Uspešno vođenje sastanaka

Modul 1 Uspešno vođenje sastanaka

02/06

Priprema sastanka
Jedinica: 1 od 5 Upravljanje sastancima sadrži set znanja i veština na koje menadžeri često ne obradaju pažnju u zadovoljavajudem stepenu. Najvažnija karakteristika sastanaka, koja se veoma često bezrazložno zaboravlja, ogleda se u činjenici da su oni izuzetno skupi. Možda de vam se ova tvrdnja na prvi pogled učiniti preteranom, ali dovoljno je da razmislite o satima i satima koje ste tokom svog radnog veka proveli na nepotrebnim i neefikasnim sastancima. Pomnožite broj sati koje ste utrošili sa cenom sata vašeg rada i brojem osoba koje su prisustvovale sastancima i lako dete stvoriti sliku cene svih tih nepotrebnih sastanaka. Dakle, kao što možemo videti, efikasno vođenje sastanaka je pitanje kome se u svakoj organizaciji mora posveti izuzetno velika pažnja. Način na koji de se određeni sastanak odvijati zavisi prevashodno od toga šta na njemu treba da se uradi i od vrste samog sastanka (npr. da li se radi o redovnom sastanku zaposlenih, sastanku na kome se donose određeni planovi, rešavaju problemi…). Bez obzira na temu sastanka postoje određene osnovne postavke koje su identične za sve vrste sastanaka. Možda de Vam se sve navedene sugestije učiniti i preteranim za jednu aktivnost koja je u tolikoj meri jednostavna. Ono što treba imati na umu je da svaka značajna aktivnost, a sastanci to u svakom slučaju jesu, mora u sebi da sadrži i dugačku listu sugestija. Vremenom, kada budete savladavali tehnike efikasnog vođenja sastanaka videdete kako se ova lista aktivnosti sve više smanjuje.

Izbor učesnika

Odluka o tome ko de biti učesnici određenog sastanka prevashodno zavisi od toga šta se želi postidi održavanjem sastanka. Ponekad se cilj samog sastanka čini toliko očiglednim da nema ni potrebe isticati ga, ali je, uprkos tome, prosto neverovatno koliko se sastanaka održi bez prisustva osoba čije je učešde bilo neophodno. Prilikom odlučivanja o učesnicima osoba koja organizuje sastanak nikada ne sme da se osloni samo na svoju procenu neophodnosti nečijeg prisustva. Uvek treba pitati još nekoliko osoba o tome šta oni misle o spisku potencijalnih učesnika sastanka, kao i o eventualnim sugestijama da se na sastanak pozovu još neki učesnici. Ukoliko je to izvodljivo, poželjno je da osoba koja saziva sastanak pozove sve učesnike i da im u nekoliko najkradih crta objasni koja je svrha sastanka i zašto je njihovo prisustvo na njemu značajno. Odmah nakon usmenog poziva učesnicima bi trebali da budu prosleđeni i pisani pozivi na sastanak, sa mestom i vremenom njegovog održavanja, listom učesnika sastanka i kontaktom osobe kojoj mogu da se obrate ukoliko imaju neko pitanje. Poziv za sastanak uvek mora da prati i dnevni red sastanka i svi pratedi materijali koji de biti neophodni učesnicima.

1

Velika. Ova osoba bi trebala da se pobrine i da sve značajne informacije sa sastanka budu distribuirane učesnicima ubrzo nakon njegovog završetka. Ukoliko se za tim ukaže potreba. Razvoj dnevnog reda sastanka Dnevni red sastanka bi trebali da zajednički kreiraju osoba koja de voditi sastanak i njegovi ključni učesnici. Poželjno je da se pored svake od tačaka o kojima de se raspravljati na sastanku navede i predviđeno vreme njenog trajanja. kada je neophodno da se zajednički procene informacije i donesu najbolje odluke. konkretna akcija koja se dodeljuje pojedincu ili grupi izvršilaca). Pored svake važne teme u dnevnom redu treba navesti i vrstu akcije koju je neophodno sprovesti i vrstu efekata koji se pri svemu tome žele postidi (odluka. Uvek treba pitati sve učesnike sastanka da li se slažu sa dnevnim redom i da. Dnevni red treba kreirati na način koji de obezbediti da se učesnici uključe u rad sastanka od njegovog samog početka. Kako efikasno pripremiti sastanak? Pre nego što sazovete sastanak prva stvar na koju morate da obratite pažnju je da li je sastanak uopšte neophodan.Tokom sastanka nekom od učesnika (ili osobi koja de biti pozvana samo zbog te aktivnosti) treba dodeliti ulogu zapisničara koji de beležiti sve važne akcije. iznesu svoje predloge i sugestije. ukoliko se proceni da bi izmene dnevnog reda tokom sastanka mogle da dovedu do mnogo boljih rezultata i i efikasnosti rada ne treba mnogo oklevati. ukoliko se ne slažu. zadatke i vremenske rokove koji su definisani tokom sastanka. programa ili odluke. kao i o aktivnostima koje se moraju organizovati kako bi se postigli ciljevi sastanka. Dnevni red sastanka treba da bude kreiran na način koji de obezbediti da se sve neophodne aktivnosti obave tokom trajanja sastanka. smatra da sastanke treba sazivati samo u situacijama:     kada učesnici treba da podnesu izveštaje. osoba koje vode sastanak ogleda se u slepom pridržavanju dnevnog reda. Prilikom izrade dnevnog reda treba razmišljati o tome šta se želi postidi oređenim sastankom. postojanja potrebe za dobijanjem podrške učesnika za sprovođenje ideje. Poželjno je da se u dnevnom redu istaknu sveukupni ciljevi koji se žele postidi sastankom. posebno ukoliko de na njemu učestvovati predstavnici različitih kultura. kada treba da se otkrije. Prilikom zakazivanja sastanaka uvek treba imati na umu način na koji de određeni sastanak biti prezentovan pošto de sve osobe koje na njega dolaze imati na umu tu činjenicu. 2 . koji se 33 godine bavio proučavanjem i tehnikama sastanaka. Poželjno je da dnevni red sastanka bude vidljiv svim učesnicima tokom celog njegovog trajanja. ponekad i kobna greška. dnevni red se u svakom trenutku može promeniti ako je to potrebno i ako se učesnici sastanka slažu sa izmenama. Poželjno je da se sprovede kratko istraživanje u vezi sa nazivom sastanka među njegovim učesnicima. Jedan ekspert. jer de se na taj način najlakše obezbediti da svi na sastanak dođu na vreme. analizira ili reši određeni problem. glasanje.

dobro planiranog i osmišljenog dnevnog reda sastanka koji treba da obezbedi:      da predviđene tačke dnevnog reda dovedu do ispunjenja zacrtanih ciljeva sastanka. i troškovi sastanka prevazilaze pozitivne efekte koji se njime mogu ostvariti.pravljenje nepotrebno kratkih i nejasnih dnevnih redova. Prilikom planiranja neophodno je da obezbedite odgovor na slededa pitanja:      Šta je tema sastanka? Šta su ciljevi koje želite postidi svakom od tačaka dnevnog reda? Koje se sve pripremne radnje moraju obaviti? Ko sve treba da prisustvuje sastanku i sa kojom ulogom? Šta treba da bude krajnji efekat koji de se ostvariti sastankom? Ukoliko se na navedena pitanja obezbede pravi odgovori dolazimo do osnove za stvaranje jasnog. su jedan ili više ključnih učesnika sastanka sprečeni da mu prisustvuju. i da se sastanak odvija brzo. čime se u značajnoj meri učesnicima može olakšati rad na sastanku. i kada je neophodno da se obezbede ili saopšte ključne informacije. prikupe potrebne informacije i zauzmu stavove. 3 . da tok sastanka bude jasno usmeren i skoncentrisan. dinamično i efikasno. telegram. Prilikom izrade dnevnog reda sastanka treba obratiti pažnju na zamku u koju se lako može upasti . faks. sazivač sastanka i/ili učesnici nemaju dovoljno vremena za njegovu kvalitetnu pripremu.. da se smanji nesigurnost ili tenzije.  potrebe za suočavanjem različitih gledišta.. Organizatori sastanka ne treba da se plaše od slanja opširnih dnevnih redova koji sadrže detaljne informacije o pitanjima o kojima de se na sastanku raspravljati. sastanke ne treba sazivati u situacijama kada:        se svi rezultati koji se žele postidi sastankom mogu obezbediti i uz pomod drugih vidova komunikacije (telefon. postoji opasnost da zbog personalnih ili strateških razlika sastanak nede dati rezultate koji se od njega očekuju. e-mail. bez nepotrebnih skretanja sa teme. Pored toga dostavljanje dnevnog reda unapred sprečava pojavu konfuzije i nagađanja o tome "šta je prava svrha sastanka". jer su oni pokazatelj dobre analize i pripreme.).. prisustvo svih učesnika koji su neophodni za uspeh sastanka. Upravo zbog toga poželjno je da se dnevni red sastanka dostavi svim učesnicima najmanje dva radna dana pre održavanja sastanka. Sa druge strane.. pismo. kako bi oni bili u prilici da se adekvatno pripreme. njenih odluka i metoda. tajming održavanja sastanka nije najpogodniji.. kada je potrebna brza reakcija. da se obezbedi puno razumevanje politike kompanije. dobru i kvalitetnu pripremu sastanka od strane svih učesnika. Ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno treba predi na planiranje samog sastanka.. Svi učesnici sastanka moraju da budu unapred obavešteni o svemu što de se na sastanku dešavati.

4. Svaku od tački dnevnog reda mogu da prate i dodatne informacije koje imaju za zadatak da usmeravaju komunikaciju. Treba izbegavati tačku "razno" u dnevnom redu jer se ona po pravilu pretvara u nepotrebno odugovlačenje i gubljenje vremena. Uvek se učesnicima sastanka treba obratiti rečima poput "Nastavljamo u 12 časova". ili ih uopšte ni ne pročitaju prilikom pripreme za sastanak. Uz dnevni red bi trebali da budu dostavljeni i svi dodatni materijali i informacije koje mogu doprineti boljoj pripremi sastanka. Poželjno je da dnevni red sadrži 3 do 6 tačaka.. sastanci treba da budu kradi. uz mogudnost da daju sugestije za njegovu dopunu. o teme za koje se proceni da su najzanimljivije za učesnike treba staviti oko 30-og minuta sastanka pošto u tom trenutku vedini učesnika počinje da popušta koncentracija i pažnja. kako bi se izbeglo nepotrebno produžavanje predviđenog vremena trajanja sastanka. na osnovu vremenskog trajanja. "za diskusiju". Kod sastanaka za koje je predviđeno duže trajanje poželjno je predvideti pauze na svakih sat vremena. 7. 5. poziv za sastanak treba da sadrži i informacije o vemenu i mestu održavanja. što de za posledicu imati i njegovo efikasnije odvijanje. da se vreme i energija učesnika potroše na prvih nekoliko tačaka. dok grupa od 50 ljudi može samo pasivno da sedi i sluša "izlaganje" jednog od učesnika. ime osoba koja de ga voditi. zbog umora učesnika. 3. dakle. učesnici sastanka de znati. a ni u kom slučaju nemojte koristiti izraz "napravidemo pauzu od 15 minuta" pošto de se ona. dok su svi učesnici odmorni i raspoloženi za saradnju. sastanci ni u kom slučaju ne smeju da traju duže od dva sata. Ukoliko postoje i dodatna pitanja koja ne mogu da se uklope u ovakav dnevni red poželjno je da se zakaže dodatni sastanak jer postoji osnovana opasnost da se. Učesnicima treba pružiti mogudnost da daju svoje mišljenje o predloženom dnevnom redu. Uz to. Na ovaj način de se obezbediti bolja komunikacija i saradnja učesnika u nastavku sastanka. 8. Čak i u siutacijama kada se ne mogu definisati precizna trajanja pojedinih tačaka dnevnog reda. zapisničar. jer de u protivnom njihova opširnost dovesti do toga da ih učesnici ne pročitaju dovoljno pažljivo. Prilikom pravljenja rasporeda tačaka treba se prdržavati slededih pravila: o najvažnije teme. Ukoliko se radi o sastancima koji traju ceo dan neophodno je da se oni podele u manje celine između kojih treba ostaviti dovoljno vremena za puaze. o operativne probleme i pitanja treba staviti na kraj dnevnog reda. nede postidi željeni efekti. ovakav vremenski raspored omogudava da se diskusija odvija na racionalan način i u skladu sa planom realizacije sastanka. "za akciju". U tu svrhu se mogu koristiti napomene poput "za informaciju". osobama koje de predstavljati određene teme. treba staviti na početak. sigurno produžiti na 20 minuta ili pola sata.Prilikom izrade dnevnog reda poželjno je da se pridržavate slededih 9 saveta: 1. koje tačke dnevnog reda su prioritetne.. 9. Tačka za koju je predviđeno 30 minuta de svakako biti važnija od one za koju je predviđen desetak minuta. Ovi dodatni materijali moraju da budu koncizni i konkretni. svi znamo. Na primer. prioritetima u okviru njega. Pravilo koga se pritom morate pridržavati je veoma jednostavno. kao i teme koje vode ispunjenju cilja sastanka. Raspored tema u dnevnom redu je možda i najvažnije pitanje prilikom pripreme sastanka. Za svaku od tačaka koja de se nadi na dnevnom redu sastanka treba precizno definisati i vreme njenog trajanja. o poželjno je da se sastanak započne nekom temom oko koje de se svi učesnici složiti. što je više učesnika. 2. Prilikom proglašavanja pauze možete iskoristiti jedan oproban trik koji donosi dobre rezultate. uvek treba imati na umu i pravilo da je dužina trajanja sastanaka u obrnutoj proporciji sa brojem učesnika. "za odluku". ograničenjem vremena se mogu postidi dva značajna efekta. Definisanjem vremena trajanja pojedinih tačaka se stvaraju preduslovi da se izbegne greška koja se izuzetno često dešava na sastancima. Pored toga. Prvo. ime osobe koja saziva sastanak. neophodnim pripremnim radnjama koje učesnici treba da sprovedu… 6. o teme koje zahtevaju kreativno razmišljanje i značajan doprinos učesnika treba staviti na početak. 4 . Pored tačaka o kojima de se raspravljati. Ukoliko neko od učesnika želi da doda temu o kojoj de se razgovarati na sastanku on treba da se obrati osobi koja vodi sastanak sa zahtevom da se proširi dnevni red. o tačke koje zahevaju kratko vreme treba staviti na kraj dnevnog reda. ko su učesnici sastanka. vremenu trajanja i predviđenim pauzama. grupa od 5 ljudi možemo da vrši efikasnu komunikaciju dosta dugo vremena.

umesto da sede u salama. jedan iza drugog. Broj učesnika može u značajnoj meri da utiče na efikasnost određenog sastanka i rezultate koji se njime postižu. Pravila i procedure vođenja sastanka treba da obezbede prostor za neslaganja i iznošenje drugačijih mišljenja. čime ovi sastanci postaju složeniji za pripremu i vođenje i manje spontani. Unapred utvrđena pravila i procedure za vođenje sastanaka trebaju da omogude ostvarivanje nekoliko osnovnih ciljeva:      da se svi definisani ciljevi koji se žele postidi sastankom ostvare uz što je manje mogude trošenje vremena i sa što nižim troškovima da se tokom sastanka omogudi atmosfera koja de obezbediti da svi učesnici maksimalno doprinesu efikasnosti sastanka da se spreči kretanje linijom manjeg otpora i nametanje konsenzusa svih učesnika po svaku cenu. udobne fotelje ili stolice. Ukoliko se tokom sastanka pojave lični konflikti među članovima grupe neophodno je da osobi koja vodi sastanak na raspolaganju stoje mehanizmi koji de omoguditi da se oni reše na brz i efikasan način da se ostvari jedinstvo grupe koja prisustvuje sastanku i koordinacija aktivnosti svih njenih članova. Upravo iz ovih razloga sastanci na kojima se donose značajne odluke. rešavaju problemi ili se očekuje kreativni dopirnos učesnika bi trebali da imaju manje od 15 učesnika. bez stalnog vizuelnog kontakta sa ostalim učesnicima. što de na kraju po pravilu dovesti do mnogo kvalitetnijih odluka sprečavanje pojave konflikata i nesuglasica među članovima grupe na ličnom nivou. Osnovni preduslov za efikasno vođenje sastanaka je pridržavanje određenih osnovnih pravila.broj učesnika. Vođenje sastanka Jedinica: 2 od 5 Dobra priprema sastanka i jasno definisan dnevni red u značajnoj meri de doprineti da se sastanak uspešno odvija. Prilikom pripreme sastanka treba obratiti pažnju i na uslove u kojima se sastanci održavaju. okrenuti licem u lice u značajnoj meri i pospešuje diskusije i aktivno uključivanje svih učesnika u rad. Prijatan ambijent. dobro osvetljenje i ventilacija prostora pozitivno deluju na raspoloženje učesnika sastanka i doprinose boljim rezultatima. poštovanje određenih procedura i pravila (poput glasanja dizanjem ruke). Raspored u kome svi učesnici sede ravnopravno. Učesnici sastanka de se osedati mnogo prijatnije ukoliko sede za stolom za kojim mogu da vide jedni druge. koja bi trebala da se primenjuju čak i u situacijama neformalnih sastanaka. odnosno da se učesnici sastanka kredu ka unapred definisanom cilju.Prilikom pripreme sastanka treba obratiti pažnju na još jedno veoma značajno pitanje . Pravila za efikasno vođenje sastanaka Prilikom vođenja sastanaka mora se obratiti pažnja na slededih 11 pravila koja imaju za zadatak da obezbede efikasno sprovođenje sastanaka: 5 . Praktična iskustva pokazuju da sastanci kojima prisustvuje više od 15 učesnika zahtevaju viši stepen formalnosti.

uvrede što de za posledicu imati to da vremenom sve više učesnika počne da kasni na sastanke.svi učesnici de vreme navedeno u pozivu na sastanak posmatrati kao nebitnu informaciju. pružajudi pečat čitavom toku sastanka svojim nastupom i tonom reči koje izgovara. Tokom diskusije predsedavajudi ima na raspolaganju tri osnovna načina na koje može da usmerava i vodi tok sastanka: o pitanja koja imaju za cilj da navedu učesnike da iznesu svoje mišljenje. Pored toga. Prvi razlog se ogleda u činjenici da osoba sa najvišom funkcijom ne mora po pravilu biti i osoba koja de biti najsposobnija da obezbedi efikasno funkcionisanje sastanka. Sa druge strane. Ova pravila mogu biti objavljena od strane osobe koja vodi sastanak. iznošenjem nekoliko uvodnih informacija. ne postoji potreba da se pravila utvrđuju svaki put pošto se ona ved podrazumevaju. ali se u praksi pokazalo kao mnogo bolje rešenje situacija u kojoj se njihovo utvrđivanje obavlja konsenzusom svih učesnika. Drugo. sa apsolutnim pravom. Sastanak obavezno mora da počne u vreme koje je najavljeno u pozivu. Uprkos činjenici da su svi učesnici dobili dnevni red uz poziv za sastanak predsedavajudi bi trebao još jednom da objavi dnevni red sastanka na njegovom početku. 7. 5. kada uzima reč tokom sastanka predsedavajudi mora da bude veoma pažljiv. Ukoliko to nije unapred definisano potrebno je odrediti osobu koja de voditi sastanak. Situacija u kojoj se čekaju učesnici koji kasne de dovesti do toga da se učesnici koji su stigli na vreme. tokom svoje uvodne reči. pokrede diskusiju povodom prve tačke dnevnog reda. Ovo de biti posledica jedne veoma jednostavne činjenice . Predsedavajudi. Na samom početku sastanka osoba koja ga vodi bi trebala da učesnicima pojasni cilj sastanka. odnosno ne održavaju se po prvi put. 2. imajudi u svakom trenutku na umu nekoliko izuzetno značajnih detalja: o ne sme sebi da dozvoli da se njegovo izlaganje pretvori u predavanje o reč treba da uzme tek nakon što diskusija poodmakne. odnosno čim proceni da se za tim ukazala potreba o zadatak osobe koja vodi sastanak je da ohrabri ostale učesnike sastanka da polemišu o stavovima koje je on izneo i iznesu svoja neslaganja sa njima 6 . 6. situacija u kojoj je osoba sa najvišom funkcijom predsedavajudi može dovesti do toga da se učesnici sastanka uzdržavaju od komentara i predloga za koje smatraju da mogu da budu protumačeni od predsedavajudeg u negativnoj konotaciji. Prilikom izbora osobe koja de voditi sastanak treba izbedi grešku koja se često pojavljuje. Ove uvodne informacije ne moraju da izražavaju i stav predsedavajudeg po nekom pitanju. a ogleda se u izboru osobe sa najvišom funkcijom na mesto predsedavajudeg. bez obzira da li su svi pozvani učesnici stigli. Predsedavajudi mora u svakom trenutku da bude spreman da iskoristi svoju mogudnost da kontroliše tok sastanka kako bi mogao da dominira diskusijom i usmeri je u željenom smeru kada se za tim ukaže prilika. 10. znajudi da de on u svakom slučaju početi sa zakašnjenjem.1. Osoba koja vodi sastanak ima obavezu da postavljanjem pitanja motiviše učešde mirnijih i povučenijih učesnika sastanka. 4. Ovakav izbor može dovesti do slabije efikasnosti sastanaka iz dva razloga. njihov zadatak je da pokrenu konstruktivnu diskusiju u koju bi trebali da se uključe svi učesnici na sastanku. Predsedavajudi daje najvedi doprinos na početku sastanka. Ova pitanja se formulišu tako da učesnici na njih ne mogu odgovoriti sa da ili ne. ved moraju da iznesu svoje mišljenje ili stav po nekom pitanju o povremeno rezimiranje. ali i da svojim intervencijama spreči da celim tokom sastanka dominiraju govorljiviji i bučniji učesnici. učesnici treba da utvrde osnovna pravila kojih de se svi pridržavati tokom trajanja sastanka. uz pomod kog se tokom sastanka može napraviti presek i definisati zaključci do kojih se tokom sastanka došlo kroz diskusiju učesnika. kao i osobu koja de obavljati poslove zapisničara. Pre nego što pređu na prvu tačku dnevnog reda. 3. predsedavajudi bi trebao da ved u ovom trenutku pokuša da postigne konsenzus među svim učesnicima o tome šta bi trebalo da se postigne na sastanku. 8. naravno ukoliko je tako nešto mogude. Na ovaj način se sprečava skretanje sa teme sastanka i razgovor se vrada na pravi smer o direktan pristup uz pomod kog predsedavajudi konstatuje da se razgovora o temi koja u tom trenutku nije na dnevnom redu i upozorava učesnike da bi tema trebala da se vrati u predviđene okvire 9. Na sastancima koji se ponavljaju. Situacija u kojoj predsedavajudi govori na samom početku diskusije može dovesti do toga da ostali učesnici sastanka imaju rezervu prema iznošenju svojih neslaganja sa predsedavajudim o informacije koje mogu biti od značaja za dalji tok diskusije predsedavajudi bi trebao da saopšti odmah. Ovo je trenutak u kom svi učesnici mogu da daju svoje predloge u vezi sa proširenjem dnevnog reda ili izmenom neke od njegovih tačaka.

ali sa druge strane ne sme da dozvoli da se pređe preko neke značajne teme koja nije na dnevnom redu. On mora da ohrabruje učesnike da se aktivno uključuju u diskusiju. preuzimajudi. Glasanje može da se obavi na neki neformalan način (klimanjem glave. utvrđuju prioritete kojima se mora posvetiti pažnja tokom trajanja sastanka. voditi sastanak prema ostvarenju planiranih ciljeva. promoviše entuzijazam i pozitivan stav.predsedavajudi ne sme sebe da stavi u centar pažnje tokom sastanka. u direktnoj komunikaciji "u četiri oka" pošto bi u protivnom moglo dodi do situacije da se ostali učesnici povuku iz diskusije. zbog straha da ne dođu u neprijatnu situaciju u kojoj bi bili kritikovani. Dobar predsedavajudi je osoba koja "služi" grupi kojoj predsedava. Njihov zadatak je da određuju pravac i tok sastanka. 11. pazedi pritom da neko od učesnika ne preuzme kontrolu nad sastankom. o Na osnovu svega iznetog veoma lako se dolazi do zaključka da uspešnost sastanka prevashodno zavisi od osoba koje sazivaju i vode sastanak. dizanjem ruke…). da razjašnjava nejasnode. dužnost predsedavajudeg je da objavi rezultat glasanja i da prisutne upozna sa implikacijama donešene odluke. da koordinira diskusiju i da je vodi u pravom smeru. na neki neformalan način.prilikom iznošenja primedbi predsedavajudi mora da bude veoma pažljiv. Mora dobro da isplanira tok sastanka. strah…) i da bude sposobna da ih u svakom trenutku usmerava ka ostvarenju ciljeva sastanka mora da bude uspešna u pronalaženju kompromisnih rešenja mora da efikasno eliminiše sve svađe. on na njih utiče svojim ponašanjem i stavovima i usmerava ih u željenom pravcu. Dobar predsedavajudi nikada ne izdaje naređenja učesnicima sastanka. Na koji god način da se obavi glasanje. izražavanjem slaganja ili neslaganja…) ili formalno (brojanjem glasova za ili protiv. da ohrabruje učesnike. on ne sme da dominira sastankom. da namede svoje želje. ali se pojavila potreba da se i o njoj priča na sastanku. o osoba koja vodi sastanak ni u kom slučaju ne sme javno da kritikuje učesnike zbog njihovog ponašanja ili izrečenih stavova. Osoba koja vodi sastanak mora da poseduje sve veštine koje krase uspešnog menadžera:      mora da poseduje viziju i mora biti sposobna da je prenese i na učesnike sastanka mora da bude obučena za razrešavanje konflikata koji mogu nastati među učesnicima sastanka neophodno je da prepoznaje osedanja učesnika koja se mogu javiti tokom sastanka (ljutnju. Takve stvari se uvek rade diskretno. smetnje i skretanja sa tema koje mogu ugroziti tok sastanka Ukoliko želi da uspešno vodi sastanka predsedavajudi mora da u svakom trenutku uspostavi ravnotežu među brojnim zahtevima koji nastaju tokom njegovog trajanja. 7 . Osoba koja predsedava sastankom je u obavezi da doprinese. Njegova uloga se sastoji u tome da pomogne učesnicima da ostvare zacrtani cilj. vodedi ga pritom ka uspešnom završetku. na objektivan način. njen je posao da ohrabri sve učesnike sastanka da iznose svoje ideje. potrebe i stavove. ukoliko se za tim ukaže potreba. Osoba koja vodi sastanak ne sme da namede učesnicima svoja mišljenja. ali i da bude spreman da improvizuje ukoliko se za tim ukaže potreba. Zadatak predsedavajudeg je da doprinese efikasnom radu sastanka i da pritom bude osoba koja de. o tokom sastanaka uvek treba na umu imati i neverbalne znakove koje svaki od učesnika šalje. Predsedavajudi mora da vodi računa o poštovanju dnevnog reda sastanka. staraju se o tome da svi učesnici sastanka aktivno učestvuju u radu. pritom i ulogu predsedavajudeg. razočarenje. bez obzira da li je za nju potreban konsenzus ili se odluka donosi preglasavanjem prisutnih. Osoba koja vodi sastanak u svakom trenutku mora da bude svesna činjenice koja je osnovni preduslov efikasnosti sastanka . da se donese odluka. On mora da pokuša da izbegne zamku da nešto što je izrečeno shvati lično i ni u kom slučaju ne sme da dozvoli da se ceo tok sastanka prenese na lični nivo.

Završavanjem sastanka na vreme se iskazuje poštovanje prema učesnicima koji imaju isplanirane obaveze i nakon završetka sastanka. 2. Koliko god zaključivanje sastanka na prvi pogled izgledalo jednostavno često se upravo u ovoj fazi dođe u situaciju da se kompletni rezultati kvalitetnog rada u svim prethodnim fazama rasprsnu kao balon od sapunice. scenario izuzetno uspešnog sastanka kome još nedostaje samo jedan detalj . vođenje zapisnika teče bez ikakvih problema… Na prvi pogled. 3.uspešno zaključivanje.da on ne raspolaže menadžerskim sposobnostima. Prilikom zaključivanja sastanka predsedavajudi bi trebao da se pridržava slededa četiri pravila:  Treba sumirati ključne tačke. 8 . kao veoma korisno. Dakle. odluke. Poslednja razmatranja Razvili ste izuzetan dnevni red i pozvali ste na sastanak sve osobe čije je prisustvo zaista bilo neophodno. njegov najvažniji deo. kao što demo videti. veoma je važno zaključiti sastanak na pravi način. Njegov zadatak je da obavesti predsedavajudeg da se bliži vreme za završetak tačke dnevnog reda i prelazak na slededu. Ne možete uvek imati kontrolu nad vremenom otpočinjanja sastanka. Ponekad je najbolje prekinuti sastanke koji u sebi sadrže dozu frustracije ili nezadovoljstva učesnika. Ukoliko neko nije sposoban da ostvari planirane ciljeve u okviru raspoloživog vremena. čak i u situacijama kada je počeo kasnije od planiranog vremena. 4. akcije i zadatke koji su dodeljeni. Završite sastanak na vreme Sastanak se mora završiti na vreme. ali biste uvek trebali da pokušate da imate kontrolu nad njegovim krajem. ili ukoliko nije sposoban da sebi obezbedi dovoljno vremena za postizanje ciljeva. Postoje najmanje četiri razloga zbog kojih bi sastanke trebalo završavati u predviđeno vreme: 1.Zaključivanje sastanka Jedinica: 3 od 5 Uprkos tome što se narodna poslovica "sve je dobro što se dobro svrši" često ispostavila kao netačna. a završetak sastanka u planiranom vremenu predstavlja nagradu za napor koji su uložili. Zaključivanje sastanka je. to znači samo jedno . može poakazati dodeljivanje funkcije "merioca vremena" nekom od učesnika sastanka. Uspeli ste da sastanak dovedete u situaciju u kojoj su svi učesnici dali svoj doprinos produktivnim diskusijama. Ponekad se. jer vedina sastanaka koji traju duže od predviđenog vremena potvrđuju zakon opadajudih prinosa: kod sastanaka čije trajanje prevazilazi prvobitno planirano trajanje neophodno je uložiti mnogo vremena i energije da bi se došlo do bilo kakvih rezultata. Na ovaj način su učesnici ohrabreni da rade na efikasan način. postavlja se pitanje šta to treba uraditi da bi se sastanak zaključio na pravi način.

ukoliko postoji potreba za njim Zadaci koji su podeljeni učesnicima sastanka de u svakom slučaju biti elementi koji de udi i u dnevni red slededeg sastanka. Obo je veoma važno jer osobe koje učestvuju u radu sastanka treba sa njega da izađu sa osedajem da su zaista uradile nešto korisno. Kako bi se izbegle ove neželjene situacije poželjno je da dnevni red sastanka bude definisan na osnovu odluka i akcija. Često se dolazi u situaciju da dvoje ili više učesnika počinju da rade na realizaciji jednog zadatka. dok de sa druge strane svi oni zadaci koji su u radu biti predmet diskusije. Prilikom zaključivanja sastanka predsedavajudi bi ukratko trebao da istakne:    Najvažnije elemente sastanka Sve dogovore koji su postignuti i odluke koje su donete Sve zadatke koji su dodeljeni. Na ovaj način de učesnici sastanka biti ohrabreni da ulože više napora na realizaciji akcija koje predstavljaju posledicu odluka donetih na sastanku. odluka.   Ukoliko se ukazala potreba za održavanjem slededeg sastanka treba napraviti skicu njegovog dnevnog reda. Nakon toga predsedavajudi bi trebao da sumira sastanak u kratkim crtama. Na slededem sastanku de se podneti izveštaji o svim zadacima koji su trebali da budu završeni pre njega sa jedne strane. vremenske rokove za završetak zadataka i sve ono što se od njih očekuje tokom realizacije zadataka Skica dnevnog reda slededeg sastanka . Ovaj pregled sastanka bi trebao da bude u direktnoj vezi sa svrhom sastanka. kao i o tome ko je odgovoran za akcije. Pored toga. neki zadaci ostaju nezavršeni. Predsedavajudi treba da iskaže zahvalnost učesnicima na njihovom doprinosu. Neophodno je da svi učesnici razumeju svaku odluku i da donesu odluke o akcijama koje je potrebno sprovesti na osnovu tih odluka. Ponekad se čak dolazi i u situaciju da se preduzima i previše akcija koje ne prate odgovarajudi rezultati. sa druge strane. Rezultati diskusija koje se vode na sastancima su ponekad toliko neodređeni da učesnici jednostavno ne znaju ko šta treba da uradi i u kom vremenu. Trebala bi da se da ocena rezultata sastanka koji se završava. predsedavajudi treba da zamoli zapisničara da pribeleži i sve nezavršene poslove sa sastanka. ukoliko se ukaže potreba da se i neki od njih prebace u dnevni red slededeg sastanka. Sumiranje ključnih tačaka. akcija i zadataka Jedan od najvedih problema povezanih sa sastancima ogleda se u tome da na njima obično bude jako puno priče koju po pravilu ne prate i akcije koje je neophodno sprovesti za realizaciju svega onoga što je na sastanku odlučeno. među učesnicima počinje da se razvija osedaj zajedništva i postignuda. pružajudi pritom odgovore na slededa osnovna pitanja:    Zbog čega je sastanak sazvan? Da li smo dostigli svoje ciljeve? Šta demo da uradimo sledede? Ukoliko se sastanak završi pregledom ostvarenog napretka na njemu i kratkim prikazom bududih akcija. kao i osobe kojima su oni dodeljeni. 9 . dok.

Ono što se sa sigurnošdu može definisati na kraju sastanka je vremenski okvir u kom bi slededi sastanak trebao da bude održan. 10 . Možda de na tom sastanku od presudnog značaja biti neke osobe koje trenutno nisu prisutne i samim tim ne mogu da se izjasne koji im termin održavanja odgovara. Na ovaj način se dolazi u situaciju da grupa sama definiše termin slededeg sastanka na osnovu realnih razloga za njegovo održavanje. Zahvalnost se iskazuje i svim učesnicima kojima su dodeljeni određeni zadaci. oni predstavljaju i izuzetno lošu naviku. Izražavanje zahvalnosti Kako se osedate u situaciji kada ste dali sve od sebe. Sa druge strane. U određenim situacijama. Sa druge strane. Ponekad jednostavno nije ni mogude definisati termin slededeg sastanka u trenutku zaključivanja onog koji je u toku. Na kraju krajeva. oni koji su uložili najviše napora i treba da znaju da je njihov rad pozitivno ocenjen. 2. predsedavajudi bi trebao da iskaže zahvalnost i svim ostalim učesnicima na sastanku.Neki stručnjaci za sastanke predlažu da predsedavajudi odmah zakaže i vreme i mesto održavanja slededeg sastanka. osobi koja je bila zadužena da prati vremensku dinamiku odvijanja sastanka i svim ostalim učesnicima koji su mu pomagali oko tehničke realizacije sastanka. Iskazivanje istinske zahvalnosti članovima grupe zbog njihovog doprinosa sastanku po pravilu u značajnoj meri pospešuje njihovu motivaciju da se još više uključe u rad slededih sastanaka. Kao logičnije i praktičnije rešenje obično se namede situacija u kojoj predsedavajudi postavlja učesnicima pitanje kada očekuju da mogu da završe zadatke koji su im dodeljeni na sastanku. Predsedavajudi treba da se zahvali i zapisničaru. zakazivanje slededeg sastanka može lako dovesti do razvijanja rutine održavanja sastanaka zbog njih samih. Uprkos tome što sastanci mogu predstavljati dobar način motivisanja zaposlenih da na vreme izvršavaju dodeljene poslove. Na kraju. 4. kada ste sve svoje umne i fizičke sposobnosti uložili u zajednički poduhvat koji se odjednom iznenada završio? Da li želite da se i učesnici sastanka koji ste vodili osedaju na isti način? Nakon završetka formalnog dela sastanka predsedavajudi bi trebao da se zahvali učesnicima: 1. (Ponovo) se treba zahvaliti svim učesnicima koji su održali prezentacije. 3. iznosili izveštaje ili su na bilo koji način doprineli pripremi samog sastanka i radu tokom sastanka. pošto njihovo održavanje može da bude i dosta skupo. a posebno onima koji su se za neki od zadataka dobrovoljno javili. Neki od učesnika mogu da imaju potencijalna preklapanja obaveza koja moraju da razreše pre nego što definišu vreme i mesto održavanja slededeg sastanka. oni koji uopšte nisu doprineli radu tima mogu se osedati i pomalo posramljeni što može dovesti do toga da postanu mnogo aktivniji na slededim sastancima. Ponekad dovoljan problem kod zakazivanja sastanaka predstavlja i sama informacija kada je sala za sastanke slobodna. posebno kod projektnih timova i specijalnih timova koji rade u cilju ispunjavanja dugoročnih ciljeva ovaj način rada se može pokazati kao dobra ideja.

značaja odluka… Usmena procena od strane učesnika Najčešdi način procene efekata sastanaka ogleda se u tome da učesnici sami iznesu svoje ocene. pošto se njime ohrabruju rezervisaniji učesnici da daju svoj doprinos. situacije. uz traženje mišljenja samo od onih učesnika koji su dali negativnu ocenu (prst na dole) nekog elementa. Ovaj metod se pokazao veoma korisnim u situacijama kada je diskusija tokom sastanka bila izbalansirana i u skladu sa dnevnim redom. Predsedavajudi može da postavi pitanje kako učesnici ocenjuju sastanak. Slededa varijanta se može ogledati u korišdenju bilo kog od ovih pristupa. poput:     Da li ste unapred pogledali dnevni red sastanka i da li ste sa nekim prodiskutovali predviđene teme? Da li ste doprineli radu sastanka u maksimalnoj mogudoj meri? Da li su vam jasne vaše obaveze i poslovi koje morate da uradite nakon sastanka? Na koji način bismo mogli da poboljšamo rad na slededem sastanku? Još jedan jednostavan način za procenu efekata sastanka je uz pomod gestikulacije učesnika. Najjednostavniji način procene sastanaka je iznošenje ocena efikasnosti sastanaka na njihovom kraju. Učesnicima se može postaviti jedno ili više jednostavnih pitanja. Predsedavajudi svakom učesniku postavlja pitanje da podeli svoje reakcije sa ostalim učesnicima. Postoje brojni metodi za procenu uspešnosti sastanaka. Ne postoji samo jedan metod koji se može primeniti na sve situacije jer izbor najboljeg načina procene efekata sastanaka zavisi od brojnih faktora poput ljudi. Zatim svaki od učesnika iznosi razloge na osnovu kojih je dao ocenu. u vodoravnom položaju (prosečno) ili okretanjem prsta na dole (loše). Postoje na desetine načina kako se ova procena može izvesti.Evaluacija sastanka Jedinica: 4 od 5 Procena efekata sastanaka Ključni preduslov za efikasno odvijanje sastanaka ogleda se u proceni njihovih efekata. Jedan od otvorenijih metoda za dobijanje povratnih informacija od polaznika ogleda se u njihovom iznošenju komentara. Predsedavajudi može i da prati reakcije učesnika tražedi od njih sugestije za poboljšanje efikasnosti sastanaka. a oni zatim mogu da iznesu svoju ocenu podizanjem prsta na gore (dobro). Varijacija ovog metoda bi mogla da se ogleda u tome da predsedavajudi krene sa čitanjem jednog po jednog elementa sa liste koja sadrži elemente sastanke koje je potrebno oceniti. 11 . Ovaj metod je posebno pogodan u situacijama kada je postojala nejednaka aktivnost pojedinih učesnika sastanka. pružajudi ideje koje možda ostalim pristunim osobama nisu bile na umu. Manje strukturiran metod se ogleda u opštoj diskusiji kod koje predsedavajudi samo treba da zatraži komentare od učesnika.

Ova pitanja mogu biti uopštena (Šta je od onoga što smo uradili imalo dobre rezultate?. Činjenica je da vedina grupa u značajnoj meri preferira usmeni način procene efekata sastanaka. bilo da se radi o pripremi ili objavi. Bez obzira koji metod da se odabere. Iz ovih razloga. a on ujedno zahteva i nečije vreme i napore neophodne za analizu evaluacija i prezentovanje njihovih rezultata. Nakon što učesnici podele svoje reakcije. 12 . Pisanje pruža direktno dokumentovanje reakcija koje nisu zabeležene od strane zapisničara. U pisanom obliku se najčešde može pokriti više tema nego što je to mogude uraditi tokom diskusije. pisana procena ne traži uvek mnogo vremena. Upravo iz tih razloga trebalo bi se odlučivati na upotrebu pisanih procena samo u situacijama kada usmeni metodi ne daju najbolje rezultate iz određenih razloga. Učesnici mogu bolje da iznesu svoje stavove pisanim putem nego usmenim izlaganjem. Pisana procena od strane učesnika Pisana procena pruža nekoliko prednosti u odnosu na ranije opisane metode:     Učesnici mogu da ukažu pisanim putem na neke stvari koje nisu spremni da saopšte pred ostalim učesnicima. predsedavajudi bi trebao da vodi diskusiju na isti način na koji bi vodio i diskusiju o pitanjima koja su na dnevnom redu. parafraziranjem i postavljanjem dodatnih pitanja predsedavajudi bi trebao da pokuša da izazove sugestije koje de dovesti do poboljšanja sastanaka.Predsedavajudi kod dva prethodna navedena metoda može da usmerava diskusiju postavljanem pitanja. možda je najbolje koristiti pisane evaluacije samo u situacijama kada verbalni metodi ne funkcionišu iz nekog razloga. poput situacije u kojoj se očekuje da neki od učesnika nede biti iskreni tokom razgovora. Na kraju. Uprkos tome što se to čini pomalo neverovatnim. vedina grupa u značajnoj meri preferira govornu evaluaciju. izvršiti analizu procene i kako de ona uticati na rezultate rada na slededim sastancima. Traženjem pojašnjenja. Koji god od ponuđenih metoda usmene procene da upotrebi. Na koji način bismo mogli da ohrabrimo vede učešde na sastanku?). poput činjenice da neki od učesnika nisu spremni da otvoreno iznesu svoje stavove. neophodno je da se evaluacija sastanka završi dogovorom oko najmanje jedne stvari koja bi se trebala uraditi kako bi se poboljšao rad na slededem sastanku. i kod pisane procene postoje određeni nedostaci. Naravno. Predsedavajudi treba da donese i odluku o tome ko de. i na koji način. Drugi se ogleda u tome da je pisani način teži za deljenje informacija među članovima grupe. Jedan od njih se ogleda u činjenici da su brojni pisani komentari teški za razumevanje i/ili ne pružaju dovoljno osnova za preuzimanje akcija. Šta smo mogli da uradimo bolje?) ili konkretna (Na koji način bismo mogli da poboljšamo dnevni red?. predsedavajudi bi trebao da zamoli zapisničara da zabeleži sve komentare i sugestije.

13 . u tišini i bez konsultacija sa ostalim učesnicima. po njihovom mišljenju.sistem procene efekata sastanaka se mora razvijati za konkretne potrebe. Svaki od učesnika zatim popunjava upitnik. Predsedavajudi svim učesnicima deli upitnike i traži od njih da procene nivoe dostizanja ciljeva koji su značajni za grupu. Ukoliko se jednostavno prepiše nečija forma. ili uz mogudnost izbora nekog od ponuđenih nivoa na skali (najčešde se za ove situacije koristi Likertova skala sa 5 ponuđenih nivoa). učesnici mogu smatrati da nema potrebe da ulažu isuviše napora i vremena u ceo proces. Forma za evaluaciju efekata sastanka bi mogla da sadrži neka od slededih pitanja i konstatacija:                          Učesnici sastanka su isuviše kasno obavešteni o terminu njegovog održavanja Dnevni red je bio dobro organizovan i odgovarao je razlozima održavanja sastanka Dnevni red je svim učesnicima dostavljen na vreme Sala za sastanke je odgovarala potrebama Sastanak je dobro organizovan Svi pozvani učesnici su prisustvovali sastanku Svi učesnici su na vreme stigli na sastanak Sastanak je počeo na vreme Predsedavajudi je na samom početku izneo jasnu svrhu sastanka Dogodile su se promene u odnosu na prošli sastanak U svakom trenutku se razgovaralo samo o jednoj temi Nije bilo upadanja u reč drugim učesnicima Atmosfera je omogudavala slobodno iskazivanje stavova Učesnici su iskazivali međusobno poštovanje Predsedavajudi je koristio pitanja na pravi način Predsedavajudi je sumirao glavne delove svake diskusije Diskusije su se odnosile na temu Grupa je procenila prednosti i mane svih pitanja Odluke su donete na korektan način Sastanak se odvijao u skladu sa planiranom dinamikom Ostvareni su ciljevi sastanka Odgovornosti su podeljene na jednake delove Objavljeni su planovi za sledede sastanke Na sastanku je vladala dobra atmosfera Sastanak se završio u planiranom terminu Prilikom procene efekata sastanka uvek treba imati na umu jedan izuzetno važan detalj . on mora da odgovara učesnicima i sastanku. značajna. Treba pozvati učesnike da modifikuju sistem procene tako da on pokrije i pitanja koja su.Višestruki odgovori Ovaj format procene najčešde zahteva jako malo vremena i pruža veoma konkretne informacije do kojih se dolazi odgovorima učesnika na pitanja koja imaju zadatak da iskažu njihove reakcije na izjavu uz pomod odgovora da ili ne. i zatim ih vradaju predsedavajudem.

uz posvedivanje pažnje potrošnji vremena i obezbeđivanju da:    je vreme korisno potrošeno. a pritom se smanjuje i verovatnoda pojave lutanja. Upravljanje vremenom podrazumeva vođenje sastanka ka njegovom završetku. oni se ohrabruju da ostanu fokusirani na dnevni red. Mora se izbedi sindrom "poslednjeg trenutka". postavljajudi im pritom i pitanje da li su spremni za donošenje odluka ohrabri učesnike da se fokusiraju na temu i da obeshrabri ponavljanje. predsedavajudi bi trebao da:        se postara da se na dnevnom redu ne nađe previše tačaka definiše dnevni red u kome de biti jasno označeno i predviđeno vremensko trajanje svake od tačaka se brine o tome da se sastanak krede u odgovarajudem tempu svim učesnicima pre početka diskusije stavi do znanja koliko je vremena dodeljeno nekoj tački povremeno obaveštava učesnike o tome koliko je još vremena ostalo za trenutnu tačku dnevnog reda povremeno obaveštava učesnike o ostvarenom progresu i postignutim dogovorima. U cilju postizanja postepenog i prirodnog završetka neke tačke dnevnog reda.Upravljanje vremenom na sastanku Jedinica: 5 od 5 Uspešno upravljanje vremenom tokom sastanka je od presudnog značaja za njegov uspešan završetak. Davanje periodičnih obaveštenja o proteku vremena U cilju zadržavanja sastanka u unapred definisanim vremenskim okvirima. Nagli prekid neke tačke je uvek rizičan i može dovesti do loših odluka koje su donete u žurbi. Zatvaranje diskusije o tački dnevnog reda Ukoliko se desi nešto od slededeg mora se predi na zatvaranje aktuelne tačke dnevnog reda:    vreme dodeljeno za tu tačku je isteklo stiče se utisak da diskusija ne vodi nigde diskusija je počela da se ponavlja i ne pojavljuju se nove informacije Predsedavajudi bi tokom sastanka trebao da teži tome da se svaka tačka dnevnog reda privede kraju na lagan i prirodan način. Sastanci su skupi i svaki potrošeni minut bi trebao da pruži neku vrednost. lutanje i digresije 14 . je svakom od pitanja dodeljeno vreme u skladu sa njegovim značajem. Na ovaj način se među učesnicima pojačava spoznaja značaja vremenskih ograničenja. odnosno situacija u kojoj se deset minuta pre kraja sastanka dolazi do zaključka da je polovina dnevnog reda još uvek neobrađena. Stvari odjedanput počinju naglo da se ubrzavaju i iznenada se pojavljuje velika verovatnoda donošenja pogrešnih odluka. od samog početka sastanka se ostvaruje merljiv i održiv progres koji traje sve do kraja. Mora se izbedi situacija u kojoj je 90 procenata vremena potrošeno na pitanja koja su nebitna ili im je važnost izuzetno mala. učesnici bi trebali da u određenim fazama sastanka budu obavešteni o proteku vremena. ponavljanja. digresija i vradanja unazad.

da prate šta de biti rečeno. poput: "Samo da vas podsetimo. Pre nego što dozvoli produženje trajanja tačke dnevnog reda predsedavajudi bi trebao da razmotri sledede elemente:    grupa bi trebala da ima na umu činjenicu da de se dodatno vreme koje je dodeljeno jednoj tački morati oduzeti od drugih tačaka konsultacija o tome da li da se produži vreme trajanja tačke se mora doneti u saradnji sa grupom (demokratsko odlučivanje). protokol našeg sastanka podrazumeva da se reč dobija podizanjem ruke. Ukoliko se u obzir uzme česta tendencija prema lutanju. a ne podizanjem glasa. odluka o završetku diskusije bi trebala da bude doneta od strane grupe. Uvek postoji i mogudnost da se tačka odloži do slededeg sastanka.. digresije i vradanje na prethodne teme. Napori predsedavajudeg da ohrabri efikasnu participaciju pojedinaca mogu se ogledati u preventivnom radu i intervencijama tokom sastanka." Na početku sastanka od učesnika se može zatražiti da budu koncizni u svojim izlaganjima. da izbegavaju digresije. Situacija u kojoj se procenjuje vreme koje de biti potrebno za najvažniju tačku dnevnog reda i gledanje na sat potom kojim se proverava da li je to vreme ispoštovano može da bude ponekada i preterano zahtevno. 15 . ponekad je bolje odložiti je za kraj sastanka i predi na nju tek kada se obrade sve tačke sa visokim prioritetom. Ohrabrivanje efikasnog učešda pojedinaca Kao veoma efikasna tehnika upravljanja vremenom može se koristiti i ograničavanje vremena diskutovanja za sve učesnike sastanka. svim učesnicima pružmo jednake mogudnosti za učešde u diskusiji i izbegavamo dominaciju.. ukoliko je tačka veoma daleko od zaključenja i neophodno je produženje njenog trajanja. ponavljanje. Mi komentare dajemo na koncizan i fokusiran način. dominaciji. Na ovaj način drastično opada kvalitet diskusija i donetih odluka. diskusijama i vradanju na prethodne teme tokom sastanka lako se može dodi do zaključka da vrlo često 90 procenata vremena trajanja sastanka potroši 10 procenata učesnika. Produženje trajanja tačke dnevnog reda Neophodno je da se tokom sastanka napravi balans između potrebe za strukturiranjem sastanka i potrebe za fleksibilnošdu. Preventivne akcije Fokusiranje i efikasna participacija pojedinih članova mogu se ohrabriti u fazama planiranja i otpočinjanja sastanka. ponavljanje. ponavljanju argumenata. Uprkos svim planiranjima može se dodi u situaciju da se ponekad ukaže potreba i za produženjem trajanja neke tačke dnevnog reda. vradanje na teme. Ovo ne sme biti jednostrano doneta odluka od strane predsedavajudeg (monarhija). Na primer:   U dnevnom redu sastanka se može navesti i nekoliko smernica za učesnike. ili odluka koja je doneta na insistiranje jednog od učesnika (anarhija ili tiranija manjine). nju ni u kom slučaju ne smeju da nametnu predsedavajudi (autokratsko donošenje odluka) ili nekoliko učesnika koji postaju nestrpljivi iz nekog razloga.

Plan and Conduct Effective Meetings. Consult. Ukoliko se koriste na isuviše rigidan način. Meeting Excellence . Glen Parker. TEST TASK Naziv: Poziv za sastanak Zadatak: Kreirajte poziv za sastanak koji de na svom dnevnom redu imati 7 tačaka. 6. Božena Kosanovid. svaka njegova diskusija može da traje do tri minuta. 2007. svaki učesnik se za određenu tačku dnevnog reda može prijaviti dva puta.P. Data Status. Preporučena literatura: 1. Streibel. Spremite se za sastanke i pregovore. Kako održati sastanak. 2006. Nik Morgan. Beograd. Tema sastanka i tačke dnevnog reda mogu biti po vašem slobodnom izboru. USA. Alana Barker. M. Ovakva ograničenja. ona mogu ograničiti kreativnost učesnika i sprečiti razvoj diskusije. USA. Naučna KMD. McGraw Hill. 4. 2001. Barbara J. Melisa Rafoni. Zagreb. Na primer. John Willey & Sons. 3. sa druge strane. 2007. 2. Sastanak. 5. Beograd. 16 . Upravljanje vremenom. a govornici koji se javljaju po prvi put imaju prioritet u odnosu na one koji se javljaju drugi put za određenu tačku.E.33 tools to lead meetings that get results. uvode i element formalnosti u sastanke. 2009. Robert Hoffman. Beograd.U velikim ili formalnim grupama ponekad je običaj da se na početku sastanka postigne dogovor o formalnim vemenskim ograničenjima dužine govora. 2009. Data Status.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful