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MANUAL DE MICROSOFT EXCEL 2007 NIVEL BSICO

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Manual de contenidos:

Microsoft Excel 2007


Nivel Bsico

Revisin Revis

: 01 : Adecco

Keys

: Microsoft Excel, Planillas de Clculo

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NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3 1. HOJAS DE CLCULO ............................................................................................................... 4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 2. PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL ........................................................... 4 MANTENCIN DE UNA HOJA DE CLCULO ............................................................. 4 NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO ........................................................... 11 INTRODUCCIN DE INFORMACIN ........................................................................ 12 ACTIVACIN DE HIPERVNCULOS .......................................................................... 13 SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS ...................................................................... 16 SERIES ....................................................................................................................... 18 ORDENES DEL SUBMEN ........................................................................................ 19 SALIDA DE EXCEL ..................................................................................................... 20

FORMATOS DE HOJA DE CLCULO .................................................................................... 22 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. FORMATO DE CELDAS ............................................................................................. 22 CAMBIO DE ALINEACIN ......................................................................................... 22 CAMBIO DE FORMATO DE LOS NMEROS ........................................................... 24 CAMBIO DE LAS FUENTES ....................................................................................... 24 BORDES Y SOMBREADO ......................................................................................... 25 ANCHO Y ALTO DE LAS CELDAS ............................................................................ 27 CREACIN DE ESTILOS PROPIOS .......................................................................... 27

3.

ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN................................................................................ 29 3.1. 3.2. 3.3. ADMINISTRACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO .................................................. 29 VNCULO ENTRE LIBROS DE TRABAJO ................................................................. 29 PROTECCIN DE HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ........................ 30

4.

FORMULAS Y FUNCIONES .................................................................................................... 32 4.1. 4.2. 4.3. CREACIN Y COPIADO DE UNA FORMULA ........................................................... 32 UTILIZACIN DE OPERADORES MATEMTICOS .................................................. 33 FUNCIONES PREDEFINIDAS .................................................................................... 34

5.

GRFICOS ................................................................................................................................ 36 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. PLANIFICACIN DE UN GRFICO ........................................................................... 36 CREACIN DE UN GRFICO .................................................................................... 37 ELEMENTOS DE UN GRFICO ................................................................................. 38 FORMATO DEL GRFICO ......................................................................................... 38 CAMBIO DE TTULOS, RTULOS Y LEYENDA ...................................................... 39

6.

LISTAS Y AUTOFILTROS ........................................................................................................ 40 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. USO DE UNA LISTA DE CELDAS COMO BASE DE DATOS ................................... 40 USO DE FORMULARIOS PARA INGRESO DE DATOS ........................................... 40 USO DE FILTROS AUTOMTICOS PARA ENCONTRAR REGISTROS .................. 41 CREACIN DE UN FILTRO AUTOMTICO PERSONALIZADO .............................. 42

7. MACROS....................................................................................................................................... 44 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. QUE ES UNA MACRO ................................................................................................ 44 COMO HABILITAR UNA MACRO ............................................................................... 44 GRABACIN DE MACROS ........................................................................................ 45 EJECUCIN DE UNA MACRO ................................................................................... 46

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INTRODUCCIN
El presente documento desarrolla el contenido integro del curso bsico de Excel 2007 dictado en la empresa Adecco en el segundo semestre del ao 2010 por el profesor Guillermo Daz Sanhueza.

El curso ha sido estructurado en unidades temticas, desarrolladas en clases tericas y prcticas, considerando cmo hitos de evaluacin: tareas (4) y exmenes (2).

Las presentaciones del curso han sido desarrolladas en Microsoft PowerPoint y publicadas, al igual que el contenido adicional del curso, en el sitio web personal del profesor: www.guillermodiaz.com, con el fin de establecer un medio interactivo de comunicacin con los estudiantes.

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1. HOJAS DE CLCULO
1.1. PRIMERA VISTA A UN DOCUMENTO EXCEL

Un documento en formato Excel es un libro de clculo, el cual a su vez est compuesto por una o ms hojas de clculo (por defecto tres), sobre las cuales se puede ingresar y manipular informacin, ya sea de forma directa (ingreso desde teclado), o mediante funciones, formulas y/o vnculos a otras hojas. Al abrir por primera vez un libro de clculo, se visualizar un esquema de la siguiente forma:

Lo anterior corresponde a: 1. rea principal de la hoja para el ingreso de informacin que posteriormente ser visualizada y/o manipulada. 2. Mens de funcionalidades para aplicar sobre la hoja en la que se est trabajando o sobre el libro completo (formato, insercin de contenidos, diseo, etc.). 3. Cuadro de nombres, el cual indica la posicin correspondiente a la celda marcada actualmente, compuesta de una combinacin de la columna (una letra) y la fila (un nmero). Ej.: Al posicionarse en la primera celda, se marca la posicin A1. 4. Barra de formulas, la cual permite editar el contenido de una celda en particular. 5. Listado de hojas existentes en el libro, destacando en la que se trabaja actualmente y presentando controles para desplazarse entre ellas (Primera, anterior, siguiente, ltima). 1.2. MANTENCIN DE UNA HOJA DE CLCULO

Se definen como operaciones bsicas para la manipulacin de una hoja de clculo:

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a) Creacin o insercin de una hoja de clculo: Corresponde al proceso de creacin de una hoja nueva de clculo, la cual no contiene informacin. La nueva hoja creada aparecer con un nombre equivalente a Hoja y el nmero correlativo correspondiente a la ltima existente. Por ejemplo, si tenemos tres hojas en el libro, aparecer como Hoja 4. Para crear o insertar una hoja de clculo, se puede seguir uno de los siguientes cuatro mtodos: Pulsando con el mouse el botn correspondiente a Insertar hoja de clculo en el extremo derecho del listado de hojas.

Mediante el men Insertar > Insertar hoja (para Excel 2003 y anteriores).

Haciendo click con el botn derecho sobre el nombre de la hoja actual y seleccionando Insertar y luego Hoja de clculo en la ventana emergente:

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Mediante el atajo de teclado Shift + F11.

El primer mtodo agregar la nueva hoja al final de las existentes:

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El segundo, tercer y cuarto mtodo insertarn la hoja en la posicin de la hoja actual, desplazando a esta ltima (y las que la sigan) hacia la derecha:

b) Copiado o movimiento de hojas: Corresponde al proceso de duplicado de una hoja de clculo hacia otra que contendr los mismos datos y formatos definidos en la original, la cual continuar existiendo (en el caso del copiado) o dejara de existir (si es movida). La nueva hoja se ubicar en la posicin definida al momento de ejecutar la operacin y mantendr las caractersticas de la original. El copiado o movimiento de una hoja puede realizarse mediante uno de los dos siguientes mtodos: Haciendo click con el botn derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opcin Mover o copiar. Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia:

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A travs del men Edicin > Mover o copiar hoja (para Excel 2003 y anteriores):

Posterior a eso, la hoja se mover al lugar elegido. De haber seleccionado Crear una copia, se colocar un duplicado en el lugar seleccionado, con un nombre indicativo:

c) Cambio de nombre a una hoja: Corresponde a la definicin de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes. Para cambiar el nombre a una hoja, se debe hacer click con el botn derecho del mouse sobre la que se desee modificar y seleccionar la opcin Cambiar nombre, para luego Guillermo A. Daz Sanhueza www.guillermodiaz.com

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ingresar con la ayuda del teclado el nuevo nombre. Para guardar los cambios, se debe presionar Enter en el teclado o bien hacer click en algn lugar de la hoja de clculo:

d) Eliminacin de hojas: Corresponde a quitar o remover una hoja de clculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se est trabajando. Esta accin no puede ser deshecha. Para eliminar una hoja de clculo se debe hacer click con el botn derecho sobre la hoja que se desea quitar y seleccionar la opcin Eliminar.

e) Guardado del documento: Corresponde al guardado de los cambios en el documento sobre el que se est trabajando. Para guardar un documento Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos: Pulsar el botn Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido:

Ir a Botn de Office > Guardar (para Excel 2007): Guillermo A. Daz Sanhueza www.guillermodiaz.com

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Ir al men Archivo > Guardar (para Excel 2003 y versiones anteriores):

En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedir un nombre para asignar.

De la segunda vez en adelante se guardar sobre el mismo. Para guardar el documento con un nombre o sobre una versin distinta de la que se est trabajando, se deben seguir los mismos pasos anteriores, seleccionando Guardar como en vez de Guardar.

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Al guardar el documento la primera vez, se solicitar seleccionar un formato de guardado. Esto corresponde a que versiones de Excel sern capaces de visualizar el documento correctamente. Entre los formatos ofrecidos estn: XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con la versin 2007. XLS: Libro de Excel. Compatible con la versin 2007 y desde la 97 a la 2003. HTML: Formato de pgina Web. XML: Formato de datos XML.

El formato a seleccionar depender tanto del tipo de documento con el que estamos trabajando, como las versiones de Excel que debern visualizarlo en algn momento. 1.3. NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO

Una hoja de clculo est compuesta de una matriz, es decir, contiene filas (definidas por nmeros, del 1 en adelante) y columnas (definidas por letras, de la A en adelante). Cada combinacin de una fila y una columna forman una celda, definida con un nombre correspondiente a su ubicacin. Por ejemplo, la primera celda, ubicada en la primera fila (nmero 1) y primera columna (letra A), recibe el nombre de celda A1.

Representacin de filas, columnas y celdas en una hoja de clculo La navegacin a travs de una hoja de clculo implica el movimiento entre las distintas celdas que la componen, la cual se puede realizar de las siguientes formas: Teclas direccionales: Se mueve en la direccin indicada dentro de la hoja (arriba, abajo, izquierda, derecha). Tecla Enter: Se desplaza a la celda correspondiente a la fila siguiente, manteniendo la columna. Tecla Tab: Se desplaza a la celda correspondiente a la columna siguiente, manteniendo la fila. Botn izquierdo del mouse: Se desplaza directamente a la celda seleccionada.

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Cada desplazamiento que se haga, independiente del mtodo, se reflejar en el cuadro de nombres, en donde se indicar la coordenada correspondiente, compuesta de la fila y columna actual. 1.4. INTRODUCCIN DE INFORMACIN

La introduccin de informacin corresponde al ingreso de datos en las celdas para su posterior visualizacin y/o manipulacin. Para ingresar datos en una celda, se debe seleccionar e ingresar la informacin con la ayuda del teclado:

Los datos que se van ingresando en una celda, aparecern paralelamente en la barra de formulas. Para guardar los cambios realizados sobre aquella celda, se debe mover hacia otra dentro de la hoja, ya sea mediante las teclas direccionales, Enter, Tab o seleccionando otra con el botn izquierdo del mouse. Para editar el contenido de una celda, basta con posicionarse sobre ella y reemplazar su contenido directamente de la misma forma que se ingres, o bien editar parcial o totalmente a travs de la barra de formulas. Entre los tipos de datos que se pueden ingresar a cada celda: Textos (A-Z): Ingresados directamente va teclado.

Numricos (0-9): Ingresados directamente va teclado.

Fechas y horas: Ingresados directamente va teclado. Soporta formatos dd-mm-aaaa hh:mm:ss, dd/mm/aaaa hh:mm:ss.

Comentarios: Pueden ser aadidos como pequeas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer click con el botn derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opcin Insertar comentario. Guillermo A. Daz Sanhueza www.guillermodiaz.com

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La marca roja en la esquina superior derecha indica que la celda contiene un comentario.

Al colocar el puntero del mouse sobre la celda, se muestra el comentario insertado. Formulas: Ingresadas directamente va teclado. Se ingresan en una celda en particular con el formato =formula (signo igual y contenido de la formula).

1.5.

ACTIVACIN DE HIPERVNCULOS

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La activacin de hipervnculos corresponde a la definicin de un archivo, pgina Web, lugar del mismo libro de clculo, otro documento o direccin de correo electrnico como destino que puede o no estar relacionado a la informacin actual. Su objetivo principal es el enlace de informacin entre s. Se utilizan para crear un acceso directo a una referencia que se cree dentro de la informacin, con el fin de que el usuario que vaya a utilizar el documento Excel tenga acceso a cualquier tipo de dato mencionado. Para activar un hipervnculo en una celda cualquiera, se debe seguir el siguiente mtodo: 1. Localizar la celda a la que se desee aadir un hipervnculo. 2. Seleccionar la celda con el botn derecho del mouse e ir a la opcin Hipervnculo, o bien ir a la pestaa Insertar y seleccionar Hipervnculo (para Excel 2007), o bien ir al men Insertar > Hipervnculo (para Excel 2003 y anteriores). Adicionalmente es posible utilizar el atajo de teclado CTRL + ALT + K.

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3. Con la ventana de Insertar hipervnculo desplegada, se debe seleccionar el tipo de hipervnculo a aadir en la celda entre: Archivo o pgina Web existente, Lugar de este documento, Crear nuevo documento y Direccin de correo electrnico.

Para el caso de este ejemplo, considerando que se activa un hipervnculo a una celda para dirigirla a un sitio en Internet, se rellena el campo Direccin de la opcin Archivo o pgina Web existente con la informacin correcta.

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Con el hipervnculo activado, la informacin de la celda cambiar de apariencia, para indicarnos que existe tal destino aadido:

1.6.

SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS

La seleccin de celdas comprende el marcado de una en particular dentro del documento para su visualizacin en la barra de formulas y/o posterior manipulacin. Para elegir una celda en particular, se puede seleccionar directamente posicionndose sobre ella con ayuda del mouse, o bien navegando hasta la posicin con la ayuda de las teclas direccionales, Enter o Tab, tal como fue visto en la seccin NAVEGACIN POR LA HOJA DE CLCULO.

Celda seleccionada Los rangos, por su parte, estn compuestos de un grupo de celdas y trabajan bajo la notacin CI:CF, donde CI indica la celda inicial y CF la celda final que incluye tal rango.

Existen tres tipos de rangos de celdas con los que se puede trabajar: Rangos horizontales: Compuestos de una fila y dos o ms columnas.

Rango A1:E1 Rangos verticales: Compuestos de una columna y dos o ms filas.

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Rango A1:A6 Rangos multidimensionales: Compuestos de dos o ms filas y de dos o ms columnas.

Rango A1:D9 La seleccin de un rango puede realizarse de dos formas: 1. Mediante seleccin de mouse, dejando presionado el botn izquierdo y arrastrando hacia la celda final del rango. 2. Mediante seleccin de teclado, manteniendo presionada la tecla SHIFT y desplazndose hacia la celda final con las teclas direccionales. Adicionalmente, al seleccionar el rtulo de una columna (la letra que la define) es posible crear un rango vertical que incluye esa columna y todas las filas de la hoja de clculo. Lo mismo sucede al seleccionar el rtulo de una fila, pero en este caso incluyendo la fila y todas las columnas de la hoja. El rango mximo de celdas puede ser obtenido al seleccionar todas las filas y columnas de la hoja, mediante la seleccin del rtulo ubicado entre la primera fila y primera columna:

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1.7.

SERIES

Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se crear una enumeracin automtica del largo que se indique). Para crear una serie en Excel, se debe seguir alguno de los siguientes tres mtodos: Ingresar el primer valor de la serie en una celda y seleccionar la columna o fila completa (dependiendo la orientacin que tendr la serie). Luego ir a la pestaa Inicio y seleccionar Rellenar > Series y completar la informacin correspondiente a tipo de serie (numrica, cronolgica, etc.), su incremento y final (para Excel 2007 y anteriores).

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Ingresar el primer valor de la serie en una celda y seleccionar la columna o fila completa (dependiendo la orientacin que tendr la serie). Luego ir al men Edicin > Rellenar > Series y completar la informacin correspondiente a tipo de serie (numrica, cronolgica, etc.), su incremento y final (para Excel 2003 y anteriores). Escribir los 2 primeros valores para la serie, uno en cada celda, luego seleccionar ambas celdas y posteriormente posicionar el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la segunda celda (el puntero cambiar de una cruz blanca a una cruz negra). A continuacin, con el botn izquierdo del mouse presionado, arrastrar a travs de las celdas hasta completar la serie deseada. ORDENES DEL SUBMEN

1.8.

Excel agrupa mediante una barra de men (en Excel 2003 y anteriores) y una serie de pestaas (en Excel 2007), acciones para manipular o visualizar los libros de clculo con los que se trabaja. A su vez, cada accin de la barra de men o pestaas, contiene una serie de acciones relacionadas a ella, las cuales pueden ser accedidas a travs de submens y botones de acceso rpido.

Men de acciones (Excel 2003 y anteriores)

Pestaas de acciones (Excel 2007)

Submen de acciones (Excel 2003 y anteriores)

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Botones de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores)

Botones de acceso rpido en pestaas (Excel 2007) 1.9. SALIDA DE EXCEL

Para salir de Excel y dejar de trabajar con los documentos, se debe seguir uno de los dos siguientes mtodos: Ir al Botn de Office y seleccionar Salir de Excel (para Excel 2007).

Ir al men Archivo > Salir de Excel (para Excel 2003 y anteriores).

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En caso de que se haya realizado algn cambio posterior a la ltima vez que se guard el documento, Excel preguntar si se desea guardar nuevamente antes de salir.

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2. FORMATOS DE HOJA DE CLCULO


2.1. FORMATO DE CELDAS

El formato de celdas corresponde a la forma en que una celda particular se visualizar por parte del usuario que tenga acceso al libro de clculo. Los formatos pueden ser modificados con el fin de ajustar, destacar, diferenciar o resaltar cierta informacin. Entre los ajustes que se pueden realizar al formato de una celda, se encuentran: Tipo, tamao y color de letra. nfasis de letra (negrita, cursiva, subrayada). Alineacin de la celda. Color de relleno o sombreado de la celda. Formato de informacin (tipos de nmeros, moneda, decimales, etc.)

Adicionalmente se pueden definir estilos como tablas, formatos condicionales e incluso crear estilos personalizados. Para acceder a los ajustes de formato se debe seguir uno de los siguientes tres mtodos: 2.2. Directamente a travs de la barra de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores). A travs del men Formato (Excel 2003 y anteriores). A travs de la pestaa Inicio, secciones Fuente, Alineacin, Nmero y Estilos. Mediante click con el botn derecho sobre una celda de la hoja. CAMBIO DE ALINEACIN

Corresponde a la posicin que ocupa la informacin dentro de una celda en particular. Existen dos tipos principales de alineacin: horizontal y vertical. A su vez, cada uno de ellos presenta una serie de opciones. Para el caso de la alineacin horizontal, las ms utilizadas son: Izquierda (con sangra): Posiciona la informacin a la izquierda de la celda, con una sangra modificable. Centrar: Posiciona la informacin al centro de la celda con espacio uniforme hacia cada lado. Derecha (con sangra): Posiciona la informacin a la derecha de la celda, con una sangra modificable. Justificado: Convierte la informacin en un bloque, distribuyndola de forma uniforme desde el principio al final de la celda. Para la alineacin vertical, las ms utilizadas son: Superior: Posiciona la informacin en la parte superior de la celda. Centrar: Posiciona la informacin al centro de la celda, con espacio uniforme en la parte superior e inferior. Inferior: Posiciona la informacin en la parte inferior de la celda.

Ejemplo de alineacin centrada vertical (arriba) y horizontal (abajo)

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Adicionalmente, las herramientas de alineacin de Excel permiten cumplir tres tareas tiles como son el ajuste de texto, combinacin de celdas y orientacin del texto. El ajuste de texto corresponde a la funcionalidad de permitir que un prrafo de informacin que sobrepase el tamao normal de una celda sea desplegado de forma completa en esta. Para ajustar, se debe seleccionar la celda con informacin y luego la opcin Ajuste de texto en la seccin Alineacin de la pestaa Inicio:

La combinacin de celdas se refiere a la unin de dos o ms celdas con el fin de que la informacin ingresada en la primera ocupe el espacio de todas las que se combinen:

Finalmente, la orientacin del texto permite redefinir la posicin inicial y final de la informacin de una celda, desde su definicin por defecto (izquierda a derecha), hacia la deseada. Entre las opciones se puede elegir: ngulo ascendente. ngulo descendente. Texto vertical. Girar texto hacia arriba. Girar texto hacia abajo.

Al cambiar la orientacin del texto a ngulo ascendente se obtiene:

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2.3.

CAMBIO DE FORMATO DE LOS NMEROS

La opcin Nmero de la pestaa Inicio, permite el ajuste del formato con el que se visualizarn valores numricos ingresados a las celdas:

Para cambiar el formato de valores numricos, se debe seleccionar la celda que contiene la informacin y partir por seleccionar el tipo de dato que es (segn lo indicado en la imagen anterior). Luego de eso es posible realizar ajustes especficos de acuerdo a su tipo como nmero de decimales y tipo de moneda, entre otros. 2.4. CAMBIO DE LAS FUENTES Guillermo A. Daz Sanhueza www.guillermodiaz.com

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Una fuente representa el tipo de letra con el que se escriben datos en una celda. Con el fin de diferenciar de otras, es posible ajustar tanto el tipo de celda, como su tamao, color y/o nfasis (negrita, cursiva, subrayado). Esto es posible hacerlo directamente a travs de la seccin Fuente de la pestaa Inicio (Excel 2007) o bien men Formato > Formato de celdas o botones de acceso rpido (Excel 2003 y anteriores):

Tipo y tamao de letra o fuente

nfasis de la fuente

Color de la fuente 2.5. BORDES Y SOMBREADO

Al igual que es posible realizar ajustes de formato en el contenido de las celdas, tambin se puede hacer sobre estas, principalmente en dos reas: bordes y relleno o sombreado. El ajuste de bordes de una celda implica el marcado de ella con un contorno especial que le permite diferenciarse de las otras. El ajuste de bordes puede realizarse tanto sobre una celda como un grupo de ellas. Existen varios tipos de ajustes de bordes para las celdas, entre ellos: Bordes externos completos. Bordes externos por separado (solo izquierda, solo derecha, solo abajo, solo arriba). Todos los bordes (externos e internos. El ltimo se ve si se trata de un grupo de celdas).

Adicionalmente es posible definir el grosor, el color y el estilo (punteado, liso, etc.) del borde. Para ajustar bordes a una o un grupo de celdas, se deben seleccionar y luego ir a la opcin Borde para hacer los cambios deseados:

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Por su parte, mediante los ajustes de sombreado o relleno de una celda, es posible aplicar un color al fondo de la misma o a un grupo de ellas (distinto al blanco que viene por defecto). Para aplicar, solo se debe seleccionar la o las celdas y posteriormente ir a la opcin Color de relleno en la seccin Fuente de la pestaa Inicio o mediante alguno de los otros mtodos indicados en el inicio de este captulo.

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2.6.

ANCHO Y ALTO DE LAS CELDAS

Es posible hacer un ajuste del tamao de las celdas de una hoja, tanto en su ancho como en su altura. Los cambios deben realizarse a travs de la opcin Formato en la seccin Celdas de la pestaa Inicio (para Excel 2007) o a travs del men Formato (para Excel 2003 y anteriores). Adicionalmente es posible hacerlo mediante click derecho del mouse sobre un rtulo de columna o fila y seleccionando Alto de columna o Alto de fila respectivamente, o bien posicionando el mouse en el borde derecho de un rtulo (para columnas) o en el rtulo inferior (para filas) y arrastrar presionando el botn izquierdo del mouse.

2.7.

CREACIN DE ESTILOS PROPIOS

Finalmente, Excel permite la creacin de estilos propios, en donde se pueden generar todos los ajustes descritos con anterioridad en un formato personalizado para utilizar.

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Es posible definir un estilo propio mediante el men Formato > Estilos (para Excel 2003 y anteriores) o mediante la opcin Nuevo estilo de celda en la seccin Estilos de la pestaa Inicio (para Excel 2007)

Escogiendo en la opcin Nuevo estilo de celda... se desplegar el men que aparece en la siguiente imagen, donde debern asignar un nombre al estilo, y definir sus caractersticas.

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3. ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN
3.1. ADMINISTRACIN DE LAS HOJAS DE CLCULO

Es fundamental para obtener mayor provecho a los libros de Excel, as como tambin, para ordenar de mejor forma nuestras planillas utilizar distintas hojas para registrar nuestros datos. En el primer captulo de este manual se explica la estructura de los libros de Excel, y como insertar nuevas hojas.

Lo que aprenderemos a continuacin es vincular informacin entre hojas de un mismo libro (datos, frmulas, etc.).

3.2.

VNCULO ENTRE LIBROS DE TRABAJO

Para entender con claridad cmo podemos relacionar distintas hojas de trabajo a continuacin desarrollaremos un ejemplo: Creamos un libro con 3 hojas, las cuales nombraremos: - Semestre 1 - Semestre 2 - Promedio Anual. Considerando que en las hojas denominadas como Semestre registraremos informacin de las notas de Lenguaje y Matemtica de un alumno, con el objetivo de obtener su promedio anual en la ltima hoja del libro.

Generamos un libro con 3 hojas e ingresamos los datos cmo se presentan en la imagen. En la hoja de promedio anual calcularemos el promedio de notas utilizando la frmula: Promedio (ejemplo:=Promedio(nota1;nota2), esta frmula nos entregar el promedio de las notas 1 y 2). Guillermo A. Daz Sanhueza www.guillermodiaz.com

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Sin embargo, en esta oportunidad, en vez de ingresar los valores de las notas manualmente, buscaremos la informacin en la hoja Semestre 1 para la Nota 1 y en la hoja Semestre 2 para la Nota 2. Por lo tanto, la frmula quedara de la siguiente forma:

Clculo del promedio vinculando informacin de otras hojas. Cmo se puede apreciar en la imagen, hemos reemplazado el valor Nota 1 en la frmula:=Promedio(nota1;nota2), por Semestre 1!B12, la sintaxis para buscar un valor en otra hoja es entonces:

nombre de la hoja!nombre de la celda


El resto de la frmula funciona normalmente.

3.3.

PROTECCIN DE HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO

Una herramienta muy til de Excel es proteger la informacin de las planillas de clculo, pudiendo restringir las acciones y privilegios de un usuario, permitiendo por ejemplo: Solo ver informacin, pero restringir su modificacin. Solo ver informacin, permitir su modificacin, pero ocultar frmulas. Restringir cualquier tipo de accin. Para cada una de estas opciones se deben realizar 2 pasos: 1. Proteger u ocultar cada celda de forma individual. 2. Proteger la hoja de clculo mediante una contrasea. Si usted omite alguno de los pasos puede no cumplir su objetivo. Paso 1: Proteger u ocultar cada celda de forma individual. Usted debe escoger las celdas que desea proteger, seleccionar formato de celda, y en la ltima vieta (Proteger) podr elegir una de las siguientes opciones: Bloqueda: Para restringir las acciones de un usuario sobre una celda. Oculta: Para no mostrar las frmulas de la celda.

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Opciones de proteger en las propiedades del formato de celda. Paso 2: Para que las opciones seleccionadas en el paso 1 queden activas usted debe proteger la hoja (o el libro). Esta operacin se realiza desde la ficha Revisar, grupo Cambios, botn Proteger hoja (men que se presenta en la imagen a continuacin).

Opciones de Cambios de revisin. Al escoger la opcin de proteger hoja usted podr elegir que privilegios tendr el usuario revisor, posteriormente deber ingresar una contrasea (2 veces), para quitar o cambiar la proteccin en el futuro en el caso de ser necesario.

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4. FORMULAS Y FUNCIONES
4.1. CREACIN Y COPIADO DE UNA FORMULA

Para generar una frmula en Excel debemos establecer en primera instancia: 1. Los valores que utilizaremos en nuestra formula. 2. La celda de destino (donde queremos que aparezca el resultado de nuestra frmula). A continuacin realizaremos un ejemplo, sumando los valores que se encuentran en las celdas B3, B4 Y B5. Para sumar los valores mencionados debemos ingresar la siguiente frmula en la celda B9 (celda en la cual queremos mostrar el resultado):

=B4+B5+B6
En la siguiente imagen podemos ver el desarrollo del ejercicio:

Suma de 3 valores

Es fundamental entender del ejercicio que todas las frmulas deben comenzar con el signo igual (=). En el ejemplo luego de ingresar la frmula, y al presionar el botn enter, obtendremos el resultado de 3+4+5, en otras palabras en la celda B9 se mostrar el valor 12. Luego de crear una frmula podemos copiarla, no obstante, debemos recordar que los valores escogidos cambiarn si no fijamos las celdas, en el ejemplo se ha copiado la celda B9, y se ha pegado en la celda E9, el resultado que obtenemos es 0, debido a que al no fijar las celdas, se sumarn las celdas E4+E5+E6, las cuales son estn vacas.

A continuacin se presenta un nuevo ejemplo para sumar, sin embargo, en esta oportunidad utilizaremos la funcin de suma integrada en Excel.

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4.2.

UTILIZACIN DE OPERADORES MATEMTICOS

A continuacin se presentan los operadores matemticos disponibles en Excel, cada uno de ellos nos permitir realizar frmulas, o comparaciones segn corresponda.

SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIN QUE REALIZA

+ * / ^ & = > <

SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE EXPONENCIACIN UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE

>=

Comparacin MAYOR IGUAL QUE

<=

Comparacin MENOR IGUAL QUE

<>

Comparacin DISTINTO

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4.3.

FUNCIONES PREDEFINIDAS

Excel cuenta con 329 frmulas, organizadas en 10 categoras (fecha, financieras, estadsticas, lgicas, etc.), a continuacin se presentan las ms utilizadas, y sus sintaxis respectivas. Funciones fundamentales: Si, Y, O, Concatenar, Derecha, Izquierda, Extrae, Buscar Funcin SI: Descripcin: La funcin SI, nos permitir mediante una prueba lgica, realizar una comparacin, si el resultado de esta comparacin es verdadero, nos entregar un resultado, y si el resultado es falso, nos entregar otro resultado.

Sintaxis

=si(prueba lgica ; resultado si verdadero ; resultado si falso)

Descripcin de la sintaxis: Prueba lgica: Comparacin o prueba condicional, cuyo resultado puede ser verdadero o falso. Resultado si verdadero: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica es verdadero.

Resultado si falso: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica es falso.

Ejemplos: A continuacin se presentan mltiples ejemplos de la funcin SI, cabe destacar que los colores servirn para guiar al lector Ejemplo1: En el siguiente ejemplo se realiza una comparacin de 2 nmeros, como 5 no es mayor que 10, el resultado de esta frmula ser falso.

=si(5>10; verdadero ; falso)


Ejemplo 2: Dependiendo de los valores de A1 y B12 se mostrar el resultado falso o verdadero.

=si(A1=B12; resultado si verdadero ; resultado si falso)


Ejemplo 3: Cmo se puede apreciar en el siguiente frmula hemos incorporado una frmula en la prueba lgica, evaluando si la primera letra del nombre es a.

=si((izquierda(ana;1)=a) ; resultado si verdadero ; resultado si falso)


Ejemplo 4: Tal cmo en el ejemplo anterior incorporamos una frmula en la prueba lgica, en el siguiente ejemplo, incorporaremos una frmula en el caso que la prueba lgica sea verdadera. De este modo, y segn los valores ingresados en las celdas A1 y A2, si la prueba lgica es verdadera realizar la multiplicacin de B2*10, en el caso que A2 sea mayor que A1, mostrar la palabra falso.

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=si(A1>A2; B2*10 ; falso)


Ejemplo 5: En el siguiente ejemplo reemplazaremos el valor falso por una frmula (izquierda(B2;1)), esto quiere decir que si A1 es menor que A2, se mostrar la primera letra, nmero o smbolo de la celda B2.

=si(A1>A2; verdadero ; izquierda(B2;1))


Ejemplo 6: Cmo la funcin SI, es una frmula general, podramos inclusive reemplazar los valores verdaderos o falsos por una nueva funcin SI (considerando siempre que todas las funciones deben mantener su sintaxis. Como puede apreciar en el siguiente ejemplo el parntesis de color negro se abre despus del SI inicial, y se cierra al final de la frmula, respecto al sintaxis.

=si(A1>A2; verdadero ; si(A1>A3;relativo;falso))


Ejemplo 7: A partir del ejemplo 6, podemos desprender entonces que podemos anidar frmulas en reiteradas ocasiones, como se muestra a continuacin:

=si(A1>A2; 1 ; si(A1>A3; 2 ; si(A1>A4; 3 ; si(A1>A5; 4 ; si(A1>A6; 5 ; si(A1>A7; 6 ; si(A1>A8; 7 ; si(A1>A9; 8 ; 0))))))))


Funcin Y: Descripcin: La funcin Y, nos permite realizar ms de una prueba lgica, a diferencia de la funcin SI, sin embargo, no nos permite establecer el resultado de las pruebas lgicas en el caso que sus sean verdaderos o falsos.

Sintaxis

=Y(prueba lgica 1 ; prueba lgica 2; prueba lgica 3, prueba lgica n)

Si todas las pruebas lgicas son verdaderas, el resultado ser verdadero. Si una prueba lgicas es falsa, entonces el resultado ser falso.

Funcin O: Descripcin: Si bien la funcin O, es muy parecida a la funcin Y, el resultado segn la comprobacin de las pruebas lgicas es distinto.

Sintaxis

=O(prueba lgica 1 ; prueba lgica 2; prueba lgica 3, prueba lgica n)

Si todas las pruebas lgicas son falsas, el resultado ser falso.

Si una prueba lgicas es verdadera, entonces el resultado ser verdadero.

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5. GRFICOS
Una de las actualizaciones ms sustanciales de Microsoft Excel 2007, respecto a su versin 2003, es la amplia gama de grficos y estilos que presenta, lo que nos permite desarrollar informes completos en contenido y visualmente atractivos.

5.1.

PLANIFICACIN DE UN GRFICO

Si bien los grficos nos ayudan a presentar la informacin con mayor claridad, es fundamental planificar que tipo de grfico utilizaremos, y evaluar si efectivamente genera un valor agregado a nuestro informe.

Existen mltiples alternativas de grficos. Excel incorpora 11 categoras de grficos, destacando cmo las ms utilizadas, los grficos de columnas, barras y circulares (tortas). Ubicados en el men superior insertar.

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5.2.

CREACIN DE UN GRFICO

Para crear un grfico el primer paso es ingresar la informacin que se desea graficar en columnas o celdas paralelas, cmo podemos apreciar en la siguiente imagen:

Alumnos Felipe Carlos Cristian

Notas 70 50 40

Luego seleccionamos la matriz, e insertamos (mediante el men indicado anteriormente, el grfico que deseamos construir. A modo de ejemplo, hemos seleccionado el grfico de columnas agrupadas que se presenta a continuacin:

Grfico de columnas agrupadas.

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5.3.

ELEMENTOS DE UN GRFICO

A continuacin se describen los elementos de un grfico:

1. 2. 3. 4.

El rea del grfico. El rea de trazado Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico. Los ejes horizontales (categoras) y verticales (valores) en los que se trazan los datos del grfico. 5. Leyenda del grfico. 6. Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico. 7. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

5.4.

FORMATO DEL GRFICO

Luego de crear su grfico, usted podr acceder a una nueva opcin del men superior, denominada Herramientas de Grficos, compuesta por 3 sub-secciones: diseo, presentacin y formato. En diseo, usted podr personalizar la presentacin de su grfico, as como tambin, los elementos que lo componen.

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Si bien existen colores predeterminados, usted podr escoger entre una gran variedad de opciones, o en su defecto, personalizar su diseo desde la opcin: Estilos de diseo.

5.5.

CAMBIO DE TTULOS, RTULOS Y LEYENDA

Desde la opcin presentacin, usted podr ingresar in nuevo ttulo al grfico, cambiar los rtulos de los ejes, leyendas, etc.

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6. LISTAS Y AUTOFILTROS
Uno de los problemas ms recurrentes en los informes de Excel, es que los usuarios no ingresan la informacin de forma correcta, las listas han sido creadas para que los usuarios solo puedan ingresar la informacin permitida por el creador del libro, o en su defecto, slo tengan la posibilidad de escoger opciones desde un men desplegable.

6.1.

USO DE UNA LISTA DE CELDAS COMO BASE DE DATOS

Datos de una lista Para crear una lista debemos seleccionar un rango de datos e insertar un nombre en el cuadro de nombres, ubicado en la parte superior-izquierda de nuestra hoja (en la imagen se ingres el nombre Alumnos, luego de seleccionar el rango de nombres).

6.2.

USO DE FORMULARIOS PARA INGRESO DE DATOS

Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones desplegables. Para esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opcin validacin de datos, ubicada en el men Datos.

Al seleccionar esta opcin se desplegar una ventana con opciones: Configuracin: Seleccionamos la opcin Lista, desde el men Permitir. Y en el origen ingresamos el nombre de nuestra lista, ejemplo: =Alumnos De esta forma la celda selecciona presentar una lista desplegable de opciones para que el usuario pueda escoger slo valores de la lista permitida. Mensaje de entrada: En este lugar ingresamos la informacin que deseamos que el usuario vea antes de seleccionar o ingresar un dato (es solo informativo, y permitir guiar al usuario).

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Mensaje de error: Desde esta opcin podemos configurar el tipo de restriccin y mensaje de error que deseamos: o o Grave: el usuario no podr ingresar informacin que no se encuentre en la lista. Advertencia e Informacin: El usuario ser advertido de que la informacin que est ingresando no es correcta, sin embargo, la podr ingresar de todas formas.

Men de validacin de datos y planilla de ejemplo

6.3.

USO DE FILTROS AUTOMTICOS PARA ENCONTRAR REGISTROS

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro Tipos de filtros 1. Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples. 2. Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.

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A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la informacin. Para poder filtrar la informacin debemos tener una tabla de datos, con los ttulos definidos, luego seleccionamos la opcin Filtro, ubicada en el men Datos.

Los filtros nos permiten encontrar y organizar la informacin de mejor forma.

Automticamente, aparecer un tringulo invertido al lado de cada ttulo, utilizando este botn podremos ordenar y filtrar la informacin que deseemos relacionada a cada columna en particular.

6.4.

CREACIN DE UN FILTRO AUTOMTICO PERSONALIZADO

Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello debemos seleccionar la opcin de filtro personalizado, dentro del men de cada filtro creado, cmo se presenta en la imagen a continuacin:

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El filtro personalizado nos presentar una serie de opciones que podemos combinar mediante Y/O.

Opciones de los filtros personalizados

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7. MACROS
7.1. QUE ES UNA MACRO

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamao de Fuente (Tamao de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. Las macros son herramientas muy tiles, cuando son bien empleadas. Sin embargo, una macro mal configurada, o mal dimensionada, solo podra hacernos perder tiempo.

7.2.

COMO HABILITAR UNA MACRO

El men de macros no viene habilitado por defecto en Excel 2007, por lo tanto, deben acceder al botn de Excel, opciones, y habilitar la opcin que dice: Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

El primer paso es habilitar el men de macros Cmo podemos apreciar en la siguiente imagen, se aadir una nueva opcin a nuestro men: Programador, desde aqu grabaremos y administraremos nuestras macros.

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7.3.

GRABACIN DE MACROS

Para poder utilizar una macro el primer paso es grabar la lista de acciones que queremos automatizar, para ello seleccionamos la opcin Grabar Macro, desde el men Programador. Luego de asignar el nombre de la macro, podemos escoger un mtodo abreviado para ejecutarla cada vez que queramos mediante una combinacin de teclas. La descripcin queda a libertad del usuario, es un texto optativo, que servir de utilidad si usted ha creado muchas macro con funcionalidades smiles.

Al aceptar, Excel comenzar a grabar todas las acciones que realicemos, hasta que seleccionemos detener grabacin.

De esta forma nuestra macro quedar guardada y disponible para ser ejecutada cuando lo necesitemos.

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7.4.

EJECUCIN DE UNA MACRO

Para ejecutar una macro, debemos acceder a la opcin Macros, desde el men Programador. De esta forma se abrir una ventana de opciones, donde podremos modificar las macros que hemos creado, o en su defecto, ejecutarla directamente.

Men de administracin de macros Si la macro que construimos no satisface nuestra necesidad, podemos eliminarla, seleccionando la macro de la lista y luego el botn Eliminar.

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