[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA PROYECTO EDUCATIVO ÁREA DE PROCESOS DESCRIPTOR N.1 1.

DATOS INFORMATIVOS DEL PROYECTO 1.1 TÍTULO DEL PROYECTO: Elaboración de un Manual de Procedimientos Administrativos eficaz y transparente para el CMI “COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA” 1.2 GRUPO META: Sección General Básica y Bachillerato 1.3 UNIDAD ACADÉMICA: Gestión de Procesos Descriptor N. 1 1.4 RESPONSABLES: Ing. Griselda Núñez Srta. Alexandra Altamirano 1.5 COORDINADOR: 2. ANTECEDENTES El Colegio Menor Indoamérica, es una institución de carácter Particular, que oferta Bachilleratos Técnicos en Contabilidad y Aplicaciones Informáticas y Bachillerato en Ciencias en Químico Biólogo, Físico Matemático y Ciencias Sociales, así como también la Educación Básica de Primero a Tercer año y de Octavo a Decimo año, con el proyecto de cubrir los diez años de Educación Básica. La institución se crea mediante acuerdo ministerial N.3528 del seis de agosto de 1996, a la presente fecha cuenta con más de cuatrocientos estudiantes. Por ofertar carreras técnicas en los actuales momentos está sujeto a la evaluación por parte del Ministerio de Educación, por tal razón su administración exige de mayor compromiso de toda la comunidad educativa. Concordante con el antecedente es necesario contar con un manual de procedimientos que guíen la ejecución del trabajo administrativo de esta institución educativa. Para la elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos se debe tomar en cuenta el Reglamento Interno, Código de Convivencia, los Procedimientos Administrativos, el Ideario y el Componente de Fortalecimiento Institucional.
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Ing. Griselda Núñez

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel 2. JUSTIFICACIÓN Constituye para la institución de suma importancia la elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos, acorde con las exigencias actuales, que proporcione información clara y eficiente a cerca de las formas de gestión que garantice el mejor cumplimento de las tareas legales administrativas. Una vez elaborado el respectivo documento es necesario que todas las instancias de la institución, conozcan este Manual de Procedimientos Administrativo, el mismo que nos servirá de guía para el trámite pertinente. 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Agilitar los procesos administrativos, con criterios transparentes e implicados con la Comunidad Educativa del Colegio Menor Indoamérica 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS   Brindar un servicio oportuno, a todos los miembros del colegio Forjar criterios positivos a favor de la institución

4. POBLACIÓN BENEFICIARIA        Autoridades Docentes Personal Administrativo Personal de Servicio Padres de Familia Estudiantes Comunidad Educativa

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5. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN El presente seguimiento, control y evaluación será permanente durante el año lectivo 20122013, por parte de las autoridades, docentes, Tutores, padres de familia, estudiantes y los integrantes del Descriptor N. 1. 6. ANEXOS Se anexa el Manual de Procedimientos revisado 7. RESULTADOS ESPERADOS Multiplicar el conocimiento y la aceptación de la comunidad educativa y la gestión de los recursos y procedimientos administrativos del colegio

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EFICAZ Y TRANSPARENTE

ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos Administrativos rige para todo el personal del Colegio Menor Indoamérica, así como a los distintos departamentos con sus respectivos procedimientos implicados en los dos procesos principales: Administración y Gestión de la Información.

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Contenido
MANUAL DE PROCEDIMENTOS .......................................................................................... 7 CONSIDERANDO: .................................................................................................................... 7 ACUERDA ................................................................................................................................. 7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ......................................................................................... 9 A. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN .................................................................. 10

A1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS ...................................................... 10 A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES ............................................................. 10 A1.2 LIBRERÍA ........................................................................................................................... 11 A1.3 SUMINISTROS INTERNOS............................................................................................... 12 A1.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS ................................................................................................ 13 A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS ........................................................ 14 A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ............................................................ 15 A.2.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO ....................................................................................................................................................... 15 A.2.2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA .............................. 16 A.2.3 RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO....................................................................................... 17 A.2.4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA ..................................................................... 19 A.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO ..... 20 A3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA .................................................................................... 22 A.3.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS ......................................................................................... 22 A.3.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS ................................................................................ 24 A.3.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO ............................................ 25 A.3.4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA, RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES ............................................................................................................................ 27 A.3.5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA ................................. 29 A.3.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA ..................................................................................... 30 A.3.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS .......................................... 32 A.3.8 EXÁMENES ATRASADOS .............................................................................................. 34 A.3.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES .................................. 35 5

............................................11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL ......................................3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES......................................1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE........2.......13 SERVICIO PSICOLÓGICO ........................15 TUTORÍAS .........[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A....... 45 B..........................................2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE..............................................................................................................................3................ 51 B...................16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ...... ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO ............................................. 43 A3... 52 B.... 40 A3.... 41 A3............................................ 51 B2....................... 53 B................................ 55 6 ....12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS .................................................................................................1................................3..........................14 TRABAJO SOCIAL....................2...................................................................3.......... ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN ...........2............................10 BECAS O DESCUENTOS ..................................................3........................ 36 A..... 37 A.............. 51 B1....................................1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES.. 39 A...... ORGANISMOS Y PERSONAS ...... 52 B.. GESTIÓN DE LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES INSTITUCIONALES ............................ PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ...............................

se requiere del Manual de Procedimientos debidamente fortalecido Que el Reglamento General de Educación y demás disposiciones emitidas por los Organismos Gubernamentales. CONSIDERANDO: Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo. provincia de Tungurahua. eficacia y transparencia.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel MANUAL DE PROCEDIMENTOS El Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato. 1 Adopción del Manual de Procedimientos.Los procedimientos adoptados deberá. ACUERDA Art.Adóptense en todas sus partes el Manual de Procedimientos del Colegio Menor Indoamérica de la cuidad de Ambato.. ser aplicados en los distintos departamentos y por todos y cada uno de quienes conforman el CMI 7 .   Que para el ejercicio del control interno de la institución educativa.  Que es necesario implantar y aplicar el manual de procedimientos de la institución mediante un sistema que garantice su permanente actualización. El Rectorado de la institución en uso de sus atribuciones conferidas. 2 Responsables y campo de aplicación. dentro de los criterios de eficiencia. Art.. es responsabilidad del Consejo Directivo la adopción del Manual de Procedimientos de la institución. contempla como componente del sistema del control interno el Manual de  Procedimientos.  Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos agiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la institución y la calidad der servicio académico prestado por ella.  Que de conformidad con el Código de Convivencia.

3 Actualización.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Art. Griselda Núñez RECTORA 8 . Art.. Vicerrectorado. Art. Dichas actualizaciones y modificaciones serán coordinadas con el Rectorado. Sala de profesores. eficacia y la transparencia que se pretende. con el fin de mejorarlo para obtener la eficiencia. mediante el presente acuerdo. que realizarán el manejo administrativo y difusión del manual a través de copias controladas. Colecturía. 5 El presente Manual de Procedimientos rige a partir de su fecha de expedición.Toda modificación o actualización que deba realizarse en los procedimientos adoptados. Publíquese. procurará la oficialización correspondiente y ser socializada según la distribución del Manual que indica en el Art. 4 El Manual de Procedimientos adoptado reposará en Rectorado. Inspección General. 4 del presente acuerdo. Secretaria mismas. DOBE. para tal fin el Consejo directivo expedirá el acuerdo respectivo de la adopción de las mejoras introducidas. a los 22 días del mes de mayo del 2012 Ing. Comuníquese y Cúmplase Dado en la cuidad de Ambato.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 9 .

con las respectivas firmas de responsabilidad Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su Asistente depósito inmediato.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Asistente indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego Bibliotecaria(o) sea remitido a Rectorado INDICADOR   Número de fotocopias e impresiones para la institución Número de fotocopias e impresiones para alumnos y docentes 10 . informe de Asistente administrativa- auditoría emitida por la copiadora. PROCESO PRINCIPAL: ADMINISTRACIÓN A1.1 SERVICIO DE FOTOCOPIAS E IMPRESIONES Objetivo: Brindar un adecuado servicio de fotocopias e impresiones a la comunidad educativa. con las respectivas firmas de responsabilidad. por parte del cliente Asistente interno(estudiantes horario establecido). ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa- Recibir la solicitud de Copia e impresiones. administrativa- Bibliotecaria(o) administrativa- Presentar al Dpto. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS A1. Proceder a fotocopiar o imprimir Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Registrar en el formato Registro de Copias e impresiones (cliente Asistente externo y archivar la solicitud de copia e impresiones cliente interno) Entregar la fotocopia o impresión y hace el cobro respectivo administrativa- Bibliotecaria(o) Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Realizar el cuadre diariamente con la: solicitud del cliente. y en caso de cliente externo Bibliotecaria(o) hacer constar el registro de copias e impresiones. número de hojas entregadas para Bibliotecaria(o) impresiones y Registro de Copias e impresiones.

2 LIBRERÍA Objetivo: Generar recursos económicos a través de las ventas de los materiales de la librería y cubrir las necesidades básicas de los alumnos. INDICADOR Inventario inicial/ número de ventas mensuales realizadas y las ventas Recaudador(a) 11 . con las respectivas firmas de responsabilidad. ACTIVIDADES Recibir la solicitud verbal por parte del cliente interno o externo Proceder a realizar la venta Registrar en el formato Registro diario de ventas realizadas Entregar el producto y hacer el cobro respectivo RESPONSABLES Recaudador(a) Recaudador(a) Recaudador(a) Recaudador(a) Entregar diariamente el dinero recaudado a Contabilidad para su Recaudador(a) depósito inmediato. Realizar el cuadre mensual con el inventario inicial realizadas. con las respectivas firmas de responsabilidad Presentar al Dpto.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A1. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Recaudador(a) indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a Rectorado.

de Evaluación un informe estadístico mensual con las Asistente variaciones pertinentes y por departamento con el indicador respectivo Bibliotecaria(o) (tres días luego de culminar el mes) para que luego sea remitido a Rectorado INDICADOR Inventario Final/número de pedidos mensuales realizados 12 .3 SUMINISTROS INTERNOS Objetivo: Utilizar eficientemente los suministros internos ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa- Entregar a cada departamento el pedido de suministros el primer día del Asistente mes Bibliotecaria(o) administrativa- Receptar los pedidos de suministros con los requerimientos necesarios Asistente de cada departamento Bibliotecaria(o) administrativa- Verificar conjuntamente con Rectorado las necesidades presentadas y la Asistente variación en el mes anterior Revisar si hay disponibilidad de existencias de lo solicitado Bibliotecaria(o) Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Solicitar a bodega los materiales requeridos para su respectiva Asistente distribución administrativa- Bibliotecaria(o) administrativa- Entregar los materiales a los departamentos con su respectiva firma de Asistente recibido Bibliotecaria(o) administrativa- Presentar al Dpto.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A1.

de Evaluación un informe estadístico mensual con el Asistente indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego Bibliotecaria(o) sea remitido a Rectorado INDICADOR Vida útil del equipo/utilización mensual del equipo 13 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A1. administrativo. Registrar en el formato de vida útil del equipo administrativa- Bibliotecaria(o) Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Entregar los equipos probados al peticionario con las respectivas firmas Asistente de responsabilidad administrativa- Bibliotecaria(o) administrativa- Recibir y verificar los equipos en las condiciones entregadas con las Asistente respectivas firmas de responsabilidad Bibliotecaria(o) administrativa- Presentar al Dpto.4 PRÉSTAMO DE EQUIPOS Objetivo: Suministrar una adecuada utilización del equipo de acuerdo a su vida útil ACTIVIDADES RESPONSABLES administrativa- Recibir una solicitud de préstamo de equipo por parte del peticionario Asistente (personal docente. de servicio y estudiantes) Verificar la disponibilidad y el uso del equipo Bibliotecaria(o) Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Analizar y dar respuesta a la solicitud Asistente administrativa- Bibliotecaria(o) Solicitar si amerita por escrito la disponibilidad del equipo al Asistente responsable de su custodia.

de Evaluación un informe estadístico mensual con el Secretaria General indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para que luego Asistente sea remitido a Rectorado INDICADOR Número de personas que hacen uso de las instalaciones Actividades para las que se usan las instalaciones Administrativa Bibliotecaria 14 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A1.5 USO DE LAS INSTALACIONES POR TERCEROS Objetivo: Poner al servicio de la comunidad educativa las instalaciones del CMI ACTIVIDADES RESPONSABLES Recibir la solicitud de uso de instalaciones por terceros por escrito de la Secretaria General persona y\o la entidad peticionaria Entregar a Rectorado la solicitud recibida para su respectiva aprobación Secretaria General Rectorado Analizar. aprobar y dar respuesta a la solicitud de uso de instalaciones Rectorado por terceros Entregar los equipos e instalaciones necesarias al peticionario Secretaria General Asistente Administrativa Bibliotecaria Recibir los equipos e instalaciones en las condiciones entregadas Asistente Administrativa Bibliotecaria Presentar al Dpto.

2. Proceder a firmar dicha convocatoria aprobando la misma Firmar la convocatoria emitida Proceder a elegir vocales principales y suplentes Rectorado Profesores La junta General de Profesoras Realizar la posesión por parte de Consejo Directivo Enviar a la Dirección de Educación la nómina para su ratificación Entrar en funciones 30 días después de su elección PUNTO DE CONTROL Actas numeradas de Consejo Directivo Rectorado Secretaria General Consejo Directivo 15 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS A.1 ELECCIÓN DE VOCALES PRINCIPALES Y SUPLENTES DE CONSEJO DIRECTIVO Objetivos: Contar con una administración adecuada eficiente para el logro de la visión y misión institucional. ACTIVIDADES RESPONSABLES Realizar la convocatoria para la junta General de Profesores a la Secretaria General finalización del año lectivo.

2 ELECCIÓN DEL COMITÉ CENTRAL DE PADRES DE FAMILIA Objetivo: Vincular al Padre de familia en las actividades institucionales.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A.2. ACTIVIDADES Solicitar a Secretaria General realizar la convocatoria RESPONSABLES Rectorado Realizar las convocatorias respectivas a los presidentes de padres de Secretaria General familia de cada curso Asistir los padres de familia a la sesión convocada por parte de Presidentes de padres de Rectorado familia de cada curso Iniciar la sesión y tomar la palabra el Presidente del Comité de Padre de Rectorado Familia anterior Dirigir la sesión y proceder a la elección de Presidente. Vicepresidente. Presidente del Comité de tres vocales principales y tres suplentes Posesionar de la nueva directiva padres de familia anterior Rectorado Tomar la palabra con el compromiso de dirigir de mejor manera el cargo Presidente del Comité de actual PUNTO DE CONTROL Plan de trabajo Cronograma de actividades padres de familia actual 16 .

ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO Objetivos: Contar con un personal idóneo para cada puesto de trabajo ACTIVIDAD RECLUTAMIENTO Solicitar en forma verbal por parte de la persona responsable de Recursos Humanos a Rectorado la contratación de nuevo personal en caso de:  Renuncia voluntaria (La persona decide voluntariamente abandonar el puesto de trabajo)  Cargo Nuevo (Cuando existe la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo)  Despido (Cuando se pide la renuncia de un empleado) Solicitar al personal requerido de acuerdo al perfil por cargo a través de publicaciones en la prensa. se realiza una preselección de los aspirantes considerados aptos para ocupar el puesto en base a la carpeta del aspirante versus el perfil por cargo. NOTA: Las Pruebas Psicológicas se efectúan en el departamento del DOBE del CMI.3 RECLUTAMIENTO. SELECCIÓN E INSERCIÓN DEL PERSONAL DOCENTE. u otro mecanismo determinado por la Institución. Comunicar vía telefónica a los aspirantes preseleccionados para la entrevista personal con la persona responsable de Recursos Humanos y para rendir las pruebas que se consideren necesarias.2. En el caso del personal docente realizar una clase demostrativa. Receptar los documentos de los aspirantes a ocupar el cargo requerido para verificar las referencias de trabajo mediante llamadas telefónicas. Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Rectorado Responsable de Recursos Humanos RESPONSABLES Rectorado Responsable de Recursos Humanos 17 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. SELECCIÓN Con los documentos receptados.

PUNTO DE CONTROL Ficha de Personal Perfil por Cargo Documentación del Personal (carpeta) Rectorado Responsable de Recursos Humanos Rectorado Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos Nuevo Empleado Responsable de Recursos Humanos Responsable de Recursos Humanos 18 . para que conjuntamente realicen la selección. Realizar el Contrato de Trabajo del nuevo empleado/a INSERCIÓN Proporcionar la ficha personal al nuevo empleado para el llenado correspondiente Recopilar toda la documentación en la carpeta del nuevo empleado Entregar las funciones respectivas al nuevo personal con el fin de inducirlo dentro de la Institución. Entrevistar a la nueva persona seleccionada para analizar y disponer la contratación del nuevo personal. Comunicar vía telefónica a la o las personas seleccionadas para que inicien sus labores en la Institución.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Presentar los resultados de las pruebas a Rectorado.

4 CAPACITACIÓN INTERNA Y EXTERNA Objetivo: Capacitar al personal permanentemente de manera interna y externa ACTIVIDAD RESPONSABLE Aplicar una encuesta para detectar necesidades de capacitación dirigida Responsable de Recursos al personal operativo. haciendo uso del personal que cuenta la Institución y convenios establecidos Cuando no se pueda cumplir el plan de capacitación se deberá realizar un documento que abalice el alcance al Cronograma de Planificación Anual Solicitar la aprobación a Rectorado del Plan Anual de Capacitación Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Requerir la planificación de la capacitación y/o curso a/los facilitadores o capacitadores Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Facilitador Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Ejecutar el Plan Anual de Capacitación de acuerdo al cronograma y convocar al personal de acuerdo a lo establecido 19 . y emitir su respectivo Responsable de Recursos Humanos Vicerrectorado Elaborar y coordinar un Plan Anual de Capacitación Interna y Externa tomando en cuenta las necesidades detectadas. Humanos Tabular las encuestas aplicadas al personal informe a Vicerrectorado para su revisión.2.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. administrativo y directivo de la institución.

dominio del tema. lugar y hora y comentarios. destrezas. Inspección General Entregar a Rectorado el Distributivo del Personal docente y el Vicerrectorado Cronograma de Actividades Anuales para su respectivo análisis y Inspección General aprobación por Consejo Directivo Convocar a Consejo Directivo para la aprobación del Distributivo del Rectorado Personal docente y Cronograma de Actividades Anuales Secretaria General Analizar y aprobar el Distributivo del Personal docente y Cronograma Consejo Directivo de Actividades Anuales Entregar el Cronograma de Actividades Anuales a Vicerrectorado e Rectorado Inspección General para el debido control y cumplimiento del mismo Secretaria General Presentar al Dpto. habilidades adquiridas en la capacitación. cumple expectativas. de Evaluación informes mensuales (tres días luego de Vicerrectorado 20 . PUNTO DE CONTROL Plan Anual de capacitación A. material utilizado. sugerencias de la capacitación Evaluar la capacitación en base a los conocimientos. resultado reflejado en el trabajo y cumple el objetivo de la capacitación los resultados obtenidos.2.5 HORARIOS DEL PERSONAL DOCENTE ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO Objetivo: Organizar eficientemente las actividades del personal durante la jornada de trabajo ACTIVIDADES RESPONSABLES Elaborar el Cronograma de Actividades Anuales para el año lectivo Vicerrectorado vigente Inspección General Secretaria General Elaborar el Distributivo para el personal Docente del colegio Vicerrectorado conjuntamente con una comisión de docentes.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Registrar la asistencia del personal a la capacitación convocada Responsable de Recursos Humanos Personal Capacitado Responsable de Recursos Humanos Evaluar la efectividad del objetivo planteado en base a la metodología.

seguimiento DOBE. atención a padres. control (puerta entrada/salida. de nivel. Secretaria General Elaborar los horarios individuales del personal docente con la aceptación Inspección General del mismo.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel culminar el mes). biblioteca. reunión de área. Inspección General administrativo y de servicio y reportar las novedades o el incumplimiento de los horarios establecidos Entregar diariamente una copia al final de la jornada de trabajo el Parte Inspección General diario a Recursos Humanos y Vicerrectorado para el seguimiento respectivo. recesos y bar) y clases extras Elaborar los horarios individuales del personal administrativo y de Recursos Humanos servicio con la aceptación del mismo Controlar diariamente el cumplimiento de los horarios establecidos del Inspección General personal Elaborar el Parte Diario de los estudiantes y personal docente. del control y cumplimiento del Cronograma de Inspección General Actividades Anuales para que luego sea remitido a Rectorado Entregar el Distributivo del Personal docente a Inspección General para Rectorado la elaboración de horarios. PUNTO DE CONTROL Cronograma de Actividades Anuales Distributivo del Personal docente Horarios Personal Docente Horarios Personal Administrativo y de Servicio Parte diario 21 . tutoría.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. Revisar y verificar los documentos requeridos para la inscripción DOBE adjuntando la solicitud.1 INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS Objetivo: Mantener un adecuado proceso de admisión de alumnos ACTIVIDADES RESPONSABLES Proporcionar la información necesaria y registrar en la Base de Datos DOBE electrónica de inscripciones aspirante para alumno. Bachillerato Test de Frases incompletas 22 Estudiante .3. ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA A. Décimo. Realizar la entrevista correspondiente y el llenado de la ficha personal DOBE del estudiante Representante Estudiante Realizar al estudiante un test psicológico de problemas de aprendizaje y DOBE conflictos personales: Ingreso para Octavo Año test de SACKS de niños Ingreso a Noveno. Receptar las copias de la documentación de acuerdo al documento para DOBE la inscripción de estudiantes.

en caso de DOBE ser aceptado emitir la solicitud de cupo a Secretaria General para que inicie con el proceso de matriculación. Tomar las decisiones del ingreso a la institución del alumno de Rectorado acuerdo a los resultados del informe. INDICADOR Número de estudiantes aceptados\Número de estudiantes inscritos 23 . Informar al represente si su representado es aceptado o no. Entregar al Dpto.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel SACKS adolecentes Calificar los test psicológicos aplicados y emitir un informe DOBE inmediatamente a rectorado con los resultados y conclusiones de cada caso. de Evaluación al inicio del año lectivo un informe con Secretaria General el indicador respectivo para que luego sea remitido a Rectorado.

Ingresar los datos al sistema de la institución una vez receptada toda la Secretaria General documentación. Guiar al representante y estudiante hacia Inspección General Secretaria General 24 . Emitir matricula provisional en caso de documentación incompleta Secretaria General RESPONSABLES en Representante Explicar al representante y estudiante en caso de ser beneficiado por una Secretaria General beca o descuento.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A.3. así como por ingreso de nuevos estudiantes por DOBE revalidaciones. Imprimir la matricula con las respectivas firmas de responsabilidad y Secretaria General archivar.2 MATRICULACIÓN DE ALUMNOS Objetivo: Cumplir con la documentación legal de los estudiantes ACTIVIDADES Presentar la documentación pertinente para la matriculación secretaria luego de la inscripción del estudiante Revisar la documentación recibida del proceso de inscripción y de Secretaria General matrículas anteriores.

DOBE y Recaudación 25 .3. Inspección General. A.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ESTUDIANTES POR CURSO Objetivo: Contar con una adecuada organización de los estudiantes por curso ACTIVIDADES RESPONSABLES Elaborar y analizar las listas preliminares por curso para su respectiva DOBE clasificación de los estudiantes. Vicerrectorado Inspección General INDICADOR Número de estudiantes matriculados\Número de cupos aceptados PUNTO DE CONTROL Número total de becas Número total de revalidaciones Actas de compromiso de todos los estudiantes Listas de útiles por niveles. Secretaria General Vicerrectorado Inspección General Elaborar las listas definitivas Secretaria General DOBE Entregar a Rectorado las listas definitivas para su respectiva aprobación Secretaria General DOBE Presentar a la Dirección de Educación las listas definitivas Secretaria General Archivar las listas definitivas con sus respectivas firmas y sellos de Secretaria General aprobación y distribuir copias de las mismas mediante acta de entrega recepción a Vicerrectorado. sobre las normas de conducta Inspección General establecidas por el colegio y firmar el Acta de compromiso con copia al representante y registrar en la ficha de inspección. Entregar al representante la lista de útiles aprobadas respectivamente.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Informar al representante y estudiante.

26 . así como cuando amerite Inspección General actualización para luego ser entregado a Rectorado.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Elaborar una lista tentativa para la asignación de profesor guía por curso Vicerrectorado y paralelo DOBE Entregar a Rectorado las lista tentativa de profesores guías para ser Vicerrectorado presentado ante Consejo Directivo Convocar a Consejo Directivo y presentar la lista tentativa de profesores guía para su respectivo análisis y aprobación Asignar un profesor guía para cada curso y paralelo Rectorado Secretaria General Consejo Directivo Entregar la designación a los profesores guia responsables y socializar Vicerrectorado sus funciones DOBE Entregar a Rectorado la estructura de la distribución de las aulas por Inspección General curso y paralelo y socializar a todo el personal. Organizar a los estudiantes en cada aula. y presentar al profesor guía Inspector de Curso responsable Entregar al inicio del año lectivo al Dpto. PUNTO DE CONTROL Listas definitivas de los alumnos Listas definitivas de profesores guía Distribución de aulas por curso y paralelo. de Evaluación las Listas Secretaria General definitivas de los alumnos. Listas definitivas de profesores guía y la DOBE distribución de aulas por curso y paralelo.

4 CONTROL DE ASISTENCIA ENTRADA. de Inspección General Realizar inmediatamente llamadas telefónicas a los representantes de los Inspector General alumnos para dar a conocer la reincidencia por faltas. RECESOS Y SALIDA DE LOS ESTUDIANTES Objetivo: Mantener un control estricto de la asistencia de los estudiantes durante la jornada de labores. atrasos e Inspector de curso 27 . atrasos e indisciplina y Inspector General aplicar los correctivos necesarios de acuerdo a lo establecido por la Inspector de curso institución.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. ACTIVIDADES Recibir a los estudiantes en la entrada principal al iniciar la jornada RESPONSABLES Inspector General Docentes Realizar seguimiento a los alumnos por faltas. respaldados en actas realizadas por el Dpto.3.

Inspector de curso Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el DOBE indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) para remitir a Inspección General Rectorado. atrasos e indisciplina Inspector de curso Representante Estudiante Remitir y dar seguimiento de los casos especiales con un informe Inspector General Inspector de curso escrito al Dpto. INDICADOR DOBE Casos concluido/Casos reportados por Inspección General Inspección General Casos concluido/Casos presentados PUNTO DE CONTROL Actas de Compromiso 28 . Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el DOBE mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el análisis y solución respectivo Entregar hemiquimestralmente a Secretaria General el registro Inspector General correspondiente de total de faltas y atrasos para constancia en el boletín de calificaciones. Dar seguimiento de los casos especiales remitidos por parte de DOBE Inspección General.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel indisciplina de su representado con su respectivo registro de llamadas telefónicas Llenar una acta de compromiso que refleje el seguimiento del alumno Inspector General por inasistencia. del DOBE para su tratamiento respectivo.

5 CONTROL DE ASISTENCIA DE ESTUDIANTES EN EL AULA Objetivo: Controlar la asistencia y atrasos diariamente de los estudiantes ACTIVIDADES Organizar el curso en el aula de clase Tomar lista diariamente de manera obligatoria Contestar a la lista cuando escucha su nombre RESPONSABLES Docente Docente Estudiante Registrar la inasistencia o atraso de los estudiantes que no responden al Inspector de Curso llamado de lista Docente Solicitar la justificación escrita en caso de inasistencia del día(s) Inspector de Curso anterior(es) Citar al padre de familia y/o representante si no hay justificación Acudir a la institución para justificar la inasistencia del estudiante Presentar la copia del registro del profesor mensualmente (un día Representante Inspector de curso Representante 29 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A.3.

INDICADOR Número de inasistencia mensual de alumnos\Número total de estudiantes Número de atrasos mensual de alumnos\Número total de estudiantes PUNTO DE CONTROL Justificaciones de Alumnos A. Secretaria General 30 . ACTIVIDADES RESPONSABLES Generar ideas para crear nuevos proyectos educativos en base al acuerdo Rectorado ministerial 1860 Desarrollar conjuntamente los alcances de los proyectos. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Inspector General indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) Calificar la conducta del estudiante tomando en cuenta los resultados de Inspectores de Curso los informes presentados. Consejo Directivo Rectorado Consejo Directivo Socializar a la comunidad educativa los proyectos educativos Rectorado innovadores a crear.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel después de culminado el mes) de la inasistencia y atraso de los alumnos Docente al Inspector General Verificar la información recibida de la copia del registro del profesor Inspector General con la información del leccionario de curso Inspector Curso Reportar en el parte Diario respectivo en caso de incumplimiento o de Inspector General inconsistencia de información por parte de los docentes Presentar al Dpto.6 PLANIFICACIÓN ACADEMICA Objetivo: Garantizar los mecanismos necesarios para realizar un adecuado seguimiento y control del proceso académico.3. Revisar y comunicar los acuerdos ministeriales aprobados por los Rectorado organismos correspondientes.

Rectorado Elaborar el cronograma de las actividades de planificaciones académicas Vicerrectorado al inicio del año lectivo y entregar a Rectorado para su respectiva aprobación Socializar el cronograma de actividades de planificaciones académicas Vicerrectorado al Personal Docente. Directores de área Entregar a Rectorado cualquier documento curricular de acuerdo a lo Vicerrector requerido. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Vicerrectorado indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) INDICADOR Actividades programadas del cronograma de la planificación académica/ Actividades realizadas del cronograma de las planificaciones académica.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Aprobar finalmente la planificación y otros documentos académicos. Docentes Presentar al Dpto. Directores de Área Solicitar correcciones de las planificaciones si fueren necesarias antes Directores de Área de ser aprobadas por Vicerrectorado. 31 . PUNTOS DE CONTROL Cronograma de planificación académica Avance académico mensual Planificaciones académicas. Entregar a los docentes las planificaciones revisadas y corregidas para Vicerrectorado que los docentes desarrollen su trabajo. Revisar la planificación y aprobar en conjunto con los Directores de Vicerrector Área de los diferentes niveles y áreas al inicio del año lectivo. Asegurarse que exista la planificación por cada uno de los niveles. Directores de Área Entregar a Rectora el Avance Académico de las planificaciones Vicerrectorado establecidas mensualmente (tres días luego de culminar el mes) Cumplir estrictamente lo dispuesto en este procedimiento.

preventivas o de mejora de acuerdo a los Vicerrectorado 32 .3.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A.7 REFUERZO PARA RECUPERACIÓN DE ASIGNATURAS Objetivo: Identificar los estudiantes con dificultades académicas y recuperar en cada asignatura ACTIVIDADES Elaborar un Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas RESPONSABLES Vicerrectorado Presentar a Rectorado el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas para el análisis y aprobación respectivo Vicerrectorado Ejecutar el Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas mediante Vicerrectorado observaciones de clase a los docentes Elaborar acciones correctivas.

la Docentes situación académica del hijo. Docentes después de la jornada de trabajo y registrar en el formato Recuperación de clases extras Verificar la asistencia de los estudiantes que se quedan a recuperar en Inspección General clases extras. Vicerrectorado acorde a las dificultades presentadas. registrado en el formato Recuperación de clases extras Entregar talleres para que el estudiante resuelva en casa Docentes Desarrollar los talleres y asistir a clases extras de recuperación que le Estudiante permiten superar dificultades Presentar evaluación final para sustentar el trabajo desarrollado en casa Estudiante Registrar en el libro de notas el resultado de actividades de recuperación Docentes realizadas Comunicar al representante dentro del horario de atención a padres.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel resultados obtenidos de la observación de clases Identificar a los estudiantes con dificultades académicas Docentes Vicerrectorado Docentes Tutor(es) de curso Enviar al Padre de Familia el formato escrito de aceptación del Secretaria General representado para que se quede a recibir recuperación de clases extras Enviar firmado la aceptación de recuperación de horas extras Padre de Familia confirmando las materias y los horarios presentados Recuperar mediante clases extras dentro del colegio obligatoriamente. registrado en el formato Recuperación de clases extras Reportar en el Parte Diario el incumplimiento del horario de clases Inspección General extras por parte del docente Verificar los contenidos tratados en recuperación de clases extras. antes de concluir el periodo Tutor de curso quinquemestral y establecer compromisos registrado en el formato Atención a padres Presentar a Vicerrectorado un informe mensual (un día luego de Docentes culminar el mes) de las actividades de recuperación realizadas 33 .

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Entregar a Rectorado un reporte mensual (dos días luego de culminar el Vicerrectorado mes) de las actividades de recuperación realizadas por docente con su respectivo análisis y acciones correctivas.3. preventivas y de mejora realizadas Presentar al Dpto. preventivas y de mejora Recuperación de clases extras Registro de Atención a Padres de Familia Actas de Junta de Curso Junta de curso A. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Vicerrectorado indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) Decidir la situación del estudiante de acuerdo a los resultados obtenidos INDICADOR Observaciones de clase mensuales realizadas/ Observaciones de clase mensuales planificadas PUNTO DE CONTROL Cronograma Anual de Visitas Pedagógicas Observaciones de Clase Acciones correctivas.8 EXÁMENES ATRASADOS Objetivo: Tramitar la recepción de exámenes atrasados de conformidad con lo establecido ACTIVIDADES RESPONSABLES Presentar en Secretaría General la solicitud para rendir exámenes Representante atrasados Receptar la solicitud de exámenes atrasados y pasar a Rectorado Estudiante Secretaria General Aprobar y devolver la solicitud de exámenes atrasados a Secretaria Rectorado 34 .

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel General Comunicar al Padre de Familia o estudiante el horario establecido Entregar al Profesor de la Materia Receptar el examen y pasar la nota Recibir la nota conjuntamente con la solicitud PUNTO DE CONTROL Solicitudes de exámenes atrasados Secretaria General Estudiante Docente Secretaria General A.9 ORIENTACIÓN INDIVIDUAL Y GRUPAL DE ESTUDIANTES Objetivo: Guiar al estudiante en problemas disciplinarios y académicos ACTIVIDADES RESPONSABLES Recibir de Inspección General y Vicerrectorado casos especiales de los DOBE alumnos Citar al padre de familia y /o estudiante cuando lo amerite el caso el DOBE 35 .3.

cuando lo amerite.3.10 BECAS O DESCUENTOS Objetivo: Ayudar al estudiante en situaciones vulnerables ACTIVIDADES RESPONSABLES 36 . si lo amerita. de acuerdo a DOBE lo establecido en Reglamento de la Ley de Educación Padres de familia Estudiantes Firmar el acta de compromiso con el estudiante y padre de familia para DOBE los fines legales pertinentes Padres de familia Estudiantes Entregar a Rectorado un reporte mensual (un día luego de culminar el DOBE mes) de los casos especiales reportados por Inspección General para el análisis y solución respectivo Presentar al Dpto.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel llamado a los dos responsables Atender y escuchar al padre de familia y/o estudiante con problemas DOBE disciplinarios y académicos Padres de familia Estudiantes Analizar las dificultades de los estudiantes con el padre de familia y DOBE demás responsables. de Evaluación un informe estadístico mensual con el DOBE indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) INDICADOR Casos solucionados/Casos reportados por Inspección General Casos solucionados/Casos reportados por Vicerrectorado A. Padres de familia Estudiantes Establecer acuerdos mutuos y cerrar el caso.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Publicar el reglamento de becas o descuentos al final del año lectivo. Trabajadora Social Adquirir en Colecturía de la Institución la solicitud. Trabajadora Social Recibe de los padres de familia las solicitudes de becas o descuentos junto con la demás documentación que se encuentra dentro de los requisitos establecidos en el reglamento de becas o descuentos de acuerdo a cada situación. posteriormente se emitirá una copia del Acta a Contabilidad para el ingreso en el sistema de los descuentos o becas otorgadas por el Colegio Menor Indoamérica.11 ORIENTACIÓN VOCACIONAL Y PROFESIONAL Objetivo: Despertar intereses vocacionales. caso contrario si baja del promedio acordado se le retirara Cada año realizar el trámite respectivo mediante la solicitud Comunicar al representante en el caso de que el descuento o beca sea retirado al estudiante PUNTO DE CONTROL Número de Becas o Descuentos de los estudiantes. caso contario perderá el beneficio. Reunirse a la Comisión de Becas o Descuentos para su análisis y aprobación. y los certificados de calificaciones en Secretaria. ajustándose a los beneficios de la competencia laboral del sujeto y a las necesidades del mercado de trabajo. Convocar a la reunión a los miembros de la Comisión de becas o descuentos para analizar y evaluar cada hemi Quimestre el descuento o beca otorgado. si el estudiante después de firmar un Acta en el DOBE mantiene o supera su promedio continuará con el beneficio otorgado. Trabajadora Social Trabajadora Social Comisión de becas o descuentos Representante Trabajadora Social A. 37 . Colectora Secretaria General Comisión de becas o descuentos Trabajadora Social Hacer firmar al estudiante y representante una Acta en el que se comprometen a mantener su rendimiento.3.

Emitir un Informe de especialidades a Rectorado y a Secretaria Académica comunicando la especialidad escogida por el estudiante. Realizar la entrevista con el estudiante y representante para informar los resultados de los test aplicados y direccionar sobre la especialidad a elegir en los décimos años de Educación Básica y a los primeros de Bachillerato En caso que el estudiante o padre de familia no esté de acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación de los test. con el fin de encaminar la carrera a futuro. Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE 38 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Actividad Impartir una charla sobre la importancia de la elección de la especialidad en el bachillerato con los estudiantes de los décimos años y terceros de bachillerato. Aplicar los test vocacionales (Test Mauricio Gex. Test De Aptitudes). deberá firmar una Acta de compromiso para el cambio de especialidad. a los estudiantes de los décimos años y realizar el respectivo seguimiento secuencial con los primeros años de bachillerato anualmente Responsable Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Asistente del DOBE Aplicar los test vocacionales a los estudiantes de los terceros años de bachillerato anualmente. Test De Intereses Vocacionales. Asistente del DOBE Calificar los test vocacionales aplicados Coordinadora del DOBE Asistente del DOBE Registrar en la ficha los resultados de los test aplicados Archivar en la carpeta individual de cada alumno los test aplicados.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. una vez que los estudiantes de tercero bachillerato estén por terminar el año lectivo. AL PRIMER AÑO.12 SEGUIMIENTO A EGRESADOS Objetivo: Establecer los lineamientos para dar seguimiento a egresados. hasta los dos últimos años de egresamiento:  La primera llamada realizar a los seis meses luego de egresar los estudiantes  La segunda llamada luego de terminado el siguiente año lectivo  La tercera llamada realizar al año seis meses luego del egresamiento  Y la última llamada realizar al finalizar el segundo año lectivo luego de su egresa miento Cada llamada registrar en la ficha de seguimiento. en los respectivos campos para cada una de las fechas establecidas. ACTIVIDAD Aplicar el llenado de los dos primeros campos de la ficha de seguimiento a ex estudiantes. Y A LOS DOS AÑOS Realizar llamadas telefónicas. RESPONSABLE Trabajadora Social Asistente DOBE Trabajadora Social Asistente DOBE Crear una base de datos de toda la información obtenida Trabajadora Social Presentar un informe de resultados del seguimiento a egresados. para el seguimiento de los egresados con cada una de las fichas existentes. Realizar un cuadro de seguimiento a egresados en base a la Solicitado Trabajadora Social por la Dirección de Educación 39 . Trabajadora Social verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para los egresados. en la última semana de labores SEGUIMIENTO A LOS SEIS MESES.3. AL AÑO SEIS MESES.

Informar al Tutor e Inspector de curso los horarios y caso a tratar con el estudiante. Realizar una entrevista con el representante del alumno. y hacer constar en las fichas respectivas las actividades y fechas acordadas con el representante en caso que lo amerite.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A. Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE Psicóloga del DOBE 40 . para buscar el logro de objetivos académicos en el proceso de enseñanza-aprendizaje. para su conocimiento y trámites necesarios. Validar los resultados en los casos que el estudiante presente problemas psicológicos diagnosticados por un especialista o avalados por la Dirección de Educación.3.13 SERVICIO PSICOLÓGICO Objetivo: Intervenir mediante asesoría psicológica al estudiante. los test psicológicos al estudiante de acuerdo al diagnóstico inicial (entrevista) y determinar las causas de sus problemas psicológicos. cuando la psicóloga crea necesario y convocar a los responsables para realizar la entrevista Aplicar si es necesario. ACTIVIDAD RESPONSABLE Estudiante Representante Remitir el caso solicitando el servicio psicológico a la Psicóloga del Tutor DOBE en cualquier momento que consideren necesario. realizar el seguimiento y control de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de tutorías Realizar el seguimiento psicológico si el estudiante tiene problemas graves. Comunicar inmediatamente al respectivo tutor. Realizar una entrevista con el estudiante afectado y tratar el caso las veces que sea necesario buscando solución. Comunicar al tutor del curso en el caso que la psicóloga estipule que el estudiante tiene problemas para guiar al mismo solucionar. Docentes Receptar la ficha de remitencia con el caso propuesto para brindar el Psicóloga del DOBE servicio psicológico y archivar la misma en la carpeta del estudiante. los casos que la psicóloga abalice. para que se mantenga un trato especial a los estudiantes y realizar el seguimiento respectivo. Ejecutar el seguimiento planteado realizando el diagnostico en cada sesión y remitir un informe antes del hemiquimestre a Rectorado del avance de los casos reportados.

DE LOS RECURSOS POR UTILIZAR Verificar la existencia de fondos especiales. DE LA ENTREGA Entregar la ayuda previa con una acta entrega recepción de los mismos. al inicio del año lectivo. Cualquier integrante de la comunidad educativa podrá hacerlo Receptar la petición de ayuda económica y analizará el caso conjuntamente con el personal del DOBE. Rectorado debe revisar y sugerir cambios de acuerdo al caso. Social.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. en base a esto se aceptara o se rechazara la ayuda. firmando su constancia la trabajadora social y el representante del estudiante. el mismo que debe ser revisado y aprobado por Rectorado. médico y coordinadora del DOBE Trabajadora social. Coordinadora del DOBE. médico y coordinadora del DOBE Trabajadora social. En el caso de necesitar fondos urgentes se deberá solicitar por escrito a Rectorado un préstamo para ser cubierto con fondos generados por los eventos planificados DE LA AYUDA NO PLANIFICADA Solicitar ayuda para un estudiante del Colegio Menor Indoamérica a la trabajadora Social de la institución. sus criterios y vínculos con los que interactúa el procedimiento de Trabajo. la trabajadora social debe gestionar un apoyo interno dentro de la institución con ayuda de los Inspectores de curso y/o planificar para un programa extra de ayuda y gestionar su realización. y de la aprobación por Rectorado. en el caso que se hubiere terminado con anticipación y los representantes de los estudiantes estén dispuestos ayudar. ACTIVIDAD Realizar un estudio socio . luego de la aprobación por Rectorado RESPONSABLE La trabajadora social.14 TRABAJO SOCIAL Objetivo: Describir las actividades necesarias.económico de los estudiantes. médico y coordinadora del DOBE Trabajadora social. previo comunicado por escrito y previa autorización en el mismo documento. Recomendar por medio de un informe a Rectorado sobre la ayuda que se le va a entregar al estudiante. auxiliar DOBE Trabajadora social Trabajadora social Trabajadora social Trabajadora social Trabajadora social 41 . Generar un informe de las necesidades básicas de los estudiantes del Colegio Menor Indoamérica basándose en el estudio socio económico realizado y presentado a Rectorado para su revisión y aprobación. Elaborar proyectos para apalear las necesidades básicas de los estudiantes del colegio. para aprobar o rechazar la ayuda necesaria DE LA APROBACIÓN O RECHAZO. Planificar y ejecutar actividades generadoras de recursos para ayudas económicas o satisfacción de necesidades de los estudiantes.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel PUNTO DE CONTROL Proyectos de necesidades básicas de los estudiantes Cronograma de Eventos Estudio socio económico 42 .

Docentes Profesor Guía. de acuerdo a las necesidades del curso. 43 . responsabilidades y la forma de trabajo para el año lectivo. ACTIVIDAD Capacitar a los profesores guías sobre las obligaciones.15 TUTORÍAS Objetivo: Establecer los lineamientos para la aplicación de Tutorías. y las transformaran en actividades puntuales para mejorar y apoyar a los estudiantes (Con actividades para reducir el impacto entre compañeros. y las directrices del Plan de Acción Tutorial de acuerdo a los Lineamientos del plan de acción tutorial. detectar los estudiantes que posiblemente presenten necesidades educativas especiales. entre alumno – docente. realizando un acta de constancia entre el profesor guía y la coordinadora del DOBE Generar un Plan de acción Tutorial. Coord. En el caso que no estén generando resultados los profesores guías replantear otras estrategias y actualizaran el plan de acción tutorial. Todo cambio en los planes generados por los tutores debe ser tramitado por los profesores guías para su revisión y aprobación por la coordinadora del DOBE. DEL SEGUIMIENTO ACADÉMICO DE LOS PROFESORES GUIAS A SUS TUTORIADOS. luego de las recomendaciones del profesor guía y la confirmación por parte de la coordinadora del DOBE. y entregar a la coordinadora del DOBE para su revisión y aprobación. Registrar quincenalmente los inconvenientes académicos y disciplinarios que sean reportados por los docentes sea en los registros diarios o mediante entrevistas. RESPONSABLE Coor. Tomando en cuenta que los problemas pueden ser solucionados por el mismo docente. y entregar el diagnóstico del aula a cada uno de los profesores guías designados mediante entrevista. y presentaran a la coordinadora del DOBE un informe en la reunión mensual del avance y cumplimiento del plan y retroalimentaran si las estrategias planificadas están generando resultados. y para mejorar las relaciones familiares o reducir su impacto). Ejecutar el plan de acción tutorial por cada uno de sus cursos. fortalezas del curso. DOBE Coor.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. y conjuntamente con el profesor guía generar estrategias para el año lectivo. Realizar un análisis de las debilidades. por cada uno de los cursos. DOBE Profesor Guía. DOBE Profesor Guía. mediante estrategias.

Inspectores DOBE Tutores Docentes DOBE PUNTO DE CONTROL PLAN DE ACCIÓN TUTORIAL 44 . Si el caso amerita.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel Analizar los datos para solicitar las recuperaciones. comunicara a los representantes mediante llamadas telefónicas o citaciones. entregar un informe a la encargada de curso del departamento de orientación para el análisis con la Coordinadora del DOBE. Registrar dicha entrevista en la ficha Registro de entrevista docente – estudiante / representante). así como las entrevistas que se mantengan con los representantes. Profesor Guía. Presentar un informe mensual al Rectorado del cumplimiento de los profesores guías. para realizar las acciones correctivas pertinentes Docentes Profesor Guía. toma de decisiones y archivo Informe mensual para el DOBE Realizar un trabajo individualizado con el estudiantes que presenten problemas académicos o de disciplina el profesor guia deberá quincenalmente. inspector de curso y la encargada del DOBE para conocer las novedades presentadas en el curso. Mantener un diálogo permanente con la finalidad de recabar información pertinente del avance académico de los estudiantes una vez por mes y deberá evidenciar en el Registro de reunión Tutor – Docentes Realizar una reunión mensual con el profesor guía. Profesor Guía. evidenciar en el registro Ficha de apoyo individualizado a estudiantes Los docentes que deseen mantener una entrevista con los estudiantes representante.

ordenación. cada tres Secretaria General meses el archivo existente y actualizar cuando lo amerite. Realizar un cronograma de revisión de documentación existente por Secretaria General departamento (trimestral) Presentar a Rectorado el cronograma de revisión de documentación Secretaria General existente por departamento para su debida aprobación Socializar el cronograma de revisión de documentación existente a todos Secretaria General los responsables de cada departamento Ejecutar la revisión de la documentación existente y elabora el archivo Secretaria General inicial. Presentar a Rectorado el instructivo que defina el registro. Elaborar el registro de archivo de documentos (activo. económica y académica para el análisis y aprobación. con su respectiva codificación y asignación de lugar. Archivar el registro original de archivo de documentos (activo.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. pasivo y muerto) Secretaria General pertinente con las respectivas firmas de responsabilidad. Departamentos. Secretaria General clasificación y archivo de la documentación administrativa.16 REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Objetivo: Organizar y conocer la procedencia y la custodia de los registros y documentos ACTIVIDADES RESPONSABLES Elaborar un instructivo que defina el registro. pasivo y Secretaria General muerto) y entregar una copia al responsable del departamento. PUNTO DE CONTROL Registro de Archivo 45 . clasificación y Secretaria General archivo de la documentación administrativa. económica y académica. ordenación. Revisar conjuntamente con el responsable del departamento.

tanto en la anamnesis como en el examen físico.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. se procede a analizar semiológica y Estudiantil. Estudiantil.17 PROMOCIÓN DE SALUD Y CALIDAD DE VIDA. se puede prescripción de medicamentos o se remite con urgencia a centros de mayor complejidad. se detallará lo encontrado durante la consulta médica. que indica su condición legal académica. en la que se descripción cronológica de Estudiantil. se le deben realizar exámenes complementarios. ACTIVIDADES RESPONSABLES Recibir al estudiante: Se inicia con la recepción de la identificación del Dispensario Médico estudiante. Estudiantil. Emisión de tratamiento Médico específico: De ser el caso en el que se Dispensario trate de una enfermedad leve que puede ser manejada se prescribe los Estudiantil. especialista. Registro del problema de salud en hoja de evolución: Por medio del sistema SOAP. y se pueden Dispensario presentar los siguientes resultados: necesidad de remitir a un Estudiantil. Elaborar una Historia Clínica. Objetivo: Brindar una atención médica rápida al estudiante afecto de alteraciones en su estado de salud general. medicamentos a ser administrados. Evaluación Física del usuario: Previa una breve explicación de la Dispensario evaluación física a realizarse. entregando la respectiva receta Médico 46 . semiotécnicamente al usuario. antecedentes personales y familiares y signos vitales.: Se procede a receptar datos de Dispensario Médico identificación. en busca de alteraciones. Dispensario Estudiantil. Médico Médico Médico Análisis del caso clínico: Se realiza un análisis clínico. signos y síntomas del problema de salud actual. se inicia la anamnesis. Entrevista Médica Sintomática al paciente: Una vez identificado el Dispensario Médico usuario.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel médica. 13. objetivo 2. se activa el plan de contingencia de salud emergente. avalada con la firma del Dispensario Médico paciente: Al terminar la consulta médica el usuario deberá registrar su Estudiantil. Registro de la actividad Médica realizada. sección primera. determinar la resolución de su problema de salud. y la de reposo absoluto con permiso para salir de la Institución. firma en el registro de actividades diarias. 47 . clases. Estudiantil. se formula el pedido de exámenes necesarios. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado. Archivo de Historia Clínica: Se archiva la historia clínica con las nuevas Dispensario Médico modificaciones que se realizaron. Médico Remitir a un especialista: Si el resultado es remitir al paciente. Art.Plan Nacional del Buen Vivir. Seguimiento con controles posteriores: Independiente del resultado del Dispensario Médico análisis clínico. en donde se constata los procesos realizados durante la misma. Transferencia a Unidades de salud de mayor complejidad: Si el Dispensario Médico problema de salud requiere de acciones inmediatas y procedimientos Estudiantil. Formulación de solicitudes de exámenes médicos específicos: Si el Dispensario análisis clínico del problema de salud no es emergente y requiere Estudiantil. Emisión de certificados Médicos: Se pueden extender dos tipos de Dispensario Médico certificados: de concurrencia para justificar la salida o interrupción de Estudiantil. se llena el Dispensario Médico formulario de interconsulta informando el diagnóstico. referente a los derechos del Buen Vivir. Estudiantil. estudios complementarios. el usuario acudirá posteriormente a un control para Estudiantil. complejos.

corto y largo plazo.18 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD Objetivo: Fomentar y difundir medidas preventivas de salud a toda la comunidad estudiantil. para mejorar las condiciones de vida. cumplir con los lineamientos en mejora de la salud. por medio de estos datos seguir a los siguientes pasos identificación de los problemas y búsqueda de soluciones. alto de concurrencia médica.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3. Determinación de las patologías prevalentes: Se procede a la Dispensario identificación de las patologías más relevantes que causan un porcentaje Estudiantil. Convenio con Instituciones Afines: De ser el caso en el que se trate de Dispensario Médico 48 Médico Médico Médico . ACTIVIDADES RESPONSABLES Socialización de servicios Médicos ofertados: Se inicia con la Dispensario Médico socialización de los servicios que presta el departamento como beneficio Estudiantil. a los estudiantes. Planificación de conferencias por facultades: Dentro de la formación Dispensario académica de los estudiantes se conectan las medidas necesarias para Estudiantil. gran importancia para mejorar las condiciones de salud estudiantil. Definir acciones en base a datos epidemiológicos obtenidos: Una vez Dispensario identificados los problemas de salud se deben plantear las soluciones a Estudiantil. Difusión de Medidas Preventivas de salud Generales: Se procede a Dispensario Médico exponer las medidas básicas de higiene que representan un ámbito de Estudiantil. Estadísticas mensuales de las consultas Médicas realizadas: Al finalizar Dispensario Médico cada mes se realiza un análisis estadístico del estado de salud de la Estudiantil. comunidad estudiantil. con la finalidad de disminuir los índices de ciertas afecciones.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel una patología que manejen instituciones relacionadas. Art. por ello que se difundirán medidas básicas de primeros auxilios. requiere realizar un informe con todos los lineamientos determinando un diagnóstico general de la salud estudiantil. es Estudiantil. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Capítulo Segundo de la Constitución Política del Estado.Plan Nacional del Buen Vivir. como APROFE para exposiciones inherentes a su finalidad. estudiantes. Conferencias sobre educación sexual y reproductiva: Si el problema de Dispensario Médico salud requiere de acciones específicas por determinados organismos. Evaluación de resultados obtenidos: Luego de aplicadas las medidas que Dispensario Médico enfocan la educación en salud. Estudiantil. Elaboración de un Diagnóstico de Salud Estudiantil: Al terminó de la Dispensario Médico planificación y ejecución de las actividades de educación en salud se Estudiantil. Campaña de Desparasitación: Se desarrollarán campañas de prevención Dispensario Médico y tratamiento antiparasitario como parte del cuidado general a los Estudiantil. CRUZ ROJA. Conferencia de Primeros Auxilios: El área de desenvolvimiento de los Dispensario estudiantes hace necesario la participación anticipada y emergente. 13. se requiere evaluar los resultados Estudiantil. obtenidos. referente a los derechos del Buen Vivir. CONSEP. se procede a Estudiantil. convenir su participación activa en los procesos de educación como: APROFE. sección primera. objetivo 2. Médico 49 .

19 PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN CONTINUA EN SALUD 50 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel A3.

[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel B. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Asistente indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) INDICADOR Satisfacción del cliente\Atención Brindada 51 Administrativa Bibliotecaria . mediante el llenado de una encuesta de Satisfacción al cliente Devolver la credencial al visitante Recolectar las encuestas del buzón de sugerencias y tabular las mismas Guardia de seguridad Asistente Administrativa Bibliotecaria Entregar a Rectorado un reporte mensual(un día luego de culminar el Asistente Administrativa mes) de la tabulación de las encuestas de satisfacción al cliente para el Bibliotecaria análisis y aprobación respectivo Presentar al Dpto. PROCESO PRINCIPAL: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN B1.1 MEDICIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE Objetivo: Satisfacer a la comunidad educativa mediante el servicio brindado ACTIVIDADES Dar la bienvenida a través de un cordial saludo RESPONSABLES Guardia de seguridad Tomar y registrar los datos del visitante (cliente interno y externo). Guardia de seguridad solicitando una credencial que acredite la veracidad del cliente Entregar una credencial de visitante y guiar hacia el departamento Guardia de seguridad solicitado Dar la bienvenida a través de un cordial saludo y brindar toda la Departamentos información general requerida por el cliente interno y externo Asegurar que el cliente interno o externo (visitante) haya sido atendido Guardia de seguridad en el departamento solicitado.1. ATENCIÓN E INFORMACIÓN AL PÚBLICO B.

2.1 CONFORMACIÓN DE ESCUELA PARA PADRES Objetivo: Proporcionar herramientas para el adecuado desenvolvimiento dentro del núcleo familiar ACTIVIDADES Elaborar una circular citando a padres de familia Explicar la función e importancia de la escuela para padres Inscribir a los que desean vincularse a la escuela de padres Anotar los datos personales de cada padre que integra la organización Elaborar el Cronograma de actividades de Escuela para Padres RESPONSABLES DOBE DOBE DOBE DOBE DOBE Padre de Familia Firmar el acta de compromiso Padres de familia e integrantes Asistir puntalmente a los talleres y actividades Padres de familia e integrantes PUNTO DE CONTROL Cronograma de Actividades de Escuela para Padres 52 . GESTIÓN DE INSTITUCIONALES LAS RELACIONES Y COMUNICACIONES B.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel PUNTO DE CONTROL Encuestas de Satisfacción al Cliente B2.

de Evaluación administrativo servicio Socializar la temática recibida en el seminario a todo el personal Personal docente. administrativo y de servicio para que asistan a la capacitación de acuerdo a la temática Rectorado Vicerrectorado académico Recursos Humanos Informar por escrito al personal docente. y de servicio capacitado Recursos Humanos 53 . anuncios. invitaciones. email sobre talleres de Secretaria General capacitación Registrar en el formato de publicaciones.2 ASISTENCIA DE PERSONAL DOCENTE.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel B. invitaciones. y de docente. anuncios. email Secretaria General recibidos sobre talleres de capacitación y dar seguimiento de los mismos Seleccionar al personal docente. administrativo y de servicio cuando lo amerite administrativo docente. y de docente. ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO A TALLERES DE CAPACITACIÓN Objetivo: Establecer relaciones institucionales fortaleciendo la capacitación del personal ACTIVIDADES RESPONSABLES Recibir publicaciones.2. administrativo y de servicio Rectorado seleccionados Vicerrectorado académico Recursos Humanos Asistir al taller de capacitación Personal administrativo servicio Presentar un informe escrito sobre la capacitación recibida y entregar al Personal Dpto.

anuncios.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel (Logística) Presentar al Dpto. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Recursos Humanos indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) Secretaria General INDICADOR Número capacitaciones recibidas mensualmente \ Número invitaciones. email sobre talleres de capacitación mensual de publicaciones. 54 .

invitaciones. email Secretaria General recibidos y dar seguimiento de los mismos Entregar a Rectorado para seleccionar al personal docente. anuncios. invitaciones. invitaciones. de Evaluación un informe estadístico mensual con el Secretaria General indicador respectivo (tres días luego de culminar el mes) INDICADOR Número de publicaciones. organismos o personas en general Registrar en el formato de publicaciones. emails de RESPONSABLES otras Secretaria General instituciones. de servicio y estudiantes que asistan de acuerdo al Rectorado evento Gestionar y distribuir una copia a los responsables a participar en el Secretaria General mencionado evento Asistir al evento Personal designado Presentar un informe escrito sobre el evento asistido y entregar a Personal designado Rectorado Analizar y receptar el informe escrito del evento asistido y entregar a Rectorado Secretaria General para el archivo correspondiente y posibles convenios cuando lo amerite Presentar al Dpto.3 ARCHIVO DOCUMENTAL DE RELACIONES Y COMUNICACIONES CON INSTITUCIONES.[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel B. emails asistidas mensualmente \ Número de 55 . ORGANISMOS Y PERSONAS Objetivo: Apoyar a la gestión administrativa a lo que refiere a las relaciones con otras instituciones ACTIVIDADES Recibir publicaciones. anuncios.2. anuncios. Secretaria General administrativo.

...... EVALUACIÓN FECHA:22/05/2012 .. GALO ROBAYO CARGO: DPTO..........SONIA BARRENO. anuncios....... GRISELDA NÚÑEZ CARGO: RECTORADO FECHA:22/05/2012 56 ....... email recibidas mensualmente Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: …………………………… NOMBRE: ING.......... GRISELDA NÚÑEZ CARGO: RECTORADO FECHA:22/05/2012 .[COLEGIO MENOR INDOAMÉRICA] A otro Nivel publicaciones..... NOMBRE: ING................ NOMBRE: ING.. invitaciones.........................

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