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Ficha técnica
® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA InfoSERVER S.A. Departamento de Treinamento COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010

as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador. favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional. a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões. Excel. Diante desse contexto. visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio. procedimentos e exercícios práticos. na educação etc. para que possam ter autonomia no uso da ferramenta. 3 . fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos. na indústria. Outlook e Internet. Access.APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007. apresentamos definições. a comunicação. a informática é parte fundamental dessa transformação. assim. orientações técnicas. composto pelos aplicativos Word. Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho. a globalização. dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e. a velocidade da informação. na saúde. PowerPoint. Na sequência. Enfim.

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............ GUIA FERRAMENTA DE DADOS .........57 5..17 1....................2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook .......................44 4.........................................................................................................44 4..1 Exportar dados para o Microsoft Access .................30 2..................................10 1.......................6 Vincular dados.......................................................................1 Quando convém importar dados?..........9 1.................................................................................................................................2 Gerenciar respostas .....61 6.....1 Criar um menu principal .........................SUMÁRIO 1.................9 1..2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados .................2 Exportar dados para ODBC ................................1 Importar dados de banco de dados ODBC..............................2 Importar ou vincular: qual a diferença? ...............................5 Importar dados de outros formatos ........................................3 Macros Condicionais......35 4...... MACROS ....COLETA DE DADOS ............1 Criar macro simples ............3............37 4................37 4..........1.........................................................................................17 1.....................................52 5...............4 Suplementos.......4................3 Exportar dados para PDF ou XPS ....................................................................................................48 4.........2...............2 Criptografar o arquivo com senha ..........................................................................................................................3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text).................................................2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário ................ IMPORTAÇÃO E VINCULAÇÃO DE DADOS ..................5.......................5........................60 6................25 2..............................................54 5..............2........................27 2.....30 2.................1 Migrar os dados para uma base do SQL Server ............................37 4.....55 5...1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text) .................33 3.....2 Associar uma macro a um evento de formulário ..............................4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel ................................................................2 Exportar dados para uma planilha do Excel .....2..31 3....................................................................................................50 4...4.........13 1.......................................4 Exportar dados para outros formatos: .............1 Gerenciador do menu Controle ....................61 5 ................................................................................................................49 4..........52 4.........................................1............................................................................................................................................4 Macros de Grupo ..........................61 6.....................38 4.....................................................................................................53 5..........21 1................................................. EXPORTAÇÃO DE DADOS ........................3 Criar arquivo do tipo ACCDE ........................10 1...........................3 Grupo Mover dados....................................................................................33 3.........................................................26 2...24 2...................................28 2.........2...................................... PERSONALIZAÇÃO DO APLICATIVO .........................1 Criar email ........1 Documentar o banco de dados ....................1 Grupo Analisar..............2 Analisar o desempenho do banco de dados ..................................

...............................................64 7..............7....................70 8....2.....................72 EXERCÍCIOS ....2 Trabalho em ambiente de multiusuários ............................................2....................................................... SEGURANÇA NA VERSÃO 2007 ...................................1 Formas de compartilhamento do banco de dados .........................2 Proteção de registros .....................................................................64 7.....................65 7......65 7............................................................. ADMINISTRAÇÃO DO BANCO DE DADOS.....73 6 ............................1 Compactação do banco de dados ................................................

você teve uma visão sobre a criação. personalizar o aplicativo etc. utilizar macros e ferramentas de dados. Agora. armazenagem e manipulação de informações. você conhecerá novos recursos para aprimorar seu banco de dados: coletar. importar. 7 . administrar.INTRODUÇÃO Seja bem-vindo ao Access 2007 – Avançado! No curso de Access 2007 Básico. vincular e exportar dados.

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além de outros aplicativos. aqui. Figura 1 Access Permite importar dados de outra base de dados do Microsoft Access. O ideal é importá-los e. HTML.1. Importação e vinculação de dados 1. dBase. Para importar dados. em seguida. gerenciadores de banco de dados Dbase. Arquivos de Texto Permite importar dados no formato TXT. Microsoft FoxPro ou Paradox no formato de listas HTML ou XML. XML Permite importar dados no formato XML ou XSD. utilizamos o grupo Importar da guia Dados Externos. Digitar todos os dados novamente levaria algum tempo. Excel Permite importar dados cuja origem é uma planilha eletrônica do Microsoft Excel. como Microsoft Excel. Outlook. que podem encontrar-se em seu computador local. TAB ou ASC. Paradox ou Lotus 1-2-3. você também pode importar ou vincular dados de tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. Como nas demais versões do Microsoft Access. CSV. fazer alterações para otimizar o banco de dados.1 Quando convém importar dados? Imagine que você esteja desenvolvendo um banco de dados no Microsoft Access e outro usuário possua algumas informações vitais em outra base de dados. em um servidor de rede ou em um servidor Internet. Lista do SharePoint Permite importar dados de listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint. 9 . Mais Permite importar dados no formato ODBC (SQL Server).

Já no processo de vinculação de dados.1. Assim. Automaticamente. também é possível importar outros objetos. além de permitir a leitura dos dados. Ao importar dados.2 Importar ou vincular: qual a diferença? Na importação. Figura 2 10 . grupo Importar. as informações são lidas do aplicativo de origem e é criado um vínculo (ligação) entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem. CSV. Contudo. promove também sua atualização. como formulários ou relatórios. A partir de outro banco de dados do Microsoft Access.3 Importar dados de um documento de texto (Txt e Rich Text) Alguns gerenciadores de banco de dados geram informações no formato de texto (*. faça o seguinte após abrir o banco de dados desejado ou criar um novo: 1.RTF e *. seja TXT.TXT) e esses dados podem ser lidos e convertidos para uma tabela. RTF. as alterações se refletem nas tabelas do Microsoft Access. Na guia Dados Externos. Para qualquer arquivo no formato de texto. gera-se uma cópia das informações em uma nova tabela no banco de dados atual. uma vez importada uma tabela. não é possível anexá-los a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilhas). 1. ou seja. sejam outros. altera-se algo em uma planilha do Microsoft Excel ou Access que serviu de origem. é possível efetuar uma consulta de acréscimo para adicionar dados à outra tabela. sendo que a tabela ou arquivo de origem não sofre alterações. clique no botão Arquivo de Texto .

Assim. Figura 3 11 . tabulação ou outros caracteres).2. qualquer alteração na tabela de origem se refletirá. 4. Descrição Permite gerar nova tabela no banco de dados atual. 3. Permite vincular dados da fonte de origem. Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Especifique como armazenar as informações: Opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. Permite acrescentar os registros a uma tabela existente. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela. na tabela de destino. imediatamente. pois ela deverá ter os mesmos campos e formatos dos dados de origem. ou ter largura fixa (permite demarcar cada uma das colunas existentes na origem). Clique no botão OK. É preciso tomar certo cuidado com a tabela. que pode ser delimitado (dados separados por vírgula. Verifique o formato do arquivo de origem. 5. ponto e vírgula. Indique o local e o nome do arquivo de texto a ser importado e clique no botão Procurar.

Indique o nome de cada uma das colunas (campos) existentes com um clique sobre ela.6. informe se ele deve ser classificado (opção Indexado). Se necessário. Em seguida. Clique no botão Avançar. clique no botão Avançar. 7. Figura 4 8. Caso tenha escolhido a opção Largura fixa. para que determinadas colunas não apareçam na nova tabela. preencha a opção Nome. bem como o tipo dos dados. utilize a opção Não importar (Ignorar). você deverá demarcar cada uma das colunas com um clique no local desejado. Figura 5 12 .

escolha a opção Excel do grupo Importar. Informe o nome que a nova tabela deverá receber e clique no botão Concluir. Access e OneNote em determinadas máquinas e. clique no botão Avançar. Se preferir. algumas bases de dados podem ser gerenciadas pelo Microsoft Excel. pois. praticamente. será acrescida uma nova coluna com registros do tipo numeração automática). 12. guia Dados Externos. Outlook. Excel. sem chave primária (opção ideal. Defina se deseja uma chave primária (nesse caso. 11. 10. Informe a origem da base de dados e clique no botão Procurar. que campo deverá ser chave primária). 1. PowerPoint. quando a origem dos dados for o Microsoft Excel. indique um campo que deseja ver como chave primária (opção Escolher minha própria chave primária). Clique no botão Avançar. Assim. que. e faça o seguinte: 1. nas demais. na verdade. pois. trata-se de uma planilha eletrônica e não de um gerenciador de banco de dados. permite definir.9. Em seguida. exceto o Microsoft Access. Figura 6 13 . contém a maioria dos aplicativos já listados. que é bem mais simples do que o Microsoft Access. uma versão mais simples (standard). no design da tabela. Nesse caso.4 Importar dados de planilhas do Microsoft Excel Uma opção econômica do pacote Office da Microsoft é poder manter uma versão completa (professional) com os aplicativos Word. após a importação.

ele reconhecerá como nomes de campos o conteúdo da primeira linha da planilha. o Access lhe pergunta se a primeira linha contém os títulos de sua tabela. Quando você deseja importar os dados para o mesmo banco de dados em que está trabalhando. 5. Figura 7 4. Marque a opção Primeira linha contém títulos e clique no botão Avançar. 3. Utilizada sempre que outra tabela em seu banco de dados já possui a estrutura necessária para receber os dados importados. o assistente lhe pede que informe qual das planilhas contém os dados que deseja importar. na etapa seguinte. Acrescentar uma cópia dos registros à tabela. escolha uma das opções de armazenamento das informações: Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual. Na etapa seguinte.2. Uma vez marcada essa opção. Permite vincular as informações. Selecione a planilha desejada e clique no botão Avançar. Após indicar a localização. Clique no botão Avançar. 14 . Caso a pasta de trabalho tenha várias planilhas. Vincular à fonte de dados criando tabela vinculada. mantendo um link entre o Microsoft Access e o aplicativo de origem.

o assistente lhe permite modificar as opções de campo. Na etapa seguinte. Figura 9 15 .Figura 8 6. Clique no botão Avançar. tais como Nome e a propriedade Indexado.

Na última etapa. A seguir. Selecione a opção Escolher minha própria chave primária e clique no botão Avançar. Digite o nome desejado e clique no botão Concluir. o assistente lhe permite atribuir um nome à nova tabela de seu banco de dados. Figura 11 16 . o Microsoft Access permite definir ou não a chave primária da tabela. Figura 10 8.7.

Especifique se os dados devem ser importados (opção Importar os dados de origem para uma nova tabela do banco de dados atual). Em seguida. 17 . Dê um clique na opção Banco de Dados ODBC. vários aplicativos possuem a habilidade de utilizá-lo. Para esse acesso. Atualmente. Crystal Report.1 Importar dados de banco de dados ODBC O Open Database Connectivity (ODBC) oferece um padrão de programação de acesso a dados. Na guia Dados Externos. Paradox.5 Importar dados de outros formatos 1. Para importar arquivos no formato ODBC. Visual Basic etc. Caso não tenha ocorrido nenhum problema na importação. clique no botão OK. como o MS-Word. 2. utilize a opção Mais.9. o administrador da rede deve instalar e configurar um drive ODBC. Figura 12 1.5. será exibida a mensagem a seguir. faça o seguinte: 1. Ms-Access. permitindo aos aplicativos acessar uma variedade de banco de dados utilizando Structured Query Language (SQL). Você poderá ainda salvar as etapas de importação para posterior utilização. MS-Excel. 3. ou se devem ser vinculados (opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada).

Figura 13 4. Indique se a fonte de dados se encontra em um arquivo cuja conexão deve ser gerada (utilize a guia Fonte de dados de arquivo e clique no botão Nova). Figura 14 18 . ou se os dados já se encontram em sua máquina (guia Fonte de dados de máquina).

clique em Avançar. indique sua origem (driver a ser configurado): Figura 15 6. Caso tenha escolhido a opção Nova (para criar nova conexão).5. Figura 16 19 . Em seguida. Indique o nome e o local onde a conexão deve ser salva e clique no botão Procurar. 7.

em seguida. Figura 17 10. Clique no botão Avançar. no botão OK. para que ele seja configurado na pasta atual. Para configurar o driver ODBC gerado. 9. Veja as referências da conexão que foram geradas e clique no botão Concluir. Figura 18 20 .8. clique no botão Opções e.

faça o seguinte: 1. Indique se os dados devem ser importados para nova tabela. 1.11. Na guia Dados Externos. clique no botão Mais 2.2 Importar dados de pasta do Microsoft Outlook Para importar dados provenientes de uma pasta do Microsoft Outlook. 3. clique no botão OK. acrescidos a uma tabela existente ou vinculados à fonte de dados. clique na opção Pasta do Outlook. . em seguida. 21 .5. no botão OK para se conectar ao drive recentemente gerado. Em seguida. Agora. Figura 19 12. no grupo Importar. Veja que a conexão será gerada na pasta indicada logo no início. basta dar um clique sobre o nome da fonte e. Em seguida.

clique em Avançar. Em seguida. Figura 21 5. 22 . clique em Avançar. o tipo dos dados e se a coluna deve ser importada ou não. indique o nome da coluna (campo). Assim como nos arquivos do tipo TXT e RTF. Em seguida. Indique a localização dos dados (pasta de origem no Microsoft Outlook).Figura 20 4. 6.

Figura 22

7. Indique se deseja ou não criar uma chave primária e, em seguida, clique no botão Avançar. 8. Forneça um nome para a nova tabela e clique no botão Concluir, para que a nova tabela seja gerada.

Figura 23

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1.6 Vincular dados
Esse recurso é bastante utilizado quando o ambiente de trabalho é de multiusuários, pois a origem de dados está em um servidor e desejamos receber diariamente informações atualizadas nas tabelas. O processo é o mesmo utilizado para importar. No entanto, devemos selecionar a opção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada. Escolha o tipo de importação, como Microsoft Access ou Microsoft Excel, indique a localização dos dados de origem e clique no botão Procurar, como fez na opção de importação.

Figura 24

Ao optar por Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada, informe dados como nome da planilha (guia) ou nome da área a ser vinculada, da mesma forma utilizada na importação. Após seguir todas as etapas de vinculação, a nova tabela possuirá um ícone como este:

Vamos praticar! Exercícios 1 e 2

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2. Exportação de dados
Outra situação bastante comum, quando se trabalha com base de dados, é aquela em que o usuário ainda não se habituou à utilização do banco de dados e se sente mais confortável com funções e gráficos do Microsoft Excel. Assim, precisa enviar esses dados para a planilha eletrônica ou para outros aplicativos. As opções de exportação de dados são as seguintes:

Figura 25

Excel

Permite enviar os dados do objeto atual para uma planilha eletrônica do Microsoft Excel.

Lista do SharePoint

Permite enviar os dados do objeto atual para listas de compartilhamento do Microsoft SharePoint.

RTF

Permite enviar os dados no formato RTF, que podem ser lidos por processadores de texto como o Microsoft Word por exemplo.

TXT

Permite enviar os dados no formato TXT, que podem ser lidos por outras bases de dados.

XML

Permite exportar dados no formato XML ou XSD. Permite enviar os dados do objeto atual para o formato Microsoft

Mais

Access, XML, banco de dados ODBC (SQL Server), HTML, dBase, Paradox ou Lotus 1-2-3 e ainda mesclar com o Microsoft Word para gerenciamento de mala direta.

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2.1 Exportar dados para um arquivo de texto (Txt e Rich Text)
Para formatar tabelas ou consultas para o formato de texto, faça o seguinte: 1. Clique sobre a tabela ou consulta a ser exportada. 2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Arquivo de Texto .

Figura 26

3. Especifique o nome e o formato do arquivo de destino e clique no botão Procurar. 4. Indique as opções de exportação (com formatação e layout, abrir o destino após a exportação) e clique no botão OK. 5. Indique a codificação a ser utilizada e clique no botão OK.

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no grupo Exportar.Figura 27 6. dê um clique na opção Excel 27 . Na guia Dados Externos.2 Exportar dados para uma planilha do Excel Imagine a seguinte situação: estar bastante acostumado ao trabalho com planilhas eletrônicas e não ter se acostumado a utilizar o construtor de expressões no Microsoft Access. 2. Veja como proceder: 1. Clique sobre o nome do objeto a ser exportado. você verá o novo arquivo txt em sua tela. Caso tenha habilitado a opção Abrir o arquivo de destino depois que a operação de exportação for concluída. O que fazer? Simples: basta exportar os dados de tabelas ou consultas para planilhas do Microsoft Excel. Figura 28 2.

3 Exportar dados para PDF ou XPS Em muitas situações. a fim de exportar ou até mesmo salvar esse tipo de arquivo (layout fixo). 2. especialmente. Indique o local e o nome que a planilha deverá receber. Primeiramente. 5. ou seja. E se você tiver selecionado alguns registros antes de iniciar a exportação. tudo o que for exibido online será impresso da mesma forma. 6. para trabalhar com o Windows Vista. O Microsoft Office System oferece alguns suplementos gratuitos. Para iniciar a exportação. precisará de alguns arquivos destinados à leitura e impressão. Para facilitar a localização. como relatórios jurídicos. possibilitando seu compartilhamento. boletins. 4. Especifique as opções de exportação: se deverá ser com formatação e layout. dê um clique no botão OK. newsletters etc. 28 . Indique o formato de arquivo que a pasta deverá ter. Esses formatos são conhecidos como PDF e XPS. poderá levar somente esses registros selecionados em lugar de toda a tabela ou consulta. Portanto. não podendo ser alterado sem segurança. é necessário instalá-los. Um arquivo no formato XPS (XML Papel Specification) também preserva as formatações e foi criado. se a planilha deverá ser aberta após a exportação. Um arquivo PDF (Portable Document Format) é um formato de layout que preserva toda a formação do arquivo. clique no botão Procurar.Figura 29 3. você poderá necessitar da impressão de seus dados com layout fixo.

Figura 30 29 . Dê um clique no link Suplemento Salvar como PDF ou XPS da Microsoft para programas do Microsoft Office 2007 para acessar a página da central de downloads da Microsoft. em seguida. Forneça a localização do novo arquivo (PDF ou XPS) e clique no botão Publicar. 3. tabela etc. Siga as instruções de download. Dê um clique sobre o objeto (formulário. 2. Após a execução do arquivo.) e. faça o seguinte: 1. consulta. clique no botão PDF ou XPS. você terá a opção PDF ou XPS no grupo Exportar da guia Dados Externos. 4.Vejamos como instalar o suplemento: 1. para que os dados sejam exportados. 2. Obtenha a ajuda do Microsoft Access sobre exportar PDF ou XPS. Para exportar um arquivo para um desses formatos.

Para isso.Veja que.1 Exportar dados para o Microsoft Access Imagine que você possua outro banco de dados que requeira informações existentes na tabela de clientes e deseje exportar tais registros. 2. Figura 31 3. Indique o nome que o objeto deverá receber ao ser exportado e clique no botão OK. grupo Exportar. em todas as opções de importação ou exportação. é só abrir o outro banco de dados para ver uma cópia dos registros exportados. 30 . todas as etapas podem ser salvas. Em seguida. a fim de agilizar seu trabalho. 2.4. faça o seguinte: 1. Clique no botão Mais da guia Dados Externos.4 Exportar dados para outros formatos 2. Indique o nome e a localização do arquivo que receberá os dados e clique nos botões Procurar e OK.

novamente dê um clique sobre o objeto a ser exportado e. como o local do servidor.4. Dê um clique no botão Nova para efetuar a conexão com a base de dados e indique o formato dos dados. os dados devem ser lidos ou convertidos para a ferramenta necessária a fim de serem analisados.2 Exportar dados para ODBC Na maioria das vezes. Em seguida. quando o trabalho é executado em redes corporativas. 1. Para isso. pode acontecer de sua base de dados utilizar ferramentas mais poderosas para o gerenciamento das informações.2. clique no botão Mais e em Banco de Dados ODBC. Portanto. Para exportar. utilize a opção Nova ou verifique a configuração com o administrador de sua rede. o logon do usuário e sua senha. são necessárias algumas informações. 31 . Caso não esteja listada. clique no botão Avançar. em seguida. 3. como o Oracle e o Microsoft SQL Server entre outros. o nome do banco de dados. Escolha a fonte de dados apropriada (Fonte de dados de máquina). guia Dados Externos: Figura 32 2. Na verdade. no grupo Exportar. o ODBC é um protocolo utilizado para a conexão de um banco de dados do Microsoft Access a uma fonte de dados externa.

Figura 34 32 . clique no botão Concluir. 5. Digite o nome da fonte de dados ou pressione o botão Procurar. Indique a localização da fonte e clique em Salvar. Para concluir a conexão.Figura 33 4.

Clique no botão Criar Email . Com isso.6. Figura 35 33 . você tenha o Microsoft Outlook instalado e. Coleta de dados Um dos recursos interessantes da nova versão do Microsoft Access é poder coletar dados de outros usuários que estão no mesmo prédio. guia Dados Externos.1 Criar email Para criar um email para a coleta de dados. além do Microsoft Access. ou até mesmo em outros países. faça o seguinte: 1. Vamos praticar! Exercício 3 3. Clique sobre a nova conexão (por exemplo. senha etc. teste.).dsn) e no botão OK para iniciar a exportação. tornou-se fácil incluir um formulário para entrada de dados e processar as informações. se possível. Entre com as informações necessárias para a conexão (logon. também o Microsoft InfoPath (gerenciador de formulários online). Para que tais tarefas sejam realizadas. 3. é necessário que. grupo Coletar Dados.

Leia as instruções da caixa de diálogos e. em seguida. Figura 36 4. clique em Avançar. clique em Avançar. 5. clique no botão Avançar. 3. a opção será habilitada para você. Se possuir o InfoPath instalado. Em seguida. Escolha a opção Formulário HTML e clique em Avançar. Se confiar nas informações coletadas. dando um clique sobre o nome do campo e um clique na seta para a direita. escolha a opção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a nnn (nome do objeto). 34 .2. Em seguida. Especifique o local de armazenamento das respostas. Escolha os campos que deverão constar no formulário para a coleta de dados.

2 Gerenciar respostas Assim que os usuários receberem seu email. irão fornecer as novas informações de acordo com os dados do formulário que você criou. Em seguida. guia Dados Externos. faça o seguinte: 1. bem como informe o endereço eletrônico de cada usuário. a fim de processar todas as informações. 3. clique em Avançar. Ao clicar no botão Responder. use o botão Criar e faça as alterações necessárias na mensagem. grupo Coletar Dados.Figura 37 6. Para processar as informações. em seguida. Para criar a mensagem a ser enviada e acessar o Microsoft Outlook. para que a mensagem seja enviada aos usuários. Indique o assunto e o corpo inicial da mensagem e. Clique no botão Gerenciar respostas. clique no botão Enviar. e você poderá utilizar as seguintes opções: • Rever os detalhes da mensagem (detalhes como nome da mensagem. 7. o novo pedido será preenchido (objeto exportado para coleta dos dados) e uma nova mensagem lhe será encaminhada. tabela e local onde serão armazenadas) 35 .

Vamos praticar! Exercício 4 36 . o registro será acrescido à tabela. 3. Em seguida. você poderá dar um clique com o botão direito do mouse sobre a resposta recebida. Ao pressionar o botão OK. utilizar a opção Exportar dados para o Microsoft Access e clicar no botão OK para iniciar a exportação para o objeto desejado. Figura 38 4.• Detalhes da mensagem (campos incluídos no formulário e configurações da mensagem) • Exibir ou alterar as opções da mensagem (rever as opções de envio da mensagem processada) • Reenviar a mensagem (para enviar novamente a mensagem a todos os usuários que a receberam anteriormente) • Excluir a mensagem ou Excluir esta mensagem de email 2. Abra o Microsoft Outlook e veja se há novas mensagens na nova pasta Resposta da Coleta de Dados do Access.

Para isso. bem como suas características (propriedades) e relacionamentos. bem como relacionamentos e dependência entre os objetos. Guia ferramenta de dados 4. principalmente. Ou ainda. Você poderá documentar um ou vários objetos.1. a correta aplicação de tabelas. Figura 39 4.1 Grupo Analisar Ao gerenciar informações em bancos de dados complexos.4. se preferir. caso outro usuário passe a gerenciar as informações. campos existentes. poderá analisar a documentação e verificar relações de dependência (quem depende do quê) e. todos os objetos existentes em seu banco de dados. basta utilizar o grupo Analisar da guia Ferramenta de Banco de Dados. Para criar a documentação. Clique no botão Documentador do Banco de dados . faça o seguinte: 1. é fundamental analisálas para conferir a duplicidade de dados. Figura 40 37 . Assim.1 Documentar o banco de dados Um recurso fundamental no desenvolvimento de banco de dados é manter a documentação completa dos objetos utilizados.

Antes de fazer essa divisão.2. Selecione todos os objetos que deseja documentar e.2 Analisar o desempenho do banco de dados Outra opção interessante é verificar o desempenho de determinado objeto.1. como. em seguida. será necessário verificar o desempenho da tabela. você visualizará a janela de divisão de tabelas ou análise de desempenho do objeto. Dependendo do objeto selecionado. Por exemplo: 38 . a divisão dos dados em mais de uma tabela. clique no botão OK. Figura 41 4. ou outras sugestões que podem ser obtidas clicando-se no botão Analisar Desempenho . Analisar e dividir tabelas Imagine que você tenha criado uma tabela extensa e deseje dividi-la em duas ou mais. por exemplo.

Selecione a tabela e utilize o comando Analisar tabela existente . Figura 43 39 .Figura 42 Para isso. faça o seguinte: 1.

dê um clique sobre o nome da tabela desejada e. clique em Mostre-me um exemplo e. se precisar de exemplos. em seguida. Figura 45 40 . em Avançar. 3. Indique a tabela que contém os dados repetidos. proceda da mesma maneira.2. clique no botão Avançar. Se precisar de um exemplo de como a análise será feita. Figura 44 4. Para continuar. dê um clique em Avançar. Para isso. Novamente. em seguida. Uma das tarefas sugeridas pelo Microsoft Access é a divisão da tabela.

em seguida. Você poderá decidir sobre quais os campos que devem ser divididos em uma ou mais tabelas. clique em Avançar. Figura 46 Uma vez que o aplicativo tenha tomado a decisão. Figura 47 41 . irá apresentá-la na tela como mostra a figura 47. Escolha a opção desejada e. ou deixar que o Microsoft Access decida.5.

Para isso.6. dê um clique duplo sobre o nome da tabela e indique esse nome para cada uma delas. Para agrupar de forma diferente. Depois de arrastar os campos para os novos locais (quando não estiverem de acordo com suas necessidades). dê um clique no botão Dicas são as instruções. Em seguida. clique no botão Avançar. Se algum campo não estiver na tabela desejada. Figura 49 42 . e verifique quais 7. basta dar um clique sobre o nome desse campo e arrastá-lo até o local da tabela em que deseja ver os dados: Figura 48 8. indique um nome para as tabelas.

este é o momento de indicá-lo. Se achar conveniente. utilize o botão Avançar. clique no ícone com a chave dourada. como chave primária). para que as tabelas sejam geradas. Após analisar todos os dados. Figura 51 43 . ou seja. portanto. use a opção Sim e crie a consulta. em seguida. não possuem duplicatas e muito menos conteúdo em branco (são considerados. Novamente. Figura 50 10. Para alterar o campo de chave primária. dê um clique sobre o nome do campo que deverá ser chave primária e. clique em Não para não criar a consulta. Em caso contrário. Caso não exista um relacionamento para as tabelas cujos campos em negrito aparecem como exclusivos. 11.9. clique no botão Concluir. Em seguida. você poderá exibir na tela uma consulta para examinar os dados.

O primeiro passo é criar novas páginas (formulários) com todas as opções possíveis. Figura 53 2. você poderá criar um menu de controle para facilitar o acesso às informações.4. Utilize a opção Gerenciador de Menu de Controle da guia Ferramentas de Banco de Dados. 3.2 Grupo Ferramentas de Banco de Dados Um grupo bastante utilizado no trabalho com banco de dados é o Ferramentas de Banco de Dados. Figura 54 44 . faça o seguinte: 1. Caso um menu não tenha sido localizado. que possui as seguintes opções: Figura 52 4. o Microsoft lhe solicita que confirme a criação de um. Para isso.2.1 Gerenciador do Menu de Controle Assim que o trabalho com todos os objetos do banco de dados estiver concluído. Basta clicar no botão Sim.

em seguida. inclua formulários na página nomeada como Formulários. Para isso. Para isso. no botão Editar. assim. Por exemplo. uma opção para receber os formulários. 6. você deverá editar cada uma das páginas recentemente criadas. Faça o mesmo para gerar novas páginas em seu menu. sucessivamente. Por exemplo. uma para diversos e. Figura 55 5. 7. Agora. uma para os relatórios. Figura 56 45 . utilize o botão Novo e indique o nome que a página deverá receber.4. dê um clique em Formulários e.

na caixa Formulário. 15. 11. Para isso. 14. Em seguida. edite a página Relatórios da mesma forma. Ao terminar de editar todas as opções de Formulários. indique quais são os relatórios que deverão ser abertos. dê um clique no botão Fechar. bem como a ação a ser executada na caixa Comando. Após editar todas as páginas. Figura 57 10. Repita os passos de 8 a 10 para incluir mais formulários. Não se esqueça de incluir um botão que retorne ao menu principal. Na caixa Texto.8. Figura 58 13. edite o menu de controle principal. informe que formulário deverá ser aberto. Em seguida. ou seja. clique no botão Novo. 12. selecionando-o e clicando no botão Editar. 9. Para incluir as opções nesse controle. crie novo menu cujo comando deverá habilitar a opção Ir para menu de controle. indique o texto que deverá ser visualizado ao lado do botão de comando. 46 . Clique no botão OK.

Após acrescentar todas as páginas da mesma maneira. 47 . indique o texto correspondente. 19. Relatórios. Para isso. Em seguida. utilize o botão Fechar. 18.Figura 59 16. Formulários). Diversos e Fechar Banco de Dados). Para encerrar a criação do menu de controle. clique em OK. use novamente o botão Fechar e veja o novo formulário que foi adicionado ao seu banco de dados e que receberá o nome Menu de controle. o comando Ir para menu de controle e o nome da página criada anteriormente (por exemplo. Indique todas as páginas que foram criadas (Formulários. Figura 60 17. dê um clique em Novo.

6. 3.2. 5. é possível criptografar suas informações e ainda inserir uma senha. Altere a opção de abertura como Abrir exclusivo. Clique no botão Office.2 Criptografar o arquivo com senha Para tornar mais seguro seu banco de dados. 4. Para isso. faça o seguinte: 1. Clique na opção Abrir. Clique no nome do arquivo a ser aberto.Figura 61 4. 2. Abra o arquivo no modo exclusivo. Figura 62 48 . Clique na seta do botão Abrir.

2. com vários botões e com recursos de acesso por meio de comandos. para que a nova senha seja solicitada. simplesmente. basta dar um clique duplo sobre o arquivo gerado e o cliente terá a impressão de que o Microsoft Access foi instalado. não possua o Microsoft Access instalado. pois você já o fez por ele. Figura 63 10. Para fazer alterações. 4. imagine que você tenha resolvido instalar o aplicativo na máquina do cliente e que ele. Como ele poderá resolver essa situação: comprando o aplicativo e pagando pelo sistema desenvolvido? A solução é simples. 49 . salve esse arquivo gerado em pendrive ou CD e grave as informações para levá-las ao cliente. Para isso. Agora. indique o local e o nome do arquivo e clique no botão Salvar. Em seguida.7. 8. Clique no botão Criar ACCDE . 5. 2. utilizando o Microsoft Access e o arquivo fonte (tipo ACCDB). Se preferir. 4. Entre com a senha e informe-a novamente na opção verificar. Para abrir o banco de dados. Transforme o banco de dados atual em um arquivo ACCDE. embora com algumas ressalvas (novos objetos não podem ser excluídos. Clique no botão Criptografar com senha. será necessário que você manipule os novos objetos. cujo usuário não tenha muito o que pensar. 9. alterados ou inseridos). Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados.3 Criar arquivo do tipo ACCDE\ Imagine que você tenha acabado de criar um excelente banco de dados. 3. faça o seguinte: 1. conhecido como MDE na versão anterior. Salve o arquivo e abra-o novamente.

marcas inteligentes etc.Figura 64 4. Clique no botão Office.2. Por exemplo. no botão Opções do Access e. comandos e recursos especiais como esquemas XML. vários são os suplementos instalados para verificá-los. em seguida. em Suplementos: Figura 65 50 .4 Suplementos Muitas vezes. Ao instalar o pacote Office. você pode querer implantar mais funcionalidade em seu banco de dados.

clique no botão OK para executar o suplemento. clique no botão Ir. Para gerenciar suplementos. como.Você encontrará as seguintes opções: Suplementos de aplicativo ativos Suplementos de aplicativo inativos Suplementos relacionados a documentos Suplementos de aplicativo desabilitados Lista os suplementos registrados e executados no momento. por exemplo. Na caixa de diálogos. Lista os arquivos de modelo referidos pelos documentos abertos no momento. mas ainda não carregados. em seguida. Figura 66 Selecione os suplementos disponíveis e. 51 . as marcas inteligentes ou os esquemas XML estarão ativos somente quando o documento que faz referência a eles estiver aberto. bem como seu comportamento. você terá a localização e o nome do suplemento. Lista os suplementos presentes no computador. Em seguida. Lista os suplementos desabilitados automaticamente por estarem causando pane nos programas do Office. Por exemplo. Suplementos de COM. utilize a opção Gerenciar e indique qual deles deseja.

3. Para isso. 52 . Para executar a movimentação de dados. use o botão SQL Server do grupo Mover Dados. E siga as orientações do assistente.3 Grupo Mover dados 4. existente na guia Ferramentas de Banco de Dados. pode acontecer de você precisar migrar dados para o Microsoft SQL Server.1 Migrar os dados para uma base do SQL Server A maior parte das organizações costuma manter um gerenciador de banco de dados mais complexo. pois há milhares de informações a serem manipuladas em segurança.4. Figura 67 Informe se os dados devem ser enviados para um banco de dados já existente ou se será necessário criar um novo.

Ao Abrir No caso de relatórios. Quando o foco é movido para um registro. mas antes de o registro ser realmente excluído. Abaixo. Na execução de uma macro. Macros O Microsoft Access reconhece certos eventos que podem causar execução de macro ou procedimento de evento. Quando um formulário é aberto. liberando-o em seguida. ao se dar um clique em um botão ou duplo clique e ao se pressionar determinada tecla. quando há um controle de guias. são considerados eventos abrir um relatório. quando trabalhamos com macros: Evento Antes de Atualizar Ocorrência Antes de os dados alterados em um controle ou registro serem atualizados. Quando o usuário efetua ação de exclusão de um registro. Quando o conteúdo de uma caixa de texto ou parte do texto de uma caixa de Ao Alterar combinação é alterado. esse mesmo registro No Atual passa a constar como registro atual. Antes de o controle receber o foco de outro controle do mesmo formulário. Depois que os dados alterados em um controle ou registro são atualizados. o evento ocorre antes de um relatório ser visualizado ou impresso. Ou até mesmo quando um formulário é atualizado. Filtrar por Seleção ou Remover Filtro. Por exemplo. será feita uma ação. mas antes de o primeiro registro ser exibido.5. vejamos uma lista de eventos que podem ser executados. Quando um formulário é aberto e seus registros são exibidos. ou quando uma consulta é repetida. registros e seções em relatórios. conhecida como evento. Quando o usuário dá duplo clique sobre um controle. você deverá associar ao procedimento uma ação a ser realizada. Antes de um controle perder o foco para outro no mesmo formulário. Quando um formulário ou relatório é fechado e removido da tela. Dessa forma. controles. Pode ocorrer na movimentação de uma página para outra. Quando o usuário pressiona o botão do mouse sobre determinado objeto. 53 . inserir novos dados em um controle de formulário e mover o foco para um registro diferente em um formulário. Ao Aplicar Filtro Ao Carregar Ao Clicar Ao Clicar Duas Vezes Ao Entrar Ao Excluir Ao Fechar Ao Sair Após Atualizar Quando o usuário ativa o botão Aplicar Filtro. Portanto. Eventos podem ocorrer para formulários.

você abre determinado formulário e sempre maximiza a janela para efetuar algumas ações. Com a macro. no botão Macro . Figura 68 2. da identificação do formulário à seleção de determinado registro. Por exemplo. Na guia Criar. grupo Outro. pois ela executará todos os processos. otimizando o processo. em seguida. utilize a caixa de combinação existente para selecionar uma ação a ser executada.Uma macro é um conjunto de uma ou várias ações utilizadas para automatizar tarefas. Por exemplo. você não terá mais esse trabalho. faça o seguinte: 1. Dê um clique na coluna Ação e. em seguida. clique em Macro e. AbrirFormulário: Figura 69 54 .1 Criar macro simples Para criar uma macro. em seu dia a dia. Será apresentada a seguinte janela com três colunas: Ação (tarefa a ser executada). Argumentos (propriedades da tarefa ou ação) e Comentário (descrição ou observações da tarefa que está sendo realizada). 5.

dê um clique no evento Ao clicar. Para executar a macro. Abra um formulário no modo Design. faça o seguinte: 1. Desabilite o assistente de controle por meio do botão Construtor 3. Crie um botão de comando. Para criar essa associação. 4.3. Figura 70 4. Salve a macro no botão Salvar . 5. uma macro sempre está associada a um evento.2 Associar uma macro a um evento de formulário Conforme foi visto anteriormente. 5. . defina o nome do formulário que deverá ser aberto e o Modo de dados. 2. Figura 71 55 . clique no botão Executar . Na guia Evento. Em Argumentos da ação. Ative a folha de propriedades do botão de comando. 5.

basta utilizar a caixa de combinação da propriedade para encontrar uma lista de formulários criados. clique em OK. escolha Abrir Formulários.6. dê um clique sobre a propriedade Nome do formulário ou utilize a tecla <F6>. Automaticamente. Em Propriedades da macro. Não é necessário digitar o nome. Dê um clique no botão Construtor de . Figura 73 9. em seguida. Selecione a opção Construtor de macros e. 11. 7. Indique o nome do formulário a ser aberto. você verá a janela de macros sendo exibida. Figura 72 8. 10. 56 . Na coluna Ação.

ao dar um clique no botão recentemente criado. logo a seguir. você deverá fornecer um nome para ela. dê um clique com o botão direito do mouse e. Ao fechar a janela de macros. em seguida. Salve o formulário e execute-o no modo Formulário para verificar se. Por exemplo. o formulário será aberto. 2. se o campo for deixado em branco. Dê um clique duplo em Funções. mas apenas quando determinada condição for verdadeira. Na coluna Condição.3 Macros Condicionais Muitas vezes. 5. Dê um clique duplo em Funções internas.12. 5. desejamos executar uma tarefa ou uma série de ações. Dê um clique duplo na função ÉNulo e visualizará o seguinte: 57 . 1. exiba uma mensagem para o usuário e. 4. Indique seu modo de exibição no item Exibir. Figura 74 3. 14. 13. ative o foco para o mesmo controle. clique no botão Condições da guia Design. clique em Construir. Na estrutura de uma macro.

7. Dê um clique duplo em frm clientes (formulário de clientes). Figura 76 58 . 9. 10. Dê um clique duplo em Todos os formulários. Dê um clique duplo em Formulários. Dê um clique duplo clique no controle CódigoDoCliente. Dê um clique em <<exprvar>> (argumento da função ÉNulo). 8.Figura 75 6.

se. Portanto. Figura 79 19. 13. 12. Dê um clique em OK. digite os três pontos como condição. ou seja. Em ação. Em Ação.11. Na propriedade Nome do controle. indique IrParaControle. logo abaixo da primeira condição. Nova ação deverá ser executada. por acaso. Preencha as propriedades da ação como no exemplo abaixo: Figura 77 14. o cursor deverá ser posicionado em NomeDaEmpresa. Figura 78 16. novamente. a macro deverá executar alguma ação. caso o controle CódigoDoCliente esteja em branco. 15. o campo CódigodoCliente estiver em branco. indique CaixaDeMensagem. 18. se o campo estiver em branco. indique o controle denominado NomeDaEmpresa. Salve a macro CódigoDoCliente. em Ação. Para que a macro continue sendo executada. Essa expressão indica que. indique PararMacro (para parar a execução da macro). digite três pontos (como reticências). Portanto. e a associe ao evento após atualizar o controle 59 . 17.

O que varia é que cada uma delas abre um relatório diferente. 5. 3. 2. A ação de cada macro deve ser a mesma. Figura 81 Vamos praticar! Exercício 6 e 7 60 .4 Macros de Grupo Algumas macros podem conter mais de uma ação a ser executada. e sempre no modo de visualização de impressão. 9.5. Digite um nome para a macro. denominada Nome da macro. conforme sugestão do exemplo seguinte: Figura 80 4. cmdAbrePedidos e cmdAbreProdutos. ative o botão Nomes de macros . ative a macro Grupo. 6. facilitando muito o trabalho. Crie três botões de comando: cmdAbreClientes. abrir relatório. Feche a janela de macros. Grave a macro como Grupo. ou um grupo de macros em uma única. Clientes. 8. Uma nova coluna será visualizada no lado esquerdo da ação. No evento. ao clicar no botão cmdAbreClientes. 7. 1. Faça o mesmo para os demais botões. Na janela de macros. ou seja.

que deverá conter todos os botões por onde os usuários acessarão formulários e relatórios de seu aplicativo.2 Iniciar o banco de dados com determinado formulário Após criar todos os objetos necessários. Logo em seguida. Portanto. formulários e outros objetos. Vejamos o que é possível fazer para tornar o aplicativo mais ágil e fácil de gerenciar por parte do usuário. cada um executando determinada tarefa. não se esqueça de utilizar as macros. o melhor é procurar gerar formulários que permitam acesso a determinados relatórios.1 Criar um menu principal Crie um formulário chamado Menu Principal. conforme mostra o seguinte exemplo: Figura 82 Para isso. relatórios e outros filtros aplicados em seu banco de dados.6. sempre que o banco de dados for aberto. faça o seguinte: 61 . pois elas auxiliam em tarefas corriqueiras como essa de abertura de formulários. como se fosse um menu com vários botões. você deve informar ao Microsoft Access que ele deverá abrir determinado formulário (frmPrincipal). 6. informar ao Microsoft Access que. Personalização do aplicativo A nova versão do Microsoft Access não possui barras de ferramentas. 6. Para isso. ao ser aberto o arquivo. o formulário com esse menu principal deverá ser aberto automaticamente.

no botão Opções do Access . indique que formulário deverá ser aberto (aquele que contém todas as opções de acesso aos demais objetos). seja utilizando a opção Abrir a janela de inicialização do Microsoft Access. 2. seja com duplo clique. Clique no botão Office e. Clique na categoria Banco de Dados Atual: Figura 83 3. Veja outras informações interessantes que podem ser utilizadas na categoria Banco de Dados Atual: 62 .1. automaticamente. Assim. Na opção Exibir Formulário. após a abertura do aplicativo. em seguida. o formulário será aberto.

CTRL+G (exibe a janela atual do editor de Visual Basic). Ativa ou desativa os atalhos listados a seguir: F11 (exibe ou oculta o painel Opções de Janela de Documento Usar Teclas Especiais do Access de navegação). Quando desmarcada. exibe apenas parte dos valores (até o limite de largura da coluna). Preserva formato da imagem de origem (arquivo menor): armazena Formato do armazenamento de propriedades da imagem imagens utilizadas em seu formato original. Ativa ou desativa a utilização do tema do Windows nos controles de formulários e relatórios. exibe números que excedam o tamanho da coluna como ##### e. a compactação e a recuperação dos dados. Compacta ao Fechar Remover informações pessoais das propriedades de arquivo durante o salvamento Usar controles com temas do Windows em formulários Habilitar o modo layout neste banco de dados Habilitar alterações de design para tabelas no modo Folha de Dados Procurar campos de números truncados Executa. sempre que este é salvo. Ícone que será exibido ao lado do nome do arquivo no lugar do ícone padrão. ALT+F11 (abre o editor de Visual Basic) e CTRL+BREAK (impede o Access de recuperar registros do servidor. Janelas Sobrepostas: possibilita abertura e exibição de várias telas simultaneamente. Nome do formulário que servirá como menu principal. Exibir Guias do Documento: ativa ou desativa a exibição das guias na parte superior de qualquer objeto do banco de dados aberto. automaticamente. Remove as informações pessoais das propriedades do arquivo automaticamente. Com essa opção marcada. é exibida apenas uma opção por vez.Opção Título do aplicativo Ícone do aplicativo Exibir formulário Exibir barra de status Descrição Nome que será exibido na barra de títulos do banco de dados no lugar de Microsoft Access. Converte todos os dados de imagem em bitmaps (compatível com Access 2003 e versões anteriores): utilizada para exibir imagens em banco de dados criados em versões anteriores. Quando ativada. quando o tema atual é diferente do padrão. 63 . Ativa ou desativa a alteração do design das tabelas no modo Folha de dados. não exibe a barra de status na inicialização do aplicativo. quando o banco de dados é fechado. Ativa ou desativa a exibição do botão modo Layout na barra de status do Access e nos menus de atalho. quando desativada. quando trabalhamos em um projeto no SharePoint). Documentos com Guias: possibilita a utilização de guias para alternar entre os objetos abertos do banco de dados. reduzindo o tamanho do banco de dados.

documentação e divisão. Para isso. podemos compactar o banco de dados e repará-lo. Vamos praticar! Exercício 8 7. Para compactar o arquivo. Administração do banco de dados Podemos administrar o banco de dados por meio de recursos como sua compactação. em Gerenciar. poderá ocorrer uma desfragmentação. inicia-se o processo de compactação. Com isso. clique no botão Office. Para facilitar esse processo. você encontrará: Opção Exibir Painel de Navegação Opções de Navegação Descrição Ativa ou desativa a exibição do Painel de Navegação. ao excluir um ou mais registros de um banco de dados. Abre a caixa de diálogo Opções de Navegação. opção Compactar e Reparar Banco de Dados. gerando espaço desnecessário e causando lentidão na leitura dos dados. no processo de abertura do aplicativo. Banco de Dados Atual. Compactação do banco de dados Muitas vezes.1. em Opções do Access. não será exibida mensagem alguma e o banco de dados será reiniciado. utilizada para alterar as categorias e grupos que são exibidos no Painel de Navegação. e marcar Compactar ao Fechar. basta clicar no botão Office. 64 . Você pode configurar o Microsoft Access para compactar o arquivo automaticamente ao sair. Ao final do processo. Observação: Todas as opções definidas só terão efeito quando o banco de dados for inicializado.Na área de navegação. mantenha pressionada a tecla SHIFT. 7. Para que essas opções sejam desprezadas e o banco de dados apareça normalmente.

você irá trabalhar com tabelas. os dados existentes em tabelas são inseridos em um arquivo denominado Back-end.1 Formas de compartilhamento do banco de dados Um banco de dados é composto por vários objetos. pois somente elas contêm todos os dados. Um banco de dados pode ser compartilhado pelos seguintes métodos: • Divisão do banco de dados • Compartilhamento de dados em pastas na rede • Utilização de site do SharePoint Divisão do banco de dados Na divisão de um banco de dados. Normalmente. e os demais itens. relatórios etc.2 Trabalho em ambiente de multiusuários Para que vários usuários possam utilizar o mesmo banco de dados em computadores diferentes. que 65 .Figura 84 7.2. como tabelas. em arquivo do tipo Front-end. Já os demais objetos contêm layouts. ao compartilhar informações (dados). 7. é necessário usar redes. compartilhando informações.

na guia Formulários. clique na guia Dados Externos e. Assim. Consultas. Macros e Módulos e. clique em Procurar para selecionar o banco de dados que você criou.contém os links para as tabelas existentes em outro arquivo. clicar em OK. em Access. e clique em OK. em seu próprio computador. exceto na guia Tabelas. Selecione todas as tabelas clicando na opção Selecionar Tudo e em OK. clique em Selecionar tudo. clique em Access. Crie um segundo banco de dados em branco no Access. ele será aberto localmente. 5. você precisará importar somente o restante dos objetos e. 8. Marque a caixa de seleção Importar tabelas. que irá funcionar como Front-end. Para isso. 66 . 4. Criar um novo banco de dados em branco no Access. Inicie novamente a importação dos demais objetos. Marque a caixa de seleção Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK. Na caixa de diálogo Importar objetos. 2. Na caixa de diálogo Obter dados externos. Veja que as tabelas estão vinculadas e os objetos remanescentes já foram importados. Na caixa de diálogo Importar objetos. 12. Quando um usuário abrir um formulário. Na guia Dados Externos. no grupo Importar. formulários. macros e módulos no banco de dados atual e clique em OK. Relatórios. clique em Selecionar tudo. 3. você deverá fazer o seguinte: 1. Na versão 2007 do Microsoft Access. Na caixa de diálogo Importar Objetos. clique em Selecionar tudo. em OK. clique em Access. clique em Procurar para localizar e selecionar o banco de dados que deseja dividir. os únicos dados que estarão na rede serão os dados contidos nas tabelas vinculadas. para dividir um banco de dados. no grupo Importar. 11. pois as tabelas já foram vinculadas. 13. relatórios. na guia Tabelas. Na caixa de diálogo Obter dados externos. não sendo enviado pela rede. consultas. Repita essa etapa em todas as outras guias. Na guia Dados Externos. em seguida. 9. depois. Armazene o novo banco de dados Back-end em um compartilhamento de rede e verifique se todos os usuários têm permissões completas para o compartilhamento. 6. na guia Formulários. 7. em seguida. 10. Agora.

pois o banco de dados é armazenado em uma unidade (pasta) da rede. Figura 85 2. Para compartilhar dados em pastas de rede. utilize a seção Modo de abertura padrão e selecione a opção Compartilhado. 3. Na categoria Avançado. faça o seguinte: 1.Compartilhamento de dados em pastas de rede Essa é a opção de menor complexidade. clique no botão Office e em Opções do Access. Compartilhe a pasta desejada. Acesse o Access. com todos os objetos sendo compartilhados. de modo que os demais usuários possam utilizá-lo simultaneamente. 67 .

68 . os dados são publicados no servidor e vinculados a listas do SharePoint. Utilização de site do SharePoint Essa opção será bastante útil se sua empresa possuir um servidor que execute o Windows SharePoint Services. faça o seguinte: 1. O nível de segurança dessa opção é muito maior do que o de outros métodos de compartilhamento e também é possível vincular e compartilhar formulários e relatórios. para que os usuários tenham permissão de utilizar o arquivo no modo de compartilhamento. Clique no botão Office e na opção Publicar. Copie o banco de dados na pasta compartilhada. Clique em Servidor de Gerenciamento de Documentos. será possível publicar o banco de dados em listas do SharePoint ou mover as tabelas para as listas e.Figura 86 4. nesse caso. Isso facilita o trabalho. todos os objetos do banco de dados são compartilhados e cada usuário recebe uma cópia dele. Clique em OK. Para sua utilização. 2. em seguida. Para compartilhar informações. 5. é necessário dispor do Windows Server 2003 ou versão posterior. pois. Além disso. estabelecer um vínculo entre elas. Para publicar o banco de dados.

na guia Dados Externos. Após a publicação. Essa informação será necessária somente na primeira vez em que o arquivo for publicado. Clique na opção Mover para o SharePoint. no grupo Listas do SharePoint. os dados podem ser compartilhados por outros usuários da rede.Figura 87 3. 4. Indique o local da rede onde está o gerenciador (computador e pasta). será gerada uma biblioteca contendo todas as informações sobre a publicação. Com esses procedimentos. faça o seguinte: 1. Figura 88 69 . Para mover os dados para listas do SharePoint e vinculá-las.

no Início Rápido. para que a página do navegador seja atualizada e as listas sejam exibidas. Indique o site do SharePoint que deseja utilizar e siga todas as etapas do assistente. pode ser necessário proteger alguns deles. você encontrará as opções para proteção de registros: Figura 89 70 . Forneça as informações e. 7.2. convém ter em mente que os dados serão compartilhados. Para isso.2 Proteção de registros Ao trabalhar com uma rede ou listas do SharePoint. ou. e selecione a opção Avançado.2. Nesse caso. Na categoria Avançado. Clique no botão Office. em seguida. Exibir todo o conteúdo do site. se preferir. é melhor certificar-se das opções de proteção dos registros. Portanto. Opões do Access. Utilize a opção Listas. 2. faça o seguinte: 1. clique em Avançar. 3.

serão protegidos todos os registros Todos os registros no formulário ou na folha de dados que está sendo editada.Como padrão. sendo Registro editado fornecida a informação de que esse registro está sendo editado por outro usuário. Para proteger registros editados. A diferença é que. abra o formulário no modo Design e ative suas propriedades. Figura 90 Vamos praticar! Exercício 8 71 . Para isso. como necessidade de alterar a estrutura de uma tabela. você protegerá somente os registros do formulário. o que impede outros usuários de ter acesso a seus dados. Caso seja necessário. descartá-las ou copiálas para a área de transferência. o Access não protege o registro que está sendo editado no momento. Sem proteção Se um usuário tentar salvar um registro que está sendo alterado por outro. O registro é protegido. Durante o tempo em que o objeto estiver aberto. nesse caso. recebe uma mensagem com opções para sobrescrever as alterações. é permitido a vários usuários visualizar e atualizar tabelas ao mesmo tempo. será possível proteger registros utilizando um formulário. de forma que nenhum outro usuário possa alterá-lo. é importante desabilitar a opção Abrir Banco de Dados com Bloqueio de Nível de Registro. existente na mesma categoria. Essa opção deve ser utilizada apenas em casos especiais. Nesse caso.

Assim. as opções Usuários e Permissões e também Opções de Replicação. Segurança na versão 2007 A partir da versão 2007 do Microsoft Access. não disponíveis na nova versão. Portanto. de modo que o usuário tenha que inserir uma senha para utilizá-lo. 72 . Outra alternativa de segurança é utilizar o site Microsoft Windows SharePoint Services. você terá. que também oferece recursos de implementação dos níveis de segurança. o nível de segurança de usuário não está mais disponível. por exemplo.8. Outra forma é armazenar o banco de dados em servidores de banco de dados. Figura 91 A melhor forma de manter a segurança é criptografar o banco de dados com senha. o Microsoft Access servirá somente para a criação de consultas. não convém alterar o formato de seu arquivo para versões anteriores. como. tornando os dados ilegíveis para outros programas. sempre que um arquivo criado em versões anteriores do aplicativo for aberto. Microsoft SQL Server. na guia Ferramentas de Banco de Dados. formulários e relatórios vinculados aos dados da tabela existente no servidor. Por essa razão.

Avançado Exercícios Access .

.

Exercícios Você poderá registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item. Acesse o Access e crie um banco de dados em branco na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. que está gravada na pasta C:\Exerc_Access_ Avanc. 3. Abra a nova tabela com os dados importados. • Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna.Exercício 1 Exercício 1 1. • Salve a tabela com o nome Importação_Excel. para uma nova tabela no Access. 75 . Importe os dados da planilha Folha. • Informe o nome e o tipo de dados de cada campo. 2. • Habilite a opção Sem Chave primária. Dê a ele o nome de Exercícios.

• Habilite a opção A primeira linha contém títulos de coluna. 2.4. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. Abra o banco de dados Northwind 2007. 4. • Selecione o formato Delimitado. • Altere o tipo de dados do campo salário para Unidade Monetária. que está gravada na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. • Salve a tabela com o nome Importação_dados_texto. Importe os dados do arquivo Folha. Exercício 3 1. 3. Abra a nova tabela com os dados importados. Feche o banco de dados sem salvar as alterações. 76 . • Habilite a opção Sem Chave primária.txt. Exercício 2 1. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. Abra o banco de dados Exercícios. para uma nova tabela no Access.

7. exporte a mesma tabela para o banco de dados Exercícios. selecione a tabela Funcionários. Salve o banco de dados. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. 5. 4. 77 . 3. 2.2. Abra o banco de dados Exercícios e verifique que a tabela Funcionários já faz parte dele. Visualize a planilha e feche o Excel. Exporte os dados dessa tabela para o Excel: • Habilite as opções Exportar dados com formatação e layout e Abrir o arquivo de destino depois que a exportação for concluída. No grupo Objetos de Suporte. selecione a tabela Pedidos. Exercício 4 1. Abra o banco de dados Northwind 2007. 6. Agora. No grupo Objetos de Suporte.

No grupo Objetos de Suporte. • Habilite a opção Coletar apenas novas informações. • Habilite a opção Digitar endereços de email no Microsoft Outlook. utilizando um formulário HTML. 3. e os insira na tabela diretamente. como se pode visualizar na imagem abaixo: 78 . • Habilite a caixa de seleção Processar automaticamente as respostas e adicionar os dados a pedidos. Crie um email para coletar dados. • Digite o assunto da mensagem e introdução.2. selecione a tabela Funcionários. • Selecione todos os campos menos os seguintes: Identificação de Funcionários e Identificação de Clientes.

O resultado final deverá ser semelhante ao da seguinte imagem: 79 .4.

Abra o banco de dados Northwind 2007. 2. verificar se há novas mensagens e exportar os dados para o Access. Criptografe o banco de dados com a senha curso. após o destinatário responder ao email.5. que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc no modo exclusivo. Feche o banco de dados e abra-o novamente. O resultado deverá ser o seguinte: 80 . 3. 4. Lembre-se de que. Exercício 5 1. você terá que acessar a pasta Resposta da Coleta de Dados do Access no Microsoft Outlook. para que eles sejam efetivamente inseridos na planilha. Envie o email ao instrutor e verifique se ele o recebeu.

que está gravado na pasta C:\Exerc_ Access_Avanc. b. Para isso. Exercício 7 1. indique o formulário Caixa de Diálogo Logon. No formulário Detalhes do Pedido. insira uma nova página e dê a ela o nome de Relatórios. 81 . d. Insira três botões de comandos sem utilizar o Assistente de Controle. 2. faça o seguinte: a. Para cada um dos botões. Salve o formulário e execute os comandos. que está gravado na pasta Curso_ Access_Exercicios. Nomeie os botões da seguinte forma: • Nome do botão: cmdPed07 / Legenda: Pedidos de 2007 • Nome do botão: cmdPed08 / Legenda: Pedidos de 2008 • Nome do botão: cmdPed09 / Legenda: Pedidos de 2009 c. Faça com que o banco de dados atual abra um menu principal ao ser carregado. Para isso. crie uma macro que abra o relatório Rel_Pedidos no modo visualização da impressão e filtre os registros de acordo com o ano solicitado. mcrVerPed08 e mcrVerPed09.Exercício 6 1. Abra o banco de dados Northwind 2007. Abra o banco de dados Northwind 2007. no local apropriado. 2. Salve as macros como mcrVerPed07. e. Você deverá criar macros que permitam visualizar um intervalo de datas ao abrir um relatório.

2. Abra o banco de dados Northwind 2007 e compacte-o. Salve o banco de dados. 82 . Abra o banco de dados novamente e tente alterar qualquer registro.3. Habilite a opção Todos os Registros em Proteção de Registros Padrão. 4. Exercício 8 1. Feche o banco de dados e abra-o novamente para visualizar o menu principal. 3.

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