You are on page 1of 10

ORGANIZAREA I EFECTUAREA INVENTARIERII ELEMENTELOR DE ACTIV I PASIV Organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i pasiv, de ctre societile comerciale,

societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu sau fr scop patrimonial, precum i persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri, este standardizat la nivel naional i este reglementat prin diferite acte normative. Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere (art. 11 alin.3 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat), revine administratorului (conductorului unitii), ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii elementelor de activ i pasiv i care elaboreaz i transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitii economice. Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleai, indiferent de obiectul activitii entitii economice i de natura elementelor patrimoniale care se inventariaz. Avnd n vedere ordinea i succesiunea de realizare, precum i natura lucrrilor ce se efectueaz, inventarierea elementelor de activ i pasiv presupune urmtoarele etape: .pregtirea inventarierii; .inventarierea propriu-zis; .evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii; .nregistrarea n contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii. Pregtirea inventarierii se refer la msuri cu caracter organizatoric i contabil care s asigure desfurarea n bune condiiuni a celorlalte etape care se succed.Se tie c rezultatul aciunii privind inventarierea bunurilor depinde n mare msur de modul cum este constituit comisia de inventariere, seriozitatea i capacitatea persoanelor cooptate n aceast aciune i condiiile create membrilor comisiei.Mai nti, se constituie
1

comisia de inventariere prin decizie scris, semnat de conductorul entitii economice.Se efectueaz instructajul membrilor acesteia(asupra modului de organizare i desfurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite).Comisia este format din cel puin dou persoane, cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii elementelor de activ i pasiv,inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale.Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie central.La lucrrile de inventariere trebuie s participe ntreaga comisie de inventariere.La persoanele fizice care desfoar activiti productoare de venituri, precum i la unitile al cror numr de salariai este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depete plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuat de ctre o singur persoan. Inventarierea i evaluarea elementelor de activ i de pasiv se pot efectua att cu salariaii proprii, ct i pe baz de contracte de prestri de servicii ncheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregtire corespunztoare. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i numai prin decizie scris, emis de persoanele care i-au numit.Dac s-ar permite nlocuirea membrilor comisiei de inventariere n perioada desfurrii aciunii, s-ar perturba activitatea, s-ar putea acoperi unele nereguli n gestiuni i nu s-ar duce la capt aciunea n timpul programat. Nu pot face parte din comisiile de inventariere:gestionarii depozitelor i magazinelor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunilor respective. Trebuie amintit c n decizia de numire a comisiei de inventariere se menioneaz, n mod obligatoriu,componena comisiei, numele responsabilului comisiei(preedintelui), modul de efectuare a inventarierii(n totalitate sau prin sondaj), gestiunile supuse inventarierii, data de ncepere i terminare a operaiunilor. Tot sub aspect organizatoric, se iau msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei(comisiilor) de inventariere prin: -stabilirea elementelor de activ i pasiv care se inventariaz i ordinea n care se efectueaz inventarierea acestora;
2

-inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene; -asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz; -sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, ntocmirea etichetelor de raft; -dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., cu mijloace de identificare(cataloage, mostre), precum i cu formulare i rechizite necesare; -asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor, etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc. Din punct de vedere contabil , se iau msuri de nregistrare la zi n evidena tehnico-operativ ( fiele de magazie ) organizat la gestiuni, precum i contabiliatea sintetic i analitic, a tuturor documentelor pn la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile in fiele sintetice i analitice ale conturilor respective . Inventarierea propriu-zis se realizeaz la locurile de pstrare sau depozitare, cu participarea gestionarului sau a persoanei responsabile de pstrarea mijloacelor supuse inventarierii. nainte de nceperea operaiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaraie de inventar (cod 14-8-1) de la gestionar din care s rezulte dac: - gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare ; - n afara bunurilor unitii economice, are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente ; - are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; - are bunuri nerecepionate sau care trebuie livrate sau expediate, pentru care s-au ntocmit documentele aferente; - a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale; - deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa;
3

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; De asemenea, gestionarul va meniona, n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare /ieire a bunurilor n / din gestiune. Declaraia trebuie s conin data cand se ntocmete i semntura gestionarului acelei gestiuni care urmeaz s fie inventariat, precum i semnturile membrilor comisiei de inventariere, care atest c a fost dat n prezena acestora. Comisia de inventariere trebuie s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat valorile materiale; s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de valori materiale, existente n gestiune, dar nenregistrate. La unitile de desfacere cu amnuntul care folosesc metoda global-valoric, comisia de inventariere trebuie s asigure ntocmirea de ctre gestionar, nainte de nceperea operaiunii de inventariere, a raportului de gestiune n care s se nscrie valoarea tuturor documentelor de intrare i ieire a mrfurilor, precum i cele privind numerarul depus n casierie, ntocmit pn n momentul nceperii inventarierii, precum i depunerea acestui raport la contabilitate. De asemenea, comisia de inventariere are obligaia s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului i depunerea numerarului la casieria unitii; precum i ridicarea benzilor de control de la aparatele de marcat fiscale i tampila unitii (acolo unde este cazul ) i s le pstreze n siguran. n conformitate cu prevederile OMFP nr.1753/2004 pentru aprobarea normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv, pe toat durata desfurrii inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate n loc vizibil. Evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii Evaluarea elementelor de activ i de pasiv cu ocazia inventarierii se face potrivit prevederilor reglementrilor contabile aplicabile, cu respectarea principiului permanenei metodelor, potrivit cruia modelele i regulile de evaluare trebuie meninute, asigurnd comparabilitatea n timp a informaiilor contabile.
4

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenei, potrivit cruia se va ine seama de toate ajustrile de valoare datorat deprecierilor. n cazul n care se constat c valoarea de inventar, stabilit n funcie de utilitatea bunului pentru unitate i preul pieei, este mai mare dect valoarea cu care acesta este evideniat n contabilitate, n listele de inventariere se vor nscrie valorile din contabilitate. n cazul n care valoarea de inventar a bunurilor este mai mic dect valoarea din contabilitate, n listele de inventariere se nscrie valoarea de inventar. Imobilizrile necorporale i corporale constatate ca fiind depreciate se vor evalua la valoarea actual a fiecareia, stabilit n funcie de utilitatea sa i preul pieei. Corectarea valorii contabile a imobilizrilor necorporale i corporale i aducerea lor la nivelul de inventar se efectueaz, n funcie de tipul de depreciere existent, fie prin nregistrarea unei amortizri suplimentare, n cazul n care se constat o depreciere ireversibil, fie prin constituirea sau suplimentarea unor provizioane pentru depreciere, n cazul n care se constat o depreciere ireversibil a acestora. Evaluarea imoblizrilor corporale la data bilanului se efectueaz la cost, mai puin amortizarea i provizioanele cumulate din depreciere, sau valoarea reevaluat, aceasta fiind valoarea just la data reevalurii, mai puin orice amortizare i orice depreciere cumulat, n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile. Activele de natura stocurilor se evalueaz la valoarea contabil, mai puin depecierile constatate.n cazul n care valoarea contabil a stocurilor este mai mare dect valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminueaz pn la valoarea realizabil net, prin constituirea unui provizion pentru depreciere. Provizioanele pentru deprecieri sau amortizarea suplimentar se nregistreaz n contabilitate indiferent de situaia economic a entitii economice, inclusiv atunci cnd aceasta nregistreaz pierdere contabil. Evaluarea titlurilor de valoare (titluri de participare, titluri de plasament, alte titluri) se efectueaz, n cazul celor cotate pe piee reglementate i supravegheate de Comisia Naional a Valorilor Mobilare, pe baza preului mediu ponderat, calculat pe ultimele 12 luni calendaristice pentru ttlurile tranzacionate n respectivul interval de timp,
5

iar n cazul titlurilor netranzacionate pe pieele reglementate i supravegheate, n funcie de valoarea activului net pe aciune. Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin confruntarea datelor consemnate n listele de inventariere cu cele din evidena tehnicooperativ i din contabilitate. Pentru ca cifrele s fie comparabile i diferenele reale, este necesar ca datele inventarierii s fie stabilite la aceeai dat calendaristic. Determinarea rezultatelor invantarierii, respectiv a diferenelor n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere. n cazuri de neconcordan ( lipsuri sau plusuri de inventar ), comisia de inventariere cere gestionarului explicaii, pe care acesta trebuie s le dea sub forma unei declaraii scrise. n baza acestor declaraii, comisia de inventariere face propuneri asupra modului de regularizare a diferenelor (imputare, scdere ca pierdere normal etc.). Datele din listele de inventariere servesc la ntocmirea registrului inventar (cod 14-1-2 ). Rezultatele inventarierii se consemneaz ntr-un proces- verbal, n care se nscriu n principal data intocmirii, numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data deciziei de numire de comisie de inventariere; gestiunea inventariata; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale minusurilor constate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fr micare, greu vandabile, fr desfacere asigurat; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri constatri privind pstrarea bunurilor din gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate . Documente financiar-contabile specifice activitii de inventariere

Principalele documente utilizate n activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ i de pasiv sunt: 1. decizia de inventariere ; 2. declaraia de inventar ( cod 14-8-1 ) ; 3. extras de cont ( cod 14-6-3 ) ; 4. lista de inventariere ( cod 14-3-12 , 14-3-12/a , 14-3-12/b ) ; 5. decizia de imputare ( cod 14-8-2 ) ; 6. angajamentul de plat ( cod 14-8-2/a ) ; 7. registrul - inventar ( cod 14-1-2 ) .

DECIZIA DE INVENTARIERE Nr./. Se decide efectuarea inventarierii anuale, a tuturor elementelor patrimoniale, n vederea stabilirii situaiei reale a patrimoniului societii, aferente exerciiului financiar.. . Inventarierea va avea loc n perioada . i se va efectua n conformitate cu prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 cu modificrile ulterioare,ale Ordinului Ministrului Finanelor Publice nr. 1753/2004. Pentru bunurile de natura imobilizrilor i a stocurilor, inventarierea se efectueaz cantitativ i valoric, la locurile de existen, depozitare a bunurilor, prin numrare, msurare, cntrire sau orice alte metode de determinare a existenei faptice a acestora. Rezultatele inventarierii se vor nscrie ntr-un procesverbal care va cuprinde: perioada de efectuare a inventarierii, persoanele care au efectuat inventarierea, gestiunile inventariate, plusurile i minusurile constatate, cauzele plusurilor i minusurilor, compensrile efectuate, bunurile depreciate,concluzii i propuneri. Se numete preedintele comisiei de inventariere:Dl Subcomisiile de inventariere: Stocul de mrfuri: Comisia 1 format din . Comisia 2 format din . Mijloace fixe i obiecte de inventar Comisia 3 format din . Casierie i conturi de disponibiliti bneti, CEC-uri, BO-uri Comisia 4 format din . Datorii, creane i alte posturi din bilan Comisia 5 format din . DIRECTOR GENERAL,

DECLARAIA DE INVENTAR Se prezint sub form de blocuri a 100 de file, de format A5, tiprit pe ambele fee. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu lucrrile comisiei de inventariere.

DECLARAIE DE INVENTAR
. (Unitatea) Subsemnatul.gestionar al.numit prin decizia nr. .. din data de ..declar: 1.Toate valorile materiale i bneti aflate n gestiunea subsemnatului se gsesc n ncperile (locuibile) 2.Posed (nu posed) valori materiale i bneti aparinnd terilor 3.Am (nu am) cunotin de existena unor plusuri sau minusuri n valoare de 4.Am (nu am) eliberat valori materiale i bneti fr documente legale.Beneficiar.. 5.Am (nu am) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele aferente n cantitate de ... 6.Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena operativ

(verso) . 7.Dein (nu dein) numerar din vnzarea mrfurilor aflate n gestiune, de lei.. 8. Ultimele documente de intrare sunt: fel ..nr. din data de ... fel ..nr. din data de 9. Ultimele documente de ieire sunt: fel nr. .din data de . fel nr. .din data de . 10. Ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de ..pentru perioada ... . 11. Dac mai avei ceva de adugat .. . Semnturi DAT N FAA NOASTR GESTIONAR Data ora .

10