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Avanado

Informtica

Access

Escola Virtual

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Avanado

Escola Virtual

Ficha tcnica
Reservados todos os direitos patrimoniais e de reproduo Fundao Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundao Bradesco PROJETO GRFICO E REVISO Setor Gerao de Recursos Didticos PUBLICAO: 2010

APRESENTAO

Esta apostila compe o material didtico dos cursos de Informtica referentes ao Pacote Office 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet.

Na sequncia, apresentamos definies, orientaes tcnicas, procedimentos e exerccios prticos, fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competncias exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer rea ocupacional.

Lembramos que as profundas transformaes ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informao, a comunicao, a globalizao, a difuso de novas tecnologias e de novas formas de organizao do trabalho so alguns exemplos das mudanas que vm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competncias frente s profisses.

Diante desse contexto, a informtica parte fundamental dessa transformao, visto que est presente em todos os setores da sociedade: no comrcio, na indstria, na sade, na educao etc.

Enfim, as informaes aqui apresentadas serviro para alicerar a base do conhecimento requerida para a construo das competncias e habilidades propostas na qualificao de Operador de Microcomputador.

SUMRIO
1. IMPORTAO E VINCULAO DE DADOS ...................................................................9 1.1 Quando convm importar dados?.......................................................................9 1.2 Importar ou vincular: qual a diferena? ............................................................10 1.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text).............................10 1.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel .................................................13 1.5 Importar dados de outros formatos ..................................................................17 1.5.1 Importar dados de banco de dados ODBC...............................................17 1.5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook ........................................21 1.6 Vincular dados................................................................................................24 2. EXPORTAO DE DADOS ........................................................................................25 2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text) ................................26 2.2 Exportar dados para uma planilha do Excel .......................................................27 2.3 Exportar dados para PDF ou XPS .....................................................................28 2.4 Exportar dados para outros formatos: ..............................................................30 2.4.1 Exportar dados para o Microsoft Access ..................................................30 2.4.2 Exportar dados para ODBC ....................................................................31 3.COLETA DE DADOS .................................................................................................33 3.1 Criar email .....................................................................................................33 3.2 Gerenciar respostas ........................................................................................35 4. GUIA FERRAMENTA DE DADOS ...............................................................................37 4.1 Grupo Analisar................................................................................................37 4.1.1 Documentar o banco de dados ...............................................................37 4.1.2 Analisar o desempenho do banco de dados .............................................38 4.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados ............................................................44 4.2.1 Gerenciador do menu Controle ...............................................................44 4.2.2 Criptografar o arquivo com senha ...........................................................48 4.2.3 Criar arquivo do tipo ACCDE ..................................................................49 4.2.4 Suplementos.........................................................................................50 4.3 Grupo Mover dados.........................................................................................52 4.3.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server ........................................52 5. MACROS ................................................................................................................53 5.1 Criar macro simples ........................................................................................54 5.2 Associar uma macro a um evento de formulrio ................................................55 5.3 Macros Condicionais........................................................................................57 5.4 Macros de Grupo ............................................................................................60 6. PERSONALIZAO DO APLICATIVO .........................................................................61 6.1 Criar um menu principal ..................................................................................61 6.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulrio .......................................61

7. ADMINISTRAO DO BANCO DE DADOS..................................................................64 7.1 Compactao do banco de dados .....................................................................64 7.2 Trabalho em ambiente de multiusurios ............................................................65 7.2.1 Formas de compartilhamento do banco de dados ....................................65 7.2.2 Proteo de registros .............................................................................70 8. SEGURANA NA VERSO 2007 ................................................................................72 EXERCCIOS ..............................................................................................................73

INTRODUO

Seja bem-vindo ao Access 2007 Avanado!

No curso de Access 2007 Bsico, voc teve uma viso sobre a criao, armazenagem e manipulao de informaes. Agora, voc conhecer novos recursos para aprimorar seu banco de dados: coletar, administrar, importar, vincular e exportar dados; utilizar macros e ferramentas de dados; personalizar o aplicativo etc.

1. Importao e vinculao de dados


1.1 Quando convm importar dados?
Imagine que voc esteja desenvolvendo um banco de dados no Microsoft Access e outro usurio possua algumas informaes vitais em outra base de dados. Digitar todos os dados novamente levaria algum tempo. O ideal import-los e, em seguida, fazer alteraes para otimizar o banco de dados. Como nas demais verses do Microsoft Access, aqui, voc tambm pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access, alm de outros aplicativos, como Microsoft Excel, gerenciadores de banco de dados Dbase, Microsoft FoxPro ou Paradox no formato de listas HTML ou XML, que podem encontrar-se em seu computador local, em um servidor de rede ou em um servidor Internet. Para importar dados, utilizamos o grupo Importar da guia Dados Externos.

Figura 1

Access

Permite importar dados de outra base de dados do Microsoft Access.

Excel

Permite importar dados cuja origem uma planilha eletrnica do Microsoft Excel.

Lista do SharePoint

Permite importar dados de listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.

Arquivos de Texto

Permite importar dados no formato TXT, CSV, TAB ou ASC.

XML

Permite importar dados no formato XML ou XSD.

Mais

Permite importar dados no formato ODBC (SQL Server), HTML, Outlook, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3.

1.2 Importar ou vincular: qual a diferena?


Na importao, gera-se uma cpia das informaes em uma nova tabela no banco de dados atual, sendo que a tabela ou arquivo de origem no sofre alteraes. J no processo de vinculao de dados, as informaes so lidas do aplicativo de origem e criado um vnculo (ligao) entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. Assim, alm de permitir a leitura dos dados, promove tambm sua atualizao, ou seja, altera-se algo em uma planilha do Microsoft Excel ou Access que serviu de origem. Automaticamente, as alteraes se refletem nas tabelas do Microsoft Access. Ao importar dados, no possvel anex-los a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilhas). Contudo, uma vez importada uma tabela, possvel efetuar uma consulta de acrscimo para adicionar dados outra tabela. A partir de outro banco de dados do Microsoft Access, tambm possvel importar outros objetos, como formulrios ou relatrios.

1.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text)


Alguns gerenciadores de banco de dados geram informaes no formato de texto (*.RTF e *.TXT) e esses dados podem ser lidos e convertidos para uma tabela. Para qualquer arquivo no formato de texto, seja TXT, RTF, CSV, sejam outros, faa o seguinte aps abrir o banco de dados desejado ou criar um novo: 1. Na guia Dados Externos, grupo Importar, clique no boto Arquivo de Texto .

Figura 2

10

2. Indique o local e o nome do arquivo de texto a ser importado e clique no boto Procurar. 3. Especifique como armazenar as informaes:

Opo Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual.

Descrio

Permite gerar nova tabela no banco de dados atual.

Acrescentar uma cpia dos registros tabela.

Permite acrescentar os registros a uma tabela existente. preciso tomar certo cuidado com a tabela, pois ela dever ter os mesmos campos e formatos dos dados de origem. Permite vincular dados da fonte de origem. Assim, qualquer alterao na tabela de origem se refletir, imediatamente, na tabela de destino.

Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada.

4. Clique no boto OK. 5. Verifique o formato do arquivo de origem, que pode ser delimitado (dados separados por vrgula, ponto e vrgula, tabulao ou outros caracteres); ou ter largura fixa (permite demarcar cada uma das colunas existentes na origem).

Figura 3

11

6. Clique no boto Avanar. 7. Caso tenha escolhido a opo Largura fixa, voc dever demarcar cada uma das colunas com um clique no local desejado. Em seguida, clique no boto Avanar.

Figura 4

8. Indique o nome de cada uma das colunas (campos) existentes com um clique sobre ela, preencha a opo Nome, informe se ele deve ser classificado (opo Indexado), bem como o tipo dos dados. Se necessrio, utilize a opo No importar (Ignorar), para que determinadas colunas no apaream na nova tabela.

Figura 5

12

9. Clique no boto Avanar. 10. Defina se deseja uma chave primria (nesse caso, ser acrescida uma nova coluna com registros do tipo numerao automtica); sem chave primria (opo ideal, pois, aps a importao, permite definir, no design da tabela, que campo dever ser chave primria). Se preferir, indique um campo que deseja ver como chave primria (opo Escolher minha prpria chave primria). 11. Em seguida, clique no boto Avanar. 12. Informe o nome que a nova tabela dever receber e clique no boto Concluir.

1.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel


Uma opo econmica do pacote Office da Microsoft poder manter uma verso completa (professional) com os aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access e OneNote em determinadas mquinas e, nas demais, uma verso mais simples (standard), que, praticamente, contm a maioria dos aplicativos j listados, exceto o Microsoft Access. Nesse caso, algumas bases de dados podem ser gerenciadas pelo Microsoft Excel, que bem mais simples do que o Microsoft Access, pois, na verdade, trata-se de uma planilha eletrnica e no de um gerenciador de banco de dados. Assim, quando a origem dos dados for o Microsoft Excel, escolha a opo Excel do grupo Importar, guia Dados Externos, e faa o seguinte: 1. Informe a origem da base de dados e clique no boto Procurar.

Figura 6

13

2. Aps indicar a localizao, escolha uma das opes de armazenamento das informaes:
Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. Acrescentar uma cpia dos registros tabela. Quando voc deseja importar os dados para o mesmo banco de dados em que est trabalhando.

Utilizada sempre que outra tabela em seu banco de dados j possui a estrutura necessria para receber os dados importados.

Vincular fonte de dados criando tabela vinculada.

Permite vincular as informaes, mantendo um link entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem.

3. Caso a pasta de trabalho tenha vrias planilhas, na etapa seguinte, o assistente lhe pede que informe qual das planilhas contm os dados que deseja importar. Selecione a planilha desejada e clique no boto Avanar.

Figura 7

4. Na etapa seguinte, o Access lhe pergunta se a primeira linha contm os ttulos de sua tabela. Marque a opo Primeira linha contm ttulos e clique no boto Avanar. Uma vez marcada essa opo, ele reconhecer como nomes de campos o contedo da primeira linha da planilha. 5. Clique no boto Avanar. 14

Figura 8

6. Na etapa seguinte, o assistente lhe permite modificar as opes de campo, tais como Nome e a propriedade Indexado. Clique no boto Avanar.

Figura 9

15

7. A seguir, o Microsoft Access permite definir ou no a chave primria da tabela. Selecione a opo Escolher minha prpria chave primria e clique no boto Avanar.

Figura 10

8. Na ltima etapa, o assistente lhe permite atribuir um nome nova tabela de seu banco de dados. Digite o nome desejado e clique no boto Concluir.

Figura 11

16

9. Caso no tenha ocorrido nenhum problema na importao, ser exibida a mensagem a seguir. Voc poder ainda salvar as etapas de importao para posterior utilizao.

Figura 12

1.5 Importar dados de outros formatos


1.5.1 Importar dados de banco de dados ODBC
O Open Database Connectivity (ODBC) oferece um padro de programao de acesso a dados, permitindo aos aplicativos acessar uma variedade de banco de dados utilizando Structured Query Language (SQL). Para esse acesso, o administrador da rede deve instalar e configurar um drive ODBC. Atualmente, vrios aplicativos possuem a habilidade de utiliz-lo, como o MS-Word, MS-Excel, Ms-Access, Paradox, Crystal Report, Visual Basic etc. Para importar arquivos no formato ODBC, faa o seguinte: 1. Na guia Dados Externos, utilize a opo Mais. 2. D um clique na opo Banco de Dados ODBC. 3. Especifique se os dados devem ser importados (opo Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual), ou se devem ser vinculados (opo Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada). Em seguida, clique no boto OK.

17

Figura 13

4. Indique se a fonte de dados se encontra em um arquivo cuja conexo deve ser gerada (utilize a guia Fonte de dados de arquivo e clique no boto Nova), ou se os dados j se encontram em sua mquina (guia Fonte de dados de mquina).

Figura 14

18

5. Caso tenha escolhido a opo Nova (para criar nova conexo), indique sua origem (driver a ser configurado):

Figura 15

6. Em seguida, clique em Avanar. 7. Indique o nome e o local onde a conexo deve ser salva e clique no boto Procurar.

Figura 16

19

8. Clique no boto Avanar. 9. Veja as referncias da conexo que foram geradas e clique no boto Concluir.

Figura 17

10. Para configurar o driver ODBC gerado, clique no boto Opes e, em seguida, no boto OK, para que ele seja configurado na pasta atual.

Figura 18

20

11. Veja que a conexo ser gerada na pasta indicada logo no incio.

Figura 19

12. Agora, basta dar um clique sobre o nome da fonte e, em seguida, no boto OK para se conectar ao drive recentemente gerado.

1.5.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook


Para importar dados provenientes de uma pasta do Microsoft Outlook, faa o seguinte: 1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique no boto Mais 2. Em seguida, clique na opo Pasta do Outlook. 3. Indique se os dados devem ser importados para nova tabela, acrescidos a uma tabela existente ou vinculados fonte de dados. Em seguida, clique no boto OK. .

21

Figura 20

4. Indique a localizao dos dados (pasta de origem no Microsoft Outlook).

Figura 21

5. Em seguida, clique em Avanar. 6. Assim como nos arquivos do tipo TXT e RTF, indique o nome da coluna (campo), o tipo dos dados e se a coluna deve ser importada ou no. Em seguida, clique em Avanar.

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Figura 22

7. Indique se deseja ou no criar uma chave primria e, em seguida, clique no boto Avanar. 8. Fornea um nome para a nova tabela e clique no boto Concluir, para que a nova tabela seja gerada.

Figura 23

23

1.6 Vincular dados


Esse recurso bastante utilizado quando o ambiente de trabalho de multiusurios, pois a origem de dados est em um servidor e desejamos receber diariamente informaes atualizadas nas tabelas. O processo o mesmo utilizado para importar. No entanto, devemos selecionar a opo Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada. Escolha o tipo de importao, como Microsoft Access ou Microsoft Excel, indique a localizao dos dados de origem e clique no boto Procurar, como fez na opo de importao.

Figura 24

Ao optar por Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada, informe dados como nome da planilha (guia) ou nome da rea a ser vinculada, da mesma forma utilizada na importao. Aps seguir todas as etapas de vinculao, a nova tabela possuir um cone como este:

Vamos praticar! Exerccios 1 e 2

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2. Exportao de dados
Outra situao bastante comum, quando se trabalha com base de dados, aquela em que o usurio ainda no se habituou utilizao do banco de dados e se sente mais confortvel com funes e grficos do Microsoft Excel. Assim, precisa enviar esses dados para a planilha eletrnica ou para outros aplicativos. As opes de exportao de dados so as seguintes:

Figura 25

Excel

Permite enviar os dados do objeto atual para uma planilha eletrnica do Microsoft Excel.

Lista do SharePoint

Permite enviar os dados do objeto atual para listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.

RTF

Permite enviar os dados no formato RTF, que podem ser lidos por processadores de texto como o Microsoft Word por exemplo.

TXT

Permite enviar os dados no formato TXT, que podem ser lidos por outras bases de dados.

XML

Permite exportar dados no formato XML ou XSD. Permite enviar os dados do objeto atual para o formato Microsoft

Mais

Access, XML, banco de dados ODBC (SQL Server), HTML, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3 e ainda mesclar com o Microsoft Word para gerenciamento de mala direta.

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2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text)


Para formatar tabelas ou consultas para o formato de texto, faa o seguinte: 1. Clique sobre a tabela ou consulta a ser exportada. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto .

Figura 26

3. Especifique o nome e o formato do arquivo de destino e clique no boto Procurar. 4. Indique as opes de exportao (com formatao e layout, abrir o destino aps a exportao) e clique no boto OK. 5. Indique a codificao a ser utilizada e clique no boto OK.

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Figura 27

6. Caso tenha habilitado a opo Abrir o arquivo de destino depois que a operao de exportao for concluda, voc ver o novo arquivo txt em sua tela.

Figura 28

2.2 Exportar dados para uma planilha do Excel


Imagine a seguinte situao: estar bastante acostumado ao trabalho com planilhas eletrnicas e no ter se acostumado a utilizar o construtor de expresses no Microsoft Access. O que fazer? Simples: basta exportar os dados de tabelas ou consultas para planilhas do Microsoft Excel. Veja como proceder: 1. Clique sobre o nome do objeto a ser exportado. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, d um clique na opo Excel

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Figura 29

3. Indique o local e o nome que a planilha dever receber. Para facilitar a localizao, clique no boto Procurar. 4. Indique o formato de arquivo que a pasta dever ter. 5. Especifique as opes de exportao: se dever ser com formatao e layout; se a planilha dever ser aberta aps a exportao. E se voc tiver selecionado alguns registros antes de iniciar a exportao, poder levar somente esses registros selecionados em lugar de toda a tabela ou consulta. 6. Para iniciar a exportao, d um clique no boto OK.

2.3 Exportar dados para PDF ou XPS


Em muitas situaes, voc poder necessitar da impresso de seus dados com layout fixo, como relatrios jurdicos, boletins, newsletters etc. Portanto, precisar de alguns arquivos destinados leitura e impresso. O Microsoft Office System oferece alguns suplementos gratuitos, a fim de exportar ou at mesmo salvar esse tipo de arquivo (layout fixo). Esses formatos so conhecidos como PDF e XPS. Primeiramente, necessrio instal-los. Um arquivo PDF (Portable Document Format) um formato de layout que preserva toda a formao do arquivo, possibilitando seu compartilhamento, ou seja, tudo o que for exibido online ser impresso da mesma forma, no podendo ser alterado sem segurana. Um arquivo no formato XPS (XML Papel Specification) tambm preserva as formataes e foi criado, especialmente, para trabalhar com o Windows Vista. 28

Vejamos como instalar o suplemento: 1. Obtenha a ajuda do Microsoft Access sobre exportar PDF ou XPS. 2. D um clique no link Suplemento Salvar como PDF ou XPS da Microsoft para programas do Microsoft Office 2007 para acessar a pgina da central de downloads da Microsoft. 3. Siga as instrues de download. 4. Aps a execuo do arquivo, voc ter a opo PDF ou XPS no grupo Exportar da guia Dados Externos. Para exportar um arquivo para um desses formatos, faa o seguinte: 1. D um clique sobre o objeto (formulrio, consulta, tabela etc.) e, em seguida, clique no boto PDF ou XPS. 2. Fornea a localizao do novo arquivo (PDF ou XPS) e clique no boto Publicar, para que os dados sejam exportados.

Figura 30

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Veja que, em todas as opes de importao ou exportao, todas as etapas podem ser salvas, a fim de agilizar seu trabalho.

2.4 Exportar dados para outros formatos


2.4.1 Exportar dados para o Microsoft Access
Imagine que voc possua outro banco de dados que requeira informaes existentes na tabela de clientes e deseje exportar tais registros. Para isso, faa o seguinte: 1. Clique no boto Mais da guia Dados Externos, grupo Exportar.

2. Indique o nome e a localizao do arquivo que receber os dados e clique nos botes Procurar e OK.

Figura 31

3. Indique o nome que o objeto dever receber ao ser exportado e clique no boto OK. Em seguida, s abrir o outro banco de dados para ver uma cpia dos registros exportados.

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2.4.2 Exportar dados para ODBC


Na maioria das vezes, quando o trabalho executado em redes corporativas, pode acontecer de sua base de dados utilizar ferramentas mais poderosas para o gerenciamento das informaes, como o Oracle e o Microsoft SQL Server entre outros. Portanto, os dados devem ser lidos ou convertidos para a ferramenta necessria a fim de serem analisados. Na verdade, o ODBC um protocolo utilizado para a conexo de um banco de dados do Microsoft Access a uma fonte de dados externa. Para isso, so necessrias algumas informaes, como o local do servidor, o nome do banco de dados, o logon do usurio e sua senha. 1. Para exportar, novamente d um clique sobre o objeto a ser exportado e, em seguida, clique no boto Mais e em Banco de Dados ODBC, no grupo Exportar, guia Dados Externos:

Figura 32

2. Escolha a fonte de dados apropriada (Fonte de dados de mquina). Caso no esteja listada, utilize a opo Nova ou verifique a configurao com o administrador de sua rede. 3. D um clique no boto Nova para efetuar a conexo com a base de dados e indique o formato dos dados. Em seguida, clique no boto Avanar. 31

Figura 33

4. Digite o nome da fonte de dados ou pressione o boto Procurar. Indique a localizao da fonte e clique em Salvar. 5. Para concluir a conexo, clique no boto Concluir.

Figura 34

32

6. Entre com as informaes necessrias para a conexo (logon, senha etc.). Clique sobre a nova conexo (por exemplo, teste.dsn) e no boto OK para iniciar a exportao. Vamos praticar! Exerccio 3

3. Coleta de dados
Um dos recursos interessantes da nova verso do Microsoft Access poder coletar dados de outros usurios que esto no mesmo prdio, ou at mesmo em outros pases. Com isso, tornou-se fcil incluir um formulrio para entrada de dados e processar as informaes. Para que tais tarefas sejam realizadas, necessrio que, alm do Microsoft Access, voc tenha o Microsoft Outlook instalado e, se possvel, tambm o Microsoft InfoPath (gerenciador de formulrios online).

3.1 Criar email


Para criar um email para a coleta de dados, faa o seguinte: 1. Clique no boto Criar Email , grupo Coletar Dados, guia Dados Externos.

Figura 35

33

2. Leia as instrues da caixa de dilogos e, em seguida, clique no boto Avanar. 3. Escolha a opo Formulrio HTML e clique em Avanar. Se possuir o InfoPath instalado, a opo ser habilitada para voc.

Figura 36

4. Escolha os campos que devero constar no formulrio para a coleta de dados, dando um clique sobre o nome do campo e um clique na seta para a direita. Em seguida, clique em Avanar. 5. Especifique o local de armazenamento das respostas. Se confiar nas informaes coletadas, escolha a opo Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a nnn (nome do objeto). Em seguida, clique em Avanar.

34

Figura 37

6. Indique o assunto e o corpo inicial da mensagem e, em seguida, clique em Avanar. 7. Para criar a mensagem a ser enviada e acessar o Microsoft Outlook, use o boto Criar e faa as alteraes necessrias na mensagem, bem como informe o endereo eletrnico de cada usurio. Em seguida, clique no boto Enviar, para que a mensagem seja enviada aos usurios.

3.2 Gerenciar respostas


Assim que os usurios receberem seu email, iro fornecer as novas informaes de acordo com os dados do formulrio que voc criou. Ao clicar no boto Responder, o novo pedido ser preenchido (objeto exportado para coleta dos dados) e uma nova mensagem lhe ser encaminhada, a fim de processar todas as informaes. Para processar as informaes, faa o seguinte: 1. Clique no boto Gerenciar respostas, grupo Coletar Dados, guia Dados Externos, e voc poder utilizar as seguintes opes: Rever os detalhes da mensagem (detalhes como nome da mensagem, tabela e local onde sero armazenadas) 35

Detalhes da mensagem (campos includos no formulrio e configuraes da mensagem) Exibir ou alterar as opes da mensagem (rever as opes de envio da mensagem processada) Reenviar a mensagem (para enviar novamente a mensagem a todos os usurios que a receberam anteriormente) Excluir a mensagem ou Excluir esta mensagem de email 2. Abra o Microsoft Outlook e veja se h novas mensagens na nova pasta Resposta da Coleta de Dados do Access. 3. Em seguida, voc poder dar um clique com o boto direito do mouse sobre a resposta recebida, utilizar a opo Exportar dados para o Microsoft Access e clicar no boto OK para iniciar a exportao para o objeto desejado.

Figura 38

4. Ao pressionar o boto OK, o registro ser acrescido tabela.

Vamos praticar! Exerccio 4

36

4. Guia ferramenta de dados


4.1 Grupo Analisar
Ao gerenciar informaes em bancos de dados complexos, fundamental analislas para conferir a duplicidade de dados, a correta aplicao de tabelas, bem como relacionamentos e dependncia entre os objetos. Para isso, basta utilizar o grupo Analisar da guia Ferramenta de Banco de Dados.

Figura 39

4.1.1 Documentar o banco de dados


Um recurso fundamental no desenvolvimento de banco de dados manter a documentao completa dos objetos utilizados, bem como suas caractersticas (propriedades) e relacionamentos. Assim, caso outro usurio passe a gerenciar as informaes, poder analisar a documentao e verificar relaes de dependncia (quem depende do qu) e, principalmente, campos existentes. Voc poder documentar um ou vrios objetos. Ou ainda, se preferir, todos os objetos existentes em seu banco de dados. Para criar a documentao, faa o seguinte: 1. Clique no boto Documentador do Banco de dados .

Figura 40

37

2. Selecione todos os objetos que deseja documentar e, em seguida, clique no boto OK.

Figura 41

4.1.2 Analisar o desempenho do banco de dados


Outra opo interessante verificar o desempenho de determinado objeto, como, por exemplo, a diviso dos dados em mais de uma tabela, ou outras sugestes que podem ser obtidas clicando-se no boto Analisar Desempenho . Dependendo do objeto selecionado, voc visualizar a janela de diviso de tabelas ou anlise de desempenho do objeto. Analisar e dividir tabelas Imagine que voc tenha criado uma tabela extensa e deseje dividi-la em duas ou mais. Antes de fazer essa diviso, ser necessrio verificar o desempenho da tabela. Por exemplo:

38

Figura 42

Para isso, faa o seguinte: 1. Selecione a tabela e utilize o comando Analisar tabela existente .

Figura 43

39

2. Se precisar de um exemplo de como a anlise ser feita, clique em Mostre-me um exemplo e, em seguida, em Avanar. 3. Uma das tarefas sugeridas pelo Microsoft Access a diviso da tabela. Novamente, se precisar de exemplos, proceda da mesma maneira. Para continuar, d um clique em Avanar.

Figura 44

4. Indique a tabela que contm os dados repetidos. Para isso, d um clique sobre o nome da tabela desejada e, em seguida, clique no boto Avanar.

Figura 45

40

5. Voc poder decidir sobre quais os campos que devem ser divididos em uma ou mais tabelas, ou deixar que o Microsoft Access decida. Escolha a opo desejada e, em seguida, clique em Avanar.

Figura 46

Uma vez que o aplicativo tenha tomado a deciso, ir apresent-la na tela como mostra a figura 47.

Figura 47

41

6. Para agrupar de forma diferente, d um clique no boto Dicas so as instrues.

e verifique quais

7. Se algum campo no estiver na tabela desejada, basta dar um clique sobre o nome desse campo e arrast-lo at o local da tabela em que deseja ver os dados:

Figura 48

8. Depois de arrastar os campos para os novos locais (quando no estiverem de acordo com suas necessidades), indique um nome para as tabelas. Para isso, d um clique duplo sobre o nome da tabela e indique esse nome para cada uma delas. Em seguida, clique no boto Avanar.

Figura 49

42

9. Caso no exista um relacionamento para as tabelas cujos campos em negrito aparecem como exclusivos, ou seja, no possuem duplicatas e muito menos contedo em branco (so considerados, portanto, como chave primria), este o momento de indic-lo.

Figura 50

10. Para alterar o campo de chave primria, d um clique sobre o nome do campo que dever ser chave primria e, em seguida, clique no cone com a chave dourada. Novamente, utilize o boto Avanar. 11. Aps analisar todos os dados, voc poder exibir na tela uma consulta para examinar os dados. Se achar conveniente, use a opo Sim e crie a consulta. Em caso contrrio, clique em No para no criar a consulta. Em seguida, clique no boto Concluir, para que as tabelas sejam geradas.

Figura 51

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4.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados


Um grupo bastante utilizado no trabalho com banco de dados o Ferramentas de Banco de Dados, que possui as seguintes opes:

Figura 52

4.2.1 Gerenciador do Menu de Controle


Assim que o trabalho com todos os objetos do banco de dados estiver concludo, voc poder criar um menu de controle para facilitar o acesso s informaes. Para isso, faa o seguinte: 1. Utilize a opo Gerenciador de Menu de Controle da guia Ferramentas de Banco de Dados.

Figura 53

2. Caso um menu no tenha sido localizado, o Microsoft lhe solicita que confirme a criao de um. Basta clicar no boto Sim. 3. O primeiro passo criar novas pginas (formulrios) com todas as opes possveis.

Figura 54

44

4. Para isso, utilize o boto Novo e indique o nome que a pgina dever receber.

Figura 55

5. Faa o mesmo para gerar novas pginas em seu menu. Por exemplo, uma opo para receber os formulrios, uma para os relatrios, uma para diversos e, assim, sucessivamente. 6. Agora, voc dever editar cada uma das pginas recentemente criadas. Por exemplo, inclua formulrios na pgina nomeada como Formulrios. 7. Para isso, d um clique em Formulrios e, em seguida, no boto Editar.

Figura 56

45

8. Para incluir as opes nesse controle, clique no boto Novo. 9. Na caixa Texto, indique o texto que dever ser visualizado ao lado do boto de comando, bem como a ao a ser executada na caixa Comando. Em seguida, na caixa Formulrio, informe que formulrio dever ser aberto.

Figura 57

10. Clique no boto OK. 11. Repita os passos de 8 a 10 para incluir mais formulrios. 12. No se esquea de incluir um boto que retorne ao menu principal. Para isso, crie novo menu cujo comando dever habilitar a opo Ir para menu de controle.

Figura 58

13. Ao terminar de editar todas as opes de Formulrios, d um clique no boto Fechar. 14. Em seguida, edite a pgina Relatrios da mesma forma, ou seja, indique quais so os relatrios que devero ser abertos. 15. Aps editar todas as pginas, edite o menu de controle principal, selecionando-o e clicando no boto Editar.

46

Figura 59

16. Indique todas as pginas que foram criadas (Formulrios, Relatrios, Diversos e Fechar Banco de Dados). Para isso, d um clique em Novo, indique o texto correspondente, o comando Ir para menu de controle e o nome da pgina criada anteriormente (por exemplo, Formulrios).

Figura 60

17. Em seguida, clique em OK. 18. Aps acrescentar todas as pginas da mesma maneira, utilize o boto Fechar. 19. Para encerrar a criao do menu de controle, use novamente o boto Fechar e veja o novo formulrio que foi adicionado ao seu banco de dados e que receber o nome Menu de controle.

47

Figura 61

4.2.2 Criptografar o arquivo com senha


Para tornar mais seguro seu banco de dados, possvel criptografar suas informaes e ainda inserir uma senha. Para isso, faa o seguinte: 1. Abra o arquivo no modo exclusivo. 2. Clique no boto Office. 3. Clique na opo Abrir. 4. Clique no nome do arquivo a ser aberto. 5. Clique na seta do boto Abrir. 6. Altere a opo de abertura como Abrir exclusivo.

Figura 62

48

7. Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados. 8. Clique no boto Criptografar com senha. 9. Entre com a senha e informe-a novamente na opo verificar.

Figura 63

10. Salve o arquivo e abra-o novamente, para que a nova senha seja solicitada.

4.2.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\


Imagine que voc tenha acabado de criar um excelente banco de dados, com vrios botes e com recursos de acesso por meio de comandos, cujo usurio no tenha muito o que pensar, pois voc j o fez por ele. Agora, imagine que voc tenha resolvido instalar o aplicativo na mquina do cliente e que ele, simplesmente, no possua o Microsoft Access instalado. Como ele poder resolver essa situao: comprando o aplicativo e pagando pelo sistema desenvolvido? A soluo simples. Transforme o banco de dados atual em um arquivo ACCDE, conhecido como MDE na verso anterior. Para isso, faa o seguinte: 1. Clique no boto Criar ACCDE .

2. Em seguida, indique o local e o nome do arquivo e clique no boto Salvar. 3. Se preferir, salve esse arquivo gerado em pendrive ou CD e grave as informaes para lev-las ao cliente. 4. Para abrir o banco de dados, basta dar um clique duplo sobre o arquivo gerado e o cliente ter a impresso de que o Microsoft Access foi instalado, embora com algumas ressalvas (novos objetos no podem ser excludos, alterados ou inseridos). 5. Para fazer alteraes, ser necessrio que voc manipule os novos objetos, utilizando o Microsoft Access e o arquivo fonte (tipo ACCDB).

49

Figura 64

4.2.4 Suplementos
Muitas vezes, voc pode querer implantar mais funcionalidade em seu banco de dados. Por exemplo, comandos e recursos especiais como esquemas XML, marcas inteligentes etc. Ao instalar o pacote Office, vrios so os suplementos instalados para verific-los. Clique no boto Office, no boto Opes do Access e, em seguida, em Suplementos:

Figura 65

50

Voc encontrar as seguintes opes:

Suplementos de aplicativo ativos Suplementos de aplicativo inativos Suplementos relacionados a documentos Suplementos de aplicativo desabilitados

Lista os suplementos registrados e executados no momento. Lista os suplementos presentes no computador, mas ainda no carregados. Por exemplo, as marcas inteligentes ou os esquemas XML estaro ativos somente quando o documento que faz referncia a eles estiver aberto. Lista os arquivos de modelo referidos pelos documentos abertos no momento.

Lista os suplementos desabilitados automaticamente por estarem causando pane nos programas do Office.

Para gerenciar suplementos, utilize a opo Gerenciar e indique qual deles deseja, como, por exemplo, Suplementos de COM. Em seguida, clique no boto Ir.

Figura 66

Selecione os suplementos disponveis e, em seguida, clique no boto OK para executar o suplemento. Na caixa de dilogos, voc ter a localizao e o nome do suplemento, bem como seu comportamento.

51

4.3 Grupo Mover dados


4.3.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server
A maior parte das organizaes costuma manter um gerenciador de banco de dados mais complexo, pois h milhares de informaes a serem manipuladas em segurana. Para isso, pode acontecer de voc precisar migrar dados para o Microsoft SQL Server. Para executar a movimentao de dados, use o boto SQL Server do grupo Mover Dados, existente na guia Ferramentas de Banco de Dados.

Figura 67

Informe se os dados devem ser enviados para um banco de dados j existente ou se ser necessrio criar um novo. E siga as orientaes do assistente.

52

5. Macros
O Microsoft Access reconhece certos eventos que podem causar execuo de macro ou procedimento de evento. Por exemplo, so considerados eventos abrir um relatrio, inserir novos dados em um controle de formulrio e mover o foco para um registro diferente em um formulrio. Eventos podem ocorrer para formulrios, controles, registros e sees em relatrios. Na execuo de uma macro, ser feita uma ao, conhecida como evento, ao se dar um clique em um boto ou duplo clique e ao se pressionar determinada tecla. Portanto, voc dever associar ao procedimento uma ao a ser realizada. Abaixo, vejamos uma lista de eventos que podem ser executados, quando trabalhamos com macros:
Evento Antes de Atualizar Ocorrncia Antes de os dados alterados em um controle ou registro serem atualizados. Quando um formulrio aberto, mas antes de o primeiro registro ser exibido. Ao Abrir No caso de relatrios, o evento ocorre antes de um relatrio ser visualizado ou impresso. Quando o contedo de uma caixa de texto ou parte do texto de uma caixa de Ao Alterar combinao alterado. Pode ocorrer na movimentao de uma pgina para outra, quando h um controle de guias. Ao Aplicar Filtro Ao Carregar Ao Clicar Ao Clicar Duas Vezes Ao Entrar Ao Excluir Ao Fechar Ao Sair Aps Atualizar Quando o usurio ativa o boto Aplicar Filtro, Filtrar por Seleo ou Remover Filtro. Quando um formulrio aberto e seus registros so exibidos. Quando o usurio pressiona o boto do mouse sobre determinado objeto, liberando-o em seguida. Quando o usurio d duplo clique sobre um controle. Antes de o controle receber o foco de outro controle do mesmo formulrio. Quando o usurio efetua ao de excluso de um registro, mas antes de o registro ser realmente excludo. Quando um formulrio ou relatrio fechado e removido da tela. Antes de um controle perder o foco para outro no mesmo formulrio. Depois que os dados alterados em um controle ou registro so atualizados. Quando o foco movido para um registro. Dessa forma, esse mesmo registro No Atual passa a constar como registro atual. Ou at mesmo quando um formulrio atualizado, ou quando uma consulta repetida.

53

Uma macro um conjunto de uma ou vrias aes utilizadas para automatizar tarefas. Por exemplo, em seu dia a dia, voc abre determinado formulrio e sempre maximiza a janela para efetuar algumas aes. Com a macro, voc no ter mais esse trabalho, pois ela executar todos os processos, da identificao do formulrio seleo de determinado registro, otimizando o processo.

5.1 Criar macro simples


Para criar uma macro, faa o seguinte: 1. Na guia Criar, grupo Outro, clique em Macro e, em seguida, no boto Macro .

Ser apresentada a seguinte janela com trs colunas: Ao (tarefa a ser executada), Argumentos (propriedades da tarefa ou ao) e Comentrio (descrio ou observaes da tarefa que est sendo realizada).

Figura 68

2. D um clique na coluna Ao e, em seguida, utilize a caixa de combinao existente para selecionar uma ao a ser executada. Por exemplo, AbrirFormulrio:

Figura 69

54

3. Em Argumentos da ao, defina o nome do formulrio que dever ser aberto e o Modo de dados.

Figura 70

4. Salve a macro no boto Salvar

5. Para executar a macro, clique no boto Executar .

5.2 Associar uma macro a um evento de formulrio


Conforme foi visto anteriormente, uma macro sempre est associada a um evento. Para criar essa associao, faa o seguinte: 1. Abra um formulrio no modo Design. 2. Desabilite o assistente de controle por meio do boto Construtor 3. Crie um boto de comando. 4. Ative a folha de propriedades do boto de comando. 5. Na guia Evento, d um clique no evento Ao clicar. .

Figura 71

55

6. D um clique no boto Construtor de

7. Selecione a opo Construtor de macros e, em seguida, clique em OK.

Figura 72

8. Automaticamente, voc ver a janela de macros sendo exibida.

Figura 73

9. Na coluna Ao, escolha Abrir Formulrios. 10. Em Propriedades da macro, d um clique sobre a propriedade Nome do formulrio ou utilize a tecla <F6>. 11. Indique o nome do formulrio a ser aberto. No necessrio digitar o nome, basta utilizar a caixa de combinao da propriedade para encontrar uma lista de formulrios criados.

56

12. Indique seu modo de exibio no item Exibir. 13. Ao fechar a janela de macros, voc dever fornecer um nome para ela. 14. Salve o formulrio e execute-o no modo Formulrio para verificar se, ao dar um clique no boto recentemente criado, o formulrio ser aberto.

5.3 Macros Condicionais


Muitas vezes, desejamos executar uma tarefa ou uma srie de aes, mas apenas quando determinada condio for verdadeira. Por exemplo, se o campo for deixado em branco, exiba uma mensagem para o usurio e, logo a seguir, ative o foco para o mesmo controle. 1. Na estrutura de uma macro, clique no boto Condies da guia Design.

2. Na coluna Condio, d um clique com o boto direito do mouse e, em seguida, clique em Construir.

Figura 74

3. D um clique duplo em Funes. 4. D um clique duplo em Funes internas. 5. D um clique duplo na funo Nulo e visualizar o seguinte:

57

Figura 75

6. D um clique em <<exprvar>> (argumento da funo Nulo). 7. D um clique duplo em Formulrios. 8. D um clique duplo em Todos os formulrios. 9. D um clique duplo em frm clientes (formulrio de clientes). 10. D um clique duplo clique no controle CdigoDoCliente.

Figura 76

58

11. D um clique em OK. 12. Essa expresso indica que, se, por acaso, o campo CdigodoCliente estiver em branco, a macro dever executar alguma ao. Portanto, em Ao, indique CaixaDeMensagem. 13. Preencha as propriedades da ao como no exemplo abaixo:

Figura 77

14. Para que a macro continue sendo executada, digite trs pontos (como reticncias), logo abaixo da primeira condio. 15. Em ao, indique IrParaControle.

Figura 78

16. Na propriedade Nome do controle, indique o controle denominado NomeDaEmpresa, ou seja, caso o controle CdigoDoCliente esteja em branco, o cursor dever ser posicionado em NomeDaEmpresa. 17. Nova ao dever ser executada, se o campo estiver em branco. Portanto, novamente, digite os trs pontos como condio. 18. Em Ao, indique PararMacro (para parar a execuo da macro).

Figura 79

19. Salve a macro CdigoDoCliente.

associe

ao

evento

aps

atualizar

controle

59

5.4 Macros de Grupo


Algumas macros podem conter mais de uma ao a ser executada, ou um grupo de macros em uma nica, facilitando muito o trabalho. 1. Na janela de macros, ative o boto Nomes de macros .

2. Uma nova coluna ser visualizada no lado esquerdo da ao, denominada Nome da macro. 3. Digite um nome para a macro, conforme sugesto do exemplo seguinte:

Figura 80

4. A ao de cada macro deve ser a mesma, ou seja, abrir relatrio, e sempre no modo de visualizao de impresso. O que varia que cada uma delas abre um relatrio diferente. 5. Grave a macro como Grupo. 6. Feche a janela de macros. 7. Crie trs botes de comando: cmdAbreClientes, cmdAbrePedidos e cmdAbreProdutos. 8. No evento, ao clicar no boto cmdAbreClientes, ative a macro Grupo. Clientes. 9. Faa o mesmo para os demais botes.

Figura 81

Vamos praticar! Exerccio 6 e 7 60

6. Personalizao do aplicativo
A nova verso do Microsoft Access no possui barras de ferramentas. Portanto, o melhor procurar gerar formulrios que permitam acesso a determinados relatrios, formulrios e outros objetos, como se fosse um menu com vrios botes, cada um executando determinada tarefa. Logo em seguida, informar ao Microsoft Access que, ao ser aberto o arquivo, o formulrio com esse menu principal dever ser aberto automaticamente. Vejamos o que possvel fazer para tornar o aplicativo mais gil e fcil de gerenciar por parte do usurio.

6.1 Criar um menu principal


Crie um formulrio chamado Menu Principal, que dever conter todos os botes por onde os usurios acessaro formulrios e relatrios de seu aplicativo, conforme mostra o seguinte exemplo:

Figura 82

Para isso, no se esquea de utilizar as macros, pois elas auxiliam em tarefas corriqueiras como essa de abertura de formulrios, relatrios e outros filtros aplicados em seu banco de dados.

6.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulrio


Aps criar todos os objetos necessrios, voc deve informar ao Microsoft Access que ele dever abrir determinado formulrio (frmPrincipal), sempre que o banco de dados for aberto. Para isso, faa o seguinte:

61

1. Clique no boto Office e, em seguida, no boto Opes do Access . 2. Clique na categoria Banco de Dados Atual:

Figura 83

3. Na opo Exibir Formulrio, indique que formulrio dever ser aberto (aquele que contm todas as opes de acesso aos demais objetos). Assim, seja com duplo clique, seja utilizando a opo Abrir a janela de inicializao do Microsoft Access, automaticamente, aps a abertura do aplicativo, o formulrio ser aberto. Veja outras informaes interessantes que podem ser utilizadas na categoria Banco de Dados Atual:

62

Opo Ttulo do aplicativo cone do aplicativo Exibir formulrio Exibir barra de status

Descrio Nome que ser exibido na barra de ttulos do banco de dados no lugar de Microsoft Access. cone que ser exibido ao lado do nome do arquivo no lugar do cone padro. Nome do formulrio que servir como menu principal. Quando desmarcada, no exibe a barra de status na inicializao do aplicativo. Janelas Sobrepostas: possibilita abertura e exibio de vrias telas simultaneamente. Documentos com Guias: possibilita a utilizao de guias para alternar entre os objetos abertos do banco de dados. Com essa opo marcada, exibida apenas uma opo por vez. Exibir Guias do Documento: ativa ou desativa a exibio das guias na parte superior de qualquer objeto do banco de dados aberto. Ativa ou desativa os atalhos listados a seguir: F11 (exibe ou oculta o painel

Opes de Janela de Documento

Usar Teclas Especiais do Access

de navegao), CTRL+G (exibe a janela atual do editor de Visual Basic), ALT+F11 (abre o editor de Visual Basic) e CTRL+BREAK (impede o Access de recuperar registros do servidor, quando trabalhamos em um projeto no SharePoint).

Compacta ao Fechar Remover informaes pessoais das propriedades de arquivo durante o salvamento Usar controles com temas do Windows em formulrios Habilitar o modo layout neste banco de dados Habilitar alteraes de design para tabelas no modo Folha de Dados Procurar campos de nmeros truncados

Executa, automaticamente, a compactao e a recuperao dos dados, quando o banco de dados fechado.

Remove as informaes pessoais das propriedades do arquivo automaticamente, sempre que este salvo.

Ativa ou desativa a utilizao do tema do Windows nos controles de formulrios e relatrios, quando o tema atual diferente do padro. Ativa ou desativa a exibio do boto modo Layout na barra de status do Access e nos menus de atalho. Ativa ou desativa a alterao do design das tabelas no modo Folha de dados. Quando ativada, exibe nmeros que excedam o tamanho da coluna como ##### e, quando desativada, exibe apenas parte dos valores (at o limite de largura da coluna). Preserva formato da imagem de origem (arquivo menor): armazena

Formato do armazenamento de propriedades da imagem

imagens utilizadas em seu formato original, reduzindo o tamanho do banco de dados. Converte todos os dados de imagem em bitmaps (compatvel com Access 2003 e verses anteriores): utilizada para exibir imagens em banco de dados criados em verses anteriores.

63

Na rea de navegao, voc encontrar:

Opo Exibir Painel de Navegao Opes de Navegao

Descrio Ativa ou desativa a exibio do Painel de Navegao. Abre a caixa de dilogo Opes de Navegao, utilizada para alterar as categorias e grupos que so exibidos no Painel de Navegao.

Observao: Todas as opes definidas s tero efeito quando o banco de dados for inicializado. Para que essas opes sejam desprezadas e o banco de dados aparea normalmente, no processo de abertura do aplicativo, mantenha pressionada a tecla SHIFT. Vamos praticar! Exerccio 8

7. Administrao do banco de dados


Podemos administrar o banco de dados por meio de recursos como sua compactao, documentao e diviso.

7.1. Compactao do banco de dados


Muitas vezes, ao excluir um ou mais registros de um banco de dados, poder ocorrer uma desfragmentao, gerando espao desnecessrio e causando lentido na leitura dos dados. Para facilitar esse processo, podemos compactar o banco de dados e repar-lo. Para compactar o arquivo, clique no boto Office, em Gerenciar, opo Compactar e Reparar Banco de Dados. Com isso, inicia-se o processo de compactao. Ao final do processo, no ser exibida mensagem alguma e o banco de dados ser reiniciado. Voc pode configurar o Microsoft Access para compactar o arquivo automaticamente ao sair. Para isso, basta clicar no boto Office, em Opes do Access, Banco de Dados Atual, e marcar Compactar ao Fechar.

64

Figura 84

7.2 Trabalho em ambiente de multiusurios


Para que vrios usurios possam utilizar o mesmo banco de dados em computadores diferentes, compartilhando informaes, necessrio usar redes.

7.2.1 Formas de compartilhamento do banco de dados


Um banco de dados composto por vrios objetos, como tabelas, relatrios etc. Normalmente, ao compartilhar informaes (dados), voc ir trabalhar com tabelas, pois somente elas contm todos os dados. J os demais objetos contm layouts. Um banco de dados pode ser compartilhado pelos seguintes mtodos: Diviso do banco de dados Compartilhamento de dados em pastas na rede Utilizao de site do SharePoint Diviso do banco de dados Na diviso de um banco de dados, os dados existentes em tabelas so inseridos em um arquivo denominado Back-end, e os demais itens, em arquivo do tipo Front-end, que 65

contm os links para as tabelas existentes em outro arquivo. Na verso 2007 do Microsoft Access, para dividir um banco de dados, voc dever fazer o seguinte: 1. Criar um novo banco de dados em branco no Access. 2. Na guia Dados Externos, clique em Access, no grupo Importar. 3. Na caixa de dilogo Obter dados externos, clique em Procurar para localizar e selecionar o banco de dados que deseja dividir. Marque a caixa de seleo Importar tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e mdulos no banco de dados atual e clique em OK. 4. Na caixa de dilogo Importar objetos, clique em Selecionar tudo, na guia Tabelas, e clique em OK. 5. Armazene o novo banco de dados Back-end em um compartilhamento de rede e verifique se todos os usurios tm permisses completas para o compartilhamento. 6. Crie um segundo banco de dados em branco no Access, que ir funcionar como Front-end. 7. Na guia Dados Externos, clique em Access, no grupo Importar. 8. Na caixa de dilogo Obter dados externos, clique em Procurar para selecionar o banco de dados que voc criou. Marque a caixa de seleo Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK. 9. Selecione todas as tabelas clicando na opo Selecionar Tudo e em OK. 10. Inicie novamente a importao dos demais objetos. Para isso, clique na guia Dados Externos e, em seguida, em Access. 11. Na caixa de dilogo Importar objetos, clique em Selecionar tudo, na guia Formulrios, Consultas, Relatrios, Macros e Mdulos e, depois, em OK. 12. Na caixa de dilogo Importar Objetos, clique em Selecionar tudo, na guia Formulrios. Repita essa etapa em todas as outras guias, exceto na guia Tabelas, pois as tabelas j foram vinculadas. Agora, voc precisar importar somente o restante dos objetos e, em seguida, clicar em OK. 13. Veja que as tabelas esto vinculadas e os objetos remanescentes j foram importados. Quando um usurio abrir um formulrio, ele ser aberto localmente, em seu prprio computador, no sendo enviado pela rede. Assim, os nicos dados que estaro na rede sero os dados contidos nas tabelas vinculadas.

66

Compartilhamento de dados em pastas de rede Essa a opo de menor complexidade, pois o banco de dados armazenado em uma unidade (pasta) da rede, de modo que os demais usurios possam utiliz-lo simultaneamente, com todos os objetos sendo compartilhados. Para compartilhar dados em pastas de rede, faa o seguinte: 1. Compartilhe a pasta desejada.

Figura 85

2. Acesse o Access, clique no boto Office e em Opes do Access. 3. Na categoria Avanado, utilize a seo Modo de abertura padro e selecione a opo Compartilhado.

67

Figura 86

4. Clique em OK. 5. Copie o banco de dados na pasta compartilhada, para que os usurios tenham permisso de utilizar o arquivo no modo de compartilhamento. Utilizao de site do SharePoint Essa opo ser bastante til se sua empresa possuir um servidor que execute o Windows SharePoint Services. Isso facilita o trabalho, pois, nesse caso, os dados so publicados no servidor e vinculados a listas do SharePoint. Alm disso, todos os objetos do banco de dados so compartilhados e cada usurio recebe uma cpia dele. Para sua utilizao, necessrio dispor do Windows Server 2003 ou verso posterior. O nvel de segurana dessa opo muito maior do que o de outros mtodos de compartilhamento e tambm possvel vincular e compartilhar formulrios e relatrios. Para compartilhar informaes, ser possvel publicar o banco de dados em listas do SharePoint ou mover as tabelas para as listas e, em seguida, estabelecer um vnculo entre elas. Para publicar o banco de dados, faa o seguinte: 1. Clique no boto Office e na opo Publicar. 2. Clique em Servidor de Gerenciamento de Documentos.

68

Figura 87

3. Indique o local da rede onde est o gerenciador (computador e pasta). 4. Essa informao ser necessria somente na primeira vez em que o arquivo for publicado. Aps a publicao, ser gerada uma biblioteca contendo todas as informaes sobre a publicao. Com esses procedimentos, os dados podem ser compartilhados por outros usurios da rede. Para mover os dados para listas do SharePoint e vincul-las, faa o seguinte: 1. Clique na opo Mover para o SharePoint, na guia Dados Externos, no grupo Listas do SharePoint.

Figura 88

69

2. Indique o site do SharePoint que deseja utilizar e siga todas as etapas do assistente. Fornea as informaes e, em seguida, clique em Avanar. 3. Utilize a opo Listas, no Incio Rpido, ou, se preferir, Exibir todo o contedo do site, para que a pgina do navegador seja atualizada e as listas sejam exibidas.

7.2.2 Proteo de registros


Ao trabalhar com uma rede ou listas do SharePoint, convm ter em mente que os dados sero compartilhados. Portanto, pode ser necessrio proteger alguns deles. Nesse caso, melhor certificar-se das opes de proteo dos registros. Para isso, faa o seguinte: 1. Clique no boto Office, Opes do Access, e selecione a opo Avanado. 2. Na categoria Avanado, voc encontrar as opes para proteo de registros:

Figura 89

70

Como padro, o Access no protege o registro que est sendo editado no momento. Sem proteo Se um usurio tentar salvar um registro que est sendo alterado por outro, recebe uma mensagem com opes para sobrescrever as alteraes, descart-las ou copilas para a rea de transferncia. Durante o tempo em que o objeto estiver aberto, sero protegidos todos os registros Todos os registros no formulrio ou na folha de dados que est sendo editada. Essa opo deve ser utilizada apenas em casos especiais, como necessidade de alterar a estrutura de uma tabela, o que impede outros usurios de ter acesso a seus dados. O registro protegido, de forma que nenhum outro usurio possa alter-lo, sendo Registro editado fornecida a informao de que esse registro est sendo editado por outro usurio. Nesse caso, permitido a vrios usurios visualizar e atualizar tabelas ao mesmo tempo.

Para proteger registros editados, importante desabilitar a opo Abrir Banco de Dados com Bloqueio de Nvel de Registro, existente na mesma categoria. Caso seja necessrio, ser possvel proteger registros utilizando um formulrio. Para isso, abra o formulrio no modo Design e ative suas propriedades. A diferena que, nesse caso, voc proteger somente os registros do formulrio.

Figura 90

Vamos praticar! Exerccio 8

71

8. Segurana na verso 2007


A partir da verso 2007 do Microsoft Access, o nvel de segurana de usurio no est mais disponvel. Portanto, sempre que um arquivo criado em verses anteriores do aplicativo for aberto, voc ter, na guia Ferramentas de Banco de Dados, as opes Usurios e Permisses e tambm Opes de Replicao, no disponveis na nova verso. Por essa razo, no convm alterar o formato de seu arquivo para verses anteriores.

Figura 91

A melhor forma de manter a segurana criptografar o banco de dados com senha, tornando os dados ilegveis para outros programas, de modo que o usurio tenha que inserir uma senha para utiliz-lo. Outra forma armazenar o banco de dados em servidores de banco de dados, como, por exemplo, Microsoft SQL Server. Assim, o Microsoft Access servir somente para a criao de consultas, formulrios e relatrios vinculados aos dados da tabela existente no servidor. Outra alternativa de segurana utilizar o site Microsoft Windows SharePoint Services, que tambm oferece recursos de implementao dos nveis de segurana.

72

Avanado
Exerccios

Access

Exerccios
Voc poder registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item.Exerccio 1

Exerccio 1
1. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. D a ele o nome de Exerccios.

2. Importe os dados da planilha Folha, que est gravada na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc, para uma nova tabela no Access.

Habilite a opo A primeira linha contm ttulos de coluna. Informe o nome e o tipo de dados de cada campo. Habilite a opo Sem Chave primria. Salve a tabela com o nome Importao_Excel.

3. Abra a nova tabela com os dados importados.

75

4. Feche o banco de dados sem salvar as alteraes.

Exerccio 2
1. Abra o banco de dados Exerccios.

2. Importe os dados do arquivo Folha.txt, que est gravada na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc, para uma nova tabela no Access.

Selecione o formato Delimitado. Habilite a opo A primeira linha contm ttulos de coluna. Altere o tipo de dados do campo salrio para Unidade Monetria. Habilite a opo Sem Chave primria. Salve a tabela com o nome Importao_dados_texto.

3. Abra a nova tabela com os dados importados.

4. Feche o banco de dados sem salvar as alteraes.

Exerccio 3
1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que est gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.

76

2. No grupo Objetos de Suporte, selecione a tabela Funcionrios.

3. Exporte os dados dessa tabela para o Excel:

Habilite as opes Exportar dados com formatao e layout e Abrir o arquivo de destino depois que a exportao for concluda.

4. Visualize a planilha e feche o Excel.

5. Agora, exporte a mesma tabela para o banco de dados Exerccios.

6. Abra o banco de dados Exerccios e verifique que a tabela Funcionrios j faz parte dele.

7. Salve o banco de dados.

Exerccio 4
1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que est gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.

2. No grupo Objetos de Suporte, selecione a tabela Pedidos.

77

2. No grupo Objetos de Suporte, selecione a tabela Funcionrios.

3. Crie um email para coletar dados, utilizando um formulrio HTML, e os insira na tabela diretamente.

Habilite a opo Coletar apenas novas informaes. Selecione todos os campos menos os seguintes: Identificao de Funcionrios e Identificao de Clientes. Habilite a caixa de seleo Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a pedidos. Habilite a opo Digitar endereos de email no Microsoft Outlook. Digite o assunto da mensagem e introduo, como se pode visualizar na imagem abaixo:

78

4. O resultado final dever ser semelhante ao da seguinte imagem:

79

5. Envie o email ao instrutor e verifique se ele o recebeu.

Lembre-se de que, aps o destinatrio responder ao email, voc ter que acessar a pasta Resposta da Coleta de Dados do Access no Microsoft Outlook, verificar se h novas mensagens e exportar os dados para o Access, para que eles sejam efetivamente inseridos na planilha.

Exerccio 5
1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que est gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc no modo exclusivo.

2. Criptografe o banco de dados com a senha curso.

3. Feche o banco de dados e abra-o novamente.

4. O resultado dever ser o seguinte:

80

Exerccio 6
1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que est gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc.

2. Voc dever criar macros que permitam visualizar um intervalo de datas ao abrir um relatrio. Para isso, faa o seguinte:

a. No formulrio Detalhes do Pedido, insira uma nova pgina e d a ela o nome de Relatrios. b. Insira trs botes de comandos sem utilizar o Assistente de Controle. Nomeie os botes da seguinte forma: Nome do boto: cmdPed07 / Legenda: Pedidos de 2007 Nome do boto: cmdPed08 / Legenda: Pedidos de 2008 Nome do boto: cmdPed09 / Legenda: Pedidos de 2009 c. Para cada um dos botes, crie uma macro que abra o relatrio Rel_Pedidos no modo visualizao da impresso e filtre os registros de acordo com o ano solicitado.

d. Salve as macros como mcrVerPed07, mcrVerPed08 e mcrVerPed09.

e. Salve o formulrio e execute os comandos.

Exerccio 7
1. Abra o banco de dados Northwind 2007, que est gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios.

2. Faa com que o banco de dados atual abra um menu principal ao ser carregado. Para isso, no local apropriado, indique o formulrio Caixa de Dilogo Logon.

81

3. Feche o banco de dados e abra-o novamente para visualizar o menu principal.

Exerccio 8
1. Abra o banco de dados Northwind 2007 e compacte-o.

2. Habilite a opo Todos os Registros em Proteo de Registros Padro.

3. Salve o banco de dados.

4. Abra o banco de dados novamente e tente alterar qualquer registro.

82

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