Access Básico Avanzado

Guía para el estudiante

Heladio Polo Castro

Actualizado por el formador:

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

Programa Técnico Laboral en Operación de Sistemas Informáticos de Computación

INCAP

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EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Access Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Heladio Polo Castro

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 02 - Enero 2011 Access Básico-Avanzado 2

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Contenido
PRESENTACIÓN__________________________________________________________ 5 GUÍA METODOLÓGICA ____________________________________________________ 6 LOGROS GENERALES ____________________________________________________ 9 1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 ___________________________________________ 10 1.1. Bases de Datos en Access: 10 1.2. Introducción: 10 1.2.1. Entorno Básico de Access 2010: 11 1.2.2. Comandos del Menú Archivo 11 1.2.3. Conceptos Básicos de Objetos en Access 12 1.2.4. Base de Datos Relacional 14 1.2.5. Registro (base de datos) 15 1.2.6. Campo (Columna): 15 1.2.7. Tabla (base de datos) 16 1.2.8. Clave Principal: 17 1.2.9. Clave Foránea: 17 1.2.10. Relaciones: 17 1.2.10.1. Relaciones Uno a Uno: 17 1.2.10.2. Relaciones Uno a Varios: 17 1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: 17 1.3. Pasos para diseñar una Base de Datos Relacional: 18 1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propósito de la base de Datos): 18 1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): 18 1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): 18 1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): 19 1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): 19 2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 ___________________________________________ 24 2.1. Determinar el Propósito De La Base De Datos: 25 2.2. Determinar las tablas (Entidades) requeridas: 25 2.3. Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla: 26 2.4. Modelo Entidad- Relación: 26 2.4.1. Realizar el mantenimiento de la base de datos: 27 2.4.2. Implementación de la Base De Datos en Access: 28 2.5. Inicio con Access: 28 2.6. Crear Tablas En Access: 29 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas 32 2.8. Crear Las Relaciones pertinentes en Access: 33

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Diseño de Subformularios: 45 2. Consultas de selección básicas con una sola tabla: 54 3.2.1. Consultas de selección con más de una tabla y campos calculados: 58 3. Importando tablas de Excel 89 4.5. Añadir controles de comando en un Formulario: 40 2.2. ¿Por qué utilizar un informe? 72 3.1. ¿Qué es un informe? 72 3.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2.4. Consultas de actualización.10.1.13. Consultas de selección parametrizadas con más de una tabla: 63 3. Consultas de selección básicas con una sola tabla y el uso de criterios de selección: 57 3.1. Importar datos de otra Base de Datos Access 87 4.4.4. Diseño de Consultas de acción: 65 3.1. Añadir controles Visual a un Formulario: 39 2.5. Consulta de eliminación 68 3.4.5.1.11.1.1.1. Compactar y Reparar 91 4.1. Herramientas de Diagnóstico de Access 91 4.4.1. Creación de Formulario con Menús de Opciones en Access 2010 81 4.5.Subformularios: 47 2. Diseño de Cuadros combinados en Formularios .1. Diseño y creación de Consultas: 53 3.1.5.4.2. Diseño de Subinformes 76 3. Cómo negociar Exportaciones e Importaciones en Access 87 4.5. Diseñar e implementar el entorno gráfico (Formularios): 36 2. Copia de Seguridad o Backup 92 5.1.9. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3 __________________________________________ 53 3.1. Exportar Datos desde Access 90 4. BIBLIOGRAFIA __________________________________________________ 94 Access Básico-Avanzado 4 . Consultas de creación de tabla.2.1.1. Las Consultas de Totales 69 3.5.2. Creación de Informes: 72 3.2. 65 3.1. Exportar a Word y Excel 91 4. 67 3.3.1.2.1.12.14.3.3. Crear una Macro 79 3.2.1.5. Acciones más utilizadas 80 3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4 __________________________________________ 87 4.3.1. Creación de Macros Automáticas en Access 2010 79 3. Diseño de Cuadros de textos para cálculos en Formularios – Subformularios 49 3.5.2.1.

audiovisuales de apoyo. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. sistemas de evaluación. le ofrece además. CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace. El INCAP. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje. EDH: Estudiante Dice y Hace. BIBLIOGRAFÍA Access Básico-Avanzado 5 . GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. es decir. FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace. aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. recursos para que usted alcance sus metas. La institución le proporcionará un formador. está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos. y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). qué tanto conoce los contenidos de cada unidad. lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía. los alcances la importancia y el propósito del módulo. la metodología. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E PRESENTACIÓN En la actualidad. óptimo y eficaz de las herramientas ofimáticas más utilizadas a nivel empresarial. Uno de los recursos más valiosos es el humano y por ende la importancia de su preparación técnica para el adecuado desempeño laboral y la óptima utilización de los recursos informáticos adquiridos. permitiéndole alcanzar cargos medios dentro de una organización y brindarle la oportunidad de mejorar su nivel económico. Access Básico-Avanzado 6 . Es importante resaltar que el módulo es solo una guía básica que debe acompañarse de investigación. herramientas informáticas. y cultural. El presente módulo. en aras de alcanzar las competencias requeridas. lecturas técnicas y auto motivación. ejercicios prácticos extracurriculares. Herramientas tecnológicas fundamentales en nuestro quehacer empresarial. apoyo logístico. PowerPoint y Access. invierten gran cantidad de dinero en recursos (mano de obra capacitada. y así ubicarlo competitivamente en el entorno laboral actual. social. pretende de manera práctica y coherente. técnico. trabajo en equipo. las empresas en sus diferentes modalidades.). enseñar al estudiante el uso adecuado de Excel. etc. que le permitan administrar la información derivada de los diferentes procesos generados al interior de las mismas. Es por todo lo anterior que se hace necesario preparar al estudiante del programa técnico en el manejo competente.

Access Básico-Avanzado 7 . Los módulos guías utilizados por el INCAP.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E GUÍA METODOLÓGICA La estrategia metodológica del INCAP. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase. se busca fomentar en el estudiante el análisis. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Instructor  Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.  Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios. referenciados así: FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. para desarrollar cada uno de los cursos. lecturas y consultas de los temas. lecturas y consultas de los temas de clase etc. el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad. FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. comprende dos caminos: 1. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor. los cuales deben ser evaluados por el formador. desarrollo de casos. Las clases presénciales dictadas por el formador haciendo uso del método inductivo – activo 2. a través de talleres. Con esto. - - Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales. desarrollo de casos. a través de talleres. para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales. Sus características y recomendaciones de uso son:  A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E DIAGNÓSTICO INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________ Access Básico-Avanzado 8 .

2. Conocimiento. Producto y Desempeño Conocimiento. como en su formación personal y social. sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla  Aplicar estrategias que permitan crear un formulario . 4. Participa activamente y demuestra interés. 3. Barra de Opciones y Comandos importantes del menú Archivo. . mediante formularios. macros modificando su diseño y estructura con el fin de facilitar su operatividad  Diferenciar las distintas formas de realizar operaciones entre los diferentes programas de Office 2010 y Access.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Microsoft Access Logros Generales del curso Indicadores de Logros Generales  Conocer el entorno Básico: La ventana de Access. subformularios e Informes. Crea y diseña los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas. Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de datos en Access y con otras aplicaciones. aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de menús de opciones y diseña formulario tipo Splash Screen.  Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. 5.  Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos básicos de base de datos relacionales. registrando y configurando adecuadamente la información en las tablas creadas. la utilización de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas características que poseen los campos y sus propiedades en una tabla. Crea eficientemente base de datos y sus objetos. Evidencias Conocimiento y Desempeño Conocimiento y Desempeño Conocimiento y Desempeño. Producto y Desempeño Access Básico-Avanzado 9 MICROSOFT ACCESS 2010 1. tanto en la realización del proyecto final.

el movimiento de ventas en un determinado tiempo.  Aplicar estrategias que buscan plantear el diseño de una Bases de datos de acuerdo a un requerimiento. Además. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 Logros de Competencia Laboral 1. 1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos básicos de base de datos relacionales. como por ejemplo: los nombres de los clientes de mi negocio. actualizar. como fotografías e imágenes. Bases de Datos en Access: Introducción: Microsoft Access es un programa de manejo de Bases de Datos que integra el paquete de Office 2010.  Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. se utiliza para almacenar. manipular y recuperar la información con rapidez y eficacia. etc. en Access también puede incluir elementos gráficos. Puede almacenar cualquier tipo de información. el movimiento de inventario de una empresa.2. la utilización de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas características que poseen los campos y sus propiedades en una tabla.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. Indicadores de Logros Evidencias Conocimiento Desempeño Desempeño FDH (El Formador Dice Y Hace) 1. Barra de Opciones y Comandos importantes del menú Archivo. Access Básico-Avanzado 10 . los productos y sus diferentes características.  Conocer el entorno básico: la ventana de Access.1. administrar.

1.2.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. Entorno Básico de Access 2010: Barra de título Barra de Menús Cinta de Opciones Ventana de Objetos Área de trabajo 1. Comandos del Menú Archivo Guarda la Base de datos en otro dispositivo Almac.2.2. Guarda el objeto activo Abre una Base de datos ya creada Crea una base de datos nueva Guarda la Base de datos como Access 2000 o 2003 Permite configurar características importantes de Access Access Básico-Avanzado 11 .

3.2. Campos Registros Como ver la información en Formularios Un formulario le permite introducir cambios y observar más fácilmente un registro. Access Básico-Avanzado 12 . A cada columna se le llama CAMPO. en la que se guarda un conjunto de datos sobre un tema en concreto.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. También se compone de filas que contienen toda la información sobre un cliente en particular y todos los campos relacionados con ese cliente se encuentran llenos. se llaman REGISTROS y se ubican en forma secuencial es decir uno debajo del otro. Se compone de columnas que contienen un tipo específico de información. Conceptos Básicos de Objetos en Access Como almacenar información en tablas Una tabla es la unidad principal de almacenamiento de su base de datos.

Esta es una consulta de campos calculados Presente la información de manera atractiva en un informe Usted puede imprimir una tabla. La consulta real (recuperación de datos) se presenta en una forma muy parecida a una tabla. También puede ordenar y agrupar los datos en los informes. y obtener totales y subtotales más fácilmente que en otros objetos. un formulario o una consulta sin problemas. Usted le pide a Access que le muestre información que cumpla un conjunto de criterios y Access le da una respuesta de diferentes formas.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Localice la información con las consultas Las consultas sirven para recuperar información que usted ha introducido en las tablas o los formularios. Pero por lo general utilizará INFORMES para imprimir sus reportes. Usted puede que sus informes se vean más atractivos que una cuadrícula o un formulario. de una manera muy cómoda. Este es un informe de Clientes por Ciudad – Vendedor Access Básico-Avanzado 13 .

Las bases de datos son el método predilecto para el almacenamiento estructurado de datos. Así por ejemplo.2. Edad. y está compuesto por campos. El concepto básico en el almacenamiento de datos es el registro. Ciudad Origen. componente bibliográfico.oo $ 565.000. un registro correspondiente a un libro no es más que un elemento de un conjunto: biblioteca. etc. Los restantes son secundarios. las cuales representan elementos de datos individuales y se componen a su vez de filas o registros de datos. Sueldo. el registro empleados tiene los siguientes campos: DocIdent.000. clasificada en campos: título. hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas utilizan tecnología de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.000. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto.oo $ 489. Nombre y Apellidos son elementos o campos característicos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario.000.000. y propiedades secundarias o campos secundarios según definan o complementen el elemento representado por el registro. Una tabla es un conjunto de registros homogéneos con la misma estructura: DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Pérez Cárdenas Pardo Cuadros Edad 35 40 24 30 28 Ciudad Origen Cali Bogotá Bogotá Barranquilla Ibagué Sueldo $ 890. Por ejemplo. ese registro contiene toda la información asociada al libro.oo $ 750. Se puede hablar de propiedades características o campos característicos. Nombre.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. autor.oo $ 980. Los campos DocIdent. A su vez.4. Cada tabla está compuesta por columnas (Campos).oo Access Básico-Avanzado 14 . Apellidos. fecha de edición. Base de Datos Relacional Una base de datos relacional está compuesta por varias tablas relacionadas directa o indirectamente entre sí. etc.

2. un Campo es un conjunto de valores de datos de un tipo particular (Numérico. Se le asigna por defecto un código consecutivo (número de registro) que casi siempre es usado como índice o clave (principal o foránea) para su búsqueda recursiva.). entonces pueden relacionarse y constituyen una base de datos relacional: CodCargo C001 C004 C004 C003 C005 CodCargo DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456 Cargo Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza Apellidos Casas Pérez Cárdenas Pardo Cuadros C001 C002 C003 C004 C005 Gerente Director Departamento Secretaria Recepcionista Vendedor Asistente Departamento En el ejemplo anterior. puede extraerse la información relacionada en las dos tablas. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados. 1.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Cuando se tienen varias tablas con algún campo en común. Access Básico-Avanzado 15 .2. una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. aunque se sugiere que en el contexto de Bases de Datos se utilice el término campo (o valor de campo) para referirse específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila y una columna. un registro (también llamado fila) representa un ítem único de datos dentro de una tabla.6. por medio del campo común CodCargo. Moneda.5. En términos comprensibles. Ahora vamos a describir más detalladamente algunos conceptos indispensables para el adecuado diseño de una Base De Datos Relacional. Las columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas. Texto. y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. uno por cada Registro (fila) de la tabla. En el contexto de una Base De Datos Relacional. 1. El término campo es frecuentemente cambiado por el de columna al igual también se le da el nombre de atributo. etc. Campo (Columna): En el contexto de una tabla de base de datos relacional. Registro (base de datos) Un registro es un conjunto de Campos (Columnas) que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad.

El campo puede ser definido como un índice. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo. Las tablas se componen de dos elementos ya descritos anteriormente:   Campo: Corresponde al nombre de la columna. Proviene de una tabla separada llamada Programas) etc. A los campos se les puede asignar. En la definición de cada campo. Debe ser único y además de tener un tipo de dato asociado. Esto es útil a la hora de manejar varios campos en la tabla.7. Tabla (base de datos) Tabla Es un conjunto de información lógica y ordenada. haciéndola accesible mediante su nombre o su sinónimo (dependiendo del tipo de base de datos elegida). proviene de una tabla separada llamada ciudades) Documento Identidad(texto) CodPrograma (identificador tipo texto. donde se guardan los datos recolectados por un programa. una tabla que identifique el Estudiante puede tener los siguientes Campos:          CodEstudiante (identificador tipo carácter o texto. ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre sí. propiedades especiales que afectan a los registros insertados. 1. único para cada registro) Nombre (texto) Apellido (texto) Dirección (texto) Teléfono (Texto) Ciudad (texto.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Por ejemplo. organizada en Campos (Columnas) y Registros (Filas) la cual se encuentra relacionada íntimamente entre sí. además. En las bases de datos. debe existir un nombre único. se refiere al tipo de modelado de datos. con su tipo de dato correspondiente. Cada tabla creada debe tener un nombre único en la Base de Datos.2. Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla. Access Básico-Avanzado 16 .

10. los diferentes tipos de Relaciones que se pueden presentar en una base de datos relacional. La clave principal debe ser única. 1. Relaciones Varios a Varios: A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B le pueden corresponder varios elementos de la tabla A.2. a veces es necesario más de un campo para cumplir con dicho objetivo. Clave Foránea: Es un campo que siendo clave principal en una tabla.3. Relaciones Uno a Varios: A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un único elemento de la tabla A. Vamos a describir de manera básica pero comprensible. 1. 1.2. Relaciones: Es la asociación que existe entre las tablas.10.2.2. 1. Toda tabla por lo general debe tener un campo clave principal que cumpla con las condiciones para ser una adecuada clave principal. Clave Principal: Es un campo o conjunto de campos que hacen únicos e irrepetibles los registros en una tabla.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1.2.10.9.8. Nunca debe haber registros (Filas) que tengan el mismo valor como clave primaria. Relaciones Uno a Uno: A un elemento de la tabla A le corresponde un único elemento de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un único elemento de la tabla A.2.10.2. Toda base de datos relacional funciona mediante las relaciones que deben existir entre las tablas que la conforman.1. es la esencia fundamental y requiere de un gran domino de los conceptos básicos para lograr establecer las relaciones pertinentes. Access Básico-Avanzado 17 . se agrega a otra para establecer la relación pertinente entre dichas tablas. 1.

determine los nombres y los apellidos como campos independientes y si le es posible se recomienda que se manejen campos independientes para primer nombre. Vamos a enumerar algunas sugerencias para determinar los campos:     Cada campo de una tabla debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla.1. por ejemplo qué desearíamos saber de los Estudiantes. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): Este es el paso más sensible en el proceso de diseño. Se debe recolectar la información. esto nos da una idea de utilizar una tabla para los datos de los estudiantes y otra independiente para consignar los datos de los programas. Otra estrategia puede ser la de recolectar los formularios (facturas. si dirección.1. Por ejemplo. Una sugerencia para dividir la información en tablas es examinar los datos individualmente y determinar de qué trata realmente cada dato. segundo nombre.3.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. etc. defina lo que desea saber de cada tema. su documento de identidad. etc. solicitudes de pedido. Access Básico-Avanzado 18 . hablando con las personas que van a utilizar la base de datos.) que se utilizan actualmente para registrar los datos. la dirección de un estudiante nada tiene que ver con los programas que se dictan en el instituto. ya que todo lo expuesto en el primer paso no siempre presenta la información pertinente para llevar a cabo y con éxito el paso dos. primer apellido y segundo apellido. Pasos para diseñar una Base de Datos Relacional: 1. No incluya datos derivados o calculados. Paso Uno (Determinar El Propósito de la base de Datos): El primer paso que debe seguir al diseñar una base de datos.1. 1. es determinar el propósito de la misma y el cómo se va a utilizar.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): Para determinar los campos para cada tabla.2.1. Incluya toda la información que necesite. Determine que consultas desearían hacer estas personas a la base de datos y de esta manera diseñar los informes que se requieren de dicha base de datos.3. Por ejemplo. el nombre de un estudiante. De esta manera podremos averiguar la información que se desea obtener de la base de datos. mire los campos como atributos o características de la tabla. Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas.3.3. su teléfono. 1. recibos. sus nombres y apellidos. Se debe examinar la información que queremos obtener de la base de datos y dividirla en temas principales de los que deseamos realizar un seguimiento. su género.

Esto se hace debido a la información que se encuentra asociada por medio de los campos clave primaria y clave foránea establecidos para cada entidad (tabla). permite optimizar el diseño y mejorar su productividad. se debe crear las relaciones pertinentes que me permitan recuperar la información conjuntamente y cuyo origen puede ser de diversas tablas.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 1. Es posible haber olvidado incluir una tabla o un campo. FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) Access Básico-Avanzado 19 .4. es posible que se esté duplicando información en una tabla y se requiera crear una tabla adicional.3. 2.1. Todo esto. es de mucha utilidad cuando se presenten modificaciones al proyecto con el objetivo de mejorar el desempeño. 1. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): En este paso se estudia el diseño para detectar posibles errores. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): Después de terminados los pasos anteriores.8.1.3.6. es probable que tenga tablas con muchos campos y algunos de ellos permanezcan vacíos o es posible que una relación sea varios a varios lo cual no es permitido para la integridad y el óptimo funcionamiento de la base de datos.1. Paso Seis (Documentar la Base de Datos) Este paso se ocupa de escribir detalladamente la forma cómo se creó la Base de datos y sus diferentes objetos. es explicar los diferentes procesos que permiten interactuar eficientemente el usuario con ella.5.

dependiendo de la propiedad formato del campo.535 caracteres. Access asigna Texto como tipo de dato predeterminado a un campo. Se incrementa de uno en uno a partir del número 1  Si/No: es un campo de tipo lógico.  Número: hay varios subtipos de datos numéricos disponibles. No es posible declararlos como clave principal.  Fecha/Hora: Se utiliza para el manejo de este tipo de datos.  Hipervínculo: Almacenan páginas Web direcciones URL o Correos Electrónicos. puede contener hasta 255 caracteres (letras y números). con un dato de tipo auto numérico podemos alcanzar hasta 2.  Moneda: es un dato fijo especial provisto de cuatro lugares decimales diseñados para evitar errores de redondeo.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Miremos ahora los Tipos de Datos utilizados en Access:  Texto: Son los más comunes. Coloca el signo monetario ($)  Autonumeración: es un valor numérico entero largo que se ajusta automáticamente a un nuevo registro. permitiendo determinar su presentación mediante la propiedad Formato del campo. No puede ser clave principal.000 millones de registros.  Objetos OLE: Permite incluir gráficos de mapas de bits o de tipo vector.  Memo: Pueden contener ordinariamente hasta 65. que puede ser 1 para Sí (Verdadero) o 0 para No (falso). Utilizados para proporcionar comentarios descriptivos. Para seleccionar el subtipo apropiado se debe acceder a la propiedad tamaño del campo. Puede contener números y letras al mismo tiempo. o Access Básico-Avanzado 20 .

Ejemplo: En campo Teléfono: (000)-9999999…sirve para digitar números fijos con DDN y/o celulares.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E  Calculado: Los campos de tipo calculado permiten crear expresiones matemáticas utilizando todos los campos de la tabla actual. En campo Código de Cliente: >L-0000…. Ejemplo: En campo Fecha:=fecha()…muestra la fecha actual.  Máscara de entrada: Son cadenas de caracteres parecidas a las utilizadas en la propiedad Formato. En los datos de tipo numérico se determina el tamaño del campo seleccionándolo de una lista desplegable. de entrada. La fecha actual es un valor utilizado comúnmente como predeterminado. Un ejemplo sería Código Estudiante que como título reemplazaría a CodEstudiante que es el nombre del campo. Access Básico-Avanzado 21 . o un rango de números : Entre 15000 y 50000  Texto de Validación: Será texto que aparecerá como mensaje si el dato introducido no satisface la regla de validación.sirve para digitar de una forma más fácil las fechas de nacimiento. En formato: dd/mm/aaaa  Título: Se utiliza para hacer que aparezca un nombre diferente al nombre del campo y en él utilizar si se requiere espacios en blanco o caracteres especiales.  Valor Predeterminado: Me permite especificar un valor que Access introducirá automáticamente en el campo cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. etc.  Formato: Esta propiedad no afecta los valores de los datos sino la forma en que aparecerán los datos o valores. Vamos a describir brevemente las Propiedades de los campos más importantes:  Tamaño del campo: Esta propiedad determina el tamaño de los datos tipo texto. En campo de tipo Fecha: 00/00/0000. de ventas. por ejemplo: como regla de validación (>17) si deseamos que no se digiten valores menores o iguales a 17. que determinan el modo de mostrar los datos durante su introducción y modificación.sirve para escribir una letra mayúscula seguida de un guión y 4 dígitos._ ….  Regla de validación: Me permite establecer un criterio de evaluación para los datos que serán introducidos en el campo.. por ejemplo si se requiere que no se puedan introducir valores menores a una cantidad establecida se digitará.0. Para utilizar el asistente de máscaras de entrada se da clic en el botón generador (…). No es aplicable a los datos tipo Objeto OLE. de salida. de ingreso. prohibidos en los nombres de los campos.

Una Base de Datos Relacional está compuesta por una sola Tabla de datos. en la tabla de abajo. se obliga a introducir un valor en el campo respectivo. Las columnas de una tabla se llaman Registros. Nombre del campo Código Producto Nombre Vendedor Precio Compra Dirección Cliente Página Web Fecha Nacimiento Activo Imagen JPEG Tipo de Datos Ejemplo Responda si es Falso o Verdadero y justifique su respuesta al lado de los enunciados siguientes: 1. _____ ¿Por qué? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 2.  Indexado: Podemos establecer esta propiedad en NO o también determinar el campo como índice que permita datos duplicados o como índice que no permita datos duplicados. EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: Realice este taller en donde Ud. Una clave principal se diferencia de una clave foránea en que la clave principal identifica al registro como único en esa tabla y la foránea. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. se agrega a otra para establecer la relación pertinente entre dichas tablas _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Access Básico-Avanzado 22 .I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E  Requerido: Si el valor de esta propiedad es SÍ. tiene que colocar el tipo de datos y un ejemplo que corresponda al campo especificado.

ej: de DD a Mem. Para trabajar en un campo con decimales en una tabla se debe configurar el campo Número en la propiedad Tamaño del campo como simple o Doble ______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 9. En el Tipo de datos Autonumeración se incrementa el número de 10 en 10 y además se puede digitarlo. USB) ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 7. _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 5.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 4. La vista diseño en Access se utiliza para observar y modificar la configuración interna de los distintos objetos ______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 10. Los Formulario se utilizan para imprimir información con subtotales y totales. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Valoración de Evidencias: Access Básico-Avanzado 23 . _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. La opción Guardar del Menú Archivo se utiliza para cambiar la versión de Access a 2000 o a 2003. como también cambiar de lugar de almacenamiento (p. Las consultas nos permiten editar datos y actualizarlos afectando a las tablas especificadas. En las tablas se pueden incluir datos con campos calculados. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 6.

utilizando los pasos para el diseño mencionados en el apartado anterior. Primero. Indicadores de Logros  Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos. mediante formularios. comencemos con el diseño de la base de datos.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2. estableciendo las normas de integridad referencial en ellas  Aplicar estrategias que permitan crear un formulario . Crea eficientemente base de datos y sus objetos. sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla  Analizar y aplicar los vínculos entre tablas relacionales . registrando y configurando adecuadamente la información en las tablas creadas. Access Básico-Avanzado 24 . pasaremos a la parte práctica creando una pequeña Aplicación De Base De Datos Relacional. utilizando como gestor de base de datos Microsoft Access. subformularios e informes modificando su diseño y estructura con el fin de facilitar su operatividad  Conocer las técnicas para actualizar registros en tablas mediante la creación de consultas  Establecer y definir fórmulas y funciones básicas en la creación de consultas de datos Evidencias Desempeño Desempeño Producto Conocimiento Desempeño FDH (El Formador Dice Y Hace) Teniendo en cuenta lo aprendido conceptualmente. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 Logros de Competencia Laboral 1.

Es fácil determinar que debemos conocer toda la información que corresponda a los Vendedores y es así que debemos crear una tabla que contenga dicha información. Debemos tener en cuenta que la fuerza de ventas tiene a su cargo unos clientes a los cuales se les debe vender los productos de la empresa. para ello se necesita conocer toda la información correspondientes a ellos. procederemos a establecer las tablas que se requieren para organizar la información de manera lógica y adecuada. Conocer y controlar los datos personales de los clientes que pertenecen a la empresa. esta tabla llevará el nombre de DETALLE PEDIDOS Access Básico-Avanzado 25 . 2. Conocer y controlar las ventas de productos vendidos por los asesores comerciales de la empresa. . teniendo en cuenta los siguientes aspectos:        Controlar y conocer las ventas de productos comprados por los clientes de la empresa. Empecemos analizando que información necesitamos.1. debemos de controlar este proceso creando para ello una tabla que me permita consignar tanto los clientes que efectúan las compras como los productos vendidos. para ello se debe crear una tabla que almacene dicha información y a la cual llamaremos CATEGORIAS. Conocer todo lo pertinente a los vendedores y los tipos de cargo desempeñado por ellos. Anexa a esta tabla se necesita grabar los ítems de productos vendidos a los clientes mediante un pedido con sus respectivas cantidades. se necesitan conocer las distintas categorías de productos que se disponen. a esta tabla le daremos el nombre de PRODUCTOS. Determinar las tablas (Entidades) requeridas: Basándonos en el propósito enunciado. y teniendo en cuenta que uno de los objetivos principales es el de vender los productos a los clientes y/o consumidor final. Conocer todos los detalles de los productos disponibles para ventas de la empresa. esta tabla llevará el nombre de PEDIDOS.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2. a esta tabla le daremos el nombre de CLIENTES. Por último. para ello se necesita conocer toda la información pertinente a ellos.2. Conocer y controlar las ventas por categoría de productos hechas a los clientes. Para que la empresa sea rentable se necesita comercializar los productos que ella ofrece. Conocer las ventas de productos por forma de pago realizadas por los clientes. Si deseamos controlar y conocer que tipos de productos se venden. Determinar el Propósito De La Base De Datos: Se creará una base de datos que permita gestionar y controlar las ventas de productos de una distribuidora de Alimentos a sus clientes. a esta tabla le daremos el nombre de VENDEDOR.

Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla: El paso a seguir es. El modelo entidad relación organiza y representa los datos en forma de tablas o relaciones El modelo entidad-relación es el modelo conceptual más utilizado para el diseño de bases de datos.1. Conseguiremos entonces lo siguiente: VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso CATEGORIAS Id_Categoria Descripcion Observaciones PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha entrega Forma de Pago PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio Compra Existencia Imagen CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Dirección Doc_Identificacion Teléfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo Electronico Foto DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total_ linea CARGOS Cod_Cargo Entidad. establecer que información debo consignar en cada una de las tablas. El modelo Access Básico-Avanzado 26 . seguimos las sugerencias mencionadas en el apartado 2.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Terminado el proceso de análisis observamos que tenemos las siguientes tablas para crear:       VENDEDOR CLIENTES PRODUCTOS CATEGORIAS PEDIDOS DETALLE PEDIDOS 2. Modelo Cargo Salario Para establecer las relaciones entre las tablas.2. Paso Tres (Determinar los campos necesarios).4.Relación: 2. es prudente mencionar la necesidad de utilizar el Funciones Modelo Entidad Relación. no sin antes definir brevemente dicha herramienta de modelado de datos.3. Para ello.

Access Básico-Avanzado 27 . Realizar el mantenimiento de la base de datos: Este proceso se debe realizar después de cada uno de los procesos anteriores y de esta manera perfeccionarlos para crear una aplicación óptima y eficiente.4.1.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E entidad-relación está formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas. desarrollo e implementación de bases de datos. No hay que olvidar que difícilmente se podrá tener un diseño perfecto a la primera vez y esto es algo con el que debemos vivir quienes nos dediquemos al diseño. Miremos como quedaría el Modelo Entidad Relación de nuestra aplicación: PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha Entrega Forma de Pago DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total linea PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio compra Existencia Imagen VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona Atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso CATEGORIA Id_Categoria Descripcion Observaciones CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Dirección Doc_Identificacion Teléfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrónico 2.

4. en donde las XX corresponden al número del grupo del Estudiante. Implementación de la Base De Datos en Access: Ahora. Luego de dar clic sobre la opción Base de datos en blanco aparece un panel donde podemos dar el nombre a la nueva base de datos y seleccionar la ubicación o carpeta donde se almacenará. pasaremos a conocer el gestor de bases de datos Access y a implementar nuestra aplicación en tal herramienta: 2.5.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2. En nuestro caso le daremos el nombre de Distrialimentos UIXX. además de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se está conectado a Internet) vínculos a artículos populares de Office Online. Inicio con Access: Al abrir Access lo primero que se muestra es la siguiente pantalla: Página de Introducción a Microsoft Office Access 2010 Esta Esta página ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño profesional.2. También podemos observar la opción Base de datos en blanco que nos permitirá crear nuestra nueva aplicación. Access Básico-Avanzado 28 .

6. En las Herramientas de Tabla . la opción Hoja de propiedades permite observar las propiedades de la tabla y la opción Índices permite establecer los campos que se desean indexar en la tabla. Crear Tablas En Access: Estamos listos para crear nuestra primera tabla. Miremos como quedaría nuestra primera tabla VENDEDOR: Access Básico-Avanzado 29 . a la cual daremos el nombre de VENDEDOR. Automáticamente aparece el entorno de Vista Diseño. en nuestro caso digitamos VENDEDOR luego damos clic en el botón Aceptar. con sus herramientas respectivas y con el diseñador de tablas.etiqueta Diseño encontramos la opción Clave Principal que me permite determinar el campo o campos que oficiarán como clave principal en la tabla. en donde podremos establecer los campos y sus propiedades según nuestros requerimientos. desde aquí podemos crear nuevos campos si lo deseamos. Access nos ubica en el entorno de una nueva tabla en vista hoja de datos. 2. pero se aconseja crear los mismos desde la Vista de Diseño de la siguiente manera: Damos clic en la opción VER e inmediatamente aparece un cuadro de diálogo que nos pide el nombre de la tabla. Por defecto.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Al dar clic en el botón Crear aparecerá una nueva ventana como la que se muestra a continuación.

Las propiedades es otro aspecto que se debe tener en cuenta para el adecuado diseño y fabricación de la tabla. se declarará como Autonumeración. Tipo Vendedor se declaran como tipo texto y FechaIngreso se declara como Fecha/hora. Apellidos. será el texto que aparezca en la barra de estado cuando se seleccione un campo determinado. EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: El estudiante creará las tablas restantes de la siguiente manera: Nombre Campo Id_Categoria Descripcion Observaciones CATEGORIA Tamaño Tipo Dato Entero Largo 15 ---o--Autonumeración Texto Memo Clave Principal ---o-----o--- Nombre Campo Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentación PRODUCTO Tamaño Tipo Dato Entero Largo 40 Entero Largo 20 Autonumeración Texto Número Texto Clave Principal ---o-----o-----o--- Access Básico-Avanzado 30 . Departamento. Para crear las demás tablas propuestas hay que ir al menú Crear y dar clic en icono Diseño de Tabla. Zona atendida.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E El campo: Id_Vendedor. la descripción es opcional y en caso de estipularse. los campos Nombre. teléfono.

establecer su formato a Porcentaje y Valor Predeterminado: 0 En el campo Total_linea. En el campo Descuento. en Expresión: establecer una fórmula así (escríbela según imagen) Nota: El estudiante establecerá las siguientes máscaras de entrada en las tablas anteriores. hay que dar clic derecho en la etiqueta superior y seleccionar Guardar Access Básico-Avanzado 31 ._ En los campos de Teléfono: (000)-9999999 Por último para dar el nombre respectivo a la tabla diseñada. en los campos Fecha: 00/00/0000.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E PrecioCompra UnidadesEnExistencia Imagen Nombre Campo Id_Cliente NombreCompleto Dirección Doc_Identidad Teléfono Ciudad Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrónico Moneda Entero Número Objeto OLE CLIENTE Tamaño Tipo Dato 5 40 60 Entero Largo 15 30 ---o--Entero Largo ---o--Texto Texto Texto Número Texto Texto Fecha/Hora Número Hipervínculo ---o-----o-----o--- Clave Principal ---o-----o-----o-----o-----o-----o-----o-----o--- Nombre Campo Id_Pedido Id_Cliente FechaPedido FechaEntrega FormaPago PEDIDOS Tamaño Tipo Dato Entero Largo 5 ---o-----o--Entero Autonumeración Texto Fecha/Hora Fecha/Hora Texto Clave Principal ---o-----o-----o-----o--- Nombre Campo Id_Pedido Id_Producto PrecioVenta Cantidad Descuento Total_Línea DETALLE PEDIDOS Tamaño Tipo Dato Entero Largo Entero Largo ---o--Entero Largo Simple Entero Número Número Moneda Número Número Calculado Clave Principal Principal ---o-----o-----o-----o--- En esta tabla se debe de establecer en los campos clave principal. así: En el campo de ID_CLIENTE (TABLA CLIENTE) :>L-000. en la propiedad Indexado: Si(Con Duplicados) con el fin de evitar la doble digitación de productos en un mismo pedido.0.

luego da clic en la pestaña Búsqueda.”MAYORISTAS”. ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 2. luego da clic en la opción Mostrar control y selecciona Cuadro combinado.”AUTOSERVICIOS” Y por último selecciona la opción Limitar a la lista escoge SI Vamos a abrir la tabla Pedido y luego ubícate en el campo FormaPago. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas Vamos a abrir la tabla Vendedor y luego ubícate en el campo Tipo Vendedor. luego en la opción Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista (separado por punto y coma): “CONTADO”. luego en la opción Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista: (separado por punto y coma) “TIENDAS”.7. ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores. luego da clic en la pestaña Búsqueda.”CREDITO” Y por último selecciona la opción Limitar a la lista escoge SI Luego da clic en guardar para que aplique las modificaciones a los campos de la tabla Access Básico-Avanzado 32 . luego da clic en la opción Mostrar control y selecciona Cuadro combinado.

Luego damos clic sobre la opción Relaciones Aparece entonces un cuadro de diálogo que muestra las tablas para agregar. Si no aparece el cuadro de diálogo automáticamente. Crear Las Relaciones pertinentes en Access: Para establecer relaciones entre las tablas. Access Básico-Avanzado 33 . luego seguiremos los siguientes pasos: Seleccionamos la pestaña o etiqueta Herramientas de base de datos y aparecerá la barra de herramientas respectiva. De esta manera agregamos una a una las tablas. dando doble clic sobre ellas o seleccionándolas todas y dando clic sobre el botón Agregar. y finalizamos dando clic en el botón Cerrar. primero tenemos que previamente cerrarlas todas. damos clic sobre la opción Mostrar tabla.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2.8.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Para crear las relaciones. Se debe tener en cuenta. 27) obtendremos un modelo relacional como el que observamos a continuación: Access Básico-Avanzado 34 . Al final de crear todas las relaciones pertinentes establecidas en el Modelo Entidad Relación (pág. debemos organizar las tablas de tal manera que la ubicación de las mismas facilite dicho proceso. al colocar el puntero sobre el campo soltamos y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo (Modificar relaciones). en nuestro caso miremos el ejemplo mostrado en la imagen: De la tabla VENDEDOR seleccionamos el campo ID_VENDEDOR y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar el campo ID_VENDEDOR de la tabla CLIENTES. Actualizar en cascada y Eliminar en cascada. (Habilitar las tres casillas de verificación) También podemos seleccionar el tipo de combinación o si se requiere crear una nueva relación. opciones imprescindibles para lograr establecer relaciones óptimas entre las tablas. que debemos seleccionar la clave principal de la tabla principal de la relación y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar la clave foránea de la tabla relacionada. El cuadro de diálogo Modificar relaciones nos permite Exigir integridad referencial.

1.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E EDH (El Estudiante Dice y Hace) Realiza este taller propuesto de creación de tablas con sus tipos y propiedades correspondientes. Luego cree las tablas descritas en las gráficas de abajo: 3. Colóquele a los campos tipo fecha y de Teléfono. Cree una base de datos de nombre : NOMINA UIXX 2. Luego establezca las relaciones pertinentes entre las tablas. Son en total cuatro (4) relaciones 4. las máscaras de entrada correspondientes ya aprendidas en clase Valoración de Evidencias: Access Básico-Avanzado 35 . Luego digite al menos 4 registros por tabla 5.

En primer lugar debemos seleccionar la pestaña o etiqueta Crear. también nos presenta un modo eficiente de introducir los datos. FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) Miremos como crear y personalizar el formulario que me permitirá registrar los datos de la tabla VENDEDOR. de mostrarlos para su visualización y de imprimirlos para su distribución. luego identificamos las opciones para crear formularios. Algunas de las ventajas de utilizar formularios son:      Presentar los datos en un formato atractivo. ¿Por qué utilizar un formulario? Los formularios proporcionan una forma sencilla de introducir y ver los datos. Diseñar e implementar el entorno gráfico (Formularios): Un formulario proporciona una forma de introducir los datos en la base de datos. Access Básico-Avanzado 36 . pues nos ahorra tiempo y evita errores. líneas. datos. Contener Gráficos y Botones ActiveX Mostrar datos de varias tablas. botones de control y colores). En un formulario podrá utilizar diversos elementos de diseño (texto. Nuestro primer formulario lo crearemos utilizando el asistente y luego lo personalizaremos de manera tal que al final obtengamos el formulario adecuado según nuestras necesidades. imágenes.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E FDH (El Formador Dice Y Hace) 2. Automatizar tareas que realiza habitualmente. Puede ver todos los valores de un registro. Calcular totales.9.

El botón (<<) Quita todos los campos de la lista al mismo tiempo. Luego damos clic en el botón siguiente (>). El botón (<) Quita cualquier campo que se encuentre resaltado en la lista. utilizando el botón (>>). damos clic en la opción Asistente para formularios Aparece el cuadro de diálogo Asistente para formularios en donde desplegamos el cuadro combinado correspondiente a la opción Tablas/Consultas y de la lista seleccionamos la tabla deseada. Access Básico-Avanzado 37 . se pueden agregar uno a uno mediante el botón (>) o en un solo paso agregarlos todos. seleccionamos la tabla PRODUCTOS.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Como nuestra intención es crear el formulario utilizando el asistente. en nuestro caso. El paso a seguir es adjuntar los campos disponibles a los campos seleccionados.muestra un solo registro por pantalla) y damos clic en el botón Siguiente. En este cuadro de diálogo el sistema nos pide seleccionar la distribución que deseamos para el formulario (Se recomienda En Columnas .

Podemos observar terminado el proceso. Luego. 2. luego entrar a Internet . En nuestro caso dejaremos el sugerido por el sistema y damos clic en el botón Finalizar. ahora vamos a aprender cómo se aplica un campo tipo OLE en Access. Pasar a Access y en campo Imagen de la tabla Producto.Google y buscar sobre el tema pertinente.CTRL +V 5.(Imágenes tipo JPG) 3. el formulario con una apariencia similar a la mostrada en la siguiente imagen: Insertar objetos OLE en una tabla de datos Como observamos en la gráfica falta la IMAGEN del producto a vender. así: 1. colocarse en campo IMAGEN. Pulsar la tecla F5 para actualizar el último cambio efectuado. dar clic derecho – Pegar.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Ahora debemos digitar el título que queremos que aparezca en el formulario. Primero se debe pasar a la vista diseño en la tabla PRODUCTO. Seleccionar imagen encontrada y dar clic derecho –Copiar sobre ella – CTRL+C 4. Access Básico-Avanzado 38 .

ves al menú Inicio – Ver y luego selecciona Vista Diseño El área de diseño consta de tres secciones. La sección Pie de formulario. los cuales estudiaremos los más importantes a continuación: Un control no es más que un objeto que muestra datos. Access Básico-Avanzado 39 . La siguiente imagen de abajo muestra las diferentes secciones de Diseño de un formulario con el menú de los controles Visuales. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. La sección Detalle.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Ahora si queremos mejorar la apariencia del formulario hay que ir al menú Herramientas de Diseño de formulario y luego dar clic en las opciones –DISEÑO-ORGANIZAR . Aunque se visualicen varios registros en una pantalla. Añadir controles Visual a un Formulario: Para pasar al modo de Diseño de Formularios. en ella colocamos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.10. realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo. debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.FORMATO: Para dar estilos de color fondo Para insertar elementos importantes 2. o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. en ella aparecerán los registros del origen del formulario. así: La sección Encabezado de formulario. un botón de comando para abrir otro formulario o informe. un cuadro combinado para mostrar datos mediante una lista definida o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos.

este otro . Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Access Básico-Avanzado 40 . Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño. por ejemplo: el de la tabla Productos. ejecutar una macro. Control imagen registro.11. o para presentar un campo de tipo Sí/No. 2. Ejemplo: una dirección de página Web. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Los siguientes son los tipos de controles más importantes: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo. por ejemplo abrir otro formulario. sino. etc. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. Añadir controles de comando en un Formulario: Para comenzar a añadir este tipo de control en un formulario. ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar distintas acciones predefinidas. o para aceptar la entrada de datos de un usuario. por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. Botón de comando . Botón de opción . borrar el registro. para insertar imágenes en el formulario. el botón tendrá este aspecto . primero tienes que crear el formulario de la tabla respectiva. Si el campo contiene el valor Sí. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Cuadro combinado . esta imagen no variará al cambiar de Línea para añadir una línea en el formulario. Para insertar un hipervínculo tenemos el botón . Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor. texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Se utilizan para de un modo más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. para su buena definición se debe de presionar la tecla mayúscula o Shift mientras se traza la línea en el formulario. Cuadro de texto se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario.

enseguida aparecerá un cuadro de diálogo llamado Asistente para botones de comado. Por último le damos el nombre al botón de comando insertado en el formulario.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Pasos: Ir al menú Controles Visuales y seleccionar el botón comando cuadrícula del Pie del formulario . y dibujar un rectángulo en la Luego. donde allí encontramos las distintas acciones para asignarlas al botón que acabamos de insertar. Access Básico-Avanzado 41 . para asignarle algunas PROPIEDADES al botón anterior hay que ir al menú Herramientas de diseño de formulario –Diseño y luego dar clic en el icono y luego dar clic en el icono en la ficha OTRAS . Ahora. seleccionamos que imagen o que texto tendrá el botón y damos clic en Siguiente (>). luego seleccionamos la acción pertinente y damos clic en Siguiente (>).en la opción Texto de la barra estado escribimos el mensaje correspondiente al botón especificado.

en la ficha Otras en la opción Emergente colocamos SI (para mejorar la apariencia del formulario a modo de ventana Windows y para bloquear ciertos procesos sobre el formulario. Luego.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Luego. el paso a seguir será modificar las propiedades del Formulario. en el formulario PRODUCTOS vamos a hacer que en el campo Id_categoria no se tenga que digitar un código numérico sino seleccionar de una lista la opción deseada. después de insertar varios botones de comando asociando a ellos procesos recurrentes sobre las tablas y la base de datos. Insertar un control de cuadro combinado en el mismo sitio donde estaba el anterior cuadro de texto. Por ejemplo. Aplicación de controles Cuadros Combinados en un Formulario La utilización de cuadros combinados en un campo clave foránea de un formulario es muy útil para agilizar la entrada de datos a una TABLA debido a que el usuario no tiene que recordar todos los códigos pertenecientes a ese campo. Pasos 1 Ubicar campo de Id_categoria en formulario Productos. con el fin de darle un mejor aspecto estilo Ventana. dibujando un rectángulo alargado 3. luego borrar campo con tecla suprimir. en la ficha Formato en la opción Selectores de Registro y en la opción Botones de Desplazamiento colocamos NO. Luego selecciono la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla o consulta y Siguiente > 4. como por ejemplo: Acceso a la vista diseño) Por último para ver el resultado final damos clic derecho sobre la barra de título del Formulario y seleccionamos la opción Vista Formulario. Luego dependiendo del campo que deseas aplicar debes de escoger la tabla adecuada en este caso sería Categoría y Siguiente > Access Básico-Avanzado 42 . 2.

Seguidamente paso los campos pertinentes al cuadro de la derecha pulsando el botón >> (Id_Categoria y Descripcion) y siguiente > 6. Luego se configura el ancho de la columna en cuadro combinado.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 5. 7. En el siguiente paso se debe establecer el campo de texto (Descripcion) para que aparezca ordenado en el cuadro combinado al momento de utilizarlo en el formulario. se debe dejar habilitada la casilla de verificación de OCULTAR LA COLUMNA CLAVE y Siguiente > Access Básico-Avanzado 43 .

Por último se escribe el nombre de la etiqueta del cuadro combinado. 9.(Nombre Categoría) Recuerda!! Que despues de insertar nuevos cuadros combinados en un formulario hay que configurar el orden de tabulación de los campos en el mismo. sólo basta dar clic sobre el cuadro combinado y pulsar en el icono Y luego arrastramos el cuadro combinado al orden de digitación ideal La vista Formulario final será la siguiente aplicando el cuadro combinado ya creado por Ud.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 8. Seguidamente se asigna en que campo de la tabla se debe almacenar la opción seleccionada del cuadro combinado. Access Básico-Avanzado 44 .

hay que ir al menú Crear y luego dar clic en icono Asistente para formularios en donde primero tenemos que seleccionar la TABLA PRINCIPAL (PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botón (>>) Seguidamente en la misma lista seleccionamos la TABLA SECUNDARIA (DETALLE PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botón (>>) excepto el campo Id_pedido. Luego pulsar botón Siguiente (>) Ahora en este paso nos pregunta cómo deseamos ver los datos. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. (Por Pedidos) debemos seleccionar Formulario con Subformularios. Luego. Luego pulsar botón Siguiente (>) Access Básico-Avanzado 45 .12. (Ver el diseño de Relaciones de tablas) Actividad: Clientes Vamos a crear un Subformulario de Facturación y Liquidación de Pedidos a Los pasos a seguir son los siguientes: Primero hay que definir y diferenciar QUÉ tabla es PRINCIPAL. entre PEDIDOS y DETALLE PEDIDOS.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2. Diseño de Subformularios: Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal.

Finalmente aparece el formulario FACTURACION CLIENTES con su Subformulario respectivo. Luego pulsar botón Siguiente (>) En este paso debemos colocar los nombres tanto del Formulario principal (FACTURACION CLIENTES) como el del Subformulario vinculado (DETALLE DE PEDIDO).I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E En este paso debemos seleccionar Tabular que es cómo se va a presentar el Subformulario. Luego pulsar botón Finalizar. (Recomendado). (Ver imagen) Este es el Formulario de Facturación a clientes (Tabla Pedidos y Detalle Pedidos) Access Básico-Avanzado 46 .

13.Subformularios: La utilización de cuadros combinados en formularios es de mucha eficiencia y rapidez pues nos abrevia sabernos todos los códigos de un elemento o persona en una base de datos. de la siguiente forma : En el primer paso se selecciona la tercera opción: Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en el cuadro combinado. en este caso será sólo el campo Id_Pedido (Número del Pedido) para tal efecto hay que dar clic en el botón (>) Luego dar clic en botón siguiente (>) Access Básico-Avanzado 47 .I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2. Diseño de Cuadros combinados en Formularios . Luego dar clic en botón siguiente (>) En este paso se seleccionan los campos que van a aparecer en el cuadro combinado. Por ejemplo: Consultar los pedidos realizados por determinado cliente teniendo como base el número del pedido Los pasos para lograr esto son los siguientes: . ir al menú de Herramientas de Diseño – en controles dar clic en el botón (Cuadro combinado) e insertarlo en la sección Detalle del formulario Principal Luego seguiremos el asistente de cuadros combinados. ir al menú Inicio y seleccionar la Vista diseño Luego.Después de haber creado el formulario principal (FACTURACION CLIENTES). los podemos utilizar para consulta de un registro en particular.

además se oculta la primera columna -campo clave (Recomendado) Luego dar clic en botón siguiente (>) En este paso colocamos el nombre de la etiqueta para el cuadro combinado que deseamos implementar en el formulario. Además añadir los campos DIRECCION Y CIUDAD de la tabla CLIENTES en el formulario Pedidos (Principal) Access Básico-Avanzado 48 .I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E En este paso establecemos el ancho de la(s) columna(s) de la lista en donde aparecerán los datos. ahora para interactuar con el formulario sólo queda pasar a la Vista Formulario y dar clic en la lista del cuadro combinado Luego veremos cómo se muestra el registro que deseamos en pantalla RECUERDA!! Debes de insertar y aplicar cuadros combinados en los campos de ID_CLIENTE e ID_PRODUCTO para facilitar la digitación de datos. para ello escribe en la casilla lo siguiente: Seleccione Número Pedido. Luego dar clic en botón Finalizar Y seguidamente aparecerá el formulario con el cuadro combinado ya listo.

Diseño de Cuadros de textos para cálculos en Formularios – Subformularios Ahora vamos a insertar cuadros de textos para aplicar en ellos cálculos matemáticos que nos faciliten efectuar mediciones de los campos de tipo numéricos. cálculos y aplicar funciones sobre los campos de las tablas de una base de datos) En la ficha Otras. I.A = 16% Pasos: Ve al menú Inicio y activa la Vista Diseño en el formulario FACTURACION CLIENTES y Ahora. el Iva 16% y el Neto a pagar. en la opción Bloqueado seleccionar de la lista –SI.y después en Origen del control. en la opción Nombre colocamos SUBTOTAL Access Básico-Avanzado 49 .V. dar clic en (…) seguidamente nos aparecerá una cuadro de diálogo llamado Generador de expresiones (Se utiliza para crear Fórmulas. como por ejemplo: Calcular el Subtotal del pedido.(TABLA DETALLE PEDIDO) Cuadro de texto que muestre el subtotal del pedido Luego vamos a las Propiedades del cuadro de texto y damos clic en la ficha Datos. vamos al menú de controles Visuales y dar clic en el icono de cuadro de texto enseguida dibujamos un rectángulo pequeño en el Pie del formulario.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 2.14.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Primero dentro del recuadro añadimos el signo igual (=). Recuerda!! Grabar todas las modificaciones que haces al formulario para poder utilizar los cuadros de textos posteriormente. luego ubicamos en Categorías de expresión el campo TOTAL_LINEA. Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el IVA del pedido. Luego en la ficha FORMATO en la opción Formato seleccionar Moneda y Lugares decimales seleccionar 0 (cero). para ello realizamos los mismos pasos y la fórmula a aplicar en el Generador de expresiones sería así: (ver imagen) Recuerde!! Los cuadros de textos (Subtotal e IVA) los encontramos en Detalles pedidos Subformulario Access Básico-Avanzado 50 . seguidamente escribimos la palabra SUMA vamos al primer recuadro de la izquierda (Elementos de expresión) y damos clic en Detalle pedidos Subformularios. para ello realizamos los mismos pasos y la fórmula a aplicar en el Generador de expresiones sería así: (ver imagen) Nombre del cuadro de Texto: IVA Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el Neto a pagar del pedido. para ello da clic en Propiedades de la misma y luego en la ficha Formato y en la opción Titulo escribe SUBTOTAL. Por último queda darle el título ideal a la etiqueta del cuadro de texto (Subtotal). Damos doble clic en campo TOTAL_LINEA y aceptar.

La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de la empresa en la parte inferior del logo. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. A Access Básico-Avanzado 51 . por último obtendríamos el siguiente resultado del formulario FACTURACION CLIENTES en pantalla (Ver imagen) ACTIVIDAD : Ahora crea y configura los diseños de los demás Formularios y Subformularios dándoles una mejor apariencia Aprovecharemos los formularios que acabamos de crear y a éstos les vamos a agregar un logotipo.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Para observar su presentación final da clic en la Vista Formulario. y el título de la Empresa. elementos que mejorarán su apariencia.

Operaciones con formularios.  VENDEDOR: Mínimo TRES registros. dándoles una apariencia más profesional.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: Para practicar más accede y descarga el taller guía de esta Unidad llamada Base de Datos LIBRERÍA UIXX.  Ejercicio Dos: El estudiante personalizará todos los formularios y Subformularios.  CATEGORIA: Mínimo TRES registros. Tendrá que añadirles botones de comando colocando en ellos procesos de : Exploración de Registros – 5 Botones.1 Botón y a dos (2) Subformularios cualesquiera tendrá que colocar cuadros combinados a modo de consulta de información  Ejercicio Tres: El estudiante utilizando los formularios.  PEDIDOS Y DETALLES DE PEDIDOS: Mínimo DIEZ registros Valoración de Evidencias: Access Básico-Avanzado 52 . realiza correctamente los pasos que allí se describen. de la siguiente manera:  PRODUCTO: Mínimo CUATRO registros.1 Botón y Aplicación.  CLIENTE: Mínimo Ocho registros. eficiente y dinámica. llenará o digitará la información pertinente en las tablas. Operaciones con Registros – 1 Botón. que permita de manera óptima cumplir con la función para la cual fueron creados.

agrupándolos por medio de un campo específico.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3 Logros de Competencia Laboral 1. Crea y diseña los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas. Con las consultas podremos plantar preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de menús de opciones y diseña formulario tipo Splash Screen. Diseño y creación de Consultas: La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que deseamos. Conocimiento Desempeño Desempeño  Crea y establece consultas de información de acuerdo a una solicitud propuesta  Establece y define qué tipo de fórmula y/o función se debe de utilizar para extraer registros de una o varias tablas de datos  Crea y diseña Macros con el fin de interactuar sobre los distintos objetos de una base de datos  Crea y diseña formularios en blanco insertando en ellos controles visuales asignando a ellos procesos con los objetos de Access  Crea y diseña formulario en blanco aplicando seguridad con usuario y contraseña Desempeño Producto Producto FDH (El Formador Dice Y Hace) 3. Con las consultas podremos: Access Básico-Avanzado 53 . Indicadores de Logros  Crea  Evidencias los informes y Subinformes pertinentes sobre las tablas y las consultas creadas.

En este apartado nos dedicaremos a la construcción de consultas de selección en sus diferentes modalidades.1. Las consultas más utilizadas son las de selección.  Usar una consulta como origen de datos para formularios. informes y otras consultas. analizar dichos datos e incluso hacer cambios en ellos. utilizando la información que ya debe estar registrada en la base de datos. En la gráfica observamos las herramientas para la creación de consultas ( Diseño de consulta) Las consultas se generan de preguntas que se hacen en relación a la información contenida en la base de datos. sin serlo. Consultas de selección básicas con una sola tabla: Empecemos creando consultas de selección básicas con una sola tabla. Todas las consultas serán creadas desde la vista Diseño. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla. FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) 3. o bien agregar campos de tablas distintas. Después de realizar una consulta de selección Access reúne los datos solicitados en una hoja de repuestas dinámica la cual se comporta como una tabla.  Ordenar registros: puede ver los registros en un orden determinado. Con estas consultas podremos ver datos de las tablas. es por esto.  Modificar los datos de las tablas. es de aclarar que no es necesario tener información consignada en las tablas para crear las consultas. Esta hoja de respuesta dinámica solo es una representación dinámica de los datos contenidos en una o más tablas y se actualiza al mismo tiempo que las tablas que contienen la información.  Elegir registros especificando criterios que deben cumplir los mismos para que se incluyan en la hoja de respuestas dinámica.  Realizar cálculos que no podemos incluir en una tabla por razones de diseño.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E  Elegir campos ya que no es necesario incluir en la consulta todos los datos de una tabla.1. pero sin información no podemos dar fe de la veracidad da las mismas. que toda consulta debe ser redactada y escrita. como por ejemplo a continuación: Access Básico-Avanzado 54 .  Formular preguntas sobre datos de varias tablas.

especificando los campos. la tabla o tablas. dirección. teléfono. documento de identidad. Como utilizaremos la vista diseño. la opción de mostrar o no los campos seleccionados y los criterios de selección determinados por la necesidad o los requerimientos.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E  Crea una consulta de los Clientes con sus nombres. daremos clic en la opción Diseño de consulta. en el que seleccionamos la tabla o tablas que agregaremos al diseñador para crear la consulta. Access Básico-Avanzado 55 . Correo electrónico El enunciado anterior nos muestra la redacción de una consulta simple en donde se especifican los campos que se quieren consultar de una tabla en particular. En la imagen. Empecemos seleccionando la pestaña o etiqueta Crear y en ella ubicamos las herramientas de consultas. En nuestro caso seleccionamos la tabla CLIENTES. Podemos observar la tabla con sus respectivos campos y en la parte inferior la ventana consulta donde establecemos los parámetros de diseño de la misma. sus apellidos. Automáticamente aparece el diseñador de consultas y el cuadro de diálogo Mostrar tabla. damos clic en el botón Agregar y luego en el botón Cerrar. el orden deseado. Pasaremos ahora a describir el proceso para crear la consulta anterior utilizando la herramienta Diseño de consulta.

 Seleccionando la celda correspondiente a la fila Campo y desplegando la lista para así dar clic sobre el campo deseado. Ciudad. Esta opción agrega los campos en la ventana consulta en el orden en que los seleccionemos. Teléfono y Documento de identidad. tenemos las siguientes alternativas:  Dando doble clic sobre cada uno de los campos que deseamos agregar.  Seleccionando y arrastrando con clic sostenido cada campo y colocándolo en la ubicación deseada. FechaIngreso y Correo Electrónico). El sistema. acto seguido nos pide el nombre con el que almacenaremos la consulta. se recomienda utilizar un prefijo para los nombres de las consultas. Access Básico-Avanzado 56 . y por su puesto responderemos Sí. En nuestro caso digitaremos ClientesDatosbasicos y damos clic en el botón Aceptar.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Para agregar los campos de la tabla a la ventana consulta. damos clic sobre el botón cerrar de la ventana diseñador de consultas. Aparecerá entonces un cuadro de mensaje que nos pregunta si deseamos guardarla. que las identifiquen de alguna manera y las diferencien de las tablas. Terminado el proceso podemos dar doble clic sobre el nombre de la consulta que acabamos de crear y el sistema nos mostrará la siguiente imagen. Dirección. Luego de agregar los campos requeridos por la consulta (NombreCompleto. dando clic sobre el botón respectivo.

Para determinar los CLIENTES que pertenecen a BOGOTA. digitaremos la siguiente expresión: Bogota Access Básico-Avanzado 57 . que las consultas deben redactarse para comprender su objetivo. apellidos. Acordémonos. debemos ubicarnos en la celda donde se interceptan la fila Criterios y el campo sobre el que estableceremos el criterio. Vamos a describir el proceso de crear consultas un poco más complejas. la consulta mostrara el código. nombres. después de agregar los campos requeridos por la consulta. pero involucraremos ahora un criterio de selección. En nuestro caso el campo CIUDAD. 3. En esta celda.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E La consulta creada en el apartado anterior es de las más básicas que se pueden diseñar en Access ya que solo basta con seleccionar los campos requeridos por la consulta y guardarla con un nombre significativo y listo.  Crear una consulta que me permita observar los Clientes que pertenecen a la ciudad de BOGOTA.2. Consultas de selección básicas con una sola tabla y el uso de criterios de selección: Empecemos con una consulta simple sobre una sola tabla.1. Para crear consultas con criterios de selección. digitamos el criterio pertinente. dirección y ciudad. similar a los criterios que utilizamos en Excel cuando creamos filtros.

después guárdala con el nombre CONSULTA VENDEDOR . si queremos ver el resultado de la consulta creada. para ello vamos a aplicar campos calculados: Inventario Valorizado = UNIDADESENEXISTENCIA* PRECIO COMPRA.CLIENTE Ahora bien. las tablas no deben contener campos derivados de una operación matemática.1. Si observamos. redactaremos la consulta a diseñar:  Crear una consulta que me permita mostrar los VENDEDORES con sus respectivos CLIENTES y sus datos básicos. aprovechando que a continuación explicaremos como crear consultas de selección con más de una tabla.3. Access Básico-Avanzado 58 . entonces.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Finalizamos realizando los mismos pasos que describimos anteriormente. para almacenar la consulta. vamos a realizar una consulta que me muestre un Inventario Valorizado. es la utilización de campos calculados ya que como explicamos al inicio de la unidad. Empecemos analizando la consulta que debemos crear. Como de costumbre. a esta consulta daremos el nombre de ClientesBogota. Consultas de selección con más de una tabla y campos calculados: Una de las herramientas imprescindibles en la creación de consultas. al mismo tiempo abordaremos el tema de los campos calculados. damos doble clic sobre su nombre y entonces observaremos una imagen similar a la siguiente: 3. los campos que debemos seleccionar están contenidos en diferentes tablas (Tabla VENDEDORES y Tabla CLIENTES). Recuerda!! Realiza los mismos pasos y observaras los datos requeridos.

Access Básico-Avanzado 59 . UnidadesenExistencia). en donde ubicamos visualmente la opción Generador. además agregamos los campos requeridos por la consulta (Id_Producto. Descripcion. Nos hace falta el campo que debemos diseñar.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Vemos claramente en la gráfica que hemos agregado al diseñador de consultas la tabla PRODUCTO. A continuación. ubicamos el puntero del Mouse en la columna vacía que se encuentra al lado derecho del último campo insertado (UnidadesenExistencia) y damos clic en la opción Generador. y para ello damos clic en la columna siguiente vacía y recurriremos al Generador de Expresiones de la siguiente manera: Seleccionamos la pestaña Herramientas de consulta y luego la pestaña Diseño. PrecioCompra.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Aparece entonces el cuadro de diálogo Generador de expresiones en donde fabricaremos la operación matemática que nos permitirá calcular el valor de una hora normal. debemos digitamos el signo igual (=). Access Básico-Avanzado 60 . Se debe tener cuidado en no borrar los dos puntos (:) ya que no funcionaría adecuadamente el proceso. vamos a darle un nombre significativo. al finalizar obtendremos algo similar como: Recuerde!! Se debe de aplicar una operación matemática de tipo : Multiplicación (ver imagen) Damos por terminado el proceso dando clic en el botón aceptar y veremos la siguiente imagen: Como el nuevo campo lleva por título Expr1. para ello borramos la palabra Expr1 y la reemplazamos por INVENTARIO VALORIZADO. luego ubicar la tabla PRODUCTOS que contiene los campos PRECIOCOMPRA Y UNIDADESENEXISTENCIA. En primera instancia.

permite dar un formato ideal y adecuado para el campo recientemente creado. ofreciéndonos una apariencia similar a la siguiente. Utilización de la Función Condicional SiInm en una consulta en Access 2010 Permite evaluar el valor de un campo de tipo Texto. de las cuales seleccionamos la indicada. si queremos ver el resultado de la consulta. después de guardarla con el nombre de INVENTARIO VALORIZADO damos doble clic sobre su nombre y listo. en nuestro caso la opción Moneda y en la opción Lugares decimales seleccionar 0 (cero) El proceso anterior. vamos a describir brevemente como realizar este cambio. Primero entramos a la Vista Diseño de la consulta y nos colocamos encima del campo calculado.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E De igual manera. veremos algo similar a la siguiente imagen: Como no es prudente ni adecuado permitir valores con tantas cifras decimales y mucho menos omitir el signo pesos. (en su contenido) y dependiendo de esa prueba Access Básico-Avanzado 61 . Luego damos clic alterno (derecho) sobre la selección y seleccionamos PROPIEDADES y aparecerá el panel Hoja de propiedades. donde seleccionamos la propiedad formato desplegando un listado de opciones.

([detalle pedidos]![total_linea]*0. Parte Verdadera.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E lógica dará un resultado Verdadero o un resultado Falso aplicándolo al elemento que la invoca. en donde colocará en una columna vacía una función condicional SiInm. Sintaxis: =SiInm(Expresión lógica. PAGO CONTADO: SiInm([Pedidos]![FormaPago]="CONTADO". Si las unidades en existencias son mayores a 200 colocar un texto STOCK ALTO de lo contrario STOCK BAJO.(ver imagen) 4. esta columna nueva se llamará PAGO CONTADO Ejemplo: Después de que hayas creado la consulta con las dos tablas pertinentes.0) Access Básico-Avanzado 62 . así: basado en la tabla PEDIDO si la FORMAPAGO es CONTADO calcular al campo TOTAL_LINEA (DETALLE PEDIDO) un 5% de descuento de lo contrario nada (0). Luego ejecutamos el generador de expresiones 3. Vamos a utilizar la misma consulta de INVENTARIO VALORIZADO.05). ubicamos una columna vacía 2. escribe la siguiente fórmula dentro del Generador de expresiones. Parte Falsa) Ejemplo: Vamos a generar una columna llamada STOCK en donde dependiendo del número unidades en existencia en el almacén se colocará un texto descriptivo en ese registro. Pasos: 1. Seguidamente escribimos la siguiente expresión dentro de él. Es importante aclarar que el campo UnidadesenExistencia se encuentra localizado en la tabla Productos EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio : El estudiante diseñará y creará una consulta involucrando las tablas PEDIDOS y DETALLES DE PEDIDOS.

I N S T I T U T O

C O L O M B I A N O

D E

A P R E N D I Z A J E

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)

3.1.4.

Consultas de selección parametrizadas con más de una tabla:

Son consultas que permiten al usuario colocar un criterio de búsqueda por medio de un cuadro de diálogo previamente configurado. Imaginemos si quisiéramos consultar a los PRODUCTOS por presentación, utilizando las consultas que hasta ahora conocemos; tendríamos que crear alrededor de 28 consultas diferentes o tantas como letras contenga el alfabeto. Qué tal si aprendemos a crear consultas que me permitan eliminar este problema y permitan que el usuario, utilizando un parámetro de selección determine que registros desea consultar y bajo qué criterios. Pues entonces comencemos, redactando la consulta pertinente:  Crear una consulta que le permita al usuario final determinar los PRODUCTOS de los que desean se muestren toda la información correspondiente a ellos. La consulta se crea de la misma manera que las anteriores; sólo se describirá el proceso adicional que se debe seguir para diseñar una consulta parametrizada. Partimos de seleccionar la pestaña Crear, luego damos clic en Diseño de consulta, agregamos la tabla requerida (PRODUCTO) y a su vez los campos (Id_Producto, Descripcion, Id_Categoria, Presentación, PrecioCompra y UnidadesenExistencia), hasta obtener una imagen similar a la siguiente:

Access Básico-Avanzado

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I N S T I T U T O

C O L O M B I A N O

D E

A P R E N D I Z A J E

Ahora en la celda donde se interceptan la fila criterios y el campo sobre el que se creará el criterio, en nuestro caso Departamento, digitamos la siguiente expresión:

Como [Digite Presentación]

Como podemos ver basta con encerrar entre llaves un mensaje que le indique al usuario que debe hacer y ya tenemos lista nuestra consulta parametrizada. Solo resta guardar la consulta con el nombre de CProductosPorPresentacion y dar doble clic sobre el nombre para que aparezca un cuadro de diálogo como el siguiente: En este cuadro observamos el mensaje claro que solicita al usuario digitar el nombre de la PRESENTACION; digitamos entonces como ejemplo CAJA y Access nos mostrará en siguiente resultado.

Perfecto, ¿no? Ahora tenemos a nuestra disposición una herramienta poderosa para la creación de consultas, es hora de aprovecharla al máximo. Antes de dar por terminado el apartado de consultas, miremos algunos ejemplos de cómo crear consultas parametrizadas con criterios avanzados: Por ejemplo si deseamos consultar datos dependiendo de un rango de fechas, podríamos utilizar en la fila parámetros la siguiente expresión:

Access Básico-Avanzado

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I N S T I T U T O

C O L O M B I A N O

D E

A P R E N D I Z A J E

Entre [Digite la fecha inicial] Y [Digite la fecha final] Si deseamos consultar datos entre un rango de valores (Existencias), podríamos utilizar la siguiente expresión: Entre [Digite el valor mínimo] Y [Digite el valor máximo] Si deseamos consultar datos que cumplan con un criterio en particular; por ejemplo si deseamos que el usuario determine las zonas Atendidas por el Vendedor, digitaríamos la siguiente expresión: Como [Digite la zona atendida] Recordemos los comodines y su utilidad en nuestras consultas: Si se introduce esta expresión ?a?ier L*ón *ez *os* */07/2008 Access Muestra Como “?a?ier” Como “L*ón” Como “*ez” Como “*os*” Como “*/10/2008” Y se encontraran estos valores Javier, Xavier, Xavier León, Limón, Lección Pérez, López, Álvarez Condimentos, Repostería Todas las fechas de Julio de 2008

3.1.5.

Diseño de Consultas de acción:

Las consultas de acción
Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale un cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.

3.1.5.1. Consultas de creación de tabla.
Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Access Básico-Avanzado

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Pulsamos Access Básico-Avanzado 66 . Debe ser el nombre completo incluida la ruta. en la fila de Criterios coloca: BOGOTA . .Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Herramientas de Consulta-Diseño: - - Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. En este caso CLIENTESDE BOGOTA (Ver imagen) Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo. las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Para crear una consulta de Creación de tabla. realizamos los siguientes pasos: Abrimos una nueva consulta en vista diseño de consulta. o para crear copias de nuestras tablas. .. . tablas intermedias..Damos doble clic en los campos que deseemos que aparezcan en la nueva tabla. por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla..Seguidamente en la columna de CIUDAD . Actividad: En este caso vamos a Crear una tabla con los CLIENTES que pertenezcan a la Ciudad de Bogotá.

Esta opción nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. Actividad: En este caso vamos a incrementar los PRECIOS DE VENTA (DETALLE PEDIDOS) en un 10% de todos los Productos Para crear una consulta de actualización: . han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cómo puedes ver en la imagen: En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Examinar. índices.5.. Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero NO heredan propiedades como clave principal. la expresión a escribir en la fila Actualizar es: el campo [PrecioVenta] * 1..2. Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla. 3. La opción Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.1 (esta expresión es equivalente a [PrecioVenta] + (PrecioVenta] * 10 /100)). etc. Consultas de actualización.. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la pestaña Diseño.Abrimos una nueva consulta en vista diseño de consulta . Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta: Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos del menú Inicio. Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.. Se pueden modificar todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición. nos avisa de esta creación. modifican el contenido de los registros de una tabla.Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño: A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto. .Añadimos la tabla que queremos actualizar en este caso Cargos.1. Access Básico-Avanzado 67 . aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. La expresión puede ser un valor fijo. Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo. un nombre de campo del origen o cualquier expresión basada en campos En este caso queremos subir un 10% a los PRECIOS DE VENTA de todos los productos. también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

la opción Dónde indica un criterio de búsqueda. Cuando el origen es una sola tabla la columna Dónde no es necesaria. se borran TODOS los registros de la tabla.Una vez borrados. Access Básico-Avanzado 68 . 3. Consulta de eliminación Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado. Haz clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño: A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto. Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo. Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones.5. Si NO se indica un criterio de búsqueda. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón . Actividad: En este caso vamos a suponer que se necesita borrar los registros de la tabla nueva CLIENTES BOGOTA. los registros no se pueden recuperar. Para crear una consulta de eliminación: - Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación. Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas. lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más. Recuerde que!!.1. Con esta consulta eliminamos todos los registros de la tabla CLIENTES BOGOTA . han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes ver en la imagen En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones.3. Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.

Las opciones Min y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Si la columna es de tipo numérico Min devuelve el valor menor contenido en la columna. si en la columna aparece un valor repetido. De esta forma se pueden obtener subtotales Access Básico-Avanzado 69 . Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan.Genera el número de valores que hay en la columna. La opción Cuenta. lo cuenta varias veces. A continuación describiremos esas opciones. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas. son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. por eso las denominamos consultas de Totales o Resumen. Aplicar funciones de agrupación Las funciones de agrupación son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla. Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico. Para simplificar. decimal. coma flotante o monetario. Min devuelve la fecha más antigua y Max la fecha más posterior. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen..). La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores contenidos en el campo. Para utilizar estas funciones podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción correspondiente a la función. si la columna es de tipo texto Min devuelve el primer valor en orden alfabético. Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los registros de la tabla y cada grupo así formado genera una fila en el resultado de la consulta.4. Los datos que se suman deben ser de tipo numérico (entero. Las Consultas de Totales Definición En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta. texto o fecha. también se aplica a datos numéricos. y si la columna es de tipo fecha.1.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 3.5. ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. En este caso tenemos que seleccionar la opción Expresión y escribirlo así: La opción Agrupar Por permite definir columnas de agrupación. Como puede imaginar Access aplica los cálculos extremadamente bien. los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo. una consulta de totales podemos obtener totales de campos o encontrar promedios o saber cuál es el valor más alto entre varios registros o cuántos registros tienen valores en determinado campo.. y la función siempre devuelve un número entero. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos.

la fila Total: En la primera columna coloca el campo CIUDAD y en la fila Total: selecciona Agrupar por En la segunda columna coloca Id_Cliente y en la fila Total: selecciona Cuenta y el fila Orden: selecciona Descendente Por último da clic en Ejecutar Y se verá el siguiente resultado:(ver imagen) - - - - FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) Actividad: En este otro caso vamos a generar una consulta para saber la suma de las ventas por CLIENTES Mira a continuación la imagen y hazla en tu propia base de datos con la ayuda del formador. Para crear una consulta de Totales: - Abrimos una nueva consulta en vista diseño.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Actividad: En este caso vamos a generar una consulta para saber cuántos CLIENTES hay por CIUDAD. Agregar la(s) tabla(s) pertinentes en la generación del resultado Propuesto Haz clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño. Luego se añade una fila a la cuadrícula QBE. Access Básico-Avanzado 70 .

así es que el estudiante junto con su formador tendrán que profundizar en el tema para lograr sacar el mayor provecho de esta herramienta. Listar Sumatoria de ventas en pesos por Ciudad 2.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E El módulo solo contiene una pequeña muestra de lo potente que es Access al momento de crear consultas.  Realizar las siguientes consultas de resumen : 1. Recuerde que las consultas son el producto esencial de las bases de datos y de ellas depende la potencialidad y eficiencia de una aplicación EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: Crear las siguientes consultas de Selección:  Los Productos cuyos precios de compra sean mayores o iguales a $ 10.  Los Pedidos de Clientes cuyas fechas de pedido estén comprendidas entre junio y Agosto del 2010. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Vendedor Access Básico-Avanzado 71 .  Mostrar las existencias de los Productos expresadas en Cajas.000.oo  Los Clientes que pertenezcan a las ciudades de Medellín y Barranquilla.

y fuentes especiales. ¿Qué es un informe? Es un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y al que se aplica un formato de acuerdo a sus especificaciones. sumas de totales y porcentajes de totales. líneas. Creación de Informes: 3. totales de grupo. Tenemos ejemplos como etiquetas postales. facturas. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Producto 4. listado de empleados. Incluir gráficos y subinformes (Poder incluir más de una tabla en un informe) Presenta los datos en un formato atractivo.2.2. tiquetes de cajero automático. Un informe constituye una forma ideal de presentar la información contenida en la base de datos y poderla imprimir para su distribución. informe de nómina. con imágenes. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Número de Pedido 5. resúmenes de ventas. FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace) Los informes se crean sobre tablas o sobre consultas de igual manera. Etc.1.2. 3.2. ¿Por qué utilizar un informe?     Organiza y presenta los datos en grupo. Empecemos conociendo las herramientas de diseño de los informes: Access Básico-Avanzado 72 .I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 3. Calcula totales parciales. Listar Promedio de ventas en pesos por Ciudad (agrupadas) Valoración de Evidencias: FDH (El Formador Dice Y Hace) 3. así que mediante un ejemplo se explicará el diseño y la creación de Informes.

en nuestro caso. si es requerido. Access Básico-Avanzado 73 . Luego agregaremos los campos disponibles a los campos seleccionados. en nuestros ejemplos utilizaremos el Asistente para informes y luego con asesoría del formador se personalizaran los mismos. Después de agregar los campos damos clic en el botón Siguiente. la tabla VENDEDORES. Actividad: Vamos a crear un informe de Vendedores con sus datos básicos En este cuadro de diálogo. Vamos a dar clic sobre la opción Asistente para informe y nos aparecerá un cuadro de diálogo similar al del asistente para formularios. en nuestro caso lo haremos por DEPARTAMENTO y utilizando el botón (>) para agregar el campo y damos clic en el botón Siguiente para continuar con el diseño. Asistente para informes. utilizando los botones (>) para agregar campo a campo o (>>) para agregarlos todos los campos al mismo tiempo.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Observamos las herramientas Informe en blanco. Diseño de informes y etiquetas. En este cuadro de diálogo el sistema nos pide si deseamos agregar un nivel de anidamiento. seleccionamos la tabla o consulta sobre la cual crearemos el Informe.

encontramos un cuadro de diálogo donde determinamos la distribución del Informe. en nuestro caso y lo recomendado (ESQUEMA). Este es el paso final en el que digitamos el título que aparecerá en el encabezado del Informe y determinamos si queremos ver una vista previa del Informe o modificarlo si lo deseamos. Access Básico-Avanzado 74 . el sistema ordena por defecto por el campo clave principal de la tabla. A continuación. si no se escoge ningún campo por donde ordenar. en nuestro caso lo haremos por APELLIDOS. también seleccionamos la Orientación (Horizontal) dependiendo del número de campos que contendrá el Informe y damos clic en el botón siguiente. Por último damos clic en el botón Finalizar.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E En este cuadro de diálogo el sistema nos pregunta si queremos ordenar el informe por uno o varios campos.

Para ello utilizamos los controles de formulario: Aprovecharemos el informe que acabamos de crear y a este le agregaremos un logotipo. y otros elementos que mejorarán su apariencia. líneas. etc. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. agregándoles elementos gráficos como Logotipos. La herramienta Línea la utilizaremos para agregar dos líneas como subrayado del título del formulario. Access Básico-Avanzado 75 . texto de diferente color.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Inmediatamente Access muestra una vista previa del informe similar a la siguiente: Se puede mejorar la apariencia de los informes.

3. Diseño de Subinformes Los Subinformes no sólo hacen que sus datos parezcan más atractivos: también adquieran más significado a través de una mejor organización. 3. Actividad: Vamos a crear un subinforme de los VENDEDORES con la cantidad de sus respectivos CLIENTES por atender Para crear un informe podemos utilizar la sección Informes que encontraremos en el menú Crear: Haz clic en el asistente para informes Aparece el primer paso de la ventana del asistente: En esta ventana nos pide seleccionar las tablas e introducir los campos a incluir en el informe. ordenan y agrupan mejor los datos (mucho mejor) que otros objetos.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de la empresa en la parte inferior del logo.este será el origen del informe. Access Básico-Avanzado 76 . luego en el mismo cuadro de Tablas/Consultas selecciona la siguiente tabla: CLIENTES. El formador junto con el estudiante agregará más elementos de diseño si lo ven necesario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomará los datos principales – VENDEDOR . Los Subinfomes son objetos llenos de opciones por cuenta propia.

Luego damos clic en SIGUIENTE (>) o quitar todos los . Ciudad.y la tabla secundaria –CLIENTEdespués.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón campos a la vez haciendo clic sobre el botón En este paso debemos de seleccionar cómo se verán los datos en el informe. luego selecciona que tipo de resumen deseas aplicar a los campos anteriores. se recomienda escoger Suma y selecciona después Detalle y Resumen Luego damos clic en SIGUIENTE (>) Access Básico-Avanzado 77 . luego damos clic en SIGUIENTE (>) En este paso debemos de seleccionar porqué campo serán los datos Agrupados en el informe.). lo ideal es siempre asignar un campo que sea de mucha importancia (Fecha. se determina el criterio de ordenación para los datos de CLIENTES. si las tablas contienen campos de tipo numérico da clic en el botón de Opciones de resumen. lo ideal es siempre colocar de primer lugar a la tabla principal – VENDEDOR. en nuestro caso lo haremos por CIUDAD Luego damos clic en SIGUIENTE (>) En este paso. etc. .

La vista Informe será la siguiente: Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón Nos aparece la ventana diseño: El área de diseño consta normalmente de cinco secciones: La sección Encabezado del informe.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E En este paso se selecciona la forma cómo se presentarán los datos y su orientación respectiva. . porque las tablas contienen muchos campos. en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. Luego damos clic en SIGUIENTE (>) Por último asígnale su nombre correspondiente: VENDEDOR-CLIENTE Luego damos clic en Terminar Y tendremos listo nuestro Subinforme propuesto. en este caso se selecciona Esquema y orientación Horizontal. en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página. Access Básico-Avanzado 78 . La sección Encabezado de página.

Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre. o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. La sección Pie de página.. en ella aparecerán los registros del origen del informe. debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E La sección Detalle. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página. sólo tienes que hacer clic el botón Macro del menú Crear. Aunque se visualicen varios registros en una página. sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.4. Para abrirlas. 3.1. Creación de Macros Automáticas en Access 2010 Definición Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas o recurrentes como abrir y cerrar formularios. indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Crear una Macro es relativamente fácil.4. En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable. Por ejemplo: Colocar un mensaje: Bienvenido a Esta macro se utiliza para colocar un mensaje de bienvenida al iniciar Access 2010 Access 2010 (con un sonido de aviso) 3. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Access Básico-Avanzado 79 .. Crear una Macro Para definir una macro. cada vez que se inicie la base de datos. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. etc. ejecutar informes con filtros de información. se ejecutará automáticamente. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec. La sección Pie de informe. mostrar u ocultar barras de herramientas. si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.2.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto. Acciones más utilizadas Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable. para insertar nuevas acciones entre dos Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición. simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Del mismo modo que la acción anterior. Cuando la Macro está terminada. Access Básico-Avanzado 80 . ejecutarse y cerrarse. Podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas existentes o eliminar una acción. Podemos añadir tantas acciones como queramos. puede guardarse . Por ejemplo: crear un informe de la tabla de VENDEDOR en donde se digitará el departamento que atiende a sus clientes 3. abre un formulario. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable. o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.4. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando. en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones: A continuación veremos las acciones más importantes. Actividad: Vamos a crear una macro aplicada a un informe en donde se pedirá el criterio de filtrado de datos mediante un cuadro de diálogo. así: AbrirConsulta AbrirFormulario Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E AbrirInforme AbrirTabla Igual que las acciones anteriores. en el menú Herramientas de Macros -. Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. 3. Ej. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Esta acción hace que Access 2010 se cierre.Diseño. Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla. Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto. Utilizaremos esta acción para buscar registros. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las búsquedas que realices.5. Creación de Formulario con Menús de Opciones en Access 2010 La utilización de un menú de opciones es muy importante en la administración de una base de datos pues nos ayuda a interactuar con los objetos: Formulario. permite abrir un informe. Access Básico-Avanzado 81 . Esta acción permite abrir una tabla. a su vez permite darle una buena presentación a la Base de datos. Informes y Macros. para ello hay que ir al menú CREAR y seleccionar con clic opción FORMULARIO EN BLANCO y luego pasar la vista a DISEÑO. BuscarRegistro Cerrar Cuadro de Mensaje **Eco EjecutarComandodeMenú **EstablecerValor Salir ** Estas acciones se muestran si está activado el icono Mostrar todas las acciones. Para comenzar a añadir los controles de tipo comando a un formulario en blanco . Esta acción busca el primer registro que cumpla los criterios especificados.: Hipervínculo a Internet Una acción muy útil que te permitirá modificar y asignar los valores de los campos.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Podemos incluir en un formulario de tipo MENU PRINCIPAL los siguientes botones: etiqueta. línea. botones de comando. Luego de escoger el botón de comando e insertarlo en la sección detalle nos aparece el siguiente cuadro: NOTA: Los siguientes pasos a aplicar son los mismos cuando se añaden botones de comando a un formulario (Ver capítulo en este módulo guía) Diseña el Formulario de menú como muestra la imagen anterior al final guárdalo como: MENU PRINCIPAL Access Básico-Avanzado 82 . imagen.

además de la versión del mismo.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 3.Screen (Bienvenida) En esta guía vamos a crear un Formulario Tipo Splash-Screen (Pantalla de Bienvenida) que sería el primer formulario de mostrar al momento de abrir la Base de Datos. Escribir los títulos que aparecen en la imagen. Seguidamente se debe de crear la macro para cerrar y abrir los distintos formularios a aplicar. La segunda acción a aplicar es ABRIR FORMULARIO. Luego insertar una imagen de Fondo al formulario. Access Básico-Avanzado 83 . Se debe de guardar el formulario con el nombre de PANTALLAZO 6. 4. en donde se coloca el nombre del Software de Gestión. En las propiedades de Formato en Modo de tamaño de la imagen selecciona Extender 5. en ella debes de seleccionar el formulario MENU PRINCIPAL. Insertar dos controles de tipo Etiqueta.6 Creación de formularios tipo Splash. PASOS: 1. Ir al Menú CREAR y seleccionar FORMULARIO EN BLANCO 2. (Ir a Propiedades en Ficha Formato) 5. (ver imagen): 3. MACRO DE SPLASH-SCREEN La primera acción a aplicar es CERRAR VENTANA. en ella debes de seleccionar el formulario PANTALLAZO.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Por último debes de guardar la macro con el nombre de MACRO SPLASH. en opción Emergente: SI y Modal: SI y luego en ficha FORMATO colocar NO en opción BOTONES DE NAVEGACION). realiza lo siguiente: En el cuadro de texto Título de la aplicación puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de título de la ventana. hay que configurar el formulario actual (Pantallazo) como formulario de Inicio Automático. para ello procederemos de la siguiente manera. luego en el apartado Opciones de aplicación. Ir al menú ARCHIVO y luego dar clic en el comando Opciones. en la opción Mostrar Formulario seleccionar el nombre PANTALLAZO Aplicación de Formulario de Inicio y Seguridad Mínima en Access 2010 Ahora tenemos que configurar para que el formulario de PANTALLAZO aparezca de forma automática al iniciar Access.A En Icono de la aplicación podrás establecer un icono Access Básico-Avanzado 84 . Por último. Luego se pasa a modo de Diseño del formulario SplashScreen (Pantallazo) y se da clic en la ficha EVENTOS Luego se selecciona el evento AL CRONOMETRO y se escribe la macro SPLASH y luego se selecciona el evento INTERVALO DE CRONOMETRO y se escribe 6000 (cada 1000 equivale a 1 segundo) Seguidamente se debe de configurar el formulario como ventana tipo Windows (en ficha OTRAS. En este caso coloca DISTRIALIMENTOS UIXX S. se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. debes de ir a Opciones del Menú Archivo y luego en la opción Base de datos Actual .

debemos de desactivar la casilla de PERMITIR EL USO DE MENUS NO RESTRINGIDOS y dar clic en ACEPTAR Para ver los cambios realizados tenemos que Cerrar la Base de Datos y la volvemos a abrir y nos aparecerá el pantallazo de bienvenida y luego el formulario Menú Principal EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: Crear para cada tabla principal y secundaria de la base de datos su respectivo Informe y Subinfome. En la siguiente opción Mostrar Formulario podremos seleccionar el formulario estilo Splash-Screen (PANTALLAZO) para que se muestre automáticamente al abrir la base de datos. dándoles una apariencia adecuada y profesional. Además en la opción BARRA DE HERRAMIENTAS Y DE CINTA DE OPCIONES.  Ejercicio Dos: A cada subinforme aplicarle totales de cuantos registros tiene la tabla correspondiente Access Básico-Avanzado 85 .I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E para que se muestre al lado del título en la Barra de título y para que se convierta en el icono del archivo. En este caso hay que colocar el Formulario de BIENVENDIDA. se procede de la siguiente manera: (En las misma Opciones de la Base de datos Actual) En la Opción de NAVEGACION. debemos de desactivar la casilla de MOSTRAR PANEL DE NAVEGACION. Para OCULTAR la barra de Menús de Access y la Ventana de Objetos con el fin de evitar que el usuario NO pueda modificar ni eliminar objetos de la Base de Datos.

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 Ejercicio Tres:
Ahora realiza el taller propuesto correspondiente a esta unidad, Base de datos VIDEOCLUB UIXX

Para ello accede a descargar el ejercicio práctico anexo al módulo guía y realízalo según los pasos propuestos allí.  Ejercicio Cuatro:
Ahora crea las siguientes macros y asígnales botones de comando en los formularios de las tablas ya creadas para:
1. Abrir una consulta ya creada

2. Abrir formulario en modo Modificar y buscar un registro en particular por un valor de un campo. 3. Abrir informe ya creado en la Base de datos. 4. Abrir un formulario en modo Agregar para añadir registros a la tabla pertinente.

Valoración de Evidencias:

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4. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4

Logros de Competencia Laboral
1. Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de datos en Access y con otras aplicaciones

Indicadores de Logros
 Aplicar técnicas avanzadas que conlleven a interactuar con otros programas (Excel, Word, Adobe Reader).  Aplica Herramientas de diagnóstico en una Base Datos

Evidencias

Desempeño Desempeño

FDH (El Formador Dice Y Hace) 4.1. Cómo negociar Exportaciones e Importaciones en Access

Es hora de empezar a exportar e importar datos. Levante las barreras del proteccionismo de datos (permita el libre comercio de información). Access permite colocar un objeto de una base de datos de Access en otra, utilizar datos de Access en otra aplicación, como Word o Excel. O tal vez quiera manipular una tabla que fue creada en otro programa de base de datos.

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)
4.1.1. Importar datos de otra Base de Datos Access Access te permite importar objetos de otra base de datos de Access a la tuya rápidamente. Access dispone de un menú llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones, luego allí podemos seleccionar

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qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... Sólo tendremos que pulsa Examinar y luego seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar. En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos(Tablas,Consultas,Formularios,etc.) que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar. En la imagen verás que el botón Opciones>> se utiliza para seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

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2. luego allí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar una tabla de Excel a una base de datos en Access sólo tienes que hacer clic en el botón Excel. Luego nos aparece un Asistente de Importación para hojas de cálculo. solo tendremos que seleccionar el archivo de origen y pulsar el botón Aceptar. Actividad: Vamos a importar una tabla de Clientes desde Excel hacia Access.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 4. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Para importar un objeto de una hoja de cálculo de Excel.1. Importando tablas de Excel Access dispone de un menú llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones. así: Aquí seleccionamos la hoja que contiene la tabla a importar Aquí damos clic en la casilla: Primera fila contiene encabezados de columna Access Básico-Avanzado 89 .

(Lenguaje que permite definir la estructura de los datos) Access Básico-Avanzado 90 . 4.1. también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. por ejemplo de Word o Excel o Texto. Exportar Datos desde Access Ahora veremos el proceso contrario. Como puedes ver.2. Si haces clic en el botón Más desplegarás más formatos de exportación entre ellos Base de datos de Access que te permitirá exportar datos u objetos de una base de datos a otra rápidamente. enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a otro programa o a un archivo de otro tipo.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Aquí en este paso debemos de configurar el tipo de datos de cada campo para ello damos clic en la casilla Tipo de datos para definir cada campo que contiene la tabla Aquí damos clic en la casilla Elegir la clave principal: para definir el campo clave principal de la tabla y en el último paso le damos el nombre a la tabla y damos clic en Finalizar .

1. 4. Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder al Menú Archivo. podremos exportar el contenido de nuestras tablas. informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel. seleccionar la opción Información y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos.3..1.1. Exportar a Word y Excel También. gestionar y mejorar el rendimiento de mejor nuestra base de datos. Herramientas de Diagnóstico de Access Las herramientas incorporadas de Access nos ayudarán a optimizar..1. Access Básico-Avanzado 91 . podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX u otros tipos que podremos elegir.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 4. desde la sección Exportar. se encuentra en el desplegable del botón Más.4..4. Compactar y Reparar Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word. Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. 4.

Al trabajar. Access Básico-Avanzado 92 . 4.2.1. Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que ir al Menú Archivo. insertar. La compactación también restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de la tabla.4. Copia de Seguridad o Backup Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de importancia que quieres mantener.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Luego él te colocará el nombre de la base de datos y la fecha en que se realiza la copia de seguridad como nombre de archivo y posteriormente la guardarías en un dispositivo de almacenamiento seguro. seleccionar la opción Guardar & Publicar y hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos.accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo. el archivo de base de datos (. Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una pérdida de información (bien porque se dañe el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia de respaldo que te ayude recuperar la valiosa información. modificar y eliminar objetos y datos. La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo. como por ejemplo: un Disco Duro Portátil – USB-.

I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno: Crear en Excel las siguientes tablas: Producto. la justificación. Vendedor y desde Access impórtelas a la Base de datos actual. los dos archivos el de Word y el de Access verifique su óptimo desarrollo. Dicho proyecto debe ser entregado en medio magnético.  Ejercicio Dos: Crear en la base de datos Librería UIXX un menú Principal con ocho opciones asignadas por Ud. Valoración de Evidencias:  Ejercicio Tres: El estudiante aplicando todo lo aprendido y con la asesoría de su formador creará su propia aplicación de base de datos aplicado al ámbito comercial además realizando en Word un documento donde escriba el Propósito de la Base de datos. Valoración de Evidencias: Access Básico-Avanzado 93 . el Modelo Entidad – Relación y la explicación de los Objetos de la Base de datos el cual se entregará como Proyecto final.

Aulas Digitales Universidad Panamericana Access Básico-Avanzado 94 . Ruble Prentice-Hall  Microsoft Access 2000 Volumen I  Microsoft Access Manual de Usuario Roger Jennings Microsoft Corporation Prentice-Hall  Curso de Access Experto . BIBLIOGRAFIA  Internet o www.com o www.I N S T I T U T O C O L O M B I A N O D E A P R E N D I Z A J E 5.aulaclic.abcdatos.com o www.slideshare.net  Análisis y Diseño practico de sistemas David A.

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