Brief: PLAN ORGANIZARE EVENIMENT  Client: ..................  Produs: ................  Domeniu de activitate: ........................

 
Stimate client,   în scopul de a vă oferi cele mai bune servicii, care să corepundă nevoilor şi ateptărilor Dumneavoastră,  vă  rugăm  să  completați  în  linii  mari  acest  brief  de  agenție.  În  urma  verificării  informațiilor  primite  de  la  Dumneavoastră  vom  concepe  o  strategie  de  abordare  şi  organizare  a  evenimentului  pe  care  vi‐l  vom  înainta  spre analiză.  

A. Descriere eveniment  Se va lăsa necompletat de către client   în  viziunea  organizatorului:  concept,  desfăzurare,  scopuri  urmărite,  cum  se  integrează  în  activitățile clientului, i.e. aduce clienți, contracte, sporeşte vizibilitatea, creşte awareness‐ul, are rol  de teambuilding, are scop caritabil etc.  A.1. nume eveniment :   ‐ clientul este rugat să ofere cel puțin o explicație minimală a scopului urmărit prin eveniment  ‐ propuneri de nume pentru eveniment vor fi dicutate împreună cu echipa de organizare  A.2.  calendar  de  bază:  timp  de  proiectare  eveniment  +  timp  de  desfăşurare  +  timp  de  followup (date estimate si dorite de client vor fi confruntate cu propunerile organizatorilor)  A.3. Cost esențial: bugetul estimat ca investiție în organizarea şi desfăsurarea evenimentului  A.4. Public țintă: care e publicul principal căruia doreste să i se adreseze clientul?  A.5. Tip proiect: client + organizator, organizator sau parteneriat  A.6. Scopul evenimentului (sintetizat într‐o singură propoziție) 

 

  conferințele. Când are loc?  B.2. cine şi care este scopul acestuia:  B.3. invitați şi convinşi să participe? (se va completa de catre organizator  în urma obținerii unui profil minimal al participanților din partea clientului)  B.  Arhitectură  eveniment  (sugestii  despre  cuprinsul  evenimentului.     .1. dacă da. cine şi care este scopul acestuia:  B.  B. prezentări şi aplicații etc. dacă da.7.2.  calendar  primar  de  desfăşurare  a  pregătirii  evenimentului  şi  desfăşurării propriu‐zise. Sponsori  B.  momente  incluse. Participanți: (tipologia acestora în viziunea clientului):  (datele vor fi completate ulterior şi de organizator)  ‐ cum sunt selectați.5. Parteneri existenți sau doriți. evenimente care premerg şi care continuă evenimentul.)  B.1.1. tip de comunicare:întâlniri + frecvență.  evenimentede  divertisment  din  perioada în care se consideră că va avea loc evenimentul descris.2. Organizator.(procedura de selecție a participanților)  ‐ de ce sunt selectați?.2. comunicare telefon/mail etc.1.1.6.1.  B. persoane de contact pentru  ambele părți. Cine participă? (public estimat)  B.1.  B.1.1.1.1.   B.2.   ‐ cum vor fi contactați. dacă este cazul.1.  Plan  de  desfăşurare. Parteneri media. dacă este cazul.1  Se  vor  lua  în  calcul:    concertele. Invitații mass‐media pentru cronica evenimentului.4. Procentual participare client şi organizator dacă se aplică. (se va completa de  către organizator)        B. Client.  B.  activități practice.

2.  invitații.  prelegere. cum se vede acesta în desfăşurarea lui ca:   (clientul  este  rugat  să  ofere  succint  propria  viziune  despre  eveniment. influențează acestea interesul publicului țintă pentru evenimentul propus?   B. există costuri ridicate de participare.  petrecere  burlaci/burlăcițe. Dacă este vorba de un scenariu.  cine  se  ocupă  de  întreținere  invitați.2.  nuntă.  teambuilding.   ‐ desfăşurare (cine se ocupă de locație.2. (se va completa de către organizator)  B.  eveniment  comemorativ.  În  cazul  în  care  scopul  evenimentuli  nu  se  regăseşte  în  lista propusă de noi.  Interdicții  şi  facilități  ridicate de aceste alegeri.        a.  caritabil. cine se ocupă de primire  invitați.montare.2.  lansare  concept  nou.  cine  cronometrează  evenimentul. (clientul este rugat să motiveze)  B.  Motivația  selectării:  perioadei.  botez. primire apeluri participanți.îndrumări  de transport şi de cod al evenimentului: cum se ajunge.nominalizări.2. furnizare. vă rugăm să ataşați ma jos şi opțiunile dumneavoastră)  B.  (clientul  este  rugat  să  îşi  aleagă  componentele  evenimentului  prin  enumerarea  lor  mai  jos.  vizită  externă/oficială.2.  Scopul:  Prezentare  concept‐produs.3. Timeline de eveniment   B.  eveniment  monden.  cine  anunță    .  eveniment  fashion.  divertisment. verificare invitații.  Condiții  meteo  prospective.  segmentului  orar.1.  Există  persoane  care  nu  vor  participa  din  cauza  alegerii  momentului  evenimentului?  (se va completa de către organizator)  B.  eveniment  presă. stabiliri. Interferează acestea cu evenimentul?         b.  lunii.4.  zilei.3. pregătire locație.3.  aniversare.  există elemente surpriză care să incite participantul?). participanțiisunt invitați cu/fără familie. care e ‚sentimentul’ dinainte de eveniment. selecție locație. care. cine se ocupă de furnizare.  aderări.3. dacă da. pregătire.3.  ce ținută.  urmând  ca  echipa  organizatoare să detalieze aceste componente)  ‐ pregătire (întâlniri. Care sunt componentele evenimentului?  B. linie de ajutor pentru participanți.  eveniment  lansare.  premii.  în  cazul  în  care  acestea  ar  putea  afecta  evenimentul  în  desfăşurarea acestuia.1.

  mediatizare  a  evenimentului).3.3. localizare clădire.  elemente  necesare  pentru  divertisment  etc.3. Componente şi resurse  B.3.  servicii  de  cattering.2. spațiu dans.  elemente  de  înfrumusețare/decorațiuni  florale. promovare virală. solicitaredirectă/indirectă de feedback. listă cerințe clienți.2.  cine  închideevenimentul. pază. divertisment.  Spațiu  public  vs. personal organizator.  (organizatorl  îşi  rezervă  dreptul  de  a  propune ajustări ulterioare. ghidare.2. Amplasament   (Clientul  este  rugat  să  ofere  cateva  detalii  despre  tipul  de  spațiu  considerat  adecvat  evenimentului)  Ex. implicarea unei comunități online.  mijloace  de  mobilier  necesare.  spațiu  logistic. după eveniment). advertoriale. WOM etc. spații  pentru copii.  spațiu  prezentare.2.3. tip de acces. se va completa de către  organizator în urma consultării prealabile cu clientul. cine se ocupă de locație.  B. spațiu bufet/masă. spațiu muzică.2. bază de date invitați. motivând alegerile făcute)  Online: bannere. logistică etc. inserturi presă online. social media  buzz.  B.  promovare  sponsori  şi  parteneri.  mijloace  audio+vizuale.2.2. spații parcare.2. efecte de curierat. inserturi presă. servire. transport   (organizatorul va definitiva lista personalului în funcție de bugetul şi cerințele evenimentului)    .  cine  se  ocupă  de  relația  cu  furnizorii  externi  în  timpul  evenimentului. localizare.2. spații toalete.  spațiu  filtru  intrare.  standuri.lounge.  spațiu  spectatori.  scenă.  mijloace  de  prezentare. microsite. Resurse materiale: (vă rugăm selectați din lista propusă suporturile media dorite):  Offline: bannere.  invitații  media. Resurse umane (vă rugăm selectați din lista propusă)  Personal client.  momentele  cheie  ale  evenimentului.  ‐ followup (mulțumiri participanți şi invitați media.  B.  cine  se  ocupă  de  PR  eveniment  şi  relație  cu  media  la  fața  locului. spațiu respiro. newsletter.  întâlnire  internă  de  evaluare  a  evenimentului  şi  stabilirii  punctelor  forte  şi  slabe.1. invitații.

  participanți.  public  larg. Selecție furnizori:  ce furnizori dedicați există.5.1.2.  invitați  de  prestigiu.  C.  public  media.3.  care  este  gradul  de  fezabilitate?  (se  va  completa de către echipa organizatoare după stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B.1.6.  cine  le  suportă.  invitați  media. Acestea vor fi analizate împreună cu echipa de organizare)  B. invitați pe categorii.4.  cine se ocupă de selecție.  B.3.  invitați  onorifici. predicțiireferitoare la participarea acestora. Care sunt costurile estimative ridicate de fiecare element din secțiunea anterioară? (se  va completa de către echipa organizatoare după stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B.  dacă  există  şi  care  sunt    (Clientul  este  rugat  să  ofere  detalii  despre  eventualele sale cerințe speciale.4. ce furnizori sunt selectați prin oferte.4.  Care  sunt  resursele  țintă?  (tipologia  acestora  în  viziunea  clientului  –  componentă  de  reamintire în vederea definitivării unui profil de public)  Clienți.    Costuri  interne:  care  sunt. Eveniment – sidebars  (detalierea planului de eveniment şi timpii de desfăzurare se vor realiza în urma informațiilor  obținute din partea clientului)    .4.2. Costuri posibile (se vor stabili de către echipa de organizare după evaluarea bugetului  clientului)  B. Plan de economie (Clientul este rugat să specifice care sunt cheltuielile considerate de  evitat?)  B.2.4.  Alte  resurse.  Costuri  externe:  furnizori  (se  va  completa  de  către  echipa  organizatoare  după  stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B.7.2. care sunt criteriile de selecție?  B.4.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful