Seguridad y control

en pago de pensiones

Preguntas Frecuentes

Seguridad y control en pago de pensiones

Dirección Nacional de Pensiones

INDICE

Introducción ........................................................................................................................... Las pensiones en Costa Rica 1. ¿Qué es una pensión y que tipos de pensiones administra y controla la DNP?................................ 2. ¿Cuál es la función de la Dirección Nacional de Pensiones?............................................................ 3. ¿Cuáles son los principales retos que enfrenta la DNP?................................................................ Estrategia del proyecto 4. ¿Cuál fue la estrategia para obtener una solución a los retos planteados?...................................... 5. ¿Cuál es el soporte que brinda Gobierno Digital - ICE al Ministerio de Trabajo?............................. 6. ¿Cuándo se obtendrán resultados?.............................................................................................. 7. ¿Qué es Sistema DNP?............................................................................................................ 8. ¿Cuáles son los principales componentes del sistema DNP?.......................................................... 9. ¿Cuáles son los procesos que apoya el sistema?......................................................................... 10. ¿Cuáles son los principios que rigen el desarrollo de la automatización de los procesos de la DNP? 11. ¿Cómo van a interactuar las diferentes instituciones con el sistema?...................................................... Firma Digital 12. ¿Qué es la firma digital?............................................................................................................ 13. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar la firma digital?................................................................ 14. ¿Cómo se usa la firma digital en Sistema DNP?........................................................................ 15. ¿Quiénes deben utilizar la firma digital en DNP?....................................................................... 16. ¿Dónde encuentro los requisitos para adquirir el certificado digital?.................................................... 17. ¿Cómo se obtiene el Certificado de Firma Digital?.................................................................... 18. ¿Cuál es el papel de la firma digital en el sistema DNP?............................................................ 19. ¿Cómo ingresar al sistema?....................................................................................................... 20. ¿Cómo las instituciones reportarán los cambios a sus índices salariales?............................................... 21. ¿Cómo los usuarios internos interactuarán por medio de flujos de trabajo?............................................. 22. ¿Cómo se visualizará el expediente de pagos?.........................................................................

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INTRODUCCIÓN:
Gobierno Digital busca hacer un uso creativo de las tecnologías de información, para trasformar la manera como interactúa el Gobierno con las empresas y los ciudadanos. Es una forma de modernizar al Estado, simplificando y haciendo más eficiente la prestación de los servicios y la realización de trámites en la administración pública. En esta línea se formula el proyecto Dirección Nacional de Pensiones (DNP) “Seguridad y Control en el pago de pensiones” mediante una alianza entre Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y Gobierno Digital-ICE. El proyecto DNP plantea una solución basada en tecnología Web que permita crear un expediente electrónico, orientado al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformación y emisión de la planilla, la revalorización y el pago de las pensiones por medio de una integración automática con la Tesorería Nacional y otros entes del Estado. En este folleto explicativo, usted encontrará respuesta a las preguntas más comunes acerca de qué es el Proyecto DNP, las funcionalidades y facilidades que brinda el nuevo sistema de información de la Dirección Nacional de Pensiones.

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Las pensiones en Costa Rica
1. ¿Qué es una pensión y que tipos de pensiones administra y controla la DNP?
Una pensión es la prestación periódica de una suma de dinero que recibe una persona, y a la cual se hace acreedora cuando se encuentra en las situaciones establecidas en la ley. El contenido económico de las pensiones proviene de fondos de regímenes contributivos o no contributivos. Clasificación según sistema multipilar de Costa Rica. I PILAR Régimen No contributivo CCSS. II PILAR • Régimen Invalidez, Vejez y Muerte que administra la Caja Costarricense de Seguro Social: La pensión de Invalidez, Vejez y Muerte es aquella que se otorga por vejez e invalidez del asegurado y a los sobrevivientes del asegurado fallecido. La cotización a este régimen es obligatoria para los trabajadores asalariados de los sectores público y privado así como para los trabajadores independientes. • Régimen del Poder Judicial: Previsto para los funcionarios que han servido al Poder Judicial, estas pensiones se satisfacen mediante el “Fondo de jubilaciones y pensiones del Poder Judicial” y son administrados por el Consejo de Administración de dicha institución. Las pensiones otorgadas bajo los regímenes administrados por la DNP son las jubilaciones y pensiones de los regímenes contributivos que tengan como base la prestación de servicio al Estado y los no contributivos especiales, cuyo pago esté a cargo del Presupuesto Nacional. Estos son: • Magisterio Nacional. • Comunicaciones. • Obras Públicas y Transportes. • Registro Nacional. • Ferrocarriles. • Músicos de Bandas Militares. • Hacienda. • Régimen General de Pensiones. • Régimen de Pensiones de Gracia. • Régimen de Pensiones y Jubilaciones de Guerra. • Beneméritos de la Patria. • Ex Presidentes de la República. • Guardia Civil. • Premio Magón. • Autores de los Símbolos Nacionales.

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III PILAR Régimen obligatorio complementario Ley Protección al Trabajador. IV PILAR Régimen voluntario complementario.

2. ¿Cuál es la función de la Dirección Nacional de Pensiones?
La DNP tiene por función, en primera instancia, resolver sobre las solicitudes de pensión y jubilación, de revisión y revalorización de pensión otorgadas al amparo de los Regímenes de Pensiones y Jubilaciones con cargo al Presupuesto Nacional, así como la administración de esos regímenes y demás obligaciones establecidas en la ley y su reglamento. Como parte del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, la DNP contribuye con la aplicación de la legislación vigente, que refleja las políticas de justicia social del país. Tiene a cargo el otorgamiento de pensiones y jubilaciones, en cumplimiento de la ejecución de los beneficios previstos en la legislación social. La DNP cumple con una función social en tanto ejecuta los compromisos asumidos a nivel de política social, para la atención y aseguramiento de la población en edad de retiro de la población laboralactiva.

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3. ¿Cuáles son los principales retos que enfrenta la DNP?
Dentro de los retos que enfrenta la DNP se encuentran: a) Fortalecer el sistema de control interno, incorporando manuales y procedimientos actualizados, capacitación suficiente, adecuada rotación de personal y un sistema eficiente de archivo institucional, entre otras características. b) Disminuir las sumas pagadas de más, generadas por debilidades de los sistemas y procesos de la DNP. c) Superar las debilidades que tiene la información de los pensionados y establecer procesos que logren generar información 100% fidedigna y confiable. d) Contar con una plataforma tecnológica robusta y actualizada, que garantice la integridad y procesamiento de la información de los pensionados. e) Realizar los procesos de revalorizaciones de pensión de conformidad con el método aplicable para cada régimen de pensión. En el caso del Régimen de Hacienda, la revalorización del monto de pensión exige el uso de la escala salarial vigente para los servidores activos, pues el método de revalorización utiliza dicha escala como referencia para el cálculo del reajuste de pensión. Coordinar con las instituciones públicas para que remitan la información sobre sus escalas, a efectos de proceder con los cálculos de reajuste de pensión por parte de la DNP. f) Administrar adecuadamente los fondos públicos, con la responsabilidad de su correcto y adecuado destino, y bajo supervisión y control de la ejecución presupuestaria. De ello deriva el cuidado para el cálculo de los reajustes de pensión, de manera que se evite incurrir en sumas pagadas de más, cuyo procedimiento de recuperación está previsto por el MTSS. g) Atender en forma efectiva los procesos contenciosos administrativos entablados en contra de la Administración, a efecto de disminuir el costo adicional a cargo del erario público, no solo por el inicio de un proceso judicial cuyo servicio es auspiciado igualmente por el Estado (ej. representación estatal mediante la PGR, jueces, servidores), sino por el alto porcentaje de sentencias estimatorias declaradas en dichos procesos, con condena al Estado al pago de una indemnización por concepto de daños y perjuicios y al pago de las costas procesales y personales del proceso a favor del vencedor y con recargo al vencido.

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ESTRATEGIA DEL PROYECTO
4. ¿Cuál fue la estrategia para obtener una solución a los retos planteados?
La estrategia está basada en el aporte de valor que proporciona contar con el soporte de Gobierno Digital - ICE en el desarrollo e implementación del proyecto DNP.

5. ¿Cuál es el soporte que brinda Gobierno Digital - ICE al Ministerio de Trabajo?
El soporte es el suministro al Ministerio de Trabajo de una solución basada en tecnologías de información y telecomunicaciones, bajo la modalidad de servicio, que permita la emisión de la planilla, revalorización y pago de las pensiones de la DNP y su implementación gradual, iniciando con el Régimen de Hacienda.

6. ¿Cuándo se obtendrán resultados?

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DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
7. ¿Qué es Sistema DNP?

Para implementar el sistema se ha establecido una estrategia en dos fases:

Primera Fase: En el primer año, 2012, se desarrollará el sistema de información DNP y se realizará el levantado de información clave para la revalorización de pensiones de 8.000 pensionados de régimen de Hacienda. Segunda Fase: En el segundo año, 2013, se incluirá en el sistema de DNP la información de los 14.000 expedientes de pensionados de otros regímenes, completando la implementación del sistema a los 22.000 pensionados.

El Sistema DNP es una solución tecnológica basada en tecnología Web, en capas, que permite la constitución de un expediente electrónico, orientado al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformación y emisión de la planilla, la revalorización de las pensiones y el pago de las mismas a través de una integración automática con la Tesorería Nacional y otros entes del Estado. Es un sistema tecnológico que permite realizar la gestión interconectando distintas instituciones, simplificando el trámite y permitiendo el acceso a un expediente electrónico del pensionado.

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8. ¿Cuáles son los principales componentes del sistema DNP?
Entre los principales componentes del sistema se identifican los siguientes:
• Configuración del Sistema: Permite establecer los parámetros e insumos para que el sistema de pensiones

ejecute de manera adecuada los procesos y transacciones requeridas.

• Expediente Electrónico: Contiene los datos, información y formularios electrónicos que establecen las

condiciones de otorgamiento de la pensión y lineamientos que debe seguir para los procesos de revalorización del monto de la pensión y el cálculo correspondiente del porcentaje de pensión que le corresponde a cada beneficiario. El expediente electrónico se conformará con los formularios electrónicos firmados digitalmente.
• Flujos de Trabajo: Administra el flujo que debe seguir cada trámite que se genere a partir del Buzón Universal,

capturando en cada paso la información requerida para el proceso, aplicando los controles de validaciones y aprobaciones que correspondan según el diseño del mismo, para obtener el resultado esperado y los cambios que dieron origen al trámite.
• Buzón Universal (BU): Gestor de procesos y flujos de trabajo que permite la administración y seguimiento de

los flujos de aprobación para cada uno de los trámites que se originen.

• Editor de Índices Salariales (EIS): Herramienta que facilita, a las instituciones propietarias de escalas salariales,

el envío de propuestas de actualizaciones de los índices salariales pertenecientes a sus clases puestos, las cuales son utilizadas por la DNP para sus procedimientos.
• Estudio Técnico Contable (ETC): Herramienta especializada que permite automatizar el cálculo y revalorización

de los montos de pensión. Presenta la evolución que ha tenido el monto de pensión a lo largo de su historia, desde su otorgamiento, durante todos sus períodos, ajustes y estudios de actualización a los que se ha sometido, y hasta fecha actual.
• Planillas de Pagos de Pensión: Provee un proceso de conformación que obtiene el monto de pago de cada

receptor o beneficiario activo de una pensión utilizando las condiciones y montos de pensión que los procesos del sistema han estado conformando y calculando durante el mes.

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• Interoperabilidad entre sistemas: Esquema de interconexión entre sistema de información que le permita

facilitar y agilizar los trámites, validaciones o consultas que requiera ejecutar la DNP con diversas instituciones. Entre las instituciones a interconectar se encuentran: Superintendencia de Pensiones (SUPEN), Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), Dirección General de Migración y Extranjería, Tesorería Nacional (TN), Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS-SICERE), entre otros.

9. ¿Cuáles son los procesos que apoya el sistema?
El sistema abarcará entre sus funcionalidades todos los procesos que permitan el pago y revalorización de los montos de pensión. Entre los principales procesos de negocio que sostendrá este sistema se encuentran: • Creación y asignación expedientes electrónicos. • Creación y administración de trámites de captura de datos del procedimiento de otorgamiento y modificación de resoluciones de originales y de traspasos, utilizando la firma digital. • Reajustes y estudios de períodos anteriores de montos de pensión. • Proceso de revalorización (al puesto, costo de vida y demás metodologías). • Registro de créditos fiscales, cambios de identificación y cambios de cuenta cliente. • Certificación de estudios para casos de traspaso de pensiones a menores de edad. • Exclusiones de pensión. • Generación de planilla, estudios de muestreo y envío de propuesta de pagos a Tesorería Nacional. • Actualización e inclusión de cuentas clientes, escalas salarios entre otros parámetros.

Ilustración 1- Componentes del Sistema

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10. ¿Cuáles son los principios que rigen el desarrollo de la automatización de los procesos de la DNP?
Los principios que rigen la automatización de los procesos de gestión y pago de pensiones son los siguientes: • Ingreso de datos en la fuente originaria de la información, donde se busca garantizar el ingreso de la información en la fuente primaria, otorgando la mayor competencia funcional, experta y de gestión requerida para cada uno de los procesos de la DNP que se incorporarán al sistema.

• Construcción de un expediente electrónico de pagos, que contendrá la información necesaria para los procesos de revalorización y pagos de montos de pensión. Este componente reflejará cualquier nueva condición del pensionado que establezca o modifique un nuevo monto de pensión que le haya sido otorgado, y de este modo permita realizar el pago efectivo de su pensión por medio del sistema de planilla de Gobierno Central en Tesorería Nacional.

• La articulación por medio de flujos de trabajo es uno de los pilares más fuertes en la implementación de la plataforma. Se dotará al sistema de una estructura de flujos que le permitan sostener la administración de trámites a diferentes instancias de conformación y aprobación; permitiendo a los usuarios, tanto profesionales como técnicos, el establecimiento de los parámetros necesarios para ejecutar los procesos que administra el sistema, de una manera confiable, mediante un punto único de acceso. Se añade a esta riqueza la adaptación de procesos de certificación y firma digital, por medio de servicios de autentificación y firma de documentos digitalmente.

• Comunicación automática entre instituciones que interactúan con la DNP, en materia de pagos y revalorización. El sistema será capaz de intercambiar información relevante para los procesos de los sistemas de información gubernamental, que permita llevar a cabo las transacciones necesarias para ejecutar los pagos de pensiones, así como el control, validación y certificación de datos que se produzcan o se requieran como insumos para estos proceso.

• Cálculo de Planillas de Pensiones de manera rápida, mediante el mantenimiento de la condición de cada pensionado actualizada en todo momento y lista para considerarse en la conformación de la planilla.

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11. ¿Cómo van a interactuar las diferentes instituciones con el sistema?
El sistema permitirá una comunicación en línea con las diferentes instituciones que interactúan con la DNP, para los procesos en que intervengan. Con el fin de llevar a cabo las tareas de revalorización y cálculo de planilla de pensiones. La interoperabilidad o interconexión que realiza el sistema DNP se da en los siguientes momentos: • Servicios de validación de personas por medio del Tribunal Supremo de Elecciones y la Dirección General Migración y Extranjería. • Servicio de validación de cuentas clientes y certificación de firmas digitales por medio del Banco Central de Costa Rica. • Matrícula de Personas y Gestión de Propuestas de Pagos al sistema INTEGRA, para efectuar el pago de pensiones. Así como, cualquier otra gestión requerida por Tesorería Nacional para la aplicación de deducciones o cualquier gestión de pago atinente a DNP – Tesorería Nacional provista por el sistema. • Entre otros servicios de reporte y consulta se citan: la Superintendencia de Pensiones (SUPEN), Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) – SICERE, Validación de otras pensiones en Poder Judicial, Magisterio Nacional y CCSS.

             

   

   

   

       
Ilustración 2 - Interacción Instituciones

   

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FIRMA DIGITAL
12. ¿Qué es la firma digital?
Es el conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite identificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. La firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital expedido por un certificador registrado.

13. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar la firma digital?
Los beneficios obtenidos con el uso de la firma digital son: a. Lograr la autenticidad de quien realizó la operación. b. Garantizar la integridad de la información. c. Identificar el momento exacto en el que se realiza una operación o transacción.

14. ¿Cómo se usa la firma digital en Sistema DNP?
La firma digital es requisito indispensable para que los funcionarios puedan realizar los trámites en el sistema. Forma parte del esquema de seguridad del sistema, para realizar los trámites orientados al pago de las pensiones, que soporte los procesos de conformación y emisión de la planilla, la revalorización de las pensiones y su pago, por medio de una integración automática con la Tesorería Nacional y otros entes del Estado. La firma digital que utiliza el Sistema DNP es la emitida por la autoridad certificadora del Sistema Integrado de Pagos Electrónicos (SINPE), del Banco Central de Costa Rica, la cual tiene validez legal para todos los actos, al amparo de la Ley 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, del 30 de agosto del 2005.

15. ¿Quiénes deben utilizar la firma digital en DNP?
Los funcionarios públicos, que realizan operaciones en el sistema DNP deben utilizar la firma digital para garantizar la seguridad y autenticidad de las operaciones. Además, la firma digital permite que el modelo de trámite sea cero papel.

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16. ¿Dónde encuentro los requisitos para adquirir el certificado digital?
Los requisitos para obtener el certificado digital los puede obtener en la página: http://www.bccr.fi.cr/ SINPE/FIDI.htm.

17. ¿Cómo se obtiene el Certificado de Firma Digital?
Si el funcionario aún no tiene firma digital, puede obtener un Certificado de Firma Digital, solicitando una cita al teléfono 800-MERLINK (800-6375465), o en las oficinas de las diferentes autoridades de registro (AR) del Sistema Bancario Nacional, en los siguientes lugares:

ENTIDAD
BAC –San José ............................................ Banco Popular ............................................ Banco Nacional de CR , Oficina Central .......... Avenida 1, Calle Central y 2 Banco BCT , Oficina Central .............................. Avenidas Central y 1, Calle Central

Teléfonos para citas
2295-9797 2202-5141 y 2202-5104 2212-2658 y 800 -MERLINK 2212-8141

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18. ¿Cuál es el papel de la firma digital en el sistema DNP? Una firma digital se usa para autenticar la identidad del creador de la información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros, mediante mecanismos criptográficos. Las firmas digitales se basan en los certificados digitales. Los certificados digitales permiten comprobar la identidad emitida por un tercero de confianza, conocido como entidad de certificación (CA), en nuestro caso el Banco Central de Costa Rica. Funcionan de forma similar a los documentos de identidad estándar en un entorno que no sea electrónico. El sistema incorporará en su implementación la firma digital como método de autentificación y legitimización de una persona en los procesos administrados por la aplicación; soportados bajo los presupuestos de identificación unívoca, vinculación jurídica, validez y eficacia probatoria, presunción de autoría y no repudio, que brinda la firma digital.

19. ¿Cómo ingresar al sistema?
La estrategia de autentificación del sistema se basa en el uso de la firma digital y en la asignación de roles que incorporan permisos asignados para la utilización del sistema. La asignación de roles dentro del sistema aplica tanto a funcionarios de la DNP, como funcionarios de las instituciones que interactuarán con el sistema de pensiones. Se le permitirá al funcionario, de este modo, utilizar las funcionalidades y realizar consultas en el sistema, según los perfiles que le fueron asignados. Además la firma digital legitimará los trámites y documentos electrónicos en los que sea requerido obtener un grado legal y de responsabilidad de confirmación, representación, autentificación, aprobación, entre otras acciones.

Ilustración 3 - Proceso Firma Digital

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ASPECTOS TÉCNICOS Y DE USO
20. ¿Cómo las instituciones reportarán los cambios a sus índices salariales?
Se proveerá una herramienta especializada para facilitar las actualizaciones y reporte de los índices salariales de las escalas propias de las instituciones. Mediante este instrumento las instituciones propietarias podrán establecer los parámetros de la nueva propuesta de actualización y establecer los nuevos montos de componentes salariales.

21. ¿Cómo los usuarios internos interactuarán por medio de flujos de trabajo?
El sistema proveerá una herramienta robusta de administración e implementación de flujos de trabajo que permiten la creación y el movimiento de trámites de los diferentes pensionados dentro del sistema. Mediante estrategias de asignación de cargas de trabajo y la administración de recursos según sus competencias, se asignarán las actividades que le correspondan a cada funcionario, según su perfil de usuario. El Buzón Universal será la herramienta primaria que permitirá desempeñar la gestión de los procesos de este sistema, como un punto único de acceso para la administración de trámites. En todos los procesos que realice el funcionario se utilizara la firma digital.

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22. ¿Cómo se visualizará el expediente de pagos?
El expediente electrónico refleja las condiciones actuales de pensión de una persona y permite presentar las condiciones que definen el monto de pensión para cada beneficiario, sean estos los causantes que originaron la pensión o los causahabientes que disfrutan de la pensión bajo las figuras que le corresponden. Es posible consultar, por este medio, los trámites que han modificado la condición de la pensión de cada uno de los receptores de pago en algún momento de tiempo, así como los pagos brutos y netos de pensión aplicados.

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¿Cuáles son los requerimientos técnicos para utilizar el sistema?

Entre los requerimientos técnicos para el uso de este sistema es necesario contar con los siguientes componentes: • Un dispositivo lector y tarjeta de Firma Digital, para realizar autentificación de acceso al sistema, firma del trámite, aprobación y certificación de los formularios electrónicos certificación. • JAVA Runtime Enviroment (JRE, requerido para interactuar con el dispositivo lector de firma digital) • Navegador, tales como Mozilla Firefox 3.X o superior, Internet Explorer 7.X o superior, Safari 5.1.1 o superior entre otros, como punto de entrada para la utilización del sistema. • Lector de Documentos en formato PDF como visor de reportes del sistema. • Tener asignado un rol de usuario habilitado para realizar operaciones. Las consultas públicas podrán accesarse sin requerir firma digital ni rol de acceso.

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