สารบัญ

หนา
บทนํา
ความสามารถของ Microsoft Access 2002
ฐานขอมูลเชิงสัมพันธสัมพันธ (Relational Database)
ขั้นตอนการออกแบบฐานขอมูล Microsoft Access 2002
องคประกอบของ Microsoft Access 2002
ขั้นตอนการสรางตาราง (Table)
ปฏิบัติการครั้งที่ 1
การสรางฐานขอมูล
การกําหนดโครงสรางตารางและองคประกอบของฟลด
ภาคผนวก : โครงสรางตาราง
ปฏิบัติการครั้งที่ 2
การเชื่อมความสัมพันธระหวางตาราง
การกรอกขอมูลใน Datasheet
ปฏิบัติการครั้งที่ 3
ประเภทและมุมมองในการสราง Query
การสราง Query จากตารางเดียว
การสราง Query จาก 2 ตารางขึ้นไป
การเพิ่มความสามารถใหกับ Query
ปฏิบัติการครั้งที่ 4
ประเภทของ Form
คอนโทรล (Controls)
การสราง Form ดวย Form Wizard
การสรางคอนโทรล
ปฏิบัติการครั้งที่ 5
องคประกอบ, มุมมอง และประเภท Report
การสราง Report ดวย Report Wizard
บรรณานุกรม

1
3
6
11
19
20
25
40
44
50
53
54
65
67
77
78
80
86
101
103
115

บทนํา
Microsoft Access 2002 ภาคทฤษฎี
Microsoft Access เปนฐานขอมูลเชิงสัมพันธ (Relational Database) ที่ไดรับความนิยมใช
งานในการจัดการฐานขอมูลของหนวยงานหรือองคการขนาดเล็กมากที่สุดอีกโปรแกรมหนึ่งที่ชวยให
ผูใชงานจัดการกับขอมูลปริมาณที่มากๆ ไดอยางมีประสิทธิภาพ ทั้งในดานการจัดเก็บขอมูล (เพิ่ม –
ลบ – แกไข – ปรับปรุง) การสืบคนขอมูล การจัดทํารายงานขอมูล การนําเสนอขอมูลบนเครือขาย
และการสํารองขอมูล

Database Design
Data Entry Form
Query
Report
Present to Web Page
Additional Programming
Database Tools

Microsoft Access เปนโปรแกรมที่ใชในการจัดการฐานขอมูลหรือเรียกวา DBMS (Database
Management System) เชนเดียวกับโปรแกรมการจัดการฐานขอมูลอื่นๆ เชน dBase, FoxPro,
Oracle, SQL Server เปนตน แตโปรแกรม Microsoft Access เปนระบบการจัดการฐานขอมูลสําหรับ
คอมพิวเตอรสวนบุคคล ซึ่งอยูในระดับเดียวกับ dBase, FoxPro สวนระบบจัดการฐานขอมูลขนาด
ใหญที่ใชเครื่อง Server ในการรองรับผูใชงานหลายคนพรอมกัน นิยมใชโปรแกรม Oracle, SQL
Server

ความสามารถของ Microsoft Access 2002
การที่หนวยงานและองคการตางๆ นําระบบการจัดการฐานขอมูลมาใหงานนั้น ก็เพื่อลดความ
ซ้ําซอนของขอมูล และมีการจัดการกับขอมูลอยางมีประสิทธิภาพ ทําใหสืบคนขอมูลไดอยางรวดเร็ว
ถูกตอง Microsoft Access 2002 ก็ถือเปนอีกโปรแกรมจัดการฐานขอมูลหนึ่งซึ่งมีความสามารถตางๆ
ดังนี้
¾ การสรางฐานขอมูล ประกอบดวย การออกแบบฐานขอมูล การสรางตาราง และ
การสรางความสัมพันธระหวางตาราง

¾ การจัดการขอมูล ประกอบดวย การนําขอมูลเขาสูฐานขอมูลดวยวิธีการตางๆ การ
ปรับปรุงแกไขขอมูล การลบขอมูลออกจากฐานขอมูล
¾ การคนหาขอมูล เปนการเรียกดูขอมูลที่ผูใชงานสนใจ โดยสามารถกําหนดเงื่อนไข
หรื อ มุ ม มองของข อ มู ล ที่ ต อ งการได นอกจากนี้ ยั ง สามารถกลั่ น กรองหรื อ คั ด สรร
เฉพาะขอมูลที่ตองการไดอยางมีประสิทธิภาพ รวมถึงการวิเคราะหขอมูลตางๆ
¾ การสรางรายงาน เปนการแสดงขอมูลในรูปของรายงานซึ่งสามารถแสดงใน
ลักษณะขอความ แผนภาพ แผนภูมิ และกราฟได ซึ่งชวยใหผูใชงานมองเห็นภาพ
ของขอมูลในรูปแบบตางๆ เพื่อใชในการบริหารหรือดําเนินการตางๆ ตอไปไดอยางมี
ประสิทธิภาพ
¾ การจัดการความเรียบรอยของขอมูล เปนการจัดการขอมูลภายในฐานขอมูลให
เกิดความถูกตอง ครบถวน และเปนระเบียบเรียบรอย รวมถึงการจัดเก็บขอมูลที่
เหมาะสมโดยใชพื้นที่ในการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ
¾ การเขียนโปรแกรมเพื่อสราง Application เปนการเพิ่มความสามารถใหกับ
ผูใชงานฐานขอมูล ในการพัฒนาหรือเขียนโปรแกรมเพื่อชวยในการทํางาน เพิ่ม
ความสะดวกสบาย และเพิ่มประสิทธิภาพในการใชงานของฐานขอมูล
นอกจากนี้แลวโปรแกรม Microsoft Access ไดมีการพัฒนามาอยางตอเนื่องตั้งแตเวอรชัน
1.0 ซึ่งทํางานบนระบบปฏิบัติการ Windows 3.1X มาจนถึงเวอรชัน 2002 หรือเวอรชันที่ 10 ของ
Access ซึ่งโปรแกรมนี้มีความสามารถเพิ่มขึ้นจากเวอรชัน 9 (Access 2000) อยางมากมาย ไดแก
¾ รองรับการใชงานภาษา XML ปจจุบันภาษา XML จะเปนภาษาที่มีความสําคัญตอ
การเขียนโปรแกรมที่มีการติดตอกับฐานขอมูล ซึ่ง Microsoft Access 2002 ไดเพิ่ม
ความสามารถนี้ดวยเชนเดียวกัน จึงทําใหการติดตอกับฐานขอมูลและการสงผาน
ขอมูลในรูปภาษา XML ทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ
¾ Access Project : ทํางานรวมกับ SQL Server 2000 ในปจจุบันมักนิยมทดลอง
สรางฐานขอมูล และทดสอบฐานขอมูลดวย Microsoft Access กอนเพื่อความแนใจ
วาฐานขอมูลดังกลาวสามารถใชงานไดอยางถูกตอง จากนั้นจึงมีการนําไปใชงานกับ
ระบบงานขนาดใหญ เชน SQL Server เปนตน ซึ่งนิยมจัดการผาน Access Project
ซึ่งจะมีความสะดวกในการจัดการ
¾ ความสามารถดานความปลอดภัย แมวา Microsoft Access เปนโปรแกรมจัดการ
ฐานขอมูลที่เนนการใชงานกับเครื่องที่เปน Stand Alone ก็ตาม แตผูใชสามารถ
ประยุกตการใชงานใหเขากับเครือขายคอมพิวเตอรที่มีผูใชงานหลายๆ คนได โดยมี
ความสามารถในการรั ก ษาความปลอดภั ย ของข อ มู ล และสามารถกํ า หนดสิ ท ธิ
ผูใชงานฐานขอมูลในลักษณะ Workgroup ได
¾ การวิเคราะหขอมูลขั้นสูงดวย Pivot View และ Pivot Chart ผูใชงานสามารถนํา
ขอมูลที่จัดเก็บไวในฐานขอมูลมาวิเคราะหเพื่อใชในการทํางานอื่นๆ ตอไปได โดย

2

Microsoft Access สามารถกลั่นกรองขอมูล และวิเคราะหขอมูลผาน Pivot View
และ Pivot Chart ไดเชนเดียวกับการใชงาน Microsoft Excel
¾ การทํา Redo และ Undo ไดหลายระดับ Microsoft Access เพิ่มความสามารถใน
การทํา Redo เพื่อทําซ้ํา และการทํา Undo เพื่อยอนกลับ ไดหลายระดับและมากกวา
เวอร ชั น เดิ ม แม ว าผู ใ ช ง านจะบั น ทึ ก การเปลี่ ย นแปลงไปแล ว ก็ ต าม โปรแกรมก็
สามารถยอนคืนการทํางานได ซึ่งชวยใหผูใชทํางานไดอยางสะดวกมากยิ่งขึ้น
¾ การสราง SubForm และ SubReport ได Microsoft Access สามารถจัดการกับ
ฟอรมและรายงานตางๆ ตามกลุมผูใชไดอยางมีประสิทธิภาพ

กอนการเรียนรูเรื่องการสรางฐานขอมูลดวยโปรแกรม Microsoft Access 2002 ผูเรียนควรมี
ความรูพื้นฐานเกี่ยวกับฐานขอมูลเชิงสัมพันธ องคประกอบของฐานขอมูลสัมพันธ และขั้นตอนการ
ออกแบบฐานขอมูลกอน เนื่องจากความรูพื้นฐานเหลานี้จะชวยใหผูเรียนมีความรูความเขาใจ และ
สามารถสรางฐานขอมูลดวยโปรแกรม Microsoft Access 2002 ไดอยางถูกตองและมีประสิทธิภาพ

ฐานขอมูลเชิงสัมพันธ (Relational Database)
ฐานขอมูลเชิงสัมพันธ (Relational Database) เปนฐานขอมูลที่พัฒนาขึ้นในป ค.ศ.1970 โดย
อี เอฟ คอดด (E.F Codd) ฐานขอมูลเชิงสัมพันธเปนรูปแบบฐานขอมูลที่เขาใจงายสําหรับผูใชงาน ไม
ซับซอน และมีรูปแบบฐานขอมูลที่มีระบบการจัดการฐานขอมูล (Database Management System :
DBMS) สนั บ สนุ น ในการจั ด ข อ มู ล และตอบสนองความต อ งการของผู ใ ช ไ ด เ ป น อย า งดี แ ละมี
ประสิทธิภาพ

องคประกอบของฐานขอมูลเชิงสัมพันธ
1. Entity (เอนทิตี) หมายถึง วัตถุหรือสิ่งที่เราสนใจและตองการจัดเก็บขอมูลไวในฐานขอมูล
ซึ่งวัตถุหรือสิ่งที่เราสนใจตองมีเอกลักษณในตัวเอง หรือสามารถบอกความแตกตางของตนเองได
(เอนทิตีแตละตัวมีความแตกตางกัน) และเอนทิตีถูกสรางขึ้นโดยชุดของแอตทริบิวต
ตัวอยางเชน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี ประกอบดวย พนักงาน-เจาหนาที่ปฏิบัติงาน
อาจารย นักวิจัย และนักศึกษา ซึ่งบุคลากรแตละกลุมก็มีความแตกตางกันตามหนาที่ความรับผิดชอบ
จึงสามารถกําหนดเอนทิตีไดดังนี้คือ
¾ เอนทิตีบุคลากร ประกอบดวย พนักงาน-เจาหนาที่ปฏิบัติงาน อาจารยและนักวิจัย
¾ เอนทิตีนักศึกษา ประกอบดวย นักศึกษาระดับปริญญาตรี ปริญญาโทและเอก
2. Attribute (แอตทริบิวต) หมายถึง คุณลักษณะหรือรายละเอียดของเอนทิตีแตละตัว เชน
¾ เอนทิตีบุคลากร มทส ประกอบดวย รหัสพนักงาน ชื่อ-นามสกุล วันเดือนปเกิด
ประเภทบุคลากร หนวยงานสังกัด
¾ เอนทิตีนักศึกษา มทส ประกอบดวย รหัสประจําตัวนักศึกษา ชื่อ-นามสกุล วันเดือนป
เกิด สํานักวิชา สาขาวิชา อาจารยที่ปรึกษา
เกรดเฉลี่ยสะสม
3

3. Relationship (ความสัมพันธ) หมายถึง ความสัมพันธระหวางเอนทิตี ซึ่งถือเปนสวน
สําคัญของฐานขอมูลเชิงสัมพันธ โดยทําหนาที่เชื่อมโยงขอมูลระหวางเอนทิตีตางๆ ที่สัมพันธกัน โดย
ใชแอตทริบิวตที่เหมือนกัน (มีคาตรงกัน) เปนตัวเชื่อมความสัมพันธ ซึ่งเราสามารถแบงความสัมพันธ
ไดเปน 3 ประเภท คือ
¾ ความสัมพันธแบบ 1:1 (One to One Relationship)
ความสัมพันธแบบ 1:1 เปนความสัมพันธที่จัดการงายที่สุด เนื่องจากมี
ความซับซอนนอยที่สุด แตพบไดยากที่สุดในฐานขอมูลเชิงสัมพันธ ความสัมพันธ
แบบนี้มีลักษณะดังนี้คือ ขอมูลของเอนทิตีหนึ่งมีความสัมพันธกับขอมูลอีกเอนทิตี
หนึ่ ง ได เ พี ย งข อ มู ล เดี ย วเท า นั้ น ในลั ก ษณะที่ เ ป น หนึ่ ง ต อ หนึ่ ง เช น ธนาคาร
กําหนดใหลูกคาแตละคนสามารถเปดบัญชีไดเพียงบัญชีเดียวเทานั้น และแตละบัญชี
มีเจาของบัญชีเพียงคนเดียวเทานั้น เปนตน
¾ ความสัมพันธแบบ 1:M (One to Many Relationships)
ความสัมพันธแบบ 1:M เปนความสัมพันธที่พบบอยที่สุดในฐานขอมูลเชิง
สัมพันธ ความสัมพันธแบบนี้มีลักษณะดังนี้คือ ขอมูลของเอนทิตีหนึ่งมีความสัมพันธ
กับขอมูลอีกเอนทิตีหนึ่งไดในหลายขอมูล เชน ธนาคารกําหนดใหลูกคาแตละคน
สามารถเปดบัญชีไดตั้งแต 1บัญชีขึ้นไป และแตละบัญชีมีเจาของบัญชีไดเพียงคน
เดียวเทานั้น เปนตน
¾ ความสัมพันธแบบ M:N (Many to Many Relationships)
ความสัมพันธแบบ M:N เปนความสัมพันธที่พบไมบอยนัก เนื่องจากมีความ
ซับซอนมากกวาความสัมพันธแบบ1:M ความสัมพันธแบบนี้มีลักษณะดังนี้คือ ขอมูล
ของเอนทิตีหนึ่ง (หลายขอมูล) มีความสัมพันธกับขอมูลอีกเอนทิตีหนึ่งไดในหลาย
ขอมูล ซึ่งความสัมพันธของขอมูลทั้งสองเอนทิตีจะมีลักษณะเปนแบบกลุมตอกลุม
เชน ธนาคารกําหนดใหลูกคาแตละคนสามารถเปดบัญชีไดตั้งแต 1บัญชีขึ้นไป และ
แตละบัญชีมีเจาของบัญชีไดมากกวา 1คน เปนตน
4. Key (คีย) หมายถึง แอตทริบิวตที่สามารถใชในการบงบอกความแตกตางของแตละเรคค
อรดได โดยคียแบงไดหลายชนิด แตมีคียที่ผูเรียนควรทราบดังนี้
¾ Primary Key (คียหลัก)
คือ Attribute ที่ใชบงบอกความแตกตางของขอมูลแตละเรคคอรดใน Entity
โดยที่คียหลักอาจเกิดจาก Attribute เดียว หรือหลายแอตทริบิวตรวมกันก็ได ในการ
เลือก Attribute ที่จะมาใชเปนคียหลักควรที่จะเลือกจาก Attribute ที่มีขอมูลภายใน
Attribute สั้นที่สุด ไมมีขอมูลซ้ําซอนกัน และตองมีคาขอมูลในทุกเรคคอรด (ไมเปน
คาวาง (Null))
เชน Entity นักศึกษา มทส ประกอบดวย Attribute รหัสประจําตัวนักศึกษา
ชื่อ-นามสกุล วันเดือนปเกิด สํานักวิชา สาขาวิชา อาจารยที่ปรึกษา เกรดเฉลี่ยสะสม
จากการพิจารณาจะพบวา Attribute รหัสประจําตัวนักศึกษาไมซ้ํากัน เนื่องจาก
4

นักศึกษาแตละคนมีรหัสประจําตัวที่แตกตางกัน จึงเลือกใช Attribute รหัสประจําตัว
นึกศึกษาเปนคียหลัก (Primary Key)
¾ Candidate Key (คียคูแขง)
คือ Attribute ที่มีคุณสมบัติเปนคียหลัก (Primary Key) ตั้งแต 1 Attribute
ขึ้นไป โดยปกติแลวนิยมเลือก Candidate Key ที่มีคาขอมูลสั้นที่สุดมาเปน Primary
Key
เชน Entity นักศึกษา มทส ประกอบดวย Attribute รหัสประจําตัวนักศึกษา
รหั ส ประจํ าตั ว บั ต รประชาชน ชื่ อ -นามสกุ ล วั น เดื อ นป เ กิ ด สํ านั ก วิ ช า สาขาวิ ช า
อาจารยที่ปรึกษา เกรดเฉลี่ยสะสม จากการพิจารณาจะพบวา Attribute รหัส
ประจําตัวนักศึกษา และ Attribute รหัสประจําตัวบัตรประชาชน สามารถใชเปนคีย
หลัก (Primary Key) ได
ดังนั้น Entity นักศึกษา มทส มี Attribute ที่เปน Candidate
Key ซึ่ง
สามารถใชเปนคียหลัก (Primary Key) ได 2 Attribute ไดแก Attribute รหัส
ประจําตัวนักศึกษา และ Attribute รหัสประจําตัวบัตรประชาชน
¾ Composite Key (คียรวม)
คือ Attribute ตั้งแต 2 Attribute ขึ้นไปรวมกันเพื่อใหมีคุณสมบัติเปนคีย
หลัก (Primary Key) เนื่องจากหากใชเพียง Attribute ใด Attribute หนึ่ง อาจทําให
เกิดความซ้ําซอนของขอมูลได หรือขาดคุณสมบัติการเปนคียหลัก
¾ Foreign Key (คียนอก)
คือ Attribute ที่ใชในการเชื่อมตอกับ Entity อื่นเพื่อแสดงความสัมพันธ
ระหวาง Entity โดยคียนอกนี้สามารถมีคาซ้ํากันหรือเปนคาวาง (Not Null) ได
เชน ฐานขอมูลนักศึกษา ประกอบดวย
- Entity นักศึกษา ประกอบดวย รหัสประจําตัวนักศึกษา ชือ่ -นามสกุล
วันเดือนปเกิด สํานักวิชา สาขาวิชา
รหัสอาจารยที่ปรึกษา เกรดเฉลี่ยสะสม
- Entity อาจารยที่ปรึกษา ประกอบดวย รหัสอาจารยที่ปรึกษา
ชือ่ -นามสกุล สํานักวิชา สาขาวิชา
จากการพิจารณาพบวา Attribute รหัสอาจารยที่ปรึกษา ของ Entity
อาจารยที่ปรึกษาเปนคียหลัก และปรากฏใน Entity นักศึกษา ซึ่งสรุปไดวา Attribute
รหัสอาจารยที่ปรึกษา ของ Entity นักศึกษา เปนคียนอก (Foreign Key) เพื่อใชใน
การเชื่อมความสัมพันธของขอมูลระหวาง Entity อาจารยที่ปรึกษาเขากับ Entity
นักศึกษา

สำหรับฐานขอมูลเชิงสัมพันธที่สรางขึ้นจากโปรแกรม Microsoft Access 2002 นั้นมีการใช
คําศัพทที่เรียก Entity และ Attribute ที่แตกตางออกไป โดยที่เรียก Entity วา Table และ และเรียก
Attribute วา Field นอกจากนี้ยังมีองคประกอบอื่นๆ ที่ควรทราบไดแก
5

1. Table (ตาราง) หมายถึง แหลงเก็บรวบรวมขอมูลที่มีความสัมพันธกันอยางเปนระบบใน
ฐานขอมูล โดยแตละตารางจะประกอบดวย คอลัมน (Column) ซึ่งเปนแนวตั้งของตาราง เรียกวา
“ฟลด” (Field) และ แถว (Row) ซึ่งเปนแนวนอนของตาราง เรียกวา “เรคคอรด” (Record)
2. Record (เรคคอรด) หมายถึง กลุมหรือชุดของฟลดที่อยูแถวเดียวกันในตารางตาม
แนวนอน เชน ตารางนักศึกษา มทส ประกอบดวย ชุดขอมูลนักศึกษา มทส ซึ่งแตละเรคคอรดก็จะมี
ความขอมูลที่แตกตางกันไป เปนตน
3. Field (ฟลด) หมายถึง กลุมของขอมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติของเรคคอรด เชน ตาราง
นั ก ศึ ก ษา มทส ประกอบด ว ย รหั ส ประจํ า ตั ว นั ก ศึ ก ษา ชื่ อ -นามสกุ ล วั น เดื อ นป เ กิ ด สํ า นั ก วิ ช า
สาขาวิชา อาจารยที่ปรึกษา เกรดเฉลี่ยสะสม เปนตน
Table นักศึกษา
รหัส
ชื่อ-นามสกุล
ประจําตัว
B1111111
B2222222
B3333333
B4444444

นายนอย คงดี
น.ส.ขยัน มากลน
น.ส.บุญพรอม มีดี
นายรักเรียน รอบรู

สาขาวิชา

สํานักวิชา

GPAX

เทคโนโลยีสารสนเทศ
อนามัยสิ่งแวดลอม
เทคโนโลยีผลิตสัตว
วิศวกรรมศาสตรโยธา

เทคโนโลยีสังคม
แพทยศาสตร
เทคโนโลยีการเกษตร
วิศวกรรมศาสตร

3.23
3.11
3.59
3.99

เรคคอรด
(Record)

ฟลด (Field)

ตัวอยางที่ 1 ตารางนักศึกษา

ขั้นตอนการออกแบบฐานขอมูล Microsoft Access 2002
การออกแบบฐานขอมูลเปนขั้นตอนที่ตองทํากอนการสรางฐานขอมูล และถือเปนขั้นตอนที่มี
ความสําคัญเปนอยางยิ่ง เนื่องจากถาออกแบบฐานขอมูลไมดีหรือผิดพลาดจะสงผลกระทบตอการ
จัดการขอมูลในฐานขอมูล รวมถึงการสืบคนขอมูลจากฐานขอมูลอาจเกิดความผิดพลาดไดเชนเดียวกัน
ขั้นตอนการออกแบบฐานขอมูลมีตอไปนี้
1. การกําหนดวัตถุประสงคในการออกแบบฐานขอมูล
2. การกําหนดองคประกอบของฐานขอมูล
3. การกําหนดองคประกอบของตาราง
4. การกําหนดความสัมพันธระหวางตารางตางๆ ในฐานขอมูล
1. การกําหนดวัตถุประสงคในการออกแบบฐานขอมูล
กอนที่จะสรางฐานขอมูลตองมีการกําหนดกอนวาจะสรางฐานขอมูลขึ้นมาเพื่อใชใน
งานใด และมี วั ต ถุ ป ระสงค ใ นการสร า งฐานขอ มู ล อย า งไร เพื่ อ ที่ จ ะได ท ราบถึง ข อ มู ล ที่ จ ะ
6

รวบรวมและจั ด เก็ บ ในฐานข อ มู ล รวมถึ ง เป น การกํ า หนดโครงร า งของฐานข อ มู ล ด ว ย
เชนเดียวกัน ในการรวบรวมขอมูลนั้นเราสามารถกระทําไดหลายวิธี เชน การรวบรวมขอมูล
จากเอกสารหรือรายงาน การสอบถามผูใชงาน หรือการสังเกตการทํางานของระบบงานเดิม
(กรณีที่ตองการพัฒนาฐานขอมูลเพื่อใชในการทํางานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางาน)
ซึ่งจะทําใหไดรับขอมูลที่ถูกตองและครบถวน
ตัวอยาง สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ สํานักวิชาเทคโนโลยีสังคม มหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีสุรนารี ตองการสรางฐานขอมูลเพื่อจัดเก็บขอมูลเกี่ยวกับบัณฑิตที่สําเร็จการศึกษา
จากสาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจัดเก็บขอมูลเกี่ยวกับบัณฑิตที่เปนปจจุบันมากที่สุด
และใชในการติดตอกับบัณฑิตของสาขาวิชา ซึ่งสามารถรวบรวมขอมูลไดจากเอกสารและ
ติดตอขอขอมูลจากบัณฑิตแตละคนไดทางจดหมาย
2. การกําหนดองคประกอบของฐานขอมูล
เมื่ อ รวบรวมข อ มู ล ที่ ต อ งการจั ด เก็ บ ในฐานข อ มู ล ได แ ล ว ขึ้ น ตอนต อ ไปคื อ การ
วิเคราะหและกําหนดองคประกอบของฐานขอมูลวา ภายในฐานขอมูลที่พัฒนาขึ้นประกอบดวย
ตารางอะไรบาง และแตละตารางมีความสัมพันธเกี่ยวของกันอยางไร ซึ่งในขึ้นตอนนี้อาจใช
การรางลงในกระดาษคราวๆ กอน ซึ่งมีขั้นตอนดังตอไปนี้
1. การวิเคราะหขอมูลที่เก็บรวมรวมได พบวามีขอมูลดังตอไปนี้ที่ควรจัดเก็บไวใน
ฐานขอมูลบัณฑิต ไดแก รหัสบัณฑิต ชื่อ-นามสกุล ที่อยู หมายเลขโทรศัพท E-mail ภาพถาย
ของบัณฑิต หลักสูตรที่สําเร็จการศึกษา ปที่สําเร็จการศึกษา ตําแหนงงาน ชื่อที่ทํางาน ที่อยูที่
ทํางาน หมายเลขโทรศัพทที่ทํางาน หมายเลขโทรสารที่ทํางาน e-mail ที่ทํางาน
2. การจําแนกขอมูลไดเปนกลุมดังนี้
- ขอมูลบัณฑิต ประกอบดวย
รหัสบัณฑิต ชื่อ-นามสกุล ที่อยู หมายเลข
โทรศัพท E-mail ภาพถายของบัณฑิต
หลักสูตรที่สําเร็จการศึกษา ปที่สําเร็จการศึกษา
- ขอมูลที่ทํางาน ประกอบดวย ตําแหนงงาน ชื่อที่ทํางาน ที่อยูที่ทํางาน
หมายเลขโทรศัพท หมายเลขโทรสารที่ทํางาน
e-mail ที่ทํางาน
3. กําหนดองคประกอบของฐานขอมูล กอนกําหนดองคประกอบของฐานขอมูล
จะตองมีการทํานอรมัลไลซ (Normalization) คือการจัดกลุมขอมูลตางๆ ใหมีความสมบูรณ
และลดความซ้ําซอนของขอมูล รวมถึงการเชื่อมกลุมขอมูลตางๆ ใหเปนระบบ สัมพันธและ
สอดคลองกัน ซึ่งจากการทํานอรมัลไลซแลวจะไดตารางดังตอไปนี้
- ตารางบัณฑิต จัดเก็บขอมูลเกี่ยวกับบัณฑิตสาขา ซึ่งจัดเก็บขอมูลดังตอไปนี้
- รหัสบัณฑิต
- ชื่อ-นามสกุล
- ที่อยู
- หมายเลขโทรศัพท
- E-mail
- ภาพถายบัณฑิต
- รหัสหลักสูตร
- ปที่สําเร็จการศึกษา
- ตําแหนงงาน
- รหัสที่ทํางาน
7

- ตารางบริษัท จัดเก็บขอมูลเกี่ยวบริษัทที่บัณฑิตทํางาน ซึ่งจัดเก็บขอมูลดังตอไปนี้
- รหัสที่ทํางาน
- ชื่อที่ทํางาน
- ที่อยู
- หมายเลขโทรศัพท
- หมายเลขโทรสาร
- E-mail
- ตารางหลั ก สู ต ร จั ด เก็ บ ข อ มู ล เกี่ ย วกั บ หลั ก สู ต รสาขาเป ด สอน และใช ใ นการ
เชื่อมโยงกับขอมูลบัณฑิต (หลักสูตรที่สําเร็จการศึกษา) ซึ่งจัดเก็บขอมูล
- รหัสหลักสูตร
- ชื่อหลักสูตร
3. การกําหนดองคประกอบของตาราง
การกําหนดองคประกอบของตาราง เป นการกําหนดวาตารางประกอบดวยฟล ด
ใดบาง แตละฟลดจัดเก็บขอมูลประเภทใด และมีคุณสมบัติอยางไร รวมถึงการกําหนดคียหลัก
ซึ่งจากตัวอยางพบวามี 3 ตารางไดแก ตารางบัณฑิต ตารางบริษัท และตารางหลักสูตร ซึ่งแต
ละตารางมีองคประกอบภายในที่แตกตางกัน ดังนี้
ตารางบัณฑิต
ชื่อฟลด
ประเภทขอมูล
GradID
Text (ขนาด 8 ตัวอักษร)
GradName
Text (ขนาด 100 ตัวอักษร)
GradAddress
Text (ขนาด 255 ตัวอักษร)
GradTel
Text (ขนาด 9 ตัวอักษร)
GradEmail
Text (ขนาด 50 ตัวอักษร)
GradPic
OLE Object
MajorID
Text (ขนาด 2 ตัวอักษร)
GradDate
Text (ขนาด 4 ตัวอักษร)
GradPosition
Text (ขนาด 100 ตัวอักษร)
CompID
Text (ขนาด 2 ตัวอักษร)
ตารางบริษัท
ชื่อฟลด
ประเภทขอมูล
CompID
Text (ขนาด 2 ตัวอักษร)
CompName
Text (ขนาด 100 ตัวอักษร)
CompAddress
Text (ขนาด 255 ตัวอักษร)
CompTel
Text (ขนาด 9 ตัวอักษร)
CompFax
Text (ขนาด 9 ตัวอักษร)
CompEmail
Text (ขนาด 50 ตัวอักษร)

คําอธิบาย
รหัสบัณฑิต
ชื่อ-นามสกุล
ที่อยู
หมายเลขโทรศัพท
E-mail
ภาพถายบัณฑิต
รหัสหลักสูตร
ปที่สําเร็จการศึกษา
ตําแหนงงาน
รหัสที่ทํางาน

คําอธิบาย
รหัสที่ทํางาน
ชื่อที่ทํางาน
ที่อยู
หมายเลขโทรศัพท
หมายเลขโทรสาร
E-mail
8

ตารางหลักสูตร
ชื่อฟลด
ประเภทขอมูล
MajorID
Text (ขนาด 2 ตัวอักษร)
MajorName
Text (ขนาด 100 ตัวอักษร)

คําอธิบาย
รหัสหลักสูตร
ชื่อหลักสูตร

เมื่อกําหนดองคประกอบของตารางเสร็จแลวจึงกําหนดคียหลัก (Primary Key)
- ตารางบัณฑิต
กําหนดใหฟลด GradID เปนคียหลัก
- ตารางหลักสูตร
กําหนดใหฟลด MajorID เปนคียหลัก
- ตารางบริษัท
กําหนดใหฟลด CompID เปนคียหลัก
4. การกําหนดความสัมพันธระหวางตารางตางๆ ในฐานขอมูล
เมื่ อ กํ า หนดองค ป ระกอบของตารางเสร็ จ แล ว ขั้ น ตอนต อ ไปก็ คื อ การกํ า หนด
ความสัมพันธระหวางตารางในฐานขอมูล จากการออกแบบจะพบวามีทั้งหมด 3 ตาราง คือ
ตารางบั ณ ฑิ ต ตารางหลั ก สู ต ร และตารางบริ ษั ท ซึ่ ง ทั้ ง สามตารางเกี่ ย วข อ งและมี
ความสัมพันธกันกลาวคือ
- ตารางหลักสูตรมีความสัมพันธกับตารางบัณฑิต
- ฟลดรหัสหลักสูตร (MajorID) ของตารางหลักสูตรมีความสัมพันธกับฟลด
รหัสหลักสูตร (MajorID) ของตารางบัณฑิต และมีรูปแบบความสัมพันธ
เปนแบบ 1: M เนื่องจากแตละหลักสูตรผลิตบัณฑิตอยางมากกวา 1 คน
- ตารางบริษัทมีความสัมพันธกับตารางบัณฑิต
- ฟลดรหัสบริษัท (CompID) ของตารางบริษัทมีความสัมพันธกับฟลดรหัส
บริษัท (CompID) ของตารางบัณฑิต และมีรูปแบบความสัมพันธเปนแบบ
1: M เนื่องจากบัณฑิตทํางานในบริษัท 1 บริษัท บางบริษัทอาจมีบัณฑิต
ของสาขาทํางานมากกวา 1คน

ภาพแสดงความสัมพันธระหวางตาราง ฐานขอมูลบัณฑิตสาขาวิชาเทคโลยีสารสนเทศ
9

องคประกอบของ Microsoft Access 2002
สวนประกอบของจอภาพ
เมื่อเรียกใชโปรแกรม Access โดยการ Double Click ที่ไอคอน Access จะปรากฏ
หนาตาง Microsoft Access และเมื่อเลือกที่จะสรางหรือเปดฐานขอมูล จะปรากฏหนาตาง
ฐานขอมูล (Database Window) ดังภาพ

ภาพแสดงสวนประกอบของจอภาพ
ภาพหนาจอและองคประกอบของ Microsoft Access 2002

1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) เปนแถบที่อยูบนสุด จะแสดงชื่อของโปรแกรม Microsoft
Access
2. แถบเมนู (Menu Bar) แสดงรายการคําสั่งที่ใชในการจัดการไฟล แกไข เปนตน
3. แถบเครื่องมือ (Tool Bar) แสดงปุมคําสั่งที่ใชภาพแทนตัวอักษร จะแสดงเฉพาะ
ปุมคําสั่งที่ใชงานประจํา เมื่อตองการใชงานเพียงแคคลิกเมาสที่ปุมนั้น เมื่อมีการ
ใชงานตางออบเจ็กตกันปุมอาจจะแตกตางกันบาง ดังนั้น อยากังวลหากเห็นความ
แตกตางที่เกิดขึ้น
4. หนาตางฐานขอมูล (Database Window) แสดงออบเจ็กตตางๆ ในฐานขอมูล
แถบดานบนของ หนาตางจะเปนชื่อของ Database ที่เปดใชงาน
5. ปุมออบเจ็กต (Object Button) แสดงออบเจ็กตตางๆ ในฐานขอมูล (ดูรายละเอียด
เรื่องสวนประกอบของฐานขอมูล)
6. ปุมคําสั่ง (Command Button) เปนปุมที่ใชในการสั่งใหทํางานตางๆ ของ
ออบเจ็กตที่ใชงานอยู เชน ใชงานออบเจ็กต Table
10

ปุมคําสั่ง New หมายถึง สรางตารางใหม
ปุมคําสั่ง Open หมายถึง เปด Datasheet ขึ้นมากรอกขอมูล
ปุมคําสั่ง Design หมายถึง กําหนดโครงสรางตาราง
7. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงขอความตางๆ เกี่ยวกับสถานะการทํางาน เชน
Caps Lock, Num Lock เปนตน

องคประกอบของ Microsoft Access 2002
Microsoft Access 2002 ประกอบดวยสวนตางๆ 6 สวน หรืออาจเรียกวา
"ออบเจ็กตฐานขอมูล" (Database Object) ตามแตละแท็บที่ปรากฏบนหนาตาง Database (ดู
จากภาพแสดงสวนประกอบของจอภาพ)
1. Table (ตาราง) เปนสวนที่ทําหนาที่ในการกําหนดโครงสรางของ Database และ
จัดเก็บขอมูลที่มีความสัมพันธกันไวดวยกัน โดยจะเก็บขอมูลในรูปของแถวและคอลัมน ขอมูล
ในแตละแถวจะเรียกวา เรคอรด (Record) แตละคอลัมนเรียกวา ฟลด (field)
2. Query (คิวรี่) ใชในการสอบถาม แกไข เพิ่มหรือลบขอมูลในตาราง คิวรี่อาจ
เรียกวา "ขอคําถาม" เนื่องจากเราสามารถใชคิวรี่ในการสอบถามขอมูลจากตารางเดียวหรือ
หลายตารางได
3. Form (แบบฟอรม) ใชในการทํางานกับขอมูลใหงายและสะดวก เชน ใชแสดง
เพิ่ม หรือ แกไขขอมูลจากตารางตางๆ บนแบบฟอรม สามารถเพิ่มขอความ หรือปุมคําสั่ง
ตางๆ เพื่ออธิบายใหผูใชแบบฟอรมใชงานไดงาย แมวาจะไมเขาใจภายในระบบก็ตาม
4. Report (รายงาน) ใชในการแสดงผลขอมูลทั้งจากบนจอภาพและการพิมพทาง
เครื่องพิมพ การแสดงผลดวย Report จะไมเหมือนกับการแสดงผลที่ Form คือ ไมสามารถ
เพิ่ม ลบ หรือแกไขขอมูลได แตสามารถรวบรวมผลและนําเสนอขอมูลสรุปแยกเปนกลุมได
ดีกวา Form
5. Macro (มาโคร) อาจเรียกวา "ชุดคําสั่ง" ใชเพื่อเสริมการทํางาน โดยการนําคําสั่ง
ต า งๆ ที่ ต อ งการให ทํ า งานเรี ย งลํ า ดั บ กั น ไปเรื่ อ ยๆ เช น สร างชุ ด คํ า สั่ ง ให เ ป ด ฟอร ม โดย
อัตโนมัติ หลังจากนั้นให Run เมนูเฉพาะงานขึ้นมาและสั่งพิมพรายงานทันที เปนตน เมื่อ
ตองการใหมาโครทํางานเพียงแคกดปุมควบคุมเทานั้นเอง
6. Module (โมดูล) เปนการเขียนคําสั่งโปรแกรม แตกอนเขียนดวย Access Basic
Code ปจจุบันเปน Visual Basic For Application (VBA) การใชงานเหมือน Macro แต
ซับซอนกวามาก หากเพิ่งเริ่มเรียนรูการใชฐานขอมูล Access ไมควรใช Module

คุณสมบัตติ า งๆ ของฟลด
กอนสรางตารางตองทําความเขาใจเกี่ยวกับคุณสมบัติตางๆ ของฟลดกอน เพื่อการ
กําหนด โครงสรางของตารางจะไดไมตองแกไขไปแกไขมา ซึ่งจะมีผลกระทบกับขอมูลที่
กรอกไปแลว เพราะหากคุณสมบัติของฟลดเปลี่ยนไป ขอมูลก็จะเปลี่ยนไปหรืออาจสูญหายได

11

ภาพแสดงหนาตางการกําหนดโครงสรางของตาราง (คุณสมบัติของฟลด)
1. ชื่อฟลด (Field Name)
กฎในการตั้งชื่อฟลดมีดังนี้
1. ยาวไดไมเกิน 64 ตัวอักษร
2. ใชไดทั้งตัวอักษรและตัวเลข และมีชองวางได
กรณีที่มีชองวางในชื่อฟลดใด เวลาอางอิงถึงชื่อนั้นใน Query หรือ Form
ตองใสชื่อฟลดไวในเครื่องหมาย [ ] (bracket เชน [Order ID])
3. ควรตั้งชื่อเปนภาษาอังกฤษมากกวาภาษาไทย
4. ควรตั้งใหสื่อความหมายกับคุณสมบัติของ Field นั้น
2. ประเภทของขอมูลในฟลด (Data Type)
การกําหนดขอมูลในฟลดตองระบุที่ชอง Data Type ในขั้นตอนการกําหนด
โครงสรางตาราง (Table Design) การเก็บขอมูลตองพิจารณาใหดีวาขอมูลใดจะเปน
ประเภทใด มีความยาวเทาไร เพื่อใหเหมาะสมกับการทํางาน และเพื่อประหยัดพื้นที่
ในการจัดเก็บดวย เชน
- กรณีที่พนักงานในบริษัทมีไมเกิน 1,000 คน การเลือก Number ควรเรียก
เปน Integer ก็พอ ไมควรเลือกเปน Long Integer เพราะกินพื้นที่มากกวา และไมมี
ความจําเปนเลยที่ตองกําหนดใหเปน Single หรือ Double เพราะไมตองการทศนิยม
- กรณีหมายเลขโทรศัพท หมายเลขโทรสารกําหนดเปน Text เนื่องจากไม
จําเปนตองใชในการคํานวณ

12

ประเภทขอมูล
Text

ขนาด
255 ตัวอักษร

Memo

65,635 ตัวอักษร

Number
Date/Time
Currency

8 ไบต
8 ไบต
8 ไบต

Auto Number

4 ไบต, 16 ไบต

Yes/No

1 บิต

OLE Object

1 กิกะไบต

Hyperlink

2,048 ตัวอักษร

Lookup Wizard

ขนาดเทากับคียหลัก
ของตารางที่ดึงขอมูล
มาใชงาน

ชนิดของขอมูล / คําอธิบาย
ตัวอักษร ตัวเลข และเครื่องหมายตางๆ ที่ไมไดใชในการ
คํานวณ
ตัวอักษร ตัวเลข และเครื่องหมายตางๆ ที่ใชในการ
อธิบาย บันทึก หรือหมายเหตุ
ตัวเลขที่ใชในการคํานวณ ทั้งจํานวนเต็มและทศนิยม
วัน เดือน ป ระหวางปที่ 100 ถึงปที่ 9999 และเวลา
ตัวเลขที่ใชในการคํานวณ และตัวเลขที่เกี่ยวกับสกุลเงิน
โดยเก็ บ ตั ว เลขจํ า นวน 15 หลั ก (ตั ว เลขหน า ทศนิ ย ม)
และเก็บตัวเลขทศนิยมไมเกิน 4 ตําแหนง
คาลําดับที่เพิ่มในตารางโดยอัตโนมัติและไมซ้ํากัน เมื่อมี
การเพิ่มเรคคอรดใหมในตาราง
ขอมูลเชิงตรรกะที่เปนไปไดเพียง 2 คา เชน True/False,
On/Off หรือ Yes/No
วัตถุ (Object) หรือสิ่งอื่นๆ ที่สรางขึ้นจากโปรแกรมอื่นๆ
เชน รูปภาพ เสียง หรือแฟมเอกสาร เปนตน
ขอความ หรือรูปแบบของขอความที่ใชสําหรับเชื่อมโยง
ไปสูขอมูลอื่นๆ หรือการเชื่อมโยงในรูปแบบเว็บเพจ
ขอมูลที่ดึงมาจากตารางอื่นที่เชื่อมความสัมพันธกัน

3. คําอธิบายเพิ่มเติม (Description)
สวนของการอธิบายรายละเอียดของชื่อฟลดนั้นเพื่อเพิ่มเติมใหชัดเจนขึ้น
เชน Field ชื่อ EmpName ใน Description จะมีคําอธิบายเพิ่มเติมวา “ชื่อของ
พนักงานในบริษัท ความยาวไมเกิน 25 ตัวอักษร” เปนตน ขอความนี้จะปรากฏที่
แถบสถานะดานลาง (Status bar) เมื่อคลิกเลือกฟลดนี้ใน Form
4. คุณสมบัติของฟลด (Field Properties)
สวนที่ใชกําหนดคุณสมบัติตางๆ ของ Field ประกอบดวย
คุณสมบัติฟลด
Field Size
Format

ความหมาย
ขนาดของขอมูล
รูปแบบของขอมูล

Decimal Place

จํานวนตําแหนงหลัง
จุดทศนิยม

คําอธิบาย
ความยาวสูงสุดของขอมูลที่บันทึกลงในฟลดนั้น
รูปแบบของขอมูลที่ตองการแสดง
เชน ตัวเลข คาเงิน วันเดือนป เปนตน
จํานวนตําแหนงหลังจุดทศนิยม
(สําหรับขอมูลประเภท Number และ Currency)
13

คุณสมบัติฟลด
Input Mark
Caption
Validation Text
Required
Allow Zero Length
Indexed

ความหมาย
รูปแบบการรับคาขอมูล
ชื่อฟลดเพิ่มเติม
ขอความเตือนในการ
รับคาขอมูล
ความตองการขอมูล
ของฟลด
การยกเวนการบันทึก
คาขอมูลในฟลด
การกําหนดดรรชนี
ใหกับฟลด

คําอธิบาย
รูปแบบในการรับคา หรือบันทึกคาขอมูลลงในฟลด
ชื่อฟลดที่ใชแสดงแทนชื่อฟลดที่กําหนดไวในตาราง
ขอความเตือน กรณีที่ผูใชบันทึกคาขอมูลในฟลดนั้น
ไมถูกตอง หรือไมตรงตามกฎเกณฑที่กําหนดไว
การบั ง คั บ ให ผู ใ ช บั น ทึ ก ค าข อ มู ล ลงในฟ ล ด ต ามที่
กําหนดไว
การกําหนดใหฟลดนั้นๆ ไมตองบันทึกคาขอมูลได
(การทําใหเปนคาวาง (คา Null))
การกําหนดดรรชนีใหกับ ฟลดนั้น ๆ เพื่อใชในการ
คนหาขอมูล หรือการเรียงลําดับขอมูล

Field Size
การกําหนดขนาดของฟลด ใชกับฟลดที่มีประเภทขอมูล (Data Type) เปน
แบบ Text, Number และ Auto Number เทานั้น ซึ่งประเภทขอมูลแตละชนิดมี
รายละเอียดในการกําหนดขนาดของฟลดดังนี้
1. Data Type ประเภท Text
โปรแกรมกํ า หนดขนาดความยาวตั้ ง ต น ไว ที่ 50 ตั ว อั ก ษร แต
สามารถกําหนดใหมไดตั้งแต 0 – 255 ตัวอักษร
2. Data Type ประเภท Number
โปรแกรมกําหนดแบบ Number ไวที่ Long Integer (คาตัวเลข
จํานวนปกติ) แตสามารถกําหนดใหมใหเปนแบบตางๆ ได ดังนี้
รูปแบบ
Byte
Integer
Long Integer
Single

ตําแหนงทศนิยม
ไมมี
ไมมี
ไมมี
7 ตําแหนง

Double

15 ตําแหนง

Replication ID ไมมี
Decimal
28 หลัก

คําอธิบาย
ตัวเลขจํานวนเต็มตั้งแต 0 – 255
ตัวเลขจํานวนเต็มตั้งแต -32,768 ถึง 32,767
ตัวเลขจํานวนเต็มตั้งแต -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647
ตัวเลขตั้งแต -3.4X1038 ถึง -1.4X1045 สําหรับคาลบ
และ 1.4X1045 ถึง 3.4X1038 สําหรับคาบวก
ตัวเลขตั้งแต -1.8X10308 ถึง -4.5X10324 สําหรับคาลบ
และ 4.5X10324 ถึง 1.8X10308 สําหรับคาบวก
Globally unique identifier (GRID) (ตัวเลขผสมตัวอักษร)
ตัวเลขตั้งแต -1028-1 ถึง 1028-1

14

3. Data Type ประเภท Auto Number
โปรแกรมกําหนดแบบ Auto Number ไวที่ Long Integer (คา
ตัวเลขจํานวนปกติ) แตสามารถกําหนดใหมใหเปนแบบตางๆ ได ดังนี้
ขนาด
คําอธิบาย
4 ไบต
จํานวนเต็มที่เพิ่มขึ้นที่ละ 1 หรือจากการสุม
16 ไบต
ตัวเลขผสมกับตัวอักษร (Globally unique identifier (GRID))

รูปแบบ
Long Integer
Replication ID

Format
การกําหนดรูปแบบของฟลด ใชกับฟลดที่มีประเภทขอมูล (Data Type) ทุก
ประเภท แตที่นิยมกําหนดรูปแบบของฟลดไดแกขอมูลประเภท Text, Number,
Currency, Date/Time และ Yes/No ซึ่งประเภทขอมูลแตละชนิดมีรายละเอียดในการ
กําหนดขนาดของฟลดดังนี้
1. Data Type ประเภท Text
สัญลักษณ
คําอธิบาย
@
แทนอักษร ตัวเลข หรือเครื่องหมาย 1 ตัว
กรณีที่ไมปอนคาขอมูล โปรแกรมจะกําหนดใหตําแหนงนั้น
เปนคาวาง (Null)
&
แทนอักษร ตัวเลข หรือเครื่องหมาย 1 ตัว
กรณีที่ไมปอนคาขอมูล โปรแกรมจะไมกําหนดใหตําแหนงนั้น
เปนคาวาง (Null)
<
ตัวอักษรทุกตัวแสดงเปนตัวพิมพเล็ก
>
ตัวอักษรทุกตัวแสดงเปนตัวพิมพใหญ

ตัวอยาง
รูปแบบ @@-@@@
ผลลัพธ 12-345
01-234
รูปแบบ &&-&&&
ผลลัพธ 1-234
-123
DATABASE
database

2. Data Type ประเภท Number และ Currency
รูปแบบ
General Number
Currency
Euro
Fixed
Standard

คําอธิบาย
รูปแบบปกติ (คา Default) ตามคาที่ปอนขอมูล
รูปแบบสกุลเงินบาท โดยมีเครื่องหมายจุลภาค (,) คั่นระหวาง
ตัวเลขตําแหนงที่ 3 กับ 4 และตําแหนงที่ 6กับ 7
รูปแบบสกุลเงินยูโร โดยมีเครื่องหมายจุลภาค (,) คั่นระหวาง
ตัวเลขตําแหนงที่ 3 กับ 4 และตําแหนงที่ 6กับ 7
รูปแบบปกติตามคาที่ปอนขอมูล แตจะแสดงตัวเลขอยางนอย 1
ตัว และตัวเลขหลังจุดทศนิยม 2 ตําแหนง
รูปแบบมาตรฐาน โดยใชเครื่องหมายจุลภาค (,) ในการแยกตัว
เลข 3 หลัก และมีตัวเลขหลังจุดทศนิยม 2 ตําแหนง

ตัวอยาง
9999.989
฿9,999.99
9,999.99
9999.99
9,999.99

15

รูปแบบ
Percent

Scientific

คําอธิบาย
ตัวอยาง
รูปแบบคาเปอรเซ็นต โดยหารคาที่ปอนขอมูลดวย 100 แลว 99.00%
เติ ม เครื่ อ งหมาย % ไว ด านหลั ง ตั ว เลข และมี ตั ว เลขหลั ง จุ ด
ทศนิยม 2 ตําแหนง
รูปแบบตัวเลขมาตรฐานทางวิทยาศาสตร
9.99E+03

Medium Time
Shot Time

3. Data Type ประเภท Date/Time
คําอธิบาย
รูปแบบวันที่และเวลาปกติ (คา Default) เปนการแสดงผล
ที่รวมระหวางรูปแบบ Short Date และ Long Time
รูปแบบวันที่ปกติตามที่กําหนดคาวันที่ของ Date and
Time ใน Control Panel ของระบบปฏิบัติการ Windows
รูปแบบวันที่แบบสั้น (วันที่ เดือน(อักษรยอ) ป(ยอ))
รูปแบบวันที่แบบสั้น (วันที่ เดือน(เลขเดือน) ป(ยอ))
รูปแบบเวลาปกติตามที่กําหนดคาเวลาของ Date and
Time ใน Control Panel ของระบบปฏิบัติการ Windows
รูปแบบเวลาแบบสั้น (ชั่วโมง นาที หนวยเวลา AM/PM)
รูปแบบเวลาแบบสั้น (ชั่วโมง นาที)

รูปแบบ
True / False
Yes / No
On / Off

4. Data Type ประเภท Yes/No
คําอธิบาย
รูปแบบคาจริง (True) และคาเท็จ (False)
รูปแบบคาใช (Yes) และไมใช (No)
รูปแบบคาเปด (On) และคาปด (Off)

รูปแบบ
General Date
Long Date
Medium Date
Shot Date
Long Time

ตัวอยาง
28/4/2549 10:06:30
28 เมษายน 2549
28–มิ.ย.–49
28/4/49
10:06:30
10:06 AM
10:06

ตัวอยาง
True / False
Yes / No
On / Off

Decimal Place
การกําหนดตําแหนงตัวเลขหลังจุดทศนิยม ใชกับฟลดที่มีประเภทขอมูล
(Data Type) ประเภท Number, Currency ซึ่งโปรแกรมกําหนดมาใหเปนแบบ Auto
(ทศนิยม 2 ตําแหนง) แตผูใชสามารถแกไขได โดยโปรแกรมกําหนดใหมีทศนิยมได
ตั้งแต 0 – 15 ตําแหนง
Input Mask
การกํ า หนดรู ป แบบเพื่ อ ใช ใ นการรั บ ค า ข อ มู ล ของฟ ล ด ใ ห ถู ก ต อ งตาม
หลักเกณฑที่กําหนดไว เชน หมายเลขโทรศัพท มีการใชหลายรูปแบบ เชน 044224499, (044) 224499, 0-4422-4499 หรือ 6644224499 เปนตน หากไมมีการ
16

กําหนดรูปแบบการรับคาขอมูล จะทําใหผูใชแตละคนปอนคาขอมูลหลากหลาย ไม
เปนรูปแบบเดี๋ยวกัน จึงควรมีการกําหนดรูปแบบเพื่อความสะดวกในการกรอกขอมูล
และเพื่อปองกันความผิดพลาดในการกรอกขอมูลของผูใชงาน
สัญลักษณ
0
9
#
L
?
A
a
&
C
. (จุด)
,
:;-/
<
>
!
\

คําอธิบาย
แทนตัวเลข 0 – 9 เทานั้น และตองใสคาทุกครั้ง
แทนตัวเลข 0 – 9 หรือชวงวางก็ได (คา Null) จะใสหรือไมใสคาก็ได
แทนตัวเลข 0 – 9 หรือชวงวางก็ได (คา Null) ที่เปนคาบวกหรือคาลบ ก็ได
แทนตัวอักษร และตองใสคาทุกครั้ง
แทนตัวอักษร จะใสหรือไมใสคาก็ได
แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเทานั้น และตองใสคาทุกครั้ง
แทนตัวเลขหรือตัวอักษรเทานั้น จะใสหรือไมใสคาก็ได
แทนตัวเลข ตัวอักษร และชองวาง (คาวาง) และตองใสคาทุกครั้ง
แทนตัวเลข ตัวอักษร และชองวาง (คาวาง) จะใสหรือไมใสคาก็ได
แทนเลขทศนิยม
แทนเครื่องหมายคั่นระหวางตัวเลข ตามหลักสากล
แทนเครื่องหมายคั่นระหวางวันที่ และเวลา
แทนเครื่องหมายเปลี่ยนตัวอักษรทุกตัวที่บันทึกคาใหแสดงผลเปนตัวพิมพเล็ก
แทนเครื่องหมายเปลี่ยนตัวอักษรทุกตัวที่บันทึกคาใหแสดงผลเปนตัวพิมพใหญ
แทนเครื่องหมายที่ใหใสคาที่บันทึกจากขวาไปซาย
แทนเครื่องหมายแสดงคาตามอักษรที่ตามหลังเครื่องหมายนี้
Caption
การกําหนดชื่อใหม, ชื่ออื่นๆ หรือ ชื่อที่เปนภาษาอื่น ที่ใชแทนชื่อฟลด ที่
กําหนดไวใน Field Name เพื่อใหผูใชงานเขาใจ เนื่องจากมีขอจํากัดในการกําหนด
ชื่อฟลดในชอง Field Name เชน Field Name ตั้งชื่อวา “StuID” ซึ่งอาจไมสื่อ
ความหมาย จึงกําหนดชื่อฟลดใหมในชอง Caption วา “รหัสประจําตัวนักศึกษา” ซึ่ง
ขอความดังกลาจะปรากฏในสวนของ Header ของ Field บนหนา Datasheet ที่ใช
บันทึกขอมูลลงตาราง
Default Value
การกําหนดคาเริ่มตนใหกับฟลดนั้นๆ ซึ่งคาที่กําหนดไวจะปรากฏในหนา
Datasheet ที่ใชในการบันทึกขอมูล

17

Validation Rule
การกําหนดเงื่อนไขในการบันทึกคาขอมูล โดยกําหนดในรูปของประโยค
เงื่อ นไข เชน เงิ นเดื อ นพนัก งานอยูร ะหวาง 10,000 บาทถึ ง 50,000 บาท ใหใ ส
เงื่อนไขวา Between 10000 and 30000 เปนตน
Validation Text
การกําหนดขอความเตือนกรณีที่ปอนขอมูลลงตารางผิดพลาด หรือไมตรง
กับ Validation Rule ที่กําหนดไว เชน พิมพคําวา “กรุณากรอกขอมูลใหมอีกครั้ง
เงินเดือนพนักงานอยูระหวาง 10,000 – 50,000 บาทเทานั้น” เปนตน
Required
การกําหนดใหมีการปอนขอมูลลงในฟลดทุกครั้งหรือไม กรณีที่เลือก
ตัวเลือก “Yes” หมายถึง ตองการใหมีการปอนขอมูลทุกครั้ง และกรณีที่เลือก
ตัวเลือก “No” หมายถึง ไมจําเปนตองปอนขอมูลลงฟลดทุกครั้ง หรือไมตองปอน
ขอมูลลงฟลดนั้นได
Allow Zero Length
การกําหนดใหขอมูลในฟลดนั้นที่มี Data Type ประเภท Text และ Memo
มีคาเปน "Null" ได กรณีที่เลือกตัวเลือก “Yes” หมายถึง ฟลดดังกลาวสามารถเปน
คาวางได และกรณีที่เลือกตัวเลือก “No” หมายถึง ฟลดดังกลาวไมสามารถเปนคา
วางได
Indexed
การกําหนดดรรชนีใหกับฟลด ซึ่งมี 3 ประเภท คือ
รูปแบบ
ความหมาย
No
ไมมีการกําหนดดรรชนีใหกับฟลดนั้น
Yes (Duplicates OK)
กําหนดดรรชนีใหกับฟลดนั้น (แบบซ้ํากันได)
Yes (No Duplicates)
กําหนดดรรชนีใหกับฟลดนั้น (แบบซ้ํากันไมได)

18

ขั้นตอนการสรางตาราง (Table)
การสรางตารางเพื่อบันทึกขอมูลลงฐานขอมูลดวยโปรแกรม Microsoft Access 2002 นั้นมี
การแบงขั้นตอนออกเปน 2 ขั้นตอน ดังนี้คือ 1) การกําหนดโครงสรางตาราง, องคประกอบของฟลด
และการเชื่อมความสัมพันธระหวางตาราง 2) การกรอกขอมูลลงในตาราง
เริ่ม

กําหนดโครงสรางตาราง

กําหนดองคประกอบฟลด

เชื่อมความสัมพันธ
ระหวางตาราง

กรอกขอมูลลงใน
Data sheet ของตาราง

จบ

แผนผังแสดงขั้นตอนการสรางตาราง (Table) ดวยโปรแกรม Microsoft Access 2002

19

ปฏิบัติการที่ 1
การสรางฐานขอมูลและการกําหนดโครงสรางตาราง
วัตถุประสงค : นักศึกษาสามารถ
1. สรางตารางเพื่อจัดเก็บขอมูลโดยใชโปรแกรม Access ได
2. กําหนดโครงสรางของตารางได
3. อธิบายคุณสมบัติของแตละฟลดที่กําหนดในตารางได
ขั้นตอนปฏิบัติที่ 1.1
การสรางฐานขอมูล Week1.mdb
1. เรียกใชโปรแกรม Microsoft Access
2. คลิกคําสั่ง
Program
3. คลิกคําสั่ง
Microsoft Access

1. คลิก
คําสั่ง Start

2. ปรากฏหนาตางการโปรแกรม Microsoft Access 2002

3. คลิกคําสั่ง Blank Database ในหัวขอ
New ซึ่งอยูในหนาตางงาน (Task pane)
เพื่อสรางฐานขอมูลใหม
หรือ คลิกที่ไอคอน
บนแถบ Standard Toolbar
คลิกคําสั่ง
Blank Database

4. ตั้งชื่อฐานขอมูลใหมที่สรางวา Week1.mdb ในชอง File Name : ดังรูป

5. เมื่อตั้งชื่อฐานขอมูลเสร็จเรียบรอยแลว ใหคลิกที่ปุม Create

21

6. ปรากฏหนาตาง Database ชื่อ Week1

ที่หนาตาง Database จะปรากฏ Object ตางๆ 6 Object ไดแก Table, Query, Form,
Report, Macro และ Module
7. ใหคลิกเลือก object : Table แลวคลิกที่ปุมคําสั่ง New
2. คลิก
คําสั่ง New
1. คลิก Object
Table

22

8. ปรากฏหนาจอ New Table

ประเภทตาราง
Datasheet View
Design View
Table Wizard
Import Table
Link Table

คําอธิบาย
ตารางขอมูลแบบ Datasheet ขนาด 20 คอลัมน X 30 แถว
ตารางขอมูลที่ผูใชกําหนดโครงสรางตาราง และองคประกอบของฟลดดวยตนเอง
ตารางขอมูลที่ Microsoft Access เตรียมโครงสรางตารางไวใหแลว
ตารางขอมูลที่สรางโดยการทําสําเนาจากตารางขอมูลที่มีอยูแลวมาเก็บไวใน
ฐานขอมูลที่ใชงานอยูในปจจุบัน
ตารางขอมูลที่ Microsoft Access ดึงขอมูลดวยวิธีการเชื่อมโยงจากฐานขอมูล
อื่นๆ นํามาใชงานในฐานขอมูลปจจุบัน

9. คลิกที่คําสั่ง Design View จากนั้นคลิกที่ปุม OK
1. คลิกตัวเลือก
Design View

2. คลิก
ปุมคําสั่ง OK

23

10. ปรากฏหนาตางกําหนดโครงสรางตาราง ดังรูป

หนาตางกําหนดโครงสรางตารางประกอบไปดวย Field Name (ชื่อฟลด), Data Type (ชนิด
ของฟลด), Description (รายละเอียดของฟลด), Field Properties (คุณสมบัติของฟลด)
(อานรายละเอียดจากเรื่องคุณสมบัติของฟลด ในสวนบทนํา หนา 11 – 18)

24

ขั้นตอนปฏิบัติที่ 1.2
การกําหนดโครงสรางตารางและองคประกอบของฟลด
คําสั่ง:
ใหนักศึกษาสรางตาราง CUSTOMER, PRODUCT, EMPLOYEE, ORDER และตาราง
ORDER_Detail โดยดูโครงสรางตารางและองคประกอบของฟลด จากภาคผนวก หนา 41 – 43
1. จากหนาตาง Table1: Table ใหพิมพชื่อฟลด CusID ลงในชอง Field Name ดังรูป

2. เมื่อพิมพชื่อฟลดเสร็จแลวใหกดปุม Enter เคอรเซอร (Curser) จะเลื่อนไปชอง Data Type
โดยอัตโนมัติ
- โดยปกติโปรแกรม Microsoft Access 2002 จะกําหนดคาเริ่มตน (Default) ของ
Data Type ไวที่ Text หากตองการกําหนดเปนชนิดอื่น ใหคลิกที่ชองนั้นจะมีปุมลูกศรใหเลือกชนิดของ
ฟลดแบบตางๆ ได สําหรับฟลดนี้ใหกําหนดเปน Text (ไมตองแกไขคา Data Type)

25

3. เมื่อเลือกชนิดของขอมูลแลวใหกด Enter เคอรเซอรจะปรากฏที่ชอง Description ให
นักศึกษาพิมพรายละเอียดของฟลด ดังนี้ “รหัสประจําตัวลูกคา ใชเปน Primary key”

4. ที่สวน Field Properties ใหนักศึกษากําหนดคุณสมบัติตางๆ ของฟลด
(ดูจากภาคผนวก หนา13–18)

TIP
การเลือกฟลด (เลื่อนเมาสไปที่ดานหนาของฟลดที่ตองการเลือก เชน ฟลด CusID จะปรากฏลูกศร
สีดํา (ใหคลิกเมาสจะปรากฏแถบสีดําที่ฟลดนั้น)
26

การกําหนด Field Properties: Input Mask
1. คลิกฟลดที่ตองการกําหนด Input Maskในตัวอยางเปนการกําหนด Input Mask ใหกับฟลด
หมายเลขโทรศัพท (CusTel)
2. คลิกที่ชอง Input Mask จะปรากฏปุม

3. คลิกที่ปุม

จะปรากฏหนาตาง Input Mask Wizard ดังรูป

27

4. คลิกเลือกปุม Edit List จะปรากฏหนาตาง Customize Input Mask Wizard ดังรูป

5. แกไขขอมูลใน Customize Input Mask Wizard ดังนี้
1) ชอง Description:
ใหแกไขเปน Telephone
2) ชอง Input Mask:
ใหแกไขเปน 0-0000-0000
3) ชอง Sample Data: ใหแกไขเปน 0-4422-4499

6. เมื่อแกไขขอมูลเสร็จแลวใหคลิกที่ปุมคําสั่ง Close จะปรากฏหนาตาง Input Mask Wizard
พรอมรายการ Input Maskที่สรางขึ้น ดังรูป

28

7. ที่ชอง Try It: ใหทดสอบการพิมพคาขอมูล เพื่อตรวจสอบวา Input Mask ที่กําหนดขึ้นตรง
ความตองการหรือไม ดังรูป

8. คลิกปุมคําสั่ง Next จะปรากฏหนาตางถัดไป เพื่อกําหนดรูปแบบของสัญลักษณที่ใชในการ
รับคาขอมูล ดังรูป

1. ตรวจสอบรูปแบบ
Input Mask
2. กําหนดรูปแบบ
การรับคาขอมูล

29

9. คลิกปุมคําสั่ง Next จะปรากฏหนาตางถัดไป เพื่อกําหนดรูปแบบการจัดเก็บขอมูลลงตาราง
ซึ่งมีดวยกัน 2 รูปแบบคือ
1) รูปแบบการจัดเก็บขอมูลพรอมสัญลักษณ Input Mask
2) รูปแบบการจัดเก็บขอมูลเฉพาะขอมูลเทานั้น ไมรวมสัญลักษณ Input Mask

10. คลิกปุมคําสั่ง Next ปรากฏขอความยืนยันการกําหนด Input Mask

30

11. คลิกปุมคําสั่ง Finish จะกลับมายังหนาตาง Table1:Table พบวา Field Properties: Input
Mask ปรากฏสัญลักษณรูปแบบ Input Mask ตามที่กําหนดไว ดังรูป

การกําหนดคียหลัก (Primary Key : PK)
เมื่อกําหนดโครงสรางตารางและองคประกอบของฟลดในตารางเสร็จแลว ใหนักศึกษา
ทําการกําหนดคียหลัก (Primary Key : PK) ใหกับตารางที่สรางขึ้น โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเลือกฟลดที่ตองการกําหนดใหเปนคียหลัก ในที่นี่คือฟลด CusID ดังรูป

2. คลิกเลือกคําสั่ง Edit จากแถบเมนูคําสั่ง
จากนั้นเลือกคําสั่ง Primary Key

1. คลิกเมนูคําสั่ง Edit

หรือ กดปุม Alt + E จากนั้นกดปุม K
หรือ คลิกที่ไอคอน

บนแถบเครื่องมือ

2. คลิกคําสั่ง Primary Key

31

3. ปรากฏรูปกุญแจที่ฟลด CusID และที่ Field Properties: Indexed จะเปลี่ยนรูปแบบ
ดรรชนีจาก Yes (Duplicates OK) เปน Yes (No Duplicates) ดังรูป

ขอควรระวังในการกําหนดคียหลัก (Primary Key : PK)
กรณีที่ตารางใดตารางหนึ่งไมมีการระบุใหมีการกําหนดคียหลัก หรือกรณีที่นักศึกษา
ลืมกําหนดคียหลักกอนการบันทึกตารางที่สรางขึ้น เมื่อคลิกปุมคําสั่ง Save เพื่อบันทึกตาราง
ดังกลาวโปรแกรม Microsoft Access 2002 จะปรากฏกลองขอความเตือน (Massage Box)
ขึ้นมาถามผูใชงานวาตองการกําหนดคียหลัก หรือไม ดังรูป

32

กรณีที่คลิกเลือกปุมคําสั่ง Yes
) ใหโปรแกรม Microsoft Access 2002 กําหนดคียหลัก (PK) โดยอัตโนมัติกับตารางนั้น
โดยโปรแกรมจะสรางฟลดขึ้นใหมเพื่อใชเปนคียหลัก
กรณีที่คลิกเลือกปุมคําสั่ง No
) ไมตองการกําหนดคียหลัก (PK) กับตารางดังกลาว
กรณีที่คลิกเลือกปุมคําสั่ง Cancel
) ยกเลิกการ Save ตารางดังกลาว และกลับไปยังหนาตางตารางดังกลาว

การยกเลิกคียหลัก (Primary Key : PK)
1. คลิกเลือกฟลดที่กําหนดคียหลัก และตองการยกเลิกคียหลัก ดังรูป

2. คลิกเลือกที่ Icon รูป
ที่แถบเครื่องมือ (Toolbar)
3. รูปกุญแจหนาฟลด CusID ก็จะหายไป ดังรูป

33

การบันทึกตาราง (Save)
1. คลิกเลือกคําสั่ง File จากแถบเมนูคําสั่ง จากนั้นเลือกคําสั่ง Save
1. คลิกเมนูคําสั่ง File

หรือ กดปุม Alt + F จากนั้นกดปุม S
หรือ คลิกที่ไอคอน

บนแถบเครื่องมือ

2. ปรากฏหนาตาง Save As ใหตั้งชื่อตารางวา
CUSTOMER จากนั้นคลิกปุมคําสั่ง OK ดังรูป

2. คลิกคําสั่ง Save

3. ตารางจะเปลี่ยนชื่อ Table1 เปน CUSTOMER โดยอัตโนมัติ

การปดหนาตางกําหนดโครงสรางตาราง
1. คลิกเลือกคําสั่ง File จากแถบเมนูคําสั่งจากนั้นเลือกคําสั่ง Close
1. คลิกเมนูคําสั่ง File
หรือ กดปุม Alt + F จากนั้นกดปุม C
หรือ คลิกที่ไอคอน
บนหนาตางตาราง CUSTOMER

2. คลิกคําสั่ง Close

34

การแกไขโครงสรางตาราง
กรณีที่ฟลดใดฟลดหนึ่งไมไดกําหนดคุณสมบัติบางอยางหรือตองการลบบางฟลดออก
จากตารางใหนักศึกษาดําเนินการดังนี้ (เมื่อมีการแกไขตองมีการ Save ดวยทุกครั้ง โดยปกติ
เมื่อสั่งปดหนาตางโครงสรางตารางเครื่องจะถามวา Save หรือไม)
1. เลือก object : Table แลวเลือกชื่อตารางที่ตองการแกไข โดยคลิกที่ชื่อตารางนั้น แลว
เลือกคําสั่ง Design จะเขาสูหนาตางกําหนดโครงสรางตาราง
2. หากตองการลบฟลด ใหเลือกฟลดนั้น แลวเลือกเมนู Edit แลวเลือกคําสั่ง Delete
3. หากตองการแทรกฟลด ใหเลือกฟลดที่ตองการใหฟลดใหมอยูขางบน แลวเลือกเมนู
Insert เลือกคําสั่ง Rows
4. หากตองการยายฟลดใดฟลดหนึ่งไปยังตําแหนงอื่นๆ ใหเลือกฟลดนั้นแลวเลือกเมนู
Edit เลือกคําสั่ง cut และไปยังตําแหนงที่ตองการใหฟลดเขาอยู แลวเลือกเมนู Edit เลือก
คําสั่ง Past
5. หากตองการคัดลอกฟลด ใหทําตามขอ 2 แตเปลี่ยนคําสั่ง cut เปน copy เทานั้น

การออกจากโปรแกรม

1. คลิกเมนูคําสั่ง File

1. คลิกเลือกคําสั่ง File จากแถบเมนูคําสั่ง
2. จากนั้นเลือกคําสั่ง Exit
หรือ กดปุม Alt + F จากนั้นกดปุม X
หรือ คลิกที่ไอคอน
บนหนาตางโปรแกรม Microsoft Access 2002

2. คลิกคําสั่ง Exit

35

การเปดฐานขอมูลเกาขึ้นมาใชงาน
ในการเปดฐานขอมูลเกาที่เคยสรางขึ้นใหปฏิบัติดังนี้
1. เปดโปรแกรม Microsoft Access 2002
2. คลิกเลือกคําสั่ง File จากแถบเมนูคําสั่ง
จากนั้นเลือกคําสั่ง Open
หรือ กดปุม Alt + F จากนั้นกดปุม O
หรือ กดปุม Ctrl + O

1. คลิกเมนูคําสั่ง File

2. คลิกคําสั่ง Open

3. ปรากฏหนาตาง Open ดังรูป

36

4. คลิกเลือกแฟมขอมูลที่ตองการเปด ในที่นี่ใหเลือก Week1.mdb
5. คลิกปุม Open จะปรากฏหนาตาง Database : Week1 ขึ้นมา ดังรูป

37

การลบตาราง
จากหนาตางฐานขอมูล หากผูใชไมตองการใชงานตารางใดตารางหนึ่ง ผูใชสามารถ
ลบตารางดังกลาวได โดยดําเนินการดังนี้
1. คลิกเลือกตารางที่ตองการลบ เชน กรณีที่ตองการลบตารางชื่อ CUSTOMER ใหคลิกเมาส
ที่ชื่อตาราง CUSTOMER

2. เลือกเมนูคําสั่ง Edit จากแถบเมนูคําสั่ง จากนั้นคลิกเลือกคําสั่ง Delete
หรือ กดปุม Delete บนแปนพิมพ (Keyboard)
3. ปรากฏหนาตางแสดงขอความสอบถามผูใชวาตองการลบตาราง CUSTOMER หรือไม
- คลิกที่ปุม YES
กรณีที่ตองการลบตาราง CUSTOME
- คลิกที่ปุม NO
กรณีที่ยกเลิกการลบตาราง CUSTOME
- คลิกที่ปุม HELP
กรณีที่ตองการคําแนะนําอื่นๆ เพิ่มเติมจากโปรแกรม

38

การเปลี่ยนชื่อตาราง
กรณีที่ผูใชตองการเปลี่ยนแปลงชื่อตารางสามารถทําไดดังนี้
1. จากหนาตาง Database : Week1 คลิกเลือกตารางที่ตองการเปลี่ยนชื่อ
2. เลือกเมนูคําสั่ง Edit จากแถบเมนูคําสั่ง
1. คลิกเมนูคําสั่ง Edit
จากนั้นคลิกเลือกคําสั่ง Rename
หรือ คลิกเมาสดานขวา เลือกคําสั่ง Rename

3. พิมพชื่อใหมลงแทนชื่อเดิม แลวกดปุม Enter ดังรูป
2. คลิกคําสั่ง Rename

39

ภาคผนวก

Table : CUSTOMER
Field Name
Data
Description
Type
CusID
Text ใชเปน PK
CusName
CusSurname
CusAddress
CusZipcode
CusTel

Text
Text
Text
Text
Text

ชื่อลูกคา
นามสกุลลูกคา
ที่อยูลูกคา
รหัสไปรษณีย
เบอรโทรศัพทลูกคา

Table : PRODUCT
Field Name
Data
Description
Type
ProID
Text ใชเปน PK
ProName
Price
ProDes

Text ชื่อสินคา
Currency ราคา
Memo รายละเอียด

CusID = Primary key
Field Format Decima Input Mask
Caption
Size
l Place
3
000
รหัสลูกคา
20
20
50
5
13

Field
Size
3

00000
9-99999999
ProID = Primary key
Format Decima Input
l Place
Mask
000

20
Standard Auto

Default Validation Validation Required
Indexed
Value
Value
Text
Yes
Yes
(NO Duplicate)
Yes
Yes

ชื่อ
นามสกุล
ที่อยู
รหัสไปรษณีย 30000
เบอรโทรศัพท

Caption

Default Validation Validation Required
Indexed
Value
Value
Text
รหัสสินคา
Yes
Yes
(NO Duplicate)
ชื่อสินคา
Yes
ราคาตอหนวย
0
<=
คุณปอน
Yes
5000
ขอมูลผิด
รายละเอียด
สินคา
41

Table : EMPLOYEE
Field Name
Data
Description
Type
EmID
Text ใช เปน PK

Field
Size
3

EmID = Primary key
Format Decima Input
l Place
Mask
000

Caption
รหัสพนักงาน

EmName
EmSurname
EmPosition

Text
Text
Text

ชื่อ
นามสกุล
ตําแหนง

20
20
20

ชื่อ
นามสกุล
ตําแหนง

EmAddress
EmZipcode
EmTel

Text
Text
Text

ที่อยู
รหัสไปรษณีย
เบอรโทรศัพท

50
5
13

ที่อยู
รหัสไปรษณีย
เบอรโทรศัพท

StartingDate Date/Time วันที่เขาทํางาน
EmSalary

Currency เงินเดือน

00000
9-99999999
General
Date
General
Number

Default Validation Validation Required
Indexed
Value
Value
Text
Yes
Yes
(NO Duplicate)
Yes
Yes
พนักงาน
Yes
ขาย

วันที่บรรจุ
2

เงินเดือน

Yes
0

Between คุณปอน
8000 and ขอมูลผิด
30000

Yes

42

Table : ORDER
Field Name
Data
Type
OrderID
Text
CusID
OrderDate

Description
ใช เปน PK

Text รหัสลูกคา
Dat/Time วันที่สั่งซื้อ

Field
Size
3
3

Text

รหัสพนักงาน

Table : ORDER-detail
Field Name
Data
Description
Type
OrderID
Text รหัสการสั่ง
ProID
ProCount
Discount

Text

รหัสสินคา

Number จํานวน
Number สวนลด

000
General
Date
General
Date

ShippedDate Dat/Time วันที่สง
EmID

OrderID = Primary key
Format Decima Input
l Place
Mask
000

3

Field
Size
3

000

Caption
รหัสการสั่ง
รหัสลูกคา
วันสั่ง
วันสง

Yes

รหัสพนักงาน

Yes

ไมมีฟลดใดเปน Primary key
Format
Decimal Input
Caption
Place
Mask
000
รหัสการสัง่

3
Integer
Double Percent

000
0
0

Default Validation Validation Required
Indexed
Value
Value
Text
Yes
Yes
(NO Duplicate)
Yes
Yes

Default
Value

รหัสสินคา
จํานวน
สวนลด

Validation Validation Required
Value
Text
Yes
Yes

0
0.05

Indexed
Yes
(Duplicate OK)
Yes
(Duplicate OK)

Yes
Yes
43

ปฏิบัติการที่ 2
การเชื่อมความสัมพันธระหวางตาราง
วัตถุประสงค : นักศึกษาสามารถ
1. เชื่อมความสัมพันธระหวางตารางได
2. กรอกขอมูลลงใน Datasheet ได

ขั้นตอนปฏิบัติที่ 2.1
การเชื่อมความสัมพันธระหวางตาราง
1. คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools จากแถบเมนูคําสั่ง
จากนั้นคลิกเลือกคําสั่ง Relationships ดังรูป

1. คลิกเลือกคําสั่ง Tools

2. คลิกปุมคําสั่ง
Relationships…

2. ปรากฏหนาตาง Show Table ดังรูป
ผูใชสามารถกําหนดการเชื่อม
ความสัมพันธของ Table, Queries
หรือ Both (ทั้ง Table และ Queries
รวมกัน)

3. เลือกวาตองการเชื่อมความสัมพันธจากขอมูลใน Table, Queries หรือทั้งสองอยาง เชน
กรณีที่1 หากตองการเชื่อมความสัมพันธระหวางตาราง (Table) ดวยกัน
ใหคลิกเลือกที่แถบ Tables
กรณีที่2 หากตองการเชื่อมความสัมพันธระหวางคิวรี่ (Queries) ดวยกัน
ใหคลิกเลือกที่แถบ Queries
กรณีที่3 หากตองการเชื่อมความสัมพันธทั้งตาราง (Table) และคิวรี่ (Queries)
ดวยกันใหคลิกเลือกที่แถบ Both

ในที่นี่ใหคลิกเลือกที่แถบ Table เพราะจะทําการเชื่อมความสัมพันธระหวางทุก
ตาราง (CUSTOMER, PRODUCT, EMPLOYEE, ORDER และ ORDER_Detail)
เขาดวยกัน

4. คลิกเลือกชื่อตารางที่ตองการเชื่อมความสัมพันธ จากนั้นคลิกที่ปุมคําสั่ง Add ดังรูป
2. คลิกปุมคําสั่ง Add

1. คลิกเลือกตารางที่ตองการ
สรางความสัมพันธ

5. ปรากฏหนาตาง Relationships ภายในจะแสดงชื่อตาราง (Table) ที่เลือกเอาไวเพื่อใชใน
การสรางความสัมพันธ ดังรูป

6. คลิกปุมคําสั่ง Close บนหนาตาง Show Table
45

การลบตารางที่ไมตองการออก
คลิกเมาสที่ตารางนั้น เลือกเมนู Edit เลือกคําสั่ง Delete หรืออาจคลิกเมาสที่ตารางนั้น
แลวกดเปนพิมพ Delete
การเพิ่มตาราง
หากตองการเลือกบางตารางเพิ่มให Add Table ใหม โดยเลือกเมนู Relationship และ
คลิกที่คําสั่ง Show Table แลวดําเนินการเลือกตารางใหม
7. การเชื่อมความสัมพันธระหวางฟลดตางๆ เชน กรณีที่ตองการเชื่อมความสัมพันธระหวาง
ฟลด CusID ในตาราง CUSTOMER กับฟลด CusID ในตาราง ORDER
ขั้นตอน
1. คลิกเลือกฟลด CusID ในตาราง CUSTOMER
2. คลิกเมาสคางเอาไวแลวลากเมาสไปทับบนชื่อฟลด CusID ในตาราง ORDER
แลวปลอยเมาส

46

3. ปรากฏหนาตาง Edit Relationships ดังรูป

4. คลิกเลือกขอความ Enforce Referential Integrity ดังรูป

การกําหนด Enforce Referential Integrity มี 2 แบบ
) Cascade Update Related Fields
เปนการกําหนดวา เมื่อคาของฟลดที่เชื่อมกันในตารางหลักมีการเปลี่ยนแปลงให
เปลี่ยนแปลงที่ตารางอีกฝงดวย หรือไม
) Cascade Delete Related Records
เปนการกําหนดวา เมื่อเรคอรดที่เชื่อมกันในตารางหลักถูกลบ ก็จะลบที่ตารางอีกฝง
ดวยหรือไม

47

การกําหนด Join Type
ตัวเลือกที่ 1
ตัวเลือกที่ 2

ตัวเลือกที่ 3

เชื่อมเฉพาะเรคอรดที่มีคาของฟลดตรงกันเทานั้น
เชื่อมแบบนําเรคอรดของตารางดาน One ทั้งหมดมา และนํา
เฉพาะเรคอรดของตารางฝง many ที่มีคาของฟลดตรงกันกับ
ตารางฝง One เทานั้น
เชื่อมแบบนําเรคอรดของตารางดาน many ทั้งหมดมา และนํา
เฉพาะเรคอรดของตารางฝง One ที่มีคาของฟลดตรงกันกับ
ตารางฝง many เทานั้น

5. คลิกที่ปุม Create เพื่อสรางความสัมพันธระหวางฟลดทั้งสองที่เลือกไว
6. ที่หนาตาง Relationships จะปรากฏเสนเชื่อมความสัมพันธระหวางฟลด CusID
ตาราง CUSTOMER กับฟลด CusID ตาราง ORDER พรอมรูปแบบความสัมพันธ
แบบ One to Many (1 : M) ดังรูป

48

8. ใหนักศึกษาเชื่อมความสัมพันธดังนี้
• ฟลด EmID ในตาราง EMPLOYEE กับฟลด EmID ในตาราง ORDER
• ฟลด ProID ในตาราง PRODUCT กับฟลด ProID ในตาราง ORDER-DETAIL
• ฟลด OrderID ในตาราง ORDER กับฟลด OrderID ในตาราง ORDER-DAIL
9. เมื่อเชื่อมความสัมพันธครบทุกขอแลวจะปรากฏดังรูป

10. ทําการบันทึก Relationships ที่สรางขึ้น

49

ขั้นตอนปฏิบัติที่ 2.2
การกรอกขอมูลใน Datasheet (ตาราง)
1. เรียก Database ที่ชื่อ Week1.mdb ขึ้นมาเพื่อกรอกขอมูลลงใน Datasheet ของตาราง
2. จากหนาจอ Database ใหเลือกตาราง “Customer” แลวคลิกที่ปุม Open

2. คลิกปุมคําสั่ง Open

1. คลิกเลือกตารางที่
ตองการกรอง

3. ปรากฏหนาตาง Table : CUSTOMER ดังรูป

4. พิมพขอความลงในชองฟลดตางๆ ดังนี้
1. ฟลดรหัสลูกคา
ใหพิมพขอความ “001”

2. กดปุม Tab เพื่อเลื่อนไปยังฟลดถัดไป จนใสขอมูลครบทุกตารางดังนี้

50

Table: CUSTOMER
รหัสลูกคา ชื่อ นามสกุล
เงิน ดี
001
ทอง แพง
002
นาค งาม
003
เพชร สวย
004

ที่อยู
213 อ.เมือง จ.นครราชสีมา
111 อ.เมือง จ.ขอนแกน
9 พญาไท กรุงเทพฯ
99 อ.เมือง จ.นครราชสีมา

รหัสไปรษณีย
30000
40000
10300
30000

หมายเลขโทรศัพท
0-4422-2222
0-4333-2222
0-1001-1009
0-4422-0001

Table: PRODUCT

รหัสสินคา
100
200
300
400

ชื่อสินคา ราคาสินคาตอหนวย รายละเอียดสินคา
กางเกง
600.00 กางเกงขาสั้น
เสื้อยืด
200.00 ใสแลวดูดี
เข็มขัด
300.00 หนังกบ
รองเทา
900.00 รองเทาหนังแกะ

Table: EMPLOYEE
รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล
ตําแหนง
ที่อยู
เกง รวย
พนักงานขาย
111
2 อ.เมือง จ.นครราชสีมา
เลิศ หรู
พนักงานขาย
222
11 อ.เมือง จ.ขอนแกน
ดี
งาม
พนักงานสงเสริม 19 พญาไท กรุงเทพฯ
333

รหัสไปรษณีย
30000
40000
10300

หมายเลขโทรศัพท
0-4422-3333
0-4333-5555
0-1111-2222

StartDate เงินเดือน
11/01/1998 20000
11/12/1998 10000
12/05/1999
8000

51

Table: ORDER

รหัสการสั่ง
รหัสลูกคา
001
003
002
004
003
003

Table: Order_Detail
รหัสการสั่ง
รหัสสินคา
001
100
002
100
300
003
400
003
001
200
002
200

วันสั่ง
12/12/1998
15/12/1998
30/12/1998

วันสง
รหัสพนักงาน
18/12/1998 111
20/12/1998 222
05/01/1999 111

จํานวน

สวนลด
20
15
5
30
30
20

5%
5%
5%
5%
10%
5%

52

ปฏิบัติการที่ 3
การสราง Query
วัตถุประสงค

นักศึกษาสามารถ
1. เขาใจหลักการในการทํา Query
2. สราง Query เพื่อการใชงานฐานขอมูลไดสะดวกยิ่งขึ้น

Query : ประเภทและมุมมองในการสราง Query
คิวรี่ (Query) เปนคุณสมบัติพิเศษของ Microsoft Access ที่ทําหนาที่คนหาขอมูลตามความ
ตองการของผูใชงาน นอกจากนี้คิวรี่ยังใชในการจัดการกับขอมูลในฐานขอมูล ซึ่งมีความสามารถตางๆ
ไดแก การสรางตารางขอมูลขึ้นใหม โดยการนําขอมูลจากตารางที่มีอยูแลวมาจัดการสรางเปนตาราง
ใหม, การปรับปรุงขอมูลในตาราง และใชฟงกชันตางๆ ในการจัดการขอมูล
ประเภทของ Query
Query สามารถแบงประเภทตามลักษณะการทํางานไดดังนี้
ประเภท
ความหมาย
Select Query
Query ที่ใชในการเลือกขอมูลจากตาราง โดยแสดงตามเงื่อนไขที่กําหนด โดย
ขอมูลที่นํามาแสดงอาจมาจาก 1 ตาราง หรือหลายตารางที่มีความสัมพันธกัน
Query ที่ใชกระทําการอยางใดอยางหนึ่งกับขอมูลหรือตาราง ซึ่งจําแนกตาม
ความสามารถไดดังนี้
) Make-Table Query

Action Query

) Append Query
) Update Query
) Delete Query

Crosstab Query
Union Query
Parameter Query

สร า งตารางขึ้ น ใหม โ ดยอั ต โนมั ติ โดยโครงสร า งและ
ขอมูลของตารางไดจากขอมูลที่ Query เลือกไว หรือได
จากการคํานวณโดย Query
เพิ่มขอมูลลงในตารางโดยนําขอมูลที่ Query เลือกไวไป
ใสตอทายขอมูลที่มีอยูในตารางที่กําหนด
แก ไ ข-ปรับ ปรุ ง ขอ มูล จํ า นวนมากๆ ในตาราง ในครั้ ง
เดียว
ลบขอมูลทั้งหมดออกจากตารางที่กําหนด

Query ที่นําขอมูลแถวไปสรางเปนคอลัมน และนําขอมูลคอลัมนไปสรางเปน
แถว เพื่อใชในการวิเคราะหขอมูล
Query ที่นําขอมูลจากหลายๆ ตารางมารวมกันเปนตารางเดียว ซึ่ง Query
ประเภทนี้จะตองสรางดวยคําสั่งภาษา SQL
Query ที่มีการเรียกใหผูใชกรอกขอมูลที่เปนเงื่อนไขในการเลือกขอมูล หรือใส
คาตัวแปรในการคิดคํานวณ

มุมมองในการสราง Query
Microsoft Access 2002 กําหนดมุมมองในการสราง Query 3 มุมมอง ดังนี้
มุมมอง
คําอธิบาย
Design View
มุมมองที่ใชสําหรับออกแบบและสราง Query ซึ่งประกอบดวยเงื่อนไขและ
กฎเกณฑตางๆ ที่ตองนํามาใชในการคนหาหรือแสดงขอมูลตามที่ตองการ
Datasheet View มุมมองที่ใชสําหรับแสดงขอมูลที่ไดจากการสืบคน ตามเงื่อนไขที่กําหนดไวใน
Query (Design View) โดยแสดงในลักษณะเชนเดียวกับตาราง (Table)
SQL View
มุมมองที่ใชสําหรับการออกแบบหรือสรางคําสั่ง Query ดวยภาษา SQL ซึ่งถือ
เปนภาษาที่ใชในการจัดการกับขอมูลที่มีอยูในฐานขอมูล

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 3.1
การสราง Query จากตารางเดียว
1. ใหนักศึกษาเรียกฐานขอมูล Week1.mdb ขึ้นมาใชงาน
2. จากหนาตาง Week1:Database ใหคลิกเลือก Object ชื่อ Query
3. หนาตาง Database จะเปลี่ยนเปนหนาตางการทํางานของ Query ดังรูป

4. คลิกที่คําสั่ง New เพื่อสราง Query สําหรับการเรียกขอมูลจากฐานขอมูล

54

5. ปรากฏหนาตาง New Query

รูปแบบในการสราง Query
โปรแกรม Microsoft Access 2002 ไดกําหนดรูปแบบที่ใชในการสราง Query ดังนี้
รูปแบบ
คําอธิบาย
Design View
การสราง Query ดวยตนเอง เปนมุมมองที่เหมาะสําหรับผูใชที่
เริ่ ม ต น การใช ง านฐานข อ มู ล ซึ่ ง ผู ใ ช ส ามารถกํ า หนดฟ ล ด แ ละ
ตารางที่ตองการสืบคนขอมูลได โดยสามารถเลือกจาก 1 ตาราง
หรือมากกวา นอกจากนี้ยังสามารถกําหนดเงื่อนไขตางๆ ในการ
สืบคนขอมูลไดอีกดวย
Simple Query Wizard
การสราง Query ที่ผูใชสามารถสรางได 2 รูปแบบ คือ
) สรางเพื่อคนหาหรือแสดงรายละเอียด (Detail)
) สร า งเพื่ อ แสดงค า สรุ ป (Summary) ของข อ มู ล ในตารางที่
กําหนด
Crosstab Query Wizard
การสราง Query โดยแสดงความสัมพันธของขอมูล 2 ชุดใน
ลักษณะของตารางที่มีทั้งแนวตั้งและแนวนอน พรอมทั้งคํานวณ
สรุปผลขอมูลและนําผลที่ไดมาแสดง
Find Duplicates Query Wizard การสราง Query เมื่อตองการหาขอมูลที่ซ้ํากันในฟลดที่กําหนด
โดยเรคคอรดทั้งหมดที่มีขอมูลซ้ํากันในฟลดที่ระบุนั้นจะถูกนํามา
แสดงเปนกลุมตอเนื่อง
Find Unmatched Query Wizard การสราง Query เพื่อหาขอมูลจากตารางหนึ่งที่ไมมีขอมูลที่
สัมพันธกันเลย (มักใชกับฐานขอมูลที่ซับซอนมากขึ้นและมีหลาย
Table)

55

6. คลิกเลือกคําสั่ง Design View แลวคลิกปุม OK
1. คลิกเลือก Design View

2. คลิกปุมคําสั่ง OK

7. ปรากฏหนาตาง 2 หนาตางขึ้นมาพรอมกันดังรูป ประกอบดวย
1) หนาตาง Select Query : Query1 ซึ่งตอไปจะเรียกวา หนาตางออกแบบ
Query
2) หนาตาง Show Table
หนาตาง Select Query
ใชในการกําหนดฟลดและตาราง รวมถึง
เงื่อนไขที่ใชในการสืบคนขอมูล

หนาตาง Show Table
ใชในแสดงตาราง และคิวรี่ที่ตองการ
นํามาสราง Query

56

ตัวอยาง :

ตองการทราบรหัส, ชื่อ–นามสกุล, ตําแหนง และเงินเดือนของพนักงาน
ทั้งหมด

8. จากตัวอยางดานบนพบวา ขอมูลที่ตองการไดแก รหัส, ชื่อ–นามสกุล, ตําแหนง และ
เงินเดือนของพนักงานทั้งหมด ซึ่งขอมูลตางๆ นี้อยูในตาราง EMPLOYEE ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1) คลิกเลือกตาราง EMPLOYEE จากแถบ Tables ในหนาตาง Show Table
จากนั้นคลิกคําสั่ง Add ดังรูป
2. คลิกปุมคําสั่ง Add

1. เลือกตาราง
EMPLOYEE

2) ปรากฏตาราง EMPLOYEE ในหนาตาง Select Query : Query1 ดังรูป

57

Tip การเพิ่มหรือลบตาราง
หากนักศึกษา เลือกตารางผิดหรือตองการเพิ่มตารางที่จะนํามาสราง Query ใหดําเนินการ
เหมือนกับการสรางความสัมพันธระหวางตาราง
การเพิ่มตาราง ใหเลือกเมนู Query เลือกคําสั่ง Show Table
การลบ ใหเลือกตารางที่ตองการลบ แลวเลือกเมนู Edit เลือกคําสั่ง Delete
3) คลิกที่ปุม Close ที่หนาตาง Show Table เพื่อเปดหนาตาง Show Table จะ
เหลือเฉพาะหนาตาง Select Query: Query1 เทานั้น ดังรูป

สวนประกอบของมุมมอง Query Design
องคประกอบ
Field List Pane

คําอธิบาย
สวนที่ใชแสดงแหลงขอมูลที่ใชในการสราง Query และเปนสวนที่ใชแสดง
การเชื่อมโยงความสัมพันธของแหลงขอมูล

58

องคประกอบ

Query Design Grid

คําอธิบาย
ส ว นที่ ใ ช ร ะบุ ฟ ล ด ข อ มู ล ที่ ต อ งการนํ า มาแสดงเป น ผลลั พ ธ ข อง Query
ประกอบดวย
) Field: ระบุชื่อฟลดที่ตองการใหแสดงผลลัพธ หรือใสชื่อฟลดที่ตั้งขึ้น
ใหม นอกจากนี้ยังสามารถใสสูตรคํานวณ หรือฟงกชันที่ใช
กําหนดคาขอมูลของฟลดได
) Tables: ระบุชื่อตารางที่มาของฟลด
ระบุฟงกชั่นที่ใชในการคํานวณ
) Total:
(ปรากฏเมื่อคลิกปุม
เพื่อเรียกใชฟงกชันคํานวณ)
กําหนดรูปแบบการเรี ยงลําดับของขอมูลภายในฟ ลดนั้น ๆ
) Sort:
รูปแบบการเรียงลําดับมี 3 รูปแบบดังนี้
) Ascending กําหนดการเรียงลําดับจากนอยไปหามาก
) Descending กําหนดการเรียงลําดับจากมากไปหานอย
) Not Sorted ไมกําหนดการเรียงลําดับ
ในกรณีที่มีการกําหนดใหเรียงลําดับมากกวา 1 ฟลด จะยึด
ฟลดที่อยูทางดานซายเปนหลัก
) Show: กําหนดใหแสดงหรือไมแสดงขอมูลภายในฟลด โดยคลิกที่
กลองสี่เหลี่ยม ( † ) ถามีเครื่องหมายถูก ( 9 ) หมายถึง
กําหนดใหแสดงขอมูล
) Criteria: ระบุเงื่อนไข สูตร และฟงกชันตางๆ ที่เปนตัวกําหนดผลลัพธ
ของคิวรี่
ระบุเงื่อนไขที่สอง ในลักษณะของคําสั่ง OR
ของการ
) Or:
เปรียบเทียบคาในทางตรรกศาสตร (ศึกษาเพิ่มเติมจากการ
สรางเงื่อนไขแบบนิพจน หนา )

59

4) เลือกฟลดที่ตองการแสดงผลการสืบคนโดยการคลิกเมาสที่ชื่อฟลดที่ตองการใน
ตารางที่ปรากฏอยูใน Field List Pane เชน กรณีที่เลือกแสดงฟลดชื่อ EmID ใน
ตาราง EMPLOYEE เปนตน ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
วิธีที่ 1
- คลิกเมาสที่ฟลดชื่อ EmID
ในตาราง EMPLOYEE แลวกดคางไว
- ลากเมาสมาที่ชอง Field ใน
Query Design Grid (ดังรูป)
- ปลอยเมาส
- ปรากฏชื่อฟลดที่เลือกในชอง Field
และชื่อตารางในชอง Table ดังรูป

วิธีที่ 2
- คลิกที่เครื่องหมาย
ดานหลังชอง Field ใน
Query Design Grid
จะปรากฏรายชื่อฟลด ดังรูป
- คลิกเลือกฟลด EmID
- ปรากฏชื่อฟลดที่เลือกในชอง Field และชื่อตารางในชอง Table
5) ใหนักศึกษาดําเนินการเลือกฟลดชื่อ EmName, EmSurname, Emposition
และ EmSalary มาเรียงตอกันไวตามลําดับ ดังรูป

60

การดูผลลัพธ Query
การดูผลลัพธการสราง Query มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกที่เมนูคาํ สั่ง Query จากนั้นเลือกคําสัง่ Run
หรือ คลิกที่ Icon

บนแถบเครื่องมือ

คลิกคําสั่ง Run

คลิก Icon Run

2. ปรากฏผลลัพธจาก Query ที่สรางขึ้น ดังรูป

การกลับหนาตาง Query Design
การกลับสูหนาตาง Query Design มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเมนูคําสั่ง View จากนั้นเลือกคําสั่ง Design View หรือ
2. หรือคลิกที่ Icon
จากนั้นเลือกคําสั่ง Design View ดังรูป

61

การบันทึก Query
การบันทึก Query มีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกเมนูคําสั่ง File เลือกคําสั่ง Save จะปรากฏหนาตาง Save as

หรือ คลิก Icon

บนแถบเครื่องมือ (Toolbar)

2. พิมพชื่อ Query วา Q_Emlpoyee แลวคลิกปุม OK ดังรูป

3. หนาจอ Select Query : จะเปลี่ยนชื่อจาก Query1 เปน Q_Emlpoyee ดังรูป

62

การแกไขการออกแบบ Query
การลบฟลดใน Query
ตัวอยาง กรณีที่ตองการลบฟลด EmSalary มีขั้นตอนดังนี้
1. เลื่อนเมาสไปดานบนของคําวา EmSalary จะปรากฏลูกศร Ð

2. คลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏแถบสีดําที่ชองฟลดนั้น ดังรูป
3. คลิกเลือกคําสั่ง Edit จากนั้นเลือกคําสั่ง Delete หรือ
คลิกปุม Delete บนแปนพิมพ
การแทรกฟลดใน Query
ตัวอยาง กรณีที่ตองการแทรกฟลด EmTel ไวดานหนาฟลด EmPosition
มีขั้นตอนดังนี้
1. เลื่อนเมาสไปดานบนของคําวา EmPosition จะปรากฏลูกศร Ð

2. คลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏแถบสีดําที่ชองฟลดนั้น ดังรูป

3. คลิกเลือกคําสั่ง Insert จากนั้นเลือกคําสัง่ Columns ดังรูป

63

4. ปรากฏคอลัมนใหมระหวางฟลด EmSurname กับ EmPosition ดังรูป

5 เลือกฟลดที่ตองการแสดง (ฟลด EmTel) ดังรูป

64

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 3.2
การสราง Query จาก 2 ตารางขึ้นไป
การสราง Query จาก 2 ตารางขึ้นไป หรือการสราง Query แบบเชื่อมความสัมพันธ
ระหวางตาราง เปนการสราง Query โดยการใชฟลดในตารางตางๆ รวมกัน เชน ตองการ
ทราบรายการสั่งซื้อของลูกคาแตละคน พรอมรายละเอียดการสั่งซื้อ มีขึ้นตอนดังนี้
1. คลิกเลือก Object: Query จากหนาตาง Database: Week1 แลวสราง Query ใหม
2. ปรากฏหนาตาง New Query จากนั้นใหคลิกเลือกคําสั่ง Design View แลวคลิกปุม OK
3. ปรากฏหนาตาง Show Table ใหเลือกตารางทุกตาราง
4. คลิกปุม Close เพื่อปดหนาตาง Show Table
5. ปรากฏหนาตาง Select Query: Query1 ดังรูป

6. เลือกฟลดจากตารางตามลําดับดังนี้
CusName
จากตาราง
OrderID
จากตาราง
ProName
จากตาราง
Price
จากตาราง
ProCount
จากตาราง

CUSTOMER
ORDER
PRODUCT
PRODUCT
Order-Detail

65

7. ที่ชอง Criteria ของฟลด CusName ใหพิมพขอความวา “ [กรุณาปอนชื่อลูกคา] ”
ดังรูป

8. สั่ง Run Query โดยเลือกเมนู Query แลวเลือกคําสั่ง Run หรือคลิกที่ปุม ! สีแดง
ที่แถบ Toolbar
9. ปรากฏ Dialog box: กรุณาปอนชื่อลูกคา ใหนักศึกษาปอนชื่อ นาค แลวกดปุม OK

10. ปรากฏตารางแสดงผลการสืบคนขอมูลจากคําวา “นาค” ดังรูป

11. บันทึก Query ที่สรางขึ้นใหมวา Q_Order1

66

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 3.3 : การเพิ่มความสามารถใหกับ Query
การสรางนิพจนเพื่อการคํานวณ
นิพจน (Expression) หมายถึง ขอความที่สรางขึ้นจากฟลด, ขอมูลภายในฟลด,
ตาราง และเครื่องหมายในการคํานวณตางๆ ทั้งการคํานวณทางคณิตศาสตรและตรรกศาสตร
ประมลผลออกมาเปนขอมูลที่เราตองการ
การสร างนิ พ จน จ ะเป น การเขี ย นสู ต รให เ กิ ด การกระทํ ากั บ ข อ มู ล ในรู ป แบบที่ เ รา
กําหนด ซึ่งการสรางนิพนธเหมือนกับการเขียนสูตรคํานวณทั่วไป เชน
ราคารวม = ราคาสินคา X จํานวนสินคา
ซึ่งเราสามารถเขียนลงในบรรทัดฟลด (Field) ไดทันที โดยการใสเครื่องหมายตางๆ
เพื่อใชในการอางอิงถึงแหลงที่มาของขอมูล โดยรายละเอียดการอางอิงถึงแหลงขอมูลมีดังนี้
รูปแบบ

คําอธิบาย
[ชื่อฟลด]
อางอิงชื่อฟลดขอมูลที่ตองการ
[ชื่อตาราง.ชื่อฟลด]
อางอิงชื่อฟลดในกรณีที่ชื่อฟลดนั้นมีอยู
ในหลายตาราง ใหใสชื่อตารางกํากับ
ชื่อวัตถุ!ชื่อตาราง!ชื่อฟลด อางอิงองคประกอบยอยของวัตถุ
ชื่อวัตถุ!ชื่อตาราง!ชื่อฟลด. อางอิงถึงคุณสมบัติของฟลด
คุณสมบัติ

ตัวอยาง
[Price]
[Product.Price]
Table!Product!Price
Table!Product!Price.Format

สําหรับเครื่องหมายที่ใชในการคํานวณในการสรางนิพจนนั้นมีดังนี้
1. เครื่องหมายคํานวณทางคณิตศาสตร
รูปแบบ
คําอธิบาย
ตัวอยาง
+
รวมคาของฟลดที่หนึ่งเขากับฟลดที่สอง
[ผลรวม] : [Number1] + [Number2]
ลบคาของฟลดที่สองออกจากฟลดที่หนึ่ง
[ผลรวม] : [Number1] - [Number2]
*
คูณคาของฟลดที่หนึ่งกับฟลดที่สอง
[ผลรวม] : [Number1] * [Number2]
/
ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง
[ผลรวม] : [Number1] / [Number2]
\
ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง แตผลลัพธที่ [ผลรวม] : [Number1] \ [Number2]
ไดคือ จํานวนเต็มที่ไมนับรวมเศษ
(เอาเฉพาะจํานวนเต็ม)
Mod ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง แตผลลัพธที่ [ผลรวม] : [Number1] Mod [Number2]
ไดคือเศษที่ไดจากการหารไมนับจํานวนเต็ม
(เอาเฉพาะเศษ)
^
ยกกําลังฟลดที่กําหนด
[ผลรวม] : [Number1] ^ 2

67

2. เครื่องหมายการเปรียบเทียบคาในทางตรรกศาสตร
รูปแบบ
คําอธิบาย
ตัวอยาง
IIf
ผลลัพธที่ไดจาการเปรียบเทียบเงื่อนไข IIf (เงื่อนไข, คําสั่งเมื่อเงื่อนไขเปนจริง, คําสั่ง
โดยมีการกําหนดใหทํางานตามคําสั่งที่ เมื่อเงื่อนไขเปนเท็จ)
1 เมื่อขอมูลตรงกับเงื่อนไข หากไมตรง IIf ([Product.ProID] = [Order_Detail.ProID],
กับเงื่อนไขใหทํางานตามคําสั่งที่ 2
[Order_Detail.Count], 0)
ตัวอยาง : ตองการสรางนิพนธเพื่อคํานวณหาราคารวมของสินคาที่ขายไป
ราคารวม = ราคาสินคา X จํานวนสินคาที่ขาย
การสรางนิพนธมีขั้นตอนดังนี้
1. สรางคอลัมนตอทายจากคอลัมน ProCount
2. พิมพขอความ “ ราคารวม: [Price]* ในชอง Field ที่ตอจากชองฟลด ProCount ดังรูป

3. สั่ง Run Query ใหม จะพบวาชองราคารวมจะมีผลการคํานวณใหเรียบรอยแลว

4. บันทึก Query ที่สรางขึ้นใหมวา Q_Order2

68

การสราง Query เพื่อคนหาขอมูลแบบมีเงื่อนไข
การกําหนดเงื่อนไขใน Query ถือเปนหลักสําคัญในการเรียกใชขอมูล เนื่องจาก
สามารถทํ า ให ผู ใ ช ม องข อ มู ล ได ห ลายมุ ม มอง และสามารถนํ า ข อ มู ล ไปใช ไ ด ห ลากหลาย
รูปแบบของเงื่อนไขใน Query สามารถกําหนดใหแสดงผลลัพธไดทั้งที่ตรงกับเงื่อนไขและไม
ตรงกับเงื่อนไข โดยสามารถจําแนกเปนกลุมตามประเภทของเงื่อนไขไดดังนี้
1. กลุมการเปรียบเทียบคา
เครื่องหมาย
เงื่อนไข / คําอธิบาย
ตัวอยาง
<
นอยกวาคาที่กําหนด
<200
<=
นอยกวาหรือเทากับคาที่กําหนด
<=200
>
มากกวาคาที่กําหนด
>200
>=
มากกวาหรือเทากับคาที่กําหนด
>=200
=
เทากับคาที่กําหนดเทานั้น
=200
<>
ไมเทากับคาที่กําหนด
<>200
2. กลุมการคํานวณ
รูปแบบ
คําอธิบาย
+
รวมคาของฟลดที่หนึ่งเขากับฟลดที่สอง
ลบคาของฟลดที่สองออกจากฟลดที่หนึ่ง
*
คูณคาของฟลดที่หนึ่งกับฟลดที่สอง
/
ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง
\
ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง แตผลลัพธที่
ไดคือ จํานวนเต็มที่ไมนับรวมเศษ
(เอาเฉพาะจํานวนเต็ม)
Mod ฟลดที่หนึ่งหารดวยฟลดที่สอง แตผลลัพธที่
ไดคือเศษที่ไดจากการหารไมนับจํานวนเต็ม
(เอาเฉพาะเศษ)
^
ยกกําลังฟลดที่กําหนด

ตัวอยาง
[ผลรวม] : [Number1] + [Number2]
[ผลรวม] : [Number1] - [Number2]
[ผลรวม] : [Number1] * [Number2]
[ผลรวม] : [Number1] / [Number2]
[ผลรวม] : [Number1] \ [Number2]

[ผลรวม] : [Number1] Mod [Number2]

[ผลรวม] : [Number1] ^ 2

ลําดับการทํางานของเครื่องหมายในกลุมการคํานวณ
ลําดับที่
เครื่องหมาย
1
( ) วงเล็บ
2
^
3
*, /, \, Mod
4
+, -

69

3. กลุมการเชื่อมขอความ
เครื่องหมาย
เงื่อนไข / คําอธิบาย
ตัวอยาง
[ชื่อฟลด] & [ชื่อฟลด] กํ า หนดให แ สดงข อ มู ล โดยนํ า ข อ มู ล ใน [ProName] & [Price]
ฟลดที่สองมาตอทายขอมูลฟลดแรก
[ชื่อฟลด] + [ชื่อฟลด] เหมือนเครื่องหมาย & (กําหนดใหแสดง [ProID] + [ProName]
ข อ มู ล โดยนํ า ข อ มู ล ในฟ ล ด ที่ ส องมา
ต อ ท า ยข อ มู ล ฟ ล ด แ รก) แต จ ะต อ งเป น
ฟลดที่เก็บขอมูลประเภท Text เทานั้น
4. กลุมตรรกศาสตร
เครื่องหมาย
เงื่อนไข / คําอธิบาย
And
ผลลัพธที่ไดจะตองอยูภายในเงื่อนไขที่กําหนด
ไวเทานั้น ถาตองการขอมูลเฉพาะที่ตรงกับคาที่
กําหนด ใหใสคําสั่ง Between เพิ่มขางหนาคําสั่ง
And
Or
ผลลัพธที่ไดจะตองประกอบดวยคาใดคาหนึ่งที่
กําหนด
Not
ผลลัพธที่ไดจะตองไมตรงกับคาที่กําหนด
5. กลุมคนหาขอมูล
เครื่องหมาย
เงื่อนไข / คําอธิบาย
“ขอความ”
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ขอมูลตรงกับขอความ
Not “ขอความ”
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ขอมูลไมตรงกับขอความ
Not ขอความ*
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ขอมูลที่ไมไดขึ้นตนดวยขอความ
Like “ขอความ*”
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ขอมูลที่ขึ้นตนดวยขอความ
Like “ขอความ?”
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ข อ มู ล ที่ ขึ้ น ต น ด ว ยข อ ความและต อ ท าย
ดวยตัวเลขหรือตัวอักษร 1 ตัว
Like “ขอความ#”
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมี
ข อ มู ล ที่ ขึ้ น ต น ด ว ยข อ ความและต อ ท าย
ดวยตัวเลข 1 ตัว

ตัวอยาง
> 50 And <120 หรือ
Between “001” And “005”
หรือ Between #04/05/2549#
And #30/05/2549#
“002” Or “006” หรือ
2,000 Or 3,000
Not 8,500

ตัวอยาง
“สมชาย”
Not “นครราชสีมา”
Not นคร*
Like “นคร*”
Like “นคร?”

Like “นคร#”

70

เครื่องหมาย
#วันเดือนป#
Between #วันเดือนป#
And #วันเดือนป#
Date()
In (“ขอความ”,
“ขอความ”)
Is Null
Is Not Null
“ ”

เงื่อนไข / คําอธิบาย
ตัวอยาง
แสดงเฉพาะเรคคอร ด ของฟ ล ด ที่ กํ า หนดมี
#26/05/2549#
ขอมูลตรงกับวันที่ที่กําหนด
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมีขอมูล Between #26/05/2549#
อยูระหวางวันที่เริ่มตนและวันที่สิ้นสุด
And #26/06/2549#
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมีขอมูล
Date()
ตรงกับวันที่ปจจุบัน
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดมีขอมูล
In (“นครราชสีมา”,
ตรงกับขอความใดขอความหนึ่งในวงเล็บ
”ขอนแกน”)
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดเปนคา
Is Null
วาง
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดไมมีคา
Is Not Null
วาง
แสดงเฉพาะเรคคอรดที่ฟลดที่กําหนดไมมีคา
“ ”
ขอมูล

เครื่องหมายที่ใชในการคนหาขอมูล
เครื่องหมาย
?
*
#

คําอธิบาย
แทนตัวอักษร หรือตัวเลข 1 ตัว
แทนตัวอักษร หรือตัวเลข มีความยาวตั้งแต 0 ตัวขึ้นไป สามารถใชเปนตัวอักษร
แรก หรือตัวอักษรสุดทายก็ได
แทนตัวเลข 1 ตัว

71

ตัวอยาง : ตองการเชื่อมขอความของฟลด EmName และ EmSurname ใหเปนฟลดใหม
ขั้นตอนปฏิบัติ
1. จากหนาตาง Database : Week1 ใหเลือก Object : Query จากนั้นคลิกเลือก
Query : Q_Employee
2. คลิกเลือกคําสั่ง Design จะปรากฏหนาตาง Q_Employee : Select Query ดังรูป

3. แทรกคอลัมนใหมหลังฟลด EmSurname แลวพิมพในฟลดชองใหมวา
ชื่อ – นามสกุล: [EmName]&[EmSurname] ดังรูป

4. สั่ง Run จะปรากฏผลลัพธดังภาพ

72

ขอสังเกต :

ชื่อและนามสกุลของลูกคาจะติดกัน
ใหนักศึกษาแกไขใหม โดยกลับเขาไปที่หนาตาง Design แลวแกไขเปน
ชื่อ – นามสกุล: [EmName]&” “&[EmSurname] แลว Run ผลดูใหมอีกครัง้

5. คลิกที่ชอง show ในชองฟลด Emname และ EmSurname เครื่องหมาย 9 จะไม
ปรากฏ (การไมแสดงฟลดดังกลาวในการแสดงผลการคนขอมูล)

6. Run ผลลัพธดูอีกครั้ง จะพบวาฟลดชื่อและนามสกุลจะหายไป ดังรูป

73

ตัวอยาง : ตองการคนหาขอมูลของลูกคาชื่อ ดี (ใชคําสั่ง Like “ขอความ”)
ขั้นตอนปฏิบัติ
1. จากหนาตาง Database : Week1 ใหเลือก Object : Query จากนั้นคลิกเลือก
Query : Q_Employee
2. คลิกเลือกคําสั่ง Design จะปรากฏหนาตาง Q_Employee : Select Query
3.ใหนักศึกษาพิมพเงื่อนไขในชอง Criteria ที่ชองฟลด EmName วา Like “ดี” ดังรูป

4. สั่ง Run ผลลัพธใหมอีกครั้ง แลวสังเกตผลที่เกิดขึ้นจะพบวา ตารางจะแสดงเฉพาะคนที่ชื่อ
“ดี” เทานั้น ดังรูป

5. ใหนักศึกษา Save as Query ชื่อวา Q_Em

ตัวอยาง : ตองการคนหารายการสั่งซื้อสินคาในแตละวัน
ขั้นตอนปฏิบัติ
1. จากหนาจอ Database: Week1 คลิกเลือก Object : Query
2. คลิกที่คําสั่ง New เพื่อสราง Query ใหม
3. ปรากฏหนาตาง New Query จากนั้นใหคลิกเลือกคําสั่ง Design View แลวคลิกปุม OK
4. จากหนาตาง Add Table คลิกที่แถบ Table คลิกเลือกตาราง Order, Order_Detail และ
Product ดังรูป

74

5. จากนั้นเลือกฟลดตางๆ ตามลําดับดังนี้ เพื่อสราง Query
OrderID
จากตาราง
ORDER
ProID
จากตาราง
Order_Detail
ProName
จากตาราง
PRODUCT
OrderDate
จากตาราง
ORDER
ShippedDate จากตาราง
ORDER
6. พิมพเงื่อนไข Criteria ในชองฟลด OrderDate วา [ปอนวันที่สั่งซื้อ] ดังรูป

6. ใหนักศึกษาสั่ง Save ชื่อ Query วา Q_Order2
7. สั่ง Run ผลลัพธ จะปรากฏ Dialog box : ปอนวันที่สั่งซื้อ ใหนักศึกษาทดลองใสวันที่
“12/12/1998“

75

7. ปรากฏผลการสืบคนขอมูลจากวันที่ ที่ระบุไว ดังรูป

ตัวอยาง : ตองการคนหาขอมูลของลูกคาชื่อ ดี (ใชคําสั่ง Like “ขอความ”)
ขั้นตอนปฏิบัติ
1. จากหนาตาง Database : Week1 ใหเลือก Object : Query จากนั้นคลิกเลือก
Query : Q_Order2
2. คลิกเลือกคําสั่ง Design จะปรากฏหนาตาง Q_Order2 : Select Query
3. ใหนักศึกษาลบเงื่อนไขเดิมออก
4. พิมพเงื่อนไขในชองฟลด OrderID วา between 002 and 003

5. สั่ง Save As ชื่อ Query ใหม โดยตั้งชื่อวา Q_Order3
6. สั่ง Run ผลลัพธจะพบวาจะแสดงตารางการสั่งซื้อเลขที่ 002-003 เทานั้น ดังรูป

76

ปฏิบัติการที่ 4
การสรางแบบฟอรม
วัตถุประสงค นักศึกษาสามารถ

1. มีความรูเกี่ยวกับการสรางแบบฟอรม
2. สรางฟอรมที่ใชในการกรอกขอมูลแทนการกรอกใน Datasheet ได
3. สรางปุมคําสั่งตางๆ เพื่อการทํางานที่สะดวกของฟอรมได

ฟอรม (Form)
ฟอรม (Form) เปนตัวกลางระหวางผูใชงานฐานขอมูลกับตาราง ซึ่งทําหนาที่รับขอมูลและนํา
ขอมูลใสลงในตารางแทนการบันทึกขอมูลลงใน Datasheet ของตาราง และการนําเสนอขอมูลจากการ
สืบคนขอมูลดวย Query
ประเภทของ Form
Form สามารถแบงประเภทไดดังนี้
ประเภท
คําอธิบาย
Design View
การสรางฟอรมดวยตนเอง โดยใชเครื่องมือหรือที่เรียกวา “คอนโทรล”
(Control) ในลักษณะตางๆ นํามาวางบนฟอรมเพื่อเปนตัวกลางในการรับ
ขอมูลจากผูใชบันทึกลงในตาราง และแสดงขอมูลจากตารางสูผูใช
Form Wizard
การสร า งฟอร ม โดยการเรี ย กใช วิ ซ าร ด (Wizard) ซึ่ ง โปรแกรมจะถาม
คํ า ถามต า งๆ เกี่ ย วกั บ ลั ก ษณะของฟอร ม ที่ ต อ งการ พร อ มแสดงภาพ
ตัวอยางประกอบทุกขั้นตอน แลวสรางออกมาเปนฟอรมตามที่ตองการ
Auto Forms: Columnar
การสรางฟอรมจากตารางที่ตองการโดยอัตโนมัติ ซึ่งรูปแบบฟอรมที่ไดจะ
อยูในรูปแบบการเรียงลําดับเรคคอรดจากบนลงลาง และแสดง 1 เรคคอรด
ตอ 1 หนา
Auto Forms: Tabular
การสรางฟอรมจากตารางที่ตองการโดยอัตโนมัติ ซึ่งรูปแบบฟอรมทีไ่ ดจะ
อยูในรูปแบบการเรียงลําดับเรคคอรดจากซายไปขวา โดย 1 หนาจะแสดง
หลายเรคคอรด
Auto Forms: Datasheet การสรางฟอรมจากตารางที่ตองการโดยอัตโนมัติ ซึ่งรูปแบบฟอรมทีไ่ ดจะ
อยูในรูปแบบเดี่ยวกันกับมุมมอง Datasheet ของตาราง
Auto Forms: PivotTable การเรียกใชคณ
ุ สมบัติ PivotTable จากตารางที่ตองการโดยอัตโนมัติ
Auto Forms: PivotChart การเรียกใชคณ
ุ สมบัติ PivotChart จากตารางที่ตองการโดยอัตโนมัติ

ประเภท
Chart Wizard

PivotTable Wizard

คําอธิบาย
การสรางแผนภูมิโดยใชวิซารด (Wizard) สรางแผนภูมิ ซึ่งโปรแกรมจะ
ถามคํ า ถามเกี่ ย วกั บ ลั ก ษณะของแผนภู มิ ที่ ต อ งการ พร อ มแสดงภาพ
ตัวอยางประกอบทุกขั้นตอน แลวสรางออกมาเปนแผนภูมิในรูปแบบตาม
ตองการ
การสราง PivotTable โดยใชวิซารด (Wizard) สราง PivotTable ซึ่ง
โปรแกรมจะมีคําแนะนําและวิธีการใชงาน PivotTable ที่ตองการ พรอม
เขาสูหนาตางการสราง PivotTable โดยอัตโนมัติ

องคประกอบของพื้นที่การออกแบบฟอรม (Form Design Area)
สวน
Form Header / Form Footer

Detail

คําอธิบาย
พื้นที่สําหรับวางวัตถุตางๆ เพื่อใชในการตกแตงใหฟอรมมีความ
สวยงาม และเพื่อแสดงทุกครั้งที่ฟอรมขึ้นหนาใหม สวนมากนิยมใส
เครื่องหมาย, สัญลักษณ หรือขอความตางๆ
พื้นที่สําหรับวางฟลดและคอนโทรลตางๆ เพื่อรับขอความจากผูใช
และแสดงขอมูลทั้งหมดจากตาราง

คอนโทรล (Controls)
คอนโทรลแตละตัวสามารถทํางานภายใตคุณสมบัติที่แตกตางกันไป ซึ่งรายละเอียด
ของคอนโทรลชนิดตางๆ มีดังนี้
สัญลักษณ
ชื่อคอนโทรล
คําอธิบาย
Select Object
ใช ค ลิ ก เลื อ กคอนโทรล หรื อ เปลี่ ย นจากเมาส ที่ ใ ช ส ร า ง
คอนโทรลเปนเมาสที่ใชงานปกติ
Control Wizard
คอนโทรลบางตั ว ที่ มี วิ ธี ก ารสร า งที่ ซั บ ซ อ น ยากแก ก าร
เขาใจ เครื่องมือนี้จะชวยเรียกวิซารด (Wizard) ขึ้นมาใช
งานในการสรางคอนโทรล
Label
ใชเขียนขอความลงบนฟอรมในลักษณะของคําอธิบายซึ่ง
ไมเกี่ยวกับขอมูลและตาราง
Text Box
ใชรับขอมูลจากผูใชบันทึกลงตาราง หรือแสดงขอมูลจาก
ตาราง สามารถใสฟงกชันในการคํานวณลงไปและแสดง
ออกมาเปนผลลัพธได
Option Group
กรอบลอมกลุมตัวเลือกที่สามารถเลือกไดตัวเลือกเดียว

78

สัญลักษณ

ชื่อคอนโทรล
Toggle Button
Option Button
Check Box
Combo Box
List Box
Command Button
Image
Unbound Object Frame
Bound Object Frame
Page Break

Tab Control
Subform / Subreport
Line
Rectangle
More Controls

คําอธิบาย
ปุมแบบคลิกเลือก สามารถเลือกไดเพียงตัวเลือกเดียว
ตัวเลือกแบบคลิกเลือก สามารถเลือกไดเพียงตัวเลือกเดียว
ตัวเลือกแบบคลิกเลือก สามารถเลือกไดหลายตัวเลือก
ใชคลิกเพื่อเลือกรายการขอมูลที่ซอนไว สามารถเลือกได
รายการเดียว
คลายกับ Combo Box แตไมซอนรายการขอมูล
ปุมที่บรรจุคําสั่งในการทํางาน เชน คลิกปุมเพื่อเพิ่มขอมูล
เปนตน
แสดงรูปภาพที่ไมไดจัดเก็บอยูในตาราง
แสดงขอมูลชนิด Object ที่ไมไดบันทึกอยูในตาราง
แสดงและรับขอมูลชนิด Object ลงในตาราง
ใชในกรณีที่ฟอรมมีความยาวมากกวา 1 หนา 79 จาก ใช
เพื่อกําหนดตําแหนงที่ฟอรมจะเลื่อนขึ้นลงเมื่อกดปุม Page
up หรือ Page Down หรือขึ้นหนาใหมเมื่อพิมพฟอรม
ใชแสดงฟอรมอื่นๆ ในลักษณะของแท็บ
ใชแสดงฟอรมอื่ นๆ ในฟอรมหลั กที่มีขอ มูลในตารางที่ มี
ความสัมพันธกัน
ใชสรางเสนในฟอรม
ใชวาดสี่เหลี่ยมในฟอรม
ปุมสําหรับเรียกใชคอนโทรลอื่นๆ ที่ซอนอยู

79

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 4.1
การสราง Form ดวย Form Wizard
คําสั่ง : จงสรางฟอรมเพื่อใชในการรับคาและนําเสนอขอมูลลูกคา (CUSTOMER)
1. เลือก Database: Week1.mdb ขึ้นมาใชงาน
2. จากหนาจอ Database Week1 ใหเลือก Object : Form
3. เลือกคําสั่ง New ดังรูป

4. ปรากฏหนาตาง New Form ดังรูป

80

หนาตาง New Form ประกอบดวย 2 สวนคือ

สวนกําหนดรูปแบบ
การสราง Form

สวนกําหนดขอมูลที่
นํามาสราง Form

5. คลิกเลือกรูปแบบการสราง Form แบบ Form
CUSTOMER โดยคลิกที่ปุมลูกศรดานขาง ดังรูป

Wizard

และคลิกเลือกชื่อตาราง

81

6. คลิกปุมคําสั่ง OK
7. ปรากฏหนาตาง From Wizard ดังรูป

หนาตาง Form Wizard ประกอบดวย 3 สวนคือ

สวน Tables / Queries กําหนดชื่อ Table หรือ Query ที่ตองการสราง Form
สวน Available Fields รายชื่อฟลดตางๆ ของ Table หรือ Query ที่ตองการสราง Form
สวน Selected Fields รายชื่อฟลดที่เลือกใหปรากฏบน Form

8. เลือกฟลดทตี่ องการแสดงบน Form ในทีน่ ี้ใหเลือกทุกฟลด โดยคลิกทีป่ ุม

82

9. ปรากฏชื่อฟลดทุกชื่อในชอง Select Field ดังรูป

รายชื่อฟลดที่
แสดงบนฟอรม

คลิกปุมคําสั่ง Next

10 คลิกปุมคําสั่ง Next
11. ปรากฏหนาจอถัดไป เพื่อกําหนดเลือก layout ของ Form ใหนักศึกษาเลือกรูปแบบใดก็
ได ในที่นี้เลือก แบบ Columnar ดังรูป จากนั้นใหคลิกปุม Next
เลือกรูปแบบ
Layout ของฟอรม

คลิกปุมคําสั่ง Next

83

12. ปรากฏหนาจอถัดไป Style ของ Form ใหนักศึกษาเลือกรูปแบบใดก็ได ในที่นี้เลือกแบบ
Standard ดังรูป จากนั้นใหคลิกปุม Next

เลือกรูปแบบ Style
ของฟอรม

คลิกปุมคําสั่ง Next

13. ปรากฏหนาตางใหตั้งชื่อของ Form ใหนักศึกษาตั้งชื่อฟอรมวา CUSTOMER ดังรูป

โดยทั่วไปแลวการสรางฟอรมดวย Form Wizard จะตั้งชื่อฟอรมที่สรางขึ้น
ใหเหมือนกับชื่อ Table หรือ Query ที่ใชในการสรางฟอรม
84

14. เลือกรูปแบบการแสดงฟอรม ซึ่งมีใหเลือก 2 รูปแบบ คือ
ประเภท
คําอธิบาย
Open the Form to view or enter information เปดฟอรมที่สรางขึ้นในหนาตาง Form View
Modify the form’s design
เปดฟอรมที่สรางขึ้นในหนาตาง Design View
ในที่นี่เลือกรูปแบบ Open the Form to view or enter information
15 คลิกปุม Finish จะปรากฏ Form : Customer ดังรูป

85

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 4.2
การสรางปายคําอธิบายดวยคอนโทรล Label
ขั้นตอนการปฏิบัติ มีดังนี้
1. จากหนาตาง Form คลิกที่ Icon

จากนัน้ เลือกคําสั่ง Design View ดังรูป

เลือกคําสั่ง Design View

2. ปรากฏหนาตาง Design Form ดังรูป

86

3. วางเมาสไวระหวางสวน Form Header และ Detail ใหเมาสเปลี่ยนเปนรูป

ดังรูป

4. คลิกเมาสคางไว แลวลากเมาสลงดานลาง เพื่อขยายพืน้ ที่ของสวน Form Header ดังรูป

87

5. ปลอยเมาสออก จะปรากฏพื้นที่สวน Form Header ดังรูป

6. คลิกปุม
บนแถบเครื่องมือ (Toolbox) เมาสจะเปลี่ยนเปนรูป +A จากนั้นใหคลิกวางบน
พื้นที่ Form Header ที่ตองการสรางคอนโทรล Label แลวลากเมาสใหเกิดพื้นที่สี่เหลี่ยม
ดังรูป
1. คลิกปุม
2. ลากเมาสสราง
Label

88

7. เมื่อปลอยเมาส จะปรากฏกรอบพื้นที่ตามขนาดที่กําหนดไว ใหพิมพขอความที่ตองการลง
ไป ในที่นี่พิมพขอความ “ขอมูลลูกคา” ดังรูป

8. คลิกที่ Icon

จากนั้นเลือกคําสั่ง Form View ดังรูป

9. ปรากฏหนาตาง Form : CUSTOMER ในมุมมอง Form View ดังรูป

คอนโทรล Label ที่สรางขึ้น

89

การสรางปุมคําสั่งดวยคอนโทรล Command Button
Command Button เปนคอนโทรลที่ใชในการสรางปุมคําสั่งเพื่อควบคุมการทํางานของฟอรม
ใหมีการทํางานตางๆ อยางมีประสิทธิภาพและเพิ่มความสะดวกในการใชงาน เชน การเปด/ปดฟอรม
การพิ ม พ ฟ อร ม หรื อ การสั่ ง ให เ ป ด คิ ว รี่ เ พื่ อ ค น หาข อ มู ล เป น ต น ซึ่ ง ความสามารถของคอนโทรล
ประเภทนี้จําแนกไดเปน 6 กลุม (Categories) ดังนี้
1. กลุมคําสั่งที่ทํางานกับเรคคอรด (Record Navigation)
คําสั่ง (Action)
คําอธิบาย
Find Next
คนหาเรคคอรดที่ตรงกับเงื่อนไขที่กําหนดไว
Find Record
คนหาเรคคอรดที่ตรงกับเงื่อนไข โดยเปดหนาตางคนหา (Find)
Go To First Record
แสดงเรคคอรดแรก
Go To Last Record
แสดงเรคคอรดสุดทาย
Go To Next Record
แสดงเรคคอรดถัดไป
Go To Previous Record แสดงเรคคอรดกอนหนา
2. กลุมคําสั่งที่จัดการเรคคอรด (Record Operations)
คําสั่ง (Action)
คําอธิบาย
Add New Record
เพิ่มเรคคอรดใหม
Delete Record
ลบเรคคอรดปจจุบัน
Duplicate Record
ทําสําเนาเรคคอรดปจจุบัน
Print Record
พิมพเรคคอรดปจจุบัน
Save Record
บันทึกเรคคอรดปจจุบันลงตาราง
Undo Record
ยกเลิกการแกไขเรคคอรดปจจุบัน
3. กลุมคําสั่งที่จัดการฟอรม (Form Operations)
คําสั่ง (Action)
คําอธิบาย
Apply Form Filter
กรองขอมูลตามสิ่งที่เลือก
Close Form
ปดฟอรมที่ใชงานอยู
Edit Form Filter
กําหนดการกรองขอมูล
Open Form
เปดฟอรมที่กําหนด
Open Page
เปด Access Page ที่กําหนด
Print a Form
พิมพฟอรมที่กาํ หนด
Print Current Form
พิมพฟอรมปจจุบัน
Refresh Form Data
ปรับปรุงขอมูลในฟอรม

90

4. กลุมคําสั่งที่จัดการรายงาน (Report Operations)
คําสั่ง (Action)
คําอธิบาย
Mail Report
สงรายงานทางอีเมล
Preview Report
แสดงรายงานกอนพิมพ
Print Report
พิมพรายงาน
Send Report To File
พิมพรายงานออกเปนไฟลเอกสาร
5. กลุมคําสั่งที่ทํางานกับโปรแกรม (Applications)
คําสั่ง (Action)
คําอธิบาย
Quit Application
ออกจากโปรแกรมปจจุบัน
Run Application
เปดโปรแกรมที่กําหนด
Run Ms Excel
เปดโปรแกรม Ms Excel
Run Ms Word
เปดโปรแกรม Ms Word
Run Notepad
เปดโปรแกรม Notepad
6. กลุมคําสั่งที่ทํางานเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous)
คําสั่ง (Action)
Auto Dialer
สั่งตออินเตอรเน็ต
Print Table
พิมพ Table ที่กําหนด
Run Marco
สั่งทํางาน Marco ที่กําหนด
Run Query
สั่งทํางาน Query ที่กําหนด

คําอธิบาย

91

คําสั่ง : จงสรางปุมคําสั่ง (Command Button) เพื่อใชในการเพิ่มขอมูล
ขั้นตอนการปฏิบัติ มีดังนี้
1. จากหนาตาง Form : CUSTOMER ในมุมมอง Design View ดังรูป

2. คลิกปุม
บนแถบเครื่องมือ (Toolbox) เมาสจะเปลี่ยนเปนรูป
จากนั้นใหคลิก
วางบนพื้นที่ Detail ที่ตองการสรางคอนโทรล Command Button แลวลากเมาสใหเกิดพื้นที่
สี่เหลี่ยม ดังรูป

คลิกปุม Command Button

คลิกวางบนฟอรม และ
ลากใหเกิดพื้นที่สี่เหลี่ยม

92

3. ปรากฏคอนโทรล Command Button ชื่อ Command 14 (โปรแกรมตั้งชื่ออัตโนมัติ) บน
ฟอรม พรอมหนาตาง Command Button Wizard ดังรูป

หนาตาง Command Button Wizard
คอนโทรล Command Button ที่สรางขึ้น

4. คลิกเลือก Categories : Record Operations และ Actions : Add New Record จากนั้น
คลิกปุมคําสั่ง Next ดังรูป

เลือก Record Operations

เลือก Add New Record

คลิกปุมคําสั่ง Next>

93

5. กําหนดรูปแบบการแสดงของปุมคําสั่ง ซึ่งมีดวยกัน 2 รูปแบบ คือ
1) แบบขอความ (Text) เปนการแสดงขอความบนปุมคําสั่ง ผูใชสามารถกําหนด
ขอความเองได โดยการพิมพลงในชองที่กําหนด
2) แบบรูปภาพ (Picture) เปนการแสดงรูปภาพบนปุมคําสั่ง ผูใชสามารถใชรูปภาพ
ที่โปรแกรมกําหนดไวให หรือกําหนดรูปภาพขึ้นเองได โดยคลิกที่ปุม Browser
ใหเลือกรูปแบบ Text จากนั้นคลิกปุมคําสั่ง Next ดังรูป

เลือก Text:
คลิกปุมคําสั่ง Next>

6. ตั้งชื่อปุมคําสั่ง โดยทั่วไปโปรแกรมจะตั้งชื่อปุมคําสั่งมาใหโดยอัตโนมัติ แตในที่นี้ใหตั้งชื่อ
ปุมคําสั่งเปนชื่อ “Add Record” เนื่องจากจะไดสื่อความหมายในการใชงาน จากนั้นคลิกปุม
คําสั่ง Finish ดังรูป

พิมพขอความ Add

คลิกปุมคําสั่ง Finish

94

7. ปรากฏปุมคําสั่ง Add Record ที่สรางขึ้นใหมบน Form ดังรูป

ปุมคําสั่ง Add Record

8. คลิกที่ Icon
จากนั้นเลือกคําสั่ง Form View ดังรูป
9. ปรากฏหนาตาง Form : CUSTOMER ในมุมมอง Form View ดังรูป

95

10. ทดสอบปุมคําสั่ง Add Record เมื่อคลิกปุมคําสั่ง Add Record ที่ชองรับคาขอมูลจะ
ปรากฏเปนชองวาง เพื่อพรอมรับการกรอกขอมูลลงสูตาราง ดังรูป

คําสั่ง : จงสรางปุมคําสั่ง (Command Button) เพื่อใชในการปดหนาตางฟอรม
CUSTOMER
ขั้นตอนการปฏิบัติ มีดังนี้
1. จากหนาตาง Form : CUSTOMER ในมุมมอง Design View ดังรูป

96

2. คลิกปุม
บนแถบเครื่องมือ (Toolbox) เมาสจะเปลี่ยนเปนรูป
จากนั้นใหคลิก
วางบนพื้นที่ Detail ที่ตองการสรางคอนโทรล Command Button แลวลากเมาสใหเกิดพื้นที่
สี่เหลี่ยม ดังรูป

คลิกปุม Command Button
คลิกวางบนฟอรม และ
ลากใหเกิดพื้นที่สี่เหลี่ยม

3. ปรากฏคอนโทรล Command บนฟอรม พรอมหนาตาง Command Button Wizard
4. คลิกเลือก Categories : Form Operations และ Actions : Close Form จากนั้นคลิกปุม
คําสั่ง Next ดังรูป

เลือก Form Operations

เลือก Close Form

คลิกปุมคําสั่ง Next>

97

5. คลิกเลือกรูปแบบ Text จากนั้นคลิกปุมคําสั่ง Next ดังรูป

เลือก Picture:
คลิกปุมคําสั่ง Next>

6. ตั้งชื่อปุมคําสั่ง โดยทั่วไปโปรแกรมจะตั้งชื่อปุมคําสั่งมาใหโดยอัตโนมัติ แตในที่นี้ใหตั้งชื่อ
ปุมคําสั่งเปนชื่อ “Close” เนื่องจากจะไดสื่อความหมายในการใชงาน จากนั้นคลิกปุมคําสั่ง
Finish ดังรูป

พิมพขอความ Close

คลิกปุมคําสั่ง Finish

98

7. ปรากฏปุมคําสั่ง Add Record ที่สรางขึ้นใหมบน Form ดังรูป

ปุมคําสั่ง Close

8. คลิกที่ Icon
จากนั้นเลือกคําสั่ง Form View ดังรูป
9. ปรากฏหนาตาง Form : CUSTOMER ในมุมมอง Form View ดังรูป

10. ทดสอบปุมคําสั่ง Close เมื่อคลิกปุมคําสั่ง Close โปรแกรมจะปดฟอรม CUSTOMER ลง
โดยอัตโนมัติ

99

คําสั่ง
1. ใหนักศึกษาสรางฟอรมใหกับตาราง EMPLOYER, PRODUCT, ORDER และ
ORDER_Detail โดยเลือกรูปแบบตางๆ กัน เพื่อดูความแตกตางกันของแตละฟอรม แลวกรอกขอมูล
เพิ่มเติมตารางละ 2-3 เรคคอรด (กําหนดขอมูลดวยตนเอง)
2. ในแตละฟอรที่สรางขึ้นในขอที่ 1 ใหสรางปุมคําสั่งดังนี้
-ปุมคําสั่งเพิ่มเรคคอรดใหม (Add New Record)
-ปุมคําสั่งลบเรคคอรด (Delete Record)
-ปุมคําสั่งปดฟอรม (Close Form)
3. ใหนักศึกษาสรางฟอรมจาก Query ชื่อ Q_Oeder1 โดยตั้งชื่อฟอรมวา F_Order1 พรอม
สรางปุมคําสั่งพิมพฟอรม (Print a Form)

100

ปฏิบัติการที่ 5
การสรางรายงาน
วัตถุประสงค นักศึกษาสามารถ

1. มีความรูเกี่ยวกับการสรางรายงาน
2. สรางรายงานเพื่อใชในการนําเสนอขอมูลผานทางเครื่องพิมพได

Report : รายงาน
รายงาน (Report) เปนองคประกอบหนึ่งของโปรแกรม Microsoft Access ทําหนาที่นําเสนอ
ขอมูลในรูปแบบของรายงาน ซึ่งนําเสนอขอมูลไดหลายรูปแบบ เชน การจัดกลุมขอมูลตามตัองการ
การคํานวณและรวมขอมูลทั้งดานแถวและคอลัมน การสรางแผนภูมินําเสนอขอมูล และการทําปายชื่อ
ปดหนาซองจดหมาย เปนตน
องคประกอบของ Report
Report ของ Microsoft Access มีองคประกอบดังนี้

องคประกอบ
Report Header
Page Header
Detail
Page Footer
Report Footer

คําอธิบาย
พื้นที่สวนหัวของรายงาน รายละเอียดตางๆ ที่อยูในสวนนี้จะถูกแสดงเฉพาะ
รายงานหนาแรกเทานั้น
พื้นที่สวนหัวของกระดาษ รายละเอียดตางๆ ที่อยูในสวนนี้จะถูกแสดงที่บนหัว
กระดาษของรายงานทุกหนา
พื้นที่สําหรับแสดงรายละเอียดของขอมูล และถือเปนสวนสําคัญของรายงาน
พื้นที่สวนทายของกระดาษ รายละเอียดตางๆ ที่อยูในสวนนี้จะถูกแสดงที่บนหัว
กระดาษของรายงานทุกหนา
พื้นที่สวนทายของรายงาน รายละเอียดตางๆ ที่อยูในสวนนี้จะถูกแสดงเฉพาะ
รายงานหนาแรกเทานั้น สวนใหญจะแสดงผลรวมของขอมูลภายในสวน Detail
ของกลุมขอมูลทั้งหมดในรายงาน

มุมมองในการสราง Query
Microsoft Access 2002 กําหนดมุมมองในการสราง Report 3 มุมมอง ดังนี้
มุมมอง
คําอธิบาย
Design View
มุมมองที่ใชสําหรับออกแบบและสราง Report ซึ่งมีวิธีการใชงานเหมือนกับ
มุมมอง Form Design ของ Form
Print Preview
มุมมองที่ใชสําหรับแสดงรายงานในรูปแบบภาพกอนพิมพ ซึ่งสามารถกําหนดให
แสดงทีละหลายหนา รวมถึงกําหนดขนาดในการแสดงใหแสดงเปนภาพใหญหรือ
ภาพเล็กไดตามตองการ
Layout View
มุมมองที่ใชสําหรับแสดงภาพกอนพิมพเชนเดียวกับแบบ Print Preview แตจะ
แสดงใหเห็นเพียงหนาเดียวเทานั้น และแสดงในลักษณะที่พอดีกับหนาจอเทานั้น

ประเภทของ Report
Report สามารถแบงประเภทไดดังนี้
ประเภท
ความหมาย
Design View
การสรางรายงานดวยตนเอง โดยใชเครื่องมือหรือที่เรียกวา “คอนโทรล”
(Control) ในลักษณะตางๆ พรอมระบุเงือนไขตางๆ ที่ตองการนําแสดงใน
รายงานตามความตองการ
Report Wizard
การสรางรายงานโดยการเรียกใชวิซารด (Wizard) ซึ่งโปรแกรมจะถาม
คําถามเกี่ยวกับลักษณะของรายงานที่ตองการ พรอมแสดงภาพตัวอยาง
ประกอบทุกขั้นตอน แลวสรางออกมาเปนรายงานตามที่ตองการ และยัง
สามารถสร า งรายงานที่ มี ก ารจั ด กลุ ม ข อ มู ล เรี ย งลํ าดั บ ข อ มู ล และการ
สรุปผลรวมขอมูล นอกจากนี้ยังสามารถสรางรายงานในลักษณะพิเศษ
อื่นๆ เชน รายงานในรูปแบบของแผนภูมิ (Chart)หรือปายชื่อ (Label)
102

ประเภท
ความหมาย
AutoReport : Columnar การสรางรายงานแบบงาย โดยสามารถกําหนดแหลงที่มาของขอมูลไดจาก
ตารางหรือคิวรี ซึ่งรูปแบบจะเหมือนกับการสราง Form โดยใช AutoForm
: Coulumnar โดยแตละหนาของรายงานจะแสดงขอมูลแตละเรคคอรด
โดยเรียงฟลดขอมูลจากบนลงลางในแนวแถว ตามลําดับที่กําหนดไวใน
โครงสรางของ Table หรือ Query
AutoReport : Tabular การสรางรายงานแบบงาย โดยสามารถกําหนดแหลงที่มาของขอมูลไดจาก
ตารางหรือคิวรี ซึ่งรูปแบบจะเหมือนกับการสราง Form โดยใช AutoForm
: Tabular โดยแตละหนาของรายงานจะแสดงขอมูลแตละเรคคอรด โดย
เรียงฟลดขอมูลจากซายไปขวา ตามลําดับที่กําหนดไวในโครงสรางของ
Table หรือ Query
Chart Wizard
การสรางรายงานที่แสดงขอมูลในลักษณะแผนภูมิแบบตางๆ
Label Wizard
การสรางรายงานที่แสดงขอมูลที่ตองการพิมพฉลาก เชน ชื่อและที่อยูของ
ลูกคา เปนตน

ขั้นตอนการปฏิบัติที่ 5.1
การสราง Report ดวย Report Wizard
1. ใหนักศึกษาเรียกฐานขอมูล Week1.mdb ขึ้นมาใชงาน
2. จากหนาตาง Week1:Database ใหคลิกเลือก Object ชื่อ Report
3. เลือกคําสั่ง New ดังรูป

103

4. ปรากฏหนาตาง New Report ดังรูป

หนาตาง New Report ประกอบดวย 2 สวนคือ

สวนกําหนดรูปแบบ
การสราง Report

สวนกําหนดขอมูลที่
นํามาสราง Report

104

5. คลิกเลือกรูปแบบการสราง Report แบบ Report Wizard และคลิกเลือกชื่อตาราง
CUSTOMER โดยคลิกที่ปุมลูกศรดานขาง ดังรูป

6. คลิกปุมคําสั่ง OK
7. ปรากฏหนาตาง Report Wizard ดังรูป

105

หนาตาง Report Wizard ประกอบดวย 3 สวนคือ

สวน Tables / Queries กําหนดชื่อ Table หรือ Query ที่ตองการสราง Report
สวน Available Fields รายชื่อฟลดตางๆ ของ Table หรือ Query ที่ตองการสราง Report
สวน Selected Fields รายชื่อฟลดที่เลือกใหปรากฏบน Report
8. เลือกฟลดทตี่ องการแสดงบน Report ในที่นี้ใหเลือกทุกฟลด โดยคลิกที่ปุม
9. ปรากฏชื่อฟลดทุกชื่อในชอง Select Field ดังรูป

รายชื่อฟลดที่
แสดงบนรายงาน
คลิกปุมคําสั่ง Next

10 คลิกปุมคําสั่ง Next
106

11. ปรากฏหนาจอถัดไป เพื่อกําหนดการจัดกลุมของขอมูลใน Report ใหนักศึกษาเลือกการ
จัดกลุมขอมูลแบบใดก็ได หรือไมจัดกลุมขอมูลก็ได
- กรณีที่เลือกการจัดกลุม ใหนักศึกษาคลิกเลือกที่ชื่อ Field ที่ตองการจัดกลุม
จากนั้นคลิกที่เครื่องหมาย > แลวคลิกปุม Next
- กรณีที่ไมเลือกการจัดกลุม ใหนักศึกษาคลิกปุม Next
ในที่นี้เลือกจัดกลุมขอมูลดวยรหัสไปรษณีย (CusZipcode) จากนั้นใหคลิกปุม
คําสั่ง Next ดังรูป

2. คลิกปุม

1. คลิกเลือกฟลด
CusZipcode

3. ปรากฏฟลด CusZipcode
อยูดานบนฟลดอื่นๆ

4. คลิกปุมคําสั่ง Next

107

12. ปรากฏหนาจอถัดไป เพื่อกําหนดการจัดเรียงขอมูล (Sort)ในแตละ Record ดังรูป

ขั้นตอนการกําหนดการจัดเรียงขอมูล มีดังนี้
1) คลิกที่ชองกําหนดการจัดเรียงขอมูล เพื่อเลือกฟลดที่ตองการจัดเรียงขอมูล
ในที่นี่คลิกเลือกฟลด
ชื่อลูกคา (CusName)
ดังรูป
2) คลิกเลือกรูปแบบการจัดเรียงขอมูล
- การจัดเรียงขอมูลแบบ Ascending เปนการจัดเรียงขอมูลจากนอยไปหามาก
- การจัดเรียงขอมูลแบบ Descending เปนการจัดเรียงขอมูลจากมากไปหานอย
3) คลิกปุม Next ดังรูป

คลิกปุมคําสั่ง Next

108

13. ปรากฏหนาจอถัดไป เพื่อกําหนดรูปแบบของรายงาน (Layout) และหนากระดาษของ
รายงาน (Orientation) ดังรูป

ใหนักศึกษาจะเลือกแบบไหนก็ได ในที่นี้เลือกรูปแบบรายงาน (Layout) แบบ
Outline 2 และ เลือกหนากระดาษรายงาน (Orientation) แบบ Portrait ดังรูป จากนั้นให
คลิกปุม Next
2. คลิกเลือก Orientation
แบบ Portrait

1. คลิกเลือก Layout
แบบ Outline 2

3. คลิกปุมคําสั่ง Next

109

14. ปรากฏหนาจอถัดไป เพื่อกําหนดรูปแบบตัวอักษร (Style) ใหกับสวน Page Header

ใหนักศึกษาจะเลือกแบบไหนก็ได ในที่นี้เลือกรูปแบบตัวอักษร (Style) ในสวน
Page Header แบบ Soft Gray ดังรูป จากนั้นใหคลิกปุม Next

1. คลิกเลือก Style
แบบ Soft Gray

2. คลิกปุมคําสั่ง Next

110

15. ปรากฏหนาจอถัดไป ใหตั้งชื่อของ Report ใหนักศึกษาตั้งชื่อวา CUSTOMER ดังรูป

16. คลิกเลือกรูปแบบการแสดงผลจากการสราง Report ดวย Report Wizard ดังรูป

รูปแบบ
Preview the report
Modify the report’s design

คําอธิบาย
แสดงรายงานในรูปแบบมุมมองที่ใชสําหรับแสดงรายงานในรูปแบบ
ภาพกอนพิมพ
แสดงรายงานในรูปแบบมุมมองที่ใชสําหรับแกไข Report

ในที่นี้เลือกรูปแบบ Preview the report ดังรูป จากนั้นใหคลิกปุม Finish

111

17. ปรากฏ Report ที่สรางขึ้น ในมุมมองแบบกอนพิมพ ดังรูป

112

การแกไขรายงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติ

การเพิ่มสวนหัวและสวนทายของรายงาน

1. จากหนาตาง Report ดังรูป
1) เลือกเมนู View เลือกคําสั่ง Design View หรือ
2) คลิกที่ Icon
จากนั้นเลือกคําสั่ง
Design View ดังรูป

2. ปรากฏหนาตาง Design Report ดังรูป

113

คําสั่ง
1. ใหนักศึกษาสรางรายงาน โดยใชขอมูลจาก Table : CUSTOMER, ORDER,
PRODUCT และ ORDER_Detail โดยใหมีการจัดเรียงขอมูลดังตัวอยาง โดยตั้งชื่อ Report
วา ORDER

114

บรรณานุกรม
วุฒิพงศ พงศสุวรรณ และวลัยพร จรนิเทศ. (2543). How to learn database with Microsoft
Access 2002. กรุงเทพฯ : ซอฟตแวร ปารค.
สัจจะ จรัสรุงรวีวร และสุรัสวดี วงศจันทรสุข. (2545). คูมือการใชงาน Access 2002 ฉบับ
สมบูรณ. กรุงเทพฯ : อินโฟเพรส.
สัมฤทธิ์ วงศเดนดวง. (2547). คัมภีรการออกแบบและพัฒนาระบบฐานขอมูลดวย Microsoft
Access เลม1. กรุงเทพฯ : เคพีที คอมพ แอนด คอนซัลท.
Frye, Curtis. (2001). Microsoft Access version 2002 plain & simple. Redmond, Wash. :
Microsoft Press.
Online Training Solutions. (2001). Microsoft Access version 2002 step by step.
Redmond, Wash. : Microsoft Press.
Wood, Dawn Parrish. (2002). Essentials Access 2002. Upper Saddle River, N.J. :
Prentice Hall.

115

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful