Código de Ética Empresarial de la Corporación CIDELSA

Marzo, 2012

  Índice
Presentación Carta a los trabajadores I. Aspectos generales Finalidad Principios Generales Ámbito de aplicación Qué espera el Código de cada uno de nosotros Qué se espera de los gerentes y de la alta dirección II. El Código de Ética empresarial de la Corporación Cidelsa 1. Normas de Integridad en la empresa 1.1 ¿Por qué conductas debemos distinguirnos? 1.2 ¿Qué conductas debemos considerar como inaceptables? 1.3 Nuestras relaciones en el ambiente de trabajo 2. Normas de Integridad en negociaciones con externos 2.1 Negociaciones con clientes y proveedores 2.2 Negociaciones con el Estado 2.3 Negociaciones con los competidores III. Administración del Código 1. Gestión del Código de Ética 2. Oficina/Comité de Ética 3. Medidas disciplinarias 4. Información de decisiones e investigaciones del Código 5. Firma y acuse de recibo IV. Disposiciones complementarias 1. Información confidencial 2. Lavado de activos 3. Disposición Final V. Declaración jurada de conocimiento 3 4 5 5 5 6 6 8 10 10 10 10 16 18 18 19 21 23 23 23 24 25 25 26 26 26 28 29

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Presentación
Los Códigos de Ética permiten a las empresas incorporar e implementar a través de declaraciones de principios y valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, dentro de la vida diaria de una organización. El Código de Ética Empresarial de la Corporación CIDELSA, surge como una parte integral de nuestra cultura organizacional. Esta cultura organizacional determina nuestros patrones, valores, símbolos, lenguaje, historias y prácticas, los cuales se verán reflejados en la forma en que nuestros directores, gerentes o administradores la conducen, así como en el desempeño de nuestros trabajadores.

Este Código es un documento que recoge todos los elementos anteriormente enunciados y le permitirá a nuestra organización contar con lineamientos claros que establecen pautas de conducta que deberán ser respetadas tanto por los directivos y/o dueños así como por los trabajadores de nuestra empresa en sus acciones diarias.

Nuestro Código de Ética Empresarial nace con el respaldo de las altas autoridades. Hoy, empresas, organismos internacionales e incluso gobiernos han elaborado códigos de ética porque les garantizan productividad, sostenibilidad y respuesta a compromisos legales y aquellos compromisos éticos que trascienden la normativa legal.

Siguiendo esos nuevos vientos, la Corporación CIDELSA a través de este documento, se compromete a adoptar la integridad, la honestidad y la transparencia como sus más altos valores; y promover su observación en el proceder de todas aquellas personas que estén vinculadas a ella.

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Carta a los trabajadores
Marzo de 2012

Estimados colegas:

Atentamente,

______________________ Presidente/Gerente General

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I. Aspectos generales
Finalidad
El Código de Ética Empresarial de la Corporación CIDELSA reúne los principios básicos que deben guiar nuestro actuar en el ejercicio diario de nuestras funciones para alcanzar estándares éticos cada vez más elevados.

Nuestro objetivo es alcanzar el éxito demostrando a nuestros clientes, colaboradores, proveedores y accionistas, que los productos y servicios que reflejan la imagen de nuestra empresa se sustentan en la honestidad, respeto, lealtad, integridad, responsabilidad y el profesionalismo de su principal activo: sus empleados, esto refleja nuestra identidad cultural y la confiabilidad en los compromisos que asumimos en los mercados en que actuamos.

Principios Generales
La Corporación CIDELSA tiene la convicción de que, para consolidarse y desarrollarse, debe partir de objetivos empresariales y principios éticos estrictos los cuales deben ser compartidos por todos sus funcionarios y trabajadores.

Todos los directivos, funcionarios, y empleados de la Corporación CIDELSA, debemos responder a los más elevados principios y valores personales y profesionales, por tal motivo, este Código contiene los lineamientos de conducta y ética que todos debemos asumir en el desarrollo de nuestras actividades.

Los principios que orientan nuestro actuar fundamentan nuestra imagen de empresa sólida y confiable dentro del entorno corporativo - empresarial en el que nos desarrollamos.

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Para ello, todos los trabajadores de la Corporación CIDELSA debemos conocer y compartir la misión y la visión de nuestra empresa así como practicar los principios empresariales que nos inspiran:

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Misión: Brindar soluciones integrales de arquitectura textil e ingeniería aplicando productos sintéticos industriales.

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Visión: Ser reconocidos internacionalmente por la excelencia en la elaboración y ejecución de proyectos en arquitectura textil e ingeniería.

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Principios empresariales: Orientación hacia el cliente, protección del medio ambiente, trabajo en equipo, integridad, compromiso, innovación y calidad.

La integridad es fundamental para la Corporación CIDELSA, junto con nuestros otros valores, tales como la protección del medio ambiente, el trabajo en equipo, el compromiso, la innovación y la calidad. Para nosotros integridad significa hacer lo correcto. Al actuar con integridad, reflejamos positivamente la integridad y reputación de nuestra empresa y de los proveedores con los que trabajamos.

Ámbito de aplicación
Este Código de Ética Empresarial se aplica a todos los accionistas, directivos, funcionarios, y empleados en general de la Corporación CIDELSA.

¿Qué espera el Código de cada uno de nosotros?
Todos queremos y debemos hacer lo correcto y para ello el Código de Ética Empresarial nos ayudará a guiarnos. Define cómo los empleados debemos comportarnos como integrantes y representantes de la Corporación CIDELSA, trata sobre nuestras responsabilidades con la empresa, con cada uno de nosotros, con los clientes, proveedores, consumidores y el Estado y se espera que:

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Conozcamos el Código y la Ley. Cumplamos con el Código y la Ley donde quiera que estemos. Utilicemos nuestro buen juicio y así evitemos que conductas indebidas. Consideremos nuestras acciones y pidamos consejo Si alguna vez tenemos una duda sobre una conducta, preguntémonos:

¿Es congruente con el Código? ¿Es ético? ¿Es legal? ¿Reflejará bien mi imagen y la de la Empresa? ¿Me gustaría leer sobre esto en el periódico?

Si la respuesta es “No” a alguna de estas preguntas, no lo hagamos. Si aún tenemos dudas, pidamos consejo. El Código de Ética Empresarial intenta contemplar muchas de las situaciones a las que se enfrentarán los empleados, pero no puede considerar todas las circunstancias. Por ello, podemos procurar obtener ayuda de:

Su gerencia. El asesor legal o el personal de alta gerencia de finanzas de la empresa. Su Funcionario de Ética Local. 1 La Oficina / Comité de Ética y Cumplimiento 2 .

Es fundamental que CIDELSA pueda incorporar dentro de la empresa a una persona que cumpla estas funciones. No necesariamente crear un nuevo puesto si no que alguno de los funcionarios del área de recursos humanos sea el encargado de promover el conocimiento del código por parte de los trabajadores de CIDELSA así como conocer todos los asuntos relativos a su aplicación. 2 Para la aplicación de esté Código es imprescindible que CIDELSA pueda incorporar a su estructura un órgano especializado encargado de la gestión del Código de Ética el cual es responsable por su comunicación, actualización y aplicación. En este proyecto se propone la creación de un órgano de este tipo.

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¿Qué se espera de los gerentes y de la alta dirección?
Que fomenten una cultura de ética y cumplimiento. Los gerentes siempre deben ser modelos de la conducta adecuada y por ello deberán promover lo siguiente:

Garantizar que las personas que estén bajo su supervisión comprendan sus responsabilidades contenidas el Código de Ética Empresarial y en las otras políticas de la empresa. Aprovechar las oportunidades para analizar con los empleados el Código de Ética Empresarial y reforzar la importancia de su cumplimiento y de proceder éticamente. Crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos al presentar inquietudes. Valorar las conductas en relación con el Código de Ética Empresarial y otras políticas de la empresa cuando se evalúe a los empleados. Nunca fomentar o dar órdenes a los empleados para que logren resultados comerciales a expensas de una conducta ética o

cumplimiento con el Código de Ética Empresarial o la Ley. Actuar siempre para impedir violaciones al Código de Ética Empresarial o a la Ley por parte de quienes estén bajo su supervisión. Si se lo aborda con una pregunta o inquietud relacionada con el Código de Ética Empresarial, escuche cuidadosamente y preste toda su atención al empleado. Solicite aclaración e información adicional. Responda todas las preguntas si puede, pero no crea que debe dar una respuesta inmediata. Solicite ayuda si la necesita. Si un empleado presenta una inquietud que puede requerir investigación conforme al Código de Ética Empresarial, comuníquese con el asesor legal de la Empresa, personal de alta gerencia de finanzas o con la Oficina / Comité de Ética y Cumplimiento (en caso de haberla).

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¡Actuemos con integridad! ¡Seamos honestos! ¡Acatemos la ley! ¡Cumplamos con el Código! ¡Seamos responsables!

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II. El Código de Ética empresarial de la Corporación Cidelsa
1. Normas de Integridad en la empresa
1.1 ¿Por qué conductas debemos distinguirnos?
Todos los que formamos parte del personal de la Corporación CIDELSA debemos distinguirnos por:

Emplear, en el ejercicio de nuestras funciones, la misma actitud que cualquier persona honrada y de carácter íntegro emplearía en la relación con otras personas y en la administración de sus propios negocios. Actuar siempre en defensa de los mejores intereses de la Corporación CIDELSA, manteniendo sigilo sobre los negocios y las operaciones de la empresa, así como la información de sus clientes. Es fundamental que nuestras actitudes y comportamiento sean un reflejo de nuestra integridad personal y profesional y no coloquen en riesgo la seguridad financiera y patrimonial propia y de la Corporación CIDELSA. Evaluar cuidadosamente situaciones que puedan constituir un conflicto entre nuestros intereses personales y los de la Corporación CIDELSA y/o una conducta no aceptable desde el punto de vista ético aunque no causen pérdidas físicas a la empresa.

1.2 ¿Qué conductas debemos considerar como inaceptables?
a) Conflictos de interés 3 Todos los que conformamos el personal de la Corporación CIDELSA debemos asegurarnos que nuestras actividades y relaciones personales no estén ni parezcan estar en conflicto con los intereses de la empresa. Debemos evitar lo siguiente:

3 El conflicto de interés surge cuando las actividades e intereses personales interfieren o parece interferir con la capacidad del trabajador para actuar en función del mejor interés de la empresa.

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No actuar en el mejor interés de la Corporación CIDELSA mientras realicemos trabajos para la empresa. Establecer o mantener relaciones comerciales, haciendo uso de nuestra condición de representante y/o integrantes de la Corporación CIDELSA, con otras empresas en las que nosotros mismos y/o nuestros familiares tengan interés o participación –directa o indirectamente, salvo que exista autorización expresa de la Corporación CIDELSA o de su Comité de Ética 4 . Usar nuestro cargo, función o la información a la que tengamos acceso sobre los negocios y asuntos de la Corporación CIDELSA o sus clientes, para influir en las decisiones que puedan favorecer a intereses propios, de nuestros familiares o de terceras partes. No ejercer cuidado especial si somos responsables de seleccionar o negociar con un proveedor en representación de la Corporación CIDELSA. Las relaciones o intereses particulares no deben interferir en nuestros actos. Sigamos las Pautas de Contratación 5 aplicables a la empresa. Ser propietario o tener una participación en cualquier empresa que sea competidor, cliente o proveedor de la Corporación CIDELSA 6 . Tener un interés financiero personal directo o indirecto (a través de un familiar) en cualquier operación entre la Corporación CIDELSA y un tercero, en caso de tenerlo debemos informarlo a nuestro Gerente y al Comité de Ética. Contratar familiares, hasta el 4to. Grado de consanguinidad y 2do. de afinidad, o hacer que otra persona los contrate, sin informar de este hecho al Gerente de Recursos Humanos.

4 Se recomienda que la Corporación CIDELSA, incorpore un órgano interno que se encargue de ver los temas relativos a la implementación y administración de este código al interior de la empresa. 5 Estas pautas deberán estar debidamente indicadas en un documento o reglamento de carácter interno. 6 Esta limitación no es aplicable a la propiedad o compra de menos del 5% de las acciones en circulación de cualquier empresa cuyas acciones se coticen en una bolsa de valores nacional.

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b) Bienes de la empresa: uso de tiempo, equipos y otros bienes Debemos proteger los bienes de la Empresa y utilizarlos de la manera prevista. No debemos utilizar los bienes de la Empresa para nuestro beneficio personal o para el de cualquier otra persona que no sea la empresa. En ese orden de ideas, debemos evitar lo siguiente:

Usar equipos, servicios y/u otros recursos de la Corporación CIDELSA para fines particulares no autorizados. Los bienes adquiridos por los empleados a nombre de la Corporación CIDELSA no podrán ser usados para uso o beneficio propio o de terceros. Realizar actividades particulares no autorizadas, que interfieran con el tiempo de trabajo dedicado a la Corporación CIDELSA. Usar para fines particulares o transferir a terceros las tecnologías, metodologías, know how 7 y otras informaciones que pertenezcan a la Corporación CIDELSA, o que han sido desarrolladas u obtenidas por la misma.

c) Privacidad y Uso de información: Todos los trabajadores tenemos la obligación de proteger toda la información no pública de la empresa, que incluye desde contactos e información de precios hasta planes de mercadeo, especificaciones técnicas e información de los empleados.

De igual manera, la Corporación CIDELSA esta obligada a respetar la privacidad de todos sus empleados, socios comerciales y consumidores. Debemos tratar los datos personales con responsabilidad y en cumplimiento de todas las leyes de privacidad aplicables.

7 Know how (saber hacer) es el conjunto de conocimientos comerciales, de organización y gestión, así como las informaciones prácticas no patentadas, resultantes de la experiencia y la comprobación de una empresa, los cuales deberán ser considerados sustanciales, identificables, secretos y confidenciales. La aportación del know how incluye en algunos

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Los empleados que manejan información de la empresa y de carácter personal de otros trabajadores, deben evitar lo siguiente:

Pronunciarse o emitir opinión en nombre de la Corporación CIDELSA sin estar autorizado o calificado para ello. Revelar información no publica de la empresa a terceros, incluidos familiares y amigos, excepto cuando se requiera con fines comerciales bajo la firma de un acuerdo de confidencialidad. Los empleados estamos obligados a proteger la información no pública de la empresa tanto fuera del lugar de trabajo como en el horario laboral e incluso después de finalizada la relación laboral. Revelar información no publica de la empresa a otros dentro de la empresa salvo que tengan una razón comercial para saberla y las comunicaciones se hayan clasificado de acuerdo a una política de protección de información 8 . d) Empleo externo Se espera que todos los que conformamos el personal de la Corporación CIDELSA dediquemos nuestra atención y energía a tiempo completo a nuestra carrera y funciones dentro de la Corporación CIDELSA. Se deben evitar los empleos que demanden mucha atención y tiempo fuera de la Corporación CIDELSA afectando el horario normal de trabajo, o los empleos en posiciones o establecimientos que puedan resultar en un conflicto de intereses o una reacción pública adversa hacia la Corporación CIDELSA. Por ello debemos evitar lo siguiente:

8 Es necesario que la Corporación CIDELSA cuente con un protocolo específico que regule y oriente al personal sobre el manejo de la información confidencial de la empresa.

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Realizar actividades laborales fuera de la Corporación CIDELSA que generen conflicto de Intereses, o afecten reputacionalmente a la sociedad, tales como: tener cualquier clase de participación a nivel tanto laboral como personal en actividades desarrolladas por una empresa de la competencia de la Corporación CIDELSA o realizar trabajos para terceros que involucre el uso de equipos, suministros o instalaciones de la Corporación CIDELSA. La política de la Corporación CIDELSA requiere que todo empleado deberá obtener previamente el consentimiento por escrito del Gerente de su Unidad antes de aceptar cualquier empleo fuera del horario establecido para su trabajo en la Corporación CIDELSA. Establecer relaciones laborales con terceros fuera de la Corporación CIDELSA que involucren o que pueda parecer que involucran un conflicto de intereses (ver Conflicto de Intereses). Prestar asesoría a terceros, en base a información, informes o análisis a los que tenga acceso de acuerdo a sus funciones como empleado de la Corporación CIDELSA. Realizar trabajos para terceros que pueda desacreditarlo en forma personal o como empleado de la Corporación CIDELSA Tener vínculo laboral con empresas externas (fuera de la Corporación CIDELSA) cuyas actividades puedan sugerir el auspicio o el apoyo de la Corporación CIDELSA a favor del empleador, u organización externa. Cualquier actitud que discrimine a las personas con quienes

mantenemos contacto, en función de color, sexo, religión, origen, clase social, edad o incapacidad física. Poseer o vender bebidas alcohólicas, o sustancias tóxicas dentro de las instalaciones de la Corporación CIDELSA, o trabajar bajo la influencia de éstas. Esto no incluye medicamentos de uso genérico o aquellos que sean suministrados bajo prescripción médica. Se espera que todo el personal tenga una conducta acorde y compatible con los valores de la Corporación CIDELSA, reconociendo honestamente

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los errores cometidos y comunicándolos inmediatamente a su Jefe Inmediato Superior o a la Oficina/Comité de Ética. De tener conocimiento, estamos en la obligación de denunciar cualquier hecho que contrario a las disposiciones establecidas por el presente Código que haya sido cometido por nuestros compañeros. Asimismo, debemos cuestionar las orientaciones contrarias a los principios y valores de este Código, presentando sugerencias y críticas constructivas que tengan como finalidad la mejora de la calidad del trabajo. e) Obsequios, regalos y comidas Los trabajadores de la Corporación CIDELSA debemos evitar aceptar u ofrecer regalos/obsequios, comidas u otro tipo de atenciones o algún otro favor de clientes o proveedores que pudiera comprometer nuestra capacidad (tanto de los funcionarios como de los empleados) para tomar decisiones comerciales objetivas en beneficio de la Corporación CIDELSA. Por ello, debemos evitar lo siguiente:

Aceptar

u

ofrecer,

en

forma

directa

o

indirecta,

favores,

compensaciones, incentivos, regalos u obsequios de carácter personal, vinculados al ejercicio de nuestras funciones en la Corporación CIDELSA, que puedan: Influir en nuestras decisiones, facilitar negocios o beneficiar a terceras partes 9 . El personal que conforma la fuerza de ventas esta prohibido a recibir cualquier clase de obsequios sin importar el valor de éstos. Aceptar regalos a cambio de realizar algo o hacer promesas para un cliente o proveedor. Pedir/solicitar regalos a un cliente o proveedor.

9 Algunos Códigos de Ética contienen disposiciones que regulan el límite del monto económico y el procedimiento para la aceptación de los regalos que pueden ser aceptados por la empresa. Por ejemplo: “Los obsequios que no se enmarquen en la situación descrita en el párrafo anterior, estarán permitidos, siempre y cuando: No exceda el valor límite establecido de: $ 100.00 (Cien dólares americanos). Cualquier obsequio cuyo valor sobrepase dicho monto deberá ser entregado al Departamento de Recursos Humanos a fin de que proceda con su disposición según sea el caso. Solo se podrá recibir un obsequio por Proveedor al año”.

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Aceptar regalos en efectivo o equivalentes, por ejemplo, tarjetas de regalo. Aceptar regalos mayores a un valor modesto 10 . Aceptar comidas u otro tipo de atenciones a cambio de realizar algo o hacer promesas para un cliente o proveedor. Pedir comidas u otro tipo de atenciones a un cliente o proveedor.

Existen algunos casos excepcionales:

Pueden aceptarse los presentes de valor simbólico, por ejemplo trofeos y estatuillas, que tengan inscripciones en reconocimiento de una relación comercial. Los regalos o descuentos ofrecidos a un grupo importante de empleados como parte de un acuerdo entre nuestra empresa y un cliente o proveedor pueden aceptarse y utilizarse según lo previsto por el cliente o proveedor.

1.3 Nuestras relaciones en el ambiente de trabajo
En la Corporación CIDELSA consideramos que el ambiente de trabajo se construye en base a un conjunto de características estables a lo largo del tiempo, relativas a las relaciones interpersonales y a las relaciones entre éstas y la empresa. En ese sentido, para la Corporación CIDELSA el clima laboral deberá ser un factor primordial que motive a nuestros trabajadores y que a la vez permita mejorar la productividad de la empresa.

Para consecución de dicho objetivo, consideramos que debemos observar las siguientes reglas:

10 Ejemplos de regalos aceptables incluyen un lapicero o una camiseta con logotipo o una pequeña canasta de regalo en las fiestas de fin de año.

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Las relaciones en el ambiente de trabajo se deberán pautar por la cortesía y el respeto. Todos debemos colaborar para que predomine el espíritu de equipo, la lealtad, la confianza, la conducta compatible con los valores la Corporación CIDELSA y la búsqueda de resultados. Al desempeñar una función de supervisión, los gerentes y jefes deberán tener en mente que sus empleados lo tomarán como ejemplo, por lo tanto, deberán constituir un modelo de conducta para su equipo. No es admisible el uso del cargo que se tiene dentro de la Corporación CIDELSA, para solicitar favores o servicios personales a los

subordinados. Es fundamental que reconozcamos el mérito de cada uno y fomentar la igualdad de acceso a las oportunidades de desarrollo profesional existentes, según las características, cualidades y contribuciones de cada funcionario. No debemos admitir ninguna decisión que afecte la carrera profesional del personal de la empresa (gerentes, jefes y subordinados) basada apenas en las relaciones personales.

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2. Normas de Integridad en negociaciones con externos
Las relaciones externas de la Corporación CIDELSA son fundamentales para el éxito de nuestra empresa. Por ello, es necesario negociar legal y transparentemente con todos los actores con los que nos involucremos.

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Negociaciones con clientes y proveedores Negociaciones con el Estado Negociaciones con competidores

2.1 Negociaciones con clientes y proveedores
La Corporación CIDELSA valora sus asociaciones con clientes y proveedores, por ello consideramos esencial tratar a nuestros socios de la misma manera en que esperamos ser tratados. Siempre debemos negociar honestamente con los clientes y proveedores y tratarlos con respeto. Siendo ello así, debemos observar las siguientes reglas:

No participar en prácticas desleales, engañosas o confusas. Presentar siempre de manera honesta y directa los productos de nuestra empresa. La elección y contratación de proveedores siempre deberán estar fundamentadas en criterios técnicos, profesionales, éticos y en las necesidades de la Corporación CIDELSA, debiendo ser conducidas dentro de los procesos preestablecidos y aprobados, tales como competencia o cotización de precios, que garanticen la mejor relación costo /beneficio. Evitar hacer negocios con proveedores de reputación dudosa. Aplicar los mismos estándares de conducta en las relaciones con otras instituciones financieras que nos prestan servicios o de las cuales la Corporación CIDELSA es cliente. En el caso de los asesores externos, pueden ser propietarios de acciones o tener participación en cualquier empresa que sea competidor,

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cliente o proveedor de la Corporación CIDELSA, sin embargo debe excusarse de emitir asesoría alguna respecto a cualquier circunstancia que pueda afectar directamente la relación de la Corporación CIDELSA y cualquier competidor, cliente o proveedor en el cual el asesor externo tenga un interés financiero. El compromiso con la satisfacción de nuestros clientes se deberá reflejar en el respeto a sus derechos y en la búsqueda de soluciones que atiendan a sus intereses, siempre en concordancia con los objetivos de desarrollo y rentabilidad de la Corporación CIDELSA. Brindar a los clientes una atención caracterizada por la cortesía y la eficiencia, ofreciendo informaciones claras, precisas y transparentes. El cliente deberá obtener respuestas, aún cuando fueren negativas, a sus solicitudes, en forma adecuada y dentro del plazo esperado por el mismo. Evitar dar tratamiento preferente a cualquiera que sea por interés o sentimiento personal.

Esperamos que nuestros proveedores no tomen acciones contrarias a los principios de este Código. En consecuencia, el titular de la relación con cada proveedor deberá asegurarse de que el cumplimiento del Código de Ética Empresarial de la Corporación CIDELSA sea una condición del contrato con los proveedores 11 .

2.2 Negociaciones con el Estado
La naturaleza de nuestro negocio a menudo requiere que interactuemos con funcionarios del Estado en distintos niveles. Las transacciones en las que participamos con las instituciones estatales están cubiertas por normas legales confusas y especiales y no es igual que llevar a cabo negocios con particulares En la Corporación CIDELSA consideramos que -siendo el Estado uno de nues11 Esta exigencia sería muy interesante ya que la empresa exigirá/demandará de sus proveedores y contratistas el cumplimento de ciertos estándares éticos como una cultura de hacer negocio y de esa manera promoverá la buenas prácticas entre sus socios y contrapartes dándole transparencia a su cadena de valor.

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tros principales clientes- es nuestra obligación cumplir las siguientes directrices: Observar los más elevados estándares de honestidad e integridad en todos los contactos con administradores y empleados del sector público, evitando siempre que nuestra conducta pueda parecer impropia. Abstenernos de manifestar opinión sobre actos o actitudes de funcionarios públicos, o de hacer comentarios de naturaleza política. Al defender los intereses de la Corporación CIDELSA, debemos proceder con confianza en los estándares de actuación de nuestra empresa y observar siempre los más elevados principios éticos y el respeto a las leyes y normas vigentes. En general, no debemos ofrecer nada a un funcionario de gobierno, ya sea directa o indirectamente, a cambio de un trato favorable. Debemos obtener la aprobación previa del asesor legal de la empresa antes de proporcionar algo de valor a un funcionario gubernamental 12 . Cualquier tipo de soborno esta prohibido 13 . Consultemos con el asesor legal de la Empresa con respecto a las leyes antisoborno. La Empresa puede contratar funcionarios gubernamentales para prestar servicios que tienen un fin comercial legítimo y que no se oponen con las funciones del funcionario gubernamental 14 , Todas esas decisiones deben ser aprobadas por anticipado por el asesor legal de la empresa. Evitemos pagos indebidos de terceros. La empresa puede ser tomada como responsable de sobornos pagados por un agente o consultor externo que actúe en nombre de la Corporación CIDELSA. Por ello, debemos tomar especial cuidado cuando evaluemos a un tercero poten-

12 Debemos asegurarnos de que dichos pagos estén registrados debidamente en la cuenta correspondiente de la Empresa. 13 Un soborno consiste en dar u ofrecer algo de valor a un funcionario gubernamental para influir en una decisión discrecional. Algunos ejemplos de sobornos incluyen un pago a un funcionario gubernamental para favorecer una decisión de otorgar o continuar relaciones comerciales, influir en el resultado de una auditoría o inspección gubernamental o influir en la legislación fiscal o de otra índole. Otros pagos a los funcionarios gubernamentales también pueden constituir sobornos en algunas jurisdicciones 14 Por ejemplo contratar un oficial de policía fuera de servicio para brindar seguridad en un evento de la Empresa.

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cial que pudiera interactuar con el gobierno en nombre de nuestra empresa. No debemos contratar a un agente o consultor externo si existe motivo para creer que el agente o consultor puede intentar sobornar a un funcionario gubernamental. Debemos asegurarnos de que todos los agentes y consultores externos acepten observar el Código de Conducta de Ética Empresarial de la Corporación antisoborno. CIDELSA, el mismo que contiene disposiciones

2.3 Negociaciones con los competidores
Debemos tener mucho cuidado cuando negociemos o interactuemos con nuestros competidores así como cuando reunamos información relativa a éstos. Para actuar de manera adecuada, debemos tener en cuenta los siguientes criterios: a) Actividades permitidas: Los empleados o funcionarios de la Corporación CIDELSA podremos reunir, compartir y utilizar información sobre nuestros competidores, siempre que lo hagamos de manera legal y ética. Al igual que la Corporación CIDELSA valora y protege su propia información no pública, debemos respetar la información no pública de otras empresas. Es aceptable reunir inteligencia competitiva a través de información disponible públicamente o consultas éticas. Por ejemplo, podemos reunir y utilizar información de fuentes tales como: • Presentaciones disponibles al público de organismos
gubernamentales • Discursos públicos de los ejecutivos de la empresa • Informes anuales • Noticias, artículos y publicaciones de periódicos del sector

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También podemos preguntar a terceros sobre nuestros competidores o aceptar la inteligencia competitiva que ofrezca un tercero, en tanto no exista motivo para creer que el tercero tiene una obligación contractual o legal de no revelar dicha información.

b) Actividades prohibidas Las siguientes restricciones básicas se aplican a nuestra capacidad para reunir información de inteligencia competitiva:

No debemos participar en actividades ilegales o ilícitas para obtener información competitiva. Esto incluye robo, entrada sin autorización, escuchar a escondidas, escuchar llamadas telefónicas, piratería de computadoras, invasión de la privacidad, soborno, manifestación falsa, coacción, espionaje o amenazas. No debemos aceptar, revelar ni utilizar información competitiva que conozca o tenga razón para creer que se le reveló en violación de un acuerdo de confidencialidad entre un tercero y uno de nuestros competidores. No debemos revelar ni utilizar información competitiva que sea, o creamos que ha sido clasificada como “patentada” o “confidencial” sin consultar con el asesor legal de la Empresa.

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III. Administración del Código
Este Código de Ética Empresarial está diseñado para regular y orientan de manera uniforme la manera en que los empleados se comportan dentro de la de la Corporación CIDELSA y en sus negociaciones fuera de ella. Los

procedimientos para tratar las violaciones potenciales al Código fueron desarrollados para asegurar la uniformidad criterios en los procesos en toda la organización.

1. Gestión del Código de Ética
La gestión del Código de Ética Empresarial es una función de la Oficina/Comité de Ética el cual es responsable por su difusión, comunicación, actualización y aplicación.

2. Oficina/Comité de Ética 15
La Oficina/Comité de Ética deberá evaluar permanentemente la actualidad y pertinencia de este Código de Ética Empresarial, así como determinar las acciones necesarias para la divulgación y difusión de los más elevados estándares de conducta ética dentro de la Institución.

Es competencia de la Oficina/Comité de Ética, además, asumir el juicio o la resolución de los casos de violación mas graves del Código de Ética Empresarial, así como deberá deliberar sobre dudas referentes a la interpretación de su texto.

La Oficina/Comité de Ética estará integrado por 05 (cinco) Ejecutivos de reconocida solvencia moral y se podrá contar con 03 (tres) Ejecutivos alternos llamados a suplir a los titulares en caso de ausencia prolongada o impedimento temporal.
15 El formato y composición del órgano encargado de la administración del Código de Ética Empresarial dependerá de los intereses y necesidades de la Corporación CIDELSA y de cual sea la fórmula mas amigable de acuerdo al organigrama y al funcionamiento de la empresa.

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El Comité estará conformado por 16 : - Gerencia de Recursos Humanos (Presidente) - Oficialía de Cumplimiento (Secretario) - Gerente General - Contraloría General - Asesoría Legal - Gerente del área respectiva

Las reuniones serán convocadas por el presidente de la Oficina/Comité de Ética, siendo el Presidente de la Oficina/Comité el encargado de llevar las actas de sus sesiones.

3. Medidas disciplinarias
La Corporación CIDELSA procurará imponer medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y circunstancias de cada violación al Código. La empresa utiliza un sistema de disciplina progresiva, emitiendo cartas de reprimenda por faltas menores que ocurran por primera vez.

Las violaciones de una naturaleza más grave pueden dar lugar a la suspensión sin goce de sueldo; pérdida o reducción del incremento por mérito, otorgamiento de gratificaciones y de las opciones de acciones o el despido inclusive.

Cuando se detecta que un empleado ha violado el Código de Ética Empresarial, el acta de la decisión final y una copia de una carta de reprimenda se colocarán en el expediente de Personal del empleado como parte de los registros permanentes del empleado.

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Esta es una propuesta inicial, la cual podrá variar dependiendo de cómo CIDELSA este dispuesta a incorporar y organizar dicha instancia en su organigrama.

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4. Información de decisiones e investigaciones del Código
La Oficina/Comité de Ética y Cumplimiento informa periódicamente todas las investigaciones pendientes del Código de Ética Empresarial y decisiones finales del mismo, incluidas las medidas disciplinarias tomadas, a la alta gerencia de la empresa y al órgano encargado del control interno. La Oficina/Comité de Ética también publica una muestra representativa de las violaciones al Código, eliminando las características de identificación personal, en el sitio de Intranet de Ética y Cumplimiento 17 para la capacitación de los empleados.

5. Firma y acuse de recibo
Todos los empleados nuevos y antiguos deben firmar un formulario de reconocimiento que confirma que han leído el Código de Ética Empresarial y aceptan cumplir sus disposiciones. Se solicitará a todos los empleados que realicen reconocimientos similares en forma periódica. No leer el Código o no firmar el formulario de reconocimiento no es excusa para que un empleado viole el Código de Ética Empresarial.

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Se recomienda incorporar en la página web una herramienta de este tipo.

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IV. Disposiciones complementarias
1. Información confidencial
Durante el desempeño de sus labores, el personal puede tener acceso o escuchar información confidencial acerca de actuales o potenciales clientes, proveedores, accionistas y otros empleados, esta información deberá ser mantenida en la más estricta confidencialidad, solo podrá ser utilizada para fines corporativos y nunca para beneficio propio.

Bajo ninguna circunstancia la información obtenida en el ejercicio de sus funciones (Sea de los clientes, proveedores, o de la empresa misma) puede ser transmitida a terceras personas fuera de la Corporación CIDELSA incluyendo familiares, asociados u otros empleados del Grupo, en este último caso salvo que requieran conocer dicha información para el desempeño de sus funciones y cuando se trate de consultas de rutina sobre créditos, o la información sea requerida por una autoridad judicial dentro de un proceso legal o esta sea autorizada por los clientes.

2. Lavado de activos
La Corporación CIDELSA apoya firmemente el esfuerzo internacional en la lucha contra crímenes graves, especialmente el tráfico de drogas y el terrorismo y tiene la obligación y compromiso de apoyar a las autoridades en la identificación de transacciones de lavado de activos, por ello todo el personal de la empresa se encuentra obligado a cumplir con los siguientes principios básicos:

a) Establecer la identidad del cliente que realiza una transacción con la Corporación CIDELSA, a partir de documentos de identidad oficiales.

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b) Establecer los requerimientos de documentación para la identificación del cliente y abrir y mantener cuentas o ejecutar transacciones solo después de la verificación de la documentación.

c) Si se tiene la sospecha que una transacción realizada por un cliente pudiera estar relacionada con hechos ilícitos deberá reportarse de inmediato al Oficial de Cumplimiento, sin advertir a dicho cliente.

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3. Disposición Final
El presente documento es de utilidad y proporciona una guía adecuada con relación a los principios, valores y políticas del la Corporación CIDELSA.

El objetivo de la Corporación CIDELSA es proporcionar un ambiente de trabajo positivo a sus empleados para que la empresa pueda crecer exitosamente y proporcionar el mejor servicio posible a nuestros clientes. De todos y cada uno de los empleados depende el logro de las metas de la organización.

Cualquier duda que tenga en relación al presente Código de Ética Empresarial, deberá ser consultada al Jefe Superior Inmediato o a cualquier miembro de la Oficina/ Comité de Ética.

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V. Declaración jurada de conocimiento
La confianza y la integridad son vitales para la Corporación CIDELSA. Debemos poder confiar en que cada uno de nosotros se va a comportar en forma honesta. Nuestros clientes deben de poder confiar en la Corporación CIDELSA en forma absoluta.

La mala conducta, la negligencia profesional y el abuso de confianza pueden poner en peligro la reputación de la Corporación CIDELSA. La mejor manera de proteger la confianza es que el personal que tenga alguna sospecha genuina acerca de malos comportamientos es que lo declare, el personal reportará sus inquietudes a sus superiores inmediatos, sin embargo cuanto esto no sea posible deberá contactar directamente a la Oficina/ Comité de Ética.

Es obligación de todo el personal de la Corporación CIDELSA notificar de inmediato a su Jefe Superior Inmediato acerca de cualquier empleado o proveedor que considere haya cometido un acto fraudulento. Asimismo, éstos estarán obligados a notificar cualquier evidencia que descubra y que sugiera que un acto ilícito se ha cometido.

Cualquier reporte que se comunique será atendido, investigado y tratado con absoluta reserva y confidencialidad.

Los empleados de la Corporación CIDELSA deberán informar a su Jefe Superior Inmediato o a miembro del Comité de Ética, acerca de cualquier mal comportamiento o práctica que sean contrarios al Código, normas y/o políticas de la Corporación CIDELSA, o a la ley, pero en especial sobre cualquier delito que hayan detectado.

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Declaración Jurada de Conocimiento
(esta hoja debe ser desglosable)

Por el presente documento yo............................................................................... ....................................................... de Nacionalidad ........................................... con Documento de Identidad N°.........................., como empleado de......................................... Declaro bajo juramento que: a) Con la firma del presente documento dejo constancia de haber recibido por parte de.................... una copia de los siguientes normas internas: Reglamento Interno de Trabajo Código de Ética Empresarial b) Asumo las responsabilidades, obligaciones indicadas en dichos documentos, expresando mi compromiso de cumplir fielmente con todos las disposiciones, requisitos, normas y políticas que contienen c) Conozco con claridad el Régimen Disciplinario establecido por la empresa en su Reglamento Interno el cual acepto, asumiendo cualquier medida que sea aplicada por la empresa, ante un eventual incumplimiento de mi parte d) Adicionalmente declaro a la fecha: Tener algún vínculo de parentesco con otro empleado de la empresa. SI NO Ser propietario o tener participación en sociedades o negocios que sean clientes, proveedores o competidores de la empresa. SI NO Tener vínculo laboral con persona natural o jurídica que sea cliente, proveedor o competidor de la empresa SI NO En el caso de que cualquiera de las declaraciones mencionadas en el punto d) sea afirmativa, o si existe alguna circunstancia que de acuerdo a los documentos recibidos deba ser comunicada a la empresa, me comprometo a informar inmediatamente a la Unidad de Cumplimiento 1. Me afirmo y ratifico en todo lo expresado, en señal de lo cual firmo el presente documento en la ciudad de...................., a los.............. Días del mes de.......... de 201....

__________________________________ Firma

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