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INFORME DE REVISIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO INDEPENDIENTE SOBRE LAS ACTAS DE ENTREGA DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS

FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PÚBLICOS DE VENEZUELA (Papeles de Trabajo)

Comité Permanente de Normas del Sector Público

Elaborado por:

Caracas, 03 de febrero de 2010

FCCPV ÍNDICE GENERAL Contenido INTRODUCCIÓN Base Legal Alcance CONSIDERACIONES SOBRE ACTAS DE ENTREGA Origen Contenido del Acta Modelo de Acta de Entrega PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISIÓN Modelo de Programa de Trabajo Plan de Ejecución de la Revisión MODELO DE: Informe de Revisión de Acta de Entrega 13 07 12 05 05 05 03 04 Página 2 .Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .

en Gaceta Oficial Nro.El Banco Central de Venezuela. emitida por la Contraloría General de la República. 9.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional 2. 3.Los institutos autónomos nacionales. 370. “… omissis…: 1. 4. 5. 7. 000162.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Territorios Federales y Dependencias Federales.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal.FCCPV INTRODUCCIÓN Base Legal La siguiente normativa ofrece los lineamientos que el Contador Público Independiente tomará como base para desarrollar una revisión del Informe de Acta de Entrega y sus anexos.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público en los Distritos y distritos Metropolitanos. distritales y municipales. según el Artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. estadales. distritales y municipales. 3 . Resolución Nro.Las demás personas de derecho público nacionales.Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica de Régimen Municipal. 6. son los siguientes. 8.Las universidades públicas.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . estadales.647 en fecha 27 de julio de 2009. tomando como criterio legal lo contemplado en las “Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas dependencias”. Al respecto. los órganos y entidades de la Administración Pública.

por cuanto se trata sólo de una revisión al Informe del Acta de Entrega y sus anexos. 12.Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o responsables.FCCPV 10. de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico Tributario. y de igual forma podrá ser utilizada por los Contadores Públicos bajo relación de Dependencia que laboran como Auditores Internos en las distintas dependencias de la Administración Pública. no tendrá carácter de Auditoría Operativa o Financiera. subsidios. otras transferencias o incentivos fiscales. o que en cualquier forma contraten. manejo o custodia de recursos públicos”. elaborada. o que en cualquier forma intervengan en la administración. como el Contador Público Dependiente (Auditor Interno). o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades. Alcance La presente normativa será empleada por los Contadores Públicos Independientes actuando en su carácter de Auditores Externos.Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos. adecuando su actuación sólo a la revisión de actas de entrega como órganos de control fiscal. 11. presentada y suscrita por los funcionarios públicos al cese de sus funciones públicas en el cargo que le fue asignado. El Informe que emitirá tanto el Contador Público Independiente (Auditor Externo). así como las que se contribuyan con la participación de aquéllas. o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores representen el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto. de acuerdo a lo dispuesto en las 4 . pertenecientes al Sistema Nacional de Control Fiscal. negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes.

para realizar el acto de entrega formal de la Oficina/Gerencia/División. Contenido del Acta Tomando en consideración el Artículo 10. en su carácter de ____________________ saliente. y los ciudadanos ______________________________ y ______________________________.FCCPV “Normas para regular la entrega de órganos y entidades de la administración Pública y de sus respectivas oficinas y dependencias”. el cual contiene lo exigido por la norma en comento: IDENTIFICACIÓN DEL ORGANISMO ACTA DE ENTREGA En la ciudad de ______________. el funcionario saliente tendrá tres (03) días hábiles a partir del nombramiento de su sustituto para presentar el Acta de entrega. el ciudadano ______________________________. titulares de la cédula de identidad Nº _______________ y ______________ respectivamente. siendo el día ____ del mes de ______________ de ______. de la Norma que regula la entrega de órganos. titular de la cédula de identidad Nº __________. de conformidad con lo previsto en el artículo 53 del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica 5 . reunidos en la ______________________________. y el ciudadano ______________________________. se presenta el siguiente modelo de Acta de Entrega. manejador o custodio de fondos o bienes que conforman el Patrimonio público cese sus funciones con formalidad. CONSIDERACIONES SOBRE ACTAS DE ENTREGA Origen Una vez que el funcionario público administrador. en su carácter de _________________ entrante.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . en calidad de testigos. titular de la cédula de identidad Nº ___________. y/o el funcionario entrante reciba resolución de nombramiento del cargo.

Anexo Nº 2. que luego de ser leída firman. sobre el Sistema Presupuestario. De conformidad con lo previsto en el artículo 20 de la Resolución Nº 01-00-247. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión. Cualquier otra información o documentación que se considere necesaria. Queda entendido que los anexos anteriormente descritos forman parte integrante de la presente acta de entrega. financiera y patrimonial. cuando sea aplicable. Acto seguido se deja constancia de los siguientes aspectos: Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora. Inventario de los bienes muebles e inmuebles. de fecha 12 de agosto de 2005. Anexo Nº 11. emanada de la Contraloría General de la República. su fundamentación legal y adjuntar. Anexo Nº 7. Anexo Nº 8. Anexo Nº 3. en concordancia con las “Normas para Regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias”. publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5781 extraordinario. Lista de comprobantes de gastos. Indicar el motivo del egreso. así como el número de jubilados y pensionados de ser el caso. Anexo Nº 6. prescrita en la Resolución de la Contraloría General de la República Nº 01-00-247. Índice general del archivo. Cheques emitidos pendientes de cobros. fijos o contratados. Se levanta la presente acta en cuatro (4) ejemplares de un mismo tenor y a un sólo efecto. con señalamiento de si son empleados u obreros. de fecha 10 de noviembre de 2005. Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria.FCCPV de la Administración Financiera del Sector Público. Mención del número de cargos existente. Anexo Nº 4. Anexo Nº 10. Anexo Nº 9. publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38. se dispone de un lapso de ciento veinte (120) días hábiles siguientes a la fecha de la referida suscripción para que el ___________________________ entrante.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . haga las observaciones a que haya lugar por ante la Contraloría General de la República y el Órgano de Control Interno de la Institución. 6 .311. Estados bancarios actualizados y conciliados. Anexo Nº 5. Anexo Nº 1. Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente.

IV. Constatar que en el Acta de Entrega se anexen los recaudos relacionados y establecidos en el instrumento normativo que lo regula. DEPENDENCIA). mediante la cual se dictan las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias. a través de la Resolución Nº 01-00-000162.229 de fecha 28 de julio de 2009.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .FCCPV PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISIÓN Para dar inicio al proceso de Revisión del Acta de Entrega por parte del Contador Público. fue acatada las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas oficinas o dependencias. se presenta el siguiente “Modelo de Programa de Trabajo”: Identificación del Organismo Acta de Entrega Programa de Trabajo I. PROCEDIMIENTO 7 . OBJETIVO GENERAL Comprobar si en la presentación del Acta de Entrega elaborada por la (DIRECCIÓN. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Verificar que el contenido del Acta de Entrega se corresponda con lo establecido en las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y las respectivas oficinas o dependencias. Verificar la sinceridad y exactitud del Acta de Entrega. SECCIÓN. • • III. II. UNIDAD. ALCANCE La actuación fiscal se circunscribe a verificar si el contenido del Acta de Entrega está de acuerdo con lo requerido por la Contraloría General de la República. SUBDIRECCIÓN. publicada por la Contraloría General de la República en Gaceta Oficial Nº 39.

• 3. Verifique que el Acta de Entrega contenga lo siguiente: • • • • • Lugar y fecha de la suscripción del acta Identificación del órgano. entidad. 1. oficina. (Artículo 20º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias). en caso de existir.FCCPV En cuanto a que el contenido del Acta de Entrega se corresponda con lo establecido en las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y las respectivas oficinas o dependencias (Artículo 6º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias). cerciórese de que se haya dejado constancia de tal condición y de los motivos que impidieron su incorporación (Artículo 19º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias).Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . Suscripción del acta por parte de quien entrega y de quien recibe. 2. no contengan la información o los documentos requeridos en los artículos 10º al 17º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias según corresponda. Cerciórese de que en el Acta de Entrega se hayan especificado errores. En caso de que por cualquier causa el Acta de Entrega y/o sus anexos. así como cualquier otra situación que sea necesaria señalar en resguardo de la delimitación de responsabilidades de quien entrega y de quien recibe. o dependencia que se entrega Identificación de quien entrega y de quien recibe Motivo de la entrega y su fundamentación legal Relación de los anexos que acompañan al acta y que se mencionan en los artículos 7º al 13º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias. Solicite el Acta de Entrega con todos los anexos que la constituyen. 4. Con respecto a la constatación de que en el Acta de Entrega se anexen los recaudos relacionados y establecidos en el instrumento normativo que lo regula (Artículo 11º 8 . deficiencias u omisiones que se advirtieren en el levantamiento de la misma.

(en caso de que los hubiere). Estados bancarios actualizados y conciliados. Índice general del archivo. cerciórese que además de los anexos mencionados anteriormente. el acta esté acompañada de los anexos siguientes: • • • • • Monto de los fondos y bienes asignados a la respectiva unidad administradora. sobre el Sistema Presupuestario. Inventario de los bienes muebles e inmuebles. 1. de conformidad con lo establecido en el artículo 12º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias. Cualquier otra información o documentación que se considere necesaria respecto al área. • • • • • 2. de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto de la entidad correspondiente. así como el número de jubilados y pensionados. en concordancia con el artículo 53º del Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. de ser el caso. fijos o contratados. Todo lo anterior. Verifique que el Acta de Entrega se acompañe con los siguientes anexos: • Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria. 3. (en caso de que lo hubiere). Mención del número de cargos existentes. Lista de comprobantes de gastos. con señalamiento de si son empleados u obreros. Verifique que los anexos del Acta de Entrega incluyan datos e información con 9 . Cheques emitidos pendientes de cobro. Situación de la ejecución del plan operativo. financiera y patrimonial (en caso de ser aplicable).FCCPV de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias). En caso de ser una Unidad Administradora la que se está entregando. Saldo en efectivo de dichos fondos a la fecha de entrega de la gestión.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .

obtenga un flujo de caja a la fecha del Acta de Entrega y cruce las cifras con los saldos de caja y bancos. se les dio el destino establecido en el artículo 21º de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias. con señalamiento de si son empleados u obreros. Compruebe que el acta de entrega y sus anexos se hayan elaborado en original y 3 copias certificadas. Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria. 4.FCCPV fecha de corte al momento del cese en el ejercicio del empleo. patrimonio. Inventarios. variaciones de la situación financiera con las partidas presupuestarias. a) Obtenga a la fecha del Acta de Entrega los estados financieros. Seleccione un departamento. Cuentas por Pagar. c) Obtenga el arqueo de caja efectuado por el responsable de llevarlo a cabo. al igual que las cuentas de Caja y Bancos. Con respecto a la mención del número de cargos existentes. 2. En cuanto a la verificación de la sinceridad y exactitud del Acta de Entrega 1. tales como: • • • • Balance General Estado de Resultados Estado de Flujo de Efectivo Estado de la Ejecución Presupuestaria b) Cruce las cifras de cada uno de los estados financieros mencionados en el punto anterior tales como: resultados del ejercicio. así como el número de jubilados y pensionados. Depreciación Acumulada y Gastos en los casos que aplique. d) De ser posible. fijos o contratados. cargo o función pública del funcionario o empleado que entrega. financiera y patrimonial (en caso de ser aplicable). unidad o sección y chequée cada una de las 10 . de ser el caso: • • Compare el número de trabajadores con la nómina del último cierre de mes. y que una vez suscrita el acta.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . e) Obtenga una relación y fotocopias de todas las inversiones en títulos valores y compárelas contra los libros y documentos originales. así como las conciliaciones bancarias y verifíquelo y constate lo actualizado o desactualizado de las conciliaciones.

Tomo. Índice general del archivo. Existen detalles de las desviaciones ocurridas (de haberlas) y los comentarios de las causas y efectos. Investigue si se ha contratado pólizas de seguros para proteger los bienes.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . compruebe si: • • • Existe indicación de los programas cumplidos por la administración saliente. fecha. indique la existencia del documento de propiedad. señalando los datos del Registro. protocolo. tome una muestra representativa y compruebe lo siguiente: • • • Que existan y estén en uso. 3. Asimismo. Inventario de los bienes muebles e inmuebles. • • 4. salidas. entre otros). 11 . Verifique que los bienes seleccionados en la muestra contengan físicamente el código de identificación. Ejecución presupuestaria versus metas cumplidas. traspasos y mejoras de los bienes. Existe indicación de los programas en ejecución.FCCPV personas físicamente con la nómina del último cierre de mes. 5. Revise los registros permanentes y detallados de las entradas. Requiera el último inventario físico de bienes. En el caso de los bienes inmuebles. Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente. Que sean propiedad de la institución. Obtenga los informes de la gestión operativa y financiera más cercanos a la fecha del Acta de Entrega y compruebe: • • Metas cumplidas versus metas programadas.

Si de la verificación de la sinceridad y exactitud del Acta de Entrega se determinaren actos. hechos o situaciones que pongan en peligro de pérdida. QUE • FINALMENTE. considerando que el plazo para la entrega del mismo es de 90 días hábiles siguientes a la fecha de recepción del acta en cuestión y sus anexos (Artículo 18 de las normas).FCCPV Requiera el último inventario físico de los documentos pertenecientes al archivo (DIRECCIÓN. el auditor informará de estas circunstancias a las autoridades administrativas correspondientes. SECCIÓN). éste tendrá un plazo máximo de sesenta días para presentar el Informe de Revisión del Acta de Entrega y sus anexos. A partir de la fecha de entrega al Auditor de toda la documentación para su revisión. tome una muestra representativa y compruebe que la documentación esté conservada adecuadamente y preservada de cualquier contingencia. Informe • Elabore informe. deterioro o menoscabo del patrimonio público. DE ACUERDO CON LAS CIRCUNSTANCIAS. Plan de Ejecución de la Revisión Para el desarrollo de los procedimientos contemplados en el Plan de Trabajo se tomará en cuenta como fecha de inicio la aprobación. el cual será extensivo por escrito a la máxima autoridad del ente contratante. se establecerá el tiempo para desarrollar lo establecido en el Programa de trabajo. 6. el cual dará inicio a la solicitud de los requerimientos que el Contador considere. UNIDAD. según el modelo presentado en la presente norma. a fin de que se ejerzan las acciones correctivas a que haya lugar (Artículo 24 de las Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias). 12 . SUBDIRECCIÓN. por parte de las instancias competentes del ente contratante. APLIQUE CUALQUIER OTRO PROCEDIMIENTO CONSIDERE NECESARIO.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . Una vez diseñado el Programa de Trabajo para la ejecución de la Revisión. del presupuesto presentado por el Contador Público Independiente.

autoridad entrante del referido cargo. las cuales se reflejarán en el Informe de Revisión de Acta de Entrega del Contador Público Independiente: Identificación del Contador Público (Auditor Externo) Informe de Revisión de Acta de Entrega Ciudadano (a) Máxima Autoridad del Ente Contratante Ciudad. a los fines de determinar el apego a las “Normas para regular la entrega de los órganos y entidades de la administración Pública y de sus respectivas oficinas o dependencias”. autoridad saliente del organismo: ______________________________________________. 370.FCCPV Una vez aplicados los procedimientos para su revisión. emitidas por la Contraloría General de la República.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .con el cargo de:__________________________________________________________. ubicado en:____________________________________________________________ . en Gaceta Oficial Nro._____ de____________ de 20__. las consideraciones de su revisión. el Contador Público determinará. Los resultados producto del análisis de la documentación citada. y revisado sus documentos anexos. Resolución Nro. previsto en las normas en comento: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 13 . realizó entrega al (la) ciudadano (a). presentada por el (la) ciudadano (a)______________________________________________.______________________ ______________________________________________.647 en fecha 27 de julio de 2009. y empleadas las técnicas de auditoría. en fecha. son los siguientes: En cuanto al tiempo de entrega y la presentación de sus ejemplares. 000162. luego del análisis de sus resultados.- He (mos) examinado el Acta de Entrega.

.Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos . de ser el caso: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. 2. En cuanto al contenido sustancial de forma y fondo del Acta de Entrega: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. cuando sea aplicable:________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________.Estado de las cuentas que refleje la situación presupuestaria.Mención del número de cargos existentes. así como el número de jubilados y pensionados.. En cuanto a los anexos presentados como parte del Acta de Entrega: 1. Planta y Equipo:__________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________.FCCPV _________________________________________________________________________ ____.. 3. financiera y patrimonial.Inventarios de la Propiedad. fijos o contratados. 14 . con señalamiento de si son empleados u obreros.

Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .Cualquier otra información presentada como anexo:_____________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. Observaciones: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________.Situación de la ejecución del plan operativo de conformidad con los objetivos propuestos y las metas fijadas en el presupuesto correspondiente:_____________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________... 6.FCCPV 4.Índice General del Archivo:________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. Lugar y Fecha del Informe de Revisión Identificación y Firma del Contador Público 15 .. 5.

Revisión de Actas de Entrega y sus Anexos .FCCPV 16 .