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EN COLOMBIA TODAS LAS SOCIEDADES COMERCIALES DEBERÁN VERIFICAR ANUALMENTE LA SITUACIÓN DE SUS LICENCIAS

Enero 2002 Por Daniel Peña, Cavelier Abogados La Ley 603 de 2000 impuso a los administradores de las sociedades comerciales, sean nacionales o extranjeras, la obligación de presentar a la Asamblea, dentro de los 3 primeros meses de cada año, un informe de gestión que contenga una exposición fiel sobre el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. Inicialmente, muchos interpretaron esta obligación como un intento por legalizar el software y los derechos de autor de todas las sociedades comerciales. Sin embargo, actualmente está claro que se trata de que las compañías revisen e informen al máximo órgano social sobre la situación jurídica de todas las marcas, patentes, nombres comerciales, enseñas y derechos de autor que usa la compañía, porque el término propiedad intelectual engloba todos esos conceptos. Para el efecto, los administradores están obligados a hacer un análisis pormenorizado de los siguientes aspectos: · La propiedad ó titularidad de los derechos de propiedad intelectual e industrial de la compañía, · La vigencia de los derechos de propiedad intelectual de la compañía (recordemos que en Colombia así como en los otros países de la Comunidad Andina, los derechos sobre las marcas, por ejemplo, se adquieren por su registro y no por su uso) · Que se haya hecho un adecuado uso de los derechos de propiedad intelectual, · El correcto licenciamiento para el uso de los derechos de la propiedad intelectual ya sea como licenciantes o como licenciatarios · El pago de los tributos necesarios como titulares o licenciatarios de intangibles. En cuanto al tema específico de las licencias, los administradores deben constatar las siguientes situaciones al elaborar el informe de gestión: 1. Que en Colombia, pueden ser objeto de licencia las marcas de productos o servicios, los diseños industriales, las patentes de invención, los modelos de utilidad, los esquemas de trazado de circuitos integrados, los nombres comerciales, la enseña comercial y los lemas comerciales, los derechos de autor sobre obras literarias, artísticas y musicales, los programas de computador, Los derechos de autor conexos, los nombres de dominio (direcciones de internet),los conocimientos técnicos (know how) y los secretos empresariales.

licencia o transferencia de tecnología. .      Cláusulas que pretendan la fijación de precios de los productos por parte del licenciante. Cláusulas que obliguen al comprador de la tecnología a transferir al proveedor los inventos o mejoras obtenidas en razón del uso de la tecnología. Cláusulas que obliguen al pago de regalías por la licencia de marcas o patentes vencidas. Que revisar los contratos de licencia que ha suscrito una compañía implica realizar las siguientes actividades:   Verificar que el contrato de licencia conste por escrito Asegurarse de que el contrato de licencia esté registrado según el tipo de contrato. derechos conexos y programas de computador. Los contratos de licencia sobre obras artísticas. los administradores de las compañías que elaboran por estos días el informe de gestión han formulado dos inquietudes: La primera. El administrador también deberá verificar que en los contratos de licencia pactados por su compañía no exista una de las siguientes cláusulas (que están prohibidas en Colombia): · Cláusulas que obliguen la adquisición de una determinada tecnología. deben ser inscritos en la Oficina de Derechos de Autor. se refiere a si existe equivalencia entre una cotización. los contratos deben registrarse ante el Ministerio de Comercio Exterior. una orden de compra o una factura del distribuidor y un contrato de licencia. · Cláusulas que establezcan opción de compra total o parcial a favor del vendedor de la tecnología.   Determinar si por el uso de los derechos de propiedad intelectual se van a realizar o se han realizado pagos de regalías al propietario de tales derechos. La respuesta también es negativa ya que una de las formas de piratería más comunes consiste en comprar una sola licencia y hacer varias instalaciones ilegales. Cláusulas que prohíban el uso de la tecnología de la competencia.2. Cláusulas que restrinjan el volumen o la estructura de la producción. Los contratos que incluyen derechos de propiedad industrial deben registrarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. La segunda inquietud se refiere a la posibilidad de que sea legal instalar un programa de software en varios computadores de una empresa con una sola licencia. La respuesta es claramente negativa: Solo un contrato de licencia legalmente suscrito determina la legalidad del software. En lo que toca con las licencias de software. literarias. servicios técnicos. ingeniería básica. Si se trata de contratos internacionales de asistencia técnica. Determinar si se ha producido alguno de los eventos que dan lugar a la terminación del contrato.

Cumplir con las obligaciones arriba expuestas es de vital importancia para los administradores de sociedades comerciales nacionales y extranjeras en Colombia. . puesto que ellos serán responsables personal y patrimonialmente por cualquier irregularidad en el informe de gestión. sin contar con la responsabilidad penal que se puede derivar de permitir que en la empresa se realicen actos de piratería.