HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module

1. INTRODUCTION GIỚI THIỆU In this module will to discuss how Cash must be treated based on correct procedures, safety and easy monitor to cash internal control. Tài liệu này sẽ thảo luận cách xử lý Tiền mặt theo quy trình đúng, đảm bảo và dễ kiểm soát cho kiểm soát nội bộ về tiền mặt. In principle Hotel Cash Management must be considered to ten points as bellow: Theo nguyên tắc, Quản lý Tiền mặt Khách sạn phải được xem xét trong 10 điểm sau: • • • • Cash Handling must be separated between cash receipt and cash payment Tách biệt Xử lý Tiền mặt giữa nhận tiền mặt và thanh toán tiền mặt. Bookkeeping and Cash Handling must be separated Tách biệt Công việc kế toán và Quản lý tiền mặt. All payment must use bank transactions. Dùng giao dịch ngân hàng cho tất cả thanh toán. The Computer/Cash Register must be used to safeguard Incoming Cash and Outgoing Cash. Phải dùng Máy tính/Máy tính tiền để đảm bảo an toàn cho Tiền mặt thu vào và Tiền mặt gửi đi. All financial documents must use number and control the sequence number daily by consistence. Phải dùng số cho tất cả tài liệu tài chính và quản lý số thứ tự hàng ngày một cách nhất quán. All cash receipt be deposited to Bank by daily basis. Hàng ngày gửi tất cả Tiền mặt thu nhận vào ngân hàng. Cashier must be standing by in each outlet. Thủ quỹ phải sẵn sàng trong mỗi quầy. Internal / External Audit must be implemented by consistence. Thực hiện nhất quán Kiểm toán nội bộ/Bên ngoài. Voucher System must be implemented even though use a Computerize System Phải thực hiện Hệ thống Chứng từ dù sử dụng Hệ thống Máy tính. Cash Inventory must be implemented at least once month in “Surprise Basis” 1 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

• • • • •

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Thực hiện Kiểm kê Tiền mặt “đột xuất” ít nhất một lần/tháng.

2 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2. GENERAL OBJECTIVE MỤC TIÊU TỔNG QUÁT This training objective is to guide all employees of Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa understand about Hotel Cash Management and can be implemented derect in Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa. Tập huấn này nhằm mục đích chỉ dẫn cho tất cả nhân viên của Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa hiểu về Quản lý Tiền mặt Khách sạn và có thể thực hiện trực tiếp trong Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa. 3. SPECIFIC OBJECTIVE MỤC TIÊU CỤ THỂ By reading this module then was joining into the Training Class, hopefully the employee able to: Khi đọc tài liệu này và tham gia vào lớp tập huấn, nhân viên có thể: a. Implement in Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa and comply with hotel policy and procedures. Thực hiện trong Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa và tuân theo các quy trình và chính sách của Khách sạn. b. Implement to all cash transaction accordance with Cash Management Policy and Procedures of Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa. Thực hiện trong tất cả giao dịch tiền mặt tuân theo Chính sách Quản lý Tiền mặt và Quy trình của Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa.

3 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
PROCEDURE HOTEL CASH MANAGEMENT QUY TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN MẶT KHÁCH SẠN To manage CASH in Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa should be used: “Revolving Fund System”, mean a system been implemented by many Finance Expert for manage company cash in order to easy in the monitoring cash internal control. Để quản lý Tiền mặt trong Pilgrimage Village a Boutique Resort & Spa, nên dùng “Hệ thống Quỹ Tuần hoàn”, là một hệ thống được nhiều chuyên gia Tài chính thực hiện để quản lý tiền mặt công ty và dễ dàng kiểm soát việc kiểm soát nội bộ tiền mặt . The Revolving Fund System to be implemented as follow: Hệ thống quỹ tuần hoàn được thực hiện như sau: “All receipt either in cash or cheque from revenue, collection of Account Receivable, selling assets, loans from bank or from share holder (owner) MUST DEPOSITED TO BANK next day. And All payment must be used Bank Cheque of Bank Transfer. For safety reason all Cheque must crossed. Tất cả việc nhận tiền bằng tiền mặt hay séc từ doanh thu, thu các công nợ phải trả, bán tài sản, vay ngân hàng hoặc từ chủ sở hữu phải được GỬI VÀO NGÂN HÀNG ngày hôm sau. Và tất cả thanh toán phải dùng Séc Ngân hàng hoặc Chuyển khoản Ngân hàng. Cho lý do an toàn tất cả séc phải gạch chéo. Any accidental expenses paid by “Petty Cash” must reimbursed through “Cash Disbursement” then prepared a Bank Cheque with same value of spend as cash replacement. Tất cả chi phí đột xuất được thanh toán bởi “Tiền Chi vặt” phải được hoàn lại thông qua “Chi tiêu Tiền mặt” sau đó lập một séc ngân hàng có cùng giá trị của chi tiêu để thay thế tiền mặt. Commonly in Hotel Cash Management will divided into three groups of Cash, as below: Thông thường, Quản lý tiền mặt Khách sạn sẽ chia thành 3 nhóm tiền mặt như sau:  Cash Collection Thu tiền mặt  House Float or Cash in Hand Tiền dùng hàng ngày hoặc tiền sẵn có  Cash at bank Tiền trong ngân hàng

4 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
1.1 Cash Collection Thu tiền mặt: Cash Collection is all “incoming cash” either from revenue of cash sales, collection of Account Receivable in cash or other cash receipt from other activities. Thu tiền mặt là tất cả “tiền mặt thu vào” cả từ doanh thu bán lấy tiền mặt, việc thu các Công nợ phải thu bằng tiền mặt hoặc việc thu tiền từ các hoạt động khác. 1.1.1 According to “Revolving Fund System” mentioned all incoming cash must be processed through General Cashier as an authorized person as administrator of cash. Theo “Hệ thống quỹ Tuần hoàn” đã đề cập, tất cả tiền mặt thu vào phải được Tổng thủ quỹ xử lý, với vai trò là người được uỷ quyền làm quản lý tiền mặt. Each shift of Outlet Cashier is responsible to balancing their physical cash to “Cash Report”, then to remit those cash into the: “Remittance of Fund Envelope”. All outlet cashier to report their cash following the procedure as follow: Thu ngân quầy của mỗi ca chịu trách nhiệm cân đối tiền mặt thực vào “Báo cáo tiền mặt”, sau đó chuyển những tiền mặt đó vào trong: “Phong bì Chuyển Quỹ”. Tất cả thu ngân quầy báo cáo tiền mặt theo quy trình như sau:

1.1.2

1.1.2.1 Front Office Cashier to submit their cash to General Cashier by put all cash receipt into the Remittance of Fund, with to include the Guest Folio. Thu ngân FO nộp tiền cho Tổng thủ quỹ bằng cách để tất cả tiền mặt đã thu vào Phong bì chuyển quỹ, bao gồm Folio Khách. 1.1.2.2 Then General Cashier to prepare a “Daily General Cashier Report” and the Income Auditor must to verify this report as the confirmation balancing process to cash receipt from Front Office. Sau đó Tổng Thủ quỹ lập “Báo cáo Tổng Thủ quỹ Hàng ngày” và Kế toán Doanh thu phải kiểm tra báo cáo này như một quy trình xác nhận cân đối cho tiền mặt nhận từ FO. 1.1.2.3 All outlet Cashier must to report every end of their Shift based on their Summary of Sales with procedures as bellow: Tất cả Thu ngân quầy dựa vào Tóm tắt Doanh thu của họ phải báo cáo vào cuối mỗi ca với các quy trình như sau:  To put all cash into the Remittance of Fund, then compulsory to fill “Deposit Log Box” with detail value of cash inside. Every cashier who dropped into “Drop Deposit Box (Night Safe Box)” has responsible to call a witness.

5 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Để tất cả tiền mặt vào Phong bì chuyển quỹ, sau đó phải điền “Sổ Nhật ký Ký quỹ” với chi tiết giá trị tiền mặt bên trong. Mỗi thu ngân thả tiền vào trong “Két Ký quỹ” (Két an toàn ban đêm) có trách nhiệm gọi một nhân chứng.  All copy of guest check (Restaurant & Bar Check) and print out Summary of Sales be placed into Box for Night Auditor, next day morning the Income Auditor to check with Daily General Cashier Report prepared by General Cashier. Tất cả bản sao hoá đơn khách (Hoá đơn nhà hàng & Bar) và Báo cáo tóm tắt doanh thu in ra được đặt vào trong Két cho Kiểm toán đêm, sáng hôm sau Kế toán doanh thu sẽ kiểm tra với Báo cáo Tổng thủ quỹ hàng ngày đã được Tổng Thủ quỹ lập. 1.1.2.4 Responsible to deposit all cash into the: “Drop Deposit Box (Night Box)” is a must that can not be neglect. Usually Drop Deposit Box is located in safe place and just only cashiers are allowed to enter. Trách nhiệm gửi tất cả tiền mặt vào “Két Ký quỹ (Két đêm)” là một việc bắt buộc không thể bỏ qua. Thường thường Két ký quỹ được đặt ở nơi an toàn và chỉ các thu ngân được phép vào. 1.1.2.5 Each Cashier who wants deposit her/his “Cash” must use a “Remittance of Fund” and compulsory to write the amount into the “Deposit Log Book” together with a Witness to sign this Deposit Log Book. Mỗi thu ngân muốn gửi “Tiền mặt” phải dùng “Phong bì chuyển quỹ” và phải viết số tiền vào trong “Sổ Nhật ký Ký quỹ” cùng với một Nhân chứng để ký Sổ Nhật ký Ký quỹ này. 1.1.2.6 Every day General Cashier must to collect the Remittance of Fund Envelope also with another witness, then to make “Daily General Cashier Report”. This report must be verified by Income Auditor as “double Check”. After deposit to the bank, Daily General Cashier Report together with a “Bank Deposit Slip” sends to Financial Controller to get approval for complete process. Mỗi ngày Tổng Thủ quỹ phải thu Phong bì chuyển quỹ cùng với một nhân chứng khác, sau đó làm “Báo cáo Tổng Thủ quỹ Hàng ngày”. Báo cáo này phải được kế toán doanh thu xác nhận như “Sự kiểm tra kép”. Sau khi gửi tiền vào ngân hàng, Báo cáo Tổng thủ quỹ Hàng ngày cùng với “Phiếu Gửi tiền Ngân hàng” được gửi cho KSTC để được phê chuẩn cho quy trình hoàn chỉnh. 1.1.2.7 When any Incoming Cash was receipt from outside the company activities i.e., Bank Loans, Paid Up Capital, Selling Fixed Assets, Prize etc.,) so these 6 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Incoming Cash can direct received by General Cashier by given a Cash Receipt, and to posting into the Computer System into the correct account code. Khi Tiền mặt thu vào bất kỳ nhận được từ ngoài các hoạt động công ty, như Vay ngân hàng, Vốn đã góp, bán Tài sản cố định , Phần thưởng…, những Tiền mặt thu được này có thể được Tổng Thủ quỹ nhận trực tiếp bằng cách đưa Biên lai tiền mặt, và nhập vào Hệ thống máy tính trong mã tài khoản đúng. 1.1.2.8 All “Daily General Cashier Report” that been complete in process must be sent to General Manager for his acknowledged all Incoming Cash been deposited into bank in daily basis. Tất cả “Báo cáo Tổng Thủ quỹ Hàng ngày” được hoàn thành theo quy trình phải được gửi cho Tổng GĐ để biết rằng tất cả Tiền mặt thu vào được gửi vào ngân hàng hàng ngày. 1.2 Incoming Cash Non Operating: Tiền mặt Thu vào Không Hoạt động: Incoming Cash Non Operating is any cash come into company bank account NOT THROUGH General Cashier, so a Secretary of Financial Controller must to prepare a “Reconciliation Journal Voucher”, the Incoming Cash as follow: Tiền mặt Thu vào Không Hoạt động là tiền mặt vào tài khoản ngân hàng công ty KHÔNG thông qua Tổng Thủ quỹ, vì vậy Thư ký của KSTC phải lập “Chứng từ Nhật ký Điều giải”, Tiền mặt thu vào bao gồm:  Incoming Transfer from Credit Card collection Chuyển khoản từ việc thu bằng Thẻ tín dụng.  Inter Company Bank Account Transfer Chuyển khoản Ngân hàng Công ty nội bộ  Credit Note Bank as Travel Agent payment of Account Receivable or deposit Giấy báo có Ngân hàng như thanh toán Công nợ phải thu của hãng du lịch hoặc ký quỹ  Bank Loans Khoản vay ngân hàng  Interest Earn on Bank Account Lãi kiếm được trên tài khoản ngân hàng  Interest Earn on Time Deposits Lãi kiếm được trên ký thác định kỳ  Foreign Exchange Gains Lợi nhuận quy đổi ngoại tệ 7 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
The above Incoming Cash is not through General Cashier, according to “Segregation of Duties” the General Cashier cannot to prepare the “Bank Reconciliation”, so all these Incoming Cash only who to prepare the “Bank Reconciliation” wil know then to prepare a Bank Reconciliation Journal Voucher. Những tiền thu ở trên không thông qua Tổng thủ quỹ, theo “Độc lập nghiệp vụ”, Tổng Thủ quỹ không thể lập “Điều giải ngân hàng”, vì vậy chỉ người lập Điều giải ngân hàng biết về tất cả những tiền mặt thu vào này, sau đó sẽ lập Chứng từ Nhật ký điều giải ngân hàng.

8 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
1.3 Flow Chart Incoming Cash Sơ đồ Lưu chuyển Tiền mặt Thu vào

9 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
1.4 Remittance of Fund Sự chuyển Quỹ To remit the cash from outlet to General Cashier must use an envelope that called: Để chuyển tiền từ quầy đến tổng thủ quỹ phải dùng Phong bì Chuyển quỹ.

10 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
1.5 Form of Drop Deposit Box Log Book Mẫu Sổ nhật ký Két ký quỹ

11 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.1 2.1.1 House Float Tiền dùng hàng ngày của công ty “House Float” is to keep enough money for hotel operation and be used to pay accidental payment in order to not disturbing Hotel Cash Management System to ensure the “Revolving Fund System” can be implemented by consistence. “Tiền dùng hàng ngày của công ty” nhằm giữ đủ tiền cho hoạt động khách sạn và thanh toán các khoản tiền đột xuất để không ảnh hưởng đến Hệ thống Quản lý Tiền mặt Khách sạn, đảm bảo “Hệ thống Quỹ Tuần hoàn” có thể được thực hiện nhất quán. House Float Management be used “Impress Fund System”, in this system the amount of House Float must “Fixed Amount” and not change within one period of Accounting or Fiscal Period. To change House Float must get approval from Executive Committee (General Manager and Financial Controller) the procedure as follow: Quản lý tiền dùng hàng ngày của công ty được dùng “Hệ thống Quỹ Tạm ứng”, trong hệ thống này số tiền dùng hàng ngày phải là “Số cố định” và không thay đổi trong vòng một kỳ Kế toán hoặc kỳ Tài chính. Để thay đổi Tiền dùng hàng ngày, phải được sự chấp thuận từ Uỷ ban Điều hành (Tổng GĐ và KSTC) theo quy trình như sau:  The Old House Float must be withdrawn according to Accounting Standard Manual of A Dong Tourism & Trading Co., Ltd. Tiền dùng hàng ngày cũ phải được rút theo Cẩm nang kế toán chuẩn của CT TM&DV Á Đông.  Then issued a new amount would be bigger or smaller than old House Float, any change must be used the Standard Form according with Accounting Standard Manual of A Dong Tourism & Trading Co., Ltd Sau đó xuất số tiền mới nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền cũ, sự thay đổi bất kỳ phải dùng Mẫu chuẩn theo Cẩm nang kế toán chuẩn của CT TM&DV Á Đông. 2.1.3 House Float divided by: Tiền dùng hàng ngày được phân chia thành: a. Outlet Float (F.O Cashier, F&B Outlet Cashier; and Purchasing) Tiền dùng hàng ngày trong quầy (Thu ngân FO, F&B, Thu mua) b. House Bank (General Cashier Cash on Hand) Quỹ công ty (Tiền sẵn có Tổng thủ quỹ) The Outlet Float divided into: Tiền hàng ngày công ty phân chia thành: 12 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

2.1.2

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
a. Roatating Float Tiền xoay vòng b. Fixed Float Tiền cố định c. Floating Float Tiền lưu động 2.1.3a Rotating Float in this system the money will be handed over from shift to next shift by using a “Float Handover Form”. Tiền xoay vòng: trong hệ thống này số tiền sẽ được chuyển từ ca này đến ca tiếp theo bằng cách dùng “Mẫu Giao tiền”. 2.1.3b Fixed Float in this system every cashier has their own Cash Float and 100% is their responsible Tiền cố định: trong hệ thống này mỗi thu ngân có Tiền mặt hàng ngày của họ và chịu trách nhiệm hoàn toàn cho số tiền đó. 2.1.3c Floating Float in this system all Floats have a characteristic is temporary and the amount set based on operation needed. And these Floats must be return back to General Cashier include all cash collection within one shift. Tiền lưu động: trong hệ thống này tất cả tiền lưu động có đặc tính tạm thời và số tiền được thiết lập dựa vào nhu cầu hoạt động. Và những tiền lưu động này phải được trả lại cho Tổng Thủ quỹ bao gồm tất cả tiền thu vào trong một ca. 2.2 Using House Float Sử dụng tiền hàng ngày

House Float use only for covering small change money for Front Office and all F & B Outlet for guest money change and “Paid Out” for guest only. This House Float can not be used for hotel expenses. If occurred some urgent payment for example guide commissions, purchasing urgent items to avoid guest complaint were allowed as “Cash Advance” and General Cashier will pay back within 2 x 24 hours. Tiền hàng ngày dùng chỉ để bảo đảm tiền lẻ cho FO và tất cả quầy F&B để đổi tiền cho khách và “Chi tiền” cho khách. Số tiền hàng ngày này không thể dùng cho chi phí Khách sạn. Nếu xuất hiện việc thanh toán khần cấp như trả thù lao hướng dẫn, mua các mặt hàng cấp thiết để tránh phàn nàn của khách, nó được cho phép dùng như “Tiền ứng trước” và Tổng thủ quỹ sẽ trả lại trong vòng 2x24 giờ. “Paid Out” only for guests and not for payment of expenses, the guest take Paid Out usually for: “Chi tiền” chỉ dành cho khách mà không để thanh toán các chi phí, khách thường nhận Chi tiền để:

13 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
1. To pay Taxi, then the paid out will post to Guest Folio (amount paid out plus 5% administration and bank fees). Trả tiền Taxi, sau đó số tiền chi sẽ nhập vào Folio khách (số tiền chi cộng 5% chi phí quản lý và ngân hàng). 2. Refund “deposit” for guests. Trả lại “ký quỹ” cho khách. 3. “Cash Advance”, this cash advance guest must guarantee with “Credit Card” and process through EDC complete, when intended credit card been approved and have approval code from Bank Issuer then “Paid Out” given to the guest with ask “SURCHAGES” 5% this 5% must be posted to HOMIS System by using “Miscellaneous Charge”. “Ứng tiền mặt”, khách ứng tiền mặt phải đảm bảo bằng thẻ “tín dụng” và xử lý thông qua EDC, khi thẻ tín dụng được chấp thuận và có mã chấp thuận từ Ngân hàng Phát hành thì “Chi tiền” được trao cho khách với đề nghị 5% “Phụ phí”. 5% này phải được nhập vào hệ thống HOMIS bằng cách dùng mẫu “Chi phí khác”. 2.3 Using House Bank Dùng Quỹ công ty

General Cashier’s Cash on Hand (House Bank) use for reimbursement of operational expenses with urgent characteristic and the amount is not exceed VND 1,000,000,(One Million Vietnam Dong), any expense reimbursement must use to form “Petty Cash”. Tiền mặt sẵn có của tổng thủ quỹ (Quỹ công ty) dùng để hoàn trả các chi phí hoạt động có tính khẩn cấp và số tiền không vượt quá 1.000.000đ, sự hoàn trả chi phí bất kỳ phải dùng mẫu “Tiền chi vặt”. Petty Cash reimbursement must complete with docket such as invoice, this Petty Cash must be approved by General Manager, then can paid from General Cashier Cash on Hand. When “Petty Cash” is not approved by General Manager, this “Petty Cash” can not be reimbursed . Hoàn trả Tiền chi vặt phải hoàn chỉnh với biên lai như hoá đơn, Tiền chi vặt này phải được Tổng GĐ phê duyệt, sau đó có thể thanh toán từ Tiền sẵn có Tổng Thủ quỹ. Khi “Tiền chi vặt” không được Tổng GĐ phê duyệt, “Tiền chi vặt” này không thể được bồi hoàn. When General Cashier Cash on Hand almost finish, so General Cashier has responsible to reimburse all Petty Cash Vouchers to Account Payable by preparing “Petty Cash Report” include the account code for expenses allocations Khi Tiền mặt sẵn có Tổng thủ quỹ sắp hết, Tổng Thủ quỹ có trách nhiệm trả lại tất cả Chứng từ Chi vặt cho KT Công nợ phải trả bằng cách lập “Báo cáo tiền chi vặt” bao gồm mã tài khoản cho việc định vị các chi phí. 14 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Then Account Payable to prepare “Payment Voucher” in order to get Bank Cheque to replace the Petty Cash with same amount reimbursed. Sau đó KT Công nợ phải trả lập “Chứng từ thanh toán” để nhận Séc ngân hàng để thay thể Tiền chi vặt với cùng số lượng đã hoàn trả.

15 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.4 Form Cash Float Handover Mẫu Bàn giao tiền hàng ngày

16 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.5 Form Cash Float Handover Mẫu Bàn giao Tiền hàng ngày

To avoid any cheating between cashier and for further investigation when some cases or any “Shortage” happen so in Hotel Cash Management must use “Cash Float Handover” as follow: Để tránh sự gian lận giữa các thu ngân và để tiện kiểm tra khi có trường hợp nào đó hay “việc thiếu tiền” xảy ra, việc Quản lý Tiền mặt Khách sạn phải dùng “Bàn giao Tiền sử dụng hàng ngày” như sau:

17 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.6 Form Cash Count Sheet Mẫu Bảng kê đếm tiền mặt

In order to make easy in monitoring hotel cash in every times, must be implemented Cash Inventory on Surprise Basis by using the form as bellow: Để dễ kiểm soát tiền mặt Khách sạn mọi lúc, phải thực hiện Kiểm kê Tiền mặt đột xuất bằng cách dùng mẫu sau:

18 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.7 Form Petty Cash Voucher Mẫu chứng từ Tiền chi vặt

Any payment for hotel operations under than VND. 1,000,000,-can reimburse by “Petty Cash Voucher”, as sample below: Tất cả thanh toán cho hoạt động Khách sạn dưới 1.000.000đ, - có thể hoàn lại bởi “Chứng từ chi vặt”, như mẫu bên dưới:

19 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
2.8 Form Petty Cash Voucher Summary Mẫu Tóm tắt Chứng từ chi vặt

To reimburse to Account Payable, General Cashier must prepare a “Petty Cash Voucher Summary”, as sample bellow: Để hoàn trả Công nợ phải trả, Tổng thủ quỹ phải lập “Tóm tắt Chứng từ Chi vặt” như mẫu dưới đây:

20 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
3.1 Cash at Bank Tiền trong Ngân hàng Any Incoming Cash must be deposited to company bank account, the company bank account for Pilgrimage Village as follow: Tiền thu vào bất kỳ phải được gửi vào tài khoản ngân hàng công ty, tài khoản của Pilgrimage Village như sau: 1. Vietcom – Bank A/C 0161000227280 for Vietnam Dong (VND). Vietcom - Bank A/C 0161000227280 đối với tiền VN. 2. Vietcom - Bank A/C 0161370227290 for United State Dollars (US $). Vietcom - Bank A/C 0161370227290 đối với tiền USD. According to Hotel Cash Management procedures, any deposit slip must be equal amount with one day hotel operation cash receipt as at Daily General Cashier Report, disallow to deposit incomplete amount within one day cash receipt. Because will make difficult for control and bank reconciliation. Theo quy trình Quản lý Tiền mặt Khách sạn, phiếu gửi tiền bất kỳ phải có cùng số tiền với tiền mặt nhận qua hoạt động khách sạn một ngày như trong Báo cáo Tổng thủ quỹ hàng ngày, không cho phép gửi số tiền không hoàn chỉnh trong phạm vi tiền mặt nhận một ngày vì sẽ gây khó khăn cho việc kiểm soát và điều giải ngân hàng. All cash receipt in US Dollar must be deposited into US Dollar Bank Account, other foreign currency must be change to Vietnam Dong and reported loss or gain to Daily General Cashier Report, then be deposited to VND Bank Account. The Bank Deposit Slip must be attached in Daily General Cashier Report for easy to control and reconcile. Tất cả việc nhận tiền mặt bằng USD phải được gửi vào tài khoản Ngân hàng Tiền đô, ngoại tệ khác phải được đổi sang đồng VN và báo cáo thiếu hụt hoặc lợi nhuận cho Báo cáo Tổng thủ quỹ hàng ngày, sau đó gửi vào tài khoản ngân hàng đồng VN. Phiếu gửi tiền ngân hàng phải được gắn kèm trong báo cáo Tổng thủ quỹ hàng ngày để dễ kiểm soát và điều giải. 3.2 Bank Reconciliation Điều giải Ngân hàng

The Bank Reconciliation is a “Monthly Procedure of Cash Management”, by to compare the cash balance at Company Ledger to bank balance as at Bank Statement. Điều giải Ngân hàng là một “Quy trình Quản lý tiền mặt Hàng tháng”, bằng cách so sánh số dư tiền mặt trong sổ cái Công ty với số dư ngân hàng trong báo cáo Ngân hàng. By monthly Director of Finance Secretary will to prepare a “Bank Reconciliation”, by to compare bank balance as at Bank Statement to balance as at Company Ledger. 21 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Hàng tháng Thư ký GĐ Tài chính sẽ lập “Điều giải Ngân hàng”, bằng cách so sánh số dư ngân hàng trong báo cáo Ngân hàng với số dư trong Sổ cái công ty. Usually some normal difference between Bank Statement and Company Ledger was occur by as follow: Thông thường xuất hiện chênh lệch giữa Báo cáo Ngân hàng và Sổ cái công ty do: a. Deposit Outstanding or Deposit in Transit; Tiền gửi chưa hoàn thành hoặc Tiền gửi đang chuyển; b. Cheque Outstanding or Cheque in Transit; Séc chưa lấy tiền mặt hoặc séc đang chuyển; c. Bank Interest; Lãi suất Ngân hàng; d. Bank Fees. Chi phí Ngân hàng. Deposit Outstanding or Deposit in Transit is deposit from Pilgrimage Village been submitted to bank, but did not appear in the Bank Statement. This deposit must appear to next month. Tiền gửi chưa hoàn thành hoặc Tiền gửi đang chuyển là tiền gửi từ Pilgrimage Village đã nộp cho Ngân hàng, nhưng không xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng. Tiền gửi này phải xuất hiện trong tháng tới. Cheque Outstanding or Cheque in Transit is cheque issued to third party or Suppliers, but did not cashing by third party or Suppliers to the bank. Séc chưa lấy tiền mặt hoặc séc đang chuyển là séc được xuất cho bên thứ ba hoặc nhà cung cấp, nhưng bên thứ ba hoặc Nhà cung cấp chưa thu tiền với ngân hàng. Bank Interest on Company Bank Account can called as Interest Earn. Lãi suất ngân hàng trên Tài khoản ngân hàng công ty có thể gọi là Lãi thu được. Bank Fees consist of: Chi phí Ngân hàng bao gồm:  Cheque Book Fees Chi phí sổ séc  City Transfer Fees Chi phí chuyển khoản  Cross Regional Transfer Fees Chi phí chuyển chéo vùng  International Transfer Fees Chi phí chuyển quốc tế  Provision on Foreign Account Maintain Cost Điều khoản về Chi phí duy trì Tài khoản ở nước ngoài 22 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
 Tax on Interest of Interest Earn Thuế Lãi của lãi thu được  Credit Card Discount Deduction Trừ chiết khấu Thẻ tín dụng  Other Bank Fees Các chi phí Ngân hàng khác

23 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
3.3 Flow Chart based on Cheque Payment Procedure Biểu đồ luồng dựa trên quy trình thanh toán séc

24 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
3.4 Terminology in the Bank Reconciliation Thuật ngữ trong Điều giải Ngân hàng 3.4.1 DEPOSIT IN TRANSIT/OUTSTANDING TIỀN GỬI ĐANG CHUYỂN/CHƯA HOÀN THÀNH Deposit of Pilgrimage Village that deposited at end of month did not appear into Vietcom Bank Statement. Tiền gửi của Pilgrimage Village được gửi vào cuối tháng không xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng Ngoại thương. Example:VD: Even though Pilgrimage Village have deposited the Cash Receipt every day, it is not have meaning no Deposit in transit, but still happen a deposit in transit because the end of month cash receipt will be deposited at least in the first of next month Mặc dù Pilgrimage Village gửi tiền nhận được mỗi ngày, không có nghĩa là không có Tiền gửi đang chuyển, vấn xảy ra điều này bởi vì số tiền nhận cuối tháng sẽ được gửi ít nhất vào ngày đầu tiên tháng tiếp theo. 3.4.2 CHEQUE IN TRANSIT/OUTSTANDING SÉC ĐANG CHUYỂN/CHƯA LẤY TIỀN MẶT Outstanding Cheque is cheques issued already by Pilgrimage Village to pay third parties or suppliers but they did not encashing to the bank or the cheque still kept in Safe Deposit General Cashier. Séc chưa lấy tiền mặt là séc đã được Pilgrimage Village xuất để thanh toán cho bên thứ ba hoặc các nhà cung cấp nhưng họ chưa đổi lấy tiền mặt với ngân hàng hoặc séc vẫn còn giữ trong Két ký quỹ an toàn Tổng thủ quỹ. Example:VD: The Supplier got the cheque payment from Pilgrimage Village at 27 May 2008, but until 31 May 2008 this supplier did not take cash the cheque to the bank. So this cheque did not appear in the Bank Statement of May 2008, but will be appear in the June 2008 Bank Statement. Nhà cung cấp có séc thanh toán bởi Pilgrimage Village vào ngày 27/5/2008, nhưng đến ngày 31/5/2008, nhà cung cấp này chưa đổi lấy tiền mặt với ngân hàng. Vì vậy, séc này sẽ không xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng T5/2008 mà sẽ xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng T6/2008.

25 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Whereas the other cheque payment until end of May 2008 the supplier did not collected to General Cashier, and this cheque still kept in the Safe Box General Cashier until June 2008. Trong khi một thanh toán bằng séc khác cho đến cuối tháng 5/2008 nhà cung cấp vẫn chưa lấy từ Tổng thủ quỹ, và séc này vẫn được giữ trong Két an toàn Tổng thủ quỹ cho đến 6/2008. So, those two samples must be listed into the “Cheque Outstanding” Như vậy, 2 trường hợp trên phải được liệt kê trong “Séc chưa đổi lấy tiền mặt”. 3.4.3 REFUSAL CHEQUE (NSF = NOT SUFFICIENT FUND) SÉC BỊ TỪ CHỐI ( = KHÔNG ĐỦ QUỸ) NSF is the cheque received by Pilgrimage Village for Account Receivable collection or Agent’s Deposit, but when clearing is refused with reason money not enough or Not Sufficient Fund. NSF là séc Pilgrimage Village nhận cho Công nợ phải thu hoặc Ký quỹ của Hãng du lịch, nhưng khi thanh toán bị từ chối với lý do tiền không đủ hoặc Không đủ quỹ. 3.4.4 BANK CHARGES/FEES CHI PHÍ NGÂN HÀNG Bank Charges is an expenses deducted direct by Bank into the Company Bank Account against the bank service. Chi phí Ngân hàng là một chi phí bị Ngân hàng trừ trực tiếp trong Tài khoản Ngân hàng Công ty theo dịch vụ ngân hàng. Bank Fees are consist of: Chi phí Ngân hàng bao gồm: 1. Bank Cheque Fees; Chi phí séc ngân hàng; 2. Bank Transfer Fees; Chi phí chuyển khoản Ngân hàng; 3. Tax on Interest Earn; Thuế trên Lãi kiếm được; 4. Maintain Foreign Currencies Bank Account Fee; Chi phí Duy trì Tài khoản Ngoại tệ; 5. Provision Bank; Điều khoản ngân hàng;

3.4.4

INTEREST EARNED LÃI KIẾM ĐƯỢC 26 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Interest Earn is an income of some money because the company put the money in the Bank for this interest the bank will credited the company bank account. Lãi Kiếm được là khoản tiền thu được vì công ty gửi tiền trong Ngân hàng. Đối với lãi này ngân hàng sẽ ghi có tài khoản ngân hàng khách sạn.

27 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
3.5 Step to Prepare Bank Reconciliation Các bước để lập Điều giải Ngân hàng Preparing a Bank Conciliation wil to folollow step as bellow: Lập Điều giải Ngân hàng sẽ tuân theo các bước sau: 1. To compare cash deposit which is recorded into the Bank Statement with cash deposit recorded into Company Book. When occur some cash deposit not appear in the Bank Statement, this different was called as “Deposit in Transit or Outstanding” and must to increase the bank statement balance. So sánh tiền gửi được ghi lại trong Báo cáo Ngân hàng với tiền gửi được ghi trong Sổ Công ty. Khi có một số tiền gửi không xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng, sự chênh lệch này gọi là “Tiền gửi đang chuyển hoặc chưa hoàn thành” và phải tăng số dư báo cáo ngân hàng. 2. To compare Cheques issued by the company, also be compared to the Bank Statement, any cheque not appear in the Bank Statement called as: “Cheque Outstanding”. Then compare “Cheque Outstanding List” last month must be updated and crossed out from the list when the cheque had been cash and appear in the Bank Statement. So sánh séc công ty đã xuất, và so sánh với Báo cáo Ngân hàng, những séc không xuất hiện trong Báo cáo ngân hàng gọi là “Séc chưa đổi lấy tiền mặt”. Sau đó “Danh sách Séc chưa đổi lấy tiền mặt” tháng trước phải được cập nhật và gạch khỏi danh sách nếu séc đã đổi lấy tiền mặt và xuất hiện trong Báo cáo Ngân hàng. 3. Added up any “Credit Note Bank” to company ledger. The Credit Notes include “Interest Earn” this transaction must prepare a Journal Voucher then post to Ledger. Tăng “Giấy báo có Ngân hàng” bất kỳ vào sổ cái công ty. Giấy báo có bao gồm “lãi kiếm được”, giao dịch này phải lập một Chứng từ Nhật ký sau đó nhập vào Sổ cái. 4. Reduce for any “Debit Note Bank” and post into ledger. The Debit Notes include Tax on Interest Earn (except posting Interest Earn – Net). Giảm “Giấy báo nợ Ngân hàng” bất kỳ và nhập vào Sổ cái. Giấy báo nợ bao gồm Thuế trên lãi kiếm được (trừ nhập Lãi kiếm được - Thực). 5. Prepare immediately a correction on misreporting or disposing by company employee or by bank. Ngay lập tức thực hiện sửa chữa việc ghi nhầm hoặc nhập nhầm bởi nhân viên công ty hoặc ngân hàng. 6. After adjustment been made, so the Ledger Balance Adjusted must equal with Bank Balance Adjusted, but not with Bank Statement Balance. 28 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Sau khi thực hiện điều chỉnh, Số dư sổ cái đã điều chỉnh phải cân đối với Số dư Ngân hàng đã điều chỉnh, nhưng không phải với Số dư Báo cáo Ngân hàng. 7. Prepare Journal Voucher Adjustment in order to make balance the Company Ledger as at “Bank Reconciliation”. Lập Điều chỉnh Chứng từ Nhật ký để cân đối Sổ cái công ty như trong “Điều giải Ngân hàng”.

29 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
Sample of Bank Statement Mẫu Báo cáo Ngân hàng:

30 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module
After compare between Bank Statements with company record in Ledger found the difference as follow: Sau khi đối chiếu Báo cáo Ngân hàng với việc ghi lại của công ty trong sổ cái thấy sự khác biệt như sau: Outstanding Cheques: Séc chưa đổi lấy tiền mặt: Cheque No. Số séc: 1194 1198 1200 1202 Amounts Số tiền $75.00 $23.82 $146.58 $12.90

Outstanding Deposit: Tiền gửi chưa hoàn thành: Date Ngày 31/01/2003 Amounts Số tiền $400.00

Bank Credit Note at 20/05/2008 sebesar $ 500.00 Giấy Ghi có Ngân hàng vào 20/5/2008 là $500.00 Cheque No. 1197 misposting recorded should be $ 45.00 and posting to Ledger is $ 54.00 Số séc 1197 ghi nhầm sẽ là $45.00 và nhập vào Sổ cái là $54.00 Balance as per Ledger before Reconciliation at 31 May 2003 is $ 5,265.10 Số dư mỗi Sổ cái trước Điều giải vào 31 tháng 5 là $ 5,265.10

31 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

HOTEL CASH MANAGEMENT Training Module

32 of 32 © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful