Los Indicadores de Gestión y su Presentación.

Introducción En tiempos de crisis y de alta competitividad, las empresas (y los gobiernos) requieren de herramientas que les permitan mejorar su eficiencia y efectividad. Hace ya algunas décadas, comenzó a tomar fuerza la Planificación Estratégica, tendencia que prometía apuntar a estos dos principales intereses. Luego, comenzamos a escuchar de Balanced Scorecards y Tableros de Mando, herramientas que venían a complementar a la estrategia y a resolver el principal problema que esta tenía: deficiencia de operacionalización. Las deficiencias de operacionalización son el principal problema que enfrentan las empresas (y organizaciones en general) para lograr todo el potencial de la planificación estratégica y otras técnicas de gestión. Cómo logramos asegurar que lo que estamos haciendo es lo que

planificamos hacer?, cómo logramos verificar que nuestro plan va por el camino correcto?, si aplicamos una medida correctiva, cómo sabemos que esta ha generado los resultados esperados?. Cómo logramos comunicar a nuestra organización qué queremos hacer y cómo puede cada uno de sus miembros contribuir a estos fines?, cómo podemos mostrar a cada uno de ellos el aporte que ha hecho a la organización y a la estrategia que esta ha definido?. Se requiere un leguaje de comunicación adecuado para estos fines, y los indicadores de gestión son las palabras con las que hablamos este nuevo lenguaje.

Los Indicadores de gestión y los procesos de negocios Para que las organizaciones sean capaces de generar los productos o servicios a los que se dedican, utilizan procesos de negocios. Los indicadores de gestión, “miran” a ciertos puntos en los procesos y miden el volumen de actividad en ese punto del proceso. Analicemos un ejemplo, para entender cómo “miden” el volumen de actividad

Proceso Tarea

Producción de Zapatos Generación de suela en máquina procesadora, según molde.

La máquina de nuestro ejemplo, produce suelas para zapatos, basada en un molde, por lo tanto su medida de producción será “UNIDADES (SUELAS) PRODUCIDAS”. También deben considerarse los insumos utilizados como: “ENERGIA UTILIZADA”, “GOMA UTILIZADA” (suponiendo que ese es el material con que se fabrica la suela). La actividad de la máquina se mide a través de la cantidad de unidades que produce, la energía y otros insumos que consume. De esta manera podemos extender la definición de Volumen de Actividad a cualquier otra tarea/proceso ya sean estas productivas o administrativas, manuales o automáticas. Los indicadores no sólo están influenciados por los procesos de negocios, también los están por la estrategia y el nivel organizacional

La estrategia influye en el tipo de indicador que será seleccionado y el nivel organizacional determinará la agregación del indicador.

Proceso de Negocios Estrategia

Compras Apalancamiento financiero con proveedores Capital de Trabajo --------------------------------Crédito de Proveedores

Nivel Gerente de Abastecimiento Organizacional

Proceso de Negocios Estrategia

Compras Apalancamiento financiero con proveedores Período Medio de Pago a Proveedores

Nivel Jefe de adquisiciones Organizacional

Probablemente ya están visualizando dos atributos elementales de los indicadores de gestión: unidad de medida y Tiempo de medición. En nuestro ejemplo original “UNIDADES (SUELAS) PRODUCIDAS” es claro que la medición de la cantidad de suelas que se producen, debe estar enmarcada en un periodo de tiempo: suelas producidas el día de hoy, la semana pasada, el mes actual, etc. La unidad de medida también es un atributo fundamental de un indicador de gestión. Ejemplifiquemos esto último en un indicador como “Ventas” o “Gastos”. Estos pueden ser expresado en Pesos (CLP), o Dólares (USD), o Unidades de Fomento (UF), etc. Es claro que el valor numérico del indicador requiere de una unidad de medida para ser interpretado correctamente. Incluso, en la unidad de medida, puede haber ordenes de magnitud, como KILO o MEGA. En nuestros ejemplos de “Ventas” o “Costos”, podemos utilizar unidades de medida como “MILLONES DE PESOS” En general, un indicador de gestión deberá considerar los siguientes atributos

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Nombre: es la identificación y la diferenciación de un indicador Formas de cálculo: fórmula matemática para el cálculo del indicador. Unidades: Dimensión de la medición. Junto a la unidad, pueden usarse factores como Mega, Kilo, Millón, Micro, etc.

Frecuencia: es el período de tiempo que transcurre entre cada medición. (Granularidad de los datos).

Límites o tolerancias: corresponden a las variaciones que a juicio de la gerencia comprenden los conceptos de Malo, Regular, Bueno y Sobresaliente.

Sentido: este atributo se utiliza para informar si un indicador “mejora” cuando crece (Ej. Ventas o Producción) o cuando decrece (Ej: Costos)

Glosario: este punto es de vital importancia, ya que es importante que el indicador se encuentre documento o anexados términos que especifican de manera exacta los factores que se relacionarán en el cálculo del indicador.

Los Indicadores de Gestión y el Control El control corresponde a la ejecución de una acción para llevar una situación desde un estado actual no deseado, a uno futuro deseado, o para asegurar que el estado actual deseado, se mantendrá así en el futuro. El control es ejercido por las personas, o por sistemas automatizados. Para ejercer el control, se requieren tres herramientas:

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Mediciones Reales/Actuales. (Indicadores) Parámetros deseados Planificados/Futuros/Tolerancia. (Atributos de Indicador) Medios para ejercer el control.

Para poder determinar si se requiere una intervención, se debe comparar la medición real (el indicador) y el parámetro deseado, calculando la desviación, ya sea en forma nominal o porcentual.

Si estos resultados, se encuentran fuera de los rangos de tolerancia, entonces, una medida de control es necesaria.

Los Indicadores y su Presentación en Tableros Los Tableros (Dashboards) son una herramienta de presentación de Información de Gestión. Buscan entregar en forma instantánea una visión del estado de un proceso o de toda la empresa.

Los Tableros presentan información con ciertas características:    Resumida: sólo los indicadores importantes son presentados. Agregada: se presentan datos totalizados y no detallados. Desagregada por Tiempo: Los indicadores se presentan, siempre, asociados a un período de tiempo:  Comparada con valores Plan: Los indicadores se muestran comparados con valores planificados o metas.

Los Tableros presentan la información a través de variados medios:

Los Indicadores y Los Semáforos Los semáforos son excelentes herramientas de presentación de datos, pues permiten entregar una valoración gráfica del indicador, permitiendo a quien lo ve, apreciarlo cualitativamente: Malo (Rojo), Regular (Amarillo), Bien (Verde) o Muy Bien (Azúl).

La meta, los límites (inferior, medio y superior) son todos parámetros del indicador

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