You are on page 1of 70

New Distillation Units for Sustainable

Management and Processing of Non Timber


Forest Products (NTFPs) Projects, Dolakha
 
 

 
A Report Submitted To 
Global Environment Facility (GEF)/Small Grants Program (SGP)
Ekantakuna, Lalitpur
 
Report Submitted By 
Khilendra Gurung 
Deudhunga Multipurpose Cooperative Limited
Charikot, Dolakha
2006 
1
lights   
 
 
  Project number
 
 
Project         NEP/04/11 

  Highlights Project name


  New Distillation Units for Sustainable 
Management and Processing of Non Timber 
Forest Products (NTFPs) Project, Dolakha 
 
Focal area and operational programme
    Biodiversity Conservation; Forest 
ecosystem (OP#3) 
 
  Grant recipient
  Rs. 23, 58,156.00 equivalents to US$ 33,378.00 
 
  Location of project
    Cluster‐1: Lakuri VDC; Cluster‐2: Shyama 
VDC and Cluster‐3: Suri VDC, Dolakha 
 
  Project start and end dates
    Start date: April 01, 2005; End date: March 
31, 2006. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2
Collaborators of the project
  1.   Ecology, Agriculture and Rural Development 
Society (ECARDS), Dolakha,   
  2.   Himalayan Bio Trade Pvt. Ltd. (HBTL),  
  3.  Nepal Swiss Community Forestry Project 
(NSCFP),  
  4.   Asia Network for Sustainable Agriculture and 
Bioresources (ANSAB), 
  5.   Action Aid Nepal (AAN),  
  6.   Community Forestry User Groups (CFUGs) of 
Dolakha, 
  7.  Federation of Community Forest User Groups 
(FECOFUN), Dolakha,  
  8.   Everest Gateway Herbs Pvt. Ltd. (EGHPL), 
Dolakha  
  9.   Bhimeshwor NTFP Processing and Production 
Pvt. Ltd. (BNPPL), Dolakha and  
  10.   District Forest Office (DFO), Dolakha 

3
Abbreviations and acronyms

AAN : Action Aid Nepal


ANSAB : Asia Network for Sustainable Agriculture and Bioresources
CAR : Corrective Action Request
CBOs : Community Based Organizations
CFUGs : Community Forest User Groups
CITES : Convention on International Trade of Endangered Species
CoC : Chain of Custody
CoO : Certificate of Origin
DDC : District Development Committee
DMC : Deudhunga Multipurpose Cooperative
DoC : Department of Custom
DoF : Department of Forest
DoN : Department of Narcotic
DPR : Department of Plant Resources
ECARDS : Ecology, Agriculture and Rural Development Society
EEC : European Community's Regulation
FECOFUN : Federation of Community Forest User Groups Nepal
FSC : Forest Stewardship Council
GC-MS : Gas Chromatography-Mass Spectrometry
GEF : Global Environment Facility
ha : Hectare
HBTL : Himalayan Bio Trade Pvt. Ltd.
HMG/N : His Majesty's Government of Nepal
HPPCL : Herbs Production and Processing Company Limited
hr : Hour
HS : Harmonized System
INGOs : International Non Governmental Organizations
Kg : Kilogram

4
LDO : Local Development Officer
Ltd. : Limited
Lts. : Litres
m : Meter
MAPs : Medicinal and Aromatic Plants
mm : Millimeter
MoU : Memorandum of Understanding
M/S : Mild Steel
NEHHPA : Nepal Herbs and Herbal Products Association
NPR : Nepalese Rupees
NSCFP : Nepal Swiss Community Forestry Project
NTFPs : Non Timber Forest Products
NTV : Nepal Television
PPA : Public Private Alliance
Pvt. : Private
Qty. : Quantity
SBTG : Sustainable Bio Trade Group
SGP : Small Grants Program
SGS : Societe Generale de Surveillance
S/S : Stainless Steel
SW : Smart Wood
UK : United Kingdom
USD : United States Dollars
VAT : Value Added Tax
VDC : Village Development Committees

5
Table of Contents

1.   Background  1 
2.   Introduction  2 
3.   Project objectives   2 
4.   Justification of the project   3 
5.   National and global significance of the project   3 
6.   Activities performed  5 
  6.1   Selection of location for the distillation unit   5 
     6.1.1   Location selected for distillation unit establishment  5 
  6.2   Identification of Community forest user groups   5 
     6.2.1   Identified CFUGs   5 
     6.2.2  Coordination with CFUGs   5 
     6.2.3   Prioritization of available aromatic plants according to  
        market demand  6 
  6.3   Marketing study of essential oils and supplier sourcing  
    of distillation unit  6 
    6.3.1  India visit  6 
    6.3.2   Quotations obtained  6 
  6.4   Social mobilization  6 
    6.4.1   Networking among CFUGs  7 
    6.4.2   Identification of pro‐poor  8 
    6.4.3   Memorandum of understanding   8 
    6.4.4   Capacity building/Awareness program  8 
    6.4.4.1   Time of training of chain of custody certification  9 
    6.4.4.2   Participants in CoC certification   9 
    6.4.4.3   Time of training of FSC and organic certification  9 
    6.4.4.4   Participants of FSC and organic certification  10 
    6.4.4.5   Time of training of FSC and organic certification  10 
    6.4.4.6   Participants of training of FSC and organic certification  10 
    6.4.5   Increment of shareholders of DMC  11 
    6.4.5.1   Cluster‐1 Land of Napkeyanmara CFUG, Lakuri Danda VDC  11 

6
    6.4.5.2   Cluster‐2 Land of Pathibhara CFUG, Shyama VDC  12 
    6.4.5.3   Cluster‐3 Land of Deurali Pakha CFUG, Suri VDC  12 
    6.4.6   Formation of co‐ordination committee  13 
    6.4.7   Persons involved in social mobilization activities  13 
7.   Collaboration with other enterprises  14 
8.  Market linkage activities  14 
9.   Visit to various processing unit sites  15 
  9.1   Visited processing units  15 
10.  Organic certification  15 
11.   Quotation bidding of distillation units  18 
12.   Preparation of the working and storage area  18 
13.   Receiving distillation units and other equipments  19 
14.   Installation of distillation units  24 
15.   Collection of raw materials, processing and packing  25 
16.   Difficulties in project implementation  27 
  16.1     How have these difficulties been addressed?  28 
  16.1.1   Current action/Policies adopted  28 
17.   Achievements after project implementation    28 
18.   Comparison between the efficiency of M/S and S/S units  29 
19.   Future Strategy  30 
  19.1.    Expected production of essential oils for 2006  30 
  19.2.    Search for new items of essential oils  30 
  19.3     Value addition/product design and development   31 
  19.4     Herbal extraction from medicinal herbs  31 
  19.5     DMC as a service provider  31 
  19.6     Replication of social inclusive model enterprise in other districts  31 
  19.7     Simplifying techno‐legal hurdles for essential oils export  31 
20.    Financial report  33 
    20.1.    Co‐funding       33 
  20.2.    Expenditure from GEF/SGP fund  34 
Annexes    35
     
     

7
1.
 
Background
Nepal with its peculiar convergence of topographic, climatic and 
edaphic factors has high floral diversity as well as unique ecosystem 
diversity. Variation in the topography and land aspects harbors varieties 
of Non Timber Forest Products (NTFPs). Dolakha is one of the districts 
where natural herbs and NTFPs are found in abundance.  
  In spite of such abundance, the locals were not able to reap rich rewards 
from these herbs and NTFPs. Several problems associated with these 
precious herbs and NTFPs were lack of data on the quantity of herbs 
available and scientific research on the weather, growing conditions and 
life cycle of these herbs. There were no systematic and sustainable 
practices regarding the management, conservation and marketing of 
these herbs.  
  Against the backdrop of these problems, Deudhunga Multipurpose 
Cooperative (DMC) came into existence in 1995 AD (2051 BS), 
coordinating with Community Forest User Groups (CFUGs) who 
depend on NTFPs for their livelihoods. The cooperative started its 
activities by obtaining raw materials from the CFUGs and by distilling 
Wintergreen oil. The cooperative now runs 4 locally made Mild Steel 
(M/S) distillation units and distils various essential oils like Abies, 
Anthopogon, Artemisia, Calamus, Juniper, Wintergreen, Zanthoxylum 
essential oils. These distillation units were established with individual 
cash contribution and raw materials provided by CFUGs.  
  The cooperative has established itself as an ideal NTFPs based 
enterprise. Nepal Television (NTV) (in documentary program 
‘Aankhijhyal’) and Radio Nepal (in community forest program) also 
broadcasted about DMC. Furthermore, the representatives from various 
International Non Governmental Organizations (INGOs) like Nepal 
Swiss Community Forestry Project (NSCFP), Nepal Australian 
Community Forestry Project; members of parliament and foreigners 
have visited this cooperative and appreciated its efforts. Such exposure 
has helped the cooperative in meeting its goal of rural development.  

8
 
The core objectives of the cooperative are: 
• Management, production and marketing of NTFPs. 
• Employment opportunities for people living below the poverty 
line. 
• Environmental conservation and promotion of sustainable 
agricultural practices. 
• Carrying out all activities with focus on rural development. 
The cooperative employs 10 permanent distillation unit workers and about 250 
collectors whose livelihood is dependent on the distillation units. The members 
of Napke Yanmara CFUG and 25 individuals are the major shareholders of this 
enterprise. 
Activities of the Cooperative are: 
• Coordination with CFUGs and collectors for raw materials 
supply. 
• Identification of potential essential oils yielding herbs and 
assessment of their benefits to cooperative members. 
• Arrangements and contacts with various organizations for 
training of the employees. 
• Site selection for distillation units. 
• Creating public awareness about biodiversity conservation and 
sustainable harvesting practices.  
 

 
 
9
2.
 
Introduction
In order to utilize the abundant raw materials and to provide employment 
opportunities to locals, DMC started its operation of distillation units in 
1999 as a trial to produce essential oils like Abies, Anthopogon, Artemisia, 
Calamus, Juniper and Wintergreen etc. which are obtained by the steam 
distillation of leaves/needles, sprouts, rhizomes of plants found in high 
altitudes (1,200‐4,000 m) in Dolakha.  
  The trial runs were successful because it provided employment 
opportunities to local level manpower and supported about 250 
households living below the poverty line. These trial runs also produced 
high quality essential oils which in turn were demanded in the 
international markets. It also developed local technical manpower that 
could handle and troubleshoot technical problems that came up with 
distillation units. They were able to understand the technical aspects of 
essential oil distillation and were successful in setting up systems for 
quality production.  
  The trial runs also created awareness among locals that the environment 
and bio‐ diversity of the area should be conserved and is the precious 
natural resource which will ensure their livelihood. This awareness has 
promoted sustainable agricultural practices among the cooperative 
members. Furthermore, the products of the cooperative had been certified 
by ECOCERT as ‘organic’. The international demand and price of organic 
essential oils is greater than non‐organic ones. Hence, the trial runs were 
successful in every sense. Against this backdrop, a project of setting up 
new distillation units arose. 
 

 
10
3. Project objectives
The objectives of the project are as follows: 
• To contribute towards community growth by encouraging 
community participation, good governance of natural resources, 
and conservation of biodiversity by adopting environment friendly 
methods/approaches and sustainable harvesting practices. 
• Proper utilization of abundant raw material resource and 
production of high quality essential oils by steam distillation of 
various Medicinal and Aromatic Plants (MAPs). 
• To provide better employment opportunities for low income class 
people like herbs collectors, distillation unit workers, especially for 
women and deprived people living below the poverty line and 
ensure their economic sustainability.  
• To maintain a steady flow of production activities throughout the 
year, reinvest part of the income generated from the project to make 
it financially sustainable. 
• To sell the products directly to the buyers by cutting out the 
intermediaries and thus providing better pay for the low income 
class people. 
• To ensure domestic and international market share of the products 
manufactured by adopting total quality approach in every step of 
production. 
 

11
4. Justification of the project
Previously, unprocessed raw materials from Nepal were sold to Indian 
processing units at very low rates. These Indian processing units would in 
turn sell the processed products as Indian products. There were several 
layers of intermediaries involved in the transaction as well and that the low 
income class people like collectors were not benefiting from the high price 
of final products. Hence, there is the need to establish processing units to 
facilitate direct contacts between collectors and processing units.  
Though the existing distillation unit has been supporting low income class 
cooperative members, it cannot fully meet their needs. The project aims at 
establishing new distillation units to fulfill the growing needs of poverty 
stricken houses, to increase their income and to promote environmental 
friendly practices. Furthermore, the existing distillation unit is made of 
Mild Steel (M/S) which did not provide a satisfactory output and is prone 
to corrosive action of some essential oils. Experts also pointed out that the 
reddish tint in the essential oil of Wintergreen (Gaultheria fragrantissima) 
that the unit has been distilling was due to this M/S distillation unit.  
Hence, it was realized that the cooperative needs high quality Stainless 
Steel (S/S) distillation units for quality enhancement of essential oils as well 
as for longevity of the unit. It has been proved that the yield of essential oil 
is greater when a S/S distillation unit is used. Such distillation unit will 
directly influence the lifestyle of cooperative members since higher quality 
and quantity of oil coupled with its organic nature commands higher price 
in the international market, which means higher income for the members. 
Longevity of the unit means that they rely on the income generating source 
for a longer period. 
The international market, especially for organic essential oils, has been 
growing. The demand for essential oil like Juniper (Juniperus communis) leaf 
and berry oil has been growing. Juniper is found in abundance near the 
area where a new distillation unit will be located. In order to utilize this 
opportunity of selling its products, the cooperative needs to be expanded 
with new distillation units. 
 

12
5. National and global significance of the project
Dolakha district is rich in biodiversity and is home to many species of 
plants. The altitudinal variation of the district ranges from 700 m. to more 
than 7,000 m. Accordingly, the district encompasses tropical forests to 
alpine scrub lands, which boast both nationally and globally significant 
biodiversity. The commercially important plants of this region are 
Dhasingre (Gaultheria fragrantissima), Dhupi(Juniperus communis/J. indica), 
Jatamansi (Nardostachys grandiflora), Bojho(Acorus calamus), Talispatra(Abies 
spectabilis), Sunpati (Rhododendron anthopogon), Titepati (Artemisia vulgaris), 
Timur (Zanthoxylum armatum), Kutki (Neopicrorhiza scrophulariiflora), Argeli 
(Edgeworthia gardneri), Lokta (Daphne bholua/D. papyracea), Chirayito 
(Swertia chirayita), Lauth Salla (Taxus wallichiana), Kurilo (Asparagus 
racemosus), Allo (Girardinia diversifolia) etc.  
Among these plants, the project focuses on sustainable harvesting, 
processing and sales of MAPs like Dhasingre, Bojho, Talispatra, Sunpati, 
Titepati, Dhupi, Timur. Dhasingre is indigenous to Nepal, most abundant 
in Dolakha, and usually found at altitudes of around 2000 m. Leaves of 
Dhasingre are used for essential oil processing. Bojho are distributed 700m‐
2000m and rhizomes are used for processing essential oils. Talispatra is 
naturally distributed between 2400m‐3600m and needles/leaves are used 
for processing essential oils. Sunpati is found around 3000m‐4200m and 
leaves are used for processing essential oils. Titepati is found at around 
1000m‐2500m and leaves are used for processing essential oils. Dhupi 
trees/shrubs are found in sub‐alpine regions (3000‐4000 m). Both berries 
and needles/leaves of Dhupi are used for essential oil processing. Similarly, 
Timur is found between 1200m‐2600m and berries are used for processing 
essential oils.  
It is a known fact that MAPs are being diminished along with the world’s 
plant resources due to lack of serious attempt on conservation. In general, 
collection of medicinal plants for traditional local use is not a problem, 
since this use has usually developed gradually and in harmony with 
nearby natural ecosystem. However, when commercial gathering of 
selected species in large quantities for national and international trade is 
established due to increased demand, then pressure can quickly mount 
and cases of overexploitation is common. Some of the species are in the 
13
verge of extinction, due to either limited geographical distribution or 
habitat destruction or over‐exploitation. Wintergreen, Juniper, 
Anthopogon, Zanthoxylum, Abies, Artemisia essential oils, which have 
valuable therapeutic and medicinal uses, are gaining popularity in 
international markets and are being gradually commercialized. Result of 
such commercialization could be the over‐exploitation of these plants, 
driving them towards extinction or making them threatened and 
vulnerable from biodiversity point of view.  It has also been established 
through various research works and studies that if proper mechanisms 
exist, increased commercial use of the forest resources will contribute to 
conservation rather than depletion of natural resources. DMC strives to 
establish such mechanisms. 
In order to ensure the biodiversity conservation, both in national and 
global levels, of these valuable plants, sustainable harvesting practices 
should be encouraged. This project intends to promote such practices, 
which will on one hand conserve the biodiversity and will provide 
sustainable means of income for the poor. The cooperative has already 
initiated the establishment of demonstrations plots to demonstrate the life 
cycle of the raw material, regeneration periods and sustainable 
management of the raw materials. The project will create awareness among 
collectors that these plants are the reliable source which will ensure their 
sustainable income and that they should conserve them and follow 
systematic and sustainable collecting methods instead of destroying the 
possibility of their re‐generation. The project, along with a monitoring 
provision, has a provision of contracting the collectors for harvesting 
practices which allows re‐growth and which prevent over harvesting in a 
particular area.  Hence, the project is geared towards maximizing the 
potential of forests and its resources to improve local people’s economic, 
social and environmental conditions while ensuring that the resources are 
conserved to meet the needs of future generations. Efforts towards the 
sustainable management of forests and rural livelihood are key elements, 
in maintaining forest biodiversity conservation, of this project.  
The project is a demonstrative one which will encourage other community 
based organizations (CBOs) to follow its footprints. So that, the newly 
established and existing CBOs can take a leap forward towards 
biodiversity conservation and poverty reduction simultaneously. The 
project utilizes any opportunity to publicize its beneficial outcomes across 
the national borders, so that CBOs of neighboring countries can also learn 
from it.  

14
6. Activities performed
6.1 Selection of location for the distillation unit
The  objective  for  the  selection  of  location  for  the  distillation  units 
was, 
• To select the location where there is easy availability of raw 
materials, manpower and potential CFUGs. 
 
6.1.1 Location selected for distillation unit establishment
Marbu, Shyama and Lakuri VDCs were visited. The resource 
availability of those locations was studied. The possibility of distilling 
the herbs as Wintergreen, Juniper, Anthopogon, Silver fir, Artemisia 
and Calamus were analyzed.  
 
6.2 Identification of community forest user groups (CFUGs)
  The objective for the identification of CFUGs was, 
• To identify potential CFUGs in the selected locations willing to 
work with DMC in supplying the raw materials and managing the 
resources in sustainable way.  
 
6.2.1 Identified CFUGs:
  The CFUGs selected were: Balemdamji CFUG, Marbu VDC; Dortipakha 
lukharka  CFUG, Chankhu VDC; Deurali Pakha CFUG, Suri VDC; Basa 
Pandit CFUG, Jhyaku VDC; and Pathibhara CFUG, Shyama VDC in the 
first phase. 
 
6.2.2 Coordination with CFUGs:
Interaction/discussion programs/workshop was held with five user 
groups of above identified CFUGs, forest products based entrepreneurs 
with financial support of Nepal Swiss Community Forestry Project 
(NSCFP).  
The agenda were; the scope for enterprise establishment, participating 
CFUGs and interested user groups, share holding of pro‐poor user 
group in the cooperative. 
Altogether 27 persons were participated in the interaction program 
held on Charikot, Dolakha from May 11‐13, 2005. 

15
Altogether 4 groups were formed for discussion and assessment in the 
interaction program.  

6.2.3 Prioritization of available aromatic plants according to market


demand:
1. Dhasingre (Wintergreen; Gaultheria fragrantissima) 
2. Dhupi (Juniper; Juniperus communis/J. indica) 
3. Sunpati (Anthopogon; Rhododendron anthopogon) 
4. Gobresalla (Silver fir; Abies spectabilis) 
5. Bojho (Calamus; Acorus calamus) 
6. Titepati (Mugwort; Artemisia spp) 
7. Timur (Nepalese Pepper; Zanthoxylum armatum) 
 
6.3 Marketing study of essential oils and supplier sourcing of
distillation unit
6.3.1 India visit
The purpose of India visit was, 
• To  assess  essential  oil  market  study  and  to  locate  the  most 
competent  suppliers  of  the  distillation  unit  equipments  at  most 
competent price and quality. 
 
6.3.2 Quotations obtained
Distillation  unit  equipment  items  along  with  price  quotation  were 
obtained from three different suppliers company of Lucknow, India. 
Quotations  were  obtained  from  the  distillation  unit  manufacturer  as 
well. 
 
6.4 Social mobilization
The objective of social mobilization were, 
• To  motivate  the  CFUGs  and  pro‐poor  user  groups  towards 
entrepreneurship.  
• To develop network among CFUGs and entrepreneurs. 
• To increase the shareholders of DMC. 
The entire social mobilization process was conducted in three clusters. 
They are as follows: 
Table 1: Project implemented VDCs were divided into three clusters 
SN  Cluster 1  Cluster 2 Cluster 3 
1  Lakuri danda VDC  Shyama VDC  Jhyaku VDC 
2  Bonch VDC  Marbu VDC  Suri VDC 
3  Bhimeshwor Municipality  Jiri VDC   
4    Mali VDC   
16
6.4.1 Networking among Community forest user groups (CFUGs)
  Social  mobilization  was  conducted  to  establish  the  network  among 
CFUGs  and  between  the  selected  CFUGs  and  the  entrepreneurs.  The 
CFUGs selected for implementing the project are given in table 2. 
Table 2:  
Selected CFUGs along with their address, area and identified raw materials 
SN  Name of CFUGs  Address Acreage (ha) Raw Materials for Essential Oils
  Cluster ‐1       
1  Bhitteripakha   Bonch‐ 2  362.31   Wintergreen, Artemisia, Calamus 
2  Botle Setidevi   171   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
 Bonch‐ 5  Valerian 
3  Dhande  346.25   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
Singhadevi    Bonch‐ 7,8  Valerian 
4  Napke Yanmara   160.88   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
 Lakuri Danda‐1  Valerian 
5  Sangkhadevi    Lakuri Danda  301.1   Wintergreen, Artemisia, Valerian 
6  Jharani   208.85   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
Chhamawoti‐ 4  Valerian 
7  Suspa   635.36   Wintergreen, Calamus, Artemisia,  
Chhamawoti‐ 9  Valerian 
8  Khorthali  Vi. Na. Pa.‐10  168.40   Wintergreen, Artemisia, Valerian 
9  Charnawoti   247   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
Vi. Na. Pa.‐13  Valerian 
10  Majhkharka  146.6   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
Lisepani   Vi. Na. Pa.‐13  Valerian 
11  Thansa Deurali   286   Wintergreen,  Calamus,  Artemisia, 
Vi. Na. Pa.‐12,13  Valerian 
  Cluster ‐2       
1  Kalobhir   545.25   Wintergreen,  Artemisia,  Valerian, 
Jiri‐7  Abies, Juniper, Zanthoxylum 
2  Thulonagi   239.53   Wintergreen,  Artemisia,  Valerian, 
Jiri‐8  Abies, Juniper, Zanthoxylum 
3  Pathibhara   710   Wintergreen,  Abies,  Artemisia, 
Shyama‐1,2  Valerian, Zanthoxylum 
4  Kyangse Setep   180.25   Wintergreen,  Abies,  Juniper 
Jiri  Artemisia, Valerian, Zanthoxylum 
5  Balemdamji  495  Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Marbu‐3,4,5,6  Zanthoxylum 
  Cluster ‐3       
1  Basa Pandit   508.5   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Wintergreen,  Artemisia,  Valerian, 
Jhyaku‐1  Zanthoxylum 
2  Bhatekhola  746   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Kamalamai   Wintergreen, Artemisia, Valerian 
 Jhyaku‐9 

17
3  Ramite Phungling   72   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Wintergreen,  Artemisia,  Valerian, 
Suri‐1  Zanthoxylum 
4  Deurali Pakha   79.5   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
 Suri‐2  Wintergreen, Artemisia, Valerian 
5  Kukur Dayale  16   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Suri‐3,4  Wintergreen, Artemisia, Valerian 
6  Kosh Nidhi  865   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
Suri‐3,4,5,6  Wintergreen, Artemisia, Valerian 
7  Kobutar Yarpang  Suri‐6    Abies, Anthopogon, Juniper 
8  Bajre Danda   570   Abies,  Anthopogon,  Juniper, 
 Suri‐3,4,5,6    Wintergreen, Artemisia, Valerian 
 
6.4.2 Identification of pro-poor
  The  pro‐poor  forest  user  groups  were  identified  on  the  basis  of  social 
well  being  ranking  process.  Capacity  building  activities  were 
performed for the identified pro‐poor so as to motivate and participate 
them in the enterprise that process the essential oils. The share for the 
identified  pro‐poor  user  groups  to  the  cooperative  is  requested  from 
Nepal Swiss Community Forestry Project (NSCFP).  
 
6.4.3 Memorandum of understanding
  Memorandums  of  understanding  (MOU)  were  made  with  the  local 
herb collectors on the basis of sustainable harvesting practice. Similarly, 
MOU  were  made  with  CFUGs  for  the  permit  and  the  sustainable 
supply of raw materials as per the operational plan. While, MOU were 
made  with  Everest  Gateway  Herbs  Pvt.  Ltd.  and  Bhimeshwor  NTFP 
Processing  and    Production  Pvt.  Ltd.  to  work  in  collaboration  for 
including FUGs, pro‐poor forest user groups and other disadvantaged 
users  in  operating  the  processing  units.  The  details  of  the  MOU  with 
the  herbs  collectors,  CFUGs  and  with  socially  inclusive  model 
enterprises are presented in annexes: 1‐4. 
 
6.4.4 Capacity building/Awareness program
  Training program was conducted for the executive member and users 
of  the  selected  CFUGs  in  order  to  aware  them  about  principles  and 
criteria  of  FSC  (Forest  Stewardship  Council)  Certification  which 
includes environmental, economic and social management of forests. 
  Similarly,  training  program  on  COC  (Chain  of  Custody)  Certification 
and Organic Certification were performed with CFUGs members, herbs 
collectors,  DMC  staffs,  staffs  of  Bhimeshwor  NTFP  Processing  and 

18
Production  Pvt.  Ltd.  and  staffs  of  Everest  Gateway  Herbs  Pvt.  Ltd.  in 
different phases. The training program includes: FSC logo use, proper 
documentation and handling procedure from raw materials collection, 
production, storage, marking/labeling to the market place. 
  The main objective was to prepare for chain of custody certification and 
organic  certification  during  the  collection,  processing,  handling  and 
storage of raw materials and essential oils at the selected locations and 
processing  unit  site.  The  aim  is  to  add  value  to  the  essential  oils  by 
certifying them and obtain premium prices from the buyers. 
 
6.4.4.1 Time of training
The  training  on  Chain  of  Custody  (COC)  Certification  and  Organic 
Certification was organized at the hall of ECARDS‐Dolakha in Charikot 
for two days starting from July 31, 2005 to August 1, 2005. 
 
6.4.4.2 Participants
Altogether  there  are  10  participants  representing  from  CFUGs,  herbs 
collectors,  DMC  from  different  processing  unit  sites,  Bhimeshwor 
NTFP Processing and Production Pvt. Ltd. and Everest Gateway Herbs 
Pvt. Ltd. 
The subject matter of the training are: 
1.   Principles of COC Certification and Organic Certification  
2.   Policy and guidelines of COC and Organic Certification  
3.   Proper documentation system 
4.   Handling  procedure  from  raw  materials  collection,  production, 
storage, labeling to market place. 
Table 3: The lists of participants in the training were as follows: 
 

SN  Name of participants  Designation/Organization


1  Ms. Ganga D. Gurung  Store/sales officer, Deudhunga Cooperative Ltd. 
2  Mr. Arun Shrestha  Account officer, Deudhunga Cooperative Ltd. 
3  Mr. Ramesh Lama  Production  manager,  Processing  unit  of  DMC  at  Suspa, 
Chhamawoti VDC 
4  Mr. Bal B. Shrestha  Production  manager,  Processing  unit  of  DMC  at  Lakuri  danda 
VDC 
5  Mr. Krishna B. Khatri  Production manager, Processing unit of DMC at Jhyaku VDC 
6  Mr. Mitra B. Jirel   Manager, Deudhunga Cooperative Ltd. 
7  Mr. Hasta B. Bhujel  Chairman, Bhimeswor NTFP Processing and Production Pvt. Ltd. 
8  Mr. Dhan B. Tamang  Managing Director, Bhimeswor NTFP Processing and Production 
Pvt. Ltd. 
9  Mr. Indra B. Khadka  Chairman, Everest Gateway Herbs Pvt. Ltd. 
10  Mr. Naike Jirel  Secretary, Thulonagi CFUG, Jiri 

19
The  following  record  keeping/documentation  system  was  developed 
for  implementing  the  principles  of  Chain  of  Custody  (COC) 
Certification to the practice. 
1.   FSC Certified raw materials/ products purchase order 
2.   FSC Certified raw materials store record 
3.   FSC Certified raw materials production record 
4.   FSC Certified products store record 
5.   FSC Certified products sales record 
6.   Invoice for selling FSC Certified products  
 
6.4.4.3 Time of training
The  training  on  Chain  of  Custody  (COC)  Certification  and  Organic 
Certification was organized at the hall of ECARDS‐Dolakha in Charikot 
for two days starting from December 7, 2005 to December 8, 2005. 
 
6.4.4.4 Participants
  Altogether  there  are  14  participants  representing  from  CFUGs,  herbs 
collectors,  DMC  from  different  processing  unit  sites,  Bhimeshwor 
NTFP Processing and Production Pvt. Ltd. and Everest Gateway Herbs 
Pvt. Ltd. 
The subject matter of the training are: 
1.   Preparation of record keeping and documentation system which 
includes: 
a.   FSC Certified and Organic Certified raw materials/ products 
purchase order 
b.   FSC  Certified  and  Organic  Certified  raw  materials  store 
record 
c.   FSC  Certified  and  Organic  Certified  raw  materials 
production record 
d.   FSC Certified and Organic Certified products store record 
e.   FSC Certified and Organic Certified products sales record 
f.   Invoice  for  selling  FSC  Certified  products  and  Organic 
Certified Products 
 
 
 
 
 
 
 
20
2.   FSC and Organic Certification logo use 
Table 4: The lists of participants in the training were as follows: 
SN  Name of participants  Designation/Organization
1  Ms. Ganga D. Gurung  Store/sales officer, Deudhunga Cooperative Ltd. 
2  Mr. Ramesh Lama  Production  manager,  Processing  unit  of  DMC  at  Suspa, 
Chhamawoti VDC 
3  Mr. Bal B. Shrestha  Production  manager,  Processing  unit  of  DMC  at  Lakuri 
danda VDC 
4  Mr. Krishna B. Khatri  Production manager, Processing unit of DMC at Jhyaku VDC 
5  Mr. Dhan B. Tamang  Managing  Director,  Bhimeswor  NTFP  Processing  and 
Production Pvt. Ltd. 
6  Mr. Indra B. Khadka  Chairman, Everest Gateway Herbs Pvt. Ltd. 
7  Mr. Naike Jirel  Secretary, Thulonagi CFUG, Jiri VDC 
8  Mr. Govinda Gurung  Herbs collector 
9  Mr. Puspal Gurung  Herbs collector 
10  Mr. Mingma Sherpa  Production unit manager, Processing unit of DMC at Marbu 
VDC 
11  Ms. Tara Lama  FECOFUN, Dolakha 
12  Mr. Binti B. Shrestha  Herbs traders 
13  Mr. Bhuban KC  Chairman, Bhitteri CFUG, Bonch VDC 
14  Mr. Tenzi Sherpa  Representative, Pathibhara CFUG, Shyama VDC 
 
6.4.4.5 Time of training
Training  program  on  FSC  Certification  and  Organic  Certification  was 
conducted on December 9, 2005 at Charikot, Dolakha. 
 
6.4.4.6 Participants of training
The  participants  of  the  training  were  the  executive  member  and  users 
of FSC certified CFUGs and propose CFUGs for Organic certification of 
Dolakha.  Altogether  there  are  18  participants  participated  during  the 
certifications awareness training. 
The subject matter for the training was; 
  1.   Principles and criteria of FSC Certification. 
  2.   Guidelines of Organic Certification 
 
Table 5: List of participants of the training was as follows: 
SN  Participants  Address
1  Hasta B. Bhujel  Bhitteri CFUG; Bonch‐  2 
2  Kumar Basnet  Botle Setidevi CFUG; Bonch‐ 5 
3  Bhimsen K.C.  Dhade Singhadevi CFUG; Bonch‐ 7,8 
4  Naba Raj Karki  Napke Yanmara CFUG; Lakuridanda ‐1 
5  Phurba Tamang  Sankhadevi CFUG; Lakuridanda 
6  Ganesh B. Khadka  Jharani CFUG; Chhamawoti‐4 

21
7  Pastemba Sherpa  Suspa CFUG; Chhamawoti‐9 
8  Arjun Basnet  Charnawati CFUG; Vi. Na. Pa.‐13 
9  Tara Tamang  Majkharka Lisepani CFUG; Vi.Na.Pa.‐ 13 
10  Naike Jirel  Thulonagi CFUG; Jiri ‐ 8 
11  Nar B. Jirel  Kalobhir CFUG; Jiri ‐ 7 
12  Hem B. Khadka  Pathibhara CFUG; Shyama‐ 1,2 
13  Mingma Sherpa  Balem Damji CFUG; Marbu‐ 3,4,5,6 
14  Ang Tendi Sherpa  Pandit CFUG; Jhyanku‐ 1 
15  Chhiri Namgel Sherpa  Bhate Khola Kamalamai CFUG; Jhyanku‐ 9 
16  Bife Sherpa  Ramite Phungling CFUG; Suri‐ 1 
17  Puspal Gurung  Deurali Pakha CFUG; Suri‐ 2 
18  Man Das Shrestha  Bajre Danda CFUG; Suri‐ 3,4,5,6 
 
The following checklists were prepared after completion of trainings, 
for the Cooperative and CFUGs, for the internal audit and for the 
annual audit by both the CoC and Organic Certifiers. 
1.   Transportation inspection log 
2.   Internal audit checklist (Production–wild collection of plants 
from Community forests and internal control system and 
monitoring) 
3.   Certified company complaint log 
4.   DMC internal audit record 2006 
5.   DMC corrective action request (CAR) form 
6.   Instructions for certified CFUGs and their members 
 
6.4.5 Increment of shareholders of DMC
  The  entire  effort  was  made  for  the  involvement  of  CFUGs,  pro‐poor 
forest user groups and other companies as a shareholder of DMC. For 
the  same  purpose  a  series  of  workshops/meetings  were  conducted  as 
how  to  involve  CFUGs  and  pro‐poor  forest  user  groups  as  a 
shareholder of the cooperative. 
  The  following  CFUGs/company  decided  to  involve  in  the  processing 
unit as a shareholder of DMC: 
 
6.4.5.1 Cluster-1 (Land of Napkeyanmara CFUG, Lakuri Danda VDC;
GEF/SGP supported distillation unit)
  1.   Bhitteripakha CFUG, Bonch VDC‐ 2 
  2.   Botle Setidevi CFUG, Bonch VDC‐ 5 
  3.   Dhande Singhadevi CFUG, Bonch VDC‐ 7, 8 
  4.   Napke Yanmara CFUG, Lakuri Danda VDC‐1 
  5.   Sangkhadevi CFUG, Lakuri Danda VDC 
22
  6.   Identified pro‐poor (75 identified pro‐poor) 
  The shareholding system for this distillation unit can be summarized as 
follows: 
  1.   The total asset of the distillation unit:   Rs. 9, 25,000.00 
  2.  Deudhunga Cooperative:     40% (Rs. 3, 70,000.00) 
  3.  Community Forest User Groups:  30% (Rs. 2, 77,500.00) 
  4.  Pro‐poor user groups:   30% (Rs. 2, 77,500.00) 
  The  total  amount  for  purchasing  the  share  for  pro‐poor  will  be 
contributed by Nepal Swiss Community Forestry Project.  
  Similarly, for the M/S distillation units (Capacity: 2400 Lts.) owned by 
DMC,  located  at  Suspa  CFUG,  in  Chhamawoti  VDC,  the  process  is 
ongoing for converting into social inclusion model.  
 
6.4.5.2 Cluster-2 (Land of Pathibhara CFUG, Shyama VDC; GEF/SGP
supported distillation unit)
  1.   Pathibhara CFUG, Shyama‐1, 2 
  2.   Balemdamji CFUG, Marbu‐3, 4, 5, 6 
  3.   Everest  Gateway  Herbs  P.  Ltd.,  Jiri  (Network  of  7  CFUGs,  126 
pro‐poor including Pathibhara and Balemdamji CFUGs, 96 local 
entrepreneurs and 3 private sector entrepreneurs) 
The shareholding system for this distillation unit can be summarized 
as follows: 
  1.   The total asset of the distillation unit:   Rs. 6, 95,400.00 
  2.  Deudhunga Cooperative:     35% (Rs. 2, 43,390.00) 
  3.  Everest Gateway Herbs P. Ltd.:   35% (Rs. 2, 43,390.00) 
  4.  Pro‐poor user groups:   30% (Rs. 2, 08,620 .00) 
 
The total amount for purchasing the share for pro‐poor will be 
contributed by Nepal Swiss Community Forestry Project.  
Similarly, for the M/S distillation units (Capacity: 2400 Lts.) owned by 
DMC, located at Basa Pandit CFUG, in Jhyanku VDC, the process is 
ongoing for converting into social inclusion model.  
  
6.4.5.3 Cluster-3 (Land of Deurali Pakha CFUG, Suri VDC; GEF/SGP
supported distillation unit)
  1.   Bajre Danda CFUG, Suri‐3, 4, 5, 6 
  2.   Kobutar Yarpang, CFUG, Suri‐6 
  3.   Kukur Dayale CFUG, Suri‐3, 4 
  4.   Deurali Pakha CFUG, Suri‐2 

23
  5.   Ramite Phungling CFUG, Suri‐1 
  6.   Identified pro‐poor (85 identified pro‐poor) 
The shareholding system for this distillation unit can be summarized 
as follows: 
  1.   The total asset of the distillation unit:   Rs. 5, 59,000.00 
  2.    Deudhunga Cooperative:     40% (Rs. 2, 23,600.00) 
  3.    Community Forest User Groups:  30% (Rs. 1, 67,700.00) 
    4.  Pro‐poor user groups:   30% (Rs. 1, 67,700.00) 
The  total  amount  for  purchasing  the  share  for  pro‐poor  will  be 
contributed by Nepal Swiss Community Forestry Project.  
 
6.4.6 Formation of co-ordination committee
Coordination committees were formed in all distillation units located at 
3 clusters, including the representatives from DMC, concerned CFUGs, 
and pro‐poor. 
Members of the coordination committee are as follows: 
 
Table 6a: Members of the coordination committee in Cluster‐1 
SN  Name and representation  Designation 
1.  Bhimsen KC; Dhade Singhadevi CFUG  Coordinator 
2.  Gorakh B. Basnet; Bhitteri CFUG  Member 
3.  Phurba Tamang; Sangkhadevi CFUG  Member 
4.  Ram B. Karki; Napke Yanmara CFUG  Member 
5.  Ramesh Lama; DMC  Member 
6.  Netra K. Shrestha; Pro‐poor  Member 
 

Table 6b: Members of the coordination committee in Cluster‐2 
SN  Name and representation  Designation 
1.  Indra B. Khadka; Everest Gateway Herbs  Coordinator 
2.  Hem B. Khadka; Pathibhara CFUG  Member 
3.  Mingma Sherpa; Balemdamji CFUG  Member 
4.  Mitra Jirel; DMC  Member 
5.  Kaji Sherpa; Pro‐poor  Member 
 

Table 6c: Members of the coordination committee in Cluster‐3 
SN  Name and representation  Designation 
1.  Bhakta B. Gurung; Deurali Pakha CFUG  Coordinator 
2.  Gane Biswakarma; Ramite Phungling CFUG  Member 
3.  Puspal Gurung; Ramite Phungling CFUG  Member 
4.  Govinda Gurung; DMC  Member 
5.  Jagat Darji; Pro‐poor  Member 
 
 
24
The overall tasks of the coordination committee are as follows: 
• Coordination with concerned stakeholders 
• Planning and organizing meeting 
• Work division among the committee members 
• Mitigation  of  the  conflict  that  arise  within  CFUGs  and  other 
shareholders 
• Overall management of the distillation units. 
 

6.4.7 Persons involved in social mobilization activities


The  following  persons  were  involved  in  the  social  mobilization 
activities as follows:  
 
Table 7: Manpower involved in the social mobilization activities 
SN  Cluster 1  Cluster 2 Cluster 3 
1.  Mr. Dharmendra Moktan  Mr. Pritha Jirel  Mr. Mingma Sherpa 
2.  Mr. Navaraj Khadka  Mr. Tenzi Sherpa  Mr. Govinda Gurung 
3.  Mr. Pradhyumna Pokhrel  Mr. Naike Jirel  Mr. Krishna B. Khatri 
4.  Ms. Parbati Karki (Ranger)  Mr. Sundar Biswokarma   
5.    Mr. Bin Kumar Thami   
6.    Mr. Krishna Shrestha   
 
The above mentioned manpower to conduct the social mobilization 
activities in cluster‐1 was provided by Ecology, Agriculture and Rural 
Development Society (ECARDS), Dolakha with financial support from 
Asia Network for Sustainable Agriculture and Bioresources (ANSAB). 
Whereas, the manpower performing social mobilization activities in 
cluster‐2 was provided by Himalayan Bio Trade Pvt. Ltd. (HBTL) and 
ECARDS; financially supported by Nepal Swiss Community Forestry 
Project (NSCFP) and Action Aid Nepal (AAN). 
Similarly, the manpower to conduct the social mobilization activities in 
cluster‐3 was provided by HBTL with financial support from NSCFP. 
 
 
 
 

25
7. Collaboration with other enterprises
DMC has been working in collaboration with enterprises established as 
socially inclusive model (CFUGs, entrepreneurs, women, disadvantaged 
groups and pro‐poor forest user groups); Bhimeshwor NTFP Processing 
and Production Pvt. Ltd. in cluster ‐1 and Everest Gateway Herbs Pvt. Ltd. 
in cluster‐ 2. Similar model of enterprise has been proposed in cluster‐ 3.  
 

8. Market linkage activities


The marketing linkage part has been coordinated by Himalayan Bio Trade 
Pvt. Ltd. (HBTL), Male International Pvt. Ltd. and Sustainable Bio Trade 
Group (SBTG), in which DMC is also the shareholder of HBTL. 
Both DMC and HBTL are Forest Stewardship Council (FSC) accredited 
Chain of Custody (CoC) certified company and a member of Sustainable 
Bio Trade Group (SBTG) which was formed as the umbrella organization 
in the group certification process for obtaining the CoC Certification, in 
which HBTL is the group manager and DMC is a member. The CoC 
certification code for HBTL and DMC are: SW‐COC‐1465 A and SW‐COC‐
1465 E respectively. 
The  agreements,  for  purchasing  the  essential  oils  that  are  produced  by 
the cooperative, were made with the following companies in Nepal: 
    1.   Herbs  Production  and  Processing  Company  Limited  (HPPCL), 
Koteshwor, Kathmandu; and undertaking of HMG/N; 
    2.   Male International Pvt. Ltd., Sinchahity, Lalitpur and  
    3.   Mahavir  Shree  International  Pvt.  Ltd.  Purano  Baneshwor, 
Kathmandu 
    4.   Siddhartha Herbal Industry, Naya Baneswor, Kathmandu 
    5.   Unique Himalayan Herbs Pvt. Ltd., Boudha, Kathmandu 
The  letter  of  intent  had  been  prepared  and  agreed  by  HBTL  and  S&D 
Aroma  Ltd.  UK,  in  which  S&D  will  market/  and  represent  HBTL  in  the 

26
natural product expo for the FSC and Organic Certified essential oils that 
are produced by DMC. 
DMCʹs  annual  product  (both  FSC  and  Organic  certified  essential  oils) 
inventory projections for 2006 was prepared and sent to S&D Aroma Ltd. 
as  agreed  in  the  letter  of  intent  for  partnership.  Furthermore,  Organic 
certified  essential  oil  production  information  of  DMC  had  been  prepared 
and  sent  to  the  other  potential  buyers  of  Scotland,  France,  Italy  and 
Australia. 
 

9. Visit to various processing unit sites


The objectives of processing unit sites visit were: 
• To  overview  the  model  and  technology  of  processing  unit  operating 
in Nepal. 
• To assess the number and location of processing unit manufacturer in 
Nepal. 
• To find out the price quotation  of various models of processing  unit 
manufactured in Nepal. 
 
9.1 Visited processing units:
1.   Processing unit located at Tarhara, Sunsari (owned by HPPCL) 
2.   Processing unit located at Belbari, Morang (owned by HPPCL) 
3.   Processing unit located at Tamagadhi, Bara (owned by HPPCL) 
4.   Processing  unit  located  at  Sagarnath,  Sarlahi  (owned  by  Male 
International) 
The  processing unit  manufacturers  located  in Biratnagar,  Morang  was 
visited at the same time. 
The  price  quotations  from  different  processing  unit  manufacturers 
were collected. 
 

27
10. Organic certification
The Organic Certification process was carried out with SGS India Pvt. 
Ltd., a member group of SGS Group (Societe Generale de Surveillance) 
based in the Netherlands. Founded in 1878, SGS is one of the worldʹs 
largest auditing, inspection, testing and verification organization with 
unique network of over 1,180 offices, 321 laboratories and over 30,000 
full time staffs providing a range of services in more than 145 countries. 
SGS has no manufacturing, trading or financial interests which could 
compromise its independence. Its reputation for professionalism, 
integrity and impartiality as well as its remarkable international 
network place the SGS in a unique position to provide Organic 
Certification. 
 
SGS standard is produced with reference to: 
• The European Communityʹs Regulation (EEC) No. 2092/91 on 
Organic production of agricultural foodstuffs and indications 
referring thereto on agricultural products and foodstuffs and all 
subsequent amendments. 
• The United States Department of Agricultureʹs National 
Standards on Organic Agricultural Production and Handling. 
• Japanese Agricultural Standards of Organic Agriculture 
Products, Notification No.59 of the Ministry of Agriculture, 
Forestry and Fisheries. 
• The Codex Alimentarius Guidelines for the Production, 
Processing, Labeling and Marketing of Organically Produced 
Foods and  
• The International Federation of Organic Agriculture Movement, 
Basic Standards for Organic Production and Processing. 
Altogether, 18 CFUGs with areas of 6545.13 ha. were organically 
certified for Deudhunga Cooperative, Everest Gateway Herbs and 
Himalayan Bio Trade in Dolakha. The CFUGs to be organically 
certified were divided in 3 clusters and given in the table‐8.  
 

28
The Organic Certification Management Plan was prepared for 
Deudhunga Cooperative, Himalayan Bio Trade and Everest Gateway 
Herbs with support from ANSAB in partnership with S&D Aroma 
India Pvt. Ltd. and submitted to SGS India Pvt. Ltd. The CFUGs 
proposed for the Organic Certification and processing unit sites of 
Deudhunga Cooperative were inspected by the auditor/organic 
inspector during the first week of October, 2005. Soil samples were 
collected from the lands of CFUGs proposed for Organic Certification, 
for testing the heavy metals (Lead, Arsenic and Mercury). All the 
necessary documentations required by the auditor/inspector were 
prepared and provided. 
Altogether, 17 items of essential oils and 44 items of crude NTFPs that 
are in trade were organically certified from Dolakha. The list of crude 
NTFPs and essential oils items are given in the table: 9 and 10. 
The Organic certification was obtained in June, 2006. Therefore, the 
essential oils that will be produced by the cooperative will have the 
following marketing access: 
• European Union market access 
• United States market access 
 
Table 8: CFUGs for Organic certification with Area 
SN  Name of CFUGs and address  Area (ha)
  Cluster‐1   
1  Bhitteri CFUG; Bonch‐ 2  362.31  
2  Botle Setidevi CFUG; Bonch‐5   171  
3  Dhande Singhadevi CFUG; Bonch‐7,8   346.25  
4  Napke Yanmara CFUG; Lakuri Danda‐1   160.88 
5  Sangkhadevi CFUG; Lakuri Danda   301.1  
6  Jharani CFUG; Chhamawoti‐4   208.85  
7  Suspa CFUG; Chhamawoti‐9   635.36  
8  Charnawoti CFUG; Vi. Na. Pa.‐13   247  
9  Majhkharka Lisepani CFUG; Vi. Na. Pa.‐13   146.6  
  Cluster‐2   
1  Kalobhir CFUG; Jiri‐7   545.25  
2  Thulonagi CFUG; Jiri‐8   239.53  
3  Pathibhara CFUG; Shyama‐1,2   710  
  Cluster‐3   
1  Balemdamji CFUG; Marbu‐3,4,5,6   495  
2  Pandit CFUG; Jhyaku‐1   508.5  
3  Bhatekhola Kamalamai CFUG; Jhyanku‐9   746  
4  Ramite Phungling CFUG; Suri‐1   72  
5  Deurali Pakha CFUG; Suri‐2   79.5  
29
6  Bajre Danda CFUG; Suri‐3,4,5,6   570  
  Total land area  6545.13 ha.
    
  Table 9:  List of NTFPs for Organic certification  
 
Local Name  Botanical Name  Qty. in kg  
SN 
1  Allo  Girardinia diversifolia/Girardinia palmata  10,000  
2  Amala  Emblica officinalis  5,000  
3  Amalbed  Rheum australe  1,000  
4  Argeli  Edgeworthia gardneri   20,000                        
5  Atis  Aconitum heterophyllum  1,000  
6  Bajradanti  Potentilla fulgens  3,000  
7  Bhojpatra  Betula utilis  1,000  
8  Bhorla Bokra  Bauhinia vahlii  5,00 
9  Bhutkesh  Selinum tenuifolium  3,000  
10  Bhyakur  Dioscorea deltoidea  5,000  
11  Bishjara  Aconitum laciniatum/Aconitum ferox  4,000  
12  Bisfej  Polypodium vulgare  3,000  
13  Bikhma  Aconitum bisma  5,000  
14  Chiraito  Swertia chirayita  15,000  
15  Chutro  Berberis asiatica/ Berberis aristata  5,000  
16  Dalchini  Cinnamomum tamala/Cinnamomum zeylanica  2,000  
17  Guchi chyau  Morchella esculenta/Morchella conica   ‐  
18  Jhyau  Parmelia spp  7,000  
19  Kachur  Curcuma zedoaria  1,000  
20  Kakarsingi  Pistacia spp   ‐  
21  Ketuke  Agave americana  5,000  
22  Kutki  Neopicrorhiza scrophulariiflora/P. scrophulariiflora  5,000  
23  Louth salla  Taxus wallichiana  10,000  
24  Lokta  Daphne bholua/ D. papyracea  20,000  
25  Majitho  Rubia manjith  10,000  
26  Musali  Curculigo orchioides  2,000  
27  Nagbeli powder  Lycopodium clavatum  5,000  
28  Nirmasi  Delphinum denudatum  1,000  
29  Padamchal  Rheum australe  7,000  
30  Pakhanbed  Bergenia ciliata  10,000  
31  Satawari/kurilo  Asparagus racemosus  5,000  
32  Satuwa  Paris polyphylla  4,000  
33  Silajit  Rock exudate  1,000  
34  Sisno jara  Urtica dioica  8,000  
35  Somlata  Ephedra gerardiana/Ephedra intermedia  5,000  
36  Tuki phul  Taraxacum officinalis  2,000  
37  Yarshagumba  Cordyceps sinensis   ‐  
38  Honey  Honey & Beeswax  5,000  
39  Bayo Jadi      ‐  
40  Rato Jadi      ‐  
30
41  Lali gurans  Rhododendron arboreum  5,000  
42  Timur  Zanthoxylum armatum  1,500  
43  Totalo  Oroxylum indicum   5,00  
44  Seabuckthorn  Hippophae tibetana/Hippophae salicifolia   ‐  
 
Table 10: Essential oils items 
SN  Local Name  Botanical Name Qty. (Kg)  
1  Talispatra  Abies spectabilis  80,000 
2  Sunpati  Rhododendron anthopogon  1,05,000 
3  Titepati  Artemisia spp  40,000 
4  Bojho  Acorus calamus  10,000 
5  Jatamansi  Nardostachys grandiflora  5,000 
6  Dhasingare  Gaultheria fragrantissima  2,50,000 
7  Dhupi  Juniperus spp (berries)  50,000 
8  Dhupi  Juniperus spp (needles)  1,50,000 
9  Sugandhawal  Valeriana jatamansii  3,000 
10  Beshar  Curcuma longa  5,000 
11  Kachur  Curcuma zedoaria  1,000 
12  Gobre salla  Pinus wallichiana  60,000 
13  Khote salla  Pinus roxburghii  1,50,000 
14  Sayapatri  Tagetes minuta  7,000 
15  Aduwa  Zingiber officinale  10,000 
16  Chamomile  Matricaria chamomilla  10,000 
17  Alaichi  Amomum subulatum  20,000 
 

31
11. Quotation bidding of distillation units
Quotations along with the copy of valid firm registration certificate and 
latest audit report were invited from the registered, experienced and 
genuine fabricators and manufacturers for the supply of the steam field 
Stainless Steel (S/S) distillation units along with the boilers for the 
installation at various locations of Dolakha district for the purpose of 
distillation of different aromatic plants. The specification and quantity 
of the S/S distillation units with attached boilers are as follows: 
Table 11: Specification and quantity of S/S distillation unit 
Items & Quantity  Description
A. S/S Steam Distillation Units  a. Vessel: S/S (304 grade) 
1. Capacity: 2400 Lts. with attached boiler (M/S) ‐ 1 No. b.  Condenser:  Cylindrical Shell  and  Tube 
2. Capacity: 2000 Lts. with attached boiler (M/S) ‐ 2 No  type 
3. Capacity: 1000 Lts. (Portable/Testing type)‐ 1 No.  c. Receiver: S/S (304 grade) 
d.  Steam  pipe  line  with  valves,  fitting  & 
S/S vapor line 
B. S/S Containers  2 mm thick 
1. Capacity: 50 Lts. ‐ 1 No. 
2. Capacity: 200 Lts.‐ 1 No. 
The  quotation  was  announced  in  Kantipur  daily  published  on 
November 1, 2005. 
The  following  fabricators/manufacturers/suppliers  submitted  the 
quotations with the prices of each items: 
  1.   General Mechanical Workshop, Thaiba, Lalitpur. 
  2.   Thapa Mold and Dye, Gwarkhu, Lalitpur. 
  3.  New Neha Enterprises, Koteshwor, Kathmandu and  
  4.   Mahabir  Shree  International  Pvt.  Ltd.,  Purano  Baneshwor, 
Kathmandu 
Among the manufacturers/suppliers, General Mechanical Workshop, 
Thaiba, Lalitpur was selected to fabricate and supply the above 
mentioned items and quantity of S/S distillation units and S/S 
containers, on the basis of the experiences, competent price, reasonable 
quality and access in Kathmandu, by the executive committee of DMC 
(dated December 5, 2005). 

32
12. Preparation of the working and storage area
Shade  houses  for  storing  raw  materials  and  space  for  drying  the 
distilled  raw  materials  were  completed  in  various  locations  of 
distillation unit establishment sites of Dolakha as follows:  
Cluster ‐1 
Shade  house  and  store  house  were  completed  in  the  land  of  Napke 
Yanmara CFUG located at Lakuri Danda VDC‐1. 
 
Cluster ‐2 
Shade house and store house were completed in the land of Pathibhara 
located Shyama VDC‐1. 
The M/S distillation unit owned by the Cooperative is still in operation 
at Basa Pandit CFUG at Jhyanku VDC‐ 1.   
 
Cluster ‐3 
Shade  house  and  store  house  were  completed  in  the  land  of  Deurali 
Pakha CFUG located at Suri VDC‐2. 
Deudhunga  Cooperative  has  decided  to  install  the  prototype/testing 
S/S  distillation  unit  at  Kathmandu  for  the  research  of  new  items  of 
essential oils. 
Similarly, S/S containers were installed at the ware house of Himalayan 
Bio Trade, a marketing wing of DMC in Kathmandu. 
 

33
13. Receiving distillation units and other equipments
Altogether 4 distillation units along with the boiler and attached boilers 
and 2 S/S containers, of the following specifications were received from 
General Mechanical Workshop, 
 Thaiba.  
 
A. Capacity: 2400 Lts.‐1  
1. Vessel 
a. Tank 
‐ Thickness: 3mm 
‐ Diameter: 56ʹ 
‐ Height: 60ʹ 
  Filter Net
 
b. Water logged cover 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 61ʹ 
‐ Height: 12ʹ 
 
c. Lid 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 59ʹ 
  Chain pulley system vessel's cover
 
d. Neck 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 4ʹ x 1.5ʹ 
‐ Length: 5 ft.  
 
 
 
 
 
Transportation of distillation unit to
  processing site
 
34
e. Net 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 55ʹ 
‐ Hole size: 8‐10mm 
 
f. Steam cross pipe 
Oil separator ‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 8ʹ 
‐ Pipe: 22ʹ; fixed; No.: 4 pieces 
 
g. Stand fixed to net 
‐ Thickness: 3mm 
‐ Diameter: 55ʹ 
‐ Height: 8ʹ  
 
2. Condenser 
a. Lid 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 10ʹ 
  Steam boiler
b. Condenser 
‐ Height: 6ʹ 
‐ No. of pipe: 49 pieces; size: 1.5ʹ 
 
c. Base 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 6ʹ 
 
d. Drain 
‐ Pipe size: 1.5ʹ 
‐ Knot bolt: 64 pieces 
 
3. Oil separator 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 29ʹ 
‐ With funnel pipe fixed 

35
 
4. Boiler 
a. Height: 23ʹ 
 
b. Base 
‐ Plate thickness: 8mm 
‐ Length: 65ʹ 
‐ Breadth: 49ʹ 
 
c. Side 
‐ Thickness: 6mm 
 
d. Smoking pipe 
‐ Thickness: 5mm 
‐ Diameter: 3.5ʹ 
‐ No. of pipe: 19 pieces 
 
e. Smoking adjust gate 
 
f. Steam pipeline 
‐ Diameter: 1.5ʹ 
 
B. Capacity: 2000 Lts. with attached boiler‐ 2   
1. Vessel 
a. Steel tank 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 48ʹ 
‐ Height: 66ʹ 
 
b. Water logged cover 
‐ Thickness: 1.5 mm 
‐ Diameter: 53ʹ 
‐ Height: 12ʹ 
 
c. Base plate boiler type tank M/S 
‐ Base thickness: 8mm 
‐ Side thickness: 3mm 
‐ Diameter: 48ʹ 
‐ Tank height: 2ft. 

36
‐ Fixed to steel tank 
 
d. Lid 
‐ Thickness: 1.5 mm 
‐ Diameter: 51ʹ 
‐ Height: 12ʹ 
 
e. Neck 
‐ Thickness: 1.5 mm 
‐ Diameter: 4ʹ x 1.5ʹ 
‐ Length: 5ft. 
 
f. Net 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 47.5ʹ 
‐ Hole size: 8‐10mm 
‐ Stand fixed   
 
g. Stand fixed to net 
‐ Thickness: 3mm 
‐ Diameter: 47.5ʹ 
‐ Height: 12ʹ 
 
2. Condenser 
a. Lid 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 10ʹ 
 
b. Condenser 
‐ Height: 6ʹ 
‐ No. of pipe: 49 pieces; size: 1.5ʹ 
 
c. Base 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 6ʹ 
 
d. Drain 

37
‐ Pipe size: 1.5ʹ 
‐ Knot bolt: 64 pieces 
 
3. Oil separator 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 29ʹ 
‐ With funnel pipe fixed 
 
C. Capacity: 1000 Lts. with attached boiler (Testing/Portable type)‐1  
1. Vessel 
a. Steel tank 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 38ʹ 
‐ Height: 49ʹ 
 
b. Water logged cover 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 43ʹ 
‐ Height: 10ʹ 
 
c. Base plate boiler type tank S/S 
‐ Base thickness: 3mm 
‐ Side thickness: 2mm 
‐ Diameter: 38ʹ 
‐ Fixed to steel tank 
 
d. Lid 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 43ʹ 
‐ Height: 10ʹ 
e. Neck 
‐ Thickness: 1.5mm 
‐ Diameter: 3ʹ x 1.5ʹ 
‐ Length: 5ft. 
 
f. Net 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 37ʹ 

38
‐ Hole size: 8‐10 mm 
‐ Stand size: 10ʹ 
 
 
With folding system 
‐ Thickness: 3mm 
‐ Diameter: 37ʹ 
‐ Height: 10ʹ 
 
2. Condenser 
a. Lid 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 14ʹ 
‐ Height: 8ʹ 
 
b. Condenser 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 14ʹ 
‐ Height: 36ʹ 
‐ No. of pipe: 31 pieces; size: 0.5ʹ 
 
c. Base 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 14ʹ 
‐ Height: 6ʹ 
 
d. Drain pipe 
‐ Pipe size: 0.5ʹ 
‐ Knot bolt: 40 pieces 
 
3. Oil separator 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 14ʹ 
‐ Height: 24ʹ 
‐ With funnel pipe fixed 
 
D. S/S Containers: 2 
1. 50 Lit. Capacity 
a. Container 

39
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 15ʹ 
 
 
b. Lid 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 16ʹ 
‐ Height: 1.5ʹ 
‐ Socket fixed to container 
‐ Valve with pipe size of 0.5ʹ 
 
2. 200 Lit. Capacity 
a. Container 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 20ʹ 
‐ Height: 36ʹ 
 
b. Lid 
‐ Thickness: 2mm 
‐ Diameter: 20ʹ 
‐ Height: 1.5ʹ 
‐ Socket fixed to container 
‐ Valve with 0.5ʹ pipe 
   
E. Weighing Machine 
 

40
14. Installation of distillation units
After receiving the above stated S/S distillation units and S/S 
containers, they were transported to the units installation sites of 
Dolakha and marketing centre in Kathmandu respectively. The 
distillation units were installed in the following locations of Dolakha.  
  1.         S/S Distillation unit with capacity: 2000 Lts. was installed in the 
land of Deurali Pakha CFUG in Suri VDC of Dolakha. 
  2.   S/S Distillation units with capacity: 2400 Lts. with attached boiler 
was installed in the land of Napke Yanmara CFUG in Lakuri 
Danda VDC of Dolakha. 
3.   S/S Distillation units with capacity: 2400 Lts. with attached boiler 
was installed in the land of Pathibhara CFUG in Shyama VDC of 
Dolakha. 
  4.   S/S  Distillation  units  with  capacity:  1000  Lts.  (Testing/Portable 
Type)  with  attached  boiler  was  installed  in  Kathmandu  for 
testing the new items of essential oils. 
  5.   S/S containers with 50 Lt. and 200 Lt. capacity each was installed 
in the ware house of Himalayan Bio Trade, a marketing wing of 
DMC for the storage of essential oils thus produced. 
  6.   Weighing  machines  were  installed  in  each  processing  units 
located at different clusters of Dolakha for weighing of essential 
oils. 
 
 
 
 
 
 
41
 
 

15. Collection of raw materials, processing and packing


The raw materials such as Silver fir needles, Juniper needles and 
Wintergreen leaves were collected from the community forests (in 
which agreements were made between the CFUGs and DMC earlier) 
were collected. Other raw materials such as Anthopogon leaves, 
Artemisia leaves, Calamus roots and Zanthoxylum berries will be 
harvested in appropriate season. 
 
The newly installed S/S distillation units and the previous M/S 
distillation units, owned by the cooperative, are now operating to 
process Abies oil, Juniper oil and 
Wintergreen oil.  
 
  Wintergreen leaf ready to
  collect
 
 
Weighing Wintergreen
  leaves in the processing unit
  i
 
 
Collectors getting money by
  selling Wintergreen leaves
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

42
Putting Wintergreen leaves in
vessel
 
  Putting Wintergreen
leaves in vessel
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Closing the cover of vessel
 
 Firing in the boiler for distillation
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Taking Wintergreen oil
  from separator
 
 
 
 
  Separating Wintergreen
oil and water
 
 
 
 
 

43
Packaging
Wintergreen oil
The essential oils will be packed in epoxy coated metal containers 
(capacity: 5 kg, 10 kg, 20 kg, 30 kg, 50 kg and 100 kg) or HDPE food 
grade plastic containers (capacity: 30 kg, 50 kg and 100 kg) and 
transported to HBTL within a week for marketing. The essential oils 
thus produced will be both FSC and Organic certified.  
 
 

16. Difficulties in project implementation


The  following  are  the  major  difficulties  posed  to  DMC  during  the 
project implementation: 
• Difficulty  to  perform  the  field  based  activities  due  to  current 
armed  political  conflict.  The  process  of  getting  permit  from  the 
rebels is a time consuming process. 
• The social motivation factor is lengthy and difficult to convince 
and motivate. 
• The  coordination  with  various  stakeholders  (CFUGs,  pro‐poor, 
local entrepreneurs, Government offices and partners NGOs) is a 
difficult task. 
• The  decision  of  the  partner  NGOs  and  other  stakeholders  are 
ever changing as per the frequent changes in policy of the rebels. 
 
16.1 How have these difficulties been addressed?
16.1.1 Current action/Policies adopted
• Information flow to Government and line agencies. 
• Conduction of program via consumer level.  
• The programs and budget of DMC are transparent.  
• Coordination  with  former  elected  and  present  VDC  and  DDC 
members,  VDC  secretary  and  VDC  level  other  CBOs  and  local 
people.  
 
 
 
 
44
17. Achievements after project implementation
The following are the achievements after implementing the project: 
  1.   The  operational  plans  of  identified  CFUGs  were  reviewed  and 
amended thereby incorporating the collection and processing of 
the resources. 
  2.   After  the  interaction/workshop  with  identified  CFUGs,  the 
network  between  CFUGs  and  between  the  CFUGs  and 
entrepreneurs were formed. 
  3.   The  CFUGs  executive,  raw  material  collectors  and  staffs  of 
cooperative,  Himalayan  Bio  Trade,  Everest  Gateway  Herbs, 
Bhimeshwor  NTFP  Production  Pvt.  Ltd.  were  trained  on  the 
principles  and  criteria  of  FSC  and  CoC  which  resulted  the 
responsible  buying  and  marketing  practice  of  the  forest  based 
products coming from the sustainably managed forest. It is also, 
expected  that  the  premium  quality  essential  oils  will  be 
produced  from  the  FSC  certified  raw  materials  collected  from 
the certified forests. 
  4.   Organic  certification  for  Deudhunga  Cooperative,  Himalayan 
Bio Trade and Everest Gateway Herbs obtained.  
  5.   The  agreements  were  made  with  the  essential  oil  exporters  of 
Nepal  for  purchasing  the  oils  that  will  be  produced  by  the 
cooperative.  Furthermore,  the  proposed  letter  of  intent  for 
partnership  made  between  Himalayan  Bio  Trade  and  S&D 
Aroma Ltd. for purchasing the oils produced by the cooperative. 
  6.   After  the  long  social  mobilization  process,  community  forest 
user  groups  (CFUGs)  were  convinced  and  they  decided  to  be  a 
shareholder of DMC.  
  7.   Identified  pro‐poor  user  groups  were  also  included  as  the 
shareholder  of  DMC.  NSCFP  is  contributing  the  amount  for 
purchasing the share of DMC on behalf of pro‐poor user groups. 

45
  8.   The processing units are turned out to be a common property of 
CFUGs,  pro‐poor  users  and  members  of  cooperatives  which 
were owned by the members of cooperative only before. 
  9.   The  local  people  received  an  opportunity  to  learn  essential  oil 
processing  technology.  Now,  they  are  able  to  run  distillation 
units  independently  and  can  distill  various  essential  oils  items. 
Therefore, the locals do not have to go to far off places in search 
of jobs. 
  10.   Co‐funders of the project (ANSAB and NSCFP) are in the stage 
of  implementing  other  social  inclusive  model  of  essential  oil 
based enterprises and are seeking for the other possible options 
for  processing  of  NTFPs  in  Dolakha,  after  their  participation  in 
this project. 
  11.   CFUGs and local entrepreneurs are discussing about replicating 
the same model of essential oils based enterprises in other parts 
of the district. This has created a new movement for the CFUGs 
to  be  an  entrepreneur  entity.  Furthermore,  the  proprietorship 
forest  based  enterprises  of  the  district  are  on  the  way  of 
transferring themselves to community based enterprises. 
  12.  Research  activities  are  ongoing  for  domestication,  cultivation 
and  processing  of  other  aromatic  herbs  for  processing  them  to 
new items of essential oils for their commercial production and 
marketing.  
  13.   The  cooperative  has  provided  following  direct  and  indirect 
benefits to the people living below the poverty line: 
- Establishment  of  S/S  distillation  units  coupled  with 
previous  M/S  distillation  units  have  created  awareness 
among  locals  regarding  the  financial  benefits  they  could 
obtain from aromatic herbs, environment conservation and 
sustainable  agricultural  practices.  This  distillation  unit 
supported  low  income  class  people,  specially  deprived 
classes  like  Tamang,  Sherpa,  Thami,  Newar,  Gurung  and 
Dalits. The distillation units provided direct employment to 
about  50  people  while  500  people  received  opportunities 
for alternative employment. 
- The  cooperative  has  been  spending  part  of  its  income  in 
community  development  works.  The  cooperative  has 

46
planned  to  spend  5%  of  the  income  from  newly  installed 
S/S  distillation  units  in  conservation  and  sustainable 
management of raw material resources.  
 

18. Comparison between the efficiency of former M/S

and newly installed S/S units


The  following  table  shows  the  comparative  efficiency  between  former 
M/S and newly installed S/S distillation units  
SN  Efficiency  M/S distillation units S/S distillation units
measured for 
1  Fuel  wood  High  fuel  wood  consumption  (150  Comparatively  low  fuel  wood  consumption 
consumption  kg  fuel  wood  for  distilling  300  kg  (160  kg  of  fuel  wood  for  distilling  500  kg  of 
of raw materials) per batch  raw materials) per batch 
2  Distillation  Takes  more  time  for  distillation  (8  Takes  comparatively  less  time  for  distillation 
time   hours  in  the  morning  and  4  hours  (7  hours  in  the  morning  and  4  hours  in  the 
in  the  evening)  of  300  kg  of  raw  evening) of 500 kg raw materials per batch 
materials per batch 
3  Yield  %  of  The  average  essential  oil  yield  of  The average essential oil yield of Wintergreen 
essential oils  Wintergreen  leaves  was  0.5%  (300  leaves  is  0.7  %  (500  kg  Wintergreen  leaves 
kg  Wintergreen  leaves  yielded  1.5  yield 3.5 kg of Wintergreen oil) 
kg of Wintergreen oil) 
4  Quality  of  Wintergreen  oil  retained  brown  Wintergreen  oil  obtained  with  normal  color 
essential oils  color  which  needs  further  (similar  to  water  white  or  light  brown)  and 
treatment  with  Oxalic  acid  to  does not require further treatment with oxalic 
maintain  normal  color,  which  acid  thereby  minimizing  the  time. 
consumed  both  oxalic  acid  and  Furthermore,  water  white  or  light  brown 
time  wintergreen  oil  is  regarded  as  export  quality 
oil 
5  Handling  Handling  of  M/S  unit  was  bit  Comparatively  easy  to  handle  due  to  the 
difficult  without  the  chain  pulley  presence of chain pulley system in the S/S unit 
system in the distillation unit 
6  Management  Before  the  construction  of  shade  After  the  construction  of  shade  house,  the 
house,  the  workers  could  not  workers  find  themselves  the  sound 
accommodate  in  the  processing  environment  for  working  and  the  essential 
unit  and  they  had  to  carry  oils  can  be  stored  safely.  The  shade 
essential  oils  along  themselves  for  house/store  houses  are  utilized  for  the 
safety storage  collection  centre/store  house  of  essential  oils 
that  are  produced  by  other  processing  units 
situated in different locations 

47
19. Future Strategy
19.1. Expected production of essential oils for 2006
   After  the  installation  of  S/S  distillation  units,  DMC  targets  to  produce 
essential oils items for 2006 as follows:  
 
Table 12: DMCʹs expected production of essential oils for 2006 
SN  Items  Botanical Name Average  annual  Expected  production 
production  from  after  S/S  unit 
M/S units to 2005  installation (2006)  
1  Abies oil  Abies spectabilis  100 kg  500 kg 
2  Anthopogon oil  Rhododendron anthopogon  200 kg  500 kg 
3  Artemisia oil  Artemisia vulgaris  50 kg  300 kg 
4  Calamus oil  Acorus calamus  50 kg  200 kg 
5  Jatamansi oil  Nardostachys grandiflora  100 kg  300 kg 
6  Juniper oil  Juniperus communis  300 kg  1000 kg 
7  Wintergreen oil  Gaultheria fragrantissima  2000 kg  5000 kg 
8  Zanthoxylum  Zanthoxylum armatum  30 kg  250 kg 
oil 

19.2. Search for new items of essential oils


The  S/S  Testing/Portable  distillation  unit  will  be  utilized  for  distilling 
the  aromatic  herbs  into  new  items  of  essential  oils  that  can  have  the 
potentiality  for  market  promotion  and  sustainable  sourcing  of  raw 
materials.  The  new  items  of  essential  oils  (both  from  wild  and 
cultivated  plants)  will  be  analyzed  in  terms  of  yield  percentage, 
organoleptic  properties,  physico‐chemical  properties  and  GC‐MS  (Gas 
Chromatography‐Mass Spectrometry).  
All  those  new  items  of  essential  oils  will  be  introduced  and  market 
linked by HBTL. 
The  list  of  aromatic  herbs  (including  wild  crafted,  cultivated  species, 
spices  and  exotic  species)  proposed  for  distillations  of  new  items  of 
essential oils are as follows: 
 
 
 
 
 
48
Table 13:  
Essential oil bearing wild aromatic plants and their distribution in Dolakha 
Distribution  in 
SN  Essential Oils  Botanical Name  Parts Used 
Dolakha 
1  Hemlock oil  Tsuga dumosa   Needles and twigs  1800‐3500m  
2  Pine oil  Pinus roxburghii / Pinus wallichiana  Needles and twigs  600‐1800m  
3  Valerian oil  Valeriana jatamansii   Rhizomes  1500‐3300m  
 
Table 14:  
Essential oil bearing plants that can be cultivated in Dolakha for essential oil 
production 
Distribution  in 
SN  Essential oils  Botanical Name  Parts used 
Dolakha 
1  Basil oil   Ocimum basilicum    Flowering herbs  300‐1500m  
2  Chamomile oil  Matricaria chamomilla   Flowers  500‐1500m  
3  Cinnamon oil  Cinnamomum tamala   Leaves and twigs  450‐2000m  
4  Ginger oil  Zingiber officinale   Rhizomes  150‐1200m  
5  Jasmine oil  Jasminum officinale  Flowers  800‐1800m 
6  Lime oil  Citrus aurantifolia    Peel of fruits  600‐1500m  
7  Marigold oil  Calendula officinalis   Flowers  300‐1500m  
8  Orange oil  Citrus reticulata   Peel of fruits  600‐1500m  
9  Peppermint oil  Mentha piperita    Flowering herbs  1200‐2700m  
10  Tagetes oil  Tagetes minuta    Fresh flowers  900‐2000m  
 
19.3 Value addition/product design and development
DMC  targets  to  design  and  develop  herbal  health  care  products, 
cosmetics  items  and  food  supplements  utilizing  the  essential  oils  thus 
produced the cooperative. Also, the cooperative plans to design herbal 
incense  from  the  aromatic  residue  left  over  after  processing  the 
essential oils.  
 
19.4 Herbal extraction from medicinal herbs
The  cooperative  has  planned  to  add  value  to  medicinal  herbs  by 
processing  into  extracts  which  has  both  the  national  and  international 
market, creating the local level employment.   
 
19.5 DMC as a service provider
DMC aims to work as a service provider to NTFP collectors, processors, 
traders  on  sustainable  harvesting,  certification  issues,  technology 
transfer and marketing information system. Furthermore, DMC aims to 
lead  such  activities  as  a  movement  for  micro  level  enterprise  set  up 
based on forest resources in the rural areas of Nepal. 
49
19.6 Replication of social inclusive model enterprise in other districts
DMC  has  targeted  to  extend  its  expertise  by  facilitating  for  the 
establishment  of  social  inclusive  model  of  enterprises  and  market 
linkage activities in the NTFP resource rich districts and areas of Nepal. 
 
19.7 Simplifying techno-legal hurdles for essential oils export
DMC along with HBTL in collaboration with Nepal Herbs and Herbal 
Products Association (NEHHPA) will work for simplifying the existing 
techno‐legal hurdles for essential oils export. 
The major issues that need to be simplifying for the smooth supply 
of essential oils to international markets are as follows: 
• The  implementation  practices  of  DPR  are  inconsistent,  long;  time 
consuming  and  harassing  to  the  export  and  have  adverse  impact  on 
timely delivery of goods by the exporter.  
• The  sampling  techniques  are  not  based  on  standard  sampling 
technique. 
• Sealing of bottles/containers are done by metal wire and zinc. The wire 
and  metal  seal  are  classical  sealing  methods  and  injures  hand  of  the 
handling personal /buyer. 
• Service charges are illogically high due to sampling process / number of 
samples  and  are  often  set  by  HMG  officers  without  participation  of 
stakeholders. 
• Service  provided  is  non‐complying  to  scientific  standards.  The  GC 
report submitted has neither the running condition of GC mentioned in 
it (Gas Chromatogram) nor major peak identified.   
• The  analytical  reports  are  without  remarks  as  absence  or  presence  or 
percentage (%) of key /major ingredients. 
• Both  CITES  ban  products  and  non‐CITES  products  are  treated 
similarly and take almost equal hassles.  
• Internal  circulars  are  implemented  without  consultation  with 
stakeholders. 
• DPR  has  lack  of  work  force,  instruments,  methods  and  reference 
literature  and  reference  chemical  /marker  compound  and  unable  to 
overcome it for decades. 
• DPR  being  the  scientific  authority  for  the  plant  resources  of  the 
country as well as CITES should  up date  the HMG/  DOF list  of ban 
plant species / CITES.   

50
• The same gazette empowers the certification right to Herbs production 
and  processing  company  [HPPCL]  also  but  Department  of  Custom 
(DOC) dishonors HPPCL certification. 
• The harmonized Code is either absent or are improperly used resulting 
in  confusion  of  revenue  rate  to  the  state.  Example:  No  harmonized 
system (HS) code for product specific origin in Nepal such as; all herbs 
indifferent to CITES / non ‐ CITES /wild crafted /cultivated are having 
one  HS  Code  12119000.  Jatamansi  oil:  15  11  0000  /Banaspati  ghee: 
15162000 /Turpentine oil: 15179000 have HS Code: 15 00 00 00 as if 
they are all similar products.  
• Different HS  code  for  same  products  as;  Tarpine  ko  tel  has  15179000 
and Tel tarpine ko has 38051000 and Tel sugnadh kokila ko 33012900, 
creates  confusion  about  revenue  charge  and  leaves  scope  to  play 
personal interest.  
• Understanding gaps /trust between the HMG departments. DoC along 
with  Department  of  Narcotic  (DON),  harass  exporter  even  if  the 
products  are  having  metal  seal  of  DPR,  some  time  break  the  seal  and 
start there trivial tool of inserting wooden stick / metallic rods. 
• It has been observed that Certificate of Origin (CoO) for export to India 
is handled exclusively by Federation of Nepalese Chamber of Commerce 
and  Industries (FNCCI)  central,  which  requires  every  exporters must 
have an industry or  MoU for purchase with any industry  in order to 
get  the  CoO  for  export  to  India,  though  it  has  not  been  mentioned  in 
Nepal‐India trade treaty.  
• Department of Tax/VAT offices often compel entrepreneurs/traders for 
entry to VAT. Though forest based products are not subject to VAT. 
• DDC/VDC  have  been  imposing  surcharges  on  the  movement  of 
essential oils which restricts free flow of product from site of distillation 
to market points adding additional cost to the product.  
• Police and security personal has been harassing the movement of spare 
parts like pipes and flanges which essential for running of industry.  
 

51
20. Financial report
20.1. Co-funding  
Activities  Co‐funding Organizations  Amounts
Selection  of  location  for  the  Himalayan Bio Trade P. Ltd. (HBTL)  Rs. 10,000.00 
distillation units establishment 
Identification of CFUGs  HBTL  Rs. 7,000.00 
Coordination with CFUGs   Ecology,  Agriculture  and  Rural 
Development  Society  (ECARDS)  via 
Nepal  Swiss  Community  Forestry  Rs. 40,000.00
Project (NSCFP) 
Asia  Network  for  Sustainable  Rs. 30,000.00 
Agriculture and Bioresources (ANSAB) 
Marketing  study  of  essential  oils  HBTL via Public Private Alliance (PPA)  Rs. 1,15,000.00 
and  supplier  sourcing  of  Project 
distillation unit 
Social mobilization  ECARDS via ANSAB  Rs. 1,12,500.00
ECARDS via Action Aid Nepal (AAN)  Rs. 1,08,000.00
ECARDS via NSCFP 
Rs. 94,500.00 
Collaboration  with  other  HBTL  Rs. 15,000.00 
enterprises 
Market linkage  HBTL  Rs. 25,000.00 
Visit  to  various  processing  unit  HBTL  Rs. 35,000.00 
site/unit manufacturing site 
Organic certification  HBTL via PPA Project  Rs. 2,50,000.00 
Share  of  pro‐poor  in  the  The  share  will  be  contributed  by 
cooperative  NSCFP  
Cluster 1‐ Lankuri Danda   Rs. 2,77,500.00
Cluster 2‐ Shyama   Rs. 2,08,620.00
Cluster 3‐ Suri  Rs. 1,67,700.00 
Total Co‐funding  Rs. 14,95,820.00
 
 
 

52
20.2. Expenditure from GEF/SGP fund
SN  Particulars  GEF Grants (Rs) Expenses (Rs)  Balance (Rs)
1  Grants  received  from  GEF/SGP  in  706,500.00    706,500.00 
June 17, 2005 
2  Grants  received  from  GEF/SGP  in  13,34,750.00    20,41,250.00 
September 14, 2005 
3  Advance  for  overall  conduction  of    6,50,000.00  13,91,250.00 
the  project  (advertisement,  shade 
house/store  house  construction, 
distillation  units,  containers, 
transportation  and  load/unload)  in 
3 clusters 
4  Over draft charge    750.00  13,90,500.00 
5  Over draft charge    3,125.00  13,87,375.00 
6  Bank commission     1,125.00  13,86,250.00 
7  Payment  to  General  Mechanical    11,25,000.00  2,61,250.00 
Workshop for S/S distillation units 
8  Bank interest  10,107.00    2,71,357.00 
9  Payment  to  General  Mechanical    2,65,000.00   
Workshop  for  S/S  distillation  unit 
and containers 
  Total grant received from GEF/SGP  20,51,357.00     
  Total expenditure  20,45,000.00   
  Balance  6,357.00
 
 
 

53
Annexes
 
Annex 1:
Agreements with NTFP collectors
Whereas,  the  community  forestry  user  group  has  granted  the  permission  to 
Mr.............................................  ,  a  resident  of  .....................  Village  Development 
Committee,  Ward  no‐2  to  collect  Non  Timber  Forest  Products  and  sell  them  to  the 
processing  enterprises  under  the  following  terms  and  conditions  as  set  by  the  user 
groups; declaring that the stated terms are acceptable to me. 
 

Terms and conditions


 
1. Specified NTFPs will be collected from the particular forest area. 
2. Sustainable harvesting practices will be adopted while collecting NTFPs. 
3. Only matured NTFPs will be allowed to harvest. 
4. A part of NTFPs should be left to allow regeneration for the next year. 
5. Only identified NTFPs will be collected and will not be adulterated. 
6. Collected NTFPs will be stored in good condition warehouse. 
7. NTFPs and forest resources are the common property and should be conserved for the 
future use. 
8. Use of chemical fertilizers and hazardous pesticides are strictly prohibited in the area of 
the collection site. 
 
I hereby declared that above stated terms and conditions are acceptable to me. 
 
 
Name: 
Address: 
Signature: 
Date:  
 
 

54
Annex 2:
Agreement between Community forest user groups, Deudhunga Multipurpose
Cooperative and Himalayan Bio Trade P. Ltd.

Whereas,  Bhitteri  Community  Forest  User  Group  (CFUG);  Bonch  Village 


Development  Committee  (VDC)‐2,  Bolde  Setidevi  CFUG;  Bonch  VDC  ‐5,  Dhande 
Singhadevi CFUG; Bonch VDC ‐7,8, Napke Yanmara CFUG; Lakuri Danda VDC ‐1, 
Sangkhadevi CFUG; Lakuri Danda VDC, Jharani CFUG; Chhamawoti VDC ‐4, Suspa 
CFUG;  Chhamawoti  VDC  ‐9,  Charnawoti  CFUG;  Vimeswor  Municipality  (Vi.  Na. 
Pa.)‐13 and Majhkharka Lisepani CFUG; Vi. Na. Pa.‐13 of Dolakha district agrees to 
permit  the  collection  and  supply  of  the  Non  Timber  Forest  Products  (NTFPs) 
including  Medicinal  and  Aromatic  Plants  (MAPs)  available  in  its  territories  to 
Deudhunga Multipurpose Cooperative Ltd. (DMC), a shareholder of Himalayan Bio 
Trade  Pvt.  Ltd.  (HBTL)  for  processing  them  into  essential  oils  for  fulfilling  the 
following objectives under the following terms and conditions. 
 
Objectives

• To  prepare  the  harvesting  guidelines  inclusive  of  sustainable  harvesting 


practices for the NTFPs collectors. 
• To  conduct  the  Organic  Certification  to  NTFPs  available  in  the  community 
forests for the responsible market linkage. 
• To identify commercially important NTFPs that can be harvested and processed 
at local level 
 
Terms and conditions

1. Community forest user groups (CFUGs) and interested users can be included to 
run  the  essential  oil  enterprise  in  partnership  with  Deudhunga  Multipurpose 
Cooperative Ltd. and Himalayan Bio Trade P. Ltd. is responsible for the market 
linkage of oils thus produced.  
2. If  the  community  forest  user  groups  and  interested  users  are  not  willing  to 
operate  the  essential  oil  enterprise,  then  only  Deudhunga  Multipurpose 
Cooperative Ltd. should process the required NTFPs after permission from the 
concerned  CFUGs  and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  is  responsible  for  the 
market linkage of oils thus produced. 
3. The essential oils produced by the enterprise including CFUGs or operated with 
the  permission  of  CFUGs,  should  be  purchased  by  Deudhunga  Multipurpose 
Cooperative  Ltd.  in  fair  price  basis  as  per  the  contract,  while  the  producer 
should supply essential oils to the cooperative as per the agreement. 
55
4. Himalayan Bio Trade P. Ltd. should assist for conducting Organic Certification 
to the essential oils produced by the enterprise either operated by Deudhunga 
Multipurpose Cooperative Ltd. or by Community forest user groups and other 
interested users, and should assist in research related other activities. 
5. All the parties  should collaborate to prepare the  guidelines  for  the  sustainable 
harvesting of NTFPs. 
6. The CFUGs is prohibited to use chemical fertilizers and hazardous pesticide in 
the collection areas of NTFPs.   
7. The  agreement  between  the  CFUGs,  Deudhunga  Multipurpose  Cooperative 
Ltd.  and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  will  be  valid  for  5  years.  Any  further 
decisions to be taken will be decided by all parties consent. 
 
We hereby declared that the above stated terms and conditions are acceptable to us. 
 
1. For Bhitteri CFUG For DMC For HBTL
Name:       Name:         Name: 
Title:         Title:           Title 
Signature:      Signature:         Signature: 
Date:         Date:           Date: 
 
2. For Bolde Setidevi CFUG

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date:    
 
3. For Dhande Singhadevi CFUG

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
         
4. For Napke Yanmara CFUG  
         
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 

56
 
5. For Sangkhadevi CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
6. For Jharani CFUG

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
7. For Suspa CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
8. For Charnawoti CFUG

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
9. For Majhkharka Lisepani CFUGs

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
 
 
 
 

57
 
Annex 3:
Agreement between Community forest user groups, Everest Gateway Herbs P.
Ltd. and Himalayan Bio Trade P. Ltd.
 
Whereas, Kalobhir Community Forest User Group (CFUG); Jiri Village Development 
Committee  (VDC)‐7,  Thulonagi  CFUG;  Jiri  VDC‐8  and  Pathibhara  CFUG;  Shyama 
VDC‐1,2  of  Dolakha  district  agrees  to  permit  the  collection  and  supply  of  the  Non 
Timber  Forest  Products  (NTFPs)  including  Medicinal  and  Aromatic  Plants  (MAPs) 
available  in  its  territories  to  Everest  Gateway  Herbs  P.  Ltd.  (EGHPL),  a  partner 
company  of  Himalayan  Bio  Trade  Pvt.  Ltd.  (HBTL),  for  processing  them  into 
essential  oils  for  fulfilling  the  following  objectives  under  the  following  terms  and 
conditions. 
 
Objectives

• To  prepare  the  harvesting  guidelines  inclusive  of  sustainable  harvesting 


practices for the NTFPs collectors. 
• To  conduct  the  Organic  Certification  to  NTFPs  available  in  the  community 
forests for the responsible market linkage. 
• To identify commercially important NTFPs that can be harvested and processed 
at local level. 
 
Terms and conditions

1. Community forest user groups (CFUGs) and interested users can be included to 
run  the  essential  oil  enterprise  in  partnership  with  Everest  Gateway  Herbs  P. 
Ltd.  and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  is  responsible  for  the  market  linkage  of 
oils thus produced.  
2. If  the  community  forest  user  groups  and  interested  users  are  not  willing  to 
operate  the  essential  oil  enterprise,  then  only  Everest  Gateway  Herbs  P.  Ltd. 
should process the required NTFPs after permission from the concerned CFUGs 
and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  is  responsible  for  the  market  linkage  of  oils 
thus produced. 
3. The essential oils that would be produced by the enterprise including CFUGs or 
would  be  operated  with  the  permission  of  CFUGs  should  be  purchased  by 
Everest Gateway Herbs P. Ltd. in fair price basis as per the contract, while the 
producer should supply essential oils to the company as per the agreement. 

58
4. Himalayan Bio Trade P. Ltd. should assist for conducting Organic Certification 
to  the  essential  oils  produced  by  the  enterprise  either  operated  by  Everest 
Gateway  Herbs  P.  Ltd.  or  by  Community  forest  user  groups  and  other 
interested users, and should assist in research related other activities. 
5. All the parties should  collaborate  to  prepare the guidelines for  the sustainable 
harvesting of NTFPs. 
6. The CFUGs is prohibited to use chemical fertilizers and hazardous pesticide in 
the collection areas of NTFPs.   
7. The  agreement  between  the  CFUGs,  Everest  Gateway  Herbs  P.  Ltd.  and 
Himalayan Bio Trade P. Ltd. will be valid for 5 years. Any further decisions to 
be taken will be decided by all parties consent. 
 
 We hereby declared that the above stated terms and conditions are acceptable to us. 
 
 
 
1. For Kalobhir CFUG For EGHPL For HBTL

Name:       Name:         Name: 


Title:         Title:           Title 
Signature:      Signature:         Signature: 
Date:         Date:           Date: 
           
2. For Thulonagi CFUG  
             
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date:    
                   
3. For Pathibhara CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
         
 
 

59
Annex 4:
Agreement between Community forest user groups, Deudhunga Multipurpose
Cooperative and Himalayan Bio Trade P. Ltd.
 
Whereas,  Balemdamji  Community  Forest  User  Group  (CFUG);  Marbu  Village 
Development  Committee  (VDC)‐3,4,5,6,  Pandit  CFUG;  Jhyanku  VDC‐1,  Bhatekhola 
Kamalamai  CFUG;  Jhyanku  VDC‐9,  Ramite  Phungling  CFUG;  Suri  VDC‐1,  Deurali 
Pakha  CFUG;  Suri  VDC‐2  and  Bajre  Danda  CFUG;  Suri  VDC‐3,4,5,6  of  Dolakha 
district  agrees  to  permit  the  collection  and  supply  of  Non  Timber  Forest  Products 
(NTFPs) including Medicinal and Aromatic Plants (MAPs) available in its territories 
to  Deudhunga  Multipurpose  Cooperative  Ltd.  (DMC),  a  shareholder  of  Himalayan 
Bio  Trade  Pvt.  Ltd.  (HBTL)  for  processing  them  into  essential  oils  for  fulfilling  the 
following objectives under the following terms and conditions. 
 
Objectives

• To  prepare  the  harvesting  guidelines  inclusive  of  sustainable  harvesting 


practices for the NTFPs collectors. 
• To  conduct  the  Organic  Certification  to  NTFPs  available  in  the  community 
forests for the responsible market linkage. 
• To identify commercially important NTFPs that can be harvested and processed 
at local level. 
 
Terms and conditions

1. Community forest user groups (CFUGs) and interested users can be included to 
run  the  essential  oil  enterprise  in  partnership  with  Deudhunga  Multipurpose 
Cooperative Ltd. and Himalayan Bio Trade P. Ltd. is responsible for the market 
linkage of oils thus produced.  
2. If  the  community  forest  user  groups  and  interested  users  are  not  willing  to 
operate  the  essential  oil  enterprise,  then  only  Deudhunga  Multipurpose 
Cooperative Ltd. should process the required NTFPs after permission from the 
concerned  CFUGs  and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  is  responsible  for  the 
market linkage of oils thus produced. 
3. The essential oils that would be produced by the enterprise including CFUGs or 
would  be  operated  with  the  permission  of  CFUGs  should  be  purchased  by 
Deudhunga  Multipurpose  Cooperative  Ltd.  in  fair  price  basis  as  per  the 
contract,  while  the  producer  should  supply  essential  oils  to  the  cooperative  as 
per the agreement. 

60
4. Himalayan Bio Trade P. Ltd. should assist for conducting Organic Certification 
to  the  essential  oils  to  be  produced  by  the  enterprise  either  operated  by 
Deudhunga  Multipurpose  Cooperative  Ltd.  or  by  Community  forest  user 
groups  and  other  interested  users,  and  should  assist  in  research  related  other 
activities. 
5. All the parties  should collaborate  to  prepare the guidelines  for  the sustainable 
harvesting of NTFPs. 
6. The CFUGs is prohibited to use chemical fertilizers and hazardous pesticide in 
the collection areas of NTFPs.   
7. The  agreement  between  the  CFUGs,  Deudhunga  Multipurpose  Cooperative 
Ltd.  and  Himalayan  Bio  Trade  P.  Ltd.  will  be  valid  for  5  years.  Any  further 
decisions to be taken will be decided by all parties consent. 
 

We hereby declared that the above stated terms and conditions are acceptable to us. 
 
1. For Balemdamji CFUG For DMC For HBTL

Name:       Name:         Name: 


Title:         Title:           Title 
Signature:      Signature:         Signature: 
Date:         Date:           Date: 
 
2. For Pandit CFUG  
         
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date:    
 
3. For Bhatekhola Kamalamai CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
4. For Ramite Phungling CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
61
5. For Deurali Pakha CFUG

Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
6. For Bajre Danda CFUG
 
Name:                    
Title:                    
Signature:                 
Date: 
 
 
Annex 5:
Request for revision in project activities (Replacement of 500kg/hr capacity
boiler to distillation units and boilers):
 
Establishment  of  processing  unit  in  the  remote  areas  to  process  the  medicinal  and 
aromatic herbs is one of the best options for the value addition locally and creating 
local  level  employment  thereby  assisting  in  the  poverty  reduction.  However, 
majority  of the NTFP based community  enterprises  were  either  closed  or  shifted  to 
urban areas. While other same categories of enterprises were operated in centralized 
model. 
 
Deudhunga  Multipurpose  Cooperative  (DMC)  also  faced  the  similar  difficulty  in 
operation.  Owing  to  the  existing  conflict  situation,  DMC  submitted  the  proposal  to 
GEF/SGP  for  the  establishment  of  NTFP  processing  units  with  centralized  boiler  of 
capacity  500  kg/hr,  since  the  cooperative  was  planned  to  be  centralized  around 
Charikot  areas.  It  was  analyzed  as  the  justifiable  proposal  at  the  submitted  time; 
since it could operate 2‐3 units with capacity of 2400 lt. capacity at a time. Resulting 
the  large  quantity  production  of  oils  with  less  fuel  wood  consumption  in  less 
management cost.    
 
But, it is seen feasible to operate the community based processing unit model which 
includes FUGs and socially excluded forest user groups and pro‐poor in Dolakha by 
the process of social mobilization.  Therefore, DMC request GEF/SGP to revise for the 
replacement of 500 kg/hr capacity boiler and distillation unit to distillation units with 

62
attached boilers (one with capacity of 2400 lit. and another two with capacity of 2000 
lit. with attached boilers) due to the following reasons: 
 
• To operate the processing unit in the community level, mobile distillation units 
with  medium  capacity  boilers  seems  technically  feasible  in  the  proposed 
location of the remote areas of Dolakha. 
 
• The price of the two S/S distillation units with capacity of 2400 lt. has increased 
in  the  four  years  period  from  the  time  DMC  submitted  proposal  to  GEF. 
Therefore, two S/S distillation units with capacity 2400 lt. cannot be purchased 
with the proposed amount. Moreover, the exchange rate of USD at the proposal 
submitted time was NPR 78.00 equivalent to 1USD. But it has been devaluated 
to NPR 71.00 equivalent to 1USD at present. 
 
• The visit to the processing unit manufacturers of India and Nepal reflected the 
improved  distillation  unit  set  with  attached  boiler  in  it  which  has  been 
suggested  by  the  technicians  as  appropriate  to  the  remote  areas.  Such  S/S 
distillation  unit  system  was  not  started  before  by  the  manufacturers  of  Nepal 
and could not be visited to the manufactures of India at the proposal submitted 
time. 
 
• The proposal to replace the boiler with capacity of 500kg/hr to distillation units 
and boilers,  can  purchase three distillation units;  one with  capacity of 2400 lit. 
and  another  two  units  with  capacity  of  2000  lit.  each  with  attached  boilers. 
These distillation units systems can be operated in 3 clusters of Dolakha.  As  a 
result of which, more FUGs, disadvantage users and pro‐poor communities will 
be mobilized resulting in increase of members of DMC. 
 
• The distillation unit system that is to be established in three clusters of Dolakha 
can  be  utilized  to  process  different  items  of  essential  oils  respective  of  the 
availability of the raw materials in the area. 
 
• Since the  proposed distillation unit system  can be easily transported from one 
place  to  another,  it  will  ensure  the  regeneration  of  the  most  used  species  to 
process the oils, thereby conserving the biodiversity of the locality. 
 
Note:  The  supporting  documents  for  the  replacement  of  heavy  boilers  to  distillation 
units and boilers as  prepared by the technicians and the quotations of distillation unit 
systems with boilers prepared by the manufacturers was submitted to GEF. 

63
Annex 6:

Information of essential oils

6.1 What are essential oils?

Essential  oils  are  chemical  compounds  with  an  odoriferous  nature  which  are 
highly  volatile,  insoluble  in  water  but  soluble  in  organic  solvent.  They  are 
obtained  from  herbs,  flowers,  woods,  leaves  and  seeds  including  spices,  by 
steam  distillation  or  solvent  extraction.  ʹEssentialʹ  refers  to  the  presence  of  an 
essence or odor and the term ʹoilʹ is used due to the retention of oil spot when 
they are placed on a transparent paper. The families pinaceae and cupressaceae 
among  the  gymnosperms;  apiaceae,  myrtaceae,  rutaceae,  lauraceae,  lamiaceae, 
asteraceae  (dicots)  and  poaceae,  araceae,  zingiberaceae  and  amarylidaceae 
(monocots) among angiosperms, account for a large number of aromatic plants 
bearing essential oils of commercial importance. 
The  utilization  of  essential  oil  is  very  extensive  and  covers  a  wide  range  of 
human  activity.  Some  of  the  important  uses  are  as;  ingredients  in  the 
manufacture  of  soaps,  cosmetics,  perfumery,  health  care  herbal  products, 
confectionary,  aerated  water,  syrups,  disinfectants,  insecticides,  fungicides, 
paper writing pads, greeting  cards etc. 
 
6.2 Extraction method of essential oil

The distillation has always been the most widely practiced methods of essential 
oil extraction in Nepal. Distillation basically is the separation of components of 
a mixture of two or more liquids by virtue of differences in their vapor pressure. 
 
6.3 Distillation process

In order to isolate essential oil by this process, steam is subjected into aromatic 
materials. Under the influence of steam, essential oil is freed from the glands of 
plant tissue. Both water and essential oil vaporized, condensed  by an adjacent 
condenser  and  drained  into  a  receptacle,  where  oil  separates  automatically 
above  and  below  water,  depending  upon  its  density.  Steam  is  continuously 
charged  until  all  the  essential  oil  is  vaporized  and  the  distillate  formed  in  the 
condenser is essentially pure water. 
 

64
6.4 Storage of essential oil

Most  essential  oil  deteriorates  through  oxidation  and  polymerization  upon 


prolonged exposure to air and light. Therefore, essential oil should be stored in 
sealed  bottles  or  containers  in  dark  and  cool  cellars.  Without  such  precaution 
essences  become  less  intense,  grow  darker  and  more  viscous,  and  develop  a 
bleaching effect and eventually changes into a brown, odorless resin. 
 
Annex 7:
Specification of essential oils produced by DMC
 
1. Anthopogon Oil
 
Common Name:   Anthopogon Oil (Sunpati) 
Botanical Name:   Rhododendron anthopogon D. Don  
Source:   Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  Anthopogon  oil  is  obtained  by  steam 
Method  of  extraction  /  Distilled  distillation  of  the  aerial  part  of  Rhododendron 
organ:   anthopogon D. Don  
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Fluid liquid.  
Color   Pale yellow  
Aroma   Sweet‐herbal, faintly balsamic  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   0.8630 to 0.8804 at 15º C  
Optical rotation   [‐] 10.05º to [‐] 32.9º at 15º C  
Refractive index   1.4785 to 1.4881 at 15º C  
Acid number   1.54 to 4.06  
Ester number   5.40 to 25.92  
Ester  number  after  8.23 to 45.78  
acetylation  
Solubility   Due to altitudinal and regional variation some oils 
are soluble in 95% alcohol and some are not  
3. Uses  
Medicinal: Aromatic, Stimulant, administered as an errhine to produce sneezing.
 

 Oil: In perfumery and aromatherapy. 
 

65
2. Artemisia Oil

Common Name:   Artemisia Oil(Titepati )  
Botanical Name:   Artemisia vulgaris L.  
Source:   Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  The  essential  oil  is  obtained  by  steam 
Method  of  extraction  /  Distilled  distillation  of  the  aerial  part  of  Artemisia 
organ:   vulgaris L.  
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Fluid liquid.  
Color   Pale yellow or slightly greenish.  
Aroma   Powerful,  fresh‐camphoraceous,  somewhat  green  & 
bitter‐sweet.  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   0.8786 to 0.9265 at 25º C  
Optical rotation   [‐] 13.25º to [‐] 29.35º at 25º C  
Refractive index   1.350 to 1.49 at 25º C  
Acid number   2.49 to 6.5  
Ester number   25.05 to 55  
Ester  number  after  65 to 90  
acetylation  
Solubility   Insoluble in alcohol  
3. Uses  
(a) In perfumes and as a flavoring agent  
 
3. Calamus Oil

Common Name:   Calamus Oil (Bojho) 
Botanical Name:   Acorus calamus L.  
Source:   Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  The  essential  oil  is  obtained  by  steam 
Method  of  extraction  /  Distilled  distillation  of  the  dried  comminuted 
organ:   rhizomes of Acorus calamus L.  
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Slightly viscous liquid  
Color   Yellow to yellowish brown  
Aroma   Warm woody‐spicy  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   1.0695 to 1.0795 at 23º C  
66
Optical rotation   [‐] 0.2º to [‐] 0.5º at 23º C  
Refractive index   1.5335 to 1.5589 at 23º C  
Acid number   0.6 to 2.5  
Ester number   2 to 12  
Ester  number  after  8.5 to 12  
acetylation  
Solubility   Soluble in 0.4 to 1.5 volumes of 80% alcohol  
3. Uses  
(a)  In  perfumes  of  the  woody  oriental  type;  in  spice  blends  and  flavors  for 
alcoholic beverages  
(b) Medicinal & Aromatherapy use: Calamus causes increased dilation of spleenic 
vessels, an important factor in regulating blood pressure  
 
4. Jatamansi (Spikenard) Oil

Common Name:   Jatamansi Oil (Spikenard )  
Botanical Name:   Nardostachys grandiflora DC  
Source:  Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  Jatamansi oil is obtained by steam distillation 
Method  of  extraction  /  Distilled  of  dried  rhizomes  of  Nardostachys  grandiflora 
organ:   DC 
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Fluid to slightly viscous liquid.  
Color   Varies from amber to deep blue or greenish blue.  
Aroma   Heavy, sweet‐woody and spicy‐animal odor.  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   0.9300 to 0.9587 at 25º C  
Refractive index   1.5055 to 1.5458 at 25º C  
Acid number   1.5 to 8  
Ester number   6 to 45  
Ester  number  after  40 to 65  
acetylation  
Solubility   Soluble in 0.4 to 1.5 vol. of 90% alcohol  
3. Uses  
(a)  In  perfumery  such  as  oriental  bases,  heavy  floral,  fougeres,  woody  bases, 
animal ambre types, etc; in flavors as a modifier for valerian, hop, ginger, calamus, 
cardamom, etc.  
(b) Medicinal & Aromatherapy use: Used for calming nerves, grounding for Vata 
dosha.  This  oil  contains  very  powerful  grounding  forces,  to  assists  people  in 
67
taking  charge  of  oneʹs  life.  It  is  used  for  various  conditions  such  as  reproductive 
issues, digestion issues, and skin issues. This oil is anti‐bacterial, anti‐fungal, anti‐
infectious, anti‐parasitic and anti‐septic as well as antispasmodic 
 
5. Juniper Oil

Common Name:   Juniper Oil (Dhupi) 
Botanical Name:   Juniperus cummunis L.  
Source:  Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  The  essential  oil  is  obtained  by  steam 
Method  of  extraction  /  Distilled  distillation  of  the  crushed  dried  or  partially 
organ:   dried,  ripe  berries  (fruits)  and  leaves  of 
Juniperus cummunis L. 
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Mobile liquid.  
Color   Water white or very pale yellow.  
Aroma   A  fresh,  yet  warm  rich‐balsamic,  woody‐  sweet  and 
pine needle‐like odor.  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   0.8563 to 0.8731 at 23º C.  
Optical rotation   [‐] 22º to [‐] 41.7º at 23º C  
Refractive index   1.481 to 1.899 at 23º C  
Acid number   0.5 to 2.5  
Ester number   3.06 to 20  
Ester  number  after  40 to 65  
acetylation  
Solubility   Due to altitudinal and regional variation some oils are 
soluble in 95% alcohol and some are not.  
3. Uses  
(a) In perfumes and flavors  
(b)  Medicinal  &  Aromatherapy  use:.  Good  for  acne,  oily  eczema,  dermatitis, 
seborrhea  of  scalp.  Colic,  flatulence,  indigestion,  cystitis,  fluid  retention,  pyelitis 
leucorrhoea, scanty rheumatic pain, anxiety, insomnia, stress.  
 
 

68
6. Wintergreen Oil

Common Name:   Wintergreen Oil (Dhasingre)  
Botanical Name:   Gaultheria fragrantissima Wall.  
Source:  Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  It is obtained by distillation of the leaves of 
Method  of  extraction  /  Distilled  Gaultheria fragrantissima Wall.  
organ:  
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Fluid liquid.  
Color   Pale yellow or yellowish or pinkish.  
Aroma   Strongly  aromatic  with  a  sweet  characteristic  odor,  displaying  a 
peculiar creamy‐fruity top note and a sweet‐woody dry out.  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   1.1735 to 1. 1 855 at 25º C.  
Optical rotation   [‐] 0.3º to [‐] 10.5º at 25º C  
Refractive index   1.537 to 1.5405 at 25º C  
Acid number   10 to 25  
Ester number   335 to 365  
Ester  number  after  88.8 to 98% (calculated as Methyl salicylate)  
acetylation  
Solubility   Soluble in 2.0 to 3.5 volumes of 80% alcohol  
3. Uses  
(a)  As  a  flavoring  agent  in  the  confectionery  industry  and  in  the  manufacture  of 
soft drinks; it is also used in the pharmaceutical and perfumery industry.  
(b)  Medicinal  &  Aromatherapy  use:  Antiseptic,  a  diuretic,  stimulant, 
emmenagogue  and  anti‐  rheumatic.  It  is  very  useful  in  many  rheumatic 
conditions,  for  gout  and  stiffness  due  to  old  age.  It  also  revitalizes  and  gives 
energy following muscular pains, particularly good for athletes for instance.  
 
7. Zanthoxylum Oil

Common Name:   Zanthoxylum Oil (Prickly Ash) 
Botanical Name:   Zanthoxylum armatum DC  
Source:  Wild crafted 
Introduction  /  Variety  of  plant  /  The  essential  oil  is  obtained  by  steam 
Method  of  extraction  /  Distilled  distillation  of  the  dried  fruits of  Zanthoxylum 
organ:   armatum DC  
 
69
1. Organoleptic Properties  
Appearance   Fluid liquid.  
Color   Light yellow.  
Aroma   Refreshing, pleasant, spicy.  
2. Physico‐chemical Properties  
Specific gravity   0.8150 to 0.9051 at 25º C  
Optical rotation   [+] 5º to [+] 10.5º at 25º C  
Refractive index   1.4674 to 1.4815 at 25º C  
Acid number   0.5 to 5  
Ester number   35 to 65  
Ester number after acetylation   110 to 150  
Solubility   Soluble in 0.8 to 1.5 volumes of 90% alcohol 
Linalol content   55 to 75%  
3. Uses  
(a) Being rich in linalol, methyl cinnamate and cineole, it is used in the fragrance 
and flavor industry  
(b)  Medicinal  &  Aromatherapy  use:  Anti‐infectious,  sedative,  arthritis,  cholera, 
toothache  
 
 

70