Clasarea si arhivarea documentelor

Clasarea documentelor
Clasarea este operaţiunea prin care documentele care staţionează întrun birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, planşe, cărţi, periodice, casete diskete, şi alte documente tehnice)se repartizează în grupe omogene, în raport cu anumite criterii şi subcriterii specifice tipurilor de documente. În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale. Optarea pentru o metodă sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activităţii, de volumul documentelor manipulate. În cazul documentelor generate de activităţile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre următoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: ˇ ˇ ˇ ˇ ˇ Numele organizaţiei emitente Nume de persoane şi funcţii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Număr de înregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului)

ˇ Denumirea documentului sau genul (chitanţa, proces – verbal, decizie etc.) ˇ Probleme sau subiecte (conţinut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regăsirea mai simplă a documentelor. Exemple: ˇ dacă se optează pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

. Odată stabilit. pe măsura ce intră în unitate. ci după criterii de eficienţa. clasarea va fi alfabetica etc. specifice unui compartiment. aceasta poate fi localizată cu uşurinţă. Există însă dezavantajul că scrisorile primite şi expediate vizând aceeaşi problemă. subiectul principal al documentelor sau zona geografica. în firme de export. Clasarea cronologică Această metodă de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare. etc. rapoarte cu regim periodic etc. De asemenea. organizaţii de asistenta sociala etc.ˇ dacă se optează pentru denumirile de organizaţii sau numele de persoane evidenţiate în documente. să fie despărţite prin repartizarea cronologica. organizaţii cu sucursale. (vezi şi “Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetică Această metodă de clasare se practică. Ceea ce trebuie reţinut. în special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont. este Registrul de Intrare –Ieşire. în acest sens. În cazul corespondenţei curente. în instituţiile de administraţie publică cum ar fi primăriile. unităţi comerciale care au relaţii cu furnizori. servicii de personal. Un exemplu clasic. Avantajele sistemului: regăsirea unui document se rezolva rapid. se va aplica unitar şi continuu. De exemplu. o clasare alfabetică se poate aplica şi în cazul în care se alege drept criteriu comun pentru ordonare. clienţi. un serviciu de export va folosi un criteriu geografic. cu condiţia ca solicitantul să cunoască data exactă la care documentul a fost înregistrat. Sistemul este util. conturate în funcţie de cerinţe practice. documentele fiind grupate după data la care s-a lucrat cu ele. referitor la această etapă: Un sistem de clasare nu se stabileşte după bunul plac al personalului. un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor. în special. filiale. cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dată mai veche.

deci ele trebuie respectate şi pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicării acestui sistem. mapa şi alte mecanisme de prindere) ţinându-se cont de elemente comune. Clasare numerică Atunci când există o astfel de opţiune de clasare. Spre orientare generală. Informare şi documentare. nume de persoane sau denumiri geografice. Exemplu: . ordonarea documentelor generate de organizaţii. de asemenea. apar în de alegerea cuvântului director pentru ordonare. departament sau angajat. precum: denumirile organizaţiilor emitente. Pentru o abordare corectă a sistemului. Problemele deosebite. Desigur. Clasarea numerica se aplică. ci sunt reglementate prin standarde internaţionale elaborate în special pentru activitatea de documentare. plic. astfel încât să existe o corespondenţă între compartimente şi grupul de numere care se atribuie.Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specific de păstrare (dosar. În cazul în care se respecta numărul de înregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor în ordinea naturală a numărului atribuit fiecărui document. în funcţie de ceea ce avem de clasat. în unităţile care funcţionează în mai multe clădiri sau în cazul organizării corespondenţei în registraturile mari. nu ridică probleme de complexitate precum cele ale documentarii. sau la care se referă documentul. se atribuie numere fiecărui corespondent. în special. precum: STAS 8636 – 70. Reguli de ordonare alfabetica în cataloage şi bibliografii. Trebuie să menţionam. atunci când predomină o astfel de clasare într-o organizaţie. Orânduirea în catalogul alfabetic pe nume de autori şi titluri şi în indexuri. În aceste cazuri este necesară repartizarea unor grupe de numere pe compartimente. că aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetică automatizată a informaţiilor. STAS 8636 – 85. Intrările alfabetice nu se fac la întâmplare. putem menţiona sistemul cărţilor de telefon sau al dicţionarelor. Principii şi reguli generale. pe care le prezintă acest sistem. Informare şi documentare. este indicat să existe la dispoziţie aceste Standarde.

a. Este universală.m. care se subîmpart la rândul lor în alte zece subdiviziuni s. . se prezintă astfel: . In etapa de arhivare.există şi riscul ca asemănarea a două numere să conducă la greşeli de amplasare. reprezentând cunoştinţele omeneşti. dispar cu timpul din circulaţie. dosarele cu documente.documentele mai vechi.U.) Această metodă de ordonare este folosită cu precădere în biblioteci pentru clasificarea documentelor în funcţie de subiectele pe care le tratează. Avantajele sistemului: .Z. să se facă o redistribuire a acestor numere pe compartimente. Repartiţia se face. Schema claselor mari.d. mai ales în firmele mari. desigur. provenind din toate serviciile se adună şi ordonează numeric. este o schemă de clasificare care întrebuinţează pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaţie zecimala. C. Dezavantaje: . atât în privinţa conţinutului (cuprinde totalitatea cunoştinţelor omeneşti) cât şi în privinţa notaţiei. compusă din cifre arabe şi semne matematice sau de punctuaţie.Permite clasarea unui număr mare de documente. prin împărţirea totalităţii cunoştinţelor umane în zece clase mari.De la 1 la 5000 – pentru secretariatul conducerii -“–5001-10 000 – pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 – pentru serviciul Administrativ etc. a căror înţelegere şi semnificaţie este internaţional valabila. Există totuşi soluţia ca. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimală Universală (cu forma prescurtată C. care poarta numere de înregistrare mai mici. Clasarea zecimală Folosirea notaţiei zecimale pentru exprimarea codificată a conceptelor este utilizata în activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împărţirea lucrărilor ştiinţifice în capitole. în funcţie de volumul de muncă cu corespondenta al fiecărui compartiment sau sediu. se pot localiza uşor documentele. numai la vederea numărului de înregistrare. anual.dosarele fiind repartizate pe compartimente. şi independenta fata de limbaj.U. .Z. subcapitole şi subsubcapitole.

Criteriul de subdivizare reflectă conţinutul unui domeniu de la general la particular. Ştiinţe naturale Tehnică Arte Literatură Istorie Fiecare număr este tratat ca o fracţie zecimală cu zero-ul iniţial omis. punctat după fiecare trei cifre. 7. 21 Dreptul la muncă Utilizarea acestei metode de clasare este indicată în special. Teoria muncii. In cazul documentelor generate de organizaţii.1 Ergonomie 331. cu atât numărul care o reprezintă este mai lung. specifice unei organizaţii. 4.1. 9. Rolul muncii 331. Ştiinţa muncii 331. şi aceasta determina ordinea aranjării. Pentru uşurinţa citirii. 3. acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunţată. Relaţii de muncă 331. 1. Generalităţi Filozofie Religie Ştiinţe sociale Filologie 5. Cu cât este mai detaliat domeniul.101.101.2. se poate recurge la această metodă de clasare prin stabilirea a zece grupe de activităţi.101. Astfel: Clasa 3 – Ştiinţe sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. 2. în mod obişnuit. 6. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare . Teoria şi organizarea muncii 331. numărul este. 8.0.

Arhivarea documentelor Pastrarea se face in dosarele intocmite in urma operatiei de clasare. Fondarea arhivei: a. Ordonarea si gruparea documentelor conform criteriilor stabilite impreuna cu beneficiarul. Arhivarea este operatia de pastrare a documentelor din anii anteriori.Fiecare dintre aceste clase. stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare. b. 3. documentele din dosare pot fi ordonate cronologic. Procesul de arhivare: 1. îşi detaliază problemele pentru care primesc sau elaborează documente. cronologic. iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi. Clasarea combinată Această metodă presupune combinarea a două dintre sistemele prezentate.1 – aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. . 3. 2. Astfel. subclase: 3.3. indepartarea capselor si constituirea/legarea unitatiilor arhivistice. retinerea perioadei de timp cand au fost create documentele. Intocmirea nomenclatorului arhivei create de societetea comerciala si stabilirea termenelor de pastrare pentru dosare (documentatia tehnica). acest lucru numindu-se arhiva curenta.2 – aprovizionare cu materiale. Analiza continutului dosarelor. iar in cadrul acestora.3 – aprovizionare cu piese de schimb sau 3. 3. Este o metodă practicată şi în cazul constituirii unităţilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistică) unde documentele se grupează în dosare cu conţinut similar ţinându-se seama de reglementările în vigoare şi de obligaţiile legale privind păstrarea lor ulterioară în arhive. Ordonarea dosarelor si a bibliorafturilor pe problematica si compartimente. Se pot constitui astfel.1 aprovizionare cu materii prime. Documentele intocmite pt anul curent se pastreaza in compartimentul in care au fost intocmite.

Numerotarea filelor din dosare. Selectionarea dosarelor. Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice. 10. 9. 11.verbal de selectionare si a listelor inventar cu documentele/dosarele ce se elimina ca nefolositoare. Opisarea dosarelor deosebite. 13. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente. Completare coperti fata (etichete) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor.fise) si completarea acestora. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre. Completarea foii titlu fata (eticheta) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor si a foii spate cu numarului de pagini din dosar.depozitarea dosarelor/balotilor/cutiilor colectoare. 6. Intocmirea procesului . . registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate ca nefolositoare. Completare manseta cotor dosare/cutie arhivare cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor (etichete). 7. 12. 5. 8. Inventarierea unitatilor arhivistice constituite. documentelor.4.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful