You are on page 1of 28

STUDENT ACTIVITIES FINANCE BOARD

2007-2008 GUIDELINES
REVISED: 3/6/07

CHAIRMAN: ANEESA ARSHAD
 HTTP://ASG.NORTHWESTERN.EDU/SAFB   
Introduction

The Associated Student Government (ASG) of Northwestern University created the 
Student Activities Finance Board (SAFB) and empowered it with the responsibility and 
authority  to  organize and  supervise  its  funding process,   and  to  provide financial  and 
programming supervision to the student organizations that receive ASG funds. This board 
allows for student decision­making and control in the funding process that distributes the 
general funds of the Northwestern University undergraduate student body.  
The ASG money that is transferred to a student organization is entrusted to its 
officers for its use in the way detailed at the time of allocation.  Officers should always 
keep in mind that when spending ASG monies they are not spending their own money, 
but   rather   the   money   of   approximately   7,800   other   undergraduate   students.   They   are 
charged with the responsibility of spending that money in a way that best serves the 
Northwestern community.  At no time should ASG funds be used for personal gain.  

AN   ASG­FUNDED   EVENT   SHALL   BE   DEFINED   AS   ONE   IN   WHICH 
THE   FUNDING   FOR   ITEMS   CRITICAL   TO   THE   EVENT’S   SUCCESS   WAS 
PROVIDED BY THE ASG.

BY   RECEIVING   ASG   FUNDING,   STUDENT   ORGANIZATIONS   AND 
THEIR   OFFICERS   FORMALLY   ACCEPT   RESPONSIBILITY   FOR 
FOLLOWING   THESE   GUIDELINES   AND   ABIDING   BY   ALL   STANDING 
UNIVERSITY   FINANCIAL   REQUIREMENTS,   AS   DOCUMENTED   BY   THE 
ALLOCATION   STATEMENT.     IGNORANCE   OF   THE   RULES   IS   NOT  AN 
EXCUSE.

THE   ASG   SENATE   OF   NORTHWESTERN   UNIVERSITY   HAS   FINAL 
AUTHORITY OVER THE DISTRIBUTION AND REGULATION OF STUDENT 
BODY FUNDS AND THEREFORE CAN OVERIDE ANY DECISION OF SAFB. 
IN ADDITION, SENATE MAY SUSPEND THESE GUIDELINES AT ANY TIME 
WITH A TWO­THIRDS VOTE OF THOSE PRESENT.  

2
STUDENT ACTIVITIES FINANCE BOARD
2007­2008 Guidelines

I. SAFB Composition
II. Duties of the SAFB
III. Regulations for the SAFB Accounts
IV. Recognition Procedures for Promotion to A­Status
V. Criteria for Judging Applications for Promotion to A­Status
VI. Benefits for ASG A­Status Recognized Groups
VII. Funding Policies
VIII. SAFB Funding Procedures
IX. Senate Funding Procedures
X. Transactions
XI. Auditing Procedures
XII. University Terms and Conditions Governing Student Group Expenditures
XIII. Responsibility of Student Group Officers
XIV. Responsibility of A­status ASG recognized Student Groups
XV. Annual Review Procedures
XVI. Definition of Co­sponsorship vs. Co­endorsement of an Event
XVII. Contingency Accounts
XVIII. Contracts
XIX. Deposits, Transfers, and Checks from Multiple Line Items
XX. Loans, Rollover, Revenue, Ticket Sales and Profit
XXI. Financial and Group Misconduct Investigation and Restitution
XXII. Capital Improvements
XXIII. Sanctioning Procedures
XXIV. Regulations of the ASG Budget and Accounts
XXV. Guideline Review

3
I. SAFB Composition
A. The Student Activities Finance Board, hereafter referred to as the SAFB, is 
a standing committee of the Associated Student Government, hereafter 
referred to as the ASG.
B. The SAFB is chaired by the ASG Financial Vice President, who shall only 
vote in the case of a tie.
C. The General Manager of Business Operations of the Norris University 
Center shall serve as a non­voting adviser.
D. The twelve (12) board members shall serve as Account Executives for 
specific Student Groups that receive funding from the ASG.
E. The composition of the Board shall be as described in Article III, Section 
F, Part 2 of the ASG By­laws.

I. Duties of the SAFB
F. Duties of the Account Executives
The Account Executives shall:
1. Maintain regular contact with the officers of the Student Groups 
they supervise;
2. Audit each of their groups on a monthly basis
3. Advise their Student Group’s programming and operations.
4. Report their Student Group’s activities to the SAFB;
5. Attend and perform event evaluations on all ASG funded events 
over $2000;
6. Will be allowed two absences per quarter before they shall be 
replaced.
G. Duties of the Financial Vice President
The Financial Vice President shall:
1. Call and chair regular meetings of the SAFB throughout the 
academic year;
2. Be responsible for filling all vacancies on the SAFB.  All 
appointed Account Executives shall be confirmed by a majority 
vote of Senators present at the first meeting of the Senate 
following their appointment;
3. Choose the Account Executive’s Student Group assignments. 
Not hold the position of Account Executive for any Student 
Group.
4. Have the authority to freeze a student group account when 
groups are in violation of these guidelines.
H. Duties of the SAFB Adviser

4
1. The SAFB Adviser shall co­sign on all vouchers for the SAFB 
accounts.

II. Regulations for the SAFB Accounts
I. The SAFB accounts shall be composed of the following seven line items:
1. A line­item for the current fiscal year;
2. A line­item for Supplemental Funding;
3. A line­item for the funds of Derecognized Student Groups;
a. The Derecognized Student Group account shall contain 
monies left over from the accounts of Student Groups that 
no longer have ASG status.
b. Said monies shall be transferred into the Derecognized 
Student Group account one year after the conclusion of the 
fiscal year in which a given Student Group was 
derecognized.
c. Funds in the Derecognized Student Group account shall be 
used to insure that accounts can be closed (brought to a 
balance of $0).  If there are not sufficient funds in this 
account, the Contingency account shall be used in the 
manner prescribed by these guidelines.
4. A line­item for CUFS (College and University Financial System)
5. A line­item for the Contingency account
a. The SAFB Contingency account shall only be used in the 
event that an SAF funded event leaves a student group in 
financial distress and/or unable to pay debts that it has 
incurred.
b. The amount of money to be kept in the Contingency 
account shall be set at $65,000.  In the event this account is 
used, it shall be the responsibility of the Financial Vice 
President to replenish this account to its prescribed level of 
$65,000 as soon as circumstances allow.
c. The use of the Contingency account funds to cover a 
Student Group’s debts shall not preclude the SAFB from 
pursuing a Financial Misconduct Investigation.
d. The Financial Vice President shall inform the ASG Senate 
in his/her written report of the use of the Contingency 
account.
6. A line­item for rollback of unused SAF allocations from the 
current fiscal year.

5
7. A line­item for revenue 
J. No funds shall leave any SAFB account without the approval of the ASG 
Senate, with the exceptions of the CUFS and Contingency accounts.
K. The SAFB shall perform an audit of the SAFB accounts once per quarter.
1. The structure of the audit shall be similar to that of the ASG 
audit as outlined in the ASG Bylaws, Article V, Section II.
2. The Financial Vice President shall present the SAFB accounts to 
the SAFB during each audit.
3. The SAFB shall review the SAFB accounts and then hold a vote 
of confidence, as defined as a majority vote of the SAFB.
4. If the SAFB accounts pass the vote of confidence, the SAFB 
accounts shall be deemed in order, and the Financial Vice 
President shall continue to administrate those accounts until the 
next quarterly audit.
5. If the SAFB accounts do not pass the vote of confidence, the 
Financial Vice President’s administrative authority over the 
SAFB accounts shall be revoked until the completion of a 
Financial Misconduct Investigation. The most senior account 
executive or their designee shall obtain administrative authority 
over the SAFB accounts in any interim period.

III. Recognition Procedures for Promotion to A-Status
IV. A-Status recognition applications shall be submitted by the fifth week
of each quarter to the Financial Vice President. An ASG-recognized
group shall have maintained B status for at least three academic
quarters in order to petition for A-status.
V. All applications for recognition shall include, at a minimum, the
following:
6. Name and description of the organization.
7. Reasons why the organization is seeking promotion to A­status, 
paying special attention to the necessity for SAF funds.
8. Definition of group membership and how one attains 
membership.
9. Evaluation of past programming, including budgets and 
attendance.
10. Disclosure of all present or potential sources of funding.
11. List of current group membership.
12. A signed statement of non­discrimination to read as follows: "As 
a recognized group of the Northwestern University Associated 
Student Government (ASG), we hereby state that this student 

6
organization does not discriminate on the basis of race, color, 
religion, national origin, age, sex, or sexual orientation and is in 
compliance with the guidelines set forth by the ASG."
13. The names, addresses, class status, e­mail addresses and phone 
numbers of all officers.
14. A constitution dealing with the overall governance of the 
organization. Constitutions shall contain, at minimum, the 
following:
a. A brief and concise statement of the organization's 
purpose specific to the group at Northwestern 
University (The Preamble).
b. Conditions of membership and membership selection.
c. Officers, who must be enrolled as full­time 
undergraduate students at Northwestern University, 
shall be chosen by methods specified by this section. 
Include titles, duties, provisions for recall, 
impeachment, term, and selection process.
d. Meeting procedures, suggested by Robert's Rules of 
Order, including presiding officer and quorum 
requirements.
e. Procedure for amendments to the constitution. A 
provision shall be made for the ASG Financial Vice 
President to approve all such amendments before they 
are considered valid.
15. Should the group have a national affiliation or affiliation with a 
group outside Northwestern University, a copy of that group's 
constitution and by­laws shall be submitted.
16. All recognized student groups are responsible for the adherence 
to their constitutions.
L. Hearing Procedures
1. Within two weeks of receipt of an application for recognition, the 
Financial Vice President & the Executive Vice President shall 
meet with the president of the organization to discuss their 
application.
2. A Joint Committee meeting of the SAFB and the Executive 
Committee, chaired by the Financial Vice President, shall 
convene before the last Senate of the quarter in which the 
application was received, provided all materials are in order.
3. At least the President and Treasurer of the group shall attend the 

7
Joint Committee meeting at which the group's recognition shall 
be discussed.
4. Recognition decisions shall be approved by a 2/3 majority of the 
Joint Committee members present. 
5. A group derecognized or demoted by the SAFB shall not apply 
for A­status for a period of 2 academic quarters following the 
loss of that status.
6. A group shall not appear before the Joint Committee more than 
twice within three academic quarters.

VI. Criteria for Judging Applications for Promotion to A-Status
M. ASG recognition as an A­status student group shall serve to significantly 
enhance a Student Group and the Northwestern Community through 
increased financial support.
N. A group shall be able to prove to the committee that they have been 
successful with B­status recognition.  In particular, the committee shall 
look for:
1. Clearly Defined Structure­The group constitution shall define 
specifically how the organization shall run through elections, the 
Executive Board, and the membership.
2. Group Stability­Including diversified membership by age, 
smooth leadership transition, and possibly long­term existence
3. Financial Responsibility­The SAFB, being charged with the 
efficient recommendation of the SAF to the ASG Senate, shall 
only recognize A­status groups that have shown the ability to 
responsibility handle finances. Ways to satisfy this financial 
viability include, but are not limited to, the ability and potential 
to fundraise and the presentation of past and future budgets.
4. The Student Activities Fee (SAF) shall serve to improve and 
expand programming and activities.  Furthermore, the group 
shall have adequately demonstrated a need for SAF funds.
5. Illustrated Need for A­status: A group’s progress shall be shown 
to be hindered by having only B­status and the goals of the group 
warrant A­status.
6. Direct Benefit to students: This group, receiving SAF, shall affect 
and benefit the Northwestern Undergraduate community.

8
VII. Benefits for ASG A-Status Recognized Groups
A. Reserving meeting rooms or other spaces in the Norris University
Center and other campus venues.
B. Reserving space through the Office of the Registrar in academic
buildings on campus to hold meetings.
C. ASG Copier: Each group is assigned a copier code by the ASG
Treasurer for use with the ASG copier, located in the ASG Outer
Office (Norris 3G). Expenses for the copies will be charged to that
group at the end of each quarter.
D. ASG Equipment: ASG maintains computers, laser printers, fax
machine, a binding machine, and a color scanner in the ASG Outer
Office for student group use.
E. ASG maintains the student organization web server and groups have
access to the server through registration with ASG.
F. With ASG-recognition, groups may post their events to the campus
wide Calendar of Events .
G. ASG refers a list of ASG-recognized student groups to the Center for
Student Involvement (CSI) or another University department. Each
group will receive an advisor from this office. Groups may also
establish relationships with advisors outside of CSI.
H. All ASG-recognized groups are assigned a member of the SAFB to
communicate important ASG information as well as monitor the
progress of a group.
I. ASG sponsors the Here&Now advertisement section in The Daily
Northwestern. Such recognized groups have access to space in
Here&Now and should contact the ASG Campus Public Relations
Chair for more details.
J. SAFB Funding: The ASG Senate allocates the SAF to ASG A­status 
groups as outlined in these guidelines.

VIII. Funding Policies
O. The SAFB shall make its Funding recommendations based solely on the 
conditions of merit.  Merit shall be measured by a Student Group’s 
performance, including but not limited to:
1. Past audits; 
2. Event evaluations;
3. Account status;
4. Past programming history;
5. Financial Misconduct or Group Misconduct,
6. Communication with Advisor and Account Executive.
P. The SAFB shall not be able to fulfill all funding requests.
Q. Funding for events that have already taken place or purchases that have 
already been made shall only be allocated at the discretion of the SAFB.

9
R. The SAFB shall not fund office and administrative expenses (e.g., pens, 
folders, etc.).
S. The SAFB shall not fund food, and the SAF shall not be used for food 
unless contractually required by the event vendor.
T. The SAFB shall only fund delegation fees for conventions or tournaments 
that are of critical importance to the purpose of the Student Group.
U. The SAFB shall fund for reasonable fees that may be required to make the 
Northwestern Chapter of a Student Group an accredited affiliate of a 
national organization.
V. The SAFB shall only fund for production crews when it is required by 
Northwestern University for the use of facilities or when it is contractually 
required by the event vendor.
W. The SAFB shall not fund individual membership fees that may be required 
for affiliation with the local or national chapters of organizations.  Such 
charges shall be paid by the individual members of Student Groups or by 
using outside income.
X. For events with a total allocated amount of more than $10,000, the money 
shall be held in the SAFB accounts until immediately prior to the event. 
For events that require a contract, no money shall be released until a 
University approved contract is on file with the SAFB.
Y. The SAF shall be used for events that directly benefit the NU community.

IX. SAFB Funding Procedures
Z. The ASG shall deliberate on funding issues during Spring Funding and 
Supplemental Funding, which occurs in the fall.
AA.The SAFB serves as the gateway by which all Financial Legislation 
reaches the ASG Senate, but the final decision on all funding issues shall 
rest with the ASG Senate.  The SAFB shall serve in an advisory role.
BB.Spring Funding Petition and Hearing Procedures:
1. At least two (2) weeks before funding petitions are due, the 
SAFB and the Financial Vice President shall distribute the 
following:
a. Petition Guidelines
b. A standardized petition form used in applying for funds
c. The Student Organization Price Index (SOPI);
d. The Spring Quarter due date for Spring Funding petitions.
2. Prior to being submitted, Spring Funding petitions shall be 
reviewed and signed by a Student Group’s Account Executive or 

10
the Financial Vice President.
3. Funding Petitions shall be subject to the Petition Guidelines.
4. Student Groups shall provide a minimum of three (3) specific 
vendor names (bands, speakers, etc.) and cost itemizations for 
each event over $2000 for which they request funding.
5. The SAFB shall select one of the three breakdowns for every 
event for which it recommends funding.
6. Student Groups shall be bound by the specific ASG allocation, 
by the venue size, and by quarter for every ASG funded event.
7. All SAF funded events, programs and publications must take 
place or be distributed before the reading period.  Any exceptions 
must by petitioned for and approved by the SAFB.
8. Student Groups shall be bound to produce an event of the same 
caliber and general programming genre as the event that was 
originally funded by the ASG Senate. 
9. All Student Groups filing complete petitions by the deadline shall 
be considered equally for funding.
10. When submitting Spring Funding petitions, Student Groups shall 
sign up for a hearing before the SAFB.
11. Failure of a Student Group to attend its specified hearing time 
shall result in automatic forfeiture of its eligibility for funding.
12. Hearings shall commence immediately following the collection 
of funding petitions.
13. Hearings shall be chaired by the incoming Financial Vice 
President.  The outgoing Financial Vice President shall sit on the 
SAFB as an ex­officio, non­voting member for the duration of 
Spring Funding.
14. The SAFB shall review each petition in the order in which 
Student Groups appear for their designated hearing time.
15. While reviewing petitions, the SAFB shall establish standard 
recommendations for items that are frequently requested.
16. After reviewing all petitions, the SAFB shall provide to the ASG 
Senate information including, but not limited to, the following;
a. A description of the Student Group requesting funds;
b. A description of the event for which funding is requested;
c. The estimated and, if applicable, prior attendance of the 
event; and 
d. The history of the event.
17. The SAFB’s Spring Funding Recommendations shall not exceed 

11
95 percent of the available funds. Up to 5 percent of the available 
funds may be placed into the Supplemental Funding pool. 5 
percent of the available funds shall be left as an amendment pool 
for the ASG Senate to allocate during Spring Funding.
CC.Supplemental Funding Petition and Hearing Procedures
1. All funds leftover from the previous year, including any amount 
set aside during Spring Funding shall be available for 
Supplemental Funding.  At least 5 percent of the supplemental 
funding pool shall be left for Senate as an amendment pool.
2. Supplemental Funding petitions shall be made available at the 
beginning of the academic year.
3. Supplemental Funding recommendations shall be made solely on 
the basis of merit, as outlined above.
4. Supplemental Funding procedures shall be the same as Spring 
Funding procedures, except that no hearings shall be held.
5. Supplemental Funding shall not be used to fund fall 
programming, except for fall programming previously allocated 
by the ASG during Spring Funding.

X. Senate Funding Procedures
DD.Spring Funding
1. The SAFB shall present Spring Funding recommendations to the 
ASG Senate no later than the fifth week of Spring Quarter.
2. The ASG Senate shall accept or amend the SAFB’s 
recommendations before it adjourns for the summer.
3. The ASG Senate shall review the recommendations in an order 
determined by a random drawing conducted by the Financial 
Vice President, the Speaker of the Senate, and the Rules Chair.
4. Student Groups shall submit the amount of money and specific 
line items they plan to request from the ASG Senate to the 
Speaker of the Senate no later than 2:00 pm on the day of the 
first meeting of the ASG Senate at which the Spring Funding 
recommendations are to be Old Business.  The Speaker of the 
Senate shall distribute a list of Student Group requests at the 
beginning of the meeting.  Student Groups that do not meet the 
deadline shall not be placed on the list, but shall be allowed to 
make funding requests on the Senate floor.  Student Groups shall 
be allowed to amend their requests at their discretion.
5. At the meeting of the ASG Senate at which the Spring Funding 

12
recommendations are Old Business the Senate shall make only 
two full passes through the Senate order.
6. During the first pass, the Senate shall make amendments only to 
cut recommendations.  Any cut funds shall be added to the 
amendment pool.
7. During the second pass, the ASG Senate shall make amendments 
only to add funds to recommendations.
8. The second pass shall continue until the amendment pool is 
drained of funds.
EE.Supplemental Funding
1. The SAFB shall present Supplemental Funding recommendations 
to the ASG Senate no later than the fifth meeting of the ASG 
Senate of fall quarter.
2. The ASG Senate procedure for Supplemental Funding shall be 
the same as that used for Spring Funding.
FF. During Senate Proceedings:
1. Funds shall not be added to line items that were not requested 
from the SAFB.
2. Funds shall not be moved directly from one Student Group to 
another or from one line­item to another.
3. Funds that are added shall be relatively consistent with budgets 
that were requested from the SAFB.

XI. Transactions
Student Groups shall obtain the signature of their Account Executive or the Financial 
Vice President for the following transactions:
GG.Transfer of SAF money from one line­item to another.
HH.Payment or reimbursement drawn from SAF accounts.
II. Periodic clearing of their General Income (­01) Transitory Account.

XII. Auditing Procedures
JJ. All A­status ASG­recognized Student Groups agree to comply with the 
auditing policy of the SAFB, as a requirement for maintaining their status.
KK.A­status Student Groups shall attend monthly audits at which at least their 
president(s) and treasurer(s) shall verify that all transactions that have 
taken place since the last audit have been in accordance with their 
allocation statements, these Guidelines, the SOFO Policies and 
Procedures, and other policies of the SAFB and Northwestern University.
LL.Audits shall include, but not be limited to the following:

13
1. Reconciliation of all outstanding transactions involving a Student 
Group’s records and those of the Student Organization Finance 
Office (SOFO);
2. Revenue projection and verification for ASG­funded events;
3. The investigation and clearing of all accounts in deficit;
4. Transfer of all funds from a Student Group’s General Income 
(­01) account.

XIII. University Terms and Conditions Governing Student Group
Expenditures
MM.The terms and conditions governing expenditures of funds by Student 
Groups are the same as those governing the expenditures of all 
Northwestern University funds.
NN.Funds received by Northwestern University from any source shall be spent 
for the purposes for which Northwestern University was chartered.
OO.The ASG of Northwestern University distributes funds to recognized 
Northwestern University Student Groups and approved Northwestern 
University student activity programs.
PP. Therefore, expenditures by Student Groups shall comply with the purposes 
specified in the charter.  Northwestern University also operates under a 
variety of legal restrictions, including the requirements of the Internal 
Revenue Code for tax­exempt organizations.
QQ.Northwestern University is exempt from sales and use tax, therefore sales 
and use tax should not be paid and will not be reimbursed.
RR.The Code requires the following:
1. No part of the net earnings of Northwestern University shall 
contribute to the benefit of any individual:
a. No substantial part of the activities of Northwestern 
University shall be used to carry on propaganda, or 
otherwise attempt to influence legislation;
b. Northwestern University shall not participate in or 
intervene in any political campaign on behalf of any 
candidate for public office, including the publishing or 
distributing of statements.
SS. In furtherance of the charter purposes and under law, Student Group 
expenditures shall be:
1. For the support of recognized Northwestern University Student 
Groups and approved Northwestern University student activity 
programs;

14
2. Used by the recipient Student Groups without deviation from 
charter and legal requirements;
3. Subject to the same budgetary controls as all University funds;
4. Not used for the benefit of private individuals or for private 
purposes.
TT. Whenever a conflict shall arise between charter purposes, legal 
limitations, and budgetary controls on the one hand, and the aims of 
Student Groups and programs of these Guidelines on the other hand the 
charter, legal requirements and budgetary controls shall prevail.  (If you 
have additional questions about the charter requirements, please contact 
the Northwestern University Vice President for Student Affairs).

XIV. Responsibility of Student Group Officers
UU.Responsibility Statements
1. Before an ASG­recognized Student Group shall spend any SAF 
funds it has received, an allocation/financial responsibility 
statement bearing the signatures of the Student Group president 
and treasurer and a current statement of non­discrimination shall 
be on file with the Financial Vice President.
2. By signing the responsibility statement, the officers shall pledge 
to abide by all ASG and Northwestern University rules covering 
the use of their funds.
VV.Vouchers and Officer Responsibility
1. Each voucher that is completed by a Student Group shall contain 
information clearly indicating the budgeted line­item from which 
funds shall be drawn.
2. Student Group officers (voucher co­signers) shall be held 
responsible for their Student Group’s financial transactions.
3. Any Student Group officers or members who authorize Student 
Group expenses that are not included in the Group’s allocated 
budget shall be held personally liable for those expenses 
following a financial misconduct investigation.
WW.Use of Funds
1. Student Group officers shall not spend SAF money on items that 
have not been funded by the Senate.  If an item has an allocation 
of $0, then no SAF funds may be spent on said item.  The budget 
allocations approved by the Senate shall be for the specific line 
item expenses that were presented.
2. A Student Group shall follow its line­item budget and shall not 

15
transfer funds between line items without the express written 
approval of the Financial Vice President or the Student Group’s 
Account Executive.
3. All SAF funded events and programs must include the ASG­
provided logo or “Funded by the Student Activities Fee” on 
printed publicity for the event. All electronic publicity shall 
denote “Funded by the Student Activities Fee”.  All publications 
that are SAF funded must include “Funded by the Student 
Activities Fee.”  Publicity without the ASG logo or “Funded by 
the Student Activities Fee” will not be reimbursed.
XX.Event Attendance and Evaluation
1. All A­status ASG­recognized Student Groups shall be prepared 
to admit SAFB representatives free of charge to their events.
a. All events not funded by the SAF shall be attended by up to 
two (2) SAFB representatives.
b. All events funded by the SAF shall be attended by up to 
four (4) SAFB representatives.
2. The Financial Vice President shall be responsible for 
coordinating the evaluation of SAF­funded events based on the 
reports of the SAFB representatives in attendance.
YY.Groups shall be held responsible for the actions of individuals in its 
organization. Individuals in a Student Group shall be held responsible for a 
group's action.
ZZ.Elections 
1. All A­status groups shall have their elections no later than the 
fourth week of April. 
2. Within one week of the election, the names of the President, 
Treasurer, and other Executive Board officers shall be submitted 
to the Financial Vice President of ASG. 
3. A new non­discrimination statement shall be filled out. 
4. Any group that believes that it is an exceptional case shall seek 
permission from the SAFB to have its elections at a different 
time. 
5. Groups shall file this listing each year at the group's regular 
election time with the ASG office even if there is no change in 
officers. 
6. In the event of a change in any of the executive officers of a 
recognized Student Group, the group's new officers shall be 
expected to notify the Financial Vice President of the ASG 

16
within one week.
AAA.Leadership Advisory Board
1. The President and Treasurer, or designated alternates approved 
by the ASG Financial Vice President of all A­status ASG­
recognized student organizations are required to attend the 
Spring Quarter training conference, also known as Leadership 
Advisory Board (LAB), to be coordinated by the Executive 
Committee, SAFB and the Campus Activities Office. LAB shall 
familiarize Student Groups with the rules and procedures 
pertaining to being recognized by the ASG as well as facilitate 
ease of officer transition. The training shall be made available 
twice during both Spring and Fall Quarter. Groups without 
representatives in attendance of LAB shall automatically lose 
their ASG recognition as outlined in the ASG Constitution.

XV. Responsibility of A-status ASG recognized Student Groups
BBB.All A­status ASG recognized Student Groups shall be focused on 
the Northwestern University undergraduate community.
CCC.A 2/3 majority of the registered membership of A­status Student 
Groups shall be undergraduate students enrolled full­time at 
Northwestern. The President and the Treasurer or Vice President 
must be undergraduates.
DDD.All funds, regardless of source, shall be kept on account with the 
Student Organizations Finance Office (SOFO). 
EEE.Groups (other than specific political action groups) shall not 
endorse a particular political ticket, candidate, or candidates except 
for ASG candidates.
FFF.A group shall not take, nor intend to take, action which is 
designed to prohibit or disrupt another group's or individual's 
freedom of thought and speech or the freedom to conduct any 
program.
GGG.It shall not be a group's purpose or intention to slander, or falsely 
represent another group or individual of the Northwestern 
University community.
HHH.By Northwestern University administration policy, political 
petitions or letters sent out by Student Groups shall not claim to 
represent Northwestern University, but shall only claim to represent 
the individuals who have endorsed such documents.
III. The Financial Vice President or the SAFB reserves the right to ask 

17
groups to:
1. review their constitution
2. submit a current membership list
3. submit a current statement of non­discrimination
a. present any other information concerning the group's 
activities
JJJ.A­status groups shall be registered on NU Link and shall post all 
SAF events to the NU Link calendar of events.

XVI. Annual Review Procedures
KKK.The Annual Student Group Review of A­status Student Groups shall 
occur during Winter Quarter. The Review shall include group activity 
from Winter Quarter of the previous school year to Winter Quarter of the 
current school year. Groups shall be bound by all procedures in the Annual 
Review petitions.
LLL.Annual review applications shall include, at minimum, the following:
1. Name and description of the organization;
2. A full list and description of programming activities performed 
by the group in the past year;
3. Current line­item balances;
4. A revised constitution;
MMM.The Financial Vice President shall be responsible for gathering 
information from the following:
1. The student group’s advisor;
2. The student group’s Account Executive;
3. Events Planning of Norris University Center;
4. The SOFO office.
NNN.Any Student Group that fails to submit an Annual Review application by 
the deadline set by the FVP shall be automatically derecognized. A list of 
these groups shall be given to the ASG Senate before the last Senate 
meeting of Winter Quarter.
OOO.Committee Procedures
1. The SAFB shall consider each A­status ASG recognized Student 
Group in terms of the major criteria areas of review. The major 
criteria areas include but are not limited to: 
programming/activities, campus relations, group infrastructure, 
relations with ASG, and finances.
2. Each committee member shall cast a vote to derecognize, 
demote, or maintain the current status of each Student Group. If 

18
two­thirds of committee members present vote to demote or 
derecognize a group, the status shall immediately be changed.
3. Student Groups derecognized during Annual Review will have 
the opportunity to appeal to the SAFB before Annual Review is 
presented to senate. The SAFB shall vote again to determine 
whether the group's status should be reinstated or should remain 
the same.
4. The decisions shall be presented to the ASG Senate upon 
completion of the annual review. Any and all appeals shall be 
handled in accordance with the ASG Constitution.

XVII. Definition of Co-sponsorship vs. Co-endorsement of an Event
PPP.Co­sponsorship shall be defined as the agreement of two or more student 
organizations to collaborate on the production of an event. Production of 
an event includes the selection of the event and venue, contract and price 
negotiation, advertising and promotion, financial management, and the set 
up of equipment.
QQQ.Organizations who agree to co­sponsor an event shall all be responsible 
for all aspects of the event and for the overall success of the event. All co­
sponsoring organizations shall be held collectively responsible for the 
actions of all other co­sponsoring organizations in the proceedings of the 
co­sponsorship.
RRR.Co­endorsement shall be defined as one or more groups offering 
approval or support of an event without actually helping to plan the event. 
This includes the donation of money to the organizing group.
SSS.Student groups shall be required to use "co­sponsored by" and "endorsed 
by" on all publicity in a manner consistent with the above definitions.

XVIII. Contingency Accounts
TTT.The SAFB shall determine which Student Groups shall maintain 
contingency accounts for the purpose of retaining funds as protection 
against years in which a deficit may occur.
UUU.Contingency accounts shall be handled as follows:
1. Contingency account funds shall not be subject to removal at the 
end of the fiscal year.
2. Additional decisions for deposit and amounts of deposit shall rest 
with the SAFB.
3. Withdrawal of funds shall be by joint written agreement of the 
Student Group president and Financial Vice President.

19
XIX. Contracts
VVV.All ASG­recognized Student Groups shall adhere to the contract 
procedures of the Center for Student Involvement.
WWW.All contracts for events above $2,000 shall be approved by the SAFB 
and submitted to the Center for Student Involvement no later than three (3) 
weeks prior to the scheduled time of the event.  Failure to submit a 
contract three (3) weeks prior to the event shall cause the automatic 
removal of the funds allocated for the event.
XXX.All funds for events over $10,000 shall be retained in the SAFB accounts 
until the contract for the event has been submitted and approved.
YYY.No advertising for an event or selling of tickets shall occur until a 
contract has been signed for the event.
ZZZ.The Financial Vice President, the Student Group’s Account Executive, 
and the Center for Student Involvement shall each receive one copy of 
every contract.
AAAA.Student Groups shall not enter into multi­year contracts unless they are 
approved by both the SAFB and Norris Administration.

XX. Deposits, Transfers, and Checks from Multiple Line Items
BBBB.Deposits
1. All deposits shall be made into a Student Group’s –01 line item.
2. Deposits shall be transferred from the –01 line item after the 
Student Group’s Account Executive determines the source of the 
funds.
CCCC.Transfers
1. All transfers by ASG­funded Student Groups excepting transfers 
from the –00 line item shall be signed by the Student Group’s 
Account Executive or the Financial Vice President.
2. All transfers to and from the –50 line item to cover CUFS 
charges shall also be signed by the Student Group’s Account 
Executive or the Financial Vice President.
3. All transfers of surplus funds shall be signed by the Financial 
Vice President.
4. The Financial Vice President shall inform Senate of all transfers 
made between events since the last adjournment of Senate, as 
well as those pending in both his/her verbal and written Officer 
Report at the next Senate meeting. 
a. In the event that the transfer has not yet occurred, the 

20
Senate shall approve or deny that request with a majority 
vote of Senators present. 
b. In the event that the transfer has already occurred, a vote of 
confidence in the FVP will automatically be triggered. 
DDDD.Checks
1. Checks drawn from the multiple line items shall be signed by the 
Student Group’s Account Executive or the Financial Vice 
President.

XXI. Loans, Rollover, Revenue, Ticket Sales and Profit
EEEE.Loans
1. When the SAFB issues a loan instead of a full allocation, the 
loan shall be paid back by August 31, the end of the fiscal year.
2. If a Student Group has funds remaining after repaying the 
principal of the loan, 15% of the remaining funds shall be 
transferred to the SAFB, and the remaining 85% shall be retained 
in the Student Group’s –00 line item.
3. If a loan is paid back within four weeks of the event, the 15% 
transfer shall be waived.
4. Loan extension requests shall be submitted to the Financial Vice 
President by June 1st.
FFFF.Rollover and removal of funds
1. Rollover between academic years
a. If a Student Group has surplus SAF funds remaining in its 
accounts at the end of the academic year, the Student Group 
shall be able to petition the Financial Vice President to have 
those funds carried over to the following year in order to 
supplement the Student Group’s new allocation.
b. All requests for rollover of funds shall be submitted in 
writing to the Financial Vice President and shall explain 
why funds are remaining in the accounts and a plan for 
what special program the funds would be used for in the 
following year.
c. All funds except those in –00 and CUFS line items and 
those approved for rollover or in approved contingency 
accounts shall be irretrievably removed from accounts on 
August 31.
d. If a Student Group incurs late charges through CUFS, the 
Student Group shall be able to petition the Financial Vice 

21
President for surplus funds, should they exist.
2. Moving funds between academic quarters
a. All requests to rollover funds from quarter to quarter shall 
be submitted in the quarter in which the funds were 
allocated in writing for consideration to the Financial Vice 
President.
b. Requests for rollover between quarters shall only be granted 
if the Student Group has exhibited sincere effort in 
attempting the programming of the event or if substantial 
extenuating circumstances, such as acts of God, prevented 
the event from taking place.
GGGG.Revenue and Profit
1. The SAFB shall estimate expected ticket revenue for all events 
over $2,000 based on 60% of the venue capacity and designated 
ticket price.
2. The SAFB shall not subtract estimated ticket revenue from its 
funding recommendations.
3. Student Groups shall return 75% of the estimated ticket revenue 
as outlined in Section 20, Letter C #1 above, or 75% of actual 
revenue, whichever is greater, for all SAF funded events, except 
co­sponsorships. The remaining 25% shall be kept by the student 
group.
4. Any and all monies collected in association with all SAF­funded 
events except co­sponsorships shall be subject to this 75%­25% 
split unless exempted by the SAFB.
5. Section 20, Letter C #3 and #4 shall also apply to co­
sponsorships using a 50%­50% split as opposed to the 75%­25% 
split.  
6. Larger co­sponsorships who feel they deserve an alteration of 
revenue percentages can petition the SAFB.
7. Student Groups shall not consider SAF money to be profit.
8. All unused SAF money shall be returned to the SAFB accounts at 
the end of the academic year, except as outlined in B above.
HHHH.Ticket Sales
1. All tickets shall be printed at the Norris Box Office. These tickets 
must be sold and distributed at the Norris Box Office or at the 
door from a cash box from the Norris Cashier’s Office, unless 
otherwise exempted by the SAFB.
2. Ticket prices shall offer a competitive price advantage to 

22
Northwestern University students.
3. No cash shall be collected at any event without a cash box.
4. Vendors and individuals shall not be paid from the money 
collected from a cash box.
5. The number of complementary tickets available to a Student 
Group shall be determined by 4% of the venue capacity. The 
number of complementary tickets available shall be no less than 
10 but no greater than 50. Any exceptions must be approved by 
the Financial Vice President and Account Executive.  
6. All monies collected at an SAF­funded event shall be deposited 
to the Student Group’s SOFO account.

XXII. Financial and Group Misconduct Investigation and Restitution
IIII.Misconduct shall be defined as a violation of these Guidelines, the 
University Charter, the SOFO Policies and Procedures or the Northwestern 
University Handbook regulations or procedures.  Financial misconduct 
shall be defined as any misconduct regarding a student group’s financial 
operations.  Group misconduct shall be defined as misconduct regarding 
non­financial issues.  The Financial Vice President shall make the 
determination between Financial Misconduct or Group Misconduct 
investigations.
JJJJ.Preliminary Fact Finding Investigation 
1. Should questions arise about the operations of any organization 
that receives SAF funds, the Financial Vice President shall open 
a preliminary fact­finding investigation
2. The Financial Vice President, the Student Group’s Account 
Executive, the Student Group’s officers, and other parties 
involved shall meet to discuss the issue and the way SAFB 
handles potential Misconduct cases.
3. At the conclusion of the preliminary investigation, the Account 
Executive shall present his/her findings to the SAFB.  If a 
majority of the voting members of the SAFB determines that the 
case has enough merit, a Full Investigation shall be opened.   If 
less than half of the members of the SAFB wish to continue the 
investigation, the case shall be closed.
KKKK.Full Investigation
1. The Student Group’s SOFO accounts shall be frozen for the 
duration of the proceedings;
2. The Financial Vice President shall approve financial transactions 

23
of the group as he/she sees necessary;
3. The Northwestern University Vice President of Student Affairs 
and the Student Group’s adviser shall be notified that a Full 
Investigation has been opened;
4. The SAFB shall schedule a Formal Hearing;
5. The Financial Vice President shall notify the ASG Senate that a 
Full Investigation has been opened at the first meeting of the 
Senate following the opening of the investigation.
LLLL.Formal Hearing
1. The Formal Hearing shall be a closed meeting of the SAFB, 
advisors, and the Student Group leaders or individuals involved.
2. At the Formal Hearing, the Student Group’s Account Executive 
and the Student Group, advisor(s), or individuals involved shall 
submit evidence and arguments to the SAFB.
3. Following the presentations, the SAFB shall debate the issue and 
make a recommendation to resolve the disputed issues.
4. Recommendations shall include but not be limited to:
a. Closing the investigation;
b. Individual repayment of misspent funds;
c. Removal of authorization to sign vouchers;
d. Removal of remaining SAF funds from the Student Group’s 
accounts.
MMMM.Senate Procedure
1. The findings and recommendations of the SAFB shall be 
presented as a Special Order at the first meeting of the ASG 
Senate following the formal hearing.  At this formal hearing:
a. The SAFB shall have fifteen (15) minutes to present its 
case;
b. The Student Group shall then have fifteen (15) minutes to 
present a response;
c. The ASG Senate shall then have a fifteen (15) minute 
question period and a fifteen (15) debate period.
2. The ASG Senate shall extend the time available for any section 
or any part of this procedure by a majority vote.
3. The Senate shall pass, amend, table, or reject the 
recommendation.
4. If the recommendation is rejected, the case shall be considered 
closed.
NNNN.If a student group is found culpable of financial and/or group 

24
misconduct, the Financial Vice President will carry out all restitution 
action in accordance to the Senate recommendation as approved.

XXIII. Capital Improvements
A. All Capital improvements purchased by A­status student groups using a 
portion of the Student Activity Fee are property of the Associated Student 
Government.  Any purchase made with a portion of the SAF over $50 will 
be subject to inventory by the Student Activity Finance Board.
B. Inventory 
1. All capital improvements purchased with the SAF are to be 
inventoried annually by the student groups’ Account Executive. 
2. The inventory will be taken prior to spring funding.
C. Equipment disposal
1. If a capital improvement has been purchased to replace a similar 
item, the older item must be returned to the Associated Student 
Government for disposition upon arrival of the new item.  
2. If a group wishes to dispose of a capital improvement, the item 
must be returned to the ASG. Disposal of a capital improvement is 
at the discretion of the ASG.
3. SAFB will be responsible for the arranging the proper disposal of 
capital improvements.
D. Missing Equipment
1. In the event that a capital improvement has been misplaced, stolen, 
or damaged the student group must replace it with a similar item of 
comparable value within 30 days.   
2. Failure to replace a SAF funded capital improvement within 30 
days may result in a financial misconduct investigation on the 
student group.
E. De­recognized Student Groups
1. When a student group has been derecognized by ASG all capital 
improvements on inventory are to be returned to ASG within the 
quarter of derecognition.
2. All A­status groups will be alerted when capital improvements 
have been reclaimed and will be allowed to petition for these items. 

XXIV. Sanctioning Procedures
OOOO.Members of the Northwestern University community shall appeal to 
the Financial Vice President if at any time they feel an ASG A­Status 

25
recognized group is not fulfilling their obligations or responsibilities to the 
NU community, as delegated by these guidelines, or its own constitution. 
This appeal shall be made in writing, submitted to, and/or investigated by 
the SAFB.
PPPP.Shall the SAFB deny a sanctions hearing, the decision may be overruled 
by a 2/3 majority vote of Senate.
QQQQ.The SAFB shall choose at any time to call a sanctions hearing for a 
group’s failure to adhere to its constitution or these guidelines, or failure to 
act in the best interests of the Northwestern University community.
RRRR.The following procedures shall guide the sanctions hearing: 
1. A sanctions hearing shall be called by a majority vote of the 
SAFB.
2. All members involved, including the president of the group, shall 
be notified at least one week prior to the hearing.
3. The hearing shall be open to the Northwestern University 
community unless closed by a majority vote of the SAFB.  The 
hearing shall be directed by the Financial Vice President of ASG 
with the assistance of the SAFB of ASG.
4. The individual and/or group involved may appeal the decision or 
decisions of the hearing to the ASG Senate.  The reversal shall 
require a 2/3 majority vote.
SSSS.It shall be the responsibility of the SAFB to impose any necessary 
punitive measures in a sanctions hearing.  These shall include, but are not 
limited to the following:
1. Loss of recognition and associated privileges.
2. Freezing of Student Organization Finance Office (SOFO) 
accounts.
3. Fines or payments to the party harmed.
4. Referral to the University Hearings and Appeals System (UHAS) 
for conciliation or formal hearings.  
5. Loss of privilege of office space at Norris Center.

TTTT.This shall be a partial list of the sanctions, which may be imposed at the 
discretion of the Financial Vice President and the SAFB and are listed in 
no particular order of severity or frequency of usage.
UUUU.Only the SAFB shall have the power to sanction an A­Status Student 
Group recognized by and under the jurisdiction of the ASG.

26
XXV. Regulations of the ASG Budget and Accounts
The ASG shall adhere to the SAFB Guidelines, unless specified otherwise in the ASG
Bylaws.

XXVI. Guideline Review
VVVV.The following pages contain the guidelines that govern SAFB in its 
supervision of the finances and operations of ASG recognized student 
organizations. These guidelines have been designed to provide SAFB and 
the student organizations with a fair and consistent set of rules and 
procedures regarding the allocation of the Student Activities Fee, hereafter 
known as the SAF. 
WWWW.The Financial Vice President and SAFB are responsible for 
implementing the financial policies and decisions of the ASG Senate, and 
therefore reserve the right to interpret those decisions. The Financial Vice 
President or SAFB shall be responsible for interpreting these guidelines in 
cases of ambiguity.  The Financial Vice President or a majority vote of 
SAFB may grant an exemption to any portion of these guidelines with the 
exception of Article 25 Section C and Article 19 Section B Number 4.
XXXX.If at any time the SAFB deviates from these Guidelines, they will be 
required to provide an explanation to the ASG Senate.
YYYY.The SAFB shall review these Guidelines in the Winter Quarter of each 
academic year.
ZZZZ.During Guideline review, the SAFB shall hold a minimum of two open 
meetings on which interested parties may provide input.
AAAAA.Once these Guidelines have been adopted by the ASG Senate, any 
full or part­time student of Northwestern University may offer 
amendments to these guidelines. Amendments shall require a two­thirds 
(2/3) vote of Senators present.
                               

MEMORANDUM FROM the VICE PRESIDENT of STUDENT AFFAIRS

Among the laws on the subject of alcoholic beverages are prohibitions of the sale,  
gift or delivery of such beverages by anyone to individuals under 21 years of age and of  
the possession of such beverages by any person under 21 years of age.  As you know, the  
University policy, printed in the Student Handbook and other publications, states that  
students are subject to these laws.   The purpose of this memorandum is to re­affirm  

27
University policy and to indicate your responsibility and liability in this area.
You are responsible for insuring that all activities of your organization are within  
the rules, regulations and policies of the University.  This responsibility carries with it the  
potential   liabilities   —   criminal   and   civil   —   that   may   flow   not   only   from   specific  
violations   of   law   but   also   from   incidents   and   accidents   that   may   result   from   such  
violations.  In addition, severe University sanctions have been and will be taken against  
groups that fail to meet their responsibilities.
Given these responsibilities and liabilities and the age group in your organizations,  
no University administered funds may be used for purchase of alcoholic beverages.
We expect full cooperation from you in meeting your responsibilities.

 

28