reas que rodean en forma cercana al punto de produccin y a medida que se va alejando del punto de produccin los puntos que verdaderamente estn stockeados son cada vez ms dispersos entre s. En funcin a este problema se plantea el siguiente diseo de canales de distribucin:

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PLANTA Zona de Distribucin N1 Zona de Distribucin N2

Zona de Distribucin N4 Zona de Distribucin N3

El abastecimiento de productos est siendo ejecutado por los repartidores propios de la empresa, para lo cual se tendrn las siguientes reas a cubrir con el fin de que el producto llegue al consumidor final: Una vez que produccin haya finalizado, pasar inmediatamente al departamento de distribucin de las diferentes parroquias de la ciudad logrando una mxima cobertura, los distribuidores se encargaran de repartir a los diferentes puntos de venta.

Produccin

Distribucin Repartidor

Punto de venta

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Produccin: Lugar donde se ejerce la actividad de elaboracin del producto, dicha elaboracin del producto es masiva Distribucin: Se le denomina a la fase realizada por el departamento de Ventas y distribucin. Los elementos que hacen posibles en este departamento son los repartidores. Repartidor: Se denomina repartidor a la unidad mvil perteneciente a la empresa productora de fideos, la cual cumple una funcin de llevar el producto desde el lugar de produccin hacia el punto de venta. Punto de venta: Es el lugar donde el cliente tiene la posibilidad de adquirir el producto a un precio de mercado. A estos puntos se los considera PUNTOS DE CUIDADO, porque son los puntos en donde se genera el ingreso de cualquier actividad econmica lucrativa. VENTAJAS DEL REDISEO MANTENER O INCREMENTAR MERCADO Esto es peligroso a largo y mediano plazo ya que la competencia se encontrara en una oportunidad para ampliar su mercado, y de esa manera desplazar el posicionamiento actual que posee LACTEOS MUU. PRECIOS REDUCIDOS Un aspecto importante que se debe anotar es que la distribucin del producto genera un agregado al costo del producto, es decir que la unidad de producto que sale de la empresa no tiene el mismo costo que el producto ya distribuido en el punto de venta, ya que un componente del costo del producto es la produccin, venta, y otros gastos de distribucin que componen el costo agregado de un producto. Como habamos anotado, la transportacin de bajo costo tambin contribuye a los precios de produccin, por lo tanto es materia de importancia, ya que esto ocurre no solo a la debida competencia de mercado, con los precios de los dems productos que existen. Al volverse eficiente la transportacin, disminuir el costo del producto, esto lo logramos disminuyendo los tiempos de entrega de producto mientras se distribuye uniformemente en los puntos de venta. OPCIONES DE ENTREGA Y CARACTERISTICAS Precio: El costo de servicio variar dependiendo del tipo de transporte, por ejemplo:

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a. En el caso de servicio por contrato, la tarifa cargada para el desplazamiento de bienes entre dos puntos ms cualquier cargo adicional (como puede ser el valor que el contratado le aade al servicio, para garantizar que la mercadera llegue desde un punto A hacia un punto B, para que la mercadera llegue en buen estado, es decir se hace responsable de que esta llegue bien). b. Cuando el consignatario es dueo del servicio (por ejemplo, la flota de camiones), el costa variar en pequeos rubros como el combustible, mano de obra, mantenimiento, deprecacin del vehculo, costos administrativos del departamento de distribucin, etc. Tiempo de Transito Es lo que hace referencia al tiempo promedio que le toma a un repartidor desplazarse del punto de origen hacia el destino. Variabilidad Esto se refiere a las diferencias ordinarias que ocurren a los envos por diferentes modalidades, no es lo mismo que un camin entregue los productos a Distribuidores al por mayor, que una camioneta lo haga a las pequeas tiendas. Tambin hace referencia a tiempos de entrega en funcin de la ubicacin geogrfica que se encuentran los destinatarios en relacin a la ubicacin geogrfica que tiene la fbrica. Prdidas y daos Los bienes demorados o que llegan en psimas condiciones implican inconvenientes para el dueo de la empresa, esto generara un costo mayor por prdida de inventario o por inventarios perdidos. El rediseo de las rutas permitir cubrir eficientemente y de una manera total la ruta, de tal manera que el producto sea vendido en su totalidad, de tal manera que el producto sea para el punto de venta Un producto fresco del da. Para que de esa manera los repartidores no lo guarden para venderlos para el da siguiente.

Promociones en ventas al Punto de Venta Para la captacin de mercado los agentes vendedores toman un papel de vital importancia: VENDEDORES:

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Los vendedores tratarn de recolectar ms clientes, buscando tiendas y mini supermercados, ofreciendo el producto mas una promocin en ventas para el tendero, para que se vea motivado a retener el producto para la venta

b. ORANIZACION: MISION DE LA EMPRESA LACTEOS MUU Nuestra empresa se encarga de la produccin lcteos, est dirigido a la poblacin en general como mercado principal al sector popular, tiene como misin satisfacer la necesidad alimenticia de la poblacin ofreciendo un producto de calidad a precios cmodos. VISION DE LA EMPRESA LACTEOS MUU
Nuestra visin es ser la primera opcin en la mente de los consumidores cuando piensen en lcteos es decir ser lder en el mercado local, proyectndonos al mercado regional. VALORES CORPORATIVOS Los valores que nuestra empresa considera de mayor relevancia son: -Puntualidad -Respeto -Confianza -Honradez Estos valores que hemos cultivado en nuestra organizacin nos permitirn proyectarnos hacia nuestros clientes como una empresa confiable. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA LACTEOS MUU. Es importante que la empresa cuente con un organigrama, porque este permite tener una estructura adecuada en donde se puede observar los diferentes rangos de autoridad, en este caso se utiliza un tipo de organigrama denominado vertical.

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Anlisis del Cronograma de actividades: En la empresa se identific que exista un problema en el Plan de Distribucin del producto, por lo que los directivos y jefes de los departamentos de distribucin y ventas deciden Redisear el Plan de Distribucin, para ello se elabora el proyecto y previo a la implementacin de dicho plan se realiza la capacitacin a todas las personas que forman parte de dicho proceso, es decir a los distribuidores se les indicara las respectivas zonas y rutas que deben cubrir para el abastecimiento de las tiendas de la Ciudad; para identificar si las personas encargadas de dicho proceso estn cumpliendo con el nuevo Plan de Distribucin se realizaran supervisiones y auditorias en las tiendas pequeas, este proceso se realizara la ltima semana de cada mes, finalmente la evaluacin de los resultados obtenidos luego del proceso de ejecucin del Plan se realizara el mes sexto, en caso de no conseguir los objetivos planteados se continuara con el mismo Plan de Distribucin por tres meses adicionales o se realizaran nuevas estrategias que permitan combatir con los problemas existentes.

c. DIRECCIN:

1. .-Responsabilidad segn el nivel jerrquico: a. Junta general de socios: Analizan balances y toman decisiones sobre el capital de la compaa, inversiones, recursos, uso de utilidades. Elije un presidente de la compaa y un gerente general. En definitiva son encargados si la empresa contina en funcionamiento. b. Presidente de la empresa: Tiene el papel de representante legal de los socios de la empresa c. Gerente general: Es el ejecutivo que tiene la responsabilidad de controlar y administrar todos los ingresos y los costos de la empresa y su funcin estratgica para cumplir con los objetivos implementados. d. Departamentos: i. Departamento de contabilidad y financiero: encargado de la correcta administracin de los recursos financieros, planifica el flujo de fondos para que se pueda financiar correctamente las actividades de produccin teniendo en claro el efectivo de la empresa en un futuro y poder realizar un control sobre la misma.

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1. Jefe de departamento a. Contador: lleva un registro total de las cuentas y bienes de manera organizada. b. Ing. financiero: Encargado de gestionar la liquidez, el financiamiento, y recursos econmicos para el cumplimiento de los objetivos. c. Auxiliar contable: Recibe rdenes del contador. ii. Departamento de talento humano: Encargados contratar y capacitar al personal adecuadamente para cada rea y actividad de la empresa. 1. Jefe de departamento a. Psiclogo: Persona encargada de orientar y ver si el personal est capacitado para desarrollar bien las actividades en el rea determinada. iii. departamento de produccin y compra 1. jefe de produccin a. tcnicos: Se encargan del mantenimiento y reparacin, personas responsables del buen funcionamiento de los equipos y maquinaria que posee la empresa. b. Obreros: Personal encargado de transformar la materia prima en productos elaborados. 2. personal de compras: Encargados de adquirir materia prima para la empresa. iv. Departamento de distribucin y ventas: 1. Jefe de distribucin a. Supervisores de zona: Responsables de supervisar como est distribuido el producto y si cubre todas las zonas establecidas. b. Repartidores: Encargados de la correcta distribucin del producto y que se encuentre en todos los puntos de venta. 2. Jefe de ventas y marketing: Se encarga de las decisiones del posicionamiento de la marca, como realizar una correcta publicidad y propaganda, investigar posibles problemas que sucedan en la venta del producto. d. CONTROL:

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Nuestra empresa para tener mejor funcionamiento, utiliza el principio del control el mismo que nos va a permitir determinar si el rediseo del proceso de distribucin logro subsanar los problemas que existan en el canal anterior de distribucin y si nuestros objetivos estn siendo cumplidos. Cada jefe de los diferentes departamentos se encarga de tener el respectivo control de su rea. Lcteos Muu, exige un reporte semanal a los jefes de cada departamento, y a su vez cada jefe de departamento recibe un reporte diario de sus subordinados, esto le permite tener mayor control de las actividades que se van desarrollando en dicha empresa. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANCIERO: Es necesario que el jefe de esta rea reciba un informe diario a contabilidad sobre cules son los costos al producir cada lcteo, si existe un incremento o decremento en el mismo, cuantos ingresos obtienen por las ventas realizadas, y los gastos que se realicen diariamente en la empresa. DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO. Cuando nos referimos a talento humano directamente estamos hablando del personal que labora en la empresa Lcteos Muu. Es necesario realizar un reporte diario del personal ya que es una de las partes fundamentales de la empresa. Es importante conocer como estn desarrollando las actividades delegadas a cada trabajador, para ello el jefe del departamento estar revisando constantemente, el horario de salida de entrada, horas extras, horas suplementarias, permisos, despido, contratacin de nuevo personal, etc. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PRODUCCION. -En el departamento de compras debera existir mayor control, se debe limitar ciertas compras para que no se convierta en gasto, las personas encargadas de realizar compras de materia prima deben tener un presupuesto establecido sobre cunto dinero se va a utilizar en cada compra y presentar un reporte al departamento de contabilidad, para que ellos otorguen los recursos monetarios. -El control en la produccin tiene que ser diaria ya que los productos que realiza LACTEOS MUU son de consumo masivo, es importante que la empresa conozca si la produccin se est realizando correctamente con respecto a lo planeado, de igual manera se debe conocer cuntos productos estn bien elaborados y cuantos tienen fallas, ya que esto representara perdida en la empresa. En el caso de maquinaria se debe realizar un constante mantenimiento para tener un ptimo funcionamiento en la produccin.

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DEPARTAMENTO DE MARKETING-VENTAS Y DISTRIBUCION. - El ingeniero en marketing controlara el uso correcto de las herramientas que utiliza la fuerza de ventas, cuidando el posicionamiento de la marca en el target determinado. -En este departamento es indispensable que el jefe de rea reciba un reporte diario de sus vendedores puesto que es importante conocer las ventas diarias, saber si las ventas se han incrementado o se han disminuido, para tener buenas ventas nuestra empresa debe tener un excelente posicionamiento y productos de calidad. En el momento que la empresa est obteniendo ventas bajas se debe realizar una respectiva investigacin para determinar las causas de la disminucin. -En el departamento de distribucin el supervisor de las zonas debe tener conocimiento de las rutas de distribucin de los puntos de venta, para de esta manera controlar la correcta distribucin y la disponibilidad del producto.