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Perfil de una Secretaria

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes caractersticas: - Buena presencia. - Persona de buen trato, amable, corts y seria. - Excelente redaccin y ortografa. - Facilidad de expresin verbal y escrita. - Persona proactiva y organizada. - Facilidad para interactuar en grupos.

Perfil de una Secretaria


- Dominio de Microsoft Office, Internet, etc. - Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Aptitudes para la Organizacin.


- Buenas relaciones interpersonales.

- Habilidades para el planeamiento, motivacin,


liderazgo y toma de decisiones. - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.

Funciones de una Secretaria


Ser puntual en todas sus actividades .
Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa. Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los compromisos y dems asuntos.

Funciones de una Secretaria


Recibir e informar asuntos que tengan que
ver con el departamento correspondiente, para que todos estn informados y desarrollar bien el trabajo asignado. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

Funciones de una Secretaria


Obedecer y realizar instrucciones que sean
asignadas por su jefe. Mejora y aprendizaje contino.

Secretaria = Confianza
Una buena secretaria debe ser acreedora
de la mxima confianza. Su formacin, solidez, discrecin carcter,

personalidad... es clave para que exista una relacin de confianza absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y debilidades de la empresa.

Secretaria = Confianza
Su compromiso, fidelidad e identificacin
con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empata y confianza total entre el jefe y secretaria, se est dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

El tiempo es un recurso muy valioso


Para un alto directivo (a) el tiempo
es su recurso ms escaso y valioso. Poder atender el mximo de temas posibles y hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.

El tiempo es un recurso muy valioso


Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atencin permanente y total.

Es preparar a tiempo toda la documentacin para


una reunin. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente

El tiempo es un recurso muy valioso


Es dar la excusa perfecta para llegar media hora ms tarde a una prxima reunin Es alquilar un servicio de habitacin durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y

llegar en perfectas condiciones a una reunin


importante...

El tiempo es un recurso muy valioso


Es dar la excusa perfecta por telfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a drselo con la seguridad de no equivocarse.

Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de


agradecimiento usual.

El tiempo es un recurso muy valioso


Es vivir el da intentando cuidar cada

minuto del jefe.


Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrs y manejando los imprevistos.

La secretaria como gestora


Una secretaria de alta direccin cada vez que toma el telfono tiene que transmitir la importancia de la empresa y de su mximo representante, con tal maestra que se convierta en un

factor de imagen, invaluable para la empresa.

La secretaria como gestora


En otro orden de cosas, gestione

hbilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade


a firts class. Se preocupe de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa ms

especial.

La secretaria como gestora


Se asegure de un trato personalizado en
el Hotel y de que los detalles estn impecables en el business center.

Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora


de cualquier tipo. Cunto vale una secretaria as?

Hacer valer la autoridad de su Jefe


Dar seguimiento temporal y eficiente:
buenas formas, recordatorios, llamadas antes de la fecha... En resumen, que sea posible que las personas

involucradas en la entrega de informacin, respuestas,


proyectos, etc. cumplan en tiempo y forma con el Jefe.

Hacer valer la autoridad de su Jefe


Y de esta manera, la mente del jefe pueda descansar y ocuparse de cosas nuevas, con la confianza que su secretaria da un seguimiento y

el pressing perfecto para que se ejecuten los temas


tratados y acordados.

Aprender cursos especializados


Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al da de todo lo que es importante en la empresa.

Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean


complejas llmese nanotecnologa, biotecnologa o terminologa financiera especializada.

Aprender cursos especializados


Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extra, sin que afecte al normal desarrollo de cada da.