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CONTENIDO

1 MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1 1.1 2 3 INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 1

EJECUTAR / INGRESAR AL PROGRAMA EXCEL 2007 .................................................................. 2 COMPONENTES DE LA PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................ 2 3.1 CELDAS .................................................................................................................................................. 2 3.2 HOJA DE TRABAJO .................................................................................................................................... 3 3.3 LIBRO .................................................................................................................................................... 3 3.4 ETIQUETAS DE PGINAS ............................................................................................................................. 3 3.5 BARRA DE FRMULAS................................................................................................................................ 3 3.6 BARRA DE ESTADO .................................................................................................................................... 3 3.7 CREAR UN DOCUMENTO NUEVO .................................................................................................................. 4 3.8 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE............................................................................................................... 4 3.9 GUARDAR UN LIBRO DE CLCULO................................................................................................................. 5 3.10 GUARDAR EL LIBRO CON OTRO NOMBRE ................................................................................................... 6 3.11 CERRAR UN LIBRO ................................................................................................................................ 6 3.12 IMPRIMIR........................................................................................................................................... 6 3.13 OPCIN DE ENVO ............................................................................................................................... 6 3.14 DESHACER Y REPETIR ............................................................................................................................ 7 3.15 OPCIONES DE MANEJO DE CELDAS ........................................................................................................... 7 3.16 OPCIONES DE MANEJO DE CONTENIDO ..................................................................................................... 7 3.17 OPCIONES DE BSQUEDA ...................................................................................................................... 9 3.18 LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS: .......................................................................................................... 10 3.18.1 Men Inicio ......................................................................................................................... 10 3.19 MEN INSERTAR ............................................................................................................................... 12 3.20 MEN DISEO DE PGINA (PAGE LAYOUT) ............................................................................................ 13 3.21 MEN FRMULAS (FORMULAS) ........................................................................................................... 15 3.22 MEN DATOS (DATA) ........................................................................................................................ 18 3.23 MEN REVISAR (REVIEW) ................................................................................................................... 20 3.24 MEN VISTA (VIEW).......................................................................................................................... 22

FORMAS DEL CURSOR ............................................................................................................. 24 4.1.1 Controlador de relleno ............................................................................................................. 24 4.1.2 Controlador de seleccin ......................................................................................................... 24 4.1.3 Controlador de movimiento ..................................................................................................... 25 4.2 DESPLAZAMIENTO A TRAVS DE LA HOJA Y EL LIBRO ....................................................................................... 26 4.2.1 Tipos de datos .......................................................................................................................... 26 4.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo ................................................................... 26 4.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Clculo ..................................................................................... 27 4.2.4 Seleccin con el ratn .............................................................................................................. 27 4.2.5 Extensin de una seleccin ...................................................................................................... 28 4.2.6 Modos de teclado .................................................................................................................... 28 4.2.7 Seleccin Fuera de los bordes de la ventana ........................................................................... 29 4.2.8 Seleccin de rangos con varias reas ...................................................................................... 30 4.2.9 Seleccin con el teclado ........................................................................................................... 31 4.2.10 Uso de Inicio y Fin ............................................................................................................... 31 4.2.11 Uso de Ir a (Goto) ................................................................................................................ 32 4.2.12 Cmo extender una seleccin ............................................................................................. 32 4.2.13 Seleccin de rangos mltiples ............................................................................................. 33 4.2.14 Seleccin de columnas y filas .............................................................................................. 33

TIPOS DE DATOS ..................................................................................................................... 34 5.1.1 5.1.2 Valores simples numricos y de texto ...................................................................................... 34 Introduccin de valores numricos .......................................................................................... 34

5.1.3 Cmo aceptar los datos ........................................................................................................... 34 5.1.4 Caracteres especiales............................................................................................................... 35 5.1.5 Valores presentados frente a valores subyacentes.................................................................. 36 5.1.6 Introduccin de valores de texto ............................................................................................. 36 5.1.7 Introduccin de textos largos .................................................................................................. 37 5.1.8 Introduccin de Fechas y Horas ............................................................................................... 37 5.2 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS ................................................................................ 38 5.2.1 Copiar y pegar rangos.............................................................................................................. 38 5.2.2 Seleccin de Rangos................................................................................................................. 38 5.2.3 Cortar (Cut) .............................................................................................................................. 40 5.2.4 Borrado - Eliminacin .............................................................................................................. 41 6 INSERCIN, ELIMINACIN DE FILAS Y COLUMNAS .................................................................. 43 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 7 Insertar filas ............................................................................................................................. 43 Eliminacin de filas .................................................................................................................. 44 Insertar columnas .................................................................................................................... 46 Eliminacin de columnas ......................................................................................................... 48

CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS................................................................ 50 7.1.1 Cambiando al ancho de columnas ........................................................................................... 50 7.2 CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA .................................................................................................................... 50 7.3 DEFINIR EL ANCHO DE LA COLUMNA O ALTO DE LA FILA PREDETERMINADA ......................................................... 50

FORMATO DE CELDA ............................................................................................................... 52 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8 8.1.9 8.1.10 8.1.11 Asignacin y Eliminacin de Formatos .................................................................................... 52 Formateo con barra de herramientas...................................................................................... 53 Aplicacin de Estilos (Autoformatos) ....................................................................................... 54 Cmo dar formato a un nmero utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas ............. 56 Cambiar estilos de las fuentes ................................................................................................. 57 Cambiar la fuente y el tamao de la fuente utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas 57 Cambiar la alineacin utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas ............................. 58 Controlar el fluido de texto dentro de una celda ..................................................................... 59 Cambiar el color del texto con el cuadro de dilogo Formato de celdas ................................. 60 Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas 61 Aplicar un borde con el cuadro de dilogo Formato de celdas ........................................... 62

FRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS .............................................................................. 64 9.1 OPERADORES ........................................................................................................................................ 64 9.1.1 Aritmticos............................................................................................................................... 64 9.1.2 De comparacin ....................................................................................................................... 67 9.1.3 Texto ........................................................................................................................................ 68 9.1.4 Prioridad de los operadores ..................................................................................................... 69 9.2 USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS .............................................................................................................. 70 9.2.1 Referencia a celdas en frmulas .............................................................................................. 72 9.2.2 Uso de rangos .......................................................................................................................... 73 9.2.3 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro.................... 73 9.2.4 Rangos en mltiples hojas ....................................................................................................... 74 9.2.5 Referencia a celdas en otros libros .......................................................................................... 75

10

IMPRIMIR ............................................................................................................................... 77 10.1 IMPRIMIR UNA HOJA DE TRABAJO.......................................................................................................... 77 10.1.1 Configuracin de pgina ( Pagesetup ) ............................................................................... 77 10.2 IMPRIMIR......................................................................................................................................... 82

11

AUTOLLENADO: NMEROS Y TEXTO ....................................................................................... 84 11.1 SERIES ........................................................................................................................................... 84

11.1.1 11.1.2 11.1.3 12

Rellenar ............................................................................................................................... 84 Crear listas personalizadas ................................................................................................. 85 Series de rellenado .............................................................................................................. 86

GRFICOS ............................................................................................................................... 90 12.1 CREACIN DE GRFICOS ..................................................................................................................... 90

13

FUNCIONES ............................................................................................................................. 92 13.1 13.2 13.3 13.4 ASISTENTE DE FUNCIONES ................................................................................................................... 92 FUNCIONES MATEMTICAS .................................................................................................................. 94 FUNCIONES ESTADSTICAS ................................................................................................................... 97 FUNCIONES LGICAS ........................................................................................................................ 104

14

ORDENAMIENTO DE DATOS.................................................................................................. 107 14.1.1 Opciones de ordenacin .................................................................................................... 108

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Introduccin

1 1.1

MICROSOFT EXCEL INTRODUCCIN

Las hojas de clculo aparecen como respuesta a las mltiples necesidades de los usuarios, que tenan que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados inmediatos en funcin de clculos muchas veces complejos, desde el punto de vista manual. La primera hoja de clculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y, debido a la masificacin de las computadoras personales de tecnologa IBM, aparece el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparicin del entorno grfico de Windows, aparecen muchas hojas electrnicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de clculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno grfico. Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de clculo, aparecen como respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la elaboracin de proyectos, tablas y generacin de valores basados en variables, lo que constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso manual o mecnico de escritura y clculo de valores numricos. Para trabajar con la hoja de clculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programacin ni informtica, solamente debe conocer la aplicacin en la que se desenvolver y las instrucciones bsicas de la hoja electrnica. Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja ms importante es que puede realizar clculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar grficos con datos originales o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial. Est organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas estn identificadas por las letras del abecedario y la combinacin de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total, caractersticas que se especifican para cada una de las hojas. Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.

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Ejecutar / Ingresar al programa Excel 2007

Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO de la ventana principal de Windows, escoger la opcin Todos los Programas (AllPrograms) y seleccionar Microsoft Office y dentro de este men elegir Microsoft Office Excel 2007. Una vez en Excel, aparece la pantalla principal, donde se pueden identificar los diferentes elementos de la ventana de trabajo. 3 Componentes de la Pantalla principal

Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en blanco con el nombre Libro 1. La ventana de trabajo de Excel est compuesta de los siguientes elementos:

Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos: 3.1 Celdas

Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin de una columna con una fila. Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, un nmero y por ltimo una frmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de la hoja, la que est dada por la letra de la columna y el nmero de la fila. Por ejemplo, la celda A7. Esto indica que la celda est ubicada en la columna A y en la fila 7. Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece con un borde sombreado, como se puede apreciar en el grfico siguiente.

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3.2

Hoja de trabajo

Una hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16384 columnas y 1048576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin y caractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las contiene. Generalmente se identifican como Hoja1, Hoja2, etc. Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre. 3.3 Libro

Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada como si se tratase de un documento diferente. En la mayora de los casos, solamente se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen cinco hojas dentro de un libro. 3.4 Etiquetas de pginas

Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la parte inferior de la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn identificadas como Hoja1, Hoja2,..aunque, como se indic anteriormente, estos nombres pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario. 3.5 Barra de frmulas

Su funcin es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del contenido de la misma (Presionando la tecla F2). 3.6 Barra de estado

Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los procesos que estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la tecla BloqNum est activada o desactivada, etc. Estos, entre otros, son los elementos ms importantes dentro de una hoja de Excel. Cabe sealar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer del Mouse o simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se detalla en el siguiente cuadro:
TECLA Flecha a la derecha Flecha a la izquierda Flecha arriba Flecha abajo CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la izquierda CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba RePag AvPAg FUNCIN QUE REALIZA Desplaza una celda a la derecha Desplaza una celda a la izquierda Desplaza una celda arriba Desplaza una celda hacia abajo ltima columna de la lnea actual Primera columna de la lnea actual Ultima lnea de la columna actual Primera lnea de la columna actual Desplaza una ventana hacia abajo Desplaza una ventana hacia arriba
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TECLA ALT+RePag ALT+AvPag CTRL+Retroceso CTRL+Inicio F5

FUNCIN QUE REALIZA Desplaza una ventana hacia la izquierda Desplaza una ventana hacia la derecha Desplaza a la celda actual Ir a la celda A1 Activa el cuadro de dilogo. Ir A

3.7

Crear un documento nuevo

Cuando se ingresa a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el nombre de Libro 1, sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel est en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se est trabajando en uno y se quiere abrir otro. Para esto se puede elegir una de las siguientes alternativas: a) Hacer clic en el Icono del Office y seleccionar Nuevo. b) Hacer clic en el icono Nuevode la barra de herramientas de acceso rpido c) Presionar la combinacin de teclas Ctrl+N. 3.8 Abrir un documento existente

Cuando se inicia una sesin de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con un trabajo guardado previamente. Para estose puede elegir una de las siguientes alternativas: a) Hacer clic en el botn de Office y elegir la opcin Abrir. b) hacer clic en el icono Abrir de la barra de herramientas de acceso rpido c) Presionar la combinacin de teclas Ctrl+A. Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de dilogo correspondiente, el cual permite buscar el documento que se desea abrir. Se debe escribir el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos disponibles. Si el libro no est en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Carpetas.

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3.9

Guardar un libro de clculo

Para grabar (guardar) un libro de Excel se puede elegir una de las siguientes alternativas: a) Activar el Botn de Office y elegir la opcin Guardar b) Presionar el icono Guardarde la barra de herramientas de acceso rpido, hacer clic en el disquete. . c) Presionar la combinacin de teclas Ctrl+G Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el que debe especificar la Carpeta (Directorio), en la que desea guardar el libro o la unidad.

En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que quiere dar a su libro. Hacer clic en el botn Guardar. Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opcin guardar, el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre.
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3.10

Guardar el libro con otro nombre

Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro nombre. Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opcin Guardar comodel Men de Office , ubicar la carpeta en donde se quiere guardar, dar el Nombre de archivoy dar clic en el botn Guardar. 3.11 Cerrar un libro

Si se est trabajando en un libro y se desea salir de l, sin salir de Excel, puede elegir el Botn de Office Cerrar. y seleccionar la opcin

Tambin puede hacer clic en el botn marcado con una X en el extremo superior derecho del libro .

Las opciones mencionadas cierran el libro y, si era el ltimo que estaba abierto, queda listo para abrir uno nuevo o salir de Excel. 3.12 Imprimir

Una vez terminada la elaboracin del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello, Excel provee las herramientas necesarias para configurar la pgina de impresin, establecer los mrgenes y la orientacin de las hojas. Incluso, es posible ver la forma como saldr impresa cada hoja antes de mandar a la impresora. Una vez dadas estas caractersticas se est listo para ordenar imprimir y, al hacerlo, especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una pgina o parte de ella. Para mayor informacin, ver el tema Impresin de trabajo, en donde se detallan esas opciones. 3.13 Opcin de Envo

Excel no slo permite imprimir los trabajos, sino que tambin permite enviarlos a otras personas por medio de las opciones de envo, mediante las cuales se especifican las propiedades para que la informacin se transmita en forma apropiada. Se puede enviar el trabajo a un destinatario de Correo Electrnico,guardar y enviar como Datos adjuntos de correo electrnico como PDF, Datos adjuntos de correo electrnico como XPS, o enviarlo como Fax de Internet. Tambin tenemos la opcin de Preparar, con esta opcin se puede modificar las propiedades del documento, Inspeccionar el documento, Cifrar el documento,
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Restringir permisos, Agregar una firma digital, Marcar como final, Ejecutar el comprobador de compatibilidad. Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones tales como, Autor, ttulo, Asunto, Palabras clave, Categora, Estado y Comentarios. 3.14 Deshacer y repetir

Cuando se est elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones que posiblemente borren o daen los datos originales, pero no hay que preocuparse, ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de clculo a las condiciones que estaba antes de efectuar la ltima accin. Todo se puede recuperar seleccionando la opcin Deshacer delaBarra de herramientas de acceso rpido o, tambin, con la combinacin de teclas Ctrl+Z. Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botn Repetir de la Barra de Herramientas de acceso rpido,o tambin, con la combinacin de teclas Ctrl+Y. 3.15 Opciones de manejo de celdas

Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras. Antes de ejecutar cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo. DelaFicha Inicio, opcin Portapapeles, elegir Opcin Copiaro, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+C. DelaFichaInicio, opcin Portapapeles, elegir OpcinCortaro, tambin con la combinacin de teclas Ctrl+X. Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la opcin Pegardel Men Inicioo tambin con la combinacin de teclas CTRL+V. Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opcin Pegado Especial del Men Pegar. En la ventana de la izquierda, se debe especificar qu es lo que se quiere pegar y en qu forma. Si se quiere que el contenido est ligado o encadenado a las celdas anteriores, hay que presionar la tecla Pegar Vnculo.Con esto, cualquier modificacin que se haga en las celdas originales, cambiar automticamente en las celdas del pegado especial. 3.16 Opciones de manejo de contenido

Existen opciones de manejo de contenido, tales como:


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Rellenar. Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio, el grupo Modificar, la opcin Rellenar.

Borrar.Permite borrar el contenido de una celda o un rango de celdas. Comentarios, el formato de las celdas o todo. Para acceder a este men debemos seleccionar del Men Inicio, el grupo Modificar, la opcin Borrar.

Eliminar: Permite eliminar fsicamente hojas, celdas, filaso columnas seleccionadas, mediante la opcin Eliminar del Men de Inicio, seleccionamos del grupo Celdas.

Mover o Copiar: Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En el cuadro de dilogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea copiar. Para acceder a este men debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos copiar y con el botn derecho del mouse elegir Mover o copiar.
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3.17

Opciones de bsqueda Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opcin Buscar y Seleccionar, el mismo que se encuentra ubicado en el grupo de Modificacindel Men Inicio, despus de especificar en la ventana de bsqueda el texto por el cual se desea ubicar a la celda.

Otra opcin importante que Excel provee, es la opcin Reemplazar, que adems de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea reemplazar; si existe ms texto idntico en otras celdas se puede reemplazarlos presionando el botn Buscar siguiente.

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Se puede ubicar en una celda en especial a travs de la opcin Ir a. Solo hay que ingresar la direccin y Aceptar y el cursor se ubicar en dicha celda. 3.18 3.18.1 Las Barras de Herramientas: Men Inicio

Donde: Portapapeles,el mismo que contiene las siguientes opciones: Cortar, Corta la seleccin del documento y la pega en el portapapeles. Copiar, Copia la seleccin y la coloca en el portapapeles. Copiar Formato, Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro. Debe hacer doble clic en el botn para aplicar el mismo formato a varias ubicaciones del documento. Pegar, pega el contenido del portapapeles. Fuente, con estas opciones nos permiten cambiar el tipo de fuente, el tamao de la fuente, aumentar o disminuir el tamao de la fuente, aplicar negrita, cursiva, subrayado, bordes, color de relleno, color a la fuente.

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Alineacin, en este grupo podemos realizar lo siguiente: alinear el texto en la parte superior, alinear en el medio, alinear en la parte inferior, alinear texto a la izquierda, a la derecha, centrado, disminuir sangra, aumentar sangra, cambiar la orientacin del texto, ajustar el texto, combinar y centrar. Nmero, nos permiten cambiar el formato de nmero: moneda, contabilidad, porcentaje, aumentar decimales, disminuir decimales. Estilos, en este grupo nos permiten realizar lo siguiente: Formato Condicional, resalta valores poco usuales barras de datos, de iconos basados en

celdas interesantes, enfatiza y visualiza datos usando escalas de color, y conjuntos criterios.

Dar formato como tabla, da formato rpidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido. Estilos de Celda, aplica rpidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos. Tambin puede definir estilos propios para las celdas. Celdas, nos permiten realizar lo siguiente: Insertar, nos permite insertar celdas, filas o columnas en la hoja o tabla Eliminar, elimina filas o columnas de la tabla o la hoja. Formato, cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y oculta las celdas. Modificar, Con este grupo podemos realizar lo siguiente: Autosuma,Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las celdas seleccionadas, as tambin puede elegir las funciones promedio, contar nmeros, mximo, mnimo, etc. Rellenar,Contina un modelo en una o ms celdas adyacentes. Puede rellanar celdas en cualquier direccin y en cualquier rango de celdas adyacentes. Borrar, Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o los comentarios.

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Ordenar y Filtrar, Organiza los datos para facilitar el anlisis. Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar temporalmente valores especficos. Buscar y seleccionar, Busca y selecciona un texto, un formato o un tipo de informacin especfico dentro del libro. Tambin puede reemplazar la informacin con nuevo texto o formato. 3.19 Men Insertar

Donde:

Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente: Tabla Dinmica (PivotTable),las tablas dinmicas hacen fcil organizar y resumir datos complicados y profundizar en los detalles. La opcin nos permite insertar una tabla dinmica o un grfico dinmico. Tabla (Table), crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja ms fcilmente.

Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente: Imagen (Picture), Inserta una imagen desde archivo Imgenes Prediseadas (Clip Art),inserta imgenes prediseadas en el documento, incluyendo dibujos, pelculas, sonidos o fotografas almacenadas para ilustrar un concepto especfico. Formas (Shapes),inserta formas previamente diseadas como rectngulos y crculos, flechas, lneas, smbolos de diagrama de flujo y llamadas. SmartArt (SmartArt),inserta un grfico SmartArt para comunicar informacin visualmente. Los grficos SmartArt incluyen listas grficas y diagramas de procesos, as como grficos ms complejos como por ejemplo Diagramas de Venn y organigramas.

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Grficos (Charts), Este grupo nos permite insertar grficos de acuerdo a: Columna (Column), Lnea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), rea (Area), Dispersin (Scatter), Otros grficos (Other Charts). Hipervnculo (Hyperlink), crea un vnculo a una Pgina Web, una imagen, una direccin de correo electrnico o un programa.

Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente: Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier parte de la pgina. Encabezado y pie de pgina (Header&Footer), edita el encabezado o el pie de pgina del documento. La informacin del encabezado o del pie de pgina aparece en la parte superior o inferior de cada pgina impresa. WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento. Lnea de Firma (Signature Line), Inserta una lnea de firma que especifique la persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id. Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft. Objeto (Object), inserta un objeto incrustado. Smbolo (Symbol), Inserta caracteres que no existen en el teclado, como smbolos de copyright, smbolos de marca registrada, marcas de prrafo y caracteres Unicode. 3.20 Men Diseo de Pgina (Page Layout)

Donde:

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Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente: Temas (Themes), cambia el diseo general de todo el documento, incluido los colores, las fuentes y los efectos. Colores (Colors), cambia los colores del tema actual. Fuentes (Fonts), cambia las fuentes del tema actual. Efectos (Effects), cambia los efectos del tema actual

Configuracin de Pgina (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar lo siguiente: Mrgenes (Margins), Selecciona los tamaos de los mrgenes para todo el documento o para la seccin actual. Orientacin (Orientation), Cambia el diseo de la pgina entre horizontal y vertical. Tamao (Size), Elije un tamao de papel para la seccin actual. Para aplicar un tamao de papel especfico a todas las secciones del documento. rea de Impresin (PrintArea), Marca un rea especfica de la hoja para imprimirla. Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva pgina en la copia impresa. Los saltos de pgina se insertan encima y a la izquierda de la seleccin. Fondo (Background), Elije una imagen para el fondo de la hoja. Imprimir Ttulos (PrintTitles), Especifique las filas y columnas que se repetirn en cada pgina impresa.

Ajustar rea de impresin (ScaletoFit), con este grupo se realiza lo siguiente: Ancho (Width), Reduce el ancho del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas. Alto (Height), reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas.

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Escala (Scale), Aumenta o disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real. El ancho y el alto mximos se deben establecer en Automtico para poder utilizar esta caracterstica. Opciones de la hoja (SheetOptions), dentro de este grupo tenemos: Lneas de cuadrcula (Gridlines), con las opciones: Ver (View), Muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la edicin y la lectura. Imprimir (Print), Imprime las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la lectura. Headings (Encabezados), con las opciones: Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una pgina. Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen encima de las columnas de una pgina.

Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente: Traer al frente (BringtoFront), Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado o al frente de todos los objetos. Enviar al fondo (Sendto Back), Enva un nivel hacia atrs el objeto seleccionado o al fondo de todos los objetos. Panel de seleccin (SelectionPane), muestra el panel de seleccin para ayudar a seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad. Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o distribuirlos de manera uniforme en la pgina. Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un solo objeto. Girar (Rotate), gira o voltea el objeto seleccionado. 3.21 Men Frmulas (Formulas)

Donde:

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Biblioteca de Funciones (Function Library),con este grupo se puede realizar lo siguiente: Insertar Funcin (InsertFunction), Edita la frmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando los argumentos. Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente despus de las celdas seleccionadas. Usadas recientemente (RecentlyUsed), Busca y selecciona de la lista de funciones usadas recientemente. Financieras (Financial), Examina y selecciona de una lista de funciones financieras. Lgicas (Logical), Examina y selecciona de una lista de funciones lgicas. Texto (Text), Examina y selecciona de una lista de funciones de texto. Fecha y Hora (Date&Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de fecha y hora. Bsqueda y Referencia (Lookup&Reference), Examina y selecciona de una lista de funciones de bsqueda y referencia. Matemticas y Trigonomtricas (Math&Trig), Examina y selecciona de una lista de funciones matemticas y trigonomtricas. Ms Funciones (MoreFunctions), Examina y selecciona desde listas de funciones estadsticas, de ingeniera, del cubo y de informacin.

Nombres definidos (DefinedNames), las opciones del grupo les permite realizar lo siguiente: Administrador de nombres (NameManager),Crea, edita, elimina y busca todos los nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en frmulas como sustitutos para referencias a celdas. Asignar un nombre a un rango (DefineName), Asigna nombres a celdas para referirse a ellas por sus nombres en las frmulas. Los nombres se pueden usar en las frmulas para facilitar su comprensin. Utilizar en la frmula (Use in formula), Elije un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la frmula actual. Crear desde la seleccin (CreatefromSelection), Genera automticamente nombres desde las celdas seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila superior o de la columna situada ms a la izquierda de una seleccin.
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Auditora de Frmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar lo siguiente: Rastrear precedentes (TracePrecedents), Muestra flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente. Rastrear dependientes (TraceDependents), Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Quitar Flechas (RemoveArrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes. Mostrar frmulas (ShowFormulas), Muestra la frmula en cada celda en lugar del valor resultante. Comprobacin de errores (ErrorChecking), Busca errores comunes en frmulas. Evaluar frmula (EvaluateFormula), Inicia el cuadro de dialogo Evaluar frmula para depurar una frmula evaluando cada parte de la frmula individualmente. Ventana inspeccin (WatchWindow), Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una ventana separada que se mantiene visible, independientemente del rea que se muestre del libro.

Clculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente: Opciones para el clculo (CalculationOptions), Especifica cundo se calcularn las frmulas. De manera predeterminada, cuando se cambia un valor que afecta al resto de valores, los nuevos valores se calculan inmediatamente. Calcular ahora (CalculateNow), Calcular todo el libro ahora. Esta opcin es necesaria solo si el clculo automtico est desactivado. Calcular Hoja (CalculateSheet), Calcular la hoja actual ahora. Slo es necesario si el clculo automtico se ha desactivado.

Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente:

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Sumar si (Sum Conditional), Ayuda a escribir frmulas que suman valores especficos en una columna basados en otros valores en una lista. Buscar (Lookup), Ayuda a escribir una frmula encontrando un valor en la interseccin de una columna y una fila. 3.22 Men Datos (Data)

Donde:

Obtener Datos Externos (GetExternal Data), en este grupo existen las siguientes opciones: Desde Access (From Access),Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access. Desde Web (From Web), Importa datos desde una pgina Web. Desde Texto (From Text), Importa datos desde un archivo de texto. De otras fuentes (FromOtherSources), Importa datos desde otros orgenes de datos. Conexiones existentes (ExistingConnections), Conecta a un origen de datos externo seleccionado de una lista de orgenes de datos usados frecuentemente.

Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente: Actualizar todo (RefreshAll), Actualiza la informacin del libro que provenga de una fuente de datos. Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos son vnculos. Propiedades (Properties), especifica la manera en que se actualizarn las celdas conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarn y la manera en que se controlarn los cambios en el nmero de filas o columnas del origen de datos. Editar vnculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que est vinculado esta hoja de clculo para que actualice o quite los vnculos.

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Ordenar y Filtrar (Sort&Filter), el grupo le permite: Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la seleccin para que los valores ms bajos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar de Z a A(Sort Z to A), Ordena la seleccin para que los valores ms altos se encuentren en la parte superior de la columna. Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados en varios criterios a la vez. Filtro (Filter), Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de columna para elegir un filtro. Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenacin del rango actual de datos. Volver a aplicar (Reapply), Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual. No se filtrarn ni ordenarn los datos nuevos o modificarlos en la columna hasta que haga clic en volver a aplicar. Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que se incluirn en el conjunto de resultados de una consulta.

Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente: Texto en Columnas (Text toColumns), Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas. Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos. Quitar Duplicados (RemoveDuplicates), Elimina filas duplicadas de una hoja. Puede especificar las columnas en las que se buscar informacin duplicada. Verificacin de Datos (Data Validation), Evita la entrada de datos no vlidos en una celda. Por ejemplo, puede rechazar fechas o nmeros no vlidos superiores a 1000. Tambin puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable. Consolidar (Consolidate), Combina valores de varios rangos en un nuevo rango. Anlisis Y si (WhatifAnalysis), Prueba varios valores par las frmulas de la hoja. Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscar la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.

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Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente: Agrupar (Group), Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas. Desagrupar (Ungroup), Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente. Subtotal (Subtotal), Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando automticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas. Mostrar Detalle (Show Detail), Expande un grupo de celdas contrado. Ocultar Detalle (HideDetail), Contrae un grupo de celdas.

Anlisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente: Anlisis de Datos (Data Analysis), Herramientas para anlisis de datos financieros y cientficos. Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda objetivo, en una hoja de clculo.

3.23

Men Revisar (Review)

Donde:

Revisin (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente: Ortografa (Spelling), Comprueba la ortografa del texto. Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traduccin. Sinnimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que se ha seleccionado.

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Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.

Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente: Nuevo Comentario (New Comment), Agrega un comentario sobre la seleccin. Eliminar (Delete), Elimina el comentario seleccionado. Anterior (Previous), Selecciona el comentario anterior en la hoja. Siguiente (Next), Se desplaza al siguiente comentario del documento. Mostrar u Ocultar comentarios (Show/HideComment), Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda seleccionada. Mostrar todos los comentarios (Show AllComment), Muestra todos los comentarios de la hoja. Mostrar entradas manuscritas (Show Ink), Muestra u oculta cualquier anotacin manuscrita de la hoja.

Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente: Proteger hoja (ProtectSheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una hoja especificando la informacin que se puede cambiar. Por ejemplo, puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del documento. Puede especificar una contrasea para desproteger la hoja permitir esos cambios. Proteger Libro (ProtectWorkbook), Restrinja el acceso al libro impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso slo a determinadas personas. Compartir Libro (Share Workbook), Permite que varias personas trabajen en un libro al mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicacin de red en donde varias personas pueden abrirlo. Los libros que contienen tablas no se pueden compartir. Proteger y compartir libro (Protect and Share Workbook), Comparte el libro y lo protege con una contrasea al mismo tiempo. La contrasea impedir que otras personas desactiven el control de cambios. Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allowuserstoeditranges), Permite que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la funcin proteger Hoja. Control de Cambios (TrackChanges), Controla todos los cambios realizados en el documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.

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3.24

Men Vista (View)

A travs del Men Vista(View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como quiere visualizar la hoja de trabajo, el tamao o resolucin con el que quiere mostrar la hoja:

Donde: Vistas del Libro (WorkbookViews), estas opciones nos permiten visualizar la informacin en varias formas como son: Normal (Normal), en donde se puede visualizar el documento en forma normal Diseo de Muestra el aparecer en la pgina impresa. Vista previa de salto de pgina (Page Break Preview), Muestra una vista preliminar, donde se interrumpen las pginas al imprimir el documento. Vistas Personalizadas (CustomViews), guarda un conjunto de valores de configuracin de presentacin e impresin como una vista personalizada. Pantalla completa (Full Screen), muestra el documento en modo de pantalla completa. Mostrar/Ocultar (Show/Hide),Este grupo nos permite mostrar: Regla (Ruler), Muestra las reglas utilizadas para medir y alinear objetos en el documento. Barra de Frmulas (Formula Bar), muestra la barra de frmulas en la que puede escribir texto y frmulas en las celdas. Ttulos (Headings), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras que aparecen encima de las columnas de una pgina. Lneas de cuadrcula (Gridlines), muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la edicin y la lectura. Barra de Mensajes (Messaje Bar).Abre la barra de mensajes para completar cualquier accin necesaria del documento. Pgina (Page documento tal Layout), y como

Las opciones que ofrece este grupo son:


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Zoom(Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom del documento. En la mayora de casos tambin puede utilizar los controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el documento. 100%, Aplica el tamao normal al documento. Ampliar Seleccin (Zoom toSelection), Realice un zoom del libro para que el rango de celdas seleccionado actualmente rellene toda la ventana. Esto puede ayudarle a ver un rea especfica de la hoja de clculo.

Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente: Nueva Ventana (New Window), Abre una nueva ventana que contenga una vista del documento actual. Organizar todo (ArrangeAll), Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos en paralelo en la pantalla. Inmovilizar paneles (Freeze Panes), Mantiene una parte de la hoja visible durante el desplazamiento por la hoja. Dividir (Split), divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas de su libro. Ocultar (Hide), oculta la ventana actual para que no se vea. Mostrar (Show), muestra las ventanas ocultas mediante la funcin ocultar ventana. Ver en paralelo (View SidebySide), permite ver dos hojas de clculo en paralelo para poder comparar su contenido. Desplazamiento sincrnico (SynchronousScrolling), Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos para que se desplacen juntos. Para activar esta funcin primero se debe habilitar la opcin Ver en paralelo. Restablecer posicin de la ventana (ResetWindow Position), Restablece la posicin de la ventana del documento que se est comparando en paralelo para que compartan la pantalla. Guardar rea de trabajo (SaveWorkspace), Guarda el diseo actual de todas las ventanas como rea de trabajo para que se pueda restaurar ms tarde. Cambiar ventanas (Switch Windows), cambia a una ventana abierta actualmente diferente. Macros (Macros), Permite grabar una macro o tener acceso a otras opciones de Macro.

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Formas del cursor Controlador de relleno

4.1.1

Pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la seccin. Cuando se seala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos. 4.1.2 Controlador de seleccin

Pequea cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha seleccionado. Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a seleccionar y arrastrar hasta la ltima celda.

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre stas una serie de aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc. Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz cambiar a un puntero, el cual, permitir seleccionar la aplicacin que se desee realizar.

Otra forma de escoger la aplicacin a realizar sobre las celdas seleccionadas es utilizando los iconos de la barra de herramientas

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4.1.3

Controlador de movimiento

Pequeo puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas. Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o celdas respectivamente. Para realizar esta aplicacin, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el contenido de las celdas seleccionadas.

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4.2 4.2.1

Desplazamiento a travs de la hoja y el libro Tipos de datos

En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -muestra los controles de desplazamiento.

4.2.2

Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina inferior izquierda cuando el libro tiene ms hojas de las que pueden presentarse simultneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar a travs de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo as visualizar el contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las etiquetas en la direccin indicada de hoja en hoja. Los botones ms externos le sitan en la primera o la ltima etiqueta del libro. Para modificar el nmero de etiquetas mostradas, se puede arrastrar el cuadro de divisin de etiquetas. Para restablecer la visualizacin de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de divisin.

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Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de divisin de etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la hoja que se pretende activar, despus de haber localizado la hoja, utilizando los botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente Tambin se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-RePg, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPg. 4.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Clculo

Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas. Cuando se selecciona una nica celda, sta se vuelve activa y su referencia aparece en el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de frmulas (Formula bar). Aunque en cada momento slo puede estar activa una sola celda, a menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la seleccin del rango. En este captulo se describen las tcnicas utilizadas con el ratn y el teclado para seleccionar celdas y rangos. 4.2.4 Seleccin con el ratn

Para seleccionar una celda, se sita el puntero en ella y se pulsa el botn del ratn. El selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cmo seleccionar un rango de celdas.

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Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango. Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha. 4.2.5 Extensin de una seleccin

En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta tcnica se conoce como extender una seleccin. Por ejemplo, para extender la seleccin A1:C6 y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mays y luego pulsar el ratn sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho ms eficiente esta tcnica que la de arrastrar el ratn a travs de la seleccin completa. 4.2.6 Modos de teclado

El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se activa uno de los modos correspondientes. EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la seleccin activa utilizando el teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mays y seleccionar celda con el ratn.

AGR Modo Agregar. Pulsar Maysculas-F8 y se aade ms celdas a la seleccin activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes. Esta es la combinacin de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla Control y seleccionar las celdas con el ratn.

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NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisin, y fija el teclado numrico para entrada de valores numricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ NUM. FIJO Modo Nmero fijo de decimales. Se puede aadir una coma decimal a los datos numricos en la posicin que especifiquemos, dentro del cuadro de edicin Posicin decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del men Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona el casillero Nmero fijo de decimales (Fixed decimal). F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mays para extender una seleccin. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos: 1. Pulsar sobre la celda A1 2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el modo Extender. 3. Pulsar la celda G15. 4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo. 4.2.7 Seleccin Fuera de los bordes de la ventana

No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente en la pantalla depende del tamao y resolucin del monitor. Si se necesita seleccionar un rango que est fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el puntero del ratn ms all del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom de labarra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos pasos: 1. Pulsar sobre la celda A15. 2. Arrastrar el puntero del ratn hasta la celda A25 (cuando el puntero alcance la parte superior de la ventana, la hoja de clculo comienza a desplazarse). 3. Suelte el botn del ratn. La Figura muestra el resultado.

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Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la celda A25 y arrastrar el puntero del ratn hacia la barra de ttulo. Cuando se haya alcanzado la celda A15, se suelta el botn del ratn. Tambin se puede arrastrar el puntero ms all de los bordes: izquierdo o derecho de la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentacin, y as realizar la seleccin. Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la tcnica de arrastrar puede llevar bastante tiempo. Aqu se tiene una alternativa para la seleccin de A1:M45: 1. Pulse la celda A1. 2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la presentacin. 3. Mantenga pulsada la tecla Mays o pulse F8. 4. Pulse sobre la celda M45. 4.2.8 Seleccin de rangos con varias reas

Los rangos con varias reas (tambin se conocen como rangos no adyacentes o no contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una nica rea rectangular. Para seleccionar rangos mltiples con el ratn se utiliza la tecla Control, como se muestra en la Figura. Tambin se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la seleccin) para seleccionar rangos mltiples. Despus de seleccionar la primera rea del rango, se pulsa Mays-F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o Mays-F8 se desactivar el modo AGR.

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4.2.9

Seleccin con el teclado

Tambin se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de clculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de direccin. Por ejemplo, si la celda A1 est activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para seleccionar la celda A2. Se pulsar la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa. 4.2.10 Uso de Inicio y Fin

Las teclas Inicio y Fin resultan tiles para la seleccin y el desplazamiento. La tabla que est a continuacin muestra cmo utilizar estas teclas de forma individual o conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de clculo. Pulsar Inicio Control-Inicio Control-Fin Fin Para Situarse en la primera celda de la fila activa. Situarse en la celda A1. Situarse en la ltima celda de la ltima columna del rea activa. Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de direccin para desplazarse entre regiones de celdas. Situarse en la ltima celda de la ventana activa.
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BloqDespl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa. BloqDespl-Fin

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4.2.11

Uso de Ir a (Goto)

Para desplazarse rpidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede seleccionar la orden Ir a (Goto) del men Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G), luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edicin Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar (Ok). Tambin se puede utilizar la orden Ir a (Goto) para ampliar una seleccin. Por ejemplo, para seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Goto), se teclea Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mays, se pulsa Intro. Para situarse en otra hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona Ir a (Goto) y se introduce el nombre de la hoja de clculo seguido de un signo de exclamacin y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la celda J10 de una hoja de clculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10. Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edicin Referencia (Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se puede retroceder fcilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente F5 y despus Intro. Excel tambin mantiene las cuatro ltimas posiciones desde las cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de dilogo Ir a (Goto). Tambin se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro de la hoja de clculo. 4.2.12 Cmo extender una seleccin

Igual que cuando se utiliza el ratn, se puede extender una seleccin desde el teclado usando las teclas Mays o F8 (no se puede extender una seleccin con la tecla Tabulador). Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mays, siga estos pasos: 1. Seleccionar la celda A1. 2. Mantener pulsada la tecla Mays, pulse la tecla de direccin hacia la derecha dos veces y seguidamente pulsar la tecla de direccin hacia abajo cinco veces. Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos: 1. Seleccionar A1. 2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecer el indicador EXT en la barra de estado). 3. Pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos veces y la tecla de direccin hacia abajo 11 veces. 4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender. Para extender una seleccin ms all de los mrgenes de la ventana, se utilizan las teclas Mays y de direccin. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga estos pasos: 1. Seleccionar la celda A1. 2. Mantener pulsada Mays y pulsar la tecla de direccin hacia la derecha dos veces. 3. Continuar pulsando la tecla Mays y pulsar AvPg dos veces. 4. Continuar pulsando Mays y utilizar las teclas de direccin para desplazar la seleccin hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 est incluida en la seleccin.

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4.2.13

Seleccin de rangos mltiples

Para seleccionar rangos mltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea aadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mays-F8 para activar el modo Agregar. 2. Utilizar las teclas de seleccin para seleccionar la celda C7. 3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mays o pulsar la tecla F8 y utilizar las teclas de direccin. 4.2.14 Seleccin de columnas y filas

Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mays-Barra espaciadora. Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora o Mays-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.

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Tipos de Datos

Microsoft Excel acepta dos tipos bsicos de datos de entrada para una celda: constantes y frmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categoras: valores numricos, valores de tipo texto (tambin llamados rtulos o cadenas de caracteres) y valores de fecha y hora. Excel tambin reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores lgicos y valores de error. 5.1.1 Valores simples numricos y de texto

Un valor numrico es un dato de entrada que incluye los nmeros del 0 al 9 y ciertos caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro carcter cualquiera ser un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de valores numricos y de texto. Valores numricos 123 345678 $9999,99 1% 1,23E+12 5.1.2 Valores de texto Ventas Hola Un rtulo Calle Mayor 123 No. 324

Introduccin de valores numricos

Para introducir valores de tipo numrico, se selecciona la celda y se introduce el nmero. Al ir introduciendo, el nmero aparece en la barra de frmula y en la celda activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de frmula se denomina punto de insercin. Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les asigna el formato de nmeros General. El formato General muestra los nmeros en la forma ms exacta posible, utilizando el formato de nmero entero (123), el formato de fraccin decimal (1,23) o, si el nmero es ms largo que el ancho de la celda, notaciones cientficas (1,23E+12). Cuando se vea #### quiere decir que el nmero es demasiado largo para aparecer en una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el nmero, ste aparecer en la celda. Una forma fcil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna. 5.1.3 Cmo aceptar los datos

Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo permanentemente en la celda. La forma ms simple de aceptarlo es pulsando la tecla Intro despus de haber tecleado el valor. El punto de insercin desaparece de la barra de frmula y Excel almacena el dato en la celda. Si se pulsa Tabulador, Mays-Tabulador, Intro, Mays-Intro o una tecla de direccin despus de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.
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Al comenzar a escribir una entrada, la barra de frmulas presenta varios botones: el botn Cancelar (Cancel), el botn Introducir (Enter) y el botn Modificar funcin (Insertfunction). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo ms (+) o un signo menos (-), tambin, se presenta una lista desplegable con las funciones usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:

Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botn Introducir, o cancelar el dato pulsando el botn Cancelar, dentro de la barra de Frmulas. 5.1.4 Caracteres especiales

Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuacin una lista con el comportamiento de los caracteres especiales: Si se comienza una entrada numrica con un signo ms (+). Excel borra el signo ms. Si se comienza una entrada numrica con el signo menos (-). Excel interpreta el dato como un nmero negativo y mantiene el signo. Excel interpreta el carcter E o e como notacin cientfica. Por ejemplo, Excel interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6). Excel interpreta constantes numricas encerradas en parntesis como nmeros negativos, lo cual es tpico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100) como 100. Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. Tambin se puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc. Cuando se introduce nmeros que incluyen puntos como separadores, el nmero aparece con puntos en la celda, pero stos no aparecen en la barra de frmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de frmulas visualiza 1234,56. No obstante, la celda visualiza el nmero con el punto en el lugar correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numricos predefinidos de Excel. Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la celda, y en la barra de frmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel aade el punto a la visualizacin de la hoja de clculo, ya que es parte del formato Moneda de Excel.

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Si se finaliza un dato numrico con un signo de tanto por ciento (%), Excel asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%, Excel visualiza 53% en la barra de frmula y asigna un formato de porcentaje a la celda, que visualiza 53%. Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el nmero como una fraccin. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza 12,625 en la barra de frmula y asigna un formato de fraccin de celda. La celda visualiza 12 5/8. Valores presentados frente a valores subyacentes

5.1.5

Aunque se puede escribir ms de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada numrico de una celda puede contener un mximo de 15 dgitos. Si se introduce un nmero que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a notacin cientfica. Excel ajusta la precisin de la notacin cientfica para visualizar el dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un nmero demasiado grande o demasiado pequeo, Excel tambin lo visualiza en la barra de frmula utilizando la notacin cientfica con un mximo de 15 dgitos de precisin. Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de frmula se denominan valores subyacentes. El nmero de dgitos que aparecen en una celda depende del ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de entrada grande, Excel podra visualizar el valor redondeado del nmero o una cadena de signos #, dependiendo del formato de visualizacin que se est utilizando.

El nmero 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por tanto Excel lo visualiza en notacin cientfica. 5.1.6 Introduccin de valores de texto

Introducir texto es similar a introducir valores numricos. Para introducir texto en una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botn Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botn Cancelar. Un texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinacin de nmeros y caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que Excel no interprete como nmero, frmula, fecha, hora, valor lgico o valor de error se interpretar como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la izquierda de la celda.

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5.1.7

Introduccin de textos largos

Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que est a la derecha de la celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se muestra en la Figura.

Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamao contiene un dato de entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado. 5.1.8 Introduccin de Fechas y Horas

Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estndar, Excel almacena todas las fechas como nmeros de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas nmeros, se pueden sumar, restar y aadir a otros clculos. Para ver una fecha o una hora con formato de nmero de serie o de fraccin decimal, se tiene que cambiar el formato de celda a General. Cuando se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de celda cambia automticamente del formato General al formato de fecha o de hora adecuado. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas: Excel hace caso omiso de las maysculas. Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. Tambin se puede escribir a o p; se deber incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel automticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo: 16:00. Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un espacio. Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).

Tambin se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan formatos de nmero personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las 24, y minutos o segundos pasados los 60.

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5.2

Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas

Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento (corte) y borrado de Rangos. 5.2.1 Una celda es el rango mnimo de una hoja de clculo. Una hoja completa representa un rango mximo. El tamao del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo. Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas a la accin de pegado. Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles. Podr pegar en otro lugar el rango seleccionado. Borrado de rangos, eliminar el contenido de todo el Rango. Copiar y pegar rangos

Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo de celdas o toda la hoja. El contenido del rango puede ser: caracteres alfanumricos, grficos, dibujos, etc. En el Men Inicio(Home),grupo Portapapeles (Clipboard), o tambin la combinacin de teclas CTRL+C, despus de lo cual el rango queda marcado por una lnea intermitente en su borde exterior en movimiento. Copiar(Copy)[botn del grupo Portapapeles (Clipboard)]. Pegar(Paste) [botn del grupo Portapapeles (Clipboard)]. 5.2.2 Seleccin de Rangos

Como se puede ver el rango se encuentra seleccionado en el grfico anterior (B2:D8)

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A continuacin se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.

Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados: Del MenInicio (Home)seleccionar Copiar (Copy)

Pegar

Del Men Inicio (Home) seleccionar Pegar (Paste) Utilizando la combinacin de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para Pegar.

Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posicin y como la orden copia guard en el visor de portapapeles la imagen, se procede exclusivamente al pegado. Pegado que se repetir tantas veces se requiera manteniendo la ltima indicacin de copiado. Ejemplo a continuacin:

Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posicin D5:D9. Una vez terminada la operacin de copiado y pegado, continuar activada (borde intermitente en el rango seleccionado), indicacin que permite repetir el pegado en
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cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en cualquier sector de la hoja. 5.2.3 Cortar (Cut)

El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de copiar con la nica diferencia que la orden es Cortar(Cut). Cortar(Cut)[botn del men Inicio (Home)]

Pegar (Paste) [botn del men Inicio (Home)] Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del rango de informacin a Cortar (Cut). Procedimiento: Seleccionar el rango Del men Inicio(Home) seleccionar la orden Cortar(Cut) Colocarse en la primera celda donde se desea mover la informacin Del men Inicio (Home) seleccionar la orden Pegar(Paste)

Tambin se puede realizar esta operacin con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar) (Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste). Seleccin del rango a Cortar (Cut).

Rango A3:A5 Cortar(Cut) y Pegar(Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.

Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.

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5.2.4

Borrado - Eliminacin

Es la eliminacin del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas, Contenido, Formatos, o Todo. Procedimiento: Seleccin del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar. Varias alternativas como Borrar: Presionar tecla Del, Delete, Supr. Men Inicio(Home)

Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.

Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.

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El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuacin se ilustra.

Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rpidas.

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Insercin, eliminacin de filas y columnas

La insercin y la eliminacin tanto de filas como de columnas en una hoja electrnica se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y muy til, como a continuacin se indica. 6.1.1 Insertar filas

Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de clculo, y se la realiza de la siguiente forma: Colocar en la posicin donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo, se insertar a continuacin de la fila 2 (MARTES), una fila. Es importante la seleccin de LA FILA.

Posteriormente con el botn derecho del mouse activamos el men y elegimos Insertar (Insert)

O tambin podemos elegir del men Inicio (Home) la opcin Insertar (Insert)

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Con cualquiera de las dos opciones automticamente se ha insertado una fila en toda la hoja de clculo.

Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron en la parte superior. Para insertar ms de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y seguir el mismo procedimiento. 6.1.2 Eliminacin de filas

Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el tema anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas: Seleccionar dos filas (2 y 3).

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Del MenInicio (Home), opcin Eliminar filas de hoja (DeleteSheetRows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Men contextual, botn derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).

Usando cualquiera de las dos opciones, el resultado es el siguiente:

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6.1.3

Insertar columnas

Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de clculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns). Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuacin:

Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y delante se crear una columna vaca, en blanco. Colquese en la posicin determinada para la insercin de la columna. En nuestro ejemplo seleccione la columna A. Elija del men Inicio(Home), la ordenInsertar (Insert) y luego elija Insertar columnas de hoja(InsertSheetColumns).

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S ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).

Se puede tambin utilizar el Men Contextual. Para ms de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se repite todo el procedimiento como para una columna. El men contextual presenta la ventana, donde se escoge Insertar (Insert).

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El resultado es el mismo que el anterior.

6.1.4

Eliminacin de columnas

Suprime una o varias columnas de acuerdo a la seleccin realizada. Su diferenciacin consiste en la seleccin. El mtodo es muy similar a la eliminacin de filas, con la variacin que se escoge la de columnas para la presente ilustracin. Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas para lo cual se utilizar la combinacin de teclas de seleccin alternada (CTRL) y seleccin, o secuencial. En el ejemplo se eliminar las columnas B y D. Del men Inicio(Home), seleccionar la orden Eliminar(Delete) y luego elegir Eliminar Columnas de hoja (DeleteSheetColumns)

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El resultado ser:

Se elimin y se procedi a la reagrupacin como se muestra en el grfico anterior quedando las columnas A y B.

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Cambio de ancho y alto de columnas y filas Cambiando al ancho de columnas

7.1.1

Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del ttulo de la columna hasta obtener el ancho deseado.

7.2

Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del ttulo de la fila hasta que tenga el alto deseado.

7.3

Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminada

1. Clic en el men Inicio (Home). Elegir Formato(Format).

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2. A continuacin, clic en Alto de fila(RowHeight).

3. Si deseamos cambiar el ancho de la columna, procedemos de una forma similar a la usada en fila, as:

4. A continuacin, clic en Ancho de Columna(ColumnWidth).

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FORMATO DE CELDA

Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms atractiva. Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o despus de ingresar los datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el formato de negrita al rango de celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estar en negrita al introducirlo. Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de manera independiente de los datos que contienen las celdas. Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las celdas y en las lneas de divisin de la hoja. Sin formato, una hoja de clculo llena de datos podra parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la informacin importante destaque, se puede modificar la apariencia de los nmeros y del texto dndoles formato con negrita y cursiva, o aadiendo signos de moneda y comas. Se puede seleccionar nuevas fuentes y tamaos de fuentes, ajustar la alineacin de los datos dentro de las celdas y agregar colores, diseos, bordes e imgenes. Utilizar con prudencia estos elementos de formato ayuda a reforzar la imagen de una empresa o del estilo personal. 8.1.1 Asignacin y Eliminacin de Formatos

El grupo Celdas(Cells) del men de Inicio(Home) controla la mayora de los formatos que se aplican a las celdas de las hojas de clculo. Formatear es fcil: Basta con seleccionar la celda o el rango y elegir las rdenes apropiadas del men Formato(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas B4:F10, se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Seleccionar las celdas B4:F10. Desde el men Inicio(Home), seleccionar Formato(Format) Posteriormente elegir Formato de Celdas (FormatCell) Del men elegir la ficha Nmero(Number), si no est activa. Desde el cuadro de lista Categora(Category), seleccionar Moneda(Currency). Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales(Decimal places). Pulsar Aceptar(Ok) para volver a la hoja de clculo

Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los nmeros de las celdas seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede incrementar el ancho de las columnas para observar los valores en formato monetario). Una celda formateada permanece as hasta que se aplique un nuevo formato o se borre el que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita volver a formatear la celda.

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En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisin. En el Libro2 a hoja de clculo formateada es ms fcil de leer. 8.1.2 Formateo con barra de herramientas

La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Men Inicio (Home) que contiene el botn Copiar formato (FormatPainter). Este botn permite copiar formatos desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de clculo en el libro de trabajo activo e incluso en otros libros de trabajo. Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones: 1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos. 2. Pulsar el botn Copiar Formato(FormatPainter) (junto al puntero aparecer un pequeo icono en forma de brocha). 3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.

Botn para copiar el formato de una celda a otra. Si se copian formatos desde un rango de celdas y despus se selecciona una nica celda para pegar, Copiar formato (FormatPainter) pega el rango de formatos completo desde
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la celda seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si se selecciona un rango de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato (FormatPainter) sigue la forma del rango copiado. Si el rango que se desea formatear tiene una forma diferente a la del rango copiado, el patrn es repetido o truncado, segn sea necesario. 8.1.3 Aplicacin de Estilos (Autoformatos)

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Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos(Syles) del men Inicio(Home). Los formatos automticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos: numricos, fuentes, de alineacin, de bordes, de diseos, de anchura de columnas y de altura de filas. Utiliza las frmulas y rtulos de texto existentes para la determinacin de los formatos a aplicar. Se pueden usar otras rdenes de formato, para ajustar la presentacin completa. En caso de no estar de acuerdo con el resultado obtenido, se puede seleccionar Deshacer Autoformato (Undo) desde el men Edicin (Edit), y despus tratar de aadir columnas o filas en blanco para desplazar las reas que no se desea que modifique Autoformato. Tambin se puede seleccionar nicamente las regiones de la hoja de clculo sobre las que se desea que Autoformato tenga efecto. Para utilizar la orden Autoformato, se tienen que seguir estos pasos: 1. Ingresar datos en la hoja de clculo. 2. Especificar la regin activa seleccionando cualquier celda del grupo de celdas que desea formatear (la regin activa es el bloque continuo de celdas que contiene la celda activa y est limitado por columnas en blanco, filas en blanco o los bordes de la hoja de clculo. Autoformato determina automticamente la regin activa y la selecciona). Alternativamente, puede seleccionar el rango de celdas que desea formatear. 3. Desde el men formato (Format), seleccionar la orden Autoformato (Autoformat). La seleccin de celdas se expande para incluir los datos de la regin activa, y aparece un cuadro de dilogo como el mostrado en la Figura. 4. En el cuadro de dilogo Autoformato (Autoformat), pulsar Opciones (options) para la visualizacin de la seccin Formatos a aplicar (Formatstoapply) (si se pulsa una opcin para anular un tipo de formato, el casillero Muestra se cambia para reflejar esto). 5. Seleccionar un formato desde la lista Formato de tabla y despus pulsar Aceptar (Ok).

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6. Seleccionar una celda fuera de la tabla para anular la seleccin de la regin activa y observar los efectos de sus cambios.

El cuadro de dilogo Autoformato ofrece una seleccin de formatos predefinidos que se pueden aplicar a los datos de la hoja de clculo. 8.1.4 Cmo dar formato a un nmero utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

Para cambiar el formato de nmeros de una celda a otro formato de nmeros predeterminado, se tiene que elegir la opcin Celdas (Cells) del men Formato (Format), o bien, la opcin Formato de celdas del men contextual y luego seleccionar la etiqueta Nmero. Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los smbolos de la moneda de casi todos los pases del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad mantienen el smbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores negativos segn como est la Configuracin Regional de Panel de Control, pueden estar entre parntesis, o el signo negativo a la izquierda o derecha del valor. A continuacin se podr mirar cmo de una manera rpida y visual, tal como se puede apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido. 1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el nmero o los nmeros a los que se quiera dar el formato. 2. Hacer clic en el men Formato (Format) y despus en Celdas (Cells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Nmero (Number). 4. Hacer clic para seleccionar una categora (Category). 5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar. 6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecer una vista previa de las selecciones.
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7. Hacer clic en Aceptar (Ok).

8.1.5

Cambiar estilos de las fuentes

Una fuente(Font) es una coleccin de caracteres alfanumricos que comparten la misma tipografa, o diseo, y que tienen caractersticas similares. La mayora de las fuentes estn disponibles en una gran variedad de tamaos. El tamao de cada carcter de la fuente se mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada). Se puede utilizar cualquiera de las fuentes que estn instaladas en la computadora, pero la predeterminada es la Times New Roman de 10 puntos. 8.1.6 Cambiar la fuente y el tamao de la fuente utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar formato con nueva fuente o tamao de fuente. 2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font). 4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar. 5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style). 6. Seleccionar el tamao de fuente (Size) que se quiera. 7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects). 8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado.
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9. Hacer clic en Aceptar (Ok).

8.1.7

Cambiar la alineacin utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineacin se quiera modificar. 2. Hacer clic derecho y despus hacer clic en Formato de celdas (Formatcelss). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment). 4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una alineacin. 5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineacin. 6. Seleccionar una orientacin haciendo clic en uno de los puntos del mapa de orientacin (Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia arriba o hacia abajo. 7. Si fuese necesario, hacer clic en una o ms de las casillas de verificacin de la seleccin Control del texto (Text control). 8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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8.1.8

Controlar el fluido de texto dentro de una celda

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar. 2. Hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineacin (Alignment). 4. Hacer clic en una o ms casillas de verificacin de la seccin Control del texto (Text control). Ajustar texto (Wraptext), ajusta el texto a mltiples lneas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar (Shrinktofit), reduce el tamao de los caracteres para que se ajusten dentro de la celda. Combinar celdas, combina las celdas (Mergecells) seleccionadas dentro de una sola celda. 5. Hacer clic en Aceptar (Ok)

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8.1.9

Cambiar el color del texto con el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera modificar. 2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font). 4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y despus en el color que se quiera utilizar. 5. Mirar la vista previa (Preview) de la seleccin. 6. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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8.1.10

Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de relleno o trama. 2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Tramas (Patterns). 4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar. 5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las tramas disponibles y despus en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta de colores. 6. Mirar la seleccin en el cuadro Muestra (Sample). 7. Hacer clic en aceptar (Ok).

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8.1.11

Aplicar un borde con el cuadro de dilogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar toda la hoja de trabajo, hacer clic en el botn Seleccionar todo (Selectall). 2. Hacer clic derecho con el botn del ratn y despus hacer clic en Formato de celdas (Formatcells). 3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders). 4. Seleccionar un tipo de lnea de la lista Estilo (Style). 5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o lneas dentro de un rango de celdas, hacer clic en la opcin Contorno o Interior (Outlineo Inside). Si lo que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opcin Ninguno (None). 6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los botones de Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera que aparezca el borde. 7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y despus en uno de los colores para el borde que se haya seleccionado. 8. Hacer clic en Aceptar (Ok).

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FRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS

Teniendo claro cmo crear frmulas, el tema de estudio de operadores nos permite conocer los diferentes signos que estructuran las frmulas. 9.1 Operadores

Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas operaciones o frmulas; sumar dos nmeros, comparar elementos, etc. Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos. 9.1.1 Aritmticos De comparacin Texto Referencias Aritmticos

Estos ejecutan operaciones matemticas bsicas con valores numricos, como son las sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos: + suma resta * multiplicacin / divisin ^ exponencial % porcentaje Suma Ejemplo de suma, realizar la operacin de B1+C1 y (2+3) Observar que se est sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en Excel el ingreso de una frmula u operacin.

Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operacin en una misma celda (B1).

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La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.

Multiplicacin Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.

Divisin Ilustracin con dos ejemplos.

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Exponencial Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prcticos, sencillos y de fcil manejo y comprensin.

Porcentual Se ilustra con dos ejemplos.

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9.1.2

De comparacin Significado Menor que Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que Diferente Es igual a Ejemplo A1 < B1 A1 <= B1 A1 > B1 A1 >= B1 A1 <> B1 A1 = B1

Operador < <= > >= <> =

Son aquellos que producen valores lgicos. Permiten inspeccionar dos valores y llegar a una conclusin de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False). Ejemplos prcticos de aplicacin. Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicacin en funcin de la respuesta

Menor que (b3<c3)

Igualdad

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Desigualdad

Como se puede apreciar en los ejemplos presentados su utilizacin es realmente fcil. 9.1.3 Texto

Existe en la actualidad un solo operador de texto y es el Ampersand (&). Sirve para unir dos o ms valores de texto, funciones, etc.

Ejemplo de aplicacin. En el ejemplo anterior se presenta la unin de: FABI & AN dando como resultado la palabra completa FABIAN.
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MOTO&NIVELADORA MOTONIVELADORA AEREO&PUERTO AEREOPUERTO. De referencia Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5

Ejemplo de aplicacin

Se aplic Suma en el rango B3:B5 9.1.4 Prioridad de los operadores

En la utilizacin de operadores en frmulas complejas, sin separador de parntesis, existe en Excel una prioridad de ejecucin en lo que se refiere a operadores y es la siguiente: Smbolo : , % ^ */ +Operacin Dos puntos Coma Un espacio Negacin Porcentaje Exponente Multiplicacin, Divisin Suma, Resta
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& =;<>; <=; >=,<> 9.2

Unin de texto Comparacin

Uso de direcciones absolutas

Cuando se necesita copiar una frmula, por defecto esta es relativa. Esto significa, que al ser copiada, la frmula mantiene la relacin de casilleros, resultando en un error. Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la frmula original, donde algunas de sus partes deben ser referencias de manera absoluta. Ubicacin del Comando Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la frmula que nos interesa modificar.

Pre - requisitos Es necesario que exista un documento con las siguientes caractersticas: Proceso Se ubica en la lnea de comando, exactamente en la parte de la frmula, y se presiona F4. Luego, se hace clic con el ratn en el visto bueno de la barra de frmulas o Enter. Listado de datos. Datos que interesa relacionar. Frmula existente.

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Supongamos que en el ejercicio calculamos la frmula del porcentaje de asistencias del primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del curso, en la celda F4 hacer =D4/H4. Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta frmula, pero si intenta el resultado es errneo.

Al copiar la frmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias del alumno est correcta, pero la referencia de asistencias del curso esta en el casillero H5. Si se observa en el casillero H5 est en blanco, y al ser dividido para en blanco se entiende que es igual que 0 y aparece el error de este tipo. Una solucin es hacer de una en una las frmulas, con la correspondiente prdida de tiempo. Otra solucin es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con el uso ineficiente del sistema. Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la frmula solo a las asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la frmula para el resto de datos.

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Opciones Existen 3 formas de referencias absolutas de una frmula: 1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4. 2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4. 3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4. Ejercicios Preparar una hoja con los requisitos dados: 1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar esta frmula para el resto del curso. 2. Calcular en dlares, el precio de cada uno de algunos artculos que debe preparar con precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como corresponde. 9.2.1 Referencia a celdas en frmulas

Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas estn nombradas con letras de la A a la IV, mientras que las filas estn numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda tiene una direccin o referencia que est formada por la columna y la fila. La direccin o referencia de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de frmulas como se ve en la figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:

En la construccin de frmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de la misma; por ejemplo:
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=B7 *B8 9.2.2 Uso de rangos

Es comn que en muchas frmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este caso dicho conjunto se conoce como rango. El rango es el conjunto de celdas comprendido entre dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por dos puntos. Por ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas comprendidas entre la celda A2 y C5; en la siguiente figura se usa la funcin suma para calcular la suma de todas las celdas de este rango: Algunas funciones permiten especificar ms de un rango como argumento, por ejemplo la funcin suma como se muestra a continuacin:

Las referencias de las celdas o de los rangos en las frmulas pueden ser escritas en maysculas o minsculas, Excel transforma a maysculas. 9.2.3 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro

Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre de la hoja seguido del caracter! y la direccin de la celda:

Tambin se puede sumar usando la funcin, as:

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En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la frmula =SIERRA!B12 + Datos Costa!B6. En esta frmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir entre comillas simples como en el caso Datos Costa!B6. Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben escribirse los rangos a continuacin de los nombres de las hojas como en el siguiente ejemplo:

La frmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es: =SUMA(SIERRA!A7:C10;Datos Costa!B2:B4) En esta frmula se est usando la funcin suma con dos argumentos, el primero hace referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al rango B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta frmula es la suma de los valores de las celdas de los dos rangos. 9.2.4 Rangos en mltiples hojas

Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango que haga referencia al mismo conjunto de celdas a travs de las hojas. El siguiente ejemplo muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores de cada hoja:

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En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada ao. En la celda B4, la frmula usada es: =ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 + ELORO!E4 Esta frmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre la hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive. 9.2.5 Referencia a celdas en otros libros

Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario escribir la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre corchetes, la hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo, para el cual se tienen tres libros, y se calcular una suma haciendo referencia a los valores en los otros dos:

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La frmula de la celda B4 es: ='[Total Costa.xls]Total Costa'!$B$4 + '[Total Sierra.xls]Total Sierra'!$B$4 En esta frmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los nombres de las hojas.

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10 IMPRIMIR 10.1 Imprimir una hoja de trabajo

Una vez que ha concluido la elaboracin de la hoja de trabajo y existe la necesidad de imprimirla, Excel provee las opciones para especificar la forma como se desea la impresin:

10.1.1

Configuracin de pgina ( Pagesetup )

Pgina de impresin (Page) Dentro de la opcin Imprimir (Printer) seleccione Vista Preliminar (PrintPreview) aparecer una ventana donde puede elegir Configuracin de Pgina (Page setup) se puede especificar las caractersticas de la pgina de impresin, la cual, puede hacerse de forma vertical (Portrait) u horizontal (Landscape). Para seleccionar la opcin, basta con presionar el botn del ratn en el casillero que se encuentra al lado de cada opcin. Puede determinar, adems, la escala de impresin (Scaling). Si desea que el rea de impresin sea ms grande, aumentar la escala en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar al (Adjustto) , si desea que la impresin se ajuste a una pgina o a un cierto nmero de pginas, registrar el nmero de pginas en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar a (Fitto) . Puede seleccionar el tipo de papel que va a utilizar, la calidad de impresin y la numeracin de las pginas. Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar como saldr la impresin sin mandar a la impresora o determinar ms opciones. Para ello, presionar un botn de los que se encuentran en el costado superior derecho del cuadro de dilogo.

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Mrgenes (margins) Esta opcin, dentro de la Configuracin de la pgina ( pagesetup ) , permite especificar el tamao de los mrgenes que va ha tener la pgina de impresin, los valores que especifique para los mrgenes pueden estar dados en centmetros o puntos. Puede especificar el margen digitando el nmero o, simplemente, presionando las teclas que se encuentran dentro de cada casillero de los mrgenes. Al momento que especifica los valores de cada uno de los mrgenes detallados en el grfico siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de dialogo, como saldr el contenido de la hoja de acuerdo a los mrgenes especificados.

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Encabezado y pie de pgina (header/footer) En la opcin configurar pgina, existe la opcin para especificar los encabezados y el pie de pgina que se imprimir en cada una de las hojas. Si desea registrar el encabezado, presionar el botn Personalizar Encabezado (Customheader),aparecer el cuadro de dilogo en el cual existen tres casilleros en los que se debe registrar el texto que desea que salga como encabezado; si desea que el texto salga al costado izquierdo de la hoja, utilizar el recuadro izquierdo; si utiliza el recuadro del centro el texto, saldr en el centro de la hoja; si utiliza el recuadro de la derecha el texto, saldr en el costado derecho de su hoja de impresin. Se puede utilizar los tres, si as se quiere. Del mismo modo, si desea especificar el pie de pgina, presionar el botn Personalizar Pie de pgina (Customfooter) , y enviar las mismas instrucciones que para el encabezado. Una vez que se especifique el encabezado y el pie de pgina, presionar la tecla Aceptar (Ok).

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Hoja (Sheet) Una de las caractersticas importantes dentro de la configuracin de la pgina de impresin es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresin. Se debe especificar el rea de impresin. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir toda la hoja, sino una parte de ella. En el recuadro identificado como rea de impresin (printarea), escribir el rango de celdas a imprimir (Ej. A1:F40 imprime el rea comprendida ente la columna A hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea imprimir toda la hoja dejar en blanco este casillero. Cuando imprime una hoja y sta requiere de ms de una pgina de impresin, los ttulos de las columnas slo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea que los ttulos de las columnas o, el ttulo en general de la hoja, aparezca en todas las hojas en el recuadro identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior (Rowstorepeat at top) ,digitar los nmeros de las filas que va a repetir en cada pgina de impresin. Puede especificar, adems, si desea imprimir las lneas de divisin, si la impresin desea solamente en blanco y negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de impresin y el orden de impresin de las hojas.

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Vista preliminar

Una vez definida el rea a imprimir y especificadas las condiciones para la impresin, est listo para enviar su trabajo a la impresora, pero, sin embargo, Excel da la posibilidad de revisar previamente como saldr impreso el trabajo sin necesidad de imprimirlo. Esto se puede lograr seleccionando la opcin Vista preliminar (preview) del Botn de Office (Office Button), seleccione la opcin Imprimir (Printer) y escoja Impresin Preliminar (PrinterPreview) o simplemente presionando el botn Vista preliminar que se encuentra en la barra indicada anteriormente.

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Excel le muestra la hoja de trabajo como se describe en el grfico, adems, da ciertas posibilidades como: El botn Siguiente (Next) permite ver la siguiente pgina a imprimir. El botn Anterior (Previous) permite ver la pgina anterior a la actual. El botn Zoom modifica el tamao de la vista, aumentndolo o reducindolo para ver toda la pgina de impresin. El botn Configurar (Setup) permite configurar la pgina de impresin o modificar las especificaciones de impresin dadas anteriormente. El botn Mrgenes (Margin ) permite especificar los mrgenes con los cuales la pgina de impresin van a salir. El botn Salto de pgina (Page break), a partir de la posicin en la que se encuentre el cursor, crea una nueva pgina para la impresin. El botn Cerrar (Close), cierra la vista previa y vuelve el control a la hoja de trabajo original. 10.2 Imprimir

Una vez que ya se comprob como saldr la impresin de la hoja de trabajo, est listo para imprimir realmente el documento. Para ello, seleccionar la opcin Imprimir ( Print ) o simplemente, presionar la tecla identificada con el icono Imprimir de la barra de herramientas o, tambin, presionar las teclas CTRL+P.

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Cuando se selecciona la opcin de impresin, aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura, en el que se debe especificar el tipo de impresora que se va a utilizar. En el recuadro Nombre (Name) , especifique el nombre de la impresora o seleccionar un nombre de las impresoras instaladas de la lista que aparece cuando presiona la flecha del extremo derecho del recuadro. Puede especificar las pginas que se desea imprimir, si no se desea imprimir todo el documento. Se puede seleccionar ciertas pginas; para esto, seleccionar la opcin Pginas (pages) del cuadro de dilogo y en los recuadros Desde y Hasta (Fromto) digitar los nmeros de pgina que se desea imprimir. Se puede, adems, especificar el nmero de copias que se desea o definir si la impresin la est realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja. Si ya est listo, presionar el botn Aceptar (Ok) , pero antes asegurarse que la impresora est encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresin. Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botn Cancelar (Cancel) , con lo que vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla ESC.

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11 Autollenado: nmeros y texto Arrastrando el controlador de relleno de una celda y soltando el botn del Mouse (ratn). Se podr: llenar en otras filas o columnas una serie de nmeros o texto, copiar en otras filas o columnas dichos datos. Si la celda contiene un nmero, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede extender en serie, los valores se incrementarn en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la celda contiene "Enero", podr rellenar rpidamente las dems celdas de una fila o columna con "Febrero", "Marzo" y as sucesivamente.

11.1

SERIES

Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar automticamente varios tipos de series. Este recurso se denomina Autollenado, mediante el cual, Excel comprueba el contenido de las celdas seleccionadas y, dependiendo de ello, hace una copia literal del contenido o incrementa el valor en las celdas siguientes. La segunda opcin permite generar una serie de valores en un conjunto de celdas, cuando se requiere crear una serie numrica para determinar la secuencia de elementos de la hoja. Todo esto, puede hacerlo por medio de las opciones de generacin de series y autollenado. 11.1.1 Rellenar

Esta opcin de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales colocados en la primera celda de la fila a rellenar. Para ilustrar de mejor manera el funcionamiento de esta opcin, suponga que desea generar una columna con los meses del ao, no es necesario escribir todos, simplemente escribir Enero en la primera celda, luego colocar el ratn en el vrtice inferior derecho de la celda en donde el cursor toma la forma de un ms (+) como se aprecia en la figura. Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12, suelte el botn del ratn y observe lo que ocurre.

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Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del ao,. Es importante observar que el rellenado reconoce y hace la distincin entre letras maysculas y letras minsculas, repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las dems celdas.

La opcin rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un nmero en cualquier parte del texto y realiza un aumento progresivo de ste en el rango de celdas especificado, como lo demuestra la Figura anterior. No importa el texto que se especifique la opcin rellenar coloca el texto de acuerdo a lo que se especifique en el rango, Ver figura anterior. 11.1.2 Crear listas personalizadas

Excel posee una lista de series predefinidas, las cuales son utilizadas por la funcin rellenar. Se puede incluir nuevas listas o series personales que a menudo se utilicen. Para activar, cambiar o crear nuevas listas seleccionar el botn de office (Office Buttom) , luego hacemos clic en Opciones Excel (Excel Options).Hacemos clic en Opciones

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avanzadas y, a continuacin, en el botn Editar Listas Personalizadas y aparecer la siguiente ventana.

En el cuadro listas personalizadas (Customlists), se puede observar las listas que ya se encuentran incluidas, como los das de la semana y los meses del ao. Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y presionar el botn Agregar (Add). Al presionar el botn, el cursor aparece en el cuadro Entradas de lista (Listentries). Escribir aqu la nueva serie que se desea incluir, separando cada elemento con una coma. Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el ltimo elemento, con lo que se agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista, junto a las dems. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar las celdas en su trabajo. La funcin rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se selecciona un nmero de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas sobrantes se rellenan con los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la funcin rellenar es una funcin cclica. Se puede tambin rellenar celdas con valores numricos, lo que se conoce con el nombre de Series. 11.1.3 Series de rellenado

Al trabajar con nmeros, la funcin Rellenado permite configurar una serie que ser creada por medio de la orden Series (Series).

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Esta opcin opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las dems celdas, el resultado de la configuracin realizada por el usuario. Para entender mejor su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo: En la celda A1 ingresar el nmero 5, Seleccionar el rango de A1 hasta A10, Series (Series) En el cuadro de dilogo, especificar el valor con el cual desea que se incremente la serie (Stepvalue) Indicar el lmite y el valor mximo que debe alcanzar la serie (Stop value) Especificar si el llenado se lo hace en la fila o en la columna (Rows/Columns) Seleccionar el tipo de incremento (Lineal, geomtrica, fecha o autorelleno) (Type) Aceptar y ver lo que obtiene (Ok):

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Mirar lo que sucede si al mismo valor ahora se le aplica el tipo de rellenado Geomtrico (Growth).

Ahora observar lo que pasara si la celda inicial contendra una fecha y en tipo de rellenado escogiera Cronolgica (Date).

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12 GRFICOS Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear grficos basndose en los datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de entender los valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevara mucho tiempo leerlos y analizarlos. Excel puede crear grficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de trabajo, o, en una hoja exclusiva de grfico. Cuando el grfico es creado dentro de la misma hoja de trabajo, se dice que es un grfico incrustado. Excel permite bsicamente hacer dos tipos de grficos, los grficos circulares y los grficos de barras. De estos dos tipos se desprenden los dems tipos de grficos. Tal vez se pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy sencilla, si lo que se desea es representar grficamente los valores de una variable de datos, se puede utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar ms de una variable de datos, lo ms aconsejable y correcto es utilizar cualquier forma de los grficos tipo barras o columnas. 12.1 Creacin de Grficos

Para crear un grfico dentro de Excel, seleccionar previamente el rea de datos de la hoja de trabajo, datos que sern representados en el grfico.

Luego de la ficha Insertar (Insert) elegir el tipo de grfico que desea generar, elegir el subtipo y automticamente se generar el grfico.

El grfico ha sido terminado, pero, sin embargo, puede tener la sensacin de que le falta algo, puede ser que desee mejorar la presentacin, o, mejor, si le pone un color de fondo. Excel permite mejorar la presentacin de su grfico. Para ello, simplemente presionar el botn del ratn sobre el grfico, inmediatamente se dispone de las fichas Diseo (Design), Presentacin (Layout) y Formato (Format) con una lista de botones de dnde se puede establecer los cambios en el grfico generado.

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Para eliminar los grficos solamente se debe hacer clic con el ratn sobre el grfico y presionar la tecla Suprimir.

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13 Funciones 13.1 Asistente de Funciones

En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo complejo de frmulas. Una frmula puede contener funciones, que son frmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados. Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carcter = y requieren de uno o varios argumentos (que se ingresan entre parntesis) que pueden ser datos de naturaleza diversa segn el caso y/o la funcin. Se puede ingresar una funcin de memoria en una celda, de la siguiente manera: 1. Utilizar el icono para asistente de funciones que se encuentra en la barra de herramientas, y clic en el icono .

2. Escoger la categora de funcin (Matemtica y trigonomtrica y el nombre de la funcin (cos), y, clic en Aceptar. 3. Ingresar el argumento requerido, en este caso el valor de un ngulo. Clic en Aceptar.

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En la hoja de Excel es presentado el resultado.

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13.2

Funciones matemticas

RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero.

REDONDEAR(nmero, num_de_decimales) especificado.

Redondea a un nmero de decimales

SUMA(nmero1, nmero2, ...)

Suma de argumentos.

SUMAR.SI(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma) Suma las celdas especificadas de acuerdo a una condicin o criterio

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SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio, criterio2) Suma las celdas del rango_suma siempre y cuando las celdas de rango_criterio cumplan con las condiciones de criterio. Es decir es una suma con mltiples condiciones

=SUMAR.CONJUNTO.SI(C2:C9;B2:B9:Enero;D2:D9;Juan) PRODUCTO(nmero1, nmero2,) Multiplicacin de argumentos.

Tambin se puede usar de la siguiente manera:

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POTENCIA(nmero, elevado) potencia

Retorna el resultado de un nmero elevado a una

Ejemplo: Para obtener la raz cbica de un nmero ser de la siguiente forma:

ALEATORIO() Retorna un nmero aleatorio mayor igual a cero y menor que uno

ALEATORIO.ENTRE(nmero inicial, nmero final) Retorna un nmero aleatorio entre un nmero inicial y un nmero final ingresados. Ejemplo: Si queremos generar nmeros aleatorios entre los valores 100 y 200, usaremos la funcin de la siguiente forma:

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13.3

Funciones Estadsticas Devuelve el mayor nmero de la lista.

MAX(nmero1, nmero2, ...)

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

MIN(nmero1, nmero2, ...)

Devuelve el menor nmero de la lista.

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

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PROMEDIO(nmero1, nmero2, ...)

Devuelve el promedio de los argumentos.

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

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Promedio condicionado PROMEDIO.SI(rango; condicin; rango_promediarse). Halla el promedio de las celdas rango_promediarsesi las celdas rango cumplen con la condicin Ejemplo:

=PROMEDIO.SI(D2:D9;Juan;C2:C9) Promedio con condiciones mltiples PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promediarse; rango1; condicin1; rango2; condicin2; ). Halla el promedio de los valores de las celdas rango_promediarse, si las celdas rango1, rango2, cumplen con las condiciones condicin1, condicin2, respectivamente.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C9;D2:D9;Juan;B2:B9;enero) CONTAR(nmero1, nmero2, .) Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y nmeros dentro de una lista de argumentos.

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Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

CONTAR.SI(rango, criterio). Cuenta las celdas especificadas de acuerdo a una condicin o criterio

CONTARA(valor1, valor2, ) Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que estn dentro de una lista de argumentos.

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CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; )

MODA(nmero1, nmero2, ) Retorna el valor que se repite con mayor frecuencia.

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

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DESVEST(nmero1, nmero2, ) Devuelve la desviacin estndar de una lista de argumentos.

Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

MEDIANA(nmero1, nmero2, ) Retorna la mediana de una lista de argumentos el valor medio que se encuentra en una lista de argumentos.

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Tambin se puede usar la funcin de la siguiente forma:

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13.4

Funciones Lgicas

SI(expresin lgica;respuesta por verdad;respuesta por falso) La funcin lgica permite escoger una alternativa de entre dos posibles. El resultado de la expresin lgica es verdadero o falso; en el caso de que sea verdadero, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por verdad; en el caso de que sea falso, se ejecuta la accin que se indica en respuesta por falso. En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse: Texto encerrado entre comillas Constantes enteras o reales Asignacin de celda indicando columna ms fila Expresiones aritmticas utilizando constantes, celdas y operadores aritmticos. Ejemplos: Si celda A1 contiene: 15 Celda A2 contiene: 10 Y si en la celda A3 se escribe la funcin: =SI(A1 > A2; Mayor A1;Menor A2)

Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el texto Mayor A1 Pero si en la celda A3 se escribe la funcin: =SI(A1 > A2;A1;A2)

Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el numero 15 Adems si en la celda A3 se escribe la funcin: =SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)
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Tiene como accin que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de la suma de las celdas A1 ms A2. Y(condicin1; condicin2;.;condicin n) Esta funcin es usada conjuntamente con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones que queremos que se cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario ejecutar por valor falso. Si celda G3 contiene un valor superior o igual a 21; Y Si Celda H3 contiene un porcentaje superior o igual a 70% Entonces: Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumplen las dos condiciones, por valor verdadero: Aprobar, por valor falso: Reposicin. La funcin se escribe de la siguiente manera: =SI(Y(G3>=21;H3>=70%);Aprueba;Reposicin) Ejemplo:

O(condicin1; condicin2;.;condicin n) Esta funcin es usada conjuntamente con la funcin if, y nos sirve cuando tenemos dos o ms condiciones y queremos que una condicin o ms se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario ejecutar por valor falso. Si celda C3 es igual a Informtica; o Si Celda D3 contiene el nmero 5 Entonces: Como tenemos dos condiciones, nicamente si se cumple una de las dos condiciones ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa. La funcin se escribe de la siguiente manera: =SI(O(C3=Informtica;D3=5);Participa;No participa)

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Funcin condicional mltiple Esta funcin sirve generalmente para resolver problemas donde existan varias condiciones que deben cumplirse para ejecutar alguna accin. La sintaxis general de esta funcin es: SI(condicin1; accin1; SI(condicin2; accin2; SI(condicin3; accin3; .))) Ejemplo:

=SI(A2<6;0;IF(OR(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))

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14 Ordenamiento de datos Las listas podrn ser ordenadas escogiendo el campo de ordenacin, para ordenar listas seleccione la ficha Datos.

Luego de un clic en ordenamiento ascendente

, o descendente

, o en Ordenar

, esta accin le permitir mostrar el cuadro de dilogo ordenar.

Cuadro de dilogo Ordenar En este cuadro de dilogo usted podr elegir los campos de ordenacin que desee. Esto se utiliza en caso de que algn registro del campo de ordenacin se repita. Ordenar por ser el campo primero o principal de ordenacin, en caso de repetirse, seleccionar Ordenar por. . Aqu deber elegir otro rtulo de campo diferente al elegido en

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En caso de que los registros se repitieran en los dos campos anteriores, tiene la posibilidad de elegir otro campo de ordenacin, esto se realiza seleccionado el botn .

En caso de que los registros se repitieran en los campos anteriores, tiene la posibilidad de elegir otro campo de ordenacin, esto se realiza seleccionado el botn .

Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como Ascendente o Descendente.

En caso de que su lista no tuviera rtulos,

, en dicho caso en lugar de

aparecer el texto de los rtulos aparecera la columna a la que pertenecen. 14.1.1 Opciones de ordenacin

Si su lista no hubiera sido creada en columnas, o tuviera elementos de ordenacin diferente a la ascendente y descendente, por ejemplo, si queremos ordenar por los das de la semana, o segn los meses del ao, o siguiendo algn tipo de orden especial con alguna lista creada por usted, en ese caso deber seleccionar el botn Opciones abre el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin. , esta seleccin

Cuadro de dilogo Opciones de ordenacin En este cuadro de dilogo, podr seleccionar el orden de la lista. Si los datos se encuentran en columnas, deber seleccionar Ordenar de arriba hacia abajo; en caso de que su lista estuviera en filas, deber seleccionar Ordenar de izquierda a derecha. Adicionalmente, puede escoger el orden correspondiente al primer criterio de ordenacin. En esta lista podr seleccionar el tipo de ordenacin. En caso de ser normal, ser la ordenacin tipo

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alfabtica, adems, en esta lista aparecen todas las listas personalizadas del Excel, pudiendo utilizar las listas personalizadas como criterio de ordenacin. Una vez realizada la seleccin requerida, aceptar (Ok). Toda la tabla ser ordenada siguiendo el criterio seleccionado. Nota: En caso de no ubicarse en una de las celdas de la tabla antes de realizar cualquiera de las operaciones con listas, Excel no encuentra la lista con la que se desea trabajar y genera un cuadro de dilogo de error Este error se corrige ubicndose en una de las celdas que contiene informacin de la lista.

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