Los presupuestos siguen una sola direccin: Hacia arriba!!!!

German Urdaneta Hernndez Ana Maritza Pabn Duarte

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Una palabra de presentacin.

Esta reflexin se ha originado en un esfuerzo de varios aos desarrollado fundamentalmente dentro del programa de Ingeniera Civil de la Universidad Piloto de Colombia, como continuacin de una idea inicial de algunos Ingenieros inquietos, entre ellos el autor, sobre el tema del control presupuestal. Se ha querido manejar un estilo informal, para facilitar la comprensin de un tema que debe sacudir los cimientos de la doctrina existente sobre el arte de presupuestar. El corazn del argumento es el hecho incuestionable, observado cotidianamente, cuando el presupuesto vale menos que la obra. No se va a cuestionar si los presupuestos estn bien o mal hechos. Esto se debe dar por sentado (aunque existan dudas razonables al respecto). Se va a reflexionar sobre el cambio y el control de las obras. La intencin de la ponencia es de crtica constructiva. El sistema propuesto solamente se insina. Pero, para la ilustracin de los lectores se ha incorporado un apndice, de versin electrnica, el cual se ha propuesto a los organizadores para inclusin en el medio magntico. La reflexin contiene algunas generalizaciones, derivadas de varios aos de observacin, y para muchos de los lectores pueden no ser ciertas o aplicables. Se pide su comprensin y entender que no es una acusacin, solo un diagnstico.

Introduccin
En esta vida hay una cantidad de cosas que suben: Bombas llenas de helio, la bolsa de valores, los ascensores y las tasas de inters, entre otras muchas. Sin embargo, existe algo que siempre sube para no bajar, adems del precio de los huevos en la Semana Santa, que es el presupuesto para un proyecto de construccin Que ser lo que sucede? Porqu razn parece imposible el ajustarse a una cifra preestablecida? Siempre se han ofrecido toda clase de explicaciones: Sorpresas repentinas e inesperadas, demoras, cambio en los alcances, influencias externas. Es decir, cambios.. La administracin de la construccin se ha convertido, para muchos de los constructores colombianos, en un asunto de rutina, de estereotipos, de lugares comunes. La mayora de los profesionales ejerce una disciplina que se aprende, con muchas deficiencias, durante la prctica profesional, ya que la formacin universitaria no ofrece la especificidad necesaria en el arte de construir. La tnica, obvia consecuencia del empirismo, es hacer las cosas porque as se hacen, porque todo el mundo lo desarrolla de esa manera. Sin embargo, resulta preocupante que, en la mayora de las oportunidades, los presupuestos resultan inferiores al valor mismo de las obras. Si se supone que los presupuestos se han hecho correctamente, lo cual se debe considerar aqu harina de otro costal, debe buscarse la razn del descalabro en un fenmeno exgeno. Se propone que este fenmeno se identifique como el cambio.

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Ingeniero Civil, ex Decano programa Ingeniera Civil Universidad Piloto de Colombia Ingeniera civil, colaboradora principal.

Cuando se renueva un inmueble se infiltran insidiosamente una multitud de eventos simples que afectan dramticamente el alcance original, y que son ms que suficientes para dar al traste con el proyecto mejor organizado.. Por ejemplo, dentro de las paredes se pueden encontrar nidos de hormigas o de comejenes, que silenciosamente han pulverizado el material a lo largo de los aos. Despus de varios aos, se descubre que los circuitos elctricos de la cocina fueron alambrados en forma incorrecta. Al excavar para construir una nueva cimentacin, se descubre con asombro que el piso es una masa limosa en estado semilquido de equilibrio. O que hace un tiempo y en el mismo lote, alguien construy, y dej enterrados, algunas capas de pavimento de concreto. En ocasiones, la sorpresa proviene de haber olvidado incluir "alguna cosita" en el presupuesto inicial, como por ejemplo las rosetas para los bombillos. O de un alza inesperada en los costos de la mano de obra o de algunos materiales. Como desgraciadamente no es posible contar con el auxilio de Superman y su visin de rayos X, no queda otro remedio sino incrementar los fondos disponibles, o suspender algo del trabajo planeado Tambin afecta el presupuesto la demora en la ejecucin de los trabajos. El efecto del clima puede ser devastador en el programa de una obra, obligndole muchas veces a retener subcontratistas que pueden ya estar comprometidos con otro cliente, y que por lo tanto van a descuidar la obra. Cuantas veces se presenta una demora de varios meses para obtener el suministro de unos ladrillos o de un enchape, lo cual paraliza el proyecto y dispara los costos de permanencia. Si un subcontratista abandona el trabajo, se puede introducir una demora muy prolongada al proyecto, mientras se encuentra y contrata un sustituto adecuado. Y adems, se corre el riesgo de que el nuevo subcontratista resulte ms costoso que el anterior. Y esto es una estocada directa al bolsillo. Y naturalmente, vienen los cambios. Y vale la pena preguntarse por que el propietario propicia tantos cambios? Obviamente, tiene el derecho a pedir cambios. Pero tambin debe estar dispuesto apagar por ello.

En primer lugar, es bastante difcil visualizar el resultado fsico de lo que figura en unos planos Y esto les sucede an a constructores muy expertos. Otras veces es necesario construir algo y al detectar que no funciona, se cae en cuenta, ya demasiado tarde, de los errores de los planos Finalmente, quien puede evitar que se infiltre el "ya que", esa magistral idea que se ocurre al ver algo ya hecho, y "que se puede ir haciendo, ya que estamos aqu.." Pero como el propietario no suele ser consciente del costo real de los "ya ques" es muy fcil caer en la trampa de indulgir con ellos y terminar gastando mucho ms dinero del necesario. Los anteriores son ejemplos legtimos de introduccin de cambios en los planes. Es necesario cuantificar el costo de estos pequeos "caprichitos" o necesidades sentidas. Lo cierto es que nadie termina un proyecto de construccin sin introducir algn tipo de cambio al proyecto mismo. Entonces, que puede hacerse para manejar estas fuentes de incremento del costo?

Control
La respuesta es control. El introducir un cambio no es en s mismo, malo. En particular, si el cambio sirve para mejorara el producto. Pero, tanto contratista como propietario deben ser conscientes de este cambio, involucrarlo en sus planes y estar dispuestos a asumir las consecuencias. El tema del control de costos, como lo han sido tambin el presupuesto y la programacin, se ha convertido gradualmente en una funcin rutinaria, desempeada por especialistas, quienes armados de un programa de computador cotejan documentos contables contra un presupuesto que no siempre refleja la verdadera magnitud de la obra, y con una prctica de mdico forense plantean diagnsticos de tiempo pasado. Las autopsias que ofrecen los mtodos tradicionales de control, obligan siempre a la aplicacin de terapias curativas, que tratan de cubrir las heridas y en la mayora de los casos apenas justificar los sobrecostos en la industria de la construccin.

nidas, con centros de responsabilidad mnimos y plazos de control cortos. Labor que se debe extender desde la gnesis del proyecto hasta la entrega satisfactoria al usuario.

La propuesta: El anlisis integral por procesos.(AIP)

Como fruto de estas reflexiones, un poco apocalpticas tal vez, el grupo de trabajo mencionado atrs, ha desarrollado un sistema de control en tiempo real que integra todos los aspectos que afectan el desempeo en la obra. En primer lugar, se acoge el principio del proceso constructivo, en oposicin a la actividad tradicional. En esta ltima, la construccin se subdivide tan finamente que cada precio, y por consiguiente unidad de planeacin, se reduce a una parte muy pequea de la generacin de un producto final. Es frecuente criticar el pago de una puerta, mediante el recurso a 7 o ms actividades. Todo esto generado porque para cada una de ellas interviene una u otra persona, a quien es necesario pagarle. Por qu razn el dueo tiene que tener en cuenta que la puerta ha sido pintada por el pintor y que un cerrajero le coloc una cerradura? Sera lo mismo si una persona tuviese que pagar por separado el valor de los botones utilizados en una chaqueta que adquiere. El proceso contempla la macroactividad, agrupacin de actividades desarrolladas bajo una misma direccin, en un espacio fsico nico, con la intervencin de varios tipos de personas y durante una duracin controlable. De esta manera es posible planear mejor la accin de los actores motrices del hecho constructivo (recursos humanos y mecnicos) para determinar as la productividad del proceso. Por ejemplo, para atender a la construccin de un alcantarillado, se propone la macroactividad que se

Se pregona a voces la necesidad de hacer un control integral, un proceso cultural en el cual todos los involucrados mantengan estrictas polticas de vigilancia, de ajuste contra las prcticas tradicionales y que mediante un examen permanente de la situacin de la obra, permita aplicar medidas preventivas que vayan ajustando los procesos constructivos y que permitan cumplir con las metas de calidad y ajuste a los presupuestos de costo y plazo planteados para el proyecto. Pero esto no ha pasado de ser un simple pregn. Se mantienen las islas independientes y antagnicas. El Arquitecto que proyecta, el Programador que programa, el Presupuestador que costea, el Constructor que construye y el Controlador que controla. Todos hacen su trabajo, pero sin el nivel necesario de integracion y compromiso, y a pesar de todo, el trabajo no queda bien hecho. Es aqu donde entra la Gerencia de Proyecto. Pero n una gerencia de naturaleza policiva y esttica, simple administrador delegado de los recursos del promotor o el contratante. O la parte de Gerencia Coja que la ineptitud de las concepciones de la administracin pblica le adjudica al Interventor. Coja porque tiene que asumir funciones de planeacin, organizacin y control pero sin contar con los recursos y el mando necesario. Pero este tema es nuevamente harina de otro costal. Se requiere una gerencia integral, que planee, organice dirija y controle las obras. Con un criterio unificado, bsico y que permita producir un proyecto que cumpla con las expectativas de los usuarios. Y dentro de esta Gerencia, surge la idea de hacer un control de Vanguardia, poltica integral que permita dirigir la obra con anticipacin a los acontecimientos, de acuerdo con objetivos y estrategias claras y defi-

denomina Metro instalado. Esta incluye todo el movimiento de tierras, actividad complementaria, suministro, almacenamiento, pruebas y controles. En otra palabras el propietario compra el metro lineal de agujero revestido en el suelo. Todo de acuerdo con una especificacin de resultado muy explcita y sujeta a ajustes por las diversas razones de cambio. La ventaja operativa en el manejo del tem contractual es evidente. Habr que preocuparse solamente cuando haya razones de cambio. Este anlisis que se desarrolla para facilitar el control en tiempo real del proceso constructivo, presenta un instrumento que de una manera concentrada incorpora la medicin de las cantidades de obra por ejecutar, de los recursos materiales y motrices que se requieren, de la productividad asumida para tales recursos , de la base de datos de precios asumida para los diferentes recursos.

Esta informacin se combina con el anlisis de la operacin, nivelando los recursos, primero al interior de la operacin unitaria y despus con toda la obra. Se produce as un instrumento que inicialmente ofrece una visin presupuestal del costo de TODA la operacin, y a partir de la cual es posible determinar un precio unitario apto para el tratamiento comercial de la operacin. Todo el sistema, interactivo, esta montado en un software de uso prcticamente universal (Excel de Microsoft). Los dibujos necesarios NO SE IMPORTAN del Autocad, sino que se desarrollan de manera esquemtica sobre una cuadrcula de dibujo en el Excel, lo cual permite que las cifras usadas sean operativas.

Una vez iniciado el proceso constructivo, y cuando se inicia la ocurrencia de los cambios, la obra puede ir incorporando en el instrumento las variaciones que se pueden presentar, obteniendo de inmediato el impacto de tal variacin . Y es entonces cuando se pueden evaluar las consecuencias del suceso. Si se trata de una propuesta de cambio, es posible decidir si se adelanta o n el mismo, pues es posible evaluar la relacin costo beneficio, antes de comprometerse. Si, por el contrario, se trata de un even-

to que modifica el escenario ( un alza de precios, una demora imprevista, un accidente) se cuenta con un documento que permite definir responsabilidades de manera oportuna, y es posible cuantificar los impactos.

Un caso de estudio.
Para ilustrar el proceso, se presenta el anlisis de una red de alcantarillado pluvial, hipottico naturalmente. Los pormenores de este ejemplo se detallan en el archivo complementario anexo. Las figuras presentadas en este trabajo provienen de la referencia 3 1. El procedimiento para realizar el Anlisis Integral por Procesos (AIP) es el siguiente: Identificar el Proceso Constructivo del Proyecto. Desarrollo de la Estructura de Distribucin del trabajo (EDT).
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Definicin de las Macro actividades Calculo de las cantidades de obra. Determinacin de los recursos requeridos, identificando los base de datos. . Anlisis de las productividades utilizadas en el proyecto. Nivelacin de los recursos, primero a nivel de Macroactividad y luego como proyecto total Valoracin presupuestal final. proveedores y construyendo la

PABN DUARTE, Ana Maritza, Elaboracin de un modelo presupuestal con base en el estado del arte del sistema de presupuesto por procesos Bogot-Colombia. Universidad Piloto de Colombia, 2005 110p

El proyecto se presenta en un plano digital interactivo, (dibujado en excel) que refleja tanto las condiciones geogrficas, geomtricas, de calidad y constructivo.

Se ilustra como figura 1. En este documento se ha indicado un dibujo que define los diferentes tramos del alcantarillado a estudiar, sobre una cuadrcula de coordenadas locales. La informacin de diseo se incorpora en un cuadro resumen, que contiene toda la informacin para cada tramo. Se dibuja la seccin tipo de la instalacin y se consignan las especificaciones fundamentales. Cualquier alteracin en estas informaciones se extiende a todo el sistema de trabajo La planeacin del proyecto se hace mediante la tcnica de la estructura de Desagregacin del trabajo, 4 (EDT) que es una representacin esquemtica de la desagregacin e integracin del proyecto.

Una vez definidos los paquetes de trabajo, es preciso identificar la informacin que requiere la EDT, entre otras, la duracin de las actividades, las especificaciones, los recursos, el presupuesto, el mtodo de control y dems informaciones necesarias para llevar a cabo los trabajos. Lo mismo sucede con la programacin, pues es posible comparar lo que debera haberse realizado contra el progreso real e identificar problemas para 6 luego tomar acciones correctivas. La EDT utilizada para el proyecto, incluyendo la construccin de pozos, actividad que no se incorpora al ejemplo, se muestra en la figura 2.: La base de datos de insumos se construye de manera tradicional, incorporando un sistema de codificacin para poder extraer resmenes, si se desea. Sin embargo, el sistema se puede plantear para interactuar con software comercial, ms poderoso, (Construplan, Microsoft project, Primavera project planner) sin ninguna dificultad. La figura 3 presenta una muestra de cmo es esta basede datos.

Esta estructura permite planear efectivamente los trabajos a partir de la reduccin de los componentes del proyecto en paquetes de trabajo (actividades o tareas), los cuales por su tamao y definicin ofrecen una posibilidad de planeacin, presupuestacin y control de menor complejidad, lo que se traduce en una capacidad de manejo del proyecto en sus partes y por coniguiente, en su totalidad. La EDT tiene como objetivo identificar el trabajo que requiere atencin especial en cuanto a programacin, desagregacin y costos, realizando un proceso de seguimiento que permita la aplicacin de accio5 nes correctivas oportunamente.

El modelo interactivo de anlisis, incorporado como figura 4, rene las funciones propias de planeacin, presupuestacin y programacin que conducen a la determinacin de la duracin y costo de la macroactividad. Toda la labor de cubicacin, anlisis de productividad y presupuestacin, se desarrolla dentro del mismo instrumento. -

Conocida en idioma ingls comoWork Breakdown structure , WBS por sus iniciales 5 ARBELAEZ, Anglica Mara y BELTRN OQUENDO, Ruby. Estructuras de distribucin del trabajo como propuesta de planeacin de los proyectos de construccin. Pontificia Universidad Javeriana. 2002.

6 CEDEO TAMAYO, Orlando. Traduccin del articulo: Work Structuring a Key Management Tool. Hubar Darrel G.P.E. Mac Technical Services Co. Mactec.

Figura 1 Plano del proyecto 7

Figura 2 EDT para el proyecto

Figura 3 Base de datos de recursos. 8

Figura 4 Modelo de 9

AIP

Vale la pena anotar que el instrumento se ha desarrollado pensando en el usuario y n en el desarrollador. Por esta razn la programacin de las celdas es lo ms simple posible, para permitir que el usuario pueda hacer uso adecuado del modelo sin necesidad de ser experto operador informtico. La macro actividad se ha establecido para una unidad de produccin, elegida bajo el criterio de la duracin controlada. En este caso, se eligi un tramo entre dos pozos, planeado para ser terminado dentro de un trmino no superior a 7 das, para lo cual se eligi el recurso adecuado.

El valor del tramo se establece como 18.8 Millones de pesos, para un precio por metro lineal $143,500 .De este valor, 11 millones corresponden al suministro de la tubera, de manera que la inversin durante el periodo de trabajo es de 7.8 millones. Esta informacin est en manos de la persona que dirige el trabajo, y le permite ponderar la importancia del mismo, y tomar las decisiones adecuadas. Al considerar la totalidad del trabajo, es posible hacer una planeacin integral, balanceando el recurso humano para la labor, como se indica en la figura 5.

-Figura 5 Balance de recursos

Como se puede observar, a pesar de que un tramo dura 4 das, mediante la buena utilizacin del recurso, se pueden hacer los 5 tramos en 13 das, con una fuerza de trabajo de 1 oficial y hasta 14 ayudantes. Todo el trabajo se planea de la misma forma, como se muestra en resumen en la figura 6: Una vez terminado el ejercicio de planeacin , se desarrolla la construccin. Ya se pueden atender los cambios que se puedan presentar. Por ejemplo, si hay un cambio en el precio de la tubera, de inmediato se puede observar el impacto sobre los tramos afectados. Si por un problema en la ejecucin de la obra, es necesario involucrar ms oficiales, se puede corregir la intensidad de su intervencin y evaluar el impacto sobre el proyecto. Otra ventaja de este sistema es la posibilidad de construir modelos de precios unitarios muy ajustados a la realidad, los cuales se pueden usar como referencia para preparar cotizaciones y licitaciones.

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Figura 6 Resumen del presupuesto

Conclusiones.
Para atender al efecto de los cambios que afectan los presupuestos y la planeacin de las obras es necesario mejorar los sistemas de control que se aplican. Como no se trata de evitar el efecto de los cambios, sino de controlar su impacto, el instrumento que se utilice debe poder operar en tiempo real, para permitir la toma oportuna y adecuada de decisiones en el contexto de las obras. El modelo de AIP propuesto permite asimilar en obra, con recursos informticos muy elementales, el impacto de los cambios ya sean programados o imprevistos que se puedan presentar, mejorando la calidad d el sistema de control. Los resultados de los estudios, ya sean los iniciales de la planeacin o los finales, que se establecen una vez que se ha ejecutado el trabajo, conforman una excelente herramienta para documentar los sistemas tradicionales de anlisis de precios, que se usan a menudo para efectos de cotizacin y licitacin. El instrumento propuesto configura una solucin al problema del manejo del cambio, que ha sido el propsito de este artculo.

Bibliografa.
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2.

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Presupuestal entre el Mtodo de Anlisis de Precios Unitarios y Anlisis Integral de Precios enfocado en la Vivienda de Inters Social de tipo Unifamiliar en Bogot. BogotColombia. Universidad Piloto de Colombia, 2002. 117p. 7. LEGUIZAMN PREZ, Fabio Alejandro. (*) Valoracin de Proyecto y Presupuesto de Vivienda para Adquisicin de S.F.V. en el Inurbe. Bogot- Colombia. Universidad Piloto de Colombia, 2002. 105p REUTO, Juan Fernando y ZULETA BETANCOURT, Edgar Fernando. (*) Anlisis Integral de Precios de las Tipologas de INVIAS a partir de procesos Constructivos basados en la EDT. Bogot-Colombia. Universidad Piloto de Colombia, 2004. 85p.

9.

RIOS LOBO, Oscar. (*) Aplicacin del Sistema de Anlisis Integral de Precios para la Construccin de Viviendas de Inters social en la Ciudad de Santa Marta. Bogot-Colombia. Universidad Piloto de Colombia, 2004. 110 p.

10. ROBLES GONZLEZ, Elkin Manuel y ARENAS GONZLEZ, Oscar Andrs. (*) Parametrizacin de Costos para Construccin Industrializada. Una aproximacin para V.I.S. BogotColombia. Universidad Piloto de Colombia, 2002. 230p 11. VALLEJO BURGOS, Alexander de Jess. (*) Anlisis Presupuestal enfocado a la Construccin de Canalizaciones Telefnicas, aplicando el Sistema de Anlisis Integral de Precios AIPs. Bogot-Colombia. Universidad Piloto de Colombia, 2004. 120 p.

8.

Nota del editor: (*) identifica monografias de gaddesarrolladas en la Universidad Piloto de Colombia, dirigidas por el Ingeniero German Urdaneta Hernandez.

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