CAPÍTULO I INSTITUCION

1.1. NATURALEZA

1.1.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:     Razón Social RUC Tipo Empresa Actividad Comercial General.  Dirección Legal Moro, Provincia del Santa. : Jr. Daniel Alcides Nro. 144 Plaza de Armas – : Municipalidad Distrital de Moro : 20186443391 : Gobierno Regional, Local : Actividades Administrativas Públicas en

1.1.2. FINALIDAD     Elevar el nivel y la calidad de vida de la población de su jurisdicción. Representar al vecindario. Promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales. Fomentar el desarrollo integral, sostenible y armónico de las

circunscripciones de su jurisdicción.

1

1.1.3.

OBJETIVOS: 1.1.3.1. OBJETIVOS GENERAL Promover el crecimiento y desarrollo Social Cultural y Económico a nivel distrital de la Municipalidad Distrital de Moro.

1.1.3.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS  Proporcionar al ciudadano el bienestar general, brindando servicios que satisfagan sus necesidades de alimentación, salud, vivienda, empleo, educación, ornato, recreación, deporte,

transportes y comunicaciones.  Promover el desarrollo socio económico, técnico y administrativo del Distrito, de acuerdo a una adecuada y calificada planificación de las necesidades comprendida en el Presupuesto Participativo.  Estimular e institucionalizar la participación de la población en la gestión municipal, fomentar el trabajo comunal y dar opción al ejercicio de libre iniciativa.

2

1.2. Se

DESCRIPCION DE LA INSTITUCION tiene qie hacer

3

que promueve la adecuada prestación de los servicios públicos locales mediante el uso racional de los recursos con que dispone.. 1. La cooperación. VISION En el año 2. regionales. servidores y trabajadores. 4 .018. valorando aun más el esfuerzo cooperativo para el logro de sus fines y objetivos... El bien común.MISION La Municipalidad Distrital de Moro es un órgano de gobierno local con autonomía económica. un alto nivel educativo. c. b. Moro será un distrito modelo de la cuenca del río Nepeña. adecuados servicios básicos y de salud. 1.La Municipalidad sustenta su accionar en la valiosa individualidad de sus autoridades.Las Autoridades Edilicias y los Servidores de la Municipalidad. generando legitimidad y confianza en relación con la población de la ciudad.Las Autoridades Edilicias y los Servidores de la Municipalidad realizaran sus acciones con honestidad y coherencia. sus habitantes cuentan con una calidad de vida que aprecian. La honestidad. autoridades y sociedad civil organizada en la realización de actividades y planes concertados orientados al desarrollo integral. expresada en altos niveles de seguridad ciudadana. involucrando a autoridades locales. trabajo y remuneraciones dignas y. funcionarios. política y administrativa. sostenible y armónico del Distrito.4.3. empresarios. tienen como la más alta prioridad de sus acciones lograr el bienestar permanente de la población y del Distrito de Moro. VALORES a.

La Democracia Participativa.d. La Excelencia en el Trabajo.. Transparencia. realizan su acción utilizando las mejores prácticas y herramientas científicas de planificación. a fin de lograr un uso racional y transparente de los recursos municipales. en todos los niveles de la organización. e. como expresión de una cultura superior al servicio de la democracia local. de gestión y control.Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad. 5 .. administración. promueven y desarrollan sus acciones con miras al logro de la excelencia en la calidad del servicio a los vecinos de la ciudad. La responsabilidad.. integrando cada vez más a los miembros de la comunidad en la gestión municipal. g.. f.Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad tienen la autoridad necesaria para realizar su trabajo y cumplir con sus funciones en beneficio de la comunidad. en tal sentido cada uno debe responder por sus actos y asumir la responsabilidad que corresponda de acuerdo con su competencia en la organización municipal. de acción participativa y solidaria.Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad. obligándose a dar cuenta a la población del resultado de su gestión. en concordancia con los valores de bien común y la gestión democrática.Las Autoridades Edilicias y Servidores de la Municipalidad Distrital de Moro. realizan una gestión democrática y participativa.

5. Medio Ambiente y Reciclaje Estudios y Proyectos Comercialización Saneamiento y Salubridad Seguridad Ciudadana Serenazgo y PP. de Dsrrollo Humano y Promoción Social Dpto. de Participación Vecinal Programas Sociales DEMUNA y OPAMED Promoción Educativa Cultura . ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MUNICIPALIDAD DE MORO COMISIÓN DE REGIDORES CONSEJ O MUNI CI P AL Consejo de Coordininación Local Distrital CCL) Comité de Gestión Local ( CGL ) Comité distrital de Defensa Civil Oficina de Control Interno ALCALD Í A Agencias Municipales Procuradoria Distrital Mesa de Lucha Contra la Pobreza (MCLCP) Tramite Documentario Secretaria General Oficina de Imagen Institucional Comité Administración del Vaso de Leche GER ENCI A MUNI CI P AL SUB GERENCIA DE ADMINISTRACION Unidad de Administración Tributaria Unidad de Tesorería Unidad de Logistica y Almacen Unidad de Contabilidad Unidad de Recursos H umanos Personal Unidad de informatica y estadistica Unidad de Ejecución Coactiva Oficina de Asesoria Jurídica Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Programacion e Inversiones SUB GERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO SUB GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL D pto . de Servicios Municipales Dpto. de P rom oción Econ óm ica Dpto. Recrea y Dep. de Seguridad y Control Desarrollo Agropecuario y Promoción Empresarial Ecología .MM Ejecución de Obras Registro Civil Limpieza Publica Parques y Jardines Defensa Civil Liquidación de Obras y Proyectos Dpto.1. Organizaciones Vecinales Programas Comunales y Juventudes Unidad de Gestión de Agua Programa del Vaso de Leche 6 . de Infraestructura y Desarrollo Urbano Dpto.

6.1. ORGANOS DE ASESORAMIENTO    Oficina de Asesoría Jurídica Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Programación e Inversiones ORGANOS DE APOYO     Secretaria General Oficina de Imagen Institucional Unidad de Administración Tributaria Unidad de Ejecución Coactiva ORGANOS DE LINEA  Sub Gerencia de Administración – – – – – Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Logística Unidad de Recursos Humanos Unidad de Informática y Estadística 7 . AREAS AFECTADAS EN LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO ORGANOS DE GOBIERNO  Alcaldía ORGANO DE CONTROL  Oficina de Control Institucional ORGANO DE DIRECCIÓN  Gerencia Municipal.

Saneamiento y Salubridad Unidad de Registro Civil Unidad de Limpieza Publica Parques y Jardines Departamento de Seguridad y Control Unidad de Seguridad Ciudadana y Serenazgo Unidad de Defensa Civil Departamento de Participación Vecinal Unida de Organizaciones Vecinales Unidad de Programas Comunales y Juventudes Dpto. Recreación y Deportes 8 . de Promoción Económica Unidad de Desarrollo Agropecuario y Promoción Empresarial Unidad de Ecología. Medio Ambiente y Reciclaje Dpto. Cultura. de Servicios Municipales Unidad de Comercialización. Sub Gerencia de Desarrollo Económico – o o – o o o Dpto. de Infraestructura y Desarrollo Urbano Unidad de Estudios y Proyectos Unidad de Obras Unidad de Liquidación de Obras y Proyectos  Sub Gerencia de Desarrollo Social – o o o – o o – o o – o o o Dpto. de Desarrollo Humano y Promoción Social Unidad de Programas Sociales Unidad de DEMUNA y OPAMED Unidad de Promoción Educativa.

Las diferentes áreas que conforman el municipio plasman sus ideas y/o análisis de sus procesos realizados en documentos que son utilizados para la toma de decisiones dependiendo de la finalidad para los cuales están sometidos. para ello desarrolla planes que ayuden a cumplir con sus objetivos trazados en cada mandato asumido después de una elección. 9 .CAPITULO II PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. el envió se da en forma manual por la persona que realizó la redacción hacia el área competente dispuesto en los documentos administrativos que fueron aprobados en consejo municipal. REALIDAD PROBLEMATICA La municipalidad tiene como objetivo el promover el crecimiento y desarrollo tanto social.1. PROBLEMA 2. La gestión documental interna del municipio se realiza usando la informática para su redacción.1. cultural y económico de su población.

ANALISIS DEL PROBLEMA En la actualidad. La gestión de la información de los documentos. se tiene que recurrir a libro físico de registros para acceder a su numeración y ubicación.1. Estas falencias originan que los documentos no puedan ser ubicados de manera rápida en que área se encuentra o con mas razón no saber con exactitud el tiempo en que el documento ha demorado en ser atendido por el personal al que fue enviado. no se realiza de manera eficiente ni eficaz. no cuenta con un Sistema de Gestión Documental que se encargue de gestionar los documentos externos pertenecientes a la población y/o Instituciones 10 . costos por transporte de docuemntos y en algunas casos la información llega tarde o a destiempo. para el envío de documentos hay que tener personal de transporte de documentos de una oficina a otra llamados conserjes o también lo realiza la misma secretaria. lo que ocasiona pérdida de tiempo. determinando pérdida de tiempo en la búsqueda. por lo tanto no se obtiene un control exacto y acceso rápido al documento a ubicar. ya que al momento de buscar un documento interno o externo. costos de almacenamiento de papel. la Municipalidad Distrital de Moro.2. 2.La gestión documental externa es recepcionada por una persona encargada en la mesa de partes la cual es encargada de registrarla en su libro físico para un control de recepción de los mismos y luego en un momento determinado es enviado al área competente a tratar.

y mejorar el envío y control del documento realizando búsquedas automatizadas para una mejor gestión. control y generación de numeración del numero que identifica a los documentos. producen la disminución de la eficiencia en la gestión administrativa de la empresa al momento de realizar un control manual de búsqueda de los documentos en los libros físicos de registro. Estas deficiencias en el manejo de la gestión y control de los documentos internos y externos del municipio.1. Se suelen utilizar mecanismos manuales y libros físicos para el registro. En función a los problemas encontrados y con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. Implementando este proyecto. se pretende mitigar los problemas existentes y aportar nuevas mejoras a la actual gestión de los documentos de la Municipalidad Distrital de Moro. que ingresan al municipio por medio del área de Tramite Documentario y también documentos internos pertenecientes a las áreas que conforman.3. 2. FORMULACION DEL PROBLEMA ¿En que medida el mejoramiento y la implementación de un Sistema Informático utilizando Software Libre nejorará la Gestión Documental de la Municipalidad Distrital de Moro? 11 . se plantea Implementar un Sistema de Gestión Documental que permita controlar la documentación externa e interna ingresada en las áreas pertinentes.externas. Lo cual implica que no existe una óptima gestión y control de los documentos externos e internos del municipio.

Permite gestionar electrónicamente la producción.2. el trámite. La utiliza el gobierno de Colombia en sus entidades del estado. desarrollada bajo PHP que incorpora la idea de "fractalizar procesos" para facilitar la gestión de los documentos de cualquier empresa. garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad. 12 . Orfeo/GPL es una herramienta de gestión documental de Software Libre amparada bajo la licencia GPL/GNU. altamente escalable. ANTECEDENTES Empresas y/o entidades que utilizan Sistema de Gestión Documental. su uso ha aumentado considerablemente en las entidades de la Administración Pública Central. La Subsecretaría de Informática desarrolló el software Quipux a partir del software colombiano ORFEO GPL. evitando su manejo en papel. Quipux es el primer aplicativo gubernamental que incorpora la Firma Electrónica de los documentos electrónicos generados en el formato abierto PDF.  "SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL – ORFEO.  "SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL – QUIPUX. el almacenamiento digital y la recuperación de documentos. La utiliza la Subsecretaría de Informática de la Presidencia de la República de Ecuador. Debido al impulso que el Gobierno ha dado a esta herramienta. como lo muestran las estadísticas.2.

procesamiento y transmisión de datos para el desarrollo de la gestión documental. 2.4. OBJETIVO GENERAL “Mejoramiento e implementación de un Sistema Informático utilizando Software Libre para mejorar la Gestión Documental de la Municipalidad Distrital de Moro.” 13 . tiempo y personal) del área administrativa en lo que respecta a la calidad en la gestión de información mejorará por ser de carácter automatizado.1. El nivel de eficacia (tiempo). control y generación de los documentos de las áreas del municipio de Moro.  OPERATIVA El nivel de eficiencia (costo. JUSTIFICACION  ECONOMICA La ejecución del presente proyecto permitirá disminuir los costos de envío.  TECNOLOGICA El sistema permitirá utilizar de manera eficiente los dispositivos de almacenamiento. aumentará debido a que la información será enviada en tiempo real.2.3. OBJETIVOS 2.4.

2.  Analizar los posibles cambios que se realizarían para mejorar la eficiencia en los procesos de creación. 2. recepción.  Rediseñar las rutinas e interfaces para lograr la adaptabilidad y aceptación de los trabajadores que interactuaran con el sistema.  Desarrollar un manual de usuario así como también realizar una capacitación al personal responsable de operar con el sistema para lograr mejorar la eficacia en la institución.5. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Recopilar y organizar la información necesaria para la identificación de las necesidades. almacenamiento y clasificación de los documentos. envío. HIPOTESIS El mejoramiento y la implementación de un Sistema Informático utilizando Software Libre mejora la Gestión Documental de la Municipalidad Distrital de Moro. analizando la situación actual de la gestión documental en la cual se encuentra la institución. requerimientos y limitaciones. 14 .  Hacer uso de una arquitectura de aplicación para lograr un tiempo de respuesta adecuado con el fin de cubrir la necesidad de información y mejorar la productividad.  Establecer medidas de seguridad para lograr minimizar la vulnerabilidad de los datos y registro de eventos mediante una bitácora.2.4.

IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las instituciones del estado actualmente.1.6.2.6. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial. A través de su uso se logran importantes mejoras.2. suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y. su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales. sino que a la vez alimenta a los negocios y 15 . lo más importante. OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES 2. pues automatizan los procesos operativos.6.7. VARIABLE DEPENDIENTE Gestión Documental de la Municipalidad Distrital de Moro. INDICADORES:   Tiempo en procesos de gestión documental Costo de procesos de gestión documental 2. VARIABLE INDEPENDIENTE Mejoramiento e Implementación de un Sistema Informático utilizando Software Libre 2.

Una infraestructura que propicie un ambiente que permita la generación de desarrollo sostenible. respecto a la digitalización del modelo de gestión de gobierno. es indispensable que el municipio use las TICS para mejorar la productividad y automatizar sus procesos que realizan para brindar un mejor servicio a la población y/o instituciones que necesiten información relevante para su fines propios. 16 . Por lo que es indispensable que para estar acorde con los cambios que presenta el entorno del estado y por motivos de modernización tecnológica. en la actualidad se encuentra implementado como una INTRANET que solo personal autorizado por el municipio puede acceder a ello para el uso respectivo que crea conveniente. LIMITACIONES El sistema esta diseñado con software libre utilizando tecnología WEB. independientemente de la situación económica o estrato social que provenga. se requiere disponer de una infraestructura que satisfaga las necesidades y demandas de los ciudadanos.8. Se debe priorizar y promover el acceso y uso de las TIC‟s en los lugares con mayor brecha digital. 2.puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

(hay que citar)por ejemplo. aplicando principios de racionalización y economía. Kendal. que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. determinar el tiempo que los documentos deben guardarse. cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. 2006. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla. Es una actividad casi tan antigua como la escritura. hojas de papiro.CAPITULO III MARCO TEORICO 3. eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. 17 . INTRODUCCION Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. permitir la recuperación de información desde ellos. pergaminos y papel.1.

con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas. archiveros y bibliotecarios. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. viven y mueren en formato electrónico. archivadores. la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada. cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos). que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.3. los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. DESARROLLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Durante siglos. cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro. las carpetas. que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador.2. surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen. Conseguir esto 18 . y sobre todo con la llegada del correo electrónico. la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores.

representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. DIFERENCIAS DE TERMINOLOGÍA ENTRE EL INGLÉS Y EL ESPAÑOL Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental. Por un lado. capturan información desde bases de datos de producción. en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico". coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale. centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal. En español usamos el término "documento de archivo". sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes. venga ella en papel o en formato electrónico. enlazan con el contenido de archivos. En la actualidad. bibliotecas.. mientras 19 .3. de documentos de archivo específicamente. como si de cosas muy diferentes se tratase. se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística. Pero por otro lado. 3. que cubre todo aquello que documenta algo.. que es más pobre en significado. contabilidad y otros. en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés.

infraestructuras para garantizar el estado de conservación. el archivo permanente o histórico. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. en los países hispanohablantes y lusófonos al menos. o que el "records management" se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. mientras que la gestión documental es más amplia que el "records management" ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos. fax. 20 . La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. gastos de fotocopias. etc. no sólo a los administrativos o de archivo. de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos.que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión. tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos. En la realidad. Hay citar Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia. no es así: La archivística cubre el "records management" y la gestión de archivos históricos también. representando gastos en locales y almacenes. La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones. finalmente. archivo administrativo o intermedio y. duplicaciones.

pues. Cita En el resto de este artículo se considerará. subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos. ¿SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management. según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management". un sistema computarizado. un conjunto de programas. 21 . O SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS? Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significarsistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente. como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos). en general. Un sistema de gestión de documentos electrónicos es. utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos.3.4.

FLUJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 3.3. Al respecto existen diversas opiniones. saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar.5. hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. ELEMENTOS  BASE DE DATOS La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.5. 22 .1. Por una parte. En el otro extremo. Desde un punto de vista de gestión documental. está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello por lo que se las puede considerar documentos de gestión. uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD.

Gestión Documental Inteligente y Open Source Documany. Gestión Documental Colaborativa para PYMEs Axentria. Existen soluciones informáticas para : la gestión documental. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información. una vez preparados.Uruguay) Semantica DMS. administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole. HARDWARE Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales. EJEMPLOS:            AZ-Digital Gestión Documental. Sistema de Gestión Documental 23 . son transformados en documentos digitales. Sistema de Gestión Documental Bitcubo. Sistema de Gestión Documental AZDoc. Software de Gestion Documental OrfeoGPL. Lider en Gestion Documental Docunet.  SOFTWARE Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa. Gestión Documental (Montevideo . para su modificación o revisión. los cuales serán guardados o almacenados. Software de Gestion Documental y del conocimiento Innova Systems. Sistema de Gestión Documental DocShare Gestión Documental. Software de Gestion Documental libre bajo licencia GPL Yerbabuena Software. Servidores: Contienen la información previamente digitalizada.

24 . los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor.  Abox Document by Adapting.Sistema de Gestión Documental Integrada.Sistema de Gestión Documental y Expedientes Electrónicos para Gobiernos Locales  DocuWare . se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así.  REDES Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores.  ADMINISTRADORES Desde el puesto del Administrador del Sistema. Las redes pueden ser locales. las claves de acceso. a cada documento lógico. Gestión Documental profesional GEOMunicipal . identificando la ubicación física del documento original y asignando. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero. realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.  USUARIOS A través de una cuenta de Usuario. aunque también se puede acceder a la información por Internet.

custodia. clasificación. recuperación. evitar la violación Seguridad de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto Custodia tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? Distribución 25 . Cuadro Nº 3. distribución.3. creación.1: Criterios generales de gestión documental Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos? ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? Recuperación ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? ¿Cómo Clasificación organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos. ALGUNOS CRITERIOS GENERALES A TENER EN CUENTA Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento. seguridad. autenticación.6.

Cita 3. en síntesis.7. cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? ¿Si más de una persona está implicada en creación o Creación modificación de un documento. cómo se podrá colaborar en esas tareas? ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la Autenticación validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación? 3. GESTION DE CONOCIMIENTOS La Gestión del Conocimiento] es.2.7.7. SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTOS El Sistema de gestión de contenido podría tender a confundirse con un sistema de Gestión Documental pero un Sistema de gestión de contenido es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma 26 . TERMINOS RELACIONADOS 3.Workflow ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra. la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización.1.

que veremos más adelante.Cita 27 . un documento audiovisual. 3. los activos intangibles.con la captación. es mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos documentales. BASES DE DATOS DOCUMENTALES En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento... Por lo tanto..3. gráfico o sonoro. estructuración y transmisión de conocimiento. un documento electrónico. un documento de archivo. cita Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un sistema de gestión documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestión del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma. sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa. Es erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos Documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental. más eficiente y con las ventajas. la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.7.

la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. garantizando su 28 . de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad. fotocopias innecesarias. 3.9. Como consecuencia. permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos. resolución del problema de localización de documentos. permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa. con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos. rapidez y ahorro De una forma sencilla. etc. la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio. Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. documentos. Seguridad y fiabilidad Información. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes.8. dobles grabaciones de datos. ahorro de espacio físico. etc.3. reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo. Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes. se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados. VENTAJAS Gestión y control efectivo: sencillez. OPORTUNIDADES Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples.

3. DESVENTAJAS Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información). la metodología y/o pasos desarrollados en el presente proyecto fue elaborado por el mismo autor en base a la experiencia que se realizó en el mejoramiento e implementación del Sistema de Gestión Documental en la 29 . se puede analizar de manera mas objetiva las variables tanto independiente como dependiente que intervienen. METODOLOGÍA El proyecto sigue una metodología descriptiva. ya que reúne experiencias. sin necesidad de trasladar los documentos.10. genera una productividad y valor añadido adicionales. originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución.11. Así mismo. A través de esta metodología. Productividad y valor añadido Una gestión documental. se dispone de su réplica electrónica. además de ahorro de costes. es así como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental. para el uso diario. fracasos y éxitos logrados al realizar el mejoramiento e implementación del Sistema de Gestión Documental en la Municipalidad Distrital de Moro – SIGEDOCM. 3.perfecto estado de conservación mientras que.

Recursos Humanos.Municipalidad Distrital de Moro con ayuda del software libre como herramienta informática. Estructura de Datos. 30 .. Teniendo como soporte o base la metodología de ……. las cuales se detallan en los siguientes capítulos:        Análisis Situacional. La metodología usada en el presente proyecto ha sido dividida en siete etapas. Pruebas. Mejoramiento y descripción del sistema de gestión documental Especificación de la plataforma. Instalación y configuración del SIGEDOCM.

Al concluir el inventario se determino que la Institución cuenta con los siguientes equipos.5" .1 x Quad-Core Xeon E5504 / 2 GHz .5U .HDD500GB 31 . ANALISIS DE HARDWARE En esta etapa del proyecto se identificará.1.1.Server . Cuadro Nº 4. analizará y evaluará el hardware existente en la Municipalidad Distrital de Moro bajo la cual esta operando actualmente en las diferentes áreas que conforman. SERVIDOR Se cuenta con un servidor central que se encuentra ubicado en el cuarto de comunicaciones.hotswap 3.SAS . Nª 1 DESCRIPCIÓN HP ProLiant ML150 G6 Base .RAM 2 GB .2-way .CAPITULO IV ANALISIS SITUACIONAL 4.1. 4.1: Servidor de la Municipalidad Distrital de Moro.tower . El inventario de todo el hardware existente en la Municipalidad Distrital de Moro se encuentra en el ANEXO 1.

2: Estaciones de Trabajo de la Municipalidad Distrital de Moro.4. AREA RTS= RENTAS IMG= IMAGEN TESR= TESORERIA CJA= CAJA RRHH= RECURSOS HUMANOS ASLG= ASESORIA LEGAL REGC= REGISTRO CIVIL LOG = LOGISTICA CONTA= CONTABILIDAD ALM= ALMACEN DEM= DEMUNA VSLH= VASO DE LECHE SLRG= SALA DE REGIDORES ING= INGENIERIA GRC= GERENCIA SGRL= SECRETARIA GENERAL ALC= ALCALDIA EQUIPO RTS_PC01 IMG_PC01 TESR_PC01 CJA_PC01 RRHH_PC01 ASLG_PC01 REGC_PC01 LOG_PC01 CONTA_PC01 CONTA_PC02 ALM_PC01 DEM_PC01 VSLH_PC01 SLRG_PC01 ING_PC01 ING_PC02 GRC_PC01 SGRL_PC01 ALC_PC01 EQUIPO 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 32 . Cuadro Nº 4.1. cuenta con 21 Computadoras en funcionamiento. ESTACIONES DE TRABAJO La Municipalidad Distrital de Moro.2. las cuales se ubican en las diversas áreas administrativas de la organización.

3.3: Impresoras de la Municipalidad Distrital de Moro. IMPRESORAS Cuadro Nº 4.PRS= PRESUPUESTO OCI= ORGANO DE CONTROL INTERNO PRS_PC01 OCI_PC01 OCI_PC02 1 2 4. Nro. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 AREA RENTAS IMAGEN TESORERIA CAJA PERSONAL REGISTRO CIVIL CONTABILIDAD LOGISTICA TRAMITE DOCUMENTARIO / ALMACEN GERENCIA INGENIERIA SALA DE REGIDORES SECRETARIA GENERAL ALCALDIA PRESUPUESTO CANTIDAD DE PC 01 01 01 01 01 01 02 01 01 02 02 01 01 01 01 CANTIDAD DE IMPRESORAS 02 01 01 01 01 01 01 02 00 01 02 01 01 00 01 13 14 15 33 .1.

4. AREA SERVER-MORO = SERVIDOR RTS= RENTAS IMG= IMAGEN TESR= TESORERIA CJA= CAJA RRHH= RECURSOS HUMANOS ASLG= ASESORIA LEGAL REGC= REGISTRO CIVIL LOG = LOGISTICA CONTA= CONTABILIDAD ALM= ALMACEN DEM= DEMUNA TIPO UPS ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR CANTIDAD MODELO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY CAP.4: Estabilizadores de la Municipalidad Distrital de Moro. 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 34 . EQUIPOS DE PROTECCION ELECTRICA Cuadro Nº 4.1.16 17 18 OCI Demuna Vaso de leche TOTAL 01 01 01 21 01 01 01 19 4.

DISEÑADOR DE BASE DE DATOS No cuenta con un gestor de base de datos. SISTEMA OPERATIVO Windows Server 2003 Windows XP FABRICANTE Microsoft Microsoft LICENCIA Servidor Cada PC 4. SISTEMA OPERATIVO Cuadro Nº 4.2.2. SOFTWARE DE DESARROLLO No desarrollan software.2. ANALISIS DE SOFTWARE En las diferentes áreas de la institución el software que se utiliza es el siguiente: 4. 4.VSLH= VASO DE LECHE SLRG= SALA DE REGIDORES ING= INGENIERIA GRC= GERENCIA SGRL= SECRETARIA GENERAL ALC= ALCALDIA PRS= PRESUPUESTO ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR ESTABILIZADOR 1 1 2 1 1 1 1 2 OCI= ORGANO DE CONTROL INTERNO ESTABILIZADOR DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY DIGITAL ENERGY 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 6KVA 4.3.5: SO de la Municipalidad Distrital de Moro. 35 .1.2.2.

la rendición de cuentas y la transparencia. el orden en el uso de recursos públicos.4.2. OFIMATICA Cuadro Nº 4. TIPO ESET NOD32 Antivirus FABRICANTE ESET LICENCIA SIN LICENCIA 4. TIPO Microsoft Office 2007 FABRICANTE MICROSOFT LICENCIA CADA PC 4.2. Ejecución Presupuestal . ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION La Municipalidad Distrital de Moro utiliza actualmente los siguientes sistemas de información:  SIAF Es una herramienta para ordenar la gestión administrativa de los Gobiernos Locales.5. Asignación Mensual).7: Antivirus de la Municipalidad Distrital de Moro.6: Ofimática de la Municipalidad Distrital de Moro.3. El SIAF-GL cuenta con los siguientes Módulos: – – Presupuestario (Formulación. simplificar sus tareas en este ámbito y reducir los reportes que elaboraban así como el tiempo dedicado a la conciliación.Tesorería (Administrativo). 36 . Modificaciones.4. ANTIVIRUS Cuadro Nº 4. El Sistema recoge la normatividad vigente de cada uno de los Órganos Rectores y de Control y promueve las buenas prácticas.

37 .FF para la Cuenta de la República.Catastro AGUA POTABLE Software encargado de registrar los pagos que deben realizar las viviendas que cuentan con el servicio de agua potable en su predio.  PDT El Programa de Declaración Telemática – PDT.. entre otras. el administrador de usuarios.  CAJA Software para registrar los pagos externos y también el registro de cheques salientes del municipio. reportes y copias de seguridad y el actualizador de parámetros. consta de los siguientes programas: 1.El Módulo Integrador: Es el módulo que maneja las opciones de uso común de todas las declaraciones generadas por el Programa de Declaración Telemática (PDT) como son. el generador de envíos. el registro de declarantes.  TRIBUTOS Aplicación para registrar los tributos realizados por los pobladores sobre sus predios correspondientes previo pago en caja para su posterior procesamiento.– Contabilización de Operaciones y Elaboración de los EE. –  Rentas .

cada.. 38 . El menú del módulo integrador puede „crecer‟ dinámicamente albergando cada vez mas declaraciones.Módulos Independientes: Cada uno de estos módulos independientes contiene a las distintas declaraciones determinativas e informativas que la administración tributaria pone a disposición de los contribuyentes para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.Otra función importante del integrador es contener los módulos independientes. 2.

4.4. Cuenta con 2 SW uno en cada piso los cuales logran segmentar la red de datos y se obtiene un mejor rendimiento en la transferencia de la información. Figura 4. ANALISIS REDES Y COMUNICACIONES La red de comunicaciones esta distribuida en un esquema de topología estrella.1: Diseño lógico de la red actual INTERNET 39 .

quipux.1. La Subsecretaria de Informática del Ecuador efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.org). Su uso se ha difundido en el Estado Ecuatoriano. 5. de la cual también es miembro.1. decidió liberar el código 40 . El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO.1. NOTICIA DE LA LIBERACIÓN DEL CÓDIGO La Subsecretaría de Informática liberó el código fuente del sistema de Gestión Documental Quipux a la comunidad denominada de igual forma: Quipux (www. La Comunidad Quipux es una asociación de personas que han hecho causa común para fomentar el desarrollo social y económico alrededor de Quipux. El Gobierno Ecuatoriano comprometido con el Software Libre. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – QUIPUX Quipux es un sistema de gestión documental.CAPITULO V MEJORAMIENTO Y DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 5. el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos.

Si tienes el instalable para Windows.rebelion.fuente y fomentar la conformación de una comunidad activa alrededor del Quipux para que lo desarrolle y soporte de forma participativa.2.  41 .2. c:\svnserve (<directorio_de_Svnserve>).2. DESCARGA DEL CODIGO FUENTE – QUIPUX 5. Por ejemplo.1. 5.1. Copia todos los ficheros de zip. Ejecutar la instalación de TortoiseSVN.2. sólo ejecutarlo. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR SVN El código fuente del QUIPUX el ser subido en un servidor de tipo SVN nos obliga a instalar SUBVERSION (SVN) EN WINDOWS. PASOS PARA INSTALAR SVN    Obtener la última versión del servidor Svnserve. INSTALAR TOTOISESVN (ES NECESARIO REINICIAR EL PC)  Obtener la última versión de TotoiseSVN.org/noticia.1. el cual será capaz de descargar cualquier tipo de archivo que se encuentre disponible en un servidor de tipo SVN. 5. http://www. Si tienes un archivo zip con los binarios. crea un directorio.2.php?id=105068 5.1.

En una ventana de la consola de Windows ejecutar el siguiente comando: sc create svn. CONFIGURAR EL SERVIDOR  Crear un directorio donde estarán los repositorios de SVN. o <directorio_de_repositorios> : Es el directorio que hemos creado para los repositorios.local binpath="\"<directorio_de_Svnserve>\svnserve. En la ventana de gestión de servicios de Windows (Panel de control de Windows -> Herramientas administrativas -> Servicios).2. por ejemplo: c:\repos (<directorio_de_repositorios>).1.exe\" ---service ----root<directorio_de_repositorios>" displayname= "Subversion Repository" depend= Tcpip  Donde: o <directorio_de_Svnserve> : Es el directorio donde instalamos el servidor Svnserver. 42 .5.3.  Crear un servicio de Windows para arrancar y parar fácilmente el Servidor de SVN. buscar el servicio “Subversión Repository” e inicializarlo.  Arrancar el servicio de SVN.

El repositorio se creará dentro de este directorio. password-db = passwd  Fichero passwd. NO cambiar NADA.5. añadir 43 . añadir [general] #Solo acceso a usuarios autorizados. aseguraros de que el directorio esta vacío y no tiene protección contra escritura.2. NOTA: TortoiseSVN creará varios ficheros dentro del directorio. En el directorio del ejemplo c:\repos\test\conf editar los ficheros:  Fichero svnserve. AÑADIR UN NUEVO PROYECTO DE DESARROLLO  Crear un directorio dentro del directorio de repositorios.4. en nuestro ejemplo c:\repos\test.  Selecciona “Native filesystem (FSFS)”.  Editar los ficheros de configuración.  Botón derecho encima del directorio y con tortoiseSVN crea un repositorio (Opción “Create repository here…”).1. NO tocar nada más.conf. es menos problemática con configuraciones en red. auth-access = write # Fichero de usuarios.

2.[users] # listado de usuarios y password usuario = pass 5. 44 .2. Figura Nº 5. OBTENCIÓN DEL CODIGO FUENTE  Descargar el código de la aplicación QUIPUX.1: Ingreso a SVN Checkout.

Figura Nº 5.2: Ingreso de datos para la descarga del QUIPUX Figura Nº 5.3: Pantalla de descarga del TortoiseSVN del QUIPUX 45 .

Figura Nº 5.5: Pantalla de descarga del TortoiseSVN del HTML_A_PDF 46 . Descargar el código de la aplicación HTML_A_PDF.4: Ingreso de datos para la descarga del HTML_A_PDF Figura Nº 5.

org/ 5.7: Arquitectura de Quipux. ARQUITECTURA DEL QUIPUX Figura Nº 5.3. Después de haber realizado las descargas se obtuvieron 2 archivos que ayudaran a la implementación final del sistema de gestión documental.1. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL 5. 47 .6: Carpetas de descarga del servidor SVN de http://svn.quipux. Figura Nº 5.3.

SISTEMA OPERATIVO Se analizo la arquitectura donde funcionaba el sistema QUIPUX para posteriormente realizar la migración con fines de implementación.3. 48 . 5.3. ARQUITECTURA A IMPLEMENTAR Figura Nº 5.1.3. CUADROS DE MEJORAMIENTO Se realizo un mantenimiento a nivel de programación del código PHP de las aplicaciones descargadas de acuerdo a las necesidades para poder mejorar el sistema de acuerdo a la necesidad de la institución.2.3.8: Arquitectura a Implementar.3. 5.5.

2009/05/07 (Funciona en Linux y Windows) 5. ORIGEN(QUIPUX) DOMPDF v. rev.php ACTUAL Se uso variables globales del apache para que la conexión sea más segura.5.2) ACTUAL Windows Server 2003 5.3. APLICATIVO Script para la creación de reportes en PDF.1: Comparativo del SO. 2006/07/07 (Solo funciona en Linux) ACTUAL DOMPDF v. SCRIPT PHP ORIGEN(QUIPUX) Variables de conexión visualizadas en el script config. SCRIPT PARA REPORTES Se analizo el script con la función de crear los reportes del sistema de gestión documental. Seguridad 49 .2: Mejoramiento del Script de Reportes.3: Mejoramiento de los Scripts del Sistema.0 rev.3. por motivos de implementación se descargo una versión con soporte en WINDOWS para su posterior ejecución.2.3. TIPO Sistema Operativo ORIGEN(QUIPUX) Linux(Debian y/o Centos 5. SCRIPT PHP A continuación se describe algunos cambios realizados para mejorar su funcionamiento en la institución a implementar. Cuadro Nº 5.1.0.3.0.3. Cuadro Nº 5.Cuadro Nº 5.5.

Se crearon formatos de documentos utilizados en la institución como: informes. memorándum. los cuales se muestran en el cuadro siguiente: 50 . circulares y acuerdos. Comprobantes Tiene la función de crear comprobante y código de barra por cada documento ingresado a la institución. 5. 5.3.Reportes La generación de reportes se generan con el script DOMPDF v0. Se mejoró la creación del comprobante del documento ingresado a la institución.0 Se revisó el código PHP de los script que realizan los reportes para su adaptación a la nueva versión DOMPDF v.1 del Windows. teniendo como formato impreso el usado en la SBS y también la creación de un Sello automático de RECIBIDO para su impresión. el sistema de gestión documental de la Municipalidad Distrital de Moro la denominamos: SIGEDOCM.5. CARACTERISTICAS TÉCNICAS DEL SIGEDOCM En este punto analizaremos las características técnicas generales del SIGEDOCM. oficios.0. ASIGNACIÓN DE SIGLA DEL NUEVO SISTEMA Luego de describir algunos de los cambios realizados en el sistema inicial. circulares. Tipo de Documento y formato Utilizan memorándum.4.4. Se mejoró la creación del número de referencia para que se realice automáticamente dependiendo del año de registro del documento. Numero de Referencia El usuario tiene la opción de digitar un número de referencia personal para el documento.5.

Para poder ejercer una completa funcionalidad del SIGEDOCM es necesario tener instalador el FIREFOX 3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES DEL SIGEDOCM Modo Gráfico. fácil de operar. Seguridad. PostgreSQL v.2 o superior.Cuadro Nº 5.2. Integridad de base de datos. PHP 5.1 o superior. Otros.5 o superior.4: Características Técnicas del SIGEDOCM. Disponibilidad Total. Independencia y Autonomía. ELEMENTOS Interfaces Integración Base de Datos Prestaciones Mantenimiento y Actualización Funcionalidad Programas Fuentes Documentación Lenguaje de Programación Motor de Dase de Datos Plataforma Operativa Servidor Web 51 . motivador para la toma de decisiones. Orientada al control de los documentos ingresados al sistema.8. Módulos integrados: Bandejas. Administrador. Manual del Sistema y Manual de Usuario. por el uso de sus IFRAMES para su seguridad del código salvaguardando la aplicación. Registro Documentos Externos.2 Windows Server 2003 Servidor HTTP Apache v.

52 . ELEMENTOS Lenguaje de Programación Plataforma Operativa Servidor Web Extensiones 5.5: Características Técnicas del SERVIDOR PDF. Aplicaciones para la generación del PDF Ghostscript 8. Centos 5. Ghostscript_fonts_8.2 o superior. submodulos y opciones generales de cada submodulos. PHP SOAP (necesario para enviar mensajes por HTTP o SMTP) Html2ps-1.64 (tiene las fuentes para la creación del PDF).64 (tiene una aplicación llamada ps2pdf que convierte PostScript a PDF). MODULOS DEL SIGEDOCM El sistema de gestión documental SIGEDOCM a implementar en la Municipalidad Distrital de Moro comprende cuatro módulos:     Bandejas Registro Documentos Externos Administrador Otros A continuación se mostrara los módulos.1 o superior.2 HTTPD 2.5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES DEL SIGEDOCM PHP 5.Cuadro Nº 5.0-0 (convierte texto HTML a PostScript).

Nueva Ubicación Física. Búsqueda Avanzada Otros Consultar Carpetas Virtuales Reportes 53 . Imprimir Comprobantes. Consultar estructura del archivo físico. Cargar Doc.Cuadro Nº 5. Consultar Carpetas Virtuales. Externos SUBMODULOS Elaboración Recibidos Eliminados No Enviados Enviados Reasignados Archivados Informados Registrar Documento. Digitalizado. Consultar Ubicación Física en el archivo físico. Administración de Carpetas Virtuales. Ubicación Física de Documentos. Organización Física del Archivo. Administración             Carpetas Virtuales Administrador Archivo Físico    Cambio contraseña Listas de envío Usuarios Internos Ciudadanos Áreas Instituciones Numeración de Documentos Organización de los niveles de Carpetas Virtuales.5: Módulos del SIGEDOCM OPCIONES GENERALES MÓDULOS            Bandejas Registro de Doc.

Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles. reportes entre otras a las que se tenga permiso. cuenta con los siguientes perfiles de usuario: a) PERFIL USUARIO ADMINISTRADOR Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del sistema. c) PERFIL USUARIO DEL ARCHIVO Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. 54 . numeración de documentos. etc. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.5.6. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador. búsquedas. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. áreas. A continuación se detallará la funcionalidad de cada uno de los submodulos del SIGEDOCM indicando además las áreas usuarias. DESCRIPCION FUNCIONAL DEL SIGEDOCM Existen tres tipos de Perfiles del Sistema. b) PERFIL USUARIO NORMAL Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: Crear nuevos documentos.

reasignar. áreas. informar. archivar. y dependiente del estado que se le dé. se ubica en el Submodulo de la bandeja. MÓDULOS             SUBMODULOS Nuevo Documento Elaboración Recibidos Eliminados No Enviados Enviados Reasignados Archivados Informados Registrar Documento. Digitalizado. responder. eliminar. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. Cargar Doc. numeración de documentos. Los documentos registrados se pueden seguir editando (cargar documentos digitalizados y anexos). Unidad de Informática y Estadística 55 . Imprimir Comprobantes. el documento visualizado en el sistema.Cuadro Nº 5. restaurar. enviar. editar. etc.        Cambio contraseña Listas de envío Usuarios Internos Ciudadanos Áreas Instituciones Numeración de Documentos OPCIONES GENERALES FUNCIONALIDAD ÁREA USUARIA Bandejas Permite: regresar.6: Descripción funcional del SIGEDOCM. Todas Registro de Documentos Externos Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de partes. Trámite Documentario(Área asignada por el administrador) Administrador Administración Permite la administración de usuarios y perfiles.

 Ubicación Física de Documentos.  Administración de Carpetas Virtuales. Todas Todas 56 . Este submodulo nos mostrara el inventario de todos los documentos que redactemos o recibamos siempre y cuando se guarde en la carpeta virtual del área asignada.  Consultar Carpetas Virtuales. rango de fecha.  Nueva Ubicación Física. Módulo de los archivos digitales donde se le asigna a cada área creada una carpeta virtual para su almacenamiento de sus archivos digitales. remitente. Unidad de Informática y Estadística Modulo encargado de la gestión del archivo digital el cual se le asignara una ubicación y consultar donde se encuentra el archivo físico para su posterior recuperación y visualización. texto.  Consultar estructura del archivo físico. número de referencia.  Consultar Ubicación Física en el archivo físico.Carpetas Virtuales Archivo Físico  Organización de los niveles de Carpetas Virtuales. uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud. Unidad de Informática y Estadística Búsqueda Avanzada Otros Consultar Carpetas Virtuales Este submodulo permite consultar por medio de parámetros como número de documento. tipo de documento.  Organización Física del Archivo. destinatario. los cuales pueden ser organizados y administrados para una posterior consulta. área.

etc. que permite generar un reporte en un archivo .PDF e imprimirlo.  Escoger el usuario. archivados. estado del trámite. Adicionalmente en este módulo se tiene la opción de “Imprimir”. Para generar un reporte se debe:  Escoger el tipo de consulta o estadística. Gerencia General y Alcaldía (Área asignada por el administrador) 57 .  Ingresar la fecha desde y hasta. en edición. vencidos.Reportes Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como: *Cantidad de registros por usuario y por estado del documento.  Escoger el área. *Estadísticas de digitalización de documentos. eliminados. Entre los estados de documentos se tiene: tramitados. número de documentos registrados y digitalizados (dependiendo del tipo de reporte que se desea generar). Inmediatamente se desplegará un listado con usuario.

1. MÓDULO DE ADMINISTRADOR “Proceso de creación de usuario con perfil asignado” 58 . PRINCIPALES PROCESOS 5.5.7.7.

7.5. MÓDULO DE BANDEJA “Proceso de registro de documentos externos” 59 .2.

MÓDULO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS “Proceso de recepción.7. creación y registro de documentos internos” 60 .5.3.

61 . y es la mejor por las siguientes razones:   Es la estructura más simple de diseñar.CAPITULO VI ESPECIFICACIÓN DE LA PLATAFORMA INFORMÁTICA 6. las estaciones pasan los mensajes al servidor central y este lo retransmite a la estación a la que vaya dirigido. TOPOLOGÍA DE LA RED La topología física de la red bajo la cual se implementará el SIGEDOCM se determinó que es Topología Estrella.1. Cada estación de trabajo esta conectada a un nodo por medio de un canal punto a punto dedicado. siendo la topología actual con la que cuenta la Municipalidad Distrital de Moro.

Se puede tener velocidades de trasmisión diferentes.2.    Es de fácil administración. la cual cuenta solo 62 . los cuales ya se cuenta con todo el cableado distribuido en las diferentes áreas de la Municipalidad Distrital de Moro.4 y Cuadro Nº 5. La falta de una estación de trabajo no perjudica al resto de la red. 6.2. SERVIDORES Se realizado el análisis de las características técnicas del SIGEDOCM como se describió en el Cuadro Nº 5. 6. Excelentes características eléctricas.   Se puede tener un alto nivel de seguridad.2. Permite diagnosticar fallas fácilmente y poder plantear una solución a tiempo. El procesamiento de datos se realiza en forma centralizada por medio de un switch que controla el flujo de información a través de la red hacia las estaciones de trabajo. MEDIO DE TRANSMISIÓN El medio de trasmisión a usar es el cable de par trenzado UTP 5.5.1. Tiene como segmento básico de buena trasmisión de datos de 100 m. y basados en la arquitectura actual de la Municipalidad Distrital de Moro. además se resaltan las siguientes ventajas:    Soporta velocidades de datos de hasta 100 Mbps. HARDWARE 6.2. facilitando la detección del problema.

ESTACIONES DE TRABAJO Para la adquisición de nuevas estaciones de trabajo se tomo en cuenta las características técnicas mínimas para poder trabajar con el SIGEDOCM de maneras estable. SERVIDOR FÍSICO TIPO DE SERVIDOR FUNCIONES CANT.2. y sin problemas para posteriores aplicaciones que se quiera instalar y ejecutar. siendo así que necesitaremos según el análisis 4 servidores:     Servidor Aplicación Servidor de Base de Datos Servidor Web Servidor de PDF Lo sencillo seria utilizar estaciones de trabajo para trabajar como servidores. pero con motivos de presupuesto se uso el servidor actual.2 Creación de documentos PDF 6.1: Funciones del servidor que ejecutará SIGEDOCM.2 1 Ejecutar Apache 2.con 1 servidor disponible para su implementación. el cual cuenta con capacidades técnicas y funcionales para realizar las 4 tareas que son necesarias para la implementación del SIGEDOCM.2: Características mínimas de las estaciones de trabajo. Cuadro Nº 6. Cuadro Nº 6. Servidor de aplicación Servidor MUNIMORO Servidor de Base de Datos Servidor Web Servidor PDF Almacenar SIGEDOCM Administrar PostgreSQL 8.3. 63 .

IMPRESORAS La implementación del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro seguirá contando con un total de 19 impresoras según se detallo en el Cuadro Nº 4.2. Las estaciones de trabajo e impresoras se encuentran detalladas en el ANEXO 1.3. y se determinó que la Municipalidad Distrital de Moro cuenta con maquinas de características óptimas para un buen funcionamiento del SIGEDOCM y también para aplicaciones posteriores que se deseen implementar en un futuro no lejano.4. 6. 64 . EQUIPOS DE CONECTIVIDAD Los equipos de conectividad son patrimonio de la Municipalidad Distrital de Moro.2. por lo tanto no generan un gasto de alquiler de terceros. 6. No será necesario proponer o dar de baja alguna impresora ya que una de las funciones del SIGEDOCM es generar los PDF mas no interconectarse con una impresora para su posterior impresión.5.Mainboard Procesador Velocidad Memoria RAM Disco Duro Tarjetas de Red CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MINIMAS Pentium III Intel Pentium III 600 MHz 64 MB 40GB 3 COM 905 Tx 10/100 Mbps Después de haber determinado las características de las estaciones de trabajo se analizo el inventario detallado en el ANEXO 1.

La institución esta conformada por 2 pisos, en cada piso se encuentra un 1 Switch con su respectivo patch panel ayudando a la interconexión de cada área (Oficina) en cada nivel (Piso); en cada nivel se encuentra ubicado un Access Point que tiene la función de interconectar inalámbricamente equipos pertenecientes a la institución, a continuación detallaremos los equipos que ayuden a la conectividad entre las estaciones de trabajo y el servidor central. Cuadro Nº 6.3: Equipos de conectividad de la Municipalidad Distrital de Moro. PISO UBICACIÓN FISICA 1 MODELO Y MARCA VELOCIDAD 10/100/1000 Mbps 54Mbps 10/100/1000 Mbps 54Mbps 78 Mbps FUNCION Intranet Intranet Intranet Intranet Internet

2

Switch SATRA/ 3com - 24 Unidad de Registro Civil puertos Access Point Switch SATRA/ 3com - 24 puertos Oficina de Control Institucional Access Point Zyxel Hw660-61 – 100mts.

6.2.6. EQUIPOS DE PROTECCION ELECTRICA Los equipos de protección eléctrica que serán usados cuando se implemente el SIGEDOCM serán los mismos que se describieron en el Cuadro Nº 4.4, ya que cumplen con las características necesarias para su funcionalidad.

6.3.

SOFTWARE Para la implementación del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro, será necesaria la adquisición del siguiente software:

65

6.3.1. SISTEMA OPERATIVO Cuadro Nº 6.4: Sistema Operativo necesario para la funcionalidad del SIGEDOCM. SISTEMA OPERATIVO Windows Server 2003 Windows XP Centos 5.2 FABRICANTE Microsoft Microsoft Linux LICENCIA Servidor Cada PC Libre

6.3.2. SOTWARE DE VIRTUALIZACION Se cuenta con un solo servidor que tendrá que realizar las funciones detalladas en el Cuadro Nº 6.1, pero encontramos un inconveniente necesitamos un servidor en Linux para poder ejecutar el SERVIDOR PDF el cual no podrá ejecutarse en Windows Server 2003, analizando la problemática se encontró una solución, la cual es crear una maquina virtual la cual estará almacenada en el mismo servidor y la comunicación se realizará mediante el protocolo TCP-IP configuración que las IP‟s tanto de la maquina virtual como la del servidor central se encuentra en la misma red.

Cuadro Nº 6.5: Software para comunicar el SIGEDOCM con el SERVIDOR PDF. TIPO VMware Server VERSION 1.0.2 FABRICANTE VMware Inc. LICENCIA Libre

66

6.3.3. MOTOR DE BASE DE DATOS Cuadro Nº 6.6: Motor de Base de Datos del SIGEDOCM. TIPO PostgreSQL VERSION 8.2 FABRICANTE PostgreSQL Global Development Group LICENCIA Libre

6.3.4. SOFTWARE DE DESARROLLO Cuadro Nº 6.7: Software de desarrollo del SIGEDOCM. TIPO PHP VERSION 5.1 ó superior FABRICANTE PHP Group LICENCIA Libre

6.3.5. SOFTWARE DE NAVEGACIÓN Cuadro Nº 6.8: Software de desarrollo del SIGEDOCM. TIPO Mozilla Firefox VERSION 3.6 FABRICANTE Corporación Mozilla LICENCIA Libre

67

DISEÑO LOGICO DE LA RED El diseño físico de la red al implementar el SIGEDOCM tendrá un esquema de topología estrella.6.1. Figura 6. como se muestra Figura 4. donde el servidor se encuentra en una área delimitada que se denomino cuarto de telecomunicaciones ubicado en la Oficina de Control Institucional.4.1: Espacio destinado para el Cuarto de Telecomunicaciones.1 del capitulo IV.4. CONFIGURACION DE LA RED 6. 68 .

2.6.4. DISEÑO FISICO DE LA RED Falta dimensiones y leyenda 69 .

70 .Figura 6.2: Primera Planta Municipalidad Distrital de Moro.

71 .3: Segunda Planta Municipalidad Distrital de Moro.Figura 6.

Las oficinas de la Municipalidad Distrital de Moro se comunican entre sí por medio de una intranet para los cuales las IP que están destinadas a cada estación de trabajo están en la red 172.16.16. y se utilizaron las mismas que fueron designadas cuando el servidor de la institución fue configurado en el Active Directory.16.255.90] 71 .4.16.9] 172.3 172.16.0.0.6.[7 .16.0.0.0 172.0.1 Cuadro Nº 6.3.0. CONFIGURACION DE IP.0.255.1 172. El dominio de la Red sera MUNIMORO.[10 .COM Mascara de Red Puerta de Enlace : : 255.9: Designación de IP del servidor del Intranet HARDWARE Servidor Servidor PDF Access Point Usuarios de la Red DIRECCIONES IP 172.

las inquietudes en la realidad de la institución.1.CAPITULO VII RECURSOS HUMANOS 7.1.  Estar abierto a escuchar otras soluciones y no aferrarse a los caminos actuales existentes para una mejor toma de decisiones. (Ver ANEXO 2) Luego de haber analizado el personal de la institución. así como las necesidades de la información que se tienen actualmente o que se podrían tener en un futuro como un plan de contingencia. a continuación se describe los requerimientos que son indispensables para el éxito de la implementación. GERENCIA GENERAL  Trasmitir al personal de sistemas.1. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL En el proceso de implantación del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro el personal administrativo y de gestión será el mismo que labora en las diferentes aéreas de la institución la cuales esta conformado por personal nombrado y contratados según la planilla que se maneja en la Municipalidad. 72 . los cuales de acuerdo a los grupos de trabajo son los siguientes: 7.

 Los usuarios y el jefe del área de sistemas deberá estar capacitado por cursos de especialización financiados por la institución. usuarios.  Una vez obtenidos los requerimientos.2. conocen y dominan los procesos de sus áreas.  Realizar una planeación y seguimiento de todos los sistemas que estén en funcionamiento en la institución. equipos y con mayor razón para los pobladores que necesitan que la municipalidad les brinde un servicio óptimo y eficaz. 7.3. para un mejor control en caso de suscitar algún problema. Brindarle toda la confianza en temas de informática al personal encargado del área. USUARIOS OPERATIVOS  Siendo ellos los usuarios que operan los sistemas. AREA DE SISTEMAS  Documentar los requerimientos de los usuarios.1. 73 . incorporándolos en la mejora de los procesos para una mejor adaptación de los mismos. para que realice un mejor análisis de la situacional actual para obtener propuestas y con ayuda del jefe encargado tomar la mejor decisión que beneficie al personal que labora en la institución.1. ello pensando en futuro para beneficio de los sistemas. 7. entonces deben analizar de la mejora manera las necesidades e informar al jefe de sistemas de sus inquietudes. tratar de implementarlos por medio de metodologías que ayuden a su realización.

CAPACITACION FUNCIONAL  Se realizó una entrevista al personal encargado del área de sistemas para diagnosticar el nivel de conocimiento de todos los temas que conformar el uso del SIGEDOCM. demostrándole el manejo de las configuraciones de los perfiles que debe crear en caso de ingreso de mas personal a la municipalidad. PLAN DE CAPACITACIONES Las capacitaciones se llevaron a cabo en forma teórica y práctica. Ser bien comunicativos y estar abiertos a escuchar otros caminos que lleven a los resultados deseados. 7.1.  Se capacito en temas que desconocía el personal de sistemas a nivel de informática para un mejor manejo de los términos a dialogar.2. 74 . utilizando la ofimática y los equipos multimedia necesarios para cumplir con las metas trazadas.  El funcionamiento de cada modulo y submodulos con sus respectivas opciones del SIGEDOCM. pensar siempre en mejorar por medio de capacitaciones que ayudaran a las actualizaciones necesarias para dominar las tecnologías de información a usar. 7.2. se expuso al personal encargado del área de sistemas.

para el uso correcta y sin problemas por parte de los usuarios finales en cada área.2.  Se respondió a las inquietudes en una rueda de preguntas por cada trabajador que necesitó más información para un mejor rendimiento.2. 7. enseñándoles los accesos disponibles a los que pueden ingresar para su uso correspondiente.3.2.  Se detalló que requerimientos recomendados son necesarios en las estaciones de trabajo. CAPACITACION TECNICA  Se explico al encargado del área de sistemas como se realizó la instalación del SIGEDOCM en el servidor central y que componentes de software y hardware eran necesarios para su óptimo funcionamiento. CAPACITACION A USUARIOS  Dependiendo de la disponibilidad de los trabajadores de la municipalidad se fueron capacitando uno por uno en cada área a la que pertenecen. 75 .  Se realizó una capacitación en grupo a todos los trabajadores solicitada por la Gerencia General de la municipalidad.7.

estructura y contenido del Sistema de Gestión Documental de la Municipalidad Distrital de Moro. almacenar los datos de cada ciudadano e institución no es óptimo por ello la tabla ciudadano no se llenara de datos. porque es donde se contempla básicamente analizar la base de datos en su funcionalidad.  Con fines de adaptación el modulo de ciudadanos no se encuentra operativa. número inicial y número final: 76 .1.  Se utilizó la misma base de datos descargada del QUIPUX. realizando algunas mejoras para la obtención de la base de datos final llamada: bdsigedocm. aunque no se eliminará para su uso posterior cuando el servidor web este disponible para usuarios externos que quieran acceder a ellos y remitir sus documentos desde cualquier territorio con acceso a internet.  Una de las diferencias con las demás base de datos. ANALISIS DE LA BASE DE DATOS Esta actividad se denomina “Análisis de Base de Datos”. por decisión de la gerencia general.CAPITULO VIII ESTRUCTURA DE DATOS 8. en PostgreSQL no se maneja la opción de autoincreméntales sino la creación de secuencias para generar números automáticos y se pueden configurar los intervalos.

8. nextval('cargo_cargo_id_seq'::regclass) 8.Ej.3. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Se detalla la estructura de cada tabla que conforma la base de datos bdsigedocm en el ANEXO 5.2. DISEÑO FISICO DE LA BASE DE DATOS La base de datos esta implementada en el gestor de base de datos PostgreSQLv8. la cual muestra su diseño a continuación: (la base de datos debe salir en una sola hoja A3 77 .2.

accion accion_codi accion_nombre

anexos anex_codigo anex_radi_nume anex_tipo anex_desc anex_numero anex_path anex_borrado anex_fecha anex_nombre anex_usua_codi anex_tamano anex_fisico ciudadano ciu_nombre ciu_direccion ciu_empresa ciu_cargo ciu_telefono ciu_email ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_codigo ciu_apellido ciu_cedula inst_codi ciu_estado ciu_documento ciu_pasw

anexos_tipo anex_tipo_codi anex_tipo_ext anex_tipo_desc anex_tipo_estado

archivo arch_codi arch_padre arch_nombre arch_sigla depe_codi arch_estado arch_ocupado FK_arch_codi

ciudad id nombre

archivo_nivel arch_codi depe_codi arch_nombre arch_descripcion

ciudadano_tmp ciu_codigo ciu_cedula ciu_documento ciu_nombre ciu_apellido ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_empresa ciu_cargo ciu_direccion ciu_telefono ciu_email

dependencia depe_codi depe_nomb depe_codi_padre dep_sigla dep_central dep_direccion depe_estado inst_codi depe_plantilla depe_pie1 depe_pie2 depe_pie3 FK_depe_codi FK_depe_codi FK_depe_codi

formato_numeracion fn_abr_texto fn_formato depe_codi fn_caracter fn_num_consec fn_num_anio depe_numeracion fn_contador fn_tiporad trad_codigo

log_sesion fecha usuario descripcion

trd_nivel trd_codi depe_codi trd_nombre trd_descripcion

ciu_nuev o

trd trd_codi trd_padre trd_nombre depe_codi trd_estado trd_arch_gestion trd_arch_central trd_fecha_desde trd_fecha_hasta trd_ocupado FK_trd_codi
tiporad trad_codigo trad_descr trad_doc_sal trad_carpeta trad_tipo

usuarios usua_login usua_pasw usua_nomb usua_cedula usua_email usua_titulo usua_abr_titulo usua_esta usua_codi cargo_tipo depe_codi usua_nuev o
trd_radicado

radi_texto text_codi radi_nume_radi text_fecha text_texto

usuarios_radicado radi_nume_radi usua_cedula usua_nombre usua_apellido usua_titulo usua_cargo usua_institucion radi_usua_tipo usua_abr_titulo usua_email usua_radi_codi usua_ciudad usua_area usua_area_codi lista_nombre

usua_tipo usua_cargo inst_codi usua_apellido
informados radi_nume_radi info_desc info_fech info_leido usua_codi usua_info info_codi
cargo cargo_id descripcion regimen_id

radi_nume_radi trd_codi usua_codi fecha depe_codi

cargo_id puesto

78

archivo_radicado radi_nume_radi arch_codi usua_codi fecha depe_codi anex_numero

carpeta carp_codi carp_nombre carp_descripcion carp_orden

sgd_ttr_transaccion sgd_ttr_codigo sgd_ttr_descrip

log log_id fecha usua_codi tabla sentencia tipo

hist_eventos hist_fech usua_codi_ori radi_nume_radi hist_obse
lista lista_codi lista_nombre lista_descripcion inst_codi usua_codi
lista_usuarios lista_codi usua_codi

usuarios_sesion usua_codi usua_sesion usua_fech_sesion usua_intentos ip_cliente

tipo_cargo id_tipo desc_tipo_cargo

usua_codi_dest sgd_ttr_codigo hist_codi hist_referencia

racion

radicado radi_nume_radi radi_nume_text radi_nume_temp radi_fech_radi

n

institucion inst_ruc inst_nombre inst_logo inst_sigla inst_pie1 inst_pie2 inst_pie3 inst_codi inst_estado

radi_fech_ofic radi_nume_deri radi_path esta_codi radi_usua_actu radi_fech_asig radi_leido radi_fech_agend radi_cca radi_asunto radi_resumen radi_desc_anex radi_flag_impr radi_texto radi_tipo radi_usua_rem radi_usua_ante radi_usua_dest radi_usua_radi radi_permiso radi_inst_actu radi_archiv o usar_plantilla ajust_texto radi_tipo_impresion radi_lista_dest radi_cuentai inst_codi FK_radi_nume_radi FK_radi_nume_radi
permiso id_permiso descripcion estado orden nombre descripcion_larga
estado esta_codi esta_desc

permiso_usuario id_permiso usua_codi

trad_codigo usua_codi

regimen regimen_id descripcion

79

CAPITULO IX INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL SIGEDOCM
9.1. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SIGEDOCM Para realizar la instalación y configuración del SIGEDOCM en el servidor

SERVER-MORO de la Municipalidad Distrital de Moro, como requerimiento inicial se deberá tener instalado cualquier versión de MICROSOFT WINDOWS, en este caso se tiene instalado y configurado WINDOWS SERVER 2003. Las políticas de seguridad en el servidor están estipuladas en la configuración del ACTIVE DIRECTORY, y el control de la información que ingresa a la institución esta gestionada por el firewall INTERNET SECURITY AND ACCELERATION (ISA) SERVER. Para ello se habilito en su configuración los puertos y direcciones IP necesarios para el funcionamiento del SIGEDOCM, los cuales se detallan a continuación: Cuadro Nº 9.1: Servicios habilitados en el ISASERVER. SERVICIOS SERVICIO PostgreSQL Apache PUERTO 5432 80 ESTADO habilitado habilitado

80

1. INSTALACION DEL APPSERV  Luego de descargar el instalación elegir la ubicación como se muestra.2.6. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR WEB Es necesario utilizar versiones compatibles tanto del APACHE como del PHP.1 ESTADO habilitado habilitado 9.2: IP‟s asignados para el funcionamiento.0.16.0.Cuadro Nº 9. las cuales son compatibles por pertenecer a un mismo paquete de instalación.5.2.10. y para ello se instaló la aplicación APPSERV v2.16.1. 81 .8 y PHP Script v5.1. la cual incluye Apache Web Server v2.1.1.3 172. 9. IP ASIGNADOS FINALIDAD Servidor PDF SIGEDOCM IP 172.

 Seleccionar solo las aplicaciones que vamos a utilizar  Se llena los campos solicitados 82 .

 Proceder con la instalación de las librerías del php y apache  Inicializar los servicios de las aplicaciones instaladas 83 .

9.1.1.2.

CONFIGURACION DEL APACHE Y PHP  Buscar los archivos de configuración httpd.conf y php.ini

En el archivo httpd.conf del apache agregar las siguientes líneas

84

En el archivo php.ini del php agregar las siguientes líneas

9.1.2. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR DE BASE DATOS Se descargo software PostgreSQL v8.2, por ser la mas estable con referencia al SIGEDOCM a configurar.

9.1.2.1.

INSTALACION DEL POSTGRESQL  Cargamos el instalador del PostgreSQL v8.2

85

86

Procedemos a la instalación después de ingresar los datos

9.1.2.2.

CONFIGURACION DEL POSTGRESQL  Buscar el archivo pg_hba.conf y agregar las siguiente línea.

Buscar el archivo postgresql.conf para habilitar el puerto y mas de una sesión.

87

9.  Después de crear la conexión crear una base de datos nueva 88 .1.3. INSTALACION DE LA BASE DE DATOS BDSIGEDOCM  Abrir la aplicación de administración de base de datos PgAdmin.2.

89 . Restaurar la base de datos bdsigedocm.

 Verificar la creación de las tablas de la base de datos 90 .

9.php 91 . CONFIGURACION DEL SIGEDOCM  Utilizando Macromedia Dreamweaver 8 editar el script config.3.2. COPIADO DEL SIGEDOCM EN EL SERVIDOR WEB  Copiar la carpeta del SIGEDOCM en la carpeta www del appserv.1.1.3. UBICACIÓN DEL SIGEDOCM EN EL SERVIDOR WEB 9.3.1.1.9.

2\bin”.9. las cuales están en la ruta “C:\Archivos de programa\PostgreSQL\8. 9. 9.4. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL VMWARE SERVER EN PLATAFORMA WINDOWS 92 .2.1.1.2. INSTALACION DE LIBRERIAS PARA FUNCIONAMIENTO EN PLATAFORMA WINDOWS  Es indispensable copiar estas librerías en la carpeta System32 del Windows para poder obtener el funcionamiento. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR PDF Se aprovecho la capacidad técnica y funcional del servidor SERVER-MORO para instalar el VMware Server y así lograr la interconexión de la aplicación SIGEDOCM con el SERVIDOR PDF.

93 .

94 .  Ingresar a Virtual Network Setting para seleccionar la tarjeta de red a virtualizar. Ejecutar VMware Server e ingresar como modo local.

en caso de tener mas de dos tarjetas ingresar a Excluded adapters para excluirla.  Crear una nueva maquina virtual para Centos 5.2 95 . Mantener la opción Automatic Bridging para realizar la vitalización automáticamente.

96 .

97 .

 Finaliza la creación del disco virtual para Centos 5.2 98 .

VIRTUALIZACION DEL CENTOS 5.9.2. INSTALACION DE CENTOS 5.1.2.2  Hacer click en Sart this virtual machine y colocar en el CDROM el instalador del Centos5.2.2.2 99 .2 9.

 La instalación se realizará de forma automática. 100 .  Después que se reinicie la maquina virtual proceder a entrar.

2.0.9.2. ASIGNACION DE IP  Configurar la tarjeta de Red asignándole el IP: 172.16.1 101 .16.0.2.3 y GateWay:172.

102 .2. Agregar la siguiente línea en el httpd.9.  INSTALACION DEL PHP Y PHP SOAP Instalar el php y php-soap utilizando líneas de comandos de Linux y si se encuentra instalado mostrará un mensaje.conf para direccionar la aplicación del servidor PDF en la carpeta www.2. INSTALACION DE EXTENSIONES  INSTALACION Y CONFIGURACION DEL HTTPD Instalar el Httpd utilizando líneas de comandos de Linux y si se encuentra instalado mostrará un mensaje.3.

4.2.2. 9. en caso no tenerlos utilizar líneas de comandos Linux. INSTALACION DEL HTML2PS Y GHOSTSCRIPT Instalar los paquetes mostrados en el escritorio del Centos 5.2. UBICACIÓN DEL HTML_A_PDF EN SERVIDOR HTTPD  La carpeta html_a_pdf debe estar direccionada en la ruta “/var/www” 103 .

5.0.3 104 .php  Asignarle su IP de servidor PDF : 172.16.2. CONFIGURACION DEL HTML_A_PDF  Ingresar a la carpeta html_a_pdf y configurar el archivo config.2.9.

PRUEBA DE CONECTIVIDAD DEL SIGEDOCM CON EL SERVIDOR PDF  PING DEL SERVIDOR SERVER-MORO AL SERVIDOR PDF  PING DEL SERVIDOR PDF A SERVER-MORO 105 .3.9.

ya que esta funcionalidad lo maneja el SIGEDOCM con los documentos externos que ingresan al sistema. INSTALACION DEL MOZILLA FIREFOX Y PLUGIN PDF Descargar Mozilla Firefox 3.12 o superior e instalarlo en cada estación de trabajo o donde sea necesario usar el SIGEDOCM. 106 . Instalar el plugin para poder visualizar archivos PDF incrustados dentro de una pagina web.9.4.6.

Este archivo ejecutará el trabajo de crear una copia de seguridad.9. y la frecuencia de cada que tiempo se ejecute el archivo se puede realizar usando Tareas Programadas en Windows.bat el cual tendrá la funcionalidad de crear una copia del bdsigedocm dependiendo de la frecuencia que el administrador lo programe. 107 . GENERACION DE BACKUP AUTOMATICAMENTE Para la generación de backup de la base de datos se creo un archivo con extensión .5.

bat 108 .  Primero creamos una tarea programada y luego configuramos.  Luego seleccionamos donde se encuentra nuestro archivo .En este caso creamos una tarea programada para que realice una copia diaria a las 6pm que normalmente se retiran los trabajadores de la municipalidad.

 Luego la hora de ejecución en nuestro caso 6pm y la fecha de inicio. Seleccionamos la frecuencia que se ejecutará. 109 .

 Finalizamos. El sistema operativo nos pide la contraseña para validar nuestra tarea programada. 110 .

CAPITULO X PRUEBAS 10. PRUEBA DE CAJA BLANCA OBSERVACION RELEVANCIA CAUSA ESTADO SOLUCION Se actualizo el script DOMPDF a la versión 5. Migración a Windows Server 2003 Superado 111 . 10. desarrollar casos de prueba y encontrar soluciones empleado la técnica de prueba de caja blanca.1. Cuadro Nº 10. Error en la generación de comprobante y sello en formato Ata PDF del documento externo.1: Algunas pruebas de caja blanca en el SIGEDOCM. PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS Para lograr aceptación y total implementación del SIGEDOCM en la Municipalidad Distrital de Moro.1 para la generación del comprobante y sello. PRUEBAS UNITARIAS Las pruebas unitarias se realizaron por el analista a cargo del proyecto. se realizaron tres tipos de pruebas: Unitarias.1. Integrales y paralelas.1. la cual consistió en inspeccionar el código.

Dependiendo si es jefe o empleado.1. a continuación algunas pruebas realizadas.  Mensaje de advertencia cuando no seleccionó remitente y destinatario. se lista los documentos. área y tipo de documento. Lógica de Superado programación Generación numero referencia de de Alta Lógica de Superado programación 10. Listado total de los documentos que el Media usuario puede crear.2. 112 . El número de referencia se creará automáticamente dependiendo del año.1 para la generación de los reportes. PRUEBAS INTEGRALES Después de haber realizado las pruebas unitarias se llevaron a cabo las pruebas integrales. donde el analista del proyecto empleo la técnica de caja negra.No se genero los PDF de los reportes de Ata gerencia y alcaldía. Migración a Windows Server 2003 Superado Se actualizo el script DOMPDF a la versión 5.

 Mensaje de comprobación de documento a crear.  Mensaje de recomendación cuando el usuario cambie su clave. 113 .

114 . Mensaje cuando la sesión ha expirado por tener la aplicación inactiva o al iniciar en otra estación de trabajo sin haber cerrado la sesión en la estación inicial.  Luego de intentar erróneamente el ingreso cinco veces aparecerá el mensaje de bloqueo.

se mostrara en el siguiente manual de usuario ubicado en el ANEXO 4. y también después de realizar la capacitación correspondiente a cada personal de las diferentes áreas de la institución.1. respondiendo las preguntas y analizar la objetividad de las mismas para un posterior mejoramiento en el SIGEDOCM. PRUEBAS EN PARALELO Después de finalizadas las pruebas unitarias e integrales se procederá a realizar la puesta en marcha o prueba en paralelo.3. Cabe indicar que esta prueba entra en vigencia.10. después de la exposición gerencia general. control y seguimiento de los documentos internos que manejan las diferentes áreas de la municipalidad. PRESENTACION DE PANTALLAS Las diferentes pantallas del SIGEDOCM. 10. Finalmente se realizará una reunión grupal con todo el personal. 115 . y también la generación. alcaldía en una reunión de alta dirección.2. el cual consistirá en establecer al SIGEDOCM como el sistema con el cual se decepcionará los documentos externos que llegan de instituciones o personas ajenas al personal del municipio.

CONCLUSIONES 116 .

RECOMENDACIONES 117 .

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 118 .

4 Ghz 1 GB 80 GB 02 IMAGEN IMG_PC01 Intel Pentium IV – 3. AREA NOMBRE PROCESADOR RAM HDD TARJETA DE RED Intel(R) PRO/100 VE Network Connection Integrada 10/100 Mbps Integrada 100/1000 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 100/1000 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps 01 RENTAS RTS_PC01 Intel Pentium IV – 2.80Ghz 1 GB 80 GB CONTA_PC01 08 CONTABILIDAD CONTA_PC02 Intel Core 2 Duo – 2.5Ghz 1.4 Ghz 512 MB 09 ALMACEN / TRAMITE DOCUMENTARIO ALM_PC01 Intel Core 2 Duo – 2.75 GB 160 GB 07 LOGISTICA LOG_PC01 Intel Core 2 Duo – 1.2Ghz 2 GB 160 GB 120 GB Intel Pentium D 3.6 Ghz 512 MB 80 GB 05 PERSONAL RRHH_PC01 Intel Celeron – 2. las cuales se ubican en las diversas áreas administrativas de la organización.2 Ghz 1GB 80 GB 03 TESORERIA TESR_PC01 Intel Celeron – 3.2 Ghz 512 MB 80 GB 04 CAJA CJA_PC01 Intel Celeron – 2. A continuación detallaremos las características de los Equipos de Cómputo: Nro.2Ghz 1 GB 160 GB Integrada 10/100 Mbps 119 . cuenta con 21 Computadoras en funcionamiento.6 Ghz 768 MB 80 GB 06 REGISTRO CIVIL REGC_PC01 Intel Dual Core – 2.ANEXOS 1 INVENTARIO ACTUAL  Estaciones de Trabajo y Distribución de los equipos: La Municipalidad Distrital de Moro.

4 Ghz 512 MB 80 GB 13 SECRETARIA GENERAL SGRL_PC01 Intel Pentium IV – 3.2 Ghz 512 MB 80 GB Integrada 10/100 Mbps 14 ALCALDIA ALC_PC01 15 PRESUPUESTO PRS_PC01 Intel Celeron – 1.4 Ghz 512MB 80 GB 12 SALA DE REGIDORES SLRG_PC01 Intel Pentium IV – 2.GRC_PC01 10 GERENCIA GRC_PC02 Intel Pentium D 3.20 Ghz Intel CoreDuo – 2.4 Ghz 512 MB 80 GB Integrada 10/100 Mbps ING_PC01 11 INGENIERIA ING_PC02 Intel Pentium D 3.7 Ghz 512 MB 80 GB Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps 16 17 18 OCI Demuna Vaso de leche OCI_PC01 OCI_PC02 VSLH_PC01 Intel Celeron – 1.7 Ghz Intel CoreDuo – 2.70 Ghz 512 MB 1 GB 1 GB 32 GB 160 GB 160 GB  Tabla 1: Estaciones de Trabajo y Distribución de los equipos 120 .4 Ghz 512MB 80 GB Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Integrada 10/100 Mbps Intel Pentium D 3.

AREA NOMBRE MODELO Y MARCA Hp Laser Jet 1150 01 RENTAS Tributos Xerox Phaser 3147 02 IMAGEN Imagen Hp Photosmart C5500 03 TESORERIA WinuE Hp Laser Jet M1120 04 CAJA Caja MUNIMORO 1D77D1 EPSON FX-890 05 PERSONAL hp LaserJet 1000 06 REGISTRO CIVIL Educom KonicaMinolka Epson LX-300 07 LOGISTICA Logística hp LaserJet 1120 PCL 08 CONTABILIDAD SIAF Xerox Phaser 3117 09 ALMACEN / MESA DE PARTES Almacén -- 10 GERENCIA Gerencia hp LaserJet 1120 Ingeniería 1 11 INGENIERIA Ramón HP DeskJet 1000C HP DeskJet 1000C 12 SALA DE REGIDORES Regidores Xerox Phaser 3117 13 SECRETARIA GENERAL Secretaria hp LaserJet 1000 14 ALCALDIA Alcaldía -- 121 . Distribución de Impresoras Nro.

15 PRESUPUESTO MICROSOF 274ADC MEF Demuna Seguridad ciudadana hp LaserJet 1120 PCL 16 17 18 OCI Demuna Vaso de leche Xerox Phaser 3117 hp LaserJet 1120 hp LaserJet 1120 Tabla 2: Distribución de impresoras 122 .

ANEXOS 2 NUMERO DE EMPLADOS POR AREA AREAS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MORO AREA RENTAS IMAGEN TESORERIA CAJA RECURSOS HUMANOS ASESORIA LEGAL REGISTRO CIVIL LOGISTICA CONTABILIDAD ALMACEN DEMUNA VASO DE LECHE SALA DE REGIDORES INGENIERIA GERENCIA SECRETARIA GENERAL ALCALDIA PRESUPUESTO ORGANO DE CONTROL INTERNO TOTAL NÚMERO 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 22 123 .

ANEXOS 3 DICCIONARIO DE DATOS DEL SIGEDOCM ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS DEL SIGEDOCM ACCION Field Name accion_codi accion_nombre Field Type int4 varchar(50) AllowNull Default NO YES ANEXOS Field Name anex_radi_nume anex_codigo anex_tipo anex_desc anex_numero anex_path anex_borrado anex_fecha anex_nombre anex_usua_codi anex_tamano anex_fisico Field Type numeric(20) varchar(50) int2 varchar(512) numeric(5) varchar(200) varchar(1) timestamptz varchar(100) int4 numeric int2 AllowNull Default NO NO NO YES NO NO NO YES YES YES YES YES ANEXOS_TIPO Field Name anex_tipo_codi anex_tipo_ext anex_tipo_desc anex_tipo_estado Field Type int2 varchar(10) varchar(50) numeric(1) AllowNull Default NO NO YES YES 124 .

ARCHIVO Field Name arch_codi arch_padre arch_nombre arch_sigla depe_codi arch_estado arch_ocupado Field Type int8 int8 varchar(40) varchar(6) int4 int2 int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES ARCHIVO_NIVEL Field Name arch_codi depe_codi arch_nombre arch_descripcion Field Type int4 int4 varchar(50) varchar(100) AllowNull Default NO NO NO YES ARCHIVO_RADICADO Field Name radi_nume_radi arch_codi usua_codi fecha depe_codi anex_numero Field Type numeric(20) int8 int4 timestamptz int4 int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES NO CARGO Field Name cargo_id descripcion regimen_id Field Type int4 varchar(1000) int4 AllowNull Default NO YES YES 125 .

CARPETA Field Name carp_codi carp_nombre carp_descripcion carp_orden Field Type int2 varchar(50) varchar(100) int4 AllowNull Default NO NO YES YES CIUDAD Field Name id nombre Field Type int4 varchar(100) AllowNull Default NO NO CIUDADANO Field Name ciu_nombre ciu_direccion ciu_empresa ciu_cargo ciu_telefono ciu_email ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_codigo ciu_apellido ciu_cedula inst_codi ciu_estado ciu_documento ciu_pasw ciu_nuevo Field Type varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(30) int4 varchar(150) varchar(25) int4 int4 varchar(50) varchar(35) int2 YES AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES YES NO YES YES YES YES YES YES YES 126 .

CIUDADANO_TMP Field Name ciu_codigo ciu_cedula ciu_documento ciu_nombre ciu_apellido ciu_titulo ciu_abr_titulo ciu_empresa ciu_cargo ciu_direccion ciu_telefono ciu_email Field Type int4 varchar(15) varchar(50) varchar(150) varchar(150) varchar(100) varchar(30) varchar(150) varchar(150) varchar(150) varchar(50) varchar(50) AllowNull Default NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES DEPENDENCIA Field Name depe_codi depe_nomb depe_codi_padre dep_sigla dep_central dep_direccion depe_estado inst_codi depe_plantilla depe_pie1 depe_pie2 depe_pie3 Field Type int4 varchar(150) int4 varchar(100) int4 varchar(100) int2 int4 int4 varchar(150) varchar(150) varchar(150) AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES ESTADO Field Name esta_codi esta_desc Field Type int2 varchar(100) AllowNull Default NO NO 127 .

FORMATO_NUMERACION Field Name fn_abr_texto fn_formato depe_codi fn_caracter fn_num_consec fn_num_anio depe_numeracion fn_contador fn_tiporad Field Type varchar(10) varchar(45) int4 varchar(5) int2 int2 int4 int4 int2 AllowNull Default YES YES NO YES YES YES YES YES NO HIST_EVENTOS Field Name hist_fech usua_codi_ori radi_nume_radi hist_obse usua_codi_dest sgd_ttr_codigo hist_codi hist_referencia Field Type timestamptz int4 numeric(20) varchar(600) int4 int2 int8 varchar(50) AllowNull Default NO NO NO NO YES YES NO YES INFORMADOS Field Name radi_nume_radi info_desc info_fech info_leido usua_codi usua_info info_codi Field Type numeric(20) varchar(600) timestamptz int2 int4 int4 int4 AllowNull Default NO YES NO YES YES YES NO 128 .

INSTITUCION Field Name inst_ruc inst_nombre inst_logo inst_sigla inst_pie1 inst_pie2 inst_pie3 inst_codi inst_estado Field Type varchar(14) varchar(200) varchar(100) varchar(10) varchar(150) varchar(150) varchar(150) int4 int4 AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES NO YES LISTA Field Name lista_codi lista_nombre lista_descripcion inst_codi usua_codi Field Type int4 varchar(100) varchar(200) int4 int4 AllowNull Default NO YES YES YES YES LISTA_USUARIOS Field Name lista_codi usua_codi Field Type int4 int4 AllowNull Default NO NO LOG Field Name log_id fecha usua_codi tabla sentencia tipo Field Type int8 timestamptz int4 varchar(100) varchar int2 AllowNull Default NO YES YES YES YES YES 129 .

LOG_SESION Field Name fecha usuario descripcion Field Type timestamptz varchar(50) varchar(300) AllowNull Default NO YES YES PERMISO Field Name id_permiso descripcion estado orden nombre descripcion_larga Field Type int4 varchar(100) int2 int2 varchar(100) varchar AllowNull Default NO YES YES YES YES YES PERMISO_USUARIO Field Name id_permiso usua_codi Field Type int4 int4 AllowNull Default NO NO RADI_TEXTO Field Name text_codi radi_nume_radi text_fecha text_texto Field Type int4 numeric(20) timestamptz varchar AllowNull Default NO YES YES YES 130 .

RADICADO Field Name radi_nume_radi Field Type numeric(20) AllowNull Default NO YES NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES radi_nume_text radi_nume_temp radi_fech_radi radi_fech_ofic radi_nume_deri radi_path esta_codi radi_usua_actu radi_fech_asig radi_leido radi_fech_agend radi_cca radi_asunto radi_resumen radi_desc_anex radi_flag_impr radi_texto radi_tipo radi_usua_rem radi_usua_ante radi_usua_dest radi_usua_radi radi_permiso radi_inst_actu radi_archivo usar_plantilla ajust_texto radi_tipo_impresion radi_lista_dest radi_cuentai varchar(50) numeric(20) timestamptz timestamptz numeric(20) varchar(150) int2 int4 timestamptz int2 timestamptz varchar varchar(350) varchar(1000) varchar(100) int2 int4 int2 varchar int4 varchar int4 int2 int4 int2 int4 int4 varchar(1) varchar int8 131 .

REGIMEN Field Name regimen_id descripcion Field Type int4 varchar(1000) AllowNull Default NO YES SGD_TTR_TRANSACCION Field Name sgd_ttr_codigo sgd_ttr_descrip Field Type int2 varchar(100) AllowNull Default NO NO TIPO_CARGO Field Name id_tipo desc_tipo_cargo Field Type int4 text AllowNull Default NO YES TIPO_CARGO Field Name id_tipo desc_tipo_cargo Field Type int4 text AllowNull Default NO YES TIPORAD Field Name trad_codigo trad_descr trad_doc_sal trad_carpeta trad_tipo Field Type numeric(1) varchar(100) numeric(1) numeric(2) varchar(1) AllowNull Default NO YES YES YES YES 132 .

TRD Field Name trd_codi trd_padre trd_nombre depe_codi trd_estado trd_arch_gestion trd_arch_central trd_fecha_desde trd_fecha_hasta trd_ocupado Field Type int8 int8 varchar(100) int4 int2 int4 int4 date date int2 AllowNull Default NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES TRD_NIVEL Field Name trd_codi depe_codi trd_nombre trd_descripcion Field Type int4 int4 varchar(50) varchar(100) AllowNull Default NO NO NO YES TRD_RADICADO Field Name radi_nume_radi trd_codi usua_codi fecha depe_codi Field Type numeric(20) int8 int4 timestamptz int4 AllowNull Default NO NO YES YES YES USUARIOS Field Name usua_login usua_pasw usua_nomb usua_cedula Field Type varchar(16) varchar(35) varchar(150) varchar(25) AllowNull Default YES YES YES YES 133 .

usua_email usua_titulo usua_abr_titulo usua_esta usua_codi cargo_tipo depe_codi usua_nuevo usua_tipo usua_cargo inst_codi usua_apellido cargo_id puesto varchar(50) varchar(100) varchar(30) int2 int4 int2 int4 int2 int2 varchar(200) int4 varchar(100) int4 varchar(1000) YES YES YES YES NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES USUARIOS_RADICADOS Field Name radi_nume_radi usua_cedula usua_nombre usua_apellido usua_titulo usua_cargo usua_institucion radi_usua_tipo usua_abr_titulo usua_email usua_radi_codi usua_ciudad usua_area usua_area_codi lista_nombre Field Type numeric(20) varchar(15) varchar(100) varchar(100) varchar(100) varchar(200) varchar(200) int2 varchar(30) varchar(150) int4 char(100) varchar(150) numeric(20) varchar AllowNull Default YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES NO YES YES YES YES 134 .

USUARIOS_SESION Field Name usua_codi usua_sesion usua_fech_sesion usua_intentos ip_cliente Field Type int4 varchar(50) timestamptz int4 varchar(300) AllowNull Default NO YES YES YES YES 135 .

136 . Dar clic “AQUI” para mostrar la pagina de inicio del SIGEDOCM.ANEXOS 4 MANUAL DE USUARIO DEL SIGEDOCM - Dar clic a Mozilla Firefox del Escritorio de su PC. Escribir en la barra de direcciones: server-moro Automáticamente aparecerá la pantalla de inicio del SIGEDOCM.

- Existe 2 formas de ingresar al SIGEDOCM como usuario final: 1. 137 . A continuación detallaremos la funcionalidad de cada usuario en el SIGEDOCM. Como Usuario de Municipio (Gestión de Documentos Internos). Como Usuario de Tramite Documentario (Gestión de Documentos Externos). 2.

teniendo como referencia el TUPA para el envió correcto de la solicitud. Enviar el documento al usuario del área dependiendo de la solicitud del Administrado (Usuario Externo que deja la solicitud). el cual será ingresado por la persona encargada del área en el sistema. - - 138 . Adjuntar el Documento Digitalizado anexándolo al envió generado. El Administrador del SIGEDOCM designara un usuario y contraseña al usuario de trámite documentario.- El usuario de Trámite Documentario será el encargado de Digitalizar el Documento (Scanner).

Archivados.- Para un mejor manejo se ha dividido en 3 secciones el menú principal: 1. Informados). Bandeja. Dependiendo del proceso realizado en el documento externo adjuntado se le asigna un estado como referencia y ello hará que el documento se ubique dependiendo del procedimiento en las divisiones de la bandeja. 139 . No Enviados. Reasignados. Eliminados. Recibidos. 2. Registro de Documentos Externos Esta dividido en 3 secciones.  Registrar Documento.. Enviados. (En elaboración.Nuevos Documentos Externos para crear.

Ingresar Nombre o Institución de la Persona Remitente.En la pestaña de Información de Documento que aparece automáticamente. Si desea en la sección Resumen una descripción del documento. (Opcional) 140 . - Ingresar el asunto del Documento Externo.

- - 141 . clic en Examinar y direcciona a la ruta donde se encuentre el documento (De preferencia formato PDF).En la pestaña de Anexos. En caso de adjuntar un formato PDF aplicar check en ¿Desea colocar este archivo como imagen del documento? Para que el usuario de recepción lo visualice automáticamente. - Adjuntar el Documento Digitalizado (Scanner). Clic en Buscar De/Para.

142 . puesto. Si desea selecciona Con Copia del envió. - - - Seleccione De (Usuario Actual) y Para (Usuario Destino). NOTA: En caso de error en selección el usuario actual cuando desee enviar el documento le saldrá un error de envió. En caso de haber elegido el usuario destino erróneamente tendrá la opción de BORRAR habilitada. Clic en BUSCAR. código de usuario. En la sección Datos a colocar en el documento mostrará los usuarios elegidos. también por listas de envió en caso de existir. si es exacta su búsqueda mostrara una sola fila con los datos requeridos. Al presionas buscar se mostrara una lista dependiendo de lo que haya ingresado.- Tiene la opción de buscar por nombre.

- Cuando presione ACEPTAR regresará al menú principal de registro de documento. Ahora Grabamos el documento. 143 . - - Al presionar ACEPTAR aparecerá una ventana emergente donde se generan el sello del documento registrado y el comprobante con su número de referencia.

144 .

- De preferencia en la sección de Carpetas Virtuales seleccionar su carpeta asignada y guardar el documento generado. - - - Clic en ACEPTAR para generar el envió al usuario destino.- Se mostrará un cuadro resumen. 145 . Clic en Ver Documento si desea comprobar si adjunto bien el documento digitalizado. (Opcional) Luego presionar ENVIAR.

- Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado.  Imprimir Comprobantes.En caso de que desee imprimir de nuevo los sellos y/o comprobantes de los documentos externos ya registrados. 146 ..

 Cargar Documento Digitalizado.. podrá adjuntarlo en esta sección. 3. Administración Están habilitadas las opciones: 147 .En caso de haber registrado los datos del documento externo sin haber adjuntando el documento digitalizado.

148 .Se podrá realizar la busque del documento ingresando el/los parámetros mostrados. 4.Realizar este paso por seguridad de su usuario personal.Para crear listas recordatorios de las áreas involucradas en un procedimiento determinado.  Listas de Envió.... Cambio de Contraseña. Otros Dividido en 2 secciones:  Búsqueda Avanzada.

149 . Consultar Carpetas Virtuales.-Si los documentos generados al registrarse son guardados en la carpeta virtual del usuario designado por el administrador. se podrá consultar en la carpeta que tiene a cargo el usuario.

Adjuntar el Documentos Digitalizado anexándolo al envió generado. - - 150 .- El usuario de Municipio tendrá la función de crear documentos desde su área y enviarla al área destino dependiendo del trámite administrativo. El Administrador del SIGEDOCM designara un usuario y contraseña al usuario de municipio. Dependiendo del cargo asignado al usuario podrá crear documentos de acuerdo a su necesidad.

Nuevo Documento En esta sección se crearan los nuevos documentos.- Para un mejor manejo se ha dividido en 3 secciones el menú principal: 1. 151 .

- - Cuando presione ACEPTAR regresará al menú principal de Nuevo documento.Dar clic en ACEPTAR para registrar el documento generado.Si desea generar el documento sin guardarlo. - . dar clic en VISTA PREVIA. Clic en Buscar De/Para. Aparecerá un mensaje si desea cambiar el tipo de documento.- Ingresar el asunto del Documento. 152 . Ingresar Descripción del Anexo (Opcional). . Descripción del cuerpo del documento dependiendo del tipo de documento. sino lo desea presionar CANCELAR.

153 .- Luego presionar ENVIAR. Clic en ACEPTAR para generar el envió al usuario destino.

seleccionar el documento y clic en ENVIAR. 154 . - Para realizar el envío correctamente ir a la sección de Documentos por Enviar.- Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado. luego en ACEPTAR.

155 .- Se mostrara un cuadro resumen del proceso realizado.

156 . Bandeja.  Recibidos: Sección donde se almacena los documentos que son recibidos de las diferentes área de la institución. Informados). Dependiendo del proceso realizado en el documento interno será ubicado en la bandeja. Eliminados. Enviados. Recibidos. (En elaboración. Archivados. Reasignados.2. No Enviados.  En elaboración: Sección donde se almacena los documentos no enviados.

157 .  No Enviados: Esta sección se activa en caso el documento no se haya dirigido a la sección de Documentos por Enviar. Eliminados: Sección donde se listan los documentos eliminados.

 Enviados: Muestra la lista de documentos enviados (PARA OBTENER EL ESTADO DE ENVIADO DEBE IR A LA SECCIÓN DE DOCUMENTOS POR ENVIAR).  Reasignado: Esta sección nos lista los documentos que hemos reasignados a otras áreas sin haber modificado los mismos. Pero con la opción de digitar un comentario sobre la revisión de los documentos a reasignar. 158 .

 Archivados: Esta sección nos lista los documentos archivos el cual le asignara el estado de archivado y saldrán de la lista de enviados. 159 .  Informados: Esta sección nos lista los documentos que aun no llegan a destino pero que pueden se informados para que el usuario a elegir sepa que se encuentra en plena circulación.

160 ..  Listas de Envió. Administración Están habilitadas las opciones:  Cambio de Contraseña.. 3.Realizar este paso por seguridad de su usuario personal.Para crear listas recordatorios de las áreas involucradas en un procedimiento determinado.También se tiene un panel de opciones de los documentos en tiempo de ejecución para realizar las acciones pertinentes por el usuario y así designarle un estado que automáticamente los ubicara en las secciones mostradas en la bandeja.

.-Si los documentos generados al registrarse son guardados en la carpeta virtual del usuario designado por el administrador. Otros Dividido en 2 secciones:  Búsqueda Avanzada..4.Se podrá realizar la busque del documento ingresando el/los parámetros mostrados.  Consultar Carpetas Virtuales. se podrá consultar en la carpeta que tiene a cargo el usuario. Ojo: Es posible que te pidan la evaluación económica 161 .Parte fundamental del usuario sino se revisa esta sección el documento no llegara al destino propuesto por el usuario de envío.  Documentos por Enviar.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.