Caso Estudio Manufactura flexible

El Instituto Educacional Juan XXIII es una entidad educativa que funciona en la ciudad de Valencia, Venezuela, ofreciendo educacin de excelencia en los niveles de preescolar, primaria y secundaria. Sus altos estndares acadmicos demuestran gran capacitacin acadmica y altos niveles de exigencia, adems de un gerenciamiento acertado. Su xito en los ltimos 10 aos le ha valido una expansin importante, adquiriendo otros colegios para la construccin de nuevas sedes que le valieran la capacidad de albergar mayor cantidad de estudiantes y por supuesto agrandar su capacidad productiva, y ello junto a su exigente modelo acadmico le ha proporcionado la oportunidad de pertenecer a programas mundiales como el Bachillerato Internacional. Esta situacin especial, ha trado consigo una serie de necesidades que promulgan rpidas soluciones, ya que muchas son las problemticas surgidas en los ltimos tiempos. Las sedes adquiridas por la institucin tienen la caracterstica particular de no estar en cercana y ello por supuesto ha dificultado la comunicacin en tiempo real de informacin de importancia y actividades vitales para el estricto control del funcionamiento administrativo de la institucin. La sede principal de la institucin se mantiene operativa bajo el manto de la Urb. El Trigal, albergando en una sola institucin la mayor parte de las oficinas administrativas, ms de 2 mil estudiantes y el rea de contabilidad y finanzas. En dicha rea se desempean, adems de las actividades acadmicas, toda la planificacin, administracin, cobros, atencin al cliente y toma de decisiones. En la sede de primaria, ubicada en la calle Autocinema se imparte nicamente educacin primara, manejando una clientela de aproximadamente 500 personas, mientras que en la sede de preescolar y preparatorio se envuelve a otra poblacin completamente diferente bajo el marco de las mismas actividades administrativas. A pesar de que en la sede principal de la organizacin se desempea la toma de decisiones y la funcin contable de toda la compaa, cada sede en particular permite a su clientela hacer cualquier tipo de operacin monetaria dentro de su mismo espacio fsico. Igualmente en cada una de las sedes los representantes de los alumnos pueden manejar sus casos particular en relacin a la institucin, teniendo contacto con los coordinadores de rea o en el peor de los casos con el sub director de la sede (mxima autoridad de la misma). Esta condicin interdisciplinaria le ha valido un excelente servicio a la organizacin, sin embargo, ha ocasionado grandes problemas logsticos y administrativos. La alta gerencia de la institucin consciente de los problemas que la ataen por su condicin y por la misma expansin que han tenido en los ltimos aos ha determinado la necesidad de resolver algunos problemas puntualizados en la siguiente lista:

Falta de integracin administrativa en cada sede, lo que evita la sincronizacin a tiempo real de activos involucrados en los sistemas que se utilizan en la institucin. La estructura de base de datos entre las sedes no est centralizada y el proceso de compensacin de datos se da en perodos de tiempo especficos lo que dificulta el manejo de datos exactos en la institucin. Debido a la falta de sistemas especializados como los CRM, la administracin de informacin no est relacionada y aspectos como los expedientes estudiantiles deben ser trasladados de forma manual entre las sedes, lo que ocasiona inconvenientes al momento de convalidar informacin. Al no existir un ERP aplicado, la toma de decisiones se ve dilatada entre cada sede debido a la cadena de comando y la falta de apoyo tecnolgico vinculado. El manejo de inscripcin de estudiantes se ve constantemente interrumpido debido a que el proceso pasa por distinto personal entre cada sede y la validacin de disponibilidad de cupo de inscripcin toma tiempo considerable debido a que es un proceso manual. As mismo, al ser parte del Bachillerato Internacional, la organizacin a cargo exige a la institucin la entrega de reportes semanales del rendimiento acadmico de los estudiantes inscritos en el programa y debido a la naturaleza de la falta de integracin de sistemas de apoyo, la entrega de dichos reportes toma una considerable cantidad de tiempo.

Solucin: El Instituto Educacional Juan XXIII claramente presenta un grave inconveniente en cuanto a comunicacin y sincronizacin de la informacin, que definitivamente es una sola para toda la empresa, involucrando cada una de sus sedes. Los sntomas descritos en el caso de estudio refieren datos que circulan en la organizacin de manera poco armoniosa, adems los documentos presentes en fsico en la sede principal no se encuentran disponibles de forma inmediata para las dems sedes, que sin duda causa atrasos en los procesos y la obtencin de resultados. Por otro lado, el manejo de reportes peridicos se dificulta de igual manera, esto a causa de la poca sincronizacin de la informacin y la falta de comunicacin. En definitiva, la implementacin de un ERP es la solucin adecuada para gestionar las diferentes reas de una organizacin o empresa. Es importante definir claramente el objetivo, misin y visin de la empresa, contar con el equipo tecnolgico requerido para la implementacin, as como recurso humano que lidere el proyecto de implementacin, es necesario tambin mantener una continua capacitacin del personal de la empresa, as como plantear todos los cambios organizacionales requeridos, adaptando dentro de lo posible los procesos, equipos y programas existentes. Todos los requerimientos mencionados son considerados una inversin indispensable que trae a mediano o largo plazo un aumento del poder producto, siempre y cuando se defina y se lleve a cabo una estricta planificacin para la implementacin del ERP. Las ventajas que el Instituto Educacional Juan XXIII evidenciar sern: integracin de los procesos de informacin, informacin disponible e inmediata, decisiones con bases estables en los momentos necesarios, incremento de la productividad, tiempos de respuesta eficientes, rpida adaptacin a los cambios, integracin de los datos, seguridad de informacin y reduccin de costos.