ROMANIA JUDETUL IASI COMLINA RUGINOSA PRIMARIA COMUNEI RUGINOASA PRIMAR.

DISPOZITIAxT.t6t
din 3 martil zot
t

privind aprobarea procedurilor de management/control intern prevdzute de Ordinul Ministrului Finan{elor Publice nr.94612005 pentru aprobarea Codului controlului intern. cuprinz6nd standardele de management/control intern la entitdtile publice gi pentru dezvoltarea sistemelor de control matragerial. cu modificdrile qi completdrile ulterioare

Primarul comunei Ruginosa , judetul Iasi . Ydzdnd Referatul Compartimentului Financiar contabil privind aprobarea procedurilor dt management/control intern prev[zute de Ordinul Ministrului Finanlelor Publice nr.94612005 pentrt aprobarea Codului controlului intern.cuprinzdnd standardele de management/control intem la entitdtil( publice gi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificdrile qi completdrilt ulterioare; Av6nd in vedere dispoziliile: - Legii privind finanfele publice locale m.27312006, cu modificdrile qi completdrile ulterioare; - Ordonanlei Guvernului nr. 11911999 privind controlul intern qi controlul financiar preventiv republicatd. cu modificdrile gi complet5rile ulterioare; - Ordinului Ministrului Finanfelor Publice nr. 94612005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzdnd standardele de management/control intern la entitdtile publice qi pentru dezvoltarei sistemelor de control managerial, cu modificdrile qi completirile ulterioare; in temeiul drepturilor conferite de art. 68 alin. (1) din Legea administraliei publice locale nr. 27 5 12001, republicata. cu modifi cdrile qi complet5rile ulterioare;

DISPUNE: Art.1.(l) Se aprobi procedurile de

management/control intern prevdzute de Ordinu Ministrului Finanlelor Publice rv. 94612005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzdn< standardele de management/control intem la entitdlile publice gi pentru dezvoltarea sistemelor dt control managerial, cu modific[rile gi completdrile ulterioare. (2) Procedurile de managementicontrol intern prevdzute la alineatul (l) sunt cuprinse in anexi care face parte integrantd din prezenta dispozilie. Art.Z. Incepdnd cu data intrdrii in vigoare a prevederilor prezentei dispozifii, se abrogi prevederile altor dispozitli de aprobare a Codului controlului intern, cuprinzdnd standardele dt management/control intern la entitdlile publice qi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Art.3. Cu ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei dispozilii se incredin{eazi Compartimentul Financiar contabil din cadrul Primariei comunei Ruginoasa. Art.4. Prezenta dispozilie se comunicd Qmpartimentului ;fi{anciar contabil din cadru plimariei comunei Ruginoasa si Institutiei.trr{ectului ly-/ \udetului
P

IONEL

Aviza AL CON{IJNE SECRETAR HALIGA MARIETA LIDII

Anexa nr

Dispozitia

nr.l6ll20l

PROCEDURI DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN
prevazute de Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.94612005 , cu modificarile si completarile ulterioare

Primarul comunei Ruginoasa , dispune, tinand cont de particularitatile cadrului legal d organizare si functionare ale Primariei comunei Ruginosa precum si de standardele prevazute i Ordinul MFP nr. 94612005- privind aprobarea Coduluicontrolului intern, masurile necesare pentr elaborarea si/sau dezvoltarea sistemului de control interr/managerial, inclusiv a procedurilo formalizate pe activitati. Obiectivele, actiunile, responsabilitatile. termenele, precum si alte componente ale masurilo respective se cuprind in prezentul program de dezvoltare a sistemului de control intern/tnanageria elaborat si actualizat la nivelul fiecarei entitati publice. in contextul principiilor generale de bunf, practica care compun acquis-ul comunitat controlului i se asociazd o accepfiune mult mai larg6, acesta fiind privit ca o funclie manageriala gi n ca o operaliune de verificare. Prin funclia de control, managementul constatd abaterile rezultatelor d la obiective, anahzeazd cauzele care le-au determinat gi dispune mdsurile corective sau preventive c
se impun.

Obiectivele Primdriei comunei Ruginoasa pot fi grupate in trei categorii: l) Eficacitatea qi eficien{a funcfionirii, aceasti categorie cuprinde obiectivele legate d scopurile entitalii publice gi de utilizarea eficientd a resurselor. De asemenea, sunt incluse I obiectivele privind protejarea resurselor Consiliului Local Ruginoasa de utilizare inadecvatd sau d pierderi. ca qi identificarea gi gestionarea pasivelor. 2) Fiabilitatea informafiilor interne qi externe, aceastd categorie include obiectivele legat de linerea unei contabilitali adecvate, ca gi de fiabilitatea informaliilor utilizate in cadrul Consiliulr Local Ruginoasa sau difuzate cdtre terti. De asemenea, in aceastd categorie sunt incluse qi obiectivel privind protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei i di storsionarea rezultatelor. 3) Conformitatea cu legile, regulamentele gi politicile interne, aceastd categorie cuprind obiective legate de asigurarea cd activitalile Primariei comunei Ruginoasa se desfrqoara i couformitate cu obligatiile impuse de lege qi de regulamente, precum gi cu respectarea politicilc interne. Controlul este prezent pe toate structurile ierarhice ale Consiliului Local Ruginoasa Ei s mani{'esta sub forma: autocontrolului. controlului in lanl (pe faze ale procesului) qi a controlulr ierarhic. Din punctul de vedere al momentului in care se exercitd, controlul este concomitent (operativ ex-ante {feed-forward} gi ex-post (feed-back). Printre activitilile de control curente se regdsesc: observarea, compararea, aprobarer rapoftarea. coordonarea. verificarea, analiza, autorizarca. supervizarea, examinarea, separare funcjiunilor rnonitoizaret $i in afara activitAlilor de control integrate in linia de management. pot fi organizate controal specializate, efectuate de componente structurate anume constituite (comisii, compartimente de contrc etc), a cdror activitate se desfrgoard inbaza unui plan conceput prin luarea in considerare a riscurilor Controlul intern reprezintd ansamblul politicilor gi procedurilor concepute gi implementate d c[tre sistemul de management, in vederea furnizirii unei asigurdrt rezonabile pentru: atingere obiectiveior Consiliului Local Ruginoasa intr-un mod economic gi eficient cu respectarea regulilo externei a politicilor qi regulilor managementului; protejarea bunurilor qi a informaliilor; prevenirea q depistarea fraucielor gi gregelilor; calitatea documentelor de contabilitate gi producerea in timp util d

informatii de incredere, referitoare la segmentul financiar qi de managemenr La elaborarea standardelor interne ale Primdriei comunei Ruginoasa s-a linut cont d

experienla

in

domeniu

a

Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entitafilor publice

dt

Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizati. Standardele sunt grupate in cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial: l. Mediul de control, acesta grupeazd problemele legate de organizare, managementu resurselor umane, eticd, deontologie gi integritate. 2.Performan{a qi managementul riscurilor, acest element subsumeazd problernatici managementului legatd de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuald), programar( (planul de management) gi performanla (monitortzarea performan{ei). 3. Informarea qi comunicarea, in aceasta secliune sunt grupate problemele ce lin de crearei

unui sistem informa{ional adecvat qi a unui sistem de rapoarte privind execulia planului d,

management, a bugetului, a utilizdrii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea $ arhivarea documentelor trebuie avutd in vedere. 4.Activititi de control, astfel standardele subsumate acestui element-cheie al controlulu managerial se focalize azd asupra: documentdrii procedurilor; continuitdlii operaliunilor; inregistrdri

excepliilor (abaterilor de proceduri); separdrii atribufiilor; supravegherii (monitorizdrii)

etc

5. Auditarea qi evaluarea, aceastd problematicd privegte dezvoltarea capacitdlii de evaluare controlului managerial. in scopul asigurdrii continuitdlii procesului de perfeclionare a acestuia. Fiecare standard este structurat pe 3 componente: a) Descrierea standardului - prezintd trdsdturile definitorii ale domeniului de management I care se referd standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia; b) Cerin{e generale - anun!6 direcliile determinante in care trebuie aclionat, in vederea respectdrii standardului; c) Referinfe principale - listeazd actele normative reprezentative. care cuprind prevederi aplicabile standardului.

LISTA STANDARDELOR
- Mediul de control Standardul I - ETICA. INTEGRITATEA Standardul 2 - ATRIBUTII, FLINCTII, SARCINI Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA Standardul4 - FUNCTII SENSIBILE Standardul 5 - DELEGAREA Standardul 6 - ST'RUCTURA ORGANIZATORICA - Performanle qi managementul riscului Standardul 7 - OBIECTIVE Standardul 8 - PLANIFICAREA Standardul 9 - COORDONAREA Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 15 - IPOTEZE, REEVALUARI - Informarea gi comunicarea Standardul 12 - INFORMAREA Standardul 13 - COMLINICAREA Standardul 14 - CORESPONDENTA Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR - Activitati de control Standardul 17 - PROCEDIJRI Standardul l8 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR Standarclul l9 - SUPRAVEGHEREA Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR Standardul 2l - CONTINUITATEA ACTIVITATII Standardul22 - STRATEGII DE CONTROL Standardul23 - ACCESUL LA RESURSE - Auditarea gi evaluarea

Standardul 24 - VERIFICAREA $I EVALUAREA CONTROLULUI Standardul25 - AUDITUL INTERN

Standardul 1 - ETICA. INTEGRITATEA Primdria comunei Ruginoasa asigurd condiliile necesare cunoaqterii, de cdtre angaja[t, a reglementdrilor care guverneazd comportamentul acestora, prevenirea qi raportarea fraudelor*) 9i neregulilor. 1.2. Cerin{e generale Managerul gi salarialii trebuie sd aibd un nivel corespunzdtor de integritate profesional[ Ei personald gi sd fie conqtienli de importanla activitd{ii pe care o desftqoard; Managerul, prin deciziile sale qi exemplul personal, sprijind gi promoveazd valorlle etice g integritatea profesionala qi personali a salarialilor. Deciziile gi exemplul personal trebuie sa reflecte: ' valorificarea transparentei gi probitafi in activitate; t r valorificarea competentei profesionale; L iniliativa prin exemplu: I confbrmitatea cu legile, regulamentele, regulile gi politicile specifice; ! respectarea confidenlialitAtii informaliilor; I tratamentul echitabil gi respectarea indivizilor; J rela{iile loiale cu colaboratorii; f l caracterul complet qi exact al operaliilor qi documentaliilor; modul profesional de abordare a informaliilor financiare; Salarialii manifesta acel comportament gi dezvolta acele acliuni percepute ca etice in Primdria comunei Ruginoasa, asti'el managerul qi salarialii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a

cdrui funclionare o sprijind. Standardul2 - ATRIBUTII. FIINCTII" SARCINI 2.1 . Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa transmite angajalilor qi actualizeazd permanent: I documentul privind misiunea Primdria comunei Ruginoasa ; II regulamentele inteme: fiqa postului (func{iei). 2.2. Cerrn\e generale Atribuliile Primlria comunei Ruginoasa pot fi realizate numai dacd sunt cunoscute de salarial Ei aceEtia ac\roneaz6, concertat: Fiecare salariat are un rol bine definit in Primaria comunei Ruginoasa. stabilit prin fiq' postului; Sarcinile sunt incredintate gi rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager - salariat manager (gef - subaltern - gef): Managerii trebuie sd identifice sarcinile in realizarea cdrora salarialii pot fi expugi unor situali dificile qi care influen{eaza in mod negativ managementul entitalii; Managerul trebuie sd suslind salariatul in indeplinirea sarcinilor sale. Standard 3 - COMPETENTA. PERFORMANTA 3. l. Descrierea standardului Managerul asigurd ocuparea posturilor de cf,tre persoane competente, cdrora le incredinleaz sarcini potrivit competenlelor gi asigurd condilii pentru dezvoltarea capacitSlii profesionale salariatului. 3.2. Cerinle generale Managerul qi salarialii au acele cunoqtinle, abilitdli qi experienla care fac posibild indeplinirea eficientd qi efectivd a sarcinilor: Cornpetenla angajalilor qi sarcinile incredinlate trebuie sd se afle in echilibru permanent stabil. Acfiuni pentru asigurarea acestuia: -ldefinirea cunogtinlelor qi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de muncd lconducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare deflnit lidentificarea planului de preg[tire de bazd a noului angqat, inc[ din timpul procesului de recrutare lrevederea necesitdlilor de pregdtire, in contextul evalulrii anuale a angajafilor qi urmdrirea evolulie

activitate al Primdriei comunei Ruginoasa Formarea profesionald poate ft axatd pe acele competenle care favorizeazd, performanlr individuale 9i pe abilit6!ile interpersonale care vrzeazd luarea deciziilor gi invdlarea in grup. Standard 4 - FLTNCTII SENSIBILE 4. 1. Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa identificd func{iile considerate ca fiind sensibile gi stabilegte politica adecvatd de rotalie a salarialilor care ocupd astfel de functii. 4.2. Cerinle generale ln cadrul Primdria comunei Ruginoasa se intocmeqte cdnd este cazul: inventarul func!ii lor sensibile; - lista cu salarialii care ocupd funcfii sensibile; ' planul pentru asigurarea rotaliei salarialilor din funclii sensibile. astfel incdt un salariat sd nu activeze intr-o astfel de funcfie, de reguld, mai mult de 5 ani; in inventarul functiilor sensib]le sunt reflectate, de reguld, acele func{ii care prezintd risc semnificativ in raport cu obiectir.,ele: Rotalia personalului se face cu efect minim asupra activiutii Primdriei comunei Ruginoasa qi salarialilor.

Nivelul de competenld necesar este cel care constituie premisa performal! Salariatii Primdriei comunei Ruginoasa trebuie sa aibd cunoqtinlele 'profesiona competenlele. atribufiile 9i instrumentele necesare pentru a contribu i la realizarea obiectului

carierei: - asigurarea faptului cd necesitdlile de pregdtire identificate sunt satisfbcute; I dezvoltarea capacitdlii inteme de pregAtiie, L idefinirea politicii de pregdtire/mobilitate; Performan{ele angajalilor se evalueazd. cel pulin o datr pe an qi sunt discutate cu aceEtia c[tre realizatorul raportului; Competenfa qi performanla trebuie susfinute de instrumente adecvate, care includ tehnica calcul. software-urile, brevetele, metodele de lucru etc;

5.2. Cerinle generale Delegarea de competentd se face lindnd cont de impartialitatea deciziilor ce urme azd. a ft lua. de perso_anele delegate gi de riscurile asociate acestor decizii: Salariatul delegat trebuie sa aiba cunogtinta. experienla gi capacitatea necesare ef'ectudr actului de autoritate incredintat: Asumarea responsabilitdlii, de cdtre salariatul delegat. se confirmd prin semndtur[: Subdelegarea este posibiln cu acordul managerului: Delegarea de competenfi nu exonereazd pe manager de responsabilitate. ard 6. 1 . Descrierea standardului

- DELEGAMA l. Descrierea standardului Managerul stabilegte. in scris, limitele competenlelor gi responsabilitdlilor pe care le deleag
Standard 5
5.

infbrmcazd in scris salariatii. 6.2. Cerinle generale Competenfa, responsabilitatea, sarcina gi de a raporta sunt atribute asociate postului _obligalia acestea trebuie sd fie clare, coerente qi sd reflecte elementele avute in vedere pentru realizarct obiectivelor Consiliului Local Ruginoasa; Competenla constituie capacitatea de a lua decizli, in limite definite, pentru realizarei activitAtilor specifi ce postului ; Responsabilitatea reprezintd, obligalia de a indeplini sarcinile gi se inscrie in limitele ariei dt competenld; Raportarea reprezintd obliga{ia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor.

Prim[ria comunei Ruginoasa definegte propria structura organizatoricd. ".o,rrpon"ntd competen[elr responsabilitdtile, sarcinile gi obligafia de a raporta pentru fiecare r vrrls structurald" (j r rrruwlurqrc'

Siasdadf_ IBIECIIyE

7. 1.

Descrierea standardului

Primdria comunei Ruginoasa trebuie sd defineasca obiectivele determinante, legate d scopurile entitilii, precum qi cele complementare, legate de fiabilitatea informaliilor, conformitatea c legile. regulamentele qi politicile inteme gi sd comunice obiectivele definite tuturor salariatilor ; te4ilor interesali.
7.2. Cerin\e generale

Obiectivele generale sunt concordante cu

rezultate agteptate pentru fiecare activitate qi

Primdria comunei Ruginoasa transpune obiectivele generale

misiunea entitdlii publice in obiective specifice gi i le comunicd personalulu

Obiectivele trebuie astfel definite incdt sd rdspundd pachetului de cerinle "S.M.A.R.T.' Fixarea obiectivelor rcprezintd, atributul managernentului, iar responsabilitatea realizdr acestora revine atdt managementului, cdt gi salalialilor: Multitudinea qi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupari cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitalilor. rdspunderilor, de a asigura operativitate i
cunoaqterea rezultatelor etc.

S - Precise (in limba englezd: Specific); M - M[surabile pi verificabile (in limba englezi Measurable and verifiable); A - Necesare (in limba englezd: Appropriate); R - Realiste (in limb englezd.: Realistic); T - Cu termen de reahzare (in limba englezd: Time - dependent' Obiectivele generale ale Primdria comunei Ruginoasa se referd la reahzarea unor servic publice de buni calitate, in condilii de eficienld gi eficacitate maxim6, astfel cum sunt prezentat aceste obiective in actul normativ care reglementeazd organizarea gi funclionarea entitdlii publicr Standard 8 - PLANIFICAREA 8. 1. Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa i intocmeqte planuri prin care se pun in concordantd activitAtil necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfbl incAt riscurile de nu realiza obiectivele sd fie minime. 8.2. Cerinle generale Planificarea este una din funcliile esenliale ale managementulu Planificarea se referd la repartizarea resurselor, pomind de la stabilirea nevoilor pentr
re

alizar e a obi ecti

ve

I

or.

Avdnd in vedere caracterul limitat al resurselor. repartizarea acestora necesitd dc.cizii cu privir la cel mai bun mod de alocare: Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului ur1 caracter dinamic Schimbarea obiectivelor. resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impun
actualizar ea
p
I

anului

;

Gradul de structurare a procesului de planificare. de detaliere a planurilor,variazd.in func{ie d diverqi factori, precum: mdrimea Consiliului Local. structura decizionald a acestuia, necesitate aprobdrii formale a Llnor activitdli etc. Dupi orizontul de timp la care se referd, in general, se elaboreazd: - planuri anuale; ,' planuri multianuale: Specifica planificdrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de mdsuri ce trebuie luat pentru atingerea obiectivelor. Controlul este un mecanism necesar in raport cu planificarea, in sensul existenlei unui set cla de instrumente de mdsurare care si poatd indica - pe de o parte - care este progresul in realizare obiectivelor qi - pe de altd parte - acliunile corective, atunci cdnd este necesar. Standard 9 - COORDONAREA 9. 1. Descrierea standardului. Pentru atingerea obiectivelor, deciziile qi ac{iunile componentelor structurale ale Primdrie comunei Ruginoasa trebuie coordonate, in scopul asigurdrii convergenfei qi coerenlei acestora. 9.2. Cerinle generale Managementul asigurd coordonarea deciziilor gi acliunilor compartimentelor structurale alt Primariei comunei Ruginoasa

Atunci cdnd necesitaflle o irnpun. se pot organiza structuri specializate, care sa sprijir

managementul in activitatea de coordonare; Coordonarea influenleazd decisiv rezultatele interac{iunii dintre salariali in cadrul raporturi| prot-esionale; Salarialii trebuie sd lind cont de consecinlele deciziilor lor qi ale ac{iunilor lor asupra intreg entitali publice; Coordonarea eficientd presupune consultdri prealabile, atdt in cadrul structurilor unei entiti publice, cit qi intre structurile respective. Standard l0 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR I 0. l. Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa asigurd, pentru fiecare politica qi activitate, monitorizart performanlelor, utilizdnd indicatori cantitativi qi calitativi relevanli, inclusiv cu privire economicitate, eficienli qi eficacitate. 10.2. Cerinle generale Managementul trebuie sd primeascd sistematic raportdri asupra desfdqurdrii activitalii entitdl publice; Managementul evalueazd performanfele, constatdnd eventualele abateri de la obiective, i scopul lu[rii mdsurilor corective ce se impun; Sistemul de monitorizare a performanlei este influenlat de mirimea gi natura Consiliului Loca de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/qi a indicatorilor, de modul de acces al salaria{ilor

informalii. IVlonitorizarea performanlelor - supraveghere. urmdrire, de cdlre aparatul de conducere Primdriei comunei Ruginoasa, prin intermediul unor indicatori relevanli, a performanlelor activitd! aflate in coordonare. Standard I I - MANAGEMENTUL RISCULUI
1

r

1.1. Descrierea standardului

Primdria comunei Ruginoasa analizeazd sistematic, cel pulin o datd pe an, riscurile legate c desldqurarea activitatilor sale, elaboreazd planuri corespunzdtoare, in direclia limitarii posibilel< consecinle ale acestor riscuri, gi numeqte salarialii responsabili in aplicarea planurilor respectivr I 1.2. Cerinfe generale

obiectivelo Riscurile sunt acceptabile, dacd mdsurile care vizeazd evitarea acestora nu se justificd in pla financiar; Riscurile semnificative apar gi se dezvoltd in special ca urmare a: i managementului inadecvat al raporturilor dintre Primaria comunei Ruginoasa qi mediile in car aceasta actioneazd; I unor sisteme de conducere centralizate excesiv; Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in Primdria comunei Ruginoas a managementului riscurilor: Managerul are obligalia cre[rii qi menlinerii unui sistem de control intern s6ndtos. in principa prin: iidentificarea riscurilor majore care pot afecta eficienJa operafiunilor, respectarea regulilor; regulamentelor, increderea in informaliile financiare gi de management intern qi extern, protejare bunurilor. prevenirea gi descoperirea fraudelor;

Orice acliune sau inacliune prezintd un risc de nerealizare a

materializeze qi a mdrimii impactului acestuia il monitorizarea qi evaluarea riscurilor qi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionare riscurilor; ' verificarea raportdrii execufiei bugetului, inclusiv a celui pe programe. Managementul riscului - metodologie care vizeazd, asigurarea unui control global al riscului, c, permite menfinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publicd, cu costur

!definirea nivelului .revaluarea probabilitalii

acceptabil

ca riscul sd se

de

expunere

la

aceste

nscurl

rninime. Managementul riscului cuprinde o gamd largd de activitdli riguros definite gi organizate. plecdnr

de la conditiile de existenld qi obiectivele fundamentale ale Primdriei comunei Ruginoasa, precum $ analiza factorilor de risc intr-o conceplie de func{ionare optimd gi eficientd. Standard 12 - INFORMAREA 12. i. Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa stabileqte tipurile de informalii, confinutul, calitatea, frecven{a sursele Ei destinatarii acestora, astfel incdt managerii Ei salarialii, prin primirea Ei transmiterei infbrmaliilor, s5- qi poatd indepli ni sarcinile. 12.2. Cerrnle generale Informalia este indispensabi16 unui management s[ndtos, unei monitorizdri eficace, identificari situaliilor de risc infaze anterioare ale manifestirii acestora; Cultura Primdriei comunei Ruginoasa are o incidenld majord asupra cantitAtii, naturii ; fiabilitdlii informatiilor, ca qi in ceea ce priveEte ldrgirea gamei acestora in domeniul valorilor etice politicii, puterii, responsabilitalilor qi obligaliilor de raportare, obiectivelor entitdlii publice, planurilo etc.; Informalia trebuie sd fie corectd, credibild, clard. completd, oportund, util6, uqor de inleles ; receptat; Informalia trebuie sd benefici eze de o circulalie rapidf,, in toate sensurile, inclusiv in qi di: extenor. Standard 13 - COMLINICAREA 1 3. 1. Descrierea standardului Prirndria comunei Ruginoasa trebuie sd dezvolte un sistem eficient de comunicare internd ( \ externd, care sf, asigure o difuzare rapid6, fluentd gi precisd a informafiilor, astfel incdt acestea, S ajunga complete Ei la timp la utilizatori. 13.2. Cerin{e generale Managerul asigurd funclionarea unui sistem eficient de comunlcar€ Prin componentele sale. sistemul de comunicare serveqte scopurilor utilizatorilor Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil gi rapid, atdt in interiorul Primdriei comunc Ruginoasa, cdt gi intre aceasta gi mediul extern: Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveqt prelucrarea informatiilor $i achitarea de responsabilitdli in materie de comunicare Standard 14 - CORESPONDENTA SI ARHIVAREA 14. 1. Descrierea standardului Prirndria comunei Ruginoasa organizeazd primirea/expedierea, inregistrarea qi arhivare corespondenlei astfel incdt sistemul sd fie accesibil managerului, angaja{ilor qi te4ilor interesa{i c abilitare in domeniu. 14.2. Cerinfe generale Corespondenla trebuie sd fie purtdtoarea unor informalii utile in interiorul qi in exteriorr Prim[ria comunei Ruginoasa Corespondenla utilizeazi purtdtori diferili ai informaliei (hdrtie, benzi magnetice, floppy, CI

etc.) Ei se realizeazd prin mijloace diferite (curierul, pogta, poqta electronicd, fax

etc.

Ponderea in care Primdria comunei Ruginoasa utilizeazd, unul sau altul dintre purtdtori ; apeleazd,la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenlei este determinatd de o serie d factori. cum ar fi: gradul de dotare intemd gi/sau al terlilor, nivelul de pregatire al salariafilor. urgen[z distanta. costul, siguranta. restricliile din reglementdri etc; In funclie de tipul de purtdtor gi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenlr opera{iunile de intrare, ieqire. inregistrare gi stocare trebuie adaptate corespunzdtor, pe baza unc planuri elaborate in acest sens, astfel incdt, pentru fiecare caz, sd poatd fi reflectate cerinlele major

privind:
i

!

.l asigurarea

ll

primirii, respectiv expedierii coresponden{ei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenfei;
stocarea (arhivarea) corespondenfei;

la corespondenla realizatd. Standard 15. IPOTEZE. REEVALUARI 1 5. l. Descrierea standardului
: I accesul

considerare ipoteze acceptate congtient, prin Modificarea ipotezelor, ca urrnare a transformirii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Fixarea obiectivelor

ia in

consens

15.2. Cerinle generate Ipotezele se lormuleazd in legdturd cu obiectivele ce urmeazd a fi realizate gi stau labaza frxdri acestora; Salarialii implicali in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie congtienli de ipotezele formulate q acceptate in legdturS cu obiectivul in cauza; Ipotezele de care salarialii nu sunt congtienli reprezintd un obstacol in capacitatea de adaptare Reevaludri ale nevoilor de informare - concretizate in schimbdri in ceea ce privegte infbrmaliil necesar a fi colectate, in modul de colectare, in conlinutul rapoartelor sau sistemelor de informa{i conexe - trebuie efectuate dacd se modifica ipotezele ce au stat labaza obiectivelor. StANdATd 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR 1 6. 1 Descrierea standardului Salariatii. deosebit de comunicdrile pe care le realizeazd in legiturd cu atingerea obiectivelo fa{i de care sunt responsabili, au gi posibilitatea ca. pe baza unor proceduri distincte, si semnalez neregularitdti. fbr[ ca astfel de semnaldri sa atragi un tratament inechitabil sau discriminatoriu fala d salariatul care se conformeazd unor astfel de proceduri. 16.2. Cerinle generale Managerii trebuie sd stabileascd gi sd comunice salarialilor procedurile corespunzdtoare aplicabile in cazul sernnalSrii unor neregularitali; Managerii au obliga{ia sd intreprindd cercetdrile adecvate, in scopul eluciddrii celor semnalate q dacd este cazul, sd ia misurile ce se impun; Salariafii care semnaleazd, conform procedurilor, neregularitdli, de care, direct sau indirect, a cunoqtinfa, vor fi protejali impotriva oriciror discriminf,ri; Semnalarea neregularitdlilor trebuie sa aibd un caracter transparent pentru eliminarea suspiciun de delatiune; Managerul trebuie si promoveze respectul fala de lege qi spiritul de increderr Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil. in contextul aplicdr valorilor culturii increderii qi al asigurdrii unui mediu de moralitate in cadrul Primdriei comun( Ruginoasa, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfald cu delaliunea. Pentru c acest risc sd fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe inlelegerea faptului c6. in cadrt Primdriei comunei Ruginoasa, to{i salarialii exerciti diverse nivele de management qi cd au. in rno esenlial, aceleagi obiective: ll de a reahza servicii publice de bund calitate. cu costuri minime. trebuincioas contribuabilului; i,l de a-gi pdstra locurile de muncd, Angajalilor le revine sarcina ca. in cazul identif-rcdrii unor dovezi in ceea ce priveqte existen! unor posibile fraude. coruptie sau orice alt[ activitate ce poate afecta in sens negativ interesele major ale Prirniriei comunei Ruginoasa. care depdqesc nivelul de competen!5 al managementului proprir sau in cazul in care sunt implicate nivele ale acestuia, sd aducd respectivele dovezi la cunogtin! organelor abilitate ale statului. in nici LLn caz un salariat care descoperf, dovezi de acest gen I aclroneaz.d, pentru scoaterea lor la lumind nu trebuie sanclionat, gi nici recompensat. Ac{iunea s trebuie priviti ca exercitarea unei indatoriri profesionale. Realizarea in practicd a acestui standard se face gi cu ajutorul figei postulu Standard 17 - PROCEDURI i 7.1. Descrierea standardului Pentru activitAtile din cadrul Primdria comunei Ruginoasa gi, in special, pentru operaliunil economice. aceasta elaboreazd proceduri scrise, care se comunicl tuturor salarialilor irnplicat 17.2. Cerinle generale Primiria comunei Ruginoasa trebuie sd se asigure c6, pentru orice ac{iune qi/sau evenimer sernnif-icativ" existd o documentalie adecvati gi ca operaliunile sunt consemnate in document( Documentatia trebuie si fie completd, precisd gi sd corespundd structurilor qi politicilor Primdri cornunei Ruginoasa:

Documenta{ia cuprincle, politici administrative, manuale, instrucliuni operalionale, check-lists uri sau alte forme de prezentare a procedurilor; Documentalia trebuie sd fie actualizatd, utild, precisd, uqor de examinat, disponibild 9i accesibilr managerului, salarialilor. precum qi te4ilor. dacd este cazu|,

Documentalia asigurd continuitatea activitdlii, in pofida fluctualiei de personal Lipsa docurnenta{iei, caracterul incomplet sau/gi neactuahzarea acesteia constituie riscuri il
;

rcalizar e a o bi ective I or

intocrnirea Ei urmdrirea executf,rii graficului de circula{ie a documentelor la fiecare nivel d responsabilitate din Primdria comunei Ruginoasa

proceduri privire la accepliuni cu Existd doud ! aceea a procedurilor gen norrne metodologice, precizdri qi instrucliuni, elaborate de cdtr

entitatea publicd pentru organizarea aplicarii unor reglementdri de rang superior, aprobate de cf,tr conducdtorul entitAlii publice sau chiar de cdtre Guvern il aceea a metodelor de lucru gi a procedurilor scrise, formahzate - care constituie obiectt acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publicd, referitoare la activit5lile acesteia. Acest proceduri trebuie si fie: - scrise. respectiv formalizate. Cunoqtin{ele individuale qi colective trebuie stocate qi puse i ordinea care corespunde scopurilor entitdlii publice; - simple gi specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru. pentru ca executan{ sd cunoascd normele legale ce trebuie respectate. pentru fiecare domeniu al entitafii publice; - actualizate in mod permanent, in funclie de evolutia reglementlrilor in materie; - aduse la cunoqtinfa executan{ilor. Slsldard 18 - SEPARAREA AT 1 8.1 . Descrierea standardului Elementele operalionale, gi financiare ale fiecdrei acliuni sunt efectuate de persoan independente una faf[ de cealaltd. respectiv funcliile de iniliere gi verificare trebuie sd fie separate 18.2. Cerinle generale Separarea atribuliilor gi responsabilitalilor este una dintre modalitalile prin care se reduce risct de eroare, fraud6, incdlcare a legislafiei, precum qi riscul de a nu putea detecta aceste problemt Prin separarea atribuliilor se creeazd condiliile ca nici o persoand sau compartiment si nu poal controla toate etapele importante ale unei operaliuni sau ale unui eveniment; Separarea atribuliilor qi responsabilitSlilor intre mai multe persoane creeazd premisele unt echilibru eficace al puterilor; Standard 19 - SUPRAVEGHEREA 19.1 . Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa asigurd mdsuri de supraveghere adecvate a operafiunilor, pe baz unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post. in scopul realizdrti in mod eficace
acestora.

19.2. Cerinle generale
cd procedurile sunt respectate de cdtre salariali

Managerul trebuie sd monitorizeze efecruarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigut in mod efectiv qi continuu; Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce privegte munca depusd de salarial rapoarte despre excep{ii, testdri prin sondaje sau orice alte modalitali care confirmd respectare procedurilor; Managerul verifici qi aproba munca salarialilor, dd instrucfiunile necesare pentru a minimiz erorile, a elimina frauda, a respecta legislalia gi pentru a veghea asupra inlelegerii gi apliclr instruc{iunilor; Supravegherea activitdlilor este adecvatd, in mdsura in care: tl fiecdrui salariat i se comunica atribuJiile, responsabilitdlile gi limitele de competen! atribuite; i se evalueazd sistematic munca fiecdrui salariat; rl se aprobd rezultatele muncii oblinute in diverse etape ale realizdrii operaliunii. Managementul are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizarc, atribuliile ce ii revi pe linia supravegherii curente a activitdlii, condilie de exercitare a acesteia qi rdspunderile gi, d

asemenea. sd inilieze, sd aplice qi si dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile gi eficiente bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual qi controlul ierarhic al salarialilor. Standard 20 - GESTIONAREA ABATERILOR

Primdria comunei Ruginoasa se asigurd cd, pentru toate situaliile in care, datoritd uno circumstanle deosebite, apar abateri fafd de politicile sau procedurile stabilite, se intocmesr documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzf,tor, inainte de efectuarea operaliunilor.

20. 1 Descrierea standardului

20.2. Cerinfe generale In derularea acfiunilor pot apdrea circumstanle deosebite, care nu au putut fi anticipate qi car, induc abateri ce nu permit derularea tranzacliilor prin procedurile existente; Abaterile de la procedurile existente trebuie sd fie documentate gi justificate, in vederer prezentdrii spre aprobare; Este necesard analiza periodicd a circumstanlelor gi a modului cum au lbst gestionate acliunile in vederea desprinderii unor concluzii de bund practicd pentru viitor, ce urmeazd a fi formalizate. Standard 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII 21 .l . Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa asigurd mdsurile corespunzdtoare pentru ca activitatea acesteia s poatd continua in orice moment, in toate imprejuririle gi in toate planurile, cu deosebire in ce economico-financiar. 21.2. Cerinle generale Primdria comunei Ruginoasa este o organizalie a cdrei activitate trebuie sd se derulez continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a activitdlii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor propuse; Situalii diferite, care afecteazd continuitatea activitdlii: mobilitatea salarialilor; defecliuni al echipamentelor din dotare; disfunclionalitali produse de unii prestatori de servicii; schimb[ri d proceduri etc.; Pentru fiecare din situaliile care apar. Primlria comunei Ruginoasa trebuie si aclioneze i vederea asigurdrii continuitdlii. prin diverse mdsuri. de exemplu: n angajarea de personal in locul celor pensionali sau plecali din Primdria comune Ruginoasa din alte considerente;

in cazul absentei temporare (concedii, plecdri in misiune etc., n contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare Llcontracte de achizilii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare
[|delegarea,

Existenla inventarului situaliilor care pot conduce la discontinuita! in activitate gi a mdsurilc care sd prevind aparilia lor. Standard 22 - STRATEGII DE CONTROL 22.1 . Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa construiegte politici adecvate strategiilor de control qi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor gi menlinerea in echilibru a acestor strategii. 22.2. Cerinle generale Existd un raport de interdependenld intre strategiile, politicile gi programele elaborate pentr atingerea obiectivelor gi strategiile de control. Fdrd o strategie de control adecvatd, creqte riscul d manifestare a abaterilor de la strategia, politica qi programele Primdriei comunei Ruginoasa g deci. al nerealizdrii obiectivelor la nivelul exigenlelor preconizate; Strategiile de control sunt cu atdt mai complexe qi mai laborioase cu cAt fundamentarea ; reahzarea obiectivelor entitAlii publice sunt mai complexe gi mai dificile; Strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general, acestea necesitdnd studii, i vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregdtirii personalului de control a imbundtd{irii metodelor gi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc Strategiile de control se referd qi la tipurile de control aplicabile situaliei. in paleta largd modalitdtilor de control gi a criteriilor de clasificare a acestora, regdsim: I activitali de control: observalia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea analiza: autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; L- clasificarea controlului in functie de modul de cuprindere a obiectivelor: control

total: control selectiv (prin sondaj); - clasificarea controlului in func{ie de scopul urmdrit: control de confbrmitate; control de perfec{ionare; control de adaptare etc.; lt clasificarea controlului in funclie de apartenenla organelor de control: control propriu; control exterior; ll clasificarea controlului in func{ie de executan{i: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; i I clasificarea controlului in funcfie de modul de execulie: control direct; control indirect: control incrucigat; X clasificarea controlului in funclie de baza normativd: control normativ; control practic; control teoretic; f clasificarea controlului in funclie de interesul entitdlii: control pentru sine; contro pentru al{ii; il clasificarea controlului in funclie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; n clasificarea controlului in funclie de momentul efectudrii acestuia: control exante; control concomitent; control ex-post; Standard 23 - ACCESUL LA RESURSE 23.1 . Descrierea standardului Managerul stabileqte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au accc la resursele materiale, hnanciare gi informafionale ale entitdlii publice gi numeqte persoanel responsabile pentru protejarea gi folosirea corectd a acestor resurse. 23.2. Cerrnfe generale Restrdngerea accesului, la resurse reduce riscul utilizdrii inadecvate a acestora; Severitatea restricliei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursd gi de riscul pierderilc potenfiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitalii bunurilor valorilor se au in vedere costul. riscul potenlial de pierdere sau utilizare inadecvati intre resurse gi sumele inregistrate in evidente se fac comparafii periodice (inventare Vulnerabilitatea bunurilor gi valorilor determind frecvenla acestor verificdr Standard 24 - VERIFICAREA $I EVALUAREA CONTROLULUI 24. 1. Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa instituie o funclie de evaluare a controlului intern elaboreazd politici, planuri gi programe de derulare a acestor acJiuni. 24.2. Cerin{e generale Managerul trebuie sd asigure verificarea gi evaluarea in mod continuu a funcfionar sistemului de control intern qi a elementelor sale. Disfunclionalitdlile sau alte problen identificate trebuie rezolvate operativ. prin mdsuri corective; Verificarea operafiunilor garanteazd contribulia controalelor inteme la realizare obiectivelor; Evaluarea eficacitalii controlului se poate referi, in funclie de cerinle specifice qi/sa coniuncturaie, fie la ansamblul obiectivelor Primdriei comunei Ruginoasa, he la unele dintt acestea, opfiune care revine managerului; Managerul stabilegte modul de realizare a evaluf,rii eficacitatii controlului. Standard 25 - AUDITUL INTERN 5.1 Descrierea standardului Primdria comunei Ruginoasa infiinleazd sau are acces la o capacitate de audit. care are i structura sa auditori competenli, a cdror activitate se desftqoard, de reguld, conform unc programe bazate pe evaluarea riscului. 25.2. Cerrnle generale Auditul intern asiguri evaluarea independentd qi obiectivd a sistemului de control intern i Primdriei comunei Ruginoasa; Auditorul intern finalizeazd, acliunile sale prin rapoarte de audit, in care enun{d punctel slabe identificate in sistem gi formuleazd recomanddri pentru eliminarea acestort Managerul dispune misurile necesare, avdnd in vedere recomanddrile din rapoartele d

I

r

audit intern.

punctelor slabe constatate de misiunile de auditare Aprobarea Normelor metodologice proprii de organizare gi exercitare a auditului publi intern in cadrul Primariei comunei Ruginoasa."

in scopul eliminlrii

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful