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EL TERCER CONGRESO

INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS
Por ADA ANTILLO COPPA Universidad Catlica de Chile
Paralelamente al Congreso Internacional de Bibliotecas y Centros de Documentacin, se llev a efecto en Bruselas, del 11 al 18 de Septiembre de 1955, el Cuarto Congreso Internacional de Bibliotecas Musicales, la Vigsima Segunda Conferencia Internacional de Documentacin y el Tercer Congreso Internacional de Bibliotecas. Solamente en este ltimo se estudi el problema del canje, y muy en especial, el canje de las publicaciones oficiales. En la imposibilidad de presentar un informe completo y detallado de dicho Congreso, har un breve resumen de aquello que, segn mi opinin, fue ms importante y est en ms cercana relacin con los problemas que trataron de exponer en estas Jornadas Bibliotecarias. Si el trabajo de base titulado "El Canje de las Publicaciones Oficiales y administrativas y las Relaciones con los Organismos Internacionales, Gubernamentales y No Gubernamentales", la seora Honor (Suzanne Honor-Duverge), Conservadora de la Biblioteca Nacional de Paris (Bibliothque Nationale), expresa que los acuerdos actualmente en vigor dan la impresin de haber sido tomados por entidades ministeriales, sin la opinin o participacin de los bibliotecarios. Seala la conveniencia de pedir que cada miembro de una organizacin intergubernamental reciba en depsito una serie completa de todos los impresos de dicha organizacin en una biblioteca que l mismo designara. "Este depsito - dice la seora Honor - es generalmente hecho por las Naciones Unidas y sus agentes. Pero persiste todava el problema de los documentos de distribucin limitada, que solo son enviados regularmente a los Ministerios de Relaciones Exteriores, como material de trabajo, y en los cuales seguramente no son conservados". Sugiere, por lo alto, que la serie completa que deposite cada organizacin intergubernamental deba comprender tambin estos documentos de distribucin limitada: los bibliotecarios depositarios se encargaran de no ponerlos a disposicin del publico antes de cierto plazo que podra ser fijado por la misma organizacin. Sugiere adems, que

todas las organizaciones intergubernamentales publiquen catlogos completos, peridicamente regulares, mencionados con documentos multigrafiados, o enven a las bibliotecas, peridicamente, la memoria de sus envos. En el segundo trabajo de base, titulado "Canjes", la Seorita. J. L. Dargent, Jefa del Servicio de Canje Internacional de la Biblioteca Real de Blgica (Bibliothque Royale de BelgiqueKoninklijke Bibliotheek), opina que sera muy interesante conocer la nmina de publicaciones extranjeras recibidas a ttulo de canje en cada institucin y en cada pas. Con esto sera posible hacer conclusiones muy valiosas, como por ejemplo, determinar las ciencias que aun consideradas en el extranjero como particularmente desarrolladas en algn pas y las regiones en que los contactos son escasos o nulos; buscar la causa de de divergencias en la apreciacin de las publicaciones nacionales y tratar de coordinar en el plano nacional aquellos canjes existentes nicamente en el plano institucional. En cuanto a las comunicaciones, conviene destacar las dos presentadas por la Asociacin Italiana para las Bibliotecas (Associazione Italiana Biblioteche). En la primera de ellas se propone que se haga obligatoria la concesin gratuita a las bibliotecas centrales universitarias de un cierto nmero de ejemplares de las publicaciones de los institutos cientficos de la universidad, con el fin de destinarlas al canje. Con esto no solo se constituira en la Biblioteca Central una documentacin completa de la investigacin cientfica de la Universidad, sino que adems se valorizara esta documentacin, ponindola a disposicin de un mayor nmero de estudiosos. La segunda comunicacin de la Asociacin Italiana para las Bibliotecas, a mi parecer la ms interesante, se refiere a la necesidad de poner al da el convenio de Bruselas del 15 de Marzo de 1886, concerniente al canje internacional de bibliotecas. La asociacin estima que dicho convenio no responde a las exigencias de las relaciones entre los gobiernos, las universidades, etc, a causa de la falta de ratificacin de parte de grandes potencias europeas, tales como Gran Bretaa, Francia, Alemania, y por otras imperfecciones. La Asociacin Italiana para las Bibliotecas, ruega al Congreso tener a bien dirigir a la Unesco un nuevo voto, ms importante que el formulado en Zagreb, el ao pasado y remitirlo tambin al consejo de Europa y a las organizaciones internacionales, a fin de que ellas estudien la elaboracin de nuevos convenios respecto al canje de publicaciones. Estos nuevos convenios deberan satisfacer principalmente a las siguientes exigencias:

1) Precisar en mejor forma cuales son los documentos oficiales y las publicaciones de gobiernos que pueden o deben ser materia de canje. 2) Contemplar todas las dems especies de canje de publicaciones, tales como cientficas, literarias, artsticas, tcnicas, discos, microfilms, etc., entre las universidades, academias, sociedades cientficas y entidades culturales en general. Incluir adems el prstamo de los libros y el canje de los duplicados entre las bibliotecas pblicas de las partes contratantes, canje todava no previsto en ningn acuerdo internacional, pero vivamente patrocinado por la UNESCO, 3) Establecer las ms amplias facilidades aduaneras y de transporte. 4) Conceder a cada centro nacional de canje los poderes necesarios para establecer, desarrollar y coordinar el canje y proporcionar informacin sobre las instituciones, culturas y los organismos de administracin pblica de su propio pas, aparte de otras informaciones tiles. 5)Confiar a los bibliotecarios administradores centrales, por intermedio del Centro Nacional de Canje, la tarea de intercambiar las publicaciones oficiales y de recoger en sus bibliotecas las publicaciones que reciben del extranjero, as como los documentos y las publicaciones de las organizaciones internacionales. Esta proposicin tiende a crear un Centro de Documentacin en cada pas, a fin de facilitar el conocimiento de la vida internacional y los estudios comparativos de las ciencias administrativas. 6) El nuevo convenio, por ltimo debera ser aprobado y ratificado por la mayor parte, si no por todos los Estados Miembros de la UNESCO, y en particular, por los Estados poltica y culturalmente ms importantes. En lo que se refiere a las resoluciones del Congreso, hay solo una referente a las tareas y responsabilidades de las bibliotecas y de los centros de documentacin en la vida moderna, que tiene cierta relacin con el canje, al recomendar que las "organizaciones nacionales e internacionales de bibliotecas y de centros de documentacin se esfuercen por todos los medios a su disposicin en intensificar en todas las partes del mundo sus intercambios de ideas, de personas y de publicaciones. En la realizacin de estas Primeras Jornadas Bibliotecarias Chilenas podemos ver con satisfaccin una pronta respuesta de

Chile a esta recomendacin del Tercer Congreso Internacional de Bibliotecas.

LA UNESCO Y EL INTERCAMBIO INTERNACIONAL DE PUBLICACIONES


Por MARIA BENSON (Comisin Econmica para Amrica Latina)
Al dar origen a la Organizacin de las Naciones Unidas, los pueblos del mundo pensaron que haban coronado con xito sus aspiraciones de formar una organizacin internacional destinada a salvar a las generaciones venideras de los horrores de una nueva guerra. Este era el fin perseguido. Pero para conseguir tal fin, haba que recurrir a diversos medios, no menos importantes que la finalidad misma, como son la elevacin de los niveles econmicos, sociales y culturales de toda la humanidad. Se crearon con tal objetivo diversos organismos que se especializaran cada uno en el cometido de una funcin diferente. Uno de estos organismos, la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, asumi la responsabilidad de difundir la enseanza y mejorar los sistemas de educacin, sin hacer distinciones raciales o ideolgicas en un esfuerzo por mantener la armona entre los pueblos y la igualdad y libertad de los seres humanos. Segn lo expresa en el art. 1 del acta Constitutiva: "La Organizacin se propone contribuir a la paz y a la seguridad estrechando la colaboracin entre las naciones por medio de la educacin, la ciencia y la cultura, a fin de asegurar el respeto universal a la justicia, a la ley, a los derechos humanos y a las libertades fundamentales para todos, sin distincin de raza, sexo, lenguas ni religin, que la Carta de las Naciones Unidas reconoce a todos los pueblos. En contraste con los grandes descubrimientos cientficos y los adelantos alcanzados por la civilizacin, aun podemos encontrar poblaciones enteras sumidas en la ms completa ignorancia, viviendo en las tinieblas del analfabetismo. En nuestra poca se estima en ms de la mitad de la poblacin del globo la proporcin de analfabetos, constituyendo en algunos pases la gran mayora de la poblacin. El analfabetismo no es solo falta de instruccin escolar. Implica, adems del retraso intelectual, el retraso social y econmico.

No ha bastado a la Unesco formular programas de educacin fundamental y de educacin de adultos. Tomando en cuenta que sin material nada se puede hacer y que no existe mejor medio de auto-educacin que una buena biblioteca pblica, gratuita y abierta igualmente a todos los miembros de la comunidad, ha dado especial preponderancia en todos sus planes a su desarrollo, apoya en forma decidida la colaboracin internacional entre las instituciones eruditas y propicia el mejoramiento del sistema de intercambio de personas e ideas entre los pueblos. Uno de sus trabajos prcticos fue la creacin, en su casa central, de un centro de intercambio de informaciones en el campo de la educacin, la ciencia y la cultura, que se ocupa del acopio ordenado y metdico de las informaciones procedentes de los Estados miembros sobre actividades tales como la investigacin cientfica y la educacin fundamental. En sus trabajos bibliogrficos y de documentacin incluye todas las disciplinas del saber humano y las hace llegar a los interesados por medio de publicaciones adecuadas. Para preservar los materiales de verdaderos atentados contra la civilizacin, la Unesco redobla los esfuerzos por conservar el patrimonio cultural de los pueblos y por hacerlos cada vez ms accesibles, promoviendo los mtodos de cooperacin intelectual internacional destinada a poner al alcance de todos los pueblos sus impresos. La Unesco confecciona y analiza los acuerdos bilaterales y multilaterales de carcter cultural y los comunica a los estados miembros con el objeto de que los nuevos convenios a celebrarse sean facilitados por el estudio comparativo y critico de los ya existentes. En su "Collection of Cultural Agreements", la Unesco haba incluido hasta 1953, 248 convenios de este tipo. En 1889 se firm en la Convencin de Bruselas un convenio concerniente al intercambio internacional de documentos oficiales y de publicaciones cientficas y literarias que posteriormente ha sido complementado por acuerdos bilaterales especiales o por clausulas en acuerdos culturales generales, dando origen a la creacin de gran nmero de centros de intercambio y estimulando eficazmente el canje internacional. En 1928, slo 20 pases haban ratificado la Convencin, pero en 1952, la Unesco haba recibido comunicaciones de 51 acuerdos bilaterales y 34 acuerdos generales conteniendo disposiciones relativas al intercambio de publicaciones. La Unesco ha considerado ya oportuno revisar el Acuerdo de Bruselas o elaborar nuevos convenios o tratados intergubernamentales que renueven los mtodos o estimulen las actividades de los centros nacionales de intercambio de publicaciones, teniendo en

perspectiva la inclusin en su programa de ciertos proyectos tendientes a una accin de esta naturaleza. La Unesco no slo se ha preocupado de llevar un control de los acuerdos de intercambio de publicaciones, sino que tambin ha tomado en cuenta los obstculos que impiden la libre circulacin del material impreso entre las naciones, as es como ha considerado necesario hacer un estudio completo sobre las restricciones aduaneras que traban las importaciones de libros en diversos pases. Ya mucho antes de la guerra, la Conferencia de Ministros Aliados de Educacin haban cado en la tendencia a castigar los libros con derechos aduaneros una seria amenaza para el desarrollo de la educacin y la cultura. Se encomend a la Unesco la tarea de "reconocer expresamente la concertacin de los acuerdos internacionales que estime convenientes para facilitar la libre circulacin de las ideas". Esto ha llevado a la Unesco a reservar en su programa un lugar preponderante al plan para reducir los obstculos que las prcticas comerciales oponen a la difusin de los conocimientos. En contraposicin ha destinado gran parte de sus esfuerzos a conseguir la conclusin del acuerdo para la importacin de material de carcter educativo, cientfico o cultural, el que entr en vigor el 21 de Mayo de 1953 cuando fue ratificado por el 10 estado miembro, Suecia. La elaboracin de este acuerdo conto con la colaboracin de la Conferencia del Acuerdo General sobre Tarifas Aduaneras y Comercio, siendo precedido por un estudio histrico del desarrollo de las restricciones para la libre importacin de libros y de una encuesta, cuyos resultados fueron auspiciados con el ttulo de "Trade Barriers to Knowledge: a Manual of Regulations affecting educational, scientific and cultural materials". Este es el primer acuerdo auspiciado por la Unesco que se lleva a la prctica y en el cual se estipula que todos los libros, cualquiera sea el idioma en que estn escritos, sean exonerados de derechos; las mismas disposiciones regirn para las pinturas, dibujos y esculturas, peridicos, revistas y documentos obtenidos por fotocopia, a los catlogos de editoriales y a las publicaciones oficiales de los gobiernos, a los afiches de turismo y a la propaganda turstica. Aun ms, la Unesco ha visto otro obstculo importante para el intercambio de informacin entre los pases en las restricciones impuestas a las compras de divisas extranjeras que an existen en algunos pases, a fin de dar solucin en parte a este problema, ha instituido el sistema de bonos de libros, el que ha sido puesto en prctica con xito. A fines de 1952 participaban en este sistema 37 pases y el total de bonos emitidos alcanzaba a 3.000.000

Como no slo por medio de compras se abastecen los centros de investigaciones, otros mtodos son corrientemente empleados para poner los libros a disposicin de los interesados y especialmente de las bibliotecas, entre ellos, el prstamo internacional y el envo de fotocopias. El prstamo internacional est organizado segn un sistema establecido hace aos por la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios. En un gran nmero de pases, especialmente en Europa y Estados Unidos, los particulares pueden hacer buscar un libro raro o escaso y solicitarlo por intermedio de una biblioteca en el extranjero. El sistema an no est plenamente desarrollado, pero la tcnica del prstamo inter-bibliotecario existe y ofrece un medio ms para poner la riqueza de las bibliotecas de un pas al alcance de los lectores de otro. Pero la actividad primordial de la Unesco en materia de intercambio y que ha logrado hasta la fecha gran incremento, es la que se refiere al canje de inmensos stocks de duplicados y de publicaciones excedentes de todos los pases del mundo. El xito y auge que ha tenido demuestran que este servicio responde a una necesidad evidente. Desde que se estableci el Centro Internacional para el Canje de Publicaciones centenares de millares de libros se han distribuidos o se pueden encontrar por intermedio de las listas que distribuye a bibliotecas e instituciones docentes. En 1951, por ejemplo, el servicio de canje hizo posible atender a 2.725 pedidos de publicaciones y asegurar el obsequio de libros para 170 bibliotecas. Difundi 67 listas de duplicados, conteniendo ttulos de alrededor de 280.000 obras y peridicos tiles existentes en duplicado en 48 bibliotecas o centros nacionales de intercambio de 21 pases. Cada una de estas listas contiene ttulos sobre una sola especialidad o materia y se distribuyen slo a las instituciones interesadas en dicha rama, a fin de disminuir, en esa forma de seleccin, los costos de la operacin. Alrededor de 1.900 bibliotecas estn incluidas en los intercambios, repartidas ellas en casi todos los estados miembros. Sus publicaciones, "Handbook on the International Exchange of Publications", editado en 1953 y que actualmente es sometido a revisin y "Bulletin for Libraries", que aparece mensualmente, son instrumentos de valiosa ayuda para los centros de intercambio y las bibliotecas, ofreciendo informacin de cmo funcionan los servicios de canje ms perfeccionados de algunos pases y publicando listas de obras ofrecidas o solicitadas en intercambio. La Unesco, en esta forma, est en situacin de responder a casi todas las demandas de libros o nmeros de revistas antiguas, al

indicar quien las puede obsequiar, canjear, prestar o vender. En el programa de trabajo se estipula que el Centro Internacional para el Canje de Publicaciones continuar manteniendo y desarrollando permanentes relaciones con las bibliotecas de los estados miembros para promover y ayudar a la distribucin, canje, prstamo, compra u obsequio de publicaciones. Continuar preparando y publicando listas de publicaciones solicitadas y ofrecidas en canje y la Unesco tendr en su presupuesto una suma disponible para pagar parte de los costos de transporte de publicaciones que no puedan ser cubiertos por las instituciones donantes o por las receptoras. Con el objeto de hacer ms rpidamente accesibles los libros y publicaciones educacionales, cientficas y culturales, la Unesco invita a los estados miembros a desarrollar y mejorar sus sistemas de bibliotecas pblicas, sus servicios bibliogrficos, de documentacin y de archivos, y sus centros de canje internacionales, prstamos y distribucin de publicaciones. Con el objeto de ayudar a los estados en el logro de estos fines, el Director-General de la Unesco est autorizado para continuar proporcionando informacin y servicio de intercambio, iniciar o continuar proyectos piloto en colaboracin con los estados miembros y las organizaciones internacionales pertinentes, estudios y reuniones tendientes a mejorar la circulacin, intercambio, prstamo y donacin de publicaciones entre los diversos pases, como tambin para hacer ampliamente difundidas las modernas tcnicas de reproduccin de documentos. Los estados miembros de la Unesco han sido invitados por ella a continuar depositando los textos de cualquier convenio cultural o de cualquier acuerdo de cooperacin concertado directamente entre organizaciones o instituciones culturales de su territorio con instituciones similares del extranjero. Evidentemente, la labor de la Unesco es amplia en este campo de su vasta seccin. Es de esperar que no se haga demorar la cooperacin que deben prestarle todas las naciones de buena voluntad que sinceramente desean la igualdad de todos los pueblos, la colaboracin internacional y consecuentemente, la paz de la humanidad.

EL CANJE EN LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE


Por MARIA TERESA SANZ BRISO-MONTIANO. Bibliotecaria-Jefe de la Biblioteca Central de la Universidad Catlica de Chile.
No nos proponemos en este trabajo dictar normas ni abrir caminos en los complejos y variados aspectos del intercambio de publicaciones. Con esta somera exposicin del canje en las Bibliotecas de la Universidad Catlica, creemos contribuir al estudio de problemas ms o menos comunes a todas las bibliotecas que practican esta actividad bibliotecaria. Sus experiencias puestas de manifiesto en estas sesiones de estudio servirn, junto con las nuestras, para la adopcin de medidas tendientes a perfeccionar y sobre todo a intensificar el canje de publicaciones sea entre instituciones nacionales o de nacionales con extranjeras. Abrigamos tambin la esperanza de que estas jornadas sirvan de estmulo a los bibliotecarios que an no utilizan este medio de mejorar sus colecciones para que entren de lleno a colaborar en estos programas que pretenden una mejor distribucin de tanto material que yace enterrado en bibliotecas donde no presta ninguna utilidad y que sin embargo es necesario en otras. La Universidad Catlica posee una Biblioteca Central y 20 departamentales, con un total aproximado de 100.000 volmenes. Estas bibliotecas sirven primordialmente a los 3.500 alumnos de la Universidad pero atienden consultas del pblico en general. Las colecciones de las Bibliotecas departamentales estn circunscritas a las necesidades especficas de la facultad, escuela o instituto de que dependen, no as la de la Biblioteca Central que aunque de tendencia humanstica admite en sus colecciones material variadsimo. Estas circunstancias hacen que el canje de las bibliotecas de la Universidad Catlica que casi en su totalidad se lleva a efecto en la Biblioteca Central (las Facultades de Derecho y Medicina efectan algunos canjes directamente) no tenga lmite en cuanto a materia se refiere y no se haga con el fin de intercambiar material no idneo por otro ms conveniente, sino con la intencin de incrementar sus colecciones.

Para efectuar sus canjes la Biblioteca Central de la Universidad Catlica cuenta con las publicaciones de la misma Universidad y con las copias duplicadas de los libros y publicaciones peridicas que posee. Publicaciones propias: Creemos que la UC ha intercambiado siempre sus publicaciones pero no existe constancia hasta el ao 1953, en que nos hicimos cargo de la Direccin Tcnica de sus Bibliotecas, de que ste se haya realizado en forma metdica y organizadas. La UC publica desde el ao 1915 la Revista Universitaria que ha comprendido Anales de las diversas Facultades, del Observatorio Astronmico Manuel Foster Recabarren y de la Academia Chilena de Ciencias Naturales. El ao 1953 el Departamento de Extensin Cultural inici la publicacin de la Revista "Finisterre" y en ese mismo ao la Biblioteca Central comienza a publicar su "Boletn de las Bibliotecas". Adems varias Facultades editan las memorias de prueba de sus egresados y algunos departamentos monografas de sus trabajos de investigacin. El fin principal de estas publicaciones es dar a conocer dentro y fuera de Chile la vida y trabajos de la Universidad. El intercambio de ellas viene por lo tanto a resultar una propaganda inteligente y provechosa para la Institucin. Al iniciar sus canjes, la Universidad procede en forma generosa o satisface pedidos de instituciones, casi nunca de individuos. El nmero de publicaciones destinadas a intercambio, que recibe la Biblioteca Central es limitado, por lo tanto debe hacer una seleccin entre las instituciones interesadas en recibirlas. El criterio que sigue se basa en el juicio que le merece el establecimiento candidato a mantener canje con ella y la difusin y utilidad que las publicaciones de la UC puedan tener o prestar a travs de l. Por la misma razn no se avala en forma matemtica el valor reciproco de cada operacin. En algunos casos no se recibe nada en trueque, en otros le es enviado material de gran utilidad y valor. Podemos asegurar que en total el contenido de las Bibliotecas de la UC ha crecido por este medio en forma notable en los ltimos aos. Pero hay casos en que la Biblioteca necesita saber qu es lo que obtiene en cambio de lo que ella remite y siempre querr estar al corriente del inters que despiertan las publicaciones de su Universidad en las instituciones receptoras. Para ello hemos ideado un sistema de control en tarjeta que sirve adems de gua alfabtica de las instituciones corresponsales: cada tarjeta lleva el nombre y direccin de la

institucin receptora y el nombre de las publicaciones que se le envan. En tarjeta de otro color colocado a continuacin de la anterior se registran las publicaciones que dicha institucin remite en intercambio. A continuacin de estas 2 tarjetas se arreglan todas las tarjetas de "Acuso recibo" o se consigna la correspondencia que se ha efectuado sobre cada transaccin. Este mtodo ofrece un panorama ms o menos exacto de la vida de la publicacin enviada y permite eliminar los canjes no deseables y los iniciados con bibliotecas mal organizadas donde es casi seguro que las publicaciones enviadas no sern difundidas ni utilizadas. La UC mantiene en la actualidad intercambio directo con todas las universidades latinoamericanas, con varias europeas y norteamericanas, con organismos internacionales y con sociedades culturales y cientficas de todo el mundo. Realiza canje adems a travs de centros de intercambio como Unesco, Smithsonian Institution y United States Book Exchange. Duplicados y material no idneo: La mayora de las bibliotecas han afrontado en mayor o menor escala el problema de la acumulacin de duplicados y de material no apropiado a sus necesidades. Algunos bibliotecarios se han deshecho de ellos de la manera ms fcil, vendindoles "al paso" como papel. Otros, conociendo el valor potencial de este material, despus de descartar lo intil, lo guarda con el siguiente consumo de un espacio casi siempre escaso en las bibliotecas, en espera de una solucin mgica. Otros bibliotecarios conscientes del deber social y de colaboracin que debe animar a todos los de su profesin se han decidido al desembolso econmico y al excesivo gasto de tiempo que supone el registro de duplicados y la confeccin y reproduccin de listas. Han preparado adems listas de material deseado en la esperanza de hallar una compensacin a sus esfuerzos pero se han encontrado con que una gran parte de las bibliotecas no han arreglado sus duplicados y por lo tanto no estn en condiciones de responder a las demandas. Por las razones anteriores, pese a ofrecer su material duplicado no se logra canjearlo. Este ltimo ha sido el caso de las Bibliotecas de la UC y muy especialmente de la Biblioteca Central que dispone de gran cantidad de valiosos duplicados debido a que su coleccin ha sido formada a base de donaciones de importantes bibliotecas particulares. La Biblioteca Central confeccion listas de sus materiales duplicados y ha obtenido algo de los solicitados pero, salvo raras excepciones, no ha recibido ofrecimientos.

Sin embargo, estas listas le han sido de gran utilidad en sus relaciones con organismos extranjeros como el United States Book Exchange y la OEA, de los que ha obtenido excelente material de intercambio. Creemos interesante consignar aqu, sin mayor comentario, el caso ilgico de haberse recibido en la UC material chileno por intermedio de estos organismos internacionales que a su vez lo haban recibido de bibliotecas chilenas en concepto de canje. NOCIONES De los hechos expuestos en este trabajo se desprenden varias necesidades inmediatas para cuya seleccin invitamos a la Comisin a considerar y recomendar. 1 Que se cree un organismo centralizador que publique una bibliografa en forma peridica de las publicaciones que las Universidades y las instituciones cientficas y culturales dispongan para canje. Esta bibliografa podra publicarse en el Boletn de la Asociacin de Bibliotecarios Profesionales de Chile. 2 Que las bibliotecas que no lo han hecho, arreglen y registren sus duplicados y su material sobrante. 3 Que el organismo centralizador se haga cargo de la difusin de las listas de ofrecimiento de canje de duplicados. Podra hacerse en la misma forma que lo hace el Boletn de la Unesco para las Bibliotecas, es decir, que el centro se limite a dar publicidad a las ofertas y demandas y que cada biblioteca reciba directamente los pedidos del exterior. 4 Que las bibliotecas den preferencia a los pedidos de sus connacionales antes de satisfacer demandas del exterior 5 Que los bibliotecarios se interesen en el canje y lo consideren segn las palabras de Mlle. Dargent, Chef du Service des Exchanges Internationaux, Bibliothque Royale de Belgique a Bruxelles, como "una de las tareas ms importantes de las bibliotecas, porque para este medio ellos colaboraran en una tarea de justa distribucin de la documentacin y participaran a su vez del mejoramiento y desarrollo de la actividad creadora moderna" al mismo tiempo que aprovecharan de "este mtodo del enriquecimiento de las bibliotecas que se creen pobres pero que son generosos".

EL PROBLEMA DEL CANJE UNIVERSITARIO


Por Luisa Arce R., (Bibliotecaria Jefe de la Biblioteca Central de la Universidad de Chile)
La Asociacin de Bibliotecarios Franceses en su comunicacin presentada al 3er Congreso Internacional de Bibliotecas de Bruselas, afirma con toda razn que slo despus de solucionar los problemas de catalogacin y de documentacin bibliogrfica puede un pas dedicarse con xito al estudio del problema de Canje. Chile siente actualmente la necesidad de incorporarse a las corrientes vigorosas de las nuevas tcnicas bibliogrficas y audazmente, aun cuando no cumple mayora de edad en los aspectos ya mencionados, se avoca de lleno a los otros no menos importantes de revisar sus sistemas de intercambio de impresos, a objetos de ampliar el horizonte cultural de sus instituciones. En el presente estudio, slo dedicaremos una somera revisin a definiciones, contenido, valores, etc., de los sistemas de canje, por cuanto consideramos completsima, la valiosa y til informacin sobre el tema contenida en el "Manual de Canje Internacional de Publicaciones" de la Unesco. El canje de publicaciones se define como un simple acuerdo entre partes que prometen transmitirse sus materiales bibliogrficos; este acuerdo no est sujeto a formula alguna y tiene por nica limitacin el material con que se cuenta para realizarlo. Esta definicin es totalmente aplicable al canje universitario, con agregado de que, siendo las partes en este caso instituciones eruditas de tipo educacional, la difusin de sus haberes culturales por medio del intercambio de sus publicaciones es uno de sus principales objetivos; de ah que nos est permitido afirmar que el viejo universitario es tal vez el que posee menor grado de utilitarismo. La base del material intercambiable con que consta la universidad la constituyen las publicaciones cientficas y humanistas producto del trabajo de investigacin de sus miembros. Una vez que estos trabajos estn concluidos, el estudioso siente la necesidad imperiosa de darles a conocer a sus colegas; a su vez l se ha apoyado en la obra de otros eruditos para lograr su realizacin; este proceso sin fin es el que ha dado origen al intercambio individual de publicaciones que no es sino

una fase del canje en la Universidad. Cuando en la Universidad misma la que realiza el intercambio se habla de canje entre instituciones, nacional e internacional, segn sea el caso. Nos corresponde mencionar tambin el canje entre las diversas reparticiones (bibliotecas, institutos, departamentos, etc.) de la misma institucin universitaria, etapa que consideramos previa a todo intento de canje exterior. Creemos, eso s, que por su carcter de funcin desarrollada en un organismo institucional, el canje universitario debe estar sometido de formulas de reglamentacin que permitan su desarrollo coordinado y que deben estar detallados en los correspondientes estatutos o reglamentos de canje. Al considerar el aspecto utilitario del problema, el proceso de canje es, junto con las compras y obsequios, el tercer medio con que cuenta una biblioteca universitaria para adquirir materiales bibliogrficos al menor costo. Adems, es a veces el nico sistema que le permite completar sus colecciones, en especial de publicaciones peridicas. Contribuye al mejor equilibrio de las colecciones de las diversas facultades, evitando duplicacin intil de las adquisiciones y recursos innecesarios en los presupuestos. Materiales de canje en la Universidad: Segn su origen, podramos distinguir dos tipos de materiales utilizables para el canje: 1)Publicaciones oficiales de la Universidad, inspiradas por ella o por sus facultades, escuelas o institutos, y 2) los duplicados de sus colecciones, las publicaciones hechas en forma particular por los miembros de sus facultades, no han sido consideradas hasta el presente, pero a nuestro juicio sera necesario idear un medio de incorporarlas en parte a la corriente de canje, dado su valor cientfico. En el primer grupo podemos mencionar las siguientes publicaciones: tesis de grado,..., conferencias, etc.; anuarios, informes, programas, etc. de las diversas reparticiones de la Universidad; trabajos de investigacin de profesores y alumnos, bibliografas,..., revistas y publicaciones de sociedades que tienen relacin con la institucin, etc. A fin de utilizar estos materiales el primer paso que debe darse es formar un deposito de ellos,..., o en su defecto, de..., a fin de llevar el control adecuado. Con respecto al intercambio de duplicados, es posible afirmar que se puede considerar como un sistema menos valioso que el

anterior y menos fructfero, por la prdida de tiempo que significa la confeccin de listas, a veces el material de donativo valioso, o d...costoso para su c... un canje. Este tipo de instrumento solo es recomendable cuando es posible realizarlo en base a cierta coleccin y siempre que la biblioteca parcialmente est de acuerdo en la utilizacin de un sistema uniforme donde contemple alguno de los siguientes puntos: 1) Eliminacin de los libros incompletos y en mal estado 2) Eliminacin de textos antiguos, diccionarios y enciclopedias de ediciones de ms de 10 aos, de novelas y reimpresiones de artculos de peridicos, etc.; 3) Clasificacin del material a realizarse en grandes grupos... 4) Confeccin de un catalogo unificado de ttulos, uniformado a la forma de entrada. Estatutos de canje: Adems de los indicados en el mencionado "... de canje" creemos que es til para realizar un... 1) Todas las labores de canje universitario estn centralizados y se publican en un solo departamento, que puede dar valor a la Biblioteca Central, si existe, o funciona, unido al Departamento de Adquisiciones o un estrecho contacto con l. 2) El personal a cargo de las actividades principales del Departamento era profesional y posee conocimientos profundos de bibliografa, catlogos, obras de referencia, etc., agregados a una habilidad especial para seleccionar el material recibido y las solicitudes de canje, adems de un conocimiento profundo de convenios, reglamentos, franquicias, ... y postales, nacionales e internacionales. 3) Los registros que se aplican para el control del canje son sencillos y solo los necesarios para informar al personal, al solicitante y los profesores o alumnos interesados. Debe evitarse la duplicacin de registros para el mismo tipo de material. 4) El canje no debe realizarse sin previa adopcin de... coleccin cuidadosa de las instituciones similares cuyas... de real utilidad para la institucin donante. 5) El sistema que produca en la reparticin de materiales de canje debe estar regido por el auto criterio (sistema de prioridad o de importancia de instituciones).

6) El valor de las obras que se canjean no se... de pginas, nmero de ejemplares, o periodicidad, sino... siempre de igual valor, por cuanto representa una labor... Es necesario tener presente que la institucin que se somete al canje tiene dos papeles... destinatario y...Por lo tanto,...y satisfacer las demandas a la brevedad posible cuidando de aprovechar al mximo las franquicias postales a objeto de no sobrepasar un ningn momento el presupuesto fijado para el canje. Como destinatario, le corresponde recibir y controlar los envos de material a las respectivas reparticiones de la Universidad. A continuacin presentamos algunas sugerencias tiles en la realizacin del proceso de canje: 1) Las solicitudes de pedido, se harn en formularios especiales que incluyen algunos datos, a saber: nombre de la persona o institucin que solicita la obra-ttulo de la obra -nombre del departamento en que trabaja- firma del jefe que autoriza el pedido. 2) El Departamento de Canje, controlar los datos bibliogrficos y los completar si es necesario. 3) Se revisan las listas de canje enviadas por las bibliotecas participantes; se controla el catlogo de las obras en depsito 4) Se enva el material bibliogrfico solicitado, teniendo cuidado de darlo de baja en el correspondiente formulario de registro y agregando a l, una ficha que, una vez firmada y devuelta por el destinatario, sirva de acuso de recibo. 5) Si el material solicitado no est en depsito, corresponde al departamento de canje tratar de obtenerlo recurriendo al canje nacional o internacional. Se debe mantener una lista alfabtica de copartcipes del canje, con datos personales, direcciones, etc. Departamento de Canje de la Universidad de Chile Este Departamento fue creado con el ttulo de Seccin Publicaciones y Prensas de la Universidad de Chile, por Decreto n452 del 12 de Octubre de 1940. Esta seccin estaba dedicada a labores mucho ms amplias que las de canje, como: tener a su cargo la impresin, distribucin y conservacin de las obras existentes y de aquellas cuya publicacin autorice el H. Consejo, el Rector, el Secretario General, con vistas a la divulgacin cientfica o literaria o al cumplimiento de intereses didcticas o de propaganda.

La orden de Servicio n1024 de 1949 determina que sera distribuidos gratuitamente, entre otras: "Las publicaciones destinadas al canje, de acuerdo con el nuevo registro que se confeccionar del cual se eliminar a las instituciones que no contengan reciprocidad o que no acusen recibo de los envos". En cuanto al proceso de rutina de canje empleado actualmente en la Universidad est especificado tambin en la citada orden de servicio. La seccin es solo receptora de los materiales de canje que llegan a cambio de las publicaciones de carcter general que posee la Universidad como: Anales de la Universidad de Chile y obras publicadas por ella; pero no interviene en el mecanismo de canje de las dems reparticiones, que se realiza en forma independiente y como lo decide cada biblioteca, escuela, instituto o profesor. Esto se traduce en una completa anarqua de los sistemas usados y conducen a un total desconocimiento de los materiales con que se cuenta para responder a innumerables peticiones de otro tipo bibliogrfico que no son de las publicaciones antes nombradas. El Departamento que es suprimido en 1950, pasa a constituir una nueva seccin del Departamento de Bibliotecas y Biblioteca Central de la Universidad en 1951, bajo la direccin del Sr. Hctor Fuenzalida, Director de la Biblioteca Central. Carece el presente de presupuesto separado y cuenta con una existencia que alcanza a un total de $6.605.963 a la fecha de entrega. Plan de Organizacin de un Departamento de Canje Universitario: Del anlisis de los prrafos anteriores se desprende que la Seccin realiza en parte la labor de canje, puesto que en su mayor parte acta como donante y cuenta con material limitado para responder al canje. La falta de control existente con respecto a la labor de canje que se realiza con otras escuelas o institutos universitarios, la ignorancia del ... con que se cuenta al respecto, y la duplicacin innecesaria de trabajo y materiales que esto trae por consecuencia, hacen aconsejable una mejor organizacin de dicha..., centralizando la labor de intercambio y coordinando la que se efecta en las dems reparticiones, ampliando al mximo los poderes y atribuciones de la seccin nombrada y desglosando de ella otras actividades que no corresponden al tema. Se hace necesario constituir una seccin separada destinada solo al Servicio de Canje, que sea un verdadero centro de intercambio universitario con respecto a los materiales impresos, y que

cuenta con personal y presupuesto adecuados; nos permitimos exponer las siguientes ideas para una posible reorganizacin: 1) Separacin de la funcin canje de las de publicacin y venta de obras, mediante la creacin de la seccin Canje que centralizara todas las actividades similares de la institucin y contribuyen a su realizacin. 2) Esta seccin Canje de la Universidad de Chile, una voz reorganizada, podra constituirse, previo acuerdo con las partes, en Centro de Canje Universitario del pas. 3) Cada Biblioteca de Escuela, Instituto, Facultad o Departamento de la Universidad, se comprometera a enviar un depsito a la Seccin Canje, los siguientes materiales: a) Obras que sean dadas de baja en la coleccin por motivos diversos; b) Ejemplares de obras de profesores, publicadas en forma particular, y que estos hayan destinados al canje; c) Duplicados de obras y publicaciones peridicas existentes en sus colecciones; y d) Ejemplares de obras y publicaciones peridicas, editadas, publicadas o auspiciadas por las respectivas reparticiones. 4) En caso de no utilizarse el sistema de depsito los materiales nombrados en el punto 3) seran reemplazados por las respectivas listas, mes a mes. 5) Tanto las solicitudes de canje interno, como las del exterior serian remitidas a la Seccin Central de Canje, la cual estar en la obligacin de atender los pedidos. Se mantendra para el efecto una lista alfabtica permanente de instituciones o personas con las cuales se realiza el canje. 6) La Seccin Canje enviara peridicamente listas de materiales disponibles a las correspondientes reparticiones o instituciones interesadas. 7) La Seccin utilizar los registros necesarios para llevar el control de recepcin y donacin de obras y materiales bibliogrficos, adems de las correspondientes estadsticas. El envo de equipos de tcnicos contratados para el efecto, sera una forma de contribuir a la realizacin efectiva de este plan. Estos equipos se dedicaran a: 1) Confeccionar catlogos topogrficos de revistas, indicando los duplicados en existencia. 2) Ayudar al proceso de catalogacin y clasificacin de materiales en bibliotecas donde no hubiese personal suficiente

3) Envo de formularios tipo cuestionarios, a las respectivas reparticiones e instituciones y profesores o personas interesadas, a fin de conocer el material con que se cuenta Se agregara a este plan, en su debida oportunidad, los modelos de formularios a utilizar, considerando los acuerdos y recomendaciones que se aprueban en esta Asamblea. RECOMENDACIONES: ...la urgente necesidad de una mejor coordinacin y desenvolvimiento de los servicios de canje en el pas y en especial del canje universitario, cuyos materiales bibliogrficos constituyen un volumen importante en el intercambio actual de publicaciones, nos permitimos proponer las siguientes recomendaciones: 1) Que se cree, por el Gobierno un Centro Oficial Nacional de Canje (Instituto Nacional de Canje), no depositario, que controle el intercambio de materiales bibliogrficos en el pas. 2) Que se creen centros que sean depositarios de materiales destinados al canje de los siguientes tipos: 1) Centro de Canje Universitario; 2) Centro de Publicaciones Oficiales, y 3) Centro de Canje para publicaciones de instituciones particulares, no oficiales ni universitarias. 3) Que estos Centros dependen econmica y administrativamente de la institucin donde se creen y estn subordinados a la accin del Centro Nacional de Canje. 4) Que estos organismos trabajen de acuerdo a normas uniformes nacionales e internacionales aceptadas por esta Asamblea, y utilicen personal profesional adecuado. 5) Que se recomiende a todas las instituciones universitarias la reorganizacin y centralizacin de sus sistemas de canje, adems de la catalogacin definitiva de los materiales bibliogrficos a objeto de conocer el material de canje con que cuenta el pas, y en especial, 6) Crear un Centro de Canje Universitario establecido en el Departamento de Canje de la Universidad de Chile, previa reorganizacin de acuerdo al plan presentado en este trabajo.

EL CANJE EN LA BIBLIOTECA CENTRAL DEL INSTITUTO PEDAGOGICO


Por MARIA E. BUSTAMANTE (Directora de la Biblioteca Central del Inst. Pedagogico)
INTRODUCCION: Las Primeras Jornadas Bibliotecarias Chilenas, en el Artculo 7 de su Reglamento y Temario, han asignado como trabajo de base en el Tema I correspondiente al "Canje en Chile", entre otros, el "Canje en la Biblioteca Central del Instituto Pedaggico". Es en respuesta y aporte a estas Jornadas que hemos realizado este informe con el objeto de dar una visin somera a lo que se ha hecho en nuestra institucin y de lo mucho que queda por realizar. Entendido el canje como un acuerdo entre dos partes para intercambiar publicaciones de inters para ambas ya en el aspecto internacional o ya en el plano nacional, todo ello sobre la base de un consentimiento mutuo de los coparticipes y entendindose por materiales de canje no solo peridicos, revistas, folletos y libros impresos, sino tambin peridicos, revistas, folletos y libros mecanografiados, mimeografiados, multicopiados, fotocopiados, microfilmados o reproducidos por otros medios, incluyndose entre estos materiales planos, mapas, grabados, fotografas, etc., podemos decir que nuestra biblioteca ha desarrollado el canje; pero en forma espordica debido en lo principal a la falta de personal, al hecho de que la biblioteca se est reorganizando aun y por ltimo a la falta de un fondo de obras destinadas al canje puesto que nuestra organizacin carece de publicaciones propias y escasea de duplicados de obras para esta funcin. Los materiales objeto de canje pueden comprender publicaciones monogrficas o peridicas, emanar de fuentes oficiales o privadas, o ser producto del mercado librero, o, por ultimo ser ajenos a l. En todo caso hay una extraordinaria cantidad de instituciones de carcter cientfico o cultural que editan sus propias publicaciones que no colocan en el mercado librero porque el centro de su inters est en que lleguen ms bien a manos de especialistas, con lo cual pueden realizar un intercambio mas fructfero y serio de modo que el canje llegue a constituirse en una alta categora intelectual que le ha permitido transformarse en el vehculo de ideas y experiencias

entre los coparticipes del canje, contribuyendo al fomento de la mutua comprensin. Para nuestra biblioteca el aspecto del canje que alcanza una mayor importancia es aquel que se refiere a las publicaciones que no es posible adquirir en el mercado librero, como las que mencionbamos en nuestro prrafo anterior, o a aquellas que por haber agotado sus ediciones es imposible encontrar en el comercio, y, por ltimo, a las colecciones de revistas que es necesario completar. Comprendamos, pues, la importancia primera que este Seminario tiene para estimular tan ala y til funcin bibliotecaria. Es en virtud de esa comprensin, que, a pesar de que la Biblioteca del Instituto Pedaggico carece de los medios elementales para llevarla a cabo, nos hemos esforzado por completar los trabajos de reorganizacin y modernizacin en que estamos empeados, con la prctica de un canje que, a pesar de no estar organizado tcnicamente, ha rendido lo que de el esperbamos. SITUACION ACTUAL DEL CANJE EN LA BIBLIOTECA DEL INSTITUTO PEDAGOGICO: Como manifestbamos en nuestra introduccin, la Biblioteca del Instituto Pedaggico no ha organizado todava una "Seccin Canje", pero lo ha venido realizando a pesar de las dificultades que para ello ha tenido que salvar. Es indudable que la Biblioteca no podra tener acceso a una serie de publicaciones que suelen hacer los diversos institutos de investigacin de alta cultura, a especialmente universidades, los que muchas veces no venden sus publicaciones o no se pueden adquirir por falta de divisas o conexiones comerciales como ocurre especialmente en pases de Amrica Latina. Para solucionar esta dificultad la Direccin de la Biblioteca ha tratado de establecer servicios de canje con otras bibliotecas o instituciones, pero hemos tropezado con el problema ya enunciado de falta de material propio que enviar - ocasionalmente hemos conseguido, con tal objeto, algunas publicaciones de los Institutos dependientes de la Facultad de Filosofa a la que pertenecemos, pero ellos, a su vez, los necesitan con el mismo fin. En todo caso podemos informar que desde aos mantenemos canje fijo con la Seccin Canje y Obsequios de la Biblioteca del Congreso de Washington y con la Institucin Smithsoniana. Para realizar estos envos hemos usado el timbre de la Oficina de Cooperacin Intelectual, de modo que los paquetes han ido libres de franqueo y pago de aduana. Esta biblioteca recibe adems, con carcter de continuidad las publicaciones cuya lista adjuntamos a manera de informacin. A

ello agrguense los libros y monografas que no tienen carcter peridico y que no hemos contabilizado como canje hasta ahora. Por otra parte podemos informar que secciones de nuestra Biblioteca Central realizan un canje intensivo y fructfero, como es el caso de la Biblioteca del Departamento de Geografa. Tal es la situacin actual: utilizamos el canje, pero no contamos con una seccin especial que lo sirva. A qu se debe esta situacin? A lo siguiente: a) La Biblioteca ha pasado por un periodo de reorganizacin en que le ha sido de suma urgencia re-catalogar y clasificar sus cien mil volmenes, y en general darle una organizacin que la convirtiera en una biblioteca moderna y de categora. Efectivamente, hasta el ao 1950 en el Instituto Pedaggico solo existan bibliotecas departamentales y una biblioteca de la Direccin en la cual se depositaban especialmente las obras de ramos generales como pedagoga, psicologa y las de literatura. Estas bibliotecas departamentales no tenan ni las ms elementales formas de organizacin moderna bibliotecaria: carecan de clasificacin, de catlogos, de inventarios, y al ser refundidas hubo de comenzar a trabajar como si nunca hubiera habido nada sino los libros para trabajar con ellos. Naturalmente este trabajo interno no nos ha permitido aun organizar el canje como seccin especial. b) Falta de personal: La Biblioteca del Instituto Pedaggico, que acumula en sus anaqueles 100,000 volmenes, que sirve alrededor de 300 lectores diarios, que controla "depsitos" de miles de ejemplares en sus secciones departamentales, que tiene servicios de consulta y bibliografa, solo cuenta con 10 bibliotecarios que, recargados extraordinariamente de trabajo, no pueden hacerse cargo de una nueva seccin dentro de la Biblioteca. De este modo hasta ahora las labores inherentes al canje han debido ser desempeadas por la Direccin de ella. c) Escasez de materiales destinados al canje: La Biblioteca no tiene publicaciones propias de importancia para destinarlas al canje, salvo el "Boletn Bibliogrfico" que trimestralmente da una visin clasificada por materias de las adquisiciones ms importantes de la Biblioteca en ese lapso. Falta de duplicados, Nuestra Biblioteca es totalmente funcional, la seleccin y compra de obras se realiza a peticin de los seores profesores o por iniciativa de la Direccin cuando se percata de que una obra es totalmente imprescindible a la necesidades del alumnado, a esto se debe que carezcamos de duplicados de nuestros ttulos,

o de obras que siendo intrnsecamente valiosas, pudieran no ser necesarias a sus lectores. Tanto es as que muchas veces hay necesidad de mantener hasta 20 volmenes de un mismo ttulo debido a que cursos completos deben leer una obra al mismo tiempo. Por otra parte, en cuanto a las memorias de alumnos que generalmente constituyen otra fuente de canje, se da el caso de que en esta no es requisito el imprimirlas y solo se entrega de ellas tres ejemplares a la biblioteca, uno de los cuales integra el archivo, el otro va en depsito al departamento de su especialidad y solo uno queda en circulacin, as pues de este material tampoco podemos disponer para el canje. Por estas razones la Biblioteca del Instituto Pedaggico cuenta con un escaso nmero de obras destinadas al canje, obras que muchas veces carecen de valor por lo inactual de sus textos. d) Por ltimo, salvo en los casos de publicaciones inaccesibles en el comercio, nuestra biblioteca, no se haba visto urgentemente obligada a intensificar este aspecto de la funcin bibliotecaria. PLANES PARA EL FUTURO: No obstante las dificultades sealadas en nuestro acpite anterior, est en el nimo de la Direccin de la Biblioteca del Instituto Pedaggico organizar el canje con el doble objeto de tener acceso a publicaciones que no puede adquirir en el mercado y con el propsito de completar las colecciones de revistas. Con este objeto se dan las siguientes, RECOMENDACIONES A) Organizar una "Seccin Canje" de mtodo directo en nuestra biblioteca. Para organizar esta seccin nos veremos en la necesidad de crear lo siguiente: 1) Un "Fondo de Canje", para lo cual pensamos recurrir a los siguientes expedientes. a) Solicitar un acuerdo de la Facultad de Filosofa y Educacin, de la cual formamos parte, en el sentido de que todas las publicaciones de los Institutos que de ella depende sean enviadas en cantidades apreciables a la Biblioteca del Instituto Pedaggico, que es la Biblioteca ms importante que posee la Facultad, para de este modo formar un acerbo de libros destinados al canje. Actualmente estos Institutos realizan el canje de sus publicaciones independientemente de la Biblioteca Central.

b) Solicitar de la Direccin del Instituto Pedaggico se destina un tem especial con el objeto de adquirir obras o materiales que se presten para practicar al canje. c) Obtener un acuerdo desde Facultad de Filosofa y Educacin para que se aumente a ocho el nmero de copias de las... debe entregar a la Facultad, de modo que nuestra Biblioteca puede disponer de dos ejemplares de cada trabajo para destinatarios del canje. d) Hacer un estudio de las posibilidades de duplicacin de nuestras revistas, a fin de destinarlas al canje y poder as completar las colecciones con solucin de continuidad. e) Aumentar el nmero de ejemplares de la publicidad, del Boletn Bibliogrfico con el mismo objeto. 2) Seleccin de coparticipes: Nos parece que todas las condiciones de nuestra biblioteca, el mtodo de canje que... nos conviene es el directo. Ahora bien, como tenemos la poltica de seleccionar muy cuidadosamente nuestras obras para que tengan un real inters para nuestros lectores. Esta seleccin la estamos haciendo por medio del Yearbook of International Organizations, del Directory of International Scientific Organizations. Para completar este aspecto de nuestra labor procuramos obtener as d..., el Repertoire des periodiques publique par les Organizations Internationales non gubernamentales. 3) Uso de organismos internacionales: Conocemos la gran utilidad que estos organismos, tales como el "Centro de Interaccin de Unesco" de Paris, de quien hemos recibido listas de materiales, y del "Boletn" de la UNESCO para las bibliotecas en sus secciones "Publicaciones solicitadas" y "Canje", prestan a las secciones de canje de las bibliotecas. Nosotros los utilizaremos en todas sus posibilidades, del mismo modo que trataremos de ponernos en contacto con los "Centros Nacionales de Canje" de Mxico, Japn, Guatemala, Brasil y Francia. 4) Tcnica del sistema: Como dejamos indicado, carecemos de un funcionario que se dedique a la labor de canje, pero solicitaramos de la direccin del Instituto Pedaggico que se aumentara el personal a fin de especializar a un funcionario en los mecanismos del canje. Se llevar un fichera de direcciones de nuestros coparticipes, un registro en que se anoten las operaciones realizadas. El funcionario que sirva esa seccin deber establecer los contactos, llevar la correspondencia del canje y preocuparse de los envos.

5) Como segunda recomendacin proponemos la necesidad de una CENTRAL UNIVERSITARIA DE CANJES. Comprendemos que de este seminario surgira seguramente, iniciativas para organizar en Chile "Centrales de Canje", no obstante c... menor nfasis en el hecho de que sera altamente beneficioso para el canje universitario la creacin de una "Central de Canje Universitaria", cuya base podra ser la actual seccin de Canjes de la Universidad de Chile, Seccin que hoy por hoy ve sus actividades muy limitadas. Tal Central de Canjes futura que dispondra de todas las publicaciones universitarias, distribuira equitativa y adecuadamente a todas las Escuelas Universitarias el producto de sus canjes. Esta Central intensificara los canjes, tanto en el mismo pas como en el extranjero, acumulara y subordinara los canjes universitarios, establecera... por sobre todo desempeara una misin de asesoramiento e interaccin a las hoy un tanto desorientadas Escuelas Universitarias.

EL CANJE EN LA DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS


Conclusiones del trabajo presentado por la Srta. SYLVIA ANABALON, Bibliotecaria de la Escuela de Medicina, Universidad de Chile.
La autora present un extenso informe con datos histricos y estadsticos relacionados con el establecimiento y desarrollo del Servicio de Canje Internacional de la Direccin General de Bibliotecas, Archivos y Museos. De la lectura de este trabajo se desprenden las siguientes conclusiones y recomendaciones redactadas por la seora Sylvia Anabaln. CONCLUSIONES: 1 Que en la Seccin Canje de la Biblioteca Nacional falta un presupuesto adecuado que permita extender el radio de accin a otras bibliotecas e instituciones extranjeras, muchas ms que las 158 con las cuales mantiene intercambio actualmente.

2 Que el trabajo de esta Seccin esta nicamente orientado a divulgar y dar a conocer las publicaciones chilenas en el extranjero. Por lo tanto, sin nimo de hacer crtica negativa, se podra RECOMENDAR: 1 Que mientras se proyecta y hace realidad un Instituto Chileno de Canje se podra conseguir que el Supremo Gobierno disponga que cierto nmero de ejemplares de todas las publicaciones (aparte de las 5 que ya se depositan) sean entregados a la Biblioteca Nacional para que esta pueda realizar un activo canje, con lo que se solucionara el problema del exiguo presupuesto (*) 2 Que la seccin Canje de la Biblioteca Nacional utilice para tal motivo las publicaciones duplicadas que fcilmente se acumulan en las bibliotecas constituyendo un peso muerto y adquiriendo, en cambio, un gran valor cuando se destinan para el canje, y 3 Que si bien difundir las publicaciones chilenas, cientficas, literarias, histricas, etc., hacia el extranjero constituye un laudable propsito, no es menos cierto que sera de gran importancia que la Biblioteca Nacional orientara su servicio de canje hacia las bibliotecas chilenas, la mayora de las cuales, especialmente las de provincias, poseen presupuestos muy bajos y por ende, colecciones bastante reducidas. Podra realizarse este 3er punto aun cuando, para la Biblioteca Nacional no se cumplira el principio de "dar para recibir".

(*) Slo se aprob como una indicacin a la 3a. Comisin. (N. de la R.)

LA SECCION CANJE EN LA BIBLIOTECA CENTRAL DE LA ESCUELA DE MEDICINA DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE


Por VICTOR ANZOATEGUI (Biblioteca Esc. Medicina)

La Circular N10 de la Biblioteca Central de la Escuela de Medicina, de fecha Agosto de 1954, que acompa a la primera lista de canje enviada, motiv la creacin y organizacin de la Seccin Canje, la cual comenz a funcionar en el mes de septiembre de 1954. El desarrollo de sus actividades comprende las siguientes etapas: 1. Conservacin del material destinado a canje. El material destinado a Canje se ha de mantener en el mayor orden posible, en estanteras separadas; los libros, Tesis y Apartados. En orden alfabtico, de autor, las Revistas, en orden alfabtico de titulo; y dentro del ttulo, en orden de volmenes. Cuanto ms prospere este orden, mayor ser la eficiencia de la Seccin, y ms fcil ser la confeccin de las listas de canje. La Seccin opera principalmente con Duplicados y publicaciones que no son de inters para la Biblioteca; excepto dos colecciones completas de las siguientes revistas que la Biblioteca conserva para sus actividades: 1. Biochemical Journal; 2. Boletn del Hospital San Juan de Dios; 3. British Medical Journal; 4. Journal of Biological Chemistry; 5. Journal of the American Medical Association; 6. Lancet; 7. Revista Chilena de Pediatria; 8. Revista Mdica de Chile. La primera copia de estas Revistas lleva simplemente el ordinario de la Biblioteca. Para la segunda copia se ha timbre que dice "2a. COPIA, Biblioteca Central, Escuela Medicina". Solo la 3a. copia y siguientes se destinan a solo a ellas se les pone el timbre de Duplicado. 2. Confeccin de una lista de Canje. Se hace la lista en base al examen directo del material que se anota separando previamente todo el material destinado a canje colocndolo en estantera especial, en el mismo orden en que ha de aparecer en la Lista. Para confeccionar la Lista bastara copiar siguiendo este orden, autores, ttulos, etc. Sera un error el omitir el examen directo del material que se anota, y basarse solamente en fichas u otras anotaciones indicadoras de un material que se hallara disperso en diversas Secciones de la Biblioteca. Costar mucho trabajo y tiempo encontrar este material cuando se lo necesite. Si se prefiere hacer la Lista sin haber previamente separado el material del Canje, ste debe ser separado inmediatamente, a medida que se va anotando; de tal modo el mater al continua timbre hecho un de Canje, y

separando en la Seccin Canje, mientras la Lista est en vigencia. Esto contribuir poderosamente a que la Seccin Canje puede dar respuesta con precisin y rapidez a las peticiones que se hagan conforme a la Lista. 3. Reproduccin y distribucin de una Lista de Canje. La Lista se reproduce a mimegrafo, por la Seccin Administrativa, envindola simultneamente: a) a cada uno de los Profesores de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile; b) a las instituciones, revistas, mdicos, bibliotecas, etc. del mundo entero que nos han favorecido con envos; c) a bibliotecas, hospitales, institutos, etc. de Chile y del extranjero, conforme a la Lista de Direcciones que mantiene al da la Seccin Administrativa, la cual es la encargada de la distribucin de la Lista de Canje. Hasta el ao 1954 se enviaba tambin un ejemplar de Lista de Canje al Centro para intercambio de Publicaciones que mantiene la Unesco en Paris, para ser reproducida y enviada a todas las bibliotecas mdicas del mundo. Este envo se suprimi en espera de la aplicacin del nuevo sistema de distribucin propuesto por la Unesco para bibliotecas mdicas. 4. Recepcin de una lista de pedido de las publicaciones ofrecidas en canje por la Biblioteca. Al recibirse las Listas de Pedido, la Srta. Sub-Directora les da el nmero de orden de llegada, y las pasa a la Seccin Canje para su despacho conforme a este orden. Se aplica el principio establecido en la Circular N10 de nuestra Biblioteca (agosto de 1954): "Primer recibido, primer atendido", es decir; a la primera Lista que llega, se le despacha todo el material que pide; a la segunda, todo el material pedido que ha quedado despus de atender a la primera Lista; a la tercera, todo el material pedido que ha quedado despus de atender a la segunda; y as sucesivamente con las siguientes. Los pedidos se despachan en la siguiente forma: 1) Se aparta de las estanteras el material solicitado. 2) Se anota el detalle en el libro de Envos. 3) Se coloca a cada publicacin el timbre de Donacin.

4) Se entrega reunido el material de cada envo a la Seccin Administrativa, con una cdula que indique nombre y direccin del destinatario. 5) Cuando se trata de envos fuera de Santiago, se remite al mismo tiempo una carta con la Lista detallada de lo que se enva. Si no se ha podido enviar todo el material pedido, se explica en la carta diciendo: "Lo que falta de su Lista, ya ha sido enviado a otras Bibliotecas, cuyas Listas de Pedido nos llegaron con anterioridad". 5. Recepcin de una Lista de Ofrecimiento de material de Canje Se marca en la Lista recibida lo que pueda interesar confrontndola previamente con el krdex de revistas, a cada tem marcado se agrega un numero que indica el orden de preferencia. Conviene aqu advertir que la Seccin Administrativa y la Seccin Circulacin suelen pasar a la Seccin Canje nota de determinados nmeros de Revistas, Libros, etc., cuya adquisicin es ms deseada. Preparada as la Lista, se devuelve a la Biblioteca remitente, acompaada de una atenta carta, y de la ltima lista de nuestros duplicados ofrecidos en canje, en caso de que ya no la hubiramos mandado a esa Biblioteca, se agrega la siguiente explicacin: "el material que solicitamos, y marcado con lpiz azul; los nmeros en rojo indican el orden de preferencia." Si la Biblioteca que ofrece est en Santiago, el envo se hace por memo o por correo; en caso contrario, conviene usar el correo areo, puro es mas practico a fin de aminorar el costo no devolver la misma lista marcada, sino copiar en papel liviano apropiado, nicamente los tems elegidos. 6. Recepcin del Material de Canje solicitado. Se enva al remitente una carta o tarjeta de agradecimiento mencionando en ella por separado el nmero total de volmenes de Libros recibidos, el nmero total de volmenes completos de revistas, el nmero total de fascculos sueltos de revistas, etc. (se puede agregar el numero de paquetes postales que los contenan) sin especificar, en este caso que es de Canje y no de estricta donacin, los Autores, Ttulos y Fechas de los Libros, ni los Ttulos, Fechas y Nmeros de los Fascculos de las Revistas, pues todo ello ya se ha mencionado suficientemente en las listas intercambiadas que han motivado su recepcin. Esta forma simple de agradecer los envos de Canje, la usan la Armed Forces Medical Library de Washington, la Karolinska Institutets Bibliotek de Estocolmo, y otras. Se anota luego en

el Libro de Donantes el nombre y direccin de la persona, biblioteca o institucin que ha enviado el Canje. 7. Recepcin de Donaciones No Solicitadas en Canje A veces estas donaciones vienen acompaadas de una Lista que expresa en detalle. En este caso acusa recibo "conforme en todo a la lista que acompao". Cuando en el envo falta algn material mencionado en la Lista recibida, se menciona la misin en la nota de agradecimiento. Si no se incluye dicha lista, es necesario confeccionarla envindola al donante junto con la carta de agradecimiento que especificara autores, ttulos y fechas de libros, revistas y apartados y de todo otro material bibliogrfico de los 10 ltimos aos. El resto se contabilizar solamente y se expresara un nmero global. Se podr utilizar tarjetas impresas para agradecer donaciones pequeas, anotando en el libro de donantes el nombre y direccin de quien haga el obsequio. NOTA: El autor agrega a continuacin un ejemplo prctico con datos estadsticos del desarrollo del Canje efectuado por la Biblioteca, durante los primeros 15 meses de organizada la Seccin.