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MANUAL DE USUARIO FINAL PS SAP

MANUAL DE USUARIO FINAL MODULO PS Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica SAP

GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA

Repblica de Colombia - Derechos Reservados

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.

En el manejo de Gestin de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma transaccin Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la creacin completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividades generales para modificar editar visualizar y notificar entre otras ms Ruta SAP: Builder Finanzas Sistema de Proyectos Proyecto Project

Cdigo de Transaccin: CJ20N La pantalla siguiente es desplegada

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AREA DE RESUMEN DEL PROYECTO

AREA DE VISUALIZACION DETALLADA DEL PROYECTO

POOL DE TRABAJO Y DE MODELOS

Para crear un proyecto seleccionamos el icono siguientes

y se despliegan las opciones

Para el ejemplo del manual se va a crear un Proyecto, se selecciona pantalla siguiente es desplegada

y la

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Se

selecciona

el

perfil

deseado

para ;

el luego

ejemplo vamos a

y se busca el rango de nmeros para asignarle

Para el caso de los proyectos del Sector Agropecuario empiezan por 14 y deben tener seis nmeros

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El nmero del proyecto asignado es 14000000 (este nmero es utilizado luego en el vnculo entre el programa presupuestario y el elemento PEP con la transaccin de presupuesto FMDERIVE). Se pulsa y la pantalla siguiente es desplegada

Se le asigna un nombre al proyecto: Desarrollo Agropecuario, el sistema de despliega la pantalla siguiente

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Se pulsa el icono

, para grabar el proyecto y se genera el mensaje siguiente

; la pantalla esta ahora de la manera siguiente

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Vemos el proyecto que se acaba de crear Desarrollo Agropecuario Para la creacin del elemento PEP del proyecto, pulsamos doble click en el Proyecto de Desarrollo Agropecuario y aparece la pantalla siguiente

Para crear el Elemento PEP arrastramos y soltamos el icono de la parte inferior a la parte superior de la pantalla, aparece el elemento PEP en la parte derecha de la pantalla

Pulsamos

y la pantalla siguiente aparece el Elemento PEP a ser creado

Complementamos la informacin y el elemento PEP se encuentra as:

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Pulsando el icono

; aparece la siguiente informacin

Se est programando el inicio de las tareas del elemento PEP para el 11 de Febrero y la finalizacin para el 1 de Marzo ; el sistema calcula una duracin de 13 das para este PEP

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Seleccionamos a continuacin

y la pantalla siguiente aparece

Esta informacin viene heredada del Perfil del Proyecto. Seleccionamos a continuacin y la pantalla siguiente aparece

Ac se colocara el Perfil de Inversin si este elemento PEP se utilizara para Activos en Construccin Seleccionamos a continuacin ; la pantalla siguiente aparece

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Ac se ingresa la informacin en los campos definidos de usuario, en este caso vamos a colocar un valor estimado para este Elemento que ser coherente con el manejo de Presupuesto en PS ; el valor total del PEP estimado es de $ 150.000.000

Seleccionamos a continuacin

; la pantalla siguiente aparece

En este campo se da informacin sobre el usuario que ha creado el Elemento PEP o la ha modificado Seleccionamos a continuacin y la pantalla siguiente aparece

Seleccionamos a continuacin

y la pantalla siguiente aparece

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Pulsando el icono

Seleccionamos la opcin de para grabar el proyecto con sus elementos PEP ; realizamos el mismo proceso para crear un segn elemento PEP asociado al proyecto

La pantalla esta ahora as donde tenemos un Proyecto y dos elementos PEP

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Para ver una representacin grfica del proyecto, pulsamos el icono

Imp. : indica que se trata de un elemento PEP de Imputacin

Para ver la programacin del proyecto en sus elementos PEP , pulsamos el icono

y la siguiente

pantalla se despliega perfil 000000000001 y se pulsa enter

, se selecciona el

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Para abrir el proyecto que se creo, pulsamos doble click y aparece la pantalla siguiente

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Vamos a incluir HITOS (Objetivo En general, los hitos se emplean para marcar la transicin entre varias fases o departamentos. Los Hitos tambin pueden utilizarse para otras tareas y funciones en el Sistema de proyectos. Pueden crearse hitos para operaciones y elementos PEP. Para crear un hito nos desplazamos en la pantalla inferior izquierda hasta encontrar el icono ; lo arrastramos y soltamos hasta la pantalla de estructura de proyecto. La pantalla en este momento se encuentra de la siguiente manera ingresando informacin referente al hito

Vamos a considerar que el proyecto tiene 3 hitos : a) Revisin de Proponentes de Capacitacin , b) Proceso de adjudicacin de la capacitacin y c) Ejecucin de la capacitacin

Luego de la creacin de los Hitos la pantalla aparece de la manera siguiente:

Seleccionamos la opcin de

para grabar el proyecto con sus elementos PEP y Hitos.

Ejecutamos a continuacin la transaccin CN41N para analizar la estructura del proyecto, con sus hitos correspondientes

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Se selecciona el icono

y se despliega la pantalla siguiente

Estando en esta pantalla seleccionamos el icono perfil 000000000001 ; la pantalla siguiente se despliega

, con la opcin Diagrama de Barras y el

Para crear una operacin interna relacionada con la capacitacin , nos desplazamos en la pantalla inferior izquierda hasta encontrar el icono , seleccionamos

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; lo arrastramos y soltamos hasta la pantalla de estructura de proyecto. La pantalla en este momento se encuentra de la siguiente manera

En la pantalla superior derecha aparece la siguiente informacin

: Proyecto ,

PEP ,

, Grafo ,

Operacin,

Hito

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El proyecto entonces esta de la siguiente manera al ejecutar la transaccin CN41N

Se selecciona

y se despliega la pantalla siguiente

Para visualizar la Planificacin del Proyecto se ejecuta la transaccin

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: Se despliega la pantalla siguiente

Y se marca el indicador y la pantalla siguiente es desplegada

; seleccionamos el icono

Estando en esta pantalla se pueden realizar varias tareas como las siguientes

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Pulsando

, aparecen las opciones siguientes:

Se toma la opcin de la ejecucin

, marcando un elemento PEP anteriormente a

Y aparece a continuacin la pantalla siguiente

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Se toma este opcin se pulsa y aparece la pantalla siguiente

se

selecciona

el

Perfil

info

PS

se pulsa

y la pantalla siguiente aparece

Estando en este informe podemos utilizar los iconos por ejemplo el referente a los hitos del

proyecto; seleccionamos el icono tomamos la opcin

y aparece la pantalla siguiente y aparece la pantalla siguiente

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Para poder contabilizar en los elementos PEP, se requiere que estos se encuentren en el estatus de liberado. Estando en la transaccin CJ20N tenemos la siguiente pantalla en el sistema

Vamos a los elementos del PEP

Y detallamos el Status del sistema; el PEP se encuentra en status ABIE, para liberarlo y poderlo contabilizarlo se requiere liberarlo

La pantalla del elemento PEP esta luego de la liberacin asi :

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Realizamos el mismo proceso para el otro elemento PEP y grabamos el proyecto

Los proyectos tienen un ciclo de vida en que la norma de liquidacin tiene un papel central para asignar la norma de liquidacin regresamos a la transaccin CJ20N, estando situados en la definicin del proyecto. La pantalla siguiente es desplegada

Nos posicionamos en el icono que corresponde al Elemento PEP Capacitacin de Campesinos y seleccionamos la siguiente informacin ;

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Y la pantalla siguiente aparece

En este ejemplo el Elemento PEP va a ser liquidado en un Centro de Costo; salimos de esta pantalla con el icono y se vuelve a esta pantalla

Nos posicionamos en el icono ; para el manejo del estatus del elemento PEP, marcando la lnea y aparece la pantalla siguiente

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El elemento PEP ha sido Liberado y tiene NLIQ la norma de liquidacin asignada; pulsamos y aparece la pantalla siguiente

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Ac en , aparecen las operaciones del sistema que se pueden ejecutar de acuerdo al , hasta llegar a operaciones que de .

estatus, para ver otras operaciones se pulsa el icono acuerdo al estatus no se pueden ejecutar identificadas con

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR VALORES ESTADISTICOS( Productos)

Los valores estadsticos en la gestin del Banco de Proyectos se consideran como Productos ; los Productos se asocian a Elementos PEP de un Proyecto Ruta SAP: Finanzas Controlling Contabilidad de Centros de Costo Datos Maestros Valores Estadsticos Tratamiento individual Crear Cdigo de transaccin: KK01 La pantalla siguiente es desplegada

Introducimos el cdigo del valor estadstico por ejemplo 40314j y pulsamos siguiente es desplegada

, la pantalla

En Denominacin colocamos: Numero de personas capacitadas En Unidad valor estad. UN En tipo de ratio: cambiamos a Val. Totales La pantalla se encuentra de la manera siguiente

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Se pulsa

y la pantalla siguiente aparece

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PLANIFICAR VALORES ESTADISTICOS( Productos)

Objetivo. : Los valores estadsticos pueden utilizarse:

para especificar ratios empresariales en elementos PEP Por ejemplo Nmero de Personas Capacitadas

Ruta SAP: FinanzasSistema de Proyectos Controlling Planificacin Valores Estadsticos Modificar ( elemento PEP) Cdigo de Transaccin: CJS2 La pantalla siguiente es desplegada

Para el ejemplo vamos a grabar los Valores Estadsticos en la Versin 0; la pantalla queda de la siguiente manera:

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Se pulsa el icono

para pasar a la siguiente pantalla

Cambiamos en el campo CD el valor actual por 0 y pulsamos el icono desplegada

; la pantalla siguiente es

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Ingresamos los valores de la siguiente manera

A continuacin se pulsa el icono

para grabar la planificacin y se genera el mensaje siguiente

Para revisar la grabacin de los valores estadsticos vamos a revisar un reporte en el sistema de informacin de proyectos

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Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosSistemas de Informacin Controlling COSTOS Referente al plan Por clases de coste Valores estadsticos-perodos Cdigo de Transaccin: S_ALR_87013548 La pantalla siguiente es desplegada

Pulsamos

y la pantalla siguiente es desplegada

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CONTABILIZACIONES REALES DE VALORES ESTADISTICOS (PRODUCTOS)

Luego de tener planificado el valor estadstico la siguiente etapa del proceso es el registro real del Valor Estadstico para poder comparar si los planes de llevaron a cabo o no Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosControlling Contabilizaciones reales Valores Estadsticos Registrar Cdigo de Transaccin: KB31N La pantalla siguiente es desplegada

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En la pestaa elemento PEP; la pantalla queda de la manera siguiente , buscamos la opcin del

Se ingresan los valores para el mes de Febrero de 2011 manera de ejemplo

Se pulsa grabar y se genera el mensaje siguiente

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Vamos a ejecutar el informe para revisar Ruta SAP: FinanzasSistema de ProyectosSistemas de Informacin Controlling COSTOS Referente al plan Por clases de coste Valores estadsticos-perodos Cdigo de Transaccin: S_ALR_87013548 Ingresamos los datos de la forma siguiente

Y se pulsa La pantalla siguiente es desplegada

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PRESUPUESTO DE COSTOS PARA PROYECTOS

El presupuesto es la estructura de costos aprobada para un proyecto. Existen las siguientes clases de presupuesto en el sistema de proyectos PS SAP : Presupuesto original El presupuesto original es el presupuesto originalmente asignado. A partir de un momento que se especifica, este presupuesto se puede modificar nicamente mediante actualizaciones de presupuesto. Actualizaciones de presupuesto

Los eventos imprevistos y las necesidades adicionales, por ejemplo, aumentos de precios requieren que. Deba actualizarse el presupuesto original, en forma de: Suplementos Devoluciones Traslados Presupuesto definitivo

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El presupuesto definitivo est constituido Presupuesto original + +/= Suplementos Devoluciones Traslados Presupuesto definitivo

Liberacin del Presupuesto La distribucin del presupuesto no es igual a la liberacin de fondos. Por lo tanto, el sistema de proyectos permite liberar el presupuesto sucesivamente. La liberacin se basa en el presupuesto definitivo, es decir, el presupuesto original modificado por suplementos, devoluciones o traslados. Asignacin de Presupuesto a Elementos PEP

Se puede asignar el presupuesto directamente en los elementos PEP. Se reparte el presupuesto total (utilizando el procedimiento descendente) a los elementos individuales en Elemento PEP correspondiente

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El proyecto tiene un presupuesto de $ 7.000.000, que tiene el vnculo con el Programa Presupuestal de PSM ; y adicionalmente se controlara el presupuesto a nivel de cada elemento PEP , esto es para Obras Civiles no permitir gastar ms de $ 1.000.000 , en Obras Elctricas 2.000.000 y en Obras Hidrulicas $ 4.000.000 Se ejecuta la transaccin que genera el CDP en SAP colocando como Objeto de Imputacin el elemento PEP El sistema verifica si el elemento PEP cuenta con presupuesto disponible para realizar la contabilizacin. Si tiene Presupuesto continua el paso 3 , sino tiene vuelve al modulo de Proyectos. Gestin de Presupuestos El sistema verifica si el Proyecto Presupuestario cuenta con presupuesto disponible para realizar la contabilizacin. Si tiene Presupuesto contabiliza ; sino genera un mensaje de error y se debe de llevar a cabo el proceso de adiciones o traslados presupuestales en PSM En este diseo siempre se verifica primero que el elemento PEP cuente con presupuesto disponible para evitar que un solo elemento PEP se consuma el presupuesto de los otros elementos PEP del proyecto

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Para el caso de el ejemplo de la grfica , el programa Presupuestario vinculado a PSM controla que no se sobrepasen los $ 7.000.000 , mientas que en PS se controla que el elemento PEP 1 , no gaste ms de $1.000.000

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GUIA DE INFORMES EXPLICADOS

Transaccin CN41 Transaccin CN41N Transaccin: CN42N Transaccin: CN43 Transaccin: S_ALR_8701353 Transaccin S_ALR_87013556 Transaccin: S_ALR_87013557 Transaccin: S_ALR_87013558 Transaccin: S_ALR_87013559 Transaccin: S_ALR_87013560 Transaccin: S_ALR_87013542 Transaccin: S_ALR_87013543 Transaccin: S_ALR_87013544 Transaccin: S_ALR_87013545 Transaccin: S_ALR_87013546 Transaccin: S_ALR_87013548

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GUIA DE INFORMES ESTANDAR PS: GOBERNACION DEL VALLE

Men del sistema de Informacin de Proyectos

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Transaccin CN41 Este reporte muestra la estructura de un proyecto y sus elementos PEP La pantalla siguiente es desplegada

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Se ingresa el cdigo del proyecto y la pantalla siguiente

Se pulsa

y la pantalla siguiente es desplegada

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Se pulsa el icono

Se pulsa el icono

para visualizar

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Estando en la pantalla

Pulsamos

y la pantalla siguiente es desplegada

Se aade el campo Status para visualizarlo y el reporte queda ahora de la siguiente manera

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Si queremos ver todos los proyectos con sus elementos PEP en esta misma transaccin

En Proyecto pulsamos el icono

y la pantalla siguiente es desplegada

Pulsamos la tecla F4 y Enter ; la pantalla siguiente es desplegada

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Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono vuelve a la pantalla inicial

. Se

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Y se pulsa el icono

; la pantalla siguiente es desplegada

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Transaccin CN41N La pantalla siguiente es desplegada

En Proyecto pulsamos el icono

y la pantalla siguiente es desplegada

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Pulsamos la tecla F4 y Enter ; la pantalla siguiente es desplegada

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Pulsamos Ctrl Y para copiar todos los Proyectos existentes , luego Ctrl C y el icono vuelve a la pantalla inicial

. Se

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Pulsamos el icono

y la pantalla siguiente se despliega

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Para incluir las columnas de costo real y estatus del proyecto hacemos lo siguiente :

Seleccionamos el icono despliega

y la opcin Modificar Disposicin ; la pantalla siguiente se

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Trasladamos con el icono los campos a la derecha que requerimos : a) Costes Reales y b) Status . La pantalla esta de la siguiente manera ahora

Pulsamos Enter y el informe de proyectos se ve de la siguiente manera ahora :

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Seleccionemos el proyecto cdigo 0101079000000

Y pulsemos

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Vemos en este informe cunto ha costado el proyecto en su totalidad: $ 41.031.523,90 y cada de una de las actividades o elementos PEP

Con el icono

, se observa la estructura grfica del proyecto

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Cdigo de Transaccin: CN42N La pantalla siguiente es desplegada

Para el ejemplo vamos a tomar el proyecto: 0101079000000

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Pulsamos y la pantalla siguiente es desplegada

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Para ejecutar un informe de este proyecto seleccionamos el icono despliega

y la pantalla siguiente se

; tomamos la opcin Ejecutar informe investig y la siguiente pantalla es desplegada

Se pulsa

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De este informe se puede pasar a las partidas individuales

Se pulsa doble Click en la partida de los $75.000.000

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Se pulsa click en el pedido para ver las imputaciones realizadas

Volvemos hacia atrs con la flecha verde , hasta volver a la pantalla inicial

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Pulsando el icono

, podemos navegar a los elementos PEP del proyecto

y se despliega la pantalla siguiente :

Pulsando doble click sobre el primer elemento PEP y llegamos a la pantalla siguiente

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Cdigo de Transaccin: CN43 La pantalla siguiente es desplegada

Pulsamos el icono

En esta pantalla podemos tomar varias opciones para el anlisis a) Grfica , b) Adicin de Campos , C) Visualizacin de elementos PEP

a) Grfica : se selecciona el icono

y la pantalla siguiente se despliega

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Seleccionamos el icono

y la pantalla siguiente se despliega

Seleccionamos el icono

y se despliega la pantalla siguiente

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b) Adicin de campos : seleccionamos el icono

y la pantalla siguiente es desplegada

Para el ejemplo vamos a incluir el Valor Total del PEP que es un monto de referencia , la pantalla se ve de la siguiente manera

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Se pulsa enter y la pantalla siguiente se despliega

Y aparece el valor estimado por elemento PEP .

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Transaccin: S_ALR_8701353 La pantalla siguiente es desplegada

Se pulsa

y se despliega la pantalla siguiente

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Para visualizar la grfica , pulsamos el icono y la pantalla siguiente se despliega

; seleccionamos Grfico 3D y la pantalla siguiente se despliega

Seleccionamos el icono

y la pantalla siguiente se despliega

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Se selecciona el icono Resumen

Se selecciona Ej Ant

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Transaccin S_ALR_87013556 : Resumen de Fondos La pantalla siguiente es desplegada

Se pulsa

y la pantalla siguiente se despliega

El informe muestra el presupuesto total del proyecto y desglosado por elementos PEP

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Transaccin: S_ALR_87013557 Presupuesto/ Real / Desviacin La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

Este informe seala la comparacin entre el presupuesto y la ejecucin real

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Transaccin: S_ALR_87013558 Presupuesto/ Real / Comp/Plan Real / Asign La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

Este reporte seala la comparacin entre el presupuesto, la ejecucin real y los comprometidos asignados

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Transaccin: S_ALR_87013559 Presup / Distribuid / Plan / Distribuid La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

Este reporte muestra la distribucin del presupuesto en elementos PEP desde el proyecto , en este caso el presupuesto del proyecto es $7.000.000 y se distribuye en 1 MM, 2 MM y 4 MM en los elementos PEP

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Transaccin: S_ALR_87013560 Actualizaciones de Presupuesto La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

En este reporte se muestran las adiciones, devoluciones o traslados realizados en Elementos PEP y Proyectos; para el ejemplo se realizo una adicin de $ 500.000 al proyecto y al elemento PEP Obras Civiles en $ 500.000

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Analicemos ahora los informes por clases de costo ( cuentas contables )

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Transaccin: S_ALR_87013542 Real / Comp / Total / Plan en Mon Soc CO La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

En este informe se analizan los costos reales y comprometidos por cuenta y a nivel de Proyecto y de Elemento PEP. En la primera vista tenemos el costo del proyecto , pero podemos navegar a travs de cada elemento PEP como se muestra en la grafica siguiente

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Para este ltimo PEP , si se quiere analizar las partidas del comprometido se pulsa doble Click en la partida del comprometido y la pantalla siguiente se despliega

Se pulsa doble click en la partida de nuevo y se despliega la pantalla siguiente

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Transaccin: S_ALR_87013543 Real / Plan / Desviacin Abs / Desviacin % La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

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Este informe sirve para comparar lo ejecutado realmente en un proyecto y compararlo con la planeacin ; esta a nivel de todo el proyecto en general y de cada elemento PEP en particular por clase de costo ( cuenta contable ) Desde esta pantalla podemos navegar las partidas individuales que componen por ejemplo el valor de $9.378.350.265 , pulsamos doble click en este valor y la pantalla siguiente se despliega

Pulsando de nuevo doble click en la partida de $ 600.000 , la pantalla siguiente se despliega

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Pulsando de nuevo doble click en la lnea del gasto, la pantalla siguiente se despliega

Se pulsa el icono

y se despliega la pantalla siguiente

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Transaccin: S_ALR_87013544 Comparacin Plan / Real / Desviacin La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

Este informe muestra los cargos reales a los proyectos ( elementos PEP ) por mes , clase de costo( cuenta ) , comparndolo con los costos planeados de un proyecto ( elementos PEP)

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Transaccin: S_ALR_87013545 Comparacin perodos real La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

Este informe muestra la ejecucin de un proyecto y elementos PEP por ejercicio y perodo (mes)

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Transaccin: S_ALR_87013546 Comparacin periodos comprometido La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

En esta primera parte del informe estamos viendo los comprometidos de proyecto ( CDP) hasta el sexto mes del ao 2010 , para ver los meses siguientes

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Pulsamos la flecha

y la pantalla siguiente se despliega

Se ve un comprometido para el proyecto en referencia en el mes 12 del 2010 ; pulsamos doble click en la partida de los $ 864.646.104 y la pantalla siguiente se despliega

De nuevo doble click en la partida de los $ 864.646.104 y se tiene el documento del CDP

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Transaccin: S_ALR_87013548 Valores estadsticos / Perodo La pantalla siguiente es desplegada

Se selecciona

y la pantalla siguiente se despliega

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El concepto valor estadstico se puede asimilar a metas; para el mes de Enero se planeo atender 1000 personas y se atendieron 800 con una desviacin del 20%

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Control de Disponibilidad Presupuestal Permiten supervisar y controlar los costos del proyecto. El jefe de proyecto puede utilizar el control de disponibilidad analizar de los fondos asignados y ver de qu clase son. El control de disponibilidad permite controlar los costos asociados al elemento PEP asociado al proyecto de forma activa, emitiendo mensajes de error cuando los costos superan el presupuesto establecido SAP permite verificar la activacin del control de disponibilidad presupuestal mediante una transaccin que genera el mensaje siguiente

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