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FUNDACION NAMASTE GUATEMAYA DESARROLLO DE NEGOCIOS CON MICROCREDITO Y ASESORIA EMPRESARIAL

Trminos de Referencia TDRDiseo y actualizacin de manuales operativos de la Fundacin Namaste Guatemaya


I. Antecedentes 1. Justificacin EL Programa de Desarrollo y Fortalecimiento de Negocios para Microempresarias Guatemaltecas, ejecutado por la Fundacin Namaste Guatemaya FNG-, en consecucin de su objetivo superior de contribuir directamente al empoderamiento econmico de las mujeres guatemaltecas, con base en la facilitacin de la educacin financiera y administracin bsica de negocios, asesora empresarial y micro finanzas como un medio de incidir en la reduccin de la pobreza, creando de esta forma estructuras para el desarrollo de la economa guatemalteca. En este contexto y el de sus objetivos especficos, el Programa busca mejorar la competitividad empresarial (eficiencia y sostenibilidad), la calidad de los servicios, y su impacto a la poblacin atendida (sectores de bajos ingresos, rurales y urbanos). Sobre esta base FNG, busca realizar uno de los componentes del Plan de Trabajo el cual es la ejecucin de un apoyo tcnico para el diseo y actualizacin de los Manuales operativos de los Servicios Financieros y no Financieros del Programa, para fortalecer su capacidad de gestin administrativa y financiera. Dado que FNG, en los ltimos aos ha jugado un importante rol en el mejoramiento de las condiciones de trabajo y vida de un grupo vulnerable de mujeres del sector rural como son las pequeas y medianas productoras/empresarias, en tanto ha generado beneficios al conceder microcrditos. Es indiscutible que los procesos de manejo, control, seguimiento y recuperacin de los recursos requieren de normas claras, precisas y acordes con el desarrollo institucional. Asimismo es vital para la institucin consolidar la organizacin y control de las funciones del personal implementando un manual de organizacin y funciones acordes con el nuevo sistema de gestin y colocacin de los recursos. Es ese sentido, es clave para la consolidacin de la institucin y el cumplimiento de sus fines con eficacia y eficiencia, la aprobacin e implementacin de normas internas coherentes con las nuevas polticas, por cuanto es la entidad que apoya a las pequeas y medianas productoras/empresarias en algunos municipios del pas construyendo su posicin e incidencia a favor del desarrollo de la mujer guatemalteca y sus familias. A travs del desarrollo de la consultora se fortalecern los instrumentos de gestin de la institucin, proponiendo reglas claras sobre los procedimientos y administracin de los recursos del Programa de Desarrollo y Fortalecimiento de Negocios para Microempresarias Guatemaltecas captados por FNG en cada una de las modalidades sujetas para la intermediacin concentrado un solo documento de fcil manejo e interpretacin. Especial atencin debe prestarse a los procedimientos relacionados con la evaluacin de elegibilidad, otorgamiento de crdito y emisin de cheques. 2. Caracterizacin de la Institucin La Fundacin Namaste Guatemaya es una institucin de carcter privado, no lucrativa, apoltica, no religiosa con fines educativos y de desarrollo social que fue instituida legalmente el 10 de Diciembre del 2008 segn acuerdo Ministerial nmero 3034-2008. Es la institucin lder en la prestacin de servicios para el empoderamiento econmico de las microempresarias guatemaltecas, canalizando educacin, asesora y microcrditos bajo principios de solidaridad sensibilidad social sustentada por el respeto a la dignidad humana y a su entorno, basados en la no discriminacin por causas tnicas, religiosas, polticas, sociales, generacionales y

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en el manejo sostenible de los recursos; armonizada por la vivencia y prctica de la solidaridad, la justicia, la equidad y el comportamiento tico, dirige sus servicios a la poblacin rural de escasos recursos, con el fin de apoyar la mejora de su capacidad de produccin, el incremento de sus ingresos y bienestar familiar. La visin de FNG es ser la institucin lder en la prestacin de servicios para desarrollo de negocios rurales y as lograr que mujeres empresarias Guatemaltecas de bajos recursos, dispongan de acceso a herramientas necesarias para alcanzar y mantener un flujo de efectivo alto en sus negocios y as promover el bienestar de la mujer, su familia, una economa saludable y una democracia participativa. Su Misin es contribuir al desarrollo econmico y social, de mujeres y organizaciones Guatemaltecas, brindando oportunidades de acceso a servicios para desarrollo de negocios justos, adecuados y oportunos. Hasta la fecha FNG cuenta con 2 Oficinas distribuidas en 2 departamentos del pas. FNG desde su creacin ha tenido tres reas y funciones sustantivas: 1. Proveer educacin no formal en temas financieros y de administracin bsica de negocios. 2. Asesorar a empresarias para el desarrollo de sus negocios e implementacin sobre los temas impartidos. 3. Aportacin de capital semilla con un microcrdito. FNG dentro del proceso estratgico de expansin, desea estandarizar los procesos de su programa y as compartirlo con otras organizaciones para potencializar el impacto de este. Dicho proceso ha originado la necesidad de revisar y actualizar los procesos de elegibilidad de cada uno de las socias, de ordenamiento de los documentos de polticas de preseleccin, crdito, recuperacin de cartera, manual de organizacin y funciones entre otros. Es indiscutible que los procesos de manejo, control, seguimiento y recuperacin de los recursos requieren de normas claras, precisas y acordes con el desarrollo institucional. Asimismo es vital para la institucin consolidar la organizacin y control de las funciones del personal implementando un manual de organizacin y funciones acordes con el nuevo sistema de gestin y colocacin de los recursos. A travs del desarrollo de la consultora se fortalecern los instrumentos de gestin de la institucin, proponiendo reglas claras sobre los procedimientos y administracin de los recursos captados por la FNG concentrado un solo documento de fcil manejo e interpretacin. Especial atencin debe prestarse a los procedimientos relacionados con la evaluacin de elegibilidad, metodologa de educacin y asesora, otorgamiento de crdito y emisin de cheques. Bajo este contexto la consultora a realizarse est orientada a formular un Manual adecuado de procedimientos para su desarrollo y puesta en marcha, garantizando su estabilidad en un futuro. II. Objetivos Objetivo General: Desarrollar y disear, el manual de procedimientos operativos y financieros, mapeo de procesos, reglamentos de servicios financieros crediticios y no crediticios y dems documentos necesarios para los programas que actualmente est poniendo en prctica la FNG para que sirva de base para la sistematizacin y gua durante la socializacin del programa con otras organizaciones. Objetivos especficos 1. Caracterizar los Procesos de la Fundacin Namaste Guatemaya. 2. Desarrollar un manual de procedimientos, mapeo de procesos y reglamentos innovadores para la sociabilizacin del Programa de Desarrollo y Fortalecimiento de Negocios para

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Microempresarias Guatemaltecas aprovechando, mejorando y ampliando los manuales existentes. Definir manuales de procesos y procedimientos actualizados para cada uno de los componentes del Programa: 1. Educacin financiera y de administracin bsica de negocios. 2. Asesora de Negocios. 3. Microcrdito. Identificar y desarrollar procesos y procedimientos que preserven el buen funcionamiento y desarrollo de la fundacin dentro de los requerimientos institucionales y de los rganos supervisores pertinentes. Actualizar Manual de Microcrdito y Manual de Coordinador. Actualizar polticas de cobro Revisar los manuales de Educacin Financiera Realizar presentaciones de Manuales a autoridades de la organizacin para su ajuste, complementacin y autorizacin final.

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III. Alcances y Productos esperados 1. Diagnstico de situacin actual de normativas de servicios de la Fundacin Namaste Guatemaya. 2. Diseo y ajustes a manuales siguientes: a. Manual Operativo de Programa de Desarrollo y Fortalecimiento de Negocios para Microempresarias Guatemaltecas, que incluya los procesos de los siguientes componentes: a. Educacin Financiera y de administracin bsica de negocios. b. Asesora de negocios. c. Microcrdito. b. Manual de microcrdito y de coordinador actualizado c. Polticas de cobranza actualizadas. d. Manuales de Educacin Financiera actualizados. IV. Metodologa Como punto de partida los consultores debern realizar una revisin documental de todos los Manuales, polticas, reglamentos, procedimientos, escritos y no escritos, de manera que permita elaborar el mapeo de proceso, que muestre el estado de situacin y las normativa de servicios con que cuenta FNG, para ver cules requieren ser actualizados y/o ajustados, o la elaboracin de nuevos. El diseo de los manuales debe ser un proceso participativo en el cual los consultores se constituyen en facilitadores para mapear los procesos, para tal efecto se realizarn talleres con el personal de las reas a desarrollar manuales tanto en Sacatepquez como en Suchitepquez y con el personal que la Institucin designe para tal efecto, y se conformen equipos mapeadores, para un levantamiento fidedigno de los procesos, y localizar, con mayor seguridad vacos o fallas en la cadena de procedimientos que pueden estar creando problemas sistmicos, como constantes prdidas de tiempo y recursos. El consultor deber, de acuerdo a su experiencia y a las mejores prcticas, considerar la viabilidad de formular un solo Manual Operativo, que permita estandarizar los procesos de los diferentes componentes del programa de la Institucin, para facilitar la administracin de stos y mejorar la eficiencia de los procesos.

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Para lograr dicho objetivo, se debe considerar la formulacin de las Polticas por separado para cada Programa, de manera que sean fcilmente ajustables, sin mayor costo de tiempo y recursos en funcin de las demandas de los diferentes usuarios (internos y externos). De igual manera deben ser revisados los diferentes manuales de microcrdito, tratando de estandarizar los procesos, y clasificando los criterios por Programa, de manera que sean fcilmente ajustables. Tambin se deben caracterizar los procesos de educacin financiera que brinda FNG y que estn orientados a procurar el desarrollo de las microempresarias. 4.1 SESIN DE PLANIFICACIN 1. La persona encargada del rea entregar al Consultor el plan de trabajo por cada uno de los productos requeridos para la consultora. 2. El consultor deber elaborar y proponer cronograma de actividades. 3. El consultor presentar cronograma de actividades a realizar ante gerencia. 4. La fase de planificacin tendr una duracin prevista de 3 das consultor. 4.2 SESIN DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN De acuerdo al cronograma de actividades, el Consultor deber disponer del tiempo necesario para el levantamiento de informacin a travs de entrevistas y realizacin de talleres, lo que ser revisado, validado y certificado por la Gerencia. El Consultor deber tener una estrecha comunicacin con todas las personas relacionadas con cada uno de los procesos a fin de obtener informacin fidedigna. Durante esta etapa se solicitarn documentos soportes, entre ellos formularios que servirn de insumo y que a la vez sern mejorados de acuerdo a los requerimientos. 4.3 SESIN DE ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS Posterior al levantamiento de informacin, se elaborar la narracin descriptiva de cada uno de los procedimientos con sus respectivas polticas, responsabilidades, definiciones, referencias y formularios con sus respectivos instructivos por manual. Previo a la etapa de revisin el Consultor se asegurar que toda la informacin ha sido considerada; por lo que puede verse obligado a confirmar algunos aspectos. Luego lo entregar al encargado del rea para realizar los ajustes necesarios. 4.4 SESIN DE REVISIN POR PARTE DE LA DIFERENTES REAS El Consultor, una vez que haya realizado todos los ajustes previos, entregar los documentos a cada una de las personas relacionadas de las reas trabajadas; para lo cual tendrn 3 das hbiles para sus comentarios u observaciones al documento. Estos sern tambin enviados a Gerencia para su revisin y aprobacin. 4.5 SESIN DE AJUSTES Y ELABORACIN DE DIAGRAMAS DE FLUJO Recibida todas las observaciones, el Consultor realizar los cambios indicados y proceder a la elaboracin de los diagramas de flujo. 4.6 SESIN DE PRESENTACIN ANTE LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES El Consultor, una vez que haya finalizado los documentos debern presentarlo ante las autoridades correspondientes para su aprobacin. En caso de haber observaciones deber hacer los cambios sugeridos.

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4.7 SESIN DE PLANIFICACIN Y CAPACITACIN El Consultor en conjunto con la Gerencia planificar la capacitacin a todo el personal involucrado con los nuevos procesos, as como el uso de formularios V. Coordinacin y supervisin de la consultora La contrapartida tcnica ser la Gerencia. VI. Informacin y experiencia del consultor (a) Profesional con licenciatura en Ciencias Econmicas con conocimientos especializados en la elaboracin de instrumentos bsicos para la Administracin de Servicios Financieros y Recursos Humanos. Experiencia previa en instituciones financieras Conocimiento de prctica de instituciones financieras especialmente de instituciones no bancarias. Experiencia comprobada en sistematizacin de informacin. Experiencia en desarrollo de metodologas participativa Habilidad de Comunicacin/Organizacin/ Trabajo en equipo Conocimientos del uso del software Microsoft (Excel, Power Point, Word, etc) VII. Obligacin y Responsabilidades del/la Consultor/a El/la Consultor/a tendr todas las obligaciones y responsabilidades tcnicas que, de acuerdo con la sana prctica profesional, sean inherentes a la naturaleza de los servicios requeridos, aun cuando no se mencionen de manera expresa en los presentes Trminos de Referencia. Es obligacin del/la Consultor/a establecer, desde el inicio la comunicacin con la contrapartida tcnica que ser la Gerencia y mantener informacin del avance de la consultora, procurando en todo momento, dentro de un marco racional, contar con su consentimiento. Deber presentar evidencias de las actividades (por ejemplo: memorias de las reuniones y sesiones de trabajo y correspondencia dirigida). En caso de una subcontratacin, el/la Consultor/a ser totalmente responsable del personal seleccionado y provedo por l para la realizacin del trabajo, incluyendo el pago de sus salarios, viticos, prestaciones sociales y cualquier otro tipo de gasto en que tenga que incurrir durante el desarrollo de sus servicios. El/la Consultor deber estar anuente a responder las consultas que se le formulen durante la realizacin de las actividades y diseos finales. El/la Consultor/a se compromete a realizar las correcciones y responder a las consultas generadas por la contraparte. VIII. Oferta Tcnica y Econmica El consultor o consultora deber remitir una carta de presentacin, con una propuesta de Oferta tcnica y econmica, acompaada de su curriculum vitae completo a ser sometida antes del 27 de Junio del presente ao a la direccin: Callejn Santa Isabel No. 10. Antigua Guatemala; E-mail: Italia@namaste-direct.org Las propuestas y documentacin enviada no sern devueltas. La Oferta Tcnica debe contener la siguiente informacin: Informacin general donde se aprecie la interpretacin que se ha dado a los requerimientos planteados en los Trminos de Referencia.

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Alcance de los Servicios ofrecidos, expresados en forma clara y precisa. Descripcin detallada de la metodologa propuesta para desarrollar cada una de las actividades. Programa de trabajo, mostrando en un diagrama de barras y en descripciones conexas, la duracin de todas y cada una de las actividades que involucran la actualizacin de los instrumentos de gestin y administracin de recursos financieros y humanos La Oferta Econmica deber contener la siguiente informacin: Desglose y cuantificacin de los costos asociados a la realizacin de la consultora. Costo global de la Oferta Econmica. Experiencia laboral en trabajos similares. Vnculo y experiencia de trabajo en procesos de elaboracin de instrumentos de gestin de recursos humanos y financieros Mejoramiento e innovacin de los Trminos de Referencia. IX. Duracin y Forma de Pago El tiempo de ejecucin de la Consultora ser de sesenta das (60) das calendario a partir de la firma del contrato. La consultora ser pagada de la forma siguiente: Primer pago del 30% del valor del Contrato a la firma de contrato, un segundo desembolso del (30%), al entregar de diagnstico y propuesta de manuales preliminares, conforme al cronograma de trabajo aprobado y recibido a satisfaccin y pago final del (40%), al entregar de los manuales e informe final recibido a satisfaccin de FNG. X. Evaluacin de las ofertas Confidencialidad La informacin relativa a la evaluacin de la propuesta y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no se dar a conocer a otras personas que no tengan participacin oficial en el proceso hasta que se haya notificado la adjudicacin del contrato a la firma ganadora. Cualquier intento del Consultor de influenciar al Contratante en la evaluacin y comparacin de las propuestas o en la decisin de adjudicacin del contrato podr resultar en el rechazo de su propuesta. Aclaracin de propuestas Para facilitar el examen, la evaluacin y la comparacin de la propuesta, la parte contratante tendr la facultad de solicitar a cualquier Consultor que aclare su oferta. La solicitud de aclaracin y la respuesta pertinente se harn por escrito. Sin embargo, no se solicitar, ofrecer ni permitir ninguna modificacin de los elementos sustanciales de la propuesta. 2. OBJETIVOS DE LA CONSULTORA

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