Solicitud de Compras y Reparaciones

Manual de Operaciones, Facultad de Ingeniería, Universidad del Valle de Guatemala Procesos Actuales Nombre del Proceso Descripción del

proceso Solicitud de compras y reparaciones

Este proceso puede ser realizado por cualquier persona del departamento que requiera la compra de algún insumo para desarrollar su trabajo o bien la reparación de algún material que este dañado o requiera actualización.

Departamento

Ingeniería Industrial Ingeniería en Ciencias de la Administración

Versión Fecha de Edición Realizado por 18/04/2012 Nombre Encargado Puesto Raquel Morales Ing. Sierra Ing. Celso Cerezo Revisado por

1 Aprobado por

Asistente Departamento

Director Departamento

Director Departamento

Firma

Departamento de compras b. El proceso inicia cuando alguna persona del departamento requiere de la compra o reparación del algún equipo o material para el desarrollo de su trabajo y abarca hasta el punto en que se recibe el material nuevo o equipo reparado. II. se procede a la evaluación de proveedores en donde se pueden tener tres opciones: 2. Responsable Personal Actividad Se solicita al departamento la compra de material Se analiza el presupuesto del departamento y dependiendo a que cuenta de gastos afecta se carga. ACTORES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO: 1. No. Departamento de Ingeniería en Ciencias de la Administración o Ingeniería Industrial. En dado caso el director si autoriza. Director de departamento d. Los mismos pasos (1 y 2) se realizan si se requiere una reparación de material. El directo. Personal . Asistente de Director 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: IV. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la solicitud de compras y reparación de material respecto a los cursos del departamento de Ingeniería en Ciencias de la Administración o Ingeniería Industrial. III. basado en las necesidades del departamento y el presupuesto decide si se hace o no la compra o reparación.I. Departamento de contabilidad c. Director de departamento 4. a. OBJETIVO: Presentar el procedimiento actual que se ejecuta para realización de una compra o reparación de equipo y material requerido para desarrollar adecuadamente los cursos del departamento de Ingeniería en Ciencias de la Administración e Ingeniería Industrial. Personal Administrativo e. Asistente de director. 1.

Personal . Se deben de realizar tres cotizaciones Se envían las cotizaciones al director del departamento El director revisa las cotizaciones y da el visto bueno o solicita una nueva cotización Se indica cual cotización es la que se quiere y se dan las razones El director del departamento envía la cotización e información al departamento de compras. Si se quiere realizar con un proveedor en específico Se especifica el proveedor y la cotización Se realiza una justificación de las razones por las que se elije dicho proveedor y se envía al director de la 5. Personal Si es con proveedores autorizados por la universidad 6.utilizar los proveedores ya autorizados por la universidad. La persona responsable debe de buscar a los proveedores Realizar las cotizaciones respectivas Enviar las cotizaciones e información de los proveedores y justificación al director del departamento El director revisa las cotizaciones y las envía al departamento de compras. Personal Si se quiere hacer con nuevos proveedores 7. buscar nuevos proveedores o referir un proveedor específico para la compra.

carrera El director de la carrera revisa la cotización y las justificaciones y las envía al departamento de compras. Departamento de Compras . Recoge el producto enviado por el proveedor y lo entrega al departamento. El departamento de compras ingresa al proveedor al sistema de la Universidad y negocia con el proveedor la forma de pago y entrega. 8. Departamento de compras 9.

DIAGRAMA DE FLUJO .V.

5. Enviar a Dep. Compras 17. de Compras 16.Bo. Director Revisa y da el visto bueno a las cotizaciones 13. Crear cuenta con proveedor 12. Solicitud de compras de material 2. 8. No se hace reparación Si Vo. No se hace compra No Vo.Bo. Anexos . Se justifica porque ese proveedor Proveedor Nuevo 11. Verificar solicitud 7. Negociación departamento compras y proveedor 19. Se recoge el producto enviado por el proveedor VI. Cargar a cuenta 6. Realizar 3 cotizaciones Sin Porveedor 9.1. Proveedor Ingresa a la cuenta de la Universidad 18. Cargar cuenta a suministros de laboratorio u otra cuetna 4. 15.Verificar solicitud No Vo.Bo. Director envía cotizaciones a Dep. Verificar proveedor Proveedor especifico 14. Enviar cotizaciones a Director Dep. Solicitud de reparaciones 3. 10.

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