Ms Project : Guía Rápida de Uso

Microsoft Project

Guía Rápida de uso 1- Ambiente General
• Por ser un software de la familia microsoft, Ms Project ofrece similar ambiente y compatibilidad con el procesador Word y planilla de cálculo Excel, y en general con cualquier otro software de esta familia. • Esto indica que existen una serie de herramientas y funciones básicas que serán encontradas en Ms Project, con similitud total en su aplicación.

1.1 - Presentación

Ms Project presenta por defecto en pantalla una estructura de carta gantt, como herramienta de planificación, de acuerdo a: BARRA DE MENÚ

BARRA DE VISTAS

ESCALA TEMPORAL

TABLA DE ENTRADA

AREA GRÁFICA

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Tabla de entrada:

Matriz de entrada de información de tareas, tal como : nombre, duración, fecha inicio, fecha término, predecesoras, etc. Esta sección permite libre acceso al usuario, en los datos necesarios para definir una tarea, es decir, que algunos campos serán llenados automáticamente al quedar especificados por los demás. ( Ej: al llenar los campos duración y fecha inicio, quedará automáticamente definido el campo “Fecha de término”)

Área Gráfica:

Area de visualización de diagráma de barras. Esta sección es parcialmente accesible al usuario.

Escala Temporal:

Eje superior del diagrama de barras. Accesible sólo en su formato y unidades.

Barra de Vistas: Barra de menús:

Menú rápido de herramientas de planificación disponibles. Menús tradicionales y barras de botones de acción rápida

1.2- Menús tradicionales Archivo Abrir Guardar Guardar como Vista preliminar (impresión) Imprimir Edición Cortar Copiar Pegar Insertar Dibujo Objeto Hipervínculo Formato Ventana Fuente Nueva Ventana Organizar

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2- Ambiente Específico
Ms Project como software de planificación, ofrece un conjunto de 26 herramientas y presentaciones orientadas a la planificación y control de proyecto. Cada una de estas vistas presenta una forma diferente de visualización del proyecto, como resultado de priorizar algunos de los componentes fundamentales de un proyecto, tales como: tiempo, costos y objetivos. Además de ofrecer mejor tratamiento para algunas de las etapas del proyecto, tal como: planificación, control o evaluación final.

Las vistas más importantes y desplegadas en la barra de vistas, son:

Calendario:

Calendario mensual sobre el cual se muestran las tareas y sus duración. Proporciona una visual temporal del proyecto.

Diagrama Gantt:

Lista de tareas relacionadas y su emplazamiento en el tiempo. Es la vista más utilizada para la planificación, y es mostrada por defecto al inicio del software

Diagrama PERT:

Lista de tareas y sus dependencias. Utilizada principalmente para el ajuste final de la planificación.

Uso de tareas:

Lista de tareas del proyecto y los recursos asociados a cada una de ellas. muestra una visión del proyecto sobre el eje de costos exclusivamente. Útil en la visualización permanente de los recursos asignados a cada tarea.

Gantt de seguimiento:

Diagrama de Gantt en el cual se contrasta la planificación original con la evolución del proyecto en su fase de desarrollo. Utilizada en la etapa de control.

Gráfico de recursos:

Esquema gráfico que muestra para cada recurso o grupo de estos, sus asignaciones, costos y trabajo total. Utilizado para verificar la integridad en la etapa de planificación avanzada.

Hoja de recursos: Uso de recursos:

Matriz de ingreso de información para recursos. Lista de recursos y a la tareas que están asignados. Utilizado para verificar la integridad en la etapa de planificación avanzada.

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Ms Project : Guía Rápida de Uso Todas las acciones o procedimientos propios del proceso de planificación. 4 de 31 . Edición Vincular tarea Desvincular tarea Agrega vínculo Elimina vínculo Activa / desactiva vistas Activa / desactiva barra de vistas Cuadro de dialogo de informes Avanza o desciende en escala temporal Ver Vistas principales barra de vistas Informes Zoom Insertar Nueva tarea Columna Agrega fila para tarea Agrega columna con campo a especificar Formato Escala Temporal Barras gantt Grilla gantt Formato de escala Formato de barras Formado de entramado Cambios en calendario Configuración de software Ordenamiento visual de tareas del Fechas de inicio y/o término Herramientas Calendario laboral Opciones Proyecto Filtro Información proyecto Preparado por Gianni Olguín C. se encuentran incluidos en la barra de menú o botones de acción rápida.

5 de 31 . • Se debe ingresar la información de la fecha de comienzo del proyecto. Preparado por Gianni Olguín C. avalada por el cuadro controlador (“ Programar a partir de : Fecha de comienzo del proyecto” ) • Es posible indicar en caso contrario la fecha de fin del proyecto.Inicio de un Proyecto A continuación los pasos básicos para dar la forma base a un proyecto en plataforma Ms Project. Paso 1 : Información del Proyecto • Al iniciar un nuevo proyecto desde el menú de archivo. aparecerá en pantalla el cuadro de información de proyecto. con una rigidez alta e infactible de variar.Ms Project : Guía Rápida de Uso 3. En caso contrario puede activarse desde el menú “Proyecto”. que por defecto aparece activa. Esta flexibilidad toma importancia cuando nos encontramos con un plazo o fecha límite del proyecto. caso en el cual deberá cambiarse el cuadro controlador a: “Fecha de fin del proyecto” • Ms project nos permite planificar las tareas hacia adelante o hacia atrás en el eje temporal.

pero representa una buena práctica al momento de estructurar un programa oficial de una institución.Ms Project : Guía Rápida de Uso Paso 2: Información General • Desde el menú “Archivo”. se puede activar el cuadro de información general o “Propiedades” Importante • Es posible ingresar información genérica del proyecto. activar el cuadro de “Cambiar calendario laboral” Preparado por Gianni Olguín C. días especiales para la empresa. fines de semana largos. tal como: nombre. etc • Esta información tiene el carácter de opcional. asunto. autor. etc. administrador. aparece en lo inmediato algunas trabas temporales asociadas a fechas de carácter especiales dentro de un calendario. • Desde el menú “Herramientas”. 6 de 31 . Paso 3: Calendario Laboral • Al enfrentarnos a planificar una serie de actividades en el tiempo. por lo general dentro de un ámbito laboral. tales como: días festivos. empresa.

los días que caen en la clasificación de especiales y seleccionarlos como “Periodo no laborable”.Ms Project : Guía Rápida de Uso Cambio de calendario Cambio jornada diaria Cambio tipo de día • El cuadro contempla por defecto un calendario normal (Estándar). Estos días aparecerán con un achurado especial y los días laborales sin achurado. (según leyenda adjunta) • De igual forma es posible convertir días no laborables a periodo laborable no predeterminado ( como los días sábados o domingos) • Las barra lateral permite desplazarse de mes en mes y de año en año. Los días no laborables aparecen achurados y se consideran por defecto sábados y domingos. visualizados como casilleros sin achurado. • En forma automática los días no laborables aparecerán achurados en área gráfica de la malla gantt. • Los días hábiles aparecen como laborables “Predeterminado”. • Revisar a lo largo del calendario temporal en el cual se emplaza el proyecto. comenzando el año en enero y las semanas los lunes. 7 de 31 . Preparado por Gianni Olguín C.

Para introducir esta información se debe activar el botón “Opciones” del cuadro. • por defecto se despliegan los límites horarios ( 8:00 am hasta 14:00 pm y de 15:00 pm hasta 17:00 pm) . • Es factible además establecer la cantidad de horas laborables por día y semana como parámetros controladores. 8 de 31 . las cuales pueden modificarse a gusto por el usuario. 40 horas semanales y 20 días al mes se despliegan. • Se puede modificar estos valores y posicionarlos como predeterminados. Preparado por Gianni Olguín C. • Los valores por defecto de 8 horas diarias. por medio del botón a la derecha.Ms Project : Guía Rápida de Uso Paso 4: Jornada Laboral Calendario Estándar • Para el desarrollo de actividades la vida real nos proporciona plazos de actividad diaria. Estos valores son los que utilizará Project para conversión de unidades temporales de carácter laboral. que dependerán del lugar en donde se ejecute el proyecto. Esta información se incluye en la “Jornada Laboral”. a la izquierda del cuadro.

Ms Project ofrece calendarios especiales.Ms Project : Guía Rápida de Uso Calendarios Especiales • Para trabajos a realizarse en jornadas especiales. 9 de 31 . factibles de activar en el casillero superior: • 24 Horas: trabajo continuo día y noche sin parar ( por defecto no contempla días del tipo no laborables) • Turno de noche: trabajo nocturno e jornadas por defecto entre las n 23:00 pm hasta las 3:00 am y de 4:00 am hasta 8:00 am Preparado por Gianni Olguín C.

etc) • Podemos seleccionar el formato de los nombres de las unidades temporales en el recuadro a la derecha de cada unidad.Ms Project : Guía Rápida de Uso Paso 5: Escala Temporal • Se debe ajustar la escala del eje temporal a utilizar en la carta gantt. a través del recuadro “Tamaño”. días. semestres. semestres. 10 de 31 . meses. (años. semanas. días. Preparado por Gianni Olguín C. (“Etiqueta”) • Es posible ajustar el tamaño completo de la escala temporal. • Por defecto la escala aparece con unidad principal de semanas y secundaria de días. años) • En el menú “Formato” se puede activar el cuadro de escala temporal. es decir definir la unidades principales y secundarias de medición temporal ( horas. semanas. angostando o ensanchando los casilleros. meses. trimestres. • Debemos definir la escala temporal principal y secundaria. de la forma que más acomode en la visualización.

es posible edificar sobre este las estructuras más complejas del proyecto: Paso 6: Introducción de tareas Tareas Simples • Introducir las tareas determinadas para un proyecto. se visualizara un plazo de duración de 1 día por defecto en la columna “Duración” . o por medio del puntero desplazador Preparado por Gianni Olguín C. De igual forma. en la columna “Nombre de tarea” de la tabla de entrada de la carta gantt. • Cualquier modificación podrá realizarse directamente sobre el nombre de la tarea o con las opciones: Insertar Tarea nueva: Menú insertar Eliminar tarea: Mover tarea: Menú edición Por medio de acciones cortar y pegar.Ms Project : Guía Rápida de Uso 4. • Automáticamente Ms Project colocará el número de identificación a la izquierda en la columna “Id”.Estructurando un Proyecto Una vez establecido el formato base. 11 de 31 .

en caso que sea necesario. en ella podemos marcar el casillero de “Marcar la tarea como hito”. 12 de 31 . Preparado por Gianni Olguín C. Esta alternativa nos permite darle duración diferente al nulo al hito.Ms Project : Guía Rápida de Uso Tareas Especiales • HITO Para Introducir un hito. poseemos dos opciones: a) Introducir la duración de la tarea como nula (0 días) b) Activar el cuadro de “Información de la tarea” ( Doble Click a la línea de la tarea) y activar la solapa de “Avanzado”.

Ms Project : Guía Rápida de Uso • Tarea Repetitiva Para introducir una tarea repetitiva durante el desarrollo del proyecto. es posible definirlas una sola vez y establecer su emplazamiento. como reuniones. informes. a través de: a) Activar en el menú “Insertar” el cuadro de dialogo de “Tarea Repetitiva” b) Indicar Nombre de la tarea y duración c) Indicar frecuencia en “Patrón de repetición” y su detalle correspondiente d) Indicar el emplazamiento en el tiempo: “Comienzo“ y término de la repetición según las alternativas “Terminar después de”. 13 de 31 . se insertará una tarea repetitiva con las siguientes características: Nombre Duración Frecuencia Días de la semana Comienzo de la serie Término de la serie Reunión 1 día cada una Semanal (todas las semanas) Lunes y Jueves 1 de Marzo de 2004 12 de Marzo de 2004 Preparado por Gianni Olguín C. duración y frecuencia. etc. En el recuadro ejemplo. respecto al número de repeticiones. controles. o “Terminar el” relativo a una fecha de fin.

más una indicación en la primera columna. es por medio de abreviaciones a continuación del valor correspondiente. Abreviación m h d s mt ht dt Unidad minuto hora día semana minuto corrido hora corrida día corrido Preparado por Gianni Olguín C. • Los plazos temporales los podemos especificar en dos formas genéricas a) Tiempo laborable: considerando los periodos y jornadas laborables. Para el proyecto de reparación del computador: Paso 7: Introducción de plazos • En la columna “duración” de la tabla de entrada. así como los días no laborables b) Tiempo corrido: no considera concepto de laborable (todos los días por igual) • La forma de diferenciar la unidad temporal.Ms Project : Guía Rápida de Uso Se obtiene la siguiente configuración en el diagrama de gantt. que indica que se trata de una tarea repetitiva. siempre en la misma columna. se introduce el plazo de duración asociado a cada tarea definida. 14 de 31 .

• Se debe lograr congruencia entre los plazos de duración de las tareas y la escala temporal seleccionada.Ms Project : Guía Rápida de Uso st semana corrida • Por defecto la unidad asumida por Project es el día. Grupo 1 Grupo 2 • Para transformar una tarea en grupo o “tarea resumen”. por sobre el conjunto de tareas que agrupa. del menú “Insertar”. El ejemplo descrito se completa con los plazos (sin tarea repetitiva): Paso 8: Identificación de grupos • La inserción de grupos se realiza a través de un mecanismo similar a la introducción de una tarea cualquiera. submenú “Esquema”. Puede insertarse por medio de la operación “insertar nueva tarea”. con excepción de la misma. de tal forma de lograr una adecuada visualización. es decir. se deben marcar todas las tareas que agrupa la tarea resumen. Preparado por Gianni Olguín C. 15 de 31 . a continuación aplicar el comando “Aplicar sangría” por medio del menú “Proyecto”. se ingresa en la columna de “Nombre de tarea”. o por medio del botón de acción rápida.

con niveles y sub-niveles claramente perceptibles.Ms Project : Guía Rápida de Uso Grupo 1 botón rápido • Las tareas seleccionadas se transforman en integrantes de un grupo o tarea resumen. imprime una visualización al tipo de esquema. la cual se visualiza remarcada en negro. • La versatilidad que ofrece Ms Project para el trabajo con grupos. La transformación y adecuación de las tareas en “tareas resumen” y viceversa. y aparece en la zona gráfica con el símbolo de grupo. se obtiene por medio de los siguientes comandos: Preparado por Gianni Olguín C. 16 de 31 .

en un conjunto de tareas simples Ocultar tareas Oculta todas las tareas seleccionadas y deja a la vista sólo las tareas resumen Mostrar tareas Inverso anterior • Opcionalmente las acciones de mostrar y ocultar pueden realizarse en forma rápida. El recuadro muestra la visualización del proyecto.Ms Project : Guía Rápida de Uso Botón Comando Aplicar Sangría Descripción Transforma una o un grupo de tareas en un grupo. ocultando las tareas y dejando sólo los grupo o tareas resumen (observar que los íconos rápidos cambian a “+”) Preparado por Gianni Olguín C. por medio de los íconos de suma o resta adjuntos a cada tarea resumen. 17 de 31 . bajo el abrigo de una tarea resumen Anular Sangría Transforma un grupo de tareas bajo el abrigo de una tarea resumen.

Preparado por Gianni Olguín C. y se ejecutan en paralelo. Fin a Fin Se requiere que las tareas finalicen al mismo tiempo. Comienzo a Fin Se requiere que comience una tarea para que finalice la otra. activando la solapa de “Predecesora”.Ms Project : Guía Rápida de Uso Paso 9: Vinculación • Para establecer las relaciones determinadas entre las tareas del proyecto. Es la menos usual. Las tareas se ejecutan en paralelo. Más común y utilizada por defecto. Esquema Comienzo a Comienzo Se requiere que dos actividades comiencen al mismo tiempo. debemos establecer los tipos de vinculación que nos ofrece Ms Project. 18 de 31 . Vinculación Formal • La vinculación se realiza formalmente a través del cuadro de dialogo de “Información de la tarea” (doble click sobre la tarea a vincular). Tipo Fin a Comienzo Descripción Se requiere que finalice la tarea anterior para que comience la próxima. pero cobra utilidad para una planificación inversa.

Ms Project : Guía Rápida de Uso Nombre tarea a vincular • En el recuadro bajo el titulo “Predecesora:” Se pueden incluir una o varias tareas. correspondiente al proyecto ejemplo: “Reparación del computador”. La identificación de los vínculos requiere: a) Nombre de la tarea o nº de identificación: En la columna de nombre de la tarea se despliega un menú abatible de ayuda. para la tarea “Análisis y selección”. 19 de 31 . que se vinculan con la tarea en cuestión. que recuerda las tareas definidas en el proyecto. Preparado por Gianni Olguín C. La figura posterior muestra la selección de la primera predecesora.

c) Pos : Corresponde al tiempo de Posposición de la vinculación. 20 de 31 .Ms Project : Guía Rápida de Uso b) Tipo: Definir alguno de los 4 tipos de vínculos antes descritos. el periodo de tiempo en el cual se retrasará o traslapara la vinculación. según: Preparado por Gianni Olguín C. En la columna de “Tipo” se despliega un menú abatible de ayuda. es decir.

se procede con este método para la vincular la tercera tarea “Reparación del computador” con la segunda “Análisis y selección”: Preparado por Gianni Olguín C.Ms Project : Guía Rápida de Uso Tiempo >0 Descripción Retarda la vinculación. Una vez seleccionadas. será pospuesto el inicio de la tarea siguiente en la cantidad de tiempo especificado Esquema <0 Adelanta la vinculación. asegurándose que la primera tarea marcada sea la predecesora. Para un vínculo tipo 1. será traslapado el inicio de la siguiente tarea con el fin de la anterior. resultando: Vinculación Rápida • • • La vinculación rápida se logra seleccionando las tareas a vincular en la tabla de entrada. Para un vínculo tipo 1. la vinculación se realiza en la segunda tarea sin posposición. 21 de 31 . presionar el botón de vinculación: Se obtiene una vinculación del tipo 1 (Fin a comienzo) Para el proyecto ejemplo. en la cantidad de tiempo especificado Para el proyecto ejemplo utilizado.

presionando el botón izquierdo del mouse y arrastrando hasta la barra de la tarea a vincular. • Se observa la aparición de un cuadro de ayuda que contiene el número de la tarea predecesora seleccionada y el número de la tarea a la cual llega. • Sólo se obtiene una vinculación del tipo Fin a Comienzo.Ms Project : Guía Rápida de Uso Botón vinculación Predecesora (1ª selección) Tarea a vincular (2ª selección) Vinculación Ultra Rápida • La vinculación ultra rápida se logra posicionándose sobre la barra gantt de la tarea predecesora. 22 de 31 . Finalmente el proyecto ejemplo queda: Preparado por Gianni Olguín C.

en donde se despliega el cuadro de “Dependencia entre tareas”. 23 de 31 . el cual permite modificar y eliminar la vinculación. borrando la tarea vinculada de la matriz de predecesoras. en el área gráfica de la malla gantt. Preparado por Gianni Olguín C.Ms Project : Guía Rápida de Uso Desvinculación • Se puede realizar formalmente a través del cuadro de “Información de tarea”. • Otra opción es realizar un doble click sobre la línea de vinculación.

Presentación en Pantalla • La zona de diagrama de barras. con diferentes estilos y colores. Cuadrícula: A través del menú formato. puede ser acondicionada de su forma básica.Presentación Ms Project proporciona herramientas suficientes para generar una adecuada presentación del proyecto. por medio de las siguientes herramientas de estética. para mostrar las columnas de fecha de comienzo y fin de cada tarea. 24 de 31 . a través de su visualización en pantalla y/o la impresión de la carta gantt. Preparado por Gianni Olguín C. la cual permite agregar o quitar líneas horizontales y verticales de separación.Ms Project : Guía Rápida de Uso 5. se activa la herramienta de modificación de la cuadrícula. La figura posterior muestra el proyecto ejemplo con un formato diferente de cuadrícula en la zona gráfica y una expansión en la tabla de entrada. con el objeto de diferenciar tareas y/o unidades temporales.

en su parte inicial. icluyendo: formas. Barras: El formato de los íconos gráficos utilizados en la carta gantt. A través de este cuadro de dialogo se podrá modificarse la forma. achurados. 25 de 31 . media o final. Preparado por Gianni Olguín C. comando barra. pueden ser variados a gustos. textos de información desplegados y otros. colores. acceder al menú formato.Ms Project : Guía Rápida de Uso Escala temporal: A través del menú formato. color y textura de la barra. la cual permite en el casillero de “% tamaño” ensanchar o estrechar visualmente la escala superior. y proceder a modificar a gusto cada una de los íconos de cada tarea. Para esto se debe seleccionar la tarea a dar formato. se activa el cuadro de escala temporal.

o el botón rápido correspondiente.Ms Project : Guía Rápida de Uso A través de este cuadro de dialogo se podrá modificar la información de una tarea que es desplegada en la zona gráfica. Marco Proyecto Leyenda Preparado por Gianni Olguín C. por medio del menú archivo y “presentación preliminar”. 26 de 31 . Impresión • Visualizar en forma preliminar el bosquejo de la impresión y su ubicación en página. indicado el tipo y su ubicación respecto al ícono.

% de reducción o ampliación. ( tamaño de hoja. Preparado por Gianni Olguín C. desde la solapa “Vistas”. por ejemplo). y leyendas desde el botón “Configurar” y las solapas correspondientes. • Configurar el número de columnas de la tabla de entrada. a través del ajuste de todos aquellos elementos típicos del ambiente Office. que se desea visualizar en la impresión. siempre se debe tener presentes las opciones de: 1.Ms Project : Guía Rápida de Uso • Configurar adecuadamente la impresión. • En caso de ser deficiente el ajuste obtenido (no cabe el proyecto en 1 sola página. Modificar el formato de la escritura de fechas en la escala temporal. etc) • Configurar Pie de página y encabezados. Modificar la presentación de la escala temporal 2. 27 de 31 . márgenes.

se obtiene el menú de informes prediseñados disponibles. que permiten obtener en forma rápida información resumida de la planificación estructurada. 28 de 31 . comando “informes” se despliega el cuadro de dialogo correpondiente: Vista General Actividades Costos Asignaciones Carga de trabajo Otros Informes generales de la planificación Informes de ejecución de actividades Informes de asignaciones de costos y flujos Informes de asignaciones de recursos en las tareas Informes de distribución de trabajo Totalidad de informes prediseñados • Seleccionando el ícono de “Vista General”. En el menú “ver”. según: Preparado por Gianni Olguín C.Ms Project : Guía Rápida de Uso Informes • • Ms Project ofrece un conjunto de informes prediseñados.

etc. días laborables. hitos. se obtiene un resumen de estas. que proporcionan información resumida entre los destacables: Resumen del proyecto. tal como: nombre. 29 de 31 .Ms Project : Guía Rápida de Uso • Se encuentran disponibles informes de carácter general. duración. Preparado por Gianni Olguín C. tareas críticas. incluyendo información. • Al seleccionar por ejemplo el informe de tareas críticas. termino. fecha de inicio.

debemos configurar la presentación de esta. o a través del botón rápido • En el paso 2 del asistente.Ms Project : Guía Rápida de Uso 6. ya que por defecto no se visualiza. respecto a las otras tareas. que mantendrán el color por defecto (azul). 30 de 31 . a través del menú “Formato” y “Asistente para diagrama gantt”. se puede seleccionar la información que se desea visualizar. seleccionar “Ruta crítica” y presionar el botón “Fin”. Preparado por Gianni Olguín C. El proyecto ejemplo incorporará la ruta crítica en color diferenciado (rojo) para las tareas integrantes.Análisis de Integridad (Ruta crítica) Carta Gantt • • Para visualizar la ruta crítica sobre la malla gantt. Ingresar al asistente de configuración.

Preparado por Gianni Olguín C. Aparecerá la malla desplegada. puede ser modificado a través del menú “Formato” y el comando “Estilo de cuadro”.Ms Project : Guía Rápida de Uso Malla PERT • • Activar en la barra de vista la correspondiente a la malla PERT (“diagrama de red”). siempre diferenciando las críticas en color rojo: Tarea normal Hito normal Tarea resumen normal (nombre de grupo) El proyecto ejemplo se verá desplegado en la siguiente forma: • El contenido de cada cuadro identificador. utilizando los siguientes formatos para los diferentes tipos de tareas. 31 de 31 .