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Fundamentos de Organização

INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO
Organização Organizaç

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É o estabelecimento de um estrutura formal de autoridade mediante a qual se definem, dispões e coordenam as fazes e métodos de trabalho para se atingir um objetivo. Um sistema estrutural.

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Organização Organizaç
1) Organização Formal; 2) Hierarquia; 3) Autoridades; 4) Responsabilidade; 5) Departamentalização; 6) Classificações das Estruturas; 7) Tipos de Atividades; 8) Centralização e Descentralização;
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Organização Organizaç
9) Condições Ambientais; 10) Meios de Formalizações; 11) Comunicação por Documentos; 12) Relatórios; 13) Layout; 14) Arquivos; 15) Patologia Organizacional; 16) Níveis Hierárquicos e Chefes em Demasia; 17) Excesso de Organização.
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1. Organização Formal - características: Organizaç caracterí
Especialização Divisão do Trabalho Hierarquia

2. Hierarquia
É a disposição de níveis verticais de responsabilidade, em degraus de importância de cima para baixo.

EMPRESA
Coordenação

3. Autoridade
Autoridade

É o direito e poder de mandar. A autoridade não se exerce de modo absoluto. Em administração temos a Autoridade legal.

Racionalismo

Responsabilidade

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3.1 Autoridade Legal
1) Autoridade de Linha; 2) Autoridade de staff; 3) Autoridade funcional; 4) Autoridade de fiscalização.

4. Responsabilidade
É a aceitação do papel a ser desempenhado na organização. Composto de tarefas, missões, atividades. Todo cargo encerra um grau de responsabilidade e ela não pode ser delegada.

5. Departamentalização Departamentalizaç
É o processo estabelecer unidades compostas de grupos, com funções relacionadas.

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5. 1 Critérios de Departamentalização Crité Departamentalizaç
a) Por funções; b) Por áreas geográficas; c) Por produto; d) Por clientela; e) Por processo.
Especialização Facilitar o controle Auxiliar na Coordenação Reduzir despesas

5. 2 Exemplos de Departamentalização Departamentalizaç
1) Por Função

ORGANOGRAMA
GERÊNCIA GERAL

GERENTE DE PRODUÇÃO

GERENTE DE FINANCEIRO

GERENTE DE ADMIN.

GERENTE DE VENDAS

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5. 3 Exemplos de Departamentalização Departamentalizaç
4) Por Área Geográfica

5. 4 Exemplos de Departamentalização Departamentalizaç
2) Por Produto

ORGANOGRAMA
DEPTO DE VENDAS

ORGANOGRAMA
GERÊNCIA GERAL

FILIAL RIO

FILIAL PORTO ALEGRE

FILIAL B. HORIZONTE

FILIAL RECIFE

DEPT.O DE LÂMPADAS

DEPT.O DE
TRANSFORMADORES

DEPT.O DE

AP. DOMÉSTICOS

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5. 5 Exemplos de Departamentalização Departamentalizaç
4) Por Clientela

5. 6 Exemplos de Departamentalização Departamentalizaç
3) Por Processo

ORGANOGRAMA
CHEFIA DE VENDAS

ORGANOGRAMA
CHEFIA DA DIVISÃO MÉDICA

SEÇÃO DE VENDAS A FARMÁCIAS

SEÇÃO DE VENDAS A HOSP. PART.

SEÇÃO DE VENDAS A HOSP. GOV.

SEÇÃO DE RADIOLOGIA

SEÇÃO DE CLINICA GERAL

SEÇÃO DE ORTOPEDIA

SEÇÃO DE LABORATÓRIO

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6. Classificações das Estruturas Classificaç
• Tipo Radial • Tipo Linear Simples • Tipo Linear Departamental
CHEFIA CHEFIA DEPTO. DEPTO. DEPTO.

7. Tipos de Atividades
a) Atividades de Direção; b) Atividades Fins; c) Atividades Meios; d) Atividades Quase-Fins.

CHEFIA

DIVISÃO

DIVISÃO

DIVISÃO

• Tipo Linha de Staff

• Tipo Linear Funcional
CHEFIA

CHEFIA

ASSESSORIA DEPTO. DEPTO. DEPTO.

DEPTO.

DEPTO.

DEPTO. DIVISÃO DIVISÃO DIVISÃO

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7. 1 Tipos de Atividades
a) Atividades de Direção
O conjunto de esforços no nível hierárquico mais alto da empresa; Atividades com: Políticas e Diretrizes da empresa, Aprovação de propostas orçamentária...; Assembléias de acionistas, conselho administrativos, diretoria executiva, etc.

7. 2 Tipos de Atividades
b) Atividades-Fins
O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução, visando realizar os fins a que se propões a empresa; Atividades como: Operacionalização de máquinas e ferramentas para fabricação de um produto; Departamento: de Produção, comercial,...

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7. 3 Tipos de Atividades
b) Atividades-Meios (ou Adjetivas)
O conjunto de esforços quer de estudos, quer de execução com o objetivo de apoiar ou facilitar a realização dos fins da empresa; Atividades como: Atividades de pessoal, serviços jurídicos; patrimônio, finanças, relações públicas etc..

7. 4 Tipos de Atividades
b) Atividades Quase-Fins
De difícil conceituação. Entre atividades-fins e atividades-meios; Em uma empresa de Construção civil a compra de lápis, lâmpadas para o escritório.

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8. Centralização e Descentralização Centralizaç Descentralizaç
Centralização
Quando a maioria das decisões é tomados pelos titulares situados nos escalões hierárquicos superiores da empresa; Promove a uniformidade de ação; Necessariamente: Decisões que envolvem custos elevados, definições da políticas ou da empresas; É necessário evitar o excesso de centralização.

8. 1 Centralização e Descentralização Centralizaç Descentralizaç
Descentralização
Quando a maioria das decisões é tomados pelos níveis hierárquicos inferiores da organização; O Processo e suas Etapas:
Distribuição de tarefas aos subordinados; Permissão para assumir riscos; Criação responsabilidades.

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8. 2 Centralização e Descentralização Centralizaç Descentralizaç
Descentralização
Grau de Descentralização:
Livre - A liderança decide sem consultar ninguém; Com consulta - A liderança atua depois de consultar o superior; Aconselhamento - A liderança só age depois de consultar uma autoridade funcional e levar em conta os seus conselhos.

9. Condições Ambientais Condiç
Um conjunto de fatores que irão influenciar diretamente na produtividade:
Competição; Conflitos; Acomodação; Revoltas Temperatura; A iluminação Sons dentro da unidade; Vestuários. Espaço; Limpeza; Equipamentos; Dispositivos de segurança; Tensão entre Dirigentes; Camaradagem no grupo; Autoridade democrática; Estilos de Liderança.
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Providencias básicas:
Estabelecer a centralização apropriada; Desenvolver os executivos (treinamento); Proporcionar a comunicação; Estabelecer controles adequados.
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9.1 Fatores que influem sobre a produtividade
INTERNOS
CONDIÇÕES FISIOLÓGICAS CONDIÇÕES PSCICOLÓGICAS

10. Meios de Formalização Formalizaç
São recursos técnicos a que recorrem as empresas para atuar dentro das concepções da moderna Administração; é a representação sucinta e ilustrada de um fato ou
Organograma; Organograma Linear de Resp.; Cronograma Fluxogramas; Guias de atribuições; Manual de organização; Gráficos informativos; Formulários.

EXTERNOS
MATERIAL DE TRABALHO LOCAL DE TRABALHO

• Alimentação • Repouso

• Capacidade de Aprendizagem • Capacidade de execução • Relações emotivas

• Disposição do Maquinário • Posição do trabalhador • Suprimento de matéria-prima

• • • • • • •

Temperatura Umidade Ventilação Iluminação Sons Cores Vestuário

Simplicidade; Clareza e Exatidão.

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10. Meios de Formalização Formalizaç
Organograma: Apresentação gráfica de estrutura organizacional de uma empresa, especificando as linhas formais de autoridade, os níveis hierárquicos e a divisão das atividades. Organograma linear de responsabilidade: Mostra as inter-relações entre os órgãos ou cargos e as atividades ; conhecido por OLR. Cronograma: É a representação gráfica da previsão e da execução real de um trabalho (projeto, programa etc..)

10. Meios de Formalização Formalizaç
Fluxogramas: Representa a seqüência lógica e normal das fazes, etapas ou passos de um trabalho, caracterizando ainda seus executores. Guias de atribuições: É o registro escrito das atribuição e tarefas de um cargo. Manual de organização: É a colocação integrada dos organogramas, guias de atribuição etc., geralmente precedida pelo histórico da empresa.

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10. Meios de Formalização Formalizaç
Gráficos informativos: Aqueles que tem por objetivos produzir uma impressão rápida e viva, que permita a imediata apreensão dos aspecto geral do fenômeno. Formulários.

10. 1 Organograma Clássico Clá
DIREÇÃO ASSESSORIA STAFF

Primeiro Plano: Alta Direção

DEPTO.

DEPTO.

DEPTO.

Segundo Plano: Órgão Adm.

É o registro dos dados, segundo uma finalidade específica, composto de campos apropriados e destinados ao lançamento de dados relativos a um único assunto.

DIVISÃO
SERVIÇO

DIVISÃO

Terceiro Plano: Órgão Técnicos

SEÇÃO

SEÇÃO

Quarto Plano: Órgão Operacionais

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10. 2 Organograma Linear de Responsabilidade
OBS: Alguns Símbolos convencionais
X = Supervisão Geral / = Supervisão Direta g = Execução = Coordenação = Planejamento

10. 3 Cronograma

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10. 4 Fluxograma
SIM A COISA FUNCIONA? NÃO MEXA SIM
4°Trim. 1°Trim.

NÃO

10. 7 Gráficos informativos Grá
VOCÊ MEXEU NELA?

2°Trim.

VOCÊ É UM BOCÓ NÃO
3°Trim.

SIM ALGUÉM SABE? VOCÊ TA FERRADO

SIM

VAI ESTOURAR NA SUA MÃO?

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1°Trim. 2°Trim. 3°Trim. 4°Trim.

NÃO ESCONDA

NÃO VOCÊ PODE CULPAR OUTRA PESSOA? SIM

NÃO FINJA QUE NÃO VIU

200 150 100 50 0 Jan Fev Mar Abr

1984 1983 1982 1981

4,901 3,115 2,008 9,170

ENTÃO, NÃO HÁ PROBLEMA

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10. 8 Formulários Formulá

11. Comunicação por Documentos Comunicaç
Compostas por todos os elementos de informação de um sistema administrativo, de uso interno e externo à empresa. Obtêm, registram e veiculam dados com objetivo determinado
Tipos:
Documentos Normativos; Documentos de comunicação formal; Formulários; Meios Magnéticos (discos, disquetes e fitas por exemplo).

Barreiras:
Mensagens mal expressas; Traduções imperfeitas; Perdas por transmissões; Retenção precária; Desatenção, etc..
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12. Relatórios Relató
É a exposição escritas dos fatos verificados. Deve conter mapas, tabelas, gráficos e ilustrações explicativas de forma a tornar-se acessível a qualquer leitor e ainda a quebrar a monotonia e rigidez da parte escrita.
Apresentação:
Capa; Folha de Rosto; Introdução; Índice; Capítulos; Conclusões; Soluções e sugestões; Índice dos assuntos e Bibliografia.
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13. Layout
É a adequação do meio físico, para a facilidade de comunicações, movimentações interna e da satisfação do homem em seu ambiente de trabalho de forma a atingir maior produtividade.
Objetivos; Princípios; Elementos de Layout;

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13. 1 Layout
Objetivos: • Reduzir custos e aumentar a produtividade; • Racionalizar a utilização do espaço; • Reduzir a movimentação de material, produtos e pessoal; • Racionalizar o fluxo de trabalho; • Minimizar tempo de produção; • Propiciar melhores condições de trabalho.

13. 2 Layout
Princípios: • Da economia de movimentos; • Do fluxo progressivo; • Da flexibilidade; • Da integração. Elementos de Layout: • O Espaço; • Instrumentos = desenho ou gabarito; • Tipos: burocrático (escritórios) ou industrial; • Posto de trabalho; • Implantação; • Condições ambientais; • Métodos dos elos.
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13. 2 Layout

14. Arquivos
São os órgão de documentação, os centros de documentação.
Finalidade:
Servir a Administração, e suas grandes funções são a guarda , conservação e o acesso ao uso e à pesquisa.

Classificação:
Quanto à extensão Quanto a freqüência de uso Quanto à natureza Quanto à finalidade

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14. 1 Arquivos
Métodos de Arquivos:
Ordem Alfabética; Ordem Geográfica; Ordem Cronológica; Ordem Assunto;

15. Patologias Organizacional
Uma estrutura de Organizacional é um organismo, um corpo humano; assim temos que, como bons administradores, zelar pela sua saúde. As principais males:
Falta de formalização Organizacional; Falta e Excesso de Delegação de Autoridade; Subordinação Múltipla; Trincheira de Assessores; Conjugação Inadequada de Atividades; Amplitude de Supervisão Exagerada;

Operações antes do Arquivamento:
Inspeção; Estudo; Classificação; Codificação; Ordenação; Arquivamento; Retirada e controle.

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16. Níveis Hierárquicos e Chefe em demasia Hierá
Conseqüências:
Dificuldade na Comunicação; Despesas salariais;

17. Excesso de organização organizaç
Conseqüências:
Não há espaço para o arbítrio; Iniciativa tolhida; A multiplicação das atividades de staff; Incidência de autoridade funcional; Fracasso da empresa.
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FIM
Um homem que vive contando vantagens sobre boas ações que nunca praticou é como uma nuvem que passa no deserto e não deixa cair um gota de chuva.
Provérbios 25.14
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