1 Empresa Investigada: 2 Tamao De La Empresa 3 Giro principal:

Intergrupo. 1000 EMPLEADOS Proveedor De Servicios Informticos. Comprador De Servicios Informticos.

4 Somos una compaa multinacional lder en Colombia y en la regin Andina,

que provee soluciones integrales de IT, utilizando tecnologas informticas de punta y modelos de prestacin de servicios orientados al Outsourcing de tecnologa Informatica, hw y sw

1. Los Justificantes y Documentos Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y tambin un control externo. Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos.

Pedido o nota de Pedido. Albarn Factura Pago (Cheque, pagare) Factura de Gastos Notas de Abono. 2 Pedido -Solicitamos nosotros el pedido. Mediante el representante. Pedido se define como la solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de varios proveedores. Una vez que hemos hecho el pedido habr que anotar su nmero en el Libro Registro de Compras. 2. Tipos de Pedidos Pedidos segn el objeto de la solicitud -Pedidos de servicios u obras: son aquellos en los cuales se solicita alguna prestacin de tipo personal o por la realizacin de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos. -Pedido de materiales: aquellos en que pedimos una mercanca concreta. Pedidos segn el destino de material -Pedidos por consumos extraordinarios: tambin llamados materiales de pronto empleo, sern materiales que existen en el almacn pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este fin evitando alterar los consumos medios.

-Pedidos de reposicin: pedidos que surgen por iniciativa del almacn y se refieren a materiales cuyas existencias se ha fijado un stock mnimo. Pedidos segn la forma -Pedidos normales: son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en funcin de los consumos previstos durante una semana, un mes -Pedidos programados: son aquellos que se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos histricos y previstos, los stocks mnimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un perodo de tiempo que ser el que abarque el pedido. Contratamos una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios perodos. Normalmente pediremos una cantidad menor a la prevista. Inconvenientes: como la cantidad solicitada es inferior a la prevista si no se cumplen las fechas de entrega se puede producir rotura de stock Ventajas: Se reducen los costes de gestin. Pueden disminuir los precios de adquisicin. -Pedidos abiertos: se hacen para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra. Pediremos el envo de material en funcin de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada. Caractersticas: con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y variarn en funcin de cmo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No existe compromiso de comprar, slo si surgen necesidades. Respecto a los plazos de entrega, los ms frecuentes son de 24, 48 horas o de una semana. Respecto a las existencias del suministrador habr que exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mnimo. La realizacin del pedido, reducen o eliminan formalidades. Respecto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones: Se pueden establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del pedido que normalmente suele ser de un ao. Se pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duracin del pedido Ventajas: la existencia de estos materiales en almacenes baja; disminuyen los costes de gestin ya que un pedido abierto elimina gran nmero de pedidos normales; disminuyen los precios de adquisicin por volumen de compra; disminuyen el nmero de facturas; disminuye el trabajo contable; disminuyen los plazos de aprovisionamiento. Inconvenientes: aumenta el nmero de recepciones; exige que se haga un estudio previo a su realizacin. 2.2. El impreso del Pedido El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al mximo las relaciones comerciales y que no d lugar a equivocaciones. Impreso estndar: tiene que llevar:

Los datos del comprador, nombre o razn social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e-mail, telfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el pas. La fecha de entrega o plazo mximo de envo. Nmero de orden Fecha de expedicin y referencias (nmero de contrato, representante que ha realizado el pedido). Datos del vendedor, nombre o razn social, CIF o NIF, direccin completa Relacin de artculos solicitados, nombre del producto o descripcin en unidades de venta, referencia o cdigo de cada artculo, cantidad que solicitamos de cada artculo, precios unitarios, importes totales o parciales Condiciones comerciales, descuentos, quien pagar los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita. Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido 2.3 El Registro de Pedidos. Cuando se realiza un pedido habr que realizar un seguimiento de ellos hasta que la mercanca llegue a nuestro almacn. Se har en el libro de registros de pedidos emitidos. Contenido:

El nmero de pedido. Fecha, da en que se hizo el pedido. Importe total de la mercanca. Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho. Cdigo del proveedor, en su defecto el CIF. Fecha de entrega del pedido. Fecha de recepcin. Almacn o lugar de entrega para el cual se realizan los pedidos Nmero de albarn, nmero de documento que se firma aceptando el envo Observaciones, incidencias 2.4. Hoja de Solicitud Documento que se utiliza para solicitar materiales desde una seccin a otra de la empresa desde el punto de venta al almacn central. 3. La Recepcin de Mercancas (Control, documentacin) La recepcin es la aceptacin que se realiza al proveedor para que pueda enviar la factura, para otorgar el consentimiento se firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Dependiendo del tipo de transporte habr dos variantes: Que el transportista sea una agencia, la mercanca vendr catalogada por nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte o nota de entrega. Que el transportista sea el suministrador de la mercanca, la mercanca vendr con el albarn

4. La Factura La factura es el documento que acredita legalmente la operacin de compraventa o prestacin de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarn que acepta el comprador. 4.1. Normativa sobre la Factura. Est en el Real Decreto 2402/1985 BOE 30 de Diciembre Debern expedir facturas todos los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. Todas las facturas y sus copias deben de contener los siguientes datos. Datos del vendedor o emisor. Nmero de factura. La numeracin debe ser correlativa. Si se emiten facturas desde varios centro se pueden usar series diferentes Lugar y fecha de emisin. Datos del comprador o destinatario. Descripcin de la operacin de compraventa o prestacin de servicios. (descripcin artculo, nmero de unidades, precios unitarios, descuentos, otros gastos, base imponible, tipos impositivos, recargos de equivalencia, importe total). Tambin se debe indicar la referencia del pedido o el albarn que ha originado la factura. Observaciones, donde se hace constar las condiciones de pago, la forma, la cantidad. Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operacin. Tambin se puede incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo inferior. Los empresarios y profesionales que realicen operaciones para quienes no tengan la consideracin de tales podrn sustituir la factura por un talonario de vales o tickets numerados. Ventas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y restaurantes, espectculos pblicos, autopista de peaje. Contenido del ticket:

Nombre o razn social del vendedor, CIF, direccin completa Fecha de expedicin Dependiente o vendedor que ha efectuado la venta. Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados Forma de pago efectivo o tarjeta. 4.2. Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas. Las facturas se expedirn en el acto o bien en el plazo de 30 das desde el devengo o el ltimo da del mes cuando se factura por meses. El vendedor debe expedir un original de cada factura pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o por prdida del original pero tendr que venir la

expresin DUPLICADO sobreimpresa en la factura. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tickets o vales durante 6 aos. Si adquirimos bienes de inversin muebles habr que conservarse la factura durante 15 aos. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o profesionales tambin tienen que conservar la factura durante 6 aos. Los empresarios y profesionales sujetos al IVA debern llevar obligatoriamente 2 libros de registros: Libro de Registro de Facturas Emitidas. Libro de Registro de Facturas Recibidas. 4.3 Conceptos incluidos en las facturas - Gastos de Compras. Sern todos los gastos ocasionados por la adquisicin de la compra

Portes o Transportes: estn gravados al mismo tipo impositivo del gnero o mercanca que se transporta. Si hay facturas en las que se transportan artculos al 16%, al 7% y al 4%, se deben prorratear los portes entre los distintos artculos aplicando 3 bases imponibles distintas. Seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanca, si hay artculos con varios tipos impositivos habr que prorratear los seguros. Envases y embalajes: 2 tipos: los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la factura yen el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una factura de rectificacin. - Descuentos Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.

Descuentos comerciales: es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada artculo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento. Descuentos por cantidad: se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedidos. Descuentos financieros: son los concedidos por abonar rpidamente el importe de la compra, se aplicarn sobre la cantidad resultante despus de haber restado los 2 descuentos anteriores. - Unidades bonificadas Se facturan y por consiguiente forma parte del bruto de la factura, pero el importe econmico de estos artculos aumentan el descuento comercial. 5. Otros documentos de compraventa. 5.1 Nota de Gastos Se utiliza para reflejar los gastos suplidos que son aquellos que el vendedor paga a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador.

Portes: se la empresa que presta el servicio cobra en origen es el vendedor quien paga al transportista, pero si se han pactado que loa gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor para cobrarle los gastos al comprador extender una nota de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes.

Envases y embalajes: estos gastos se originan cuando el producto no sale envasado de fbrica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. En estos casos son a cargo del comprador y se facturan por separado. Seguros: gasto que se paga a la compaa de seguros para que asuma los riesgos que pueda sufrir la mercanca. El formato de la nota de gastos es similar a la factura, los gastos incluidos en la nota de gastos tributan al tipo impositivo general (16%), mientras que los gastos incluidos en factura se gravan con el IVA que corresponde al producto. 5.2. Factura de Rectificacin o Nota de Abono. La confeccionaremos para reflejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, sern cantidades que se han incluido en factura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pagar. Casos en que se hace la nota de abono:

Para devolucin de mercancas, envases o embalajes. Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones. Cuando se detectan errores despus de haber expedido la factura. Indicaremos en la nota de abono la causa o el nmero de documento que a originado la rectificacin con los mismos tipos impositivos y la serie y numeracin ser distinto. 5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes. Las empresas dedicadas al transporte para facturar el servicio que hacen a los clientes harn la carta de portes. Contenido mnimo: Datos de la empresa que presta el servicio. Datos del remitente, cargador o expedidor. Datos del destinatario o consignatario Descripcin de la mercanca, nmero de bultos, peso, volumen, etc. Fecha de emisin y nmero del documento. Forma de pago. Origen o Destino. Portes pagados o debidos. Importe del servicio del transporte. Otros gastos. Seguros, carga, descarga. Impuestos. Fecha y hora de salida y llegada. Transportista que realiza el seguro

Las Compras Cotidianas La mayora de las veces realizamos nuestras compras personales de una manera automtica y rutinaria, tenemos una idea de lo que buscamos y lo compramos pudiendo estar dentro o fuera de nuestro presupuesto. Aunque en ocasiones queda la duda si esta fue la mejor opcin o haba otras alternativas que no las

evaluamos. La siguiente metodologa podr ayudarle a disminuir su grado de incertidumbre en las compras que realiza cotidianamente y a tener mejores elementos de decisin al momento de realizar la compra. Todo proceso de compras inicia con Alguna Necesidad o Problema que se tiene, es decir tiene que tener muy claro Qu es lo que busca?, le recomiendo escriba en un papel sus necesidades o problemas. Despus que hizo la lista, analice que es lo ms apremiante o prioritario para usted, por ejemplo: Quiero comprar una casa? O Deseo cambiar mi carro? etc. y tome una decisin sobre que es lo que va a realizar. No se sienta slo, es recomendable pedir consejo a aquellas personas que han realizado compras similares a las suyas, puede pedirle consejo acerca de, Qu experiencia tuvo?, Cmo lo trataron? tambin busque informacin por su parte sobre lo que desea comprar. Ejemplo: Continuando con la compra de una casa, analice informacin sobre la constructora, Cmo trabajan?, Qu escucha en las noticias?, vea el lugar averige con los vecinos, en fin busque informacin. En pocas palabras tenga a la mano o desarrolle varias alternativas de compra del mismo producto y/o servicio donde pueda comparar las caractersticas del producto y/o servicio y el costo de los mismos. Ahora viene la parte ms crtica del proceso que es La Toma de Decisin de Compra, una vez que ya realiz la evaluacin de las alternativas contra el costo y su presupuesto le ser ms sencillo tomar la decisin de compra en base al proceso anterior. Las Compras dentro de la Empresa Ahora bien en esta seccin vamos a analizar el Proceso de Compras dentro de una empresa o bien para aquellas personas que tienen su propio negocio. Dentro del proceso de compras hay tres variables que son de suma importancia; Los costos, la calidad del producto y/o servicio y la frecuencia de compras.

El Proceso de Compras se muestra en el siguiente diagrama:

Definiremos brevemente algunos de los roles mostrados en el diagrama 1. Planificacin de ventas: En este punto es recomendable tener un listado de proveedores de productos y/o servicios que pudiramos requerir para nuestro proceso de produccin. Para lo cual es recomendable tener fuentes de informacin de proveedores tales como; Guas oficiales, Asociaciones de empresarios y profesionistas, asistencia a ferias y exposiciones del sector entre otras. Tambin dentro de esta etapa se requiere tener un mayor conocimiento de los proveedores, Quin son?, Dnde estn ubicados?, llevar a cabo entrevistas con los proveedores, etc. Es recomendable que la empresa tenga o desarrolle un Proceso de Certificacin de Proveedores, esto con el fin de que los materiales, la calidad y otros factores cumplan con los requerimientos de la empresa. 2. Anlisis de la necesidad: Cada departamento de la organizacin que hace un requerimiento al rea de compras, requiere ser muy especfico en lo que necesita dando informacin de especificaciones, atributos del producto y/o servicio lo ms detalladamente posible, esto para que facilite a los compradores su proceso de adquisicin de materiales y/o servicios. Para ello es recomendable que cada departamento que haga una solicitud y tenga un formato estndar. Este formato puede incluir los algunos de los siguientes datos:
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Prioridad a solicitud de material con mnimos de material. Comprobar la regularidad del uso del material. Clasificacin de documentos por materiales y/o proveedores. Especificar calidad y cantidad de los materiales, plazos de entrega, frecuencia, condiciones financieras entre otras.

3. Negociacin de Condiciones: Se pueden agrupar tres grandes grupos para determinar la negociacin de condiciones. Condiciones econmicas:
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Precio unitario y por lote. Poltica de descuentos. Gastos de embalajes y envases. Gastos de transporte y seguros.

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Formas de pago. Recargo por aplazamientos de pago.

Condiciones tcnicas:
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Caractersticas tcnicas Calidad Embalajes especiales Instalacin y montajes Tiempo de garanta Repuestos y mantenimiento de postventa.

Servicios de Postventa:
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Plazos de entrega Devolucin de excedentes Revisin de precios Otros servicios

Miscelneos: Catlogos de productos Muestras Cotizaciones 4. Solicitud de ofertas y presupuestos: Qu es lo que debemos de considerar?
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El material que se requiere, Cundo inicia el proceso de produccin donde va a ser empleado el material? Por ejemplo, la adquisicin de materiales debe de ir de la mano con el inicio de operaciones de una nueva lnea de produccin, o bien cuando un material o proveedor es reemplazado por otro. Malas relaciones con los proveedores actuales, los cuales sern reemplazados por nuevos proveedores; Los cuales deben estar alineados con las polticas de la empresa y estar en tiempo, calidad y cantidad establecida.

5. Solicitud de pedidos:
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Se deben de establecer los formatos para pedidos. Cmo se llevar a cabo el envo de solicitudes? Manual por medio de fax, telfono, correo electrnico o por medio de transacciones electrnicas. Fechas y horarios de recepcin de pedidos. Acceso al seguimiento de solicitud de pedidos. Responsables o gente con el que se puede tener contacto tanto del lado del proveedor como del comprador.