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Caso proyecto TPT

PRESENTACION del CASO:


La empresa TPT se dedica a la manufactura textil. Su planta se encuentra en la Provincia de La Rioja. Sus oficinas Administrativas y Comerciales se encuentran en la Capital Federal. La produccin se realiza con 540 maquinas importadas, organizadas en funcin de los procesos y lneas de produccin, en 4 fabricas, en la misma planta, identificadas con letras A, B, C, y D.

La organizacin es la siguiente:

Lo pintado en Amarillo esta en la Planta en La Rioja, lo pintado en Celeste en Buenos Aires. La planta opera las 24 horas todos los das del ao, excepto Navidad y Ao Nuevo. Tiene un Staff de 14 Ingenieros, 600 operarios y 100 empleados administrativos en las distintas funciones de apoyo. La capacidad de produccin se encuentra comprometida al 89 % (2.000 Ton /mes). El exceso permite absorber algunos picos de demanda y cubrir la ineficiencia. La eficiencia medida es del 87 % y la meta impuesta al Gerente de Fabrica es alcanzar el 95 % en 18 meses. Si se logra el Objetivo, se puede satisfacer la demanda creciente, demorando la ampliacin de la planta en 2 aos. EL Gerente de Fabrica ha expresado reiteradamente al Directorio que una de las causas primarias de ineficiencia en la produccin son las paradas por mantenimiento correctivo, que se demoran por la no disponibilidad de repuestos. El Director de Compras informa que el hace la compra de los repuestos segn requerimientos del Gerente de Fabrica. Informa que los repuestos son importados y el ciclo logstico de Europa y Japn es largo. Justific la existencia de un elevado Stock en el Almacn (mas de 20.000 artculos) El Gerente de Planta informa que los stocks no son confiables. Repuestos que el sistema indica que hay existencia, en realidad no hay, las reparaciones se demoran, la ineficiencia aumenta, y se requieren compras urgentes con despachos areos. El Director de Administracin y Finanzas informa que tiene diferencias en la informacin mensual de gastos en repuestos que surge del sistema informtico con lo que presenta el Gerente de Planta. Las diferencias son significativas en algunos casos y no sabe cual es la informacin correcta a considerar. Lo nico que puede garantizar es lo que realmente se paga por mes a los proveedores. Los indicadores que muestra el Director de Compras son parecidos a los de A & F, pero no iguales. Ambos insisten que los indicadores de gastos en repuestos con respecto al parmetro internacional de la industria es 2 veces superior. El Director de Tecnologa informa que si bien tanto Administracin y Finanzas como Compras usan el mismo sistema informtico (J.D. Edwards), por el dificultoso proceso de implementacin que se realiz en al ao 2000, y que todos conocen, aun no hay una conexin funcional entre comparas y A & F, y que se realiza una conciliacin manual de las facturas de los proveedores, para luego proceder a su pago. Informa que de acuerdo al plan aprobado en la ltima reunin de Directorio, esta previsto realizar una migracin del actual software a la nueva versin One World-People Soft, ofrecida al mercado luego de la adquisicin de JD Edwards por Oracle. El defecto

planteado quedar resuelto en esa migracin, sobre la que ya se est trabajando y quedar lista dentro de 4 meses. El Director General est preocupado por resolver el problema del abastecimiento en tiempo y forma de los repuestos, reducir el valor del Stock, reducir los gastos logsticos de repuestos, y lograr el objetivo de eficiencia establecido. Define la solucin de estos problemas como estratgicos y ordena su anlisis y priorizacin al Comit de Seleccin de Proyectos. El comit de seleccin de Proyectos, estudia el requerimiento presentado busca mayor informacin sobre los problemas presentados, lo identifica como PROYECTO GREEN y le da el orden de precedencia 3 entre los proyectos en espera. Se designa al Director de Tecnologa como sponsor de este proyecto. Se le aporta la siguiente informacin para que confeccione la carta del Proyecto y se le asigne a un Lder para su ejecucin. Informacin adicional del Problema Procesos afectados y problemas: La demanda de repuestos se origina por una necesidad de Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Demoras por falta de repuestos Determinada la demanda es necesario su adquisicin y provisin: Logstica de Compras. Ciclo Logstico muy largo Adquirido es necesario su administracin y control: Almacn. Errores de existencias y costos. Alto valor poca rotacin.

Situacin Inicial: Aumento en el gasto de repuestos con respecto a estndares propios y a estndares internacionales (3 veces) Stock de $22.000.000 y 19.000 artculos Repuestos con movimiento (4000 artculos): Top 10 = $ 786.400 ( 0.25 % - 18 %) Top 20 = $ 1.039.520 ( 0.50 % - 24 %) Top 50 = $ 1.527.310 ( 1.25 % - 35 %) Top 100 = $ 2.052.365 ( 2.50 % - 47 %) Top 200 = $ 2.601.020 ( 5 % - 60 %) Procesamiento manual y carga manual al sistema JDE de la entrada, movimiento y salida de repuestos.

El sistema de codificacin TPT, no permite una categorizacin de los repuestos ni analizar su destino JDE con informacin errnea en existencias, costos y parmetros. Repuestos = Repuestos-Insumos-Consumo

Ejemplo de errores en Precio en J.D.Edwards:


corto 13630 13630 13630 13630 13630 13630 13630 13630 13630 13630 npieza 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 1200X1200 N18 cant 1.875 11.660 2.435 625 4.360 625 750 375 1.875 4.110 cost.unit. total Aumento $3,36 $6.300,00 $6,58 $76.722,80 $24,19 $58.902,65 $35,17 $21.981,25 $492,56 $2.147.561,60 $841,22 $525.762,50 $1.092,92 $819.690,00 $2.561,54 $960.577,50 $6.321,17 $11.852.193,75 $7.159,29 $29.424.681,90 212974%

32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS 32/PISOS

corto 1133 1133 1133 62 62 62 207 207 207 207

npieza cant CL/G BENTONITICA 10769 CL/G BENTONITICA 10760 CL/G BENTONITICA 107 219 0917 0261 2 0917 0261 1 0917 0261 5 1 090 956 4 1 090 956 1 1 090 956 2 1 090 956 1

cost.unit. $3,42 $5,36 $7,44 $74,10 $80,75 $1.159,64 $85,56 $201,23 $757,76 $767,22

total $235,98 $321,60 $1.629,36 $ 148,20 $ 80,75 $5.798,20 $342,24 $201,23 $1.515,52 $767,22

Aumento

118%

1465%

797%

Ejemplos de Errores de Existencias: Existencias Negativas


ARTICULO SRRO.0001.020 0905 6780 UMRO.2232.127 117016480 0650 7035 0654 5640 0900 0651 0913 2136 0654 8161 DESCRIPCION 1 $ UNIT EXIST Valor Stock ROLLO DE PAPEL P/IMPRESORA $5 -20 -95,4 ESPIGA D/ACCIONAMIENTO $6 -11 -67,54 RODILLO D/GUIA $ 24 -8 -192,64 CUBO D/RUEDA DENTADA $ 48 -6 -289,86 ESPIGA D/RODILLO $ 36 -2 -71,58 ESTRIBO D/ALIVIO $ 200 -2 -399,74 ANILLO D/AJUSTE $ 11 -2 -22,9 CILINDRO NEUM. 62 302 00 0160 $ 732 -2 -1463,76 PALANCA OSCILANTE $ 2.819 -1 -2818,81

Ejemplo de Precio Exagerado:

corto npieza 6410 59/ESCOBILLON 700*40MM

cant cost.unit. 75 $689,00

total $51.675,00

Precio unitario real: $ 10.50 Costo total = $ 787.50 Error generado en el valor del Stock = $ 50887.50 Errores en las ubicaciones de estiba de los repuestos en el Almacn: Se tomo una muestra aleatoria de 100 repuestos y se verifico que 70 estaban ubicados en la posicin correcta, coincidente con lo que deca el sistema J.D.Edwards. 26 no estaban en su ubicacin predeterminada. Luego de una exhaustiva bsqueda en el almacn, se los encontr y se los ubic en la posicin correcta. Esto lo realizo un equipo de tres personas con dedicacin exclusiva durante 3 das. 4 nunca se encontraron. En la prctica diaria, no se buscan los repuestos cuando no estn en su posicin correcta. Se asume que hay error en la existencia y se encara su compra urgente.

4% 26% 70%
OK Corregido Falta Artculo