PROYECTO: SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION INDUSTRIAL AL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS

Plan de Gestión de Proyectos aplicado con la guía del PMBOK
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PROYECTO DE APLICACIÓN DEL PMBOK AL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION INDUSTRIAL AL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS

CURSO

:

GESTION PROYECTOS

DOCENTE

:

ING. PALOMINO SUAREZ, MOISES

INTEGRANTES

:

BARRETO CALDAS, ESTEFANY ROSALES SILVA, ORFILA SORIA ALFARO, IVAN 2010 – I

SEMESTRE

:

TINGO MARIA – PERÚ 2010
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DEDICATORIA

A Dios por darnos la vida y la oportunidad desarrollarnos profesionales. de poder como

A nuestras familias por su apoyo incondicional en los momentos

buenos y malos en el transcurrir de nuestros estudios.

A

todas

las

personas

que

influyeron para la realización del presente trabajo.

Los alumnos.

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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

FECHA

CREADO POR

APROBADO POR

1.0

Versión inicial

10/08/10

Rosales Silva Orfila

Moisés Palomino Suarez

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INDICE
1.INTRODUCCION…………………………………………………………........................08

2. RESUMEN EJECUTIVO………………………………………………………………….09 2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO…………………………………………………...09 2.2. INTERESADOS DEL PROYECTO……………………………………………….09 2.3. FACTORES CRITICOS DE ÉXITO………………………………………………09

3. ENFOQUE DE GESTION DE PROYECTOS………………………………………….11 3.1. PROCESOS DE GESTIÓN PRINCIPALES……………………………………..11 3.2. PROCESOS DE CONTROL DE CAMBIOS……………………………………13 3.2. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN…………………………………………………15 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. Software Aplicativo La Documentación Aceptación Final

3.4. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO……………………………………16

4. ALCANCE…………………………………………………………………………….…....17 4.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PRODUCTO………………………………17 4.1.1. Resumen del Requerimiento 4.1.1. Requerimientos del Producto 4.2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO…………………….…………24 4.2.1. Limites del Proyecto 4.2.2. Entregables del Proyecto 4.2.3. Estructura detallada del trabajo 4.2.4. Diccionario de la EDT 4.3. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE……………………………………..…..…27 4.3.1. Proceso para la elaboración de la EDT. 4.3.2. Proceso para la verificación y aceptación formal de los entregables del proyecto. 4.3.3. Personas autorizadas para solicitar cambios en el alcance 4.3.4. Justificación para cambios en el alcance. 4.3.5. Enfoque de Gestión del Alcance. 4.3.6. Forma de cálculo y reporte del Impacto en el Proyecto debido al cambio en el Alcance.

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4.3.7. Tipificación de los cambios en función al Impacto del Proyecto. 4.3.8. Personas autorizadas para aprobar cambios en el Alcance. 4.3.9. Procedimiento de Gestión de cambio del alcance.

5. TIEMPO…………………………………………………………………………………….33 5.1. DEFINICION DE ACTIVIDADES………………………………………..……....33 5.2. SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES……………………………………..33 5.3. ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES……………….....34 5.4. CRONOGRAMA………………………………………………………………..…35 5.5. FASES……………………………………………………………………………...36 5.6. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA………………….…………………37 5.6.1. Control del cronograma. 5.6.2. Personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma. 5.6.3. Justificación para cambios en el cronograma. 5.6.4. Enfoque de Gestión del cronograma. 5.6.5. Forma de cálculo y reporte del impacto en el proyecto debido al cambio en el cronograma. 5.6.6. Tipificación de los cambios en función al impacto del proyecto. 5.6.7. Personas autorizadas para aprobar cambios en el cronograma. 5.6.8. Procedimiento de Gestión de cambio al cronograma.

6. FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO…………………………………………………..41

7. CALIDAD………………………………………………………………………………...…45 7.1. REQUESITOS DE LA CALIDAD………………………………….………………45 7.2. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD……………………………………...….. 45 7.2.1. Sistema de Calidad. 7.2.2. Roles y Responsabilidades. 7.2.3. Procedimientos. 7.2.4. Calidad en la Construcción del Software.

8. RECURSOS HUMANOS………………………………………………………….………53 8.1. ORGANIZACIÓN…………………………………………………………………...53 8.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES……………………....………………………54 8.3. MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPOSABILIDADES……..…………………59 8.4. PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL……………………………………………63 8.4.1. Enfoque de Ingreso y Rotación del Personal del proyecto. 6

8.4.2. Necesidades de Recursos Humanos. 8.4.3. Personas autorizadas para contratar personal del proyecto. 8.4.4. Evaluación del Personal del Proyecto. 8.4.5. Motivación del Personal del Proyecto. 8.4.6. Capacitación.

9. COMUNICACIONES………………………………………………………………………65 9.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES………………………...….65 9.1.1. Reuniones. 9.1.2. Líneas de Comunicación y Control.

ANEXOS……………………………………………………………………………………….69

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1. INTRODUCCIÓN
Toda Institución sea la orientación que tuviese siempre forma parte de sus preocupaciones, la necesidad de efectivizar sus procesos, su información, y todo aquello que le resulte clave para su mantenimiento y desarrollo; en este siguiente proyecto, se ha determinado como sistema de estudio al Centro de Producción de la Universidad Nacional Agraria de la Selva. El objetivo del presente proyecto es el diseño e implementación de un Sistema de Información de Gestión Industrial para el Centro de Producción de la UNAS de acuerdo con la guía del PMBOK; con la finalidad de procesar, administrar, gestionar y optimizar la información existente dentro del área, para ello se tendrá en cuenta las actividades que realizan frente a la demanda que adquieren. El Sistema de Información de Gestión Industrial, constituye una herramienta imprescindible en el área de producción de la UNAS, ya sea por las facilidades para la transferencia y análisis de gran cantidad de datos como registro de compra,

producción, ventas, almacén y pagos, o en el control de compra, ventas y producción; mediante bases de datos y sistemas expertos, teniendo en cuenta los estatutos y reglas del área de producción de la UNAS. Finalmente, es necesario indicar que el Plan de Gestión del Proyecto es un documento formal que deberá ser aprobado por los principales involucrados del proyecto, tanto como el Rector de la UNAS y el Gerente del Centro de Producción. Este documento es cambiante en el tiempo dependiente de la información del proyecto que se disponga y que ante cualquier modificación, deberá ser comunicado a todo el equipo del proyecto según se acuerde en el Plan de Gestión de las Comunicaciones.

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2. RESUMEN EJECUTIVO
2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo general:  El diseño e implementar un Sistema de Información de Gestión Industrial al Centro de Producción de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, encaminando al adecuado control y organización de la información relacionada con la compra, producción, ventas, almacén y pagos. Objetivos Específicos:     Mayor seguridad en cuanto a la información almacenada y guardada en el sistema de información. Informar en tiempo real de los procesos que se realizan en el Centro de Producción. Aplicación de la guía del PMBOK en el desarrollo del proyecto. Reducir procesos siendo más eficaces en la gestión de compras, ventas y almacén, lo que lograra minimizar los errores que ocurren cuando se trabaja de la forma manual.   2.2. Tener información actualizada de los productos que se encuentran en

almacén disponibles cuando se les necesite. Clasificar y ordenar la información. INTERESADOS DEL PROYECTO     2.3. Rector de la UNAS Vicerrector Administrativo de la UNAS Gerente del Área de Producción (Coordinador del Proyecto) Sub Gerente del Área Producción

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO Para el desarrollo del proyecto se han identificado las variables mas importantes para que nuestro proyecto sea exitoso:

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Establecer claramente un control de las expectativas asociadas al proyecto, esto es: Qué espero del mismo, de los integrantes del equipo, qué requiero de la organización, qué espera el cliente y los integrantes del equipo.

   

Reconocer la necesidad de este proyecto y comprender los objetivos del mismo. Planeación estratégica del proyecto Análisis del valor y revisión de la realidad para un mejor resultado. Llevar un control de toda la documentación del proyecto. Es altamente recomendable generar minutas de la mayor cantidad de las reuniones que se realicen (idealmente todas), identificando claramente acuerdos, fechas y responsabilidades.

Tomar el control del proyecto manteniendo buenas relaciones con todos los integrantes es relevante. Todo integrante de un proyecto deber ser tratado como uno más del equipo.

Reunirse continuamente con las áreas del proyecto (clientes y consultoría) y escuchar activamente a cada participante. El seguimiento de los temas que se obtengan siempre será positivo y así evitará el comentario de “yo traté de decirlo, pero nadie me escuchó”.

   

Credibilidad y apoyo por parte del rector de la UNAS, logrando así cubrir las expectativas del desarrollo del proyecto. Involucramiento, compromiso permanente del equipo de Gestión del Proyecto. Promover activamente el término del proyecto al interior del equipo, también siempre será un incentivo. Comunicación motivadora y continua de parte del Gerente General de Centro de Producción y del Gerente del proyecto en el proyecto para un buen análisis del proyecto.

Lograr la aprobación del diseño empresarial que se implementará antes de hacerlo, a nivel de plan y posterior a su desarrollo, es esencial. La firma de aceptación de lo que se solicitó y lo que se realizó es altamente importante.

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3. ENFOQUE DE GESTION DE PROYECTOS
3.2. PROCESOS DE GESTIÓN PRINCIPALES
El plan esta basado con la Metodología de Gestión de Proyectos para el mejoramiento de los procesos de desarrollo del proyecto, la cual se basa con las mejores practicas recomendadas por el Project Management Institute (PMI). De acuerdo a las necesidades y ámbito del proyecto se ha considerado las 8 de las 9 aéreas de conocimiento de la Gestión de Proyectos, de la cual se menciona a continuación:

GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE INTEGRACION DEL PROYECTO

GESTION DE ALCANCE DEL PROYECTO

GESTION DE TIEMPO DEL PROYECTO

GESTION DE COSTO DEL PROYECTO

GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTION DE DE LOS RR HH DEL PROYECTO

GESTION DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTION DE RIESGO DEL PROYECTO

Figura 1: Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos

 Gestión de la Integración del Proyecto o o o o o Desarrollo del plan de gestión del proyecto Ejecución del plan de gestión del proyecto Manejar objetivos contrapuestos Mantener los objetivos del proyecto en líneas con los objetivos del Centro de producción. Controlar los cambios al proyecto

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 Gestión del Alcance del Proyecto o o o o o Planificación del alcance Definición del alcance Crear EDT (Estructura de desglose de trabajo) Verificación del alcance Control del alcance

 Gestión del Tiempo del Proyecto o o o o o o Definición de actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de la duración de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma

 Gestión del costo del Proyecto o o o Estimación de costos Presupuestar los costos Control de costos

 Gestión de la Calidad del Proyecto o o o Planificación de la calidad Realizar aseguramiento de la calidad Realizar control de la calidad

 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto o o o o o Planificación de los Recursos Humanos Adquirir el equipo del proyecto Desarrollo del equipo del proyecto Gestionar el equipo del proyecto Control y seguimiento del equipo

 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto    Planificación de las comunicaciones Distribución de la información Informes de rendimiento

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 Gestión de los Riesgos del Proyecto      Planificación de la gestión de riesgos Identificación de riesgos Análisis cualitativo de riesgos Plan de respuesta a riesgos Control de riesgos

Para el proceso de la Gestión del Proyecto se realizara la: Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control y Cierre del proyecto. Teniendo una correspondencia con las fases de la Ingeniería del Proyecto (Análisis de Requerimientos, Diseño de Arquitectura, Programación, Pruebas, Documentación e implementación, observándose en el siguiente grafico:

Figura 2: Correspondencia entre las fases de la Gestión del Proyecto y la Ingeniería del Proyecto

3.3.

PROCESOS DE CONTROL DE CAMBIOS

Durante el proceso de gestión de cambios, los principales procesos sujetos a cambios son: Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y Costos, dentro de la cual se tendrá en cuenta cada detalle a desarrollarse los procesos. Indicando a la vez que el control de cambios es el proceso mediante el cual asegurara que no se realizan

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cambios que afecten al éxito del Proyecto, y aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada. Si el usuario, solicita un cambio a los requerimientos, el gerente deberá de llenar una solicitud de cambio con la descripción del cambio. El cambio es analizado y se evalúa el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, además de ser aceptado por el Rector de la UNAS y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada. Aquellas actividades de la gestión de cambios que se realizaran durante el desarrollo del proyecto son las siguientes:  Identificar los diferentes tipos de cambios que puede producirse (cambio de alcance, tiempo, costos) en la evolución del proyecto, a la vez analizar las causas de los cambios a producirse.        Formar un comité de control de cambios Supervisión y control de los trabajos del proyecto. Revisar los entregables y la verificación de su alcance y calidad. Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan. Identificar cambios en el presupuesto y el cronograma base Revisar y aprobar los cambios solicitados Registrar los cambios solicitados.

Las herramientas que se utilizaran durante el control de cambios serán:   Sistema integrado de control de cambios.- Describe a detalle todos los cambios realizados durante el desarrollo del proyecto. Medición del Rendimiento. Técnica que nos permite analizar el avance del cronograma,  generar indicadores de gestión, indicadores de costos,

indicadores de mejora, entre otros. Planificación Adicional. Técnica utilizada cuando se necesita modificar el alcance, tiempo y costo de un proyecto. También se tendrá en consideración lo estipulado por el Artículo 42 del Capítulo Único del Título III del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que indica:

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“La Entidad podrá ordenar y pagar directamente la ejecución de prestaciones adicionales hasta por el quince por ciento de su monto, siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. Asimismo, podrá reducir servicios u obras hasta por el mismo porcentaje. Alternativamente, la Entidad podrá resolver el contrato, sin responsabilidad para las partes. En este último caso, el contrato queda resuelto de pleno derecho desde su comunicación al contratista y la Entidad procederá a pagar al contratista lo efectivamente ejecutado, con lo que el contrato se entiende liquidado. El contratista podrá solicitar la ampliación del plazo pactado por atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad, atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad contritamente, y por caso fortuito a fuerza mayor debidamente comprobados que modifiquen el calendario contractual.”.

3.4.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Durante el proceso de documentación del proyecto los entregables forman parte primordial para la aceptación del proyecto, logrando así encontrar los criterios de aceptación, las cuales son: 3.4.1. El Software Aplicativo: El software a desarrollarse para el Centro de Producción de la UNAS (CPUNAS), se dará por aceptado al momento de la aceptación de las pruebas del sistema, siendo el personal del CPUNAS el responsable del manejo del software. 3.4.2. La Documentación: La entrega de cualquier documentación por parte de Proyectistas Universitarios será recibida por el Centro de Producción de la UNAS, una vez confirmado la recepción (sea por medio físico o digital), se tendrá un plazo de 5 días para su revisión y notificación de correcciones, en caso de haber correcciones, Proyectistas Universitarios se compromete a efectuarlas dentro de 2 días hábil posterior a la notificación y a entregar una nueva versión, firmando la aceptación por ambas partes a la entrega del documento. De no recibir notificación de correcciones (por medio físico o digital) en el plazo establecido, se dará por aceptado la documentación presentada en forma tácita. 15

3.4.3. Aceptación Final: El proyecto se dará por terminado cuando el CPUNAS haya firmado el documento de Acta de Cierre del Proyecto.

Los artefactos del proyecto serán aceptados progresivamente durante el desarrollo del proyecto, según el Cronograma presentado en este plan.

La aceptación del proyecto se realizara con la aceptación del último entregable a partir de la cuál se dará por concluido el proyecto quedando Proyectistas Universitarios libre de cualquier responsabilidad excepto las especificadas como parte del período de garantía. A partir de ese momento, el Centro de Producción de la UNAS será el responsable de la operación total del software aplicativo en el ambiente de producción.

3.5.

PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO

En este proceso se tomare en cuenta el proceso indicado en el Plan de Gestión del Proyecto. Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los grupos de procesos de la Gestión del Proyecto además de la aceptación final de los entregables generados durante el desarrollo del proyecto. Este proceso también establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para verificar y documentar los productos entregables del cierre contractual y formalizar la aceptación de estos por parte del cliente. Para esto, se realizan los siguientes procedimientos:  Cierre Administrativo. Describe todas las actividades a desarrollar durante el cierre administrativo del proyecto. Realizar el proceso de cierre administrativo incluye las actividades requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto, para uso futuro por parte de las organizaciones.  Cierre del Contrato. Describe las actividades a desarrollar para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto. Esto implica la verificación del producto como el cierre administrativo. Los términos y condiciones del contrato también pueden establecer especificaciones para el cierre del contrato.

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Adicionalmente, y para el cierre de este proyecto, se tendrá en consideración lo estipulado por el Artículo 43 del Capítulo Único del Título III del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que indica: “Los contratos destinados a la adquisición de bienes y a la contratación de servicios, culminan con la conformidad de recepción de la última prestación pactada. La conformidad de recepción de la última prestación o la liquidación debidamente aprobada, según corresponda, cerrará el expediente de la adquisición o contratación.”.

4. ALCANCE
4.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PRODUCTO

4.1.1. Resumen del Requerimiento El Proyecto de Sistema de Información de Gestión Industrial al Centro de Producción de la UNAS, contempla el desarrollo de 3 productos:  Sistema de Información de Panadería y Pastelería: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Producción de la UNAS, en cuanto a la producción y abastecimiento de los productos de panadería y pastelería.  Sistema de Información de Ladrillera: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Producción de la UNAS, en cuanto a la producción y abastecimiento de los productos de ladrilleria.  Sistema de Información de Carpintería: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Producción de la UNAS, en cuanto a la producción y abastecimiento de los productos de carpintería.

El desarrollo de todos los productos comprenderán las fases de: análisis de requerimiento, diseño y arquitectura, programación, pruebas, y por ultimo documentación e implementación del modelo de Ingeniería del Proyecto. Fase de análisis de requerimiento: El objetivo principal de la fase de Análisis de requerimiento es reunir toda la información necesaria para poder realizar el proyecto y reunirnos con los interesados del proyecto mediante reuniones administrativas del proyecto, así también conocer sus expectativas en cuanto al 17

producto que se le ofrece. Esta fase es de vital importancia ya que con ello se conocerá los esfuerzos que requiere el proyecto en la cual se presentaran riesgos y algunos requerimientos que van a ser corregidos en el transcurso del proyecto. Fase especificación de software: El objetivo de la fase de especificación de software es evaluar cada uno de los módulos que se va a realizar como son: compra, almacén, producción, venta y pagos, también los requerimientos para la realización del software. La fase de especificación de software es el proceso de una descripción detallada del software, en donde se va a conocer todos los requisitos y requerimiento del software para su posterior diseño. Fase diseño y arquitectura: El objetivo de esta fase es el desarrollo de aplicaciones, bases de datos y herramientas gerenciales para el software, logrando así definir la línea base de la arquitectura del sistema para proveer una base estable. La estabilidad de la arquitectura es evaluada a través de del desarrollo de prototipos. Fase de programación: El objetivo de la fase de programación es llevar a cabo la programación del diseño y arquitectura del software. La complejidad y la duración de esta etapa está íntimamente relacionada al o a los lenguajes de programación utilizados, así como al diseño previamente realizado. Fase de pruebas: El objetivo principal de esta fase de pruebas es comprobar que el software realice correctamente las tareas indicadas en la especificación del problema, así como enseñar a los usuarios finales sobre el uso del software. Fase de documentación: El objetivo principal de esta fase de documentación es presentar todo lo concerniente a la documentación del propio desarrollo del software y de la gestión del proyecto, todo esto con el propósito de eventuales correcciones, usabilidad, mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema. Fase de Implementación: El objetivo principal de esta fase es la transferencia apropiada al computador destino, inicializados y eventualmente configurados, todo ello con el propósito de ser ya utilizados por el usuario final.

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4.1.2. Requerimientos del Producto 4.1.2.1. Componentes Generales A nivel general, los sistemas a desarrollar comprenden de tres subsistemas cuyo ámbito está claramente delimitado.  Subsistema de Registro y Control de los productos;

Correspondientes al área de producción de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, que se encargara de registro de los productos entrantes y existentes, así como también darle seguimiento para que ingrese en almacén. 

Subsistema de Proceso de producción; Control del producto desde el inicio hasta el final de su elaboración para su respectiva

comercializacion  Subsistema de Registro de Pagos; está orientado al pago del personal que labora dentro del centro de Producción de la UNAS. 4.1.2.2. Módulos Los tres subsistemas mencionados anteriormente, pueden subdividirse a su vez en los siguientes módulos.  Subsistema de Registro y Control de los productos:    Modulo de Compra. Modulo de Almacén.

Subsistema de Proceso de producción:   Modulo de Producción. Modulo de Venta.

Subsistema de Registro de Pagos:  Modulo de Pagos.

Los módulos mencionados serán desarrollados durante el proceso del desarrollo del proyecto. 19

4.1.2.3. La Solución Visión Global:

TODA INFORMACION ES LLEVADA A EXCEL

Sistemas actuales

Registro y Control de los Productos

Proceso de Producción Sistemas a desarrollar Registro de Pagos

Consultas Analíticas

Figura 3: Sistemas actuales y sistemas a desarrollar

El Centro de Producción de la UNAS actualmente tiene su información en Excel para compra, ventas y pagos y también en hojas sueltas o plantillas para almacén y producción; no cuenta con un sistema de información que les facilite todos esos procesos, por lo cual están sujetas a extraviarse, confundirse y dañarse, principalmente no cuenta con una seguridad de información sobre el Centro de Producción. La función del registro y control de los productos se encarga de registrar desde el momento de la compra de los insumos de los diferentes proveedores, hasta el almacenamiento de estas, logrando así llevar un control de todos sus insumos que tienen. En el Proceso de Producción se guarda la información de todos los insumos utilizados para la elaboración del producto, también la cantidad de productos con sus respectivas fechas y a la vez la venta que se hace de estos productos a sus diferentes clientes potenciales y otros.

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El Registro de Pagos, tiene como función controlar los pagos respectivos al personal que laboran dentro del Centro de Producción, donde se registra la cantidad de personal que trabaja, el cargo que ocupa y el sueldo que gana. Las consultas analíticas se darán durante el desarrollo del proyecto para cubrir las expectativas de los interesados, logrando así un rendimiento excelente en el proyecto. 4.1.2.4. Necesidades que debe satisfacer la solución Las necesidades identificadas a continuación se presentan con la finalidad de que Proyectistas Universitarios tengan en cuenta los aspectos de mayor importancia para el desarrollo del proyecto. NECESIDAD Facilitar la información de los insumos entrante para su llevado al almacén. Facilitar la información de los productos que se producen. Tener información de los procesos de las distintos productos (panadería, pastelería, carpintería y ladrillera), Manejar la información de los costos Obtener fácilmente la información de las cuentas en cuanto a lo que a lo que se produce y se vende. Facilitar la información de todos los procesos realizados en la compra de los insumos, incluyendo el registro de los proveedores Controlar y monitoria toda la producción. PROCEDENCIA Administración del área. Administración del área. Administración del área Administración del área. Administración del área. Administración del área. Administración del área Administración del área. Administración del área. Administración 21

Consultar el estado de los pedidos y entregas realizadas. Minimización de errores que ocurren cuando se trabaja de forma manual Reducción de tiempo en los procesos del Centro de

Producción Tener información segura de los pagos realizados al personal, logrando un control eficiente sobre la administración del dinero. Mantener registros diarios de las operaciones administrativas y controlar los documentos fuentes que lo generan. Optimización de control de ventas. Elevar la información sustentadora del movimiento de entradas y/o salidas de los insumos en el almacén.

del área. Administración del área.

Administración del área. Administración del área. Administración del área.

4.1.2.5. Características Principales Las características mencionadas a continuación, sirve para que el equipó de Proyectistas Universitarios tengan en conocimiento de los aspectos principales a considerar en el diseño de los distintos subsistemas encontrados. CARACTERÍSTICAS - Control de las compras realizadas para la elaboración del producto. Mayor seguridad de de los información insumos, sobre el y Subsistema de Registro y Control de los productos SUBSISTEMA

almacenamiento

registrando

actualizando de los insumos existentes así como también los nuevos. - La información de los productos guardados en el almacén debe estar inmediatamente disponible cuando se les necesite. - Dar seguimiento a los insumos, para ver donde está destinado, cuál va ser su uso y para qué producto se ha sido utilizado. - El proceso de información de la producción debe ser exacto, logrando minimizar los errores de cálculo durante la elaboración del producto.

Subsistema de Proceso de Producción

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- Conocer las actividades que cada proceso de las distintas áreas requieres así también hacer un seguimiento de los productos que están terminados y de los vendidos. - Información detallada de todos los pagos realizados al personal, teniendo en cuenta los cargos. Se facilitara la información en cuanto a los reportes que requiera el Centro de Producción para la UNAS. Subsistema de Registro de pagos Subsistema de Informes Analíticos

4.1.2.6. Otros Requerimientos de la solución 4.1.2.6.1. Estándares Tecnológicos        Lenguaje de programación orientado a objetos .NET (C#) Microsoft Analysis Services y Sistema Operativo 2000 o superior Sistema Operativo Windows XP, Server Pack 3 Microsoft Office 2007 Metodología de desarrollo Rational Unified Process Base de Datos SQL Server IBM Rational Rose

4.1.2.6.2. Marco Legal La Universidad Nacional Agraria de la Selva se rige por el siguiente Marco Legal:         Constitución Política del estado Ley Nº 14912, Ley de creación de la Universidad Ley Nº 23733, Ley Universitaria Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria. Estatuto de la Universidad Nacional Agraria de la Selva Reglamento General de la Universidad Reglamento de Organización y Funciones Otros

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Y como el Centro de Producción pertenece a la Universidad Nacional Agraria de la Selva, también se rige por el mismo marco Legal. 4.1.2.7. Metodología La Metodología aplicada en el desarrollo del proyecto es la Metodología Gestión de Proyectos, con la guía del PMBOK. 4.2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

4.2.1. Limites del Proyecto La implementación de este proyecto afectara a los procesos de los diferentes productos que se realizan dentro del Centro de Producción: Dirección General de la Panadería y Pastelería Dirección General de Ladrillera Dirección General de Carpintería Todo proceso que no esté especificado en el presente documento será puesto como cambio, el cual deberá seguir el Procedimiento de Gestión de Cambios del Plan de Gestión del Alcance. 4.2.2. Entregables del Proyecto 4.2.2.1. Gestión del Proyecto  Inicio o o o o  Acta de Constitución del proyecto Enunciado del Alcance del proyecto Lanzamiento del proyecto Acta de Aceptación del proyecto

Planificación

Plan de Gestión del Proyecto o o o o o Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión del Cronograma Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión de Calidad Plan de Gestión de Recursos Humanos 24

o o o o o o o o o o o 

Plan de Gestión de las Comunicaciones Plan de Gestión de Riesgos Plan de Desarrollo de software Plan de Gestión de Requerimientos Plan de Control de Cambios Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Solicitud de Cambio al Proyecto Informe de Análisis del Impacto Cronograma del Proyecto Informe de Evaluación del Personal del Proyecto

Ejecución o o o o Plan de Gestión del Proyecto actualizado Solicitudes de Cambio Informe de Estado Semanal del proyecto Informe de Estado Mensual del proyecto

Seguimiento y Control o o o o Acta de Reunión Mensual Proyectistas Universitarios-CETIC. Acta de Reunión Mensual Proyectistas UniversitariosRECTOR. Acta de Reunión Semanal del equipo del proyecto de Proyectistas Universitarios Solicitudes de Cambio Aprobadas.

Cierre o o o o o Informe de Lecciones Aprendidas Informe Final del Servicio Acta de Cierre del proyecto Acta de Aceptación del Cierre del proyecto Acta de Liquidación del Contrato

4.2.2.2. Ingeniería del Proyecto  Análisis de Requerimiento 25

o o o 

Análisis de documentación existente Fuentes de información Reuniones administrativas

Especificación del Software o o Diseño de Caso de uso del Centro de Producción UNAS Evaluación de los módulos      Compra Almacén Producción Ventas Pagos

Diseño y Arquitectura o Moldeamiento     Diseño de diagrama de clases Diseño de secuencia Diseño de diagrama de actividades Diseño de la Base de Datos

Programación o Codificación   o Digitalización Compilación

Creación de ejecutables

Prueba o o o Prueba Modular Prueba Integral Depuración

Documentación e Implementación o o o Manual de usuario Instalación del Software Capacitación

4.2.3. Estructura detallada del trabajo 26

La Estructura Detallada de Trabajo (EDT) es la descomposición jerárquica del trabajo total del proyecto que será ejecutado por el equipo del proyecto a fin de lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. Ver Anexo 1. 4.2.4. Diccionario de la EDT El diccionario de la EDT es un documento que acompaña a la EDT y que contiene el detalle de los componentes que se incluyen en una EDT. Ver Anexo 2. 4.3. PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

4.3.1. Proceso para la elaboración de la EDT La EDT ha sido definida en función a 2 criterios:   Grupos de procesos de la Gestión de Proyectos. Fase del desarrollo del software.

En este sentido se ha considerado clasificar a los entregables en las siguientes fases:  Gestión del Proyecto  Inicio  Planificación  Ejecución  Seguimiento y Control  Cierre  Ingeniería del Proyecto  Análisis de requerimientos  Especificación del Software  Diseño y arquitectura  Programación  Pruebas  Documentación  Implementación

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La EDT es una estructura descendente formada por los entregables del proyecto. Cuyo objetivo es el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Basado en la EDT, se pueden definir para finalmente definir las actividades del cronograma. Es importante mencionar que el Gerente de Proyecto es el responsable de planificar, ejecutar, monitorear y controlar y cerrar las actividades correspondientes a la Gestión del Proyecto así como monitorear y controlar las actividades relacionadas con la Ingeniería del Proyecto. En ese sentido se ha visto conveniente indicar como responsables directos de las actividades correspondientes a la Ingeniería del Proyecto (análisis de requerimiento, diseño y arquitectura, programación, pruebas,

documentación e implementación) al equipo técnico conformado por Analistas de Sistemas, Analistas Programadores, Programadores y Documentadores. El Gerente del Proyecto es el responsable de elaborar y actualizar la EDT. La frecuencia de estas actividades se da de manera mensual acompañando el Informe de Estado Mensual del proyecto. 4.3.2. Proceso para la verificación y aceptación formal de los entregables del proyecto La formalización de la aceptación de los entregables del proyecto, implica revisar los entregables para asegurar que hayan sido completados satisfactoriamente. El equipo del proyecto deberá emplear revisiones e inspecciones de los entregables terminados a fin de examinar y verificar que el trabajo y los entregables cumplen los requisitos y los criterios de aceptación del producto. El proceso para la aprobación de un entregable es el siguiente:   Proyectistas Universitarios, envía en forma física o digital el (los) entregable (s) desarrollados. La revisión y aprobación por parte del Centro de Producción de la UNAS

durara 3 días, donde el primer día el Rector, Gerente del Centro de Producción y entre otros interesados se reunirían para comentar y revisar, en directo, el modelo de casos de uso a desarrollarse en el proyecto.  El segundo día de la revisión, se observaran las posibles modificaciones adicionales al ser detectadas en el día anterior.

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El tercer día, el centro de producción de la UNAS, envía las correcciones planteadas al coordinador del proyecto, quien a su vez comunica al Rector de la UNAS para su aprobación y/o corrección si fuere el caso. Una vez que esta conforme el Coordinador del Proyecto confirma la aprobación del documento, solicitando el envío del entregable en físico para regularizar su aprobación. Proyectistas Universitarios envía el documento en físico.

Los entregables a entregar y revisar son los siguientes  Declaración del proyecto de trabajo  Acta de Constitución del proyecto  Enunciado del Alcance del proyecto  Documento de requerimiento  Plan de Gestión del Proyecto  Productos entregables durante la ejecución, seguimiento y control y cierre del proyecto  Productos entregables durante las fases de la Ingeniería del proyecto 4.3.3. Personas autorizadas para solicitar cambios en el alcance Cargo / Rol Gerente del Proyecto Coordinador del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del Área de Producción Nombre Rosales Silva Orfila Sánchez Silupú, Karina

4.3.4. Justificación para cambios en el alcance Un cambio en el Alcance del proyecto involucra el incremento del trabajo del proyecto debido a:   Cambios en la estrategia de implementación del proyecto. Adición o reducción de Paquetes de Trabajo.  Cambios en el desarrollo o esquema de trabajo en las fases de Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de los paquetes de trabajo debido a modificaciones en el negocio de la organización.  Cambios debido a variaciones de las líneas base del proyecto.

4.3.5. Enfoque de Gestión del Alcance

29

Los cambios de alcance, que estén plenamente justificados por alguno de los puntos estipulados en el ítem 4.3.4., deberán llevar un control de cambios, tanto para ampliaciones como reducciones del alcance del proyecto. Cualquier cambio podrá ser solicitado por algunas de las personas autorizadas en el ítem 4.3.3 y deberá ser aprobado por las personas responsables según el ítem 4.3.8. Los cambios solicitados al alcance se deberán especificar en el formato de “Solicitud de Cambios al Proyecto”, donde se especificará los cambios y razones del cambio, para posteriormente ser evaluado por el equipo del proyecto de Proyectistas Universitarios y presentar el análisis del impacto en tiempo, costo y calidad a ser considerado en los Documentos de Manejo de Cambios para definir si procede o no su implementación. La herramienta principal para determinar el alcance del proyecto es la EDT, la cual deberá contener todos los entregables para concluir exitosamente el proyecto. Cualquier variación en el alcance deberá ser actualizada en la EDT, generando una actualización del cronograma. 4.3.6. Forma de cálculo y reporte del Impacto en el Proyecto debido al cambio en el Alcance El proyecto manejará una línea base, de acuerdo a la EDT planteada inicialmente. La calidad de la información producida (procedimientos, formatos, plantillas, etc.) no debe variar por un cambio en el alcance. Sin embargo, se deberá considerar que de existir un incremento del alcance la información producida en los entregables se verá afectada por lo que se procederá con su actualización y nueva aceptación. Para los cambios al alcance, se deberá considerar el % de avance del proyecto, si éste se encuentra con un 70% de avance, sólo se aceptarán cambios medios o menores de incremento de alcance de acuerdo al ítem 4.3.4. 4.3.7. Tipificación de los cambios en función al Impacto del Proyecto De acuerdo al impacto en el proyecto los tipos de cambio al alcance se han clasificado de la siguiente manera: 4.3.7.1. Incremento del alcance

30

Se presenta para los siguientes casos:    Se incorporan modificaciones o cambios en la estrategia de implementación del proyecto en la organización Adición de Paquetes de Trabajo Adición de los procesos de la organización a ser considerados para la implementación del proyecto. De acuerdo a su clasificación se establece lo siguiente:  Incremento del alcance menor (IAMn): Impacta en menos de un esfuerzo de 16 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 3 días.  Incremento del alcance medio (IAMe): Impacta en más de un esfuerzo de 16 horas a 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 5 días.  Incremento del alcance mayor (IAMy): Impacta en más de un esfuerzo de 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de más de 5 días. 4.3.7.2. Reducción del alcance Se presenta para los siguientes casos:    Se omiten modificaciones o cambios en la estrategia de

implementación del proyecto la organización. Reducción de Paquetes de Trabajo. Reducción de los procesos de la organización a ser considerados para la implementación del proyecto.

4.3.8. Personas autorizadas para aprobar cambios en el Alcance

31

Tipo de Cambio

Cargo / Rol Gerente del

Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del Área de Producción

Nombre

IAMn, IAMe, IAMY

Proyecto Coordinador del Proyecto

Rosales Silva Orfila Sánchez Silupú, Karina

4.3.9. Procedimiento de Gestión de Cambio al Alcance Cualquier requerimiento que implique cambios (adición o reducción) en el desarrollo de los paquetes de trabajo o en los procesos de la organización a ser considerados para la implementación del proyecto, será tratado de la siguiente manera:  El Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS envía al Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios la Solicitud de Cambio al Proyecto (Ver Anexo 3) especificando el cambio y la justificación del mismo a partir de una solicitud de un interesado del proyecto.  El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios convoca a su equipo técnico (Analista de Sistemas y Analista Programador Principal) para una reunión de análisis interna del cambio solicitado.   Se elabora una Análisis de Impacto del Cambio del Alcance (Ver Anexo 4). El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunica al Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS el cambio solicitado y el impacto en el proyecto.  El Coordinador del Proyecto Centro de Producción de la UNAS convoca a una reunión con los interesados del proyecto para revisar el tema y exponer sus planteamientos en relación al impacto dentro del proyecto.   De proceder el cambio al alcance, el involucrado que solicitado el cambio deberá gestionar la aprobación correspondientes de acuerdo al tipo de cambio. Una vez aprobado el cambio, el Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunicará al equipo técnico de Proyectistas Universitarios el cambio para proceder con su implementación.  El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios actualizará la EDT, Cronograma y los documentos de seguimiento necesarios tanto de Costos, Calidad así como el Plan de Gestión del Proyecto.  Finalmente, se registra el cambio en el Sistema de Control de Cambios. 32

5. TIEMPO
5.1. DEFINICION DE ACTIVIDADES

Mediante este proceso, se identifican las actividades específicas que se deben desarrollar para producir los entregables del proyecto definidos en la EDT. Las entradas para este proceso son:     Enunciado del Alcance del Proyecto Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Plan de Gestión del Proyecto

Las herramientas que se utilizan en este proceso son:   Descomposición (en sub actividades) Plantillas propuestas por el Equipo de Mejora de Procesos Proyectistas Universitarios Las salidas de este proceso son:     5.2. Lista de Actividades (reflejadas en el cronograma) EDT (actualización) Diccionario de la EDT (actualización) Detalle de respaldo (documentación adicional al cronograma) SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

Mediante este proceso, se identifica y documenta las relaciones de dependencia entre las actividades identificadas. En general, el secuenciamiento de actividades se utiliza durante la preparación de los cronogramas puesto que en éstos se indican las precedencias. Las entradas para este proceso son:    Lista de Actividades Enunciado del Alcance del Proyecto EDT 33

Diccionario de la EDT

Las herramientas que se utilizan en este proceso son:   Método de Diagramación por Precedencia – PDM (reflejado en el cronograma utilizando Microsoft Project) Aplicación de Adelantos y Retrasos

Las salidas de este proceso son:


5.3.

Lista de Actividades (actualización)
ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

El tiempo estimado del proyecto y de sus fases ha sido calculado teniendo en consideración la duración aproximada del desarrollo del proyecto. Para la estimación de actividades, el número de períodos laborales que se requerirán para completar las actividades individuales identificándose el calendario laboral asignado de acuerdo al rol que desempeñan en el proyecto, el cuál es como sigue:

Calendario Laboral

Rol Gerente del Proyecto Analista de Sistemas Analista

Cantidad

Horas Diarias 5

Porcentaje de Participación 50% (Gestión del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 25% (Desarrollo del Proyecto)

1

1

8

Calendario Estándar

Programador Programador Asistente Informático Diseñador Gráfico

1

8

2

8

1

8

1

8

34

Las entradas para este proceso son:  Lista de Actividades  EDT  Enunciado del Alcance del Proyecto  Plan de Gestión del Proyecto  Calendario de Recursos  Riesgos Identificados (alertan de posibles actividades críticas) Las herramientas que se utilizan en este proceso son:  Estimación por Analogía  Análisis de Reserva (Contingencia) Las salidas de este proceso son:  Estimación de la Duración de las Actividades (incluido en el cronograma utilizando Microsoft Project)  Tiempo de Reserva (Contingencia)  Lista de Actividades (actualización) 5.4. CRONOGRAMA

La duración del proyecto es de 180 días   Fecha de Inicio: 30 de agosto del 2010 Fecha de Fin: 06 de mayo del 2011

35

Para mayor detalle ver Anexo 5

5.5.

FASES

De acuerdo al Cronograma del Proyecto, se han identificado las siguientes fases principales:

Figura 4: Cronograma de FASES del Proyecto

36

5.6.

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

5.6.1. Control del cronograma Mediante este proceso, se realiza el control de los cambios al cronograma del proyecto. Las entradas para este proceso son:  Cronograma del proyecto  Informes de Estado  Solicitudes de Cambio

Las herramientas que se utilizan en este proceso son:  Sistema de Control de Cambios (procedimiento documentado para el control de cambios)  Medición del rendimiento (Variación del Cronograma e Índice de Rendimiento del Cronograma)  Valor Ganado (permite evidencias variaciones durante el avance de las actividades comparando lo real con lo planificado)

Las salidas de este proceso son:  Cronograma (actualización)  Acciones Correctivas  Lecciones Aprendidas 5.6.2. Personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma Cargo / Rol Gerente del Proyecto Coordinador del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del Área de Producción Nombre Rosales Silva Orfila Sánchez Silupú, Karina

5.6.3. Justificación para cambios en el cronograma

Un cambio en el Alcance del proyecto involucra el incremento del trabajo del proyecto debido a un cambio en el Cronograma del Proyecto involucra una disminución o aumento del cronograma inicial debido ha: 37

 Problemas de disponibilidad de recursos y/o equipos  Temas de conflicto en la estrategia de implementación del proyecto, que paralice su desarrollo  Incremente del Alcance  Reducción del Alcance  Renuncia del personal clave en el proyecto  Reprogramaciones de reuniones de seguimiento y control  Incremento o reducción de la duración en una actividad planificada  Reducción del presupuesto 5.6.4. Enfoque de Gestión del cronograma Los cambios al cronograma deben estar justificados de acuerdo a los puntos mencionados en el ítem 5.6.3. Se deberá llevar un control de los cambios ante cualquier modificación en el cronograma; sea ésta por una variación de tiempos, costos o recursos. Cualquier cambio podrá ser solicitado por las personas autorizadas en el ítem 5.6.2 y deberá ser aprobado durante las Reuniones de Seguimiento y Control entre el Centro de Producción de la UNAS y Proyectistas Universitarios por los involucrados según el ítem 5.6.7. Los cambios solicitados al cronograma se deberán especificar en el formato de “Solicitud de Cambio del Proyecto” (Ver Anexo 3), donde se detallará los cambios y razones del cambio así como el impacto en el proyecto. 5.6.5. Forma de cálculo y reporte del impacto en el proyecto debido al cambio en el cronograma Luego de ser elaborado el cronograma, se grabará una línea base del mismo para comparar las variaciones en fechas con respecto a las líneas aprobadas (por el MEM) y líneas de avance real (informada por Centro de Producción de la UNAS mediante los Informes de Estado del proyecto) que también se registran durante el desarrollo del proyecto. 5.6.6. Tipificación de los cambios en función al impacto del proyecto  Incremento del alcance menor (IAMn): Impacta en menos de un esfuerzo de 16 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 3 días. 38

   

Incremento del alcance medio (IAMe): Impacta en más de un esfuerzo de 16 horas a 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 5 días. Incremento del alcance mayor (IAMy): Impacta en más de un esfuerzo de 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de más de 5 días. Impacto Alta del Cronograma (IAC): Si afecta la ruta crítica y la desviación final mayor a 5 días mayor a la duración estimada inicial. Impacto Medio del Cronograma (IMC): Si afecta la ruta crítica pero con un impacto de entre 2 y 5 días de la duración inicialmente planteada para el cierre del proyecto.

Impacto Bajo del Cronograma (IBC): No afecta la ruta crítica, menor a 2 días.

5.6.7. Personas autorizadas para aprobar cambios en el cronograma

Tipo de Cambio

Cargo / Rol Gerente del

Entidad Proyectistas Universitarios Rector de la UNAS

Nombre

IAC, IMC, IBC

Proyecto Coordinador del Proyecto

Rosales Silva Orfila Muñoz Berrocal Milthon

5.6.8. Procedimiento de Gestión de cambio al cronograma Cualquier requerimiento que implique cambios (adición o reducción) en el desarrollo cronograma será tratado de la siguiente manera:  El Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS envía al Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios la Solicitud de Cambio al Alcance y/o Solicitud de Cambio al Cronograma especificando el cambio y la justificación del mismo a partir de una solicitud de un interesado del proyecto.  El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios convoca a su equipo técnico (Analista de Sistemas, Arquitecto de Inteligencia de Negocios y Analista Programador Principal) para una reunión de análisis interna del cambio solicitado.  Se elabora una Análisis de Impacto del cambio del Alcance (Ver Anexo 4).

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El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunica al Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS el cambio solicitado y el impacto en el proyecto.

El Coordinador del Proyecto Centro de Producción de la UNAS convoca a una reunión con los interesados del proyecto para revisar el tema y exponer sus planteamientos en relación al impacto dentro del proyecto.

 

De proceder el cambio al alcance, el involucrado que solicitado el cambio deberá gestionar la aprobación correspondientes de acuerdo al tipo de cambio. Una vez aprobado el cambio, el Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunicará al equipo técnico de Proyectistas Universitarios el cambio para proceder con su implementación.

El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios actualizará el Cronograma del proyecto así como los documentos de seguimiento necesario en alcance, tiempo, costo y calidad así como recursos.

Finalmente, se registra el cambio en el Sistema de Control de Cambios.

40

6. FINANCIAMENTO DEL PROYECTO
La relación de pagos incurridos por el desarrollo del proyecto son los siguientes:

Ingeniería Del Proyecto Monto del FASE Importes Pago (con IGV) Fecha de Emisión de la Factura (aprox.) Fecha de Vencimiento de la Factura (aprox.)

Análisis de Requerimiento  Análisis de documentación existente.  Fuentes de información.  Reuniones administrativas. 1000,00 2000,00 1000,00

4,000,00 13/09/10 17/09/10

Especificación de software  Diseños de caso de uso. 8,000.00 2000.00  Evaluación de módulos    Compra. Almacén. Venta. 41 6000.00 18/10/10 22/10/10

Planillas.

Diseño y Arquitectura  Modela miento     Diseño de diagrama de actividades. Diseño de diagrama de secuencia. Diseño de diagrama de clases. Diseño de la base de datos.

11,000.00

06/11/10

10/12/10

Programación  Codificación.   Digitalización. compilación. 4000.00 6000.00 3000.00

13,000.00

28/02/11

04/03/11

 Creación de ejecutables.

Pruebas  Prueba modular. 3700.00

8,150.00

18/04/11

22/04/11

42

 Prueba integral.

4450.00

Documentación  Manuales de desarrollo.

2000.00

02/05/11

06/05/11

Implementación  Implementación del software.  Capacitación. total 5300.00 3900.00

9,200.00

02/05/11

06/05/11

55350.00

43

Gestión Del Proyecto

Monto del pago

Materiales y equipos. Gerente del proyecto

2000.00 1,800.00 mensual. 1,000.00 por trabajador

Recursos Humanos Realización de planes estratégicos para definir actividades y recursos requeridos en cada fase. Elaboración del análisis de riesgo y contingencia. Proporcionar un foro para la información que se compartirá con los miembros del equipo y los stakeholders. Solicitudes de cambio.

al mes.

4500.00

3000.00

1.500.00

4000.00 puede ser más o menos dependiendo a la complejidad de cambio.

Entrega de entregables requeridos. total

2000.00

19,800.00

El monto de pago de cada fase se realizará a la finalización de cada una de ellas, siendo requisito la aprobación de los entregables generados tanto por el Gerente de Proyecto de Proyectistas Universitarios como del Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS (el detalle de entregables obtenidos por fase se encuentra en el punto 4.2.2.2 Ingeniería del Proyecto). La emisión de las facturas se darán al día siguiente de las fechas de finalización de cada una de las fases indicadas en el cuadro superior, siendo la fecha de vencimiento máximo de las facturas a 30 días naturales de emitidas las mismas. Toda emisión de factura irá acompañada de los documentos que certifiquen la aprobación formal de los entregables de la fase correspondiente.

44

7. CALIDAD
7.1. REQUESITOS DE LA CALIDAD

El producto del proyecto debe ser un sistema donde los procesos sean fiables y amigables para los usuarios, cumpliendo con las facilidades necesarias para un fácil uso bajo los estándares de desarrollo exigidos por el Centro de Producción de la UNAS, además de cumplir con los controles necesarios para dar soporte a los procesos de trabajo de: Dirección General de la Panadería y Pastelería Dirección General de Ladrillera Dirección General de Carpintería 7.2. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

7.2.1. Sistema de Calidad Para lograr estos objetivos, se realizarán auditorias semanales de calidad durante el desarrollo del proyecto. En estas auditorías, el Gerente del Proyecto y Analista de Sistemas serán los responsables directos de velar por la calidad del software a desarrollar así como de los demás entregables generados por el proyecto. El Aseguramiento de la Calidad se logrará manejando lo siguiente:  Documentación Funcional (Visión, Modelo de Casos de Uso, Glosario) obtenido a partir de las reuniones entre el equipo técnico del proyecto tanto del Centro de Producción de la UNAS como de Proyectistas Universitarios durante la fase de Análisis de Requerimiento de la Ingeniería del Proyecto.  Documentación Técnica (Documentación de Arquitectura de Software, Especificaciones Suplementarias de Software, Modelo de Diseño, Modelo de Datos, Modelo de Despliegue, Modelo de Implementación, Plan de Pruebas) obtenida y actualizada durante la fase de Elaboración y utilizada con mayor incidencia durante la fase de Construcción de la Ingeniería del Proyecto.  El Cronograma debe estar actualizado teniendo en consideración que la calidad no se incorpora inspeccionando, sino planificando.

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Almacenar, en un repositorio de información, todos los entregables generados durante el desarrollo del proyecto ya sean de la Gestión o Ingeniería del Proyecto.

7.2.2. Roles y Responsabilidades Cargo Responsabilidad Definir de manera clara, precisa y concisa (durante las entrevistas) los requerimientos que el sistema deberá satisfacer. Equipo Técnico de Centro de Producción de la UNAS Entregar los procesos, procedimientos, plantillas y formatos que deberán ser automatizados. Especificar de las características de hardware y software del entorno de desarrollo, pruebas y producción. Desarrollar la documentación funcional y Equipo Técnico Proyectistas Universitarios técnica utilizando los formatos, plantillas y demás entregables durante las fases de Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de la Ingeniería del Proyecto. Gerente del Proyecto Asegurar la calidad del producto y del proyecto.

7.2.3. Procedimientos Proceso Calidad Aseguramiento de Calidad

Actividad Elaborar Plan de Gestión de Calidad Elaborar Informe de Avance Semanal

Responsable

Producto/Proyecto

Gerente del Proyecto

Ambos

Gerente del Proyecto Analista de Sistemas Analista Programador 46 Control de Calidad Proyecto

Actividad Elaborar Informe de Avance Mensual Elaborar Acta de Reunión Semanal con el Centro de Producción de la UNAS y Proyectistas Universitarios Elaborar Acta de Reunión Semanal equipo del proyecto Proyectistas Universitarios

Responsable Gerente del Proyecto

Proceso Calidad Control de

Producto/Proyecto

Analista de Sistemas, Analista Programador

Calidad

Proyecto

Gerente del Proyecto Analista de Sistema Equipo del proyecto MEM Aseguramiento de Calidad Ambos

Gerente del Proyecto Analista de Sistemas, Analista Programador Programadores Aseguramiento de Calidad Producto

7.2.4. Calidad en la Construcción del Software 7.2.4.1. Puntos de Control Se han definido diferentes Puntos de Control en las fases de la Ingeniería del Proyecto con lo cual se asegura la calidad del entregable generado en cada una de las mismas. 7.2.4.2. Revisión de los puntos de control Los Puntos de Control definidos serán revisados con Listas de Verificación. La verificación la realizará el equipo de técnica de Proyectistas Universitarios y será una revisión cruzada entre los equipos del Centro de Producción de la UNAS y Proyectistas Universitarios.

Se debe cumplir los requerimientos establecidos en las Listas de Verificación y cada miembro del equipo debe guiarse por los siguientes criterios para aceptar o rechazar el documento o funcionalidad que se le presenta. 47

Nivel de Error Error Leve Descripción Errores de forma y de bajo impacto en el sistema. Grave No se realizan transacciones y/o

consultas válidas. Muy Grave SE realizan transacciones y/o consultar inválidas afectando la integridad de la información.

Criterios En el caso de ser error Leve, se tomarán acciones inmediatas, corrigiéndose dicho error. En caso de ser Grave o Muy Grave, se rehace el trabajo, dejándose constancia en la Lista de Verificación. Validación La validación será realizada por el equipo técnico que el Centro de Producción de la UNAS haya designado para que trabaje con el equipo técnico de Proyectistas Universitarios.

7.2.4.3. Puntos de control durante la Ingeniería del Proyecto  FASE DE ANÁLISIS DE REQUERIMIENTO     PC0: Análisis de documentación existente PC1: Fuente de Información PC2. Reuniones Administrativas

FASE DE ESPECIFICACION DE SOFTWARE   PC4: Diseño de caso de uso de Centro de Producción – UNAS PC5: Evaluación de módulos (se evalúan los módulos de compra, almacén, producción, ventas y pagos)

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FASE DE DISEÑO Y ARQUITECTURA

PC6: Modelamiento (dentro de este punto de control se llevara a cabo el diseño de diagrama de actividades, diagrama de secuencia, diagrama de clases y el diseño de la base de datos)

FASE DE PROGRAMACION   PC7: Codificación (abarca los puntos de digitalización y compilación de código) PC8: Creación de ejecutables, para que el sistema operativo puede jalar biblioteca, archivos y otros contenidos desde un acceso directo

FASE DE PRUEBAS    PC9: Prueba Modular, abarca la comprobación pequeñas o módulos PC10: Prueba Integral, realización de la prueba general de todos las módulos existentes PC11: Depuración, corregir errores encontrados en la etapa anterior en partes

FASE DE DOCUMENTACION  PC12: Manual de Desarrollo, todo lo concerniente a la documentación del propio desarrollo del software y la gestión del proyecto.

FASE DE IMPLEMENTACION   PC13: Instalación del Software PC14: Capacitación al personal

7.2.4.4. Factores de Calidad Los factores de la Calidad son listados de acuerdo a su importancia:    Funcionalidad (alto) Fiabilidad (alto) Mantenibilidad (alto)

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7.2.4.5. Métrica de Calidad Para medir la calidad del software a desarrollar, usaremos la siguiente métrica:    Funcionalidad (F). Nos referimos a todas las funciones requeridas por el usuario: pantallas, reportes, consultas, controles, seguridad, etc. Fiabilidad (Fi). Un sistema en el cuál el usuario tendrá la seguridad de que los valores arrojados son los reales (uso, información). Mantenibilidad (Ma). Sistema parametrizable posible; que no se requieran grandes desarrollos para alguna adaptación futura. Estas adaptaciones serán realizadas por el personal responsable de la Oficina de Informática del Centro de Produccion de la UNAS (CTIC) una vez que se concluya el proyecto. En cualquiera de los casos, la escala que proponemos va de 1 (menor) a 5 (mayor). Funcionalidad Escala 5 Fiabilidad 5 Mantenibilidad 4

7.2.4.6. Auditoría Interna de la Calidad Planeamiento 1. El responsable del Equipo de la Auditoria del proyecto, llamado también auditor quien prepara el Plan de Auditoría Interna de la calidad y obtiene la aprobación del Gerente del Proyecto. Preparación de la Auditoría Interna de la calidad 1. El responsable del Equipo de Auditoría y su equipo auditor se reúnen las veces que fueran necesarias para coordinar el ajuste del planeamiento y la programación de la auditoría interna de la calidad. 2. El responsable del Equipo de Auditoría realiza las coordinaciones necesarias para definir los miembros de su equipo auditor por cada paquete de trabajo que actuarán en cada auditoría interna de calidad,

seleccionándolos de los Equipos de Mejora de Procesos y Equipo Técnico

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de Trabajo, cuidando de no evaluar el paquete de trabajo desarrollo por ellos mismos. 3. Se distribuyen las listas de verificación entre los integrantes del equipo de Auditoría y se comunica la estrategia a seguir. 4. Se realizan las confirmaciones correspondientes, sobre el inicio de la auditoría interna de la calidad a los responsables de las áreas involucradas. Se efectuarán semanalmente o por recomendación de la Gerencia del Proyecto. El programa de Auditoria internas de la calidad es aprobado por el Gerente del Proyecto. Se toman todas las acciones de coordinación para cumplir el Programa de Auditoria internas de la calidad, y de ser necesario tomar las acciones necesarias para su cumplimiento. Se procede a distribuir a todos los responsables de las Áreas involucradas en la Auditoría Interna de la calidad para su participación y apoyo. Es llevada a cabo mediante una Lista de Chequeo que tiene como base la documentación del proyecto, de manera de asegurar que se están aplicando a la documentación del proyecto. El responsable del Equipo de Auditoría se encargará de realizar las coordinaciones y ejecución de la Auditoría Interna de la calidad. Ejecución 1. La Auditoría Interna de la calidad se inicia con una reunión del equipo auditor. 2. En cada área, la auditoría interna de la calidad se inicia con una reunión entre el auditor designado y el responsable del área de proceso o alguien delegado por el mismo. 3. Durante la auditoría interna de la calidad, es recomendable que un representante de la sección auditada acompañe al auditor de la calidad para facilitar el proceso y confirmar las observaciones y no-conformidades encontradas. 4. En general, y de acuerdo con la lista de chequeo, todo auditor deberá guiarse por los siguientes lineamientos:

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a. Verificar que las actividades y resultados relativos a la calidad están de acuerdo con la documentación vigente. b. Comprobar que el personal de la sección auditada tenga la documentación pertinente (o fácil acceso a ella) y vigente para las actividades que desempeña. c. Verificar los registros. d. Comprobar que las disposiciones vigentes son conocidas, si son aplicadas en forma efectiva y si son adecuadas para alcanzar los objetivos. e. Cuando se encuentre una no-conformidad en el sistema el debe fin de

registrarse las evidencias objetivas suficientes, con permitir un correcto análisis posterior. 7.2.4.7. Herramientas y Técnicas

Con la finalidad de verificar el cumplimiento del Plan de Gestión del Proyecto, se utilizarán las herramientas y técnicas siguientes: Herramientas   Formatos de evaluación (checklist), Lista maestra de documentos, y Lista maestra de registros de la calidad.

Técnicas    Evaluaciones periódicas, Entrevistas directas, y Encuestas.

7.2.4.8. Registro de Calidad Se describen los diferentes tipos de registros que serán generados, mantenidos y almacenados por los responsables.

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8. RECURSOS HUMANOS
8.1. ORGANIZACIÓN

La organización que se manejara dentro del desarrollo del proyecto será la parte técnica del Centro de Producción de la UNAS y la parte técnica de Proyectistas Universitarios. Para el proyecto se contará con un esquema de organización y administración flexible, ágil y que facilite el flujo de información y la toma de decisiones en forma oportuna, para permitir el avance del proyecto o corregir sus desviaciones.

COMITÉ EJECUTIVO

COMITÉ OPERATIVO

(DISEÑADOR GRAFICO) BENETIEZ RUIZ SILVIA (ASISTENTE INFORMATICO)

EQUIPO TECNICO DEL CENTRO DE PRODUCCION UNAS

EQUIPO TECNICO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Organigrama del Equipo del Proyecto Centro de Producción de la UNAS y en Proyectistas Universitarios

53

8.2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES Equipo Miembro Rol  Sánchez Silupú, COMITÉ Karina Coordinador del Proyecto    Gerente del Proyecto    COMITÉ Sánchez Silupú, Karina Coordinador del Proyecto    EQUIPO Trujillo Nano Luis Analista de Sistemas  Responsabilidad Representar a la parte ejecutiva de sus respectivas organizaciones Supervisar el desarrollo del proyecto Resolver controversias que surjan durante el desarrollo del proyecto y que no puedan ser resueltas por el Comité Operativo Rosales Silva, Orfila Asistir a las reuniones mensuales entre el Centro de Producción de la UNAS y en Proyectistas Universitarios. Representa a la parte operativa del Centro de Producción de la UNAS. Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Producción de la UNAS Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo técnico del Centro de Producción de la UNAS durante el desarrollo del proyecto Asistir a las reuniones semanales entre el Centro de Producción de la UNAS y en Proyectistas Universitarios Asistir a las reuniones mensuales entre el Centro de Producción de la UNAS y en Proyectistas Universitarios Liderar el equipo técnico de Proyectistas Universitarios Dirigir las entrevistas a los usuarios durante las fases análisis de

EJECUTIVO

OPERATIVO

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Equipo TECNICO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS

Miembro

Rol       

Responsabilidad requerimiento, Especificación del Software Documentar y especificar los requerimientos de usuario y los casos de uso del sistema Desarrollar y actualizar los documentos de visión, modelo de casos de uso y glosario de términos Desarrollar y actualizar el Plan de Pruebas del sistema Realizar el Aseguramiento de la Calidad de los entregables de la Ingeniería del Proyecto Asistir a los usuarios en las pruebas de usuario del sistema Realizar el Control de la Calidad de los entregables de la Ingeniería del Proyecto Desarrollar el Material de Entrenamiento, Guía de Usuario y Guía de Instalación y Configuración del sistema    Desarrollar las capacitaciones técnicas y de usuario del sistema Participar en la elaboración de la documentación de la Arquitectura de Software y las Especificaciones Suplementarias

Miranda Armas Carlos

Participar en la elaboración d los documentos del modelo de diseño, modelo de datos, modelo de despliegue y modelo de implementación

Analista Programador  

Participar en la construcción del modelo físico de base de datos Desarrollar los programas fuentes y ejecutables de los sistemas

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Equipo

Miembro

Rol   

Responsabilidad asignados durante las fases de Elaboración y Construcción Desarrollar las pruebas (unitarias, integrales, funcionales) del sistema Corregir los errores detectados durante las pruebas del sistema Desarrollar el Material de Entrenamiento, Guía de Usuario y Guía de Instalación y Configuración del sistema  Desarrollar las capacitaciones técnicas y de usuario del sistema Desarrollar los programas fuentes y ejecutables de los sistemas asignados durante las fases de Elaboración y Construcción

Soria Alfaro Iván Barreto Caldas Estefany Programador

   

Desarrollar las pruebas (unitarias, integrales, funcionales) del sistema Corregir los errores detectados durante las pruebas del sistema Desarrollar un diseño gráfico sobrio pero atractivo de las interfaces gráficas del sistema

Condezo Cardenas Arturo

Diseñador Grafico

Respetar los estándares de diseño gráfico presentado por el Centro de Producción DE LA UNAS y sobre los cuales se basará el desarrollo del diseño gráfico de las interfaces

 EQUIPO TECNICO DEL CENTRO DE Melchor Campos Alejandro Inspector General del Centro de Producción UNAS 

Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Producción de la UNAS especialmente los relacionados con los productos elaborados. Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo

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Equipo PRODUCCIO DE LA UNAS

Miembro

Rol  

Responsabilidad técnico del Centro de Producción de la UNAS Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinación con el Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS

Palomino Rojas Javier

Inspector General de carpintería de Centro de Producción UNAS Inspector General de ladrillera de Centro de Producción UNAS Inspector General de

Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Producción de la UNAS especialmente los relacionados con el producto elaborado que inspeccionan.

Urtado Breaña Carlos

  

Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo técnico del Centro de Producción de la UNAS Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinación con el Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS

Cóndor Rodríguez Melissa

panadería y pastelería del Centro de Producción UNAS

 Benitez Cuña Armando SubGerente del Centro de Producción 

Proporcionar información de manera clara, sencilla y concisa de la información con referente al Centro de Producción UNAS Reemplazar en todas las responsabilidades al Gerente General del Centro de Producción de la UNAS, cuando este no se encuentre

disponible para los fines del proyecto

57

Equipo

Miembro

Rol  

Responsabilidad Participar en los períodos de pase a pruebas y producción de los sistemas desarrollados por Proyectistas Universitarios Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Producción de la UNAS especialmente los relacionados a la Oficina de Informática  Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo técnico del Centro de Producción de la UNAS de la Oficina de Informática durante el desarrollo del proyecto

Baldivia Gonzales Jose

CTIC

   

Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinación con el Coordinador del Proyecto del Centro de Producción de la UNAS Asistir a las reuniones semanales entre el Centro de Producción de la UNAS y Proyectistas Universitarios Aprobar formalmente las acta de reuniones del proyecto

58

8.3.

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPOSABILIDADES E: Ejecutor P: Participante

R: Responsable     

RSO: Rosales Silva Orfila SSK: Sanchez Silipu Karina BGJ: Baldivia Gonzales Jose ET- PUN: Equipo Técnico Proyectistas Universitarios ET- CPUNAS: Equipo Técnico del Centro de Producción de UNAS

Responsable Fase Entregable GESTIÓN DEL PROYECTO Iniciación Acta de Constitución del proyecto Enunciado del Alcance del proyecto Lanzamiento del proyecto Acta de Aceptación del proyecto Planificación Plan de Gestión del Proyecto X X X X X X X X X X X X X X X X X X RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

59

Responsable Fase Entregable Ejecución Plan de Gestión del Proyecto (actualización) Solicitudes de Cambio Informe de Estado Semanal Informe de Estado Mensual Trámite de Facturas Pagos Seguimiento y Control Acta de Reunión Semanal de Proyectistas Universitarios y Centro de Producción de UNAS (Comité Ejecutivo) Acta de Reunión Semanal de Proyectistas Universitarios y Centro de Producción de UNAS (Comité Operativo) Acta de Reunión Semanal del equipo del proyecto Proyectistas Universitario Solicitudes de Cambio aprobadas Cierre Informe de Lecciones Aprendidas x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

60

Responsable Fase Entregable Informe Final del Servicio Acta de Cierre del proyecto Acta de Aceptación del Cierre del proyecto Acta de Liquidación del Contrato INGENIERÍA DEL PROYECTO Análisis de documentación existente Análisis de Requerimiento Fuentes de información Reuniones administrativas Diseño de casos de uso del Centro de Especificación De Software Producción de la UNAS Evaluación de módulos Modelamiento Diseño del diagrama de actividades Diseño y Arquitectura Diseño del diagrama de secuencia Diseño del diagrama de clases x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

61

Responsable Fase Entregable Diseño de la base de datos Programación Codificación Digitalizacion Compilación Creación de ejecutable Prueba modular Pruebas Prueba integral Depuración Documentación Implementación Capacitación x Manuales de desarrollo Instalación del software x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

62

8.4.

PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL 8.4.1. Enfoque de Ingreso y Rotación del Personal del proyecto Los recursos humanos necesarios para el proyecto se irán incorporando según la fase en la que se encuentre. La distribución de las actividades se darán entre todos los integrante del equipo del proyecto de acuerdo a los perfiles de cada uno de ellos y los roles y responsabilidades definidos en el punto 8.2. En el caso del Gerente del Proyecto, Analista de Sistemas, Arquitecto de Inteligencia de Negocios y Analista Programador, éstos ingresarán en el proyecto desde su inicio y según la necesidad de participación de acuerdo a lo planificado por el Gerente del Proyecto. Los porcentajes de participación de los recursos del proyecto en el cronograma serán de manera parcial o total de acuerdo a las actividades indicadas en este. 8.4.2. Necesidades de Recursos Humanos Fase Cantidad % Participación Fecha de Ingreso 30/08/10 30/04/2007 Fecha de Fin

Gestión del Proyecto Ingeniería del Proyecto Análisis de requerimientos Especificación de Software Diseño y Arquitectura Programación Pruebas Documentación Implementación

1

50

3

100

30/08/10

10/09/10

2

100

13/09/10

15/10/10

2 2 3 2 6

100 100 100 100 1000

18/10/10 20/12/10 28/02/11 18/10/10 18/04/11

17/12/10 25/02/11 15/04/11 06/05/11 06/05/11

63

8.4.3. Personas autorizadas para contratar personal del proyecto Cargo / Rol Gerente del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Nombre Rosales Silva Orfila

8.4.5. Evaluación del Personal del Proyecto Ver Anexo 6 8.4.6. Motivación del Personal del Proyecto Se realizarán reuniones internas semanales entre todos los miembros del equipo del proyecto sin involucrar al Centro de Producción de la UNAS, con la finalidad de reforzar el grado de participación y afianzar de este modo la conciencia de considerar a este proyecto como suyo. De igual manera, se llevará una bitácora por cada recurso sobre los objetivos cumplidos y rendimiento del personal donde se medirán los logros por actividad, conocimientos, etc. 8.4.7. Capacitación Se realizarán talleres de capacitación en los cuales podrán participar todos los miembros del equipo del proyecto por voluntad propia. Es decir, según los requerimientos o reforzamientos que necesiten para el proyecto, estos talleres serán referentes tanto conocimientos técnicos como temas del negocio.

64

9. COMUNICACIONES
La planificación de las comunicaciones (que tendrán lugar dentro del desarrollo del proyecto) permite asegurar la oportuna y apropiada generación, recopilación, diseminación, almacenamiento y disposición de la información del proyecto. Provee relaciones entre las personas, ideas e información necesarias para alcanzar el éxito. Todos los involucrados en el proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben comprender como las comunicaciones afectan positiva o negativamente al proyecto. 9.1. PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Para un manejo y control óptimo del proyecto en cada una de sus fases de desarrollo se ha considerado mantener permanentemente informados sobre el estado de los entregables, avances del proyecto, problemas identificados y soluciones propuestas considerando los siguientes aspectos: 9.1.1. Reuniones REUNIÓN MENSUAL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS – PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS (COMITÉ EJECUTIVO) Integrantes Rosales Silva Orfila Sánchez Silupú Karina Día Horario Duración Periodicidad Primer lunes hábil de cada mes 10:00 am – 11:00 pm 1 hora Mensual

REUNIÓN SEMANAL EQUIPO DEL PROYECTO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Integrantes    Miranda Armas Carlos Soria Alfaro Iván Barreto Caldas Estefany

65

REUNIÓN SEMANAL EQUIPO DEL PROYECTO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS

 Condezo Cardenas Arturo
Día Horario Duración Periodicidad Todos los viernes 10:00 am – 11:00 am 1 horas Semanal

9.1.2. Líneas de Comunicación y Control 9.1.2.1. Documentación escrita La comunicación escrita se va a llevar a cabo manejando la siguiente documentación: Acta de Reunión Semanal o Mensual Descripción Este documento será elaborado por el Gerente del Proyecto después de cada reunión y será entregado por correo electrónico a las personas que participaron en ella para sus comentarios y observaciones, y por medio físicos para su conformidad. Aquí se registrarán los siguientes ítems:  Objetivo  Agenda  Asistencia  Temas Tratados  Temas Pendientes  Acuerdos Tomados  Firma de los Participantes Día Periodicidad En el día de la reunión Semanal o Mensual según corresponda a la reunión

66

Informe de Estado Semanal o Mensual Descripción Este documento será elaborado por el Gerente del Proyecto después de cada reunión que se tenga con el equipo técnico de Centro de Producción UNAS enviado por correo electrónico a los interesados del proyecto según corresponda. Aquí se registrarán los siguientes ítems:  Objetivo  Avance del Proyecto          Día Periodicidad Porcentaje de Avance Tiempo Trabajo Actividades realizadas Cambios Solicitados Cambios Implementados

 Registro de Riesgos Identificación de Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto Plan de Respuesta a Riesgos

Todos los viernes (semanal) o los fines de mes (mensual) Semanal o Mensual según corresponda al informe

Informe de Estado en el REGOP Descripción Este documento será elaborado por el Gerente del Proyecto después de la elaboración del Informe de Estado Semanal del Proyecto y publicado en el sistema REGOP. Contendrá un resumen del Informe de Estado Semanal. Día Periodicidad Todos los viernes Semanal

67

Para toda documentación escrita, el procedimiento a seguir para su aceptación formal es el siguiente:

1. Enviar por correo electrónico las últimas versiones de los documentos a entregar. 2. Imprimir los documentos enviados en el correo electrónico 3. Ingresar las impresiones de los documentos por Mesa de Partes del Centro de Producción de la UNAS 4. Archivar el cargo generado (Proyectistas Universitarios) 5. Formalizar la aceptación (firmas) de los documentos entregados (Centro de Producción de la UNAS) 6. Comunicar por correo electrónico la aceptación total de los documentos (Centro de Producción de la UNAS) 7. Enviar las impresiones firmadas de los documentos por Mesa de Partes de Proyectistas Universitarios
9.1.2.2. Correo electrónico El uso del correo electrónico se dará en todas las fases del proyecto y servirá sólo como medio facilitador de la comunicación generada por el proyecto. 9.1.2.3. Documentación del Proyecto Toda información generada durante el desarrollo del proyecto será comunicada por el Gerente del Proyecto y enviada al Coordinador del Proyecto. Ambos interesados tendrán la responsabilidad de generar, en sus

organizaciones, los repositorios de los documentos del proyecto.

68

69

ANEXO 1: ESTRUCTURA DETALLADA DEL TRABAJO (EDT)

70

71

ANEXO 2: DICCIONARIO EDT Entregable GESTIÓN DEL PROYECTO INICIACIÓN Documento que formaliza el inicio del proyecto de tal manera que las organizaciones e involucrados en el mismo acepten los lineamientos que regirán el desarrollo del proyecto así como el compromiso con el proyecto. Contenido: 1. Información general 2. Introducción 3. Objetivo del proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO 4. Requisitos 4.1 4.2 Del producto Del proyecto Descripción

5. Gerente del proyecto y su nivel de autoridad 6. Alcance del proyecto 6.1 6.2 6.3 Entregables de la gestión del proyecto Entregables de la ingeniería del proyecto Cronograma 72

Entregable 6.4 6.5 6.6 Hitos Presupuesto Interesados

Descripción

7. Firma de autorización Documento que define el proyecto, los objetivos que deben cumplirse, las características y los límites del proyecto y sus productos o servicios entregables. Contenido: 1. Objetivos 1.1 1.2 ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO Del producto Del proyecto

2. Requerimientos 2.1 2.2 Del producto Del proyecto

3. Entregables 3.1 3.2 De la gestión del proyecto De la ingeniería del proyecto

4. Criterios de aceptación 5. Estructura detallada de trabajo 73

Entregable 6. Cronograma 7. Organización inicial

Descripción

8. Riesgos iniciales identificados 9. Firma de autorización Presentación de lanzamiento oficial del proyecto realiza con los LANZAMIENTO DEL PROYECTO principales interesados del CP UNAS y Proyectistas Universitarios que tiene por objetivo: formalizar el inicio del proyecto y obtener el compromiso de los interesados. Documento de conformidad del acta de constitución del proyecto. Contiene las firmas de los principales involucrados del proyecto. 1. Gerente del proyecto Proyectistas Universitarios ACTA DE ACEPTACIÓN DEL PROYECTO 2. Coordinador del proyecto CP UNAS 3. Director general de electricidad 4. Director general de asuntos ambientales mineros 5. Directos general de asuntos ambientales energéticos PLANIFICACIÓN Documento que describe los lineamientos que se tendrán en PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO consideración para la planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre del proyecto , de tal manera que se garantice el éxito del

74

Entregable

Descripción proyecto, cumpliendo con los principales objetivos del mismo (alcance, tiempo, costo y calidad). Contenido: 1. Plan de gestión de proyectos 2. Plan de gestión del Alcance 3. Cronograma 4. Costos 5. Calidad 6. Recursos Humanos 7. Comunicaciones 8. Riesgos

EJECUCIÓN PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIÓN) Documento actualizado del plan de gestión del proyecto. Documento que formaliza la solicitud de cambios al proyecto. Contenido: SOLICITUDES DE CAMBIO 1. Fase de la ingeniería del proyecto 2. Número de solicitud 75

Entregable 3. Solicitante 4. Fecha de registro 5. Motivos del cambio 6. Impacto del cambio 6.1 6.2 6.3

Descripción

Situación actual Actividades afectadas Detalle de la modificación

Documento que expone el avance progresivo de las actividades relacionadas al proyecto realizadas durante la semana. Contenido: 1. Objetivo 2. Avance del proyecto INFORME DE ESTADO SEMANAL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Porcentaje de avance Tiempo Trabajo Actividades realizadas Cambios solicitados Cambios implementados

76

Entregable 3. Registro de riesgos 3.1 3.2 3.3

Descripción

Identificación de riesgos Matriz de probabilidad e impacto Plan de respuesta a riesgos

Documento que expone el avance progresivo de las actividades relacionadas al proyecto realizadas durante el mes. INFORME DE ESTADO MENSUAL Contenido: El mismo que el del informe de estado semanal SEGUIMIENTO Y CONTROL Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados durante la reunión semanal de seguimiento y control entre Proyectistas Universitarios y CP UNAS a nivel del comité ejecutivo Contenido: ACTA DE REUNIÓN SEMANAL DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Y CP UNAS (COMITÉ EJECUTIVO) 3. Asistencia 4. Temas tratados 5. Temas pendientes 6. Acuerdos tomados 77 1. Objetivo 2. Agenda

Entregable 7. Firma de los participantes

Descripción

Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados ACTA DE REUNIÓN SEMANAL DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Y CP UNAS (COMITÉ OPERATIVO) durante la reunión semanal de seguimiento y control entre Proyectistas Universitarios y CP UNAS a nivel del comité operativo Contenido: El mismo que el del acta de reunión semanal Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados durante la reunión semanal de seguimiento y control del equipo del ACTA DE REUNIÓN SEMANAL DEL EQUIPO PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS proyecto de Proyectistas Universitarios Contenido: El mismo que el del acta de reunión semanal SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS Documento de cambio formalmente aceptado por los interesados relacionados CIERRE Documento que lista las lecciones aprendidas recogidas a través de INFORME DE LECCIONES APRENDIDAS todo el proyecto. Este documento pasa a formar parte de los activos de los procesos de Proyectistas Universitarios. INFORME FINAL DEL SERVICIO Documento que finaliza el servicio prestado por Proyectistas

Universitarios en relación al proyecto en mención.

78

Entregable ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO ACTA DE ACEPTACIÓN DEL CIERRE DEL PROYECTO ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Descripción Documento que cierra formalmente el proyecto logrando la conformidad del cliente y la aceptación de todos los entregables generados. Documento que formaliza la aceptación del cierre del proyecto por parte del CP UNAS Documento que formaliza la liquidación del contrato celebrado entre PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS y el CP UNAS

INGENIERÍA DEL PROYECTO ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN EXISTENTE FUENTES DE INFORMACIÓN REUNIONES ADMINISTRATIVAS Búsqueda de Información y que apunte a desarrollos documentados de anteriores Proyectos relacionados con nuestro Proyecto. Recopilar Información de Secretaria y Personal Del CP UNAS Reuniones con el Gerente e interesados en el proyecto para plasmar las ideas del Proyecto y su Procesos de Desarrollo.

ESPECIFICACION DE SOFTWARE Técnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o DISEÑO DE CASOS DE USO DEL CP UNAS una actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico. EVALUACION DE MODULOS Analizar y evaluar Detalladamente las funciones que realizan cada uno de los módulos para poder Obtener los Casos de Uso del Negocio y así 79

Entregable

Descripción poder plasmarlos en el diseño de diagramas de Moldeamiento para la creación del software.

COMPRA ALMACEN PRODUCCION VENTAS PAGOS

Modulo de Compra de Productos e insumos para su elaboración Modulo donde se Guarda los Productos e insumos. Modulo donde se elaboran y procesan los insumos. Modulo dedicado a la comercialización de los productos terminados Modulo donde se realiza el pago a personal. DISEÑO Y ARQUITECTURA

MODELAMIENTO Representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Los diagramas de actividades se DISEÑO DEL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES usan para modelar el comportamiento de un sistema, y la manera en que éste comportamiento está relacionado con un flujo global del sistema. Muestra la interacción de un conjunto de objetos en una aplicación a través del tiempo y se modela para cada método de la clase. El diagrama de secuencia contiene detalles de implementación del DISEÑO DEL DIAGRAMA DE SECUENCIA escenario, incluyendo los objetos y clases que se usan para implementar el escenario, y mensajes intercambiados entre los objetos.

80

Entregable

Descripción Describe la estructura de un sistema mostrando sus clases, atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de clases son utilizados

DISEÑO DEL DIAGRAMA DE CLASES

durante el proceso de análisis y diseño de los sistemas, donde se crea el diseño conceptual de la información que se manejará en el sistema, y los componentes que se encargaran del funcionamiento y la relación entre uno y otro. Conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS

de

un

ordenador

o

computadora,

diseñado

para

facilitar

su

mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. PROGRAMACION

CODIFICACION El acto de teclear el algoritmo codificado, se lleva a cabo para almacenar el programa en la memoria de la computadora (virtual o DIGITALIZACION física) y pueda ser aceptado por esta. Con frecuencia los

programadores realizan la codificación y la digitación al mismo tiempo a fin de ahorrar tiempo, pero esto puede conducir a errores debido a la pérdida de concentración que implica el uso de un editor. También llamado corrección de los errores sintácticos y semánticos del

COMPILACION

código, es la eliminación de los errores "gramaticales" según las reglas de construcción de instrucciones particulares del propio lenguaje (la 81

Entregable

Descripción sintaxis). Puede hacerse a medida que se traduce, pero es mejor al final para no perder la secuencia de la codificación. Al terminar debe tenerse el código libre de los errores antes mencionados.

Es el código binario resultado de enlazar uno o más fragmentos de código objeto con las rutinas y bibliotecas necesarias. Constituye uno o CREACION DE EJECUTABLE más archivos binarios con un formato tal que el sistema operativo es capaz de cargarlo en la memoria RAM (eventualmente también parte en una memoria virtual), y proceder a su ejecución directa. PRUEBAS Consisten en probar o testear piezas de software pequeñas; a nivel de secciones, procedimientos, funciones y módulos; aquellas que tengan PRUEBA MODULAR funcionalidades específicas. Dichas pruebas se utilizan para asegurar el correcto funcionamiento de secciones de código, mucho más reducidas que el conjunto, y que tienen funciones concretas con cierto grado de independencia. Se realizan una vez que las pruebas unitarias fueron concluidas exitosamente; con éstas se intenta asegurar que el sistema completo, PRUEBA INTEGRAL incluso los subsistemas que componen las piezas individuales grandes del software funcionen correctamente al operar e Inter-Operar en conjunto.

82

Entregable

Descripción Corregir los errores encontrados en la etapa anterior, si hubiese algún error se tiene que regresar hasta la etapa que sea necesaria para que la

DEPURACION

solución sea la que el usuario requiere.

DOCUMENTACION Todo lo concerniente a la MANUALES DE DESARROLLO documentación del propio desarrollo del

software y de la gestión del proyecto, pasando por diagramas modelado de caso de uso, pruebas, manuales de usuario, manuales técnicos, etc.; todo con el propósito de eventuales correcciones, usabilidad,

mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema. IMPLEMENTACION Es el proceso por el cual los programas desarrollados son transferidos apropiadamente al computador destino, inicializados, y, eventualmente, configurados; todo ello con el propósito de ser ya utilizados por el usuario final. Constituye la etapa final en el desarrollo propiamente dicho del software. Luego de ésta el producto entrará en la fase de INSTALACION DEL SOFTWARE funcionamiento y producción, para el que fuera diseñado. El programa ya probado, revisado y mejorado se considera terminado y puede utilizarse con un alto grado de confianza para resolver los problemas que dieron origen a su creación. Si se está automatizando alguna tarea manual, ésta última se desecha para emplear solamente la 83

Entregable programa

Descripción

La capacitación es una herramienta fundamental para la Administración de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte CAPACITACION a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la organización. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempeñarse con éxito en su puesto. De esta manera, también resulta ser una importante herramienta motivadora.

84

ANEXO 3: SOLICITUD DE CAMBIO AL PROYECTO

SOLICITUD DE CAMBIO AL ALCANCE PROYECTO DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Fase de la Ingeniería del Proyecto Solicitante:

Número de Solicitud Fecha de Registro: / /

Motivos del Cambio: Indicar la causa que origina el cambio al cronograma.

Impacto del Cambio: Detallar las características e implicancias del cambio. Situación actual: [Se deberá presentar el cronograma considerando las actividades afectadas, % de avance, duración base (aprobada), duración programada y duración real] Actividades afectadas: [Detallar las actividades cuya fecha de inicio y/o fin han sido alteradas] Detalle de la modificación: [Indicar si se programó o se incrementó la duración de la actividad precisando el tiempo invertido]

ANEXO 4: INFORME DE ANÁLISIS DEL IMPACTO 85

1. Información General de la Solicitud de Cambio al Alcance Fase de la Ingeniería: [Siglas o nombre de la fase] Solicitud de Cambio: [Nº de Solicitud] Fecha de Análisis: [dd/mm/aaaa]

2. Situación actual: [Se describe la situación actual antes de solicitar el cambio al alcance]

3. Descripción del Cambio 3.1. Detalle de Cambio [Acotar claramente las diferencias entre el alcance inicial y solicitado]

3.2. Ventajas y Desventajas de su implementación [Identificar las ventajas y desventajas que implique su implementación]

4. Estrategia de Implementación [Detallar en forma funcional la(s) solución(es) propuesta(s) para implementar el cambio solicitado:  Especificación Funcional (Áreas de Procesos afectados) 5. Impacto de Implementación [Realizar un análisis bajo dos escenarios (optimista y pesimista) lo que involucraría su implementación, para la(s) solucione(s) propuestas. Especificando lo siguiente: Para el Escenario Optimista y Pesimista (Describir casuística) y considerar las variables de: Tiempo, Costo, Calidad y Recursos] 6. Conclusión del Análisis [De acuerdo al análisis realizado se deberá indicar si procede o no el cambio, definiendo la mejor propuesta para su implementación]

86

ANEXO 5: CRONOGRAMA DEL PROYECTO

87

ANEXO 8: INFORME DE EVALUACION DEL PERSONAL DEL PROYECTO
PROYECTO: EVALUADOR: ROL: CALIFICACIÓN RELACIÓN CON LOS COLABORA DORES DE
PROYECTIST AS UNIVERSITAR IO (**)

APELLIDOS Y NOMBRE DEL EVALUADO

CARGO EN RRHH

ROL EN EL PROYECT O

CUMPLI MIENTO (**)

CALIDA D (**)

ECONOMI FORMALIDAD A DE Y RECURSO PUNTUALIDAD S (**) (**)

EVALUACIÓ N PONDERAD A

OBSERVACIONES (Campo obligatorio)

0,00

0,00 (*) ESCALA: 4:Sobresaliente (**) CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Cumplimiento: Calidad: Relación con los colaboradores de Proyectistas Universitarios: Economía de Recursos: De objetivos, metas, cronogramas y presupuestos Exactitud en el cumplimiento de las especificaciones del trabajo asignado Interface y compromiso con colaboradores de Proyectistas Universitarios Correcta utilización y cuidado de los recursos y materiales asignados por la empresa Deficiente: 1 2 3

88

Formalidad y Puntualidad:

Cumplimiento de horarios y obligaciones, incluyendo reuniones internas

89

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