ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

1. OBJETIVO Establecer las normas complementarias que regulen los procedimientos institucionales de adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, de conformidad con la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, determinando las responsabilidades de las diferentes Unidades Orgnicas que intervienen en su ejecucin. 2. ALCANCE Las normas y procedimientos establecidos en la presente Directiva deben ser aplicadas y cumplidas obligatoriamente por la Direccin, Jefatura de Administracin, el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto, as como por la Oficina de Asesora Legal, y todas las Unidades Orgnicas que intervengan en los procesos. Los funcionarios y servidores de las Unidades Orgnicas que participan en la ejecucin de los diferentes procesos para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, son responsables de la aplicacin y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, tcnicas y de control, que los regulan. Cuando esta Directiva mencione la palabra Ley, se entender que se refiere al Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N 083-2004-PCM y la palabra Reglamento, al Reglamento del Ley aprobado por Decreto Supremo N 084-2004-PCM. 3. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES La presente Directiva podr ser modificada y actualizada por efectos de la evaluacin peridica de su aplicacin, para lo cual las Unidades Orgnicas vinculadas a los referidos procesos presentarn la correspondiente propuesta fundamentada a la Jefatura de Administracin, la que una vez evaluada ser remitida a la Unidad de Organizacin y Sistemas para la modificacin respectiva y trmite de aprobacin. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1. rganos y Funcionarios Responsables de la Entidad Para efectos de la aplicacin de la presente Directiva en concordancia con la Ley y su Reglamento se considera: EL Titular del Pliego, la mxima autoridad administrativa y ejecutiva, que es el Presidente Ejecutivo. EL rgano Responsable, de conducir y coordinar la formulacin del proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y de efectuar las contrataciones y adquisiciones, es la Direccin. EL rgano de Apoyo Responsable, de formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y supervisar los procesos de seleccin y adquisicin, es la Jefatura de Administracin. Los Comits Especiales designados para cada caso, y el Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y de Menor Cuanta.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

4.2. Programacin de las Adquisiciones y Contrataciones Dentro de los montos, mrgenes y cantidades aprobados en el Presupuesto Institucional, la Jefatura de Administracin, dentro de su funcin de programacin y evaluacin de adquisiciones, a travs de el Area de Abastecimiento y Servicios, deber consolidar y valorizar las necesidades de bienes y servicios, que cada una de las dependencias de Protransporte le presentarn en funcin a sus respectivas metas, sealando sus prioridades, la oportunidad de contratacin o adquisicin y un perfil genrico de las especificaciones tcnicas. Sobre la base del anlisis de la informacin recibida, del estudio de las posibilidades del mercado y de la disponibilidad de recursos humanos y materiales de la Institucin, la Jefatura de Administracin, por intermedio de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Area de Presupuesto y en coordinacin con las dependencias usuarias, elaboraran el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, el que deber contener, cuando menos, lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) El objeto de la contratacin o adquisicin. La descripcin de los bienes y servicios a adquirir o contratar. El valor estimado de la contratacin o adquisicin. El tipo de proceso que corresponde al valor estimado y al objeto. La fuente de financiamiento. Tipo de moneda. Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de adquirir o contratar. h) Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de seleccin planificados. El Plan Anual considerar todas las adquisiciones y contrataciones con independencia del rgimen que las regule. Sern incluidas en el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuanta cuyas adquisiciones y contrataciones puedan ser programadas. El Gerente de Administracin y Finanzas presentara el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones al Gerente General, quien lo derivara a la Oficina de Asesora Legal el proyecto de resolucin respectivo para su visacin y trmite de aprobacin por el Titular del Pliego. El Plan Anual deber ser aprobado dentro de los treinta (30) das naturales siguientes de aprobado el Presupuesto Institucional y deber estar en concordancia con el monto asignado conforme a las leyes presupuestales para el ejercicio anual a ejecutarse. La Jefatura de Administracin es la responsable de preparar la documentacin necesaria, a fin de que el Plan Anual aprobado sea difundido conforme lo establece el Artculo 26 del Reglamento. Solo se podr convocar y efectuar las licitaciones pblicas, concursos pblicos, adjudicaciones directas y adjudicaciones de menor cuanta que hayan sido previamente programadas y se encuentren incluidas en el Plan Anual. 4.3. Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual Las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas no contenidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sern incluidas en el proceso de modificaciones, previo informe tcnico sustentatorio de la Unidad Orgnica solicitante, Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

el valor referencial y el tipo de proceso determinado por el especialista en adquisiciones y con la opinin de disponibilidad presupuestal de el Area de Presupuesto. El Titular del pliego o el funcionario en quien este delegue esta atribucin mediante resolucin expresa, aprobar las modificaciones del PAAC. La Jefatura de Administracin es la responsable de disponer la preparacin de la documentacin necesaria para la inclusin y exclusin de procesos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de conformidad con la asignacin presupuestal o en el caso de reprogramacin de las metas institucionales. La modificacin del Plan Anual se realizar de conformidad con lo dispuesto en el artculo 27 del Reglamento. 4.4. Determinacin del Proceso de Seleccin La Jefatura de Administracin en coordinacin con la dependencia usuaria y en el marco del Artculo 78 del Reglamento, determinar el proceso de seleccin aplicable para la adquisicin o contratacin de bienes y servicios, segn corresponda. 4.5. Valor Referencial El Gerente de Administracin y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Licitacin Pblica y Concurso Pblico. En el caso de los procesos por tems, el valor referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transaccin de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del numeral 2.3 del artculo 2 de la Ley. El Gerente de Administracin y Finanzas, a propuesta de los Especialistas de Adquisiciones Nacionales e Internacionales aprobar el valor referencial debidamente sustentado para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta. En los procesos de Adjudicaciones Directas Selectivas y Pblicas y Adjudicaciones de Menor Cuanta cuya modalidad sea por tem, el valor referencial de cada tem no ser inferior a una (1) Unidad Impositiva Tributaria. Los tems menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria sern programados como compras o contrataciones directas sern aprobadas por el Gerente general, a propuesta de la Jefatura de Administracin (Especialista en Adquisiciones). Para la determinacin de los valores referenciales deber tomarse en consideracin los recursos previstos en el presupuesto y los resultados de los estudios o sondeos sobre los precios que ofrece el mercado. El valor referencial y el sustento respectivo sern puestos en conocimiento de los Comits Especiales respectivos, los que podrn observarlos y solicitar su revisin a la Jefatura de Administracin El valor referencial se calcular incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y de ser el caso los costos laborales respectivos, conforme a la legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y otros segn los Artculos 32, 33 y 35 del Reglamento. No debern tener una antigedad mayor a dos (2) meses. 4.6. Confidencialidad de las Propuestas

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Los integrantes del Comit Especial, del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, el Gerente de Administracin Y Finanzas asi como los Especialistas y Asistentes en Adquisiciones, son los responsables de velar por la confidencialidad de las propuestas y/o cotizaciones presentadas por los postores, debiendo evitar que la informacin de los procesos sea transmitida a personas ajenas a los mismos. 4.7. Responsables de la conduccin de los Procesos de Seleccin La ejecucin de los procesos de seleccin estar a cargo de: El Comit Especial, para los casos de Licitaciones Publicas y Concursos Pblicos. El Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, para los casos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas, y las Adjudicaciones de Menor Cuanta programables. La Jefatura de Administracin, para los casos de adquisiciones o contrataciones cuyos montos en cada caso, sean iguales o inferiores a una Unidad Impositiva Tributaria (UIT), vigente al momento de la transaccin.

A requerimiento del Comit Especial o del Comit Especial Permanente, la Jefatura de Administracin designar un Notario para los actos pblicos que requieran los procesos. Constitucin del Comit Especial El Comit Especial para los procesos de Licitaciones Publicas y Concursos Publicas ser designado por Resolucin del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General, con cargo a dar cuenta al Directorio, segn el artculo 43 del Reglamento. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin, en el marco del artculo 41 del Reglamento, coordinara con las reas tcnicas correspondientes a fin de que estas propongan la participacin de personal idneo como miembros Tcnicos titulares y suplentes de los respectivos Comits. La designacin puede ser para ms de un proceso siempre que as lo establezca expresamente la Resolucin. En caso del proceso de seleccin para la adquisicin y contratacin de bienes y servicios especializados, el Comit Especial deber estar conformado par uno o ms especialistas en el objeto de la convocatoria, de la misma Entidad u otra Entidad, pudiendo ser un experto independiente. Constitucin del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta El Comit Especial Permanente para los procesos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta ser designado por Resolucin del Presidente Ejecutivo, a propuesta del Gerente General. En casos de Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas para la contratacin y adquisicin de bienes y servicios altamente sofisticados, el Comit Especial Permanente deber incorporar profesionales especializados que sern designados por el Gerente General, a propuesta de la Jefatura de Administracin, conforme a lo dispuesto en el Artculo 41 del Reglamento.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

El Comit Especial estar conformado por tres (3) o cinco (5) integrantes titulares con igual nmero de suplentes. Cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo, siempre y cuando se respete la conformacin establecida. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin. De la recepcin de propuestas por el Comit Especial Permanente para Adjudicaciones Directas En los casos de Adjudicaciones Directas Selectivas, las propuestas de los postores sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y derivadas directamente al Comit Especial Permanente, organismo autnomo y responsable de estos tipos de procesos. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuanta, las propuestas tambin sern obligatoriamente ingresadas en sobre debidamente selladas a travs de la Recepcin y derivadas directamente al Comit Especial Permanente por el postor o remitidas va fax o correo electrnico. De las funciones del Comit Especial y del Comit Especial Permanente El Comit Especial y el Comit Especial Permanente son los responsable de llevar adelante el proceso de seleccin respectivo y tienen a su cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad del proceso hasta que la buena pro quede consentida, administrativamente firme o hasta que se produzca la cancelacin del proceso, de acuerdo a las siguientes actividades: a) Elaborar el proyecto de Bases para su aprobacin por el Titular de Pliego o del funcionario en quien se haya delegado dicha facultad; b) Disponer la realizacin de la convocatoria del proceso; c) Solicitar el apoyo de las Unidades Orgnicas o dependencias pertinentes que se requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias tienen la obligacin de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad; d) Observar el valor referencial en caso de considerarlo necesario y con la debida justificacin; e) Observar las especificaciones tcnicas detalladas que le propongan, cuando considere que no se ajustan a la normatividad o no estn de acuerdo con las posibilidades que ofrece el mercado; f) Evaluar y absolver las consultas a las bases; g) Evaluar y absolver las observaciones a las bases; h) Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de seleccin; i) Abrir, calificar (determinar si es propuesta vlida) y evaluar las propuestas de los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso; j) Ser el nico autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y slo para efectos de su aplicacin; k) Postergar, en su caso, los actos pblicos o etapas del proceso, por causa debidamente sustentada, comunicando a todos los participantes registrados y a la Jefatura de Administracin; 1) Realizar todo el acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, incluyendo los informes relativos a recursos de impugnacin;

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

m) Hacer del conocimiento de los interesados los resultados de la evaluacin y buena pro, segn el mecanismo legal previsto: Publicacin y/o Notificacin; n) Una vez consentida la buena pro, remitir a la Jefatura de Administracin el expediente completo del proceso ejecutado conteniendo la documentacin correspondiente, debidamente foliado, y o) Declarar desierto. El Comit Especial no podr de oficio modificar las bases aprobadas. Los miembros del Comit Especial debern presentar a la Jefatura de Administracin una Declaracin Jurada de quo no tienen sancin vigente por su actuacin come miembro de algn Comit Especial.

De la forma de decisiones Para que el Comit Especial y el Comit Especial Permanente puedan sesionar como tal se exige la presencia del nmero total de sus miembros. En caso de ausencia se proceder conforme a lo dispuesto en el Artculo 48 del Reglamento, es decir, cualquier suplente puede sustituir a un titular por ausencia de este ltimo, siempre que se respete la conformacin establecida en el Artculo 41 del Reglamento. Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el miembro suplente ya no podr reincorporarse al proceso de seleccin. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayora. No cabe la abstencin por parte de ninguno de los miembros. De la Autonoma El Comit Especial y el Comit Especial Permanente son autnomos en sus decisiones, solo requieren ratificacin en los casos que la Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta econmica superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional en los que se requiere la opinin presupuestal favorable de el Area de Presupuesto en donde se evidencia que se cuenta con la asignacin suficiente de recursos aprobada por el Titular del Pliego. De la Responsabilidad Todos los miembros del Comit Especial y del Comit Especial Permanente son responsables solidariamente por las decisiones que adopten y por ende por que la seleccin realizada se encuentre arreglada a Ley dentro de los mrgenes de discrecionalidad para su actuacin que indique las normas de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en consonancia con los principios que regulan las Adquisiciones del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario. 4.8. Acceso a las Bases Luego que el Comit Especial y el Comit Especial Permanente elaboren las bases y estas sean aprobadas, sern registradas por el Especialista en Adquisiciones en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, desde donde podrn tener acceso los proveedores a dicho documento. Todo proveedor que desee participar en el proceso deber registrarse pagando un derecho en el Area de Presupuesto. Asimismo, todo participante que haya cumplido con el pago del derecho de registro, podr solicitar un juego de bases al Comit correspondiente o donde se indique en las bases del proceso. El Comit Especial y el Comit Especial Permanente informaran a la Jefatura de Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Administracin a ms tardar el da anterior a la convocatoria, el cronograma de las etapas del proceso a fin que proceda a cobrar el derecho de participacin a todos los interesados. Al trmino del plazo indicado, el Tesorero remitir al Comit Especial o al Comit Especial Permanente, segn corresponda, la relacin de proveedores registrados, adjuntando fotocopia de las facturas emitidas por dicho concepto. Sin perjuicio de lo establecido en el prrafo anterior, el Tesorero deber informar permanentemente por escrito y/o va sistema al Comit Especial y al Comit Especial Permanente de los registros, a fin que estos puedan notificar a los proveedores participantes la absolucin de consultas y de observaciones a las bases que se hubieren presentado. En casos que se prorrogue el proceso, el Comit Especial y el Comit Especial Permanente comunicarn oportunamente a la Gerencia de General la fecha hasta la cual se efectuar el registro de los participantes. 4.9. Constancias del CONSUCODE El pastor ganador de la Buena Pro, antes de la suscripcin del Contrato o recepcin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio, presentar a la Jefatura de Administracin, la constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, otorgado par el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE, con excepcin de los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta en donde la verificacin ser efectuada directamente por el Especialista en Adquisiciones, conforme al Artculo 8 de la Ley y 200 del Reglamento y del articulo 33 del Reglamento Nacional de Contratista y Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado. La Jefatura de Administracin remitir a la Oficina de Asesora Legal, copias de las Constancias a que se refieren los dos prrafos anteriores.

4.10 Elaboracin y suscripcin de los Contratos La Jefatura de Administracin remitir todo el expediente de lo actuado por el Comit Especial, a la Oficina de Asesora Legal, para la formalizacin del Contrato El expediente contiene: copia de las Bases, copia de la absolucin de consultas y de observaciones, copia de las actas de evaluacin tcnica y Adjudicacin de la buena pro, as como copia de las propuestas tcnicas y econmicas del pastor o postores que obtuvieron la buena pro. El contrato, con la conformidad del Jefe de la Oficina de Asesora Legal, del Jefe del rea usuaria, del Gerente de Administracin y Finanzas y del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser presentado al Gerente General para su suscripcin. El contrato se suscribir en tres (3) ejemplares, los que sern distribuidos dos para la Jefatura de Administracin (01 para el Expediente y 01 para Adquisiciones) y otro para el Postor Ganador. Asimismo se deber remitir copia del Contrato debidamente firmado a el Area de Presupuesto, y a los usuarios o solicitantes del bien o servicio objeto del contrato, pudiendo utilizar medios electrnicos de transmisin de datos (scanner, email, etc.).

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

4.11. De las responsabilidades 4.11.1 Del Comit Especial El Comit Especial es responsable del proceso de seleccin de Licitaciones y Concursos Pblicos, desde la elaboracin de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso. 4.11.2 Del Comit Especial Permanente El Comit Especial Permanente es responsable del proceso de seleccin de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, desde la elaboracin de las Bases Administrativas, la convocatoria y hasta que quede consentida la buena pro o se cancele el proceso. 4.11.3 Del Gerente de Administracin y Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas es responsable del proceso de seleccin de Licitacin Publica, Concurso Publico, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, desde la recepcin del requerimiento hasta la remisin al Comit Especial o al Comit Especial Permanente; y a parir del consentimiento del proceso hasta la liquidacin del contrato respectivo. As mismo es responsable de aprobar y supervisar las compras y contrataciones directas. 4.11.4 Del Asistente en Adquisiciones El Especialista en Adquisiciones es responsable de realizar el estudio o indagaciones del mercado, determinar el valor referencial, Elaborar las rdenes de Compra y/o Servicios, y archivamiento del expediente, de los procesos de seleccin que se le asignen. 4.11.5 Del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios Es responsable de la supervisin y control de las actividades del Especialista en Adquisiciones. 4.11.6 Del Gerente de Administracin y Finanzas El Gerente de Administracin y Finanzas refrenda los actos del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y del Especialista en Adquisiciones, as como su documentacin mediante el control correspondiente. 4.12. Del control previo y concurrente El Gerente de Administracin y Finanzas, el Jefe de la Oficina de Asesora Legal, as corno los funcionarios y trabajadores quo participan en los procesos de seleccin, son responsables de efectuar las acciones de control previo y concurrente de las etapas de los procesos para las Adquisiciones y Contrataciones, de obtencin de recursos, del seguimiento y control de cumplimiento de las obligaciones contractuales, de la recepcin de bienes y de la prestacin de servicios; as como de los procesos en el mbito de su competencia, y respecto de sus responsabilidades directas. 4.13. De las Exoneraciones Los procesos de seleccin exonerados de acuerdo al artculo 19 de la Lev, sern

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

llevados a cabo por la Jefatura de Administracin. Todas las exoneraciones (Art. 19 y 20 de la Ley), salvo aquellas para contratar servicios pblicos sujetos a tarifas cuando estas sean nicas, se aprobarn mediante Resolucin del Titular del Pliego, siendo esta facultad indelegable. 4.14 De los procesos declarados desierto El Comit Especial otorgar la Buena Pro en los procesos de Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa, as como en los casos en que se declare como valida una nica oferta. El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede vlida ninguna oferta y parcialmente desierto cuando no quede valida ninguna oferta en alguno de los tems identificados particularmente. La declaracin de desierto de un proceso obliga a la presentacin de un informe que evale causas, debindose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Dicho informe ser elaborado por el Comit Especial. En el supuesto que la Licitacin Publica, Concurso Publico o Adjudicacin Directa sean declaradas desiertas por ausencia de postores hasta en dos oportunidades, se convocar a proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta.

5. DISPOSICIONES ESPECFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCION 5.1 Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos 5.1.1 Justificacin tcnica del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser efectuada por el rea usuaria correspondiente, en funcin a lo programado en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin remitir a las reas usuarias dentro de los quine (15) das naturales siguientes de haber sido publicada la resolucin que aprueba el Plan Anual, la relacin de los procesos programados en el Plan que le son de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipacin la justificacin tcnica que corresponda. Esta justificacin tcnica deber ser remitida a la Jefatura de Administracin, cuando menos dos (2) meses antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar, as como de la propuesta de dos (2) miembros titulares y dos (2) miembros suplentes para que integren el Comit Especial que llevara a cabo el proceso de seleccin. De no remitir el rea usuaria la informacin a que se refiere en el prrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administracin informar a la Direccin sobre dicho incumplimiento para que se adopten las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administracin, a travs del Especialista de Adquisiciones, despus de verificar la conformidad de los documentos remitidos par el rea usuaria dentro de los treinta (30) das naturales siguientes deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos:

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

a) Especificaciones tcnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificacin del bien o servicio que se requiere; b) Propuesta de criterios de evaluacin tcnica, documentacin sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos; c) Propuesta de valor referencial, previo estudio de las posibilidades que ofrezca el mercado, y d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. La Jefatura de Administracin, solicitar opinin de disponibilidad presupuestal al rea de Presupuesto, y luego propondr a la Direccin la aprobacin del expediente, la autorizacin para realizar la convocatoria, la designacin del Comit Especial, la designacin de asesores externos o internos de ser el caso, que deber ser aprobado por el titular del pliego, con cargo a dar cuenta al Directorio. 5.1.2 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Licitacin Publica y Concurso Publico, desde la preparacin de las Bases hasta que la adjudicacin de la Buena Pro quede consentida, esta a cargo del Comit Especial designado para dichos efectos. Aprobacin de las Bases y publicacin de la convocatoria Las bases para las Licitaciones y Concursos Pblicos elaboradas por el Comit Especial en funcin a los documentos mencionados en los literales a), b), c) y d) del numeral 5.1.1. sern aprobadas por el Titular del Pliego o el funcionario designado por este ltimo mediante Resolucin; asimismo luego de aprobadas el Comit Especial las remitir va correo electrnico al SEACE para su publicacin, previa comunicacin y remisin por igual medio, a la Contralora General de la Republica. Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro Dentro del da siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, esta deber ser publicada por el Comit Especial en el SEACE. Expedientes del Proceso El Comit Especial sin perjuicio de las funciones establecidas en el numeral 4.8. remitir a la Jefatura de Administracin el Expediente completo del proceso para su archivo institucional. 5.2 Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas 5.2.1 Justificacin del Proceso La justificacin tcnica para realizar estos procesos ser elaborada por el rea usuaria correspondiente en funcin a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Para tal efecto, la Jefatura de Administracin remitir dentro de los quince (15) das naturales siguientes de haber sido publicada la resolucin que aprueba el Plan Anual, la relacin de los procesos programados en el Plan que sean de su competencia, a efectos de que preparen con la debida anticipacin la justificacin tcnica que corresponda.

5.1.3

5.1.4

5.1.5

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Esta justificacin tcnica deber ser remitida a la Jefatura de Administracin, cuando menos un (1) mes antes del mes programado en el Plan Anual para la convocatoria del proceso y deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas detalladas del bien o servicio a adquirir o contratar. De no remitir el rea usuaria la informacin a que se refiere el prrafo anterior y no justificar el hecho, la Jefatura de Administracin informar a la Direccin sobre dicha situacin para que se dispongan las acciones correctivas del caso. La Jefatura de Administracin, despus de verificar la conformidad de los documentos remitidos dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van a adquirir o contratar y elaborar los siguientes documentos: a) Especificaciones tcnicas detalladas y precisas que permitan la correcta identificacin del bien o servicio que se requiere. b) Propuesta de criterios de evaluacin tcnica, documentacin sustentatoria de tales criterios que deba presentar el postor, los respectivos puntajes por criterio y la forma de asignarlos. c) Propuesta de valor referencial, previas indagaciones de las posibilidades que ofrezca el mercado. d) Proyecto preliminar de las Bases del Proceso. El Area de Abastecimiento y Servicios deber evaluar los requerimientos en el marco de las adjudicaciones directas previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, y verificar que se encuentre incluido en el Calendario de Compromisos, que de encontrarse conforme ser derivado a la Direccin, a travs de la Jefatura de Administracin, para su autorizacin. En caso contrario, ser devuelto con un memorndum al rea usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. La Jefatura de Administracin, solicitar la previsin de recursos presupuestales a el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administracin, aplicar la meta institucional ligada al proceso, la especifica del gasto y el concepto del gasto segn la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar; as como, determinar el valor estimado en el Plan, el tipo de proceso que deber llevarse a cabo y la fuente de financiamiento. Para los efectos del prrafo anterior, se establece que: - La definicin de la naturaleza del bien como corriente o de capital, corresponde al Especialista Contable, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. - La definicin de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del gasto corresponden al Especialista en Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. La justificacin del proceso tendr la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, quien remitir la documentacin de los literales a), b), c) y d) del numeral 5.2.1 al Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

5.2.2

Autorizacin para convocar y realizar el proceso de seleccin El Gerente General autorizar por escrito o mediante su firma en el requerimiento o Solicitud respectiva, la convocatoria y ejecucin de los procesos de Adjudicacin Directa Pblica en tanto que las de Adjudicacin Directa Selectiva sern autorizadas por el Gerente de Administracin y Finanzas.

5.2.3

Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Adjudicacin Directa Publica y Selectiva, desde la elaboracin de las bases hasta el consentimiento de la adjudicacin de la buena pro, esta a cargo del Comit Especial Permanente, el que deber cumplir y aplicar estrictamente las disposiciones establecidas en la Ley, su Reglamento, modificatorias y otras vinculadas con el proceso. Aprobacin de las Bases El Comit Especial Permanente elaborar las Bases para las adjudicaciones directas publicas, las que conjuntamente con la justificacin a que se refiere el inciso 5.2.1. de esta Directiva, sean presentadas al Gerente General para su aprobacin, la que deber efectuarse por escrito o mediante su firma en las Bases, previa remisin de las Bases va correo electrnico a la Contralora General de la Republica, as como tambin la informacin requerida por el SEACE. De igual manera elaborar las Bases para las Adjudicaciones Directas Selectivas, las que sern aprobadas par el Gerente de Administracin y Finanzas, previo cumplimiento de la informacin requerida por el SEACE. Convocatoria a los procesos de seleccin Para los procesos de adjudicacin directa publica, el Comit Especial Permanente remitir las bases al SEACE para su respectiva publicacin. En los casos de adjudicaciones directas selectivas, el Comit Especial Permanente invitar a no menos de tres (3) proveedores y se notificar a la Comisin de Promocin de la Pequea v Micro Empresa - PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES. Presentacin de Propuestas En los casos de adjudicaciones directas pblicas; la presentacin de propuestas se regir por lo dispuesto en los artculos 121, 122 y 123 del Reglamento, debindose realizar en acto pblico y en privado cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas. En ambos casos, las propuestas se presentarn al Comit Especial Permanente en dos (2) sobres cerrados conteniendo el primero la propuesta tcnica y el segundo la propuesta econmica. Al trmino del plazo de presentacin de propuestas, el Comit Especial Permanente proceder a abrir los sobres, a verificar su contenido, a suscribir cada uno de los documentos, as como a elaborar y refrendar el Acta correspondiente. En caso de no presentar toda la documentacin requerida por las bases, la Ley

5.2.4

5.2.5

5.2.6

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

y el Reglamento el Comit Especial Permanente devolver la propuesta tenindola como no presentada. 5.2.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro El Comit Especial Permanente es responsable de: - Revisar que el contenido de los sobres presentados se ajuste a lo establecido en los artculos 119 al 125 del Reglamento. - Evaluar las propuestas, de conformidad con el artculo 128 y 129 del Reglamento. El Comit podr solicitar opinin al rea usuaria u otras dependencias especializadas para que asesoren y apoyen en la evaluacin tcnica, las mismas que emitirn su opinin dentro del plazo especificado por el Comit bajo responsabilidad funcional. - Elaborar el Cuadro Comparativo de las propuestas tcnicas y econmicas. - Adjudicar la buena pro o declarar desierto al proceso de seleccin. Asimismo, registrar estas acciones en el Acta respectiva. 5.2.8 Notificacin y Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro Cuando se trate de adjudicaciones directas pblicas el otorgamiento de la buena pro se realizar en acto pblico. Una vez consentido el otorgamiento de la buena pro, este deber ser publicado en el SEACE. Cuando se trate de adjudicaciones directas selectivas el otorgamiento de la buena pro se realizara en acto privado, dando a conocer los resultados del proceso a travs de un cuadro comparativo, en el que se consigne el orden de prelacin y el puntaje tcnico, econmico y total, obtenidos por cada uno de los postores, a los mismos y a PROMPYME. 5.3 Adjudicaciones de Menor Cuanta 5.3.1 Aprobacin de la justificacin y convocatoria del Proceso La justificacin que sustenta estos procesos ser elaborada por el rea usuaria y deber presentarse, conjuntamente con informacin de las especificaciones tcnicas y el requerimiento o solicitud respectiva que podr ser un oficio o memorndum dirigido al Gerente de Administracin y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios. El Area de Abastecimiento y Servicios, despus de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados, por el rea usuaria, deber evaluarlos en el marco de la informacin agregada de las adquisiciones de Menor Cuanta previstas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones; evitando incurrir en fraccionamiento, as como determinar si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, sern devueltos con un memorndum al rea usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir adquisiciones y contrataciones prioritarias, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinacin con la Jefatura de Administracin, previo sustento tcnico del rea usuaria correspondiente, deber adoptar las acciones ms convenientes en cumplimiento de la normatividad vigente. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administracin y Finanzas suscribir un Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso. La Jefatura de Administracin a travs del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar y elaborar, dentro del plazo que esta establezca, las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, propuesta de criterios de evaluacin tcnica, y propuesta de valor referencial, previa indagacin de las posibilidades que ofrece el mercado. El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicara la meta institucional ligada al proceso, la especfica de gasto y el concepto del gasto, segn la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar. . Para efectos del prrafo anterior, se establece que: a) La definicin de la naturaleza del bien como corriente o de capital, as como la definicin de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. b) La definicin de la Meta Presupuestal, la Especifica del Gasto y el concepto del Gasto; corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. La justificacin del proceso con la conformidad del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser presentada al Presidente del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta, para que proyecte las bases y/o trminos de referencia del proceso respectivo. 5.3.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso de seleccin El Gerente de Administracin y Finanzas autorizar por escrito o mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo mximo de 24 horas, la convocatoria y ejecucin del proceso de seleccin. 5.3.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de Adjudicacin de Menor Cuanta, desde la preparacin de las bases o trminos de referencia pasta el consentimiento de la buena pro, esta a cargo del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones Directas y Menor Cuanta. 5.3.4 Aprobacin de las bases El Area de Abastecimiento y Servicios elaborara el anteproyecto de Bases del proceso o trminos de referencia y las presentar al Presidente del Comit Especial Permanente, para la formulacin final y aprobacin del Gerente General, el que deber aprobarlas por escrito o mediante su firma en el proyecto de Bases o trminos de referencia respectivo. 5.3.5 Convocatoria a los procesos de seleccin y entrega de bases El Comit Especial Permanente invitar a participar en el proceso y entregar gratuitamente las Bases o trminos de referencia aprobados a los postores; conforme a lo establecido en el Artculo 106 del Reglamento.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

5.3.6

Presentacin de Propuestas Las propuestas sern presentadas al Comit Especial Permanente, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrnico.

5.3.7

Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro El Comit Especial Permanente, es competente para: Evaluar las propuestas Otorgar la buena pro Declarar desierto un proceso En las adjudicaciones de Menor Cuanta para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, en las que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente la evaluacin favorable de la propuesta presentada que satisfaga las caractersticas previstas en las bases.

5.3.8

Notificacin de la adjudicacin de la Buena Pro El otorgamiento de la buena pro realizado en acto privado se notificar a travs de su publicacin en el SEACE, en la Sede de la Entidad y a los correos electrnicos de los postores, de ser el caso, el mismo da de su realizacin, bajo responsabilidad del Comit Especial Permanente, el cual incluir el acta y el cuadro comparativo detallado con los resultados del otorgamiento de la buena pro.

5.4. Compras o contrataciones directas 5.4.1 Aprobacin y justificacin del proceso La justificacin que sustenta estos procesos ser elaborada por el rea usuaria y deber presentarse conjuntamente con informacin de las especificaciones tcnicas y el Requerimiento o solicitud respectiva que podr ser un oficio o memorndum dirigido al Gerente de Administracin y Finanzas quien la canalizara a el Area de Abastecimiento y Servicios. El Area de Abastecimiento y Servicios, despus de recepcionar los requerimientos debidamente autorizados por el rea usuaria, deber evaluarlos en el marco de la informacin agregada para las compras o contrataciones directas previstas en el Presupuesto Institucional, as como determinar si se encuentran incluidas en el Calendario de Compromisos. En el caso que los requerimientos cuenten con atingencias de normatividad legal y presupuestal, sern devueltos con un memorndum al rea usuaria, indicando los motivos y las acciones a seguir. De existir compras o contrataciones prioritarias no previstas especficamente en el Presupuesto Institucional, el Area de Abastecimiento y Servicios, en coordinacin con la Jefatura de Administracin, previa opinin favorable del Especialista en Presupuesto y previo sustento tcnico del rea usuaria correspondiente, deber adoptar las acciones ms convenientes para adquirir o contratar el bien o servicio declarado prioritario. Si por urgencia o emergencia invocada por autoridad competente el requerimiento o solicitud se formulara verbalmente, el Gerente de Administracin y Finanzas suscribir un requerimiento propio con el cual se iniciara el correspondiente proceso. El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios deber definir con precisin la cantidad y las caractersticas de los bienes y servicios que se van adquirir o contratar directamente y elaborar, dentro del plazo que Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

establezca el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y la propuesta de valor referencial, previa indagacin de las posibilidades que ofrece el mercado. El Area de Abastecimiento y Servicios, de ser procedente lo solicitado, aplicar la meta institucional ligada al proceso, la especfica de gasto y el concepto del gasto, segn la naturaleza del bien o servicio a adquirir o contratar. Para efectos del prrafo anterior, se establece que: - La definicin de la naturaleza del bien como corriente o de capital, as como la definicin de bien o servicio, corresponde al Especialista Contable, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. - La definicin de la Meta Presupuestal, la Especfica del Gasto y el concepto del gasto, corresponde al Especialista en Presupuesto, quien deber absolver las consultas que se le presenten dentro de los dos (2) das hbiles siguientes de recibidas. La justificacin del proceso con el visto bueno del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser entregada al Asistente en Adquisiciones que se encargar de llevar a cabo el proceso, para que proyecte los trminos de referencia del mismo. 5.4.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, autorizar por escrito o mediante su firma en el requerimiento o solicitud respectiva, en un plazo mximo de 24 horas, la convocatoria y ejecucin del proceso de compra o contratacin directa. 5.4.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso La organizacin, conduccin y ejecucin de la integridad de los procesos de compra o contratacin directa, desde la preparacin de los trminos de referencia hasta la adjudicacin, esta a cargo del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios designado para llevar a cabo el proceso. 5.4.4 Aprobacin de los Trminos de Referencia y del Valor Estimado del proceso El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios elaborar y visar el proyecto de trminos de referencia y el valor estimado del proceso y los presentar, conjuntamente con el requerimiento debidamente autorizado al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, en la correspondiente Solicitud de Cotizacin, a efectos de que sea aprobada y visada. 5.4.5 Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotizacin El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso invitara a participar en el proceso a un postor mediante la entrega gratuita (directa, por fax o por correo electrnico), de la Solicitud de Cotizacin. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios podr exigir que en determinados procesos de contratacin o compra directa, se invite a dos o ms postores. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

5.4.6

Presentacin de Propuestas Las propuestas sern presentadas a el Area de Abastecimiento y Servicios o al Asistente en Adquisiciones responsable del proceso, dentro del plazo establecido en la convocatoria, pudiendo remitir sus propuestas mediante correo electrnico.

5.4.7

Evaluacin de las propuestas y adjudicacin El Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios responsable del proceso, previa evaluacin del cumplimiento de los trminos y condiciones del mismo, adjudicar el proceso procediendo a visar la correspondiente cotizacin. Dicha cotizacin aprobada ser puesta a consideracin del Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, para su revisin y visto bueno.

5.4.8

Notificacin de la adjudicacin La adjudicacin del proceso se notificar mediante la entrega de la correspondiente orden de compra o de servicio, previa presentacin y suscripcin por parte del postor ganador de la Declaracin Jurada que para tales efectos prepare el Area de Abastecimiento y Servicios.

6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO PRESUPUESTAL DE LA ORDEN DE COMPRA - GUA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO 6.1 Elaboracin y aprobacin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio El Area de Presupuesto remitir a la Jefatura de Administracin la informacin de la asignacin de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual. El Gerente de Administracin y Finanzas entregara al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, la informacin de la asignacin de recursos aprobada en el Calendario de Compromisos mensual. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios de acuerdo con el informe de los resultados del proceso de seleccin o al contrato suscrito, dispondr elaborar, numerar y registrar, la Orden de Compra Gua de Internamiento o la Orden de Servicio, segn corresponda, la que debe contener los requisitos y las condiciones establecidas en las bases y ofrecidas en el proceso de seleccin, las obligaciones de las partes o de ser el caso el nmero del respectivo contrato. Las rdenes de Compra - Gua de Internamiento o las rdenes de Servicios debidamente documentadas, sern visadas por el Asistente en Adquisiciones y el Especialista de Presupuesto, y firmadas por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios y el Gerente de Administracin y Finanzas. 6.2 Compromiso Presupuestal por la Orden de Compra - Gua de Internamiento o por la Orden de Servicio 6.2.1 Aprobacin preliminar del Compromiso del Gasto La Orden visada por el Asistente en Adquisiciones y antes de ser firmada por el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, ser entregada por el Asistente de Adquisiciones al Jefe de el Area de Presupuesto de la Jefatura de Administracin. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

El Jefe de el Area de Presupuesto revisara las rdenes y su documentacin sustentatoria, procediendo, de encontrarlas conformes, a registrarlas en el Sistema bajo el estado de PENDIENTE. Este estado PENDIENTE ser derivado al Asistente de Adquisiciones, a efectos que se registre la afectacin del Calendario de Compromisos en la especifica y concepto del gasto que corresponde, en seal de lo cual visar la orden de compra o de servicios respectiva. El Jefe de el Area de Presupuesto entregar las Ordenes no conformes al Asistente de Adquisiciones que las elabor pare las correcciones pertinentes. Una vez que las rdenes fueron registradas en el Sistema y en Calendario de Compromisos, el Jefe de el Area de Presupuesto, las entregar al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios para las firmas correspondientes. Las rdenes de compra - gua de internamiento, debidamente firmadas, son remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios al Asistente en Logstica para el ingreso al Almacn de los bienes correspondientes. Las rdenes de servicio son enviadas al usuario que corresponde para su respectiva conformidad, adjuntando el formato de conformidad de servicio. 6.2.2 Documentacin sustentatoria para el devengado El Area de Abastecimiento y Servicios remitir a el Area de Presupuesto para efectos del devengado la siguiente documentacin: a) Para el caso de bienes Original y dos (2) copias de la orden de compra - gua de internamiento, firmada y sellada por el Asistente en Logstica y el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, copia del requerimiento del usuario y copia de la gua de remisin de la mercadera internada en el Almacn. Cuando la orden de compra del bien incluya su instalacin, debe sustentarse la conformidad del servicio. b) Para el caso de servicio Original y dos (2) copias de la orden de servicio, sellada y firmada por el Gerente de Administracin y Finanzas en el recuadro de conformidad, acompaada de la conformidad sellada y firmada por el usuario, as como de la solicitud del servicio. 6.2.3 Verificacin de las rdenes de Compra y de Servicio por el Area de Presupuesto. El Area de Presupuesto recibir las rdenes con sus respectivas conformidades remitidas por el Area de Abastecimiento y Servicios, dentro del plazo que no exceder de seis (6) das tiles del mes siguiente. El Gerente de Administracin y Finanzas coordinar directamente con el Jefe de el Area de Presupuesto la necesidad del tratamiento especial de las rdenes de compra y servicio, fuera del plazo indicado. Previa verificacin de la aprobacin en el Sistema, el Jefe de el Area de Presupuesto, remitir al Especialista Contable, para que acten de acuerdo con lo establecido en los incisos 10.c) y 10.d) de la presente Directiva. De no encontrarlas conformes, las devolver de inmediato a la Jefatura de

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Administracin, adjuntando una Hoja informativa, la misma que deber contener las observaciones que ameriten correcciones en la Orden. El plazo lmite para devolver las rdenes a la Jefatura de Administracin, con su respectiva Hoja informativa, ser de tres (3) das hbiles, vencido el cual se considerara que la Orden de Compra o de Servicio correspondiente no tiene observaciones de parte de el Area de Presupuesto. La Jefatura de Administracin absolver las observaciones correspondientes y las devolver con cargo a el Area de Presupuesto a fin de que se contine con el trmite respectivo. 6.2.4 Acciones Especiales al Cierre del Calendario de Compromisos en todas las Genricas de Gasto Dentro de los ltimos tres (3) das hbiles de cada mes se programar el Cierre de Calendario, para cuyo efecto el Asistente de Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios, conjuntamente con el Especialista Contable y el Especialista en Presupuesto de el Area de Presupuesto, conformarn el Comit de Cierre de Calendario. Este Comit tomara conocimiento de los saldos pendientes de cada genrica de gastos y su posible aplicacin dentro del calendario. En relacin a las anulaciones de Compromisos de gastos y saldos de compromisos no utilizados referidos a rdenes de Compra y/o Servicios, el Area de Abastecimiento y Servicios solicitar a el Area de Presupuesto la autorizacin de estas anulaciones y/o ajustes, sustentados con la documentacin correspondiente. La fecha de registro de estas anulaciones se realizara a mas tardar el ultimo da hbil del mes calendario, asimismo los documentos que sustentan dichas anulaciones debern tener la fecha del mes en que se esta procediendo la anulacin. 6.3 Distribucin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento y de la Orden de Servicio El Area de Abastecimiento y Servicios entregara: a) Una (1) copia de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio directamente al postor ganador, debiendo constar el cargo correspondiente en el original y copias. El cargo constara del nombre y apellidos, firma, fecha y DNI. b) El original y tres (3) copias de la orden de Compra - Gua de Internamiento al rea de Asistente en Logstica, quien luego de suscribir la conformidad, segn el numeral 9.1, remitir a el Area de Abastecimiento y Servicios el original y dos (2) copias. c) El original y dos (2) copias de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio quedarn en poder de la Jefatura de Administracin, para su remisin a el Area de Presupuesto con la documentacin sustentatoria para que efecte el devengado, debindose quedar con una copia para el archivo del proceso de seleccin correspondiente. 7. ACCIONES PREVIAS A LA RECEPCION DE BIENES O LA PRESTACION DEL SERVICIO Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Al recibir la copia de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o la Orden de Servicio los representantes de el Area de Abastecimiento y Servicios, que se indican, realizarn principalmente las siguientes acciones: El Asistente de Adquisiciones efectuar el seguimiento y cumplimiento de las rdenes de compras y de Servicios emitidas. El Asistente en Logstica, tomar las previsiones para recepcionar los bienes.

8. CONFORMIDAD A LA RECEPCION DE BIENES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS 8.1 Conformidad a la recepcin de bienes El Asistente en Logstica de el Area de Abastecimiento y Servicios es responsable de verificar la calidad y cantidad de los bienes adquiridos y de otorgar la conformidad. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Tratndose de rdenes de compra o de servicio, el ingreso y la conformidad se deben consignar en dicho documento. Para este efecto, el Asistente en Logstica recabara del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios el original de la Orden de Compra - Gua de Internamiento y suscribir, segn corresponde, en este y en la Gua de Remisin la conformidad de recepcin y las remitir al Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios. De existir observaciones se dar cumplimiento a lo estipulado en el artculo 233 del Reglamento. De verificarse incumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los bienes adquiridos, el Asistente en Logstica, elaborara un informe comunicando al Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios el incumplimiento presentado. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios, previa verificacin de los causales que originaron el incumplimiento y, de ser procedente, comunicar al Gerente de Administracin y Finanzas quien coordinara con la Oficina de Asesora Legal la aplicacin de las penalidades y sanciones correspondientes de acuerdo al Contrato, debiendo informarse de estas acciones a la Direccin. 8.2

Conformidad a la prestacin de servicios pblicos En el caso de los servicios pblicos, el Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios es responsable de otorgar la conformidad de los mismos, para lo cual establecer los mecanismos de control que le permitan verificar los consumos efectuados en funcin a la respectiva estadstica mensual.

9. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL DEVENGADO DE LA ORDEN DE COMPRAGUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO a) El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios realizar las siguientes acciones: Verificar que la Orden de Compra - Gua de Internamiento est firmada por el Asistente en Logstica en seal de conformidad por la recepcin de los bienes.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

b)

Solicitar la conformidad de la prestacin del servicio segn sea el caso a la Jefatura de Administracin o al solicitante o usuario, de acuerdo con lo indicado en el inciso 9 de esta Directiva. El Gerente de Administracin y Finanzas realizar las siguientes acciones: Verificar que el bien o servicio este de acuerdo con lo solicitado. Recibir la Orden de Servicio con la conformidad de la prestacin de los mismos, por aquellos servicios solicitados y gestionados a travs de la indicada Gerencia. Remitir la Orden de Compra - Gua de Internamiento o la Orden de Servicio con la conformidad de recepcin de los bienes o la prestacin del servicio, a el Area de Presupuesto. Igual procedimiento se efectuar con la adquisicin de bienes que incluye instalaciones. Una fotocopia de los indicados documentos tambin ser entregada al Asistente en Adquisiciones para su archivo respectivo. El Area de Presupuesto efectuar las siguientes acciones: Dispondr que a travs del control previo se efecte la revisin y sustentacin de la documentacin legal de la correspondiente Orden (comprobante de pago SUNAT que incluya la gua de remisin correspondiente del proveedor y/o contratista, conformidad de recepcin del bien, prestacin de servicio y cumplimiento de las condiciones contractuales. Una vez concluido este control, dispondr su trmite al Especialista Contable. Dispondr que el Tesorero: Reciba del contratista el respectivo comprobante de pago. Verifique que el indicado documento cumpla con los requisitos establecidos por la SUNAT, est emitido correctamente y de acuerdo a lo solicitado en la respectiva Orden de Compra o de Servicio. Contraste los originales de las rdenes de Compra y de Servicio con el comprobante de pago. Dispondr que el Especialista Contable, efecte la verificacin del envo aprobado del compromiso presupuestal de la Orden de Compra - Gua de Internamiento y/o de la Orden de Servicio. La formalizacin del devengado en el Sistema debe efectuarse con la documentacin legal y tributaria sustentatoria de la adquisicin del bien o del servicio y la conformidad de recepcin del bien por el almacn y en el caso de servicio, la conformidad del servicio. La fase del devengado determina el registro de las operaciones en el libro Registro de Compras y su interfase con el mdulo del Sistema respectivo. Dispondr adems, que el Especialista Contable remita al Tesorero las Ordenes de Compra - Gua de Internamiento y/u Ordenes de Servicio aprobadas en su fase de devengado sustentadas con la documentacin legal y tributaria para el proceso de pago. El Especialista Contable dispondr las siguientes acciones: Con respecto a la Contabilidad Presupuestal: Revisar el registro del compromiso presupuestal aprobado en el Sistema, efectuado por el Asistente en Adquisiciones a efecto de su validacin y formalizacin del devengado. Verificar la conformidad de la Orden de Compra - Gua de Internamiento y/o de Servicio con la documentacin legal y tributaria sustentatoria de la operacin (punto 10 c). Con respecto a la Contabilidad Patrimonial: Revisar la documentacin legal y tributaria sustentatoria de la Orden de Copra Gua de Internamiento y/u Orden de Servicio. Verificar la recepcin do los bienes, conformidad de los servicios. En el caso do que la adquisicin de bienes incluya la instalacin, la conformidad de ste servicio. Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales.

c)

d)

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

La formalizacin del devengado determina el registro contable por la compra de bienes, servicios y/o del gasto. La formalizacin del devengado, determina el registro contable en el libro auxiliar Registro de Compras, de facturas, boletas de ventas, recibos, tickets, notas de debito y notas de crdito que determina su interfase al mdulo del Sistema respectivo. 10. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO El Especialista Contable visar las afectaciones contables-Presupuestales y Patrimoniales de las Ordenes de Compra - Gua de internamiento y de Servicio que una vez aprobada en su fase de devengado y la transferir al Tesorero, adjuntando la documentacin legal sustentatoria para el proceso de emisin del cheque y pago al beneficiario. El Tesorero, previa verificacin do la conformidad de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio y la documentacin legal sustentatoria, requerir la entrega de las garantas, si lo establece el contrato. Con la autorizacin de Giro, emitir y firmar el Comprobante de Pago y girar el cheque correspondiente. El Tesorero realizar el registro del giro del cheque en el Sistema Integrado de Gestin por el Comprobante de Pago y Cheque, emitidos y remitir la documentacin a el Area de Presupuesto. El Especialista Contable, revisar el Comprobante de pago y el cheque o la Carta - Orden. Igualmente, efectuar el anlisis de la documentacin para determinar a que centro de costo debe afectarse el gasto o inversin. Posteriormente el Especialista Contable remitir tanto el Comprobante de Pago, as corno el cheque girado al Jefe de el Area de Presupuesto. El Jefe de el Area de Presupuesto firmar el Comprobante de Pago emitido por la institucin, previa revisin de los documentos legales sustentatorios de la compra, gasto y/o inversin y del cheque girado y/o carta orden. El Gerente de Administracin y Finanzas revisar y firmar el cheque girado (1ra. firma) y el Comprobante de Pago que se sustenta con la respectiva Orden y la documentacin legal, transferida por el Jefe de el Area de Presupuesto. El Tesorero, recibir el comprobante de pago, cheque girado y la documentacin legal sustentatoria para efectivizar el pago al beneficiario, devolviendo la Documentacin completa al Especialista Contable para su archivo correspondiente. 11. CULMINACION DE LA CONTRATACION O ADQUISICIN E1 Tesorero entregar la copia del comprobante de pago, factura o recibo de honorarios profesionales debidamente cancelado al Asistente de Adquisiciones, para que proceda a actualizar el registro y el expediente del proceso. 12. REMISION DE EXPEDIENTE Y REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION, CONTRATOS E INFORMACION AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA - El Libro de Actas, debidamente legalizado, foliado y en hojas mecanizadas, por cada uno de los siguientes procesos de seleccin: adjudicaciones directas pblicas, adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuanta, ser de responsabilidad del Comit Especial Permanente. La custodia del libro de Actas correspondiente a los procesos de Licitaciones y Concursos Pblicos, ser de responsabilidad de el Area de Abastecimiento y Servicios, debiendo permanecer en la secretaria de dicha unidad para su oportuna entrega a los secretarios de Comit Ad-Hoc correspondiente. Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

- El archivo y conservacin en orden cronolgico y correlativo, hasta la culminacin de los contratos, de la informacin v copias de los contratos, Ordenes de Compra - Gua de Internamiento, rdenes de Servicios y dems documentacin sustentatoria de los procesos consignados en el acpite anterior, ser de responsabilidad del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios. - El Registro de Procesos y Contratos, y su actualizacin mensual, as como la Informacin Estadstica Trimestral de los mismos, estar a cargo del Asistente en Adquisiciones de el Area de Abastecimiento y Servicios. Esta estadstica trimestral ser refrendada por el Gerente de Administracin y Finanzas y suscrita por el Gerente General para su remisin al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE y a la Contralora General de in Republica. El desarrollo de estas acciones debern ser controladas y supervisadas por el Gerente de Administracin y Finanzas.

13. PADRON DE PROVEEDORES El Area de Abastecimiento y Servicios llevara un Padrn de Proveedores que servir corno base de datos para facilitar la bsqueda de potenciales abastecedores de bienes y servicios. La incorporacin en este Padrn no es requisito para la participacin en los procesos de seleccin que convoque la Entidad. El Jefe de el Area de Abastecimiento y Servicios supervisara la actualizacin permanente del mencionado Padrn.

14. RECURSOS DE APELACION Los recursos de apelacin que se deriven do los procesos de seleccin sern resueltos por el Presidente Ejecutivo, de conformidad con los artculos 151 y siguientes del Reglamento.

15. VIGENCIA La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobacin.

16. ANEXOS Anexo 1: Diagrama: Anexo 2: Diagrama: Anexo 3: Diagrama: Anexo 1

Proceso de Seleccin por Licitacin Pblica o Concurso Pblico. Proceso de Seleccin por Adjudicacin Directa Pblica y Selectiva. Proceso de Seleccin por Adjudicacin Directa de Menor Cuanta.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

DIAGRAMA: PROCESO DE SELECCIN POR LICITACION PUBLICA O CONCURSO PUBLICO

ASISTENTE EN LOGISTICA GERENTE GENERAL COMIT ESPECIAL TESORERO INICIO GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PRESIDENTE EJECUTIVO JEFE UNIDAD DE FINANZAS JEFE OFICINA DE ASESORIA LEGAL

JEFE UNIDAD DE ADMINITRACION

ESPECIALISTA DE PRESUPUESTO

Anexo 2
Recibe Requerimiento y Justificacin Autoriza Convocatoria - Otorga conformidad a justificacin - Solicita autorizacin para convocar - Designacin del Comit Especial - Elabora las bases - Solicita aprobar Bases Aprueba las Bases Revisa y otorga conformidad a justificacin para aplicar el proceso - Solicita designar Notario - Publica Convocatoria Inicio de Registro de Participantes - Otorga Compromiso de Pago por registro de Participantes - Informa sobre registro de Participantes - Ejecuta siguientes etapas del proceso de seleccin - Remite garantas de postores

ENAMM

Determina el sistema de contratacin o adjudicacin y el calendario del proceso. Coordina y solicita informacin de disponibilidad presupuestal

Informa sobre disponibilidad presupuestal

- Efecta estudio de mercado. - Determina valor referencial. - Eleva documentos para ejecucin del proceso segn numeral 5.1.1. los que sern visados por el Jefe de la Unidad de Administracin.

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

Determina resultado y adjudica Buena Pro La publica en el SEACE - Recibe de postores que obtuvieron la Buena pro las Garantas de fiel cumplimiento y adicional por monto diferencial - Recibe y custodia las constancias de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, de los indicados postores - Solicita a Presupuesto Calendario de Compromiso - Solicita elaboracin de contrato a la OAL Elabora Contrato y lo remite visado a la GAF para Vo. Bo. Recepciona contrato, visa y lo eleva a la GG para su suscripcin conjuntamente con las Garantas Suscribe Contrato Remite a la Unidad de Finanzas los originales de las Garantas y a la OAL copia Recibe Garantas de los postores que obtuvieron Buena Pro y dispone la verificacin, custodia y control - Verifica conformidad, registra y custodia las Garantas - Informa oportunamente sobre las garantas prximas a vencer - Distribuye contratos - Remite al rea correspondiente TERMINO

Entrega Bases al postor y actualiza sus datos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Incorpora pedido en solicitud de Calendario de Compromiso y gestiona aprobacin

Anexo 3
DIAGRAMA: PROCESO DE SELECCIN POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA Y SELECTIVA
ASISTENTE EN ADQUISICIONES GERENTE GENERAL TESORERO GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS COMIT ESPECIAL PERMANENTE DE ADJUDICACIONES DIRECTAS Y DE MENOR CUANTIA JEFE UNIDAD DE FINANZAS JEFE OFICINA DE ASESORIA LEGAL INICIO 1 Recibe Requerimiento y Justificacin - Elabora las Bases - Solicita aprobar Bases Si Cancelada Autoriza Convocatoria No Adj. Directa Pblica Revisa, otorga conformidad a justificacin y solicita autorizacin para convocatoria Pblica Selectiva Si Aprueba las Bases No 1 - Efecta estudio de mercado. - Determina valor referencial. - Eleva documentos para ejecucin del proceso segn numeral 5.2.1. los que sern visados por el Jefe de la Unidad de Administracin. Adj. Directa Selectiva Revisa, otorga conformidad a justificacin Comunica inicio de registro de Participantes Cancelada No Autoriza Convocatoria Si Ejecuta siguientes etapas de seleccin, segn corresponda 3 Aprueba las Bases Si No 3 1 Determina resultado y adjudica Buena Pro - Notifica a Prompyme y recibe los sobres de propuestas - Pblica en el SEACE tanto en Pblica como en Selectiva 2 - Otorga Compromiso de Pago por registro de Participantes - Informa sobre registro de Participantes 2

ENAMM

JEFE UNIDAD DE ADMINITRACION

ESPECIALISTA EN PRESUPUESTO

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

Entrega Bases al postor y actualiza sus datos - Recibe de postores ganadores las Garantas de fiel cumplimiento y adicional por monto diferencial y constancias de no estar inhabilitado para contratar con el Estado - Solicita a OAL elaborar contrato - Solicita Calendario de Compromiso - Notifica el resultado a postores - Informa resultados por medio del SEACE Elabora Contrato y lo remite visado a la GAF para Vo. Bo. Recepciona contrato, visa y lo eleva a la GG para la suscripcin Suscribe Contrato Remite a la Unidad de Finanzas los originales de las Garantas y a la OAL copia Recibe Garantas de los postores que obtuvieron Buena Pro y dispone la verificacin, custodia y control - Verifica conformidad, registra y custodia las Garantas - Informa oportunamente sobre las garantas prximas a vencer - Distribuye contratos - Remite al rea correspondiente TERMINO

Determina el sistema de contratacin o adjudicacin y el calendario del proceso. Coordina y solicita informacin de disponibilidad presupuestal

Informa sobre disponibilidad presupuestal

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

DIAGRAMA: PROCESO DE SELECCIN POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA

COMIT ESPECIAL PERMANENTE DE ADJUDICACIONES DIRECTAS Y DE MENOR CUANTIA GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS TESORERO

ASISTENTE EN ADQUISICIONES

INICIO

17. BASE LEGAL

Programacin y Evaluacin - Recibe Requerimiento - Recepciona justificacin del rea usuaria, evalua las previsiones del PAAC y el presupuesto asignado , evitando el fraccionamiento 1 - Elabora las Bases - Solicita aprobar Bases Si Cancelada Autoriza Convocatoria No Si 1 Aprueba las Bases No - Invita a participar en el proceso previa informacin requerida por el SEACE - Comunica a PROMPYME cuando es ms de 4 UIT - Entrega garanta de Bases (Trminos de referencia, lineamientos o expediente tcnico). Dispone invitar a participar en el proceso, entregar las Bases y solicitar la presentacin de ofertas Nota: para el caso de obras y consultoras, comunica inicio de la venta de Bases a Tesorera - Otorga Compromiso de Pago por venta de Bases - Informa sobre las Bases vendidas Entrega Bases al postor y actualiza sus datos

ENAMM

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

- Entrega Bases a postores y actualiza sus datos - Recibe en sobres cerrados las propuestas de postores - Verifica la veracidad de las Declaraciones Juradas presentadas por los postores - Evala propuestas Determina resultado y adjudica Buena Pro - Informa resultados del proceso - Notifica el resultado a postores - Declara desierto - 2da. convocatoria
TERMINO

- Realiza estudio de mercado. - Define valor referencial. - Remite justificacin firmada segn numeral 5.3.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Custodia Declaracin Jurada del postor comprometindose a cumplir con el objeto del contrato

- Recibe informe del resultado del proceso - Emite las O/C y O/S - Asigna meta Institucional ligada al proceso

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Constitucin Poltica del Per, articulo 76. D.S. No 083-2004-PCM, aprueba el Texto nico Ordenado de la Ley N 26850. Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S. No 084-2004-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 031-2002-PCM - Aprueban lineamientos de Polticas Generales del Desarrollo del Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE. Decreto Supremo N 043-2003-PCM - Aprueban el Texto nico Ordenado de la Ley No 27806 Ley Transparencia y Acceso a la Informacin Publica. Decreto Supremo N 072-2003-PCM -- Aprueban el Reglamento de la Ley No 27806 de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Ley N 27143 - Ley de Promocin Temporal del Desarrollo Productivo Nacional. Agrega un 10% adicional a la sumatoria de la calificacin tcnica y econmica obtenida por las posturas de bienes elaborados dentro del territorio nacional. Decreto de Urgencia N 064-2000 - Modifica la Ley de Promocin Temporal del Desarrollo Productivo Nacional. Eleva al 15% el beneficio adicional e incluye a los servicios elaborados dentro del territorio nacional. Decreto Supremo N 003-2001-PCM - Establecen disposiciones para la aplicacin del D.U. N 064-2000, sobre calificacin de postores de bienes y servicios elaborados dentro del territorio nacional. Resolucin Ministerial N 043-2001-ITINCI/DM - Precisan criterios para determinar a Personal Jurdicas que realicen operaciones sustanciales de servicios en el territorio nacional. Decreto Supremo N 127-2002-PCM - Aprueban el Texto nico Ordenado de Procedimientos Administrativos del CONSUCODE. Decreto Supremo N 027-2001-PCM - Aprueban el Texto nico Actualizado de las normal que rigen la obligacin de determinadas entidades del Sector Publico de proporcionar informacin sobre sus adquisiciones. Decreto Supremo N 090-2002-PCM - Autorizan a Organismos Estatales contratar Seguros en forma directa con la intervencin de Corredores de Seguros. Resolucin de Contralora N 070-2000-CG - Aprueba el Instructivo "Proceso de Atencin de Comunicaciones del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE, sobre casos en que se evidencia indicios de incompetencia, negligencia, corrupcin o inmoralidad. Resolucin de Contralora N 320-2006-CG - Normas Tcnicas de Control Interno. NTC 700-06, Contrataciones y Adquisiciones de bienes y servicios. Resolucin de Subcontralor N 007-2001-CG - Aprueban Directiva No 002-2001-CG. Cautela de transparencia y probidad en el manejo de los Recursos Pblicos. Resolucin de Contralora N 092-2003-CG - Modifica y aprueba la Directiva N 0052001-CG7OATJ, "Informacin que las Entidades deben remitir a la CGR con relacin a Contrataciones y Adquisiciones del Estado". Reglamento de Organizacin y Funciones de PROTRANSPORTE.

18. INDICE

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

1. 2. 3. 4.

OBJETIVO ALCANCE MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DISPOSICIONES GENERALES 4.1 rganos y Funcionarios Responsables de la Entidad 4.2 Programacin de las Adquisiciones y Contrataciones 4.3 Adquisiciones y Contrataciones no incluidas en el Plan Anual 4.4 Determinacin del Proceso de Seleccin. 4.5 Valor Referencial. 4.6 Confidencialidad de las Propuestas. 4.7 Responsables de la conduccin de los Procesos de Seleccin. 4.8 Acceso a las Bases 4.9 Constancias del CONSUCODE 4.10 Elaboracin y suscripcin de los Contratos 4.11 De las responsabilidades 4.12 Del control previo y concurrente 4.13 De las Exoneraciones 4.14 De los procesos declarados desierto 5. DISPOSICIONES ESPECFICAS PARA LOS PROCESOS DE SELECCIN 5.1. Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos. 5.1.1 Justificacin tcnica del Proceso 5.1.2 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin 5.1.3 Aprobacin de las Bases y publicacin de la convocatoria 5.1.4 Publicacin de la adjudicacin de la Buena Pro 5.1.5 Expedientes del Proceso 5.2 Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas 5.2.1 Justificacin del Proceso 5.2.2 Autorizacin Para convocar y realizar el proceso de seleccin 5.2.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso de seleccin 5.2.4 Aprobacin de las Bases 5.2.5 Convocatoria a los procesos de seleccin 5.2.6 Presentacin de Propuestas 5.2.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro 5.2.8 Notificacin y Publicacin de 1a adjudicacin de la Buena Pro 5.3 Adjudicaciones de Menor Cuanta 5.3.1 Aprobacin de la justificacin y convocatoria del Proceso 5.3.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso de seleccin 5.3.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del Proceso de Seleccin 5.3.4 Aprobacin de las bases 5.3.5 Convocatoria a los procesos de seleccin y entrega de bases 5.3.6 Presentacin de Propuestas 5.3.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin de la buena pro 5.3.8 Notificacin de la adjudicacin de la Buena Pro 5.4 Compras o contrataciones directas 5.4.1 Aprobacin y justificacin del proceso 5.4.2 Autorizacin para convocar y realizar el proceso 5.4.3 Organizacin, conduccin y ejecucin del proceso 5.4.4 Aprobacin de los Trminos de Referencia y del Valor Estimado del proceso 5.4.5 Convocatoria del proceso y entrega de la Solicitud de Cotizacin 5.4.6 Presentacin de Propuestas 5.4.7 Evaluacin de las propuestas y adjudicacin 5.4.8 Notificacin de la adjudicacin 6. ELABORACION, APROBACION Y COMPROMISO PRESUPUESTAL DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento

ENAMM

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

Elaboracin y aprobacin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento o de la Orden de Servicio 6.2 Compromiso Presupuestal por la Orden de Compra - Gua de Internamiento o por la Orden de Servicio 6.2.1 Aprobacin preliminar del Compromiso del Gasto 6.2.2 Documentacin sustentatoria para el devengado 6.2.3 Verificacin de las rdenes de Compra y de Servicio por el Area de Presupuesto 6.2.4 Acciones Especiales al Cierre del Calendario de Compromisos en todas las Genricas de Gasto 6.3 Distribucin de la Orden de Compra - Gua de Internamiento y de la Orden de Servicio 7. ACCIONES PREVIAS A LA RECEPCION DE BIENES O A LA PRESTACION DEL SERVICIO 8. CONFORMIDAD A LA RECEPCION DE BIENES Y A LA PRESTACION DE SERVICIOS 9.1 Conformidad a la recepcin de bienes 9.2 Conformidad a la prestacin de servicios pblicos 9. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL DEVENGADO DE LA ORDEN DE COMPRA GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO 10. ACCIONES PARA LA ETAPA DEL PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO O DE LA ORDEN DE SERVICIO 11. CULMINACION DE LA CONTRATACION O ADQUISICIN 12. REMISION DE EXPEDIENTE Y REGISTRO DE LOS PROCESOS DE SELECCION, CONTRATOS E INFORMACION AL CONSUCODE Y A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 13. PADRON DE PROVEEDORES 14. RECURSOS DE APELACION 15. VIGENCIA 16. ANEXOS 17. BASE LEGAL 18. INDICE

6.1

Manual de Procedimientos del Area de Abastecimiento