CONTRERAS I: Teoría General de Sistemas

Teoría General de Sistemas: El significado de la palabra “sistema” comúnmente aceptado es: “conjunto de reglas o principios sobre una materia, relacionadas entre sí”, lo que nos permite hablar del Sistema solar, de un sistema eléctrico, científico, etc.; y que nos lleva a profundizar en la Teoría General de Sistemas, que implica un conjunto de conocimientos explicativos de los fenómenos que se dan en un objeto, de forma extensible y válida para cualquier sistema. El conocimiento humano, a través del tiempo, ha tendido a una progresiva subdivisión, de manera que sea más específico, con campos particulares, sin embargo, este problema de parcelación de los objetos de estudio corresponde solo a un punto de vista, ya que, en su conjunto, el conocimiento es unitario, y la subdivisión es un apoyo metodológico. El origen de la Teoría General se atribuye al término “Holismo”, que se refiere a una visión totalizante de la percepción, que predomina al análisis de las partes por separado de un sistema. Se considera que el todo se percibe antes que las partes y que es diferente de ellos y de su simple agregación, mostrando la ventaja que se obtiene de la acción conjunta y armonizada, con mayores beneficios, en contrate a la suma individual de los componentes. En síntesis, esta Teoría, es “una construcción teórica de orígenes diversos y que pretende explicar comportamientos comunes que se encuentran examinados en disciplinas diversas.”  Significado de la Teoría General de Sistemas:

Se dice que esta Teoría es GENERAL, ya que su objeto de estudio puede ser cualquier ente real conceptual, dejando de lado a los múltiples fenómenos que se dan en tales objetos, concentrándose en tres aspectos esenciales: • El objeto constituye un todo, situado en un medio determinado. • El objeto está compuesto por partes interrelacionadas. • El comportamiento de las partes en relación al todo y del todo en relación al medio, implican interrelación e influencias mutuas. Una de las ventajas de la T.G.S es el uso de una “interlengua”, lenguaje que traspasa las fronteras de los diferentes campos o reductos del conocimiento y facilita la comunicación entre los especialistas.  Definición de Sistema. Generalmente todas las definiciones de la palabra sistema apuntan a la interacción de las partes y las corrientes de entrada y salida que se manifiestan tanto en las partes como en el todo. Es por ello, que es correcto preguntarse, ¿qué cosa no es un sistema?, y la respuesta es bastante simple: No existe sistema cuando no existe interacción

de las partes de un todo, y de esas partes con él. Cuando esta ausencia es manifiesta se habla de “conglomerado”, lo que constituiría el opuesto de sistema. Existe la distinción de Sistemas Abiertos y los Cerrados, donde los primeros se refieren a aquellos que intercambian energía con el medio o las circunstancias en que están inmersos, por el contrario, el segundo término se refiere a aquellos que no realizan este intercambio de energía.  Clasificación de Sistemas.

A la clasificación examinada anteriormente se pueden sumar otras, efectuadas desde otros puntos de vista, destacando la generalidad y complejidad en distintos niveles jerárquicos: 1. Estructuras Estáticas: Nivel de los marcos de referencia. Ej.: Universo 2. Sistema Dinámico Simple: Considera movimientos predeterminados. Ej.: “el reloj de trabajo” 3. Sistema de Control o Cibernético: es autorregulable. Ej.: la temperatura mediante un termostato. 4. Sistema Abierto o nivel de célula: se distingue lo viviente de lo inanimado. 5. Genético Social: Se caracteriza por las pautas. Ej.: Botánica. 6. Sistema Animal: se caracteriza por s movilidad, comportamiento dirigido a un objetivo y conciencia. 7. Nivel Humano: Existe la conciencia, el lenguaje y los símbolos. 8. Sistema Social: Organizaciones Humanas. 9. Sistemas trascendentales: estructuras sistemáticas e interrelaciones entre elementos absolutos.  Elementos de los Sistemas.

Cada parte que forma un sistema, recibe y entrega algo a los demás, es decir, se produce una acción recíproca, ya que desarrolla una actividad o proceso creativo, generando una modificación del comportamiento de las demás y del sistema social. Estos elementos del sistema, en su relación con el ambiente (u entorno) y en relación a ellos mismos, poseen una corriente de entrada, proceso de transformación, corriente de salida y una retroalimentación, que configuran toda la interacción.  Características de los Sistemas.

Las características que presentan mayor significación para la aplicación de la teoría a los organismos sociales en general y la empresa en particular son:  RECURSITIVIDAD: el Sistema en sí, está inserto en un sistema mayor del cual es una parte. A su vez, el sistema que sirvió de punto de partida contiene sistemas menores que lo conforman. Las categorías o niveles son:  Supra sistema.  Sistema

Subsistema

Esta característica permite situar a cualquiera de ellas dentro de una cadena y en un nivel determinado de ésta, fijando su relación con el que lo antecede y con el que lo sigue.  SINERGIA: El comportamiento del Sistema como un todo no es una simple agregación o sumatoria de los comportamientos de las partes, sino que hay además un aditamento que no se encuentra en las partes individualmente, sino que surge de las relaciones entre éstas y de su interacción en el conjunto. (A modo de simplificación, 2+2=5)  ENTROPÍA: Es una tendencia manifiesta de la generalidad de los sistemas (físicos y sociales), a una pérdida de energía y a su desorden o disgregación. Existe, además, una contra tendencia a este desorden, llamada neguentropía, o entropía negativa, cuya generación es una característica propia de los sistemas abiertos.  HOMEOSTASIS: Tendencia a la obtención de un equilibrio dinámico , debido a la existencia de las distintas corrientes (entrada-salida) conectadas por la transformación y externamente al sistema, por una retroalimentación, influido además por las fuerzas entrópicas y neguentrópicas anteriormente explicadas.  EQUIFINALIDAD: Se refiere a la posibilidad que tiene un sistema de alcanzar un mismo estado final, a partir de situaciones diferentes y por vías distintas. En términos simples, que tiene diferentes maneras de lograr un estado.  Los Sistemas Sociales:

Los grupos humanos pueden o no constituir un sistema social. Los “conglomerados”, por ejemplo, son personas que no poseen vínculos de interacción conjunta, como los reunidos en la sala de espera de un consultorio. Se distinguen distintos niveles básicos de grupos humanos:  Grupo primario: cuya relación entre los componentes se da en forma directa y personal, con un contacto cara a cara, como la familia, el clan, etc.  Grupo secundario: la relación es de carácter impersonal y los contactos son funcionales, es decir, responden principalmente a exigencias impuestas por el objetivo del grupo. Ej.: personal de una empresa, un club deportivo, una asociación profesional, etc.  Tercer nivel: Se refiere a un nivel regional o nacional. Sus componentes están unidos por un vínculo de pertenencia, con factores como la tradición común, el lenguaje, pero sin que exista un contacto directo entre ellos.  Las Organizaciones:

Son creaciones humanas artificiales destinadas a satisfacer alguna necesidad, ya sea económica, educativa, de seguridad, recreativa, espiritual, etc., y constituyen un grupo social secundario. De acuerdo al concepto de Recursitividad, a una organización se le puede ubicar dentro de un supra sistema llamado “ambiente” o “entorno”, recibiendo de esta una corriente de “insumos” y entregándoles un “producto”, generando un intercambio de energía que la sitúa como un sistema abierto que posee, además subsistemas de diversa naturaleza.  Comportamiento de los participantes en una organización:

La conducta de los participantes en una organización se refiere a tres elementos básicos:  Roles: participación de las personas en una tarea particular necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la organización. Pueden estar expresados de forma abstracta e impersonal, es decir, es una pauta o descripción de una tarea y sus requerimientos, prescindiendo del individuo que la desempeñe.  Normas: indicaciones de carácter obligatorio que se espera que los miembros de una organización respeten. Se refieren a las conductas, procedimientos y modalidades del trabajo.  Valores: concepciones de lo deseable y que influirán en las decisiones de las personas. A lo consecuente según las propias expectativas del desarrollo humano., influyendo en el cumplimiento de los roles y las normas. Se designa cultura organizacional al conjunto de valores predominantes que influyen en las conductas de la organización. Los tres elementos mencionados, roles, normas y valores, constituyen el aglutinante de toda organización.  Subsistemas de la organización.

En la organización, como cualquier sistema social, se distinguen diversos subsistemas, sin embargo, Katz y Kahn plantearon un modelo de subsistema que constituyen tipos genéricos aplicables a cualquier organización. Estos son:  Subsistema técnico o de producción: está relacionado con el proceso de transformación de los insumos de energía en productos terminados. Es el que caracteriza mejor a la organización, debido a su relación con el objetivo de ésta.  Subsistema de apoyo: vincula al subsistema de producción con el supra sistema de la organización. Corresponde a las actividades que permiten l obtención de los insumos, la distribución del producto y el establecimiento de las relaciones sociales destinadas a la legitimación de la organización en el medio.

 Subsistema de mantenimiento: se refiere al elemento humano que integra la organización, y que está sujeto a un sistema de roles, normas y valores.  Subsistema de adaptación: congrega las actividades que permiten a la organización sobrevivir en un medio cambiante (cambios económicos, sociales, tecnológicos, políticos, etc.) y que constituyen una amenaza potencial para los otros subsistemas y para el sistema mismo. En una empresa, la investigación del producto y del mercado, el desarrollo de tecnologías y la planificación estratégica constituyen ejemplos claros de este subsistema.  Subsistema general o de dirección: se refiere a las actividades destinadas a guiar, dirigir, coordinar, regular y controlar a los múltiples subsistemas de la organización. En él aparecen elementos como la autoridad o capacidad de tomar decisiones, la información para decidir, la jerarquía, las comunicaciones, etc. Los subsistemas mencionados no constituyen campos perfectamente ilimitados dentro de la organización, debido a que el significado de sistemas es abstracto y solo es posible llegar con una definición conceptual y con una representación gráfica aproximada.

La Empresa y Su Entorno
EMPRESA: es una institución social, económica y tecnológica constituida con el propósito e intercambiar bienes y servicios con otras instituciones e individuos. ENTORNO: instituciones e individuos que están fuera de los límites de la empresa que forman parte del mercado y este a su vez forma parte del entorno o medio ambiente de la empresa. Cada día se presta mayor atención al estudio del entorno por diferentes razones: los intercambios entre la empresa y su entorno cambian a través del tiempo; la competencia; la empresa debe ser legitima, o sea aceptada por el entorno; la empresa debe resolver conflictos derivaos del antagonismo del entorno; el alcance mundial de marcas multinacionales. Cuando hablamos de la empresa y su entorno se refiere a todas las empresas, y cuando decimos una empresa y su entorno quiere decir el medio ambiente que la rodea. La empresa estudia la administración como campo del conocimiento y una empresa estudia a las empresas que están en actividades similares y forman parte de su competencia. Como hemos dicho el entorno esta constituido por todo lo que está fuera de la empresa, es por eso que le interesa conocer e identificar esa parte del entorno que le atribuye los mayores impactos y relaciones. El entorno es un conjunto complejo de elementos, entre los cuales se pueden identificar varios grupos: los que pertenecen a la naturaleza, aquellos que corresponden a definiciones dadas por la humanidad (matemáticas, calendario,

etc), y aquellos que corresponden a instituciones sociales (empresas, gobierno, etc).

CONCEPTO DE ENTORNO ACTUAL Y FUTURO El entorno de la empresa va cambiando a través del tiempo, y la eficacia de la empresa depende de su capacidad para ofrecer bienes y servicios que sean atractivos a ese entorno cambiante. Es por esto que a la empresa le interesa conocer el entorno actual en la cual alcanzan resultados y el entorno futuro que les afectará, de manera de evaluar las acciones que se llevaran a cabo en el presente y en el futuro para mantener resultados adecuados y aumentarlos. Por otra parte, la empresa debido a la importancia de sus intercambios, puede llegar a modificar el entorno, por ejemplo, las empresas que disponen de capacidad para transmitir vía satélite, han modificado la forma de comunicarse a nivel mundial. En cuanto al entorno actual la empresa intercambia productos y recursos con diferentes agentes externos. Ejemplo, una empresa nacional intercambia con un proveedor de otro continente, el proveedor envía la materia prima y la empresa el pago correspondiente, en este caso el entorno se ve afectado por el precio de compra de las divisas, conflictos bélicos, etc. Al relacionarse con un cliente mayorista puede afectar el IPC, aranceles, etc. Y también un cambio climático puede afectar la producción como por ejemplo una inundación. En cuanto al entorno futuro la empresa le interesa indagar en el entorno futuro que actué la empresa y los agentes con los que intercambiara recursos. Ese futro puede que presente características similares al entorno actual pero posiblemente los cambios que se producen en áreas como las comunicaciones, biogenética y población, lleven a que el entorno futuro presente condiciones diferentes y nuevas para la empresa, en la actualidad una empresa puede relacionarse con un numero limitado de agentes pero eso en el futuro puede cambiar, como también la dispersión geográfica puede cambiar, la empresa debe ser capaz de anticiparse a estas condiciones por que en la medida que se anticipen se estará mejor preparado para lograr ajustes e intercambios apropiados y resultados eficaces para la empresa. Ha sido tan cambiante el entorno que las empresas se están preocupando de disponer medios para tener un mejor conocimiento del presente y futuro. TIPOS DE ENTORNOS Entorno .-Económico etc. Características .- variación del PGB, tasa de interés, variación IPC,

.- Social grupos

.- Población, edad y distribución, valores culturales,

étnicos, niveles de educación y calidad de vida, etc. .- Político .- Sistema electoral, doctrinas, división de poderes y constitución, Partidos políticos y grupos de interés, relaciones multilaterales, ley, tratados, y acuerdos, etc. .- Tecnológico .- Gastos de investigación, institutos y centros de investigación, descubrimientos y avances en las diferentes áreas de producción y servicio. .- Ecológico .- Leyes y normas sobre medio ambiente, zonas de reserva, etc. La relación de la empresa con su entorno tiene que ver con los intercambios reales y potenciales que puede hacer con todo el mundo que la rodea y la amplitud de los intercambios estará limitada por la información que las personas que dirigen la empresa tengan sobre el entorno actual y futuro. La empresa interactúa con el entorno a través de instituciones cercanas: proveedores: que de las instituciones reciben cotizaciones especificas, pagos, otorgándoles a las empresas materias primas, equipos, instalaciones. Instituciones financieras: que de las instituciones reciben depósitos, cobranzas, pagos de comisiones e intereses, otorgándoles a las empresas créditos, intereses, pagos de letras. Accionistas: que de las instituciones reciben dividendos, cargos de directorio, otorgándoles a las empresas aportes en capital, ideas y generación de autoridades. Clientes: que de las instituciones reciben productos y servicios, otorgándoles a las empresas pagos e ideas. Competidores: que de las instituciones reciben impacto de las acciones de la empresa, otorgándoles a las empresas información sobre logros de los competidores. Además la empresa interactúa en menor proporción con las llamadas instituciones lejanas: Entidades tributarias: que de las instituciones reciben pagos de impuestos e intereses, información sobre cumplimiento tributario, otorgándoles a las empresas revisiones tributarias y normas. Entidades laborales y previsionales: que de las instituciones reciben pago de imposiciones, e información de cumplimiento laboral y previsional, otorgándoles a las empresas normas laborales y previsionales. Entidades sanitarias: que de las instituciones reciben información sobre cumplimiento de normas, otorgándoles a las empresas normas sobre sanidad interna, contaminación ambiental. Municipios: que de las instituciones reciben pago de contribuciones y otros derechos, otorgándoles a las empresas autorización para funcionar como empresa, para hacer publicidad.

Medios de comunicación: que de las instituciones reciben información sobre eventos en las empresas, otorgándoles a las empresas opiniones favorables para sus planes y objetivos, servicio para divulgar mensajes publicitarios. Asociaciones gremiales: que de las instituciones reciben pago de cuotas, ideas y sugerencias, otorgándoles a las empresas defensa de intereses gremiales e información sobre el desarrollo de la industria Lideres de opinión: que de las instituciones reciben información sobre aportes y daños a sus intereses, otorgándoles a las empresas opiniones favorables o no sobre su gestión, sus aportes a la sociedad, legitimación. Los problemas que surgen de la relación actual y futura de la empresa con los diferentes tipos de entorno es que el entorno se caracteriza por contener elementos y factores que se pueden identificar y conocer, pero la limitación de información sobre lo presente, dificulta la acción al interior de la empresa y las acciones de intercambio. La información sobre el entorno tiene costo de obtención y su búsqueda estará relacionada con los beneficios que se espera lograr. Será el resultado de muestras estadísticas el que nos dará el valor aproximado sobre la realidad que rodea a la empresa, por otra parte el entorno futuro se caracteriza por ser desconocido, esto se refiere a algunos fenómenos naturales que son impredecibles en sus fechas de ocurrencia y en su intensidad y también a fenómenos en que interviene el hombre o grupos de personas, donde el ser humano o grupo de individuos toman decisiones diferentes que conducen a la economía o a la sociedad hacia destinos que pueden ser muy diferentes a los actuales, aunque el entorno natural permanezca casi invariable. De esa manera se concluye que el futuro es en parte incierto porque los individuos y grupos actúan de manera que no siempre es posible anticipar. Siendo así al querer definir el intercambio entre la empresa y el entorno, en el futuro se tiene que considerar que dado que las acciones o alternativas que deciden las personas o grupos que están en el exterior serán impredecibles, solo será posible hacer algunas proyecciones que descansen en argumentos racionales de causa - efecto y cuyo encadenamiento de ocurrir lleve a condiciones ambientales que serán descritas como escenarios, al imaginar condiciones futuras se les llama escenarios futuros. Si la empresa diseña escenarios futuros habrá algunos o uno que se considere mas probable que otro. En este caso, la empresa podrá establecer de que manera esta preparada para enfrentar las oportunidades y las amenazas que le depara ese futuro mas probable. Los modelos y las técnicas para la anticipación de los problemas de intercambio de la empresa con su entorno son: Los que se basan en proyección de datos cuantitativos o indicadores históricos, ej.: expectativas de vida, etc. Los que se basan en la recolección de información anticipada que poseen ciertas personas expertas en algunos temas, entre estos están: Los escenarios: son las descripciones del entorno futuro, a través de parámetros como descripciones cuantitativas.

Los delfos: son informaciones sobre cambios proyectados por expertos en campos específicos de su dominio y que al ser intercambiados con otros expertos se pueden afinar, y en consecuencia demostrar la factibilidad técnica. Los programas de análisis de tendencias: se construyen a partir de la recopilación de datos, por parte de los expertos, sobre un tema o campo específico que se encuentra en fuentes identificables, esta información se analiza a través del tiempo y se revisa con el objetivo de determinar la presencia de tendencias, estas son informadas periódicamente los directivos de la empresa. Los estudios de impacto: se realizan con el propósito de identificar cambios externos que pueden afectar positiva o negativamente una determinada industria o conjunto de empresas que compiten en un mercado. Hay variables que cuando cambian tienen un efecto sobre una segunda variable, esto se llama efecto cruzado y el simple a diferencia del anterior no afecta a la otra variable. Dirección a través del seguimiento de señales débiles: en este caso se supone que los cambios externos pueden tener un nacimiento muy anterior al momento que se hacen efectivos, por lo tanto si se les detecte cuando son señales débiles y se les sigue su recorrido, la empresa podrá anticiparse a sus ocurrencias lo que nos permitirá realizar acciones que nos resulten beneficiosas. Anexo de Narciso Contreras: Planteamiento estratégico frente al entorno Ante la opción de presentarse diversos cambios en el entorno es necesario que en las empresas sus conductores adopten decisiones mayores que involucren a la empresa como un todo en su relación con el entorno, tanto presente como futuro. Estas decisiones se especifican como decisiones de política y estrategia. Política de empresa Se relaciona directamente con el objetivo principal de una empresa, es decir con su razón de ser y el rumbo que se le quiere dar, estas decisiones apuntan a cosas del producto, del mercado, de métodos productivos, recursos humanos, donde se atienden problemas básicos y globales. Entre estas decisiones se encuentran: La visión: es una explicación formal de las aspiraciones de los fundadores, dueños o empresarios, en cuanto al futuro de la empresa en relación al rol que va a cumplir en la sociedad. El propósito: es el objetivo político central. La misión: es la explicación mas concreta del objetivo, que se expresa en cuanto a características propias y diferenciales que la distingan de otras empresas que tengan objetivos similares. Estrategia de Empresa Las empresas encuentran dificultades para lograr los objetivos que se han fijado, ya que las empresas deben enfrentarse a situaciones adversas, ya sea en lo económico, cambios en el mercado, nuevas regulaciones, etc. El termino estrategia tiene relación con las decisiones encaminadas a superar obstáculos y voluntades adversas. Toda empresa requiere, por lo tanto de una gestión estratégica, es decir de un conjunto de decisiones que le permitan cumplir los objetivos y superar los obstáculos y estas decisiones son responsabilidad de los niveles de dirección superior, sin embargo muchas

veces estas decisiones son apoyadas por equipos de estudio y análisis, aunque en ultimo termino la responsabilidad siempre permanece en las autoridades ejecutivas. Estas decisiones exigen en quienes deben adoptarlas la concurrencia de varias condiciones, de los cuales los tres mas importantes son: Conocimiento básico e información sobre la situación Habilidades propias de estratega Método de formulación de la estrategia Esta última condición consiste en un balance entre lo deseable y las realidades del medio y de la propia empresa. En la prospección del medio se pueden encontrar dos circunstancias claves para la formulación: amenazas y oportunidades, en la empresa también aparecen algunos hechos favorables y desfavorables. A los primeros se les denomina fortalezas y a los segundos debilidades. Con estas cuatro piezas se conforman lo que se conoce como el análisis FODA. La formulación metodológica de la estrategia se puede representar como un objetivo que necesita de un análisis del entorno y un análisis interno, de la generación de una estrategia y su implementación en la empresa, donde el análisis del entorno se refiere fundamentalmente al entorno actual y al diseño del escenario futuro en el que se desempeñara la empresa, principalmente a las oportunidades y amenazas que se descubran en ellos. El análisis interno se refiere a las fortalezas y debilidades, donde lo importante es tener claro el FODA que debe efectuarse con carácter comparativo en relación con los cuatro aspectos fundamentales de este. Ante la complejidad de formular una estrategia pesan fuertemente los conocimientos y las habilidades. Resumiendo el entorno juega un papel importantísimo en el logro de los objetivos y en los resultados buscados por la empresa, donde el administrador debe tener un conocimiento claro sobre lo que ocurre y las variables, debe distinguir entre aquellos aspectos del entorno sobre los cuales la empresa puede influir y aquello que esta fuera de su control y con todo esto debe formular las decisiones políticas adecuadas y las decisiones estratégicas destinadas a superar los problemas y adversidades que el entorno nos depare.

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