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Publipostage avec Word 2007

1 Dfinition des bases de donnes
Une base de donnes est une collection d'objets. Qu'est ce qu'un objet? Nous voici bien embarrasss, car en informatique tous les lments manipuls sont des objets. Un objet est une "chose", un "machin", un "truc", Pour tre plus prcis, je dirai qu'un objet est une entit: nous voil bien avancs! Eh bien si, il y a la notion de contenant. Dans un objet, il y a d'autres objets. C'est un systme de poupes russes. On peut dire qu'il y deux types d'objets dans un objet: des proprits: ce sont les caractristiques physiques de l'objet (son nom, sa couleur, sa dimension, ) des mthodes: une mthode de l'objet, c'est ce qu'il sait faire (ex: pour un magntoscope, la lecture, l'arrt, le ralenti, le rembobinage, ). Donc, pour complter la dfinition prcite, je dirai: une base de donnes est une collection d'objets dont on recense certaines proprits. Je suis donc compltement indiffrent aux mthodes quand je travaille avec une BDD. Pour que la collection ait un sens, il faut au moins une proprit ou mthode commune. Sinon, essayer de dcouper la BDD en sous-ensembles cohrents. Deux types de logiciels existent: ceux qui grent une collection la fois comme Works, Word, Excel, et ceux qui en grent plusieurs simultanment. Les collections deviennent alors des "tables" et l'on parle alors de SGBDR (Systmes de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles) comme Access, Foxpro, Paradox, Dbase, Oracle,

2 Dfinition du publipostage
Le publipostage est une opration qui consiste modifier le contenu d'un document de faon automatique sans intervention de l'oprateur. Pour ce faire, il est ncessaire d'avoir 2 objets: un document texte qui sera le "masque de publipostage" et dont une partie du contenu (par exemple le nom et l'adresse du destinataire) va changer automatiquement une base de donnes qui contiendra les lments de remplacement Quand on a prpar ces 2 objets, on peut lancer l'opration de fusion qui consiste imprimer des documents (lettres, tiquettes, enveloppes, catalogues) ou a les envoyer sous forme de courrier lectronique.

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3 Cration dune base de donnes

Dfinition simplifie: une base de donnes est un tableau dont chaque ligne correspond un objet et chaque colonne contient une proprit (lment dinformation) de lobjet. Ce tableau est ralis avec Word, Excel ou Access. Je prconise dutiliser Excel car ce logiciel est vraiment adapt la gestion des bases de donnes monotables. Ci-dessous, un exemple de base de donnes cre avec Excel 2007.

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4 Cration du masque de publipostage

On peut crer un nouveau document Word vide ou partir dun document simple existant. Taper le document sans mise en forme en ignorant les parties qui doivent changer dans chaque document (nom, adresse, ...). L'enregistrer avec un nom significatif.

Cliquer sur "publipostage" pour faire apparatre le ruban correspondant. Clic sur le bouton "slection des destinataires" puis "utiliser la liste existante".

Double-clic sur votre document Excel dans la bote de dialogue.

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page 4/10 Double-clic sur le nom de la feuille qui contient votre base de donnes (en principe la premire feuille).

Positionner le point d'insertion l'endroit o l'on dsire mettre la premire partie mobile (la barre verticale clignote). Clic sur le bouton "insrer un champ de fusion" et double-cliquer sur le nom du champ choisi.

Rpter l'opration autant de fois que ncessaire pour obtenir ce type de document.

On peut maintenant faire un peu de prsentation.

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5 Oprations
5.1 Aperu
En cliquant sur le bouton "aperu des rsultats", les codes des champs sont remplacs par leur valeur. A droite de ce bouton, un slecteur permet de se dplacer dans les enregistrements.

5.2 Tris et requtes

Un tri permet d'imprimer les documents dans l'ordre choisi (par exemple par ordre alphabtique des noms ou par code postal). Une requte sert n'imprimer que certains enregistrements qui satisfont une ou plusieurs conditions (par exemple les personnes qui habitent dans une ville donne). Clic sur le bouton "modifier la liste des destinataires".

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page 6/10 Il est ce niveau dj possible d'exclure certains destinataires en dcochant la case correspondante. En bas, il y a possibilit de "trier" et de "filtrer". Clic sur "trier". Les listes droulantes prsentent les champs correspondants. La premire ligne est naturellement la plus prioritaire.

L'onglet "filtrer les enregistrements" permet d'effectuer des requtes.

Dans ce cas, seuls les enregistrements qui satisfont toutes les conditions (oprateur "et") ou l'une des conditions (oprateur ou) seront pris en compte. La vrification est facile grce l'aperu des rsultats.

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6 Fusion
6.1 Vrification de la fusion
Clic sur le bouton "rechercher les erreurs"

Il est recommand d'utiliser la premire option. En cas d'erreurs, enregistrer et fermer tous les documents. Ouvrir le document "base de donne" (souvent sous Excel) et rectifier les erreurs. Enregistrer puis fermer. Rouvrir le masque de publipostage et continuer les manipulations.

6.2 Fusion vers imprimante

Approvisionner l'imprimante en papier (quantit suffisante). Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "imprimer les documents".

On peut faire un essai avec "enregistrement en cours". Si tout est OK, on peut dire "tous" et valider.

6.3 Fusion vers un document

Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "modifier les documents individuels". Un nouveau document sera cr l'cran (correspond ce qui sortirait normalement de l'imprimante). On peut alors rajouter une mention individualise pour chaque destinataire.
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6.4 Fusion vers messagerie lectronique

Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "envoyer des messages lectroniques".

Dans la ligne "a : ", il faut choisir le champ qui contient l'adresse mail. La ligne "objet" sera le titre du message. Le format recommand est "pice jointe" afin de garder la prsentation intacte. Se rendre ensuite dans le logiciel de messagerie et faire partir les messages grce la commande "envoyer/recevoir".

7 Etiquettes
Ne surtout pas utiliser les 2 premiers boutons "enveloppes" ou "tiquettes", c'est un pige! Clic sur le bouton "dmarrer le publipostage" Choisir "tiquettes".

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page 9/10 Si vous ne trouvez pas votre modle dans la liste, cliquez sur "nouvelle tiquette".

Vous pouvez alors rentrer les mesures que vous aurez faites sur vos planches d'tiquettes. Un document correspondant est alors cr. Vous placerez les champs (aprs avoir fait le lien avec la base de donnes) comme dcrit au chapitre 4 sur la premire tiquette.

Il faut ensuit cliquer sur le bouton "mettre jour les tiquettes" afin que chaque tiquette soit remplie. Le reste des manipulations est identique au publipostage prcdent.

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8 Table des matires

1 Dfinition des bases de donnes......................................................................................................................1 2 Dfinition du publipostage...............................................................................................................................1 3 Cration dune base de donnes.......................................................................................................................2 4 Cration du masque de publipostage...............................................................................................................3 5 Oprations.........................................................................................................................................................5 5.1 Aperu.......................................................................................................................................................5 5.2 Tris et requtes..........................................................................................................................................5 6 Fusion...............................................................................................................................................................7 6.1 Vrification de la fusion............................................................................................................................7 6.2 Fusion vers imprimante.............................................................................................................................7 6.3 Fusion vers un document..........................................................................................................................7 6.4 Fusion vers messagerie lectronique........................................................................................................8 7 Etiquettes..........................................................................................................................................................8 8 Table des matires..........................................................................................................................................10

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