piano dei rischi

la pianificazione di un evento
documento di progetto (project charter) idea progetto palinsesto delle attività profilo strategico attività- azioni operative tempi risorse umane e tecniche matrice delle responsabilità

piano di contingenza

piano di produzione

piano di produzione tecnica

piano delle burocracies

piano della logistica

piano della comunicazione

piano di marketing

insieme delle attività artistiche e tecniche

autorizzazioni assicurazioni e concessioni

viaggi trasporti e catering

commerciale politiche ufficio di prezzo e vendita stampa pubblicità e promozione relazioni esterne merchandising

piano economico finanziario

budget previsione e consolidato

piano di fund raising documenti di valutazione

relazione finale

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piano di contingenza

[i rischi sono prettamente collegati a fattori organizzativi] è un documento che affronta tutte quelle circostanze sfavorevoli inerenti alla produzione ed allo svolgimento dell’evento,tali da generare maggiori probabilità di insuccesso oppure conseguenze ed impatti di natura economica, giuridica, organizzativa(tempi, avanzamento, impiego delle risorse) o tecnica per il committente e la struttura organizzativa. chiedersi: cosa nn funziona cosa potrebbe andar storto quali difficoltà potrebbero insorgere cosa preoccupa e cosa si può fare (what if) il mix del fund-raising di un evento culturale fonti pubbliche finanziamenti statali,regionali, enti locali,comunitari e sovranazionali sponsorizzazioni in denaro o tecniche. donazioni,erogazione liberali co-produzione co-realizzazione co-finanziamento card, convenzioni box office merchandising editoria vendita evento e-commerce e portale web

fonti private

fonti di partecipazione fonti da co-marketing

fonti commerciali

fonti da nuovi canali

il piano di produzione generale •attività organizzative di produzione specifica •attività di reperimento risorse e di gestione economico - finanziario •attività contrattuali e amministrative •attività logistiche •attività tecnico- allestimento •attività di comunicazione [work breakdown structure WBS] tempistica,costi, qualità

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LE AZIONI DI CONTROLLO le azioni di controllo nel piano di produzione sono tese a verificare in corso d’opera il rispetto dei tempi, dei costi della qualità del progetto e in generale del buon andamento del lavoro. partendo dal calendario del lavoro e dall’elenco delle azioni operative occorre stabilire: 1. IDENTIFICAZIONE DEI PUNTI DI CONTROLLO -> SAL stato avanzamento lavoro 2. LA MISURAZIONE DEL RISPETTO DEI TEMPI E DEGLI EVENTUALI SCOSTAMENTI RISPETTO AL CALENDARIO 3. LE VERIFICHE PERIODICHE (check up) del lavoro in essere per ciascuna area di lavoro 4. la misurazione degli scostamenti dei costi/ricavi ed il controllo del budget. IL PIANO DELLE BUROCRACIES è suddivisibile in: 1. location 2. svolgimento evento 3. permessi di lavoro 4. movimento merci 5. comunicazione informative di rito. nella prassi implica la def. di: autorizzazioni normativa procedure vincoli collegati uffici e tempi IL PIANO DI PRODUZIONE TECNICA documento che descrive in modo particolareggiato tutte le operazioni tecniche di allestimento e di conduzione. programma ogni lavorazione sul piano organizzativo integrando le esigenze tecniche dell’evento(scheda tecnica evento) con le caratteristiche dello spazio (scheda dello spazio). AL SUO INTERNO: - pianificazione risorse umane - progettazione tecnica dell’allestimento, planimetria - pianificazione per la predisposizione dello spazio che accoglie l’evento - installazioni strutture - preparazione di backstage,catering, infopoint e spazio per gli sponsor - allestimento percorsi particolari per la didattica - montaggio didascalie, pannelli illustrativi e scenografie - prove tecniche,artistiche e generali - smontaggio e disallestimento con ripristino delle aree

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IL PIANO DELLA LOGISTICA si concentra sulla programmazione di: - viaggi con ogni vettore di ogni persona coinvolta nel progetto in ogni sua fase e per ogni finalità(raggiungimento location sopralluoghi incontri - trasferimento in città e da/per aeroporto o stazioni ferroviarie e marittime; - alloggio di persone in hotel, pensioni o cose - vitto e ristorazione di artisti, ospiti troupe - accoglienza in generale di ospiti ed artisti ed eventualmente attività di intrattenimento. - trasporti di materiali ed attrezzature inerenti ad ogni necessità tecnico organizzativa con ogni tipo di mezzo (carico,scarico, imballaggio,..) - magazzinaggio e stoccaggio merci - catering da organizzare per il team - banchetti e rinfreschi per occasioni particolari PIANO DELLA COMUNICAZIONE PIANO DI MARKETING PIANO ECONOMICO FINANZIARIO

Il ciclo di vita di un evento

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1.ideazione --> cosa fare, obiettivi e funzioni 2.attivazione --> fattibilità reale 3.pianificazione -->piani da progettare per tempo 4.attuazione --> esecuzione 5.completamento -->rendicontazione, attività amministrative... 6.valutazione-->disamina del lavoro svolto ed una verifica dei risultati.

ciclo di vita e complessità dei compiti

gestione dei processi gestioni delle forniture

gestione risorse umane gestione della comunicazione

gestione della qualità

PROJECT MANAGER

gestione delle relazioni

gestione dei rischi

gestione dei costi

gestione dei tempi

altri eventi!

finanziatori locali

fin.nazionali

interesse

governo locale

committente

organizzatore

governo nazionale

comunità artistica

interesse locale

media locali

media nazionali

fornitori

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il network di un evento
la rete commerciale

la rete dei servizi

la rete delle collaborazioni culturali

evento

la rete delle partnership produttive

profili strategici ed organizzativi
origini,premesse istanze di partenza missione dell’evento obiettivi principali e collaterali risultati attesi precondizioni che hanno condotto alla realizzazione dell’evento scopo centrale dell’avvenimento continuamente interrelati condizioni ed effetti che possono prodursi grazie all’evento relative aspettative destinatari di riferimento localizzazione e dimensioni dell’evento collegamenti tre i relativi obiettivi primari e secondari e le relative strategie del soggetto che propone e/o realizza l’evento

stakeholders target contesto di riferimento coerenza con il profilo strategico della committenza e/o dell’organizzazione

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da quali istanze nasce un evento?
1.di natura artistica e culturale 2. di natura produttiva,economica e di programmazione 3. da politiche culturali o di altre politiche attive 4. per motivi immagine e comunicazione fasi di attivazione dell’evento •aspetti fondamentali: •fattibilità •convalida delle operazioni strategiche •la determinazione o conferma della location e del periodo •linee guida di tipo produttivo ed organizzativo •i primi comportamenti operativi e strategici •la documentazione di progetto risorse umane necessarie? forniture disponibili? struttura in grado di coordinare e di presidiare tutti i processi? il periodo prescelto, i tempi a disposizione ed il timing di produzione è congruo? disponiamo della location? esistono le condizioni tecniche di accesso per l’uso della location? esistono problematiche di impatto? sono garantiti gli standard di sicurezza? esistono le condizioni logistiche per la gestione dell’evento? qual’è il coefficiente di complessità tecnologica richiesta? esistono vincoli di budget? quale potrà essere il cash flow stimato? evento a pagamento o gratuito? target, sistema di offerta, politiche di prezzo,confermare stakeholders individuati come tali o da rivedere? quali possono essere le migliori politiche e strategie di comunicazione rispetto all’evento ed al target?

fattibilità organizzativa

fattibilità tecnico- logistica

fattibilità economico finanziaria

fattibilità marketing fattibilità comunicativa

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le linee guida di tipo produttivo ed organizzativo: 1 definire la governance a) soggetto titolare del progetto e modalità di governo b) costituzione di un nuovo soggetto giuridico o semplice diversificazione di uno già esistente 2 gestione delle alleanze e delle partnership: a) quali soggetti b) partenariati interni al progetto o esterni la documentazione di progetto destinatari finanziatori/committenti strumento bozza di progetto/ programma (statement of scope) documento di progetto brief creativo dossier e stampa dossier e finanziamento scheda tecnica web site intranet kit pubblicitario, promozioni edizioni documento consultivo rendiconto report di valutazione fase progettuale idezione

stakeholders comunicazione media finanaziatori fornitori,isitituzioni tutti stakeholders interni tutti tutti i finanziatorio/ stakeholders partner,finanziatori

attivazione/pianificazione/ attuazione attuazione attuazione attuazione/attivazione attuazione attuazione attivazione attivazione completamento valutazione

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