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El monitoreo

Documento elaborado especialmente para el curso: Monitoreo y evaluacin de polticas y programas con enfoque de gnero (PRIGEPP-FLACSO- COPRECOS) 1. En qu consiste el monitoreo o seguimiento? El monitoreo o seguimiento de un programa o proyecto es la herramienta que, durante su ejecucin, permite saber lo que est pasando, Esto es, posibilita identificar en qu medida y de qu modo se est implementando todo aquello expreso en el diseo de la intervencin. En concreto, el monitoreo informa peridicamente sobre el estado de avance de un programa o proyecto. Por lo tanto, es la verificacin peridica de lo que se est realizando, tanto desde la perspectiva fsica (realizacin de las actividades), como de la financiera (gestin de los recursos y del presupuesto). Esta informacin peridica es de suma utilidad ya que va dando seales sobre la marcha de la ejecucin y sobre el alcance o logro de los objetivos y resultados a lo largo de la implementacin de la intervencin, aportando tambin informacin sobre el grado de satisfaccin de los destinatarios con las acciones del proyecto, as como establecer indicios acerca de la sostenibilidad de la intervencin 2. Para qu sirve el monitoreo de programas y proyectos? La utilidad e importancia del seguimiento radica en que permite obtener una informacin significativa sobre la gestin del programa y, en este sentido, constituye un insumo central tanto para el propio proceso de ejecucin posibilitando la mejora del programa en marcha- como para posibles ejercicios de evaluacin. De forma especfica, el monitoreo recoge y sistematiza siguientes aspectos: informacin sobre los

la estructura organizativa para la gestin de la intervencin; es decir, analiza si los RRHH previstos son los adecuados (en cantidad y perfil), si la forma en que estn organizado el equipo de gestin facilita u obstaculiza la gestin, si el equipamiento disponible es el requerido para la gestin adecuada del programa/proyecto, etc. la cobertura y participacin de la poblacin, uno de los aspectos que condicionan el logro de los objetivos de un programa o proyecto es la participacin de la poblacin destinataria; de modo tal que es relevante en el monitoreo producir informacin sobre: el grado de logro de la cobertura prevista, el grado de adecuacin entre las caractersticas de la poblacin que participa y la poblacin objetivo definida previamente por el proyecto, el modo y frecuencia en que la poblacin participa en las distintas actividades del proyecto/programa y su grado de satisfaccin con el mismo.

la metodologa de intervencin social, recoge informacin y analiza si la estrategia y las actividades programadas se desarrollan segn lo previsto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Analiza el contexto (de incertidumbre y turbulencias) para determinar en qu medida es necesario realizar adecuaciones a lo programado; es decir que, a travs del monitoreo se produce informacin que permite modificar, agregar, eliminar o reorientar actividades y reasignar recursos. Por lo tanto, identifica los puntos crticos en la gestin y ejecucin, permitiendo detectar problemas y soluciones. los resultados, es decir que tambin recoge informacin sobre el grado en que se van alcanzado los resultados inmediatos previstos, los que contribuyen de acuerdo con la lgica de intervencin- al logro de los objetivos de la intervencin. el estado de avance de la ejecucin, produciendo informacin que permite visualizar en qu medida se cumple el cronograma de ejecucin previsto, identifica atrasos o desvos tanto en las actividades realizadas, los productos entregados como la ejecucin de los recursos econmicos asignados.

Para tener en cuenta El monitoreo o seguimiento facilita la toma de decisiones sobre las acciones correctivas a realizar en una intervencin, durante su ejecucin. El seguimiento informa, la evaluacin concluye (IDR,s/f : 80)1

3. Cmo se lleva a cabo? El monitoreo es una tarea propia e inseparable de la gestin, por lo tanto es una responsabilidad que tiene que ser asumida por el equipo de gestin de un programa o proyecto en forma cotidiana, ya que recopila informacin acerca de la puesta en marcha y ejecucin del proyecto/programa. Para llevarlo realizarlo es necesario: Asignar la responsabilidad del monitoreo: Dependiendo del tamao del equipo - es decir de la disponibilidad de recursos humanos- esta podr recaer en una persona o un grupo de dos o tres personas dentro del equipo de gestin del proyecto.

Decidir la periodicidad: Esta puede ser mensual, trimestral, cuatrimestral o cada ms tiempo. La decisin se toma en funcin de la duracin del programa/proyecto y de la diversidad y complejidad de actividades a realizar. En el caso de programas o proyectos que se gestionan de forma descentralizada (en distintas localizaciones, a travs de equipos tcnicos
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: Osuna, Jos Luis, Mrquez, Carolina (s/f): Gua para la evaluacin de polticas pblicas, IDR- Instituto de Desarrollo Regional- Fundacin Universitaria

locales o de organizaciones sociales), ser necesario capacitar a dichos equipos en la metodologa de monitoreo, y fundamentalmente en el uso de los instrumentos de registro de la informacin. Definir la estrategia de monitoreo. Es decir, decidir qu aspectos del proyecto se van a monitorear, qu tipo de informacin se pretende recoger y analizar y cmo se la va a recoger y recopilar. Idealmente, se debera partir de la elaboracin y diseo del sistema de evaluacin y monitoreo de un proyecto o programa en forma previa al inicio de su ejecucin y en forma conjunta con el diseo del mismo. Pero si esto no hubiera sido as, no es un inconveniente insalvable, y es posible definir a posteriori los ejes conceptuales que orientarn el monitoreo, as como identificar las dimensiones sustantivas a monitorear durante la ejecucin y definir los indicadores, las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de la informacin necesaria En funcin de qu se va a monitorear -tal como se seal en el punto anterior se deben elaborar los indicadores (cuantitativos y cualitativos) que se relevarn durante el monitoreo, as como definir tambin las fuentes de informacin a partir de los cuales se los medir/observar. Para realizar esta tarea es posible hacer una bsqueda de modelos de monitoreo y de evaluacin que se hayan aplicado a proyectos similares. Es importante y orientador tomar en consideracin otras experiencias previas, teniendo el cuidado de analizarlas y adecuarlas a los objetivos del proyecto y de la estrategia de evaluacin y monitoreo definida. Elaborar y aplicar los instrumentos con los cuales se recoger y se sistematizar la informacin, por ejemplo: planillas de registro de datos, cuestionarios breves, informes parciales, etc. Se incluyen algunos modelos de planilla de registro, y una gua de observacin de actividades, a modo de ejemplo al final del captulo. Sistematizar la informacin, procesarla y analizarla. Elaborar un informe de sntesis con sugerencias de modificacin y reorientacin de actividades as como recomendaciones especficas para la gestin del programa. Para tener en cuenta: o La frecuencia del monitoreo debe ser adecuada a las necesidades del programa/proyecto, teniendo en cuenta que la informacin tiene que servir para tomar decisiones durante la ejecucin. Si es muy espordico no ser til. o El monitoreo debe atender a la informacin cuantitativa y cualitativa del proceso de implementacin. o Es necesario priorizar con claridad cul es la informacin necesaria y relevante, ya que la recoleccin de demasiada informacin dificulta la posibilidad de analizarla e interpretarla para tomar decisiones en forma rpida.

4. Qu aporta el monitoreo con enfoque de gnero? El monitoreo con enfoque de gnero permite identificar, a lo largo de la ejecucin de una intervencin, en qu medida se producen cambios en relacin a la equidad de gnero y a la sostenibilidad de las acciones y de los cambios producidos. Los indicadores de gnero incorporados al monitoreo durante todo el ciclo de proyecto son seales que nos van diciendo cmo y en qu medida las acciones del proyecto contribuyen a reducir las inequidades entre mujeres y hombres y potenciar el empoderamiento de las mujeres.. Para lograr implementar un monitoreo con enfoque de gnero es necesario: revisar los indicadores de monitoreo para hacerlos adecuados o pertinentes al enfoque de gnero. si esto no ha sido tenido en cuenta, es necesario reformular los indicadores para que permitan recoger, en todos los casos, informacin desagregada por sexo; y para incorporar otras variables que ayudan a la visibilizacin y comprensin de situaciones de inequidad de gnero, tales como: nivel de ingreso, pertenencia tnica, edades, etc. esta tarea de revisin puede implicar la creacin de nuevos indicadores que permitan analizar la informacin con perspectiva de gnero. Ejemplos para pensar Proyecto: Promocin y prevencin de la salud sexual y reproductiva de jvenes. Ejemplos de Indicadores Sin perspectiva de gnero (ciegos al gnero) % de destinatarios del proyecto participando en los talleres de informacin y promocin de prcticas saludables en torno a la salud sexual y reproductiva % de incremento de controles peridicos de la salud sexual y reproductiva.

Con perspectiva de gnero (sensibles al gnero) % de mujeres y hombres participando en los talleres de informacin y promocin de prcticas saludables en torno a la salud sexual y reproductiva % de incremento de controles de peridicos de salud sexual y reproductiva entre las mujeres que asistieron a los talleres % de incremento de consultas sobre salud sexual y reproductiva entre los hombres que asistieron a los talleres

Grado de satisfaccin de los destinatarios del proyecto con la informacin brindada en los talleres.

Grado de satisfaccin de mujeres y hombres destinatarios del proyecto con la informacin brindada en los talleres Grado de utilidad de la informacin brindada segn hombres y mujeres que asistieron a los talleres. 4

revisar los instrumentos previstos para la recoleccin de la informacin de monitoreo, por ejemplo las planillas de registro para que la informacin que stas requieren sea coherente con los indicadores reformulados con enfoque de gnero y/o incorporen los nuevos indicadores de gnero creados. Tambin es necesario tener en cuenta que el anlisis e interpretacin de los datos de monitoreo se haga considerando la perspectiva de gnero, para garantizar que ste permita definir medidas correctivas que contribuyan a disminuir las brechas de gnero. asegurar que la informacin se recoja, se sistematice y analice segn las desagregaciones por sexo y otras variables relevantes edad, orientacin sexual, nivel de ingresos, etc.-, que se plantearon en los indicadores. Generar anlisis en clave de gnero de la informacin recogida para mejorar la toma de decisiones sobre la marcha del programa proyecto y como estrategia de aprendizaje y formacin en los temas de monitoreo a partir de la propia prctica.

INFORME MENSUAL
rea: Perodo monitoreado: Proyecto/Programa OBJETIVO 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 OBJETIVO 2 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Meta Programada % Ejecutado Presupuesto programado % presupuesto ejecutado Responsable Fecha: Localizacin: Cantidad de participantes Mujeres Hombres Efectos sobre los participantes Mujeres Hombres Medidas correctivas Mujeres Hombres

Modelo de Gua de observacin de actividades


DATOS BSICOS Municipio Barrio: Tipo de actividad: Fecha: Duracin de la actividad: Horario de la actividad: Responsable de la actividad: Entrega de prestaciones (bienes/ servicios) Sensibilizacin/ informacin Promocin/ prevencin Otras*

*Especifique:_________________________________________________________________
I. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD y DE LA POBLACIN DESTINATARIA I.1 Breve descripcin de las actividades realizadas: (en el caso de actividades de sensibilizacin y/o promocin, indique la temtica y tipo de metodologa utilizada para realizar la actividad; tipo y cantidad de prestaciones entregadas:)

I.2. Participantes: describa a la poblacin que participa de la actividad segn sexo, edad, o bien segn los atributos que correspondan y sean pertinentes para el tipo de actividad: por ejemplo: nios, nias, adolescentes escolarizados; jvenes que no estudian ni trabajan, mujeres solas con hijos a cargo, hombres desocupados, adultos mayores, discapacitados, etc.

I.3. Cantidad total de personas que asistieron a la actividad (cobertura alcanzada)

I.4. Lugar/ espacio fsico donde se realiz la actividad:

II. OBSERVACIONES SOBRE LA ACTIVIDAD II.1. Efectividad de la convocatoria y participacin (comente aspectos positivos y aspectos a mejorar para futuras convocatorias; identifique si se observan diferencias en el inters por la convocatoria entre hombres y mujeres)

II.2. Organizacin de la actividad (muy buena, buena, regular, mala) y motivos:

II.3. Grado de inters de los participantes (muy bueno, bueno, regular, malo) y motivos:

II.4. Desempeo de los responsables de la actividad: (muy bueno, bueno, regular, malo) y motivos:

II.5. Grado de adecuacin del espacio fsico: (muy adecuado, medianamente adecuado, poco adecuado) y motivos:

III.

TESTIMONIOS

III. 1. Recoja dos testimonios de mujeres que participan de la actividad (elija al azar tres mujeres y transcriba en forma textual sus opiniones, sentimientos, comentarios; indique la edad y/o la pertenencia tnica de las personas que dan su testimonio, colocando estos dados entre parntesis al final cada testimonio) a)

b)

III.2. Recoja dos testimonios de hombres que participan de la actividad (elija al azar tres hombres y transcriba en forma textual sus opiniones, sentimientos, comentarios, indique la edad y/o pertenencia tnica colocando estos dados entre parntesis al final cada testimonio) a)

b)

III.3. HAGA UN REGISTRO FOTOGRFICO DE LA ACTIDAD IV. COMENTARIOS ADICIONALES

Nombre del responsable de la elaboracin del informe

Firma: