CAPITOLUL I TRECEREA DE LA NEGOCIEREA CLASICĂ LA NEGOCIEREA PE INTERNET 1.1.

Aspecte generale ale problemei
Este perfect normal să avem în minte că, în societatea informaţiei şi tehnologiei, atuuri precum creativitate, inovare, idei sunt forţele care conduc din spate multe activităţi ale „noii economii"1. Dacă vorbim despre noua economie, ne referim la o lume în care oamenii lucrează cu creierul în defavoarea mâinilor. O lume în care tehnologia comunicaţiilor creează competiţia globală, nu numai pentru vânzările de mărfuri sau împrumuturi bancare, dar mai ales pentru cazul serviciilor ce nu pot fi ambalate şi încărcate la bordul unei nave. Lumea prezentă este lumea în care inovaţia este mai importantă decât producţia de masă, în care, investind în noi concepte sau crearea lor, este mai important decât producţia de maşini noi2. Ar fi o greşeală să credem că, comerţul electronic înseamnă numai un set de tehnici informaţionale şi schimburi de date. Schimbul de mărfuri prin intermediul comerţului electronic nu este fundamental diferit de comerţul internaţional, el solicită participarea tuturor oamenilor în identificarea oportunităţilor de afaceri, în găsirea unor oameni de încredere care să deţină rolul de intermediari şi implementarea unui lanţ de distribuţie complex. Aceste persoane trebuie să fie cunoscătoare a practicilor de comerţ internaţional, a instrumentelor specifice. Mai mult, tehnologiile moderne informaţionale, odată cu puternica dezvoltare a Internetului, plasează întreprinderea într-un mod în care se poate utiliza şi conduce la un nivel deasupra competitorilor. Acestea fac posibilă reducerea costurilor tranzacţiilor, prin eliminarea intermediarilor, rapiditate în obţinerea informaţiilor strategice asupra unui produs, piaţă sau potenţial partener, tranzacţionarea unor bunuri şi servicii considerate „non-vandabile". Participarea tuturor, în particular, a ţărilor în curs de dezvoltare şi a companiilor din aceste ţări (în special IMM-urile) pe noile pieţe caracterizate de fenomenul de globalizare, în comerţul electronic cere trei tipuri de pregătire: pregătire în tehnicile de comerţ internaţional; pregătire în tehnici specifice Internetului (acces la reţele, utilizare), unelte specifice comerţului electronic (securizarea mesajelor, mediul de lucru al contractelor: facturare, plată, etc); pregătire în negocierile internaţionale din comerţul internaţional. În ultimii ani, comerţul electronic s-a dezvoltat rapid, ca rezultat al răspunsurilor „tehnologice" venite mai repede decât se aştepta populaţia. Această accelerare are două consecinţe: (1) răspunsuri economice (cine plăteşte şi cum?), răspunsuri legale (încriptare, protecţia proprietăţii intelectuale, controlul conţinutului) şi răspunsuri privind reglementări, care constituie punctele de bază ale dezvoltării comerţului electronic şi (2) într-un mediu aflat într-o schimbare rapidă şi constantă, orice teoretizare a comerţului electronic este excesivă, practicienii fiind singurii familiarizaţi cu acesta. în strânsă legătură cu ultimul punct este gama de activităţi operaţionale realizate sub patronajul UNCTAD de-a lungul a mulţi ani în domenii ca facilitarea comerţului (Sistemul Automatizat de Procesare Vamală (ASYCUDA), Sistemul de Informaţii Avansate Cargo (ACIS)) şi comerţ electronic propriu-zis (Programul Trade Point). Existenţa unor reţele de pregătire ca TRAINMAR, TRAINFORTRADE a permis UNCTAD şi membrilor acestei organizaţii să exploateze o oportunitate excepţională prin combinarea substanţei cu modalităţile. Tehnicile modeme de perfecţionare folosite în prezent, care utilizează tehnologiile informaţionale: video-conferinţe interactive, cursuri la distanţă, auto-perfecţionare cu ajutorul manualelor pe suport digital (ex. CD-ROM), se constituie în unelte ideale de perfecţionare a factorului uman, pentru domeniul comerţului electronic.

1 2

Economia în schimbare, eWeek,nr.1/2001 Vezi, Training in the area of electronic commerce:needs and possibilities, UNCTAD 2005

5

Suplimentar, Reţeaua Globală a Trade Point-urilor (GTP Net) oferă în acest sens un potenţial considerabil. Globalizarea, ca fenomen complex, nu putea să nu influenţeze dezvoltarea Internetului şi utilizarea acestuia ca mijloc de comunicare şi negociere în afacerile internaţionale. În cele ce urmează vom analiza motivele pentru care agenţii economici sunt prezenţi pe Internet. Considerând creşterea continuă a utilizării Intemetului şi a noilor tehnologii ca mijloace de comunicare şi de oferire a produselor prin Internet, este vital pentru orice firmă să fie reprezentată online. În 2002, numărul internauţilor la nivel mondial trecea de 500 de milioane, iar în România numărul utilizatorilor de Internet a crescut de la 2% la 23,8% din 1998 până în 2003 (conform Raportului Ministerului Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei privind Indicatorii IT pe 2003). Din ce în ce mai mulţi consumatori utilizează Internetul pentru a căuta produse sau servicii online, iar prin deschiderea către clienţi a unui birou de informaţii virtual, le este oferită posibilitatea de a le găsi foarte uşor 24h/24h. Conform Raportului MCTI din 31 martie 2004 în România existau 62.000 domenii .ro, faţă de doar 16.639 în 2000. Internetul este rapid, eficient şi plin de resurse ce ajută pe oricine să găsească ceea ce are nevoie. În concluzie, nu numai că relaţiile de afaceri cu actualii clienţi sunt optimizate, dar, mai mult, prin intermediul listării în motoarele de căutare şi a directoarelor online, dar şi prin alte metode de promovare online, sunt atraşi noi clienţi ce caută diverse servicii. De asemenea, dată fiind creşterea audienţei online şi expunerii informaţiilor despre serviciile companiei către o audienţă largă, creşte potenţialul pentru dezvoltarea afacerii şi apariţia de oportunităţi altfel inaccesibile (de exemplu, ieşirea pe piaţa internaţională). Potrivit raportului MCTI, un procent majoritar (78%) al utilizatorilor folosesc Internetul pentru căutarea de informaţii. Oferind toate informaţiile necesare într-un singur loc, online, putem câştiga un potenţial client într-un timp considerabil redus faţă de abordarea clasică. De asemenea, prin oferirea de informaţii cu privire la afacerea derulată prin website, sunt oferite potenţialilor clienţi oportunitatea de a avea informaţiile de bază (şi chiar mai mult), la orice oră, în orice zi a săptămânii. Mai mult, când vom discuta cu oamenii care ne-au vizitat website-ul vom şti sigur că avem de-a face cu persoane interesate de afacerea noastră, persoane ce doresc să afle mai multe detalii. Timpul înseamnă bani, mai ales când vorbim de o afacere. Printr-o prezenţă online, în calitate de negociator sau consumator, putem reduce în mod substanţial timpul pierdut în discuţiile preliminare şi ne vom putea astfel concentra pe modul cum putem încheia o afacere excelentă cu un potenţial client. Beneficiind de o prezenţă online pe web, nu numai că vom salva timp, dar în acelaşi timp vom realiza economii în atragerea de noi clienţi. În plus, vom putea reduce costurile dedicate reclamelor, realizării de broşuri şi materiale de prezentare pe hârtie, sau cele cu faxurile şi serviciile de copiere de documente. Cu un website, având afacerea online, tot ceea ce trebuie să facem este să indicăm vizitarea website-ului pentru mai multe informaţii. Fie că vorbim de câteva pagini de prezentare ce oferă o posibilitate de bază pentru realizarea contactului cu potenţialii clienţi, fie că vorbim de un site de e-commerce aproape orice afacere îşi poate permite un website realizat conform nevoilor sale, la un cost rezonabil. Există pachete destinate să se integreze cu aproape orice buget. Dezvoltarea unei prezenţe online este justificabilă imediat din punct de vedere al marketing-uiui, considerând fie şi numai câţi oameni pot fi găsiţi prin intermediul acestui mediu (vehicul) de marketing. Cum Internetul se află în plină dezvoltare, iar numărul intemauţilor creşte în mod constant de la an la an, putem să ne bazăm pe termen foarte lung pe această investiţie. Mai mult, cum mare parte din informaţiile necesare se află online încă de la

6

lansarea website-ului, costurile pentru adăugarea de noi informaţii sau cele legate de îmbunătăţiri sunt minimalizate. Prezenţa online prin intermediul unui website, ca un birou virtual, este o tactică de marketing foarte bună pentru orice afacere. Dacă dorim să integrăm website-ul ca parte a funcţionării afacerii, atunci probabil că vom dori să oferim posibilitatea de tranzacţii online, prin implementarea unui formular de plasare de comenzi online sau chiar a unui sistem de efectuare de cumpărături online (shopping cart). O măsură excelentă pentru a le oferi clienţilor posibilitatea de a plasa comenzi şi a achiziţiona produsele sau serviciile firmei noastre, online, prin intermediul website-ului. O prezenţă online oferă prestigiu afacerii noastre, îmbunătăţeşte vizibilitatea mărcii şi creşte încrederea potenţialilor clieţip în oferta pe care o facem. De asemenea, deţinerea unui website, poate îmbunătăţi percepţia asupra afacerii şi numelui firmei noastre întrucât studiile au arătat că lipsa unei prezenţe online induce potenţialilor clienţi sentimentul că au de-a face cu o companie mică şi săracă.

1.2. Oportunitatea negocierii tranzacţiilor pe internet
Comerţul electronic, pieţele electronice şi sistemele inteligente aduc noi provocări negocierii. Acestea sunt deja conduse prin intermediul unor mijloace electronice (precum email-ul) şi aceasta poate necesita o apropiere oarecum diferită de comunicarea efectivă decât în cazul negocierilor faţă în faţă. Uneltele de descoperire a cunoştinţelor şi datelor sunt din ce în ce mai folosite, evaluarea situaţiilor şi analizele de proces putând avea un rol important în pregătirea şi desfăşurarea negocierilor. Sistemele de sprijinire a deciziilor şi negocierilor au devenit din ce în ce mai populare şi mai folosite în formularea şi evaluarea alternativelor, evaluarea ofertelor şi contra-ofertelor, organizarea şi vizualizarea procesului de negociere. Noile tehnologii ale informaţiei furnizează oportunităţi excelente pentru îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii deciziilor şi negocierilor prin dezvoltarea unor tehnici de sprijinire a deciziei. Se pare că gradul de adoptare al acestor tehnici este relativ scăzut în cazul negocierilor tradiţionale. Prin tradiţional înţelegem cazurile celor care sunt implicaţi în arta negocierii, cei care sunt consideraţi profesionişti ai negocierii. Acest lucru este posibil deoarece ei prezintă un anumit grad de scepticism legat de inutilitatea noilor tehnologii într-o zonă ce trebuie privită mai mult ca o artă decât ca o ştiinţă. Există doar puţine cazuri raportate de utilizare a sistemelor asistate de computere în negocieri internaţionale complexe. Cel mai des acestea sunt aplicate pentru a analiza problema negocierii şi a determina ofertele şi compromisurile posibile. În acelaşi timp, un mare număr de persoane folosesc computerul şi tehnologiile de comunicaţie pentru a coresponda, a determina implicaţiile deciziilor alternative, a realiza simulări, analize sensibile etc. Pare destul de natural să presupunem că aceste persoane negociază folosind aceste tehnologii. Foarte rapidă răspândire a tehnologiilor computaţionale a mărit mult numărul celor care se implică în negocieri internaţionale. Aceştia includ manageri, birocraţi şi ingineri care folosesc tehnologiile computaţionale pentru a negocia. Ne referim în mod special la aceia care se angajează acum în tranzacţii care în trecut erau prea costisitoare pentru a fi luate în considerare. Companiile lor nu plătesc experţi sau nu trimit angajaţi să realizeze negocieri directe. Pieţele acestora care erau în trecut locale au devenit în prezent globale. Un fenomen asemănător apare în cooperarea dintre mici comunităţi aflate la distanţă, autorităţi locale şi centrale, mari corporaţii care fac afaceri cu mici furnizori etc. Tehnologia reprezintă o resursă critică ce poate elimina anumite probleme legate de comunicare şi negociere în ţările în curs de dezvoltate. Unele din aceste tehnologii, fiind independente de sistem (în termeni de operare şi întreţinere), permit utilizatorilor din diferite
7

părţi ale lumii să comunice şi să folosească resurse ce erau inaccesibile în trecut. Marea răspândire a reţelelor de calculatoare, în special a sistemelor bazate pe web, indică faptul că barierele de acces la informaţii dintre ţările în curs de dezvoltare şi cele dezvoltate pot fi depăşite. Principala caracteristică a www-ului este aceea că furnizează oamenilor din diverse locaţii un mediu de comunicare bogat în funcţionalitate şi le oferă posibilitatea de a folosi resurse computaţionale inaccesibile în trecut. Cu toate că principala utilizare a web-ului este aceea de sursă şi mijloc de diseminare a informaţiilor, acesta este din ce în ce mai folosit ca mijloc de execuţie şi control de la distanţă a sistemelor software complete, ceea ce conferă o nouă dimensiune valorii pe care o furnizează. Aceste tehnologii permit o comunicare largă între actorii unei negocieri, prin calitatea tehnicilor de a fi mari utilizatoare de tehnologii computaţionale şi prin vizualizarea datelor. Utilizatorii pot revedea procesul negocierii şi dinamica sa. Limba şi alte bariere se micşorează sau dispar de când aceste tehnologii permit o personalizare extremă. Costul multiplicării unei soluţii tehnologice este un alt factor major care determină ca o soluţie particulară să ajungă la un public larg. Browserele web permit portabilitatea crescând astfel accesul utilizatorilor din ţări îndepărtate la negocieri cu resurse computaţionale minime. Aceste unelte şi sisteme sunt accesibile oricui, oameni neiniţiaţi şi experţi, permiţându-le să interacţioneze mai direct cu persoane aparţinând unor culturi diferite şi să reducă enorm efectul distanţelor. Flexibilitatea sistemelor bazate pe web permite personalizarea pentru a reflecta specificul regional. Sistemele pot fi construite pentru a reflecta decizia sau orice altceva din suita de nevoi. Se pot distinge trei etape consecutive ale evoluţiei aplicaţiilor www. În prima www-ul a fost folosit numai pentru distribuirea de informaţii. Un client al unei afaceri putea să citească câteva informaţii, spre exemplu lista de produse disponibile, caracteristicile şi preţurile acestora, şi apoi să le cumpere într-o manieră convenţională - prin telefon, fax sau scrisoare. În a doua etapă, www a fost folosit atât pentru distribuirea cât şi pentru colectarea de informaţii prin intermediul unor formulare electronice. Un client putea cumpăra anumite produse prin completarea unor formulare sub formă electronică disponibile pe paginile web. De remarcat că în ambele etape caracterul comunicaţiei este om-maşină. Acest tip de comunicare este suficient pentru negocierile B2C (business-to-customer), în care singura decizie este de a cumpăra sau nu un anumit produs. Formularele acestea sunt prea simple pentru a acoperi nevoile negocierilor B2B (business-to-business), unde trebuie luate mai multe decizii cu privire la diferiţi factori ai contractului, spre exemplu cantitate, transport, plată. Aceste decizii necesită o comunicare om-om prin intermediul unor sisteme specializate. Această a treia etapă a evoluţiei aplicaţiilor web tinde spre sisteme interactive şi colaborative. Www-ul furnizează o oportunitate pentru schimbarea radicală şi îmbunătăţirea sprijinirii şi practicii negocierilor. Tehnologia web are o serie de caracteristici care pot avea un impact major asupra conducerii unei afaceri în general şi a sprijinirii şi practicii negocierilor în particular. Internetul furnizează nivele nemaiîntâlnite de conectivitate bidirecţională, în contrast cu media tradiţională care este unidirecţională şi a celor de comunicaţie bidirecţională care sunt limitate la câţiva participanţi. Aceasta poate conduce adesea la modificarea sau deplasarea negocierii ca mecanism normal pentru determinarea ofertei într-un context dat. Programe software, precum Bargain Finder şi Jango, pot ajuta un negociator să descopere noi alternative şi să-şi îmbunătăţească cea mai bună alternativă pentru contractele negociate. Sisteme de licitaţii pe Internet, precum E-bay şi First Auction, pot genera cel mai bun preţ posibil. Într-un mod asemănător, grupurile de discuţii şi tehnologiile de colaborare formează liantul care conduce la apariţia comunităţilor virtuale. Acestea pot fi folosite pentru a afecta balanţa puterii într-o situaţie de negociere.
8

O consecinţă importantă a Internetului o constituie creşterea contactelor dintre micile afaceri dincolo de graniţele geografice, naţionale şi culturale. Auzim din ce în ce mai des despre mici antreprenori care primesc propuneri neaşteptate de la clienţi aflaţi la distanţe geografice foarte mari. Aceasta necesită mulţi oameni de afaceri - negociatori individuali sau non-instituţionali care nu au o pregătire formală în negocieri - pentru a face înţelegeri cu cealaltă parte al cărei mediu cultural este adesea necunoscut sau nefamiliar, iar comunicarea indirectă, incluzând negocierea, devine o parte a procesului de afaceri. Toate acestea conduc la o schimbare calitativă în natura şi practica comună a negocierii şi implică în mod corespunzător o nevoie de schimbare în pregătirea negocierii: procesul trebuie să fie un pic mai sensibil la diferenţele culturale şi de preferat conştient de modificările tehnologice. Sensibilitatea culturală nu este o idee nouă; s-a pus tot timpul în diplomaţia internaţională şi afacerile globale. O astfel de sensibilitate este acum solicitată, dar la o scară mai mare, şi pentru afaceri de rutină, nu numai pentru elita diplomatică şi cea a corporaţiilor mari. Mai mult, cunoştinţele tehnologice au condus la o creştere considerabilă a cererii pentru software suport al negocierilor. O caracteristică remarcabilă a web-ului o constituie scara sa imensă cu respectarea câtorva dimensiuni: mai rapid, mai mare şi mai ieftin. El permite afacerilor şi altor schimburi şi tranzacţii să se producă foarte repede şi într-un volum mare. Acest lucru necesită adesea o creştere a vitezei şi eficienţei luării deciziilor şi a proceselor de negociere. Se solicită astfel reacţii rapide din partea celor implicaţi în proces, precum şi automatizarea părţilor procesului. În particular se creează nevoia de unelte care să poată organiza complexitatea realizării unui număr mare de negocieri simultan. Să ne imaginăm spre exemplu o variantă a licitaţiilor comune pe Internet, în care oferte complexe şi ineficiente sunt tratate ca oferte negociabile. Apoi specificarea comercianţilor ar trebui să fie automatizată, ceea ce implică nevoia de modelare a sistemelor de valori ale participanţilor. Modalitatea de plată reprezintă interacţiunea de succes a unui număr mare de parteneri de negociere care creşte posibilitatea realizării unei afaceri bune. Viteza mediului de interacţiune a indus nevoia unei rapide medieri şi rezolvări a disputelor online; evident a apărut o industrie de consultanţă online şi există cercetări considerabile în ceea ce priveşte crearea contractelor electronice. Tehnologia nu numai creează nevoia ci şi furnizează mijloacele de găsire a soluţiilor efective: web-ul reprezintă o vastă resursă de informaţii, un forum pentru consultarea unor experţi şi specialişti şi un mijloc de accesare a uneltelor suport pentru negociere. Cel mai important atribut al tehnologiei web este reprezentat de inteligenţa sa. Web-ul nu este un depozit pasiv pentru informaţii; el poate fi folosit pentru a transmite anumite obiecte, spre exemplu obiecte prezentând o funcţionare specifică. Applet-urile Java reprezintă cel mai bine cunoscut exemplu; acestea sunt părţi de software care pot executa funcţii specifice negocierii pe desktop-ul utilizatorului. Exemple mai specifice sunt ofertele de negociere, obiectele preferenţiale ce reprezintă sistemul valoric al negociatorului într-o anumită situaţie, obiectele descriptive ale produsului care prezintă unele din problemele negociate, obiectele financiare precum modelele de dezvoltare ale balanţei unei companii etc. De exemplu, reprezentarea preferinţei poate fi folosită pentru a ordona alternativele de negociere sau pentru a căuta pe web informaţii relevante problemei ce este negociată. Este important de notat că avantajul acestei facilităţi de a crea şi comunica o mare varietate de reprezentări conceptuale legate de negociere poate modifica modelele de comportare ale practicianului. Un lucru comun care nu inspiră încredere practicienilor este acela că web-ul pierde ceea ce limbajul corpului furnizează în cazul negocierilor faţă în faţă. Trebuie reamintit totuşi că web-ul nu este o alternativă la formele tradiţionale de interacţiune precum conversaţia directă sau telefonică, ci o completare. Ambele moduri de interacţiune sunt posibile pe web odată ce telefonia şi videoconferinţa pe Internet devin un lucru comun (vezi proiectul Skype).

9

Software-ul şi suportul pentru decizii reprezintă tehnologii ale informaţiei ce se dezvoltă rapid datorită potenţialului lor de a permite şi realiza tranzacţii electronice şi alte activităţi de afaceri. Negocierea prin intermediul internetului se realizează în mod curent prin mai multe tehnologii precum sistemele suport pentru negocieri, sistemele suport pentru grupurile de decizie şi agenţi software pentru negociere. În ciuda faptului că aceste tehnologii se adresează unor probleme diferite şi se pot completa una pe alta, ele sunt folosite separat. Un mare experiment realizat în cadrul proiectului InterNeg sugerează un mediu software integrat bazat pe web pentru a ajuta negociatorii şi a realiza anumite activităţi în mod autonom. Rapida adoptare a Internet-ului ca mediu comercial a adus o schimbare semnificativă modului tradiţional de a realiza o afacere. Pentru a rămâne competitive, multe firme s-au stabilit pe pieţele virtuale. Sunt identificate trei tipuri de comerţ electronic. Cel mai cunoscut este B2C (business-to-customer), spre exemplu magazinul electronic, fiind cel mai discutat în publicaţiile ştiinţifice. Celelalte două tipuri B2B (business-to-business) şi intra-organizaţionale sunt mai puţin cunoscute, însă au un impact semnificativ mai puternic asupra afacerilor organizaţiei decât tipul 62 C. Tranzacţiile realizate pe Internet includ cumpărăturile din magazinele electronice şi licitaţiile. Aceste două forme de tranzacţii sunt populare şi bine cunoscute. Multe unelte software, motoare de căutare şi sisteme au fost dezvoltate atât pentru firme cât şi pentru clienţi pentru a facilita tranzacţiile. Negocierile comerciale care sunt tipice comerţului B2B şi altor tranzacţii nu au reuşit să atragă o astfel de atenţie. Negocierile sunt considerate componente cheie ale comerţului electronic. Cerinţele au făcut ca licitaţiile să poată înlocui negocierile şi să stabilească piese eficiente. Interesant, cercetătorii, care consideră negocierile comerciale ca o formă importantă a tranzacţiilor de afaceri, au realizat şi implementat sisteme care au o mică componentă de negociere şi sunt similare licitaţiilor. Aceasta se întâmplă deoarece licitaţiile pe Internet furnizează noi oportunităţi datorită pieţelor virtuale şi permit clienţilor de oriunde să participe la licitaţie. Licitaţiile nu pot însă lua locul negocierilor atunci când problema nu este numai de a obţine cel mai bun preţ ci şi de a stabili termenii tranzacţiei, caracteristicile unui produs sau serviciu şi adesea cea mai importantă consecinţă a negocierilor - o relaţie de termen lung între partenerii afacerii. Un sistem suport pentru negocieri (negotiation support system • NSS) este un software conceput pentru a sprijini diverse activităţi legate de negociere. Acesta presupune două componente: o componentă suport a deciziei şi una suport a comunicaţiei. Componenta suport a deciziei sporeşte capacităţile negociatorilor de procesare a informaţiilor. Componenta de comunicare facilitează schimbul de oferte şi argumente, micşorând astfel timpul necesar negocierii şi mărind satisfacţia rezultatelor.

1.3. Negocierea pe internet: etapă esenţială în comerţul electronic
Există o nevoie acută şi un mare potenţial pentru uşurarea negocierilor în comerţul electronic. Vom analiza în continuare cerinţele de bază pentru dirijarea negocierilor pe internet şi identificarea aplicaţiilor potenţiale. Avansurile în conferinţa video pe Internet, semnăturile digitale, formularele electronice şi recunoaşterea contractelor electronice de către guverne, dezvoltă sistemele negocierii de bază pe web, realizabile şi atractive pentru multe aplicaţii de afaceri. Evoluţia Internet-ului şi a tehnologiilor World Wide Web a promovat o creştere rapidă atât în comerţul electronic business-to-consumer (B2C) cât şi în cel business-to-business (B2B). În comerţul electronic B2C, consumatorii sunt atraşi de cumpărarea online, de volumul informaţiei, comoditatea şi varietatea la alegere. Consumatorii pot căuta informaţii despre
10

produse sau servicii pe web, îşi fac cumpărăturile online şi capătă în schimb o varietate de servicii online. Pentru comerţul electronic B2B, tehnologia a extins scopul schimbului electronic de date tradiţionale (EDI) de la manevrarea tranzacţiilor la construirea de relaţii de afaceri. Oricum, tranzacţiile caracteristice web-ului sunt în special bazate pe termene predeterminate (cum sunt: preţul de vânzare, data livrării sau garanţia) sau sunt determinate de către reguli bine specificate (cum sunt: regulile de oferire în licitaţiile online sau negocierea acţiunilor bazată pe un criteriu prespecificat). Multitudinea de contracte de afaceri, care necesită negocieri între părţi pentru a ajunge la o înţelegere, sunt încă realizate în mod tradiţional în afara sistemului comerţului electronic. Negocierea este un mod de a rezolva conflictele între două sau mai multe părţi în scopul ajungerii la înţelegeri acceptabile reciproce. Include spre exemplu: negocierea pe termen lung a unui contract de aprovizionare între două companii, negocierea preţului de vânzare sau a datei limită pentru aprovizionarea unui depozit sau rezolvarea unei dispute între consumatori şi producători. Negocierea implică o comunicare şi o interacţiune dinamică, deseori realizate la întâlnirile faţă în faţă. Oricum, acestea pot să nu fie întotdeauna realizabile sau cu costuri eficace. Multe tipuri de negocieri în afaceri şi în viaţa normală de zi cu zi sunt deja purtate de la distanţă printr-o varietate de canale de comunicare, cum sunt telefoanele, faxul, e-mail-ul şi conferinţa video. În ultimul timp au fost dezvoltate câteva produse software de colaborare pe Internet în timp real, cum sunt: Netscape Conference, Microsoft NetMeeting şi VocatTecs Internet Conference Professional. Aceste produse folosesc împărţirea aplicaţiilor, grafice şi fişiere de transfer pentru a facilita colaborarea pe Internet. Avansul rapid al Internet-ului şi al tehnologiilor web, împreună cu iniţiativele oamenilor de afaceri şi ale guvernelor au sporit oportunităţile pentru negocierea la distanţă în comerţul electronic. În general, întregul proces de negociere ia forma a opt paşi3: 1. găsirea arenei - părţile discută şi se înţeleg asupra locaţiei negocierilor; 2. fixarea agendei - părţile se înţeleg asupra problemelor ce vor fi discutate, ordinii discuţiilor şi a oricăror compromisuri la care s-ar putea ajunge; 3. explorarea terenului - părţile încearcă să stabilească limite pentru problemele discutate; 4. limitarea diferendelor - părţile negociază, vizează soluţiile posibile şi încearcă să limiteze diferendele; 5. preliminarii la negocierile finale - părţile rafinează diferendele persistente, testează posibilităţile de negociere, caută soluţii viabile şi constructive şi îşi formulează o strategie de negociere dacă este necesar; 6. negocierea finală - părţile schimbă propuneri şi contrapropuneri concrete şi specifice; 7. confirmarea - părţile semnează înţelegerea; 8. executarea acordului. Pentru a uşura negocierea la distanţă, sunt esenţiale următoarele principii: a) Interacţiunea sincronă şi asincronă - este esenţial ca negociatorii să poată să interacţioneze cu informaţii, date, cunoştinţe şi să se ajute unul pe celălalt în timp util. Este de asemenea esenţial ca ei să poată să interacţioneze prin sincronizare (de exemplu: sistemul complet de teleconferinţă color în timp real) şi asincron - în special în cazul negocierilor globale în zonele cu fuse orare diferite şi modalităţi de lucru diferite. Mesajele instantanee şi teleconferinţă sprijină interacţiunea sincronă, iar e-mail-ul sprijină comunicarea asincronă. Negociatorii trebuie să fie în stare să utilizeze ambele moduri de comunicare şi să fie capabili să treacă uşor de la una la alta.
3

Gulliver, P.H., Dispute and negociation: Across cultural perspective, Academic press, New York, 1979

11

b) Comunicaţii multimedia - părţile ar trebui să fie capabile să-şi exprime în mod liber ideile şi să influenţeze celelalte părţi în cel mai eficient mod. Textul scris, vocea şi vizualul ar putea avea un impact diferit într-o comunicare reală. Textul este mult mai precis şi uşor de accesat, dar vocea este mai convenabilă pentru conversaţii. Comunicarea prin media poate de asemenea să filtreze informaţiile nefolositoare. De exemplu, folosind un mesaj tip text, se poate păstra un anonimat individual, se reduce nervozitatea, negociatorul este implicat mai puţin emotiv şi se pot face negocierile mai concentrate asupra problemei. Tehnologia vocii pe Internet s-a îmbunătăţit şi camerele video pot fi conectate la computer. Conferinţele video pe Internet, folosind spre exemplu programul Microsoft NetMeeting, sunt acum în mare măsură disponibile. c) Participarea multigrup şi comunicarea paralelă - negocierea poate implica mai multe părţi, fiecare jucând un rol diferit: negociator sau mediator. În timpul negocierilor, un negociator poate avea nevoie să comunice cu grupul opus, membrii aceleiaşi părţi sau mediatorul. Într-o întâlnire faţă în faţă este dificil pentru membrii grupului să aibă discuţii private sau să se consulte cu un mediator fără o întrunire într-o cameră separată. Oricum, folosirea canalelor electronice paralele de comunicare poate lua locul comunicării publice şi private. d) Structurarea procesului de negociere - negocierea ar trebui să fie organizată într-un proces bine structurat incluzând sesiunea de pregătire, fixarea agendei, discutarea problemelor şi finalizarea înţelegerii. O afacere complexă poate să implice mai multe probleme corelate. Este important să se discute toate problemele într-un mod organizat, dar flexibil, fără pierderea căii urmărite şi a concentrării. În timpul negocierilor, participanţii ar trebui să ştie ce fac celelalte părţi, astfel ca ei să-şi poată sincroniza activităţile şi să se poată concentra asupra aceloraşi probleme. Coordonarea interacţiunilor într-un mediu electronic, când oamenii nu se pot vedea şi auzi unul pe altul, este mult mai dificilă decât la întâlnirile faţă în faţă. Negociatorii şi mediatorii ar trebui să fie capabili, de asemenea, să verifice orice problemă ce a fost discutată şi orice înţelegere la care s-a ajuns. Pentru a urmări progresul, întregul proces de negociere ar trebui să fie în mod automat şi sistematic documentat, documentele trebuind să fie cu uşurinţă recuperate atunci când este nevoie. e) Sprijinirea deciziilor de evaluare şi generarea soluţiilor - au fost dezvoltate mai multe sisteme de sprijinire a negocierii. Ele furnizează soluţii alternative sau sugerează înţelegeri posibile între părţile ce negociază. f) Pregătirea documentelor şi schimbul - pentru a face o afacere, părţile au nevoie adesea să pregătească şi să schimbe oferte şi contraoferte. De asemenea, au nevoie să lucreze împreună la un document pentru a ajunge la o înţelegere finală. Software-ul pentru conferinţe pe Internet permite celor două grupuri să-şi împartă procesarea pentru pregătirea şi coordonarea documentului. Documentele pot să fie schimbate şi printr-un transfer de fişiere. Pentru o recuperare uşoară şi o integrare cu alte funcţii de afaceri, contractele sunt pregătite într-un format standard. g) Autentificarea, securitatea şi privatizarea - autentificarea se referă la identificarea persoanelor sau organizaţiilor implicate. Într-o întâlnire faţă în faţă sunt uşor de identificat participanţii la negociere. În mediul web autentificarea este însă mult mai dificilă. De exemplu este foarte greu să determinăm dacă un mesaj e-mail a fost trimis de către o persoană particulară. Ca o completare la metodele comune de acces-control a utilizatorilor şi parolelor, smart cardurile de identificare sau cele digitale furnizate de către o a treia parte, o autoritate de certificare (cum ar fi MeriSign), pot fi folosite pentru a atesta părţile implicate în negociere. Mesajele şi documentele negocierii ar trebui să fie protejate împotriva utilizatorilor neautorizaţi. Acest tip de securitate este îmbunătăţit prin utilizarea Secure Socket Layer şi a Public Key Infrastructure. Sistemul ar trebui, de asemenea, să poată fi restabilit uşor, fără a pierde date, atunci când apar erori de comunicare. În timp ce negocierea implică secrete
12

comerciale sau informaţii personale, protecţia privată este deosebit de importantă. Dacă serviciul online de negociere este furnizat de către o a treia parte, securitatea negociatorului trebuie să fie bine protejată. h) Legalitatea - odată ce s-a ajuns la înţelegerea finală, este important să se şi legalizeze. Un contract legal conţine elemente de bază: ofertă, acceptare şi consideraţie. Ne re cu noaste re a este un termen care se referă la protecţia împotriva refuzului originii, livrării şi respectului. Pentru a face legal un contract electronic este necesară folosirea semnăturilor digitale, a ştampilelor electronice de timp şi a dispoziţiei şi recunoaşterii guvernamentale. Certificatele digitale pentru oamenii de afaceri şi pentru persoanele individuale sunt realizate de către o a treia parte, autoritate de certificare cum ar fi VeriSign, şi semnăturile digitale sunt date prin sisteme de tip e-mail, cum sunt Netscape Messenger şi Microsoft Outlook Express. Formele Internetului electronic, cum sunt acelea furnizate de PureEdge, permit semnături digitale de la diverse autorităţi. Comerţul electronic poate fi facilitat de către un regim cu încredere în tehnologii, ce verifică Identitatea contrapartidei şi care permite semnarea electronică a contractelor, eliminându-se astfel orice nevoie legală pentru contractele semnate cu cerneală. Multe guverne au adoptat legi de recunoaştere a folosirii semnăturii digitale. Noile legi şi cele trei chei ale tehnologiei conferinţei pe Internet semnăturile digitale şi formele electronice au deschis drumul spre negocierile la distanţă în comerţul electronic. Este nevoie însă de integrarea acestor tehnologii în sistemele de negociere bazate pe web pentru sprijinirea reală a aplicaţiilor de afaceri.

CAPITOLUL II APLICAŢII ALE NEGOCIERII PE INTERNET ÎN TRANZACŢIILE INTERNAŢIONALE 2.1. Licitaţii multiple pentru negocierile automate

13

În prezent sistemele distribuite ale calculatoarelor au devenit o realitate. In viitorul apropiat se pare că orice va fi conectat şi va exista o convergenţă între telefonie, televiziune şi tehnologia calculatoarelor. Oricum, este important să se considere modalităţile prin care toate aceste maşini pot interacţiona efectiv cu oamenii sau maşinile. Inteligenţa artificială şi ingineria software joacă un rol important în modul în care calculatoarele interacţionează raţional. Mai multe grupuri de cercetători sunt implicate activ în încercarea de a realiza agenţi autonomi pentru rezolvarea acestei mari încercări. Agenţii autonomi sunt sisteme software capabile de acţiune independentă în medii deschise impredictibile. Aceştia sunt consideraţi ca o nouă paradigmă în dezvoltarea aplicaţiilor software şi multe domenii ale ştiinţei calculatoarelor şi inteligenţei artificiale sunt orientate spre rezolvarea acestei paradigme cu un interes major. De fapt, tehnologia agent devine una din cele mai importante şi mai interesante arii de cercetare şi dezvoltare ale ştiinţei computerelor. Această tehnologie reprezintă un domeniu de interes pentru aplicaţii precum telecomunicaţiile, managementul informaţiei şi Internetul, comerţul electronic, jocurile pe calculator, cinema-ul interactiv, căutarea şi filtrarea informaţiilor, design-ul interfeţei cu utilizatorul, controlul proceselor industriale, sistemele deschise etc. Adoptarea cu succes a acestei tehnologii în toate aceste domenii va avea un impact profund atât pentru industrie cât şi pentru modul în care sistemele viitoare ale calculatoarelor vor fi conceptualizate şi implementate. În prezent există dezbateri asupra ceea ce reprezintă agentul şi nu s-a ajuns la un consens, la fel ca în cazul oricărui nou domeniu. Numâml în creştere de cercetători definesc agenţii ca fiind: 1) situaţi într-un mediu particular; 2) creaţi pentru a îndeplini anumite roluri; 3) entităţi clar identificabile cu resurse şi interfeţe bine definite (şi limitate); 4) autonomi în sensul că au control asupra funcţionării lor; 5) capabili de o funcţionare flexibilă care poate fi reactivă, proactivă. sociabilă şi persistentă. Odată ce sistemele concurente şi distribuite au devenit foarte comune, a devenit evident că un singur agent nu este suficient. Multe aplicaţii, dacă nu majoritatea acestora, necesită agenp multipli, numite astfel sisteme multiagent (SMA). în astfel de sisteme cunoştinţele, acţiunea şi controlul sunt distribuite între agenţi, care pot coopera, concura sau coexista in funcţie de context. Conform lui Weiss, există două motive principale care conduc forţele dincolo de creşterea domeniului SMA din ultima perioadă. Primul motiv este acela că sistemele multiagent au capacitatea de a juca un rol cheie în prezentul şi viitorul ştiinţei calculatoarelor şi al aplicaţiilor acesteia. Platformele moderne şi mediile de infomtaţii sunt distribuite, mari, deschise şi heterogene. Computerele nu mai sunt de mult sisteme de sine stătătoare, ci au devenit conectate atât unele cu altele cât şi cu utilizatorii lor. Creşterea complexităţii aplicaţiilor conduce adesea la crearea unor agenţi software individuali în locul unei entităţi mari care, în general, este mai puţin flexibilă. Tehnologia pe care SMA promite să o furnizeze este printre cele de care este urgent nevoie pentru Internet, telecomunicaţii, web-TV, e-comerţ, e-business etc. Al doilea motiv este că sistemele multiagent au capacitatea de a juca un rol important în dezvoltarea şi analizarea modelelor şi teoriilor despre interactivitate în societatea umană. Aceste două motive combinate arată relevanţa SMA în înţelegerea, implementarea şi operarea sistemelor complexe socio-tehnice precum sistemele e-business. Licitaţiile au fost întotdeauna un mecanism important al pieţei. Tradiţional, acestea permit vânzarea bunurilor rare şi neuzuale şi se aplică în situaţiile în care nu există o piaţă mai convenţională în care cumpărătorii consideră preţul ca fiind dat. Cunoştinţe informale despre licitaţii există de sute de ani, iar o analiză mai formală, teoretică asupra acestora a început în
14

anii 1960 prin lucrările lui Vickery. Domeniul microeconomic şi al teoriei jocului ce studiază acest lucru este adesea numit „mecanismul proiectării" sau „teoria implementării". O introducere în acest domeniu se poate regăsi într-o serie de lucrări. Odată cu marea răspândire a Internet-ului şi a tehnologiilor de comerţ electronic, economiştii au început să considere licitaţiile ca un important model economic. Evident teoria licitaţiilor a determinat multe idei interesante la nivel practic, empiric şi teoretic. Paul Klemperer prezintă trei motive pentru care teoria licitaţiilor este relevantă pentru economişti: (1) Un număr în creştere de tranzacţii de volum mare sunt realizate prin licitaţii. Exemplele includ licitaţiile organizate de guverne pentru a vinde licenţe pentru frecvenţele comunicaţiilor fără fir, sistemele de achiziţii electronice ale întreprinderilor pentru toate tipurile de bunuri sau pieţele de licitaţii electronice precum EBay4. (2) Licitaţiile oferă mecanisme relativ simple în medii economice bine definite. Oferă astfel economiştilor un domeniu vast pentru cercetări experimentale care permit obţinerea de rezultate empirice ce pot fi validate. (3) Teoria licitaţiilor a dezvăluit deja multe rezultate ştiinţifice în economie care au permis dezvoltarea unor metode noi de stabilire a preţurilor pe pieţe competitive. Mai mult, a ajutat la înţelegerea mecanismelor complexe de negociere dintre vânzători şi cumpărători. S-a remarcat de asemenea o creştere a popularităţii licitaţiilor de diverse tipuri. Această dezvoltare a apărut în multe domenii: în privatizările realizate de guverne şi alocarea bunurilor; în multe site-uri de licitaţii pe Internet; în utilizarea tehnicilor teoriei licitaţiilor pentru alocarea resurselor computaţionale; în sistemele agent computerizate şi în comerţul electronic B2B. Alături de cercetarea asupra mecanismelor licitaţiei realizate în economie, tehnologia necesară implementării licitaţiilor electronice este ea însăşi un subiect de cercetare. Tehnologia agent a fost deja utilizată în diverse aplicaţii. Aplicarea paradigmei multiagent licitaţiilor poate fi observată din două puncte diferite de vedere: (1) Mecanismele unei licitaţii pot fi definite ca o problemă de alocare a resurselor unui set de agenti. Resursele disponibile sunt limitate în comparaţie cu numărul de solicitări. Problema poate fi astfel descrisă ca o piaţă în care există agenţi vânzători şi agenţi cumpărători care schimbă resurse. Aceşti agenţi manifestă diverse capacităţi de achiziţie care le permit să acţioneze diferit în funcţie de context sau situaţia pieţei. (2) Licitaţiile pot fi văzute ca un proces de negociere automată implementat ca o reţea de agenţi inteligenţi. Agenţii cumpărător şi vânzător interacţionează într-un mediu electronic pentru schimbul de itemi. O astfel de abordare este reprezentată de AuctionBot 5. Alternativ, licitaţiile pot forma o parte integrantă a unei arhitecturi multiagent. Un exemplu de o astfel de abordare este reprezentat de arhitectura NetSA6. În această arhitectură, agenţii supervizori asociaţi cu instituţiile oferă acelaşi produs în competiţie unul cu altul, aplicând mecanismele licitaţiei în dorinţa de a oferi unui agent utilizator cel mai bun preţ pentru produs. Un mediu în care vânzătorii şi cumpărătorii se întâlnesc cu scopul de a vinde şi cumpăra bunuri este numit piaţă. Existând mai multe interpretări asupra a ceea ce este piaţa, un astfel de mediu ar trebui numit mai corect cadru al pieţei. Există patru cazuri: (1) Un vânzător şi un cumpărător negociază direct într-un sens clasic; (2) Mai mulţi vânzători şi un cumpărător se angajează într-o licitaţie inversă; (3) Mai mulţi cumpărători şi un vânzător sunt angajaţi intr-o licitţie (englezească, olandeză); (4) Mai mulţi cumpărători şi vânzători fac comerţ pe o piaţă.
4 5

eBay, http://www.ebay.com/Moai, http://www.moai.com/ Hu, J., Reeves, D., Wong, H., Agent service for online auctions, in: Proceedings of the AAAI-99 workshop on AI for Electronic Commerce, AAAI Press, 1999 6 Cote, M., Une arhitecture multiagent et son application aux services financiers, Master’s thesis, Departement d’informatique, Universite Laval (1999)

15

Distincţia dintre negocieri, licitaţii şi pieţe nu este aşa de strictă. Această clasificare sumară lasă pe dinafară variaţiile precum negocierile combinate, licitaţiile deschise sincrone şi licitaţiile combinatoriale. Mai mult, combinaţiile sunt posibile: se poate imagina un model în care licitaţiile sunt folosite ca un mecanism pentru negocieri automate pe pieţe electronice. Modelele economice au adoptat problema negocierii şi alocării de resurse în sistemele multiagent. Ferguson a justificat această alegere prin disponibilitatea mai multor unelte matematice legate de economie. Evident aceste unelte sunt de mare valoare când se rezolvă problema alocării de resurse în sisteme complexe de informaţii. Negocierea este centrală pentru orice comerţ şi piaţă. Ea poate fi definită ca mecanism ce permite o interacţiune recursivă între un principal şi un respondent în rezolvarea unei înţelegeri asupra unui bun. S. Rosenchein şi G. Zlotkin propun cinci atribute necesare unui „bun" mecanism de negociere: eficienţă, stabilitate, simplitate, distributivitate şi simetrie. Aceste caracteristici pot fi găsite toate când se consideră un model de licitaţie pentru negocierea automată: Eficienţă. A arăta eficienţa unei licitaţii este adesea foarte dificil, dacă nu imposibil, fără impunerea unor restricţii severe precum: evaluările independente, neutralitatea riscului, cumpărători omogeni, produse independente pentru vânzare etc. Aceste restricţii sunt uşor de implementat într-un sistem multiagent. Într-adevăr agenţii sunt adesea consideraţi ca entităţi raţionale ce caută să maximizeze o funcţie de utilitate bine definită bazată pe reguli precise. Impunând relaţii sociale stricte între diferiţii cumpărători, poate fi conceput un model simplu de licitaţie care urmăreşte restricţiile simplificate. Acesta va asigura eficienţa mecanismului de licitaţie propus. Stabilitate. O metodă evidentă de obţinere a stabilităţii este de a interzice unui agent să anuleze sau reconsidere ofertele odată ce au fost prezentate. Simplitate. Mecanismele licitaţiei sunt în general destul de simplu de implementat Acesta este de fapt unul din punctele lor tari. Considerând numărul de mesaje de comunicat, singurele comunicaţii necesare sunt ofertele şi răspunsurile vânzătorului. Distributivitate. La prima vedere distributivitatea este numai parţial realizată: cât timp există mai mulţi cumpărători independenţi, vânzătorul este o entitate centrală. Într-un mediu mai complex, spre exemplu o piaţă, diverşi cumpărători şi vânzători pot negocia. Într-un astfel de mediu nu mai există o entitate centrală. Vânzătorii îşi pot realiza activităţile independent sau coordonat. Acest lucru permite mai multe licitaţii simultane. Simetrie. Simetria este uşor de atins prin asigurarea că toţi agenţii participanţi au acces în acelaşi mod la toate informaţiile disponibile lor. Nici un agent nu va fi privilegiat în raport cu alţii. Există şi alte caracteristici ale licitaţiilor care permit aplicarea mecanismelor licitaţiei pentru negociere automată. O licitaţie restrânge variabilele negocierii la preţ şi cantitate în cazul itemilor multipli. O licitaţie deschisă permite agentului să-şi revizuiască ofertele, iar dacă licitaţia este publică, să le îmbunătăţească prin analizarea ofertelor celorlalţi participanţi şi luarea în considerare a evoluţiei licitaţiei. Strategia de negociere poate fi adaptată în funcţie de regulile pieţei. O licitaţie negociază o soluţie mutual acceptabilă atât pentru vânzător cât şi pentru cumpărător cât timp forţele pieţei decid asupra terminării negocierii. Folosirea licitaţiilor ca mecanism pentru negocierea automată şi pentru realocarea resurselor în sistemele multiagent a fost demonstrată de T. Sandholm. Licitaţiile pot fi aplicate, de asemenea, pentru a realiza eficient cadrul pieţei. Oricum, pot fi identificate anumite diferenţe între negocieri şi licitaţii în ceea ce priveşte aplicaţiile de comerţ electronic. Participanţii la o licitaţie electronică nu pot realiza concesii mutuale sau înţelegeri. O astfel de licitaţie nu poate fi considerată ca un mecanism pentru negociere. Acest lucru este adevărat dacă negocierea este restrânsă numai la o dimensiune, spre
16

exemplu preţul curent pentru un item al licitaţiei. Dacă se consideră mai multe dimensiuni precum cantitatea şi calitatea, licitaţiile pot fi considerate ca mecanisme de negociere în care cumpărătorii trebuie să facă concesii asupra unei sau mai multor dimensiuni în scopul favorizării unei anumite dimensiuni. Asemănător, vânzătorul trebuie să opereze asupra diferitelor dimensiuni şi să-şi ajusteze dinamic strategia de vânzare în cadrul licitaţiei.

2.2. Sistemul de achiziţii publice online pe internet 2.2.1. Consideraţii privind dinamica sistemului de achiziţii publice
În literatura de specialitate, este unanim acceptată teoria conform căreia statul este implicat în activităţi majore care influenţează viaţa economică: instituirea cadrului legal pentru desfăşurarea activităţilor economice; redistribuirea veniturilor obţinute din taxe şi impozite; furnizarea de bunuri şi servicii publice; achiziţia publică de produse, servicii şi lucrări pentru funcţionarea aparatului propriu. Indiferent de stadiul de dezvoltare economico-socială al unui stat, guvernul acestuia încearcă să stabilească un echilibru între nivelul cheltuielilor publice şi nivelul cantitativ şi calitativ al bunurilor necesare îndeplinirii funcţiilor sale. Aceste bunuri, fie ele de interes public sau pentru aparatul propriu, sunt obţinute prin achiziţii publice, adică pe bază de relaţii comerciale cu sectorul privat. Înţelegerea semnificaţiei actuale a conceptului „achiziţii publice" presupune cunoaşterea evoluţiei acestuia în diferite etape de dezvoltare a societăţii umane. începând cu 1914, în cadrul unui studiu realizat la nivelul administraţiei americane, fundaţia Rockefeller identifică achiziţiile publice. Prima consecinţă a acestui studiu a fost publicarea, în 1919. a unei lucrări de anvergură, cu titlul „Principiile achiziţiilor publice, această lucrare marcând începutul unor preocupări sistematice pentru eficientizarea utilizării fondurilor publice. Creşterea valorii şi volumului achiziţiilor publice a determinat sporirea importanţei acestora în cadrul economiilor. Actele normative emise, cu toate că garantau companiilor accesul liber la informaţii referitoare la achiziţii, conţineau elemente protecţioniste prin care sectorul privat naţional beneficia de un regim favorabil. Un exemplu reprezentativ este „Buy American Act7 - o consecinţă directă a recesiunii economice din anii 1930. Deschiderea oferită de relansarea economică de după cel de-al doilea război mondial cât şi creşterea nivelului cheltuielilor publice destinate achiziţiei de bunuri şi servicii au avut ca rezultat intensificarea „luptei” pentru intrarea în relaţii comerciale cu statul. Astfel, în a doua jumătate a secolului XX, accentuarea presiunii internaţionale asupra sistemelor naţionale de achiziţii publice a condus la conştientizarea şi considerarea beneficiilor generate de un comerţ liber. După al doilea război mondial, tentativa de a crea Organizaţia Mondială a Comerţului (OMC) s-a concretizat mai întâi prin instituirea Acordului general pentru tarife şi comerţ (GATT), acord prin care naţiunile au agreat reducerea până la anulare a barierelor în calea comerţului internaţional. Un alt pas a fost crearea unui mediu favorabil competiţiei. Ţările membre OMC au negociat pentru prima dată, în cadrul Rundei Tokyo, Acordul privind achiziţiile publice guvernamentale, acord îmbunătăţit ulterior în cadrul Rundei Uruguay. Forma actuală este rezultatul unor amendamente la acest tratat multilateral, amendamente propuse şi acceptate de statele semnatare după 1990. Iniţiativele declanşate la nivel internaţional s-au bucurat de o reală susţinere la nivel regional, prin intensificarea preocupărilor pentru administrarea cât mâi eficientă a fondurilor publice şi dezvoltarea comerţului liber. Spre exemplu, la nivel european, prin semnarea Tratatului de la Roma, s-au instituit cele patru libertăţi europene fundamentale: libera circulaţie
7

3 martie 1933şsecţiunea 10a), 10b) din Buy American Act

17

a mărfurilor, serviciilor, persoanelor şi capitalului. Fără a face referire directă la domeniul achiziţiilor publice, principiile statuate în articolele Tratatului de la Roma au susţinut posibilitatea reglementării acestui domeniu. Primele acţiuni specifice de reglementare a domeniului achiziţiilor publice în Europa au apărut în perioada anilor 1970-1980, prin emiterea de directive8 ce aveau drept scop coordonarea (şi nu armonizarea) regulilor naţionale aferente atribuirii contractelor de achiziţii publice, prin instituirea de reguli comune pentru publicarea candidaţilor şi de atribuire a contractelor. Aspecte precum: pragurile valorice, flexibilitatea în alegerea procedurii de achiziţie şi a criteriilor de atribuire a contractului, cuprinderea în sfera de aplicabilitate a serviciilor şi a sectorului utilităţilor publice nu şi-au găsit însă în totalitate rezolvarea prin cadrul legislativ creat, practica demonstrând necesitatea îmbunătăţirii acestuia prin extinderea conţinutului şi sferei de aplicabilitate a directivelor. Forma actuală a directivelor referitoare la achiziţii publice este rezultatul unui proces de perfecţionare desfăşurat pe o perioadă de mai bine de 30 de ani. în expresie valorică, efectul sinergie generat de sporirea nivelului cheltuielilor publice şi aplicarea prevederilor din directive poate fi evidenţiat prin creşterea înregistrată de volumul achiziţiilor publice la nivelul anului 1995 (900 miliarde ECU"), comparativ cu anul 1990 (700 miliarde ECU). În timp ce Comunitatea Europeană trecea prin transformările legislative descrise mai sus, în Europa Centrală şi de Est se produceau transformări de sistem politic care, la rândul lor au determinat transformări profunde la nivelul şi structura economiilor statelor respective. Procesul de trecere la economia de piaţă a cuprins toate faţetele societăţii, prin declanşarea de acţiuni de privatizare şi restructurare a sectorului public, având ca obiectiv bunăstarea socială. Numeroşi donatori externi au sprijinit guvernele în tranziţie în procesul de implementare a unui sistem modem de achiziţii publice prin acordarea de asistenţă tehnică şi financiară în scopul realizării unui cadru legislativ adecvat. Deşi conceptul de achiziţii publice nu a fost străin României (primele iniţiative legislative fiind iniţiate în perioada interbelică), după 1990 preocupările privind reglementarea sistemului achiziţiilor publice arată şi susţi opţiunea României de a se alătura Europei, adică a fi parte în uniunea economică şi monetară creată de statele semnatare ale Tratatelor de la Roma, Maastrich, Amsterdam şi ulterior Nisa. Primii paşi au fost făcuţi prin transpunerea în legislaţia naţională a „Modelului legislativ al achiziţiilor publice de produse, lucrări şi servicii'' elaborat de UNCITRAL, însă, ca viitoare ţară membră a uniunii constituite la nivel european, România trebuie să îndeplinească progresiv şi cumulativ o serie de criterii, printre care şi transpunerea aquis-ului comunitar în legislaţia naţională, iar în ceea ce priveşte piaţa internă fără frontiere, prin „Parteneriatuluii pentru Aderare a României la UE" s-a convenit, printre altele, realizarea unui sistem al achiziţiilor publice armonizat cu prevederile Uniunii Europene din domeniu. Acest angajament s-a concretizat prin adoptarea în 2001 a unui set de acte normative ce transpune, în ansamblu, prevederile directivelor de la nivel european în mediul economic naţional. Arhitectura noii legislaţii are ca piloni de rezistenţă principiile transparenţei, tratamentului egal, liberei concurenţe, confidenţialităţii şi, nu în ultimul rând, cel al utilizării eficiente a fondurilor publice. Aspectele prezentate mai sus au avut numai intenţia de a evidenţia caracterul dinamic al sistemului de achiziţii publice şi capacitatea sa de a urmna acţiunile întreprinse la nivel internaţional, regional sau naţional. Cu mai bine de 25 de ani în urmă, van Gigch preciza: „Viaţa în societate este organizată în jurul unor sisteme complexe, în care şi prin care, în aparenţă, omul încearcă să pună ordine
Directiva 71/305/CEE – achiziţiile publice de lucrări; Directiva 77/62/CEE – achiziţiile publice de produse
8

18

în universul său. Viaţa este organizată în jurul a diferite instituţii ... în fiecare etapă a vieţii, indiferent de profesia şi intenţia sa, omul trebuie să lupte cu organizaţii şi sisteme. Ca regulă generală, sistemul este definit ca un ansamblu de elemente aflate într-o relaţie structurală de interdependenţă şi interacţiune reciprocă, fonnând un tot organizat. Teoria generală a sistemelor se aplică şi sistemului achiziţiilor publice: acesta poate fi definit ca fiind operaţional doar prin înţelegerea procesului de transformare a datelor de intrare în date de ieşire. Sistemul achiziţiilor publice nu abdică de la regula generală a sistemelor aflându-se în relaţie de interdependenţă cu mediul în care acţionează, prin intermediul influenţelor pe care le generează sau pe care le asimilează; spre exemplu, pe de o parte, politica în domeniul achiziţiilor publice contribuie la îmbunătăţirea mediului socio-economic, iar, pe de altă parte, forţele generate de piaţă, de mediul politic, de cadrul legal şi de cel socio-economic afectează în mod direct sistemul achizipilor publice. Nu este de neglijat nici influenţa exercitată de forţele generate de însuşi sistemul de achiziţii publice prin elementele sale, adică prin autorităţile din sfera legislativă, executivă şi judecătorească ce reglementează, administrează şi controlează sistemul; 2) legi, regulamente, norme de aplicare; 3) politici privind alocarea fondurilor şi prioritizarea investiţiilor 4) organizaţii şi indivizi ce operează în sistem; 5) asociaţii profesionale şi organisme non-guvemamentale. Forţele generate de însuşi sistemul de achiziţii publice prin interacţiunea dintre elementele sistemului, priorităţile economice, social-culturale existente la un moment dat coerenţa, stabilitatea şi carenţele cadrului legal, resursele financiare disponibile, gradul de specializare a resurselor umane implicate în proces, managementul şi auditul la nivel de organizaţie influenţează sistemul de achiziţii în ansamblu precum şi capacitatea acestuia de a transpune politica şi a de atinge obiectivele stabilite la nivel naţional, regional sau internaţional. În dorinţa de a evidenţia dinamica sistemului de achiziţii publice, capacitatea sa de autoreglare şi complexitatea acestuia, ne vom îndrepta atenţia asupra interacţiunilor cu mediul său, aşa cum sunt acestea prezentate în schema de mai jos. Schema nr.1: Interacţiunea sistem de achiziţii publice - mediu

Condiţii de piaţa

Forţe intern e

Profil cultural

Cadrul legal

Sistemul publice

achiziţiilor

Politica externă

Mediul socio politic

Protecţia mediului Mediul socio economic Nivelul tehnologic

Condiţiile de piaţă au un impact semnificativ asupra efortului sistemului de achiziţii publice de a asigura un mediu concurenţial extins. Mai mult, piaţa are un rol decisiv în atingerea obiectivelor socio-economice şi în îndeplinirea la timp, cu calitatea şi costurile previzionale. De asemenea, important este nivelul de dezvoltare socio-economic al unui stat, ştiut fiind faptul că o piaţă dintr-o ţară dezvoltată oferă multiple şi diverse oportunităţi în comparaţie cu piaţa ţărilor în curs de dezvoltare. Cum pieţele se extind şi se unifică ca efect direct al fenomenului globalizării, sistemul de achiziţii publice este permanent ajustat, devenind din ce în ce mai complex, elementele cu autoritate decizională din cadrul acestuia fiind puse în situaţia de a baleia între acorduri comerciale şi politici naţionale privind stabilitatea şi
19

dezvoltarea economică atunci când trebuie să facă alegeri privind deschiderea sau nu a pieţei (clasica dilemă a alegerii între firmele locale şi străine). Cadrul legal care reglementează sistemul achiziţiilor publice nu conţine numai actele normative care adresează în mod expres acest sistem; în realitate este mult mai extins, înglobând reglementări diverse cum ar fi cele privind cercetarea - dezvoltarea, protecţia mediului, protecţia consumatorului, protecţia muncii, caracterul public al anumitor categorii de informaţii, veridicitatea afirmaţiilor din materialele publicitare, standardizarea, siguranţa populaţiei, clauze contractuale etc. Mediul socio-politic este definitoriu într-o societate democratică unde diviziunile societăţii şi grupurile de interese sunt activ implicate în procesul decizional din cadrul sistemului de achiziţii publice. Chiar dacă obiectivele, misiunile acestora şi modul de acţiune sunt uneori diferite, interesele acestora devin convergente atunci când este vorba de dezbaterea, susţinerea sau respingerea iniţiativelor legislative sau influenţarea modului de alocare a fondurilor publice. Putem afirma că, programul guvernamental este, de cele mai multe ori, un compromis între abordările factorilor decizionali şi executivi şi abordările grupurilor de interese constituite la nivelul societăţii. Influenţa mediului socio-economic asupra sistemului achiziţiilor publice este direct legată cu gradul de intensitate al fenomenului protecţionismului, care indiferent de caracterul predominant - social sau economic - orientează într-o direcţie sau alta politica la nivel naţional în domeniul achiziţiilor publice, afectând astfel şi practica în domeniu. Protecţia mediului, devenind o preocupare constantă a factorilor politici de decizie cât şi a societăţii civile, exercită un impact considerabil asupra deciziilor din cadrul sistemului de achiziţii publice. Politica externă poate fi privită atât ca factor hotărâtor în adoptarea unei decizii cât şi ca instrument utilizat în cadrul sistemului de achiziţii publice, exemplul relevant în acest sens fiind măsurile de constrângere cum ar fi retorsiunea, embargoul, boicotul şi blocada maritimă. Nivelul tehnologic al unei societăţi influenţează, de asemenea, sistemul achiziţiilor publice. Capacitatea de absorbţie a noilor tehnologii diferă de la o ţară la alta. Sistemul de achiziţii publice dintr-o ţară dezvoltată este deschis noilor oportunităţi oferite de dezvoltarea tehnologiei (e-procurement). Mai mult, o ţară dezvoltată are suficiente cunoştinţe şi expertiză pentru a permite tranzacţionarea tehnologiei informaţionale, în timp ce o ţară în curs dezvoltare este mai mult preocupată de recuperarea decalajului tehnologic decât de posibilitatea diversificării avantajelor tehnologiei informaţiilor. Profilul cultural îşi pune amprenta asupra eticii sistemului achiziţiilor publice. Conform studiilor realizate de G. Hofstede obiceiurile locului influenţează nu numai stilul de organizare şi conducere dar şi modul de percepere a valorilor. în fiecare ţară, profilul cultural, observabil din punct de vedere comportamental, se manifestă diferit în raport cu nevoia pentru ierarhie, pentru reguli formale şi proceduri scrise, pentru delimitarea clară a atribuţiilor si funcţiilor. Mai mult, aceeaşi regulă aplicată în două culturi poate avea conotaţii diferite (într-o cultură în care a oferi atenţii este o practică comună, în alta acest fapt poate fi considerat mită). Forţele ce se manifestă urmare a interacţiunii sistem - mediu variază ca intensitate, nu acţionează independent ci interacţionează, iar uneori atacă sistemul de pe poziţii opuse. Printr-o continuă evaluare a sistemului în ansamblul său, autorităţile reprezentate în cadrul primului element al sistemului pot decide ajustarea sau modificarea sistemului, acolo unde este nevoie. Ca regulă generală, feedback-ul generat de elementul operaţional a avut prioritate, însă feedback-ul emis de celelalte elemente ale sistemului, ca efect al acpunii forţelor nu trebuie neglijat, fiind capabil să semnaleze atât incapacitatea cât şi uzura sistemului existent Este menirea tuturor celor implicaţi în sistem cât şi a societăţii civile ca, printr-o abordare adecvată şi prin utilizarea la maximum a posibilităţilor şi abilităţilor de comunicare de care dispun, să

20

identifice soluţia optimă în funcţie de intensitatea specifică acţiunii fiecărei forţe, astfel încât rezultatul final al interacţiunii sistem - mediu să fie în beneficiul reciproc. Intenţia acestui capitol a fost prezentarea conceptului de achiziţii publice într-o manieră diferită de cea tradiţională (conform căreia achiziţiile publice reprezintă una din atribuţiile funcţionarilor publici). S-a dorit prezentarea interacţiunii mediului cu sistemul, şi sublinierea multitudinii de aptitudini şi cunoştinţe interdisciplinare (economice, politice, administrative, juridice, marketing, inginerie şi arhitectură) necesare pentru a opera în sistem. Considerăm „misiune imposibilă" intenţia de a identifica un specialist în achiziţii publice care să posede suficiente cunoştinţe multidisciplinare. Rezolvarea stă în capacitatea de comunicare a celor implicaţi în sistem, caracteristică esenţială pentru funcţionarea optimă a acestuia. Rolul consultantului în contextul provocărilor actuale din domeniul achiziţiilor publice (atingerea excelenţei In acest domeniu; realizarea unui .proces de achiziţii publice care să conducă la obţinerea unui maxim posibil de efecte economice; coordonarea activităţilor din domeniul achiziţiilor publice cu strategia naţională de dezvoltare economică) este acela de a contribui, prin serviciile oferite, la ameliorarea performanţei activităţilor şi a practicilor manageriale din domeniul achiziţiilor publice. • Serviciile realizate în acest sens fac referire dar nu se limitează la sprijinirea autorităţilor contractante în procesul de: • elaborare a strategiilor, politicilor, practicilor şi procedurilor în domeniul achiziţiilor publice • realizare de parteneriate sau asocieri între autorităţi contractante • management al procesului de achiziţii publice • administrare a contractelor de achiziţie publică • evaluare a riscurilor implicate în procesul de achiziţii publice • analiza oportunităţilor pentru realizarea de economii în mod direct sau indirect • monitorizare a modului de derulare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice. • monitorizare a modului de derulare a contractelor. Ca orice altă activitate managerială şi managementul achiziţiilor publice este subiect al unui proces de ameliorare continuă, numai în condiţiile în care este analizat stadiul existent. Rolul consultantului în acest caz este acela de a diagnostica situaţia existentă, inclusiv prin benchmarking şi de a propune acţiuni şi măsuri care să conducă la îmbunătăţirea continuă a proceselor desfăşurate la nivel de autoritate contractantă sau contractor. Serviciile oferite pot cuprinde şi sfera auditării activităţilor din domeniul achiziţiilor publice, inclusiv propunerea de măsuri preventive sau corective şi realizarea de activităţi de training.

2.2.2. Sistemul electronic pentru achiziţii de bunuri si servicii - eMarket
În general, principalele obiective ale proiectului de comerţ electronic eMarket sunt: demonstrarea necesităţii, a beneficiilor şi a eficacităţii utilizării tehnologiilor moderne în mediul de afaceri; realizarea unei pieţe virtuale pentru produse şi servicii prin intermediul căreia cumpărătorii şi ofertanţii să se poată întâlni, negocia şi efectua tranzacţii comerciale ajutaţi fiind de tehnologiile web; asigurarea de şanse egale şi a unei informări adecvate pentru toţi actorii din mediul de afaceri; optimizarea preţurilor de achiziţie prin realizarea potrivirii dintre cerere şi ofertă; reducerea costurilor de marketing şi distribuţie; accesibilitate permanentă a cadrului virtual pentru încheierea afacerilor, viteză mare în accesarea informaţiilor.

21

eMarket este un site prevăzut cu o funcţionalitate dublă, pentru utilizatori uzuali şi pentru administratori. Toate accesele la paginile site-ului sunt sigure, neexistând pericolul compromiterii datelor. Un produs este un articol (serviciu sau produs) oferit de un utilizator ofertant sau solicitat de un utilizator cumpărător înregistrat pe sistemul eMarket Un utilizator poate fi atât ofertant, cât şi cumpărător. Licitaţia este procesul în care sunt implicaţi cel puţin doi utilizatori ai sistemului eMarket, unul în calitate de organizator, iar ceilalţi în calitate de participanţi, scopul urmărit fiind acela de a realiza o potrivire între cerere şi ofertă, în urma căreia se va încheia un contract de vânzare / cumpărare de produse. Contractul se va încheia între organizator şi câştigătorul licitaţiei. In funcţie de tipul licitaţiei pot exista licitaţii cu mai mulţi câştigători. în functie de tipul organizatorului, licitaţiile pot fi directe (când organizator este ofertantul, iar participanţii sunt cumpărători) şi inverse (când organizator este cumpărătorul, iar participanţii sunt ofertanţi). In funcţie de modul de desfăşurare a licitaţiei, acestea pot fi standard (cine oferă preţul cel mai bun câştigă), cu preţ rezervat (preţul cel mai bun are anumite constrângeri) şi de tip olandez (cu mai mulţi cumpărători câştigători, preţul final fiind cel oferit de ultimul câştigător). Un organizator cumpărător nu poate porni o licitaţie de tip olandez. O licitaţie este pornită automat de către sistem în momentul lansării ei de către organizator. Ea este declarată închisă în momentul expirării datei limită specificate de către organizator. O licitaţie poate să fie prelungită de către organizatorul ei. Dacă se anulează o licitaţie cu participanţi sistemul îi va anunţa pe aceştia şi organizatorul va primi o penalizare prin reducerea bonităţii sale. Un participant se poate retrage fără consecinţe dintr-o licitaţie in curs de desfăşurare. Licitaţia directă standard Este licitaţia organizată de un ofertant pentru un anumit produs. La fiecare nouă înscriere la licitaţie sistemul va recalcula câştigătorul licitând în numele participanţilor până la limita stabilită de aceştia. Orice modificare de situaţie va fi anunţată participanţilor implicaţi prin mesaje e-mail, aceştia putând să-şi modifice oferta până la data de închidere a licitaţiei. În cazul existenţei mai multor preţuri maxime egale, se va alege în funcţie de vechimea ofertei (ofertele mai vechi având prioritate) şi bonitate (bonitatea mai mare având prioritate). Licitaţia directă cu preţ rezervat Este licitaţia organizată de un ofertant pentru un anumit produs în care ofertantul introduce şi preţul rezervat al licitaţiei, cunoscut doar de el, preţul minim la care este dispus săşi vândă produsul. Licitaţia de tip olandez. Este licitaţia organizată de un ofertant pentru un anumit produs, oferit în cantităţi mari, unde vor exista mai mulţi cumpărători câştigători, care îşi adjudecă produsele în ordinea descrescătoare a preţului oferit Preţul la care se va realiza vânzarea va fi preţul oferit de ultimul câştigător, care poate să nu primească în totalitate numărul de produse cerut. Licitaţia inversă standard Este licitaţia organizată de un cumpărător pentru un anumit produs. Licitaţia inversă cu preţ rezervat Este licitaţia organizată de un cumpărător pentru un anumit produs, la care se va introduce şi preţul rezervat al licitaţiei, preţul maxim la care este dispus să cumpere produsul. Tranzacţii O tranzacţie este un proces în care sunt implicaţi exact doi utilizatori ai sistemului, unul în calitate de ofertant, iar celălalt în calitate de cumpărător, ca urmare a declarării unei licitaţii ca închisă. Tranzacţia este pornită automat de către sistem în momentul în care termenul de valabilitate al licitaţiei expiră şi licitaţia este declarată închisă. După trecerea unei perioade de
22

timp specifică sistemului (3 zile) fiecare tranzacţie trebuie sa fie finalizată. Finalizarea unei tranzacţii se face după semnarea contractului, când cei doi utilizatori au obligaţia să evalueze comportarea partenerului. Interfaţa Interfaţa aplicaţiilor pentru achiziţii de bunuri şi servicii sunt proiectate astfel încât să asigure folosirea cât mai uşoară, într-o manieră prietenoasă, a site-ului. Un utilizator are la dispoziţie un meniu cu care poate realiza uşor operaţii de urmărire a licitaţiilor şi tranzacţiilor sale, de actualizare a profilului propriu sau de comunicare cu administratorul. De asemenea, el poate consulta regulamentul de funcţionare şi anumite sugestii care să asigure o bună funeponare a site-ului. Proiectul eMarket reprezintă un cadru excelent pentru utilizarea pe scară largă a facilităţilor oferite de avântul domeniului Tehnologia Informaţiilor şi Comunicaţiilor prin intermediul tehnologiilor Internet şi a mijloacelor electronice de efectuare a tranzacţiilor comerciale. El oferă mediului de afaceri o alternativă economică, sigură şi prietenoasă pentru găsirea partenerilor de afaceri şi menţinerea unei pieţe virtuale puternice, care să permită încheierea de contracte comerciale în mod rapid şi eficient.

2.2.3. Demistificarea e-procurement: cumpărător, vânzător, pieţe virtuale şi schimburi comerciale
Obiceiurile de cumpărare ineficiente, procesele de afaceri redundante şi absenţa unei informări strategice reprezintă simptome ale unor practici de achiziţii greşite. Pentru ca, companiile erei industriale să devină liderii e-business de mâine trebuie să-şi schimbe practicile lor de achiziţii. Precum orice efort e-business de succes, strategiile eficiente de achiziţii integrează fluxul de afaceri al unei companii cu o infrastructură de aplicaţii robustă. Strategiile de achiziţii eficace reduc cantitatea de muncă cu hârtiile a angajaţilor unei firme şi le permit acestora să se axeze numai pe munca lor. Izvorul e-comerţului îl reprezintă schimbarea mediului achiziţiilor. Progresul schimburilor comerciale prin Internet (ITE - SCI) reprezintă una din cele mai interesante dezvoltări ale unei pieţe din ultimii ani. Aceste schimburi modifică procesul prin care materialele primare şi bunurile sunt achiziţionate şi reţelele de aprovizionare integrate. Afacerile folosesc schimburile pentru a-şi automatiza necesităţile, aprobările, realizările şi plăţile diverselor fluxuri. Acest subcapitol prezintă noul val al aplicaţiilor de achiziţii folosite de companii ce caută să-şi îmbunătăţească radical modalităţile proprii de achiziţii. El explică evoluţia practicilor de e-procurement de la simple soluţii de achiziţii la pieţe complexe de aprovizionare / cumpărare. Se discută conceptele cheie ale e-procurementului precum SCI şi relaţiile lor cu procesele de afaceri ale unei companii şi tehnologia. Furnizează de asemenea un ghid al eprocurement uşor de urmărit de către manageri spre modelul de achiziţii al viitorului. Corporaţiile din top 2000 din SUA plătesc mai mult de 500 miliarde dolari anual pe bunuri neproductive. O companie tipică cheltuieşte mai mult de 5-10% din profitul său pe echipamente de birou, software, computere şi alte bunuri considerate neproductive. Majoritatea ordinelor de cumpărare sunt pentru bunuri cu valori mai mici de 500 dolari, un mare procent fiind achiziţionate prin contracte directe cu firme din afara canalelor normale de cumpărare ale firmei. Ca urmare, informaţiile despre achiziţii prin contracte negociate nu prea sunt disponibile. Pentru cei Trei Mari constructori de maşini din SUA - Ford, General Motors şi DaimlerChrysler - tranzacţiile referitoare la cumpărarea şi vânzarea de componente pentru maşini se evaluează la 500 miliarde dolari pe an. Astfel de schimburi directe B2B presupun o
23

piaţă semnificativă, depăşind mai multe mii de miliarde anual. Acest tip de cheltuieli nu este discreţionar şi obligă companiile să îşi facă treaba cât mai bine. Atât cumpărătorii cât şi vânzătorii recunosc că, prin crearea unei pieţe mai eficiente, îşi pot concentra procesele şi realiza costuri scăzute. Achiziţia evoluează de la o funcţie suport la o armă valoroasă din arsenalul competitiv al firmei. În prezent fírmele caută soluţii care să combată costurile ridicate de achiziţie şi timpul lung dintre ordin şi procurare simultan cu asigurarea că livrarea materialelor sau serviciilor se derulează fără probleme. Aceste afaceri doresc să automatizeze sarcinile de achiziţie zilnică, precum căutările în cataloage, procesarea ordinelor de cumpărare şi obţinerea autorizaţiilor. în acest mod firmele permit angajaţilor lor să realizeze sarcini mai importante precum managementul relaţiilor de aprovizionare şi inventariere. În ultimii ani strategiile de achiziţii B2B au devenit o ţintă majoră a managementului. Mulţi directori realizează că B2B nu este atât o revoluţie tehnologică cât mai ales o revoluţie a afacerilor determinată de tehnologie. Iniţiativele de achiziţii B2B sunt adesea conduse de către directorii economici ai firmelor şi nu de către cei pe probleme de IT. Acest nivel de implicare a executivului în proiectele de achiziţii reflectă conştientizarea managementului asupra celor cinci provocări ce detennină funcţiile de achiziţii ale firmelor de astăzi: 1. Reducerea costurilor de procesare a ordinelor şi timpilor ciclurilor 2. Permiterea unui acces larg la capacităţile de achiziţie ale firmei 3. împuternicirea solicitării de materiale pentru biroul propriului serviciu 4. Asigurarea integrării software-ului de achiziţii cu sistemele de back-office ale firmei 5. Ridicarea funcţiei de achiziţie pe o poziţie de importanţă strategică în cadrul organizaţiei Un obiectiv central al strategiei de e-procurement a unei firme este să administreze mai bine costurile operaţionale. Căutând să-şi îmbunătăţească limitele, firmele sunt supuse unei presiuni deosebite în administrarea cheltuielilor operaţionale cât mai eficient posibil. Impactul marginal al e-procurement-ului apare când se face comparaţia numai cu creşterea fracţională a profitului determinată de iniţiativele axate pe venituri. Urmăreşte compania noastră o strategie de reducere a costurilor operaponale? Managementul firmei vede procesul de achizip'i ca o oportunitate potenpală de îmbunătăpre a costurilor? Dacă da, a implementat firma o aplicape de e-procurement care permite dezvoltarea aplicaţiilor integrate de achiziţii de care are nevoie? Este managementul firmei axat pe dezvoltarea şi implementarea unei suite de aplicaţii software care permite cele mai bune achizipi şi practici financiare? Evoluţia modelelor de e-procurement Piaţa de e-procurement este încă tânără, noile modele de afaceri necesare acestei pieţe evoluând rapid. Tabelul nr. 1 prezintă cele şapte tipuri de modele de e-procurement utilizate şi arată diferenţele între acestea. De remarcat că fiecare din schimburile comerciale prezentate pot fi de asemenea clasificate ca schimburi publice sau private. Schimburile private pot varia mult în mărime, de la o singură firmă care îşi automatizează funcpa de achizipi cu furnizorii săi, până la schimburi mari, complexe, precum comerţul online cu componente auto, Covisint, creat de General Motors, Ford şi DaimlerChrysler. Schimburile publice sunt cel mai adesea referite ca portaluri. în aceste portaluri, o firmă sau un grup de firme îşi prezintă produsele sau serviciile domeniului public. Aceste schimburi variază prin valoarea pe care o furnizează, mergând de la produse de catalog, procesare de ordine, până la managementul realizării şi grija faţă de client. Comparaţie între diverse modele de e-procurement

24

Tabelul nr.1 Era pre-lnternet: Reţele EDI Istoric, marile afaceri au realizat economii de timp şi costuri prin legarea lor de principalii furnizori prin reţele private denumite schimburi electronice de date sau EDI (electronic data interchanges). Aceste sisteme automatizau procesul achizitiei, susţineau reaprovizionarea automată şi strângeau legăturile dintre cumpărători şi furnizorii lor primari. Deoarece EDI a fost la început bazat pe o reţea privată a unei firme, ea a presupus un mare aport de capital pentru implementare, iar adăugarea fiecărui nou furnizor era costisitoare. Firmele mici, incapabile să suporte aceste costuri, au fost private de instalarea conexiunilor Modele comerţ Reţelele EDI Caracteristici Câţiva parteneri de comeţ şi clienţi Capacităţi tranzacţionale simple Procesare pe loturi Schimburi reactive şi costuri pe valuarea adaugată Realizează cumpărături rapide pentru angajaţii unei firme Automatizarea aprobăriilor şi standardizarea procedurilor de rechizite Furnuzează unelte de management al furnizorului pentru cumpărătorul profesional Furnizează un control mai bun asupra procesului de achiziţii şi lasă ca regulile de afaceri ale unei firme să fie implementate cu mai multă consistenţă Clientul negociază preţurile din catalog Utilizează analize şi management al catalogului Conţinut industrial, postare de locuri de muncă şi ştiri Magazine: noi canale de vânzări pentru distribuitori şi producători Informaţii despre produse şi catalog cu servicii Proces automat de rechiziţionare si tranzacţii pe baza ordinelor de cumpărare Furnizor,preţ şi descoperirea disponibilităţii produsului sau serviciului Permit partenerilor să-şi sincronizeze operaţiunile şi realizarea în timp real Transparenţa procesului rezultată din restructurarea cererii şi lanţului de aprovizionare Înlocuieşte informaţia pentru inventariere Următorul pas in evoluţia portalurilor de achiziţii

Aplicaţii Angajaţi (B2E)

Business-to-

Portaluri de achiziţii

Schimburi comerciale de primă generaţie: comunităţi, cataloage şi magazine Schimburi comerciale de generaţi a doua: schimburi comerciale orientate spre tranzacţii Schimburi comerciale de a treia generaţie: lanţuri de furnizori colaborative

Consorţii industriale: legături cumpărător şi furnizor EDI atât în calitate de cumpărători cât şi ca vânzători. Astfel, economiile rezultate din implementarea EDI au fost accesibile doar firmelor mari. EDI şi extraneturile tind să opereze bine în parteneriate strategice, relaţii specializate şi contracte îndeplinite rigid. Ele nu funcţionează bine în lanţul deschis şi flexibil de aprovizionare al lumii.

B2E: Aplicaţii de cumpărare şi solicitare Lumea cumpărăturilor marilor corporaţii se îndreaptă spre o schimbare structurală majoră. Conceptul de implementare a achiziţiilor de către proprii angajaţi poate părea futuristic
25

când majoritatea afacerilor tocmai au devenit confortabile prin folosirea unui sistem de e-mail. Oricum, aceste aplicaţii de achiziţii de generaţie următoare prind în corporaţii, după cum o ilustrează scenariile următoare. • Piesă a unei maşini dintr-o fabrică se strică şi pentru a o repara este nevoie imediat de 100 dolari. Firma pierde 100.000 dolari pentru fiecare oră în care maşina este neoperaţională. Bill, şeful fabricii, foloseşte sistemul de e-procurement pentru a expedia ordinul de înlocuire a piesei. Sistemul trimite ordinul furnizorului care are piesa, aceasta fiind trimisă în mai puţin de 4 ore. • Ana trimite solicitări pentru aprovizionarea cu materiale pentru birou şi apoi aşteaptă câteva săptămâni pentru livrare. În prezent ea foloseşte noul său sistem de eprocurement pentru a căuta în catalog lista vânzătorilor autorizaţi, a face selecţia produsului pe care îl doreşte şi a îl pune în coşul său de e-cumpărâturi. Sistemul aprobă ordinul de cumpărare în limitele predefinite de firmă. Produsul călătoreşte în timpul nopţii şi ajunge pe masa Anei a doua zi. • La o altă firmă, Lynn tocmai s-a întors dintr-un schimb de experienţă de 3 luni în Italia. Pentru a-şi completa raportul de cheltuieli, ea intră în sistemul de consultare a cheltuielilor de la firma de călătorie. În loc să caute cheltuielile pe cârdul său de credit, totalurile sunt deja detaliate în raportul online privind cheltuielile. Lynn intră pe cheltuielile din portofelul său şi trimite raportul electronic. Raportul este clar deoarece este conform cu regulile firmei. De zeci de ani firmele au discutat despre îmbunătăţirea tranzacţiilor zilnice, precum ordinele de aprovizionare şi procesarea rapoartelor privind cheltuielile, deoarece cumpărarea de bunuri şi servicii reprezintă cel mai mare cost al unei firme. Se estimează că pentru fiecare dolar câştigat din vânzarea unui produs, firma cheltuieşte între 0,50 şi 0,60 dolari pe bunuri şi servicii. Mai mult capital este cheltuit pe cumpărarea de materiale şi servicii necesare operaţiunilor de afaceri decât toate celelalte cheltuieli la un loc. Miliarde de dolari se pierd în fiecare an prin utilizarea unor practici de achiziţii ineficiente. Solicitarea cu ajutorul calculatorului permite angajaţilor să cumpere bunurile şi serviciile de care au nevoie online. Software-ul de achiziţii al firmei reuneşte solicitările interne de cumpărare online ale angajaţilor înainte de a le transforma în ordine de cumpărare şi a le trimite firmei furnizorului. Consolidând procesul de cumpărare cu câţiva furnizori capabili de discounturi se pot obţine economii substanţiale la costuri. De exemplu Ford a reorganizat procesele de solicitare ale angajaţilor în dorinţa de a realiza economii de miliarde de dolari ce erau risipiţi pe aprovizionări şi realizarea de rapoarte de cheltuieli. Ford cheltuieşte aproximativ 15,5 miliarde dolari în fiecare an pe bunuri şi servicii neproductive, fiind unul din cei mai mari cumpărători de astfel de bunuri de pe glob. în scopul implementării strategiei sale de solicitare, Ford şi-a reorganizat procesul de cumpărare. În procesul vechi, Ford primea şi distribuia cataloagele furnizorilor din care angajaţii selectau produsele de care aveau nevoie. Aceştia completau apoi manual ordine de comandă şi le trimiteau pentru aprobare, proces care lua zile sau săptămâni. În prezent, aceiaşi angajaţi folosesc web-ul. Software-ul de solicitare de la Ford funcţionează astfel: Sharon lansează browserul său web şi intră pe site-ul de achiziţii de pe intranetul Ford. Ea dă un click pe Create pentru a crea un formular de solicitare, apoi caută printr-un catalog. Când găseşte ceea ce doreşte, pentru a cunoaşte mai mult despre acesta, ea dă un click pe alegerea făcută şi observă o fereastră continând o descriere mai detaliată şi fotografii. Sharon decide că îi place ceea ce vede astfel că va completa formularul de solicitare, specificând că doreşte livrarea produsului şi motivul pentru care îl cumpără. Formularul este direcţionat spre şeful ei pentru aprobare, apoi către furnizorul preferat cu care Ford are negociat un contract. Ordinul de cumpărare este de asemenea automat transmis sistemului contabil al firmei. Furnizorul răspunde cu o confirmare
26

şi o dată a livrării. Sharon vine la muncă a doua zi şi găseşte produsul comandat pe birou. Prin folosirea e-comerţului pentru comandarea de bunuri din cataloage online, Ford se aşteaptă la scăderea costurilor de tranzacţionare a bunurilor neproductive cu mai mult de 30%. Ford îşi foloseşte aplicaţiile de achiziţie cu ajutorul calculatorului pentru a procesa mai mult de 1 milion de călătorii ale angajaţilor şi rapoarte de cheltuieli prezentate anual. Firme mari, precum Ford, cheltuiesc aproximativ 36 dolari pentru a procesa fiecare raport de cheltuieli prezentat de angajaţi. Folosind posibilitatea Internetului de a descărca electronic extrasul cardului de credit, costul pentru un raport de cheltuieli scade spre 8 dolari, rezultând o economie de aproximativ 28 milioane dolari anual. După cum este ilustrat de exemplul Ford, ţinta pachetelor de software de solicitare este de a reduce costurile asociate cumpărării de bunuri neproductive. Tabelul nr. 2 prezintă tipurile de resurse operaţionale şi caracteristicile acestora. Tipuri de resurse operaţionale Tabelul nr.2
Resurse operaţionale Generale şi administrative: materiale pentru birou şi cărţi, mobilier şi servicii profesionale de educaţie şi pregătire Caracteristici Valoare scazută/volum ridicat al tranzacţiilor Produse marfă Urmărire minimă Domeniul mare al rechiziţionărilor Echipamente pentru computer: software şi Urmărire închisă a bunurilor inventariate hardware, birotică, componente de reţea, Valoare de la medie la ridicată copiatoare, faxuri şi telefoane Specificaţii tehnice ale produselor Constrângeri bugetare Inventare dificil de urmărit MRO (întreţinere, reparaţii şi operaţii): piese De bază pentru întreţinere pentru masini, controale electrice, unelte şi Critice pentru operatţiile de producţie materiale Exterioare, distribuite pe zone Volum semnificativ al costurilor Urmarire cu foarte mare atenţie Servicii de călătorie şi timp liber: management al Valoare ridicată cheltuielilor cu avionul, hotelul şi maşina şi Constrângeri bugetare şi urmărire a cheltuielilor analize privind petrecerea timpului liber Proces de aprobare multinivel

Portaluri de achiziţii După conştientizarea beneficiilor automatizării proceselor de rechiziţionare, multe firme, în particular acelea cu o putere semnificativă de cumpărare precum IBM, aleg să implementeze portaluri de achiziţii pentru cumpărarea atât a bunurilor pentru producţie cât şi a celor neproductive (vezi tabelul nr. 3). Bunurile pentru producţie includ toate materialele primare, componente, ansamble şi altele necesare pentru a produce şi un produs final. Bunurile neproductive sunt acelea de care au nevoie afacerile pentru desfăşurarea operaţiunilor, cum au fost identificate în tabelul anterior cu nr. 2. Bunuri pentru producţie/bunuri neproductive
Caracteristicile materialelor pentru producţie sau directe

Tabelul nr.3.

Caracteristicile materialelor neproductive sau MRO (întreţinere, reparaţii operaţii) Bunuri pentru producţie: materiale primare, componente Resurse operaţionale: birotică şi materiale pentru calculatoare, materiale MRO, călătorii • Programate de procesul de producţie • Adhoc, neprogramate • Locul operaţiunii: calculatorul cumpărătorului profesionist • Locul operaţiunii: calculatorul angajatului • Nu necesită aprobări • Necesită aprobare • Grad ridicat de automatizare • Aproape neautomatizată • Urmărite prin specificaţii de design • Urmărite prin cataloage 27

Portalurile de achiziţii fac mai mult decât simple cumpărături. Până în prezent, tennenii de cumpărare şi achiziţie au fost folosiţi aproape interschimbabili. Ei diferă însă semnificativ în ceea ce priveşte scopul lor. Cumpărarea se referă la cumpărarea de materiale şi toate activităţile asociate acestui proces. Cumpărarea electronică se referă numai la un aspect relativ minor al problemelor de achiziţionare ale firmelor. Achiziţia, pe de altă parte, este definită în sens larg pentru a include solicitările, cumpărăturile, transportul, depozitarea şi procesele privind recepţiile unei fimie. Achiziţia este un proces închis care începe cu solicitarea produsului şi sfârşeşte odată ce factura pentru produs este plătită. Achiziţia integrată rămâne una din strategiile de afaceri semnificative, dar potenţialul ei complet nu a putut fi realizat datorită limitărilor tehnologice. Strategiile de achiziţii integrate de început au urmărit să reorganizeze, chiar să demonteze organizaţiile ale căror procese de cumpărare erau structurate tradiţional, ierarhic. Multe din aceste organizaţii aveau proceduri de aprobare stratificate care încetineau procesul de cumpărare. Strategiile de achiziţii mai recente se axează pe restructurarea întregului proces de la ordin la livrare mai degrabă decât pe anumite 3specte din afara procesului. Modelele de cumpărare bazate pe hârtii ale erei industriale au fost înlocuite de practici de achiziţie online mai eficiente. Noile modele de achiziţii reprezintă o combinaţie aproape ideală de avantaje majore, contracte flexibile şi alianţe cu furnizorii, împreună cu cumpărături descentralizate, iniţiate de utilizatori responsabili. Beneficiile e-achiziţiilor se împart în două categorii importante: eficienţa şi eficacitatea. Beneficiile de eficienţă ale e-achiziţiei includ costuri de achiziţie scăzute, cicluri mai rapide, reducerea cumpărăturilor neautorizate, informare mai bine organizată şi o integrare strânsă a funcţiei de achiziţie cu sistemele de back-office. Beneficiile de eficacitate ale e-achiziţiei includ scăderea controlului asupra lanţului de aprovizionare, managementul activ al datelor şi decizii de cumpărare de calitate în cadrul organizaţiilor. Multe firme au implementat strategiile de e-achiziţii în paralel cu eforturile lor de integrare a lanţului de aprovizionare. Web-ul furnizează baza tehnologică pentru realizarea managementului lanţului de aprovizionare şi achiziţionare atât de căutat de către firme. Pentru multe firme însă, dezvoltarea unei strategii de achiziţii integrate cu adevărat aplicabile se află încă departe în viitor. Doar câteva firme au o viziune clară asupra a ceea ce o firmă trebuie să realizeze când procesele lor de achiziţii vor fi reorganizate şi integrate. Mai mult, nu există o hartă pentru cum se poate realiza o astfel de integrare sau care este destinaţia finală. Schimburi comerciale Prima generaţie: comunităţi, magazine, facilitatori De ce să construim când putem închiria? Aplicaţiile de achiziţii reprezintă drumul spre sofisticatele portaluri B2B numite schimburi comerciale. Prima generaţie de schimburi comerciale este reprezentată prin puncte de informaţii şi continut: comunităţi care caută să atragă orice afacere responsabilă pentru cercetarea şi cumpărarea de bunuri şi servicii industriale. Aceste schimburi funcţionează la fel ca magazinele online, oferind zilnic incursiuni în lumea industrială şi furnizând ştiri şi tendinţe ale acesteia, informaţii despre produse, anuare ale participanţilor, clasificări. Alte mecanisme de creare a comunităţilor folosite de schimburile comerciale includ chat room-uri, forumuri de discuţii, buletine şi centre privind cariera. Cum produc aceste schimburi comerciale bani? Publicitatea reprezintă principala sursă de venit a acestora, dată de specificul participanţilor comunităţii. Veniturile din publicitate includ taxele anuale pentru magazine, bannerele publicitare şi evenimentele sponsorizate. Unele comunităţi solicită membrilor o taxă de subscripţie. Aceste e-pieţe pot de asemenea să primească taxe pentru vânzările de produse rezultate din traficul magazinelor. VerticalNet reprezintă cel mai mare grup de schimburi comerciale, cu 56 de comunităţi acoperind 12 categorii industriale, de la management la miezul producţiei. Comunităţile din
28

cadrul acestuia adesea au atât o focalizare orizontală cât şi una verticală. Comunităţile pot fi folosite pentru desfăşurarea comerţului bunuri directe - componente sau materiale de bază bunuri indirecte, precum computere, echipamente electrice şi materiale de birotică. Produsele şi serviciile specifice oferite prin intermediul diverselor comunităţi de schimburi tind să difere foarte mult. VerticalNet oferă clienţilor săi un conţinut vast şi facilităţi de dezvoltare a magazinelor online pentru furnizorii participanţi. Veniturile acestui model sunt dominate de veniturile din publicitate legate de vânzarea prin magazinele online, sponsorizări şi bannere publicitare. Participarea în cadrul VerticalNet şi conţinutul e-pieţelor se aşteaptă să crească în următorii ani, datorită recentei alianţe cu Microsoft, care are înregistrate 80.000 magazine. VerticalNet a început de asemenea să capitalizeze, pe lângă audienţa sa orientată, comunităţi de afaceri mici şi medii prin trecerea spre activităţi de e-comerţ. Aceasta migrează de la un model publicitar la unul de tranzacţii. O altă formă a schimbului comercial de primă generaţie este Solicitarea pentru Propunere (Request for Proposal - RFP) şi Solicitarea pentru Participare (Request for Quote RFQ), schimb facilitator care acţionează pe o piaţă online centralizată. Pe această piaţă, un grup preacceptat de furnizori trimite oferte sigilate cu preţuri fixate ca răspuns la solicitările pentru participare în timp real trimise de către un cumpărător. Solicitările de participare includ solicitări ridicate şi detaliate pe care furnizorul trebuie să le satisfacă. Cumpărătorii nu trebuie să selecteze oferta cu cel mai mic preţ dar pot opta pentru furnizorul care îmbină cel mai bine specificaţiile lui cu un preţ bun. Veniturile generate de către participanţii la piaţă ce folosesc mecanismul solicitării de participare/ofertă închisă pot include taxe de subscriere, taxe pentru citirea ofertelor şi taxe de tranzacţionare pentru ofertele trimise şi/sau câştigătoare. În sectorul energetic, de exemplu, WelIBid a dezvoltat un sistem online pentru a facilita achiziţia de servicii de extracţie pentru industria de petrol şi gaze. Soluţia WelIBid permite companiilor producătoare de petrol şi gaze - cumpărătorii - să trimită electronic solicitări de participare conţinând specificaţii deosebite pentru companiile de servicii de extracţie -furnizorii. Acest mecanism online permite furnizorilor şi cumpărătorilor să-şi restrângă procesele de comerţ manuale, consumatoare de hârtie şi să-şi reducă numărul de ore de muncă necesare acestor procese. A doua generaţie: distribuitori virtuali şi puncte de licitaţie O critică comună a primei generaţii de schimburi comerciale este aceea că ele sunt „scurte şi întinse”. Ca urmare, punctele de conţinut au creat cadrul pentru punctele de tranzacţii. Construirea unui sens pentru comunitatea industrială este o condiţie necesară dar insuficientă pentru crearea unui schimb comercial de succes. Pentru a reuşi, un schimb trebuie să permită participanţilor săi să cumpere şi să vândă produse. A doua generaţie de schimburi comerciale se orientează spre obţinerea veniturilor lor din fiecare tranzacţie de cumpărare şi vânzare ce se desfăşoară. Exemple de astfel de schimburi comerciale sunt distribuitorii virtuali şi punctele (nodurile) de licitaţii. Distribuitorii virtuali oferă cumpărături pentru o comunitate fragmentată de cumpărători şi vânzători prin combinarea de informaţii despre produse disparate din diverse cataloage şi diverşi furnizori într-un megacatalog. În general, aceştia nu realizează nici un inventar sau nu distribuie produse. Ei doar asistă cumpărătorii în stabilirea unui comisionar pentru a transporta bunurile comandate. Distribuitorii virtuali ajută la a da formă sursei de bunuri directe, rezultând astfel costuri de tranzacţionare reduse, prin emiterea unui singur ordin de cumpărare şi apoi trimiterea ordinului fiecărui furnizor relevant care transportă produsul direct. Mulţi distribuitori virtuali îşi îmbogăţesc mixul de servicii pe care o oferă, precum modelarea software-ului lor pentru a se integra operaţiunilor de back-office ale firmei, de la preluarea ordinelor la urmărirea inventarierii.

29

Un exemplu îl constituie SciQuest, care deserveşte industria ştiinţifică foarte fragmentată de 12 miliarde dolari, cu 100.000 laboratoare care cumpără produse de la mai mult de 5.000 furnizori specializaţi şi 1.500 distribuitori. În cadrul acestei pieţe, clientul, un cercetător, va folosi un proces de achiziţie manual, consumator de timp. Furnizorii suportă cheltuieli ridicate cu vânzarea şi marketingul unei comunităţi de cumpărători dispersate. În scopul eliminării acestor ineficiente ale pieţei, SciQuest foloseşte un catalog online pentru a facilita procesul de căutare pentru cercetători şi a restrânge şi automatiza procesul de achiziţie pentru organizaţiile cumpărătoare şi vânzătoare. Prin aducerea cumpărătorilor şi a vânzătorilor pe o piaţă centralizată, SciQuest reduce pentiu furnizor costurile de achiziţionare ale clientului prin extinderea pieţei sale. Punctele de licitaţie devin un canal de vânzări popular pentru cumpărarea rapidă de bunuri unice, precum echipament folosit surplusuri de inventar şi bunuri perisabile. Acestea funcţionează similar cu o bursă de mărfuri. Cumpărătorii şi vânzătorii se întâlnesc, de obicei anonim, pentru a stabili preţul unor mărfuri, precum materiale primare, energie sau capacităţi de telecomunicaţii. Punctele de licitaţii pot fi conduse atât de vânzători, precum AdAuction.com, care licitează spaţiu publicitar pe web sau alte mijloace media, cât şi de cumpărători, precum FreeMarkets, care foloseşte licitaţi inverse pentru materiale industriale şi echipamente. Un alt exemplu de punct de licitaţie îl constituie Altra Energy în industria gazului natural. Licitaţiile sunt de două tipuri: directe şi inverse. Licitaţiile directe permit unei multitudini de cumpărători să facă oferte pentru bunurile şi serviciile unui anumit vânzător pe o bază competitivă sub preţurile pieţei. Licitaţiile directe tind să fie concentrate asupra unui vânzător. în acest model preţurile se modifică doar crescător. Vânzătorul prezintă produsul sau serviciul oferit şi ofertanţii ofertează până ce expiră un anumit timp. Înainte ca licitaţia să înceapă, vânzătorul stabileşte un preţ rezervat - un preţ care trebuie atins pentru ca el să vândă şi îl indică dacă el sau ea este dispus să accepte o ofertă parţială. Dacă ofertele nu reuşesc să atingă preţul cerut sau rezervat al vânzătorului acesta nu este obligat să vândă produsul sau serviciul. Licitaţiile sunt folosite ca un mecanism de lichidare a surplusului de inventar la cele mai bune preţuri posibile. În licitaţiile inverse sau sisteme cu ofertă deschisă, cumpărătorii prezintă produsele sau serviciile pe care le doresc şi vânzătorii precalificati oferă ceea ce au nevoie. Licitaţiile inverse nu se termină până când nu expiră un anumit timp. Cumpărătorul este atunci obligat să cumpere cea mai scăzută ofertă. Aceste licitaţii sunt opusul celor directe în sensul că preţul se modifică numai în sensul scăderii. Acest tip de licitaţii sunt potrivite industriilor cu o mare fragmentare a furnizorilor şi, de asemenea, eficace pentru industriile care comercializează produse de un anumit tip, nonstandard, personalizate. Punctele de licitaţii pot fi dot-com-uri independente sau conduse de jucători din industrie majori, însă rămânerea lor neutră reprezintă cheia succesului lor. A treia generaţie de comerţ: puncte de colaborare Punctele de tranzacţionare conduc spre punctele de integrare şi colaborare. Aceste tipuri de schimburi comerciale fac mai mult decât furnizarea funcţionalităţi tranzacţiei pentru firmele participante, ajutându-le cu managementul lanţurilor de aprovizionare. Nodurile de colaborare caută să creeze o platformă comună pentru a permite tuturor participanţilor lanţului de aprovizionare dintr-o industrie să împartă informaţii, să-şi realizeze tranzacţiile de afaceri şi să colaboreze în plan strategic şi operaţional. Problema pe care ei încearcă să o rezolve este umflarea lanţului de aprovizionare: majoritatea lanţurilor de aprovizionare sunt supraîncărcate cu un exces de inventar deoarece prevederea exactă a combinaţiei produsului şi a nivelurilor de inventar este dificil de administrat corect. Ca rezultat, canalul participanţilor - furnizorii de materiale primare, producătorii, importatorii / exportatorii, distribuitorii şi dealerii - pot combina mai bine producţia cu cererea, reducând excesul de inventar din canal şi accelerând
30

timpii ciclurilor. Punctele de colaborare, de fapt, încearcă să furnizeze informaţii exacte, în timp real pentru inventariere. Punctele de colaborare furnizează servicii cu valoare adăugată pentru creşterea continuă a site-ului, generarea de surse multiple de venituri şi creşterea barierelor competitive la intrare. De exemplu, Bidcom furnizează un singur loc online pentru marii antreprenori pentru a colabora cu arhitect, a-şi păstra proiectele, a expedia autorizaţiile şi a cumpăra materiale de construcţii. Scopul Bidcom este de a realiza proiecte pregătite, de la design la fabricare şi distribuţie. Un punct de colaborare trebuie să furnizeze astfel de servicii pentru a-şi susţine avantajul de piaţă şi poziţia de lider. Serviciile adiţionale cu valoare adăugată includ adesea: • Tehnologie de comerţ integrată care automatizează procesul de tranzacţionare şi care poate încorpora mecanisme de preţuri statice şi/sau dinamice • Servicii de brokeraj care oferă servicii logistice şi financiare, incluzând transport, depozitare, credit şi asigurare • Service şi întreţinere, incluzând service pentru clienţi, procesarea refuzurilor şi acoperirea garanţiei Punctele de colaborare promit să permită lanţurilor de aprovizionare să atingă noi nivele de cooperare şi împărţire a informaţiilor prin care partenerii colaborează în plan strategic şi operaţional. Eforturile de colaborare pot să includă planificarea produselor şi designului, cererea de prognoze, planuri de reaprovizionare şi strategii de preţ şi promoţionale. De importanţă deosebită este rolul pe care punctele de colaborare îl joacă în înregistrarea datelor comerciale istorice care pot fi analizate pentru a îmbunătăţi planificarea şi prognoza, ceea ce permite reducerea majoră a ciclului de concepţie şi dezvoltare. Consorţii industriale: Puncte de achiziţii joint-venture Titanii industriei dau înapoi. Ei sunt obosiţi să tot fie consideraţi ca dinozauri care vor dispare. Ei se întreabă: De ce trebuie să li se permită anumitor dot-com-uri să recreeze lanţul aprovizionării? Marile firme au răspuns provocării competitive afectate de noul start prin formarea fie de cumpărători, fie de vânzători. Într-un consorţiu de cumpărare, un grup de mari companii îşi combină propriile puteri de cumpărare în scopul scăderii preţurilor. Liderii industriali tradiţionali au două avantaje semnificative asupra noului start datorat creării netului, când realizează schimburi comerciale de bunuri marfă într-un volum ridicat activitate comercială imediată şi lichiditate. De exemplu, consorţiul industrial de petrol şi gaze PetroCosm are în componenţa sa Chevron şi Texaco. 9 Cel mai faimos consorţiu este nodul de automobile Covisint . Pe 25 februarie 2000, General Motors, Ford şi DaimlerChrysler şi-au anunţat intenţia de a forma o piaţă virtuală 828. În aprilie 2000, Renault şi Nissan şi-au anunţat intenţia de a se alătura schimbului. Ca rezultat, Covisint s-a format ca o companie independentă, oferind produse şi servicii cu scopul de a ajuta producătorii auto şi furnizorii să realizeze aceeaşi eficienţă pe tot lanţul aprovizionării. Consorţiile furnizorilor au început să apară ca răspuns la noile schimburi şi la consortiile cumpărătorilor. în mod similar consorţiilor cumpărătorilor, consortiile furnizorilor s-au fonnat în industriile în care câteva firme reprezentau cea mai mare concentrare de putere pe piaţă. Marea diferenţă este aceea că aceste consorţii trebuie să acorde sponsorilor lor oportunitatea de a promova şi a diferenţia produsele furnizorilor. Consorţiul trebuie de asemenea să furnizeze un mediu care constrânge cumpărătorii să cumpere aceste produse prin
Numele Covisint este o combinaţie de concepte primare despre cum se formează schimbul. Co" reprezintă conectivitate, colaborare şi comunicare. „Vis” reprezintă vizibilitatea pe care o furnizează Intemetul şi viziunea despre viitorul managementului lanţului aprovizionării. „Int” reprezintă soluţiile integrate care vor furniza scopul internaţional al schimbului
9

31

combinarea furnizorilor industriali şi să furnizeze nivele semnificative ale intensităţi, amplorii, selecţiei şi service-ului produselor. Consortiile de furnizori nu sunt noi. Firma aeriană Sabre este un exemplu de succes. Consorţiul Sabre a realizat legături cu agenţi de călătorie, iar în timp, companiile aeriene au scăzut comisioanele plătite agenţilor. Mai recent, companiile aeriene au început competiţia cu noii „infomediari", precum Expedia, şi mai multe din ele au creat Orbitz.com, un site Web care va oferi în mod exclusiv discounturi la biletele de călătorie. Ce succes vor avea consorţiile industriale, rămâne de văzut Trebuie remarcate consecinţele principale legate de conducerea consorţilor, tehnologie şi problemele antitrust în dorinţa de a rezolva problema conducerii, competitorii tradiţionali trebuie să formeze o companie independentă care promovează interesele tuturor participanţilor consorţiului. Problema tehnologiei se leagă de cea a conducerii. Cu competitori tradiţionali puternici, fiecare cu propriile standarde şi sisteme tehnologice, găsirea unei baze tehnologice comune va fi dificilă. Noua companie va fi în bătaia vântului încercând să satisfacă solicitările tuturor membrilor. în final, problema antitrust este o preocupare ori de câte ori este discutată cooperarea dintre giganţii unei anumite industrii. Există multe temeri că înţelegerile dintre jucătorii dominanţi vor duce la cheltuieli suplimentare pentru firmele mici. Alte probleme cu care se confruntă aceste schimburi sunt următoarele: • În ce condiţii jucătorilor altor industrii li se va permite să se alăture unui schimb deja stabilit • Cine va deţine, conduce şi coordona datele unei astfel de pieţe agregate colectate în cursul operaţiunilor de pe piaţă • Ce gamă de servicii şi preţuri vor oferi aceste schimburi • Cum va menţine schimbul neutralitatea pentru a împiedica înţelegerile secrete Pe scurt, tehnologia nu este un înlocuitor pentru management şi conducere. Aceste probleme centrale legate de afacere, legalitate şi etică trebuie să fie puse înainte ca aceste schimburi să poată reuşi cu adevărat Evoluţia proceselor de achiziţie Înainte ca o soluţie de e-procurement să poată fi lansată, o companie trebuie să urmeze un proces semnificativ de reorganizare a achiziţiilor. Automatizarea unui proces de achiziţie încurcat nu va face decât să agraveze lucrurile. Diversele modele de e-procurement încearcă toate să rezolve probleme similare ale procesului de afaceri. Acestea includ fragmentarea canalelor, controlarea cumpărăturilor prin automatizarea procesului de solicitare şi integrarea proceselor finale. O firmă trebuie mai întâi să-şi definească clar problemele de afaceri pe care soluţia sa de e-procurement încearcă să le rezolve. Iniţiativele de e-procurement pot suferi de aceleaşi probleme ca şl e-comerţul în general. Deşi multe companii spun că vor să implementeze o strategie de e-procurement, adesea ele nu ştiu de ce. Iniţiativele de e-procurement prezintă un număr de probleme centrale ale afacerilor. Reducerea fragmentării canalelor Cumpărăturile greşite, procesele ineficiente şi sursele nestrategice reprezintă simptomele fragmentării canalului. De exemplu, un producător a calculat că el cheltuieşte 100 dolari pentru a procesa fiecare ordin de cumpărare. Firma foloseşte o treime din bugetul său pe bunuri neproductive, cu aproape 95% din aceste bunuri cumpărate folosind oameni, faxuri şi procese bazate de hârtie. Oricum firma ştie cu exactitate cât de mult alocă pe materialele directe folosite în procesele sale de producţie. Dar nu întreba firma cum foloseşte aproape 1 miliard de dolari pe an pe computere, birotică şi mobilier. Majoritatea proceselor de achiziţie sunt mari consumatoare de hârtie. De exemplu, un mare producător de semiconductori solicită angajaţilor să completeze un formular de hârtie
32

care are trei copii. Angajaţii păstrează o copie şi înaintează una departamentului de cumpărări care trimite una prin fax furnizorului. Furnizorul execută ordinul şi îl transmite. Acesta colectează formularele de comandă, le totalizează şi le facturează clientului. Acest proces nu este eficient şi nici ieftin pentru nici una din părţi. Sunt şanse ca firma să cheltuiască mai mult pe astfel de ordine administrative decât pe bunurile pe care le cumpără. Cât de mult costă pentru o companie să cumpere ceva? Orice cumpărare - de la agrafe ia părţi din diverse echipamente - costă compania undeva între 70 şi 300 de dolari în zona administrativă pentru un ciclu de achiziţie bazat pe hârtii. Sunt cumpărăturile nepotrivite o problemă pentru companie? Acestea apar când angajaţii cumpără produse după propria voinţă, adesea încărcând cardurile de credit ale companiei cu lucrurile cumpărate. Ca rezultat angajaţii pierd din discounturile pe care compania lor le stabileşte cu furnizorii preferaţi de bunuri şi servicii. Pe lângă discounturile pierdute, efortul administrativ suplimentar necesar procesării acestor cumpărături nestandard costă organizaţiile o sumă incredibilă. Fragmentarea poate să apară în timpul realizării unei comenzi. Rareori este livrat fiecare produs la timp, comenzile incorecte, parţiale sau întoarse fiind destul de obişnuite. Clientul trebuie să încerce să urmărească situaţia comenzii prin mai multe canale cu furnizorul. Ineficienta achiziţiilor rezultată din fragmentarea canatului este uluitoare. Managerii de cumpărături sunt din ce în ce mai conştienţi de cum pot să reducă cumpărăturile nepotrivite şi să îmbunătăţească profiturile companiei. Aceşti manageri ştiu că pot reduce nevoia de comenzi mici prin axarea pe contracte noi şi mai bune, pot să obţină informaţii de cumpărare mai bune pentru negocierile de contracte şi să negocieze ştiind ce a fost cumpărat în trecut O soluţie de eprocurement nu numai că reduce cumpărările fără contract ci şi degajează cumpărările pentru a se putea concentra asupra problemelor strategice cum ar fi o contractare mai bună. Achiziţia virtuală: condusă prin excepţie Companiile din prezent caută să treacă de ia modelul de afacere condus de tranzacţii la modelul condus de excepţie. Schema nr. 3 ilustrează achiziţia virtuală ca obiectiv central al iniţiativelor de e-procurement Beneficiile primare sunt automatizarea globală, eliminarea muncii cu hârtiile şi eliminarea procedurilor ascunse şi a altor obstacole care ţin angajaţii să nu îşi realizeze adevărata lor muncă productivă. în loc să fie implicaţi în procesele de tranzacţionare, angajaţii se pot concentra asupra muncii lor. De exemplu, în vara anului 1996, Microsoft a implementat MS Market un motor de achiziţii online. Internet Week a spus că MS Market are ca scop eliminarea marii munci cu hârtiile din cadrul companiei. În primul său an, MS Market a fost folosit pentru a cumpăra produse de mai mult de 1 miliard de dolari pentru aprovizionare. Aproape 6.000 de angajaţi Microsoft din întreaga lume au folosit sistemul în care compania a investit 1,1 milioane dolari10. MS Market reduce personalul necesar pentru coordonarea comenzilor cu preţuri mici şi creează pentru ceilalţi angajaţi o modalitate rapidă şi uşoară de a comanda materiale fără a fi bombardaţi de hârtii şl procese birocratice.
Schema nr.3 : Achiziţia virtuală Cumpărăturile din prezent: conduse de E-procurement condus de excepţie tranzacţii Căutare prin cataloage mari Căutări personalizate; Liste de cumpărături Aprobări pe mai multe nivele şi Tranzacţii automat manuale aprobate bazate pe reguli de afaceri

Selectarea produselor online Aprobarea solicitării

10

Reaping Net Savings – Microsoft’s Online Buzing App Slashes Costs, Internet Week, August4, 1997

33

Transmiterea comenzii Autorizarea plăţii Analize

Fax, e-mail direct către furnizor, care rescrie comanda Dependentă de potrivirea cu factura şi recepţia Ad hoc; nu sunt legate de performanţa furnizorului

Comanda este trimisă printr-un nod central Imediată; bazată pe o înştiinţare de primire Continue; legate de performanta furnizorului

Într-un studiu de caz publicat pe site-ul web al Microsoft, Clay Fleming, senior manager, elaborează următorul scenariu de achiziţie: „Avem mai mulţi dolari dispersaţi în marketing. Spre deosebire de companiile producătoare, avem un mediu de achiziţii foarte distribuit Avem mii de solicitări în fiecare săptămână de peste tot din firmă pentru mici cumpărături, de la birotică la carduri şi servicii de catering. Esenţa este că majoritatea solicitărilor de cumpărare venite de la angajaţii Microsoft implică sume relativ mici de bani11. Fleming punctează că aceste „tranzacţii cu volum ridicat şi de valori mici” reprezintă aproape 70% din volumul tranzacţiilor dar numai 3% din plăti. Mulţi angajaţi îşi pierd timpul transformând solicitările în comenzi şi încercând să urmeze regulile şi procesele de afacere ale companiei - unul din cele mai mari inconveniente ale folosirii procedurilor de achiziţionare tradiţionale. Managerii Microsoft au căutat să îngusteze procesul de comandă prin folosirea unei unelte de strângere a solicitărilor care automatizează toate controalele şi validările realizate tradiţional de personalul companiei care se ocupa de comenzi. Angajaţii Microsoft solicită un formular online uşor de folosit pentru a comanda, care include interfeţe spre partenerii de achiziţii ai firmei. Rezultatul este MS Market o aplicaţie software bazată pe modelul condus prin excepţie. Se estimează că mai mult de 1.000 de comenzi pe zi valorând peste 3 miliarde dolari pe an se realizează prin intermediul MS Market Beneficiile de afaceri ale MS Matket sunt fenomenale. Ciclul de cumpărare a fost redus de la 8 zile la 3 zile. Ocuparea angajaţilor cu procesul de solicitare s-a redus de la 14 la 1,5% din totalul timpului. Angajaţii care aveau sarcina de a procesa comenzile au fost redistribuiţi astfel încât ei s-au putut concentra asupra unor funcţii de achiziţii de un nivel mai ridicat precum analizarea datelor achiziţiei şi realizarea de înţelegeri cu vânzătorii. Infrastructura e-procurement: integrarea comenzii, realizarea şi plata Procesul de achiziţie presupune trei fluxuri separate de lucru: fluxul de comandă, fluxul de realizare şi fluxul de plată. Aceste procese trebuie sa fie suportate de client şi să fie integrate în sistemele de plăţi. (Schema nr. 4) Schema nr.4: Trei fluxuri critice de process
Fluxul de comandă Căutare şi selectare

Solicitare

Aprobare şi cumpărare

Integrare limitată Fluxul de realizare Serviciul clientului
Primire Urmărire Alegere, impachetare şi transimtere

Fluxul de plaţi
Facturare Plată Raportare

11

www.microsoft.com

34

Într-un proces tradiţional de cumpărare, un angajat care doreşte sa comande ceva trebuie să completeze un formular de comandă, să îl transmită, să aştepte să fie aprobat şi să primească un ordin de cumpărare pe care trebuie să îl transmită furnizorului. Majoritatea organizaţiilor au mai multe reguli şi ghiduri de achiziţie pe care angajaţii trebuie să le urmeze, dar care au devenit arhaice datorită opţiunilor tehnologice disponibile în prezent La multe companii, puţin ajutor este disponibil din partea departamentului de cumpărări şi pot dura săptămâni până la realizarea ordinelor de achiziţii. Noua generaţie de software pentru achiziţii automatizează afacerile de cumpărare zilnică prin folosirea de aplicaţii eficiente bazate de web. Funcţiile de comandă prin service propriu ale fluxului de lucru permit ca tranzacţiile să aibă loc şi să se clarifice de îndată ce clientul apasă butonul de cumpărare. Fluxurile de comandă includ paşii din cadrul procesului de achiziţie până la realizarea aprobării. Odată ce solicitarea a fost transmisă, aceasta este trecută prin procesul de aprobare conform regulilor de afaceri ale companiei. Cei care aprobă sunt înştiinţaţi de orice în timpul aprobării prin intermediul e-mail-ului şi pot alege să aprobe, să respingă sau să înainteze solicitarea către un alt factor de decizie. Limitele până la care se poate cheltui sunt monitorizate, minimizând frauda în timpul procesului de aprobare. Fiecare soluţie de e-procurement trebuie să fie proiectată pentru utilizarea ocazională de către angajaţi neinstruiţi. Dacă utilizatorilor nu le place sistemul, întreaga aplicape va da greş. Chiar dacă utilizatorilor le place sistemul din diverse motive, precum uşurinţa de utilizare, el trebuie să răspundă în primul rând nevoilor managerilor de cumpărări ai companiei. Operaţiunile care nu se observă trebuie să furnizeze un suport major pentru cumpărătorii profesionişti ai companiei, incluzând controale ale managementului, raportări şi integrarea cu sistemele existente. Realizarea: managementul comenzii şi integrarea furnizorului Legăturile electronice dintre sistemele partenerilor de afaceri furnizează ordine de intrare, ordine de realizare şi informări despre starea sistemului. în completare la posibilitatea de a plasa comenzi furnizorilor prin intrări electronice de date, fax sau e-mail, un sistem de eprocurement trebuie să furnizeze o tranziţie uşoară de la solicitare la comanda de cumpărare fără resoluţionări ale comenzilor. Fluxul de realizare include umnătorii paşi: 1. Expedierea comenzii. Solicitările pentru furnizori sunt separate într-o singură comandă de cumpărare pentru fiecare furnizor şi trimisă fiecăruia printr-o multitudine de formulare de comandă potrivite metodei de recepţionare preferate de furnizor. Copii ale comenzilor sunt trimise sistemului de cumpărare pentru raportare şi urmărire. Odată ce comenzile sunt realizate, furnizorii trimit înapoi un răspuns privind înţelegerea, starea comenzii şi notificări privind transportul. 2. Conectivitatea sistemelor de decontare. Achiziţia contactează virtual Fiecare aspect al unei organizaţii şi al sistemelor software folosite pentru a funcţiona. în afara cazului în care un sistem de achiziţii se integrează elegant cu aplicaţiile financiare, de producţie, distribuţie şi resurse umane existente, vor fi necesare eforturi susţinute pentru a menţine aceleaşi date în mai multe sisteme. în locul unei intrări de date greoaie, consumatoare de timp şi predispuse la erori, informaţia de decontare este convertită şi expediată în timp real sistemului. 3. Conectivitatea furnizorului. Aceste aplicaţii îngustează şi automatizează toate interacţiunile dintre o companiei şi furnizorii săi - de la crearea şi completarea paginilor catalogului până la trimiterea comenzilor de cumpărare direct către sistemele furnizorilor. În dorinţa de a administra mai bine mişcarea resurselor- materiale, servicii, cunoştinţe sau de muncă - prin lanţul achiziţiei, firmele de succes au creat legături

35

directe cu furnizorii lor. Aceste legături directe elimină barierele rigide care au dominat cele mai multe practici de achiziţii. 4. Urmărirea comenzii. Solicitanţii sunt înştiinţaţi prin intermediul e-mail-ului despre starea comenzii, inclusiv dacă comanda a fost aprobată, s-a primit încuviinţarea furnizorului şi care este starea transportului. Cu majoritatea aplicaţiilor de achiziţii bazate pe web, solicitanţii pot accesa de asemenea online informaţii despre starea comenzii pentru a revedea detaliile comenzii. 5. Recepţia. Funcţionalitatea recepţiei este folosită pentru a urmări livrarea bunurilor şi serviciilor de la furnizori. Recepţia este responsabilă de verificarea rezervelor de produse şi a calităţii şi cantităţii acestora. Pentru fiecare livrare a vânzătorului, o înregistrare a primirii este inclusă într-un ordin de cumpărare corespondent. Odată ce produsele sunt primite, cantitatea recepţionată este introdusă într-un ordin de cumpărare prin una din următoarele trei modalităţi: se introduce cantitatea primită pentru o singură linie de produse, se marchează linia de produse când este complet recepţionată, se marchează întreaga comandă când este complet primită. Cantitatea recepţionată pentru toate liniile de produse va fi automat introdusă drept cantitatea comandată. Recepţia atinge fluxul de plăţi. Departamentul pentru plăţi este responsabil de procesarea facturilor primite de la furnizori şi realizarea plăţilor către aceştia în termenii conveniţi. Plata: managementul facturilor Nici o companie nu îşi poate permite să supravieţuiască fără monitorizarea plăţilor şi a facturilor. Altfel de servicii pot fi desfăşurate de o a treia parte, fiind responsabilitatea sponsorului pieţei de a crea fluxul de plăţi. Software-ul trebuie de asemenea să permită ordine de plată, prezentarea stării transportului şi funcţionalitatea temnenilor contractelor astfel încât procesul de achiziţie - de la plasarea comenzii la realizarea acesteia - este unul integrat funcţionalitatea specifică a fluxului de plăţi include: • Facturarea şi ordinul de plată. Acest model este conceput pentru a urmări toate aspectele intrării şi procesării facturilor de la mai mulţi furnizori. Înregistrarea pe termen lung a tuturor intrărilor şi ieşirilor de facturi permite verificarea acestora. In plus, condiţiile de plată pentru clienţi şi furnizori sunt păstrate astfel încât pot fi accesate de alte programe. • Plata. Procesarea plăţilor este o componentă cheie a oricărui software de achiziţii de succes. Modulul de plăţi al programului trebuie să permită capacităţi extinse, precum procesarea credit cârdurilor, furnizarea unei linii de credit, reţinerea taxelor şi orice solicitare necesară pentru ca întregul potenţial al practicilor de e-procurement să poată fi realizat. • Raportarea. Raportarea corectă şi completă a informaţiilor este cheia procesului de optimizare şi reducere a costului. Un sistem de achiziţii bun ar trebui să urmărească ceea ce se cumpără, de către cine, de la cine la ce preţ şi cât durează completarea fiecărui pas al ciclului. Această informaţie este deosebită când se negociază cu furnizorii. Analiza e-procurement-ului şi administrarea aplicaţiilor Doar funcţionalitatea cumpărării nu este suficientă. Profesioniştii din achiziţii au nevoie de o tehnologie mai sofisticată pentru a-şi creşte eficacitatea şi a-şi extinde responsabilităţile dincolo de rolul tradiţional pe care îl au de cumpărare a materialelor pentru producţie şi cheltuire pentru materiale de întreţinere şi reparaţii.

36

Schema nr.5 prezintă detaliat ceea ce este necesar pentru a avea succes o achiziţie realizată de un specialist. Competenţa de bază a unei strategii de achiziţii de succes şi eficace o constituie aplicarea analizelor şi planificării de-a lungul întregului spectru al activităţilor de achiziţii.
Managementul cumpărării Managementul solicitării/al contractului de cumpărare Managementul contractului Evaluarea calităţii Calitatea bunurilor/serviciilor recepţionate Selecţionarea Contracte componentelor şi cumpărare a furnizorului Stabilirea Valoarea timpului alocat contractelor Cotaţia Cantitatea contractelor de Analiza costurilor şi a cheltuielilor Bugetarea

Determinarea caracteristicilor de calitate Managementul şi Primirea analiza vânzării componentelor cumpărate Negocierea Controlul calităţii globală componentelor/surse i Aprobarea

Costurile producţie Costurile totale

de

Determinarea Stabilirea preţului de parametrilor cumpărare discountului Prioritizarea Specificaţii sursei privind destinaţia livrării Identificarea Stabilirea sursei rabatului

Costurile de bază ale activităţii Analiza profitabilităţii Contabilizarea profitului

Schema nr.5 Detalierea separării funcţionalităţii pentru achizitia profesionista Analiza cheltuielilor şi planificării achiziţiei furnizează specialistului informaţia necesară pentru a cumpăra inteligent şi a obţine economii la costuri. Aceste analize şi planificări includ următoarele funcţii: • Colectarea datelor. Cumpărătorii profesionişti trebuie să strângă şi să prezinte date cuprinzătoare despre toate activităţile de cumpărare, precum cheltuielile peste buget, cele din timpul aprobărilor determinate de geografie, înţelegerile din timpul livrărilor, produsele primite şi datele istorice privind cheltuielile colectate săptămânal, lunar, trimestrial şi anual. • Analiza de piaţă. O analiză de piaţă completă ajută cumpărătorii să înţeleagă mai bine cheltuielile făcute, necesităţile de afaceri şi propria piaţă. Achiziţiile realizate de specialişti folosesc rapoarte analitice de procesare online predefnite şi axate pe achiziţii pentru a observa cantitatea imensă de date colectată pentru prognoze, tendinţe şi analize. Aceste rapoarte furnizează organizaţiilor abilitatea de a-şi interpreta datele tranzacţiilor ca fiind cele mai productive pentru ele. • Deciziile managementului aprovizionării. Managementul poate folosi o varietate de criterii pentru a analiza datele tranzacţiilor în mod folositor şi pentru a realiza decizii informate. Deciziile tipice de management al aprovizionării includ determinarea produselor pentru includerea într-un catalog, dacă este nevoie să se restricţioneze achiziţia de anumite bunuri din motive fiscale şi de afaceri, sau renegocierea volumului contractelor pentru discounturi mai bune. Fără o astfel de inteligenţă în achiziţii, profesioniştii au o sarcină mai dificilă când interpretează datele de afaceri şi realizează decizii care aduc beneficii companiei.

37

• Configuraţia controalelor cheltuielilor. Nici datele, uneltele analitice sau capacităţile de decizie nu sunt folositoare dacă profesioniştii unei firme nu pot reconfigura controalele cheltuielilor din aceasta în timp real. În prezent, orizontul completării tranzacţiilor de cumpărare este relativ scurt – una sau două săptămâni – determinând o rapiditate mai mare in controlarea proceselor. • Feedback continuu. Pentru a închide bucla cheltuieli – analiză, profesioniştii trebuie să poată vedea, în timp real, rezultatele controlului procesului prin intermediul colecţiilor de date şi analize. Acest feedback le permite să-şi finiseze controalele dacă este necesar.

2.3. Guvernarea electronică (e-government)
Guvernarea electronică sau e-government se afirmă din ce în ce mai mult ca o caracteristică majoră a noii societăţi bazate pe infonvaţie şi cunoştinţe. Fenomenul este complex şi se referă la multiplele conexiuni care există între autorităţi şi persoanele fizice şi juridice din societatea respectivă. Administraţia publică (AP) este în prezent puternic influenţată de folosirea tehnologiilor moderne ale informaţiei şi comunicaţiilor. Folosirea acestor tehnologii oferă posibilitatea schimbării calitative a serviciilor oferite de AP cetăţenilor şi entităţilor organizatorice şi sociale. începând cu eliminarea hârtiei şi continuând cu reducerea timpului de acces la resursele publice, aplicaţiile de e-government câştigă încrederea cetăţenilor şi eficientizează serviciile publice contribuind major şi la democratizarea societăţii în ansamblu. Persoanele, atât fizice cât şi juridice, au nevoie toată viaţa de serviciile AP. Evoluţia sistemelor e-government a fost rapidă cu trecerea de la hârtie la baze de date şi de la proceduri manuale la sisteme informatice mari. într-o primă fază, tot mai mulţi funcţionari au început să folosească diferite sisteme informatice. Treptat s-a trecut la procesul de interacţiune cu cetăţenii şi organizaţiile din teritoriul deservit, care se desfăşoară şi în prezent Dezvoltarea e-government a fost determinată în toate ţările şi de măsuri legislative privind servicii ale AP oferite on-line, care au coincis şi cu evoluţia rapidă a utilizării Internetului. Pentru autorităţile publice folosirea Internetului aduce avantajele clasice ale disponibilităţii, informaţia pe site fiind oferită 24 ore din 24, 365 zile pe an şi al accesibilităţii şi interacţiunii, persoanele interesate putând accesa informaţia şi efectua tranzacţiile de oriunde în lume au acces la Internet Prima fază a reprezentat-o prezentarea de informaţii. Cea de-a doua a fost aceea de a oferi posibilitatea de descărcare de formulare necesare în interacţiunea cu autorităţile care, după tipărire şi completare, sunt prezentate autorităţilor pe cale clasică. Cea de a treia fază a oferit posibilitatea completării formularelor on-line şi efectuarea şi a altor tranzacţii cum ar fi plăţile datorate autorităţilor. În multe cazuri în fazele de mai sus e-government s-a implementat prin transpunerea soluţiilor utilizate pe hârtie în fonnate electronice. în prezent se trece la o a patra fază în care soluţiile sunt regândite pentru a face uz deplin de posibilităţile tehnologiei şi a fi simplificate, mai ales sub aspectul facilitării interfeţei cu persoanele care apelează sisteme e-govemment. Evoluţia e-government a permis inventarierea principalelor servicii care se oferă în lume cetăţenilor şi organizaţiilor. Mai mult decât atât, la nivelul Uniunii Europene au fost definite serviciile publice de bază a căror implementare este definitorie pentru compararea progreselor e-government în statele membre. Ele sunt prezentate mai jos pe cele două categorii de servicii, pentru cetăţeni şi pentru entităţi juridice. Servicii publice pentru cetăţeni
38

1. Plata impozitelor şi taxelor pentru cetăţeni 2. Căutarea de locuri de muncă prin centre de ofertare 3. Ajutor prin Servicii Sociale a.Ajutor de şomaj b.Ajutor social c.Rambursări sau plăţi cu scop medical d.Burse de studii 4. Acte personale (acte de identitate, paşapoarte, permise de conducere) 5. Înmatriculări de autoturisme (noi, vechi, importate) 6. Autorizaţii de construcţie 7. Solicitări şi reclamaţii către poliţie 8. Acces la biblioteci publice (cataloage on-line şi instrumente de căutare) 9. Solicitarea şi obţinerea de certificate (naştere, căsătorie) 10. Înmatricularea în universităţi 11. Notificarea schimbării adresei de domiciliu 12. Servicii legate de sănătate (de exemplu prezentarea ofertei medicale a spitalelor, programarea la consultaţii) Servicii publice pentru entităţi juridice 13. Plata contribuţiilor la asigurările sociale 14. Declaraţii şi plata de impozite 15. Declaraţii şi plata TVA 16. înregistrările de noi firme 17. Furnizarea de date pentru statistici 18. Declaraţii vamale 19. Permise legate de mediu, inclusiv raportări 20. Achiziţii publice Nu se poate concepe generalizarea e-government fără îndeplinirea câtorva cerinţe de bază: stimularea creşterii rapide a accesului la Internet: diseminarea culturii tehnologice de utilizare a tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor, ca de exemplu prin conceptul ECDL: descentralizarea pe scară largă a competenţelor în AP şi crearea de reţele de interconectare a serviciilor publice, inclusiv prin crearea de servicii comune unde sunt necesare: reutilizarea unor sisteme informatice create în trecut asigurarea securităţii sistemelor informatice prin certificare şi recunoaşterea reciprocă a certificatelor: folosirea unor infrastructuri de chei publice şi private şi a unor tehnologii de criptare pentru asigurarea unor servicii de primă importanţă: asigurarea interoperabilităţii aplicaţiilor şi certificărilor şi crearea de documente de identificare unice: încorporarea în sisteme a unor CRM-uri (Management al relaţiei cu cetăţenii) pentru asigurarea unui flux normal şi personalizat de răspunsuri la sesizări: tratarea personalizată a cetăţeanului cu respectarea informaţiei de natură personală: instruirea continuă a personalului din AP în folosirea tehnologiei şi sistemelor. Denumirile aplicaţiilor e-government pot fi diferite şi numeroase de la eAdministration la elax, eProcurement, eCustoms, eTenders, InfoKiosks, etc. Ele pot fi recunoscute după aplicarea criteriilor mai sus prezentate. Introducerea e-government în România a făcut ca unele dintre denumiri să fie adaptate: eAdministraţie, eLicitaţii, eTaxe, Infochioşcuri, etc. Intemetul este fără îndoială un fenomen major. Facilitatea de a fi folosit, costurile reduse fac deja din Internet un instrument digital de larg consum. Statisticile recente arată un acces pe familie in SUA, unele ţări din Europa şi Asia. A apărut o nouă şansă pentru administraţie de a servi cetăţeanul şi o nouă şansă pentru tehnologiile infomiaţîei de a pătrunde în societate.

39

Există variate utilizări ale conexiunii cetăţean/entităp - administraţie şi ele sunt destul de departe de modelul teoretic al UE prezentat mai sus. Printre aplicaţiile e-govemment răspândite: • Infomnare / portaluri • Utilizarea administrativă • Utilizarea legislativă • Răspunsuri la chestiuni de interes general • Ghid al zonei • Primirea de cereri şi petiţii • Prezentarea de diverse formulare on-line, sondaje • Bursă publică a locurilor de muncă • Atragerea în activitate a persoanelor handicapate, de vârsta a treia, etc. • C2A • Votul prin Internet Administraţiile din aproape întreaga lume folosesc deja Intemetul de la forme simple la forme mai complexe. în cazul ţărilor dezvoltate se constată dualismul autorităţi locale vs. autorităţi centrale. O primă tendinţă este ca autorităţile locale să fie mai active, mai aproape de cetăţean cu aplicaţii cum sunt: • Permise de conducere • Amenzi • Căutare în baze de date O a doua tendinţă este oferirea de servicii orientate spre grupuri de cetăţeni cum ar fi tineretul, studenţii. A treia tendinţă este dezvoltarea de aplicaţii complexe: • B2A • Ghiduri on-line • Achiziţii • Licitaţii • C2A (e-government) • Registre on-line • Portaluri de informaţii

2.4. Aplicaţia practică de e-commerce Site pentru prezentarea unei colecţii de cărţi
1. Descriere generală a aplicaţiei Acest proiect va avea ca finalitate un site Internet independent de alte aplicaţii, adresat utilizatorilor care doresc să comande cărţi dintr-o colecţie propusă lunar şi care doresc să participe la un forum de discuţii. Reprezintă o aplicaţie tip Internet al cărei scop este prezentarea unei colecţii de cărţi, cu posibilitatea de comanda on-line a acestora şi cu forum de discuţii. Rolul acestui sistem este nu numai de a crea posibilitatea utilizatorilor de a se informa cu privire la cărţi de valoare, dar de a participa activ la aşi verifica cunoştinţele on-line dar şi de crea posibilitatea acestora de evoluţie în timp permiţându-le o bună monitorizare a rezultatelor acestora de-a lungul timpului. Pe de altă parte aplicaţia va oferi posibilitatea operatorilor
40

/administratorului de a schimba periodic testele pentru a permite o actualizare cât mai eficientă a sistemului de evaluare. 2. Tehnologii folosite Pentru realizarea acestui site se folosesc PHP şi MySQL. Am ales realizarea unei baze de date în MySQL, deoarece accesul şi lucrul cu bazele de date este mai uşor comparativ cu alte platforme, ceea ce permite o reînnoire uşoară şi rapidă a informaţiei expuse. Un alt motiv important pentru folosirea acestora este că acestea sunt cross-platform, putând rula atât pe Windows şi Linux. PHP şi MySQL oferă posibilitatea realizării unui site dinamic, printr-o interfaţare simplă şi accesibilă oricărui utilizator. De asemenea, pentru realizarea site-ului am folosit serverul HTTP Apache, care se caracterizează prin siguranţă şi extensibilitate. 3. Modalităţi de utilizare a site-ului Site-ul poate fi folosit ca site gratuit, pe Internet. Atât comanda de carte cât şi participarea la forum vor fi disponibile tară restricţii oricui va accesa site-ul respectiv prin Internet. Va trebuie să existe un operator care să asigure eliminarea înregistrărilor de carte care nu mai sunt valabile, precum şi adăugarea unora noi.

41

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful