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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAUÍ CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS - CCHL DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS E ADMINISTRATIVAS CURSO: ADMINISTRAÇÃO PROFESSORA: FABIANA RODRIGUES DE ALMEIDA

LUCIANA DOS SANTOS FERREIRA

RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO I – REDEFINIÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

TERESINA-PI 2010

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LUCIANA DOS SANTOS FERREIRA

RELATÓRIO DE ESTAGIO SUPERVISIONADO I - REDEFINIÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Projeto de Estágio à Universidade Federal do Piauí - UFPI como requisito para a obtenção da nota na disciplina Estágio Supervisionado I, no Curso de Administração, sob a orientação da Profª Fabiana Rodrigues de Almeida.

TERESINA 2010

.............................................................................04 1.......................................06 4........................................23 .........21 7 CRONOGRAMA.......................1 Objetivo Geral.....................................................................3 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO.................................................................................................. REFERÊNCIAS.. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.........................................07 4....................................................................06 3...............................................................2.......................................................................05 3...............03 1...............................................05 2....................................04 2...................06 3...........07 5................................................................................... METODOLOGIA....................................................................................................................................2 Dados que dimensionam a oportunidade....................................................................... SITUAÇÃO DO OBJETO DA PESQUISA.......................................................... JUSTIFICATIVA..........................................1 A nova gestão de documentos.............................................1 Limites do Projeto..1 Oportunidade..............12 5.........................................................................................................................................16 5..........1...............................2 O Fluxograma....................................................07 4........................22 8..............08 5....................08 5.................................................................. OBJETIVOS........................................................................................................................18 6....................................................................05 2..................................................2 Objetivos Específicos......................................................................1 Arquivo Corrente....................................3 Arquivos Permanentes............................................................................1........................................1 Caracterização do estagiário......07 4.................................................................................................2 Viabilidade......................................................................................... Arquivo Intermediário.......................................13 5.......4 Importância ....... REVISÃO DA LITERATURA............................................1...........................................................

conseqüentemente. a fim de implantar uma sistemática rápida. dos concorrentes e clientes é fundamental e constitui-se uma prioridade. poderá dinamizar a rotina de trabalho no setor administrativo. • • • . preparar-se e planejar ações é vital. as empresas preocupadas com melhoria de processos. não estarão fadadas ao fracasso. fácil e que evite falhas no desempenho das atividades diárias? Este projeto tem como objetivo. e..4 APRESENTAÇÃO As empresas são como organismos vivos e sua relação com o ambiente no qual atuam torna-se cada vez mais presente na administração. preparar-se para as reações externas do meio ambiente. pois se. Tornar os colaboradores mais eficientes com as novas rotinas de trabalho. Em relação a essa questão que o presente projeto parte da seguinte indagação: Como a empresa Representações Pontes Ltda. Os objetivos específicos implicam necessariamente: • • • Organizar o arquivo. Garantir eficiência e eficácia em todas as atividades administrativas desenvolvidas na empresa. Possibilitar agilidade nos processos de compra e venda. fácil que evite falhas no desempenho das atividades diárias. Dessa forma. Proporcionar no atendimento ao cliente a excelência necessária. melhorias no atendimento e satisfação do cliente e também aquelas que programam ações para tais mudanças. Facilitar o processo de comunicação interna da empresa. permanecerão presentes no mercado como organizações de sucesso. As empresas precisam constantemente se adequar a este ambiente para continuarem ativas e operando de forma satisfatória. para a administração interna. redefinir uma nova rotina de trabalho para o setor administrativo. a fim de implantar uma sistemática rápida.

5 1. que satisfazem plenamente as necessidades para sua atuação. com clientela variada e exigente. a empresa se apresenta como forte opção para empresários que atuam na área de transportes. A empresa possui um pequeno quadro de funcionários . situada na Rua Murilo Braga. Assim. 1.horária: 4 horas diárias – 180 horas. A empresa hoje é situada numa área de Teresina já conhecida como pólo em empresas de venda e revenda de veículos. subtende-se que o público alvo obviamente ao procurar esse tipo de serviços direciona-se ao bairro onde está situado o maior numero de lojas do setor. Supervisor de Campo: Germana Silva Pontes Docente Supervisor: Fabiana Rodrigues de Almeida . CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA A empresa Representações Pontes Ltda. Bairro Vermelha em Teresina.PI trabalha com representação e revenda de veículos de grande porte como ônibus. há muitos anos no mercado teresinense.1 CARACTERIZAÇÃO DO ESTAGIÁRIO Nome: Luciana dos Santos Ferreira Matrícula: 07H17870 Ano: 2010 Curso: Administração / 7º período Início do Estágio: 01/09/2010 Término do Estágio: 01/12/2010 Cargo .. Nº1050. Representante de marcas como a Mascarello [veículos] e Mobitec (líder global em projeto e fabricação de tecnologias e sistemas de informação ao passageiro em ônibus e outros veículos sobre trilhos).

que precisam ser lançados no sistema de informação interno para assim serem arquivados no local correto. Levando-se em consideração que toda a organização é um sistema. .1 Dados que dimensionam a oportunidade Na rotina da empresa as observações feitas revelam as seguintes situações como: a procura de documentos de modo a não encontrá-los. 2. alguns questionamentos começaram a surgir no inicio das observações feitas durante o estágio. ocorrendo com freqüência. o ambiente de trabalho que se torna desorganizado por conta do excesso de papéis acumulados. o atraso das informações. Além disso. Focando as atividades e o espaço físico dentro da área que é o setor operacional administrativo da empresa em uma jornada de 180 horas. Sistemas e Métodos. 2. SITUAÇÃO DE PESQUISA O objeto de pesquisa do projeto de estágio aqui apresentado seria as rotinas de trabalho na empresa. profissionais contratados e insumos.2 Limites do Projeto O Projeto será desenvolvido na área de conhecimento de Organização. dificultando assim o cumprimento de alguns compromissos. viabilidade. portanto um conjunto de partes que interagem interdependentes.6 2. como: • A enorme quantidade de documentos fora de suas respectivas pastas seria um descuido do profissional responsável ou uma sobrecarga de atividades do mesmo? • O arquivo do escritório estaria desorganizado por falta de cuidado ou por falta de estrutura para melhor acomodar tais documentos? • As informações recebidas são repassadas em tempo hábil de maneira correta? Tais questionamentos levam a acreditar que as rotinas de trabalho têm apresentado lacuna de percepção e que é preciso melhorar e evitar prejuízos futuros no que diz respeito a tempo. No setor que lida diretamente com os procedimentos operacionais é feito o controle de todas as informações da empresa.

3.2 Específicos: • • • Organizar os arquivos. Facilitar o processo de comunicação interna da empresa. • • • . OBJETIVOS 3. Tornar os colaboradores mais eficientes com as novas rotinas de trabalho.7 3.1 Geral: Redefinir uma nova rotina de trabalho para o setor administrativo. Garantir eficiência e eficácia em todas as atividades administrativas desenvolvidas na empresa. a excelência necessária. a fim de implantar uma sistemática rápida. Proporcionar no atendimento ao cliente. fácil que evite falhas no desempenho das atividades diárias. Possibilitar agilidade nos processos.

analisando métodos. 4. a organização de arquivos e também porque parte de uma necessidade existente na empresa e isso evidenciará satisfação dos profissionais com o cenário em que atuam e com a organização do setor.2 Viabilidade O projeto é de fácil implantação e é um sistema viável pois apresenta poucas despesas com custos operacionais para a sua implementação. . JUSTIFICATIVA Muitas empresas enfrentam diversos problemas quando se deparam com mudanças no cenário em que estão inseridas. Assim há possibilidade de aprimoramento no que tange a distribuição das atividades e no espaço em que as informações são armazenadas. O propósito do trabalho é descobrir o porquê de alguns problemas. rotina.3 Importância Redefinir uma nova rotina de trabalho para o setor administrativo é de grande valia porque traz em seu bojo.1 Oportunidade Constitui-se uma boa ocasião para a implantação porque foi identificado um problema em razão da identificação de situações indesejáveis no setor.8 4. 4. 4. fluxo de informações. O desconhecimento da potencialidade de critérios organizacionais adequados e compatíveis à atividade empresarial faz com que a visualização e o tratamento dos problemas enfrentados sejam dificultados. já identificados pelo gestor que havia escolhido essa ocasião como oportunidade propícia. Tais problemas podem estar fortemente relacionados à adoção de modelos de organização das rotinas de trabalho inadequados à situação vivida.

as informações de um documento podem ser encaradas como avanço ou retrocesso. intermediário e permanente. REVISÃO DA LITERATURA 5. onde no desenvolvimento ou aplicabilidade de técnicas e ferramentas a . a gestão de documentos procura se utilizar de recursos estratégicos na modernização dos serviços arquivísticos principalmente os governamentais. p. porém a conjuntura. uso. ou seja.1 A nova gestão de documentos Para atender as constantes mudanças da humanidade que vem evoluindo técnica. avaliação. Onde a realidade arquivística nas empresas públicas brasileiras aponta para uma verdade onde cada vez mais necessária de se adotar uma sistematização dos processos de tratamento. O mesmo documento ou informação muda de valor pela ótica de quem visualiza”. assim. Com essa evolução sugiram. adaptando-se a uma realidade. controle. compreender como tão relevante é a informação e como com o passar do tempo. Levando em consideração o conceito adotado.159. aquilo que menospreza. compreendendo o valor e importância da conservação. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. de 8-1-1991. Na busca de novas soluções surge não somente a teoria das idades dos arquivos: corrente. Dessa forma. pertencendo a um novo contexto e vale destacar que o aspecto da informação muitas vezes é concebido no ponto de vista progressivo. várias são as modificações quanto ao conceito de arquivos. tramitação. 8. essa mesma informação não se modifica. podendo ser validadas ou não de acordo com quem as percebe. A gestão de documentos significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo. mas também dos documentos de valores. 1) “documento é tudo que registra uma informação independente do valor que a ela venha a ser atribuído. Para Vieira (2005. e arquivamento em fase corrente e intermediária. onde partindo para uma definição mais elaborada pode-se considerar gestão de documentos. mas também o conceito de gestão de documentos. Com o decorrer do tempo onde os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado a importância e o significado de se guardar documentos vai se modificando. como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. guarda e acesso aos documentos. segundo a Lei Federal nº. os arquivos destinados não só à guarda de tesouros da época.9 5. cientifica e culturalmente.

ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. 1º. Primeiro a produção de documentos que se refere à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. porque assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada. nessa fase deve-se contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias. com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Quando se fala em gestão de documentos é ampla sua atuação em outras áreas.159. bem como a recuperação de normas de acesso à documentação e a recuperação de informações. deve-se destacar a importância do entendimento de três fases essências. além de proporcionar benefícios como: racionalização dos espaços de guarda de documentos. nessa fase inclui as atividades de protocolo. garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações.10 fim de se gerenciar uma moderna gestão de documentos. sugerir criação ou extinção de modelos e formulários. escolha de materiais e equipamentos. Segundo a Lei no 8. interrupção no processo de deterioração dos documentos e na eliminação do . à cultura.: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos. eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o controle do documento desde o momento de sua produção até a destinação final. Outro ponto importante é a implantação da gestão de documentos associada ao uso de recursos tecnológicos que deve ser efetiva visando à garantia no processo de atualização da documentação. Para empresas que buscam a creditação e certificação ISO a gestão de documentos é uma ferramenta essencial. como instrumento de apoio à administração. de 08/01/91 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. no Art. A segunda fase é a utilização de documentos. mas o que de fato é percebível é a falta de reconhecimento e importância dada a essa modelo de controle de documentos. de expedição. ela se desenvolve mediante análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. Avaliação e destinação de documentos é a fase mais complexa da gestão de documentos.

através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso à informação pela internet e intranet. podendo causar perdas e prejuízos irreparáveis a instituição. no curso de sua atividade. . é o lugar onde são guardados os documentos públicos e outros documentos de importância”. apud SCHELLENBERG. nada mais é que unificação de documentos.36) “A palavra arquivo. A realidade dos arquivos. criados por uma instituição ou pessoa.36). p. e preservado para a conservação de seus objetivos. principalmente. arquivadas e conservadas por si e seus sucessores para efeitos futuros (SOLON BUCK. de caráter textual criados com a intencionalidade assegurar dados relevantes como informações e dados referentes à instituição ao qual foi organizada para um momento posterior e de posse dessas informações. A gestão de documentos no âmbito da administração pública atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos. em sua maioria textuais. Em um conceito amplo arquivo é a acumulação ordenada dos documentos. visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (PAES 2004. de certa forma traduz que suas informações devem ser realmente precisas e validadas. documentos históricos de grande relevância para a história do Estado. organização ou firma. terem o acesso a esses arquivos. Desta forma é assegurado o acesso rápido à informação e preservação dos documentos. TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente de avaliação. o arquivo é definido como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. Este último. no decorrer de suas atividades. Isto implica entender que o arquivo. de origem grega. Partindo para uma conceituação mais moderna. muitos de valores legais e probatórios expostos a riscos e danos de destruição. fazendo jus ao desenvolvimento de todas as atividades que envolvem o âmbito arquivistico.11 risco de perda do acervo. com ênfase na reutilização por seus constituintes das informações tendo a ampla necessidade de dispô-las em uma ocasião futura. o arquivo público que tem em seu registro. por exemplo. Esse conceito remonta-se a idéia do contexto na funcionalidade dos arquivos de domínio público como. da administração pública reflete a necessidade da implantação de uma gestão documental eficaz. p. Visto que vários documentos se encontram armazenados de maneira indevida. 1950). Segundo Schellenberg (2002.

Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.12 Um arquivo diferencia-se de uma biblioteca e de um museu. onde definia o ciclo de vida dos documentos. Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. como um conjunto e não como unidades isoladas. Seus documentos não são objetos de coleção. 1º. enquanto aquele se destaca por sua finalidade funcional. institucionais. Inúmeras são as características de se distinguir os arquivos. Em 1973. os de primeira idade ou corrente. onde são definidas as idades dos arquivos. seja em empresas públicas ou privadas. provêm do desenvolvimento das atividades. 2004). ou os arquivos de terceira idade ou permanente. os de segunda ou intermediário. pesquisa e consulta. As entidades mantedoras é uma das mais importantes classificações porque é definido qual o tipo de entidade se públicas. . Jean-Jacques Valette já estabelecia os processos de arquivamento em fases. freqüentemente consultados. tornando-se imprescindivelmente acessíveis. firma ou instituição. O quadro a seguir evidencia esse ciclo referenciando a característica de cada arquivo e a funcionalidade que eles exercem nas atividades na qual estão inseridas. Uma outra classificação são os estágios de sua evolução. Existe uma exclusividade de criação e recepção por uma repartição. segundo Paes (2004) são possíveis destacar algumas: • • • • • • Em um arquivo seus documentos são textuais e não documentos impressos. Idade – ARQUIVO CORRENTE . pois estes têm finalidades meramente culturais dispondo em sua maioria de materiais para estudo. tendo em vista que cada parte desse ciclo desempenha grande papel na coleta das informações. comerciais e ainda se familiares ou pessoais. Preserva-se a documentação referente a uma atividade.Documentos vigentes. Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados é que eles podem ser classificados (PAES.

Final de vigência. distribuição. Outros pontos também são fundamentais e importantes na organização de documentos. Como a organização dos arquivos é continuada. Idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO e/ou CENTRAL . O Arquivo corrente é constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente. dobrados sem necessidade. Já para Schellenberg (2002. onde deve ser continuada nos intermediários e mantida no central ou permanente. Segundo Vieira (2005.Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. numérico ou por assunto. como: documentos amarrados em rolo. Mas observa-se . . documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução. 58) “A administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. 35) “Os serviços de arquivo. . 3º. p. que pode ser alfabético. manuseio de documentos através de técnicas que possam prejudicar a harmonia e eficiência. porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. Para o arquivo central constitui uma atividade vital”.Raramente consultados. Idade – ARQUIVO PERMANENTE Quadro 1. registro. a pesquisa. escolha da mobília de modo que facilite a utilização do arquivamento. documentos cheios de elásticos ou perfurados de forma inadequada e também a escolha do método de arquivamento.Documentos que perderam a vigência administrativa. são muito importantes para a organização. de maneira eficiente e econômica”. 5. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. nessa fase os documentos devem ser organizados de modo que passem para o arquivo intermediário e depois para o permanente sem necessitar de mudanças na estrutura. p. destacam-se.1 Ciclo de vida dos documentos.1.1 Arquivo Corrente É nessa primeira fase que a organização deve começar como pressuposto básico para a qualidade. É nessa fase do arquivamento que se respondem pelas atividades de recebimento. excesso de clipes e grampos.13 2º. movimentação e expedição dos documentos correntes. . principalmente de arquivo corrente.

numérico e por assunto”. O arquivo intermediário possui. ou seja. A fase intermediária constitui-se do acervo de papéis que não estão mais em uso corrente. 5. expedição e arquivo corrente sejam distintas o ideal é que elas funcionem de forma integrada. abrangendo os arquivos públicos e privados.1. já que os mesmos não têm sinônimos e por assunto é mais utilizado quando se quer arquivar documentos de assuntos variados. e nem utilizados pela administração e que devem ser guardados por certo tempo. pois facilitam no desenvolvimento eficiente do processo. registro e movimentação). Mas até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica só considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica onde os documentos passavam diretamente de um estágio para outro. produzida em quantidades cada vez maiores.14 que embora as atividades de protocolo. no Brasil é disciplinada por lei federal. como uma de suas características. O método mais seguro é o numérico. Nos arquivos correntes é onde tudo começa. Arquivo Intermediário A teoria da idade intermediária dos arquivos surgiu da busca de solução para o rápido crescimento da massa documental. destinação. aguardando para o cumprimento dos prazos estabelecidos a fim de serem eliminados. 38). Esta que já cumpriu os prazos de . arquivamento. onde tudo deve ser feito para se alcançar na qualidade na informação que vai servir de base a toda tomada de decisão da organização. classificação. p. empréstimo e consulta. A criação dos arquivos intermediários tornou-se uma tendência em diversos países para a implementação da gestão dos documentos. expedição.2. Por isso é que deve ser feita a escolha do método mais eficiente para o arquivamento. De acordo com Vieira (2005. assegurando a preservação de documentos que não são mais movimentados. não havendo nenhuma fase de transição. O alfabético não é o mais seguro devido os problemas de grafia. mas utiliza-se caso seja importante no momento de arquivar e pesquisar. mas que se tornou de extrema importância e atualmente reconhecida sua necessidade por administradores e arquivistas. a de abrigar toda a documentação produzida e acumulada pela instituição. “Os métodos podem ser alfabético. Assim devido à relação dessas áreas de trabalho pode-se distribuir os arquivos correntes em cinco setores distintos: protocolo(recebimento. onde sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório.

também. aos arquivos correntes. quando apresenta valor secundário. Paes (2002.. sob o ponto de vista teórico. extensões dos arquivos correntes. são aquelas que acumulam mais informações consideradas relevantes. testemunhal ou probatório. ou seja. 119).39). seja para a comprovação de um fato pretérito ou para averiguação de um processo licitatório para a contratação de determinado serviço.. a idéia é reforçada com a seguinte orientação: Os arquivos intermediários são. abrigando grande volume de documentos que ainda apresentam valor primário.). serem descartados depois de um tempo determinado (. onde ficam guardados documentos que possuem longo valor jurídico e/ou histórico. pode-se considerar que a maioria dos documentos ainda apresenta valor primário. esse arquivo em relação ao primeiro tem um nível de funcionalidade maior.. São. logo de certo modo.) que devem ser depósitos centrais. Segundo Paes (2002. por inúmeras razões. é comum os setores que realizaram as respectivas transferências solicitarem o desarquivamento de documentos. p. O arquivo intermediário somente é conhecido pelas áreas financeira e de pessoal. p. podendo ser informativo. os quais podem retornar. “O acesso ao acervo de 2ª idade está vinculado à administração como a propriedade da documentação contínua da administração que a produziu só a esta será permitido o acesso aos documentos”. dispositivo. p. 6566). Ou seja.15 guarda nos arquivos correntes e aguarda a destinação final. papéis. conhecidos como arquivos semi-ativos (. É nesse sentido que o arquivo intermediário serve de apoio às decisões da administração. que por serem as áreas que trabalham o tempo todo tendo que provar o que fazem. A tendência internacional é o da valorização dos arquivos intermediários (LOPES. No que diz respeito à funcionalidade dos arquivos intermediários. acumulam maior quantidade de informações. pois. p. 2005. servirá para cumprir a função pela qual foi produzido. imagens ou dados (VIEIRA. 118) expressa de forma semelhante à citação anterior feita por Lopes: . Quando a massa documental é transferida para o acervo de segunda idade.. podendo ser a eliminação ou o recolhimento. 1997. pois é o que melhor se utiliza das informações.

ainda. a função de dar acesso à informação arquivística.16 O arquivo intermediário assim concebido tem a dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrações. p. . O acervo de 2ª idade permite a preservação do meio ambiente quando da triagem. Ele evita a eliminação descontrolada e permite uma verdadeira política de conservação dos arquivos. em alguns casos. no tocante à gestão de arquivos. Os documentos destinados à eliminação podem ser reciclados e reutilizados. 2002. pode-se constatar duas vantagens: a primeira e pelo fato de poderem ser funcionais até certo tempo sendo esse um dos arquivos que ainda exerce um pouco de funcionalidade e a segunda por apresentar a dupla vantagem de centralização e administração dos documentos situando-os em um momento em que o documento não fica em desuso. para que a citada função seja cumprida. decidindo quais documentos serão recolhidos permanentemente e quais poderão ser eliminados. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. instrumento de destinação. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou. representam o principal momento da prática de educação ambiental. isto é em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. descarte ou eliminação de documentos. O arquivo intermediário possui. Porém. Na visão de ambos os autores. tolhendo falhas como a desorganização e falta de conservação dos documentos.117). Quando trata da função do arquivo intermediário: Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. torna-se necessária a organização técnica deste acervo. permitindo ainda a liberação de espaço físico para que outros documentos transferidos sejam armazenados no respectivo acervo. aprovado por autoridade competente. mas também não é tão necessário. as de receber a documentação transferida dos arquivos correntes e classificá-la de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos. Sua contribuição como medida integrante da educação ambiental se justifica pelo fato de ser o eixo de destinação dos documentos de 2ª idade. Dentre as etapas realizadas. para fins de prova ou de pesquisa (PAES. recolhimento.

aumenta-se a sua importância como documentação histórica. conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes. a partir daí atinge a fase da utilização como testemunho.3 Arquivos Permanentes Diante dos diversos conceitos de arquivo já exporto. Nessa etapa. . 5. arranjar. isso por diversas circunstâncias devido à sua utilização como prova.1. 121). transferidos de acordo com os prazos e entendimentos que não signifiquem perdas e entraves no trabalho. de uso não-corrente. onde com o passar do tempo. Podemos dizer que o destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução.17 Ao que parece o arquivo intermediário na visão da autora implica numa passagem provisória dos documentos. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. podemos ainda entende-lo como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por diversas organizações onde no decorrer de suas atividades vão sendo arquivado ou conservado para efeitos futuros. conservar. embora diminua seu valor administrativo. Um arquivo permanente constitui-se de documentos produzidos há mais de 25 anos passada da fase ligada à razão pela qual foi criado. O arquivo permanente. concentrar sob a sua custódia. o arquivo possui um tempo para ficar armazenado sendo que esses documentos são transpostos a seleção e depois chegam à etapa de perda da funcionalidade. mas que a qualquer momento podem torna-se novamente administrativo amanhã. que possam torna-se úteis para fins administrativos. 2004. a saber: os arquivos permanentes. A função de um arquivo permanente é reunir. mas garante a preservação dos documentos que não se encontram movimento usual. Os documentos que alcançam à terceira idade dos arquivos são aqueles que não foram eliminados. Os arquivos na verdade está em constante processo de transformação. O principal objetivo da reunião dos arquivos em um órgão central é torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência do passado. pesquisas históricas e outros fins (PAES. p. um exemplo esta nos documentos históricos de hoje que já foram administrativos ontem. ou seja.

tecido. respeitando seu ciclo de vida e a classificação: higienização. de alguns aspectos naturais que se desenvolvem a médio e longo prazos. Recebendo uma administração bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. Das etapas acima duas se destacam por sua importância. estantes ou caixas. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. Organização física da massa documental. laminação. é uma das funções mais importantes em qualquer arquivo. o mofo. é caso da luz. alisamento. A fim de conservar o acervo documental. a temperatura inadequada. silking. a umidade. recebe a documentação originária de diferentes setores e cresce em grande proporção. Na organização do trabalho dos arquivos permanentes. origem funcional e conteúdo. ar seco. restauração (banho de gelatina. algumas etapas devem ser seguidas: Diagnóstico. etc. limpeza. Estabelecimento das planilhas de controle. laminação manual. séries e seleção dos documentos de guarda permanente. Quadro 1: Etapas para organização de arquivos permanentes. encapsulação). o arranjo ou primeira etapa. grupos. desmetalização. Normas de Arquivamento desenvolvidas para auxiliar a gestão do arquivo. E a organização e preservação que destaca-se pelos prestados os cuidados necessários aos documentos e ao local de guarda. classificação dos documentos em fundos. Para se conservar de forma adequada. ordenação e acondicionamento (utilizando materiais de longa duração para assegurar a preservação). . por isso deve ser feita por pessoal qualificado e especializado e também definir as atividades desenvolvidas no arranjo se do tipo intelectuais ou físicas. são utilizadas operações de desinfetação. a poeira. uso de softwares especializados. gases e inúmeras pragas.18 sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes. Intelectuais são as que consistem na análise dos documentos quanto a sua forma.

340).2 O Fluxograma Em uma organização para se levantar a efeito trabalhos de análise administrativa. a fim de racionalizar métodos. por meio do gráfico do fluxograma. passando. p. cujo objetivo é facilitar a compreensão da exata tramitação de certo fluxo de trabalho. é possível identificar falhas que podem se tornar fontes de problemas. um raciocínio esquematizado. inclusive. normalmente substitui-se relatórios por apresentações esquemáticas possibilitando uma melhor visualização dos eventos de forma racional e sistematicamente organizada.19 5. pelos formulários envolvidos no processo (CURY. que são mais subjetivos e exigem maior elaboração mental. permitindo uma visão holística de todo o processo produtivo ou administrativo no qual ele seja aplicado. Quando se analisa um processo. seja de produtos ou serviços”. o analista. processos ou para implementar novos sistemas. o que se notar é que qualquer processo tem um fluxo das operações de entrada. deve fazer um levantamento dos passos que envolvem o trabalho. traduzindo. Segundo Cury (2000) um gráfico. um entendimento mais simples e objetivo do que os outros métodos. portanto. desde o operador inicial até o final. de um formulário ou de uma rotina. por meio de pesquisa minuciosa junto às unidades organizacionais em exame. Para elaborar um fluxograma. . por ser de mais fácil compreensão do que os textos escritos. Pode se entendido ainda como uma ferramenta que expressa às várias etapas de um processo. 2006. A visualização gráfica é sempre um poderoso canal de informação. Conforme Cury (2000) o fluxograma “é um gráfico que demonstra de forma completa uma análise contínua de um processo. processamento e saída e. O fluxograma pode trazer inúmeras vantagens quando se que analisar o funcionamento de processos ele permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema. de um ponto de vista. Esse gráfico foi utilizado com a intencionalidade de descrever as rotinas dos processos de arquivamento na referida empresa de forma a compreender o processo atual. facilita a localização das deficiências com isso é rápido o entendimento de qualquer alteração que se possa propor nos sistemas existentes. é a representação de fenômenos quaisquer.

Tomar conhecimento da correspondência pela leitura. Esse modelo de fluxograma é de fácil preenchimento. ECT). Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. Abrir a correspondência ostensiva. • Fluxograma administrativo ou de rotinas de trabalho: esse tipo de fluxograma utiliza-se dos mesmos símbolos do fluxograma vertical. balcão. mas tem a vantagem de poder ser elaborado com a adoção de alguns recursos técnicos que permitem uma apresentação mais compreensível da rotina além de descrever o curso da ação e dos trâmites dos documentos. Distribuir a correspondência particular.20 Existem vários tipos de fluxogramas e de símbolos para a sua representação onde são utilizados para analisar os processos e métodos da organização. Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários. evitando distorções. divergências e incoerências que comumente ocorrem quando as anotações são efetuadas em rascunho comum. pois simplifica o trabalho do analista. . Rebouças (2005) destaca alguns deles: • Fluxograma vertical: é o mais utilizado para identificar as rotinas existentes num setor de trabalho. Separar a correspondência oficial da particular. FLUXOGRAMA VERTICAL Análise ou operação SÍMBOLOS Transporte Método: Atual Proposta X Tipo de Rotina Execução ou Inspeção Processo: Arquivo provisório Arquivo definitivo Efetuado por: Data: RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS MARCELO LOPES JUNHO/2006 Ordem Símbolos Descrição dos passos 1 2 3 4 5 6 7 Receber a correspondência (malotes. no qual o processamento é analítico e realizado em uma unidade específica da empresa.

o fluxo de informações e documentos. 8 9 10 11 12 Figura 1: Modelo de fluxograma. pois esta permite uma intervenção na realidade pesquisa. O fluxograma global ou de coluna permite demonstrar. com base no código de assuntos adotado. como sugestão de melhoria. O fluxograma possibilita a identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo. se necessário. Nesse sentido. com maior clareza. A operacionalização do fluxograma parcial é efetuada mediante a interligação de seus símbolos. Por meio do fluxograma é possível apresentar o real funcionamento de todos os componentes de um método ou processo administrativo. cópia dos documentos relativos. dentro e fora das unidades organizacionais. será realizada a pesquisa-ação. . Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. METODOLOGIA Colocar em prática o conhecimento adquirido é um desafio. Requisitar. propondo uma descrição das rotinas e procedimentos. 6. Portanto. procurando mostrar o modo pelo quais as coisas são feitas conforme os manuais e procedimentos da organização. Interpretar e classificar a correspondência. Apor registro de protocolo Elaborar o resumo do assunto a ser lançado no sistema de registro de documentos. possibilitando uma visualização integrada dos processos e uma análise simples ou profunda de qualquer método administrativo. revela um retrato de uma situação real.21 verificando a existência de antecedentes.

normalmente. sendo sua ênfase na perspectiva do indivíduo pesquisado. A análise de conteúdo é um conjunto de técnicas e análises das comunicações. Em se tratando de universo/amostra. obter indicadores quantitativos. por procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição dos conteúdos das mensagens. São Paulo: Atlas. 2000. uma forma de análise de dados. visando. 23 8. sendo sua representação. baseados em conteúdos pesquisados com materiais primários e secundários. Organização & métodos: uma visão holística: perspectiva comportamental & abordagem contingencial.22 Quanto ao tipo de abordagem teremos a pesquisa qualitativa. Para a coleta de dados será realizada a aplicação um questionário e a observação participante que sugere uma observação interativa onde haverá interação com todos os sujeitos que atuam na empresa buscando efetivar a intervenção direta sobre a realidade da pesquisa na implementação do projeto. sabe-se que significa a constituição de uma pequena parte de um todo de sujeitos em pesquisa. REFERÊNCIAS CURY. O universo/amostra compreenderá de 04 colaboradores da organização incluindo os administradores da empresa. Antonio. tendo em vista que os dados são de natureza interpretativa. Quanto ao tipo de método será utilizada a análise de conteúdo. ou não. através da linguagem oral e escrita e sua análise através da força da argumentação. .

Arquivo: teoria e prática. LOPES. os arquivos e a informática aplicada. Sebastiana Batista. organização e métodos: uma abordagem gerencial. 2005. Rio de Janeiro: FGV. SCHELLENBERG. São Paulo: Atlas. 22 7. Arquivos Modernos: princípios técnicos. São Paulo: Atlas. T. rev. VIEIRA. ed. As organizações. Rio de Janeiro: Temas e Idéias. 7 ed. Rio de Janeiro: FGV. Sistemas. Luís Carlos. organizações & métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. ed.São Paulo: Atlas. Sistemas. Tadeu. PAES. ampl. OLIVEIRA. Rio de Janeiro: Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro. 2005.23 CRUZ. 3 ed. Marilena Leite. VERGARA. 15 ed. Djalma de Pinho Rebouças de. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. 2002.R. Sylvia Constant. 3. CRONOGRAMA . 1974. 3. Técnicas de arquivo e controle de documentos. 1997. 2004. 2006.

24 ATIVIDADES Levantamento das informações Escolha do problema Levantamento teórico Apresentação do projeto Setembro x x Outubro x x x x x x Novembro x x x x x x x .

25 .